CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL

GERENCIA ADMINISTRATIVA
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Caja Costarricense de Seguro Social 70 aos en el corazn de nuestros habitantes

GA-XXX-11 GM-XXX-11 GP-XXX-11 GI-XXX-11 GL-XXX-11

XX de abril de 2011

Seores(as)
Directores(as) de Sede
Director del CENDEISSS
Directores(as) Regionales de Servicios de Salud
Director Regional de Servicios Financieros y Administrativos
Directores(as) de Hospitales, Clnicas y reas de Salud
Directores(as) Administrativo Financiero Hospitales
Administradores(as) reas de Salud
Jefes de Sucursales y Agencias
Jefes y Encargados, Oficinas de Recursos Humanos
Caja Costarricense de Seguro Social
Presente

Asunto: Disposiciones generales sobre el procedimiento que debe cumplirse para el uso
temporal de plazas con perfil diferente, sean vacantes o cuenten con un titular
nombrado.

Estimados seores:

En los ltimos dos aos, la Direccin de Administracin y Gestin de Personal, con el apoyo de
la Gerencia Administrativa, ha impulsado una serie de transformaciones en el campo de los
recursos humanos, procurando en todo momento, la proteccin de los derechos fundamentales de
los trabajadores y la mejora continua de sus condiciones laborales. Con este propsito, se
promulg el Reglamento de concursos para nombramiento en propiedad en la CCSS,
normativa que permite de una forma sistemtica, transparente y de libre participacin, adjudicar
en propiedad todas aquellas plazas que se encuentran en condicin de vacantes y no estn
reguladas por un estatuto especial.

Pese a que el proceso de implementacin de este Reglamento ha sido sumamente exitoso, y en la

actualidad, ms de 8,000 funcionarios han cumplido con su inscripcin en el Registro de
Elegibles y presentacin de atestados ante las Oficinas de Recursos Humanos, lo cierto, es que
tambin han surgido algunas prcticas y realidades institucionales, que limitan la ejecucin de los
citados concursos. Una de estas prcticas, es lo que se ha denominado histricamente como
prorrateo, que en trminos simples, es el uso de una plaza en un perfil diferente al que tiene
asignado.

Los lineamientos y guas para el prorrateo de plazas vacantes en el mbito de la CCSS, se

encuentran regulados en la Poltica y procedimiento para la utilizacin y reactivacin de plazas
vacantes en la Caja Costarricense de Seguro Social, aprobada por la Junta Directiva de la
institucin, en el artculo 3 de la sesin 7885, celebrada el 26 de agosto de 2004. En el acpite
4. Utilizacin Plazas Vacantes con Perfil Diferente, se definen un conjunto de disposiciones
sobre el tema, resaltando la siguiente:

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() La Oficina de Recursos Humanos de cada centro de trabajo, no podr

autorizar nombramientos de ninguna clase en plazas que se estn utilizando con
perfil diferente, sin que cuente de previo con la debida autorizacin del nivel
superior respectivo.

De manera ms puntual, en el citado acpite se clarifica sobre la autorizacin del nivel superior,
en los siguientes trminos:

() 4.1 Para la utilizacin de plazas vacantes con perfil diferente el Jefe de la

Unidad presentar por escrito la justificacin ante el Director Regional, Director de
Hospital Desconcentrado, Director de Sede, Gerencia o Presidencia Ejecutiva, segn
corresponda, quien dar la respectiva autorizacin. En todo caso, antes de la
autorizacin, se debe considerar los aspectos presupuestarios.

De sumo inters, resulta la disposicin de esta normativa respecto al plazo mximo permitido
para el uso de plazas vacantes con perfil diferente, el cual se fija en seis meses, de conformidad
con el siguiente enunciado:

() Aquellas plazas que hayan sido ocupadas por seis meses o ms con perfil
diferente, cuyo pago se realice en forma prorrateada, se deber solicitar la
respectiva autorizacin del nivel superior del centro, con el fin de que se realice el
respectivo anlisis de Clasificacin. Lo anterior con el fin de que se les asigne el
perfil correspondiente al puesto en que se ocupa la plaza en forma permanente, de
manera tal que se pueda nombrar en propiedad a la persona que la ocupe, siempre y
cuando rena los requisitos de idoneidad exigidos por el puesto y haya cumplido con
el proceso de seleccin o concurso, segn corresponda ().

Por otro lado, conviene sealar que no existen a nivel institucional, disposiciones especficas
sobre el uso de plazas en perfiles diferentes, para aquellas que cuentan con el nombramiento de
un funcionario en propiedad. Esta situacin amerita corregirse, pues las vacaciones,
incapacidades, ascensos interinos, licencias, permisos con y sin goce de salario, entre otros, del
titular de una plaza, provoca que stas queden en condicin de vacantes con mucha frecuencia,
por perodos relativamente cortos y no programables. En consideracin al principio de economa
procesal, la continuidad de los servicios, la sana gestin y buen uso de los recursos pblicos, se
ha valorado oportuno, instaurar un procedimiento ms gil y simple para estos casos.

En este contexto, las presentes disposiciones tienen tres objetivos fundamentales: i)

complementar las disposiciones generales adoptadas por la Junta Directiva, en la Poltica y
procedimiento para la utilizacin y reactivacin de plazas vacantes en la Caja Costarricense de
Seguro Social, respecto al uso del prorrateo, implementando un conjunto de acciones operativas
y administrativas, que permitan una gestin ms eficiente de esta figura; ii) cubrir la ausencia de
normativa especfica de prorrateo para aquellas plazas que cuentan con un titular; y, iii) emitir
una disposicin transitoria que permita un proceso gradual y ordenado de aquellos
nombramientos, que en la actualidad, estn vigentes al amparo de la prctica institucional del
prorrateo de plazas.

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1. Concepto y usos del prorrateo

1.1.Se entiende como prorrateo, el uso temporal y con carcter excepcional, de una plaza en
un perfil ocupacional diferente al que tiene asignado originalmente, cuyo contenido salarial
debe distribuirse de forma proporcional, con el propsito de que se cancele el salario que
corresponde al puesto inferior que ocupa el trabajador. El concepto de prorrateo, implica un
uso de recursos presupuestarios inferior a los que se tena dispuestos en el perfil de la plaza;
en ningn caso, puede darse un prorrateo en sentido contrario (hacia arriba).

1.2.El prorrateo podr presentarse por casos excepcionales y no por regla general, en plazas
que ostenten la condicin de vacante o en propiedad, liberada por alguno de los motivos de
sustitucin definidos en la Normativa de Relaciones Laborales.

1.3.Una plaza podr prorratearse nicamente en un puesto cuyos conceptos salariales estn
contenidos dentro del puesto de origen, pues de lo contrario, la Administracin enfrentara el
riesgo de sobregirar las partidas presupuestarias destinadas al pago de los salarios sus
funcionarios.

1.4.La Jefatura inmediata de la plaza a utilizar con un perfil diferente, tendr la

responsabilidad de autorizar el nombramiento respectivo y deber certificar en todos los casos
para que las tareas desempeadas por el trabajador, sean congruentes a las del puesto con el
cual se le est retribuyendo salarialmente, segn el Manual Descriptivo de Puestos e ndice
Salarial vigente.

1.5.En ningn caso se podr autorizar un prorrateo con un perfil superior al de la plaza de
origen, cancelando diferencias mediante movimiento de personal y utilizando el contenido
presupuestario del Centro de Trabajo y no de la plaza.

1.6.Se reitera lo dispuesto en el artculo 3 de la sesin 7885 celebrada por la Junta Directiva
de la Institucin el 26 de agosto del 2004, dado a conocer mediante la circular DCRH-1101-
2004, de fecha 27 de setiembre del 2004, emitida por la entonces Direccin Corporativa de
Recursos Humanos, que trata sobre la utilizacin y reactivacin de plazas vacantes,
propiamente lo establecido en el punto 4, el cual indica que no se podrn utilizar plazas de
profesionales en ciencias mdicas, tecnologas mdicas, farmacia, laboratorio, enfermeras,
auxiliares de enfermera, asistentes de pacientes, ATAPS y auxiliares de quirfano, en perfiles
de puestos administrativos.

1.7.No se podrn efectuar nombramientos mltiples bajo la figura del prorrateo utilizando el
contenido presupuestario de una misma plaza.

1.8.Dada la sujecin futura a un concurso para nombramiento en propiedad, la regla bsica es

que el nombramiento interino en una plaza vacante, debe ser producto de un proceso de
seleccin, guiado por los principios de publicidad y libre participacin, en estricto apego a lo

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sealado en el artculo 19 del Estatuto de Servicio de la CCSS1. El prorrateo no debe ser una
discrecionalidad de la jefatura, sino ms bien, producto de un proceso de seleccin, cuyo
resultado final no ha sido el pretendido, pues no fue posible contratar el personal que cumpla
los requisitos establecidos en el perfil original de la plaza.

1.9.En este contexto, debe comprenderse sin ningn tipo de cuestionamiento, que toda plaza
vacante, tarde o temprano, deber ser objeto de un concurso para procurar el nombramiento
en propiedad del funcionario ms idneo para el puesto. En consecuencia, una plaza vacante
no puede prorratearse de manera indefinida; por el contrario, es indispensable que la
Administracin Activa adopte una decisin sobre el perfil que considera satisface mejor los
intereses y objetivos que debe cumplir en su gestin.

2. Nombramientos interinos prorrateados en plazas vacantes:

Para los efectos pertinentes, entindase como plaza vacante2 aquella que no tenga un
funcionario nombrado en propiedad. Por lo tanto, cuando una plaza vacante se encuentre
disponible, el prorrateo de sta, opera segn las siguientes condiciones:

2.1 La jefatura que tiene a su cargo la plaza vacante, podr usar sta de forma prorrateada
siempre y cuando, haya cumplido con el Pedimento de Personal, segn el formulario
incluido en el Portal de Recursos Humanos, en el cual se debe especificar el perfil requerido
para ocupar la plaza inicialmente, considerando los aspectos particulares de contratacin
(requisitos del cargo y requisitos deseables).

1
Artculo 19: Al ocurrir una vacante o con motivo de la creacin de un nuevo puesto incluido en el presupuesto, el
jefe de la unidad de trabajo correspondiente, autorizado por su superior cuando sea necesario, solicitar al
Departamento de Personal, por medio del "Pedimento de Personal", que le proporcione candidatos elegibles. El
Departamento de Personal no tramitar' solicitudes para llenar plazas vacantes si el jefe interesado no enva el
"Pedimento de Personal" con las formalidades indicadas en el prrafo anterior.

2
La definicin de plaza vacante incluida en la Poltica y procedimiento para la utilizacin y reactivacin de plazas
vacantes en la Caja Costarricense de Seguro Socia1, indica lo siguiente:

() 1.4. Plaza Vacante

Cdigo que dispone de contenido presupuestario, en el cual no existe ningn trabajador (a) nombrado (a) para el
desempeo de las labores y responsabilidades del puesto. Una plaza queda vacante cuando se presente alguno de
los siguientes motivos:
a. pensin por vejez o invalidez
b. muerte del trabajador (a)
c. despido sin responsabilidad patronal
d. renuncia
e. pago de prestaciones legales segn artculo 46 de la Normativa de Relaciones Laborales
f. terminacin voluntaria del contrato de trabajo con pago de prestaciones laborales.

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2.2 La Oficina de Recursos Humanos respectiva realizar la publicacin del aviso de la plaza
vacante en el Portal de Recursos Humanos y otros medios que considere pertinentes, para
proceder con la fase de recepcin de oferentes para el puesto disponible. La Oficina de
Recursos Humanos, comunicar en un plazo no mayor a 5 das hbiles despus del cierre del
perodo de recepcin de oferentes, el listado de los postulantes que cumplen con el perfil
requerido, o bien, certificar que no hubo participantes idneos durante el proceso.

2.3 En caso de que la Oficina de Recursos Humanos, emita un listado con oferentes al puesto, el
resultado esperable en circunstancias normales, es que la jefatura pueda seleccionar uno de
ellos, quien rena todos los requisitos para ocupar la plaza vacante. No obstante, en caso
contrario, la jefatura deber rendir declaracin por escrito de que el proceso de seleccin fue
infructuoso, dado que ninguno de los postulantes cumpli con los criterios de idoneidad
establecidos para el puesto vacante.

2.4 Con base en lo anterior, el jefe respectivo queda facultado para proceder con un
nombramiento interino prorrateado. ste, debe estar amparado a un acto administrativo
debidamente motivado y sustentando en la prueba documental correspondiente, que acredite
el cumplimiento de los aspectos sealados en los puntos 2.1, 2.2. y 2.3, anteriores. Por otro
lado, es indispensable justificar el nombramiento del funcionario especfico y certificar que
ste ejecutar funciones y asumir responsabilidades en el perfil prorrateado, no en ningn
otro superior.

2.5 El plazo del nombramiento no podr superar el establecido por la Junta Directiva en la
"Poltica y procedimiento para la utilizacin y reactivacin de plazas vacantes en la Caja
Costarricense de Seguro Social, es decir, seis meses. Para tales efectos, se deber dejar
constancia en la accin de personal mediante la siguiente leyenda:

Se nombra a (Nombre del funcionario) en la plaza (nmero y nombre

del puesto origen), la cual se utilizar en las funciones de (indicar el
nombre del puesto en que se utilizar la plaza). La continuidad del
nombramiento queda sujeta a la oferta de candidatos que posean los
requisitos del puesto.

2.6 La Oficina de Recursos Humanos del centro de trabajo, continuar ejecutando de oficio las
acciones necesarias, a fin de contar con oferentes idneos para la plaza vacante prorrateada,
usando para tales fines, el concepto de Convocatoria Abierta de Oferentes, que permite la
recepcin de postulaciones va Portal de Recursos Humanos y otros medios que considere
pertinentes de forma permanente, para todas aquellas plazas que se encuentran prorrateadas,
no siendo ste, un proceso de seleccin como tal, pero s, un inventario de potenciales
candidatos al puesto ocupado por personal que no cumple con los requisitos exigidos por el
perfil original.

2.7 Cuando la jefatura en el plazo de los seis meses en que se permite el prorrateo de una plaza,
necesite efectuar una prrroga del nombramiento inicial, deber consultar previo, la
existencia o no de postulantes a la plaza, inscritos en el mdulo especial diseado en el

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Portal de Recursos Humanos, para tales fines. Con base en tales resultados, la jefatura
deber elegir alguna de las siguientes alternativas de accin:

2.7.1 Iniciar el proceso de seleccin correspondiente y proceder con el nombramiento

respectivo para eliminar la prctica del prorrateo; en cuyo caso, deber comunicar
lo pertinente por escrito a la persona que ha venido ocupando la plaza, con un mes
de anticipacin.

2.7.2 Prorrogar el nombramiento inicial por el plazo que amerite, sin superar los seis
meses fijados como mximo para este tipo de nombramiento

2.8 Cuando se haya alcanzado el plazo mximo de los seis meses, la jefatura deber llevar a
cabo el proceso de seleccin a fin de ocupar la plaza con su perfil original, o bien, iniciar el
proceso de reasignacin correspondiente para el cambio de perfil, de conformidad con lo
establecido en el artculo 3 de la sesin 7885, celebrada el 26 de agosto del 2004,
comunicado en el punto cuatro de la circular DCRH-1101-2010, que seala:

() Aquellas plazas que hayan sido ocupadas por seis meses o ms con
perfil diferente, cuyo pago se realice en forma prorrateada, se deber solicitar
la respectiva autorizacin del nivel superior del centro, con el fin de que se
realice el respectivo anlisis de Clasificacin. Lo anterior con el fin de que se
les asigne el perfil correspondiente al puesto en que se ocupa la plaza en
forma permanente, de manera tal que se pueda nombrar en propiedad a la
persona que la ocupe, siempre y cuando rena los requisitos de idoneidad
exigidos por el puesto y haya cumplido con el proceso de seleccin o
concurso, segn corresponda ().

No se autorizar el estudio de reasignacin para casos de plazas que hayan sido publicadas
para efectos de concursos, que formen parte de un estudio grupal en proceso, que la plaza no
se encuentre en la unidad que corresponda (pendiente un traslado), ni una plaza que est a la
espera de una resolucin judicial.

Con base en lo anterior y de manera excepcional, se extender la condicin del prorrateo por
el mismo plazo de duracin del estudio de clasificacin correspondiente, por parte de la
Oficina de Recursos Humanos o Subrea de Gestin de Recursos Humanos de Oficinas
Centrales.

3. Nombramientos interinos prorrateados por sustitucin:

Corresponde a aquellos casos en que la plaza mantenga un funcionario nombrado en propiedad o

un interino ausente temporalmente (por vacaciones, incapacidades, licencias, permisos con goce
de salario, entre otros, segn lo estipulado en la Normativa de Relaciones Laborales). La
temporalidad en este tipo de nombramientos se pueden presentar de dos formas: nombramientos
de corta duracin y no programables; y, nombramientos de larga duracin con programacin
anticipada. Por lo tanto, el prorrateo de stos opera segn las siguientes condiciones:

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3.1 Nombramientos iniciales de sustitucin inferiores a tres meses.

En esta categora de nombramientos, se incluyen las sustituciones que por motivo de ascensos o
traslados interinos, vacaciones, incapacidades, licencias, permisos con o sin goce de salario y
otros motivos similares, en principio, son por plazos inferiores a tres meses. Este tipo de
sustitucin, ser tramitada de la siguiente manera:

3.1.1 La jefatura respectiva tendr la facultad de nombrar interinamente, a funcionarios

que laboran en el Servicio o Centro de Trabajo, y que cumplan con los requisitos
solicitados para el puesto. En estos casos, no existe una obligacin de ejecutar un
proceso de seleccin como tal, aunque cuando se tengan Registros de Elegibles,
deber respetarse ste como criterio de seleccin.

3.1.2 En aquellos casos, en los que no se disponga de funcionarios con tales calidades, la
jefatura podr nombrar en forma prorrateada, considerando con prioridad, a los
funcionarios que laboren en el mismo Servicio o Centro de Trabajo donde se
requiere la sustitucin, por un periodo inferior a los tres meses. No obstante, deber
certificar que este funcionario ejecutar funciones y asumir responsabilidades en
el perfil prorrateado, y no otro perfil superior.

3.1.3 En tanto las prrrogas del nombramiento inicial, mantengan las caractersticas de
sustituciones de corta duracin o de plazos no definidos (por ejemplo,
incapacidades por enfermedad), la jefatura podr extender el prorrateo hasta un
plazo mximo de seis meses. Superado este plazo y en caso de requerir la
utilizacin de la plaza con un perfil diferente por un periodo superior al establecido,
con la aprobacin previa del mximo jerarca del Centro de Trabajo, la jefatura
inmediata deber justificar ante la Oficina de Recursos Humanos correspondiente,
las razones de peso, por las cuales ser necesario continuar con el nombramiento en
forma prorrateada hasta que el titular regrese o los motivos de corta duracin o de
plazos no definidos, finalicen.

3.2 Nombramientos de sustitucin iguales o superior a los tres meses.

En esta categora de nombramientos, se incluyen las sustituciones que por motivo de ascensos o
traslados interinos, vacaciones, incapacidades, licencias, permisos con o sin goce de salario y
otros motivos similares, en principio, son por plazos iguales o superiores a tres meses. Este tipo
de sustitucin, ser tramitada de la siguiente manera:

3.2.1 La Jefatura inmediata deber solicitar a la Oficina de Recursos Humanos del

Centro de Trabajo iniciar el procedimiento establecido en cumplimiento con los
puntos 2.1, 2.2, 2.3 y 2.4 de las presentes disposiciones.

3.2.2 El plazo de nombramiento prorrateado por sustitucin interina, inicialmente, no

podr superar los seis meses. Para tales efectos, se deber dejar constancia en la
accin de personal mediante la siguiente leyenda:

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Se nombra a (Nombre del funcionario) en la plaza (nmero y

nombre del puesto origen), la cual se utilizar en las funciones de
(indicar el nombre del puesto en que se utilizar la plaza). La
continuidad del nombramiento queda sujeta a la oferta de
candidatos que posean los requisitos del puesto.

3.2.3 Cuando la jefatura necesite efectuar una prrroga del nombramiento prorrateado
por sustitucin interina, superando los seis meses de plazo inicial, deber consultar
previo, la existencia o no de postulantes a la plaza, inscritos en el mdulo especial
diseado en el Portal de Recursos Humanos. Con base en tales resultados, la
jefatura deber elegir alguna de las siguientes alternativas de accin:

a) Iniciar el proceso de seleccin correspondiente y proceder con el nombramiento

respectivo para eliminar la prctica del prorrateo; en cuyo caso, deber comunicar
lo pertinente por escrito a la persona que ha venido ocupando la plaza, con un mes
de anticipacin.

b) Prorrogar el nombramiento por un plazo no mayor a los tres meses, para cuyos
efectos, ser indispensable contar con la autorizacin previa del mximo jerarca
del Centro de Trabajo. La jefatura inmediata deber justificar ante la Oficina de
Recursos Humanos correspondiente, las razones de peso, por las cuales ser
necesario continuar con el nombramiento en forma prorrateada. Cuando ste
nombramiento finalice, y se desee otra prrroga debe cumplirse nuevamente con lo
establecido en los presentes incisos a) y b) de este punto.

4. Disposiciones transitorias

4.1. Para las plazas que en la actualidad, se encuentren con nombramientos interinos
prorrateados, se podr continuar con tales nombramientos, hasta por un perodo mximo de seis
meses, contados a partir de la fecha de publicacin de las presentes disposiciones. En los casos de
plazas con titular, esta prerrogativa opera, hasta tanto no vare el motivo de sustitucin que dio
origen al nombramiento en cuestin; en tanto, vare el motivo de sustitucin, la Jefatura
inmediata deber cumplir con lo dispuesto en los puntos 2 y 3 de las presentes disposiciones,
segn sea el caso.

4.2. En los siguientes seis meses a partir de la publicacin de las presentes disposiciones, la
Direccin de Administracin y Gestin de Personal, disear y publicar la herramienta
tecnolgica denominada Convocatoria Abierta de Oferentes, sin que ello, limite sus
posibilidades de usar temporalmente otras alternativas, para cumplir con los mismos fines.

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V. Vigencia

La aplicacin de las presentes disposiciones sern de acatamiento obligatorio a partir de su

publicacin.

Atentamente,

Lic. Manuel Ugarte Brenes Lic. Jos Alberto Acua Ulate

Gerente Gerente
Gerencia Financiera Gerencia Administrativa

Dra. Rosa Climent Martin Arq. Gabriela Murillo Jenkins

Gerenta Gerente
Gerencia Mdica Gerencia Infraestructura y Tecnologas
de la Informacin y Comunicacin

Ing. Ubaldo Carrillo Cubillo Ing. Dinorah Garro Herrera

Gerente Gerente a.i.
Gerencia Logstica Gerencia Pensiones

Ci: Auditora Interna

Direccin de Administracin y Gestin de Personal
rea de Diseo, Administracin de Puestos y Salarios
rea Dotacin de Personal
Subrea Admisin y Empleo
Archivo

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