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GABRIELA NOBA
INTRODUCCIN
Cualquier circuito administrativo que se formule tiene en cuenta las reas o puestos
de trabajo encargadas de llevar a cabo las tareas especficas que los mismos
determinan, estableciendo para cada agente de la organizacin funciones,
responsabilidades y autoridad. Estos tres ltimos son los pilares sobre los que
se basa la divisin de las tareas o descentralizacin de funciones.
Existen diferentes circuitos segn la organizacin que se trate, hay circuitos que son
ms largos que otros y en los cuales intervienen ms o menos sectores y agentes
de la organizacin, pero todos ellos son importantes pues cada uno aporta su
granito de arena a la concrecin de los objetivos organizacionales.
Tenemos diferentes maneras de describir un procedimiento administrativo. La
forma tradicional es la narrativa o prosa (que se encuentra en los manuales de
procedimientos) que se realiza por escrito, en forma descriptiva y secuencial, de
cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en
qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando
los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es
general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin
detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto
responsable de cada operacin. Se debe indicar el objetivo del procedimiento, la
base jurdica, los rganos que intervienen, las polticas y normas de operacin. Esta
narrativa debe manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los
usuarios del mismo; si esto no ocurre, la comprensin de lo escrito puede afectar o
estar viciada de subjetividad, o no permitir detectar si se ha omitido informacin
Alcance
*Mintzberg ubica la funcin de asegurar los insumos para la produccin como una
de las cuatro actividades principales del ncleo operativo. Por otro lado P. Drucker
considera que la gestin de compra puede ser clasificada junto con la fabricacin y
distribucin fsica como una actividad que contribuye a resultados, buscando la
minimizacin del costo de los productos y la maximizacin de la calidad, la entrega
y la satisfaccin al cliente.
Modalidades
Informe Gerencial
Los datos referidos a las operaciones de compras y que se encuentran disponibles
en registro y archivos constituyen la base de la informacin para el control de los
resultados alcanzados. Con ellos se prepara para uso de la gerencia el informe
gerencial, que contiene entre otras que podemos mencionar:
Alance
El subsistema de ventas abarca desde la solicitud del cliente y recepcin del pedido,
pasando por el control de pedidos y crdito, la facturacin, hasta la entrega del bien
o la prestacin del servicio y la registracin en los libros de la empresa.
*Drucker, considera las ventas y todo el trabajo necesario para ejecutar una labor
comercial sistemtica y organizada como actividades que aportan directamente
ingresos, entre las actividades que producen resultados. Mintzberg por su parte
ubica las ventas en el ncleo operativo de la organizacin vindolo como el centro
de toda la organizacin, la parte que produce los ingresos para mantenerla viva.
Modalidades:
a) Segn las caractersticas del cliente: Se distinguen las ventas locales y las
exportaciones. stas ltimas tienen caractersticas propias por estar sujetas a las
reglamentaciones especficas, intermediacin bancaria, derechos de exportacin,
despacho aduanero, etc. Tambin podramos distinguir ventas mayoristas de
minoristas, segn se trate de la venta a una empresa que actuar como
intermediaria o distribuidora o de venta al pblico en general.
b) Segn la recepcin del pedido: Se pueden diferenciar entre las Ventas en saln
(cuando el vendedor atiende a los clientes en su local de ventas), Ventas por
corredores (vendedores de la empresa visitan directamente al cliente o a
potenciales adquirientes) y Ventas por telfono o correo (el comprador se dirige
directamente al vendedor para solicitarle precios y condiciones y luego concretar la
operacin). Hoy en da, internet presenta otra posibilidad de recepcin.
Informacin gerencial.
1. Recepcin del pedido. Tiene lugar toda vez que existe un requerimiento de los
productos o servicios comercializados por la organizacin. Es captado por el vendedor
mediante una Nota de Pedido (NP), que luego ser valorizado en Administracin de Ventas (si
no lo hizo el vendedor).
La NP es un comprobante que emite el vendedor al recibir los pedidos verbales de calidad,
cantidad, precio de venta y condiciones de pago por parte del cliente. Generalmente: original,
para el cliente; duplicado y triplicado para la empresa; y el cuadruplicado para el vendedor
como control.
En la empresa, el sector Administracin de ventas con las NP realiza el control formal del
pedido ( verificacin del cliente, artculos y cdigos, condiciones de pago, plazos de entrega,
correcciones de precios, datos del vendedor) si todo esta correcto, firma los ejemplares para
dejar constancia de su intervencin y enva el triplicado de la NP a Creditos, archivando el
duplicado en el legajo del cliente.
2. Aprobacin del crdito: tiene lugar cuando el departamento Crditos recibe la NP, con el
objeto de determinar el otorgamiento o no del crdito al cliente. Para las decisiones previas
deben considerarse distintos factores: informes bancarios, ltimo balance, etc. Para determinar
el crdito disponible, hay que comparar el lmite de crdito asignado contra saldos impagos a la
fecha, ms pedidos pendientes de facturacin cobranzas recibidas pendientes de registracin
SUBSISTEMA FINANCIERO
El subsistema financiero tiene por objetivo administrar el capital invertido por los
accionistas y los flujos de fondos que se producen por el desarrollo de las
actividades de la organizacin. Est conformado por los circuitos de Pagos y
Cobranzas.
Conciliacin bancaria
CIRCUITO DE COBRANZAS
Tienen su origen en las ventas efectuadas y estn representados por una cuenta o
documento a cobrar, segn se trate de una venta en cuenta corriente o
documentacin.
Alcance
Modalidades
Normas generales para el movimiento de fondos: Igual que las del subsistema de
Pagos.
Control de los recibos. El recibo es la constancia otorgada por los valores percibidos.
Pre numerados, usados en forma correlativa, debe existir un control de los
talonarios recibidos. Al concluirse la utilizacin de un talonario, debe verificarse la
correlatividad de los recibos o constatar la misma automticamente al registrar las
cobranzas rendidas. Cabe aclarar que, de existir recibos anulados, todas sus copias
deben quedar adheridas al talonario de modo de evitar la utilizacin de alguna de
ellas indebidamente.
Tambin es importante el control de los talonarios recibidos de la imprenta y que se
encuentren bajo custodia de un responsable, que podra ser el Tesorero. Toda
entrega de talonarios a quienes los utilizan debe hacerse mediante constancia
escrita con el objeto de deslindar responsabilidades y toda vez que se demuestre
que el talonario en uso se encuentra prximo a concluir.
Rendicin diaria de la cobranza. Cuando las cobranzas son realizadas mediante una
gestin externa, esta norma tiene por objeto evitar que los valores recaudados sean
usados para fines ajenos a los de la empresa y para permitir la rpida disponibilidad
de los fondos. Los cobradores deben rendir diariamente sus cobranzas o, en su
defecto, depositar directamente en la cuenta bancaria de la empresa el producto de
las mismas.
Control sobre los valores recibidos. Para evitar que alguien pueda apoderarse de un
cheque es importante que al momento de su recepcin se le coloque al dorso una
leyenda que restrinja su utilizacin. Tambin es conveniente que se organice un
adecuado registro y seguimiento sobre los cheque de pago diferido. Las
trasferencias de dinero o valores deben respaldarse mediante un comprobante que
permita deslindar responsabilidades con respecto a su custodia y debe realizarse
entre la menor cantidad de sectores posibles. Resulta imprescindible depositar
diariamente los valores recibidos.
Concesin de descuentos por pronto pago: debe estar autorizado por un funcionario
responsable que pueda hacer uso de esta atribucin. En caso de que la cobranza
sea realizada fuera de la empresa, se puede autorizar al cobrador a aplicar y
calcular los descuentes correspondientes.
Informe Gerencial
2. Cobro: tiene lugar cuando el cobrador visita a los clientes para gestionar el
cobro de las facturas y/o documentos. Si se trata de la cobranza de un documento,
no es necesaria la emisin del recibo porque el propio documento es entregado al
cliente como constancia de su pago, pero tambin es usual para mayor control,
entregar el recibo y luego de acreditados los valores, emitir el documento.
El RECIBO (Rbo.) es el comprobante mediante el cual se deja constancia de la
cobranza realizada. El recibo provisorio es el que utiliza el cobrador y despus el
depto. De Cobranzas emite el recibo definitivo. El nmero de copias se emite de
acuerdo con las caractersticas de cada empresa, generalmente: original, para el
cliente; duplicado, para Tesorera; triplicado, para Cobranzas; y cuadruplicado,
queda adherido en el talonario del cobrador a entregar a Cobranzas.
El cobrador por su parte, rinde su gestin en Cobranzas con el original del listado de
cobranzas y el recibo triplicado, liberndose de esta forma de la responsabilidad.
Cobranzas archiva la planilla de cobranzas junto con las facturas cobradas y enva
el triplicado del recibo a cuentas corrientes en contadura
SUBSISTEMA DE PAGOS
Alcance
Modalidades
Uso del Cheque: Todos los pagos deben efectuarse mediante la emisin de cheque,
firmados por dos responsables de la organizacin. Permite disminuir el riesgo que
implica la tenencia de dinero en efectivo. Ejerce un mejor control sobre los pagos
debido a que se podrn conciliar con el resumen bancario. Deben tomarse en
cuenta las distintas modalidades que permite la legislacin vigente: Ley 24.452
(Ley de Cheques). Los cheques que se anulen deben quedar adheridos a la libreta
de cheques o destruirse el ngulo inferior derecho donde se firma o en la parte
donde figura su numeracin. Los cheques deberan emitirse incluyendo la clausula
no a la orden seguida del nombre del beneficiario.
Existencia de fondo fijo o caja chica: Tendr un monto estipulado previamente para
realizar los pagos menores en efectivo, estar a cargo de una persona responsable
y su reposicin se efectuara peridicamente mediante la emisin de un cheque
previa presentacin de los comprobantes que respalden los pagos efectuados.
Informacin Gerencial