13.1.

Introduccin

Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos, donde ya vienen establecidos la estructura y el formato
de los elementos que contendr: estilo y tamao de fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeracin de pginas,
cabeceras y pies de pgina, etc. Es til cuando vamos a generar documentos idnticos en los que slo cambian los datos,
como en un fax, un currculum o una factura.

La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar guardada en formato .dotx (.dotm para las que
contienen macros). Al crear un documento a partir de ella, los datos que introduzcamos y los cambios que apliquemos se
guardarn en un documento normal de Word de tipo .docx, sin alterarla.

Word 2013 incluye muchas plantillas. Aprenderemos cmo utilizarlas y posteriormente veremos cmo modificarlas para
adaptarlas a nuestras necesidades. Tambin veremos cmo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.

13.2. Elementos que se guardan en una plantilla

Las plantillas, como hemos comentado, contienen los estilos y formatos que se hayan definido en ellas. Pero tambin
conservan otros elementos:

- Las modificaciones en la barras de herramientas. Si aadimos o quitamos conos, estas modificaciones tambin se
guardarn en la plantilla.

- Si creamos o modificamos entradas de Autotexto tambin se almacenarn en la plantilla.

- Lo mismo sucede con las macros y otros elementos.

Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word. De ah la potencia de las plantillas para trabajar de
modo ms eficiente.

13.3. La plantilla por defecto

En realidad las plantillas siempre se utilizan, aunque no seamos conscientes de ello.

Al crear un documento nuevo, siempre se crea con unos mrgenes ya establecidos y con una fuente y estilos
predeterminados. Todo esto est definido internamente en una plantilla Normal.dot que se aplica por defecto. De esta forma,
cuando hacemos clic en el botn Predeterminar en alguna opcin para forzar a Word a aplicar valores distintos por defecto,
lo que realmente hace el sistema es modificar la plantilla con la nueva preferencia.

Tambin podemos modificar la plantilla Normal.dot abrindola normalmente desde Word, como un documento cualquiera.
Para abrirla ser necesario saber dnde est. Averiguarlo es sencillo. En Archivo > Opciones > Avanzadas encontraremos
al final el botn Ubicaciones de archivos.... Si hacemos clic en l, se abrir una ventana donde est la ruta de los archivos.
Nos interesa la ruta de las Plantillas personales. Podemos copiar la ruta y luego lo nico que resta hacer es ir a Archivo >
Abrir y buscar la plantilla en la ruta que acabamos de averiguar. Por ejemplo:
C:\Users\SuComputadora\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Ejercicio: Modificar la plantilla por defecto

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Vamos a modificar Normal.dotm de forma que los nuevos documentos que creemos estn personalizados.

1. Abra Word de forma que se muestre un documento en blanco.

2. En la pestaa Archivo, seleccione Opciones.

3. Se abrir un cuadro de dilogo con las opciones de Word. Sitese en la categora Avanzadas.

4. Baje la barra de desplazamiento hasta que visualice el final del contenido de dicha categora. Ah, pulse el botn
Ubicaciones de archivos....

5. Localice las Plantillas personales y observe la ruta. Es probable que se vea acotada por unos puntos suspensivos. Para
averiguar la ruta completa, seleccione Plantillas personales y pulse el botn Modificar.

6. Se abrir un cuadro de dilogo muy similar al de Abrir o Guardar archivos. Lo que haremos ser copiar la ruta de la barra
de direcciones superior. Para ello, hacemos clic en la zona vaca de la

barra.

Se mostrar completa, en modo editar y seleccionada. Entonces debemos pulsar las teclas CTRL+C para copiarla.

Luego, pulsamos Cancelar en el cuadro de dilogo.

7. Ya sabemos dnde se guarda la plantilla y tenemos dicha ruta copiada en el portapapeles. Ahora, cerramos el cuadro de
Ubicacin de archivos y pulsamos Cancelar en la ventana de Opciones.

8. En la pestaa Archivo, seleccionamos Abrir.

9. En el cuadro de dilogo Abrir, borramos la ruta de la barra de direcciones superior, haciendo clic sobre el espacio vaco y
pulsando SUPR. Luego, pulsamos CTRL+V para pegar la ruta que habamos copiado anteriormente y pulsamos la tecla
INTRO. Una alternativa a este proceso es situar el punto de insercin en la caja Nombre de archivo y pulsar CTRL+V
seguido de INTRO. El resultado ser el mismo: se muestra el contenido de la carpeta donde se guardan las plantillas y
apreciamos en ella Normal.dot.

10. Seleccione Normal.dot haciendo clic y pulse el botn Abrir.

11. Se abrir una nueva ventana de Word con la plantilla base abierta. En principio, su aspecto es el de un documento en
blanco.

12. Hacemos clic en Insertar > Encabezado > En blanco (el primer encabezado de la lista). En la zona para escribir texto,
escribimos www.isceem.edu.mx y pulsamos Guardar o CTRL+G.

13. Cierre todos los documentos y salga de Word.

14. Vuelva a abrir Word. El documento en blanco Documento1, que se crea automticamente al iniciar Word, contendr el
encabezado que se ha creado en la plantilla. Al igual que hemos realizado este cambio, podramos haber realizado
cualquier otro: la fuente, el color de fondo, un membrete, una marca de agua, etc.

Vamos a deshacer este cambio, para que los nuevos documentos no tengan este encabezado. Es decir, vamos a devolverlo
a la normalidad.

1. En Archivo > Reciente, localice la plantilla Normal.dot y haga clic en ella para abrirla.

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2. Una vez abierta, haga doble clic sobre el encabezado para entrar en modo edicin. Se mostrarn en la cinta las
Herramientas para encabezado y pie de pgina.

3. En la pestaa Diseo, grupo Encabezado y pie de pgina, pulse sobre Encabezado y seleccione la opcin Quitar
encabezado.

4. Luego, pulse el botn Cerrar encabezado y pie de pgina en esa misma pestaa.

5. Guarde los cambios y cierre la plantilla.

6. En Archivo > Nuevo, cree un nuevo Documento en blanco. El encabezado ya no se aprecia.

7. Cierre el documento.

13.4. Utilizacin de las plantillas de Word

Para utilizar las plantillas haremos clic en Archivo > Nuevo.

Normalmente hacamos clic en Documento en blanco para crear un nuevo documento. Para utilizar una plantilla debemos
utilizar las otras opciones disponibles. Como puede ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una
plantilla:

- Plantillas prediseadas. Son las creadas por Microsoft que aparecen en la pantalla. Para usar una plantilla basta hacer clic
sobre una de ellas y luego pulsar Crear.

- Buscar plantillas en lnea. Permite buscar en Office.com. Siempre y cuando tengamos acceso a internet, podremos
acceder a las plantillas de la web de Microsoft desde aqu. Las podremos descargar gratuitamente y directamente desde
Word, sin tener que ir a la pgina web. Adems, tambin hay unas busquedas sugeridas, por ejemplo: Empresa, Personal,
Educacin, etc.

Las categoras y archivos disponibles en este apartado de plantillas online son susceptibles a variaciones. Dependern de
los recursos disponibles en la pgina web de Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla o categora desaparezca sin
ms y aparezcan otras nuevas.

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Una vez que ha utilizado el cuadro de bsqueda, en la parte derecha aparece una lista de categoras relacionadas con la
bsqueda. Puede hacer clic en una categora para buscar plantillas dentro de la misma.

El proceso para utilizar la plantilla siempre ser el mismo. Localizarla, hacer clic sobre ella y pulsar el botn Crear que
aparecer debajo junto a la previsualizacin.

Observe que en la esquina superior derecha est el botn Anclar que hace que la plantilla quede fijada en la pgina
que aparece al crear un documento Nuevo.

13.5. Trabajar con el documento creado

Una vez hemos pulsado el botn Crear, veremos un documento nuevo normal pero con la estructura de la plantilla
escogida. Observar que la barra de ttulo contiene un ttulo predeterminado como Documento1, propio de los archivos no
guardados.

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Lo ms habitual es que el texto a modificar se distinga perfectamente del texto que no debera, en principio, cambiarse. Por
ejemplo, en la imagen hemos aplicado una plantilla de currculum ejecutivo. En l distinguimos varios elementos
perfectamente etiquetados. Veremos sus etiquetas al hacer clic sobre ellos, como es el caso de la Direccin de correo
electrnico. Al hacer clic sobre el texto [Escriba su correo electrnico] se muestra dentro de un borde azul etiquetado, en
modo edicin, para permitirnos cambiar el texto.

Una vez llenada la informacin, guardaremos el documento normalmente, dndole nombre. La plantilla no se ver afectada.

Ejercicio: Utilizar plantillas preinstaladas

En este ejercicio veremos qu fcil resulta realizar un currculum partiendo de una plantilla ya existente.

1. Abra Word.

2. En la pestaa Archivo, seleccione Nuevo. Aparecer una pantalla con un cuadro de bsqueda, escriba currculum.

3. Utilice la barra de desplazamiento para ir viendo las plantillas disponibles. Estn ordenadas alfabticamente.

4. Seleccione Currculum bsico haciendo clic sobre ella.

5. Pulsa el botn Crear. El resultado ser similar al siguiente:

5. Lo nico que debemos hacer es rellenar la informacin y guardar el documento normalmente. No es necesario que lo
llene todo, si no quiere. Realice cualquier modificacin y guarde el documento con el nombre Documento a partir de
plantilla.

7. Luego, cirrelo.

8. Repita la operacin: Archivo > Nuevo > Seleccione la plantilla Currculum bsico que ahora debe aparecer en la primera
pgina puesto que la ha utilizado recientemente, cree un documento a partir de ella. El resultado ser el mismo que la
primera vez y no se apreciarn las modificaciones realizadas, porque la plantilla no ha sido modificada, slo se ha utilizado
para crear un documento a partir de ella.

13.6. Modificar plantillas

Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos modificar tanto las plantillas proporcionadas
por Word como las que creemos nosotros a partir de documentos.

Para modificar una plantilla primero hay que abrirla como hemos visto en el punto anterior. En la pestaa Archivo > Nuevo, y
seleccionamos una plantilla. Nosotros hemos elegido Currculum bsico. Luego, hacemos clic en el botn Crear, igual que si
fusemos a crear un documento.

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Sobre la plantilla abierta en Word podremos hacer todas las modificaciones de diseo que queramos. Por ejemplo,
podramos introducir los datos que siempre se repetirn, como el nombre, correo electrnico, direccin y telfono. As ya no
tendremos que introducirlo cada vez. Tambin cambiaremos el tamao y el tipo de letra, etc.

Al final obtendremos nuestro propio diseo. Ahora slo nos quedara guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic
en Guardar como y nos aparecer un cuadro de dilogo, en Tipo de archivo aparecer Documento de Word, pero nosotros
debemos cambiarlo a Plantilla de Word (*.dotx), como puede ver en la siguiente imagen.

Observar una cosa importante.

Automticamente Word 2013 cambiar la carpeta a la carpeta predeterminada para las plantillas. Por ejemplo,
C:\Users\Asus\Documents\Plantillas personalizadas de Office, o similar. Hay que guardarla en esta carpeta para que luego
aparezca en la seccin PERSONAL, al buscar plantillas.

Slo nos queda darle nombre a la plantilla y hacer clic en Guardar.

Tcnicamente no hemos modificado la plantilla, sino que hemos creado una personalizada en la seccin PERSONAL a
partir de una original de las Plantillas prediseadas. Si quisiramos modificar una Plantilla prediseada como tal, lo nico
que tendramos que hacer es guardarla como plantilla, con el mismo nombre y en el mismo directorio que la original.

13.7. Crear plantillas a partir de documentos Word

Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de documentos. Por lo tanto, a
partir de un documento Word podemos crear una plantilla simplemente cambindole el tipo de documento.

As pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word tendremos que:

1. Disear el documento Word.

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Modificar el documento para darle el aspecto de una plantilla. Aqu, podramos incluir campos del estilo Haga clic aqu...,
aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. Por supuesto, tambin podemos partir de un nuevo
documento en blanco para disear nuestra plantilla.

2. Guardar como plantilla.

Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de Word (*.dotx). Como ya sabe, automticamente Word le
propondr que la guarde en la carpeta por defecto para las plantillas. Recuerde que debe guardarla ah si quiere que luego
aparezca en la seccin PERSONAL.