ALGUMAS CONSIDERAES ACERCA DA AUSNCIA DE

POLTICAS
DE INDEXAO EM BIBLIOTECAS BRASILEIRAS
CLUDIO OMAR NUNES
*

O autor discute a inexistncia, na literatura

biblioteconmica brasileira, de estudos sobre
polticas de indexao, analisando as
possveis causas desse fato, apontando os
elementos integrantes de tais polticas e
indicando a necessidade de sua formalizao
pelos bibliotecrios.

1 CONSIDERAES INICIAIS

A recuperao de informaes armazenadas num catlogo ou

numa base de dados bibliogrfica depende fundamentalmente de uma
boa indexao dos assuntos contidos nos documentos incorporados ao
acervo de uma biblioteca. Indexar significa representar o contedo
temtico de um documento, o que se faz mediante a determinao do
assunto de que trata o documento, a seleo dos conceitos relevantes
associados ao assunto determinado e traduo desses conceitos para
os termos autorizados de uma linguagem documentria. Geralmente,
por linguagem documentria entende-se uma lista de cabealhos de
assuntos ou um tesauro. Contudo, a simples utilizao de um desses
instrumentos, por si s, insuficiente para que se alcance a to
almejada boa qualidade da indexao.
Para tanto, necessrio que a biblioteca defina, para si, uma
poltica de indexao. E o que uma poltica de indexao? uma
diretriz que explicita as escolhas tcnicas (por isso poltica) que a
biblioteca faz (e os bibliotecrios precisam observar em suas rotinas),
considerando fundamentalmente duas variveis: o seu usurio e o seu
acervo. Em funo do usurio e do acervo que as bibliotecas so

Professor do Dep. de Biblioteconomia e Histria FURG; Doutor em Cincias da

*

Comunicao pela ECA/USP.

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classificadas em gerais ou especializadas, em pblicas, comunitrias,
escolares ou universitrias, para ficarmos na tipologia mais comumente
mencionada. Em nosso pas, geralmente, apenas as bibliotecas
especializadas e universitrias que dedicam uma ateno mais efetiva
a esta questo. E, assim mesmo, dependendo de seu tamanho, vale
dizer, dos recursos a que tm acesso, o que possibilita dispor em seu
quadro de bibliotecrios um nmero suficiente para que possam ocupar-
se da poltica de indexao quando h indexao.
Este tpico poltica de indexao integra o currculo ministrado
nos cursos de Biblioteconomia. A vivncia do autor, como professor de
disciplinas nessa rea, aponta para a frustrao em no se dispor de
experincias concretas a compartilhar com os alunos durante seu
aprendizado. Inexistem referncias objetivas a polticas adotadas por
bibliotecas brasileiras. Ou bem no so feitos estudos sobre tais
polticas ou bem elas inexistem formalmente. Isto porque bvio que a
indexao executada nas bibliotecas, pelo menos nas de maior porte e
naquelas estruturadas em redes ou sistemas de bibliotecas, impe a
observncia de procedimentos compartilhados de que se constituem
as polticas de indexao. Vale dizer, polticas de indexao so
praticadas intuitiva e informalmente, motivo pelo qual so
desconhecidas na literatura. A propsito, a progressiva implantao de
sistemas informatizados deveria atuar como um fator indutor da
formalizao de tais procedimentos. Merc desse fato, continuam
escassas as referncias ao tema na literatura biblioteconmica.

2 ELEMENTOS DE UMA POLTICA DE INDEXAO

Entendida a indexao de assuntos como aquela realizada por

humanos, por oposio s vrias modalidades de indexao automtica,
realizadas por computadores, h consenso na literatura em qualific-la
como uma atividade especialmente complexa. Esta noo est vinculada
multiplicidade de fatores intervenientes no ato de indexar realizado pelo
bibliotecrio, que se realiza necessariamente no marco de uma
instituio. Emoldurado por este primeiro elemento demarcador, o
sistema, no mbito do qual se insere a atividade de indexao, deve
considerar os seguintes fatores:
1) a misso a que est devotada a instituio na qual se insere o
sistema; o perfil dos usurios (ou clientela, como preferem alguns
autores) que demandaro os recursos informacionais cobertos pelo
sistema;
2) a estrutura organizacional do prprio sistema;
3) a qualidade e quantidade dos recursos humanos, materiais e

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financeiros postos disposio do sistema;
4) a escolha sobre a quem ser atribuda a responsabilidade pela
formulao das estratgias de busca, deciso que influi no padro de
amigabilidade da interface do sistema de recuperao de informaes,
em seu tempo de resposta e nvel de revocao e preciso;
5) a definio dos formatos de extrao das informaes
recuperadas, de acordo com os interesses dos usurios;
6) a indicao dos procedimentos de avaliao da prpria poltica
de indexao.
Todos estes fatores afetam a qualidade do sistema de indexao
e, por decorrncia, condicionam a poltica de indexao que ser
adotada. Em decorrncia, h que se admitir diferentes gradaes dessa
poltica. Isso absolutamente esperado. O que no esperado a
ausncia completa de polticas formalmente enunciadas, mesmo em
bibliotecas ou servios de informao inseridos em instituies
razoavelmente aquinhoadas de recursos, e que abrigam bibliotecas ou
acervos documentais de dimenses considerveis. Mesmo uma
pequena biblioteca pode e deve formular sua poltica de indexao
bvio que adequada aos recursos de que dispe ou que consegue
mobilizar.
Por exemplo, no h razo por que se deixar de formalizar a
deciso mesma de se fazer a indexao de assuntos, definindo regras
mnimas quanto aos procedimentos a observar, qual linguagem de
indexao ser adotada, como ser organizado o catlogo decisrio,
etc. Estas providncias no implicam em custo extra, seja em termos de
tempo do bibliotecrio dedicado ao processamento tcnico, seja em
termos materiais ou financeiros. Ao contrrio, tais medidas, pelo seu
carter racionalizador, resultam em economia de tempo, de recursos
materiais e financeiros. Sendo necessrio, com um pouco de reflexo, o
bibliotecrio saber articular os argumentos apropriados para sustentar
a deciso de se formalizar e pr em prtica uma poltica de
indexao, compreendendo o estabelecimento de princpios e critrios
que balizaro as decises que o bibliotecrio precisa tomar quando do
cumprimento do trabalho rotineiro de indexao. Sua rigorosa
observncia assegurar consistncia ao produto desse trabalho a
escolha das entradas de assunto que serviro como pontos de acesso
ao sistema de recuperao de informaes.
Objetivamente, quais so os elementos constitutivos de uma
poltica de indexao? Em primeiro lugar, a poltica de indexao deve
ser enunciada formalmente num documento oficial da biblioteca ou
servio de informao, o que significa dizer que deve ser homologado
por sua direo. Esta providncia assegura sua permanncia,

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continuidade, ainda que haja substituio do bibliotecrio responsvel
por sua aplicao rotineira. Formalizar no significa sacralizar, pois que
a poltica de indexao necessariamente ser atualizada conforme se
alterem as condies institucionais e conforme evolua o conhecimento
humano, processo que afeta a linguagem natural e, por decorrncia, as
linguagens documentrias. Por si s, estes fatores fazem da poltica de
indexao um instrumento dinmico, em permanente atualizao. De
igual modo, tal atualizao deve ser formalizada, assegurando-se rumo
e consistncia s eventuais mudanas, evitando-se que sofram
demasiado a influncia pessoal do bibliotecrio transitoriamente
incumbido de realizar a atividade de indexao.
Em segundo lugar, a poltica de indexao dispor sobre o
tratamento que ser dado aos diferentes domnios disciplinares
cobertos pelo acervo da biblioteca no h por que se indexar com a
mesma profundidade os assuntos de todas as reas. Quanto ao
processo de indexao propriamente dito, preciso eleger a
linguagem de indexao, dentre as tantas disponveis, que ser
adotada pelo sistema. Contudo, nem sempre possvel fazer a
indexao utilizando apenas uma linguagem de indexao. Por
exemplo, um tesauro de meio ambiente somente poder ser utilizado
para representar o contedo dos documentos sobre esse domnio
disciplinar. No se deve esquecer que os tesauros, por definio, so
linguagens de indexao especializadas. Portanto, se o acervo da
biblioteca abranger outros domnios disciplinares, ser necessrio
recorrer a tantos tesauros quantos necessrio forem para dar conta da
totalidade dos assuntos. O mesmo no ocorre com as listas de
cabealhos de assunto, que geralmente so gerais e vinculadas a
algum sistema de classificao e, por isso mesmo, mais populares
entre bibliotecas pblicas e escolares, por exemplo. Esta variedade de
situaes ter que ser cuidadosamente analisada antes de se fazer a
escolha por uma ou mais linguagens de indexao. O importante
que, uma vez feita a escolha, seja a deciso inscrita na poltica de
indexao, devidamente fundamentada.
Feita a escolha, o passo seguinte se refere a como ser feita a
atualizao da prpria linguagem de indexao adotada se
autonomamente ou obedecendo a diretrizes fixadas pela instituio que
desenvolveu a linguagem de indexao. No caso de algumas
linguagens de indexao, notadamente tesauros, existe a possibilidade
de integrar grupos de usurios que compartilham a resoluo de
problemas e, por decorrncia, contribuem para sua atualizao e
desenvolvimento. Qualquer que seja o caminho escolhido, desde logo,
necessrio adotar um catlogo decisrio, no qual sero registradas

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todas as decises tomadas cotidianamente. A intervalos de tempo
regulares, ou a intervalos de nmero de documentos indexados,
conveniente fazer uma parada e revisar criticamente as decises
tomadas, evitando que se cristalizem no tempo decises pouco
consistentes. Isto porque a reviso de uma pequena quantidade de
documentos implica em custos relativamente pequenos e contribui para
ampliar a eficincia do sistema de recuperao de informaes. Ao
contrrio, a reviso de uma grande quantidade de documentos pode
tornar-se simplesmente impraticvel, pelos elevados custos implicados,
disso resultando srio comprometimento do desempenho do sistema de
recuperao de informaes. A propsito, conveniente jamais
esquecer que a indexao de um documento feita uma nica vez,
enquanto que a recuperao da informao contida no documento
feita inmeras vezes, do que se conclui que o tempo gasto na
indexao , de fato, economia de tempo para inmeros usurios no
futuro. bom lembrar que economizar o tempo do usurio uma das
leis de Ranghanathan.
Ainda sobre a linguagem de indexao a ser adotada, h que se
fazer referncia aos chamados termos livres. Sobre sua adoo,
preciso lembrar que estes termos so livres no sentido de que no
integram uma linguagem de indexao institucionalizada, porm isto no
significa que possam ser lanados como entradas de assunto sem
qualquer preocupao quanto ao seu controle, ao livre arbtrio do
bibliotecrio, caso a caso. Ao contrrio, os termos livres devem ser
objeto de controle por parte do bibliotecrio, atravs do catlogo
decisrio, de incluses na linguagem documentria adotada ou do
estabelecimento de uma lista de termos livres, sujeita aos
procedimentos normais de controle. Pela sua natureza, tais termos tm
como fonte principal a linguagem natural presente nos prprios
documentos, assim como a linguagem natural utilizada pelos usurios
em suas estratgias de busca que podem ser estudadas pelo
bibliotecrio de referncia, recolhendo subsdios que servem para
orientar a atividade de indexao.
Todas as decises relativas ao processo de indexao impactam
diretamente sobre os nveis de exaustividade, especificidade, revocao
e preciso do sistema de informaes. Estas so as principais variveis
que permitem aferir a qualidade da indexao realizada. A exaustividade
refere-se quantidade de pontos de acesso que o bibliotecrio deve
atribuir para cada documento indexado. Na poltica de indexao,
costuma-se fazer a indicao por intervalos, aplicveis segundo os
assuntos e formatos dos documentos. A especificidade uma regra
clssica da catalogao de assuntos, que manda o bibliotecrio indexar

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o conceito selecionado sempre sob o descritor ou cabealho de assunto
mais especfico disponvel na linguagem de indexao adotada. A
revocao mede a quantidade de documentos relevantes recuperados
em uma busca (que inclui documentos irrelevantes, indicando, portanto,
uma proporo). Por fim, a preciso designa a capacidade que o
sistema tem de evitar a recuperao de documentos irrelevantes. Estas
duas ltimas variveis comportam-se inversamente, condicionadas
diretamente pelas duas primeiras, a exaustividade e a especificidade.
Portanto, constituem-se, as quatro, em elementos cruciais de uma boa
poltica de indexao, sendo que o estabelecimento de seus parmetros
considerados eficientes e eficazes para uma dada biblioteca resultar de
sucessivos ensaios, at que se encontre o ponto de equilbrio desejado
ou considerado como satisfatrio.
Como j assinalado, a indexao feita por humanos uma
atividade complexa. Porm, isto no significa que sua adoo esteja
restrita quelas bibliotecas que dispem de recursos humanos e
materiais de maior monta. Ao contrrio, perfeitamente possvel ao
bibliotecrio definir-se por uma poltica de indexao que se
circunscreva a alguns princpios e regras adequados s condies
humanas e materiais disponveis em pequenas e mdias bibliotecas.
Eventuais carncias, to presentes nas bibliotecas brasileiras, no so
motivo suficiente para que se prescinda da observncia de
procedimentos que assegurem qualidade indexao. Deve-se
ressaltar que o estabelecimento de regras mnimas, desde que
apropriadas, permite que, progressivamente, o prprio processo de
indexao economize energias, tanto do usurio quanto do bibliotecrio,
contribuindo para o desenvolvimento da biblioteca. Assim, a indexao
deixa de ser um foco de problemas para se transmutar em instrumento
indutor de avanos qualitativos dos servios prestados pela biblioteca.

3 CONSIDERAES FINAIS

Uma vez estabelecidos formalmente os elementos constitutivos

da poltica de indexao, a biblioteca passa a dispor de um instrumento
de gerenciamento tcnico efetivo capaz de orientar com racionalidade e
consistncia as atividades de indexao. De todos seus benefcios
advindos, o mais destacado a economia do tempo do usurio,
situao que se repetir em todas as incontveis vezes em que o
sistema for demandado.
Porm, no basta que os bibliotecrios venam resistncias na
direo de imprimir qualidade ao processo de indexao, adotando
formalmente polticas de indexao. Mais do que isso, necessrio que

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compartilhem suas experincias, de modo a que se acumule
conhecimento emprico indispensvel ao progresso cientfico da
Biblioteconomia. Isto pode ser feito atravs de relatos de experincia e
estudos de caso, que podem ser divulgados em congressos e nos
peridicos especializados. A disponibilizao de material emprico, por
sua vez, induzir a que pesquisadores da rea realizem pesquisas
sistemticas, cujos resultados permitiro o estabelecimento de um
quadro referencial terico e metodolgico sobre o processo de
indexao no mbito das bibliotecas brasileiras.
Como a Biblioteconomia se caracteriza como um campo de
estudos aplicado (uma cincia social aplicada, como querem alguns
autores), importante a acumulao primria de dados sobre a
realidade das bibliotecas brasileiras, haja vista a inadequao da
importao pura e simples de modelos tericos e metodolgicos
desenvolvidos em outros pases. Em outras palavras, cada bibliotecrio,
ao reportar suas experincias, estar contribuindo com o material
emprico bsico, indispensvel ao progresso do prprio domnio
disciplinar a que pertence.

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