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Manual del curso:

MICROSOFT WORD 2003 INTERMEDIO

D.R. 2009 CONALEP.

Prohibida la reproduccin total o parcial de esta obra,
incluida la portada, por cualquier medio sin autorizacin por
escrito del CONALEP. Lo contrario representa un acto de
piratera intelectual perseguido por la Ley Penal.

Calle 16 de septiembre No. 147 Norte, Col. Lzaro Crdenas,

C. P. 52148, Mepetec, Estado de Mxico.
____________________________________________________

Nivel Intermedio 2
CONTENIDO

I. HERRAMIENTAS AVANZADAS DE FORMATO

1. LETRA CAPITAL
Crear una letra capital
Eliminar una letra capital
2. LISTAS NUMERADAS
Crear una lista numerada
Cambiar el formato de la numeracin
Quitar la numeracin de una lista
Interrumpir una lista
Continuar escribiendo sin utilizar el formato de numeracin
3. NUMERACIN MULTINIVEL
4. BORDES Y SOMBREADO
Bordes de prrafo
Insertar bordes de prrafo
Bordes de texto
Bordes de pgina
Aplicar un sombreado
Eliminar bordes y sombreado
5. VIETAS
Insertar vietas en una lista previamente creada
Cambiar el formato de las vietas insertadas
Quitar las vietas de una lista
Interrumpir una vieta
Continuar escribiendo sin utilizar el formato de vietas
RESUMEN
REPASO

II. FUNCIONES ESPECIALES

1. DIVIDIR EN SECCIONES
Insertar un salto de seccin en un documento:
2. CONTROLAR LOS SALTOS DE PGINA
3. PROPIEDADES DEL DOCUMENTO
Visualizar las propiedades actuales del documento
Presentar automticamente el cuadro propiedades
Ir a un lugar especfico
RESUMEN
REPASO

Nivel Intermedio 3
III. MACROS
1. GRABAR UNA MACRO
RESUMEN

IV. TABLAS
1. INSERTAR UNA TABLA EN UN DOCUMENTO
Ver u ocultar lneas de divisin
2. SELECCIONAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS
Seleccionar celdas, filas y columnas
Insertar celdas, filas y columnas
Insertar filas
Insertar columnas
Insertar una columna al final de una tabla
Eliminar celdas, filas y columnas
Eliminar celdas
Eliminar filas y columnas
Copiar celdas, filas y columnas
Mover celdas, filas y columnas
Modificar el ancho de columnas
Modificar el alto de filas
3. DIVIDIR UNA TABLA
Unir celdas
Dividir celdas
4. REPETIR TTULOS EN CADA PGINA
Dar formato a una tabla
RESUMEN
REPASO

V. ORDENAR INFORMACIN
1. PARA ORDENAR DATOS EN UNA TABLA:
2. ORDENAR UNA COLUMNA DE LA TABLA
RESUMEN

Nivel Intermedio 4
I. HERR
RAMIENTAS
S AVANZADA
AS DE FOR
RMATO

1. LETRA
A CAPITAL

En ocasio ones se des

sea que un prrafo
p inicie
e con la prim
mera letra o toda
t la palab
bra en un forrmato
distinto, se
s podr log
grar aplicand
do el estilo letra
l capital,, al insertarla se ocuparrn varias lneas
colocndola dentro de
d un marco.

na Letra Cap
Crear un pital

1. C
Colocar el cursor en el prrafo al que se le desea insertari una
a letra capital o
s
seleccionar la primera palabra
p
2. Abrir
A n Formato y elegir el co
el men omando Letra capital...

3. Elegir la possicin en la que se dessea insertar la letra cappital, en el cuadro

c Posicin
(
(En texto o En
E margen)
4. Elegir en el cuadro Fueente: la fuennte que se desea usar para
p la letra capital
c
5. Especificar el
e nmero de lneas que e se requierre que ocupe
e la letra cap pital en el cu
uadro

Lneas que ocupa: (m ximo 10)
6. Especificar qu distanccia de separracin deber tener la letra capitall y el texto en el
c
cuadro Disttancia desdee el texto:
7. Presionar ENTER o haccer clic en el botn Acep ptar

Nota: Para poder ver

v la posici n exacta de la letra ca apital es neccesario estaar en Vista
Disseo de imprresin, de lo a insertar la letra capitall aparecer un cuadro
o contrario al
de dilogo pidie
endo confirmmacin para pasar a diseo de pgina, elegir el botn S.

Nivel Interm
medio 5
Eliminarr una Letra Capital
C

1. Colocar el cursor en el p
C rrafo que co ontenga la le
etra capital
2. Abrir el men Formato y elegir el com mando Letrra Capital
3. Elegir la opci
n Ninguna del cuadro Posicin

4. Presionar ENTER o hace er clic en el botn
b Acepttar

2. LISTAS
S NUMERADA
AS

Cuando se desea numerar

n cie ptos dentro de un doccumento se utiliza una
ertos concep a lista
numerada que insertta nmeros automticam
mente, determinando ell incremento
o con un EN
NTER;
por ejemplo:

Actividad
des del da de
d hoy:

1. Desayyuno con el Lic.

L Hernnddez
2. Resummir proyecto de ley
3. Imprim
mir acuerdo No. 223/200
07
4. Redacctar carta de
e Aumento

na Lista Nu
Crear un umerada

1. Escrib
bir los conce
eptos que se
e desean nu
umerar:

Desayuno con el Lic. Hernnndez

Resumir proyecto o de ley
Imprim
mir acuerdo No. 223/2007
Redaactar carta de
e Aumento

2. Selecccionar los conceptos:

c

1. Hacer clic en
e el botn Numeracin
N n

Nivel Interm
medio 6
2. Abrir el men Formato y elegir el com
mando Num
meracin y vietas...
v (ALT,F,N)

Nota: Ess posible deffinir antes de

e comenzar a escribir que se desea a utilizar una
a lista nume
erada,
haciendo
o clic en el botn Num meracin y posteriorme ente escribirr los concep ptos. Cuanddo se
desee dejar de usa ar el forma ato de lista
a numerada, hacer clicc nuevamen nte en el botn
b
Numerac
cin

3. Elegir la ficha Nmeros (ALT+N)

4. Presionar la a tecla TABU
ULADOR y unau flecha ded direccin para activarr el recuadro
o azul
5. Desplazar el recuadro o utilizando las flechass de direcccin para ellegir uno de los
formatos prresentados
6. Presionar ENTER
E o ele
egir el botn Aceptar

Cambiarr el formato
o de la nume
eracin

1. Seleccionar el texto que contiene la as lneas nu

umeradas
2. Abrir el men n Formatoo y elegir el comando
c Numeracin y vietas...
3. Elegir la ficha Nmeros
4. Hacer clic ene el botn Personaliza
P ar...

Nivel Interm
medio 7
 5. Agregar en
n el cuadro Formato
de
e nmero el texto que se
s requiera antes o desspus
de la numeracin: (mxximo 32 cara acteres)
6. Hacer clic en
e el botn Fuente...
F paara cambiar el estilo y tip
po de letra
7. Elegir el esstilo del nm
mero y el nmero con el cual se de esea iniciar la numeraci n en
los cuadros
s Estilo de nmero:
n e Iniciar en:
8. En Posici n del nmerro, elegir el tipo de aline eacin y la distancia
d quee desea tengga de
separacin el nmero con
c respecto o al margen izquierdo
9. En Posici n del texto,, definir la saangra que desea
d a entre el texxto y el nmero
exista
10.. Presionar ENTER
E o ha
acer clic en el e botn Ace eptar

Quitar la
a numeraci
n de una liista

1. Seleccionar las lneas numeradas

n

1. Hacer clic en
e el botn Numeracin
N n

Nivel Interm
medio 8
 2. Abrir el men n Formatoo y elegir el comando N
Numeracin y vietas...
3. Elegir la ficha Nmeros
4. Elegir el bootn Ninguno
o
5. Presionar ENTER
E o hacer clic en el
e botn Ace
eptar

Interrum
mpir una listta

Si se req na o varias lneas una lista y conttinuar poste

quiere interrrumpir en un eriormente con
c la
numeracin:

1. Colocar el cursor en la
a lnea o seleccionar lass lneas en las
l cuales se
s desea salltar la
numeracin
n
2. Hacer clic en
e el botn Numeracin
N n

1. Abrir el men n Formatoo y elegir el comando

c Numeracin y vietas...
2. Elegir la ficha Nmeros
3. Hacer clic ene el botn Ninguno

4. Presionar ENTER
E o hacer clic en el
e botn Ace
eptar

Continua
ar escribien
ndo sin utiliizar el formato de num
meracin

Si se requiere continuar escribiendo sin utilizzar el formatto de numera

acin:

1. Colocar el cursor en la lnea a pa

artir de la cual
c se dese
ea continuar escribiend
do sin
n
formato de numeracin
2. Hacer clic en
e el botn Numeracin
N n

3. NUMERACIN MULLTINIVEL

Cuando ses desea nu

umerar una lista utilizand
do varios nivveles se utilizza el formato
o de numera
acin
multinivel

1. Abrir el men n Formato

o y elegir el comando
c Numeracin y vietas...
2. Elegir la ficha Esquem
ma numerado o

Nivel Interm
medio 9
 3. Elegir alguno de los modelos presentados
4. Elegir o hacer clic en el botn Personalizar... para cambiar los estilos definidos

5. Modificar los formatos requeridos en los cuadros correspondientes:

a ) Elegir el nivel al cual se le desea cambiar el formato en el cuadro Nivel

b ) Escribir que se requiere antes y despus de el nmero en el cuadro Formato de
nmero:

Nivel Intermedio 10
 c ) Elegir el estilo de la numeracin en el cuadro Estilo de nmero:
d ) Elegir el nmero en dnde desea comience la numeracin en el cuadro Empezar
en:
e ) Elegir la Posicin que desea tenga el nmero
f ) Elegir la Alineacin y la Sangra
g ) Elegir o hacer clic en el botn Aceptar

Nota: Si se desea disminuir o aumentar un nivel en un prrafo, hacer clic en el botn

Aumentar sangra o Reducir sangra

4. BORDES Y SOMBREADO

En ocasiones ser de gran utilidad agregar lneas (bordes) o sombrear el fondo de un prrafo
para resaltarlo. Los bordes pueden ser aplicados en la parte superior, inferior, izquierda o
derecha de un prrafo, texto o pgina.

Bordes de prrafo

A este prrafo se le aplic un borde superior

A este prrafo se le aplic un borde izquierdo

A este prrafo se le aplic un borde derecho

A este prrafo se le aplic un borde inferior

A este prrafo se le aplic un borde en el contorno y un sombreado de fondo

gris

Nota: El efecto de bordes y sombreado se aplicar a partir de la sangra izquierda y

hasta la sangra derecha que el prrafo tenga definida.

Nivel Intermedio 11
Insertar bordes de prrafo

Para aplicar bordes y sombreado

o utilizando el mouse se podr uttilizar el bot
n Bordes de la
barra de herramienta
as o visualizar
v la barra de herramientas Tablas
y bo
ordes

Bordes Color del

sombread

1. Colocar el cursor
c en el prrafo o p
rrafos dond
de se desea aplicar el bo
orde

2. Hacer clic en
e la flecha situada a la
a derecha de
e el botn
y elegir de la barra de herramientas
h s presentada el tipo de borde que desea
d inserta
ar

1. Colocar el cursor en el onde desea aplicar el borde o seleccionarlos si

e prrafo do s son
varios prra
afos
2. Abrir el men
n Formato y elegir el comando
c Bo
ordes y som
mbreado...

3. Elegir la ficha Bordes

4. En el cuadrro Valor: ellegir:
Ninguno: Para
P eliminar todos los borrdes que se hayan
h aplicado
Cuadro: Para
P aplicar un
u borde en el contorno
Sombra: Para
P aplicar un
u borde en el contorno con una sombra a en la esquin
na inferior derrecha
3D: Para
P aplicar un
u borde de teercera dimenssin en el contorno
Para
P definir la
as posiciones en que se de
esean los bordes utilizandoo el cuadro vista
Personaliizado:
previa
p y los bo
otones de borrdes presenta
ados

Nivel Interm
medio 12
 5. Elegir el tipo de la lnea
a en el cuadro Estilo
6. Elegir el color de lnea en el cuadroo Color y el
e ancho en el e cuadro Ancho:
7. Si se desea a aplicar opcciones ms especficas,
e hacer clic en
e el botn Opciones...
O

a ) Elegir la distancia que debe er existir enntre los bord

des y el textto en los cua
adros
Sup
perior, Inferrior, Izquierrdo, Dereccho

8. Presionar ENTER
E o hacer clic en el
e botn Ace
eptar

Bordes de
d texto

Es posiblle aplicar bo
ordes slo al texto selecccionado

1. Seleccionar el texto (Sii selecciona una marca de prrafo se

s aplicara borde
b de prrrafo)
2. Hacer clic
c en la flecha sittuada a la derecha
a de el botn

a de herramientas desplegada el tip

y elegirr de la barra po de
borde que desea
d inserttar

Nivel Interm
medio 13
Bordes de
d pgina

Es posiblle agregar bordes

b en el contorno de
e toda la pgina y defin
nir la distanccia de separracin
que se de
esea con res specto al texxto.

1. Abrir en el documento
d a cual se le desean aplicar los bord
al des
2. Abrir el menn Formato
o y elegir el comando B
Bordes y som mbreado...

3. Elegir la ficha Borde de pgina

4. En el cuadrro Valor: ellegir:

Ninguno: Para eliminaar todos los bordes

b que see hayan aplica
ado
Cuadro: Para aplicarr un borde en el contorno
Para aplicar un borde en e el contorno o con una soombra en la esquina
e inferrior
Sombra:
derecha
3D: Para aplicarr un borde dee tercera dimeensin en el contorno
c
Para definirr las posiciones en que se e desean los bordes utilizzando el cuad dro
Personaliizado:
vista previa y los botoness de los extre
emos

5. Elegir el tipo de la lnea

a en el cuadro Estilo:
6. Elegir el color de lnea en el cuadroo Color: y el
e ancho en el cuadro A
Ancho:

Nivel Interm
medio 14
 7. Si se requie
ere insertar el
e borde de pgina slo en determin
nadas pginas:
8. Seleccionar en el cuadro Aplicar a:
a la opcin
n deseada
9. Presionar ENTER
E o hacer clic en el
e botn Ace
eptar

Aplicar un
u sombrea
ado

1. Tener visible la barra de herramienntas Tablas y Bordes

2. Seleccionar el texto o prrafos
p a lo
os cuales se le desea inssertar un som
mbreado
3. Hacer clic en
e la flecha situada a la derecha dee el botn soombreado y elegir el colo
or del
sombreado
o

1. Seleccionar el texto o prrafos

p a lo
os cuales se le desea inssertar un som
mbreado
2. Abrir el men n Formato
o y elegir el comando
c Bo
ordes y sommbreado...
3. Elegir la ficha Sombreaado

4. Elegir un coolor en el cuadro Rellenno

5. Elegir el estilo y color de
d la sombra a en el cuadrro Tramas
6. Presionar ENTER
E o hacer clic en el
e botn Aceeptar

Nivel Interm
medio 15
Eliminarr bordes y sombreado
s

1. Tener visible la barra de herramien ntas Bordes

2. Colocar el cursor
c en el prrafo que
e contiene los bordes o seleccionarlo
s os si son varrios
3. Para quitarr los bordes, hacer clic en erior y elegir Sin
e la flecha de el botn Borde exte
borde

4. Seleccionar el texto al cual

c se le de
esea quitar el
e sombread
do
5. Hacer clic en
e la flecha de
d el botn Color de relleno y se
eleccionar S
Sin relleno

1. Colocar el cursor
c en el prrafo quee contiene los bordes o seleccionarlo
s os si son varrios
2. Abrir el menn Formatoo y elegir el comando
c Bo
ordes y som mbreado...
3. En la ficha Sombreado, cuadro Re elleno, elegir Sin rellen
no
4. En la ficha Bordes, en valor
v elegir Ninguno

5. Presionar ENTER
E

5. VIETA
AS

Cuando se s desea en nfatizar concceptos o creear una listaa resaltada dentro de un u documen
nto se
utilizan la
as vietas. Utilizar
U vieta
as es muy siimilar a usarr las listas nu
umeradas:

Desayuno con el Lic. Hernnndez

Resumir proyecto o de ley
mir acuerdo No. 223/2007
Imprim
Redaactar carta de
e Aumento

Nivel Interm
medio 16
Insertar vietas en una lista prreviamente creada

1. Escribir los conceptos que se dese

ean enfatiza
ar:

Desayuno con el Lic. Hernnndez

Resumir proyecto o de ley
Imprim
mir acuerdo No. 223/2007
Redaactar carta de
e Aumento

2. Seleccionar las lneas que

q contiene
en dichos co
onceptos

3. Hacer clic en
e el botn Vietas
V

Nota
a: Es posiblle definir anntes de com
menzar a esscribir los coonceptos quue se deseaa
utilizar una
a lista con vietas.
v Haccer clic en el botn Viietas y posteriormente
e
escribir los
s conceptos. Cuando se e desee dejjar de usar el formato de lista con
n
vietas, ha
acer clic nuevvamente en el botn Vi
etas

1. Abrir el men
n Formato
o y elegir el comando
c Numeracin y vietas... (ALT,F,N)
(

Nivel Interm
medio 17
 2. Elegir la ficha Vietas (ALT+N)
3. Presionar la a tecla TABU
ULADOR y unau flecha ded direccin para activarr el recuadro
o azul
4. Desplazar el recuadro o utilizando las flechass de direcccin para ellegir uno de los
formatos prresentados
5. Presionar ENTER
E o ele
egir el botn Aceptar

Cambiarr el formato
o de las vie
etas inserta
adas

1. Seleccionar las lneas que

q contiene en vietas
2. Abrir el menn Formato o y elegir el comando
c Numeracin y vietas...
3. Elegir o haccer clic en la
a ficha Vietas
4. Elegir el estilo de vieta
as que se de esea modificcar
5. Hacer clic o elegir el bootn Person nalizar...

6. Especificar en el cuadrro Smbolo de

d vieta ell tipo que se
e desea utilizzar
7. Hacer clic en el botn Fuente y elegir
e el tam
mao en pun ntos y el color de la vi
eta a
utilizar
8. Si se requiere utilizar una vietaa distinta a las que se encuentran
n en el recu
uadro
Smbolo de
e vieta, ha
acer clic o elegir
e el bot
n Carcter...

Nivel Interm
medio 18
 9. Elegir en ell cuadro de lista
l Smbolos la fuente
e que se dessea utilizar
10.. Hacer clic o desplazarr el cursor con las flecchas de direeccin hasta a colocarlo en el
smbolo que se desea utilizar como
o vieta
11.. Presionar ENTER
E o ha
acer clic en el
e botn Ace eptar
12.. Especificar en el cuadrro Posicin de la vieta las opcione
es requerida
as:

Especifica ar la sangraa que debe er tener lass lneas co on

Pos
sicin de la vieta:
vietas
Especifica ar la distancia que se de
esea tener entre
e la vietta
Pos
sicin del te
exto:
y el texto

13.. Presionar ENTER

E o hacer clic en el
e botn Ace
eptar

as vietas de
Quitar la d una lista

1. Seleccionar las lneas que

q conteng
gan vietas

1. Hacer clic en
e el botn Vietas
V

1. Abrir el menn Formato

o y elegir el comando N
Numeracin y vietas...
2. Elegir el bo
otn Ninguno

Nivel Interm
medio 19
Interrum
mpir una vieta

Si se requiere interru
umpir las vietas en una o varias lne
eas:

1. Colocar el cursor
c en la lnea o sele
eccionar las lneas en lass cuales se desean omitir las
vietas
2. Hacer clic en
e el botn Vietas
V

Continua ndo sin utiliizar el formato de vie

ar escribien etas

1. Colocar el cursor en la lnea a pa

artir de la cual
c se dese
ea continuar escribiend
do sin
formato de vieta

1. Hacer clic en
e el botn Vietas
V

1. Abrir el men n Formatoo y elegir el comando N Numeracin y vietas...

2. Elegir la ficha Vietas y elegir Nin
nguno
3. Presionar ENTER
E o hacer clic en ele botn Ace
eptar

Nivel Interm
medio 20
RESUMEN

Una letra capital est relacionada con el prrafo en donde se encuentra y se utiliza para
resaltar la primera letra de un prrafo importante

Una lista de conceptos se puede enfatizar con nmeros o vietas

Es posible elegir una vieta personalizada

Se pueden aplicar bordes y sombreado a cualquier prrafo para resaltarlo

Nivel Intermedio 21
PREGUNTAS DE REPASO

1. Qu es una Letra capital?

2. Describir los pasos necesarios para insertar nmeros en una lista

3. Para qu se utilizan las vietas?

4. El colocar Bordes y sombrear un prrafo sirve para:

5. Cmo se quitan los bordes a un prrafo?

Nivel Intermedio 22
II. FUNC
CIONES ESP
PECIALES

1. DIVIDIR EN SECCIO
ONES

Un mism mo documentto puede esstar particionnado en varias seccione

es para sub
bdividirlo y poder
p
aplicarle formatos div
versos y esp
pecficos a cada
c una de stas, como
o: el tamao
o y orientacin de
la pginaa, aplicaci
n de columnas, formato o y posicin de la nume
eracin, enccabezados y pies
de pgina a, etc.

e seccin en
Insertar un salto de n un docum
mento

1. Abrir el men
n Insertar y elegir el comando
c Sa
alto...

2. Elegir en ell cuadro Tip

pos de saltoss de seccin
n"

Para: Ejemplo
CONSEJO DE LA PARTIDA A1
Pgin
na siguiente Emppezar la nue eva JUDICATURA
FEDERAL
A El Consejo de la
Judicatura por
secccin en la p
gina Por medio del decreto presidenncial,
fue fundando.....
sigu
uiente

Seccin 1
Seccinn 2

Nivel Interm
medio 23
 Para: Ejemplo
Continuo Empezar la nueva CONSEJO DE LA decreto presidencial,
JUDICATURA fue fundando....
seccin inmediatamente Seccin 1 FEDERAL
Por medio del
en la misma pgina
PARTIDA 1
Seccin 2 El Consejo de la
Judicatura por

Pgina impar Empezar una nueva

CONSEJO DE LA
seccin en la siguiente JUDICATURA
FEDERAL
pgina impar Por medio del

PARTIDA 1

El Consejo de la
Judicatura por
1 decreto presidencial,
fue fundando....
2

Seccin 1
Pgina par Empezar una nueva
seccin en la siguiente CONSEJO DE LA
JUDICATURA
pgina par FEDERAL
Por medio del

l PARTIDA 1

El Consejo de la
Judicatura por
2 decreto presidencial,
fue fundando....

3
4 1

Seccin 1

3. Presionar ENTER o hacer clic en el botn Aceptar

2. CONTROLAR LOS SALTOS DE PGINA

Cuando se efectan los saltos de pgina automticos, es posible que algn prrafo se haya
dividido, y que slo una lnea haya permanecido en una hoja anterior o una sola lnea paso a
la siguiente pgina etc.

Existen varios mtodos para controlar la forma en que la paginacin automtica divide los
prrafos:

Especificando que las lneas de determinado prrafo se mantengan siempre juntas

Especificando que no se desea que una sola lnea de un prrafo permanezca en la pgina
anterior (Lnea viuda), sino que pase automticamente todo el prrafo a la pgina 2
slo una lnea paso a
la siguiente pgina etc.

Nivel Intermedio 24
 Cuando se efectan los
saltos de pgina
automticos, es posible
que algn prrafo haya
permanecido en una hoja.

Que no se desea, que se

haya dividido, que slo
una lnea permaneci.

En la hoja anterior o que

Lnea viuda

Pgina 1 Pgina 2

Especificando que no se desean que slo una lnea de un prrafo permanezca en la pgina
siguiente (Lnea hurfana), sino que automticamente todo el prrafo a la pgina 2
Cuando se efectan los siguiente pgina etc. Lnea hurfana
saltos de pgina
automticos, es posible
que algn prrafo haya
permanecido en una hoja.
Que no se desea, que se
haya dividido, que slo
una lnea permaneci.

En la hoja anterior o que

slo una lnea paso a la

Pgina 1 Pgina 2

Especificar que determinado prrafo aparezca primero en una pgina

Cuando se efectan los En la hoja anterior o Este prrafo siempre
saltos de pgina que haya tiene que ir al principio
automticos, es posible
slo una lnea paso a de una pgina
que algn prrafo haya
permanecido en una hoja. la siguiente pgina etc.

Que no se desea, que se

haya dividido, que slo una
lnea permaneci.

Especificar que se desea evitar que se establezca un salto de pgina entre dos
determinados prrafos
Cuando se efectan los
saltos de pgina En la hoja anterior o que slo
3 una lnea paso a la
1 automticos, es posible
que algn prrafo haya siguiente pgina etc.
permanecido en una
hoja. Este prrafo deber ir
4 siempre junto al anterior.
2 Que no se desea, que se
haya dividido, que slo
una lnea.

Los prrafos 3 y 4 siempre debern ir juntos.

Nivel Intermedio 25
Para esp
pecificar las opciones
o y controlar
c com
mo afectan los saltos de
e pgina a lo
os prrafos:

1. Colocar el cursor
c en el prrafo sobre el cual se
e desean con ntrolar los sa
altos de pg
gina
2. Abrir el men n Formato o y elegir el comando
c P
rrafo. . .
3. Elegir la ficha Lneas y salto de pa agina

4. Activar del cuadro Pag

ginacin la casilla
c que corresponda
c a a la opcin requerida
5. Presionar ENTER
E o hacer clic en el
e botn Aceeptar

3. PROPIIEDADES DEL DOCUMENTO

Visualiza
ar las propiedades acttuales del documento
d

1. Abrir el men
n Archivo y elegir el co
omando Pro
opiedades

Nivel Interm
medio 26
El cuadro propiedades incluye 5 fichas las cuales contienen:

Ficha Contenido

General Contiene datos del tipo de documento, fecha de creacin, modificacin,

atributos, etc.

Permite visualizar y modificar datos particulares del documento como

nombre de autor, ttulo, comentarios para identificarlo, palabras clave
para localizarlo rpidamente, etc.
Resumen
Activar la casilla Guardar imagen preliminar para guardar una imagen
de la primera pgina de un archivo.

Se visualizar la fecha de creacin, modificacin, utilizacin, impresin,

Estadsticas y estadsticas como nmeros de pgina, prrafos, lneas, caracteres,
etc.
Contenido Visualiza el contenido de la primera pgina del documento

Permite especificarle propiedades personalizadas, que se visualizarn

Personalizado debajo de las propiedades estndar.

Nivel Intermedio 27
Presenta
ar automticamente el cuadro pro
opiedades

ble especific
Es posib car a que al guaardar un doocumento po or primera vez se mu uestre
automticcamente el cuadro
c ar la informacin correspondiente:
de propiedades para agrega

Si no se especifica que se
e desea presentar el cuuadro propie
edades cuaando se gua ardan
documen ntos, no moostrar el cuuadro de dilogo correspondiente para agregaar la informacin
alizar las propiedades automticam
deseada.. Para visua a mente cuand do se guard
da un docum mento
por prime
era vez.

1. Abrir el men n Herramie

entas y eleg
gir el coman
ndo Opcione
es...
2. Elegir la ficha Guarda
ar

3. Activar la casilla de verrificacin Prreguntar porr propiedade

es de docum
mento
4. Presionar ENTER
E o hacer clic en ele botn Ace eptar

Abrirr el cuadro Propiedade

es cada vezz que se gua umento por primera vez.
arde un docu

Nivel Interm
medio 28
Ir a un lu
ugar especfico

Con el co
omando Ir a Word se desplazar rpidamentte a la posiccin que se especifiquee: una
pgina, seccin,
s ea, nota al pie, nota al final, anottacin marca
lne ador camp
po, tabla, grrfico,
ecuacin u objeto.

1. Hacer doble
e clic en la barra
b de esta
ado
En cualquier parte de es
sta rea

1. Abrir el men
n Edicin y elegir el comando
c Ir a. . .

1. Presionar la
a tecla F5

1. En el cuadrro Ir a, sele
eccionar el tiipo de elemeento que se desee
2. En el cuadrro de edicin n de la dereccha, escribirr el nmero o nombre de
el elemento
deseado
3. Hacer clic en
e el botn Ir a
4. Hacer clic o elegir el bo
otn Cerrar

Nivel Interm
medio 29
RESUMEN

Un documento puede dividirse en varias secciones para darle formato a cada una en
forma diferente

El texto contenido en una lista se puede ordenar en forma ascendente o descendente

Es posible personalizar y controlar los saltos de pgina automticos para que:

Las lneas de un prrafo determinado se mantengan unidas

No existan lneas hurfanas

No queden lneas viudas

Dos prrafos siempre se mantengan juntos

Se inserte un salto de pgina antes de un prrafo determinado

Todos los documentos tienen propiedades especficas que ayudan a identificarlos

Es posible desplazarse rpidamente a cualquier parte del documento utilizando el comando

Ir a

Nivel Intermedio 30
PREGUNTAS DE REPASO

1. Cul es la utilidad de tener un documento dividido en secciones?

2. Describir los pasos necesarios para ordenar una lista de nmeros en forma
descendente

3. Cmo se le conoce a la lnea que queda aislada de su prrafo en la pgina anterior?

4. Cmo se le conoce a la lnea que queda aislada del prrafo al que pertenece en la
pgina siguiente?

5. Cul es la utilidad de la ficha resumen del cuadro Propiedades?

Nivel Intermedio 31
III. MACROS

Una macro es un conjunto de instrucciones que se ejecutan automticamente, permite

automatizar tareas repetitivas y as ahorrar tiempo en procedimientos rutinarios. Una macro
graba todas las pulsaciones de teclas, y cuando se reproduce repite exactamente todas las
pulsaciones en el mismo orden en que fueron grabadas.

1. GRABAR UNA MACRO

1. Abrir el men Herramientas, elegir el comando Macros, hacer clic en el...

subcomando Grabar nueva macro...

1. Escribir el nombre con que se identificar a la macro en el cuadro Nombre de la

macro
2. Escribir un texto descriptivo para la macro en el cuadro Descripcin:
3. Hacer clic en el botn Teclado
4. Colocar el cursor en el cuadro Nueva tecla de mtodo abreviado:

Nivel Intermedio 32
 4. Presio
onar la(s) teccla(s) con lass que se dessee ejecutarr la macro
5. En el cuadro de lista despleg gable Guarrdar cambio os en: selecccionar la opcin
Norm
mal
6. Elegir el botn Assignar
7. Elegir el botn Ceerrar
8. Realiz
zar todas lass acciones queq se desea an grabar

ener de la barra de he
9. Hacer clic en el botn Dete erramientas Grabar macro
m

10. Abrir el men He

erramientas
s, elegir el comando M
Macros... y hacer clic en el
botn Detener

La macro o quedar grrabada en la

a tecla que se
s asign, por
p lo que all presionarla
a se realizar
n
todas lass acciones qu
ue se grabaron.

s tan extensas y comp

Las macrros pueden ser plejas como se desee, la
as opciones avanzadas de
macros y ejemplos extensos se contemplan
c en el manua
al avanzadoo.

Nivel Interm
medio 33
RESUMEN

Una macro es un conjunto de instrucciones que se graban en una tecla para

posteriormente ejecutarlas

Se pueden grabar todas las macros que se deseen para agilizar la ejecucin de
procedimientos repetitivos

Nivel Intermedio 34
 IV. TABLAS

Una tabl
tablaa es un connjunto de ce
eldas cuya agrupacin forma filass y columna as, dichas celdas
c
permiten organizar te
exto y nmeros en colum
mnas sin neccesidad de utilizar
u tabula
aciones.

Las tablaas se inserttan en los documentos

d s y permiten
n visualizar informacin
n relacionad da en
forma dee columnas, es posible agregar
a bordes, sombrreado, una alineacin
a d
distinta para cada
celda, rea
alizar operac
ciones, etc.

Al inserta
ar una tablaa en un doccumento, est se ver delimitada
d p una lne
por ea punteada a, que
seala laa posicin exacta
e de la
as celdas, el
e largo y ancho
a de lass filas y columnas, etcc.; sin
embargo, las lneas punteadas slo
s servirn
n de referenccia en panta
alla y no se visualizarn
v en la
impresinn, una tabla puede tener como mximo 64 colum mnas.

Colum
mna Celda
a

Enero Febrero Ma
arzo
Ventas mens
V suales 40.982 65.832
2 65.929
V
Ventas previistas 45.200 78.300
0 45.900
Filas
Ventas acum
V mulativas 40.982 106.814
4 172.743
1
P
Previsiones 45.200 123.500
0 1
169.400
a
acumulativass

1. INSERTAR UNA TA
ABLA EN UN DOCUMENTO
D O

1. Colocar el cursor
c en el documento y el lugar enn donde se desea
d inserttar la tabla
2. Hacer clic en
e el botn Insertar tabbla
3. Arrastrar el puntero dell mouse sob mbrear el nmero de
bre los cuadrros para som
columnas y filas requerridas
4. Soltar el bo
otn del mou
use

Nivel Interm
medio 35
 1. Colocar el cursor en el docume
ento y el
lugar en do
onde se dese
ea insertar la
a tabla
2. Abrir el men
n Tabla
3. Seleccionar el comando Insertar y a
continuaci
n el comand
do Tabla

4. Elegir el N
mero de co
olumnas, N
mero de filas, y Ancho
o de columna en los cua
adros
respectivos
s
5. Para elegir uno de los formatos
f pre
ediseados: hacer clic en
e el botn Autoformato
A o...

Nivel Interm
medio 36
 Elegir en la lista Cattegora: unoo de los form
matos presenntados
Activar la
as casillas ded los estilo os que se desean
d apliccar en el cu
uadro Estilo
os de
tabla
Presionar ENTER o hacerh clic en
n el botn Acceptar

6. Presionar ENTER
E

Ver u oc
cultar lneas
s de divisin
n

as las lneass guas de una tabla:

Es posiblle tener visibles u oculta

1. Abrir el me
en Tabla y elegir el com
mando Mosstrar lneas de
d divisin u Ocultar lneas
de divisin segn sea el caso

2. SELEC
CCIONAR CELDAS, FILAS
S Y COLUMNA
AS

Es posiblle selecciona
ar celdas:

Filas:

Columna
as:

De una tabla
t para ap
plicarles algn formato

onar celdas, filas y colu

Seleccio umnas

eccionar celdas, filas y columnas ess necesario usar las ba

Para sele arras de seleccin invisibles
emos localizar las a la izzquierda de una
que pode u celda o de una fila:
Barra de seleccin de
d celdas

Nivel Interm
medio 37
 Barra de
d seleccin de
e filas

Para seleccionar

Colocar el cursor en la celda a a

onar
seleccio
Hacer clicc en la barra de
d seleccin de
Presionaar la tecla SH
HIFT
Una celda celdas de
e la celda a se eleccionar
Presionaar la flecha a de direccin
derechaa

Colocar el cursor en la 1 celda de

d la
Hacer clicc en la barra de
d seleccin de fila a selleccionar
Una fila
a filas Presiona ar la tecla SH
HIFT
Extende er la seleccin con la fle
echa
de direcccin derecha a

Colocar el
e puntero en la parte Colocar el cursor enn la primera o en
superior de
d la columnaa hasta que el
e la ltima celda de e la columna a
Una collumna puntero cambie
c ariencia
de apa onar
seleccio
Hacer clicc Presionaar la tecla SHIFT + va arias
veces fle
echa arriba o abajo

Colocar el
e cursor en la a 1a. celda Presionaar la tecla SH
HIFT
Varias celdas,
c filas o
Presionarr la tecla SHIFFT Extendeer la seleccinn con flechass de
columnas
Hacer clicc en la ltima celda direccin
n

Arrastrar el mouse sob

bre todas las
Toda un
na tabla Presiona
ar ctrl. + E
celdas

Nota: Alternativammente a esta

as opcioness es posible seleccionarr filas, colum
mnas y toda la
ta
abla utilizand
do el men Tabla
T comaandos Selecccionar fila y Seleccion
nar columna
a

Insertar celdas, filas y columnas

ertar celdas, filas y colum

Para inse mnas se pod
dr utilizar el men o loss botones de
e la barra de
e
herramientas

Se podr insertar el nmero de celdas que se deseen ene una tabla a existente, al insertarlas, las
celdas orriginales se podrn desplazar hacia
a abajo o haccia la derech
ha.

Nivel Interm
medio 38
 1. Seleccionar el nmero de celdas que se desee
e insertar y que
q estn junto al lugar
donde se desean inserrtar las celda
as nuevas

1. Hacer clic en
e el botn Insertar celd
da

Se mostrrara la siguie
ente ventana
a

2. Seleccionar la opcin deseada

d y prresionar el botn
b Acepttar

1. Abrir el men
n Tabla y seleccionar el submen
Insertar y a continuaciin, el coma
ando
celdas

Se mostrrara la siguie
ente ventana
a

2. Seleccionar la opcin deseada

d y prresionar el botn
b Acepttar

Nivel Interm
medio 39
 1. Elegir algun
na de las op
pciones presentadas

Despllazar celdas
s
hacia
a la derechaa

Despllazar celdas
s
hacia abajo

Inserttar toda una

a
fila

Inserttar toda una

a
columna

Nivel Interm
medio 40
Insertar filas

Es posiblle insertar el nmero de e filas que se

e requieran, seleccionan ndo el mismo
o nmero de
e filas
a insertarr. La inserci
n de filas se har arriba
a de las filass selecciona
adas.

1. Seleccionar el nmero de filas a inssertar

1. Hacer clic en
e el botn Insertar filas
s

1. Abrir el menn Tabla y elegir

e el com
mando Inserrtar
2. Elegir el comando Inseertar filas en
n la parte sup
perior o Inssertar filas en
e la parte
inferior
3. Seleccionar la opcin deseada
d y prresionar ENTER

No a al final de una tabla, presionar

ota: Para agrregar una fila p la tecla
t TABUL
LADOR

Insertar columnas

Es posiblle insertar ell nmero de columnas que

q se requieran selecciionando el mismo
m nmeero de
columnass que se des sean inserta
ar. La inserciin de colum a de las columnas
mnas ser a la izquierda
seleccion
nadas.

1. Seleccionar el nmero de columna

as a insertar

1. Hacer clic en
e el botn Insertar columnas

1. Abrir el menn Tabla y elegir el com

mando Inse ertar
2. Elegir el comando Inse
ertar column nas a la izquierda o Inssertar columnas a la
derecha
3. Seleccionar la opcin deseada
d y prresionar ENTER

Nivel Interm
medio 41
Insertar una column
na al final de
d una tabla
a

1. Seleccionar todos los marcadores

m a
de fin de fila
2. Hacer clic en
e el botn Insertar columnas

Eliminarr celdas, fila

as y column
nas

Es posible eliminar celdas, fiilas comple etas o columnas de una u tabla, sin embarg
go es
convenie
ente considerar que al eliminarlas la informacin
n contenida se
s perder.

Eliminarr celdas

1. Seleccionar las celdas que se dese

een eliminarr

2. Abrir el menn Tabla y elegir el com

mando Elim
minar
3. Elegir el comando Celdas

4. Elegir algun
na de las op
pciones presentada

Nivel Interm
medio 42
 Despplazar las
celdas hacia la
izquierda

Despplazar las
celdas hacia
arrib
ba

Elimminar toda la
a
fila

Elim
minar toda la
a
colu
umna

Eliminarr filas y colu

umnas

1. Seleccionar las filas o columnas

c qu
ue se desean eliminar

1. Hacer clic en
e el botn Cortar

1. Abrir el men Tabla , Elegir ell comando Eliminar y seleccion

nar el Filass o
Columnas

Nivel Interm
medio 43
Copia ce
eldas, filas y columnas
s

Para cop
piar celdas, filas y colum
mnas se utiilizan los bo
otones Copiar y Pegar, y los
mismos mtodos
m aplicados al co opiar texto.

eldas, filas y columnas

Mover ce s

Para mo
over celdas, filas y colum
mnas se utiliizan los bottones Co
ortar y P
Pegar, y loss
mismos mtodos
m aplicados al mo over texto.

Modifica
ar el ancho de columna
as

Es posiblle modificar el ancho de

e las columna
as o celdas especficas de una tabla
a de acuerdo
oa
las necessidades.
Marccadores de
Gua de ancho
a ancho de columna

Ancho de columna
c

1. Colocar el puntero
p del mouse en la
a gua de ancho de la co
olumna dese
eada hasta que
q el

puntero cam
mbie de apa
ariencia
2. Arrastrar el puntero jun
nto con la gu
ua fantasma
a hasta obte
ener el anch
ho deseado

Cambiarr el ancho de
d una o va
arias colum pacio entre columnas y establece
mnas, el esp er un
ancho au
utomtico

1. Colocar el cursor
c en la columna quue se desea ampliar o se
eleccionar varias
v colum
mnas
2. Abrir el men n Tabla y elegir el comando Propiedades de e tabla..
3. Elegir la ficha Columnaa

Nivel Interm
medio 44
 4. Definir en el
e cuadro An
ncho de colu
umnas: el ancho deseado
5. Elegir el bo
otn:

C
Columna ante
erior Para selecciona
ar la columna anterior y asiignarle un ancho

C
Columna sigu
uiente Para selecciona
ar la columna
a siguiente y asignarle
a un ancho
a

6. Presionar ENTER
E o hacer clic en el
e botn Ace
eptar

ar el alto de filas
Modifica

Es posiblle modificar el alto de la

as filas de un
na tabla de acuerdo
a a la
as necesidad
des.
Gua de alto de fila

1. Colocar el puntero del mouse en la

a gua de alto de fila de
eseada hastta que el pu
untero

cambie de apariencia
2. Arrastrar el puntero jun
nto con la gu
ua fantasma
a hasta obte
ener el alto deseado
Nota: S
lo se podr cambiar el ancho
a de esta forma esttando en Vissta diseo de
e
impresin
n

Nivel Interm
medio 45
Cambiarr el alto de una
u o varias
s filas, establecer un alto
a automtico o un mnimo
m de allto

1. Colocar el cursor
c en la fila que se desea
d ampliar o seleccio
onar varias
2. Abrir el men n Tabla y elegir el comando Propiedades de e la tabla
3. Elegir la ficha Fila

4. Definir en el
e cuadro Ta
amao la medida
m aprop
piada

Activar la
a casilla Pe
ermitir dividirr la filas enttre pginas para permiitir que la filla quede divvidida
por un saalto de pgin
na cuando ess demasiado o alta:

Fila 1 Primero para permitir

Este es un salto Continuaci n
de fila
que la fila de la fila 4
Seegundo Escribir un texto
quede
Fila 2 cualquiera

Teercero Para demostrar

como se
Fila 3 Cu
uarto Realizan los
saltos de fila

Fila 4

Desactiva
ar la casilla cuando no se
s desea divvidir la fila y pasarla com
mpleta a la siguiente pg
gina
Fila 1 Primero Texto
demostrativo Cuarto Este es el ltimo
ejemplo
Fila 4
Fila 2 Seegundo Es el segundo
ejemplo
Teercero Este es el tercer
ejemplo
Fila 3

Nivel Interm
medio 46
 5. Elegir el bo
otn:

Fila anteriorr Seleccionar la fila

a anterior para
a asignarle un
n alto

Fila siguiente Seleccionar la fila ara asignarle un alto

a siguiente pa

6. Presionar ENTER
E o hacer clic en el
e botn Ace
eptar

3. DIVIDIR UNA TABLLA

En ocasiones ser de
d gran utilid
dad dividir una
u tabla pa
ara insertar texto
t norma
al entre las filas,
espacios, etc.

Enero Febrero
o Marzo
Ventas mensu
V uales 40.9
982 65.832 65.929
V
Ventas previstas 45.2
200 78.300 45.900

Acumula
ado
Ventas
V 40.9
982 106.814
4 172.743
a
acumulativas
P
Previsiones 45.2
200 123.500
0 169.400
a
acumulativas

1. Colocar el cursor
c en un
na fila abajo de donde se
e desea dividir
2. Abrir el men
n Tabla y elegir
e el com
mando Dividir tabla

das
Unir celd

Es posiblle unir varias

s celdas de una tabla pa
ara extenderrse en variass columnas y utilizarla para
p
insertar un
u ttulo

Enero Febrero
o Marzo
Ventas mensu
V uales 40.9
982 65.832 65.929
V
Ventas previstas 45.2
200 78.300 45.900
V
Ventas 40.9
982 106.814
4 172.743
a
acumulativas
P
Previsiones 45.2
200 123.500
0 169.400
a
acumulativas

Nivel Interm
medio 47
Celdas unidas
u en una
u sola
R
Reporte de ve
entas
Enero Febrero
o Marzo
Ventas mensu
V uales 40.9
982 65.832 65.929
V
Ventas previstas 45.2
200 78.300 45.900
V
Ventas 40.9
982 106.814
4 172.743
a
acumulativas
P
Previsiones 45.2
200 123.500
0 169.400
a
acumulativas

1. Seleccionar las celdas que se dese ean combinaar

2. Abrir el men
n Tabla y elegir
e el com
mando Unir celdas
c

Dividir celdas
c

s puede divvidir para forrmar varias celdas:

Una celda a su vez se

R
Reporte de ve
entas
Enero Febrero
o Marzo
Ventas mensu
V uales 40.9
982 65.832 65.929
V
Ventas previstas 45.2
200 78.300 45.900
V
Ventas 40.9
982 106.814
4 172.743
a
acumulativas
P
Previsiones 45.2
200 123.500
0 169.400
a
acumulativas

1. Seleccionar la celda a dividir

d
2. Abrir el men
n Tabla y elegir el commando Divid
dir celdas...
3. Especificar el nmero de
d columnass en las que se desea diividir la celda
a
4. Presionar ENTER
E o hacer clic en el
e botn Ace
eptar

R
Reporte de ve
entas
Enero Febre
ero Marzo
Ventas mensu
V uales 40.9
982 65.832
2 65.929
V
Ventas previstas 45.2
200 78.300
0 45.900
V
Ventas 40.9
982 106.814 172.743
a
acumulativas
P
Previsiones 45.2
200 123.50
00 169.400
a
acumulativas

Nivel Interm
medio 48
4. REPETTIR TTULOS EN CADA P
GINA

Cuando una tabla ocupa

o ms de
d una pg gina es de gran
g utilidad
d repetir la primera fila (que
generalm
mente contiene el ttulo de la tabla o los ttuloss de las coluumnas) en to odas las pginas
para tene
er una refere
encia precisa
a de cada coolumna.

1. Seleccionar la fila o fila

as que se de
esea se repittan en todass las hojas
2. Abrir el men
n Tabla y elegir
e el com
mando Repeeticin de fila
as de ttulo

Nota:: Los ttulos

s se repetir
n slo en caso
c de que el salto de
d pgina ha
aya sido
autom
mtico.

Dar form
mato a una tabla
t

Es posiblle aplicarle a una tabla el formato de

d bordes, so
ombreado, modificar
m el tipo
t de letra,
cambiar la
l alineacin n del texto, etc.
e

Dichos fo
ormatos sigu
uen las mism mas normas y especifica aciones utilizzados para el
e texto. De ig
gual
forma es posible aplicarle un form
mato utilizan
ndo Autoforrmato al insertar una tab
bla con men
n
(ver procedimiento co
omo insertar una tabla ene un docum mento)

R
Reporte de Ventas

Eneero Febrero
ro Marzo
Ventas
V 40.9
982 65.832 65.929
m
mensuales
Ventas previstas
V 45.2
200 78.300 45.900
V
Ventas 40.9
982 106.8144 172.743
a
acumulativas
s
Previsiones
P 200
45.2 123.500
0 169.400
a
acumulativass

Nivel Interm
medio 49
RESUMEN

Una tabla puede tener hasta 63 columnas y un nmero ilimitado de filas

Existe Autoformato de tablas que permite aplicar un sombreado y diseo rpidamente a

una tabla

Es posible insertar celdas, filas o columnas en cualquier momento

Al eliminar una celda, una columna o fila se eliminara toda la informacin contenida en
stas

Las celdas contenidas en una tabla se pueden unir o dividir

Se puede especificar que se desean repetir los ttulos de una tabla en todas la hojas

Nivel Intermedio 50
PREGUNTAS DE REPASO

1. Cul es la utilidad de las tablas?

2. Qu es un auto formato de tablas?

3. Cmo se modifica el alto y ancho de las columnas?

4. Cmo se elimina toda una columna?

5. Explicar que significa combinar y dividir celdas

Nivel Intermedio 51
V. ORDE
ENAR INFO
ORMACIN

Cuando ses tiene la informacin y es necesaario ordenarrla en forma ascendente

e o descend
dente,
alfabtica
amente, num
mricamente e o por fecha
a se utiliza el
e comando Ordenar
O del Men Tabla
a.

1. PARA ORDENAR DATOS

D EN UN
NA TABLA

1. Abrir el doc
cumento que e contiene la
a informacin
n a ordenar
2. Seleccionar el texto o lista que se desee
d orden
nar
3. Abrir el menn Tabla
4. Seleccionar el comando Ordenar

Nivel Interm
medio 52
 Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar

5. Elegir como se va a ordenar la informacin en Ordenar por

Nivel Intermedio 53
 6. Seleccionar el tipo de dato que se quiere ordenar (texto, numrico o fecha) en Tipo:

7. Seleccionar en que forma se ordenar: Ascendente o Descendente

8. Hacer clic en el botn Aceptar

Nivel Intermedio 54
2. ORDEN
NAR UNA CO
OLUMNA DE LA
L TABLA

1. Seleccionar la columna
a de la tabla que se dese
ea ordenar
2. Abrir el men
n Tabla

3. Seleccionar el comando Ordenar

Se mostrar el cu
uadro de di
logo Ordena
ar texto

4. Hacer clic en
e el botn Opciones
O

Nivel Interm
medio 55
 Se desplegar el cuadro de dilogo Opciones

5. Activar la casilla de verificacin del cuadro de dilogo Opciones.

6. Hacer clic en el botn Aceptar
7. Hacer clic en el botn Aceptar

RESUMEN

Cuando se tiene la informacin y es necesario ordenarla en forma ascendente o

descendente, alfabticamente, numricamente o por fecha se utiliza el comando Ordenar
del Men Tabla.

Para ordenar datos en una tabla:

1. Abrir el documento que contiene la informacin a ordenar

2. Seleccionar el texto o lista que se desee ordenar
3. Abrir el men Tabla
4. Seleccionar el comando Ordenar
5. Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar texto
6. Elegir como se va a ordenar la informacin en Ordenar por
7. Seleccionar el tipo de dato que se quiere ordenar (texto, numrico o fecha) en Tipo:
8. Seleccionar en que forma se ordenar: Ascendente o Descendente
9. Hacer clic en el botn Aceptar

Nivel Intermedio 56
V COMBINAR
O CORRESPO
ONDENCIA

Cuando se desea imprimir mltiples

m veersiones de e una carta
a, un docum
mento, reportes
personalizados, sobres y etiquetas, etc.. se utiliza la combina ocumentos y se
acin de do
podr:

1. CAR
RTAS MODEL
LO

Una carrta modelo es un documento de el cual se desean

d imp
primir variass copias co
on la
misma informacinn pero dirig
gido a diferrentes perssonas sin necesidad
n d crearlass una
de
por una.

Para pod
der generar cartas mo
odelo es ne
ecesario con
ntar con 2 archivos:
a

A_______________________
________
_________________
________
_________________
________
_________________
________
_________________
________
_________________
________
_________________
________
_________________
________
_________________
________
_________________
________
_________________
________
________________

Documen nto principall que Una fuente de da

atos con la
contiene el texto quue no macin que vara en
inform
vara de un docume ento a cada documento
otro

Para cre
ear cartas modelo
m se requiere
r rea
alizar 3 passos fundamentales:

Seallar el docum
mento princcipal
1.. Abrir un documento
d existente que se dese
ee utilizar co
omo modello

O bien

1.. Crear un nuevo

n docuumento conn la informaacin que no varia, gua
ardarlo y ab
brirlo
2.. Abrir el men Herram
mientas y elegir
e el com
mando Com mbinar correespondenciia

Nivel Interm
medio 57
 3.. Hacer clicc en el bot
n Crear
4.. Elegir el comando
c Cartas mode
elo...

5.. Hacer clic

c en el bot
n Ventana activa

Quedar
establecid
do el docum v a ser utilizado como
mento que va o Modelo

Especcificar la fueente de dattos

1. Hacer clic en el botn Ob btener dato
os
2. Ele
egir el Abrirr fuente de datos.
d o Crrear fuente de datos

Al eleg
gir el botn:
Abrir la
a fuente de datos Crear la fuente de da
atos
1. Lo
ocalizar la rutta y abrir la fuente de 1. Word
W sugieere alguno os campo os
da
atos requeridda sittuados del lado derecho del cuadrro
de
e dilogo, se e podrn utiilizar todos o

Nivel Interm
medio 58

Nota: La fuente de datos puede ser un
archivo de Word ordenado por medio de
una tabla, una hoja de clculo o una
base de datos ordenada
2. Al aparecer el siguiente cuadro de
dilogo, hacer clic en el botn Modificar
documento principal
3. Word regresar al documento principal y
se presentar una barra de
herramientas nueva para que se
inserten los campos necesarios en
cualquier parte del documento
Nivel Intermedio
algunos de los campos presentados
haciendo clic en el botn
2. Si desea cambiar el nombre de algn
campo, hacer clic en el botn Borrar
campo, corregir o escribir el nuevo
nombre y posteriormente hacer clic en
el botn Agregar campo
3. Utilizar los botones para
cambiar la posicin de los campos
4. Hacer clic en el botn Aceptar
5. Escribir el nombre que se desea para
la fuente de datos y hacer clic en el
botn Guardar
6. Hacer clic en el botn Modificar fuente
de datos
7. Al aparecer la Ficha de datos , en
dnde se deber capturar la
informacin requerida y
posteriormente hacer clic en el botn
Agregar nuevo
59
 Comb binar
Despuss de abrir o crear la fuente de datos, ser
necesario
o insertar lo
os camposs que
represen
nten la inforrmacin de
eseada.

ar la barra de
1. Utiliza d herramientas comb
binar correspondencia
a para inse
ertar los cam
mpos
y man nipular el do
ocumento
Ubicartte
en el
Camposs de primer Ultimo Reviisar Combinar Buscar
Word registroo registro errorres en registro
impresora
Modiific
arr
fuennte

Registro
Campos disponibless Ver Registro siguiente Visualizar Combinar en Combinar
en la fuente de datos muestra anteerior cuadro de nuevo
de datos dilogo documento
combinar
correspondenciia

2. Hacerr clic en el botn

b y elegir el campo
o y la posiciin en dnd
de se
desea
a que apare ezca la info
ormacin

3. Una vez
v insertad
dos los cam
mpos se deb
ber efectu
uar la combinacin:

Ver como
c queda
arn las cartas

Mand
dar la comb
binacin de
e todas las cartas
c a la impresin

Guarrdar la combinacin de
e datos en un nuevo archivo
a

Nivel Interm
medio 60
2. IMPRIMIR SOBRES Y ETIQUETAS
2.1 Etiquetas
Es posible imprimir etiquetas de 3 formas
1. Una por una
Abrir el men Herramientas y elegir el comando Sobres y etiquetas. . .
Elegir la ficha Etiquetas
Hacer clic en el botn Opciones...

2. Elegir el tipo de impresora en la cual se imprimirn las etiquetas, el tipo y modelo de

la hoja de etiquetas

Nivel Intermedio 61
3. Hacer clic en el botn Detalles

4. Especificar las medidas exactas de las etiquetas de acuerdo a lo que se solicita

tomando en cuenta la imagen presentada

5. Hacer clic en el botn Aceptar

6. Hacer clic en el botn Aceptar
7. Escribir en el cuadro Direccin: el texto que desea para la etiqueta
8. Especificar en Imprimir, el nmero de etiquetas existentes por fila y columna en la
hoja de etiquetas
9. Hacer clic en el botn Imprimir
10. Utilizando la informacin de una base de datos
11. Abrir el men Herramientas y elegir el comando Combinar correspondencia.
12. Seguir con los 3 pasos principales utilizados para crear combinar correspondencia,
elegir en el primer paso Etiquetas postales
13. Al aparecer el siguiente cuadro, hacer clic en el botn Establecer documento
principal

Nivel Intermedio 62
14. Hacer clic en el botn Detalles
15. Especificar las medidas exactas de las etiquetas de acuerdo a lo que se solicita
16. Hacer clic en el botn Aceptar
17. Hacer clic en el botn Aceptar
18. Hacer clic en el botn Insertar campo de combinacin e insertar cada uno de los
campos que representen la informacin en el orden deseado

19. Hacer clic en el botn Aceptar

20. Al regresar al cuadro de dilogo Combinar correspondencia, hacer clic en el botn
combinar
21. Crear un documento de etiquetas
22. Abrir el men Herramientas y elegir el comando Sobres y etiquetas...
23. Elegir la ficha Etiquetas
24. Hacer clic en el botn Opciones...
25. Elegir el tipo de impresora en la cual se imprimirn las etiquetas y el nombre o
modelo de la hoja de etiquetas
26. Hacer clic en el botn Detalles...
27. Especificar las medidas exactas de las etiquetas de acuerdo a lo que se solicita
28. Hacer clic en el botn Aceptar
29. Hacer clic en el botn Aceptar
30. Hacer clic en el botn Nuevo documento
31. Escribir el texto que se desea para la etiqueta
32. Guardar el archivo como un documento de Word

Nivel Intermedio 63
2.2 Sobres
Es posible imprimir sobres:

1. Uno por uno

Abrir el men Herramientas y elegir el comando Sobres y etiquetas. . .
Hacer clic en la ficha Sobres

2. Hacer clic en el botn Opciones.

3. En la ficha Opciones para sobres, especificar el tamao del sobre, el tipo de letra
para el remitente y el destinatario (direccin y remite)
4. En la ficha Opciones de impresin especificar el tipo y mtodo de alimentacin del
sobre

Nivel Intermedio 64
5. Hacer clic en el botn Aceptar
6. Escribir el texto que se desea para el sobre
7. Hacer clic en el botn Imprimir
8. Utilizando la informacin de una base de datos
9. Seguir los 3 pasos fundamentales para combinar correspondencia y posteriormente
continuar a partir c hasta el h del apartado Uno por uno

Nivel Intermedio 65
 RESUMEN

Los pasos esenciales para combinar correspondencia son:

Sealar el documento principal

Especificar la fuente de datos

Combinar

Es recomendable crear previamente el documento principal y el de datos para

crear cartas modelo

La fuente de datos deber tener una fila para los ttulos de las columnas

Para crear etiquetas y sobres con la informacin de una base de datos, no es

necesario crear un documento principal

Para imprimir etiquetas se requiere tener las medidas exactas de acuerdo a la

imagen que presenta Word

REPASO

1. Qu acciones se puede realizar al combinar correspondencia?

2. Mencione que es una carta modelo

3. Qu opcin se utiliza para visualizar la combinacin de correspondencia antes

de imprimir?

4. Describa el procedimiento utilizado para imprimir un solo sobre

Nivel Intermedio 66
5. Cules son los pasos utilizados para imprimir etiquetas?

Nivel Intermedio 67