RMK KOMUNIKASI BISNIS

SAP 5

2.1 Pengorganisasian Pesan Bisnis

A. Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi dengan Baik

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada

para bawahannya, kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini
menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya
tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya. Tidak terorganisasinya pesan
dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

1. Bertele-tele, dengan kata lain pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga

pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud
pesan yang disampaikan.
2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan, adanya informasi yang tidak
relevan akan membuang waktu dan juga dapat membuat pesan yang
disampaikan menjadi tidak jelas serta sulit dipahami.
3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, hal ini akan menyebabkan audiens sulit
untuk memahami poin-poin penting yang disampaikan, sehingga komunikasi
akan tidak lancar.
4. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan, karena
asyik membahas hal-hal yang hanya bersifat pendukung saja, poin-poin yang
seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.

B. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Dengan mengatur ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang
tersampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan informasi, motivasi maupun
praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan secara baik adalah suatu tantangan
bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan dengan baik, ada 4 hal yang
perlu diperhatikan, yaitu:

a. Subjek dan tujuan harus jelas.

b. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
c. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
d. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

1
 Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan
yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu
audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.

C. Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline

1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide

Apabila menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat

diperlukan. Outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara
bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Susunan outline secara garis
besar dapat digolongkan ke dalam 3 kelompok:

a. Mulailah dengan ide pokok

Ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum
dari suatu pesan.
b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Poin-poin pendukung akan memperkuat tentang ide-ide pokok yang kita
tentukan.
c. Ilustrasi dengan bukti-bukti
Memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil
dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang disajikan, outine yang
dibuat akan menjadi semakin baik.

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Untuk dapat menentukan urutannya, ada 2 pendekatan penting, yaitu:
a. Pendekatan Langsung (deduktif)
Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti
pendukungnya.
b. Pendekatan Tidak Langsung (induktif)
Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide
pokoknya.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat
(memo dan surat), maupun pesan formal (laporan, usulan, dan presentasi).
Untuk memilih diantara kedua alternatif, harus dianalisis terlebih dahulu
bagaimana reaksi audiens terhadap maksud atau tujuan dan pesan-pesan yang
akan disampaikan.

2
 Setelah dianalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu
pendekatan umum, maka dapat dipilih rencana organisasional yang paling
cocok sebagai berikut:

a. Direct Request
Direct request dapat berupa surat maupun memo. Bila para audiens akan
menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan
permintaan langsung (direct request). Oleh karena itu, permintaan
langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin
yang dituju.
b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan
menggunakan pendekatan langsung.
c. Pesan-pesan Bad News
Pendekatan yang diterapkan pada pesan bad news adalah pendekatan
tidak langsung. Jika mempunyai berita yang kurang menyenangkan,
sebaiknya ditempatkan pada bagian pertengahan surat dengan
menggunakan bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan Persuasif
Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang
disampaikan, dapat digunakan dengan cara yang tidak langsung.
Sehingga perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi
sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.

Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi secara analitis yang

didesain kearah suatu kesimpulan tertentu, lebih sulit. Manakala tujuannya
adalah untuk melakukan kolaborasi dengan audiens di dalam memecahkan
suatu masalah atau melakukan persuasi untuk suatu tindakan tertentu, harus
dipilih suatu rencana organisasional yang memberikan argumen secara logis.
2.2 Penyusunan Pesan Bisnis

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu:

1. Perencanaan
Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu
diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih
saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.
2. Pengorganisasian

3
 Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi
yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan
bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah
dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
3. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan
yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang
digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu
dilakukan pengecekkan sekaligus revisi, sehingga apa yang telah direncakan
sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

1. Merencanakan pesan
a) Penentuan tujuan
Berfungsi agar gagasan dan maksud dari sebuah pesan dapat tersamaikan. Ada
3 umum tujuan pesan bisnis
1) Memberikan informasi
2) Membujuk atau persuasu (persuading) dan
3) Melakukan kerja sama atau kolaborasi (collaborating)
Tujuan yang baik dari sebuah pesan mempunyai kriteria sebagai berikut:
1) Tujuan bersifat realistic artinya ide ataugagasan sesuai kemampuan
yang ada.
2) Waktu yang tepat, artinya waktu menjadi petimbangan yang oenting
dalam menyapaikan pesan
3) Tujuan ditrima perusahaan , artinya penyampaian suatu pesan
hendaknya sesuai dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan

b) Analisis audiens
Akan memberikan paling sedikit 2 informasi penting yaitu : membantu dalam
memahami keadaan dan sikap komunikasi dan memoermudak penyampaian
pesan
c) Penentuan ide pokok
Terdapat tiga teknik atau cara yang dapat dipergunakan untuk menentukan ide
pokok
1) Brainstorming adalah penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran
mencari kemungkinan ide pokok secara leluasa

4
 2) Petunjuk atasan adalah dalam organisasi yang menganut system
senioritas, para pelaksana cenderung meminta petunjuk atasan dalam
menentukan ide pokok
3) Kebiasaan adalah untuk situasi yang relative sama atau kejadian yang
berulang-ulang, biasanya di kembangkan ide pokok tertentun yang
relative sama.
2. Penyusunan pesan
Tujuan penyusunan pesan bisnis hendaknya tetap berpusat pada peerimaan pesan
dan harus memilikki tujuan yang jelas
a) Pesan yang diorganisasikan dengan baik akan memberikan manfaat yaitu:
Membantu penerima memahami pesan
Membantu penerima menerima pesan
Menghemat wakutu penerima pesan
Menyederhanakan tugas komunikator
b) Cara mengorganisasikan pesan
Menetapkan ide/gagasan pokok
Setiap pesan bisnis memiliki suatu ide /gagasan pokok. Ide /
gagasan pokok merupakan inti atau tema sentral pesan.
Mengelompokan ide
Ide pokok biasanya didukung oleh beberapa ide pendukung.
Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan
Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokan ide, perlu di
putuskan pola atau pendekatan yang di perlukan dalam
menentukan urutan penyajian ide (gagasan) tersebut.

c) Terdapat 4 bentuk organisasi pesaan bisnis , yaitu

Permintaan langsung(derect request)
Pesan yang menyampaikan langsung pada pont yang dituju yang
dapat membentuk surat dan memo.
Pesan rutin (good news atau goldwill)
Pesan atau informasi disampaikan secara rutin yang merupakan
bagian dari bisnis tetap dan pennerimaan pada umumnya bersikap
netral.
Bad news
Pesan yang merupakan bagian dari bisnis tetap dan berpotensi
menimbulkan kekecewaan.
Pesan persuasi
Bertujuan membujuk dan menerima tidak tertarik pada pesan
tersebut

5
 Gaya adalah cara menggunakan kata kata untuk mencapai pada ataukesan secara
keseluruhan. Dalam komunikasi lisan menyampaikan pesan-pesan bisnis perlu di
hindari sebagai berikut
Pembicara yang bertele-tele
Pembicara yang tidak relevan dan tidak logis
Informasi penting terlupakan
Pengelompokan dan urutan pesan kesatuan logis
Komunikasi yang efektif memegang peran penting dalam bisnis, komunikasi
yang efektif dalam bisnis, komunikasi bisnis secara tertulis di katakana evektif
apabila memenuhi karakteristik sebagai berikut.
a) Sopan santun(courtesy)
b) Benar(correctness)
c) Ringkas(contisness)
d) Jelas(clarity atau cleamess)
e) Tepat(concreteness)
f) Lengkap (completeness)

3. Revisi pesan bisnis

Pesan bisnis digunakan dalam kegiatan bisnis seperti pedagang, perindustrian dan
usaha jasa.
Tahap-tahap revisi pesan
a) Menyunting pesan (editing )
b) Mengepaluasi isi dan organisasi
Menulis ulang pesan
Ketika menulis ulang pesan, perhatian ditujukan pada setiap kata yang
memberikan kontribusi pada yang kalimat efektif dan pengembangan kalimat
agar menjadi paragraph yang bertalian secara logis.
Memporduksi pesan
Dalam mendisain pesan bisnis yang efektif perlu memperhatikan hal untuk
berikut:
1) Konsistensi
2) Seimbang
3) Terkendali
4) Rincian
5) Mencetak pesan
Hal yang harus diperhatikan dakam mencetak pesan adalah kebenaran gelar,
atau penerima pesan yang dituju nomor halaman, judul,gambar dan rincian
lainnya.

6
 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikiasi Bisnis Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga

7
LAMPIRAN