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ANNEXE 2

Organisation internationale de la Francophonie

Construction du systme d'information globale

Gnration 2

Dossier dUrbanisation
SOMMAIRE
1 INTRODUCTION................................................................................................................. 4
1.1 Contexte du projet ...................................................................................................................... 4
1.2 Primtre d'tude de l'urbanisation ........................................................................................ 4
1.3 Objectifs et dmarches d'urbanisation................................................................................... 5
1.4 Document de rfrences .......................................................................................................... 8
1.5 Terminologie ................................................................................................................................. 8
2 ANALYSE DE LARCHITECTURE EXISTANTE...................................................................... 12
2.1 Description de l'Organisation OIF ...................................................................................... 12
2.1.1 Prsentation de lOIF : statut et champ dintervention ..................................................... 12
2.1.2 Fonctionnement de lOIF dans le cadre de la Francophonie ......................................... 13
2.1.3 Organigramme de lOIF ........................................................................................................... 13
2.2 Dfinition des objectifs stratgiques mtiers ........................................................................ 15
2.2.1 Dfinition des objectifs stratgiques de lOIF ....................................................................... 15
2.2.2 Dfinition des activits de lOIF .............................................................................................. 16
2.3 Modlisation des processus mtiers ....................................................................................... 17
2.3.1 Modlisation des processus mtiers ....................................................................................... 17
2.3.2 Inventaire des activits mtiers .............................................................................................. 20
2.3.3 Inventaire des classes objets mtiers ..................................................................................... 22
2.3.4 Inventaire des flux mtiers ....................................................................................................... 22
2.4 Description de lorganisation informatique .......................................................................... 23
2.4.1 Organisation humaine de la DSI ............................................................................................. 23
2.4.2 Organisation oprationnelle de la DSI .................................................................................. 23
2.5 Dfinition des objectifs stratgique du systme d'information......................................... 24
2.6 Modlisation de l'architecture applicative .......................................................................... 24
2.6.1 Architecture applicative actuelle .......................................................................................... 25
2.6.1.1 Le bloc applicatif SIG PROGRAMMATION ............................................................................ 27
2.6.1.2 Le bloc applicatif SAGE ........................................................................................................... 28
2.6.1.3 Le bloc applicatif Suivi_GAR ................................................................................................... 29
2.6.1.4 Le bloc applicatif QlikView ...................................................................................................... 30
2.6.2 Cartographies fonctionnelles des applications .................................................................. 30
2.6.2.1 Cartographie fonctionnelle de lapplication SIG Programmation ................................. 30
2.6.2.2 Cartographie fonctionnelle de lapplication SIG Budget ................................................. 31
2.6.2.3 Cartographie fonctionnelle de lapplication Suivi_GAR ................................................... 33
2.6.2.4 Cartographie fonctionnelle de lapplication Intranet ....................................................... 34
2.6.2.5 Cartographie fonctionnelle de lapplication GLPI pour le support Informatique ........ 35
2.6.3 Inventaire des objets mtiers................................................................................................... 36
2.6.3.1 Gisements de donnes ............................................................................................................ 36
2.6.3.2 Rfrentiels.................................................................................................................................. 36
2.6.4 Inventaire des flux ...................................................................................................................... 37
2.6.5 Volumtrie ................................................................................................................................... 38
2.7 Modlisation de larchitecture physique .............................................................................. 39
2.7.1 Liaisons Intersites ........................................................................................................................ 39
2.7.2 Flux sur le rseau du sige. ...................................................................................................... 40
2.7.3 Cartographie des serveurs dans le rseau DMZ. ................................................................ 41
2.7.4 Cartographie des serveurs applicatifs .................................................................................. 42
2.8 Bilan de l'existant ....................................................................................................................... 43
3 DESCRIPTION DE LARCHITECTURE CIBLE ....................................................................... 45
3.1 Enonc des rgles d'urbanisme GLES.................................................................................... 45
3.2 Conception du plan d'urbanisme .......................................................................................... 50

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3.2.1 Plan durbanisme des zones, quartiers et ilots ..................................................................... 50
3.2.2 Plan durbanisme des flux ........................................................................................................ 51
3.3 Analyse des carts .................................................................................................................... 52
3.3.1 Ecarts conceptuels.................................................................................................................... 52
3.3.2 Ecarts de niveaux de service .................................................................................................. 53
3.3.3 Ecarts de redondance ............................................................................................................. 53
3.3.4 Ecarts de couplage .................................................................................................................. 53
3.3.5 Conclusions sur les actions mener pour combler les carts .......................................... 54
3.4 Identification des solutions ....................................................................................................... 54
3.4.1 Confirmation du primtre cible du futur SIG 2G ............................................................... 54
3.4.2 Accostage applicatif cible ..................................................................................................... 56
3.5 Modlisation de l'architecture applicative cible ................................................................ 57
3.5.1 Cartographie applicative ........................................................................................................ 57
3.5.2 Cartographie des flux ............................................................................................................... 59
3.6 Modlisation de l'architecture physique cible .................................................................... 60
3.7 Analyse des impacts sur les processus mtiers .................................................................... 60
3.8 Analyse des impacts sur les procdures informatiques ..................................................... 60
3.9 Evaluation et choix du scnario d'urbanisation .................................................................. 61
4 ANNEXES ........................................................................................................................ 62
4.1 Annexe A1 fiches serveurs web ........................................................................................... 62
4.2 Annexe A2 Schma dtaill des flux fonctionnels ........................................................... 68

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1 INTRODUCTION

1.1 Contexte du projet

Le projet faisant l'objet de ce document, se situe dans le cadre du Plan de Gestion Stratgique (PGS) de
lorganisation internationale de la Francophonie (OIF). Cest un projet structurant port par la Direction de
la Francophonie numrique, et impliquant lensemble des entits organisationnelles de l'OIF. Il a pour but
la construction dune nouvelle version du systme d'information global (SIG) de l'OIF, appel systme
d'information global deuxime gnration, ou SIG2g.
Les principales motivations de cette refonte sont les suivantes :
la prise en considration de tous les changements institutionnels survenus depuis la construction du
SIG actuel ;
lutilisation des technologies de dernire gnration, en vue de construire un systme robuste,
souple, scuris et volutif ;
La couverture fonctionnelle de lensemble des processus mtiers et la prise en compte de
nouveaux besoins fonctionnels et ergonomiques en vue de faciliter le travail des quipes mtiers ;
la transformation du SIG en outil de travail quotidien de chaque agent de lOrganisation, y compris
pour toutes les units hors-sige.
A cet effet, l'OIF a entrepris d'laborer un cahier des charges en vue du lancement d'un appel d'offres qui
se dcline selon les phases suivantes :
1) Urbanisation du systme dinformation en vue de mieux dfinir la cartographie fonctionnelle du
systme d'information, en fonction des processus mtiers de lOIF et des activits de chaque unit
administrative ;
2) Expression des besoins de lOIF selon la cartographie fonctionnelle issue de l'urbanisation du
systme d'information ;
3) Elaboration du cahier de spcifications fonctionnelles gnrales et techniques sur la base de
l'expression des besoins ;
4) Rdaction du Cahier des Charges et constitution du dossier dAppel dOffres, sur la base des
livrables des trois prcdentes phases.

1.2 Primtre d'tude de l'urbanisation

Lurbanisation du systme dinformation permet de dfinir la cartographie fonctionnelle de lensemble du


systme d'information de de lOIF, en fonction des processus mtiers et de lensemble ses activits.
Il sagit dtablir un rpertoire et une cartographie de lensemble des processus et des acteurs, incluant les
objets de gestion et les objets de rfrence.
Il sagit galement dtablir un rpertoire et une cartographie de lensemble des applications et
infrastructures dployes actuellement, incluant les flux, les gisements de donnes et les rfrentiels.
La dmarche durbanisation na pas pour objet de modliser jusquau niveau Procdure , tous les
processus mtiers de lOIF, estims environ une centaine. Une modlisation dtaille est ralise
uniquement sur les processus curs de mtiers, savoir :
Processus de construction de la programmation quadriennale ;
Processus de construction budget quadriennal ;
Processus de planification quadriennal des activits et des oprations ;

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Processus dexcution annuelle des oprations ;
Processus d'ajustement de la planification quadriennale et du budget.

1.3 Objectifs et dmarches d'urbanisation

Dans lobjectif de construction du SIG2G, la phase durbanisation permet dassurer un alignement du


systme d'information sur la stratgie et les activits mtiers de lOIF, ainsi que sur les enjeux fonctionnels et
technologiques attendus.
Les diffrents constats conduisant au projet durbanisation (programmation dcennale, suivi des projets,
suivi budgtaire quadriennal, dmatrialisation et Gestion lectronique de documents (GED),
technologies de dernire gnration) impliquent la ncessit de penser une optimisation des
ressources informatiques (infrastructures, donnes et applications), mises en place pour produire les
rsultats attendus par lOIF.

Le mta-modle des concepts durbanisation est matrialis sur le schma suivant :

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Sur les visions actuelles et cibles, ltude durbanisation a pour objet de produire les livrables et
cartographies suivantes :
1) Dfinition des missions et objectifs stratgiques mtiers de lOIF
2) Description de lorganisation de lOIF
3) Cartographie des processus mtiers et des activits mtiers
4) Dfinition des missions et objectifs stratgiques de la DSI
5) Description de lorganisation informatique
6) Cartographies de larchitecture applicative
7) Cartographies de larchitecture physique
8) Enonc des rgles durbanisme
9) Evaluation et choix du scnario durbanisation

Afin datteindre ces objectifs, la dmarche durbanisation se droule selon les principes mthodologiques,
reprsents dans le schma suivant :

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I. Phase 1 : Recueil du contexte
Comprendre la stratgie numrique et lorganisation informatique de lOIF. Comprendre et
partager les objectifs du systme d'information dans les domaines concerns.
Comprendre comment lorganisation mtier interagit avec le systme d'information, dans les
domaines concerns.
Effectuer un tat des lieux, et matriser les acquis des travaux dj raliss par lOIF.
Prciser le primtre de la mission en termes mtier et informatique .
II. Phase 2 : Analyse de larchitecture existante
Etablir le rpertoire et la cartographie des processus et des acteurs, incluant les objets de gestion
et les objets de rfrence (seuls les processus majeurs, curs de mtier de lOIF, sont modliss
dune manire dtaille).
Etablir le rpertoire et la cartographie des architectures applicatives dployes, incluant les flux, les
gisements de donnes et les rfrentiels.
Etablir le rpertoire et la cartographie des infrastructures mises en uvre.
Effectuer une analyse qualitative du systme d'information existant (points forts / points faibles).
III. Phase 3 : Description de larchitecture cible
Dcrire les volutions des processus mtiers impacts par la dmarche durbanisation.
Enoncer les Principes dUrbanisation bass sur lensemble des directives auxquelles devront se
conformer les lments constitutifs du SI.
Analyser les carts entre larchitecture actuelle des domaines concerns et lurbanisation cible, et
Identifier les initiatives lancer pour les combler.
Brosser le tableau de larchitecture cible, en prenant en compte toutes les volutions :
fonctionnelles et mtier; applicatives; organisation de linformatique. Sappuyer sur les solutions
disponibles sur le march, rpondant aux carts.
Elaborer les principaux scnarios dassemblage, en fonction des contraintes dimplmentation et
de migration. Analyser les gisements de progrs qui peuvent tre raliss court terme.
IV. Phase 4 : Elaboration de la trajectoire
Identifier les principales chances applicables au plan de transformation du systme
d'information, sur les axes mtier, applicatif et technologique.
Modliser les paliers dune trajectoire durbanisation, en identifiant les rgles de dpendances
fonctionnelles entre tapes de construction.
Estimer les lments ncessaires aux paliers successifs, en termes de planification, de budget et de
conduite du changement des volutions des processus mtiers impacts par la dmarche
durbanisation.

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1.4 Document de rfrences

Rf. Nom du document Thme du document


R1 Dossier de consultation : Appel d'offres AO Emetteur : Direction de lAdministration
02-2012 - Assistance Maitrise d'Ouvrage SIG et des Finances Division des Achats -
2g Date : 16 mars 2012
R2 Offre Technique pour la construction du Emetteur : 3S Informatique - Date : 13
nouveau systme global dinformation de avril 2012
lOIF : Prestation dtude et dassistance
matrise douvrage applicative (AMOA)
Rfrence : N 02/2012
R3 Charte de la Francophonie adopte par la Objectifs, Institutions et oprateurs,
Confrence ministrielle de la Francophonie Sommets, Confrence ministrielle,
dAntananarivo, le 23 novembre 2005 CPF, Secrtaire gnral, Fonctions
politiques et fonctions en matire de
coopration, Statut de lOIF, Etats
membres, Reprsentations
permanentes
R4 Cadre Stratgique Dcennal de la Valeurs et principes, Vision lhorizon
Francophonie, adopt au Xe Sommet de la 2014, Objectifs stratgiques de la
Francophonie de Ouagadougou, le 26 Francophonie, Mise en uvre du
novembre 2004 Cadre Stratgique Dcennal

1.5 Terminologie

Rf. Nom du document Thme du document


R1 Dossier de consultation : Appel d'offres AO Emetteur : Direction de lAdministration et des
02-2012 - Assistance Maitrise d'Ouvrage SIG Finances Division des Achats - Date : 16 mars
2g 2012

R2 Offre technique pour la construction du Emetteur : 3S Informatique - Date : 13 avril 2012


nouveau systme global dinformation de
lOIF : Prestation dtude et dassistance
matrise douvrage applicative (AMOA)
R3 Dossier
Rfrencedurbanisation
: N 02/2012 Projet AMOA SIG 2G Emetteur : 3S Informatique - Date : 07 dcembre
Rfrence : AMOASIG2G-LIV-URBA121207 2012

R4 Tableau des exigences fonctionnelles Emetteur : 3S Informatique - Date : 01 octobre


recueillies dans les ateliers durbanisation 2012
Projet AMOA SIG 2G
R5 Cahier des Charges de lappel doffres N Emetteur : OIF - Date : 01 octobre 2010
02/2011 Annexe 1.1 Le systme de gestion Concepts et mthodes qui gouvernent les
de la programmation et des projets activits de gestion de la programmation et des
projets au sein de lOIF

R6 Cadre stratgique dcennal de la Emetteur : OIF - Valeurs et principes, Vision


Francophonie, adopt au Xe Sommet de la lhorizon 2014, Objectifs stratgiques de la
Francophonie de Ouagadougou, le 26 Francophonie, Mise en uvre du Cadre
stratgique dcennal
novembre 2004

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R7 Programme 2010 -2013 de lOIF Emetteur : OIF - Outil pratique et synthtique
faisant ressortir la finalit et les modalits de mise
en uvre des principales actions menes pour
la priode 2010 2013.

R8 Cadres logiques de planification et de suivi Emetteur : DPS - Dfinition de la planification et


des rsultats des missions du Quadriennum des indicateurs de rsultat des diffrentes
2010 - 2013 missions du quadriennum 2010 - 2013

Terme Dfinition
Activit Une activit est une tape de dcomposition fonctionnelle de tout ou
partie d'un processus. Cette tape exprime la contribution d'un mtier la
chane de valeur du processus.
Elle correspond un module fonctionnel indpendant des fonctions en
amont ou en aval, et est ventuellement rutilisable.
Architecture Le dcoupage et lorganisation de composants selon trois niveaux :
conceptuel, logique, physique.
Architecture Vues organise du systme d'information qui matrialise le quoi . Elle se
conceptuelle base sur une approche fonctions / donnes.
Architecture logique Vues organise du systme d'information qui matrialise comment . Elle
se base sur une approche composant.
Back office Ensemble des services orients produit, non activables directement par
lacteur externe en contact avec le client, ou par le client lui-mme.
Bloc fonctionnel ou Un bloc dsigne lun des trois niveaux de dcoupage de larchitecture
applicatif fonctionnelle ou de larchitecture applicative : la zone, le quartier ou llot.
Cest une unit atomique et autonome disjointe lexcution.
Le bloc applicatif est un module logiciel excutable, ayant une identit,
proposant des services, et ayant une prise bien dfinie.
Classe mtier Modle partag par un ensemble dobjets mtier, qui possdent les mmes
caractristiques. Ce modle permet de dcrire un concept mtier
indpendant de lorganisation (invariant mtier).
Composant Regroupement cohrent de fonctions et donnes couvrant un ensemble
de services de mme nature.
Enjeux Valeur ajoute pour lentreprise apporte par une orientation de nature
stratgique.
Evnement Un vnement est un signal qui peut tre reconnu par un acteur donn, et
qui indique quun fait auquel des donnes sont attaches a eu lieu.
Flux Un flux est un change de donnes entre blocs. Il peut tre continu ou
dclench certains moments de la journe. Un flux peut tre interne au
systme tudi, ou provenir de ou tre destin un systme externe. On
distingue les flux de matire et les flux de donnes.
Fonction mtier Une fonction mtier est un service attendu par un acteur pour effectuer son
travail. Cette fonction peut tre ncessaire gnralement dans le cadre
d'une activit ou plus prcisment pour excuter une opration
particulire.
Fonction systme Une fonction systme d'information est un service fournit par un systme
d'information d'information. Il comprend un ensemble dactions automatises.
Front Office Ensemble des services orients client, activables directement par lacteur
externe en contact avec le client, ou par le client lui-mme.
Gestionnaire de flux Une fois le dcoupage du systme dinformation ralis, il sagit de
permettre la communication entre les diffrents blocs. Le gestionnaire de
flux assure les changes au moyen de composants spcialiss, sur la base
dun format standardis, de faon transparente pour les applications.

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Terme Dfinition
Ilot Llot est une entit remplaable du systme dinformation, susceptible
dtre dveloppe ou achete sparment. Un lot correspond une
finalit fonctionnelle, et comprend des traitements et des accs des
donnes. Un lot met des rsultats normaliss exploitables par dautres lots.
Middle office Ensemble de services non activables directement par lacteur externe en
contact avec le client, ou par le client lui-mme, permettant la
correspondance entre les vues client (front office) et produit (back office).
Objectif La stratgie de lentreprise ou de lorganisme est apprhende sous la
forme de ses objectifs et sous-objectifs. Chacun des objectifs est couvert
par un processus, chaque activit de processus par un bloc ou plusieurs
blocs.
Opration Lopration est ltape dune procdure correspondant lintervention
dun acteur de lorganisation, dans le cadre des activits de lentreprise.
Une fois dmarre, lopration peut tre excute sans attendre dautres
vnements dclencheurs. Lopration ne peut tre interrompue.
Pilotage Zone du systme d'information qui regroupe lensemble des fonctions
mtier qui assurent lordonnancement et le suivi transverse de lactivit
oprationnelle, conomique et sociale (au travers dindicateur), danalyse
de lactivit, de prvision, de planification, de coordination, suivi des risques
et de la rentabilit.
Principe Disposition applicable dans un contexte oprationnel qui dcoule des
enjeux.
Procdure Une procdure est un processus organis , cest--dire que la dimension
organisation (le qui fait quoi ) est introduite par rapport au processus.
Une procdure se dcompose en oprations.
Processus Un processus est la chane de valeur fournissant un bien ou un service un
client interne ou externe l'entreprise, partir dun vnement de gestion
initiateur. Cette chane de valeur est dcrite par une squence d'activits
de transformation, indpendante de lorganisation, excute dans des
conditions de dlai et de qualit.
Un processus peut tre dcompos en processus lmentaires.
Un processus lmentaire est une dcomposition dun processus qui
correspond la dlivrance dun des services rendus au client.
Quartier Il regroupe des lots homognes quant la nature de linformation traite.
Un quartier va typiquement correspondre ce que lon appelle
communment un sous-systme.
Rfrentiel Zone du systme d'information qui regroupe lensemble structur des
informations, utilis pour l'excution d'un logiciel, et constituant un cadre
commun plusieurs applications.
Rgle Spcifie la mise en uvre des principes de faon non ambigu pour les
acteurs amens lutiliser.
Structure de donnes Cest lorganisation des informations entre elles. Au niveau systme
d'information, cela comprend lidentification de classes mtiers et des
attributs qui les composent.
Urbanisation Lurbanisation est une approche globale dorganisation du systme
d'information sur des bases durables, selon des lments clef, afin den
assurer la cohrence, ladaptabilit et lvolutivit. Lurbanisation vise
aligner le systme d'information sur la stratgie mtier. Le systme
d'information urbanis pourra ainsi sadapter aux inflexions de la stratgie,
du mtier et des technologies
Zone Elle correspond au premier niveau de dcoupage du systme
dinformation. La liste des zones dun systme d'information est donne par
des rgles de bonnes pratiques.

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2 ANALYSE DE LARCHITECTURE EXISTANTE

2.1 Description de l'Organisation OIF

2.1.1 Prsentation de lOIF : statut et champ dintervention

LOrganisation internationale de la Francophonie (OIF), est un organisme de coopration multilatrale


dont lactivit principale est la ralisation d'actions de coopration dans les pays en dveloppement de
lespace francophone (77 tats membres et observateurs). LOIF est une personne morale de droit
international public. En tant que personnalit juridique, son sige est situ Paris. LOIF dispose dun
certain nombre de reprsentations permanentes et de bureaux rgionaux ltranger.

Sur la carte ci-dessous, sont indiqus les reprsentations permanentes, les bureaux rgionaux et les autres
oprateurs de la Francophonie.

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2.1.2 Fonctionnement de lOIF dans le cadre de la Francophonie

Les rgles dorganisation et de fonctionnement de lOIF sont dictes dans la charte de la Francophonie,
adopte au Sommet de la Francophonie dAntananarivo, le 23 novembre 2005. Cf.
Urba-annexe-2.1.2-1-charte-francophonie

2.1.3 Organigramme de lOIF

Lorganigramme de lOIF et des instances de la Francophonie est reprsent dans le schma ci-dessous :

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Lorganigramme des Dlgations et Directions de Programmes de lOIF est reprsent dans le schma ci-
dessous :

Lorganigramme des Directions transversales et des Services de soutien de lOIF est reprsent dans le
schma ci-dessous :

Lorganigramme des Units Hors Sige de lOIF est reprsent dans le schma ci-dessous :

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Lorganigramme des Organes Subsidiaires de lOIF est reprsent dans le schma ci-dessous :

2.2 Dfinition des objectifs stratgiques mtiers

2.2.1 Dfinition des objectifs stratgiques de lOIF

En douze ans, les besoins de lOIF et sa manire de travailler ont beaucoup volu. Notamment depuis
2004 au sommet de la Francophonie Ouagadougou, lOIF a adopt son Cadre Stratgique Dcennal,
une nouvelle stratgie de gestion du programme de coopration, qui sarticule sur une priode de dix ans

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avec un cycle de mise en oeuvre de quatre ans, en remplacement de la programmation sur deux ans qui
tait alors en vigueur.

En 2005 la confrence ministrielle dAntananarivo Madagascar, elle adopte un nouveau rglement


financier en rapport avec la programmation quadriennale qui fixe lexercice budgtaire sur quatre ans.

Les objectifs stratgiques de la Francophonie et leur cadre de mise en uvre sont dicts dans le Cadre
Stratgique Dcennal, adopt au Sommet de la Francophonie de Ouagadougou, le 26 novembre 2004.
Cf. Urba-annexe-2.2.1-1-cadre-stratgique-decenal

2.2.2 Dfinition des activits de lOIF

Pour la mise en uvre de ses missions, les activits des quipes de l'OIF peuvent se scinder en trois groupes
:
Les activits strictement lies la mise en uvre du programme de coopration
Les activits dappui la mise en uvre du programme de coopration, qui comportent la
gestion du budget et des finances, la gestion de la comptabilit, la gestion des ressources
humaines, la gestion des achats et des moyens gnraux, la gestion des systmes dinformation.
En plus de ces deux premiers groupes dactivits, lOIF dploie des activits de pilotage politique
et de gouvernance en vue de coordonner toute son action.

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2.3 Modlisation des processus mtiers

2.3.1 Modlisation des processus mtiers

Ltude des mtiers de lOIF fait ressortir les macro-processus suivants :

Les macro-processus sont initis par un vnement dclencheur (Dcisions dun Sommet de la
Francophonie, Dcisions du CPF, dmarrage dun nouveau cycle, ), et doivent produire des rsultats,
une chance pluriannuelle (dcennale jusqu prsent), quadriennale ou annuelle.
On distingue les macro-processus du cur de mtier de lOIF, et les macro-processus de soutien, de
contrle et de pilotage.
Les macro-processus identifis sont les suivants :
1) Les Macro-processus d'laboration du Cadre stratgique moyen terme
2) les Macro-processus d'laboration de la programmation
3) les Macro-Processus de gestion oprationnelle de la Programmation
4) les Macro-Processus de support et de soutien
5) les Macro-Processus de contrle et de pilotage

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Les macro-processus se dcomposent en processus et selon les cas, en sous-processus lmentaires.

Par exemple, le macro-processus de Support Grer lenvironnement de travail se dcompose en 8


processus :
1) Assurer la gestion du courrier et des livraisons,
2) Assurer la gestion des archives,
3) Assurer la gestion des voyages,
4) Assurer la gestion de la rgie,
5) Assurer la gestion budgtaire du service,
6) Assurer le support aux utilisateurs,

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7) Assurer les installations dinfrastructure,
8) Grer les applications.
Le processus de Support Assurer la gestion du courrier et des livraisons se dcompose en 5 sous-
processus :
1) Assurer lenregistrement et le suivi du courrier entrant,
2) Assurer lenregistrement et le suivi du courrier sortant,
3) Assurer la rception du matriel et des fournitures,
4) Assurer le traitement des factures lectroniques,
5) Assurer la gestion du courrier interne.

Les processus mtiers sont destins l'atteinte des objectifs stratgiques des mtiers, qui dune manire
gnrale, visent produire des produits et services destination dun public ou dune clientle. Les
processus mtiers sont pilots par les mtiers de lOIF.
Appliqus lorganisation de lOIF, ils sorganisent en procdures et en oprations, elles-mmes ralises
par des acteurs (les agents de lOIF). Ces oprations produisent des rsultats, qui vont satisfaire les besoins
dun public ou dune clientle.
Ce mme public va nouveau gnrer des vnements de gestion, qui leur tour, vont dclencher de
nouveaux processus.
Lensemble des processus mtiers de lOIF (environ une centaine), recenss au cours des ateliers, ont t
reprsents dans loutil Windesign. Par contre, la dmarche durbanisation na pas pour objet de
modliser aux niveaux Procdure et Opration , lensemble de ces processus mtiers. Une
modlisation dtaille a t ralise uniquement sur les processus curs de mtiers, savoir :
Processus de mise en place de la programmation quadriennale;
Processus de construction du budget quadriennale ;
Processus de planification quadriennale des activits et des oprations ;

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Processus dexcution annuelle des oprations ;
Processus de gestion des ajustements de la planification et du budget ;

Par exemple, le processus de Gestion Oprationnelle Modifier le budget annuel est modlis de la
manire suivante :

Le processus mtier est dcrit sur une chelle de temps, en partant dun vnement dclencheur, pour
aboutir un rsultat final. Le processus fait appel des activits mtiers, qui senchainent les unes aprs
les autres, ventuellement dune manire conditionnelle.
Chaque activit fait intervenir des acteurs, qui utilisent des outils et des documents.

2.3.2 Inventaire des activits mtiers

Les activits des Units Administratives de lOIF, ont t recenses dans le cadre des ateliers de travail,
conduits individuellement avec chaque Direction Mtier.
Les compte rendus des ateliers, permettent de lister les principales activits (et sous-activits) de chaque
unit administrative. Dans la mesure du possible, ces activits ont t classes en fonction des processus
qui les appellent.
Les activits ont t numrotes en fonction des ateliers conduits avec les units administratives :
1. DPE

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2. DAF
3. Contrle Financier
4. Administrateur et Bureau de lAdministrateur
5. Cabinet du Secrtaire Gnral
6. DCP
10. DLC
11. DDHDP
12. DJ, DFN, DEF
13. DDS
Exemple dun compte rendu datelier : Activits de la DAF / DBF

A des fins dutilisation dans les phases ultrieures de ltude (phase dexpression de besoins), des
annotations ont t prises de la manire suivante :

Expression de Besoin :

Question Mtier :

Question Rglementaire :

La liste globale des activits recense a t tablie dans le tableau Excel : Matrice durbanisation
fonctionnelle des activits . Cf. Urba-annexe-2.3.2-1-Matrice-urbanisation-fonctionnelle

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2.3.3 Inventaire des classes objets mtiers

Pour chaque processus, ont t identifies les classes objets mtiers, manipules par les diffrentes
activits du processus.
Afin de faciliter leur recensement, les classes objets mtiers ont t regroupes en famille de classes
mtiers :
1) Instances
2) CSMT
3) Programmation quadriennale
4) GAR
5) Budget quadriennal
10) Planification oprationnelle quadriennale
11) Budget annuel
12) Intervention
18) EB
19) EJ
20) BPP
21) Banque
25) Calendrier comptable
26) Ecriture comptable
60) Appel doffres
61) Appel projets
62) Poste RH
63) Poste Volontaire
64) Agenda Sommet
65) Rapport Sommet
66) Rapport Etude
67) Media
68) Relations publiques
69) Partenariat
100) Structures

La liste globale des classes mtiers a t tablie dans le tableau Excel : Matrice durbanisation
fonctionnelle des classes mtiers . Cf. Urba-annexe-2.3.2-1-Matrice-urbanisation-fonctionnelle

2.3.4 Inventaire des flux mtiers

Les flux mtiers actuels sont essentiellement :

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des flux de documents papiers circulant lintrieur de lOIF, via les parapheurs sils ncessitent des
visas ;
des flux de documents lectroniques attachs des courriels (sans rattachements directs avec les
objets du systme dinformation) ;
ou des flux de documents circulant lextrieur de lOIF, aprs enregistrement par le Service
Courrier.
Ils sont reprsents dans les modlisations de processus mtiers, dcrits dans le paragraphe :
2.3.1 - Modlisation des processus mtiers

Les seuls flux lectroniques de donnes sont ceux qui alimentent les applications comptables.
Ils sont reprsents dans les cartographies applicatives, dcrites dans le paragraphe :
2.6.4 - Inventaire des flux mtiers

2.4 Description de lorganisation informatique

2.4.1 Organisation humaine de la DSI

Le service DSI se compose 9 personnes et est sous la responsabilit de la direction de la DFN.


1 Sous-directeur
1 assistante de gestion : charge de grer les budgets allous la DSI ainsi que le suivi financier
des projets de la DSI.
1 secrtaire de direction : charge du support utilisateur de premier niveau en plus du secrtariat.
1 assistant systme dinformation : en appui la gestion de linfrastructure et des applications.
1 attach des systmes dinformation : en appui la gestion des infrastructures et des applications
1 responsable : charg de la tlphonie et de laudiovisuel.
1 charg des systmes dinformation, responsable des applications : charg des projets de
conception, de la mise en uvre, du suivi et de la maintenance des applications mtier
1 charg des systme dinformation responsable des infrastructures : charg des projet de
conception, mise en uvre, suivi et maintenance des infrastructures rseau, systmes,
applicatives, tlphonique et audiovisuel .

2.4.2 Organisation oprationnelle de la DSI

Le service DSI est charg de grer :


toute linformatique (serveurs, poste de travail et applications mtiers) du sige de lOIF, sur le site
de son sige et sur les sites des units hors sige ;
Linfrastructure et les systmes de tlphonie ;
Linfrastructure et les systmes de visioconfrence ;
Linfrastructure des rseaux et de linternet ;
Linfrastructure et le systme de tlvision IP ;
La gestion de la scurit du rseau et des systmes.
Pour accomplir cette mission le service utilise :

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Linfrastructure Active Directory de Microsoft Windows pour la gestion et le partage scuriss des
ressources informatiques utilisateurs (profils utilisateurs, partage des espaces de stockage et des
services dimpression) ;
Linfrastructure Altiris pour le dploiement, la gestion, le suivi et la maintenance industrialiss des
postes utilisateurs ;
lutilisation de loutil GLPI pour la gestion centralise des requtes utilisateurs (help desk),
linventaire matriels et logiciels, la base de donnes des configurations (CMDB) selon ITIL, les
contrats de maintenance, et la base de connaissance ;
lutilisation du logiciel NetVault Backup pour effectuer les sauvegardes et archivages du systme
dinformation. La sauvegarde est du type incrmentale quotidienne, et sauvegarde totale
hebdomadaire. Une sauvegarde externalise sur bande se fait deux fois par mois, tous les 15 jours ;
lutilisation doutils de dveloppement pour grer les volutions des applications du SIG tels que
SVN, JIRA, Eclipse, WIKI ;
Une infrastructure oracle pour la gestion des bases de donnes du SIG ;
Une infrastructure MS Sql Serveur pour la gestion des bases de donnes de la comptabilit
gnrale et celles de la comptabilit analytique ;
Le coupe-feu checkpoint pour la gestion de la scurit du rseau et de linternet.
La communication avec les UHS est un objectif principal demand par lOIF, pour cela le service
informatique a mis en place une suite de logiciels base sur les modules pare-feu et accs distants (VPN)
de lditeur Checkpoint, socit leader sur le march. Ces applications permettent dtablir des liens srs
et fiables au travers du rseau mondial internet.
LOIF hberge ses sites web et ceux de certains de ses partenaires sur ses serveurs. Le systme
d'information met disposition des accs scuriss pour les administrateurs des sites, des fins de
maintenance.
Le systme d'information a mis en place un serveur WEB permettant le transfert de documents destins
ses partenaires. Ce portail permet un accs scuris et le tlchargement bidirectionnels de fichiers.
La politique actuelle du systme d'information est de favoriser lutilisation si possible de logiciels libres.

2.5 Dfinition des objectifs stratgique du systme d'information

Les objectifs stratgiques du systme d'information se dclinent en 6 points essentiels :


1. Alignement stratgique du systme dinformation avec les mtiers
2. Mise en place dun schma Directeur du systme dinformation
3. Adoption du rfrentiel COBIT pour la mise en place de la gouvernance du systme dinformation
de lOIF
4. Adoption du rfrentiel ITIL pour la gestion du systme informatique de lOIF
5. Renforcement des comptences et de lexpertise des quipes
6. Mise en place dune stratgie de communication et de sensibilisation continuelle des utilisateurs

2.6 Modlisation de l'architecture applicative

Le premier schma reprsente la cartographie des applications avec le flux dinformations changes
entre ces applications et les principaux acteurs.
On retrouve les principales applications autour du SIG utilises par lOIF telles que Sage Compta pour la
comptabilit, le Suivi_GAR pour la gestion des rsultats et le couple CostPerform et Qlikview pour lanalyse
analytique de la comptabilit. Les schmas suivants permettent de dtailler ces blocs applicatifs.

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Le symbole permet de dfinir une fonction de lacteur, tandis que reprsente une entit
de lOIF, ou groupe dacteurs.
Les applications ont un symbole diffrent selon que cest une application WEB, un logiciel spcifique, un
progiciel ou un outil bureautique.
Les flches sur ces schmas permettent dindiquer les liens vers dautres schmas dans la version WEB du
document.

2.6.1 Architecture applicative actuelle

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De cette architecture, on peut en extraire des blocs applicatifs :
Lapplication SIG au centre du mtier de lOIF
Lapplication SAGE qui gre la comptabilit.
Lapplication Suivi_GAR qui permet de suivre les rsultats des interventions
Lapplication QlikView qui permet de suivre lanalyse des bilans comptables.

2.6.1.1 Le bloc applicatif SIG PROGRAMMATION

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Sur ce schma, on remarque que le SIG se dcompose en 2 applications : la premire de type WEB
permet de grer la programmation, ainsi que le suivi des lignes budgtaires, la seconde est une
application spcifique Oracle qui permet de grer le budget, le courrier, les paiements, les dplacements,
lannuaire ainsi que toute la partie configuration du SIG.
Lensemble des acteurs intervenant sur cette application est reprsent ainsi que les documents en sortie
(fiches, rcapitulatifs, ordres de virements, ).
Les interfaces avec les autres applications sont indiques comme le lien avec lintranet, les liens avec
SAGE ou les fichiers ncessaires la tltransmission bancaire.

2.6.1.2 Le bloc applicatif SAGE

Dans ce bloc applicatif, seul lacteur comptable intervient dans la mise jour des donnes. Cette
application est un progiciel connect au SIG. Le logiciel est interfac avec le bloc SIG par une clef qui est
la facture. Les caractristiques de la facture sont transfres dans Sage chaque nuit, tandis que les
critures comptables sont remontes dans le SIG en temps rel.

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2.6.1.3 Le bloc applicatif Suivi_GAR

Lapplication Suivi_GAR est une application WEB qui permet danalyser les rsultats des diffrents projets
de lOIF. Il utilise le rfrentiel du SIG Programmation (saisi manuellement par lentit DPS) pour la saisie des
rsultats des oprations par les spcialistes de programme, selon les modes d'intervention et les indicateurs
associs. Elle permet de gnrer un ensemble de rapports qui sont consultables par lensemble des
spcialistes de programme.
Elle permet galement la DPE de mettre des documents de rfrence de la programmation la
disposition des spcialistes de programme pour les aider dans la gestion de leurs projets, notamment les
rapports dactivits sur les annes prcdentes, les cadres logiques de la programmation dcennal, ainsi
que des fiches rsultats par pays et par rgions.

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2.6.1.4 Le bloc applicatif QlikView

Lapplication QlikView, rcemment installe est connecte aux bases de donnes du SIG, du Suivi_GAR et
de SAGE. Il permet de visualiser les rsultats de la comptabilit analytique produite par lapplication
CostPerform.

2.6.2 Cartographies fonctionnelles des applications

2.6.2.1 Cartographie fonctionnelle de lapplication SIG Programmation


Le schma suivant prsente les principales fonctionnalits du SIG Programmation. On peut remarquer
deux modules ayant des rles diffrents : la gestion de la programmation et le suivi des lignes budgtaires.
Dans le module Programmation, on trouve la gestion de toutes les tapes de la programmation, des
missions jusquaux interventions. Pour chaque tapes, lutilisateur peut entrer les caractristiques et
visualiser les donnes budgtaires provenant du SIG Budget.

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Le module Tableaux de bords permet de suivre et dexporter vers Excel les donnes budgtaires des
articles et lignes budgtaires du SIG.

2.6.2.2 Cartographie fonctionnelle de lapplication SIG Budget


Cette application regroupe plusieurs modules dont celui de la gestion du budget, celui de la gestion des
annuaires (organismes et contacts), celui de la gestion du courrier, celui de la gestion des dplacements.

Tout le paramtrage du SIG se trouve galement dans cette application, rfrentiel, nomenclature
budgtaire, profil daccs au SIG, utilisateurs avec leurs droits.

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2.6.2.3 Cartographie fonctionnelle de lapplication Suivi_GAR
Lapplication Suivi_GAR a t dveloppe pour grer les rsultats et en ressortir des bilans par projet et
ECT. Cette application est gre par la DPE. Elle permet de saisir les rsultats obtenus par oprations et
gnre des rapports pour chaque projet.

Les donnes servent galement la gnration annuelle, par la DPE, des comptes rendus dexcution et
des fiches pays.

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2.6.2.4 Cartographie fonctionnelle de lapplication Intranet
Le site Intranet est une application qui offre des informations lensemble du personnel de lOIF comme
des actualits de lorganisation, son annuaire, des listes officielles de contacts, des contacts par pays, des
documents (modles, rapports, fiches conseils) qui servent pour le travail et la vie au sein de
lorganisation.

Ces informations proviennent de la direction de la communication et du partenariat, du service des


confrences internationales et de la sous-direction des ressources humaines.

Lapplication contient galement un nombre important de liens vers dautres sites susceptibles dtre utile
pour le personnel.

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2.6.2.5 Cartographie fonctionnelle de lapplication GLPI pour le support Informatique
Cette application permet de grer les demandes dassistance du personnel de lOIF auprs de la
sous-direction des systmes d'information. Elle gre galement le parc informatique de lOIF ainsi que les
contrats fournisseur de la division.

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2.6.3 Inventaire des objets mtiers

2.6.3.1 Gisements de donnes

Les gisements de donnes correspondent aux donnes qui sont cres lorsque les acteurs de lOIF
effectuent leurs tches quotidiennes. Tout au long des projets, il y a cration des Activits, des Oprations,
Engagements Budgtaires, Engagements Juridiques, bons pour paiement, factures et paiements.

2.6.3.2 Rfrentiels

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Les rfrentiels correspondent aux donnes qui ne sont pas ou rarement modifis.

2.6.4 Inventaire des flux

Il est possible de distinguer deux types de flux dinformations : le premier correspond aux changes vers
lextrieur de lOIF, le second est le flux dinformations entre les applications du systme d'information
actuel.
Les flux vers lextrieur, en plus de la messagerie lectronique et des sites WEB sur lesquels on peut
consulter un grand nombre dinformations, ces flux sont au nombre de deux :
une communication vers la banque de lOIF qui permet d'effectuer les ordres de virements
un portail WEB qui permet denvoyer ou recevoir des fichiers aux partenaires de lOIF.

Les flux entre les applications correspondent aux changes entre les diffrents outils du systme
d'information. Si les changes entre le SIG budget et le SIG programmation est assur par lunicit des
donnes dans une mme base, ce nest pas le cas avec les autres outils.
Il existe un change dinformations entre le SIG et loutil de comptabilit SAGE. Le rapprochement entre
les fiches factures enregistres dans le SIG et les factures saisie dans la comptabilit se fait
automatiquement et quotidiennement. Le SIG permet galement de visualiser les critures comptables
lies aux factures si elles ont t saisies dans SAGE.
Les autres changes dinformations entre les outils utiliss du systme d'information sont inexistants ou
manuels par exemple :
la mise jour de la planification dans lapplication Suivi-GAR est manuelle et ne se fait que
quelques fois par an.
La gestion de la diffusion de message lectronique par liste de diffusion avec loutil Sympa
nutilise pas les informations du SIG.

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2.6.5 Volumtrie

Le tableau suivant donne la volumtrie des principaux objets du SIG actuel. Seul les objets actif dans
lanne sont comptabiliss. Pour cela on considre quun objet est actif sil traite un budget non nul
pendant lanne.
Les donnes pour lanne 2012 ont t comptabilises vers le 20 Septembre, ce qui permet de donner
une estimation pour cette anne courante.
Les actions transversales sont comptabilises et enregistres dans la cinquime mission (mission E dans le
SIG).
Les factures, BPP et paiements ont t comptabiliss en fonction de leur date de cration.

Quadriennum Qty
Objets Qty 2010 Qty 2011
2010-2013 09/2012
Missions 5 5 5 5
Objectifs Stratgiques 9 9 9 9
Axes d'intervention 12 12 12 12
EMT 12 12 12 12
Projets 53 51 49 51
ECT 115 103 105 109
Activits 328 239 247 231
Oprations 1618 764 768 727
Interventions 3596 ? 1605 1213
Engagements Budgtaires 9547 3476 3734 2395
Engagement Juridiques 18351 6883 6931 4699
Factures 30756 13883 10890 5983
BPP 18987 7627 6980 4380
Paiements 3602 1290 1394 918

Le nombre dintervention en 2010 na pas donn une valeur crdible et nest pas indiqu dans ce
tableau.

Analyse de la volumtrie :
Le nombre de missions, dobjectifs stratgiques, daxes dintervention et dEMT est constant pendant la
priode quadriennale comme le prvoit le CSD.
Le nombre de projets est modifi pendant la priode quadriennale, car il y a des crations de projet et
dautre qui sont stopps (des projets en cofinancement par exemple). En consquence, il en est de
mme pour les ECT et activits.
Le nombre important du nombre total des oprations par rapport aux oprations annuelles indique quil
existe que peu doprations pluriannuelles.

Si on calcule le nombre total dobjet sur un an, le chiffre est infrieur 35000 soit moins de 150000 objets
par priode quadriennale.
En taille de fichier de la base Oracle contenant TOUTES les donnes du SIG depuis sa cration, on arrive
un espace disque denviron 3 Go.
On peut en conclure que la base du SIG est une base relativement petite.

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2.7 Modlisation de larchitecture physique

2.7.1 Liaisons Intersites

Le sige est reli aux diffrentes UHS via des tunnels VPN (Virtual Private Network) s'appuyant sur les liaisons
internet du sige et celles des units hors sige.

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2.7.2 Flux sur le rseau du sige.

Larchitecture physique de lOIF est rcente, due la rcente installation dans ses locaux actuels. Un
grand nombre de serveurs ont t remplacs. Le rseau de lOIF est performant et vhicule galement un
grand nombre de flux dinformations tels que la tlphonie sur IP, la visioconfrence, un ensemble de
chanes de tlvision (TV5 et internationales)
Le sige est pourvu de connexions importantes et scuriss Internet (2 lignes de 30 Mb). Les accs sont
grs par un firewall Checkpoint.

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2.7.3 Cartographie des serveurs dans le rseau DMZ.

Dans le rseau DMZ, on remarque un nombre important de serveurs WEB qui sont utiliss pour les diffrents
sites hbergs par lOIF dont le site de lOIF, le site des instances de lOIF, les sites utiliss par le personnel
de lOIF.
Le serveur de messagerie (doubl en cluster) ainsi que les serveurs de nom DNS se trouvent galement
dans ce sous-rseau.
On trouvera en annexe 1 les descriptions des serveurs WEB avec le dtail des sites hbergs sur ces sites.

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2.7.4 Cartographie des serveurs applicatifs

Sur ce schma, seuls les serveurs applicatifs sont reprsents : base de donnes, SIG, SAGE, QlikView, .
Les serveurs de partage de fichiers, contrleur de domaine, gestion des sauvegardes et autres
fonctionnalits informatiques standards sont galement dans cette salle serveur, mais ne sont pas
reprsent sur ce schma.
Le module de stockage SAN est une baie de disques scuriss, connect directement sur un rseau
spcifique de stockage et gr par un serveur. Il est utilis pour stocker lensemble des fichiers utiliss par
lOIF.

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2.8 Bilan de l'existant

Points FORTS Points FAIBLES

Architecture Installation rcente avec Grand nombre de serveurs pour des applications
technique matriels rcents et nayant pas toujours besoin dautant de puissance,
performants. Rseau rapide lutilisation de serveurs virtuels pourrait tre plus
et scuris. conomes.
Application SIG Application trs proche du Cette application de conception ancienne ne permet
Budget besoin, mais ne couvrent pas son utilisation par les UHS. Elle nest pas modulaire
quune partie du mtier de et de nombreuses fonctionnalits obsoltes y sont
lOIF. encore actives. Elle est peu fiable (nombreux
plantages). Elle ne fonctionne que sur des ordinateurs
sous Windows. Sa maintenance est difficile car les
ressources humaines pouvant intervenir sur ce logiciel
sont rares.
Il manque le moyen de faire des recherches, et
laffichage de tableaux de bords avec des
indicateurs.
Application SIG Application rcente de Cette application a t conue pour adapter
Programmation type WEB (utilisable par les lvolution du mtier pour lactuelle programmation
UHS). quadriennale. Elle manque de possibilit de recherche
dinformations multicritres. Elle ne fonctionne quavec
lexplorateur de Google.
Ajouts doutils Apporte une aide Les nouveaux outils comme le Suivi_GAR ou Sympa
indpendants du rapidement aux utilisateurs. (envoi de courriels par liste de diffusion) ne sont pas
SIG reli au noyau du SIG, ce qui implique des procdures
manuelles et des duplications de donnes entre ces
outils et le SIG.
Identification Les applications sont indpendantes et de conception
utilisateur ancienne, elles ont leur propre systme
didentification, ce qui impose lutilisateur davoir
plusieurs mots de passe.
Outils Chaque direction a dvelopp ses propres outils de
personnaliss suivi de leurs oprations avec des outils bureautique
comme Excel ou Filemaker. Ceci implique un risque
oprationnel lorganisation, car seul un petit nombre
de collaborateurs en connaissent leur utilisation.
Outils manquants Dans larchitecture actuelle, les spcialistes de
programme nont pas doutils leur permettant de
suivre lvolution des interventions ou oprations au
cours du temps.
LOIF utilisent un grand nombre de dossiers papier
circulants dun service un autre en fonction de la
procdure respecter. Cette gestion de dossier est
entirement manuelle. Les dossiers sont archivs
uniquement sous forme de papier.
Le service des moyens gnraux ont besoin de

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nouveaux outils pour grer les demandes de services,
les contrats, linventaire physique, les activits
multiservices.

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44
3 DESCRIPTION DE LARCHITECTURE CIBLE

3.1 Enonc des rgles d'urbanisme GLES

Les principaux objectifs du projet SIG 2G ont t exprims dans le cahier des charges de la prsente
tude.

Un principe durbanisation du systme dinformation est une disposition applicable dans un contexte
oprationnel qui dcoule des enjeux et objectifs du futur systme d'information. Les principes sont prciss
par des rgles, qui spcifient la mise en uvre des principes de faon non ambigu pour les acteurs
amens lutiliser.

Les principes S.I. qui constituent ltat de lart de lurbanisation sont les suivants :
PR-1 - Principe de confidentialit
PR-2 - Principe de couplabilit
PR-3 - Principe de facilit dutilisation
PR-4 - Principe de robustesse
PR-5 - Principe de maintenabilit
PR-6 - Principe dadaptabilit
PR-7 - Principe de portabilit
PR-8 - Principe de traabilit
PR-9 - Principe de modularit
PR-10 - Principe de rversibilit

Les principes S.I. qui dcoulent des objectifs stratgiques de lOIF sont les suivants :
PR-11 Principe duniversalit
PR-12 Principe de modernit
PR-13 Principe de mobilit

Une rgle durbanisme est une rgle respecter, figurant dans le plan durbanisme du systme
dinformation :
certaines sont des interdictions. Par exemple, il est interdit daccder un bloc sans passer par sa
prise ;
certaines sont des limitations. Par exemple, une donne doit tre sous la responsabilit dun et dun
seul bloc ;
certaines sont des prescriptions. Par exemple, tout bloc doit comporter une prise.

Les rgles durbanisme peuvent tre tablies pour chacune des quatre visions de larchitecture
dentreprise (mtier, fonctionnel, applicatif, technique).

Elles peuvent tre dclines en :


rgles durbanisme (URB),
rgles de bonnes pratiques (BPR),
rgles propres lOIF (OIF).

Les principes sont numrots PR-XX avec :


PR : pour principe

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45
XX : numro du principe

Les rgles sont numrotes RG-YY-ZZ avec :


RG : pour rgle
YY : Type de rgle en fonction de la vision darchitecture ; numrotation est tablie de 1 12
ZZ : numro de la rgle en fonction du type de rgle (URB, BPR, OIF)

Le Rfrentiel des Rgles dUrbanisation (RRU) est constitu pour fournir :


un cadre aux travaux durbanisation du SIG 2G,
une base de rflexion pour la dclinaison fine des rgles applicables par les projets futurs de mise
en uvre du SIG 2G et dautres systmes.

Rgles durbanisme pour larchitecture mtier

PRINCIPE REGLE TYPE

PR-2 PR-9 RG-1-1 Une activit dun processus appartient un et un seul bloc fonctionnel. Une URB
activit ne peut donc faire appel aux services que dun bloc fonctionnel.

PR-2 RG-1-2 Toute transformation des proprits dun objet mtier rsulte dune activit. URB

RG-1-3 Une activit lmentaire ne peut tre interrompue, ce qui signifie quune fois URB
quun acteur est affect une activit, il ne peut tre raffect avant la fin
dexcution ou linterruption de celle-ci pour fin anormale.
RG-1-4 La fin dexcution dune activit force la fin dexcution simultane de URB
toutes les activits appartenant au primtre dimpact de cet vnement.
RG-1-5 Toutes les activits peuvent avoir une fin anormale, mais galement des URB
vnements temporels ou dabandon.
PR-2 PR-9 RG-2-1 Les processus oprationnels, les processus de pilotage et les processus de BPR
support sont distingus.
RG-2-2 La dcomposition des processus est limite 3 niveaux. Par dfinition, un BPR
sous-processus est un processus, et doit donc satisfaire la dfinition dun
processus.
RG-2-3 Une tape du processus correspond un type de transformation dun objet, BPR
exprim comme son tat.
RG-2-4 Toute fin dactivit gnre un vnement, qui correspond au fait que la BPR
transformation est finie ou interrompue.
RG-2-5 Loccurrence dun vnement porte en elle, la fin des transformations BPR
dautres objets qui sont lis lobjet principal.
RG-2-6 Un vnement peut activer de nombreux vnements dclenchs, au moins BPR
un pour chaque objet concern.
RG-2-7 Chaque dclenchement est associ une dcision, qui peut commander BPR
une activit, ou une autre encore.
RG-2-8 Une activit peut ncessiter un ou plusieurs dclenchements, si des activits BPR
doivent tre synchronises.
PR-5 PR-6 RG-3-1 Chaque processus doit tre sous la responsabilit dun responsable de OIF
processus, charg de le suivre, de le faire voluer et de le documenter.

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Rgles durbanisme pour larchitecture fonctionnelle

PRINCIPE REGLE TYPE

PR-7 PR-9 RG-4-1 Rgle dunicit des blocs : un lot appartient un et un seul quartier, un URB
quartier appartient une et une seule zone, donc il appartient une et une
seule zone. Un bloc ne peut pas tre dupliqu.
PR-2 PR-9 RG-4-2 Rgle dasynchronisme des blocs : aprs avoir trait un vnement, un lot URB
peut en traiter immdiatement un autre, sans avoir se proccuper de ce
quil advient du compte rendu de traitement de lvnement prcdent.
PR-2 RG-4-3 Rgle de communication des blocs : un bloc comporte obligatoirement une URB
prise (interface externe). Cette prise est capable dactiver les services du
bloc et de grer les communications entrantes et sortantes du bloc.
RG-4-4 Rgle de communication des blocs : toute communication entrante ou URB
sortante dun bloc passe par sa prise.
RG-4-5 Rgle de communication des blocs : seules les prises communiquent avec le URB
gestionnaire de flux. Les prises sont seules habilites communiquer avec le
gestionnaire de flux.
PR-5 RG-4-6 Rgle de responsabilit de gestion des donnes : une donne est sous la URB
responsabilit (quel que soit le type daccs : cration, modification,
suppression, visualisation) dun ilot et dun seul.
RG-5-1 Toute architecture fonctionnelle comporte une zone change BPR
(acquisition/restitution), qui est en quelque sorte la prise du systme
d'information.
RG-5-2 Toute architecture fonctionnelle comporte une zone gisement de donnes. BPR
Cette zone reprend lensemble des informations dynamiques et prennes de
lentreprise, ainsi que les services daccs ces donnes. Elle assure la
conservation et la valorisation du patrimoine dinformations de lentreprise,
garantit sa cohrence et permet son enrichissement dans le temps.
RG-5-3 Toute architecture fonctionnelle comporte une zone rfrentiel de donnes BPR
et de rgles. Cette zone regroupe lensemble de toutes les informations
communes aux diffrents lments du systme d'information, dont le cycle
de vie est relativement stable. Lintrt dun rfrentiel de rgles est
dextraire des rgles mtier du code des applications et de les stocker dans
un rfrentiel partag, afin de confrer de lagilit lentreprise.
RG-5-4 Toute architecture fonctionnelle comporte une zone pilotage unique. Cette BPR
zone regroupe les blocs ddis aux processus de gouvernance et danalyse,
utilisant des informations historises et globalises.
RG-5-5 Toute architecture fonctionnelle comporte une zone opration par mtier BPR
principal de lentreprise. Le systme dinformation dune entreprise nayant
quun seul mtier, ne comporte donc quune seule zone opration.
RG-5-6 Toute architecture fonctionnelle comporte une zone ressources unique. BPR
Cette zone regroupe les systmes ddis la gestion des ressources internes
lentreprise (ressources humaines, comptabilit, moyens gnraux, )
PR-11 PR-3 RG-6-1 Le systme dinformation de lOIF doit tre loutil de travail quotidien de OIF
chaque agent de lOrganisation, y compris ceux des sites dlocaliss.
PR-12 RG-6-2 Lutilisation du SIG par les units hors sige exige une dmatrialisation des OIF
processus de gestion budgtaire.

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Rgles durbanisme pour larchitecture applicative

PRINCIPE REGLE TYPE

PR-3 RG-7-1 Les donnes des gisements de donnes doivent tre historises. Les donnes URB
partages doivent tre historises afin de permettre de rejouer si
ncessaire un processus, et de garantir la cohrence du contenu et la
bonne fin.
RG-7-2 Les donnes des gisements de donnes doivent tre accompagnes dune URB
date de publication de mise jour. Ceci permet que les anciennes valeurs
ne soient pas perdues et que lon puisse retrouver leur valeur un instant
pass. Les trs anciennes valeurs peuvent tre dportes dans des modules
de gestion des archives.
RG-7-3 Les donnes des rfrentiels de donnes doivent tre accompagnes dune URB
date de publication de mise jour, mais aussi dune date deffet.
RG-7-4 Rgle de duplication des donnes : au sein dun bloc, les donnes peuvent URB
tre dupliques entre les donnes de contexte et les donnes des gisements
de donnes, car cela correspond deux niveaux de partage et de cycles
de vie bien diffrents. En effet, les donnes sont isoles et temporaires pour le
contexte, alors quelles sont partages et permanentes pour les gisements de
donnes, qui doit rester matre.
RG-7-5 Le bloc offrant un service est responsable de la qualit du service. Le bloc URB
doit offrir la meilleure qualit de service, ainsi que la continuit de service.
RG-8-1 Toute architecture applicative comporte une zone ordonnancement qui BPR
assure linterface entre front office, middle office et back office. Cette zone
assure la traduction, lordonnancement et le pilotage des demandes du FO,
le pilotage des processus internes au systme d'information, la gestion des
priorits.
PR-11 PR-13 RG-9-1 Le systme d'information de lOIF doit tre accessible aux units hors sige et OIF
aux responsables de projets pendant leurs dplacements.
PR-1 PR-3 RG-9-2 Les utilisateurs doivent pouvoir passer, selon leurs droits daccs, dune OIF
interface utilisateur une autre, de manire fluide et simple.
PR-2 PR-9 RG-9-3 Les composants applicatifs du systme d'information de lOIF, doivent OIF
reposer, de prfrence sur une architecture base progiciels.

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Rgles durbanisme pour larchitecture technique

PRINCIPE REGLE TYPE

PR-3 RG-10- Rgle de dcomposition des blocs applicatifs en couches : tout bloc URB
1 applicatif donne lieu n paquetages, n tant le nombre de couches de
larchitecture technique logique le concernant.
RG-10- Rgle dintgrit transactionnelle des flux sensibles : afin dassurer lintgrit URB
2 transactionnelle des flux sensibles (cest--dire engageant financirement
et/ou lgalement la socit), la communication entre tous les systmes
concerns doit tre synchrone, durant la phase de stockage/mise jour des
gisements de donnes.
RG-10- Rgle dintgrit des gisements de donnes : toute mise jour des gisements URB
3 de donnes et toute mission vers lextrieur de flux critiques doivent
respecter les principes suivants :
- isolation dans un contexte pendant la transaction,
- atomicit de la mise jour du contexte dans les donnes des gisements
de donnes et dans lmission des flux,
- cohrence tout moment des gisements de donnes,
- caractre durable de la publication si elle russit.
RG-10- Rgle de concurrence batch/TP : les batchs doivent tre construits pour URB
4 sexcuter de manire concurrente aux processus TP, sous le contrle des
transactions avec respect de la rgle dintgrit des gisements de donnes.
RG-10- Rgle du code source unique : les composants logiciels qui ne ncessitent URB
5 pas de variante pour des raisons lies leur catgorie, ne doivent tre crits
quune seule fois.
RG-11- Rgle de centralisation des gisements de donnes : les gisements de BPR
1 donnes doivent tre centraliss, cest--dire se trouver sur une plateforme
centrale, scurise, accessible depuis toute autre plateforme.
RG-11- Rgle de non duplication : on ne recourt la duplication que lorsquil y a des BPR
2 contraintes impratives (performance, scurit, charge rseau, exploitabilit,
). On appelle dans la mesure du possible le composant original.
PR-12 PR-1 RG-12- Le systme d'information de lOIF doit tre dvelopp entirement en OIF
1 technologie WEB, accessible de manire scurise.

PR-6 PR-7 RG-12- LOrganisation a la volont dvoluer dans un environnement htrogne et OIF
2 multiplateforme (Windows7, Active Directory, Mac OS, Linux).

PR-5 PR-7 RG-12- LOrganisation favorise et encourage lusage des logiciels libres et les OIF
3 solutions technologiques codes ouverts.

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3.2 Conception du plan d'urbanisme

La prise en compte des objectifs stratgiques de lOIF et de la DSI, la prise en compte des descriptions des
processus mtiers et des rgles durbanisme, nous conduisent concevoir une nouvelle architecture du
Systme dInformation de lOIF.

Sagissant de la conception dune nouvelle architecture sans rfrences contraignantes larchitecture


actuelle, lurbanisation sera conduite en premier lieu par les processus, et ensuite, galement par les
donnes.
Lurbanisation par les processus a ncessit de cartographier les processus mtiers. Cette tude a permis
de constituer un inventaire des processus, des activits, et des acteurs.
Lapplication des rgles durbanisme ce catalogue mtier nous a permis de dresser le plan durbanisme
fonctionnel, dcoup en zones, quartiers et ilots.
Lurbanisation par les donnes a ncessit de recenser les objets mtiers, les structures de donnes, les
donnes vivantes, les donnes de rfrentiel, et les documents utilisant ces donnes. Cette tude a permis
de constituer un inventaire des donnes mtiers.
Lapplication des rgles durbanisme ce catalogue mtier nous a permis de dresser le plan durbanisme
des flux (donnes et documents).

3.2.1 Plan durbanisme des zones, quartiers et ilots

Le plan durbanisme cible a t constitu progressivement, grce 5 itrations de travail et dchanges


avec les reprsentants des Directions concernes.

Lensemble des activits et objets mtiers recenss ont pu tre classs dans les quartiers et ilots identifis.

Le schma ci-dessous reprsente le plan durbanisme statique des zones, quartiers et ilots fonctionnels :

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3.2.2 Plan durbanisme des flux

Le plan durbanisme des flux a t construit sur la base du plan durbanisme des quartiers et des ilots. Il
reprsente la dynamique des flux, depuis les fonctions de Front Office jusquaux fonctions de Back Office.

Les principaux flux de donnes et de documents ont t reprsents sur cette cartographie.

Lensemble des quartiers et ilots du SIG Noyau doivent tre en mesure :


de communiquer entre eux,
de communiquer avec les ilots satellites,
de communiquer avec les applications hors SIG,
de communiquer avec les partenaires extrieurs.
Les partenaires extrieurs sont classs en fonction des quartiers avec lesquels ils sont en contact, et en
fonction de leur mode dutilisation. On distingue :
la liste officielle du protocole (gouvernements, organismes internationaux, instances),
les contacts mdia et vnementiel,
les contacts bailleurs de fonds (statutairement, exceptionnellement ou sur projets),
les tiers fournisseurs, prestataires, partenaires et bnficiaires,

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les volontaires de la Francophonie,
les banques mettrices ou rceptrices de flux de paiement,
lagence de voyage qui gre les voyages et dplacements de lOIF.
Tous ces organismes et contacts sont rfrencs dans lannuaire centralis.
Le schma ci-dessous reprsente le plan durbanisme dynamique des flux circulant entre les zones,
quartiers et ilots fonctionnels :

Le schma dtaill des flux est expos en Annexe : 4.2 - Annexe A2 Schma dtaill des flux fonctionnels.

3.3 Analyse des carts

En comparant larchitecture existante et les caractristiques de larchitecture fonctionnelle cible, on


constate de nombreux carts de types conceptuels et techniques.

3.3.1 Ecarts conceptuels

De nombreux concepts de gestion (services ou donnes) du modle cible ne sont pas grs en tant que
tel dans lexistant :
fonctions de gestion des contrats,
fonctions de gestion des projets,
fonctions de gestion lectronique de documents,
fonctions de gestion lectronique des tches collaboratives,
fonctions communes et partages daide la dcision,
donnes dannuaire centralis,
.

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3.3.2 Ecarts de niveaux de service

Les niveaux de service (aspects temporels et spatial) de lexistant ne correspondent pas ceux qui sont
requis dans le modle cible :
lenteur des circuits de validation (sur documents papier),
absence de communication entre les principales applications,
difficults de restitutions centralises des informations en temps rel,
.

3.3.3 Ecarts de redondance

Des donnes ou des services identiques sont dupliqus dans lexistant :


donnes budgtaires,
donnes des organismes et contacts,
donnes de restitution,
.

3.3.4 Ecarts de couplage

De nombreux services dcoupls, sont implments dans les mmes applications de lexistant :
gestion des dpenses,
gestion du courrier,
gestion des annuaires
gestion des dplacements,
.

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3.3.5 Conclusions sur les actions mener pour combler les carts

Les carts constats en termes de fonctionnalits couvertes, de niveaux de services, de redondances


dinformations, de couplage de modules fonctionnels, dobsolescence technologique, nous conduisent
repenser compltement larchitecture actuelle du systme dinformation SIG.
La construction de larchitecture cible, sera tablie sur de nouvelles fondations, tout en conservant, au cas
par cas, les fonctionnalits ou principes ergonomiques actuels, dans la mesure o ils rpondent aux
besoins et dans la mesure o ils rpondent aux rgles durbanisation.
La nouvelle architecture devant sappuyer sur de nouvelles technologies plus modernes et plus intgres,
seul les concepts fonctionnels et ergonomiques pourront tre repris, et non pas le code applicatif ou les
structures de donnes.

3.4 Identification des solutions

Lidentification de solutions cibles permettant de rpondre aux besoins fonctionnels exprims dans le plan
durbanisme, passe en premier lieu, par une confirmation du primtre cible du futur SIG 2G, et en
deuxime lieu, par une exploration des solutions progiciels potentielles.

3.4.1 Confirmation du primtre cible du futur SIG 2G

Sur la base du plan durbanisme (version 5), le primtre du systme SIG 2G est le suivant.
Il comprend :
les zones du SIG Noyau : Planification Stratgique et Gestion Oprationnelle des Projets.
les quartiers et ilots Satellites au SIG Noyau : Services Collaboratifs, Gestion du courrier et
Dmatrialisation du courrier entrant, Gestion des Achats, Gestion des Voyages et Dplacements,
Espace Dcisionnel de Pilotage.
Il ne comprend pas :
La zone de Communication (communication, partenariat, instances, confrences),
la zone des Echanges avec lextrieur hormis les courriers entrant et sortant,
la zone Support hormis la comptabilit budgtaire, les achats, les voyages et le traitement du
courrier.

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Le schma ci-dessous reprsente le primtre fonctionnel des quartiers et ilots du systme SIG 2G :

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3.4.2 Accostage applicatif cible

Afin de pouvoir valider le choix darchitecture oriente vers des solutions progiciels, des investigations ont
t menes auprs dditeurs de progiciels. Le rsultat de ces investigations montre que les progiciels du
march devraient pouvoir couvrir la plus grande partie des quartiers durbanisation.

Le schma ci-dessous reprsente laccostage applicatif possible, par des solutions progicielles du march :

Lanalyse du schma daccostage applicatif, ncessite les prcisions suivantes:


1) Sur les primtres applicatifs Programmation et Gestion de Projet et Gestion Administrative et
Budgtaire , il est important que les blocs fonctionnels soient totalement intgrs, et que les
moyens de communication adquats soient assurs entre ces diffrents blocs, de prfrence en
mode synchrone. Cette communication sera assure par diffrents moyens :
accs une base de donnes unique au sein dune application,
accs aux donnes dune autre application, par le biais de Web Services,
2) si ncessaire, dveloppement dinterfaces, pouvant tre lances la demande.
3) Lannuaire LDAP, dj utilis lOIF, devrait pouvoir tre utilis comme outil de gestion centralise
des diffrents types de bases tiers. Il faut vrifier lensemble de ses possibilits, notamment, la
gestion dIdentifiant Unique et la gestion des domiciliations bancaires.

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4) Un portail applicatif globalis devra tre mis en place, afin de permettre un point daccs unique
au SIG. Ce portail pourra intgrer entre autres fonctionnalits, des messages flash, des FAQ, un
glossaire, des liens vers les portails documentaires des textes de rfrence,

3.5 Modlisation de l'architecture applicative cible

Le plan durbanisme fonctionnel et le schma daccostage applicatif, tels que dfinis prcdemment,
nous permettent de construire les cartographies applicatives cible (applications et flux).

3.5.1 Cartographie applicative

Le futur systme SIG 2G sera constitu des applications :


Gestion de Programmation et Gestion de Projets
Gestion Budgtaire
Gestion des Achats et Fournisseurs
Espace Dcisionnel

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Gestion des Rfrentiels
Dmatrialisation
Gestion Electronique de Documents
Workflow
Gestion de lAnnuaire (interne et externe)
Gestion du Courrier (Entrant et Sortant)
Gestion des Missions et Dplacement

Ces applications sont constitues de blocs fonctionnels respectant les rgles de modularit et
dinteroprabilit. Chaque bloc fonctionnel est dcoup en fonctionnalits, caractrises de la manire
suivante :
Fonctionnalit du SIG actuel, reprendre,
Fonctionnalit du SIG actuel, modifier,
Fonctionnalit nouvelle, dvelopper.
Les processus et activits mtiers analyses dans ltude de lExistant, vont tre lis aux blocs fonctionnels
et permettront de dfinir les nouvelles fonctionnalits.

Les blocs fonctionnels des applications du SIG 2G communiqueront via interface ou via appel de services,
avec les autres applications qui sont hors primtre du SIG (comptabilit, trsorerie, moyens gnraux,
ressources humaines, instances, archives).

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3.5.2 Cartographie des flux

Cette cartographie est une premire reprsentation des flux inter-applicatifs. Elle devra tre ajuste en
fonction du schma dintgration des progiciels retenus.
Il faut noter que les services collaboratifs peuvent tre sollicits par nimporte que bloc applicatif.
De la mme manire, lespace dcisionnel aura la possibilit de reprsenter et de restituer des vues de
donnes de nimporte quel bloc applicatif.

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3.6 Modlisation de l'architecture physique cible

En vue de larchitecture applicative propose, larchitecture physique peut convenir.


Les volutions ncessaires seront dfinies en fonction des outils retenus et de leurs besoins spcifiques.

3.7 Analyse des impacts sur les processus mtiers

La mise en uvre de la nouvelle architecture du systme dinformation, construite sur la base de


nouveaux objectifs stratgiques (cf. PGS) et par application de nouveaux principes durbanisation, aura
un impact sur un certain nombre de processus et fonctions mtiers.

Ces impacts seront plus ou moins importants, selon quils affectent la rpartition des responsabilits,
lorganisation du travail, les procdures dexcution des oprations, ou le mode dutilisation des nouvelles
applications.
On peut citer les processus et fonctions suivants :
Dfinition du Cadre Stratgique Pluriannuel sur une dure variable,
Alignement des procdures des units dcentralises sur les procdures du Sige,
Suivi de lavancement des oprations,
Suivi de lexcution des contrats,
Suivi des rsultats des interventions,
Gestion et suivi des missions et dplacements,
Utilisation de documents dmatrialiss,
Validation des documents lectroniques,
Utilisation dun annuaire centralis,
Production danalyses et de tableaux de bord en temps rel

Ces impacts sont prciss plus en dtail dans les dossiers dExpressions de Besoins.

3.8 Analyse des impacts sur les procdures informatiques

La mise en uvre de la nouvelle architecture du systme dinformation, construite sur la base de


nouveaux objectifs stratgiques (cf. PGS) et par application de nouveaux principes durbanisation, aura
galement un impact sur lorganisation des processus dexploitation informatique et sur les processus
dassistance et de support.

Ces impacts vont concerner essentiellement la rpartition des responsabilits, lorganisation du travail,
lacquisition de nouvelles comptences, les procdures dexploitation, et les procdures de support des
nouvelles applications.
On peut citer les fonctions et procdures suivants :
Monte en comptence sur de nouvelles technologies,
Monte en comptence sur de nouvelles applications,
Gestion de laccs centralis via le portail SIG,
Gestion des publications dans le portail SIG,
Administration du gestionnaire de tches,

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Contrle de lordonnancement automatique des traitements,
Administration du gestionnaire lectronique de documents,
Gestion des cubes et vues dcisionnelles,
Assistance la dcentralisation des restitutions,
Support aux sites dcentraliss.

3.9 Evaluation et choix du scnario d'urbanisation

Le scnario durbanisation, tel que prsent dans le schma daccostage applicatif et dans les
cartographies applicatives, est celui qui est retenu pour la rdaction du Cahier des Charges.

La mise en uvre des composants applicatifs tels que prsents dans les cartographies, devra seffectuer
de la manire la plus fluide et la plus rationnelle possible, dans le respect des principes et rgles
durbanisation noncs.

Laccent sera mis notamment sur les exigences suivantes :

Respect des mmes standards technologiques,


Capacit dintgration des applications entre elles,
Capacits dintgration des outils collaboratifs,
Mise en uvre dergonomies communes ou proches,
Possibilits de communications synchrones,
Accs des rfrentiels communs et partags,
Mise disposition du modle de donnes pour lespace dcisionnel

Ces exigences technologiques sont prcises plus en dtail dans le dossier de Spcifications Techniques
Gnrales.

Le scnario durbanisation et le plan de mise en uvre seront ajusts, en fonction des propositions reues
des candidats lappel doffres, et plus spcialement de la proposition retenue en final.

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4 ANNEXES

4.1 Annexe A1 fiches serveurs web

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4.2 Annexe A2 Schma dtaill des flux fonctionnels

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