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AGRADECIMENTOS Maivos gos tém contribuido, a0 longo dos anos, para o entendimento ¢ desenvolvi- mente dos principios co iuro, George Mayer, Michael Bookbin- der, Ted Drake, Dean Acheson ¢ Rusell Bishop tivezam papel vital em minha aajotdria de crescimento pesoal e profisional, Ron Medved, Sally McGee, Leslie Boyer, Tom Boyer, Pam Tarantine e Kelly O'Brien contibuiram, cala ‘uma sua pripra manein, com © meu trabalho, 4 medida que amacurecia ores, parceiros, colegss, membros do quadro de pessoal e amni- sdosnes Além disco, dezenas de milhares de cliontes e partejpantes de workshops ajudatama valiar eafinaresses modelos, Agradego panticularmence aos estate — portincia deste materi jores de recursos humnanos que, logo de in em termes de mucdar a cultura de suus corporagies, € «que me deram a oportunidade de farer isso, Gostata de citar Michael Winston, Susn Valaskovic, Patricia Carlyle, Manny Berger, Carola Endicost, Klara Setucinski e Elfio:t Kellman, O apoio moral ¢ administrative que rood Shar Kanan e Andra Carrsso, ao longo de maitos anos, fo inestinvel liveo jamais pode cnengias © penpectivas dnicas de Tom: Hagin, John e Laura McBride, Steve Lewers, Doe Coover, Greg hes, Steve Shull e Marian Bateman. E ter acontecide da forma que acontecen sem as grande parte do crédito deve-se minha e maravilhos «Goldstein, que foi ama ppaciente) insteutora ua atte ¢ habilidade de escrever livres. Finalmente, meus mais profundos: sdecimentos vio para meu instr (or espiituil,J-R, porter sido um guia tio respeitoso e que sempre me lem de minhas prioridades; 3 minha incrivel esposa, Kathryn, porsua con- fianga, amor, trabalho Srdvo e beleza que trouxe 4 minha vida SEJA BEM-VINDO fevarie a terms oneria, Scar mais relaxado e raliaat muito mal fnndo a unna mina de ouro de insights em selagio 3s estratépias que ‘mito menos esforga, Se voce & como eu, gosta de fixer as coisas fazb-as dix reito —¢ no entanto também quer siborear a vida de maneinas gue parec ‘eda ver mais dificeis de conseguir, ou mestno totalmente impossivels, por a ha demais. E pos de forma eficaz¢, a0 mesmo tempo, tirar grande prazer do sou dia-a-dia no erabalho. fucer al Acho que eficiéncia € unia coisa bos. Tal- sire Arte de descansar 9 monte © poder do cesvazis fade todos 0s culdados ou preoeupardes 6 provavelmente um dos segredos de nossos randes homens = CAPITAO J. A, HATFIELD vez 0 que vacé fz seja importante, inte ‘0 itil; on talver nfo, mas tem de ser feito de qualquer forina, No primecizo caso, voc’ quer ter 6 tniximo retomo possivel de seu invest mento de te po ¢ cnet. No segundo, wood {quer ir ena frente e fzer outras coisas 0 mais rh pido que puder, sem qualquer arestz chats Mas, sja Ii © que for que v rend, prov staria de estar mais relasad e condlante em gue catia qe ess fazend magne m uma cerveja com a equipe depois do erabalho,olbar seu fi Tho dormindo no bergo 4 meia-noite, ponder 0 e-mail que est sua frente ‘ou conversa informal site coma wat cliente em potencial aps a rev lo vaquela hora Ensinat a voc® como ser eficiente e relaxado 20 méximo, sempre que precisar ou quiser, ft mica primeito objetivo a0 escrever este Tito. Comovocd talver ena fio, u basque dan ato romp ase posse par ss pezgnnts Sobre © que ier, quand ite como ize. E, aps inte eenosanos desenvolvendoeaplicando novos nétedos para prodti- ‘inde pesoal eosganzacional 20 longo de anos de explora rignost da {rend ntodesenvelviento, posatesarqne nfo exit ut solo Gea trie ura vee por todas. Nenu sotvare,semind, So laneador pessoal on declaragz0 de misso peseal vi smpheae on da de nabalbo ou fzer Stusexelhespor voce, enquanto voe aves ou di, asemainaes vas E toa eso na hors em que voce aprende como melhorarsuaprodutvidade © tomnadade deises eum dterinado nfl, ve8 prosseguerumo a6 pr6- imo conjanto de nova responsbiades aceite © met eiaas ~ cos novos desis evi até onde quer chegae ds forma que vocé que. ‘Masse no existe uma forma nica de aperfigoar a organitasio pes- soal ea produtivdade, exston coiss qe voce pode finer para feliar © proceso. Amedida que i amadurecende penoaimente, aro ao, fen Eontrando coisa mais profindas, mais sgnicativsezelevante para real- ples que todesnéspodeinosaprenders sare que v0 elhorarmuitisino rons sapacicade ded deforma proves © commeitics com ds do mundo sll © que sesegue ¢ uma compilagio de mais de vinte anos de descobertas sobge produsividade pessoal - um guia para maximizar a produgoe minimi- dar os insumos, ¢ pars conseguir iso num mundo em que o trabalho anda cada vee mais volumoso e amiguo, Passei milhares de hovastrinando pesso= as""nas trincheiras" em suas mesas, judando-as process ¢ organizar todoo seu trabalho 3 msfo, Os mécodos que desvendei provaram ser altemente efici- centes em todos os tipos de onganizagiies, em todos os niveis de trabalho, em igoalquer culture —e até mesmo ern casa ena escola. ApSs vinte anos assesso~ ride € tzeinando alguns dos profisionais mais sofisticados e produtives do mundo. sei que o munda anda faminto por esses métodas, ‘Os execntivos no topo trabalham pars instilara “execugio sumSria” em simesmos ¢ em seu pessosl, como um padrlo bisico, Fles sabem, ¢ cu tam bbém sci, que atrs de portas fechadss, depois do tmbalho, sempre sobram cele- fonemas sem retomo, tarfis a sorem delegadas, questdes mio processadas de reuides ¢ converss, responsabilidades pessoas no administradase hizis de c-aails sem solugZo. Muitos desies homens de negécios sGo bem-sucedides, porgue as crises que eles solucionam e as oportunidades que aproveitam si inaiones do que os prablemas que eles permitem acontecer e gue eriam ent seus escritdrios ¢ pastas, No entanto, dado o ritmo dos negécios ¢ da vida atual, es equagio vem sendo questionads. Pot outio lado, necestamos de ferramentas comprovadamente efica- zes, que poseam ajudars6 pessoas a concenerar suas enerpis estratéica e (at camente, sem debsar coisa alguma passa pels frestas. Por outro, precisamos criar ambbientes de trabalho e téenieas que protejam as pessoas mais ocupadss de sacumbitem, devide ao stress. Precisamos de padrées positives de esol de ‘vabalho que atraiam ¢ mantenham: os melhores ¢ os mais brilhantes, Sabemos que esse tipo de informagio ¢ extremamente necessitio nas o7- ganizagSes, E Sindamental também nas escolas, onde nossos filhos ainda no cestio sendo ensinados a processar as informagGes, ase concentrar nos resulta dos, nem que attudes tomar para fazé-los acontecer. E, para todos 16s indivi lualmente, elas também so necessrias, para que possamios aproveitar todas as oportunidades que tivermos para agregar valot a0 nosso mundo de modo sustentivel ¢ auto-alimentador. © poder, a simplicidade e a eficicia das coisas das quis flo nest livo sio melhor vividos como experiéneias, em tempo real, com situagSes reais em sou aaundo real, © livzo precisa, necessariamente, colocar a esséncia dessa di nimica rte de administra fuxo de tabalho ura formato linear. Tentet or ¢ganiri-lo de uma forma que Thes dé tanto a visio inspiradora do quado mais Amplo ¢ também um gostinko de resultados imediatos, 4 medida que voce percorre 0 camino. (Olivsa 6 dividido em ts partes, A Parte I descreve todo 0 jogo e apte~ sents uma breve visio geral da sistema; além disso, explica por que ele &inico ce bem dimensionado no tempo. Em seguida, apresenta as metodologias bisi~ cas em si, em sua forma mais eernentar e condensada. A Parte mostra como implement o sistema. E 0 seu treinamento pessoal, passo a passo, na aplica~ ‘Gio detafhada dos modelos, A Parte 3 vai ainda mais fundo, desctevendo os resultados mais sutis e profiundes que Vooé deve esperar quand incorporat 35 rmetodologias e modelos a0 seu trabalho © 2 sta vida Quero que voc? mergulle nele. Quero gue teste tudo o que contém—e até 0 desfie. Quezo que desebra porsi mesmo que aquila gue estou prom tendo no & apenas possivel, mas que esti acessvel instantaneamente para voce, pesoalmente, E quero que saa que mo o que proponho & fal de fa- 201, Nio envolve habilidade alguma, Vocé ji abe como se concentrar, como sscrever as coisas, como decidir sobre resulindas ages, como reveropbese fazer excolhias, Voc’ vai comprovar que muitas das coisas que vem fizendo 0 tempo todo, de forza instinsiva e intuitiva, esti ceca, Vou Theo ners de elevar essa técnicas bis s a novos patamares de eficicia. Quero inspiri-lo a colocar tudo isso num novo canjunto de comportamentos que val deixi-lo muito ssionado, Ao longo da liveo, Bigare to e avs seriniios ncias a0 meu trabalho de acompanhat -ministei sobre este tema. Verto trabalhando como ‘consultor gerencial” hé vinte anos, sozinho ou em pequenas parceris, Mew sabalho consists, basicamente, ems ch treinamento particular enn produtivi- odes agui apresentados, Eu (¢ meus colegas)jé acompankaamos mais de mil individuos, teeinamos cente- nas de milhares de profi pablicos. Esta recidos jo ¢ em condurir seminarios baseados n0s n ramos vérias centenas de seminsrios raise apre tbagagem da gual vénm minha experiéncia c os exemplos of A promessa que fago aqui foi muito bem descsita po cscreven o segutinte: “Quando pasei a aplicar de forma habitual os principios deste programa, isso salon minha vida... quando pasei a aplicé-los com f& urd in has demandas uryentese crises de qualquer dis de trabaic) ewan ant ate men, que fda, Trata-e de uma vacina contra apagarincéndios diasamente {que muitas pessoas eviam para si meses. SUMARIO PARTE 1 A arte de tocar ¢ concluir 0 trabalho ado {iLO 1 Uma nove pritica para uma nova tea CHPILD 2 Come ter coutzole sobre a sua vida: ot cinco estigios para administrar 0 fuxo de tea TUFTS 9 Come fazer os projetos andarem de fornsa erat 1s ince fases do planejamento de projetos PARTE 2 Como praticar a produtividade sem stress CAPETALE 4 Hlora de comecar: como estabelecer o tempo, 0 espace e a ferramentas (5. Coletar: a hora de juntar ax “tealhas LAPIS # Procemar: come ovine « entrada” Onganizar: come definir 0s compurtimentos crs cath Revisat: como manter sen sistema funcfonat UAPITULD 9 Execatar: como escother as melhores ages CAMTELO IU Ter 0s projetes sob controle “6 o st 107 140 aus 163 PARTE 3 © poder dos principios-chave CHPITELO LL O pod bito da coleta 0 2 © poder da decisto sobre a préxima ago UHPILBL0 13 © poder do foro mos resultados Conclaséo indice 175 184 199 201 7 ABR A ARTE DE TOCAR E CONCLUIR 0 TRABALHO ge Se emerges, 86:97 trap deiglemeraig 6-70 ‘Chirac pop, 8081 fam i dead en, rote 97 Yin Deer Ma 20 ARTE DE FAZER ACONTECER ‘Wien, Desmond 179 ‘Wool Lei 178 0%" 8 fe Cadastre-se e receba informagées | | sobre nossos langamentos, | novidades e promogées. Para obter informagSes sobre langamentor ¢ novidades ier, dentro dos assuntos do seu da Campus/Els interesse, basta cadastrar-se no nosso site. E rapido e facil ‘Além do catélogo completo on-line, nosso site possui avangado sistema de buscas para consultas, por autor, cftulo ou assunto, Voce vai rer acesso &s mais importantes publicasBes sobre Profissional Negécios, Profissional Tecnologia, Universitérios, Educagio/Referencia ¢ Desenvolvimento Pessoal, para suas compras. | Tudo a0 seu aleance, 24 horas por dia \ Clique www.campus.com.br e fique sempre bem informado. / | | Noss ste coma com médulo de seguranga deta geragio | | www.campus.com.br F rapido e facil. Cadastre-se agora. UMA NOVA PRATICA PARA UMA NOVA REALIDADE E possiveluma pessoa ter um némezo impresionante de coisas para fatere ainda asim atuar de forma produtiva, com o pensamento claro e wna sensa so positiva de sereao controle, & um jeito excelente de vivere trabalhar, com elevados niveis de progutividade © eficigncia — que esti se tornando, também, wn estilo operacional decisivo, exigido dos profissionais bem= sucedidas e de elevado descmpenho, Voc? ji sabe como fazer tudo 0 que & io para atingir es levado deserpenho, amaioria das pessoas, poré . precisa aplicar estas técrieas ganizada no tempo, completa ¢ dstemética, para que posta pairaracima das m vee de 2 sentir entervado nelas, que descrevo este Bvvo sejam intensem senso cominm, a maior parte das pessoas tera cet Tho" gue precisam ser modiicados, ante coisas, bora o método eas récmicas nte priticas e fundsmentsdos no bie bsitos bisicos de poder implemenzar este ma. As pequenas mudangas ~ na forma como vocé organiza ¢ carna claro tudo o que exige sua atengiio ~ podem representar una tranaformagio signi= icativa na forma de abordr alguns aspectos-chave de sew trabalho difrio, Muicos de meus cliontesse referer a isto coma una signifleativa smudanga Je paradigm. * Conidrootorna “tsblho", mse sntido muon como sou prei que se dient da fanzs gue saloon, Mists pow oem ma Sign tne "caalho” "eds peo”, mae war do ie mith, sees o jet oa aealiae e fens, ees de ser apes a ede! 4 | ARTE DE FAZER ACONTECER Tedos os métodos que apresento aqui do baseados em dois objeivas-chaves (1) colocar = dav as cosas que precsam ser feitas— agora, mais organizaga, preparagbo ene sade, agum di, grandes, pequenas ou mais ou Oavio Kexion menos dento de um stems lbgicoe conve, cestemo § ma cabega ¢ fora de sa mente; © (2) dlscipinar voo® para que tome decisdes de vanguarda em reacio a todos 0: “insumos” que deixa entrar om sua vids, pare que vood seep ten am plano paraas“agbesseguintes” que poss implementar ou renegoviat a qualquer mo~ A ansiedade & provacada pola falta de controle, © PROBLEMA: NOVAS DEMANDAS, RECURSOS INSUFICIENTES Quase todo mundo que enconsta haje em dia acha que tem coisas demsis poraaciministrar eque o tempo ¢ insuficience para dar conta de tudo, Ui pa- ridoso emerge neste milénio: as pessoas melhoraram sua qualidade de vida, mas ao mesmo tempo vém aumemtando seus niveis de stress, a0 assumirer sais refs do que os recursos de que dispSem thes pernnitem executar. E como se os olhos fossem maiores do que a boca. Fa maioria dessas pessoas sti, até certo pont, frusraca e perplexa—e nto sabe o que Bizer para melho- sara sinagio, 0 trabalho nao tem mais frontelras definidas (Um fitor importante no acémulo do nivel de steess € que a natuceza real de ross fides mmdou muito mais radical e rapidameente do que qualquer rei- snaniento que tenhams recebido, e do que 2 nossa capacidade de lidar com @ proprio trabalho. Sé na segunds metade do sfculo XX, aguilo que exa consi- derado “tiabalho” no mundo incustrializado foi ransformado de atividades dlink de montageme “figa ¢ passe adiante” pats aguilo que Peter Desicker Ho adequadamente chamon de “atividades do conhevimento” “Antigamente o tahalho ora, om si, mito ébvia, Os campos tinham de serarados, as miquinas aparethades, as caixas embaladas, as vaces ordenhadas, ‘os miecanismos acionados, Era fil reconhecer 0 orabalho a ser feito, pois ele esa visive. F ficava bem claro quando esse trabalho estava conchuida ou nko. Hoje‘em di, pars muitos de nés, no hi Bites a maioria dos projetos, Grande parte das pessoas que conhogo esti tentando realizar pelo menos cin- UMA NOVA PRATICA PARA UMA NOVA REAL|DADE 5 ‘co ou ses coisas ao mesmo tempo, ¢tuda agora, B, ainda que tivessem o resto de suas vidss para tentar, no teriam condigdes de conclui-las 3 perleigdo. Provavelmente voct enfenta omesmo dilema, [A alts de limites definidos pode gerar mais Tento viver um dla de cada ‘eabalho pars toda mundo, Grande parte das re- vee, mas 9 vezes viros sultados organizacionais, atualmente, exige co- alas me atacam do uma mmunicagio, cooperacio © comprometimento $0 Vez. centre a wicks divisdes, Noss silos individusis ~ ASHLEY BRILLIANT nos escritrios estio rinda, e com eles o lux de nio ter de ler os e-mails do deparamento de marketing, ou de recursos Ihomanos, ou de algum comité ad fac, que trata de derweminad assunto, Nosso trabalho muda o tempo todo ‘Os limites cada ver. mais diluidos de nossas projetos, ¢ 0 n0s0 trabalho, de ‘modo geral, ji seriam sulicientemente desafiadores para qualquer urn, Agora, pporém, é preciso acrescentara exta equaglo a natuneza mastante Ge nosas fan (es. Em meus seminitios, costumo perguntar com fregiiéncia o seguinte: ‘Quais de voeds fizem apenss aquilo para a qual foram conteacados?” Dic ‘mente alguem levanta a mio, Independentemente de quio amorfo ou sem Gonteieas 0 trabalho poss ser, se voc’ tivesse a oportunidade de exercer ums atividade muito bem especiticada durante um periodo suficiente de tempo, provavelmente conseguisia descobrir @ que precisaria fazer —em que quanti- dade © em que nivel - para permanecer saudivel. Poucos, porém, ainda po- lem dispor deste nso, ¢ por dias razics 1, Asonganizardes com que estames envolvides parecem extarconstan= temente no modo "metamorfose” ~ com metas, produtos, scios, clientes, mercadar, teenalogias e donas que nmadatn o tempo todo, E tudo isso, por necessidade, sacode suas estruturas, fazmas, paplis © sesponsibiidades. (O profisional mediano, hoje em dia, é maisdo que munca um agente livre, que muda de carreira com a meszia freqiiéncia com que seus pals costumavam mudar de emprego. Até os quarentdes e cingiien- tes se aferram a padres de crescimento continuo. Seus objetivos, anvalmente,eseio bem mais integrados is novas tendéncias, inseridos no pacote de “desenvolvimento profisional, administrative e exe ‘ | ARTE OF FAZER ACONTECER cativo" ~o gue significa, simplesmente, que cles nfo estardo fizendo, 6 que fzem hoje durante muito tempo. Poucas coisas, hoje em dia, parecem claras por muito tempo, ena termos 0 que o nese trabalho representa, e de que tipo ou quantidade de snsumos podem ser relevantes para que possamos executi-lo bem. Estatnos permit do a entrada de grandes quantidides de infarmacio e camunicasio, vindas do ‘mundo exterior~e gerando um volume igualmente grande de idéins¢ acor- los conosco mesmo ¢ com os outros, originados om n0ss0 mundo interior, E ‘fo estamos bem equipatos para lidar com esse imenso niimnero de compro smetimentos internos e extomos Os velhos modelos e habitos sao insuficientes Nem a nosss educagZo-padsio, nom os tradicionais modelos de administra ‘fo do tempo, nem o excesso de feramentas de organiza¢io disponiveis~ exis como notebooks, planejadores pessoais, Microsoft Outlook, out asistentes pessoas digitas Palm — nos oferecem meios vidveis de atendler &s novas de~ mands depostadas sobre nds. Se voce js tentou usar qualquer um desses pro ‘esos ot ferramentas, provavelmente ja vin que eles io ineapazes de conei- liar a velocidade, 2 complexidade e 2 mudanea Quanto mais eu coro, é mas fico para tras, Constante ds facares pricritiriosinerentes qui = ANoMIMO lo que voc’ fiz. A capacidade do ser betm-su- cedido, de estar elaxado no controle durante ‘esses tempos rte, porém turbulentos, demanda novas formas de pensar e de trabalhar, Existe usa grande necessidade de novos métodos, tecnologias © hibites de trabalho que nos ajudam a aleanear o topo de nosso mundo, Asabordagens tradicionais deadministra pessoal foranatiteis em sua época, Represent fo do tempo e de organi wn pontos de referéncia dteis [pars unas forgs de trabalho que acibva de emergirde uma modalidade indus Ural, de linha ce montagem, para um novo tipe de srabalho, que inclufa eseo- Ihas quanto a0 que fizer¢ decisdes responsiveis quanta ao momento de ize. Quando 0 préprio “tempo” se vornow um fitor de trabalho, os calendar pessoais se comaram una ferramenti-chave no trabilho (enesio em tempos tic recentes quanto a década de 1980, muitos profissionais acreditavarn que (or ama agenda de bolo era a esséncia de ser orgsnizado —e muita pessoas, ainda hoje, véem o calendirio como a ferramenta central para estar no con= UMA NOVA PRATICA PARA UMA NOVA RERLIDADE. 1 trole dosacontecimentos) Junto com o tempo arbitrvi, veto tambémna ne- cessidade de fzer boas escolhas em relagio a0 que faze. Os ebdigos de prior dlade"“ABC” asst diras de “coisas a fizer"passuran a set téenias-chave «que as pesoas desenvolveram para sjadécas a daralgoma sentido sua escalba «ale as ops5es disponiveis. Se a pessoa tia liberdade pura devi 0 que f- ze, tinha também a responsbibdade de faxes boas escola, dadse is suns prinidades © que voeé provavelmentejédescobri, pelo menos ns algun nivel é que tm calendirio, ainda que importante, s6 pode realmente administer com ef éancia uma peqaena porgio dagoile que vac’ precisa organiza. © “panorama geral” versus os detalhes praticos No outro extremo do espectro, unis quantidade enorme de livros, modelos, seminirios e gurus de nepécios vim defendendo a "visio maisampla’ como soluso ideal para lidar com 0 nosso complexo mundo. Ter clareza sobre as principais meta e valores, segundo essa teoria, dé ondem, sentido e divegio 30 ‘nosso crabalio. Na pritica, porém, abem-intencioaada eoria do exercicio de valores quase sempre nio atinge os rescltados desejados. Ji vi muitos desses csforgos flaesssarem, por uma on mis das tazdes exposts 2 segue 1. Muitas coisas desviam nosa atengio de nossos compromises, no. dada ea cada hora, enos impedem de nos concentrar adequada~ mente nos niveis mais elevados, 2. Sistemas pestoais de orpanizagio ineficszss exiams uma imensa resis- ‘éncia subconsciente a asuimir projeros ¢ metas ainda maiores, que provavelmente nfo serZo bem gerenciados—e gue, por sua ve2, pro vocario zinda mais desvias de atencSo e stess, 3, Quando os niveis rms elevatios fcam realmente clatos, iso eleva tambéns nemor padsses, o.que nos fiz perceber que muito mais sas precisam ser medadas, Mas é estamos tendo uma seria reagio ne~ gitiva ao impressionante niimero de tarefas que temos de realigat, E ‘que foi que ctiow a maior parte do trabalho que esté nas ists, em primeiro lugar? Os nossos préprios valores Concenttar-se nos resultados e valores primérios é fandamentsl. Mas isso nio significa que hi menos coisas fizes, ou menares desafies para con * [A ARTE DE FAZER ACONTECER ‘Guir o trabalho, Ao contritio: sé eleva o valor da aposta no jogo, que mesmo assim procisa ser jogado a cada dia, Para um executive de recursos humanos, por exemplo, tomar a decisio de lidar com as questdes de qualidade de vida tno trabalho, de modo a ataixe conservar talen- ‘Avia & negada peta falta tos-chave, ro torna as coisas mas simples. de tengo, caja no ato de Exc faltando uma peca nessa nossa nova timpar uma Janola ou de ——_celtura daatividade do conhecimento: umsiste- feserever uma abraprima. ma que possua ust conjunto eoerente de com- = NADIA BOULANGER portamentos e ferramentas que efetivamente fincione, no nivel em que o trabalho realmente acontece, Deve incompotat os resultados da flosofia da visio ampla, asim como o meno: dos detilhes em aberto, Deve administear méltiplos Deve manter controle sobre centenas de novos insumos que chegsm todos os dias, Precisa economizar muito mais empo e esforgo do que onnecessirio para se manter. F precisa tornar nts fic a execvedo das tarefis A PROMESEA: © “ESTADO DE PRONTIDAO” DO MESTRE EM ARTES MARCIAIS Reflta, por um momento, sobre como seria, realmente, sesma situacio de ge- renciamento pessoal estivesse totalmente sob controle, em todos 0: niveis € ‘em todos os momentos. Como seria se vord pudesse dedicar 100% de sua atengio a qualquer assunto que cstivesse & mo, por sua propria escolha, sem precisar desviae a atengi0? Isto é posivel. Evise uma forma de tras rédeas de tudo, de fcar relay dlo ¢ realizar tatefas imporantes com um miaima de esforgo, a0 Jonge de todo o espectro de sua vida e de sex trabalho, Voc’ pode vivencias © que 08 imestres emartes marciais chamam de “uma mente clara como gua”, ¢ que 08 wands atletas chamam de “a 20a", no Smbito do mundo complexo em que ‘voce vive, Naverdade, voc’ provavelmente ficou nese estado algoma vez, ‘Trata-se de uma condigdo de trabalhar, zor ¢ ser na qual a mente est lara eas cols construtivas acontecem, Um estado acessve! a qualquer pes soa, © gue € cada ver mais necessitio pata lidarmos de forma efetiva com a complexidade da vida no sGeulo XIE, cada vez mais, e553 0 exigida dos profisionais de elevado desempenho que desejees manter 0 equiftbrio ¢ um: resultado coasistentemente postive em seu trabalho, O xe sume condi- LUMA NOVA PRATICA PARA UMA NOVA REALIOADE ° rmador de nivel internacional Craig Lambest desereven esse sentimento em seu livro Mind Over Water, editado pela Houghton Mittin, em 1998: ‘Os remotes tm wm nome para esse estado sem nenkuan aio: Balan... Re= ord a puraalegyia de brvcar ns alone, wo qual de casa: um si suave de movi mento, .equilibrio que vem do priprio balangar. Obalanse nos eve; gente mio fot ala. Empumanos com as pemas para aumentaro aco, nas a grasidade faz a maior ste do trabalho, Na verdade, wo estos eeatamentebalangando, mas sim sudo alongs. O barn balan voc, O emo quer se mover mats nip: 2 velotdade ca ta eve suas inhasenaturesa, Tudo que temos de fazer é trabellar com orm, parar le trate conn nossa aga ta para andar mats rip. Qesfonoexesiv sabota elidads do bot. Q esos transforma em luta~ pra lua desfax 0 vabatho _Pto. Os alinists soci nan para ser arstcratas, mas cus efor faze cf tar gue eles noo so, Os avstocates wo lam; eles 8 chegaran Id. Balangar€ xm sstado de cieger Igualzinho a “mente clara como égua” No cate, existe uma imagem que é wads para definir posicio de disponi- bilidade perfeita: “mente clara como gga”. Imagine 0 aco dejogur urna pedra num lage parado, Como & que a égua responcie? A resposta € totalmente nso v om pean J ~ Quaiéa Pr (Pans oe) She L fears, ) + Valevrmeros Speman — ( = HA) OVO TER CONTROLE SOBRE A SUA VIDA 2 © que é Isto? Niose rata de ums de coleta veyguncs bobs. Jf falamos de “tralha”. Efalamos de eaixas Mas ainda mio discutimos que eralha 6, ¢ 0 que fazer em religio a plo, muitos dos itens gue tendem a escapar, eta nossos sistemas Pesouis de orgunizaglo, lo formmlirios amorfos. Seré que realm. ‘0s fazer alguma coisa om relagio e decisio 6 emveia precisa Besta éarseio pols qual s pronimna E passivel de agao? Exiners a 2s Yesposts posives para ito: SIM ¢ NAO. Nenhuma oo necssris—Seatesposta for NAO, hi posibilidades: 1. 6 lixo, no & mais necessirio, 2 Nenhuma ac -cesitia agora, mnas pode ser preciso fizer algo ‘mais tarde (incuba) item representa informagio pote Jalmente il que pode set tarde, pata alguna coi Essas ts categorias podem ser administr das por si mesmas; vamos ver iso num préximo capitulo. Por enguanto, basta dizer que voc? precisa de lume lata de lixo e uina tecla paca o lixo, wen arquivo “ée referéncia *ipida” ou calendério para 0 mates Jue este incubando e um bom sistema de arquivamento para as informagiies de referéncia, Passive 4% Ese €0 grupo de rns da esposta SIM, ttha ems relagio Qual slguina cast presin ser feta, Os exemplos pias vara e-msilsolctando sos parieip asanotagdes (que estio na caina de no projeto corporative em tale cal data até rida) que vocé fer durante areuniio. reciso determinar duas caisa cm rclagie a cada item passivel de egos 1. Q 2 i 0 “projeto” ou resultado com o qual vocé se comprometeu ial €a préxima agio necessitia? St E sobre um prjeto... Woc® precisa insesie aquele resultado numa lista de “projeros” Tembraré de que vocé tem um veio aber to. Uma revisio semanal da lista (ver 2 pigina 23) vai recupetar ese item ‘como algo gue ainda ¢ importante ~e que se manter’ vivo e fresco em: seu sis- tema de administragio até que seja campletado ou eliminado. 30 A ARTE DE FAZER ACONTECER Qual &a prsiona apie? Essa & a pesgunta No & necessérlo mute OF racial em relagdo a todo e qualquer item para fazer as cosas, mas 6 sie vacd tenla caletado: se vot a respon prectsoume enorme frga jock ares ove ety 6 ye tacor der de forma apropriada, te detectado © CLBERT HUBBARD item essencial a ser organizado. A "pebxi ima ago” é a préxima atividade fisica e vist vel que € preciso empreender para fazer cou que ¢ atual Jidade avance em direcio 4 conchusio, F Jngue on adie Uma ver decidids a présima ago, vocé ter oF 1. Fags, Se a agio demandar menos de dois minutos, deve ser feta no somento em que for definida 2, Delage. Se aagioe gante-se: e0 sou a pessoa certa para fazer isto? Se a resposta for no, ais de dois minutes, pe ea & pes soa/entidade apropriads, ‘Aae, Se 2 ago exigit mais de dois minutos e voeé for a pessoa certa pare fied pal o.teri de adiarsua staagio no caso para mais tarde, e acom la por meio de uma ou mais lista de “Pri jimas Aces ORGANIZAR © anel extemo do diagrama do fluxo de tabalh slstntas de lembretes © mat categorias jais que resultario do processamento que voce ie toda a sua “tralha”, Juntos, cles formam tem sistema completo para or no | Tama "ake 2 ‘A aRre Se FAZER ACONTECER tipo de conjunto revisivel de lembretes — lists fetas em fotha de eaderno ou tem algun programa de computador, ow até em pastas de arquivo com folhas de papel individuais para cada item. Projetos Defina nin prise como qualquer resultado desejado que exija mais de sm ‘piso, em termos de agio. Iso significa que algumas atividades relativamente ‘pequenas, que voc® normalmente ni clasificaria como “projetos", vio pas= sar figurar em sua lista de "Projetos", © raciocinio por tris de minha defini- 0 6 qu, se tum nico paso nfo for suiciente para concluir deterninada coi <3 algum tipo de marco precisa scr instituido para lembrar voct de que existe ainda alguma coisa a see feta. Se voc® nfo tem um marcador para lembei-to disso, o item vai vazar de novo para amemria RAM, Outra forma de veriss0 & como wma lista de veios abertos Uma usta parcial de “Projetos” Consaguit um nave memo para Saft Ferias de agosto ‘Seminatio do stat num note Publicar iro nar 08 ungraces do computadce Atualizar 0 testemento Foaliza 0 orgamento Faliza @ nove linha de produtos ‘Semtrse eonforavel com o nove sofware de acminstecio de contatos Corsegu un publica CConcir plant co novo portar Prjote da veo sobre a olatventue de Pesquisa & Devenvalvimento Produ © novo CO de isinament Estabelecer 2 agenda do seminar do préxime ano Orquestrar urna spresertaée sofisticade de uma nora ‘squite profiséna'a no aoagso a9 sistem de vdeoconforéncia Falla os acerdos do ornprego Instolar 08 roves azes co quital Fnalenr s poltieas e prosedimentos do staff ‘Comprar uma nova cuca para a sala de estar (Os projetos no precisam serlistados em qualquer ondem espectiia, soja por tamanho ot prioridade. S6 precisam estar numa lista principl, de modo COMO TER CONTROLE SOBRE A SUA VIDA a que vocé possarevisi-los com regularidade suficiente para garantira definigo das proitsas ages neoessirias para cada um deles Na verdace, voc® ni faz um projeto; 6 exccuta as agdes/etapys relax sionadar a ele. Quando um nimero suticiente de agées/etapas jé tiverem. sido executadas, ceri sido criada algama situayio que deve redletit, coma taior aproximagdo possivel, a sua expectativa inicial do resultado: se iso. acontecer, vocé poderi considerar 0 projeta “concluido”. A Tista dos pro- Jetos € a compilagdo das linbas de chepada que colocamos & nossa frente, para manter nossas préximas ages em andamento, de forma apropriada, em todas as frentes MATERIAL DE SUPORTE AO PROJETO ‘Voce vai acumularinformagoes relevantes para muitos de seus prajetas, ¢ vai querer organiaé-las por tema, tépico ou nome do projeto. Sus lista de "Proje= tos” vai ser meramente um indice, Todos os detalhes, planoseinformagies de apoio que possa precisar, i medida que trabalha ean seus virios projetos, de- vvern estar contides om pastas de arquivos wpatndas, anquivos ce computor, cademos ou clasificadores Material de apoio e arguivos de nferénia Ads ter oxganizaco sew material de apoio 30s projetos por tema ou tépico, provavelmente vai descobrir que & ‘guase idéntico ao seu material de referincia ~ ¢ que poderia ser armazenado zno mesmo sistetaa de arquivos de referéncia (um arguiva chamado “Casa mento” poderia ser armazenado nos arquivos de referéneia geral, por exem- plo). A Sinica difezenga é que, no caso dos projetos arivas, pode ser necessirio, rever o material de apoio numa base mais consistente, pata garantit que todas, 08 passos/agdes necessiios sejam idennificados Em geval, zecomendo ques pessoas armnazenem seus materisis de apoio fora de seu raio de visio. Se vocé tem nm sistema de arquivos de referéncia que funciona bein ¢ esti muito 4 milo, pode achar que esa é forina mais sim ples de organizi-los. Vat haver momentos, potém, em que seri mais conven’ pte Cer os materias mais afistados, mas dentro do raio de visio e éisponiveis, particularmente se voré estiver trabalhando num projeto importante e preci se consultar o material de referéncia virias veres, a0 longo do dia, Pastas em soportes on em bandejas empilhiveis, de Ficil alcance, podem ser priicasppata csse ipo de papelada “pendente”” 4 ARTE DE FAZER ACONTECER As categorias das préximas ages Como © Diagrama do Fluxo de Trabalho deisa bean claro, a decisio sobre a proxims agio é fandamental, Essa agio precisa ser, sem exceco, o préximo compartamento fisico e visivel, para cada veio abezto, ‘Qualquer acto que vocé execute em menos de dois minutos, e todas a ox- ‘rasagdes que j foram concliidas, no preciam, obviamente ser acompanhadas, [Hl exio Gitas: © que mulnonteprocina ser acompanhado do soda as ages que ‘den de acontecer numa deternvinads hora ou num dia espectfico fevas voce co- foca no calendisio|: aguas que precisun ser feita assim. que for possivel (esas ‘voce acrescenta sua lca de “PrOxiznas agBes"); € todas aquelas que wood espera ‘ue ovntras posts executem (esas voo8 coloca numa lista de “Esper, Calendario (Os lembretes sobre ages que vor’ precis: executar se enquadram em dass categorias 0s lembretes sobre coisas que precisam acontecer mum dia ou hora cspeciticos, eos lembreves sobze coisas que simplesmente precisam ser con cluidas logo que possivel. Sea calendésio dé conra dos lembretes da primeira categorise ‘Trés coisa vio para 0 calenditio: # Acbes com tesnpo dererminad. © Agdes cons data determinada, © IndormagSes com data determinada Agies cov termpo deterinado Tsata-se de umn nonte sofisticado para compro~ imissos, Fim geral, a préxima aco a ser realizada, dentro de um projeto,& par~ ticipar de una rewaiio que foi marcada para discutit o assanto. Acompanhar isto via calendivio & sufciente, Ages wom dats determina Sio.coinas que vock precisa fazer em aigum monic fo, num decerminaco dis, mas nfo necessariamente numa hora epedfiea. E Gti terum cilendivio no qual voré poss inserir tanto agGes com hora marcada como agies s6 de data marcada, sem horirio. Informases com fata detenvsinada © ealendinio & também o lugar certo pata monitoraras coisas que voc® quer saberem detertiinadas dias ~ no necessa- Famente ages a serem executadas, © sim syfomeaydes que podem ser ieeis ‘COMO TER CONTROLE SOBRE A SUA VIDA 3s numa dewerminada data, Essa eategoria pode incluir enderegos de compro= missos,aividades nas quais outzas pessoas (Fimilia ou staf) estario envolvides ow eventos de interese, E Gil, sambém, colocar aqui informagSes de referén- cia tapida de curto pruzo, tas como um lenabrete par ligar para uma pessoa yds @ dia em que ela retornar das fins (Chega de sas divas de “coisas afazer” S6-essastxés coisas vit para o calend~ ‘Ho, e mada mais! Sei que isa soa como uma heresia para o método tradicional em administragio do tempo ~ que vem ensinando, quase universalmente, ‘que a “sta didsia de coisas a fizer" 6 absolutamente fimdamencal. Mas essas listas nlo Funcionam, por duas tazics, Primeite porque o§ constantes insumos novos ¢ a5 gue madam a todo momento reconfigaran o tsabalho di consiseente eue & virtualnente impossivel amuarrar os ites a fazer com antecedéncia, Ter Benaitos selam os flexivels, tum plano de trabalho como ponto de referéncia pols eles nse serdo E-seinpte iil, mas cle tem de ser pasivel de ser efortados ate peraerem renegociadoaqualguer momento, Tentarman~ forma. ter uma lista ecsits no calendisio, gue precisa ~ DR: MICHAEL MCGRIFFY widades titicus fo de forma 2 ser reescrita no outro dia se os itens no Forem feitos, € desmoralizante ~ ¢ também perda de tempo. As listas de “Proximas ‘Agbes" que defenco vio conter tacos os embretes sobre aquelas ages, até os mals sensiveis a0 tempo. Eles nfo precisario ser reescitos todo dia ‘Segundo, se wma ista dria de coisas fier cont malgsm item que nfo fem de ser iro absolutamente naquele dia, a énfase nas eossus gue realmente ti de sor Fitas cana diluida, Agie assim é utiliza 0 sistema inadeguadamen- te. Em minha visio, o calendirio dove ser coritévio sagrado. Se vocd escreve alguna coisa i, € porque precisa ser feta naquele cia ou nunca mais. $6 se dove reescrever alguma coisa se houver alteragio de compromises, A(s) lista(s) de proximas agdes Entio, para onde vio todos os seus lennbretes sobre ages “Prsximas Ages” que, junto com o calenditio,est20 zagio diitia da administragio ds acio. raza as Estas de maga da organi Qualquer ago identiBicads que demande mais de dois minutes € nfo soja delogivel precisa ser monitorada ex algum lugar. a [AARTE DE FAZER ACOMTECER Se voct tiver apenas 20 ov 30 lemabretes desse tipo, talvez se conveni- ete manter todos cles numa lista chamada “Proximas Aces”, que vocd wai ever sempre que tiver um tempo livre, Para a maioria de nés, porém, esse ‘nGmero estari, muito provavelimente, entre 50 ¢ 150, Nesse caso, faz sentido subdiviir saa isa de “Proximas Ages” emt categoria. Itens nao passiveis de acdo ‘Vooé precisa de sistemas bem-organizados edistintos para administat os itens ‘que nlio demandam agio e também os que demandam a¢30. Os sistemas no ppasiveis de ago se enquadran em urs categoria: lio, cubase reine, Lixo A categotia lixo deveria ser Obvia. Jogue fora qualquer coisa que nic tenha acio fitura potencial ou valor de referéncia. Se vor$ deixar essa tala mista sada as outras categoria, wai prejudicar seriamente o sistema, Incubagao Existem dois outros grupos de coisas, além do liso, que niio demandam ag20 imediata; s6 que essa tratha voed vai querer manter. Neste ponto, mais uma vez, cnucial que voct separe os itens passveis de ago dos nlo passiveis de acio; do conmtzirio, sua tendéncia seri fear paralisado dlante de sans pilhas ¢ lists, € nio saber por onde comegar ~ nem © que procisa ser feito, Pigamos que voce tire alguma coisa de um memorando, ou Ieia um ‘e-mail que Ihe d uma idéia para um projeto que voc lalvez queita fizer um. dia, mas no agora. Voce vai querer ser embrido disso novamente mais tarde, para que possa teavaliar a opio de agir em rclagio a0 assutto, no futuro. Por exemplo, chega pelo corteio uma brochucarelativa 3 préxima temporada de saa orguestta infOnjca local. Numa ripida elbada, voc’ v que o programa que realmente Ihc interesa s6 vai aconteces dagui a quatro meses mito dis To tem certeza de qual seri sua agenda de viagens, com esss antecedéncia); masse voce estiverna cidade, tem inteneio de ie. O gue deve fizer a respeito? tante para vocé fizer qualquer movimento agora (voce Existem dois tipos de sistemas de “incubagio" que poderiam fencionar ppara ese tipo de coisa: as listas de “Algum dia/talvee” e sim arquivo de refe= rincia ripida (COMO TER CONTROLE SOBRE A SUA VIDA a7 “Algum dia/taves" ode set Ge inepnador szanter uma fit constante de coisas que woct pode querer fazerem algumn momento, mas nfo agora. £9 “estacionsmento” para projetos gee seria mpossive deslncharino presente, masque Todas as colsas deve ser fettas da forma mais ‘simples possivel, porém 130 mais simples qe 0 possivel vvoct niio deseja esquecertozalmente. Vocé gos = ALBERT EINSTEIN tari de set lemibrado desa possbilidade a inter~ vales regulares ‘Uma tioica sta parcial de “algum dia/talves”™ ‘Comprar um barco do nesca ‘Anvencer espanol Teraulas de aquarela ‘Comprar um guardalougs para a cozinns ‘Consiulr uma piseina ‘Comprar um patnete ara Kattnyn Drums vota de baito Constr ume deg Aprender as funcionalidades do Phetoshop ‘tar uma tundagze sem fins lucratvos Cer viseos promacionais do staff Comprar um cmera de vdeo digital Fazer uma vager 30 norte ctl Ser sprendz de meu carpintera Colac spotignts om nosses cbras de ate Digtalzer votnas fotos 0 videos Fazer urea festa para a vanes Colocar avesso remote a0 Servidor em cata Voce provaveimente ter algumassuicategorias om salita principal de “Algumn dia/talves”, ‘Voc? deve revisar ess lista periodicamente, 4e quiver enrsir dela © mie ximo valor, Sugiro que inclua um saan do contedado em sua Revisio Semanal (ver pigina 39), Anpuiv deeds rpita A versio mas elegante de um local onde manter ct itensa serem revises 60 argu de relencia pia, também couhecide como “suspenso ex argv ftlason”Fumsiemna que Ihe penne que ae literalmente enviar uma comrespondénca paras mesmo, pra ser sceeb dh em syns data determivads, x0 itor, as A ARTE DE FAZER ACONTECER Material de referéncia ‘Muieascoisss que chegam até voc? nfo exigem qualquer ago, mas tém valor intrinseco como informacio. Vocé vai querer manta e ser capaz de tecu= petéclas sempre que necessério. Flas podem ser armazenadas na forma de pa~ pel ou no formato digital, ‘Material em papel ~ qualquer coisa, desde o cardipio de urna delicares- sen local até os plinos, desenhes ¢ infarmacSet de vendas de win projoto d pisagismo — & mais bem armazenado em sistemas efiientes de recuperacio fisica, que podem variar desde p§gimas num fichivio ou cadcmo, no caso de uma lista de restaurantes favoritos ou dos miimeros de telefones dos membros de wm comité da escola, até armérios inteitos dedicados 3 papelada para uima fisio entre comporagses A armazenagem eletsnica pode incluir qualquet coisa, desde bases de ddados enn rede até pasta © arquivos de referencia ad hos, locilizades em seu software de comuanicasio, A-coist mais importante « ser lemibrad, aqui, & que “vefenéaca” deve ser exatamente isto: informagio que pode ser falimenteusada como refiréncta,sem~ pre que necessirio. Os sistemas de referéncia, em geralassumem das formas) armazenagem especifca por tOpico e por res, ¢ (2) arquivos de referéncia gerd, (Os primeiros em geral se definem pela forma como sio armzenacos Arguives de efrénsia goral © segundo tipo de sistema de referéucia & aquele que todo mundo precisa ter 4 mio para armazenar informages ad hoe {que nio se encajxam em qualguer outra categeria precstabelecid. A falta de um bom arquivo de referéncia geral pode ser utn dos msiores gales na hota de implementar um sistema pessoal efictente de administra ‘ic da agio, Se 0 ato de arquivar no for fiel e xipido (e niewno divestido!), vvoce teri tendéncia a amontoar as coisas, cm vee de arguivi-ls, Se sen rate ial de referéncia nde estiver perfeiamente delimitado, a linha divisSria entre cs tens pasiveise no passiveis de ago se diluird, tanto visual quanto psicolo- gicamente, ¢ sua mente vai fear parlisada diante de toda a questio, Estabelecer um sistema bom = fancional para essa categoria de material & ‘tl para garantir a produtividace sem stress; exploratemo io no Capitalo 7 REVISAR [Unna coisa ¢ anotar num papel que voc precisa de leite;outra bern diferente ‘star no supermercado e lemrrar disso, Da mesma forma, anotar que voce pre- COMO TER CONTROLE SOBRE A SUA VIDA 39 cisaligar para umn amigo para siber o nome de tum advogado especialieado em iméveis é diferente de lembrar disso quando vocé esti num telefone ¢ tem al- gum tempo disponivel, Voce precisa ser paz de revisar todo 0 quadro de sua vida e de seu trax bali, @intervalos © em niveis apropriados. Pata a maioria das pessoas, a mei a da aduinistragdo do foxo de trabalho & compreendida durante o uso con sonte da Ge de revisto, af que voc® tem uma vsTo de todos os seus proje= tos principaiseveios abertos, no nivel que chamo de altura de 10 mil pés (ver 4 pina 43), em: vermos semanas. Ba sua chance de tera radiografia dc todas a8 agdes copes definidas ciante de voc8, ¢ assim aumentar radicakmente a cficicia das opedes que faz em relagZo 20 que esti fazendo, em qualquer mo- mento no tempo. © que revisar, e quando Se voc’ estubclecer ui sistema pessoal de organinaso estrutumadlo, como ott recomendo, com tna lista de “Projetos", um calendirio,lstas de “PrOxinnas ages” uma lista de “Espera”, n sera preciso muita coisa para manté-o. © item que voeé provavelmente vai zevisar com maior freqiléncia € o seu caleadirio, que vailembri-to do “penorama mais dificil” do dia— ou sja, 1s coisas que vio mower se vocé milo as fizer. Isso ndo significa que as coisas "serits i sejam as mais “importantes”, em algum sentido maior; significa que clas absolutamente tém de ser fetas,B, em qualquer momento n0 tempo, ber o que fem de ser feito ¢ quando gera um espigo de manobra. Assim que voe® conclu uma ago em seu calendésio (uma reuniio, unt telefonema, a forma final de um relatério), é um bom hibito conferire ver o que mas resta pars ser fico, Depois de vesificarseu calendicio, ia, para suas listas de acése voltari, com maior freqisén- Sexunas ages” As Tistas de “Projetos”, “Espera” e “Algum dia/talvez” s6 precisam ser revisadas com a freqiiéncia que voc# considera necessira para que pare de pensar nelas Fator critico de sucesso: a revisdo semanal Tudo aguilo que possa, potencisimente, exigir apio, deve ser revisado comm freqiléncia saficiente para evitar que sua mente retome a tarefa de lenibrat e os acontscimentes selembra, Pana poder confar em sn jalgamen~ seven cberomama «0 pido eineitivo que voc? fiz respeico de ‘Grande varlosede do agées, de momento a momento, voo8 precisa se intoresses.e aquele que _‘ePesicionar, de Forma consstente, em algum “ardumente om qualguer ivel mais elevado, Ean minha experiéneia (com, lim deles som consuttar. —_-Pallbares de pessoas), isso se eraduz num com- ores 61m vstonério —-—ortamento ertico para o sucesso: a Revisio ‘sem condlisies a Semanal controlar os assuntos ‘Todos 0: seus veios abertos (ou seja, pro to mundo, {jetos), panos ativos de projetos e listas de “Prd = JAMES FENIMORE simas ages”, “Agendas”, “Espera” e mesmo corer “Algum dia/talvez”, devem ser revisados uma ‘vez por semana. Isso também Ihe di uma oper tanidade de garantie que seu cérebro estejalimpo e livre, e de que todos os itens em aberto dos éleimos dias enham sido colesados, processados e orga nizados. Se vocé é como a maori das pessoas, viu que as coisas podem fear re lativamente fora de controle durante © curso de alguns dias de intensidade operacional, Iso & esperado, Voc® nio gostaria de se afistar demasiado do trabalho em curso, num esforgo para ficar totalmente “acima de qualquer suspeita” 0 esmapo todo, Mas, de medlo a poderse darao luxo de “colecionar sacesses” com confianea, provavelmente vocé vai precisa limpar a casa uma vex por sean, A Revisio Semanal & o momento de: © Reunir e processar tod 2 sua “tralia”, © Revisar seu sistema © Acualizar suas lias. © Ter tudo linpo, claro, atualizado © completo. A msioria dis pessoas nfo poral um sistema realmente completo, enka vé vantagem em revisat as coisas, ustamente por essa 3240; sua visio yeral indo é plena. Blas sinds t2m uma vaga sensacio de que algama coisa pode estar faltando. & por isso que as recompersas a seem conguistacas por imaplemen- tar esse processo inteiro sia pelo menos geométricas: quanto mais completo for o sistema, mais vocé vai confiar nele, E quanto mais vocé confia, mais rmotivado ficati para manté-lo sempre conrpleto. A Revisio Semanal & wma chave-mestra para manter esse padsio. (COMO TER CONTROLE SOBRE A SUA VIDA a ‘Muita gente se sente melhor em rvlagio a0 seu trabalho nasemana ante rors frias, mas no é propriamente por causa das ferias. O gue voc® faz du zante a semana que antecede nia longa viagern? Vocé limpa, fecha, esclarece «@ renegocia todos os seus acordos consigo mesmo com os outros. S6 estou sugerindo que voc® figa iso semanalmence, em ver de anualmente FAZER objetivo bisico desse processo de administragio do fuxe de trabalho é fici- litar as boas escalbas quanto 20 que fazer, em qualquer momento no tempo. Pode passa da esperanga 4 confianga em suas agSes ¢ aurientar imediatariente sua velocidade e produtividade ‘Trés modelos para escolher a aco a ser executada, ‘Vamos imaginar, por um momento, que voct no esteja resistindo a atacar ‘um parte de sua “tralha”, por inseguranea ou procrastinagio, Sempre havers suma Fite grande de agéies que voc® nao etd exeextando em momento alga Entio, como voce vai decidiz entre 0 que fazer ¢ 0 que ride faze, ¢sentir-se tem em relagio as das sitwagdee? A resposts & confiar em sua intuiglo. Se vor’ j& aletow, processou, orgrti- sou ¢ noise todos os seus atunis compromisios, pode temperar seu julgamen- to intuitive com uma dose de reflexio inteligente e pritica sobre seu trabalho sous valores Desenvolvi trés modelos que serio deeis, se voeé os incorporar sua o- mada de decisdes sobre o que fazer. Eles no via Ihe dara resposta, mas irio assisti-lo na hora de dimensionar suas opgSes de forma mais nteligente. Esso. uma coisa que as panacéias comuns de adninistragio de tempo ¢ prosidade lo coeaguen fazer. 1. 0 MODELO DOS QUATRO CRITERIOS PARA ESCOLHER QUE AGOES EMPREENDER NUM DADO MOMENTO As 3h22min ds tarde de quart-fir, de que forma voc8 decide aque vai fie zt Exim quatr citérios que voo® pode aplicar, nesta ordem: 1. Contesto 2. Tempo disponivel 2 A ARTE Di FAZER ACONTECER 3, Energia disponivel 4. Priosidade Contesto Algumas ages podem ser executadas em qualquer lugar (como rascunhar iddia sobre um projeto com o uso de lipis¢ papel), mas a maioria requer ama locagio espectfica (em casa, ein seu escritbrio) ou a presenga de alguma fersamenta de produtividade & mio, como um telefone ou um com putador, Fssessio os primeitos fatores que Timitam suas opges em tela50 20 que voe? poile fizer no momento, Tempodisponivel A que horas voce vai precisarfizer outracoiss? O Sito deter uma reuniie que comega em cinco minutos o impediria de executar maticas ages que exigem mais tempo. Enewgia diponivel De quanta energia voce dispse? Algamas agSes gue voc’ precisa executar exigem umna reserva extra de energia mental frescae ciativa, (Oneras precisam de maior poténcia fisica, Algumas exigem uma dose mito pequena de anibas. Pronidade Dado 0 seu contexto, 0 tempo ¢ 2 energia dispeniveis, que agio vai the trazer maior proveito? Voc® tem uma hora, esti em seu esctit6rio com telefone e computador ~ © sua energia exté em 7.3, nama escala de 10, Seri que voc’ deve retornar a chanmada do cliente, trabulaar na peoposta, process seus comzeios de voz © e-mail ou liga para sua mulber/matido, para saber como esti indo o dia dela/dele? £ aqui que voct precisa acessr sa inuigdoc comegat a confiar en sew julgemento naquele dado momento, Para explorarmethar este conccia, v= ‘as examinar outros dois modelos para decidiro que € "ms importnte = zee agora 2. © MODELO TRIPLO PARA AVALIAR © TRABALHO DIARIO Quando vocé ast executando coisas, ox “trabalhando”, no sentido universal clo tempo, existem ts tipos diferentes de asividades com as quais vocé pode estar envalvide: © Fazer cabalhos predefinidos ‘© reer o trabalho 4 medida que apatece © Definir seu trabalho COMO TER CONTROLE SOBHE A SUA VIDA a Fazer trabalhes predefinidos Quando voct faz wabalhos predefinidos, esti trax bathando fora de suas lisias de "PrOximas ages" ~ coneluindo tatefis que vocé deaerminou previamente que precisam ser feitas, administrando seu fhi- xode trabalho, Voce di os telefonemas que precisa da, rascuinha se idéias em cima das quais quer fizer nainstomn ou prepara uma lisa das coisas que precisa discutir com seu advogado, Fazer o trabalho & medida que aparece & comum as coisas aparecerem ad hoe— de forma insuspeitae imprevista ~e voc? precisa on decide responder a clas 3 medida que ocozrem. Por exemplo, sua sécia entra de repente em saa sala 6 quer ter uma conversa sobre olangamento do novo produtor enti vacé con versa com ela, sin vez de fazer todas. oviras coisas que poderia esta fizenco. ‘Todos os dias trazem surpresas — coisas no planejadas que simplesmente apa- recem, = vocé vai precisar empregar pelo menos alguns tempo e energia em rmuitas delas. Quando voc® segue ess linha de ago, esti decidindo, 3 revelia, ‘que esses imprevistos sio mais importantes do que qualquer entra coisa que tonha a fazer. Defir seu nahalho Definirsen trabatho envelve Linapar sua eaixa de entrada, sou e-mail, seu correio de voz e sus moras de reunio, além de decomspor no- ‘os projetos em etapas passiveis de ago. A medida que voc® processa seus in- sums, sem divid estard cuidando de algumas ages que dram menos de dois minutos, além de descartar e arguivar indueras owtias coisas (urna outra versio de fuzer o trabalho i medida que aparece). Boa parte dessa atividade consistiré em identificar cofsas que precisam ser feitas em alguim momento, mas no no ato, Coisas que vor’ acrescentari 2 todas as suas Histas, 4 medida que avanga, [Um ver defini todo 0 seu rabullo, pode confiar em suas lisa de coisas ‘fazer, pois cortamente estado completa, F seu contexto, tempo e enengia cise ponives ainda the permitem eseolher entre una ou mais coisas a fiver, O ili- sno item aconsiderar #a natureza do sex trabalho, suas metas e seus padres, 3. 0 MODELO EM SEIS NIVEIS PARA REVISAR ‘SEU TRABALHO [As prioridides devemn nortear suas esealhas, mas a maioria dos modelos para determins-tas nio sio ferramentas confiiveis para processar a maior parte de 1no‘sa atividade real no traballo, Para saber quits io as suas prioridades, voc 4 1 ARTE O& FAZER ACONTECER precisa saber qual é0 seu trabalho. E existem pelo menos seis perspectivas di ferentes a partir das quais sc pode definic sso. Para utilizar uma analogia aero- espacial, 2 conversa tem muito a ver com a altitude. ‘© 50) mil pés ow mais: Vida ‘© 40 mil pés: Visio para tes 2 cinco anos ‘© 30 mil pés: Metas para um a dois anos © 20 mil pés: Areas de responssbilidade © 10 mil pés: Projetos atuais © Decolagem: Agdes atuais ‘Vamos comecar de baixo para cima: Deolagem: Agfes atuaie Essa 2 lista acamulada de todas a ages que voce precisa executar. Voe8 provavelmiente teria entre 300 ¢ 500 horas de coisas como esas pata fizer, se parasse 0 mundo nesse instante ¢ nfo recebesse was ‘qualquer insomo, de si mesmo ou ée qualquer outta pessoa, 10 mil pés: Projetosatuais Criar muitas das ages que voc® atualmente rem sua frente representa os 30 a 100 projetos em sia carters. Sto resultados que voce devia atingir num prazo relativamente curto, tis como montar wm computador em casa, organizar uma conferéncia de vendas, mudar-se para tum nowa bairro e escolher um dentist 20 mil pés: Areas de responsabilidade Voc era ow aceita amaiosa de seus pro~ |Jetos por cause de suas responsabilidades— que, paraa maioria das pessoas, po- ‘dem ser definidas em 10 a 15 eategorias, Essas sto as dreas-chave dentro das ‘quais voc’ deseja conguistar resultados ¢ manter padrOes, Seu trabalho talvez ‘envolva compromissos pelo menos implicites com itens como planejamento extratégico, apoio administrative, desenvolvimento da equive, pesquisa de mercado, servigos ao consumicor ou administragao de ativos. E sua vida pes soal possui um igual nGmero de ézeas com o mesmo focor side, familia, = nangas, ambiente da casa, espiitualidade, ecreagio ste, Listare revisa esas responsabilidades oferece ima moldua mais abrangente para avabiar sua ela~ 30 de projetos 30 wil pés; Metas para uo @ dos anos As coisas que voct deseja viver, nas dic versas ireas de sua vida e de sev trabalho, dentro de wm oi dois anos, taro tanta nova dimensio A sarefa de definiroseu trabalho. Com freqiiéncia,atingir ‘COMO TER CONTROLE SOBRE A SUA VIDA as as metas ¢ objetivos de seu trabalho & tareia que vai exigir uma mudanga da enfase no Foro de sua aividade, como surgimento de novasfteas de respon sabilidade, Nesea linha, também em termos pessoais provavelmente vai haver coisas que voe® gostaris de realizar ou acerat ~ coisas essas que actescentarion importineia a determinados aspectos de sva vida ¢ diminuitio a de ousros. 40 mil pés: Visio para is acincoanes Projetartésa cinco anos no futuro gera reflexes acerca de categorias mals abrangentes: estratégias da organizago, tendénciasambientais, circunstincias de transigio na vida ena carreita, Os i= tores interns incluem carseiras de maior duragio, fmilia, metas ¢ considera ‘bes financeitas, QuestBes internas podem envelver mudangas que afeten © seu trabalho e a sua orgsaizagio, tis como tecnologia, globalizagio, tendén- ws de mercado e concorréncia, Nesa altitude, as decisOes podem: mudar a patureza do seu tbalho em virios niveis. 50 mil pésou mais: Vide Essa 6a visio do “quadro mais amplo”, Por queasua empresa existe? Por que vad existe? O objetivo principal de uma decerspinada aividade leva definigio bisica do que 6, realmente, seu “trabalho”, Tratanse da descrigio de cargo definitva, Todas as metas, visOes, objecivos,projetos © ages derivem disso e levam a isso. ss analogies com 2 attude so, de cerca forma, atbitrsa, ema vida seal as importantes conver que voob teri, sobre se foco ests prioridades, podertonio se encatsar num bu nouire horizonte, Els podem, no entato, cerecer ta mmoldura Gil para Tembrilo da matirera slficetada de seu “eabalho”e dos compromissosetaefs dele resultant. dbvio que meitos ftores devem ser consierados, antes que woo’ se sintsconfortivel porter tomado a melhor decsio acerca do que fer, ¢ iqando fizer."Esabelecerpriordades, no seni idiional ese concen trarem suo mers ¢ valores de longo prazo, and que sj obvinnente un faco necesito, rio oerece arma moda pei pc a grind maori ds Acne tarts nas quis woe precise evar, no d+ ci, Dominaro fx de seu tabaho, em todos os ves xn que voc o vive, repretents uma forma muito mais hoien Ge execute conciir as tae s~ e enise bem com io, COMO FAZER OS PROJETOS ANDAREM DE FORMA CRIATIVA As cinco fases do planejamento de projetos O singredientes-chave do controle relaxado so (1) ter laramente definidos osresultados (projetes) eas préximas ages neces bem até sua conelusio, © 2 lembrets depositados num sistema conBive, aque seja reviago regularmente. Iso é 9 que chamo de faco horizontal Embora posa parecer simples, 2 aplicaco real desse proceso pode ndos, tara fuzé-los caminhar saludos bem COMO MELHORAR 0 FOCO “VERTICAL” (© foco horizontal é do o que voce vai precisar, na maioria das dtuagdes ena iaior parse do tempo. As vezes, porém, wood po foco para term projeto sab controle dentifcar ama solugia os dos. Bai que entm o foca ver- ar de maior rigor ¢ rantirque todos os passos comtetos tenhiam sido detetmi tical, Saber como raciocinar de maneira produtiva dessa forma mais “vert © como integrar 05 resultados ao seu sistema pessoal, & 9 segundo con mmpenhar. 0 poderoxo de comportamentos necessivios para des ativida jun de do con ecimente, Ene tipo de ponsamenta alo cem de set ocd tem de refletir sobre elsborado, A maior parte das ret 98 grandes coisas ‘voc’ teri de Ba enquante estéfazendo 28 ture chamar de flexes que io informais ~ 0 que cos ‘planejamento no verso do Pequenas cos8s Para ae envelope”: tipo de coisa que voct fz literal todas as pequenas coisas " ‘igam na dirosto conta, = ALVIN TorFLER mente no verso de um envelope, mum café, quanto esti acertande a com um colega, e agenda ¢ a estrutura de uma apresen gio de (COMO FAZER OS PROJETOS ANDAREM DE FORMA CRIATIVA a vendas. Em minha experiéncia, esse tende a ser 0 tipo de planejamento mais produtivo que se pode fazer, em termos de seu desempenko em rela #40 4 energia que coloca nele. & verdade que, de vez em quando, poder: ser preciso desenvolver wins estrutura ou plano mais formal, pata der maior clateza a componentes, seqiténcias ou priosidades. E disetrizes mais deta thadas serio também necessivias para coordenas situag sex bem ais complexes, Mas, em geral, vac® po tivo coin mada mais do que um en velope ¢ um lipis na mio, A maior necessidade gui enlko detectado, na hora de pensar em psoje= for ne mundo profissional, no €a de mais modelos formas; em gor s0as que precisam dosses modclos ji os eém, ou podem consegui-los coma le um curriculo académico ou profisional. Ao contririe, acho que a maior lacuna € a falta de nm modelo de concentsa9 3 no projeto pata "nds, is". Necessitamos de maneizas de validate dar suposte a0 aosso icocinio, nio importa © gui informal ele sea _A bon noticia é que existe uma forma prodtiva de pensar os projetos, si- 1gdes etopicos que geratn mixime valor com um gasto mi esforgo. Essa vem a sera forma com que natinalmente p. lament coisas, quando tentamtos, con imo de vempoe samos e planejamos, embora io necess ‘mancira em gue n6s nomalnionteplanejanos 36 2 0 fententente, ter um projeto sob controle. Em ‘minha experiéneia, quando as pessoas fazem mais planejamento de maneira ‘nis informal e natura, elas liberam unra grande quantidade de stress c obtem melhores resultados (© MODELO NATURAL DE PLANEJAMENTO Voce ji esti familiarizado com o planejador mais brilhante ¢ eriativo do nuundo: ossu cérebro, Voe’ préprio é, na verdade, wma miquina de plate fiat Sus mente passe por cineca ctapas, par pas quer refs «realizar virtualmente qual- qual 1, Definis 0 objetivo ¢ 0s principios 2. Visualizar 0 resultado 3, Fazer 0 brains 4. Organizar 5. entiicar as prowimas ages 48 A ARTE DE FAZER ACONTECER Um exemplo simples: planejar um jantar fora Da ittima vez que voed saiu para jantar, o que, inicialmente, fer voc’ pen- sar emir? Pode tersido uma infinidade de coisas: o desejo de saciara fore, estar com 05 amigos, celebrar uma ocasiio especial, assinar um acordo de negécios ou desenvolver um romance. Tio logo uma dessas hipéteses se transformou numa inclinagto rea, efez voce desejer agir, voct comegon a planejar. Sua intengio foi o seu objetivo, ¢ essa automaticamente passou a estimular 0 seu processo intemo de planejamento. Sevs princpios eriaram a5 fronteiras do seu plano, Voed provavelmente no pensou consciente- aente em seus principios ao decidir sair para jantar, mas raciocinou deatrs deles: padres quanto a0 cardSpio ¢ 0 servigo, capacidade financeia, con veniéneia e conforto ~ todos estes itens siveram um papel na escolha, Em. qualquer situagio, seu objetivo e principios foram 0 impeto definidor eas fronteiras de seu planejamento. ‘Uma ver tendo decidido cumprir o seu propésito, quais foram seus primeiros pensamentos concreras? Com certeza voc tmbém imaginow tum quidre positive daquile que pederia vivenciar ou de como seria a noite ~ talvez as pessoas envolvidas, aacnosfera e/ou o desfecho. Bssa foi a sua viedo do resultado, Enquanta 0 seu objective foi 0 porqud de voce ter stido para jantar, sua visio foi uma imagem do o gud da aparéncia, das noridade © do sentimento, no mundo fisico, que melhor traduziriam © seu objetivo, Apds voct ser se identificado com sua visio, o que 6 que a sua mente psat? "A que heres a gente deve ie?”, "Sera que vai estar aberto esta noite?” "Seri que vai estar “Como é que esti o tempo?”, "Seri que a gente deve trocar de "Seri que tem gasolina soficiente no carro?”, "Estamos com muita isto foi o Bouinstanming. Easae perggintas foram pare da process aa turalmente eviativa que acontece tio logo vor’ se compromete com alum, resultado que ainds ndo ocorreu, Seu cérebro percebeu uma discrepincia enize aquilo que voeé buscava © ponte em que vocé realmente se encon- ‘disconiincia c comerou naturalmentea Sizer? No qui ela comegona p cheio? rrava naquele momento, ¢ comecou a resolver aquela va” tentando preencher as icunas, Esse & comeco da fase do “como! planejamento natural, Mas 0 cércbro fez a reflexTo, de uma forma até certo pontosleatra ead ac, Uin monte deaspectos diferentes do ato de sair para jantar comegou a The ocortee, Com. quase toda certeza, voc’ no preciso (COMO FAZER 05 PROJETOS ANDAREM DE FORMA CHATIVA 49 realmente anotar todos eles nu pedago de papel, mas montou uma versio ‘Gesse proceso em sua mente.” Depois de voot ter gorado um'nGimero suficience de iia e deeaTes, no hé como evitar comegar a omgnizélo. Talvez vocé tena pensido ot dito, "Primeito precisimon verse se o restaurants ets aberto”, ou "Vans ligar para os Anderions e verse eles gostariam de ie conosco”. Depois de sor serado vitios pensameatos de relevincla para o resultado experado, sua mente vai comejarautomaicamente a clasifct-los por eomponentes(subprojeto), Priordades e/om seqiénciar de eventos. Componentes seria, por exemplo: “Temos de administra logistic, pesoes locas.” Prvdaersera: “E orcad, descobrir eo cliente realmente quer ix jantar conosco.” Seqncasseri: "rie meiro precitmos veriar seo restaurant estéaberto, depois liga para os Andersons, depois nos arrarar." Finalmente (gresumindo que voo8 este realmente comprometido comm o projeto~nesse cas, sat pad janat), voc8se concentra a prvi ago «qe precisa leva cabo pars izes com qe o primero componente realrien- teaconteca “Liga pao restaurante para verse estéabert einer ateserva, Essa cinco fiss de planejaznento de projeto ocorrem naturalmente, ea tudo que voc’ ealiaa durante odia. Basim que vocéeraas coisas uma tar, uma noiterlaxante, um nove produto ou una nova empresa. Voce tem sama compulsio para fazer alguma coisa acontece;visializao resultado: gera ‘ins ue podem ser rlevantes casificaesssidas dentro de wma nov trata; € define una atividade Fisica que pode comegaratransformar o plano cm read, Voc fir rido iso naccalmente, sem pensar demas © planejamento natural nao é necessariamente normal Maso process deserito acim zflete forma com que se come ext plane {noo ret epircual da igre? B assim que asa equi de"Tl ex abondan-

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