Ideja o arhivu u antiko doba i u srednjem veku

Graa se uvala jo od antikog doba, kada jo uvek nije postojala uopte svest o arhivima i o
nekom centralnom mestu uvanja. Uglavnom se uvala gde i nastaje to je najee bilo na
dvorovima i pri crkvama i manastirima. Zato i kaemo da su regstrature esto i kasnije po inerciji
percipirane kao arhivi. Problem je bio to su se dvorovi esto selili. Uzmimo recimo turski dvor na
primer, koji je bio jako bitan za nas. Taj dvor je bio tamo gde i sultan pa tako i sva graa, a sultan je
esto iao u ratne pohode i tako se dosta grae gubilo. Pored toga veliki problem su bila paljenja i
ruenja zgrada u kojima se uvala graa.
U svakom sluaju, pre svega u antici, koliko sad znamo, sasvim logino, najpre se drava
brinula pa zatim vladar i crkva o onim dokumentima koja su bila tzv. dokazno sredstvo. Dakle
uglavnom su se uvale sudske presude, sudska dokumenta, testamenti, tapije na zemljite,... ono to
pre svega dokazuje da nam neto pripada, da ostvarujemo pravo na neto. Tu su i isprave, povelje itd.
uvanje dokumenata je bila adminstratvna potreba, da bi se lake ostvario neki zahtev i da bi drava
bolje funkcionisala. Uvek se kraa dokumenata smatrala jednim od najveih zlodela. U Dubrovakoj
republici je kraa dokumenata recimo podrazumevala istu kaznu kao i silovanje, to e rei vaenje
oiju, vaenje jezika, seenje nosa i odsecanje desne ruke kao i seljenje cele porodice izvan
Dubrovake republike.
Mi imamo samo svedoanstva, ali ne i sauvana, da su se u XIV veku p.n.e. na dvoru
egipatskog faraona Amotepaha uvala dokumenta onih postupaka u kojima je on presuivao (a to je
bilo kada sud nije mogao da presudi). U njegovoj grobnici nali su veliku hrpu tih dokumenata
sredinom XIX veka u loem stanju. Danas nemamo sauvana ta dokumenta jer se oko 90%
dokumenata istopilo (jer su bila na glinenim ploicama) kada su izneta iz grobnice direktno na sunce.
Prvo svedoanstvo planskog uvanja potie iz stare Grke, iz VI veka p.n.e. kada vee staraca
u Atini po imenu Areopag donosi naredbu da se svi dravni spisi koje je Areopag stvorio uvaju. Ovi
spisi uvali su se u hramu Metreon u Atini. Ovde prvi put imamo zabeleeno da se odreuju posebni
slubenici koji uvaju dokumenta i koji zainteresovanima daju ta dokumenta da pogledaju. Ti
slubenici su se zvali nomofilaci, to u prevodu znai uvari zakona. Koliko su oni mali odgovornu
dunost pokazuje to da su imali najvee plate od svih slubenika, ukljuujui i samog vladara Atine,
ali isto tako za propuste u poslu im je bila predviena kazna smrti, ne samo za njh ve i za sve lanove
porodice.
Vrlo slino, samo vek kasnije, desilo se u Rimu. Ovde su se najpre uvale zemljine knjige, u
hramu boginje Cerere (boginja plodnosti i poljoprivrede). Meutim to nije dugo trajalo.
Kljuni trenutak je bio u V veku p.n.e. (tanije 449. godine p.n.e.). odluke rimskog Senata
uvaju se u hramu boga Saturna. Tu su se nalazili sudski spisi i dokumenta dravne blagajne, dakle
ono to je najvanije. I ovde se po ugledu na Atinu odreuju posebni slubenici koji se nazivaju
kvestori. Uvek ih je bilo dva, jedan je bio poreznik a drugi blagajnik.
Sledei pomen organizovanog uvanja nalazimo tek u novom veku, na papskom dvoru u IV
veku. Ovde nalazimo prvi pomen organizovanog uvanja iz jedne vrlo jednostavne pobude. Naime
papa i kardnali od samog poetka ele da vide ta sve pripada Crkvi, tj. njima te vre popis crkvene
imovine. Prvi popis je izvren desetak godina posle Konstantinove bule. Vodila se dakle evidencija
svih hrana njihovih poseda, a kasnije i evidencija o prihodima sa svih imanja. To je trajalo sve do XI
veka nakon ega se uvaju samo dokumenta crkve. Vatkanski arhiv se smatra najstarijim ivim,
pravim arhivom, ali tad u IV veku jo ne postoji svest da je to arhiv. Specifian je po tome to je to
zapravo dvostruki arhiv, arhiv Crkve i dravn arhiv. On je zapravo nastao u VI veku kada se izdvaja
posebna prostorija za njegova dokumenta. Ovo je ujedno i najvei arhiv na svetu.
 U VI veku javlja se prva sasvim moderna ideja o arhivu u Vizantiji za vreme cara Justinijana. U
uvenom njegovom kodeksu izneo je svoju zamisao o arhivu. Vizantija je ve tad bila podeljena na 4
teme, provincije i Justinijan je predvideo svojim kodeksom da se u svakoj od tema formira arhiv (on
ga naravno ne zove tako) koji sakuplja grau svih institucija i ustanova u temi i da se u samom
Konstantinopolju formira jedna takva institucija koja e biti centralna za sve te arhive. Njegova ideja
je bila vrlo bliska modernom arhivu i mrei arhiva. Naalost nije nikada ostvarena, smrt ga je spreila
a njegovi naslednici nisu bili zainteresovani za tako neto. On je imao ideju i da budua pokolenja
itaju te spise da se obrazuju i da budu odreeni slubenici koji e tu raditi da spisi ne bi bili oteen i
da bi oni koji budu traili neka dokumenta mogli brzo i da ih pronau, to se svodi na ono za ta i
dananji arhivi imaju cilj. Iako njegova ideja nije ostvarena ipak su se odreena dokumenta uvala u
Vizantiji to je pogodovalo razvijanju istorije i istorijske nauke u Vizantiji.
U srednjem veku niko nije razmiljao o organizovanom uvanju grae. Ona se uvala ponovo
pri dvorovima i manastirima. Najvie je uvana crkvena graa, katolika, upravo zbog postojanja
Vatikanske registrature.
Meutim, postoji jedan izuzetak a to je drugi najstariji arhiv, arhiv Dubrovake republike iz
XIII veka. Neki ga ne zovu arhiv jer je on zvanino otvoren tek 1920. godine. Godine 1278. izdaje se
naredba da se sva dokumenta koja se stvore na teritoriji Republike uknjie i daju Dubrovakom arhivu
jer su vlasti elele kontrolu nad svim svojim graanima. Ovaj arhiv je imao pre svega administrativnu
funkciju to se vidi i po tome to se graa uvala u kneevom dvoru, u podrumu, jer je tu simboliko
sredite moi. Sa druge strane, sva dokumenta su uvana za venost i davana su po prvi put svima.
Kasnije, krajem XVI veka tu se veoma dobro razvila istorijska nauka. U ovom arhivu su se prvo uvale
knjige dugova, zatim testamenti, zemljine knjige, matine knjige (u dva primerka) itd. Dubrovaki
arhiv se smatra drugim pravim arhivom u svetu, ali je on danas mrtav arhiv.
U XIV veku panske pokrajine pod vladavinom Aragonske dinastije (Aragona, Kastilja i Navara)
stvaraju centralnu registraturu Opti arhiv Aragonske krune, ali to je bio arhiv u smislu registrature
poto nisu razlikovali ova dva pojma nego je arhiv bio termin za sve. Sva graa se u svim pokrajinama
slivala u ovaj arhiv. Opet je uvana na dvoru.
Sa razvojem u renesansi a pogotovo sa razvojem tampe umnoavala su se dokumenta. Sa
razvojem znanja naravno bilo je vie i pismenih to je automatski znailo da je bilo i vie pisara.
Polako se ne uvaju samo vladarske i crkvene knjige ve recimo i dravna prepiska. Prvi to rade
italijani, to se radilo i u Dubrovakoj republici i na papskom dvoru. Sad se sve uva, sve vie se
umnoavaju dokumenta i ukazuje se potreba za centralizacijom, da se dokumenta negde prebiraju
gde se nee tek tako rasipati.
Holanani u XVI veku nareuju da se formiraju arhivi tj. registrature svih esnafa,
centralizovano u Hagu, to se i danas uva. Ovo su radili pre svega da bi spreili sve vee utaje poreza.
Potom se u tutgartu u XVII javlja slian sluaj.
Meutim, utemeljenje i irenje svesti o znaaju centralistikog uvanja dokumenata (i dalje
pri dvorovima vladara) nastaje u tutgartu, osnva ove ideje je Jakob fon Raminge. On je prvi ovek
koj pie jedno delo u kome teorijski, ali sa puno praktinih primera se zalae za formiranje centralnih
registratura. Njegovo delo se zove O registraturi, njenim zgradama i upravama. ak je i prvi
upotrebio re registratura, jer shvata da to nije arhiv. U tom delu on samo napominje da bi svi morali
da razmisle da bi trebalo da formraju i posebne ustanove u kojima e se graa registrature prebaciti
na uvanje posle odreenog vremena. Ali jo uvek ne ide do toga da to bude arhiv jer je arhiv
samostalna institucija. On jo kae da je registratura apsolutn temelj pravnog poretka jedne drave
(pored vladara, vlasti i dravne uprave naravno), kae da je registratura srce, dua i blago jednog
vladara, da on treba da je dri i odrava kao i njegovi podanici i susedi. Registratura pomae vladaru u
kontroli ali isto tako i njegovim podanicima da budu sigurni u ono to je u njihovom vlasnitvu i da e
tako i ostati.
Prvi koji je upotrebio re arhiv, ali jo uvek neu dananjem znaenju, bio je Baltazar
Bonifacijus, 1632. godine. On kae da je to alternativa za pojam registratura. Ovde imamo ve neku
zamisao ne o arhivu kao instituciji nego zamisao o tome da postoji razlika izmeu registrature, grae
u registraturi i arhivske grae. Bonifacijus kae vidite koliko imamo grae, to se vie ne moe izdrati.
Moramo nai naina da tu grau proistimo. To je bila prva ideja o onome to emo stalno priati, ne
ide sve to je registratura u arhiv. Postoje jasni kriterijumi za vrednovanje arhivske grae. Arhivska
graa je ono to preostane od registraturskog materijala, ono to izaberemo da uvamo dok se ostalo
untava. Dakle on govori o arhivu kao o sinonimu za arhivsku grau. Napisao je spis koji se
jednostavno zove O arhivi. Jo kae da ono to on naziva arhiv treba da bude javno dostupno svima,
a to je sutina svakog arhiva danas. Govori o dve vrste registraturskog materijala: tekui arhiv
(operativna graa) i arhivi depozita (ona graa koja nije vie operativna i izabrali smo je za veno
uvanje).

Nastanak nacionalnih arhiva

XVIII vek je bio kljuan za formiranje arhiva kao pravnih institucija. Petar Veliki vrio je,
uprkos ogromnom otporu Crkve, reforme. On je odluio da centralizuje dravnu upravu i 1720.
godine izdaje naredbu da se formira ustanova za prikupljanje i uvanje svih dokumenata
ministarstava i gubernija. To je bila prva zamisao o nacionalnom arhivu ali po njegovoj smrti ideja je
zaboravljena a dokumenta su se rasula.
Filip Ernest Spic, koji je iveo u Haleu, objavio je 1777. godine knjigu O arhivi. On se u ovom
delu, izmeu ostalog, zalagao da sv slubenici u registraturama prou kurs i da se sve uva da bi
kasnije postalo istorijski izvor i da se izrade korisna sredstva o grai. Napisao je i da grau jedne
institucije ne treba odvajati princip celovitosti koji se i danas potuje. Ta Spicova teorija omoguila
je da se ostvari moderni pristup grai.
Modern arhivi se vezuju za Francusku buroasku revoluciju, 1789. godine. Francuska je imala
jednu vlast, Narodnu skuptinu, koja je inila i zakonodavnu i sudsku i izvrnu vlast. Imajui to u vidu
1790. godine donet je zakon o nacionalnom arhivu Francuske, a to je Arhiv Narodne skuptine. Po
ovom zakonu sva dokumenta koja proizvede Skuptina trebalo je uvati u ovom arhivu. Godine 1794.
Arhiv je proradio, formirana je glavna direkcija nacionalnog arhiva i on postaje nadlean za svu
administrativnu grau sa teritorije Francuske. Zakon je donet kako bi Crkva predala svoja dokumenta
tj. i crkveni arhivi su uli u nadlenost ovog Arhiva. ak i danas dokumenta nastala na teritoriji
Francuske se ne alju u originalu u Vatikan.
Tada se formirala i mrea od tri arhiva Provincijski, Crkveni i Kominalni arhiv. Stvaranje
mree arhva Francuske je zavreno 1842. godine. Po veliini prostora, arhivska mrea Francuske je
najvea.
Vrlo brzo, u XIX veku pa sve do poetka XX veka stvaraju se nacionalni arhivi irom sveta. U
Latinskoj Americi se otvaraju arhivi im su se oslobodili panaca i Portugalaca. Prvi arhiv je otvoren u
Argentini 1821. godine, a potom i u ostalim zemljama Latinske Amerike.
Arhiv Kraljevine Sicilije je otvoren 1831. godine. Nacionalni arhiv Italije u Rimu 1875. godine.
SAD su 1934. godine formirale arhiv u Vaingtonu koj uva grau predsednika, Senata i uva
dokumenta od kolonizovanja do formiranja SAD-a. Ostatak arhivske grae se uva u bibliotekama,
tako da oni imaju samo taj jedan arhiv u celoj zemlji.
 Nastanak Arhiva Srbije i razvoj arhiva u XX veku

Ideja formiranja arhiva kod nas potie od Drutva srpske slovesnosti (osnovano 1842.
godine), koje je pretea Srpske akademije nauka i umetnosti. Jovan Steji je 1846. godine dao predlog
da se prikupe sva dokumenta novije srpske istorije, posebno iz Prvog srpskog ustanka i da to postane
jedna od delatnosti Drutva. Avram Petronijevi je ovu ideju sproveo u delo. Ideja je bila da se
formira institucija gde e se ta dokumenta obraivati i uvati. Ta graa je kasnije postala nukleus
Arhiva SANU.
Drugi pokuaj se desio 1881. godine kada Stojan Novakovi donosi Zakon o Narodnoj
biblioteci i nacrt Zakona o Dravnoj arhivi. Meutim, Zakon o Davnoj arhivi je i ostao samo nacrt jer
nije bilo dovoljno sredstava za obe institucije (i za Arhiv i za Narodnu biblioteku).
Zatim 1888. godine Vladan orevi izrauje Zakon o Arhivu za koji se lino angaovao
Aleksandar Obrenovi koji je donirao deo linog novca.
Zakon o dravnoj arhivi donet je 1898. godine koji stupa na snagu 1. januara sledee godine.
To je prvi zakon ove vrste koji je donet kod jugoslovenskih naroda. Ovo se smatra poetkom arhiva
kod nas. Tako je arhiv postao dravna i nacionalna institucija. Arhiv je dobio zadatak da prikuplja,
sreuje i uva dokumenta od opteg i istorijskog znaaja. Predvieno je da preuzme grau Kneevske
kancelarije, Popeiteljstva inostranih dela, Velikog narodnog suda i svih dravnih nadletava do 1870.
godine. Posle ove godine, preuzimanje grae predvieno je kada joj istekne operativna upotreba.
Arhiv je poeo sa radom 1. maja 1900. godine, u jednoj privatnoj kui. Sva graa do 1870.
godine se prikupila i odmah se poela primenjivati praksa da se graa alje u arhiv 30 godina od
njenog nastanka. Vailo je pravilo nikako ne putati bibliotekare u arhive, tako da su kod nas u
poetku u arhivima radili istoriari.
Arhiv je u to vreme imao 4 odseka:
1. Politiki u kome se uvala graa koja se ticala ministarstva spoljnih poslova,
Knjaevske kancelarije...
2. Istorijski koji je bio najvei odsek, uvao je politiki materijal, skuptinski
materijal, materijal iz vlade, vojske, crkveni materijal, istorijski materijal
3. Administrativni u kome su se nalazili fondovi organa dravne uprave,
polocijski fond...
4. Zakonodavni sadrao je grau svih sudova i ministarstava pravde
Takoe, bilo je formirano odeljenje za uvanje starih peata (od rimskog doba do danas).
Ovde se uvaju i diplome i povelje sa kojih vise peati. Srbija ima najbolju zbirku peata.
Arhivom je upravljao upravni odbor i vrio je kontrolu nad njim. Bio je toliko cenjen da je
predsednik vlade ujedno bio i predsednik odbora (u odboru su se jo nalazili i ministar pravde,
ministar finansija, ministar vojske i ministar prosvete, predstavnik Akademije i predstavnik
Univerziteta).
Do 1941. godine Arhiv je napredovao, ali nije bio otvoren za javnost jer nije imao svoju
zgradu. On je od samog svog poetka bio koncipiran kao nacionalni arhiv. Jedini slubenik koji je bio
plaen zvao se arhivar i on je bio upravnik arhiva. Prvi upravnik je bio Mihailo Gavrilovi, lan
Akademije, od 1900. do 1911. godine. Godine 1903. primljena su i dva pisara. Gavrilovi je prikupljao
grau do 1870. godine, ali i memoare, pisma, rukopise, grau privatne svojine i po tome je nam je on
znaajan. Pratio je rad Francuskog arhiva. Godine 1908. organizovao je da se iz stranih arhiva (Be,
Budimpeta, Istambul) snima graa ili prepisuje za Arhiv Srbije.
Sledei upravnik je bio Boidar Proki, od 1911. do 1922. godine. On je posle Balkanskih
ratova prikupljao grau iz Makedonije i sa Kosova, ali u tome ga je prekinuo I svetski rat i sva graa se
rasula na sve strane. Proki je ipak uspeo da vrati svu grau iz Bea i Graca, ali nije nikako uspeo da
vrati grau iz Bugarske gde je ostao lini fond Petra I Karaorevia.
Zatim je na mestu upravnika bio Rista Odavi, od 1924. do 1929. godine. Srbija je te
poslednje godine Riste Odavia na mestu upravnika ula u program Karnegijeve zadubine i
zahvaljujui tom programu je Arhiv dobio svoju zgradu, u kojoj se i danas nalazi. Odavi je iz
Francuske doneo kriterijume za vrednovanje registraturskog materijala.
Od 1939. do 1941. godine na mestu upravnika je bio Aleksandar Arnautovi, koji je uveo
kurseve za arhiviste.
Za vreme Milana Jovanovia Stojimirovia, od 1941. do 1944. godine, Nemci su Arhiv koristili
kao svoj tab zahvaljujui emu Arhiv nije uniten za vreme rata. Milan je zatitio grau da ne ode u
Berlin i odneo je u zgradu Tehnikog fakulteta. Poto je za to vreme Arhiv bio zatvoren, Milan je
iskoristio priliku da sredi svu grau. Takoe, formirao je laboratoriju za konzervaciju i restauraciju.
Njega je nasledio Petar Kolendi, koji je na toj poziciji bio od 1944. do 1945. godine.
Oslobodio je zgradu u kojoj je bila nemaka vojska, vratio je grau i uspeo da vrati ona dokumenta
koja su bila oduzeta.
Arhiv je tokom godina vie puta menjao ime:
1900 1918 Dravna arhiva Kraljevine Srbije
1918 1945 Dravna arhiva
1945 1948 Dravna arhiva Jugoslavije
1948 1951 Dravna arhiva Srbije
1951 1969 Dravni arhiv FNRJ
Od 1969. godine do danas Arhiv Srbije
Arhiv Srbije ima zadatak da vri prikupljanje, sreivanje, uvanje arhivske grae dravnih
organa, dravnih institucija ali i odreenih tzv. drutvenih organa, politikih partija, izvesnih dravnih
udruenja kao i grau iz privatne svojine.
Broj fondova se menja, sada ima oko 950 fondova, 50ak linih fondova i zbirke.
Arhivska graa kada stigne u arhiv meri se i izraava se u metrima. Arhiv Srbije ima oko 12
000 m arhivske grae.
On nema neto naroito staru grau, nema mnogo srednjevekovnih dokumenata. Njih vie
ima u arhivu SANU i u Narodnoj biblioteci Srbije. Najstariji dokument u Arhivu Srbije jeste Deanska
povelja, povelja Stefana Deanskog iz 1330. godine. To je povelja o osnivanju manastira Visoki
Deani. Svitak od od pergamenta, 5m 20cm dugaak, svetski je poznat po tome to je to najdui
pergament na svetu. U Arhiv je stigao udnim putem, 1921. godine upravnik je kad je ujutru doao na
posao ispred vrata video kutiju u kojoj se nalazila ova povelja. Pored ovog dokumenta, postoji jo est
koji se uvaju posebno zbog njihove vrednosti i dragocenosti, a i zato to ne pripadaju odreenim
fondovima. To su:
 1. Bakropis manastira Hilandar (1757.)
2. Sretenjski ustav (1835., prvi moderni ustav, ima 15 listova sa potpisima svih
Obrenovia, od 1901. godine se nalazi u Arhivu)
3. Povelja austrijskog cara Leopolda (o osnivanju srpske optine u Budimu)
4. Dva pasoa Vuka Karadia
5. Originalan rukopis memoara Prote Mateje Nenadovia
6. Venani list kralja Aleksandra Karaorevia i kraljice Marije (iz 1922. godine)
Najstariji fond je fond Baranjske upanije. On je u Arhiv doao posle I svetskog rata. Baranjska
upanija se nalazi na prostoru dananje Hrvatske, meutim s obzirom da je bila nezavisni region u
okviru Austro-Ugarske, a poske II svetskog rata deo Novosadske (Dunavske) banovine, njeno prirodno
mesto je ili u Arhivu Jugoslavije ili u Arhivu Srbije. Ovaj fond sadri dokumenta od 1698. godine kada
je i osnovana upanija pa sve do trenutka kada je okonana, tj. kada je ula u sastav Vojvodine pod
Austro-Ugarskom, 1800. godine. Svi ostali fondovi se odnose na Srbiju novijeg doba, od kraja Drugog
srpskog ustanka 1815. godine pa do danas, s tim to nema dokumenata za period izmeu dva svetska
rata jer nema jedinstvene Srbije.
Sva graa u Arhivu deli se na tzv. stari period i novi period (s tim to fond Univerziteta u
Beogradu koji prirodno pripada starom periodu jer je osnovan 1905. godine pod imenom Beogradski
Univerzitet ipak pripada novom periodu jer institucija i dalje postoji, kao i fond Narodnog pozorita
koji je osnova 1868. godine). Stari period obuhvata period do 1918. godine a novi od 1941. godine do
danas. Graa je tako podeljena i fiziki, graa starog perioda se nalazi u glavnoj zgradi Arhiva u
Karnegijevoj ulici a graa novog perioda se nalazi u elezniku.
Najstariji fond, ne raunajui fond Baranjske upanije, jeste fond Knjaevske kancelarije (KK).
U ovom fondu se nalazi graa od 1815. godine pa sve dok knez Milo nije otiao iz Srbije 1938.
godine. Za skoro sve ovo vreme, do Sretenjskog ustava, nita u Srbiji nije postojalo od vlasti sem
kneza i njegove kancelarije, tako da je zbog toga ovo vrlo znaajan fond. Graa je u njemu podeljena
u smislu centralne kancelarije a onda je podeljena po nahijama (ima ih 24). zatim imamo fond
Narodne kancelarije. Ovu kancelariju je osnovao sam knez, ali ona je kratko trajala (od 1815. do
1826. godine). Iz Narodne kancelarije je proisteklo neto drugo, to ne postoji u Arhvu Srbije a to je
Beogradski sud (najdugoveniji fond). Graa Beogradskog suda se nalazi u Istorijskom arhivu
Beograda. Pored fonda Knjaevske kancelarije, najvaniji je fond Dravnog saveta. Osnovan je 1835.
godine, kada je donet Sretenjski ustav. Kada je Milo ukinuo Sretenjski ustav ipak nije mogao da ukine
i Dravni savet, on je vremenom prerastao u ono to danas zovemo vlada. Ima grau do 1918.
godine. Imao je tzv. popeiteljstva (ministarstva). Zatim imamo fond Narodne skuptine (osnovana je
prv put kako b smenila Aleksandra Karaoreva i vratila Miloa Obrenovia 1858. godine) koji uva
grau do 1918. godine.
Promena naziva jedne institucije ne znai da se osniva i novi fond (naravno ako se institucija i
dalje bavi istim poslom). Naziv fonda u nekom arhivu je uvek poslednji naziv institucije.
Neka od znaajnijih ministarstava iji se fondovi nalaze u Arhvu Srbije su ministarstvo
unutranjih dela (popeiteljstvo policije), osnovano 1838. godine. Graa je podeljena onako kako je i
ministarstvo bilo podeljeno i tu se nalazi graa do 1918. godine. Prema tim fondovima se moe
pratiti razvoj odreene ustanove, institucije a na kraju krajeva i kako je napredovala zemlja. Pored
ovog ministarstva imamo jo dva do 1862. godine, to su ministarstvo pravde i ministarstvo finansija.
Tek od 1862. godine su bila formirana jo neka ministarstva kao recimo ministarstvo prosvete i
crkvenih poslova koje je nama danas bitno jer je izmeu ostalog bilo nadleno i za kulturu.
 Ovde se nalaze fondovi dveju ustanova koje su prethodile Univerzitetu u Beogradu a to su
Licej (prva visokokolska ustanova osnovana 1838. godine i sadri grau do negde 1863. godine) i
Velika kola (liila dosta na univerzitet iako to nije bila, imala je 3 fakulteta - filozofski, pravni i
tehniki, osnovana je 1863. godine i ima grau do 1905. godine). Od 1905. godine postoji Beogradski
univerzitet, ali njegova graa se nalazi u novom periodu.
U starom periodu imamo jo i fondove raznih kulturnih ustanova kao to su fond Narodnog
pozorita, fond Narodne biblioteke, fond Arhiva Srbije, fondovi zadubina, fond drutva sv. Save, fond
enskih udruenja kao to je fond srpskih sestara itd.
to se tie grae novog perioda, to je uglavnom graa iz perioda okupacije, ali i graa koja
pripada tzv. Nedievoj vladi. U ovom novom periodu imamo fond Beogradskog univerziteta, fondove
drutveno-politikih organizacija, fond Saveza studenata, fond Saveza boraca, fondovi omladinskih
radniih akcija.
Arhiv Srbije poseduje i 50ak lnih fondova veoma uglednih ljudi. Lini fond mora da ima
mnogo raznovrsnu grau pojedinca, pre svega mora da ima privatne rukopse, privatnu prepisku, lina
dokumenta, pored dokumenata koja nam govore o onome ime se ta linost bavila. Najznaajniji lini
fondovi u Arhivu Srbije su fond Ilije Garaanina, fond Nikole Paia, fond Stojana Novakovia, fond
Ljubomira Kovaeva, fond Nkolaja Velimirovia.
Pored ovoga Arvih ima i vrlo znaajne zbirke kao to je zbirka varia, vrlo znaajna i vrlo velika
zbirka koja poseduje dokumenta iz ak 1718. godine (to je bio je dan trgovaki ugovor), a poslednji
dokument je iz 1978. godine. Tu se nalaze sva dokumenta vezana za Timoku bunu, dokumenta
vezana za pojedine linosti ali koje ne pripadaju odreenim fondovima. Pored ove zbirke, Arhiv ima
razne druge kao to je recimo zbirka Dimitrija Tucovia (ovo je zbirka a ne lini fond jer se gotovo sva
dokumenta odnose samo na njegov posao u partiji, nema nikakvih linih dokumenata). Poseduje i
posebno izdvojenu zbrku o narodnooslobodilakom ratu i revoluciji koja je formirana mimo svih
arhivistikih pravila. U njoj se nalaze ili dokumenta koja ne pripadaju odreenim fondovima ili
seanja, to je najvanije, koja prate revoluciju. Tu su i zbirke koje se uglavnom formiraju zbog
materijala koji uvaju. Posebno je dragocena zbirka karata koja ima karte od XV do XX veka. To su
najstarije karte Beograda, ali ne samo Beograda, ima tu karata raznih drugih gradova. Zatim ima
zbirke fotografija i zbirke plakata.

Arhivska knjiga

Voenje arhivske knjige spada pod zatitu i nadlenosti stvaraoca i imaoca registraturskog
materijala i arhivske grae. Kao sredstvo sumarne evidencije celokupnog registraturskog materijala,
arhivska knjiga je znaajna i za stvaraoca grae i za nadleni arhiv. Za stvaraoca grae je vana zato
to stvara evidenciju na osnovu tekueg kancelarijskog poslovanja, a za arhiv zato to se preko
prepisa arhivske knjige dobija informacija o koliini registraturskog materijala i arhivske grae, o
vremenu njenog nastanka, o koliini i sadraju istorodnih dokumenata, o koliini grae koja je nastala
tokom protekle godine, o tome gde je smetena, o fizikoj sauvanosti.
Prepis arhivske knjige koji se dostavlja arhivu veoma je znaajan za praenje zatite, za
sreivanje registraturskog materijala, odabiranje arhivske grae i izluivanje bezvrednog
registraturskog materijala. Takoe, on slui i za pripremu arhivskih radnika prilikom nadzora i
pruanja strune pomoi registraturama.
Arhivska knjiga ima 7 rubrika:
 1. Redni broj dokumenta (predmeta, svenja... hronoloki)
2. Datum upisa u arhivsku knjigu (to ne znai da je to i datum nastanka samog
dokumenta)
3. Godina nastanka registraturskog materijala
4. Vrsta registraturskog materijala (da li je alba, molba, zapisnik,...)
5. Broj jedinica (koliko ima dokumenata uopte, broj fascikli, kutija,... svih
nosaa zapisa)
6. Oznaka o mestu smetaja (soba, polica, red, uglavnom je to R kao
registratura)
7. Broj reenja o komisijskom izluivanju bezvrednog registraturskog materijala
i broj zapisnika o primopredaji grae nadlenom arhivu
Arhivska knjiga daje trenutno stanje u registraturi. Ona je najvaniji kontrolni dokument.
Olakava izradu kljunih dokumenata o registraturi. Vodi se u dva primerka, jedan se svake godine
alje nadlenom arhivu, sa podacima o koliini arhivske grae u dunim metrima.
Kod nas se arhivska knjiga vodi od 1931. godine.

Obaveze arhiva u zatiti grae u registraturama

U sistemu zatite registraturskog materijala i arhivske grae van arhiva zadatak arhiva je, pre
svega, da evidentira i zatiti arhivsku grau i registraturski materijal od oteenja, nestajanja i
unitenja. Zatita registraturskog materijala nuna je sve dok se iz njega ne odabere arhivska graa.
Da bi se obezbedilo ostvarenje ovog zadatka, nadlenom arhivu dato je pravo na strun nadzor i
pruanje strune pomoi stvaraocima i imaocima arhivske grae i registraturskog materijala u
pogledu arhiviranja, uvanja, strunog odravanja u sreenom stanju i odabranju arhvske grae. Na
osnovu izvrenog nadzora i injeninog stanja, nadleni arhiv preduzima mere za otklanjanje
utvrenih nedostataka ili nepravilnosti.
Pregledom arhivske grae i registraturskog materijala, nadleni arhiv utvruje stanje
sreenosti registraturskog materijala i arhivske grae, kao i uslove pod kojima se uva, nain
korienja, sprovoenje mera odabira arhivske grae, kao i pripremu za njenu predaju arhivu. Tokom
pregleda uzima podatke i informacije koje su mu potrebne radi voenja evidencije i dokumentacije o
arhivskoj grai i registraturskom materijalu. Ovi podaci i informacije slue u dve osnovne svrhe: da se
obezbedi zatita arhivske grae i da se stvore to povoljniji uslovi za operativni rad nadlenog arhiva.
Za njegov nadzor, pregled i pruanje strune pomoi radnik nadlenog arhiva mora imati ovlaenja.
Ovlaenje treba da sadri naziv arhiva, zakonski osnov izdavanja, ime i prezime ovlaenog lica, broj
line karte, mora bit zavedeno i potpisano ovlaenje i direktor arhiva mora da overi i potpie to
ovlaenje.
Svaki nadzor, pregled grae, pruanje strune pomoi i dr. zapisniki se konstatuje. Zapisnik
treba da sadri sve relevantne podatke o stanju grae, izvrenom nadzoru i pruenoj strunoj
pomoi, kao i mere i rokove za otklanjanje nepravilnosti ili nedostataka. Zapisnik potpisuje ovlaeno
lice iz registrature i ovlaeni predstavnik arhiva. Jedan primerak se obavezno dostavlja arhivu koji se
odlae u dosije odgovarajue regstrature.
 Vane funkcije arhiva su istravanje i evdentiranje arhivske grae regstraturskog materijala
van arhiva da bi se stavili pod zatitu pravnih i fizikih lica, bez obzira na svojinu. Ovo je veoma vano
jer esto dolazi do ukidanja postojeih i osnivanje novih institucija i drutvenih asocijacija.
Istraivanjem podataka o tome stvaraju se evidencije koje slue za sprovoenje mera zatite grae
van arhiva. Drugi deo zadatka, kada su u pitanju fizika lica, jeste nalaenje naina da se doe do
grae poklonima, depozitima ili otkupom.
Pruanje strune pomoi ima dvostruki cilj. Prvo, pomae stvaraocima i imaocima grae da
struno obave poslove i, drugo, obezbeuje da se arhivska graa preda nadlenom arhvu u stanju
koje ne trai naknadni rad arhiva na poslovma koji treba da su zavreni u registraturi.
Odabiranje arhivske grae i registraturskog materijala jedan je od najsloenijih i
najodgovornijih zadataka svakog arhiva. Da bi se spreile eventualne greke donose se liste
registraturskog materijala sa rokovima uvanja, utvruju se kategorije koje imaju svojstvo arhivske
grae i unitava se bezvredni registraturski materijal. Donoenju liste prethodi provera da li je graa
sreena. Ukoliko arhiv pregledom utvrdi nedostatke, oni se moraju otkloniti. Zatim se izradi lista
kategorija koju stvaralac i imalac grae dostavlja nadlenom arhivu. Lista se razmatra na strunom
kolegijumu i dobija saglasnost. Zatim nadleni arhiv, na osnovu dobijenog popisa i linog uvida, daje
reenje za unitavanje bezvrednog registraturskog materijala. Cilj takve selekcije arhivske grae je
sauvati svu relevantnu arhivsku grau znaajnu za nauku, kulturu i druge drutvene potrebe.
Preuzimanje sreene i popisanje grae njen prijem u nadleni arhiv je zavrna faza zatite.
Arhiv preuzima i registraturski materijal pre nego to je iz njega odabrana graa u sluajevima kada,
prestankom rada njenog tvorca, niko nije preuzeo obavezu njegove zatite. U tom sluaju odabiranje
arhivske grae vri se u arhivu. Rok preuzimanja grae od arhiva poklapa se sa rokom dostupnosti za
javno korienje 30 godina od nastanka. Meutim, ovaj rok moe produiti nadleni arhiv na 5
godina posle roka od 30 godina. Prijem arhivske grae vri se na mestu koje arhiv odredi. Uz prijem
grae, arhiv dobija miljenje stvaraoca o njenom korienju, ali ono ga ne obavezuje. Ipak, treba da
ima u vidu da je stavaraoc njen najbolji poznavalac sa stanovita poverljivosti njegovog sadraja.

Lista kategorija registraturskog materijala

Lista kategorija registraturskog materijala predstavlja sredstvo koje slui utvrivanju organske
celine registraturskog materijala, koja dokumenta imaju svojstvo arhivske grae, a koja operatvnu
vrednost koji su im rokovi uvanja. Lista je sredstvo na osnovu kojeg se obavlja izluvanje bezvrednog
registraturskog materijala kome je istekao operativni rok uvanja i koji nema svojstvo arhivske grae.
donoenju liste prethodi provera da li je graa sreena.
Lista sadri 3 osnovna strukturna dela: istorijat tvorca grae, odnosno fonda, popis kategorija
registraturskog materijala sa rokovima uvanja i objanjenja liste.
1. Istorijat stvaraoca grae ovo je najobmniji deo iz kojeg vidimo kakvu vrstu
grae prima arhiv. Sadri podatke o:
a. Nazivu stvaraoca grae (po pravilu se unosi poslednji naziv sa
rasponom godina postojanja stvaraoca, a u zagradi su nazivi sa godinama u kojima je
menjao nazive)
 b. Statusu, delokrugu i obimu rada (kao i podaci o nadreenim i
podreenim institucijama)
c. Organzacionoj strukturi
d. Funkcijama i zadacima (preko kojih saznajemo relevantne podatke za
koje delatnosti bi trebalo da postoje dokumenta i u kojoj organizacionoj jedinici,
obratiti panju da li su raeni kontinuirano ili ne)
e. Odnosima sa nadreenim i podreenim ustanovama
f. Sistemu kancelarijskog poslovanja (pomae nam kod korienja
grae za istorijat stvaraoca, kod utvrvanja stanja, kod naina voenja i kretanja akta
i predmeta od nastanka do arhiviranja)
g. Stanju sauvanosti grae i fizikom stanju dokumenata (stanje
sauvanosti se utvruje tokom izvrenog uvida u grau, fiziko se utvruje paralelno
sa neposrednim uvidom u grau i konstatuje se nedostatak i njeno fiziko stanje)
2. Struktura popisa liste osnovni i najvaniji deo liste, ine je:
a. Preambula navodi se zakonski osnov za donoenje liste
b. Naziv donosioca liste
c. Struktura organizacione eme upisuje se koje vrste dokumenata
proizvodi
d. Naziv stvaraoca grae
e. Redni broj kategorije
f. Sadraj kategorije ispisuju se nazivi kategorija (dokumenta,
predmeti i skupine dokumenata) istog naziva i sadraja
g. Rok uvanja
h. Napomena
3. Obrazloenje liste podaci o sastavu komisije i njihovoj kvalifikovanosti,
ukazuje se na nain iz njihovog rada, na razloge opredeljenja prilikom organizacione strukture
eme liste. Znaajno je obrazloiti postupak valorizacije i koju metodu su koristili. Ukazati na
specifinost pojedinih kategorija sa stanovita njihovog uvanja, da li je komisija koristila
pomo posebnih strunjaka. Ukazuje se na kategorije trajne operativne vrednosti. Obrazlae
se zato odreene kategorije nisu predviene za trajno uvanje gde se one izvorno uvaju
trajno. Ukazati i na najvanije primedbe na listu i dileme.
Na kraju liste konstatuje se da ona stupa na snagu onda kada na nju da saglasnost nadleni
arhiv. Ispisuje se naziv stvaraoca grae, zatim sledi i konstatacija i da e se rokovi primenjivati na
regstraturski materijal i arhivsku grau nastalu u odreenom periodu kao i materijal i grau koja e
nastati narednih godina. Lista se zavrava tako to se u njenom kraju u desnom uglu overava
potpisom stareine institucije i peatom, au levom uglu se stavlja peat zavoenja.
Postoje dve vrste liste kategorija:
1. Specijalna lista kategorija precizira koje vrste dokumenata moraju biti
trajno uvane, kod nas ih izrauje samo Arhiv Srbije, to su statuti, naredbe,...
 2. Resorne liste kategorija preciziraju koja dokumenta se uvaju obavezno u
odreenim resorima

Istorijat tvorca grae

Istorijat tvorca grae predstavlja sastavni deo liste bez koga nije mogue raditi bilo kakvu
valorizaciju arhivske grae, pa time ni kategorizaciju registraturskog materijala sa rokovima
uvanja. Istorijat stvaraoca grae predstavlja osnovno polazite u pristupanju izrade liste. Bez
istorijata nije mogue sagledati vrstu kategorija, o kojoj delatnosti je re I kakva je sadrajna
vrednost dokumenata. Samo prouavanjem istorije stvaraoca grae mogue je utvrditi njegove
funkcije I zadatke I ta od grae nedostaje ili nije ni stvorena zbog neizvravanja odreene
delatnosti. To je vrlo bitno, jer stvaralac grae tokom svog postojanja moe da smanjuje ili
uveava svoje funkcije I zadatke ili ih menja tokom reorganizacija. Istorijat ini prvi deo liste
kategorija registraturskog materijala sa rokovima uvanja.
Istorijat stvaraoca grae sadri podatke o: nazivu stvaraoca grae; status, delokrugu i
obimu rada; organizacionoj strukturi; funkcijama i zadacima; odnosima sa nadreenim i
podreenim institucijama; sistemu kancelarijskog poslovanja; stanju sauvanosti grae i fizikom
stanju dokumenta.
Kod naziva stvaraoca grae, po pravilu, daje se poslednji naziv sa rasponom godina
postojanja stvaraoca grae, a u zagradi nazivi sa rasponima godina trajanja u kojima je stvaralac
menjao svoje nazive.
Organizaciona struktura stvaralaca grae bitan je element istorijata. On nam ukazuje na
to u kojim organizacionim jedinicama su obavljene koje funkcije i zadaci to je izuzetno vano kod
vrednovanja i utvrivanja kategorija u listi. Organizaciona struktura slui i za utvrivanje
strukturne eme liste.
Status, delokrug i obim rada, kao i podaci o nadreenim i podreenim institucijama
pruaju nam mogunost potpunijeg sagledavanja mesta i uloge stvaraoca grae i njegovih
funkcija i zadataka radi kojih je i osnovan. Ovi podaci nam pomau da se objektivnije odredimo
prema vrednostima kategorija registraturskog materijala.
Funkcije i zadaci su jedan od osnovnih faktora koji utiu na sadraj dokumenata. Preko
funkcije i zadataka saznajemo relevantne podatke za koje delatnosti bi trebalo da postoje
dokumenata i u kojoj organizacionoj jedinici. Posebno treba obratiti panju na to da li su funkcije
i zadaci raeni kontinuirano ili je bilo prekida i izmena i konkretizovati ih. Bez tih podataka nije
mogue izvriti valjanu valorizaciju dokumenata. Funkcije i zadaci bi trebalo da nam otkriju koje
su to osnovne a koje sporedne delatnosti. One olakavaju vrednovanje grae i utvrivanje rokova
uvanja. Posebno su znaajni za utvrivanje svojstva arhivske grae.
Sistem kancelarijskog poslovanja treba da nam pomogne kod korienja grae za istorijat
stvaraoca grae, kod utvrivanja stanja grae u pogledu sreenosti i sauvanosti, kod naina
voenja i kretanja akta i predmeta od nastanka do njihovog arhiviranja. Ti podaci su znaajni za
utvrivanje i multiplikata i duplikata, ako i izvornih i konanih dokumenata.
Stanje kompletnosti (sauvanosti) grae utvruje se tokom izvrenog uvida u grau. Na
isti nain utvruje se da li neka funkcija ili zadatak nisu uraeni i iz kojih razloga. To se ini radi
otklanjanja dileme zato ne postoji graa za odreenu funkciju i vrste.
 Fiziko stanje utvruje se paralelno sa neposrednim uvidom u grau i konstatuje se
nedostatak grae ili njeno fiziko stanje. Ovo je vano radi preuzimanja mera oko kompletiranja i
tehnike zatite ako su dokumenta obolela ili oteena.
Iz strukture istorije tvorca grae jasno se uoava njen sadraj i potreba njene izrade pre
nego to se pree na popis kaegorija registraturskog materijala i utvrivanje njihovih rokova
uvanja. Istorijat ima vie funkcija, najvanije su: da ukazuje na sadrajnu vrednost dokumenata;
obezbeuje osnovne preduslove za kategorizaciju registraturskog materijala sa rokovima uvanja;
obezbeuje osnovne podatke za strukturu eme liste i ukazuje na eventualnu potrebu
kompletiranja tehnike zatite arhivske grae i druge.

Arhivske evidencije registraturskog materijala

Radi uspenog obavljanja svojih obaveza, prava i nadlenosti u pogledu strunog nadzora i
pruanja strune pomoi na zatiti arhivske grae i registraturskog materijala, svaki arhiv vodi 4
osnovne evidencije. Sva evidencija vodi se na istovetnom formatu evidencionih listia koji se slau
hronoloki u odgovarajuu knjigu (osim kod dosijea gde se oni vode obostrano i slau prema
nomenklaturi delatnosti).
Osnovne evidencije su: registar aktivnih registratura, kartoteka registratura, dosije
regstratura i registar regstratura iji je rad prestao.. godine i republikim zakonom
1. Registar aktivnih registratura najvanija, govori o svim instrumentima koje
su potencijalni izvori arhivske grae. Sadri redni broj upisa, datum, naziv registrature,
adresu i oznaku
2. Kartoteka registratura na prvoj strani sadri podatke o nazivu registrature,
vrsti delatnosti i adresi, datumu prestanka rada, broju upisa u registar, ifri delatnosti i
napomenu. Na drugoj strani o datumu izvrenog strunog nadzora, datumu primljenog
popisa registaturskog materijala (arhivske knjige), datumu i broju zapisnika o izvrenom
izluivanju, datumu i broju zapisnika o izvrenom preuzmanju materijala iz registrature,
godini ili periodu iz koga je datiran materijal, kolini registraturskog materijala u dunim
metrima, kolini izluenog materjala, kolini preuzetog materijala od arhiva, koliini
preostalog registraturskog materijala i o rubrici za napomenu.
3. Dosije registratura vodi se posebno za svaku registraturu. Sadri istorijat
tvorca grae, dokumentaciju o organizacionoj strukturi, plan arhivskih oznaka, popise
celokupnog registraturskog materijala, zapisnike o pregledu registraturskog materijala,
zapisnike o izluivanju, zapisnike o preuzimanju, celokupnu prepisku sa registraturom kao i
redni broj upisa u registar i ifru delatnosti.
4. Registar registratura iji je rad prestao sadri podatke o rednom broju
upisa, nazivu registratura, adresi registrature, registraturskoj oznaci, datumu i osnovu
prestanka rada.
 Arhivska graa pojam i znaaj

Registraturski materijal je izvor za arhivsku grau. Sav materijal uva se izvesno vreme dok se
pravni postupak ne okona. Dobar deo dokumenata uva se kao dokazni materijal, pravni materijal i
kada se zavri postupak. Dobar deo materijala uva se zbog interesa kulture, kao kulturna batina.
Registraturski materijal se dugo nazivao arhiva, nisu razlikovali ova dva termina. Tek Optim
zakonom 1964. godine i republikim zakonom 1967. godine su konano razdvojena i tano
precizirana ova dva pojma, prvi put su utvrene definicije za arhivsku grau i registraturki materijal
pa samim tim i za bezvredni registraturski materijal. Pod arhivskom graom smatra se sav izvorni i
reprodukovani (pisani, tampani, crtani, fotografisani, filmovani, fonografisani ili na drugi nain
zabeleeni) dokumentarni materijal znaajan za istoriju i druge naune oblasti, za kulturu uopte, za
nastale drutvene potrebe, za materijal sainjen u radu svih drutvenih subjekata, graanskih pravnih
lica i pojedinaca, bez obzira na to kad i gde je nastao. U Zakonu o kulturnim dobrima iz 1994. godine
prvi put u ove definicije je unet i kompjuterizovani dokumentarni materijal.

Podela arhivske grae po osnovu podloge (materijala)

Podloga na kojoj je ispisan tekst dokumenta utvruje vrste i vreme nastanka materijla. Za
dokumentarni materijal od posebnog je znaaja poznavanje hemijskog sastava i veka trajanja podloge
kako bi se mogle preduzeti tehnike i tehnoloke mere zatite.
U starom veku za ispisivanje tekstova korieni su razni materijali kao to si glinene ploice,
kamene ploe, kameni stubovi hrama, komadii koe, bronza, papirus, pergament, drvene daice,
papir.
Za savremenu arhivsku grau od znaaja je poznavanje vrste podloge iz tri razloga: za
uvanje, korienje i tehnoloku zatitu. Od polovine XIX veka pa naovamo koristi se: papir, fotopapir,
filmske trake, magnetofonske trake i ploe, mikrofievi i mikrofilmovi, televizijski snimci i trake,
perforirane kartice i trake, magnetske trake, diskete, diskovi i drugo.

Podela arhivske grae po funkcionalnom osnovu

Pod funkcijom pravnog il fizikog lca podrazumeva se neposredno delovanje radi izvrenja
nekog naloga, ovlaenja ili ostvarivanja nekog cilja. Funkcija se moe definisati kao skup delatnosti
koje imaju zajedniki cilj ili svrhu.
Dele se na dokumenta normativnog karaktera (opta pravna dokumenta, ustav je najvii),
ona se dalje dele na zakonodavna (zakon, ustavi), izvrna (naredbe, reenja, ukazi) i sudska
dokumenta (presude, albe) i dele se na dokumenta institucijalnog karaktera, ona se prlagoavaju
normativnim (najvii dokument je statut, ostala se podreuju njemu).
 Podela grae po osnovu kancelarijskog poslovanja sadrajne jednice
grae

Kancelarijsko poslovanje se zasniva na prirodnoj organizaciji dokumenata. Dokumenti su

pisani trag onoga to se odvija u toj ustanovi ili meu ustanovama.
Registratura je pomona aluba, ne zalazi u sutinu dokumenta, samo joj je vano da je u
pitanju molba ali ne i za ta.
Kancelarijsko poslovanje je upravno poslovanje, potpada pod odreene zakonske norme.
Arhivi sve vreme kontroliu registrature jer su arhivi upravne institucije. Upravni postupak uvek moe
da ima jedan ili dva stepena, prati se trag dokumenta i po tome znamo da li je neto stavljeno ad
acta. Prvi stepeni postupak: molba + odobrenje; drugi stepeni postupak: molba + odbijanje + alba +
...
svi ostali akti su neupravni dokumenti (pozivnice, zapisnici, poslovna prepiska).
Podela kacelarijskih dokumenata:
1. tehnike jedinice
2. sadrinske jedinice (akt - predmet dosije)

~ Sadrinske jedinice ~
Osnovna jedinica je akt kancelarijske grae i arhivske grae. Akt je osnovni registarski
(arhivski) dokument koji je proistekao delovanjem institucije ili pojedinca. Da bi neto bilo akt, mora
biti u slubene svrhe.
Akt je svaki pisani dokument kojim se pokree, dopunjuje, menja, prekida ili zavrava neka
slubena delatnost. Najprostiji akt je onaj koji pokree i zavrava molba + odgovor.
Akt se deli na vie oblika: original, kopija, koncept, minuta.
Akta se obavezno skupljaju u predmete (skup akata koji se tiu istog pitanja, problema,
linosti). Predmet ine minimum dva akta.
Postojanje akata i predmeta dokumentuje delovodni protokol. Svaki akt se upisuje u
delovodni protokol koji sadri podatke da akt postoji, kada je nastao, koje je vrste, kome je poslat,
skraeni sadraj i kada je predmet zavren.

Osnovni principi kancelarijskog poslovanja tehnike jedinice

Tehnike jedinice u arhivu ostaju esto kao takve. One su vie jedinice od sadrinskih jedinica.
Povezane su praktinim tehnikim kriterijumima (nisu povezane sadrajem). Ovo je vano zbog
digitalizacije. Formiraju se radi preglednosti I lakeg pretraivanja, praktinosti jedinica da bi se
spojile male jedinice a razdvojile velike. Ne smeju da naruavaju osnovno pravilo provenijencije
(porekla).Osnovna tehnika jedinica je sveanj (to moe biti fascikla ili kutija), isto da bi fiziki bilo
lake za smetaj. Pruaju efikasno pretraivanje I utedu prostora. Pored svenja tu su jo I predmet I
akt.
Posebna tehnika jedinica vezana za knjigu jeste poslovno godite. Tako se vode knjige
delovodnog protokola, poslovne, matine knjige, knjige zapisnika. Matine knjige poinju 1. januara i
prekidaju se 31. decembra. Za knjige zapisnika poslovno godite ne vai, primer fakulteti, za njih
poinje od 1. oktobra i traje do 30. septembra, kao to je sluaj i sa dnevnicima u kolama, od 1.
septebra do negde sredine juna (dnevnici su knjige zamenika). Kada se spajaju godita stavlja se
uputnica predmet nije zavren.
Trea mogunost je dokumentalna celina dokumenta se dele prema organizacionim
jedinicama institucije (npr. raunovodstvo na nekom fakultetu izdvaja se svoje raunovodstvo,
personalna i studentska sluba).
Sistem kancelarijskog poslovanja mora da se aurira, da se u svakom trenutku moe
pretraivati, ali sistem se ne sme drastino menjati. Pretraivanje ide od poslednjeg ka starijim
dokumentima, tako se i slae, na dnu su najstarija dokumenta.
Kancelarijsko poslovanje se stie u registraturi jer svaki dokument mora da proe kroz
registraturu, tu prolazi i kontrolu.
Registratura uva od prvog do poslednjeg dokumenta jednog predmeta.
Svaki postupak koji otpone u registraturi, mora se tu I zavriti. Kada je akt obraen, vraa se
u registraturu koja akt dalje otpravlja institucijama koje su zainteresovane, ali registratura pravi kopiju
koja tu ostaje odakle se dalje izdvaja ili unitava.
Slubene radnje registrature tj. pisarnice:
1. otpremanje, primanje i pregled pote
2. zavoenje akata i predmeta
3. dostavljanje akata i predmeta
4. administrativna obrada
5. struno odravanje registrature
6. odabir i valorizacija grae (i izluivanje)
7. predaja grae nadlenom arhivu

Spoljna obeleja akta (dopis i naredbodavni akt)

Akt je osnovna jedinica registraturskog materijala koji je proistekao delovanjem institucije ili
pojedinca. Mora imati slubeni karakter.
Akt je svaki pisani dokument kojim se pokree, dopunjuje, menja, prekida ili zavrava neka
slubena delatnost.
Jedan isti akt se deli na vie oblika: original, kopija, koncept.
Posebna vrsta koncepta minuta je odobreni koncept
 ~ dopis ~

zaglavlje (podaci o poaljiocu) naziv i adresa primaoca

predmet: (odgovor na upit)
broj predmeta:

naziv akta
(molba, alba, presuda; odreuje vrstu dokumenta)
.
.

obavetenje o prilozima:
obavetenje kome je jo dostavljen dopis
mesto, datum ime i prezime ovlaenog lica
peat

~ naredbodavni akt ~

zaglavlje naziv i adresa primaoca

preambula (uvodni deo, naracija, predispozicija)

naziv
.
.
obrazloenje
podaci o pravu na albu
obavetenje o prilozima
obavetenje kome je dostavljeno
mesto, datum ime i prezime
potpis
peat
 Akta se u kancelarijskom poslovanju (u registraturi) formiraju u predmet.
Postojanje akata i predmeta dokumentuje delovodni protokol. Delovodni protokol j potvrda o
tome da akt ili predmet postoji, koje je vrste, kada je nastao, kome je poslat, od koga je primljen i
kada je zavren. Oni mogu biti jednostavni delovodni protokoli (obeleeni brojevima, vode se za
kalendarsku godinu) ili predmetni delovodni protokoli (koriste se danas).
Struktura delovodnog protokola:
broj kome je ko je vrsta sadraj datum oznaka napomene,
akta poslat proizveo akt akta reenosti greke,
u okviru primedbe
institucije
1. 1 (ako nita pismo, ad acta
2. 2 nije upisano molba, ili reeno
3. 31 aljemo onda je reenje, tog i tog
4. 4 proizveden alba,... datuma
5. 5 primamo od te
6. 32 institucije,
interni je)

Ako predmet ue u sledeu godinu zavodi se pod novim brojem, ali u uglastu zagradu se
stavlja da je iz prethodne godine tj. broj iz prethodne godine.
Knjige delovodnog protokola imaju naunu funkciju. U napomeni je obavezno pie - kada
istekne rok taj dokument je izluen, ne postoji vie. Ovo je jako vano za valorizaciju dokumenata.
Radi breg pretraivanja izrauju se registri. Oni su korisni ako znamo kako se zove predmet.
Postoje dokumenta u vidu knjiga koje se arhiviraju iskljuivo hronoloki, svaka registratura
proizvodi i knjige. Delovodni protokol ne podlee izluivanju, uva se kao svedoanstvo.
Pored knjige delovodnog protokola, svaka institucija vodi i knjigu zapisnika.
Tri knjige su vanje za nauku:
1. Notarske knjige
2. Zemljine knjige
3. Matine knjige

Matine knjige

Matine knjige su slubeni dokumenti kojima se dokazuje roenje, krtenje, venanje i smrt.
Prve matine knjige vodile su crkve. Prvi hriani u biskupijama su imali tajne popise. Justinijan, u VI
veku, imao je ideju da se uvaju dokumenta o venanju.
 Organizovano pitanje voenja matinih knjiga Tridentski koncil 1563. godine. Na njemu je
prihvaen propis kojim se svi svetenici obavezuju da vode matine knjige krtenih i venanih (kao
dokaz pripadnosti katolikoj crkvi).
Matine knjige umrlih se vode od 1614. godine. U njih se unosi i uzrok smrti, mada ne vode
svi tu rubriku, u Veneciji je ak to raeno simboliki (boica je znaila da je osoba bila otrovana,
vreica da se osoba udavila,...).
Engleska i Francuska vode prve dravne knjige, ali ne na celoj svojoj teritoriji. Notingem i
Poatje su bili prvi gradovi koji su vodili ove knjige. U veini drugih drava su crkvene knjige sluile kao
dravne.
Crkvene knjige, odnosno matine knjige u crkvama, imale su poseban naziv status
animarum (stanje dua).
Matine knjige nisu bile uniformisane. Zapisivani su na primer i podaci o zanimanju. U
knjigama krtenih pisali su se i podaci o preseljenju (kod venanja je taj podatak bio obavezan).
Crkvene kazne su bile beleene kod katolika.
U XIX veku se ustalilo tabelarno prikazivanje deca malim slovima, odrasli velikim. U
knjigama krtenih ukoliko je ime bilo blago precrtano pored imena stoji godina, to je znailo da je ta
osoba umrla ili je bila izoptena iz Crkve.
to se tie naeg naroda, u Astriji su bile voene knjige za sve veroispovesti.
Prve graanske knjige su uveli Francuzi 1806. godine status civilis (stanje graana). Ove
knjige su vodili naelnici optina.
Crkvene knjige su prestale biti zvanine 9. maja 1946. godine, posle ovog datuma se
prijavljujemo ne Crkvi, ve dravi. Matine knjige od tad su mogle da vode samo dravni organi. Tada
je uvedeno i zvanje matiara. Roenje prijavljuju ili sami graani ili bolnice. Crkveni brak mora da
evidentira matiar.
Crkvene knjige do 8. maja 1946. godine vae kao punovani dokumenti, crkve su morale da
daju prepise tih crkvenih matinih knjiga.
Kod nas zakon kae da su knjige javne isprave o linom stanju.
~ matine knjige venanih ~
Ove knjige imaju 5 rubrika (3 glavne i 2 sporedne): podaci o zakljuenju braka (ime i prezime,
dan, mesec i godina sklapanja braka, izjava o promeni prezimena); ime, prezime i adresa svedoka;
ime i prezime matiara; sporedne rubrike: ponitenje ili prestanak braka.
~ matine knjige umrlih ~
Imaju 4 rubrike (3 obavezne i jednu sporednu): podaci o smrti (ime i prezime umrlog, dan,
mesec, godina i as smrti); dan, mesec, godina i as roenja, mesto gde je osoba umrla, brano
stanje, adresa stanovanja; ime i prezime suprunika; ime, prezime, adresa lica koje prijavljuje smrt ili
naziv institucije i adresa ako je u pitanju bolnica; u sporednu rubriku unosi se ako je lice proglaeno
umrlim uz odluku suda.

U inostranstvu matine knjige vode ambasade, konzulati.

Najbogatije matine knjige ima Istorijski arhiv Beograda, najstarije su iz Zemuna. Arhiv
Vojvodine je nadlean za Banat i Baku, a za Srem je nadlean arhiv u Sremskoj Mitrovici.
 Jo je puno matinih knjiga u crkvama i optinama koje nisu predate arhivima.
Vrlo je znaajan Dravni arhiv u Zagrebu u kome postoji pravilo da sve matine knjige do
1900. godine moraju da se uvaju u njemu. Obraene su knjige do 1800. godine, deponovano je oko
29 000 matinih knjiga. Istovremeno digitalizuju ove matine knjige zbog ega njihova obrada i traje
tako sporo.

Podela arhivske grae po arhivistikom osnovu

Osnovne jedinice arhivske grae u arhivu su fond i zbirka, i dokument kad ima svojstvo
rariteta.
Fond je osnovna jedinica opisa arhivske grae. ini ga sva graa koja je nastala procesom
rada odreene institucije ili pojedinca (tvorca fonda), a ine ga dokumenta primljena od drugih
institucija ili pojedinaca, kopije dokumenata otposlatih drugim institucijama ili pojedincima, te
dokumenta nastala unutar tvorca fonda tokom procesa rada. Fond potuje naela sreivanja
registraturskog materijala, a kasnije arhivske grae u okviru procesa njenog nastanka. Potuje se,
dakle, princip provinijencije i princip celovitosti fonda. Ono to je sainjavalo organsku celinu u
registraturi mora da ostane celina iu fondu. Fond se smatra nedeljivom celinom i uva se samo u
jednom arhivu. On dobija naziv prema nazivu institucije kojoj su dokumenta pripadala.
Porodini fond takoe potuje princip celovitosti. ine ga dokumenta nastala iz rada i
korespondencije lanova porodice, dokumenta poslata drugim pravnim i fizikim licima i dokumenta
primljena od pravnih i fizikih lica. Takoe, potuje se i poredak dokumenata koji je porodica
uspostavila. U sluaju da ne odgovara aktivnostima lanova porodice, on se moe menjati. Porodini
fond ine dokumenta nastala iz ivota i rada lanova porodice. Dobija naziv prema prezimenu
porodice.
Lini fond ine dokumenta nastala iz ivota i rada pojedinih linosti. Takoe dokumenta
nastala iz rada jedne linosti po kome je dobio naziv, zatim dokumenta od pravnih i fizikih lica i
dokumenta poslata drugim pravnim i fizikim licima. Potuje se naelo celovitosti i poretka grae
(ako se sa stvaraocem drugaije ne dogovori). Fond dobija naziv prema imenu i prezimenu linosti.
Kompleks fondova (objedinjeni fondovi) ini arhivska graa vie stvaraoca (pravnih lica).
Formira se kada se radi o fragmentarno sauvanoj arhivskoj grai istorodnih institucija. U strukturi
ovih fondova treba obezbediti preglednost fondovskih celina (po stvaraocima) bez obzira na broj
sauvanih dokumenata. Redosled fondova u kompleksu fondova moe biti po azbunom redu, nazivu
stvaraoca, po vrsti delatnosti islino.
Zbirka je meovita graa koja je nastala zdruivanjem dokumenata koji imaju razorodnu
provinijenciju. Taka zdruivanja je obino neka linost ili neki dogaaj, ali i materijal ili oblik
dokumenta. Zbirke se najee formiraju za plakate, geografske karte, fotografije, peate,
mikrofilmove i sl. Takoe se formira i varia.
 Arhivistika istorija pojma, osnovni zadaci arhivistike i arhivistika u
uem i irem smislu

Arhivistika je zapravo dugo smatrana pomonom istorijskom naukom. U Francuskoj a neto

kasnije i u Engleskoj krenuli su arhivistiki kursevi i kole jo u XIX veku ali svejedno arhivistika se
teko oslobaala epiteta pomone nauke. Sa razvojem informacione nauke u XX veku najpre u
logikom i teorijskom smislu a onda je informatika tehnologija omogui veliki i nagao razvoj. Najpre
su se formirale tzv. bazine informacione nauke. Od 60-ih godina XX veka polako svoj prostor osvajaju
u prvom naletu bibliotekarstvo potom arhivistika dok se muzeologija jo bori sa time da se afirmie
kao samostalna nauka. Tako da danas arhivistiku smatramo jednom od osnovnih informacionih
nauka. Informacione nauke jo uvek imaju humanistiki karakter. Da bi neka nauka bila samostalna
ona mora da ispuni nekoliko osnovnih preduslova: da ima neki svoj razvoj istorijski, zatim da pored
strunih problema, pored strunih i praktinih poslova ima teorijsko utemeljenje, da ima svoj
predmet rada i da omoguuje da se u okviru te nauke radi na naunim istraivanjima.
Da bi neto bila samostalna nauka mora naravno pored ovoga da zahteva i odreeno
obrazovanje.
Zadaci arhivistike, 8 osnovnih zadataka:
1. Utvruje standarde za rad u arhivu
2. Utvruje principe rada, na kojim naelima to
3. Utvruje principe zatite registraturskog materijala i same arhivske grae
4. Valorizuje i kategorizuje registraturski materijal iz koga se posle izdvaja
arhivska graa
5. Utvruje naela po kojima se vri obrada arhivske grae
6. Utvruje uslove korienja arhivske grae
7. Utvruje jedinstvena naela informisanja
8. Istorijsko i teorijsko prouavanje same sebe
Ocem arhivistike se smatra jedan italijan iz XIX veka Euenio Kazanova. On je negde 60-ih
godina XIX veka napisao jedno delo koje se jednostavno zove O arhivima i to je zapravo knjiga o
arhivistici, ne samo o arhivima. Ono zbog ega je Kazanovino delo i danas nezaobilazno jeste to to je
on zapravo utemeljio arhivistiku kao nauku ioako ona tad jo nije bila priznata i utemeljio je zato to
je rekao da sama arhivistika ima sve to je jednoj nauci potrebno. Kazanova prvi predlae da se
arhivska graa svuda popie jer kae tu svaega moe biti, i da se toj grai da svojstvo kulturne
batine i jo je rekao da arhivistika mora da koristi metode iz raznih drutvenih i humanistikih nauka
(tada jo uvek arhivistika nema naunu vrednost ve operativnu). Podelio je arhivistiku u 4 discipline:
1. Arhivska tehnika (zove je jo i arhivska praksa)
2. ista arhivistika (nita drugo do arhivska teorija)
3. Istorija arhiva
4. Arhivsko zakonodavstvo
 Kazanova je na ovoj podeli pokazao kako ne moemo arhivsku praksu imati bez drugih nauka.
Konanu koncepciju koje discipline ine arhivistiku koja je danas meunarodno priznata ustanovio je
Kreimir Nemet (on je prihvatio prethodnu podelu samo je malo izmenio):
1. Arhivska teorija (ista arhivistika kod Kazanove)
2. Arhivska tehnika
3. Istorija arhiva
4. Arhivsko zakonodavstvo
5. Arhivska praksa
On je predloio neto to je u celom svetu prihvaeno, a to je podela arhivistike na dve velike
celine:
1. Arhivistika u uem smislu
2. Arhivistika u irem smislu
Arhivistika u uem smislu podrazumeva zapravo 5 oblasti (svaka od ovih oblasti ima naunu
zasnovanost):
1. Valorizacija i izluivanje registraturskog materijala postoje kriterijumi za
valorizaciju i izluivanje, to podrazumeva istraivanje tvorca grae, istraivanje sistema
kancelarisjkog poslovanja, zatim istraivanje same registrature, istraivanje sauvanosti grae
i naravno vrhunac ovih poslova je utvrivanje kriterijuma za vrednovanje registraturskog
materijala.
2. Kompletiranje grae ovo se obavlja kada graa doe u arhiv i onda se
izuavaju fondovi pre svega u matinom arhivu, zatim ide utvrivanje nedostajue grae pa
onda sledi istraivanje grae u drugim arhivima i ako imamo sree da naemo ono to
traimo opet ide odabir te grae; svaki arhiv je u obavezi da omogui drugom arhivu da snimi
grau koja mu je potrebna
3. Sreivanje arhivske grae pravi se preliminarna istorijska beleka o grai i o
tvorcu i onda se pravi klasifikacioni plan i onda se utvruju liste kategorija to je kljuno i
onda kao vrhunac svega ovo ide izluivanje bezvrednog registraturskog materijala
4. Korienje i publikovanje arhivske grae izrada informativnih sredstava,
procena vrednosti grae, istraivanje u vidu opisa dokumenta kada je u pitanju publikovanje
5. Zatita grae i u registraturi i u arhivu
to se tie arhivistike u irem smislu, ona je zapravo neto to je iri pregled i to je ini
zapravo naukom. Arhivistika u uem smilsu zapravo predstavlja arhivsku teoriju i arhivsku praksu.
Arhivistika u irem smislu obuhvata:
1. Arhivsko zakonodavstvo - bavi se prouavanjem, utvrivanjem i primenom
pravne regulative o zatiti i korienju arhivske grae i registraturskog materijala kao izvora
arhivske grae
2. Fiziku i tehniku zatitu arhivske grae deli se na preventivnu (kontrola
grae i mere spreavanja nastanka oteenja, oboljenja i unitavanja grae) i tekuu (koristi
savremena hemijska i tehnika sredstva prilikom leenja grae)
 3. Arhivsku tehniku tehnika sredstva koja mogu da se koriste kod fizike i
tehnike zatite, izrade informativnih sredstava, izgradnje informativnog sistema, kulturno-
prosvetne delatnosti, tampanja arhivskih publikacija i drugih delatnosti arhiva
4. Istoriju arhiva i arhivske slube omoguava nam da sagledamo u svom
razvoju sistem zatite grae, sistem organizacije arhivske slube i drutvenih odnosa prema
arhivskoj delatnosti, kao i mnoga druga pitanja
5. Istoriju institucija omoguava sagledavanje nastanka i prestanka rada
stvaraoca, njegovu organizaciju, status, funkcije i delatnosti, strukturu grae i dr. to nam
znatno pomae u uspenom obavljanju osnovnih poslova arhiva
Arhivistika, sada prepoznata kao samostalna nauka, ima sada svoje pomone nauke, neke od
njih deli sa istorijom. Kljune pomone nauke arhivistike su paleografija, diplomatika, egdotika
(arheografija), dokumentalistika, informatika i prirodne nauke (hemija, biologija,...).

Osnovni principi (naela) arhivistike

Tokom svog teorijsko-praktinog rada arhivistika je izgradila osnovne principe, kao osnovne
postulate arhivistike. Oni se mogu podeliti na one koji se odnose na arhivsku grau i registraturski
materijal; na jedinstveni sistem evidencije o arhivskoj grai i registraturskom materijalu; na
odabiranje arhivske grae; na tehniku zatitu i na politiku nabavke i strukturu knjinog fonda
biblioteke.
Arhivska graa kao kulturno dobro od opteg drutvenog znaaja za nauku, kulturu, istoriju,
umetnost i druge naune i operativne potrebe predmet je zatite drave. Arhivska graa i
informativna sredstva o njoj dostupni su javnosti. Ona se odrava i uva u izvornom stanju. Arhivsku
grau niko ne sme da uniti, oteti ili izmeni njeno izvorno svojstvo. Arhivska graa u dravnoj svojini
ne moe biti predmet prometa niti se moe opteretiti. Na arhivsku grau u privatnom vlasnitvu
pravo pree kupovine ima nadleni arhiv. Arhivska graa koristi se u skladu sa njenom prirodom i
namenom po pravilu u arhivi. Arhivska graa koja ini celinu arhivskog fonda ne sme se rasparavati.
Princip provenijencije (pripadnosti) arhivske grae obavezno se potuje radi sauvanja fondovskih
celina. Princip pertinencije (teritorijalni princip) potuje se radi obezbeenja celovitosti svih fondova
arhiva prema teritorijalnoj nadlenosti. Arhivska graa fondova po osnovu stvarne nadlenosti
pripada nadlenom arhivu, bez obzira na kojoj se teritoriji nalazi.
Arhivska graa se uva, odrava, titi, obrauje u arhivima. Koncentracija arhivske grae, na
osnovu stvarne i teritorijalne nadlenosti, je u arhivima. Arhivi su duni da obezbede predviene
uslove za zatitu, obradu i korienje i informisanje o sadraju arhivske grae. Konstituisanjem pravne
zatite arhivske grae obezbeeno je da arhivska graa ne ostane van sistema zatite grae od trajne
vrednosti.
Posebni znaaj u arhivistici imaju naela o odabiranju arhivske grae iz registraturskog
materijala. Osnovni cilj im je, takoe, zatita arhivske grae kao kulturnog dobra. Odabiranje arhivske
grae vri se iz sreenog registraturskog materijala, na osnovu lista kategorija registraturskog
materijala sa rokovima uvanja. Saglasnost na liste daje nadleni arhiv. Za kategoriju registraturskog
materijala, koji ima svojstvo arhivske grae, stav nadlenog arhiva je odluujui. Izluivanje
bezvrednog registaturskog materijala obavlja se komisijski, posle isteka njegovog roka uvanja.
Dokumentacija o izluivanju bezvrednog registraturskog materijala uva se trajno. Iz registraturskog
materijala do 1850. godine i iz vremena NOP-a (1941 1945) ne obavlja se razluivanje, a iz vremena
od 1850. do 1945. godine izluivanje se obavlja samo u arhivima.
Za valorizaciju arhivske grae uopte, kao i za njenu kategorizaciju od izuzetnog i velikog
znaaja, osnovno je polazite sadrajna vrednost. Ovo naelo se primenjuje i kod kategorija arhivske
grae i registraturskog materijala koji uivaju posebnu zatitu u sluaju rata i elementarnih nepogoda.
Sadrajnu vrednost ove kategorije dokumenata odreuje ne samo sadrajna vrednost, ve i stepen
dravne, vojne, nacionalne i proizvodno-poslovne tajne.
Vrednovanje arhivske grae kao kulturnog dobra treba izvesti na osnovu kriterijuma o
sadrajnoj i drugoj vrednosti dokumenta, komisijski, uz uee naunih radnika za odreene istorijske
periode i drutvene oblasti delatnosti, na osnovu utvrene metodologije rada i liste kategorija
registraturskog materijala sa rokovima uvanja. Osnovni princip kod valorizacije jeste stav da se nita
ne sme unititi mimo liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima uvanja.
Naela o jedinstvenim zbirnim evidencijama obezbeuju jednoobraznost voenja osnovnih
zbirnih evidencija o arhivskoj grai i restraturskom materijalu. Njihov osnovni cilj je zatita arhivske
grae. Zbirka evidencija vodi se posebno za grau van arhiva i posebno za grau u arhivu. Za arhivsku
grau i registraturski materijal van arhiva vode: registar aktivnih registratura, kartoteku registratura,
dosijea registratura i registar registratura iji je rad prestao.
Evidencije za grau koja uiva posebnu zatitu u sluaju rata i elementarnih nepogoda, arhivi
vode posebno, u skladu sa posebnim propisom.
Jedinstvena zbirna informativna sredstva za arhivske fondove i zbirke vode se za arhivsku
grau koja se nalazi u arhivu. Kao osnovna zbirna informativna sredstva arhivi obavezno vode knjigu
prijema arhivske grae (ulazni inventar, knjiga primljene arhivske grae), dosijea fondova i zbirki,
opti inventar i kartoteku fondova i zbirki. Arhivi mogu da vode i druga zbirna informativna sredstva,
kao to su vodi, registar, pregled, spisak i druge. Osnovna inventarna jedinica zbirnih informativnih
sredstava je fond zbirka, osim za knjigu prijema arhivske grae, u kojoj inventarna jedinica moe
biti i dokument, to zavisi od koliine primljene grae.
Kada je u pitanju izrada naunoinformativnih sredstava, osnovno naelo je potovanje
jedinstvenosti njihove izrade. Izbor vrste naunoinformativnog sredstva odreuju arhivi, uz
potovanje jedinstvenih standarda za njihovu izradu. Na osnovu naunoinformativnih sredstava arhiv
izrauje sumarni inventar, analitiki inventar, regesta, indekse, vodie, kataloge i drugo. Izbor izrade
naunoinformativnog sredstva zavisi, u naelu, od sadrajne vrednosti, stepena sreenosti i stepena
korienja arhivske grae.
Kaod razgranienja i sreivanja fondova osnovno je naelo potovanje organske celine fonda.
Princip provenijencije dokumenata je osnovni pricip kojim se titi celovitost fonda.
Prilikom sreivanja grae fondova primenjuje se princip provenijencije i slobodne
provenijencije. Ovaj drugo primenjuje se u izuzetnim sluajevima.
Na osnovu dosadanjeg razmatranja moe se zakljuiti da se arhivistika temelji na utvrenim
naelima, kao to su sveobuhvatnost, obaveznost, celovitost, javnost, dostupnost, funkionalnost,
provenijencija, nadlenost, valorizacija, kategorizacija, jednoobraznost i dr.
 Valorizacija arhivske grae pojam i zadaci

Valorizacija arhivske grae podrazumeva vrednovanje dokumenata u registraturskom

materijalu, koji imaju trajnu vrednost i koji su od posebnog znaaja za nauku, kulturu i druge
drutvene potrebe. Predmet valorizacije je registraturski materijal koji nastaje u radu institucija i
drutvenih asocijacija. Valorizacija arhivske grae ima ire znaenje od njenog sadrajnog
vrednovanja kao istorijskog izvora.
Valorizacija arhivske grae moe biti arhivistika i istorijska. Prva ima zadatak da u
registraturskom materijalu utvrdi koja su to dokumenta (kategorije) koja imaju svojstvo arhivske
grae i koja treba trajno uvati kao kulturno dobro. Druga ima zadatak da na osnovu spoljanje
(erudicijske) i unutranje (hermeneutike) kritike analize doe do podataka i informacija radi
objektivnog sagledavanja istorijske prolosti. Ova druga, po pravilu, obavlja se posle arhivistike
valorizacije. Obe valorizacije imaju isti objekat istraivanja, ali im je predmet i zadatak razliit. Pre
nego to se prie arhivistikoj valorizaciji dokumenata, neophodno je utvrditi metodologiju i
kriterijume za utvrivanje arhivske grae.
Valorizacija arhisvke grae predstavlja najsloeniji i najodgovorniji zadatak arhivistike. Zato je
neophodno posvetiti mu posebnu panju.
Pisana komunikacija narasla je u nae doba u toj meri da predstavlja ozbiljan problem, kako
sa stanovita broja stvaralaca grae tako i sa stanovita koliine dokumenata koja se stvaraju. U toj
ogromnoj koliini grae, koja nastaje s pojaanim intenzitetom, samo manji deo ima svojstvo
arhivske grae. Tome znatno doprinose savremena tehnika sredstva. Vei deo dokumenata, po
isteku njihovog operativnog znaaja, posaje bezvredni registraturski materijal i za njihove stvaraoce i
za nauku. Taj deo kao balast optereuje arhivu, pisarnicu, fondove arhiva i korisnike. Oslobaanjem
od tog dela registraturskog materijala stvaraju se znatno povoljniji uslovi za smetaj, obradu i
korienje arhivske grae.
Stvaraoci grae ovim dobijaju na efikasnom rukovanju dokumentima i na smetajnom
prostoru, a arhivi na povoljnijim uslovima obrade arhivske grae i, najzad, nauka na racionalnijem
istraivanju i prouavanju.
Valorizacija arhivske grae prolazi kroz dve faze. Prva se obavlja dok je registraturski materijal
kod imaoca. Druga u arhivu tokom sreivanja arhivske grae fondova. Valorizacija se obavlja kod
pojedinanih registratura ili fondova i ona predstavlja osnovni vid vrednovanja arhivske grae. To je
tzv. unutarfondovska valorizacija. Valorizacija se radi i za odreenu grupu stvaralaca grae ili fondova
iji stvaraoci pripadaju odreenoj srodnoj vrsti, oblasti ili istorodnim istitucijama. Grupnoj valorizaciji
pripada vrednovanje grae registratura koje ne stvaraju arhivsku grau, radi njihovog skidanja sa
evidencije registratura ija se graa titi.
Prilikom valorizacije arhivske grae mora se polaziti od sadrajnog znaaja, vremena
nastanka i spoljnih obeleja dokumenata, kao osnovnih kriterijuma ali i drugih. Treba rei da se arhiv
u okviru nekih svojih delatnosti koristi kao i istoriografija spoljanjom i unutranjom kritikom
analizom. To se ini kod publikovanja arhivske grae, priprema izlobi dokumenata, kao i prilikom
izrade nekih naunoinformativnih sredstava.
Pitanje valorizacije arhivske grae u stranoj arhivistikoj literaturi zauzima centralno mesto.
Arhivske slube, posredstvom nadlenih organa uprave ili bez njih, donele su odgovarajua akta
kojima su utvreni metodologija i kriterijumi za vrednovanje arhivske slube. Uz akta su data i
uputstva o njihovoj primeni. Naa i strana iskustva pokazuju da se pitanje valorizacije ne sme
formalizovati, niti se moe na jedinstveni nain reevati. Razlog tome je to tvorci grae, tokom svog
postojanja, mogu proi krpz razne reorganizacije i promene statusa, nadlenosti, obima delovanja i
drugih veoma bitnih faktora koji utiu na sadraj dokumenta. Otuda i neka razliita razmiljanja i
stavovi o metodama i kriterijumima vrednovanja.

Metodologija odabiranja arhivske grae

Savremena arhivistika teorija i praksa, posle Drugog svetskog rata, suoavale sus se s
ozbiljnim problemom porasta broja stvaralaca grae i ogromnom koliinom dokumenatacije, koju
stvaraju sa tendencijom njihovog porasta. Arhivistika je sve do poetka druge polovine XX veka traila
izlaz iz ovog problema tako to je svoje aktivnosti bila usmerila ka iznalaenju naina utvrivanja
onog dela registraturskog materijala koji nema svojstvo arhivske grae i koga je trebalo unitavati po
isteku njegovog operativnog znaaja. Ta tendencija negativnog pristupa u reavanju oslobaanja od
ogromne koliine bezvrednih dokumenata ogledala se u tome to se trailo reenje samo preko
utvrivanja onih dokumenata koji nemaju trajnu vrednost. To znai, samo jednog dela registraturskog
materijala bez prouavanja celine grae i bez primarnog utvrivanja grae koja ima trajnu vrednost.
Neke drave u SAD pokuale su da snimanjem registraturskog materijala smanje obim grae.
Vrlo brzo pokazalo se da je taj nain neodriv zbog strune, pravne i ekonomske operativne upotrebe
dokumenata kao i zbog velikih finansijskih sredstava neophodnih za njegovu realizaciju.
U Engleskoj, na osnovu stava Grigovog komiteta, donet je Zakon o dravnom
dokumentacionom materijalu po kome je utvrivanje operativne vrednosti dokumenata raeno dva
puta za stariju grau od pet godina. U skladu sa zakonom, bezvredni materijal je unitavan odmah. To
se odnosilo i na grau koja nije bila starija od 25 godina. Deo grae koji nije imao svojstvo ovih
kategorija bio je unitavan. Neophodno je istai da je Grigov komitet imao glavni zadatak da pronae
nain kako da se oslobodi bezvrednog materijala a ne utvrivanje arhivske grae. Ovaj nain
reavanja bezvrednog materijala nije prihvaen u svetu, jer nije dao reenje koje e zadovoljiti i
stvaraoce grae i arhive. Nije reio pitanje sukcesivnog izluivanja po isteku rokova uvanja
bezvrednog materijala.
U nekadanjoj DR Nemakoj problem utvrivanja bezvrednog materijala bio je reen
posebnim propisom kojim je bilo predvieno 225 vrsta akata i predmeta za unitavanje.
Zapadnonemaki arhivisti opredelili su se, kod reavanja oslobaanja bezvrednog materijala, za
uvanje grae onih stvaralaca koji su bitno uticali na reavanje politike i prava. Koliko rizika nosi ovaj
nain potvren je praksom i neprihvatanjem. Znaajno je istai da je negativni pristup odabiranju
arhivske grae prisutan i kod frugih zemalja sve do polovine XX veka.
Negativni pristup reavanju odabiranja arhivske grae, kao osnovnog zadatka arhiva,
poetkom este decenije XX veka ustupa mesto pozitivnom pristupu. Glavni predstavnik i nosilac
ovog pristupa je arhivska sluba nekadanjeg Sovjetskog Saveza, kome su se reativno brzo pridruile
Poljska, ehoslovaka, Maarska, Jugoslavija i druge zemlje. Naputanje negativnog pristupa bilo je
neminovno. Utvrivanje samo onih dokumenata koji su predvieni za unitavanje po isteku njihovog
operativnog znaaja bilo je jednostrano i nedovoljno efikasno. Nosilo je rizike da se unite i ona
dokumenta odreena za trajno uvanje. Ovaj nain je, u sutini, bio neka vrsta naslea zbog pasivnog
odnosa arhivista prema utvrivanju sadrajne vrednosti arhivske grae.
Novi pristup karakterie sadrajno, vremensko i drugo vrednovanje celokupnog
registraturskog materijala. Zadatak te vrste vrednovanja jeste da zadovolji potrebe ne samo stvaraoca
grae ve i arhiva i nauke. Novim pozitivnim pristupom vrednovanju registraturskog materijala
utvruje se ne samo operativna ve i trajna vrednost dokumenata. Kategorizacija po ovom pristupu
nije ablonizirana niti je formalizovana. Ona se zasniva na prouavanju stvaralaca grae i na
dokumentima koji nastaju tokom rada. To je znai, jedan kvalitetno nov prilaz reavanju problema
odabiranja i izluivanja. Utvrivanje sadrajne i druge vrednosti dokumenata kod utvrivanja svojstva
arhivske grae izvodi se na osnovu odreenih kriterijuma i lista kategorija registraturskog materijala
sa rokovima uvanja. Novina koju donosi ovaj pristup sastoji se u tome to je stvaralac grae u poziciji
aktivnog inioca prilikom vrednovanja registraturskog materijala, pri emu ne znai da je time
odgovornost nadlenog arhiva smanjena, nasuprot ona je uveana. Pojaana aktivnost se ogleda u
tome to mu je stavljeno u nadlenost da konano odluuje koje kategorije treba tajno uvati zbog
njihovog svojstva arhivske grae.
Novim pristupom obuhvaeno je vrednovanje registratura sa stanovita da li stvaraju ili ne
arhivsku grau. To je jo jedan doprinos ovog prilaza u reavanju enormnih koliina materijala koji
nemaju trajnu vrednost a sa druge strane oslobaa arhiv bavljenja onim registraturama koje ne
stvaraju arhivsku grau.
Sovjetska arhivistika izvrila je svestrane analize funkcija i zadataka institucija vo vertikali i
horizontali i na osnovu toga utvrdila znaaj njihove grae. Na osnovu tih analiza izvrena je njihova
podela u tri grupe. Prvu grupu ine institucije koje imaju prvorazredni znaaj i ulogu u drutveno-
politikom sistemu. Njihova graa se preuzima posle neposrednog pregleda. Drugu grupu ine
institucije istorodnih delatnosti (funkcija i zadataka), kao to su kole, bolnice, zdravstvene i druge
ustanove. U okviru ove grupe utvruju se stvaraoci grae od kojih e se preuzimati arhivska graa. Ta
treu grupu dolo se do zakljuka da se najvanija dokumenta o njihovoj delatnosti nalaze kod
nadreenih institucija pa ih nije potrebno uvati na dva mesta. Cilj ovih istraivanja, pored ostalog,
bio je da se utvrde institucije koje ne stvaraju arhivsku grau i da se kod njih ne vri zatita
registraturskog materijala. Kod ovih registratura izluivanje se vri bez kontrole arhiva. Vrednovanje
registraturskog materijala sa ovog stanovita znaajno je pomoglo prilikom oslobaanja od
bezvrednog materijala.
Naa arhivistika teorija i praksa, sve do donoenja Naela o odabiranju arhivske grae iz
registraturskog materijala, imala je negativan pristup u odabiranju arhivske grae. Iz Uputstva o
prikupljanju, uvanju i povremenom kartiranju arhivskog materijala uoava se da se jo ne razmilja
o utvrivanju i odabiranju arhivske grae, ve o izdvajanju i unitavanju (kartiranju) bezvrednog
materijala i to samo odreenih kategorija. Izluivanje se svodilo samo na odreenu dokumentaciju.
Tako je ovaj problem samo delimino reen bez ikakvog prouavanja, metodologije i kriterijuma na
osnovu kojih bi se odabirala arhivska graa iz celine registraturskog materijala jednog stvaraoca.
Naelima odabiranja arhivske grae iz registraturskog materijala ponuena se ne samo
naela ve i nain na koji e se ona vrednovati, kao i prava i obaveze stvaraoca grae i nadlenog
arhiva. Prouavanje i iznalaenje efikasnijeg reenja jo uvek traje. Ideja da se dugoronije reenje
ovog problema trai kroz sistem kancelarijskog poslovanja, ima svoje logino opravdanje. Na tom
zadatku trebalo bi angaovati odgovarajue naune disciplime iji je objekat istraivanja arhivska
graa. Arhivista nije sveznajui niti moe biti. Njemu treba pomo onih koji se bave prouavanjem
ikorienjem arhivskih izvora za odreene oblasti nauke. Posebno je vano ostvariti ovu saradnju kod
valorizacije arhivske grae specifinog sadraja, kao i kod valorizacije grae specifinih registratura
po funkcijama i zadacima. To se odnosi i na utvrivanje registratura koje ne stvaraju arhivsku grau ili
stvaraju samo odreene vrste dokumenata koji imaju trajnu vrednost. Odgovornost koja se odnosi na
to ta treba a ta ne treba uvati od dokumenata ili u celini graa nekih registratura ne sme pasti
samo na arhivistu. Odgovornost za odabiranje arhivske grae trebalo bi da se nae izmeu stvaraoca
grae, arhiva i odgovarajuih naunih institucija. To su subjekti koji mogu obezbediti kompleksnu
valorizaciju arhivske grae zasnovanu na naunoj analizi dokumenata ili istorodnih kategorija
predmeta. Participacija ovih subjekata od izuzetnog je znaaja sa stanovita njihovih saznanja i
potreba, kod odabiranja arhivske grae.
Iz arhivistike literature, koja se na naunim osnovama bavi valorizacijom arhivske grae,
mogu se zakljuiti neki osnovni stavovi; da se odabiranje arhivske grae zasniva na naunim
analizama; da je pre izrade individualne liste neophodno izvriti temeljnu analizu grae institucija
istog resora, grane i istorodnih registratura; da se u radu komisija za izradu orijentacionih lista
kategorija registraturskog materijala ukljue nauni radnici razliitih naunih disciplina, iji je objekat
istraivanje arhivske grae; da se proui mogunost valorizacije arhivske grae u procesu
kancelarijskog sistema poslovanja; da se utvrdi dugoronija strategija valorizacije arhivske grae i
drugo.

Kriterijumi po osnovu znaaja stvaraoca grae

Mesto, poloaj i drutveni uticaj stvaraoca grae u drutveno-politikom sistemu znaajan je

kriterijum za sadrajno vrednovanje dokumenata. Normativni i faktiki drutveni-politiki uticaj
stvaraoca grae u razvoju drutva, nuno se odraava kroz sadraj dokumenata. U kojoj je meri
stvaralac grae imao uticaj u drutvu, u toj meri je i sadraj njegovih dokumenata znaajan.
Status i delokrug rada stvaraoca grae jedan je od znaajnijih kriterijuma kod sadrajnog
vrednovanja dokumenata. Statusom se odreuju upravne i nadzorne funkcije, kao i odnos stvaraoca
grae prema nadreenim i podreenim institucijama. Zato status znaajno utie na vrednost
dokumenata jer se u njima odraava pozicija stvaraoca grae. Delokrugom rada odreuju se
nadlenosti i njihov obim. Sa promenama u drutveno-politikom sistemu ili reorganizacijama ireg
plana, mogue su promene kod statusa i delokruga rada. Te promene nuno imaju svog odraza na
sadraj grae. Zato je potrebno kod vrednovanja dokumenata pratiti te promene i to po vertikali i po
horizontali. Poznavanje statusa i delokruga rada odreenog stvaraoca grae pomae nam da blie
upoznamo njegov drutveni poloaj i uticaj. Od toga kakav je status i da li je delokrug rada iri ili ui
za odreeno podruje ili oblast delatnosti, zavisi u kojoj e meri i koja e dokumenta sadravati
informacije i podatke, odnosno zavisi valjanost dokumenata kao izvora saznanja.
Poloaj i mesto stvaraoca grae u hijerarhiji drutvenoj i politikoj strukturi veoma je
znaajan faktor koji se reflektuje na bogatstvo sadraja dokumenata. Poznavanje subordinarnih
odnosa i poloaja stvaraoca grae u odreenom resoru, oblasti i grani delatnosti omoguava lake i
objektivnije vrednovanje dokumenata. Poloaj, mesto i uloga jedne institucije ili organizacije moe
imati poseban znaaj u drutveno-politikom sistemu. Tako na primer KPJ je veoma dugo pod svojom
kontrolom drala sve aktivnosti u drutvenom i politikom ivotu. Ona je preko Politbiroa i njegovih
komisija nametala svoju volju, ciljeve i htenja. Odluke njenih organa bile su obavezujue za inioce
dravne vlasti i uprave. Preko svojih komisija i Politbiroa kontrolisala je i usmeravala aktivnosti organa
vlasti, uprave, pojedinih resora, sferu idejnog i politikog delovanja itd. Odluke, zakljuci, smernice
bili su jai od propisa. Partijski aktivisti koji su bili dravni i politiki rukovodioci bez pogovora su
sprovodili direktive i odluke svoje partije. Ovakvo stanje trajalo je sve do 1953. godine, ali i kasnije.
KPJ-SKJ nije se odrekla svoje rukovodee uloge u drutvu bez obzira na transformacije. Otuda nije
prihvatljivo miljenje nekih aktivista, koji arhivsku grau dravnih organa vlasti i uprave, bez dubljeg
poznavanja i promiljanja, stavljaju na prvo mesto u nomenklaturi stvaraoca grae. Kriterijumi se ne
smeju generalizovati. U sluaju jednopartijskih sistema, sadrajna vrednost partijske grae, posebno
u poetnom periodu staranja vlasti, od prvorazrednog je sadrajnog znaaja. Primer KPJ nam
pokazuje kako faktika vlast moe biti jaa od one zasnovane zakonom.
 Nadlenosti, funkcije i zadaci stvaraoca grae od izuzetnog su znaaja za valorizaciju arhivske
grae. Oni su bitni inioci za meritorne informacije i podatke sadrane u dokumentima nastalim u
okviru normativnih i faktikih prava i dunosti stvaraoca grae. U kojoj e meri podaci i informacije
sadravati objektivno stanje u okviru odreenih nadlenosti i zadataka i u kojoj e meri one, pored
objektivnih i subjektivnih faktora koji deluju na sadraj dokumenata, biti potpune, zavisi umnogome
od nadlenosti, funkcija i zadataka odreenog stvaraoca grae u drutvenoj i politikoj strukturi
drutva.
Da bi se objektivizirala procena vrednosti dokumenata po ovom osnovu, neophodno je
odlino poznavanje nadlenosti, funkcija i zadataka stvaraoca grae. To poznavanje treba temeljiti ne
samo na osnovu propisa internih akata, ve i na neposrednom prouavanju grae. Samo paralelnim
prouavanjem propisa i grae mogue je utvrditi zato, eventualno, nedostaje graa za odreenu
vrstu delatnosti ili zadataka. Voma je znaajno utvrditi uzrok i da li ih stvaralac grae nije realizovao ili
je u pitanju unitavanje grae. Kontinuirano praenje promena podjednako se odnosi i na kriterijume
kod kojih su znaajne ire (drutvene) i ue (resorske ili institucionalne) promene mogue i uslovljene
gotovo identinim faktorima.
Odnos stvaraoca grae prema nadreenim i podreenim institucijama znaajan je za
sadrajnu vrednost dokumenata. Mesto koje zauzima stvaralac grae u odnosu na nadreene i
podreene institucije, kao i njegov pravni i faktiki odnos prema njima. Odslikava se na sadraju
grae. Ukoliko je to mesto na viem nivou po vertikali i ukoliko su njegove ingerencije u odnosu na
podreene institucije vee, utoliko je graa koja nastaje iz rada tog stvaraoca znaajnija. Osim toga,
ovaj kriterijum je znaajan za eliminaciju duplikata dokumenata koji se ve uvaju kod nadreene
institucije u istoj delatnosti.
Organizovano ustrojstvo i unutranja organizaciona struktura stvaraoca grae je bitan faktor
koji pomae u postupku vrednovanja dokumenata. Organizaciono ustrojstvo (kolektivni organi
upravljanja i samoupravljanja) je vano zato to se mogu preko njega pratiti sva bitna dokumenta kroz
faze pripreme, predlaganja i odluivanja, zavisno od nadlenosti organa upravljanja. U pitanju su
zapisnici sa prateim materijalima koji su bili predmet razmatranja i odluivanja. Unutranja
organizaciona struktura, preko organizacionih jedinica, ukazuje na poslove i zadatke koji su
ostvarivani. Ona je, po pravilu, odraz funkcija, delatnosti i zadataka stvaraoca grae. Organizaciono
ustrojstvo i unutranja organizacija stvaraoca grae kao kriterijum vrednovanja od znaaja je jer
omoguava da se doe do saznanja koja su to dokumenta i gde ih treba oekivati sa stanovita
njihovog stvaranja i konanog zvaninog usvajanja.
Opti znaaj stvaraoca grae kao kriterijum ima vie funkciju upozorenja kod vrednovanja
dokumenata. On ima veu ulogu kod globalnog vrednovanja dokumenata stvaraoca grae. Opti
znaaj stvaraoca grae zasniva se na prethodnim kriterijumima koji se, takoe, zasnivaju na znaaju
stvaraoca grae. Otuda opta ocena znaaja stvaraoca grae je u sutini globalna ocena vrednosti
grae koja je nastala u njegovom radu. To su i razlozi to ovaj kriterijum nalazi primenu prilikom
vrednovanja registratura sa stanovita vrednosti njihove grae. On je znaajan posebno kod
utvrivanja jednorodnih registratura kod kojih se uvaju samo pojedine vrste dokumenata ili kod onih
registratura koje ne stvaraju dokumenta sa svojstvom arhivske grae. Ovde su posebno znaajno
mesto, uloga i drutveni uticaj na drutvenu politiku i zbivanja. Prilikom utvrivanja opteg znaaja
neophodno je imati u vidu u kojoj je meri realno bio faktiki znaaj stvaraoca grae. U naoj bliskoj
prolosti postojala je ak i politika organizacija koja je imala vii uticaj na drutveno-politika
kretanja od bilo kojeg dravnog organa. To je sluaj, gotovo po pravilu, kod svih jednopartijskih
drutava socijalistikog drutvenog ureenja.
 Kriterijumi po osnovu znaaja sadraja dokumenata

Dokumenta o istorijatu stvaraoca grae veoma su znaajna jer sadre podatke o osnivanju,
statusu, cilju osnivanja, delatnosti, funkcijama i zadacima, poloaju i uticaju u drutvu, o
nadreenosti i podreenosti u odnosu na druge institucije i drugo. Dokumenta ovog karaktera, po
svom sadraju, nisu znaajna samo za istorijat stvaraoca grae, ve uopte u sagledavanju sadrajnog
znaaja grae. Zato ovaj kriterijum ima znaajno mesto u sagledavanju sadrajne vrednosti
dokumenata.
Dokumenat osnovne delatnosti kao kriterijum je vaan jer omoguava da se sagleda osnovna
delatnost u odnosu na pratee delatnosti i da se izvri diferencijacija izmeu sadrajnog znaaja
dokumenata. U pitanju je globalno vrednovanje grae stvaraoca, ali je vano zbog pristupa analiza i
primene kriterijuma vrednovanja arhivske grae.
Kumulativna (zbirna) dokumenta. Kod utvrivanja arhivske grae izuzetno je znaajno
obratiti panju na kumulativna dokumenta. Ona su po svojoj funkcionalnosti u operativi imala cilj da
sumarno daju pregled ukupne delatnosti institucije ili njenih organizacionih jedinica. Mogu se javiti i
kao zbirni dokumenti za pojedine delatnosti. Re je o izvetajima, programima, analizama,
informacijama, statistikim pregledima, grafikonima i drugim dokumentima u kojima su sadrani
godinji podaci i informacije o radu institucije. Ukoliko se obezbede ova godinja zbirna dokumenta,
onda ona tromesena i polugodinja nije potrebno uvati, pod uslovom da su iz njih korieni podaci i
informacije u istoj vrsti dokumenata. Kumulativna dokumenta, po sveobuhvatnosti sadraja,
predstavljaju najvanija dokumenta o aktivnosti jedne institucije, odnosno o izvravanju njenih
funkcija i zadataka.
Dokumenta sa deliminim sadrajem podataka i informacijama znaajna su onoliko koliko
sadre dodatne podatke i informacije koje nisu sadrane u drugim dokumentima koji se trajno uvaju.
Ova dokumenta slue kao dopuna podataka i informacija o vanijim delatnostima, aktivnostima,
dogaajima i zbivanjima. Re je o dokumentima iji sadraj nije u celini iskorien, a znaajan je za
potpunije sagledavanje neke materije.
Dokumenta jednokratnog sadraja u kojima se daju znaajna obavetenja, podaci i
informacije. Karakteristika ovih dokumenata je to se samo jednom pojavljuju. Zato je prilikom
vrednovanja grae potrebno obratiti panju na to da ova dokumenta ne budu predviena za trajno
uvanje.
Dokumenta procesualnog znaaja koja govore o nastanku, razvoju i trajanju odreenih
procesa znaajnih za drutveni, politiki, ekonomski, kulturni i drugi razvoj. Primena ovog kriterijuma
je dosta sloena. Onaj koji vri vrednovanje ovih dokumenata treba da ima opta saznanja o drutvu
kako bi mogao da uoi podatke koji govore o odreenom procesu. Posebno je teko, ali veoma vano,
uoiti poetak i motive procesa. Dalje praenje odreenog procesa neto je lake, poto je ve
markirano u procesu vrednovanja dokumenata.
Dokumenta sa ponovljenim sadrajem. Ovaj kriterijum vean je za uoavanje ponavljanja
istog sadraja, ne samo u istoj vrsti dokumenata, ve u vie vrsta. Drugi oblik ponovljivosti identinog
sadraja najee se javlja u sluajevima izrade kumulativnih dokumenata u kojima su uneti odreeni
podaci iz dokumenata periodinog karakatera, ali je mogue korienje i vie vrsta dokumenata.
Ponovljivost podataka moe biti razliita i po stepenu iskorienosti podataka i po obliku, to esto
nastaje kao rezulatat operativnih potreba. Ponovljivost sadraja se javlja i kod iste vrste dokumenata i
to naroito u procesu pripreme i donoenja propisa, planova, analiza, informacija, programa i slino.
Poslednja verzija ima najveu vrednost. Primena kriterijuma zahteva uporeivanje sadraja
dokumenata pa tek odluivanje o roku uvanja, da bi se utvrdila ponovljivost.
 Dokumenta sa dugoronim operativnim sadrajem. Kod ovog kriterijuma treba imati u vidu
dugorone potrebe stvaraoca grae, ali i drutva u celini. Da bi mogao da prati i razvija neke
aktivnosti stvaraocu grae neophodna su dokumenta sa dugoronim operativnim sadrajem.
Najee se radi o dokumentima koja sadre neka sistemska reenja. U ovu grupu spadaju i
dokumenta sa dugoronom pravnom snagom, posebno kada su u pitanju meunarodni dugoroni
odnosi.
Dokumenta sa ponovljenim identinim sadrajem. Ovaj kriterijum naziva se jo i dupletnost
sadraja. Ta dokumenta mogu biti iste i razliite vrste. Imaju identian sadraj. Kod primene ovog
kriterijuma vano je voditi rauna o tome da se za trajno uvanje obezbedi original.
Dokumenta sintetizovanog sadraja. U pitanju su dokumenta u kojima je sadraj sintetizovan
i dat u celini o nekoj materiji, problemu, pitanju. Ona su u uzajamnoj vezi sa drugim dokumentima.
Najee se radi o dokumentima sveobuhvatne i opte spoznaje nekog dogaaja, zbivanja i slino.
Oni su dragoceni za nauku, ne samo zbog svog sadraja, ve i zbog sagledavanja miljenja drugih o
odreenoj materiji. Najee su to dokumenta koja su prilikom sagledavanja odreene teme,
dogaaja, zbivanja i slino raena s odgovarajuim naunim prilazom.
Dokumenta koja sadre podatke o istaknutim linostima. Primena ovog kriterijuma odnosi se
na istaknute naune, kulturne, dravne, politike i druge linosti ija je delatnost od ireg drutvenog
znaaja. Dokumenta o linostima mogu bit raznovrsna. Najvei broj ovih dokumenata sadran je u
dosijeima, prepisci, linim zbirkama i slino. Kada se radi o nekim posebnim aktivnostima, kao to su
projektantske, kompozitorske i sl. ili su u pitanju novatori, racionalizatori i drugi, onda se pored
dokumenata iz dosijea, uvaju i dokumenta iz institucija za zatitu intelektualne svojine. Od tih
dokumenta treba sauvati ona koja se odnose na kretanje u slubi, napredovanju, poslove koji su
obavljani, ocene o radu, lina dokumenta o roenju, kolovanju, zvanjima i sl.
Rukopisne zabeleke. Ovaj kriterijum odnosi se na rukopisne zabeleke, primedbe i miljenja,
preporuke i sline oblike. One mogu biti u vidu samostalnih rukopisnih dokumenta, ali i u vidu
rukopisnih zabeleki na marginama raznih dokumenata, koji su bili predmet rasprave. Posebno su
zabeleke vane ako si um autori istaknuti eksperti ili uticajne linosti. Rukopisne zabeleke najee
zapaamo kod vanijih dokumenata, kao to su ustavi, zakoni, deklaracije, rezolucije i drugih. Ovde je
re o rukopisnoj vrednosti dokumenata slubenog karaktera. Meutim, kao drugi oblik slubenih
zabeleki javlja se kod pravnih (fizikih) lica. U pitanju su zabeleke istaknutih naunih, kulturnih,
javnih i drugih linosti. Sadraj tih zabeleki moe biti od velikog znaaja za sagledavanje oblasti
delatnosti u kojima su te linosti bile aktivne ili pak za biografske podatke tih linosti. Kada su u
pitnaju rukopisne zabeleke, pred sadrajnog znaaja, veoma je vana i koliina dokumenata
sauvana o tim linostima.

Kriterijumi po osnovu vremena i mesta nastanka dokumenta

Vreme nastanka dokumenta je veoma vaan kriterijum. Njega treba primenjivati zavisno od
istorijsko-drutvenih okolnosti u kojima su stvarani. Vreme nastanka dokumenta ne moe biti izvan
istorijsko-drutvenih uslova. Razlozi za korienje ovog kriterijuma mogu biti razliiti kod vrednovanja
dokumenata. Vreme kao kriterijum ne zasniva se samo na starosti dokumenata, ve i na drugim
faktorima. Polazei od istorijsko-drutvenih okolnosti, nastanak grae moemo smestiti u tri
karakteristina vremenska razdoblja. Prvo je vreme osmanlijske vladavine, kada je stvaranje
dokumenata bilo svedeno na minimum zbog nepostojanja dravnih i drugih institucija. Drugo vreme,
od 1804. do 1850. godine, u kome se odvijala srpska revolucija, stvarala drava i njeni organi,
formirane prosvetne, kulturne i druge institucije, pokrenule privredne aktivnosti i drugo. Broj
institucija bio je sveden na onaj koji je bio primeren vremenu i uslovima. Iz ova dva vremena graa se
uva u celini i svako unitavanje grae je izriito zabranjeno. Tree specifino vreme za nastanak
grae je period okupacije i oruanog otpora okupatoru 1941 1945 godine, kada su rat i okupacijski
uslovi onemoguavali stvaranje pisanih dokumenata pa je razumljivo to je iz tog vremena malo
sauvanje grae i to je treba u celini trajno uvati.
Vreme kao kriterijum trajnog uvanja dokumenata, bez obzira na sadraj, moe se primeniti
na odreene godine ili odreeni raspon godina u kojima su se zbili izuzetno znaajni dogaaji.
Takoe, vreme kao kriterijum koji treba da obezbedi sva relevantna dokumenta za uvanje iz
odreenog perioda uzet je kod izluivanja bezvrednog registraturskog materijala. To je kod nas
ogranieno sa 1945. godinom do kada je izluivanje predvieno iskljuivo u arhivima.
Mesto nastanka dokumenta kao kriterijum takoe je znaajan. On je usko povezan sa
vremenom dokumenata nastalih u odreenom mestu ili na odreenoj teritoriji povodom izuzetno
znaajnih dogaaja i zbivanja (poetak revolucije, ustanka, oruanog pokreta, proglaenje prvog
ustava, odravanje sednica skuptine po kojoj su doneti veoma znaajni zakljuci i odluke, formiranje
neke znaajne institucije i sl.) o tim mestima i o tim teritorijama uvaju se neki dokumenti koji u
normalnim uslvima ne bi imali svojstvo arhivske grae.
Teritorijalni (topografski) kriterijum primenjuje se za odreenu teritoriju na kojoj je odreena
delatnost karakteristina i koja ima poseban i iri znaaj. Ovaj kriterijum je delom povezan sa
kriterijumom o mestu nastanka dokumenta.

Kriterijumi po osnovu koliine grae

Koliina grae kao kriterijum je vana, naroito za one stvaraoce dokumenata (fondova) ija
graa nije sauvana iz bilo kojih razloga. Primenjuje se takoe kod onih stvaralaca grae koji nisu
imali materijalne i druge uslove da svoje aktivnosti ostave zabeleene u dokumentima, kao to su
humanitarne i druge organizacije iji se poslovi obavljaju na volonterski nain. Mala koliina sauvane
grae utie na primenu kriterijuma vrednovanja dokumenata. U ovim sluajevima znatno se
opreznije primenjuju kriterijumi. To ne znai da treba trajno uvati i sadrajno bezvredna dokumenta.
Kod primene ovog kriterijuma posebno treba imati u vidu grau koja je nastala povodom ili
tokom znaajnih dogaaja, zbivanja, kao i onu koja jevezana za istaknute linosti. Ilegalni i ratni
uslovi, kao i nerazvijenost institucija, nesumnjivo znaajno utiu na koliinu grae. Navedenu grau
posebno pregledati prilikom utvrivanja vrednosti dokumenata.
Stepen sauvanosti dokumenata je takoe znaajan kriterijum prilikom vrednovanja
dokumenata od trajne vrednosti. Kod stvaraoca grae (fondova) kod kojih graa nije dobro sauvana
ovaj kriterijum se primenjuje tako to se trajno uvaju i ona dokumenta koja se inae ne bi uvala ako
su sauvana zbirna dokumenta. Tako u nedostatku godinjih zbirnih izvetaja uvaju se polugodinji, a
ako nema i obih, onda tromeseni. Na taj nain se upotpunjava nedostatak zbirnih dokumenata.
Ovaj kriterijum koristi se kod kompletiranja fondova. U sluajevima gde postoji vie
primeraka zbirnih dokumenata oni se koriste za popunjavanje fondova u kojima nedostaju. To je
naroito mogue uiniti kod fondova jednorodnih institucija. Kompletiranje se vri korienjem
duplikata dokumenata koji su dostavljeni na uvid ili razmatranje kod nadreenih institucija. Stepen
sauvanosti grae zavisi i od razliitih faktora kao to su razvijenost tradicije uvanja arhivske grae
kao kulturnog dobra, izgraenost pravnog sistema zatite arhivske grae, razvijenost arhivske slube i
njenih kadrovskih i prostornih mogunosti da zatiti i preuzme grau od registratura i drugih. Sve su
to faktori koji znaajno utiu na stepen sauvanosti registraturskog materijala i arhivske grae.
Fiziko stanje dokumenata je kriterijum koji se koristi ko d odreivanja dokumenata koje
treba trajno sauvati. Potrebno je voditi rauna o tome d se ostavi za trajno uvanje onaj dokument
koji je fiziki najbolje sauvan (ako postoji mogunost izbora). Posebno treba voditi rauna da se, ako
je mogue, izbegnu obolela i oteena dokumenta.

Kriterijumi po osnovu znaaja spoljnih i drugih obeleja dokumenata

Autentinost dokumenata podrazumeva utvrivanje vremena, mesta i autora dokumenta.

Ovi elementi su znaajni prilikom utvrivanja vrednosti dokumenata za trajno uvanje. Oni
omoguavaju da utvrdimo kada, gde i ko je izradio dokument. Ovi elementi su veoma znaajni za
utvrivanje autentinosti dokumenta, to je posebno znaajno prilikom njihovog naunog korienja.
Autentinost dokumenta obezbeuje sigurnost i pouzdanost kod sadraja dokumenta.
Kod trajnog vrednovanja dokumenata ovaj kriterijum se ne moe istim stepenom kritinosti
primenjivati i kod onih dokumenata koji su nastali u specifinim istorijskim okolnostima, na primer, u
uslovima ilegalnog delovanja, nune konspiracije u ratnim uslovima, kao i nerazvijenim tehniko-
korespondetskim uslovima. U ovim sluajevima, veoma esto, dokumenta nemaju ak ni osnovna
spoljna obeleja. To ne znai da ih ne treba trajno uvati ako njihov sadraj to zasluuje. Utvrivanje
autentinosti kod ovakvih dokumenata vri se preko unutranje (sadrajne) kritike analize.
Originalnost dokumenata je veoma znaajna za opredeljenje u postupku vrednovanja
dokumenata za trajno uvanje. Neophodno je potpuno pouzdano utvrditi ta treba trajno uvati ako
imamo po sadraju isti dokument u vidu originala, kopije ili koncepta. Nesumnjivo, original je onaj
oblik koji se trajno uva. Meutim, u sluajevima kada nedostaje original, onda se uva kopija, a ako i
ona nedostaje, onda koncept. Kod sluajeva kada nedostaju originali, trebalo bi pokuati da se
kompletiranjem doe do originala u grai drugih institucija. Originalnost podrazumeva
administrativnu oblikovanost, za ta je potrebno da je dokumenat zaveden, datiran, naslovljen,
potpisan, overen peatom. Znai, da ima sve elemente spoljanjih obeleja dokumenta.
Vrsta dokumenta takoe je znaajan kriterijum vrednovanja dokumenta. Znaajno je
poznavanje vrste dokumenata koje stvara odreeni stvaralac grae. esto se vrsta dokumenata
poklapa sa njihovim nazivom. Ali to nije uvek tako, zato do pravog saznavanja o vrsti dokumenata
moemo doi analizom njegovog sadraja. To je tei put, ali je neminovan ako naziv dokumenta ne
odraava njegov sadraj. Prilikom utvrivanja vrste dokumenata neophodno je imati u vidu injenicu
sa se oni, unutar jedne institucije, stvaraju u raznim oraganizacionim jedinicama sa identinim
nazivom, ak i sadrajem koji se odnosi najee na osnovnu delatnost. Istovremeno, takvu vrstu
dokumenata nalazimo na nivou institucije. Stoga je razumljivo da e se trajno uvati dokumenta
institucije.
Ista vrsta dokumenta po sadraju i nameni mogu se pojaviti u razliitim oblicima. Primera
radi, to mogu biti izvetaju za odreenu delatnost, ali mogu se dati i u vidu grafikona, tabelarnih
pregleda i sl. Ovo se naroito odnosi na privredne delatnosti. U postupku izbora vrste dokumenta za
trajno uvanje nuno je voditi rauna o iskorienosti podataka i informacija u kumulativnom
dokumentu iste vrste. Ako je iskorienost vanih podatala izvrena, onda je dovoljno sauvati zbirni
dokumenat u kome su ti podaci sadrani.
 Potpunost spoljanjih obeleja kao kriterijum ima cilj da se kod odreivanja dokumenata iste
vrste, oblika i istog sadraja za trajno uvanje izaberu ona dokumenta sa svim spoljanjim obelejima.
Ako to nije mogue, onda se odabiraju ona koja imaju najvie tih administrativno-tehnikih obeleja.
Autorstvo dokumenata je vaan kriterijum za utvrivanje trajne vrednosti dokumenata.
Autorizaciju dokumenata moe imati pravno i fiziko lice. Kod pravnog lica dokumenat autorizuje
ovlaeno slubeno lice u ime donosioca dokumenata, a kod fizikog lica pojedinac ili grupa
pojedinaca u svoje ime. Autorizacija dokumenta je vaan faktor za verodostojnost dokumenata. Kod
pravnih lica autorizovanje dokumenta prethodno obavezno prate sva spoljanja obeleja
dokumenata, to nije sluaj kad su sutori fizika lica.
Kod autora dokumenta, sa stanovita izrade njegovog sadraja, nema neki poseban znaaj,
jer potpisom ovlaenog lica i overom peatom autor postaje institucija a ne obraiva dokumenta.
Kod fizikih lica sluaj je sasvim obrnut. Obraiva dokumenta je istovremeno autor.
U oba sluaja prednost trajonog uvanja iste vrste i oblika dokumenata imaju ona koja su
autorizovana.
Paleografske osobenosti dokumenata pomau da se utvrdi vrsta pisma, vreme nastanka,
geografski prostor na kome je nastao dokumenat. Paleografska obeleja mogu se koristiti za
identifikaciju dokumenata u sluajevima kada ona nemaju spoljana obeleja. Ovaj kriterijum naroito
se moe koristiti kod starijih dokumenata, pre reforme Vuka Karadia, i kod privatne prepiske
istaknutih linosti.
Diplomatske osobenosti podrazumevaju prouavanje spoljnih i unutranjih osobenosti
dokumenata, pravni i istorijski znaaj dokumenata bez obzira na njihov javno-pravni i privatno-pravni
karakter. Iz predmeta prouavanje diplomatike uoava se njen znaaj kod vrednovanja dokumenata.
Sfragistike osobenosti dokumenata. Svaki slubeni akt mora biti zaveden i overe. Otuda
ambilj i peat imaju veoma znaajno mesto kod spoljanjih obeleja dkumenata. Peat i tambilj su
znaajni z avrednovanje dokumenata. Dokumenta bez ovih obaveznih spoljanjih obeleja ne pruaju
sigurnost za njihovu autentinost i pravnu valjanost. Oni sa svojim simbolima i tekstom pruaju
podatke o vreenu, mestu nastanka i provenijenciji dokumenta. Ovaj kriterijum je veoma vaan kod
utvrivanja trajne vrednosti dokumenta zatite.
Heraldike osobenosti dokumenta. Grb svake drave predstavlja osnovno obeleje. Svaki
slubeni peat i tambilj sadre i grb drave. Grb se retko menja. Najee dolazi do promene kada se
menja drutveno-politiki sistem, ali i oblik vladavine. Kod nas je tih promema bilo nekoliko. Analiza
grbova pomae da utvrdimo kom drutveno-politikom sistemu ili obliku vladavine pripada neki
dokumenat, to je znaajno za utvrivanje trajne vrednosti dokumenata. To se naroito odnosi na
poetak tih promena.
Hronoloke (kalendarske) osobenosti dokumenata kao kriterijum imaju znaaja za onaj
period u kome je datiranje raeno po starom julijanskom kalendaru (46. godine p.n.e.). Nae
podruje je prelo na raunanje vremena po gregorijanskom kalendaru (1582) tek 1919. godine. Ovaj
kriterijum vaan je prilikom utvrivanja vremena nastanka dokumenta. Zato je neophodno kod
dokumenata koji su nastali pre 1919. godine izvriti preraunavanje po novom kalendaru, kako bi se
izbegla razlika koja postoji izmeu ova dva kalendara kad je u pitanju raunanje vremena. Ovo
proraunavanje posebno je znaajno kod obrade, publikovanja i eksponiranja arhivske grae.
Genealogijske osobenosti dokumenata kao kriterijuma koriste se kod grae radi utvrivanja
pripadnosti odreene linosti porodici ili plemenu. One koriste kod identifikacije odreenih dogaaja
po vremenu i mestu zbivanja i prema ueu odreenih poznatih linosti.
 Kategorizacija arhivske grae

Valorizacija arhivske grae ne zavrava se njenim vrednovanjem i odabiranjem iz

registraturskog materijala.
Kategorizacija je takoe vrednovanje arhivske grae. Objekat ovog vrednovanja je arhivska
graa. Cilj vrednovanja arhivske grae je njena kategorizacija po osnovu znaaja za drutvo, kulturu,
nauku, umetnost i druge potrebe i utvrivanje odgovarajuih pravnih i strunih mera njene posebne
zatite. Kategorizacija, odnosno vrednovanje radi se u arhivu sa zadatkom utvrivanja arhivske grae
od izuzetnog i od velikog znaaja kao kulturnog dobra. Utvrivanje kategorija obavlja se na osnovu
Zakona o kulturim dobrima kojim su predvieni posebni kriterijumi (karakteristike) za obe
kategorije arhivske grae. Potrebno je istai da su kriterijumi vrednovanja arhivske grae i u prvoj i u
ovoj drugoj fazi isti. Razlika je u tome to se kod kategorizacije arhivske grae vrednovanje zasniva na
njenom irem znaaju za drutveni, kulturni, istorijski, nacionalni, ekonomski, umetniki i drugi razvoj
drutvene zajednice, njenih razdoblja u razvoju i njenih pojedinih podruja.
Polazei od znaaja arhivske grae i potrebe da se posebno zatiti, svrstana je u tri kategorije:
arhivsku grau od izuzetnog znaaja i arhivsku grau od velikog znaaja. Prva kategorija valorizovana
je u prvoj fazi vrednovanja dokumenata. Druga faza vrednovanja obuhvata kategorizaciju arhivske
grae od izuzetnog i velikog znaaja.
Pod arhivskom graom od izuzetnog znaaja podrazumeva se ona graa koja ima jednu od
sledeih karakteristika: poseban znaaj za drutveni, istorijski i kulturni razvoj naroda u nacionalnoj
istoriji, odnosno za razvoj njegovog okruenja; da svedoi o presudnim istorijskim dogaajima i
linostima i njihovom delovanju u nacionalnoj istoriji; da predstavlja jedinstvene primerke izvora o
prolosti; da sadri podatke o velikom uticaju na razvoj drutva, kulture, tehnike i nauke i da ima
izuzetnu umetniku i estetsku vrednost.
Pod arhivskom graom od velikog znaaja podrazumeva se ona graa koja ima jednu od
sledeih karakteristika: da je znaajna za odreeno podruje ili razdoblje; da svedoi o drutvenim,
odnosno drutveno-ekonomskom i kulturno-istorijskom razvoju u odreenom razdoblju i da svedoi
o znaajnim dogaajima i istorijskim linostima iz nacionalne istorije.
Karakteristike date za arhivsku grau obe kategorije nisu nita drugo do kriterijumi za
vrednovanje. Ovi kriterijumi su izvedeni iz optih kriterijuma o vrednovanju arhivske grae samo to
su oni podignuti na vei stepen kritinosti, vrednosti i znaaja arhivske grae. Kategorizacija ima
ozbiljno utemeljenje u dvema injenicama. Prvo, neki arhivi poseduju veliki broj fondova i zbirki sa
ogromnom koliinom grae i to nije mogue u posebnim uslovima svu tu grau staviti pod posebni
reim zatite. Drugo, samo izborom i blagovremenom pripremom najznaajnije grae mogue je
stvoriti pretpostavke za njenu posebnu zatitu. Kategorizacija, pored ovog osnovnog cilja,
sprovoenja posebnih mera zatite, podrazumeva znatno iri aspekt. Ona daje ozbiljna upozorenja
arhivu prilikom utvrivanja prioriteta, smetaja, tekue zatite, obrade, publikovanja, tehnike zatite
fondova i zbirki drugih strunih i tehnikih mera.
Znaaj kategorizacije arhivske grae ogleda se i u injenici da arhivsku grau, od izuzetnog
znaaja potvruje svojom odlukom Narodna skuptina Srbije, a onu od velikog znaaja Arhiv Srbije
svojim reenjem. Na osnovu odluka i reenja, vode se posebni registri prema kategorijama. Registre
prema vrsti vode arhivi, a centralne registrature prema vrsti arhivske grae, vodi Arhiv Srbije. Upis u
registre utvren je pravilnikom o registrima arhivske grae, koji je propisao ministar za poslovne
kulture. Uz registar se uva opti inventar, knjiga prijema arhivske grae, sumarni inventar, inventar
mikrofilmoteke dosijea fondova i zbirki. Obrasci i nain upisa podataka u registre, kao i obrasci i
nain upisa podataka propisani su pravilnikom za prateu dokumentaciju.
 Registri arhivske grae od izuzetnog i velikog znaaja, koji se posebno vode, sadre sledee
podatke: naziv arhiva; broj lista registra; redni broj; podatke jedinica koje se upisuju u registar; naziv
jedinice upisa; granine godine; datum upisa u centralni registar i broj upisa u centralni katalog.
Centralni registar razlikuje se od registra po vrsti samo u tome to se kod naziva arhiva
ispisuje Arhiv Srbije, jer on vodi centralni registar.
Registar arhivske grae koji vode arhivi vodi se u obliku knjige. Naslovna strana registra sadri
naziv registra, broj knjige registra, naziv i sedite arhiva. Podaci se u registar upisuju mainom ili
kompjuterskom obradom. Arhivska graa unosi se u registar po rednim brojevima. Na omotu jedinice
arhivske grae upisane u registar i centralni registar stavlja se nalepnica svetlocrvene boje, veliine 5
x 3 cm na kojoj je odtampan tekst: Ova arhivska graa je pod posebnom zatitom.
Centralni registar vodi Arhiv Srbije na osnovu podataka koje dobija od arhiva i to u roku od 15
dana od dana upisa u registar arhiva. Obrazac se popunjava takoe pisaom mainom ili
kompjuterskom obradom. O upisu u centralni registar Arhiv Srbije obavetava arhiv o broju pod kojim
je izvren upis arhivske grae u centralni registra i to u roku od 15 dana od prijema podataka.
Centralni registar i dokumentacija koja se vodi uz registar, mikrofilmuje se i moe se kompjuterski
obraivati.

Preuzimanje arhivske grae u dravnoj svojini

Da bi se pristupilo primoredaji arhivske grae u dravnoj svojini izmeu stvaraoca i nadlenog

arhiva, potrebno je da prethodno bude ispunjeno nekoliko osnovnih uslova. Arhivska graa mora biti
odabrana na osnovu liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima uvanja, odnosno mora
biti izluen bezvredni registarturski materijal. Graa koja se predaje arhivu mora biti starija 30 godina
od njenog nastanka. To je, inae, i godina kada, po pravilu, arhivska graa postaje dostupna za
nauno i drugo korienje. Nuno je da bude sreena i popisana. Preuzimanje arhivske grae obavlja
se u celini ako je stavaraocu grae prestao rad. U sluajevima kada stvaralac grae nastavlja svoju
delatnost, arhivska graa se preuzima samo za odreeni period u celini. Nije preporuljivo da se
samo neki delovi ili graa samo nekih organizacionih jedinica preuzimaju. Preuzimanje delova grae
iz odreenog perioda stvara ozbiljne probleme arhivu i kod smetaja i kod kasnijeg kompletiranja
fonda.
Po dobijanju zahteva o predaji arhivske grae i njenog popisa, nadleni arhiv i stvaralac grae
formiraju komisiju za primopredaju arhivske grae od pet lanova. Od njih, dva lana su predstavnici
arhiva. Po formiranju, komisija dobija sve materijale neophodne za laki i efikasniji uvid u stanje
grae. Komisija na osnovu neposrednog uvida u grau popisa arhivske grae, arhivske knjige i liste
kategorija registraturskog materijala sa rokovima uvanja utvruje da li su se stekli svi uslovi za
primopredaju arhivske grae. Komisija proverava da li je arhivska graa sreena, da li je prema listi
kategorija izdvojen bezvredni registraturski materijal, da li godine starosti grae odgovaraju onima
koje su navedene u popisu arhivske grae, kao i fiziko stanje grae. Tek na osnovu neposredne
provere grae pristupa se izradi zapisnika o primopredaji arhivske grae.
Zapisnik o primopredaji arhivske grae treba da sadri sledee podatke: naziv stvaraoca
arhivske grae; mesto primopredaje i datum; naziv stvaraoca grae (fonda); stanje arhivske grae
(sreenost, stepen sauvanosti); popis arhivske grae koji se daje u prilogu zapisnika; ukupnu koliinu
grae sa rasponom godina nastanka (broj knjiga, fascikli, registratora, svenjeva) i dunim metrima;
podatke o tome da li se preuzima celokupno ili samo deo grae (fonda) i o nepreuzetoj grai;
miljenje predavaoca grae o uslovima korienja. Na kraju zapisnik potpisuju lanovi komisije, a
overavaju ga predavalac i primalac (arhiv). Zapisnik se radi u pet primeraka, od kojih jedan ostaje
predavaocu grae, a etiri primerka arhivu.
Arhiv kao primalac arhivske grae odreuje mesto i vreme predaje grae. Odreivanje
predaje znaajno je zbog toga to prostorije za smetaj arhivske grae ne moraju da se nalaze tamo
gde je sredite arhiva.

Preuzimanje arhivske grae u privatnoj svojini

Sistem pravnih normi o zatiti arhivske grae dravne svojine nije mogue u celosti primeniti i
na arhivsku grau privatne svojine, niti na njene stvaraoce i imaoce, jednostavno zato to bi dolo do
protivrenosti sa osnovim naelima o pravima na linu slobodu, privatnost i linu svojinu. Zato je
arhivska graa u privatnom vlasnitvu, sa stanovita prava i obaveza imaoca, stavljena kao kulturno
dobro pod zatitu i ona se ne sme unititi i otetiti. Meutim, arhivska graa privatnog vlasnitva nije
stavljena van prometa, kao to je sluaj sa onom u dravnoj svojini. Ipak je arhivima ostavljeno pree
pravo kupovine arhivske grae privatnog vlasnitva, pod istim uslovima kao kod prodaje. Time nije
narueno pravo slobodne prodaje, niti je predavalac materijalno oteen, a arhivu je omogueno da
doe do sadrajno vredne grae. Polazei od navedenih pravnih osnova, lica koja poseduju arhivsku
grau koja je nastala iz njihove privatne delatnosti ili delatnosti njihove porodice imaju pravo da tu
grau poklone, deponuju ili prodaju arhivu.
Da bi arhiv zatitio i doao u posed arhivske rae u privatnoj svojini, on pronalazi i evidentira
imaoce ove grae. S tim ciljem, vodi imenski registar linosti kod kojih se nalazi arhivska graa. Ova
evidencija sadri sledee podatke: redni broj; prezime i ime imaoca grae; adresu, datum i nain
kontaktiranja sa vlasnikom ili potencijalnim vlasnikom arhivske grae i konstataciju za potencijalne
imaoce, da li poseduju ili ne arhivsku grau.
Uspostavljanje kontakta i saradnje sa imaocima grae, arhiv koristi da objasni vanost zatite
arhivske grae, kao i prava koja ima vlasnik. Radi dolaenja do podataka o imaocima i o arhivskoj
grai privatne svojine, arhiv ostvaruje kontakte i saradnju sa istaknutim linostima iz politikog,
drutvenog, naunog, kulturnog i drugog javnog ivota, kao i sa odgovarajuim dravnim, naunim,
kulturnim i drugim institucijama posredstvom kojih se moe doi do eljenih podataka. Arhiv prati
stalne i povremene aukcije rariteta, na kojima se javljaju i dokumenta. S tim ciljem, poseuje
antikvarnice i kolekcionare. Arhiv koristi sredstva informisanja, kao i odreene asopise i druga
izdanja radi popularisanja ove aktivnosti i posticaja imaocima grae da je predaju arhivu. Posebno je
znaajno isticanje zahvalnosti darodavcu i time podsticanje dugih da slino uine. U sluajevima kada
se radi o znaajnijoj arhivskoj grai, arhiv njenom imaocu moe ponuditi svoje usluge, kao to su:
sreivanje grae, inventarisanje, tehnike mere zatite obolele i oteene grae. Takoe mu nudi da
grau preuzme bez novane nadoknade ili sa njom, ili u vidu depozita.
Arhiv, pored evidencije o imaocima arhivske grae privatne svojine, obavlja popis arhivske
grae koja sadri podatke: prezime i ime, zanimanje i adresu imaoca; naziv skupine dokumenata
(zbirka, lini fond, porodini fond, broj dokumenata i sl.); kratak sadraj grae (grupe ili pojedinanih
dokumenata); granine godine grae; koliinu grae (dokumenata, svenjeva, kutija, dunih metara i
sl.); materijal na kome su dokumenta ispisana; zatim podaci o obliku i vrsti dokumenata (original,
kopiju, koncept, fotografije, fotokopire, video-snimak, prepisku, informaciju, analizu, izvetaj i sl.);
jezik, pismo i tehniku reprodukovanja (rukopis, pisaa maina, litografija, kompjuterizovana tehnika i
sl.). tu spadaju i podaci o stepenu i nainu sreivanja (da li je i kako graa sreena i klasifikovana);
stepenu sauvanosti; da li je graa leena, kada i gde; da li je graa objavljivana (dokumenta i
bibliografski podaci o objavljivanju). Slede i podaci o uslovima pod kojima je graa smetena; namere
vlasnika grae (da li eli da je pokloni, zaveta, deponuje ili zadui kod sebe). Na kraju popisa grae
sledi potpis ovlaenog lica arhiva, overen peatom i potpisom vlasnika arhivske grae sa mestom
boravka i datumom izrade popisa rae. Popis arivske grae predate u depozit sadri iste podatke kao
i popis arhivske grae koja se nalazi u privatnom vlasnitvu. Uz zapisnik o primopredaju arhivske
grae privatne svojine obavezno, kao njegov sastavni deo, kao prilog nalazi se i popis grae.
Evidentiranje i preuzimanje arhivske grae u privatnoj svojini ne sme se obavljati stihijno.
Sluba zatite arhivske grae van arhiva trebalo bi da ima plan preuzimanja arhivske grae u
privatnoj svojini sa prioritetima. Prioriteti se zasnivaju na sadrajnoj vrednosti arhivske grae i na
postignutim dogovorima sa imaocima arhivske grae u privatnoj svojini.

Priprema arhivskog depoa za smetaj arhivske grae

Depo kao organizaciona jedinica arhiva obavlja prijem arhvske grae i njen smetaj; stara se
o njenoj fizikoj zatiti; po potrebi inicira sprovoenje tehnikih mera zatite; izdaje arhivsku grau za
potrebe korisnika i arhiva; izdaje kopije dokumenata i podatke iz dokumenta za potrebe dravnih
organa i fizikih lica; vodi sumarne evidencije o fondovima i zbirkama smetenim u depou; obeleava
prostorije depoa i stelae topografski; utvruje plan smetaja fondova i zbirki; obavlja tehnike
pripreme za prepakivanje grae i drugo.
Pod depoom pojmovno se podrazumevaju prostorije arhiva za smetaj arhivske grae i
sluba koja obavlja poslove u depou.
Topografsko obeleavanje prostorija i stelaa jedan je od osnovnih zadataka. Bez
topografskog obeleavanja ne bismo mogli da se snaemo u velikom broju fondova i zbirki i
ogromnoj koliini grae smetenoj u depoima. Topografsko obeleavanje je preduslov da bi se moglo
prii izradi topografskog pokazivaa i drugih informacionih sredstava koji se izrauju za grau u
depou.
Topografski pokaziva ima zadatak da pokae depo, sprat, sobu, stelau, policu, red u stelai
gde je neki fond ili zbirka smetena ili njihov deo. Bez topografskog pokazivaa nije mogue raunati
na efikasno i racionalno pronalaenje, izdavanje i vraanje arhivske grae sa korienja. Topografsko
obeleavanje prostorija treba da se obavi, po pravilu, pre nego to se izvri prijem i smetaj arhivske
grae. Ako to nije uinjeno blagovremeno, onda se to radi naknadno.
Topografsko obeleavanje depoa (jednog ili vie njih ako ih ima u drugim zgradama) obavlja
se velikim azbunim alovima i to redosledom slova u azbuci. Spratovi se obeleavaju rimskim
brojevima. Sobe se obeleavaju arapskim brojevima i to sleva nadesno od ulaza u sobu. Redovi se
obeleavaju arapskim brojevima odozgo nanie, pregrade azbunim malim slovima sleva nadesno.
Tako topografska oznaka A III 35/VI 3 a znai: slovo A oznaava depo, III oznaava sprat, 35 oznaava
sobu na spratu, VI ozna;va policu, 3 oznaava red u polici i a oznaava pregradu u redu.
 Izrada plana smetaja arhivske grae

Plan smetaja arhivske grae u depou arhiva viestruko je znaajan. Zato je neophodno, pre
nego to se pristupi izradi plana, temeljito prouiti strukturu fondova i zbirki, njihovu pripadnost
odreenim istorijskim periodima i drutveno-politikim sistemima, broj fondova i njihovu koliinu
grae, globalnu sadrajnu vrednost, vrste i oblike grae koja trai posebnu zatitu i druge faktre koji
mogu biti od uticaja na plan smetaja fondova i zbirki.
Smetaj arhivske grae ne sme se prepustiti stihiji bez dugoronog i smiljenog plana. Plan
smetaja treba da obezbedi, to je mogue veu preglednost, dostupnost i racionalnost manipulacije
graom. Grupisanje fondova i zbirki trebalo bi da bude logino i strukturno meusobno povezano, da
obezbeuje celovitost smetaja fondovskih celina, da obezbeuju odgovarajuu zatitu specifinih
vrsta, oblika i podloga na kojima su zabeleeni dokumenti. Takoe su od znaaja i sledee injenice:
kojoj vrsti delatnosti pripadaju tvorci fondova, da li je graa u celii preuzeta ili predstoje dopunska
preuzimanja, koliko fondova i kog obima eka na preuzimanje, iji su stvaraoci prestali da rade i
drugo. Za utvrivanje navedenih podataka neophodno je prouiti opta evideciona i informaciona
sredstva arhiva sa dosijeima fondova i zbirki i sredstva evidencije registrature sa dosijeima slube
zatite arhivske grae van arhiva. Posebno treba obratiti panju na dosijea fondova i dosijea
registratura. U njima je sadrana dokumentacija koja prati istorijat tvorca fondova i promene grae,
dok je ona bila u registraturi i tokom obrade u arhivu.
Polazei od opte poznate periodizacije, fondove i zbirke moemo svrstati prema istorijskim
periodima i drutveno-politikim sistemima i to na: period Kraljevine Srbije, Kraljevine Jugoslavije,
period Drugog svetskog rata, socijalistiki i savremeni period. Istorijska periodizacija je vana sa tri
aspekta: prvo, to daje celinu fondova institucija odreenog perioda i, drugo, to daje bolju
preglednost stepena sauvanosti arhivske grae, a time ukazuje na potrebu njenog kompletiranja,
tree, to omoguava uspostavljanje konane strukture fondova i zbirki unutar odreenog perioda,
jer se radi o celovito preuzetim fondovima. Ovo se podjednako odnosi na prva tri istorijska perioda, a
dobrim delom i na socijalistiki period iz koga nije dovreno preuzimanje. Kod socijalistikog perioda
znaajno je utvrivanje injenica: koji su fondovi preuzeti i sa koliko grae; koji su stvaraoci prestali
da rade; koji su fondovi i sa koliko grae koji u registraturama ekaju na preuzimanje iji su tvorci
takoe prestali da rade i koji su to fondovi ijim stvaraocima nije prestao rad, a ije se preuzimanje
grae oekuje.
Svaki period ima karakteristina dokumenta po obliku, vrsti i podlozi na kojoj su zabeleeni.
Ta dokumenta po svom karakteru trae da im se obezbedi posebna zatita. To znai da plan smetaja
arhivske grae ne moe prenebegnuti ovu injenicu. O ovoj vrsti grae, kao i o raritetima, neophodno
je predvideti mesto i nain zatite u planu smetaja.
Kakav e plan smetaja fondova i zbirki biti, zavisi od raspoloivog smetajnog prostora.
Meutim, bez obzira na prostorne mogunosti, svaki arhiv treba da ima plan smetaja arhivske grae
u depou.
Grupisanje fondova unutar perioda mogue je po vie osnova: po nomenklaturi vrste
delatnosti; prema znaaju sadraja grae; po nazivu fondova; po redosledu preuzimanja u arhiv i
slino. Tamo gde to omoguava raspoloivi prostor, bilo bi dobro da struktura unutar istorijskih
perioda bude zasnovana na nomenklaturi delatnosti ili prema sadrajnom znaaju arhivske grae
fondova i uestalosti korienja. Arhivima koji nisu u mogunosti da na ovakav nain obezbede
strukturu smetaja fondova, preostaje da preko posebnih kataloga obezbede tekue preglede, s tim
to bi oni sadrali i topografske oznake.
Grupisanje zbirki mogue je po vie osnova. Polazei od specifinosti podloge dokumenata,
kao i njihovog oblika, vrste i formata nije mogue istovremeno zadovoljiti svim ovim specifinostima.
U pitanju su dokumenti na pergamentu, mikrofilmskim, magnetofonskim, audio-vizuelnim trakama,
na disketama, diskovima, fotografije, dokumenta na paus papiru i slino. Posebnu grupu dokumenata
ine ona iji formati (karte, crtei, plakati, planovi i sl.) trae poseban vid smetaja i uvanja. Ipak
podloga je onaj faktor, koji treba da bude odluujui jer on trai i specifine uslove zatite od svetla,
vlanosti, temperature, praine i drugih uzronika oteenja. Zato nam se ini da je grupisanje zbirki
najcelishodnije po ovom osnovu, ali se moraju imati u vidu i formati dokumenata. Rariteti trae
poseban reim uvanja i korienja. Po pravilu, rariteti se uvaju u metalnim kasama i u
najbezbednijoj prostoriji.

Prijem i smetaj arhivske grae u arhivu

Prijem arhivske grae obavlja se na osnovu zapisnika o primopredaji arhivske grae i popisa
arhivske grae kao sastavnog dela zapisnika, odnosno priloga. Prijem arhivske grae obavlja se uz
prisustvo predavaoca grae, slube zatite arhivske grae van arhiva i predstavnika depoa.
Predstavnik depoa proverava prateu dokumentaciju i obavlja uvid u grau, odnosno konstatuje da li
se faktiko stanje slae sa podacima u prateoj dokumentaciji.
Posle konstatacije da dokumentacija odgovara faktikom stanju grae koja se predaje,
predstavnik depoa, u ime arhiva, potpisuje prijem arhivske grae. Tek posle prijema arhivske grae
unose se podaci u knjigu prijema arhivske grae. Ova knjiga predstavlja osnovno sredstvo evidencije
o prijemu arhivske grae, bez obzira na koliinu, vreme nastanka, provenijenciju i svojinu. Svaki
pojedinani prijem posebno se unosi, bez obzira na koliinu grae. Knjiga prijema arhivske grae
sadri sledee podatke: redni broj prijema arhivske grae; datum i broj zapisnika o primopredaji
arhivske grae (kupoprodajnog ugovora); naziv fonda; raspon godina grae; od koga je grae
preuzeta; gde je do tada graa bila smetena; koliina grae (kutija, fascikli, knjiga, dokumenata);
vrsta arhivske grae i stepen sreenosti; po kom je osnovu preuzeta (preuzeta, otkup, poklon,
depozit) i cena ako je otkupljena; topografska oznaka, gde je graa smetena (ovaj podatak se
naknadno unosi, kad se graa smesti u depo), kojoj grupi delatnosti pripada graa i primedbe.
Na osnovu podataka u knjizi prijema arhivske grae jasno se uoava njen znaaj. Prvo, da ova
evidencija predstavlja osnovni dokument o prijemu arhivske grae. Drugo, da se stavlja pod zatitu
arhiva. Tree, to daje osnovne podatke o grai naunim i drugim korisnicima. etvrto, obezbeuje
proveru o tome da li je odreena graa preuzeta ili nije. Peto, pod kojim je uslovima preuzeta i slino.
Sa uvoenjem arhivske grae u knjigu prijema o njoj, arhiv praktino preuzima dalju odgovornost u
pogledu zatite.
Posle evidentiranja arhivske grae prilazi se njenom smetaju. Smetaj novoprimljene
arhivske grae prolazi kroz dve redovne faze.
Prva faza podrazumeva privremeni smetaj arhivske grae u posebnoj prostoriji, gde ona
ostaje sve dok se ne izvri njena dezinfekcija. Procenu potrebe dezinfekcije grae treba da utvrdi
sluba konzervacije i restauracije. Ovaj postupak neophodan je kao preventivna zatita od
eventualnog unoenja izazivaa oboljenja u depo. Dezinfekcija moe da se vri u arhivu (ako ima
prirunu komoru za to) ili kod ovlaenih i strunih institucija koje to obavljeju. Posle dezinfekcije, po
potrebi, obavlja se prepakivanje grae u nove fascikle i kutije i to tako to se na novim ispisuju podaci
sa starih nalepnica. Privremeni smetaj i radnje prve faze odnose se na arhive koje imaju namenske
zgrade ili arhive koji su prilikom adaptacije svojih zgrada predvideli prostorije za privremeni smetaj i
dezinfekciju.
 Druga faza smetaja, odnosno konani smetaj, podrazumeva smetaj grae na odgovarajua
mesta u fondove i zbirke i odgovarajue prostorije. Kod trajnog smetaja arhivske grae treba
potovati plan smetaja arhivske grae u depou.