Organizao e representao da informao

em arquivos: uma anlise a partir da funo

classificao.
Organization and representation of archival information: an analysis from a classification of records

Clarissa Schmidt (1), Johanna Smit (2)

(1) Universidade Federal Fluminense, Rua Prof. Lara Villa, 126 - Niteri, RJ,Brasil, CEP: 24210-
590,clarissaschmidt@id.uff.br.
(2) Universidade de So Paulo, Avenida Prof. Lcio Martins Rodrigues, 443 - So Paulo - SP, Brasil,
CEP: 05508-020, johannawsmit@gmail.com

Resumen
La funcin de clasificacin se establece como uno de
los enfoques tericos y metodolgicos que subven-
ciona la organizacin del conocimiento archivstico.
De hecho, el Principio de Procedencia se ha desta-
cado como el principio terico orientador para el efec-
tivo desarrollo de la funcin de clasificacin, y puede
ser considerado el primer enunciado a pensar la
clasificacin de documentos menos por sus temas y
ms por su entorno orgnico-funcional de produccin.
Desde el momento en que la funcin de la clasifica-
cin establece la primaca del contexto de produccin
sobre el contenido de los documentos de archivo, por
medio de parmetros de organizacin propios en
relacin a las teoras empleadas en otras reas, ha
permitido la construccin del campo y identidad de la
archivstica como rea autnoma de conocimiento.
Aunque la funcin de la clasificacin sea analizada
considerablemente en la literatura, resulta que hay
diferencias en la definicin de la informacin a ser
organizada de contexto X de contenido. Por otro
lado, los enfoques para la organizacin y representa-
cin de la informacin no se insertan directamente en
las bibliografas de esta naturaleza. En este contexto,
el objetivo de este trabajo es comprender la funcin
de la clasificacin, cuyo eje central de anlisis es
discutir qu tipo de informacin debe ser organizada
en este proceso. Adems, este trabajo tambin pro-
pone discutir si esta informacin es la misma que
debe ser utilizada para la representacin de la infor-
macin en archivos?. En cuanto a la metodologa,
este trabajo es un estudio bibliogrfico y de anlisis
epistemolgico. De este modo, esperamos contribuir
con los estudios sobre la clasificacin en archivos y la
organizacin del conocimiento archivstico.
Palabras Clave: Funcin de Clasificacin en Archi-
vos. Organizacin de la Informacin en Archivos.
Representacin de la Informacin en Archivos. Do-
cumento de Archivo.
Abstract
Record classification is established as one of the
theoretical-methodological approaches which subsi-
dies the organization of archival knowledge. In this
way, Principle of Provenance as the theoretical ele-
ment and guide of the development of such function
that could be considered the first enunciation to think
the classification of archival records, least for its sub-
jects and themes but mainly for its context of func-
tional-organic production. Since record classification
establishes the primacy of context related to contents
of the archival documents another important mile-
stone emerges to construct the archival field as an
area of knowledge, i.e. an autonomy compared to
other areas theories, making it possible to differenti-
ate and to organize the classification of records from
reasonable parameters to promote autonomy and
identity to Archival science. Although the classification
of records has been considerably evaluated in its
literature there are divergences related to definition of
the information that should be organized from con-
text versus content. On the other hand, the organiza-
tion and representation approaches are not directly
included in this nature of bibliography. In this way, the
objective of the present work is to understand the
classification of records, mainly focusing in question-
ing the information which should be organized during
this process. This work also aims to question if this
information should be the same used to represent the
archival information. In methodological means, we
preformed bibliographical studies and epistemological
analysis. Thus, contributing to the evaluations of the
classification of records and the organization of ar-
chival knowledge.
Keywords: Classification of records. Organization of
archival information. Representation of archival infor-
mation. Archival documents.

Schmidt, Clarissa; Smit, Johanna. Organizao e representao da informao em arquivos: uma anlise a partir da funo classificao..
En XII Congreso ISKO Espaa y II Congreso ISKO Espaa-Portugal, 19-20 de noviembre, 2015, Organizacin del conocimiento para
sistemas de informacin abiertos. Murcia: Universidad de Murcia.

1. Introduo
A Arquivologia comea a delinear sua configu-
rao disciplinar a partir de desenvolvimentos
tcnicos de seu Fazer na segunda metade do
sculo XVIII. O arquivista alemo Adolf Brenne-
ke (1953) pensou a trajetria da rea a partir
dos meios e das maneiras pelas quais os arqui-
vistas foram construindo, ao largo da histria,
para organizar os documentos nos arquivos.
Para o autor, a teoria arquivstica resultado
destas diferentes maneiras estabelecidas ao
longo dos tempos acerca da organizao dos
documentos. Com uma perspectiva que tem
como referncia o desenvolvimento da teoria
arquivstica, elabora periodizao, constituda
por trs fases, para analisar a trajetria da Ar-
quivologia enquanto rea de conhecimento: -
Sculos XVI at XVII Predomnio do mtodo
prtico indutivo para a classificao arquivsti-
ca; carter tcnico e experimental da rea, re-
presentada pelos arquivos antigos e medievais
(dualismo entre arquivo de expedio e recep-
o); - Sculo XVIII Predomnio do sistema de
classificao terico dedutivo devido ao con-
texto racional e iluminista; tem-se o sistema de
classificao j em uma perspectiva de teoria; -
Sculo XIX Surgimento do Princpio da Prove-
nincia como novo sistema de Classificao
arquivstica, significando a revoluo da teoria
pelo estabelecimento de princpios tericos para
a rea.
Essa periodizao proposta por Brenneke est
claramente baseada na classificao como ele-
mento terico e norteador do desenvolvimento
da rea, nos remetendo a considerar sua con-
cepo de que a reflexo no campo dos arqui-
vos avana a partir do momento em que encon-
tra um mtodo prprio para organizar e classifi-
car seu objeto de trabalho, que o documento
que est no arquivo, construindo assim, como
resultado, elaboraes tericas. Nesta perspec-
tiva, podemos considerar, para classificao de
documentos de arquivo, que atribui-se ao histo-
riador Natalis de Wailly, chefe da seo admi-
nistrativa dos arquivos do Ministrio do Interior
da Frana, em 1841, a formulao francesa do
Princpio da Provenincia, isto , o "Princpio do
Respeito aos Fundos", o que segundo Michel
Duchein (1986) a certido de nascimento da
noo de Fundos de arquivos. Ainda que, de
acordo com Martn-Pozuelo Campillos (1996), a
construo do Princpio da Provenincia no
seja francesa e sim possivelmente alem, trata-
se do primeiro enunciado terico, marco terico
da Arquivologia, que passa a pensar a classifi-
cao dos documentos de arquivo menos por
assuntos e temas, e mais por contexto de pro-
duo.
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Essa formulao francesa do Princpio da Pro-
venincia, O Respeito aos Fundos, surge co-
mo resposta a problemas prticos, do Fazer, se
tornando um dos primeiros e talvez um dos
principais princpios tericos da rea, um Saber,
que quase cinquenta anos depois foi chancela-
do pelo Manual dos Holandeses. De acordo
com Bellotto (2005, p. 16), os dois elementos
mais importantes para sustentar a teoria da
Arquivologia so o Princpio da Provenincia e o
Princpio da Organicidade, pois enquanto base
da sua teoria configuram a diferena entre esta
e outras reas como a Biblioteconomia e a Do-
cumentao, por exemplo. E essa diferena
acontece, principalmente, a partir do momento
em que a classificao dos documentos de ar-
quivo passa a ser entendida menos pelos seus
assuntos e temticas para realiz-las a ordem
na qual os documentos haviam sido produzidos
(DUCHEIN, 1986, p. 15). Afinal, a classificao,
at as primeiras dcadas do sculo XIX, era
elaborada sem levar em conta a origem admi-
nistrativa dos documentos (SOUSA, 2007, p. 3).
Neste sentido, fundamental considerarmos
que durante esse perodo a Arquivologia se
delineia enquanto rea de conhecimento a partir
do estabelecimento do Princpio da Provenin-
cia, que surge como resposta a problemas pr-
ticos junto aos arquivos, do Fazer, tendo como
necessidade classificar documentos. Ou seja,
este princpio, ao ser erigido como critrio nor-
teador da classificao de documentos de ar-
quivo, altera a situao anterior de classificao
por assuntos e temas.
Desde ento, o campo dos arquivos se delineia
enquanto rea de conhecimento fundamental-
mente a partir da organizao de documentos
pelo contexto de produo frente ao seu conte-
do. Nessa perspectiva, fica a pergunta: qual(is)
informao(es) organizamos, classificamos e
representamos em arquivos?
O objetivo deste trabalho compreender a fun-
o classificao, sendo que o foco central de
anlise consiste em problematizar a informao
a ser organizada nesse processo. Prope-se,
ainda, questionar se esta informao a mes-
ma a ser utilizada no tocante representao
da informao em arquivos. Em termos metodo-
lgicos, valemo-nos de estudo bibliogrfico e
anlise epistemolgica. Desta maneira, espera-
se contribuir para as anlises sobre a organiza-
o do conhecimento arquivstico.
2. A Funo Classificao
Por classificao de documentos de arquivo
entende-se, segundo Camargo e Bellotto (1996,
p. 30), a sequencia de operaes que, de acor-

do com as diferentes estruturas, funes e ativi-
dades da entidade produtora, visam a distribuir
os documentos de um arquivo. atravs desta
prtica que se torna possvel dar visibilidade s
funes e s atividades do rgo produtor, dei-
xando claras as ligaes entre estas e os do-
cumentos. Trata-se de uma operao intelectu-
al, lgica. Para Sousa (2014), a classificao
possibilita o estabelecimento das relaes entre
os documentos individuais, que reunidos pro-
porcionam uma representao contnua da ati-
vidade; a garantia de que os documentos man-
tenham sua denominao ao longo do tempo; o
estabelecimento de prazos e medidas de con-
servao e a disponibilidade dos documentos.
Vale ressaltar que, neste trabalho, estamos
assumindo os termos classificao e arranjo
como equivalentes.
Assim, a classificao deve deixar claros os
vnculos arquivsticos, os contextos documen-
tais, os procedimentos e a provenincia dos
documentos que os caracterizam e identificam
de maneira nica. Atravs do ato da classifica-
o, a rede de relaes inerentes natureza de
qualquer documento no s d luz, como
tambm fica estabelecida e perpetuada. Deste
modo, o significado de cada documento em
relao com os demais, assim como a estrutura
do todo (fundo), podem ser compreendidos e
perpetuados ao longo dos tempos (FOSCARINI,
2010).
Desta maneira, podemos afirmar que a funo
classificao em arquivos fundamental no
tocante ao acesso informao contida no do-
cumento de arquivo, cabendo ao arquivista re-
presentar o contexto de produo/acmulo des-
te documento, das razes de sua criao, bem
como seu trmite. Isso importante para manter
a qualidade primordial do documento de arqui-
vo, sua funo primeira, que ser prova da
atividade que lhe deu origem, sendo que vale-
mo-nos das palavras de Bellotto (2010, p. 161)
para quem este documento consegue ser prova
justamente por causa da simbiose indivisvel
entre o produtor contexto gnese funo.
Cabe aos arquivistas representar essa simbiose
de maneira confivel, isto , essa funo primei-
ra s pode ser manifestada se os elementos
que fundamentam a classificao forem assegu-
rados.
Reconhecidas a importncia da classificao e
seu papel primordial na construo do campo
dos arquivos enquanto rea de conhecimento,
inquietante observar que na Arquivologia pouco
se dedica a estud-la. Observa-se ainda, que
dentre as funes arquivsticas, pouco se prati-
ca a classificao por contexto de produo
funcional dos documentos. E esse cenrio, in-
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discutivelmente, afeta caractersticas e qualida-
des importantes dos arquivos. Nessa linha de
pensamento, Foscarini (2010) afirma que h
pouca elaborao terica sobre a teoria da clas-
sificao funcional e uma fraca compreenso
sobre os princpios arquivsticos envolvidos
nesta tarefa. Coloca ainda que isso se torna
ainda mais complicado, pois a Arquivologia no
possui clareza terminolgica em relao aos
termos funo, atividades, processos de
negcios, dentre outros. Ademais, diz que a
classificao fundamental para a formao do
arquivista no contemporneo, uma vez que a
fisicalidade do documento no existe mais. Ela
funciona como uma ferramenta bem mais impor-
tante que no passado. E para tanto, funda-
mental conhecer funes, atividades e transa-
es do criador dos documentos para operar a
classificao.
Ainda que estas afirmaes sobre o ensino e a
prtica da classificao no sejam objetos de
estudo deste trabalho, importante colocar tais
observaes visto que estas relacionam-se com
questionamentos sobre qual (is) informao
(es) organizar e representar em arquivos.
Com base no exposto, pode-se dizer que a
classificao em arquivos uma atividade ma-
tricial (Souza, 2014), capaz de apresentar o
carter orgnico, os vnculos entre os documen-
tos e quem os produziu, conferindo a estes seu
valor primrio, isto , os motivos pelos quais
foram criados, possibilitando assim preservar-
mos seu valor probatrio.
3. Tipo de informao a ser classificada
Ao considerarmos que os documentos de arqui-
vo devem ser classificados a partir da perspecti-
va orgnica-funcional, e que o estatuto probat-
rio deste documento no se d pela natureza do
assunto, mas sim pela natureza contextual,
afirmamos que na teoria arquivstica as informa-
es de contexto so as mais significativas.
Nesse sentido, fundamental respondermos as
seguintes indagaes: Quais informaes de-
vem fundamentar a classificao? O que so
informaes de contexto e o que so informa-
es de contedo?
Ao problematizar sobre recuperao, acesso e
uso de documentos de arquivo, Smit (2015, p.
20) discute sobre os diferentes tipos de informa-
o que coexistem nos arquivos, a saber: 1. a
informao contida nos documentos; 2. a infor-
mao produzida pelo arquivo atravs da des-
crio e da classificao e que cumpre dupla
funo: contextualizar os documentos em ter-
mos de provenincia e atividade na qual se

enquadram e, ao mesmo tempo, distinguir os
documentos ou conjuntos de documentos dos
demais atravs da descrio e classificao. O
trabalho de organizao da informao execu-
tado atravs de duas operaes bsicas a
agregao em conjuntos e a consequente dife-
renciao entre conjuntos; 3. a informao pro-
duzida pelo arquivo para documentar as transa-
es efetuadas sobre os documentos de modo
a preservar sua autenticidade e valor probatrio;
4. e, potencialmente ainda, uma informao,
igualmente produzida pelo arquivo, sobre a his-
tria do rgo acumulador.
Estes diferentes tipos de informao ocorrem
tanto a partir do documento de arquivo, como da
gesto, dos processos e das atividades realiza-
das pelos arquivistas no exerccio da profisso.
Como objetiva-se refletir sobre o(s) tipo(s) de
informao (es) que fundamentam a funo
classificao, necessrio compreender que
nossa anlise se dar a partir das informaes
inerentes aos documentos de arquivo o objeto
a ser classificado, isto , informaes de contex-
to (de fora) e de contedo (de dentro), o que
Smit apresenta nos itens 1 e 2.
As informaes de contedo, que esto dentro
do documento de arquivo, so aquelas referen-
tes ao assunto e tema. J as informaes de
contexto, ou seja, aquelas que esto fora do
documento de arquivo, so aquelas derivadas
da aplicao do princpio da provenincia e da
ordem original, originadas pelas funes e ativi-
dades que do origem ao documento. Para
conhec-las, precisamos saber quem produziu o
documento, como, por que, para que e quando.
Nesta linha de pensamento, vislumbramos duas
possibilidades informacionais ao documento de
arquivo; as de fora e as de dentro. Todavia,
fundamental ressaltar que alm de no existir
oposio entre ambas, mas sim complementari-
dade, devemos sempre priorizar a identificao
contextual. Na perspectiva arquivstica, a classi-
ficao objetiva atribuir sentido aos documen-
tos, ou seja, inseri-los em seu contexto de pro-
duo, pois somente contextualizados cumprem
sua funo.
Sendo assim, entendemos a classificao como
uma operao intelectual, que organiza
fundamentalmente as informaes que esto
fora do documento de arquivo, e que somente
aps a realizao desta atividade que se torna
possvel pensarmos na organizao das
informaes de dentro. (SCHMIDT; SMIT,
2013, p. 585). Isso no significa desconsiderar
as informaes de contedo, mas sim
diferenciar o papel que ambas as possibilidades
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informacionais possuem na construo do
conhecimento arquivstico.
4. Consideraes finais
Se o documento de arquivo nasce para registrar
a ao, a funo classificao realizada para
representar essa relao, revelando assim o
vnculo arquivstico. E como vimos, o
documento de arquivo possui duas
possibilidades informacionais, isto , as
informaes de contexto, de fora, e as de
contedo, de dentro. Nesse sentido, no campo
dos arquivos a funo classificao preocupa-se
em representar as informaes de fora de
modo a garantir os vnculos, o carter orgnico
e consequentemente o valor primrio e
probatrio do documento de arquivo. Trata-se
de elemento caro rea, pois o que atribui
identidade e autonomia ao conhecimento
arquivstico.
Sendo assim, importante delimitarmos que, na
perspectiva da Arquivologia, ao pensarmos na
classificao enquanto funo arquivstica, a
informao que deve ser organizada e repre-
sentada, que efetivamente fundamenta esta
classificao, aquela que nomeamos como
informaes de fora, as de contexto. Essa
informao contextual essencial pedra de
toque para classificar/organizar os documen-
tos e para recuper-los. Contudo, no podemos
deixar de considerar que possvel complemen-
tar esta representao pela informao de den-
tro, a de contedo.
Assim, o acesso informao nos arquivos
demanda a representao dos dois tipos de
informao (contexto e contedo) e o
entrelaamento das duas possibilidades
informacionais favorece que arquivos
preencham seu papel social, ou seja, a
organizao do acesso a um determinado tipo
de informao.
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