Sabana de renta:

Es el concentrado de todos los huspedes y sus especificaciones de llegada y salida,

adems incluye todo el consumo realizado dentro del hotel.

Cargo de renta:

Este formato permite ver o modificar los cargos pendientes de facturar de una
habitacin o de un cliente.
Ajustes de rentas:

Esto trata de reajuste de la cuenta del husped cuando se le ha cobrado mal y se debe
explicar por que la razn del ajuste.

Importancia

Es importante que todos los ajustes se hagan antes del cierre contable, pues esta es la
oportunidad para sanear la contabilidad y los estados financieros, puesto que una vez
realizado el cierre y emitidos los estados financieros, se hace ms difcil el proceso de
correccin y ajuste.
De otra parte, las proyecciones y planes de la empresa, por lo general se realizan al
iniciar el ao, y es de suma importancia contar con informacin financiera ajustada a la
realidad, algo que no se logra sino se hacen los ajustes y correcciones del caso.
Para determinar que ajustes y correcciones debenhacerse, es necesario realizar una
auditora a la contabilidad y al proceso contable mismo, lo cual es una gran herramienta
para hacer un diagnstico profundo de la empresa.Si no se ajusta la contabilidad al
final del ao, es imposible detectar errores en la contabilidad y hasta falencias
econmicas y financieras de la empresa, que pueden llevar a la administracin de la
empresa a tomar decisiones equivocadas.

La utilidad de la informacin contable depende directamente de su fiabilidad, de que

est ajustada a la realidad, y esto slo se logra cuando de forma juiciosa y consciente,
se realizan los ajustes y se corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente
estados financieros.

Procedimiento

Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para
cumplir la norma tcnica de asignacin, registrar los hechos econmicos realizados que
no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y
reconocer el efecto de la prdida de poder adquisitivo de la moneda funcional
Prorrateo de tarifas:

Cargos de habitacin: son los importes a cargo del husped, habitacin que se incluyen
en la cuenta por los diferentes servicios, consumos utilizados, realizados durante su
estancia. (Restaurante, Bar, Spa, Gym, Micelaneo, Paid Out).
Conciliacin de cuentas:

Operacin que consiste en preparar un estado de cuenta que explique a que partida se
debe la discrepancia entre los saldos.

La conciliacin de cuentas es uno de los pilares bsicos que nos van a permitir
garantizar que nuestra contabilidad sea correcta. Mediante esta herramienta cruzamos
la informacin de nuestras cuentas con la de los agentes econmicos que interactan
con nosotros, tales como bancos, clientes, proveedores, etc. De esta forma podremos
descubrir posibles errores, ya sean en importes, fechas, y omisiones, tanto en nuestras
cuentas como en la contabilidad de los agentes implicados.

El proceso comienza con la peticin de la cuenta auxiliar a conciliar y del intervalo de

fechas. Esto se realiza a travs del siguiente cuadro de dilogo:
Posteriormente accederemos a la pantalla de conciliacin. Podemos observar que la
tabla central posee dos pestaas, una dedicada a las anotaciones de la cuenta en
nuestra contabilidad, y otra que estar referida a las posibles diferencias de la cuenta
externa con respecto a nuestros apuntes.

Para conciliar alguna lnea de las tablas de las cuentas haremos doble click sobre el
campo del importe, o pulsaremos el botn "Concilia linea". Esto activar la marca de
conciliado y har desaparecer elcombo-box del campo "Tipo dif."

Si la lnea no resulta conciliada, especificaremos el tipo de diferencia correspondiente

en "Tipo dif."

Tambin podremos corregir errores de nuestra contabilidad sobre la marcha: el

botn "Fecha asiento" permite la edicin de fechas equivocadas, mientras que el
botn "Edita asiento" abre en pantalla la tabla de asientos para editar el
correspondiente al del pase seleccionado. Para hacer efectivos los cambios en
pantalla, pulsaremos el botn "Refrescar".
La activacin de la casilla de verificacin "Solo partidas no conciliadas" nos va a
permitir eliminar de la pantalla todos los registros conciliados. Esto es muy interesante
cuando estamos conciliando cuentas con mucha informacin.

La columna "Saldo conc." nos informa en todo momento del saldo de las partidas
conciliadas de la cuenta.

En las ltimas versiones de KEME se han aadido nuevos botones que nos permiten
borrar y consultar asientos.

Bajo la pestaa "Cuenta externa" se esconden los distintos apuntes de la cuenta de

terceros, que no concilian con nuestra contabilidad. El botn "Aadir linea" permite ir
recopilando esta informacin.
En la parte inferior de la pantalla nos encontramos con botones con funciones comunes
para todo el cuadro de dilogo:

"Eliminar marcas" sirve para eliminar toda la conciliacin; las tablas quedan como al
principio. Esta operacin no es irreversible, ya que podemos salir de la ventana de
dilogo pulsando el botn "Cancelar".

El botn "informe" nos presentar por escrito un resumen del proceso de conciliacin,
mientras que "Consulta informe" presentar esta informacin por pantalla.

Cierre de folios:

Se refiere al proceso de dar de baja(matar) en el sistema una cuenta de habitacin con

la forma de pago correspondiente para ser enviada al Auditor Nocturno.
Reportes de cajeros:

Es el documento que al final de turno el cajero recepcin/AyB debe emitir de su punto

de venta y concentra los ingresos correspondientes al centro de consumo. (Tarjetas de
crdito, American Express, Cuentas por cobrar, cargos de habitacin).

Reportes y Consultas de los ingresos recibidos durante un da o un perodo

determinado. Se recomienda hacer el corte de caja previo en forma diaria con la
finalidad de que el reporte sirva para controlar los ingresos del da en CAJA. Los
reportes tambin pueden obtenerse por Sucursal y por Cajero:
Ejemplo de Reporte General: muestra los datos con los Recibos clasificado por Cajero
en forma ordenada, registrando la hora de la operacin y al final los importes totales:

Corte Previo: muestra lo totales clasificado por Cajero y forma de pago, facilitando el
corte para revisin antes de ejecutar el definitivo en el Mdulo de CAJA. Los ingresos
recibidos en dlares tienen su propia columna y la conversin en la ltima columna
Importe Equivalente:
Reporte de Ingresos por Cajero y Formas de Pago: Este reporte muestra los
Recibos de CAJA clasificados por la forma de pago con el detalle de las transacciones
de cada una. Facilita el control del corte de CAJA:
Revisin de sobres de concentracin:

Se refiere al proceso de apertura de sobres de los cajeros donde concentran el importe

en valores(Efectivo, Dolares, TC, Amexco)de las ventas diarias en el departamento
correspondiente.
Arqueo de caja

Es el anlisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado, con el

objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que
arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra fsicamente en caja en dinero
efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn
llevando adecuadamente.

Importancia:

Realizando un arqueo de caja peridicamente, estamos haciendo un control interno de

efectivo en el cual se verifica la administracin de todo el dinero que la empresa recibe
por sus ventas y otros ingresos, as como por las salidas de ste con un programa
adecuado para cancelar proveedores de bienes y servicios. Con el propsito de:
Proteger el efectivo contra residuos, fraudes e inconsistencias, as como controlar la
adecuada contabilizacin de las partidas, verificar el cumplimiento de las polticas de la
empresa y el desempeo eficiente de los empleados.
Las entradas de efectivo en la empresa, corresponden a, Venta al contado, Cobros a
clientes, Prstamos obtenidos, y Ventas de activos.

Reporte de cambio de divisas:

Se llama cambio de moneda en general a cualquier operacin por la que un billete,

cheque, depsito, prstamo o cualquier otro producto, instrumento financiero o medio
de pago pasa de ser expresado en una determinada divisa a estar en
una divisa diferente.

Importancia:

El cambio de divisas es importante por una razn principal: determina el valor de la

inversin extranjera. Tasa de cambio voltil desalienta la inversin extranjera, como
tambin lo hace una alta y estable y baja alienta a la inversin extranjera, pero al precio
de la economa de la divisa de bajo valor.

Operacin:
1.- Deben seleccionar el tipo de moneda que se desea cambiar. Actualmente estn
configuradas "Dolares Americanos" y "Euros", si desean agregar otros tipos de moneda
deben indicarnos cules para configurarlos. El tipo de moneda "Dolares Americanos"
estar seleccionada por default.
2.- En la pantalla de captura del movimiento se mostrar el tipo de cambio vigente para
el tipo de moneda seleccionado. Este tipo de cambio debe actualizarse en la opcin:
Front Office-->Caja Recepcion-->Tipo Cambios diarios Divisas, seleccionando la
aplicacin "CAMBIO DE DIVISAS" y el tipo de moneda deseado.
3.- Pueden seleccionar la habitacin del husped que solicita el cambio o dejarla vaca
en caso de que sea un cliente no registrado en el hotel.
4.- Pueden indicar opcionalmente una descripcin adicional para la transaccin.
5.- Deben indicar el monto del dinero en moneda extranjera que desean cambiar. Al
presionar el botn izquierdo del mouse se mostrar el monto equivalente en pesos en
base al tipo de cambio vigente.
6.- Deben seleccionar el tipo de documento del dinero en moneda extranjera que
entrega el cliente. Se pueden agregar nuevas opciones si as lo requieren.
7.- Al grabar el movimiento se imprimir un comprobante automtico en caso de que
tengan configurada una impresora para ese efecto.

Cargo de habitacin

Este formulario permite ver o modificar los cargos pendientes de facturar de una
habitacin o de un cliente. Este modulo es accesible desde:

- "Procesos->Cargos Habitacin": permite gestionar los cargos de las habitaciones

- "Procesos-> Cargos Cliente": permite gestionar los cargos de los clientes.

- Desde el mdulo de estancias, haciendo clic sobre el botn "Cargos Habitacin"

- Utilizando el botn, el men "Procesos->Cargos Habitacin" o desde "Procesos->

Cargos Cliente" o utilizando el botn de la barra de accesos directos. El aspecto

de este formulario, es el que muestra la siguiente imagen:
Donde se muestra un listado con los cargos pendientes de facturar y una serie de
botones para aadir, modificar, facturar o eliminar cargos. En este formulario se
muestran las siguientes opciones:

Gestin de moneda: En la cabecera del formulario se muestra un campo para

especificar la moneda en la que se mostrarn las cantidades numricas

Cargar conceptos: esta seccin contiene dos opciones que determinan si los
cargos pendientes se obtienen teniendo en cuenta el cliente particular o el
cliente a facturar. La aplicacin nos permite grabar cargos en las que el cliente
particular es diferente al cliente a facturar.

Cliente: permite establecer el cliente para el cual deseamos gestionar sus

cargos pendientes. Puede utilizar el botn para seleccionar el cliente a partir de
un listado con todos los clientes. Si ha marcado la opcin "Cliente Facturar",
puede utilizar el campo Grupo para seleccionar empresas, agencias o clientes.
Si la estancia de la habitacin seleccionada tiene incluidos otros alojados. En
este caso el selector muestra solo los clientes incluidos como otros alojados
 Cdigo de Recepcin: Este campo solo es visible en modo "Cargos
Habitacin" y muestra el cdigo de recepcin asociado a los cargos.

Cargar: Actualiza el listado de cargos pendientes.

Listado de cargos pendientes: Esta listado muestra una lnea por cada cargo
pendiente de facturar, de forma que cada lnea muestra los siguientes campos:

1. Fecha: Indica la fecha del cargo.

2. Habitacin: Determina el nmero de habitacin asociado el cargo.

3. Servicio: Muestra el servicio asociado al cargo.

Recuerde que al seleccionar un concepto, solo se mostrarn los

servicios asociados al concepto seleccionado.

4. Concepto: Muestra el concepto asociado al cargo.

5. Unidades: especifica el nmero de unidades incluidas en la lnea.

6. Precio: determina el precio unitario del concepto.

7. Iva: porcentaje de iva que se aplicar al precio

8. Importe: importe total de la lnea con iva incluido.

9. Descuento: Porcentaje de descuento aplicado a la lnea.

Am/Hotel permite especificar hasta 5 dto por lnea. Por defecto, solo
est activo 1, pero puede configurarlo para establecer el nmero de
descuentos que necesite y el orden de aplicacin.

10. Iva Incluido: indica si el precio es con o sin iva

 - Botones de opcin: En la parte inferior de la ventana hay una barra de
botones con las siguientes opciones:

Permite aadir nuevos cargos.

Al pulsar sobre Aadir, se visualizarn los botones

de Cancelar,Confirmar y Seleccionar

Permite realizar modificaciones en los cargos.

Elimina los cargos que previamente se han seleccionado. Para seleccionar una lnea
haga clic sobre la columna de seleccin. La siguiente imagen muestra el aspecto de
una lnea seleccionada.

Una vez seleccionadas las lneas que desea borrar, pulse sobre el botn Eliminar.

Cancela todos los cambios realizados desde la ltima vez que se pulse
sobre Aadir o Modificar.

Este botn solo aparece cuando pulsamos sobre modificar o aadir

Graba todos los cambios realizados.

Este botn solo aparece cuando pulsamos sobre modificar o aadir

 Este botn permite acceder al formulario de facturacin donde podremos completar
los datos de la factura tales como forma de pago, nmero, fecha y el cliente a
facturar

Imprime un listado con los cargos seleccionados. A continuacin se muestra el

formato impreso

Cierra el formulario de cargos de habitacin/cliente.

Panel Totales: En la zona inferior derecha aparece un panel donde se muestra

la base imponible, el importe de IVA y el total de los cargos pendientes

Centralita: si ha configurado la conexin con la centralita, cada vez que acceda

a este mdulo se importarn automticamente todos los cargos de telfono
pendientes de procesar.

Recuerde que un cargo de telfono solo se carga a una habitacin si en el

fecha/hora del cargo existe una habitacin con una estancia activa y no
finalizada.

Si al entrar en este formulario le aparece un error 52, esto indica que el

fichero con los cargos no lo encuentra y que es necesario configurar la ubicacin
del fichero de llamadas