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Tips para elaborar un mapa de proceso

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Adriana Gomez

En este artculo os voy a mostrar algunas pautas que os pueden ayudar para elaborar el mapa de
procesos de vuestra empresa. Me he dado cuenta a travs de vuestras consultas y comentarios que
algunos de vosotros tenis problemas a la hora de definir vuestros procesos, y a ver con esta serie de
pautas, os pueden guiar a cmo estructurar los procesos y definirlos.

Como os coment en un artculo anterior MAPA DE PROCESOS ISO 9001:2015, podais estructurar los
procesos de vuestra empresa en estratgicos, operativos y de apoyo. Podemos considerar que los
procesos estratgicos y de apoyo son comunes a todas las organizaciones independientemente del
sector y de la actividad que desarrollen, incluso si se tienen varios sistemas de gestin integrados
podemos incorporar alguno ms especficos.

Por lo tanto, podemos considerar que el problema os surge a la hora de definir los procesos operativos
o productivos.

Para ello debis estructurar las actividades de la empresa, que pueden ser una o varias, os pondr
varios ejemplos:

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Ejemplo 1:
Una empresa de fabricacin de elementos prefabricados de hormign
El proceso principal: proceso de produccin
Tenis que pensar en todo el proceso desde que lo solicita el cliente hasta que se le entrega al cliente.
En este caso:

a) El cliente realiza un pedido de una pieza (previamente el pedido debe ser coordinado y tramitado por
el proceso de soporte ofertas-contratos).

b) Mediante el pedido se deben establecer los requisitos del propio producto, teniendo en cuenta las
necesidades del cliente, especificado en el propio contrato o establecido en documentacin aportada
por el cliente, las especificaciones, las referencias, los requisitos legales, los reglamentos, etc.

c) Control de los materiales, dosificacin, moldes-encofrados, el propio proceso de produccin con


todas sus fases, y con todos los puntos de control. Por ejemplo, en la fabricacin de elementos
prefabricados de hormign, las diferentes fases seran (sin mucho detalle, y considerando
posteriormente otros procesos secundarios):

Preparacin de los encofrados segn los planos de fbrica.

Preparacin del acero segn los planos (barras, separadores y otros elementos)

Preparacin del hormign (dosificacin)

El hormigonado de los elementos prefabricados

El curado

El acopio

Podramos considerar como proceso secundario, aquellos que aseguran que se realice correctamente
el proceso, como por ejemplo el control de calidad del hormign aadido mediante ensayos de
laboratorio; o bien, el control del acopio de los materiales que se utilizan para fabricar el producto, etc.
Se puede considerar una fase ms del proceso o bien un proceso que interacta con el principal.

Ejemplo 2:
Empecemos por un caso complejo: una empresa que fabrica maquinaria. Esta empresa, puede
nicamente fabricar la mquina, o bien puede tener varias actividades como puede ser la propia
comercializacin del producto y su servicio de mantenimiento y reparacin. En este caso seran tres
procesos independientes pero que se podran entrelazar. Primero de todo debemos analizar cada una
de las fases de cada uno de los procedimientos por separado y posteriormente ver si existen relaciones
y entre qu fases.

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Os recomiendo que definis las diferentes fases del proceso, en el mapa de procesos, a groso modo,
es decir, no os perdis en el detalle, ya que para eso ya dispondris o bien de un procedimiento
especfico de proceso o bien una ficha de proceso donde completaris y describiris paso a paso cmo
se elabora.

Ejemplo 3:
Una empresa que realiza un servicio
En este caso, suele ser ms sencillo ya que se trata de una fase previa de identificar qu quiere el
cliente, cmo lo quiere, qu necesita y cmo se puede hacer y qu medios se necesitan (incluyendo los
requisitos legales y normativos que pueden intervenir). Posteriormente, se realiza el servicio que se ha
contratado y finalmente se entrega al cliente en la forma acordada. Como anteriormente os he
comentado, puede haber relaciones entre fases, puntos de control por parte de la misma empresa o por
parte del cliente, etc.

No os compliquis, debe ser lo ms sencillo posible al principio, y poco a poco a medida que redactis
los procedimientos de los procesos, realicis los diagramas de flujo, esquemas, etc. ya iris
completando el mapa de procesos.

Espero que con estas pequeas pautas, os pueda ayudar a realizar por vosotros mismos vuestro mapa
de proceso. Como siempre, si tenis dudas, por favor, aadir comentarios y os responder lo antes que
pueda, y as compartir con los dems posibles problemas o dificultades que os encontris a la hora de
elaborarlo.

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