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Contables
UNIDAD 3
Definicin de control interno
Requerimientos de carcter general: Son los que se denominan Principios Bsicos y que
constituyen una gua certera para el trazado de mejores sistemas contables de
informacin: A saber:
Un Sistema de Control Interno eficiente, solo podr establecerse en una empresa que se
encuentre correctamente organizada.
El nivel superior de un ente, debe vivir y nutrirse de lo generado, produciendo y actuando en los
niveles intermedios e inferiores y debe confiar en el flujo de la informacin y hechos que en ellos
se generan y que tienen fundamental importancia dentro de la vida de la organizacin y que son
base informativa para la toma de decisiones. Por ello tiene suma relevancia la distribucin o
asignacin de funciones, ya que esta tiene por objeto lograr la mayor eficiencia operativa, en
cuanto a las tareas que deben realizar los individuos que componen la organizacin.
Cuando se efecta la asignacin de funciones, hay que tener presente que el trabajo que ejecuta
un individuo sea el complemento del realizado por otro, ya que el objetivo es que ninguna
persona debe poseer el control total o absoluto de una parte fundamental de las tareas u
operaciones de la empresa.
Pero la distribucin de funciones, debe ir acompaada por la responsabilidad, la cual nunca se
delega, y esta responsabilidad tiende a fijar lmites exactos dentro de los cuales el individuo
puede moverse y de los cuales no pueden ni debe sobrepasarse.
Todo lo dicho es conveniente que quede reflejado por escrito dentro de un Manual de
Organizaciones el cual contenga los lineamientos generales de la empresa.
El auditor no tiene responsabilidad directa sobre el Sistema de Control Interno, pero es el
Evaluador del mismo. Pero como evaluador de dicho Sistema de Control Interno, el auditor
obtiene conclusiones que debe informar a la Direccin de la empresa y, a su vez, debe sugerir
cambios para su mejor funcionamiento.
Concepto de Control Interno
El alcance del Control Interno esta dado por todo el mbito de la empresa, y los problemas que
se generan al controlar las actividades que tienen origen en los distintos sectores de la
organizacin, segn las tareas que estos desarrollan.
El mtodo de control existente en las empresas, incluye la comparacin de una actuacin real,
contra una accin pronosticada.
En cada caso o situacin, el sistema, mtodo o procedimiento debe prever la posibilidad de
practicar un control o anlisis de lo que esta sucediendo y, en caso de encontrar diferencias,
desvos o errores, poder obtener la explicacin lgica por lo cual esos hechos ocurrieron y,
finalmente, tratar de adoptar las medidas correctivas correspondientes.
En cada rea funcional de la organizacin, existirn controles propios y Controles externos,
que tendern a medir y confrontar la actuacin o realidad de las operaciones realizadas contra
una norma, un procedimiento, una pauta o un estndar de actuacin predeterminado por la
Direccin del ente. Pero cada funcionario que tiene a su cargo tareas y responsabilidades en la
conduccin y registracin de distintos tipos de recursos (personales, materiales, financieros
tecnolgicos, etc.), es responsable del Control Interno en su mbito de actuacin.
La funcin de evaluacin del Sistema de Control Interno consiste en verificar la correcta
actuacin y efectividad de la operatoria del ente.
La creciente y destacada importancia que ha tenido el concepto de Control Interno en el mundo
de los negocios, puede explicarse como consecuencia de los siguientes hechos o factores
ocurridos a nivel mundial:
a) Estructura de las organizaciones: Debido al gran desarrollo que provoco la expansin de
las empresas en cuanto su tamao y distribucin geogrfica, la estructura de la
organizacin debi adaptarse al momento y medio ambiente y, por lo tanto, se trasformo
en compleja y ampla o desarrollada.
b) Proteccin del Patrimonio: Para proteger el patrimonio es indispensable poseer y mantener
un adecuado Sistema de Control Interno que permita salvaguardar los bienes que
confirman el patrimonio de la empresa y que, a su vez, contribuya a detectar errores o
fraudes en perjuicio de la organizacin.
c) Cambio tecnolgicos: Los cambios en el procesamiento de la informacin administrativa y
las comunicaciones, provocados por la introduccin de la electrnica y telefnica como
medio para la administracin de la informacin, en la cual pasan grandes volmenes de
datos a ser clasificados, procesados e informados, hace que sea necesario un adecuado
control sobre esa informacin, para que no genere errores de ningn tipo.
Un plan de Organizaciones que satisfaga a las necesidades de un Control Interno debe ser:
1. Simple: en su estructura bsica, en su interpretacin y desde el punto de vista de su costo,
es decir, del factor econmico.
2. gil o flexible: que se adapte a los constante cambios que fluctan en la vida diaria de la
organizacin
3. Autoridad: el plan debe permitir la implantacin de lneas de autoridad, responsabilidad y
control
Es importante que exista, en cuanto a las operaciones de ejecucin, autorizacin y control, una
solida o adecuada independencia entre: los empleados, las secciones, los departamentos y las
gerencias.
Ninguna persona debe controlar las fases de una operacin, sin la intervencin de otro u otros
individuos que provean un control reciproco.
Quien tiene a su cargo la funcin de guardar o custodiar ya sea dinero u otro tipo de valores
similares, o bienes materiales, no puede ejercer las funciones de operacin y registracin.
Una vez lograda la separacin de funciones entro del ente, debemos continuar con la asignacin
de la responsabilidad a individuos y sectores, con el fin de que ambos acten de acuerdo con lo
prescripto en las polticas emanadas por la Direccin Superior.
Para asumir una responsabilidad esta debe contener la necesaria autoridad, proveniente o
delegada del rgano superior inmediato al que recibe la responsabilidad.
En resumen, un Plan de organizacin debe contener:
1. Definiciones de funciones, autoridad y responsabilidad
2. Segregacin de tareas
3. Comprobacin rutinarias
4. Independencia intersectorial
5. Nivel optimo de subordinados
6. Divisin del Trabajo
7. Auditora Interna y Operativa
Las instrucciones deben ser escritas y, a su vez, claras y completas, pero para lograr que no sean
engorrosas o voluminosas deben tambin ser concisas o concretas.
En forma analtica, el sistema de autorizacin y procedimientos como elemento de control
interno puede contener, entre otras cosas:
1. Manual de cuentas o de contabilidad
2. Planes de cuentas
3. Cuentas de control o movimiento
4. Procesos de comparacin
5. Homogeneidad o uniformidad
6. Medios tecnolgicos
7. Instrucciones por escrito
8. Control operativo
9. Comprobantes y formularios
10.Archivos de informacin
11.Programas (Software) disponibles
12.Pantallas electrnicas
13.Acceso a los sistemas
14.Sistema de aprobacin de operaciones
Estructura organizativa: es la disposicin otorgada a los recursos del ente, con el objeto de
cumplir con las funciones que le fueron especificadas. Determina la disposicin funcional y
jerrquica de los recursos econmicos (fsicos y humanos).
Los requisitos bsicos del Sistema de Control interno para este caso son:
1. Que existan lneas de responsabilidad y autoridad claramente definidas
2. Que exista unidad de mando
3. Que se cumpla adecuadamente con el concepto de alcance de control
4. Que existan adecuados controles por oposicin
5. Que exista adecuada distribucin en las funciones de autorizacin, ejecucin y
control de las operaciones, as como adecuada custodia del patrimonio
6. La organizacin deber contar con un organigrama y manuales de organizacin
7. Si existe la funcin de Auditora Interna (u Operativa esta debe depender del ms
alto nivel jerrquico
Sistema de generacin, ejecucin y control de operaciones y transacciones: conforma un
sistema de relaciones entre las distintas estructuras o subestructuras a los efectos de
lograr alcanzar los objetivos de la organizacin.
Este sistema queda definido:
Sistema Concepto
1 Directivo Fija objetivos principales y como lograrlos
2 Operativ Lo forman las polticas, procedimientos (fsicos y de registro) y el
o procesamiento de la informacin.
3 Informati Su funcin es recolectar, registrar, computar, controlar, analizar y
vo comunicar la informacin que surge de las transacciones.
Operadores de los sistemas: los sistemas son operados por la plana humana sobre la base
de la funcin y la dependencia jerrquica.
Los requisitos bsicos del Sistema de Control Interno son:
1. Que se definan y apliquen los procedimientos de contratacin de persona
tcnicamente idneo
2. Que se establezcan programas de capacitacin y entrenamiento
3. Que existan mtodos de evaluacin
4. Que existan planes de rotacin
5. Que se defina la poltica de incompatibilidades para el desempeo de las funciones
UNIDAD 4
LAS ACCIONES DEL PROCESO CONTABLE: LA CAPTACION DEL DATO
Todo acto o hecho econmico, para ser considerado como informacin til por parte de la
organizacin, debe estar vinculado o relacionado con esta.
Desde el punto de vista de su origen, los datos se pueden clasificar en:
En algunos casos los datos tienen solo contenido cualitativo y lo tanto no son registrables o no
procesables y en otros casos los datos tienen contenido cualitativo y cuantitativo lo que permite
medir; a estos ltimos se los denomina informacin contable procesable por la posibilidad de ser
registrados.
Ambos, registrables y no registrables, informan respecto a determinada situacin que afecta a la
organizacin, siendo tiles para la toma de decisiones y el control de la gestin.
Todos los datos generados en actos o hechos econmicos producidos dentro o fuera de la
organizacin, procesables o no, llegan al sistema de informacin contable va oral o escrita.
La va oral tiene serias deficiencias ya que permite que cada trasmisor comunique un
determinado hecho en particular de manera distinta y adems no deja fsicamente documentado
o instrumentado el origen de cualquier acto o hecho econmico que sea susceptible de ser
captado por el proceso contable. Por lo tanto, el medio ms apto es por va escrita.
Sin embargo, esta va tambin tiene sus problemas, ya que quien tiene la responsabilidad de
escribir o trascribir el dato al papel puede hacerlo sin tener presente cuales conceptos son
relevantes para la organizacin, para el proceso contable o para la toma de decisiones y el
control y cules no. De all que es necesario estandarizar o uniformar la informacin. Esta
estandarizacin es un medio impreso predeterminado donde se vuelvan los datos que son
necesarios al proceso contable.
Este medio impreso predeterminado recibe el nombre de formulario.
EL FORMULARIO
Concepto
Es el medio impreso apto para contener y simplificar los datos que se originan en el curso de los
actos o hechos econmicos repetitivos, permitiendo que sean comunicados al sistema de
informacin contable de manera uniforme.
Diseo de los formularios
- Quien disea los formularios:Se sugiere que el diseo de los formularios se haga mediante
un traba coordinado entre las reas involucradas, supervisadas por un departamento o
rea que cumpla con los siguientes requisitos:
a. Tenga un conocimiento global de la organizacin de la empresa como as tambin
las reales necesidades de informacin de la estructura organizativa
b. Posea conocimientos bsicos sobre comunicacin, diseo, formas, impresin, etc.
- El manual de formularios: una vez acordado los datos a contener y el diseo de todos y
cada uno de los formularios, se debe poner en marcha el sistema de formularios e
instrucciones. Este sistema de formularios se describe y detalla en el manual de
formularios y consiste en:
a. El detalle del proceso o circuito a travs del cual circula el formulario, denominado
rutina
b. Un conjunto de instrucciones que establece:
En que o cuales hechos econmicos debe utilizarse
Como debe confeccionarse, elaborarse o completarse
Cuando debe confeccionarse o completarse
Quien debe confeccionar el formulario
Cantidad de copias y destino de cada formulario
COMPROBANTES
Concepto y clasificacin
- Concepto: Cuando a un acto o hecho econmico se lo puede verificar objetivamente, ya
que se dispone de los datos cualitativos y cuantitativos emanados del mismo y, adems,
se cumple con la pauta de certeza en cuanto a la irreversibilidad de la ocurrencia de ese
hecho econmico, se proceden a volcar dichos datos (o informacin procesable) en el
formulario, transformndolo en comprobantes.
El comprobante es bsicamente una fuente de datos o documentacin fuente. La
caracterstica de fuente del comprobante est dada por el hecho de ser el instrumento
material que revela la existencia de un acto o hecho econmico que puede ser un hecho
registrable o un hecho no registrable.
Cuando el hecho es registrable, el comprobante acta como soporte de entrada al proceso
contable para el clculo, clasificacin y registracin de las operaciones econmico-
financieras.
Cuando el hecho es no registrable, el comprobante ser documentacin fuente para
aquellos actos o hechos econmicos de carcter meramente informativo o aclaratorio y
que es cuando la informacin no afecta cuantitativa ni cualitativamente la igualdad
contable.
Tanto los hechos registrables como los no registrables son tiles al proceso decisorio y el
control.
Clasificacin
Comprobantes propios:Confeccionados por la organizacin en formularios propios.A
su vez, estos puede ser:
Uso interno: son aquellos que comunican hechos ocurridos y concluidos
dentro de la misma.
Uso externo: trasciende su mbito y sirven para comunicar informacin tanto
al sistema de informacin de la organizacin como al sistema de informacin
del tercero.
Comprobantes de terceros: confeccionados fuera de la organizacin en formularios
ajenos al mismo, pero referidos a hechos econmicos que vinculan a ambos, la
organizacin y los terceros.
Algunos ejemplos
- Funcin compras:
Pedido interno de Compras: preparado por los distintos departamentos para solicitar
la provisin de artculos
Solicitud de cotizacin: es en elcaso de solicitar precio, plazo de entrega y
financiacin a potenciales proveedores de un artculo que la organizacin necesita.
Se administra por departamentos de compras
Orden de compra: una vez seleccionado el proveedores, se le solicita el envidio de
articulo cotizado. Se administra por departamento de compras
Gua de recepcin: se confecciona en la organizacin para controlar los artculos
enviados por el proveedor. Se administra por departamentos almacenes, seccin
recepcin
Remito del proveedor: es el control que el proveedor tiene de que los artculos
enviados fueron recepcionados. Se administra por departamento almacenes y
contadura
Factura del proveedor: es por los artculos vendidos por el proveedor a la
organizacin. Se administra por departamento contadura
- Funcin Pagos:
Recibo de cancelacin factura: es el pago que se le realiza al proveedor. Se
administra por departamentos contadura y tesorera
- Funcin Ventas:
Nota de pedido de cliente: es cuando el cliente compra un determinado articulo
Remito del cliente: es la constancia y control que tiene la organizacin de que los
artculos fueron recepcionados por el cliente
Factura al cliente: es para constancia de la mercadera que se vendi
- Funcin Cobranzas:
Recibo de cobranzas: se confecciona cuando el cliente cancela su deuda con la
organizacin
ARCHIVOS
El comprobante para cumplir con su funcin respaldatoria de las registraciones o de los hechos
econmicos no registrables, debe ser conservado durante cierto periodo de tiempo. Esta
conservacin solo es posible si se dispone de un adecuado archivo.
Archivo es el lugar donde se guardan los comprobantes
Los archivos revisten especial importancia por cuanto, si en algunos casos existiese un principio
de duda respecto a cierta informacin contable contenida en los registros, esta podra ser
dilucidada recurriendo a la documentacin contenida en los archivos.
Para instrumentar un sistema de archivos se deben tener presente algunas pautas:
a. Que comprobantes deben ser conservados
b. Durante cunto tiempo debe ser conservados los distintos tipos de comprobantes
c. Como deber ser acomodados u ordenados los comprobantes para hacer ms fcil y
accesible su identificacin posterior
d. Analizar el espacio disponible para la guarda de los comprobantes, su ubicacin dentro de
la organizacin y los medios tcnicos que dispone la organizacin
Formas de archivar
Con respecto a que documentos deben ser conservados, la respuesta es: todo
aquellos que sirven como documentacin respaldatoria de hechos econmicos
cuantificables registrables y registrados (generadores de informacin contable
procesada) y de hechos econmicos no registrables.
Con respecto a cunto tiempo deben ser conservados los documentos:
Aquellos documentos que representan ttulos de propiedad (escrituras, ttulos
de propiedad automotor, etc.), o las facturas y recibos de activos fsicos y7o
inversiones a largo plazo, deben ser mantenidos indefinidamente para
proteger la propiedad
En cuanto al resto de los documentos, el Artculo 67 del Cdigo de Comercio,
modificado por la Ley 16478 dice en su parte pertinente: << que la
documentacin a que se refiere el artculo 44 debe conservarse durante diez
aos contados desde su fecha >>, se interpreta con un criterio practico que
los diez aos se cuentan a partir del cierre del ejercicio econmico en donde
esos comprobantes estn registrados.
La forma de archivarlos se clasifica en dos criterios:
1) Criterio objetivo: consiste en tabular a los comprobantes en funcin del objeto,
hecho econmico o tipo de operacin que representan
2) Criterio subjetivo: consiste en agrupar la documentacin en funcin al sujeto
interviniente en la o las operaciones, sin importar que tipo de documentos se trate.
Lo fundamental es determinar o distinguir al sujeto que interviene en la operacin,
independientemente del tipo de comprobante.
Los comprobantes que emitan los diferentes tipos de sujetos tendrn distintitas:
identificaciones, cantidades de copias y destinos y caractersticas o datos.
Los comprobantes segn la RG (AFIP) 1415 y 1575
- Identificaciones
Los sujetos responsables inscriptos o exentos ante el impuesto al valor agregado que
optaron por el rgimen especial de emisin y almacenamiento de duplicados
electrnicos emiten, en papel, el original del comprobante para ser entregado al
comprador, prestatario o locatario, en tanto el duplicado del mismo, queda almacenado
electrnicamente.
- Datos que deben tener los comprobantes:
Datos que deben incluirse en el diseo respecto del emisor y del comprobante
Datos Pre-Impresos:Son aquellos consignados en los comprobantes en oportunidad
de su impresin por imprenta
Apellido y nombre, denominacin y razn social
Domicilio comercial (lugar fsico donde se emite el comprobante)
Clave nica de identificacin tributaria (CUIT)
Numero de inscripcin en el impuesto sobre los ingresos brutos o convenio
multilateral, o su condicin de exento o contribuyente
La leyenda que identifique al emisor con alguna de las tipificaciones citadas
anteriormente. IVA Responsable Inscripto, IVA Exento, No Responsable IVA o
Responsable Monotributo (no incluye al consumidor final, por cuanto este no
emite comprobante) (no existe, disposiciones respecto al no categorizado)
Numeracin consecutiva y progresiva compuesta por doce dgitos:
o Los cuatros primeros, de izquierda a derecha, identifican el lugar de
emisin del comprobante (Por ej., sucursal Tucumn, Sucursal Bs. As,
etc.)
o Los ocho restantes indican el numero de comprobante propiamente
dicho
Se debe asignar el cdigo a cada uno de los lugares o medios (por ej.: vendedores,
camiones, corredores, secciones, etc.) afectados a la emisin de los comprobantes,
con prescindencia del establecimiento o lugar fsico (inmueble).
Fecha de inicio de actividades precedida de la leyenda <<Inicio de
Actividades >>
Apellido y nombres, denominacin o razn social y CUIT de quien efectu la
impresin y fecha en que se realizo
Primero y ltimo de los nmeros de los documentos que comprende la
impresin efectuada
Numero de habilitacin del establecimiento impresor, otorgado por el
organismo de contralor
Cdigo de autorizacin de impresin, precedido de la leyenda <<CAI N ...
>> solo para comprobantes A, B o E
Fecha de vencimiento del comprobante, precedida de la leyenda <<Fecha de
Vto.:.. >>, solo para comprobantes A, B o E
Sistemas de emisin
Los comprobantes pueden emitirse:
Forma manual: se refiere a la emisin de comprobantes en forma manuscrita (talonario de
facturas), o cuando se utilicen computadoras nicamente como procesador de textos.
Mediante la utilizacin de sistemas no manuales:
1. Sistemas computarizados (auto-impresores), electromecnicos o mecnicos
2. Equipamiento electrnico denominado controlador fiscal si se trata de
documentos fiscales
Plazos de conservacin
Las copias y/o originales de los comprobantes emitidos o recibidos debern conservarse en
archivo por un trmino que se extender hasta cinco aos despus de operada la prescripcin
del periodo fiscal a que se refieran.
El remito, gua o documento equivalente de ser conservado por un periodo no inferior a dos aos,
contados a partir de la fecha de emisin inclusive.
UNIDAD 5 Y 6
Captulo I: CUENTAS Y PLANES DE CUENTAS
Concepto Cuenta: Puede ser visto bajo 2 conceptos:
Como parte de la concepcin de la teora de las cuentas: Intenta dar explicacin a la razn
y funcionamiento del sistema de informacin contable. Se la entiende como un concepto
definitorio de la teora de la contabilidad.
Como pieza de orden prctico para la sistematizacin de los datos y su emisin en forma
de reportes: Dentro del proceso de informacin contable. Su uso es tcnico y responde a
reglas precisas.
DESARROLLO HISTRICO
Hendriksen: el objetivo de las cuentas es, por lo comn, suministrar un medio gracias
al cual todas las transacciones puedan registrarse fcilmente y sin construcciones
ficticias. Se utilizan para explicar el sistema de la partida doble y las caractersticas
bsicas del Activo, las participaciones, los ingresos, los gastos y las utilidades.
Manero: a partir del siglo XIX, la Contabilidad afronta trascendentes modificaciones de
Fondo y Forma, y entre las primeras menciona a las especulaciones sobre la naturaleza
de las cuentas, constituyendo varias escuelas: Personalista, Abstracta, Positivista, De
Valor y Jurdica.
Teoras ms Modernas:
DEFINICIN DE CUENTA (Ostengo): es el medio adecuado para estandarizar los datos provistos al
proceso contable a travs de los comprobantes, los cuales contienen toda la informacin
cuantitativa y cualitativa, respecto a hechos econmicos registrables o no.
LAS CUENTAS Y EL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE:
Variaciones Patrimoniales Cuentas Proceso de Informacin
Las cuentas constituyen el eslabn entre las operaciones que realiza el ente como as tambin
los hechos econmicos que afectan su patrimonio (variaciones patrimoniales) y el inicio del
proceso de registracin de los datos en el Sistema de Informacin.
OPERACIN: existencia de un hecho o acto con contenido econmico. Est compuesta por lo
menos por dos elementos que pueden ser bienes, derechos, obligaciones, beneficios o cargas,
los cuales van a ser identificados, individualmente y denominados de forma precisa. Si aparece
nuevamente, se lo mencionar en forma homognea.
REGLAS GENERALES PARA EL USO DE LAS CUENTAS:
1. Primer momento a registrarse en una cuenta es siempre un incremento.
2. Las cuentas que representan el Activo y los R- producen un incremento llamado dbito.
3. Las cuentas que representan el Pasivo, el Capital y los R+ producen un incremento
llamado crdito.
4. Las disminuciones de una cuenta deben ser registrados en el lado opuesto de la misma.
5. El saldo de una cuenta puede ser cero.
6. Las cuentas de Activa y R- pueden tener saldo cero o Deudor. Las cuentas de Pasivo,
Capital y R+ pueden tener saldo cero o Acreedor.
OTRAS REGLAS:
SECCIONES DE LA CUENTA:
Elementos Permanentes:
Fecha de los sucesos que originan registros en las cuentas, es decir, hechos y
operaciones econmicas.
Valores numricos: monto en moneda que afecta a cada uno de los movimientos
de las cuentas. La sumatoria de dichos montos determinarn el saldo de la
misma.
Regularizadoras: del Activo, del Pasivo y del PN. Se utilizan con el propsito de reflejar
ajustes sobre el valor de los bienes, derechos y obligaciones.
De Movimiento: del Patrimonio y de los Resultados. Tienen por objeto discriminar ciertas
operaciones cuyo conjunto se pretende conocer al cabo de un perodo determinado.
De Orden: por riesgos asumidos, por los bienes de 3. Tiene por objetivo producir algn
efecto recordatorio sobre alguna situacin que, si bien no afecta directamente al
Patrimonio del ente, puede tener alguna incidencia sobre el mismo en el futuro.
Analticas: cuentas que influyen elementos nicos e indivisibles. Permiten una depurada
segregacin de los conceptos, por ejemplo, los que refieren a cada uno de los deudores o
acreedores, a cada una de las materias primas y materiales usados en la fabricacin, etc.
Sintticas: cuentas analticas que se agrupan con otras cuentas que resumen varios
elementos homogneos. Aglutinan componentes que se encuentran relacionados entre s
y que bien pueden mostrarse unificados.
Relacionados con las personas:
o Individuales: cuentas definidas como analticas y al mismo tiempo personales.
o Colectivas: cuentas sintticas relativas a personas.
Relacionadas con los bienes:
o Simples: definidas analticas y al mismo tiempo objetivas.
o Generales: pueden apreciar cuentas sintticas relativas a objetivos.
Nombres de las cuentas: para identificarlas entre otras, dando claridad y seguridad sobre
su composicin y saldo al lector. Debe tener una relacin directa con su CONTENIDO de
modo que puedan relacionarse fcilmente.
Codificacin de las cuentas.
Otro concepto importante en este tema es el USO de la cuenta, es decir, la forma en que deben
anotarse los movimientos, describindolos, precisando en qu momento y en qu condiciones
deben ser registrados. La informacin referida al uso de las cuentas, debe estar contenida en un
Manual de Cuentas, el cual sirve de gua a la hora de imputar un cuenta, es decir, colocar el
cdigo de la cuenta a cada uno de los elementos integrantes de la operacin.
Aspectos previos a considerar para la definicin del plan de cuentas:
NORMAS LEGALES:
El plan de cuentas pertenece a cada organizacin y, al tratarse de un recurso interno del ente,
debe ser diseado siguiendo las polticas individuales de cada empresa para mejorar la eficiencia
operativa y la capacidad de generar informacin de utilidad. Pero existen organismos externos a
la empresa cuyos procesos de normativizacin se vienen aplicando en el mundo, y en nuestro
pas en particular. Algunos de ellos son:
Personales: representa la relacin del ente con terceros, reflejando activos como pasivos.
Objetivas o No Personales: todo tipo de objeto que pueda conformar el patrimonio.
De resultados del ejercicio: reflejan las variaciones patrimoniales cuantitativas o
resultados de ambos signos, tanto los negativos como los positivos.
De Capital: representan la participacin de los propietarios en el ente.
El total del Pasivo se calcula con la suma de las Obligaciones Ciertas (deudas) y
Contingentes (previsiones), y su cancelacin puede llevarse a cabo mediante.
o Pago de una suma de dinero
o Transferencia de otros activos
o Prestacin de servicios
o Sustitucin de ese pasivo por otra deuda
o Conversin del pasivo en patrimonio neto
o Por la renuncia o prdida de derechos por parte del acreedor
PATRIMONIO NETO: capital perteneciente a/los propietarios representado por el aporte de
los propietarios y junto con la acumulacin de los resultados. Los aportes son los montos
que ingresan o se comprometieron a ingresar los propietarios del ente; la acumulacin de
los resultados surgir del efecto neto algebraico de todos aquellos que se generaron y que
no fueron distribuidos.
Ese efecto neto es denominado resultado y si es prdida origina una disminucin del PN, si
es ganancia un incremento.
ALGUNOS ASPECTOS A CONSIDERAR AL DISEAR UN SISTEMA CONTABLE:
El contexto econmico es cada vez ms dinmico y diverso. Los negocios y la actividad
econmica adoptan diferentes formas, las organizaciones diversifican sus actividades, la
globalizacin orienta a las mismas a decidir en funcin del mundo, los productos y las formas de
comercializar y relacionarse econmicamente cambian constantemente, y la tecnologa tiene
avances muy significativos.
Este contexto genera la necesidad de tomar decisiones cotidianamente, contando as con
informacin contable distinta y particular. Para ello, resultan necesarios los estados contables
bsicos obligatorios, as como tambin inventarios de distintos tipos y detalles de otros por
rendimiento y/o rotacin, presupuestos de inversin con recupero financiero y su costo de
oportunidad y otros actuales, segn el tipo de hecho econmico, circunstancias y decisiones que
se presentan. Requiere, a su vez, que el procesamiento contable sea rpido y preciso y, adems,
que los datos estn guardados de un modo que sean rpida y directamente accesibles.
Las organizaciones: medio idneo para el intento de lograr los objetivos de sus miembros. Tipos
de organizaciones:
Algunas consideraciones de los hechos econmicos: los hechos econmicos que definen la
realidad del ente son muy diversos y un buen conocimiento de los mismos ser importante
para facilitar un adecuado proceso de registracin. Tambin es fundamental el tipo de
informes a preparar en oportunidad de disear el mencionado proceso de registracin.
La forma de los archivos y el almacenamiento de los datos adquieren importancia y se
constituyen en otro objetivo importante para el proceso de registracin, porque de esto
depende poder disponer de un rpido y adecuado acceso a los mismos y as poder preparar
en tiempo y forma cualquier tipo de informe que se requiera, para atender las nuevas
decisiones que se deban tomar.
El concepto de Integridad es un requisito de la informacin contable, teniendo como base o
fundamento algn tipo de evidencia de respaldo. Las operaciones se formalizan mediante
distintos instrumentos, que pueden ser comprobantes de diversos tipos, por ejemplo,
documentos legales, pero tambin pueden presentarse situaciones no formalizadas, que
surgen de las relaciones econmicas y del contexto, que el sistema contable deber captar,
ejemplo, facturas o recibos.
En los casos de acontecimiento externo a la organizacin, se puede utilizar como evidencia la
informacin pblica que resulte confiable.
Las variaciones patrimoniales: efectos de las operaciones y hechos econmicos que modifican
el patrimonio neto. Se pueden clasificar en dos grupos:
Cualitativas: modifican la composicin del patrimonio del ente, pero no el monto del
Patrimonio Neto. Ejemplo, la compra de materia prima al contado, que modifica la
composicin del activo, pero no origina resultados.
Cuantitativas: modifican el monto del Patrimonio Neto como consecuencia del hecho
que gener un resultado, ya sea negativo o positivo o bien de una operacin con los
propietarios. Ejemplo, la venta de un bien de uso en efectivo, por un importe superior a
su valor contable, donde cambia la composicin del activo: aumenta el monto del
dinero y disminuyen los bienes de uso por un valor inferior, reconocindose una
ganancia.
Usuarios:
El Sistema Contable.
El Plan de Cuentas.
El medio de procesamiento (Manual, Mecnicos y Electrnicos).
El mtodo de registracin:
o Directo: partiendo de la documentacin, directamente se registra en el Diario el
hecho econmico y las operaciones, anotando posteriormente en el Mayor o registro
temtico el movimiento de cada cuenta. No hay un paso intermedio o clasificacin
previa de los hechos.
o Indirecto: la documentacin se clasifica considerando el ciclo operativo: compras,
ventas, pagos, cobros y luego se transcribe en un Diario Auxiliar o Subdiario cuyo
total recin se registrar en el Diario, mediante un asiento global peridico, que en
general es mensual. La ventaja es que permite una registracin y acceso veloz a la
informacin diaria detallada de los registros cronolgicos auxiliares y facilita la
registracin en los mayores auxiliares de las cuentas particulares. Requiere de
Subdiarios diseados especialmente para anotar cada operacin en forma
particular, conjuntamente con los dems, as tipificadas. Adems, facilitan las
registraciones en los mayores auxiliares, debido a que no se necesita recurrir al
Diario ni al Mayor general para cada anotacin.
REGISTROS CONTABLES:
Medios fsicos, donde se realizan anotaciones contables. El trmino asiento se lo puede definir
como cada anotacin en un registro contable, tanto como en el Diario como en el Mayor.
Requisitos legales: los organismos de control y de recaudacin, tienen facultad para sancionar
disposiciones respecto de los registros contables. La legislacin obliga a que cada organizacin
ofrezca informacin y un estndar mnimo de prueba de todos sus actos. La caracterstica flexible
de la normativa permite, directa o indirectamente, que cada organizacin decida el tipo de
registros a utilizar, la informacin a preparar y su diseo, pero slo a efectos de dar
cumplimiento a los requerimientos mnimos fijados.
Entre los requisitos legales, se pueden citar:
Subdiario: registros auxiliares del Diario, sus anotaciones son cronolgicas y se realizan a
partir de la documentacin respaldatoria. Tambin deben estar rubricados. Se pueden
disear tantos Subdiarios como se deseen y estos deben ser coherentes con el sistema
contable y con el mtodo de registracin.
La creacin de Subdiarios facilita el diseo de un sistema contable mucho ms prctico,
donde ser necesario clasificar las operaciones tpicas y habituales de la organizacin y
crear un subdario para cada uno de los grupos importantes de ellas.
Registro Mayor: no es obligatorio, pero representa el paso intermedio indispensable entre
las registraciones en el Diario y la elaboracin de informacin contable. Se debe considerar
que este registro:
o Depende de las registraciones del Diario
o No guarda relacin directa con la documentacin de respaldo
o Se deben incluir todos los movimientos
o Los montos o totales de crditos y dbitos se presentan, en general, en los informes
contables
o Debe crearse un Mayor para cada cuenta del plan de cuentas de la organizacin
o Ese anotan los datos del asiento del Diario de donde se capta el dbito y crdito de
la cuenta, como tambin el nmero, fecha y la contrapartida de la operacin o
hecho econmico
o El saldo surge como diferencia entre dbitos y crditos
Submayores o Mayores Auxiliares: conserva las mismas caractersticas del Mayor principal.
Para cada cuenta general o sinttica del plan de cuentas se debera asociar una detallada,
por cada artculo o persona relacionada con la organizacin.
A los fines de determinacin del costo, el precio de compra es el valor de contado del bien, neto
de bonificaciones o descuentos.
Compras de Bienes de Cambio: conjunto de bienes tangibles que el ente posee con la intencin
de su comercializacin en el curso ordinario de su actividad. Incluye aquellos adquiridos para su
reventa como los producidos por el propio ente, los que sern vendidos en el estado en que se
encuentren y los que sern transformados durante el proceso de produccin en un nuevo bien a
comercializar; los productos terminados de ese proceso y los que se encuentran en etapas
intermedias de produccin; aquellos que se encuentren radicados en diferentes localizaciones.
Pueden ser:
o Adquiridos para su venta en el mismo estado.
o Producidos por la propia empresa, quien compra materias primas, materiales de
produccin y partes semielaboradas y los transforma primero en productos en proceso y
luego en productos terminados.
En las empresas comerciales e industriales, los bienes de cambio comprenden las de:
o Materias primas
o Materiales a ser consumidos en el proceso productivo
o Partes semielaboradas
o Mercaderas de reventa
Consignaciones: las mercaderas de terceros recibidas en consignacin para su venta no
son propiedad de la empresa, por lo tanto no corresponde incluirlas en el patrimonio. En
cuanto a las entregadas en consignacin a terceros, continan siendo de propiedad de la
empresa hasta que se informe su vena, por lo que corresponde adoptar el mismo
tratamiento que para el resto de los bienes incluidos en el rubro, debiendo agregarse
entregadas en consignacin.
Documentacin respaldatoria: factura y remito, a las que se agregarn aquellas por
erogaciones vinculadas con la adquisicin de los bienes que deban incorporarse al costo.
Mtodo de registracin: cuenta Mercaderas u Otros Bienes de Cambio. La incorporacin al
patrimonio puede producirse por adquisicin o produccin, por lo que podrn exponerse:
o Mercaderas
o Compras
o Materias Primas
o Productos en Proceso
o Productos Terminados
Mercaderas como cuenta desdoblada: se desdobl la cuenta nica en varias, agrupando
conceptos y logrando obtener informacin adecuada, que segrega patrimonio y resultados.
Con ste mtodo, la cuenta Mercaderas refleja el valor del inventario inicial hasta el cierre
del ejercicio, cuando se realiza un inventario y se ajusta el saldo para mostrar la existencia
final. As, a fecha de balance muestra la realidad patrimonial. Entre ambos cierres la
cuenta Compras acumula estadsticamente las incorporaciones del perodo, puede llevarse
otra cuenta para Devoluciones de Compras, de lo contrario se acreditarn en la misma.
Los saldos de las cuentas Compras y Devoluciones no representan patrimonio ni
resultados, ya que se tratan de cuentas de Movimiento. En consecuencia, al momento del
balance, su saldo debe volcarse a las cuentas Costo de Ventas (para las mercaderas que
ya no integran el stock por haber sido vendidas), y/o Mercaderas (para las compras que se
mantengan en existencia).
Con los datos del inventario inicial, el final y las compras, se puede determinar el costo de
lo vendido el cual se vuelca en la cuenta de resultados, siendo esta una alternativa para
los que no llevan inventario permanente. La informacin sobre las ventas se acumular en
una cuenta de resultados y, conociendo los ingresos por ventas y los costos, se podr
determinar el resultado bruto de las ventas y tambin evaluarlos en relacin con esos
ingresos y costos.
Mercaderas con Inventario permanente: permite registrar las bajas de las mercaderas a
su costo, de esta manera el saldo de la cuenta Mercaderas refleja siempre las existencias.
Segn el mtodo que aplique el ente, las cuentas que se utilicen para mostrar la
incorporacin sern: compras, si se llevan cuentas desdobladas y Mercaderas, en los
dems casos.
El Impuesto al Valor Agregado (IVA): impuesto al valor agregado a los bienes y servicios
que se aplica en las distintas etapas de produccin. Al ser un impuesto generalizado a los
consumos, es soportado econmicamente por los consumidores finales, pero su tcnica de
liquidacin obliga a los entes a actuar como responsables en la determinacin ante el
Fisco, bajo la categora de Responsables Inscriptos. Existen otras categoras: Exento, No
Responsable y Monotributista, para los cuales la incidencia del impuesto es similar a la del
Consumidor Final. Desde el punto de vista de la determinacin del costo interesa
diferenciar y analizar:
Ventas: