APOSTILA EXCEL 2007

MDULO INTERMEDIRIO - AVANADO

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Valrio Tyska
 Tpicos abordados

1 - Reviso Conceitos Bsicos

1.1 - Conceitos Bsicos sobre Excel 2007

1.2 - Aplicao de frmulas (funes)

1.3 - Formatao de planilhas

1.4 - Localizao e substituio de valores
2 - Banco de dados

2.1 - Conceitos e criao

2.2 - Filtros e classificaes

2.3 - Agrupamentos e sub-totais
3 - Tabela dinmica

3.1 - Conceitos e criao

3.2 - Alteraes de tabelas j existentes

3.3 Formataes

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Valrio Tyska
 1 - Reviso Conceitos Bsicos

1.1 - Conceitos Bsicos sobre Excel 2007

Para utilizar corretamente esta ferramenta necessrio que voc saiba o que e como este
aplicativo pode auxili-lo no dia a dia.

O Excel uma ferramenta desenvolvida pela Microsoft, que atualmente encontra-se no Pacote
de Aplicativos Office.

As ltimas verses (2010-2007) disponveis no mercado possuem evolues de tela e

navegabilidade em relao as verses anteriores.

O Excel nada mais que uma verso de planilha eletrnica que no passar dos anos foi sendo
aprimorada e adaptada a novos ambientes operacionais disponibilizando aos usurios
diversos recursos que facilitam a montagem, anlise e estruturao de informaes, sejam
elas, atravs de relatrios ou consultas em tela.

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Valrio Tyska
 1.1 - Conceitos Bsicos sobre Excel 2007
A nova verso do Excel 2007 tem uma nova interface do usurio orientada a resultados que
facilita o trabalho no Microsoft Office Excel. Os comandos e os recursos que eram
normalmente colocados em barras de ferramentas e menus complexos agora esto mais
fceis de serem localizados nas guias orientadas a tarefas que contm grupos de
comandos e recursos.

Muitas das caixas de dilogo so substitudas por galerias suspensas que exibem as opes
disponveis, e dicas descritivas ou visualizaes de exemplo so fornecidas para ajudar a
escolher a opo correta.

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 1.1 - Conceitos Bsicos sobre Excel 2007
No canto superior esquerdo h um boto (boto Office)

ltimos documentos
abertos
Cria novo arquivo

Permite salvar arquivos em

Abre Arquivo j salvo diversas formataes
inclusive como PDF

Salva arquivo Permite visualizar, configurar

e imprimir

Permite visualizar, configurar

as propriedades do arquivo,
como senha, criptografia, etc Fechar Excel
Encaminha arquivo
via email

Configuraes de parmetros do Excel

Fecha arquivo
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Valrio Tyska
 1.1 - Conceitos Bsicos sobre Excel 2007
Ao navegar com o mouse sobre os botes aparecer textos orientativos, no exemplo abaixo
selecionamos a opo Salvar Como.......

Orientao ao usurio

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Valrio Tyska
 1.1 - Conceitos Bsicos sobre Excel 2007
Como j descrito anteriormente a nova verso do Excel 2007 tem uma nova interface do
usurio alm da melhoria na estrutura das planilhas, por exemplo as verses anteriores ao
2007 permite no mximo 65.536 linhas por 256 colunas, j esta verso permite
1.048.576 linhas por 16.384 colunas.
Quanto as formataes existem padres de cores e elementos grficos novos .
Devido a estes fatores a Microsoft desenvolveu uma ferramenta que analisa a
compatibilidade de um arquivo feito no Excel 2007 e salvo em verses anteriores. No
exemplo abaixo houveram 2 ocorrncias uma com alta relevncia e outra com baixa
relevncia entre as verses:

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Valrio Tyska
 1.1 - Conceitos Bsicos sobre Excel 2007
O maior diferencial que o Excel 2007 possui em relao as suas verses anteriores a
substituio das Barras de Menus e Ferramentas pelas Guias que foram organizadas em:
Incio, Inserir., Layout de Pgina, Frmulas, Dados, Reviso, Exibio, etc Com a utilizao de
Guias tanto a visualizao quanto a utilizao dos recursos acima citados tornaram-se
extremamente mais fceis e prticos para os usurios do Excel 2007

Muitas das caixas de dilogo so substitudas por galerias suspensas que exibem as opes
disponveis, e dicas descritivas ou visualizaes de exemplo so fornecidas para ajudar a
escolher a opo correta. No exemplo abaixo selecionamos Mesclar Clula .

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Valrio Tyska
 1.1 - Conceitos Bsicos sobre Excel 2007
Na Barra de Status houveram modificaes e o usurio pode visualizar mais rapidamente
informaes sobre mdia, soma, quantidade, etc. simplesmente selecionando as clulas da
planilha, veja o exemplo:

Nmeros digitados aleatoriamente

ZOOM DA PLANILHA

Resultados Visualizao da Pgina

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 1.2 - Aplicao de frmulas (funes)

TIPO DE DADOS
Para iniciarmos o entendimento sobre este item, acho interessante que o usurio conhea
alguns conceitos bsicos sobre tipos de dados inseridos nas clulas. Em determinadas
funes o tipo de registro inserido em uma clula, poder influenciar no resultado final a
ser obtido ou at mesmo gerando um aviso de erro.
TIPO NUMRICO = Compreende valores superiores , iguais e inferiores a 0 (zero), sendo
que conforme a configurao do computador SOMENTE para casas decimais deve-se
digitar [,] (virgula) ou [.] (ponto);
TIPO TEXTO = Compreende valores ALFA NUMRICOS e SIMBOLOS , porm se um
nmero for digitado com [espao], [ ] (aspas), [ ] (crase), [ ^ ] (circunflexo), o mesmo
assumir como texto
Neste grupo pertence tambm os valores concatenados (agrupados) sinal [&];
Exemplo : celula A1= maria celula A2 = SC celula = A3 = A1&A2 : resultado = mariaSC

TIPO DATA/HORA = Data formato dd/mm/aaaa hh:mm:ss (dependendo da configurao

do Windows e do computador) que na verdade um nmero seqencial iniciando em 1 a
infinito, exemplo:

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 1.2 - Aplicao de frmulas (funes)

ENTENDENDO AS FUNES

A funo um mtodo utilizado para tornar mais fcil e rpido a montagem de frmulas que
envolvem clculos mais complexos e vrios valores. Existem funes para os clculos
matemticos, financeiros, estatsticos, etc. Por exemplo, na funo: =SOMA(A1:A10),
significa que a funo SOMA, somar os valores do intervalo A1 at A10, sem voc
precisar informar clula por clula. Lembre-se que a funo dever iniciar com o sinal de
igual (=). Sempre lembrando que o Excel permite combinao de funes exemplo:

BARRA DE FRMULAS

=(SOMA(A1:A10)+SOMA(E11:E33))/F12

Ou

= RAIZ (SOMA(A1:A10))
Obs Nestes casos a utilizao de [( )] (parnteses)
para definio das expresses
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 1.2 - Aplicao de frmulas (funes)

Argumentos PARA FUNO

A quantidade de argumentos empregado em uma funo depender do tipo de funo

utilizado. Os argumentos podero ser nmeros, texto, valores lgicos, referncias. Como
exemplo utilizamos em nossa planilha a funo SOMA e seus argumentos foram a
referncia da clula inicial, [:] (dois pontos) e a referncia final. Os dois pontos indica que
h um intervalo de clulas ou uma faixa de clulas.

Quando uma funo possuir mais de um argumento, estes devero vir separados por [;]
(ponto-e-vrgula). Um exemplo de funo usando mais de um argumento poderia ser o
seguinte:

SOMA(B3:B5;C7:C9;F5) Esta funo somar os valores das duas faixas e o valor contido
em F5.

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 1.2 - Aplicao de frmulas (funes)

Algumas funes

A seguir encontraremos uma pequena relao das funes mais utilizadas.

O Excel oferece centenas de funes e todas podero ser acessadas atravs do boto
INSERIR FUNO .

ARRED - Arredonda um nmero at uma quantidade especificada de dgitos.

Sintaxe: ARRED(nm; nm_dgitos)

Nm o nmero que voc deseja arredondar, poder ser uma referncia - clula.

Nm_dgitos especifica o nmero de dgitos para o qual voc deseja arredondar nm.

Exemplos

ARRED(2,15; 1) igual a 2,2

ARRED(2,149; 1) igual a 2,1

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 1.2 - Aplicao de frmulas (funes)

Algumas funes

HOJE - Retorna o nmero de srie da data atual. O nmero de srie o cdigo de data-hora usado pelo Excel para

clculos de data e hora.

Sintaxe - HOJE( )

MES - Retorna o nmero de srie da data referente ao ms.

Sintaxe - MS(DATA )

ANO - Retorna o nmero de srie da data referente ao ano.

Sintaxe - ANO(DATA )

INT - Arredonda um nmero para baixo at o nmero inteiro mais prximo.

Sintaxe - NT(nm)

Nm o nmero real que se deseja arredondar para baixo at um inteiro.

Exemplos: INT(8,9) igual a 8

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 1.2 - Aplicao de frmulas (funes)

Algumas funes

MXIMO - Retorna o valor mximo de uma lista de argumentos.

Sintaxe - MXIMO(nm1; nm2; ...)

Nm1; nm2;... so 1 a 30 nmeros cujo valor mximo voc deseja encontrar.

Exemplos

Se A1:A5 contiver os nmeros 10, 7, 9, 27 e 2, ento:

MXIMO(A1:A5) igual a 27 ou MXIMO(A1:A5;29) igual a 29

MNIMO- Retorna o valor mnimo de uma lista de argumentos.

Sintaxe - MNIMO(nm1; nm2; ...)

Nm1; nm2;... so 1 a 30 nmeros cujo valor mnimo voc deseja encontrar.

Exemplos

Se A1:A5 contiver os nmeros 10, 7, 9, 27 e 2, ento:

MNIMO(A1:A5) igual a 2 ou MNIMO(A1:A5;1,2) igual a 1,2

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 1.2 - Aplicao de frmulas (funes)

Algumas funes

MDIA - Retorna a mdia aritmtica dos argumentos.

Sintaxe - MDIA(nm1; nm2; ...)

Nm1; nm2;... so de 1 a 30 argumentos numricos para os quais voc deseja obter a mdia.

Exemplos

Se A1:A5 contiver os nmeros 10, 7, 9, 27 e 2, ento:

MDIA(A1:A5) igual a 11

MDIA(A1:A5; 5) igual a 10

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 1.2 - Aplicao de frmulas (funes)

Algumas funes

SE - Retorna um valor se o teste_lgico avaliar como VERDADEIRO e um outro valor se for avaliado como

FALSO. Use SE para conduzir testes condicionais sobre valores e frmulas e para efetuar ramificaes de acordo com o

resultado deste teste. O resultado do teste determina o valor retornado pela funo SE.

Sintaxe - SE(teste_lgico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso)

Teste_lgico qualquer valor ou expresso que pode ser avaliada como VERDADEIRO ou FALSO.

Valor_se_verdadeiro o valor fornecido se teste_lgico for VERDADEIRO. Se teste_lgico for VERDADEIRO e

valor_se_verdadeiro for omitido,VERDADEIRO ser fornecido.

Valor_se_falso o valor fornecido se teste_lgico for FALSO. Se teste_lgico for FALSO e valor_se_falso for

omitido, FALSO ser fornecido.

Comentrios - At sete funes SE podem ser aninhadas como argumentos valor_se_verdadeiro e valor_se_falso para

construir testes mais elaborados.

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 1.2 - Aplicao de frmulas (funes)

Algumas funes

Exemplo da funo SE:

As clulas A1 e B1 contm valores numricos. Em C1 teremos o produto dos dois valores se o valor de A1 for menor que B1,
em caso negativo, obteremos a diferena dos valores, ento em C1 entraremos com a funo:
SE(A1<B1;A1*B1;A1-B1)
A Mdia de uma faixa localizada em G5, poder variar de 0 a 100. Para obter conceitos de A a E dependendo da tabela a seguir:
Maior do que 89 A
De 80 a 89 B
De 70 a 79 C
De 50 a 69 D
Menor do que 50 E
Voc poderia usar a seguinte funo aninhada SE:
SE(G5>89;"A";SE(G5>79;"B";SE(G5>69;"C";SE(G5>49;"D";"E"))))
No exemplo anterior, a segunda instruo SE tambm o argumento valor_se_falso para a primeira instruo SE. Da mesma
maneira, a terceira instruo SE o argumento valor_se_falso para a segunda instruo SE. Por exemplo, se o primeiro
teste_lgico (G5>89) for VERDADEIRO, "A" ser fornecido. Se o primeiro teste_lgico for FALSO, a segunda instruo SE
avaliada e assim por diante.

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 1.2 - Aplicao de frmulas (funes)

Algumas funes

PROCV - Procura um valor na primeira coluna da esquerda de uma tabela.

Sintaxe - PROCV(valor procurado;matriz tabela;numero ndice coluna;procura intervalo)

Argumentos:

Valor Procurado = O que procurar

Matriz tabela = Onde procurar

Numero do ndice = Qual coluna retorna a informao

Procura intervalo = Valor lgico para encontrar valor correspondente mais prximo

Comentrios Se o registro no for encontrado aparecer a mensagem de erro [#N/D]

Exemplo da funo :
Neste exemplo estamos
Procurando o Estado (coluna 3)
Registrado para o nome no campo
Em amarelo

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 1.3 - Formatao de planilhas

INTRODUO

No mdulo bsico vimos diversos recursos de formatao que o Excel oferece atravs das guias
superiores . O Office 2007 possuem um diferencial grfico bastante significativo em relao as
demais verses.
Guia INICIO:

Formatao da Planilha Como

Tabela de Dados

Estilos de formatao das

Clulas

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 1.3 - Formatao de planilhas
Guia INICIO:
Neste agrupamento o Excel apresenta os principais grupos de formataes (mais utilizados)
sendo que o usurio pode optar em visualizar todas as opes existentes, veja modelo:

Mais opes de Mais opes de formatao Mais opes de formatao

formatao da fonte de alinhamento de nmeros

Na guia Incio esto condensados os principais tipos de formatao lembrando claro que
o usurio ainda continua com a opo de selecionar as clulas que deseja formatar,
clicar o boto da direita do mouse e selecionar formatar.

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 1.3 - Formatao de planilhas
FORMATAO CONDICIONAL:

A Formatao condicional , destaca

a formatao das clulas
selecionadas com base em
critrios (regras) previamente
definidos. No exemplo ao lado
pedimos para os valores serem
destacados com SIMBOLOS,
conforme seu crescimento, ou
seja quanto maior melhor

Esta formatao condicional especfica para a verso 2007

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 1.3 - Formatao de planilhas
Guia Layout de pgina:
Na opo TEMAS CORES FONTES EFEITOS, permite a mudana dos padres do
documento como um todo

Salvar rea de impresso

Formataes para
impresso

No caso de mais de uma folha

impressa permite a repetio
de linhas e colunas (titulos)

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 1.4 Localizao e Substituio de Valores

INTRODUO

Imagine que voc possui uma tabela com 5000 linhas distribudas em 20 colunas ou seja voc
tem 100.000 registros e precisa identificar ou corrigir apenas um grupo. Com a opo de
localizar e Substituir voc ganhar tempo, veja o modelo.
Na Guia INICIO voc pode selecionar o boto Localizar
e Selecionar, ou se preferir pode usar as seguintes teclas de
atalho: CTRL + L = LOCALIZAR
CTRL + U = LOCALIZAR/SUBSTITUIR

Digite ou cole os dados a

procurar
Se for substituir digite os
novos valores

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 1.4 Localizao e Substituio de Valores

OBSERVAES QUANTO A SUBSTITUIO

Para realizar a pesquisa / substituio em apenas um grupo de valores, por exemplo as

colunas C e D, primeiro selecione o grupo de clulas que deseja pesquisar caso contrrio
a pesquisa ser realizada na planilha como um todo;

Cuidado ao substituir valores que podem ser comuns para outras clulas , por exemplo:
Desejo substituir o ano de 2010 (digitado erroneamente) para o ano correto 2011 por
deduo se digitaria assim

Porm se houver no s datas

Mas valores nas clulas com 2010,
O valor ser alterado para 2011.

Neste caso o correto utilizar

Registros comuns para que o Excel
Altere somente o campo solicitado,
como no exemplo ao lado
.

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