CURSO DE GESTIN EFICAZ DEL TIEMPO

LECCIN 9: Cmo mantener bajo control a los cuatro mayores

consumidores de tiempo? (I)

Uno de los aspectos ms importantes en todos los mbitos de la vida es el

poder trabajar en equipo. Gracias a ello el xito es posible. Pero en muchas
ocasiones resulta que la gente, a menudo hecha por tierra los planes que se
haban trazado para distribuir el tiempo.

El MBR establece que las interrupciones personales, las reuniones, el

telfono y la obtencin de informacin son, en ese orden, los mayores
problemas que los ejecutivos han encontrado en la administracin de su
tiempo.

Veamos brevemente cada una de stas reas y la forma de combatirla.

El control de las interrupciones personales.

A diario ocurren interrupciones sin premura, a cada instante del da, que vienen a
reducir el rendimiento de cada trabajador. Para minimizar los efectos negativos de
las interrupciones personales, el MBR nos propone dos alternativas: el
aislamiento y el estar disponible. Analicemos brevemente cada una de ellas:

Aislamiento. Acaso no le ha ocurrido a usted alguna vez que necesita

estar solo? Le es imposible avanzar con algn reporte mientras se encuentra en
su oficina? En muchas ocasiones sentimos que no avanzamos en algn trabajo
que nos urge terminar, y es aqu cuando la situacin amerita un aislamiento. Pero
claro que no es aislarse del mundo por completo, sino simplemente el no estar
disponible a ciertas horas del da, a fin de evitar las interrupciones superfluas.

En una ocasin me sucedi que deba presentar un informe al Presidente de la

Compaa, y para concentrarme y evitar distracciones ped prestada la oficina de
un colega. De esta forma pude concentrarme y entregar a tiempo el informe
solicitado. Durante ste lapso de tiempo, mi asistente qued encargado de atender
algn cliente que llegara a buscarme, atendindole y resolviendo sus quejas y/o
consultas.

Otros sitios recomendables, en donde usted puede obtener un poco de

aislamiento es la biblioteca de la empresa, una oficina desierta, la sala de
seminarios y conferencias, etc., y solamente su Asistente sabr dnde se
encuentra, para llamarle en casos de verdadera urgencia. Otra recomendacin es
no atender a nadie que no tenga una cita previa, de sta manera usted podr
organizar el da por completo.

Disponibilidad provechosa. Imagino que usted, en alguna ocasin, se ha

encontrado con ejecutivos que tienen permanentemente abierta la puerta de su
oficina, este es un buen ejemplo de disponibilidad provechosa.

El permanecer informalmente disponible para las personas, ayuda a los ejecutivos

a estar en contacto con lo que sucede en la empresa. Pero para tener una
disponibilidad provechosa exitosa, el MBR establece las siguientes
normas: delegue eficazmente, renase en la oficina o lugar de trabajo de los
dems, realice visitas peridicas en toda la empresa, protjase de los visitantes
molestos y sea franco sobre sus preferencias. Todo esto le ayudar a minimizar
las interrupciones en su lugar de trabajo.

Obtenga el mximo beneficio de las reuniones.

Cuando nos referimos a reuniones, muchos empleados comienzan a hacernos

caras largas, gestos negativos, y otras seales que indican negatividad. Pero
debido a que el hombre es un ser social, necesita relacionarse con otras personas,
y las reuniones son de utilidad para ste propsito.

El xito de las actividades diarias en una empresa, depende en gran medida de

una reunin exitosa, donde todos los empleados participen activamente,
aportando ideas, discutiendo problemas y encontrndoles solucin, etc.

Con respecto al desarrollo de una reunin, el Sr. Schubert de Alba-Waldensian

(MBR) recomienda mucho reuniones sin ceremonia. Yo prefiero hacer tres
reuniones de 15 minutos. De ese modo hay ms concentracin. Y contina
diciendo que prefiere un saln de conferencias en vez de su oficina como lugar de
reuniones. Eso evita las interrupciones e induce a una actitud de mayor
concentracin.

Las complejas interacciones humanas que se producen en las reuniones son muy
variadas. Se le aconseja al amigo lector que lea detenidamente elCurso sobre
Reuniones Efectivas en AulaFacil.com donde se toca ms detalladamente este
asunto.

Respecto al telfono.

En muchas ocasiones al telfono no se le da el uso adecuado, y ms bien se

abusa del telfono. Es cierto que el receptor de llamadas acorta distancias, pero
tambin se convierte en uno de los mayores consumidores de nuestro tiempo.
A continuacin se presentan algunas sugerencias retomadas del MBR sobre lo
que se puede y no se puede hacer con respecto al uso del telfono.

Cosas que deben hacerse:

Puede utilizar el telfono para ahorrar camino.

Cuando necesite una informacin inmediatamente.

Cuando desee difundir informacin en forma rpida.

Si necesita convocar a reuniones de ltimo momento.

Para recibir informacin sobre el avance de actividades o proyectos

importantes.

Para mantener un estrecho contacto con algunas personas.

Use el telfono si esto le brinda una sensacin de tranquilidad.

Cosas que no deben hacerse:

Tratar de sustituir un documento formal con una llamada telefnica.

Cuando deba comunicar una misma informacin a varias personas, mejor

redacte un memorando y envelo con copia.

Cuando deba tratar asuntos delicados, es mejor hacerlo face to face, ya

que por telfono, no nos damos cuenta de muchas situaciones, por ejemplo, del
lenguaje corporal de nuestro interlocutor.

Cuando los mensajes no sean urgentes y tampoco se requiera contestacin.

Si debe discutir asuntos complejos y largos, tampoco es recomendable

utilizar el telfono en este caso, salvo que programar una reunin sea imposible.

Otro aspecto importante referente al telfono, recalca el autor K. Gleeson, es lo

relacionado con la atencin de las llamadas telefnicas. Gleeson recalcaque cada
persona tome la decisin de no aceptar llamadas telefnicas sin ton ni son,
durante el da de trabajo. En lugar de esto, establezca un sistema para
retornar las llamadas (dependiendo de su tipo de trabajo) quiz durante uno
o dos periodos del da.

Por ejemplo, usted puede decidir recibir llamadas en el lapso de las 11:00 a las
12:00 horas y de las 15:00 a las 16:00 horas, en este caso, debe brindarle
instrucciones precisas a su Asistente para que filtre las llamadas y no se las pase
a cualquier otra hora del da, a menos que existan llamadas de clientes
importantes, de sus jefes superiores o llamadas urgentes, que necesiten ser
atendidas en el instante en que ocurren.