Doce

Ledicia, Doce Ledicia, S.L.

S.L.
Aprovisionamiento.
Gestin Logstica y
Comercial.

Laura Cacheda Quiones

22/11/2017

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 Doce Ledicia, S.L.

NDICE DE CONTENIDOS

NDICE DE CONTENIDOS.......................................................................1

INTRODUCCIN....................................................................................2

ORGANIGRAMA DE APROVISIONAMIENTO.............................................2

Departamento de produccin............................................................3

Departamento de ventas...................................................................3

Instrucciones generales para empleados..........................................3

El gerente y su labor en el aprovisionamiento...................................4

Instrucciones para el aprovisionamiento..............................................4

Nuestros proveedores...........................................................................6

Otros servicios...................................................................................8

ANEXOS................................................................................................9

BIBLIOGRAFA.....................................................................................18

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INTRODUCCIN

Doce Ledicia, S.L. es una heladera artesanal situada en Praza da Ferrera, nmero
5, Pontevedra. Hemos escogido esta localizacin debido a que es una calle
cntrica y existe una gran afluencia de pblico de todas las edades.

La actividad principal es la fabricacin de helado italiano y su venta directa al

pblico. Contamos con un local comercial que consta de dos partes bien
diferenciadas. En una de ellas situamos las neveras expositoras de helado, a
travs de las cuales atenderemos a nuestros clientes. La parte trasera estar
dividida en dos: el almacn y la sala de produccin.
Doce Ledicia nicamente vende helado para llevar por lo que no cuenta con
espacio para mesas.

Misin: Nos dedicamos a la produccin y venta de helado italiano artesanal.

Nuestro mayor objetivo es proporcionar un momento de dulzura y sabor a
nuestros clientes a travs de un producto de gran calidad y elaborado con
los ingredientes ms naturales.

Visin: Nuestra meta es llegar a ser un referente en el mundo de la

heladera y obtener el reconocimiento de nuestro pblico para continuar
creciendo ao tras ao.

ORGANIGRAMA DE APROVISIONAMIENTO

Nuestra heladera cuenta con cuatro trabajadores adems del gerente: tres
personas encargadas de atender al pblico y otras dos dedicadas a la produccin
de helado.
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En relacin a la deteccin de una necesidad de aprovisionamiento, seguiremos
dos criterios bsicos segn los cuales mantendremos una serie de existencias que
nos permitan llevar a cabo nuestra actividad sin que estas resulten excesivas o
permanezcan demasiado tiempo almacenadas.
Aunque nos acogeremos a un sistema de aprovisionamiento sincronizado, es
decir, nuestros proveedores nos servirn cuando el gerente se lo sealice,
mantendremos un stock de seguridad para trabajar en caso de que nos quedemos
sin algn sabor de helado.
Existir una organizacin previa segn departamentos en relacin a la naturaleza
del elemento del que la empresa deba proveerse. Aunque excepcionalmente
cualquiera de nuestros trabajadores podr hacer constar que existe dicha
necesidad mediante el documento pertinente.

Producci
n
Gerente
Venta

En nuestra empresa funcionar un sistema centralizado de aprovisionamiento en

el que nuestros trabajadores informarn al gerente de las carencias detectadas y
ser este quien se relacione con los proveedores y realice las compras.

Departamento de produccin.
El departamento de produccin llevar un registro con las mercaderas que
entren, el stock, y aquellas que se vayan utilizando para la produccin de helado,

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as como de los envases utilizados.
Cada semana, un trabajador de este departamento har constar al gerente
mediante una nota interna, las necesidades que se prevean mediante la
observacin del registro de almacn que debern llevar anotando cada entrada y
cada salida de todo lo que utilicen en el departamento para llevar a cabo su tarea.

Departamento de ventas.
El departamento de ventas tambin deber llevar un registro detallado de lo
necesario para llevar a cabo su tarea: tarrinas, obleas de diferentes clases,
cucharillas, cucuruchos de papel, servilletas.
Tambin debern atender a otro tipo de material como el papel de la caja
registradora, por ejemplo.
Al igual que el departamento de produccin, comunicarn al gerente mediante
nota interna la falta de existencias a travs del anexo indicado anteriormente
(Anexo I).
Las necesidades se detectarn a travs de la hoja de almacn, en la que se
anotarn las entradas y salidas de materiales.

Dentro de la organizacin interna y en relacin al aprovisionamiento de helado,

los trabajadores que estn de cara al pblico debern sustituir las baeras cuando
estas se vacen. Para que no haya carencia de ninguno de los sabores de los que
disponemos, el trabajador que reemplace las baeras deber dar de baja las
nuevas en el inventario.

Instrucciones generales para empleados.

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- Cada lunes deber redactar una nota interna, reflejada en el Anexo I, con
las necesidades que detecte tras haber inspeccionado las existencias del
almacn.
- Si necesita presentarle una sugerencia al gerente por algn motivo
relacionado con los proveedores y el aprovisionamiento podr hacerlo
mediante un correo electrnico a la direccin de la empresa:
gerencia.doceledicia@gmail.com
- En el caso de que precise dar a conocer al gerente alguna observacin
sobre material defectuoso, ingredientes en mal estado o cualquier otro
detalle que necesite transmitir, lo har a travs del correo electrnico
indicado anteriormente.
- Si usted es el empleado del departamento de ventas encargado de la
comunicacin con la gerencia, debe saber que se encuentra a cargo de
recoger las sugerencias de nuestros clientes depositadas en el buzn de
nuestro establecimiento. Deber recogerlas, leerlas y comunicarlas a travs
de e-mail.

El gerente y su labor en el aprovisionamiento.

Todas las semanas ser el gerente quien revise las necesidades existentes a
travs de las notas que sus empleados le hagan llegar.
Se encargar de tratar con proveedores, escogerlos, hacer pedidos, pagar
facturas y, si se da el caso, de buscar nuevos.
Si se diera el caso de que nuestra empresa buscase un nuevo proveedor, el
gerente sera el encargado de reunir la informacin necesaria para decantarse por
uno.

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Lo primero a llevar a cabo es un anlisis de los puntos importantes que la
empresa solicita al nuevo proveedor: requisitos mnimos de calidad, servicio, y
facilidades a la hora de realizar los pagos.
A continuacin se realizar una bsqueda de proveedores potenciales en la base
de datos de la empresa. De no existir ninguno que se adecue a nuestras
exigencias recurriremos a fuentes externas: entrevistas con agentes comerciales,
ferias o directamente a internet.
Una vez escogidos los candidatos el gerente llevar a cabo una comparativa en la
que se estudiarn detenidamente las ofertas de cada uno, las caractersticas del
producto y las condiciones de la compraventa.

La empresa tendr un buzn de sugerencias para clientes en el que podrn

solicitar nuevos sabores de helado. Esto ser una fuente de informacin interna
muy importante para nosotros, ya que si se diera el caso de que un nuevo sabor
fuera muy demandado, nuestra empresa estudiara su incorporacin a nuestro
sistema productivo para su comercializacin.
En este caso se detectara una necesidad de aprovisionamiento a estudiar por el
gerente.

Instrucciones para el aprovisionamiento.

1. Bsqueda de proveedores.

- El primer paso del aprovisionamiento es la deteccin de una necesidad.

Ser su labor atender a las notas internas que sus empleados le hagan
llegar, prestando tambin atencin al mercado, a la competencia y a las
sugerencias de nuestros clientes. Deber reunirse con potenciales
proveedores y estudiar las ofertas que se le presenten, as como buscar

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nuevos si alguno de los que ya tiene la empresa decide cambiar sus
condiciones o si no cumpliera con los mnimos que exigimos.
Una vez al ao ser su deber acudir a ferias con el fin de mantenerse
informado de las ltimas novedades en el mundo de la heladera.
- Si se da el caso de que usted tenga que contactar con un nuevo proveedor,
la primera tarea a realizar ser definir los criterios de seleccin, atendiendo
tanto a las caractersticas del producto como a las condiciones de
compraventa. Elaborar una lista de los proveedores posibles siguiendo el
impreso que figura en el Anexo II.
Acto seguido proceder a ponerse en contacto con los proveedores
preseleccionados a travs de un e-mail, una carta de solicitud de
informacin o una llamada telefnica.
El e-mail se redactar siguiendo la frmula indicada en el Anexo III, y la
carta segn el Anexo IV. Cuando el contacto se produzca a travs de una
llamada telefnica deber recoger la informacin detallada de las
condiciones y datos del proveedor siguiendo la ficha que figura en el Anexo
V.

2. Proceso de negociacin.

- Una vez recogida la informacin necesaria para el proceso de seleccin de

un nuevo proveedor proceder a la negociacin de las condiciones de
compraventa.
La negociacin tiene como objetivo alcanzar acuerdos beneficiosos para
ambas partes a travs del entendimiento. Usted deber negociar los puntos
ms importantes del acuerdo. Los puntos ms interesantes y a los que
deber prestar especial atencin sern los descuentos comerciales y
rappels, los gastos de transporte, y el plazo de pago.
- Otorgar mayor importancia al pago a mes vencido y a que el proveedor
asuma los gastos de transporte y envo. Es importante para nosotros debido

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a la actividad que realizamos, ya que nuestros ingresos se producen a lo
largo del mes y a un ritmo ms o menos lento.
- Utilizar el sistema de comparacin de proveedores que se ejemplifica en el
Anexo VI y tomar una decisin tras estudiar las distintas ventajas que
ofrece cada uno basndose en los puntos que previamente hemos
considerado ms importantes.

3. Eleccin del vendedor y realizacin del pedido.

- Una vez haya comparado a los proveedores preseleccionados a travs del

anexo VII, deber llevar a cabo una eleccin considerando los resultados
obtenidos.
En el ejemplo que se escenifica en el anexo, el resultado nos devuelve que
el proveedor ms indicado para nuestra empresa es PreGel, S.LU.
En este punto elaborar un informe tanto para proveedores espordicos
como para proveedores con los que exista una relacin comercial de cierta
duracin y fiabilidad. Dichos informes se ejemplifican en el Anexo VII.
- Realizar el pedido a travs de una carta, cuya elaboracin seguir el
prototipo incluido en el Anexo VIII; a travs de e-mail (Anexo IX), o a travs
de una llamada telefnica, rellenando una ficha similar a la que figura en el
Anexo V, incluyendo adems la mercanca que se ha solicitado.
- Cuando un pedido llegue a nuestras instalaciones deber comprobar que el
albarn se corresponde con los bienes y que la factura sea correcta, as
como el estado del pedido y que se haya entregado todo lo que se ha
solicitado.
- Una vez comprobado que el pedido sea el correcto se proceder a
almacenarlo y para ello deber cumplimentar el impreso que figura en el
Anexo X para el control de entrada de mercanca en almacn.

4. Valoracin del proceso.

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- El ltimo paso del aprovisionamiento ser llevar a cabo una valoracin del
proceso y control de incidencias, sobre aspectos clave tales como plazos de
entrega incumplidos, devoluciones, anulaciones, pedidos incorrectos. Lo
llevar a cabo a travs del modelo que se indica en el Anexo XI.

Nuestros proveedores.

Nuestros principales proveedores sern PreGel y Gonzalo Ros.

Para escogerlos se ha llevado a cabo una bsqueda exhaustiva. Algunos de ellos,

como PreGel, han sido elegidos previa asistencia a ferias relacionadas con el
mundo de la heladera, como la Feria Internacional del Helado Artesanal.
En el caso de PreGel, nuestro gerente se interes por sus productos y tras buscar
informacin a travs de internet y comparar sus servicios con otras empresas,
concert una reunin son su representante en Espaa.
En el caso de otros proveedores, como Gonzalo Ros, que es una empresa
pequea, fue la propia empresa quien procur una reunin con nuestro gerente
dndole a conocer los servicios, productos y condiciones ventajosas que ofreca.

PreGel ser nuestro mayor proveedor. Nos proporcionar todo el material

relacionado con la produccin de helado. Se trata de un proveedor italiano con un
distribuidor en Espaa. Las condiciones que nos ofreci fueron las ms
convincentes en cuanto a calidad del producto y precio. Otras caractersticas
como el transporte, en el que los portes corren a cargo de la empresa vendedora
acabaron por convencernos. En cuanto al envasado, no hubo nada que nos hiciera
replantearnos su eleccin, debido a que la forma de presentacin no difiere
mucho en relacin a otras empresas, ya que en todos los casos que se estudiaron
los pals venan debidamente montados, las cajas bien selladas y prestando
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especial cuidado a su calificacin como Muy frgil, lo que hace que los pedidos
lleguen siempre en buenas condiciones.

PreGel cuenta con un representante que nos visitar peridicamente. El gerente

se pondr en contacto con esta persona cuando necesite realizar un nuevo pedido
o renegociar alguna de las condiciones de compraventa.
Durante la temporada baja, que debido a la naturaleza de nuestra empresa sern
los meses fros del ao, los pedidos se realizarn segn demanda.
En cambio, durante la temporada alta, primavera y verano, realizaremos las
compras cada quince das aproximadamente.

Gonzalo Ros ser la empresa que nos proporcione otro tipo de material, en este
caso, relacionado con la venta al pblico.
Nuestro gerente se reuni con el representante de la empresa para acordar las
condiciones de venta. Su mayor punto a favor fue la calidad de sus productos a un
precio razonable y la posibilidad de pago a mes vencido.
Entre lo que nos servir nos encontramos algunos productos de los cuales
deberemos proveernos prcticamente cada semana como es el caso de obleas,
siropes y cucuruchos de papel.
Tambin le encargaremos el suministro de cucharillas de helado, tarrinas y
servilletas.
En este caso las compras se realizarn cada quince das, excepto en el caso de las
servilletas, que por el tamao de la caja, se pedirn mensualmente.
Esta empresa tambin nos proporcionar otros elementos como por ejemplo las
cucharas dosificadoras o las palas, pero se pedirn solo cuando necesitemos
sustituir las que ya tenemos.

La empresa Suministros Maestre, S.L. nos abastece de cubetas plsticas y

metlicas para envasar el helado que producimos. Sus precios y las facilidades

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relacionadas con el envo, entre las que se incluyen los portes gratuitos, fueron
motivos sustanciales para llegar a un acuerdo con esta empresa.
Las cubetas metlicas son las que se colocan en la expositora por lo que su
sustitucin se producir cuando se encuentren deterioradas, es decir, no es algo
de lo que debamos proveernos habitualmente.
En cambio, las cubetas plsticas sern de uso continuo, y aunque se reutilicen,
con el paso del tiempo acaban estropendose.

Para la produccin de helado, nuestra empresa necesita abastecerse de agua y

leche en grandes cantidades. Utilizamos agua embotellada y leche de productores
gallegos, por lo que tendremos un acuerdo con nuestro mayorista de confianza,
en este caso, Cash Galicia, que nos proveer semanalmente.
El gerente se decidi por este proveedor tras reunirse con los diferentes
representantes de varias empresas mayoristas. Cash Galicia fue el que mejores
condiciones de servicio ofreca, y uno de los puntos a favores que nos anim a
decantarnos por esta empresa fue el pago a mes vencido.
Adems de agua y leche, Cash Galicia, tambin nos proporciona material de
oficina y papel para la mquina registradora, adems de cualquier otro elemento
que necesitemos en caso de urgencia.

Nuestro distribuidor de equipos para la elaboracin de helado ser Carpigiani, una

empresa lder en el sector, cuya fama y calidad estn estrechamente relacionadas
con su experiencia.
Nos decantamos por Carpigiani debido a su red de ms de 500 centros de
servicio, que nos garantiza fiabilidad. Sumado a esto, su servicio tcnico de
asistencia nos suministra repuestos en caso de avera, repara y ofrece consejos
para el uso eficiente de cada mquina.

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A largo plazo esto supone una reduccin de costes de explotacin y alto
rendimiento de la inversin realizada.

ISA ser la empresa a la que le encarguemos nuestras vitrinas expositoras. El

motivo principal por el que nos decidimos por esta compaa es el hecho de que
sus equipos son unos de los ms sofisticados del mercado. La compra de un
expositor supone un gran desembolso y esperamos un rendimiento ptimo, por lo
cual es muy importante para nuestra empresa contar con un servicio tcnico
adecuado y que la mquina sea de la mejor calidad posible.

Otros servicios
Nuestra empresa tendr el servicio de telefona e internet contratado con Orange
Espaa. Despus de comparar los servicios y precios de las diferentes compaas,
nos decantamos por Orange porque fue, en relacin calidad-precio, la que
mejores condiciones ofreca.

Gas Natural Fenosa es nuestro suministrador de luz y gas, ya que ofrece las
tarifas que ms se adaptan a nuestras necesidades.

Nuestra empresa tiene contratado su servicio de alarmas con la empresa

Prosegur, que nos ofrece un servicio de calidad a un precio econmico.

Viaqua es la empresa encargada del suministro de agua.

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ANEXOS

ANEXO I

REQUISICIN DE COMPRAS
Departamento
solicitante:
Fecha de
solicitud:
Artculo Descripcin Cantidad

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Especificaciones:

Observaciones:

Emitida por:
Recibida por:

Fdo.:
Fdo.:

ANEXO II

Proveed Suminist Direcci E- Telfo Contac

WEB Observaciones
or ro n mail no to

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ANEXO III: MODELO E-MAIL SOLICITUD DE OFERTAS

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ANEXO IV: MODELO CARTA SOLICITUD

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ANEXO V

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ANEXO VI

PROVEEDORES: BASE HELADO

Criterios de
valoracin PREGEL JIJONENCA BABBI
Por encima del Por debajo Alrededor del
precio medio. / 4 del precio precio medio
Precio: 10% medio. / 9 de
mercado. /
10
Descuento Descuento Sin
comercial de 5% comercial de descuentos/
por compras 7% por 0
Descuento: 5%
superiores a compras
300 / 7 superiores a
500 /6
Se hacen cargo / Se hacen Portes a
10 cargo del cargo del
Portes a cargo de
50% del comprador /
vendedor: 20%
importe de 0
transporte / 5
Una semana 3-5 despus 3-5 das
Plazo de
despus del del pedido / 9 despus del
entrega:10%
pedido /6 pedido / 9
A mes vencido se Pago por Pago por
Forma de pago: produce el pago de anticipado / 5 anticipado /
20% los pedidos 5
mensuales / 10
Prestigio del Reconocimiento a Reconocimien Reconocida
vendedor:10% nivel mundial / 9 to a nivel marca en

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mundial / 9 Italia / 5

Calidad del Muy buena / 8 Buena / 7 Muy buena /

producto/servicio1 9
5%
Servicio Posventa Muy bueno / 10 Muy bueno / Bueno / 8
10% 10

Totales: 8.45 7.05 5.55

ANEXO VII

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ANEXO VIII: CARTA DE PEDIDO

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ANEXO IX: E-MAIL DE PEDIDO

ANEXO X: ENTRADA EN ALMACN

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ANEXO XI: VALORACIN

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BIBLIOGRAFA

El presente trabajo se ha realizado mediante elaboracin propia, gracias al

material didctico aportado por la docente.

Adems de esto, se ha recurrido a las siguientes pginas web:

https://aprendeconomia.wordpress.com/2011/01/24/1-la-funcion-de-
aprovisionamiento/
https://www.carpigiani.com/es/
http://www.isaitaly.com/es/empresa
http://www.pregel.com.es/

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 Doce Ledicia, S.L.
http://www.suministrosmaestre.com/p-64/Helader
%C3%ADa/Envases/TARRINAS-DE-PL%C3%81STICO-PARA-VITRINAS-DE-
HELADO

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