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SEANCES N4 et 5 : AUDIT

DE LA FONCTION ACHAT

ELEMENTS DUNE MISSION REELLE

MASTER CCA M2 2015-2016


Sance du 23/10/2015

CHEGRI BADRE EDDINE


Introduction
Mission daudit des dpenses publiques :
Particularit (grand chantier, besoin de chiffrage des cots et des pertes des
deniers)
Complexit de la mission (rgle des 20/80 de pareto est frquemment de mise)
Audit de rgularit ou audit de la performance et de lopportunit de la dpenses
(productivit) ?

Meilleure faon de matriser laudit des dpenses cest travers les


risques oprationnels lis aux dpenses et leur management par les
ordonnateurs :
Plusieurs domaines auditer circonscrire (choix, primtre, brigade ddie,
temps imparti la mission)
Familles des dpenses (une taxinomie oprer selon des critres scientifiques)
Nature des modes de dpenses (BC, AOO, AOR, MN, march cadre, convention,
contrat de droit commun)
Complexit de lachat en milieux publics (rigidit de la rgle comptable de gestion
de la dpense)
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JARGON PROFESSIONNEL DE LACHAT
1. CPS (cahiers des prescriptions spciales)
2. CCAG T et CCAG EMO
3. Spcifications techniques
4. Articles
5. Plans dachats (stratgie dachat)
6. Programmes prvisionnels annuels dachat
7. MO, MOE, MOD
8. Acheteur public
9. Fournisseur ()
10. Soumissionnaire, candidat,
11. Attributaire, titulaire du march ()
12. BC ()
13. AO ()
14. Commandes publiques = Marchs publics
15. Enchres publiques / adjudications
16. Contrats et conventions
17. Dcomptes provisoire et dfinitif ()

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OBJET DE LA MISSION
(lgalit-opportunit-conomie-rglement)
A. Acteurs intervenants dans la dpense (achat public) gages de rgularit et lgalit :
Avec lintervention du comptable public (TGR), au niveau de lengagement de la dpense, lauditeur
ne fait plus daudit de rgularit
Test de lopportunit de la dpense (utilit et besoins effectifs)
Niveau de maturit des services dachat (critres dadmisssibilit, rdaction des CPS, et TDR)
Juristes dachats (fiches de postes)
B. Diagnostic lconomie de lachat (efficience) :
Pas de programmation =pertes sches suite lachat (usage de Gantt par les services dachat)
Pilotage des achats (services en veille et respectueux des dlais) (MDP ddi aux achats)
Niveaux de planification et de programmation de lachat (miettement de la dpense et
fractionnement versus achats groups)
Estimation de la dpense / achat par ladministration, BDD fournisseurs, BDD des prix aussi
Qualiticiens (normes de qualit de lachat)
C. Au niveau du rglement, lauditeur analyse les niveaux de gestion des dcomptes et des rglements,
la clrit et les crances encore inscrites au niveau des services dordonnancement (capacit de
gestion des services dpensiers)
Rglement correcte de lacte dachat (service fait sur le dos de la facture ou PV attestant avec signature du
magasinier ou du service rceptionniste de lquipement ou service)
Test des niveaux dassurance dune livraison effectue et de travaux fournis effectifs (responsabilisation, attributions,
dsignation de commission de rception )
Diagnostic de la capacit de suivi de lexcution des commandes et des ralisations
Test de la performance atteinte en matire de paiement (au risque dtre qualifi de service-mauvais payeur)

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ETAPES CLES DE LACHAT

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SCHMA LARGE DE LACHAT PUBLIC / DPENSE

ACHETEUR ACHETEUR

Observation faite par lauditeur :

Les structures intervenant au sein des services acheteurs travaillent de manire


cloisonne et isole rduisant le rle de lacheteur au simple respect de la
rglementation en matire de passation de la commande publique

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APPROCHE PAR PROCESSUS ET DOCUMENTS REQUIS PAR
LAUDITEUR (GESTION DE LA DEPENSE PUBLIQUE)
(ZONES A RISQUES DE LENGAGEMENT A LORDONNACEMENT)

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OUVERTURE SUIVI ET
DES PLIS CONTRLE
ESTIMATION ENGAGEMENT EXECUTION DE AUDIT DE
DE LA ATTRIBUTION DE LA LEXECUTION LOPPORT.
COMMANDE DU MARCHE COMMANDE ET
REDACTION
COMMISSION APPROBATION EFFICIENCE
CPS (RECEPTION
LANCEMENT LIQUIDATION PROVISOIRE DE
OUVERTURE
DE LAO DES PLIS SERVICE FAIT ET LACHAT
DEFINITIVE,
LIVRAISON)

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I. AUDIT DES CPS ET RC
ET DES STRATEGIES ET MODES
DACHAT

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I. AUDITER LA STRATEGIE PLURI-ANNUELLE DE LACHAT
ET CHOIX DU MODE
Planification des achats et stratgies dachat :
Connaissance des besoins (recueil des besoins des services prescripteurs / bnficiaires)
Existence dune procdure / Lettres internes interservices (demande dachat)
Arbitrage -priorisation des achats en lanne (recours au stocks ou achats abusif) = consommation
des crdits
Clrit dans la publication du programme prvisionnel de lachat (avant 31 mars de lanne)
Disposition dun plan dachat (annuel ou pluriannuel) ou pas
Capacit de programmation de lachat par laudit :
Rpartition des tches au sein de lentit auditable (BC,AO) +programmation budgtaire
Spcialisation : personnes charges du suivi des dlais des demandes (ponctuelles, urgentes ou
planifies et rptitives)
Existence dune procdure service des achats et service comptabilit -disponibilit des crdits)
Classement des priorits par rubriques = allocation optimale des crdits
Choix du mode pertinent pour les achats :
Matrise des familles dachats et des rubriques comptablement (Matriel Info, SI et logiciels pas la
mme chose) = rejet du comptable public
Achat rptitif rcurrent ou achat urgent exceptionnel, achat en quantits leves,
Ignorance des quantits exactes (march cadres), Jeu doptimisation (achats groups) et achats
complexes (AOR, MN), petites dpenses urgentes peu importantes (BC)
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A. PLANIFICATION DES MARCHS ET DES OUVRAGES
GANTT SOLUTION INCONTOURNABLE

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B. STRATEGIE DACHAT : NATIONAL VS LOCAL
CAS DUNE DIRECTION DU MINISTERE DE LA SANTE

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C. DIAGNOSTIC DE LACHAT:
METHODE DIAGRAMME RADAR POUR LA CARTOGRAPHIE DES ACHATS

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D. DEMARCHE DANALYSE DU PORTEFEUILLE DACHAT
BUDGET DE FONCTIONNEMENT
BUDGET DINVESTISSEMENT / EQUIPEMENT

Dmarche suivie pour analyser les achats :


MATRICE DE KRALJIC consistant classer les achats en fonction de leurs valeurs et de
leur degr de complexit et selon le risque achat, base de paramtres suivants : Offre
(perturbation);Technologie; Raret et Substituabilit de lachat du produit ou prestation.

Achats Achats
Lourds Stratgiques

Valeur
de
lAchat
(Cot
dachat
/ CT) Achats Achats
Simples Risqus

Complexit des marchs


13 (offre /disponibilit, Produits de substitution, technologie, )
II. AUDITER LES CPS et RC
Cahiers des charges (qualit, objet ) :
Bordereau des prix et dtail estimatif.
Recours aux CPS types (travaux, tudes et MOE, services) ou non ? organisation par portefeuille
dachat ou pas de spcialisation dans les services?
Protection des droits de ladministration (droits et obligations, livraisons, priode dexcution,
indemnisation en cas de rsiliation )
Qui les tablit au sein de lentit audite ? les mmes personnes ou par les services techniques ? le
service acheteur ?
Nature des travaux, tudes, services ? Modles-recettes toutes faites ou esprit dinnovation?
Prcision des caractristiques techniques :
Respect des spcifications techniques des demandeurs (services bnficiaires)
Incompltude (copies de lettres arrivant de chez les services demandeurs)
Confrontation des lettres de demande de fournitures Tx et services requis avec CPS rdigs
Prcision du besoin VS larges caractristiques
Critres non discriminants lgard de la concurrence
Interdiction de demander une marque ou label prcis
RC : Critres dadmissibilit ou dvaluation des offres:
Notation technico-financire (20 / 80 ou 40/60 selon le poids de la technicit requise)
Attestations de rfrence de travaux antrieures (CA dans les Tx)
CV des animateurs ou experts en cas dtudes conseil

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II. EVALUATION DU
SYSTME DE CI DES ACHATS

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I. RAPPEL DES MTIERS TRANSCENDANT LES SERVICES
ACHATS (EVALUATION DE LORGANISATION ET RH)
A. Gestionnaires de projets
A. Planification des projets, programmation annuelle des commandes
B. Gestion du temps, du budget allou, des ressources intgres, gestion de lEquipe, gestion des SI,

B. Ingnieurs / architectes / techniciens


A. Technicit (rdaction des CPS pour les ouvrages et gros uvres, bordereau des prix .)
B. Plans et maquettes, tudes
C. Documents techniques (liquidation, mtr )

C. Juristes de lachat
A. Rdaction juridique des CPS et des contrats et conventions
B. Veille juridique (lois et circulaires et avis de la commission des marchs)
C. Protection des droits de ladministration / contentieux des marchs

D. Financiers et comptables
A. Estimation de lachat de ladministration (donne nouvelle depuis dcret de 2013)
B. Connaissance du budget, veille lexacte imputation dans les rubriques budgtaires

E. Gestionnaires des approvisionnements et des stocks


A. Gestion des magasins, inventaire
B. Logistique, acheminement, allocation des articles, prissabilit, alertes
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2. OUTILS LES PLUS USES EN AUDIT PUBLIC

A. QCI pralablement tabli par lquipe daudit :


Identifier les mtiers et fonctions auditables et les affectations des responsabilits (MP,
fiscalit, comptabilit)
Examiner si des scurits existent, des risques persistent (zones risques potentiels)
Dcrire les procdures (restituer lexistent sous format de schma de procdure)

B. Entretiens avec les responsables (directions, divisions, services) et leurs


collaborateurs

C. Tests dexistence

D. Confrontation de donnes (tests de vraisemblance)

E. Comptes rendus des auditeurs assistants

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DECOUPAGE MODULAIRE
QCI ET PROGRAMME DE
VERIFICATION

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DOSSIER PERMANENT & DOSSIER DE TRAVAIL

Dossier permanent Dossier de travail


1. Identification de lentit audit 1. Ordre de mission
2. Organisation gnrale de 2. Compte rendu de prise de
lentit connaissance
3. Procdures de gestion 3. QCI
4. Systme dinformation 4. Tableau des forces et faiblesses
5. Principales donnes dactivits apparentes (TFFA)
5. Grille de sparation de tches
6. Programme de vrification

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ETAPES DE LA MISSION DAUDIT INTERNE

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MISSION DAUDIT : UNE APPROCHE DOCUMENTEE
SPECIFICITES DU PHASAGE DE LACHAT EN MILIEUX PUBLICS

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OUVERTURE SUIVI ET
DES PLIS CONTRLE
ESTIMATION ENGAGEMENT EXECUTION DE AUDIT DE
DE LA ATTRIBUTION DE LA LEXECUTION LOPPORT.
COMMANDE DU MARCHE COMMANDE ET
REDACTION
COMMISSION APPROBATION EFFICIENCE
CPS (RECEPTION
LANCEMENT LIQUIDATION PROVISOIRE DE
OUVERTURE
DE LAO DES PLIS SERVICE FAIT ET LACHAT
DEFINITIVE,
LIVRAISON)

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MACROPROCESSUS ACHAT ET MARCHES

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DECOUPAGE MODULAIRE DU PROCESSUS ACHAT
(5 MACROPROCESSUS)

1. PASSATION DE LACHAT

2. MODES SPECIFIQUES DACHAT

3. EXECUTION TECHNIQUE DES PRESTATIONS

4. MISE EN PAIEMENT DES PRESTATIONS

5. TRAITEMENT DES LITIGES ET DES MODIFICATIONS


DES MARCHES

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QCI par PROCESSUS ET MODULE
PASSATION DE LACHAT: EXECUTION TECHNIQUES DE LA
DFINITION DES BESOINS PRESTATION :
PRPARATION DE LA CONSULTATION LANCEMENT DE LA PRESTATION
LANCEMENT DE LA CONSULTATION SUIVI ET CONTRLE
OUVERTURE DES PLIS RECEPTION DE LA PRESTATION
EVALUATION DES OFFRES TECHNIQUES ET EXECUTION DU BC
FINANCIERES
RESULTAT DES APPELS DOFFRES PAIEMENT DES PRESTATIONS :
SOUMISSION DES MARCHES A LAPPROBATION LIQUIDATION DES DECOMPTES PROVISOIRES
LIQUIDATION DES DECOMPTES DEFINITIFS
MODES SPECIFIQUES DACHATS: PROCEDURES SPECIFIQUES (REVISION DES PRIX,
AOO / AOR NANTISSEMENT DES MARCHES, PENALITES DE
CONCOURS RETARDS)
MARCHE NEGOCIE
PROCEDURE DU BC
TRAITEMENT DES LITIGES ET
CONTRAT DE DROIT COMMUN
MODIFICATION DES MARCHES
RECLAMATION DUN CONCURRENT
ETABLISSEMENT DUIN AVENANT DU MARCHE
RECLAMATION DU TITULAIRE
MISE EN DEMEURE
RESILIATION DU MARCHE

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III. CONCLUSIONS DE LA MISSION
(CARTOGRAPHIE DES RISQUES ET FRAP)

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1. FORMULATION DES OBSERVATIONS
Cette organisation basique de la Fonction Achat a eu
pour consquences:
a) Dfaillances en termes didentification
b) Non tablissement dune Stratgie formalise dachat de lensemble des
commandes
c) Pluralit des modes de passation
d) Retards significatifs en phase de lancement de la commande
e) Retard en matire de lengagement des achats annuels neufs
f) Difficults en termes de suivi de lexcution des commandes
g) Difficults en termes de certification du service fait;
h) Concentration des paiements seffectuant majoritairement en fin danne
i) Dconnexion de la gestion des stocks et des approvisionnements des
achats
j) Non tenue dune politique consolide des commandes et des livraisons;
k) Dispositif de CI et de suivi de la performance perfectible;
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2. SYNTHESE :
ZONES A RISQUES FREQUENTS EN AUDIT DES ACHATS PUBLICS
SUITE AUX TESTS ET ECHANTILLON

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OUVERTURE SUIVI ET
DES PLIS CONTRLE
DEFINITION ESTIMATION EXECUTION DE
DES BESOINS DE LA ATTRIBUTION ENGAGEMENT DE LA LEXECUTION
COMMANDE DU MARCHE APPROBATION COMMANDE CONTENTIEUX
COMMISSION ET LITIGES
REDACTION (RECEPTION
DES LANCEMENT LIQUIDATION PROVISOIRE
OUVERTURE
CPS ET RC DE LAO DES PLIS SERVICE FAIT ET
DEFINITIVE,
LIVRAISON)

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3. CARTOGRAPHIE DES RISQUES
EXEMPLE / BONS DE COMMANDES (BC)
4. OUTIL DE DIAGNOSTIC :
MODELE DE CARTOGRAPHIE DES RISQUES DACHATS

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