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El costo total de los departamentos de informtica en las empresas est constituido por
varios renglones. Una gran parte de este costo se destina a la adquisicin o desarrollo de
programas de aplicacin que resuelvan problemas funcionales a los usuarios, tal como se
explic en el captulo 11. Otra parte importante del costo se relaciona con la operacin de los
Sistemas computacionales y con las operaciones diarias, tales como captura
almacenamiento y comunicaciones de datos dentro y fuera de la organizacin.
Otro rengln importante de costos est relacionado directamente con los recursos del
hardware y equipo que deben adquirirse para desarrollar y operar los sistemas de
informacin. Esta ltima decisin es una de las ms costosas e importantes a la que se
enfrenta el administrador moderno y est relacionada con la inversin en tecnologa de
informacin de naturaleza diversa.
Como puede observarse, en promedio, cuando menos el 25% de los costos totales de los
departamentos de informtica en las empresas se des tina a recursos de hardware (compra,
renta y mantenimiento de hardware), de lo cual se deriva la necesidad de una gua o
metodologa que oriente al responsable de un proyecto de cambio de equipo durante todo el
proceso.
Saturacin y falta de capacidad del equipo computacional. El equipo con el que cuenta
la empresa ya no es suficiente para hacer frente a las necesidades de procesamiento
de datos.
La primera fase consiste en determinar los requerimientos del nuevo equipo que ser
adquirido, a fin de transmitir las necesidades de manera clara a los diferentes proveedores.
Para hacerlo con xito es necesario llevar a cabo algunas actividades que se han
denominado previas a la aplicacin de la presente gua.
El modelo que se presenta en esta seccin tendr una utilidad singular para cl administrador
de la funcin de informtica, ya que facilitar su labor de clculo en forma considerable. Los
especialistas en planeacin de las capacidades en equipos de cmputo invierten gran
cantidad de tiempo y esfuerzo en crear en detalle modelos computacionales altamente
complejos, para determinar la configuracin que se aproxime mejor a las cargas de trabajo
futuras de la organizacin.
Conocimiento de la organizacin
El primer paso previo que deber realizar el responsable del proyecto de cambio de equipo,
es tener un conocimiento profundo de la organizacin o la entidad de negocios que recibir el
servicio del equipo que ser adquirido. Por ejemplo, si el equipo va a ser adquirido por una
empresa que se dedica a la manufactura de bienes de consumo, el responsable del proyecto
deber conocer las reas de ventas, administracin, mercadotecnia, produccin, finanzas y
recursos birmanos. Si el equipo ser adquirido para dar servicio a la divisin metales, por
ejemplo, el responsable del proyecto deber conocer a fondo las unidades que confirman la
divisin metales de la empresa.
En caso de que la organizacin decida contratar los servicios de un consultor para llevar a
cabo el proyecto de cambio de equipo, ser necesario proporcionarle toda la informacin, o
bien, que se involucre con cada una de las unidades funcionales.
El siguiente paso previo es contar con un plan de desarrollo de aplicaciones a corto, mediano
y largo plazos. La idea en este punto consiste en conocer las aplicaciones que sern
desarrolladas y que operarn en el nuevo sistema computacional durante el horizonte de
planeacin del proyecto.
El horizonte del proyecto se define como el lapso de tiempo futuro que se considera en un
anlisis. Si se desea que, por ejemplo, un equipo o sistema computacional tenga cuando
menos un tiempo de vida de cinco aos, se deben conocer las aplicaciones que operarn
durante los prximos cinco aos, es decir el horizonte de planeacin del proyecto de cambio
de equipo ser de cinco aos.
El plan deber incluir aspectos tecnolgicos requeridos para el desarrollo de las nuevas
aplicaciones, tales como bases de datos, cdigos de barras, sistemas batch o en lnea, ya
que estas especificaciones pueden modificar de manera sensible los requerimientos y
restricciones a considerar en el nuevo equipo. La filosofa de operacin que se desea con el
nuevo equipo requiere un anlisis del tipo de solucin que se implantaran con el equipo o los
equipos que se van a adquirir. Esta solucin puede incluir equipos grandes o mainframes,
arquitecturas cliente-servidor, estaciones de trabajo y minicomputadoras, entre otras.
Una vez que se han desarrollado los pasos previos, se puede iniciar el estudio de
requerimientos del nuevo equipo. Este primer paso del procedimiento es quizs el ms difcil
y emprico de llevar a cabo, ya que no existe un mtodo probado que garantice el xito.
Los recursos que deben estimarse durante esta fase del proceso incluyen los siguientes:
Requerimientos obligatorios
Requerimientos opcionales
en donde:
Tal como se menciona en las actividades previas, se debe recalcarse que el porcentaje de
crecimiento del negocio deber ser proporcionado por el departamento de planeacin
estratgica del mismo o el equivalente, lo cual depende de la estructura organizacional de la
empresa. Este valor deber estimarse con detenimiento, ya que constituye la columna
vertebral de los clculos efectuados durante la fase de determinacin de requerimientos.
La frmula anterior puede utilizarse para calcular el rea total que ocuparn, al final del
horizonte de planeacin, los archivos en disco de todas las aplicaciones que funcionan en la
compaa, con base en el porcentaje de crecimiento del negocio.
Crecimiento del negocio por arriba o por abajo del porcentaje estimado.
Fusiones o compra de nuevos negocios.
Rediseo o cambios importantes de las aplicaciones actuales.
En esta parte del modelo propuesto se calculan los requerimientos que tendr cada uno de
los recursos que estn siendo estimados, considerando las aplicaciones que se desarrollarn
durante el horizonte de planeacin del proyecto.
Este proceso se lleva a cabo mediante el conocimiento de las aplicaciones que van a ser
desarrolladas durante el horizonte de planeacin, tal como sugiere en el plan de desarrollo
de aplicaciones. Para cada una de las aplicaciones ser necesario elaborar un prediseo
estimado de los volmenes requeridos de cada uno de los recursos. El valor o los valores
que se obtengan de este anlisis debern sumarse a los valores obtenidos en la seccin
anterior, de tal forma que podarnos estimar el valor total de los requerimientos del nuevo
equipo para cada uno de los recursos.
= (792) * (1 + 10/100)5
= 792 * (1.1)5
= 1 275.5 Mb
Adems, se estima que los requerimientos futuros de Las aplicaciones nuevas (RFN) sern
de 214 Mb, con base en los nuevos sistemas a desarrollar.
As, los requerimientos totales del nuevo equipo se calculan de La siguiente manera:
RFA + RFN
= 1 275.5 + 214
= 1 489.5 Mb
Lo anterior quiere decir que el nuevo equipo deber tener una capacidad de almacenamiento
de 1489.5 Mb para cubrir los requerimientos actuales y futuros de los prximos cinco aos.
Una vez que se han terminado las estimaciones de los requerimientos del equipo nuevo que
se va a adquirir, es necesario elaborar una solicitud o requisicin de propuesta. La requisicin
de propuesta (RFP) es un documento que define los requerimientos de la organizacin sobre
el equipo o la red requerida.
Sirve como una propuesta del sistema que invita a los proveedores a participar en el
concurso.
Establece los primeros puntos de evaluacin y negociacin entre los proveedores (le
soluciones computacionales y la organizacin.
La estructura del RFP puede variar segn la naturaleza del proyecto de cambio de equipo
que se desarrollar. No obstante, se recomienda incluir, entre otros, los siguientes puntos:
Introduccin
Fecha lmite para recibir la propuesta por parte del proveedor de equipo
computacional que desea concursar.
Fecha lmite para realizar por parte del proveedor las presentaciones y/o
demostraciones del equipo propuesto.
Bases y lineamientos generales que sern utilizados para comparar los diferentes
equipos.
El formato de la propuesta podr varia de una empresa a otra o de acuerdo con el problema
especfico que deba ser resuelto utilizando la tecnologa de la informacin. No obstante, se
incluye una lista de parmetros que pueden ser incluidos en las propuestas que entregan los
proveedores:
Condiciones del contrato. Por lo general, las condiciones del contrato se especifican
en formatos fijos que el proveedor anexa en la mayora de las propuestas, los cuales
comnmente son elaborados por el departamento legal de la compaa.
La aplicacin exitosa de los siguientes pasos que se recomiendan en este captulo dependen
en gran parte de que los proveedores proporcionen esta informacin de manera clara.
Una vez que se elabor el RFP, es necesario abrir formalmente el concurso de los
proveedores que deciden concursar o competir por el contrato.
Durante esta fase del proceso es importante elaborar un documento que contiene todas las
especificaciones descritas antes y entregarlo totalmente a cada uno de los proveedores que
desean concursar. Se recomienda que la entrega se efecte en tina reunin por separado
con cada proveedor, recalcando la importancia de cumplir con el formato solicitado.
Otro aspecto importan te es considerar e invitar a todos los proveedores posibles. Un error
frecuente que se comete es invitar solamente a aquellos proveedores que consideramos
adecuados y no se permite una franca competencia clore ellos.
Descartar propuestas
El siguiente paso es descartar todas las propuestas que no cumplen con los requerimientos
obligatorios. Esto es importante, pues evita realizar un anlisis tcnico y financiero de cada
una de las propuestas recibidas. Se debe recordar si la invitacin a los proveedores fue
exhaustiva, es de esperarse que la cantidad de propuestas recibidas tambin sea elevada. El
anlisis y evaluacin de todas puede resultar lento y costoso. As, por ejemplo, un proveedor
puede ser descartado si no cumple con el tiempo de entrega del equipo o no se ajusta al
presupuesto mximo autorizado.
La evaluacin tcnica de las propuestas debe realizarse exclusivamente sobre las soluciones
que satisfacen todos los requerimientos obligatorios y que cumplen mejor los requerimientos
opcionales.
La definicin correcta de los factores que han de considerarse para realizar la evaluacin
tcnica reviste una importancia singular, ya que de acuerdo con el grado de cumplimiento de
estos factores se inclinara la balanza durante la decisin final.
En trminos generales, los factores que deben considerarse durante la evaluacin tcnica de
las propuestas se clasifican en factores de hardware, de software y de proveedor.
Factores de hardware. Son las caractersticas que ofrecen los componentes fsicos de
la computadora. Sus ms representativos estn relacionados con las capacidades y
velocidades de los diferentes componentes. Estos componentes incluyen procesador,
memoria RAM, discos, terminales, impresora, etctera.
Finalmente, es importante destacar que en la mayora de los casos el tiempo de vida til de
las plataformas de software de aplicacin es superior al tiempo de vida til de las plataformas
de hardware. Esto nos lleva a la necesidad de llevar a cabo constantes conversiones y
adaptaciones al mismo sistema de informacin para que corra o funcione en plataformas
diferentes y ms modernas de hardware. Como consecuencia de ello, se recomienda,
durante la definicin de los factores de software, otorgar un gran peso a la posibilidad y
facilidad de que todo el software que se desarrolle sea abierto o transportable fcilmente a
diferentes plataformas de hardware. Si por el contrario, el software ofrecido por el proveedor
solo permite el desarrollo de sistemas cerrados de aplicacin, el cliente ser dependiente con
respecto al proveedor durante muchos aos debido al costo de convertir posteriormente
todos los programas a otras plataformas.
Un ejemplo de lo anterior puede ser un sistema de nmina cuya vida til sea de 10 aos y
opere en un equipo que no durar todo ese tiempo. Este sistema debe ser lo ms abierto
posible para permitir el cambio de equipo sin que se afecte el funcionamiento.
Todo lo anterior justifica la necesidad de analizar Con ms detenimiento los posibles factores
a considerar en relacin con el servicio y el proveedor.
Es importante destacar que los costos de capacitacin pueden variar de manera significativa
de un proveedor a otro. Inclusive, existen proveedores que no tienen disponibles los cursos
dentro de la localidad en la que ser instalado el equipo, situacin que modifica la estructura
integral de costos de las diferentes alternativas de equipo computacional.
o Existencia de una bodega cercana con partes y repuestos para responder con
mayor oportunidad a fallas.
Equipos de respaldo. Los equipos de respaldo disponibles por parte del proveedor u
otros usuarios constituyen un aspecto a considerar durante la evaluacin de los
proveedores. Estos equipos pueden garantizar la operacin (cuando menos de forma
parcial) de la empresa del cliente durante fallas prolongadas. Obviamente, el cliente
puede contar con una infraestructura de sistemas de respaldo, sobre todo cuando la
tendencia en el desarrollo de sistemas es en lnea, lo cual hace que requiera soporte
operacional continuo. Algunos de estos factores pueden incluir:
o Cantidad de equipo de respaldo existente.
o Facilidad de trasladar procesos a los equipos de respaldo.
o Grado de satisfaccin de estos usuarios con relacin con el proveedor.
o Fcil de calcular.
o Fcil de entender y comunicar.
o El kernel escogido puede no ser representativo del resto de las aplicaciones del
usuario.
o Es necesario generar una versin del kernel para que corra en cada equipo que
se desea comparar, lo cual puede resultar lento y costoso.
En este caso l decisin se inclina favorablemente por el equipo 1, pues ste obtuvo
mayor puntuacin durante el proceso de evaluacin de los factores.
La ventaja principal de este mtodo consiste en que es posible incluir un gran nmero
de factores durante la evaluacin de las diferentes propuestas. Adems, las
conclusiones de este estudio son fciles de comprender y comunicar a los ejecutivos
de la compaa, quienes desean contar con un soporte que apoye su decisin.
Renta. La renta es el proceso por el cual el usuario toma en renta el equipo del
proveedor por un periodo definido como obligatorio, al trmino del cual suelen
presentarse tres alternativas:
o Cancelar el con trato y devolver el equipo al proveedor.
o Renovar el periodo de renta, en cuyo caso es posible negociar con el proveedor
de equipo un descuento sustancial. EI monto del descuento depende de la
duracin del periodo anterior de renta y del nuevo que se negocia.
o Ejercer la opcin de compra del equipo. De hecho, en esta alternativa un
porcentaje de las rentas pagadas al proveedor pueden aplicarse al pago al
ejercer la opcin de compra.
La renta de computadoras tiene algunas ventajas con respecto a la adquisicin del equipo.
Algunas de estas ventajas se presentan a continuacin:
donde:
VPN = Valor presente neto de los flujos netos del proyecto de inversin.
St = Flujo neto del periodo t. Para el clculo de este flujo se requiere considerar el
electo del impuesto en el proyecto de inversin y de ser posible tambin, considerar el
beneficio econmico de la adquisicin, lo cual se reflejar corno flujos positivos.
I = Costo del dinero para la empresa que desea adquirir el equipo de cmputo.
Ejemplo: 15% se expresa como 0.15.
Por lo general, los flujos positivos que pueden considerarse dentro de la evaluacin del
proyecto incluyen, entre otros:
Beneficios econmicos que se derivan del proyecto, tales como disminucin de mano
de obra, ahorro en inventarios, disminucin de la cartera, etctera.
Valor de rescate del equipo al final del horizonte de planeacin del proyecto.
Beneficios fiscales, tales como depreciacin, deducibilidad directa en resultados,
etctera.
Por otro lado, los flujos negativos que pueden considerarse dentro de la evaluacin del
proyecto incluyen, entre otros:
Pagos de renta.
Gasto de conversin de las aplicaciones actuales.
Mantenimiento de equipo.
Seguros y fianzas.
Gastos de capacitacin.
Acondicionamiento del local.
Para ilustrar la aplicacin de este mtodo, considere el siguiente ejemplo. Se desea calcular
el VPN de dos alternativas y se cuenta con la siguiente informacin:
El clculo VPN para cada alternativa SC hace de la siguiente manera:
VPN A = 150 000 + (30 000/ 1.15) + 15 000/ 1.15 2 + 40 000/ 1.153 + (35 000/1.154) +
20 00/1.155
VPN A = 14512
La decisin final es un proceso que requiere de mucho cuidado y depende del esquema o
lnea de pensamiento del responsable del proyecto.
Finalmente, despus que la decisin ha sido tomada, culminan las negociaciones con el
proveedor y la firma del contrato, el cual se recomienda que sea revisado por el rea legal de
la empresa.
Las actividades posteriores a la firma del contrato aseguran la implantacin correcta del
proyecto de innovacin tecnolgica. En muchos de los casos el administrador y responsable
del proyecto desarrolla estas actividades de una manera emprica, basado en su experiencia
personal. La importancia de conocer y planear adecuadamente estas actividades se basa en
el hecho de que en algunas soluciones computacionales el costo de las actividades
posteriores a la instalacin del equipo puede ser significativo.
Las actividades que deben desarrollarse despus de la negociacin y firma del contrato
incluyen:
Capacitacin y cursos
La oportuna capacitacin del personal es una de las actividades ms importantes que deben
llevarse a cabo antes de la llegada del nuevo equipo computacional. Esta capacitacin debe
incluir a los siguientes puestos de la organizacin:
Conversin de programas
Hacer un inventario de todos los programas fuente a convertir y estar seguro que la
versin de todos los programas localizados corresponden a los programas objeto que
se encuentran en funcionamiento.
Revisar que toda la documentacin de las aplicaciones est disponible para efectos de
que los programadores que participen en la conversin puedan utilizarla.
Diseo del procedimiento y estndares de conversin para controlar y dar seguimiento
al proceso de conversin.
Elaborar el plan de conversin, el cual debe incluir cuando menos la secuencia de
programas a convertir, personas asignadas y fechas de liberacin simultnea de
sistemas que requieran datos entre s, lo cual debe elaborarse de acuerdo con el nivel
de conversin y esfuerzo que se haya escogido.
Traslado de informacin al nuevo equipo