FACULTAD DE INGENIERA Y

CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL Institucin Universitaria Politcnico Grancolombiano

GESTIN DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIN

FORTIPASTA

Duber Rodolfo Raigoso Villamail 1611982187

Felipe Orozco Vergara 1521980683

Judthy Jazbleidi Burgos Gamboa 1521980220

Lisette Juliana Becerra 1611982436

Lina Mara Len Rojas 1611982097

Presentado A: Jessica Marcela Muoz Luque

 INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO GRANCOLOMBIANO
FACULTAD DE INGENIERA Y CIENCIAS BSICAS
PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL
2016

CONTENIDO

1. INTRODUCCIN.................................................................................................... 3

2. JUSTIFICACIN..................................................................................................... 4

3. OBJETIVOS........................................................................................................... 5

3.1. OBJETIVO GENERAL...................................................................................... 5

3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS...............................................................................5

4. DESCRIPCIN GENERAL DE LA METODOLOGA....................................................6

5. IMPLEMENTACIN DE LA METODOLOGA..............................................................7

5.1. Seleccin de Personal..................................................................................... 7

5.2. Realizar capacitaciones................................................................................... 8

5.3. Creacin de los Cronogramas de actividades.................................................10

5.4. Seleccin del Personal para Auditorias..........................................................11

5.5. Informacin Actualizada al Sistema................................................................12

5.6. Pruebas de Simulacin..................................................................................13

5.7. Tiempos Estimados....................................................................................... 13

5.8. Mejora continua............................................................................................ 13

6. MEJOR ALTERNATIVA......................................................................................... 14

7. CONCLUSIONES................................................................................................. 15

8. RECOMENDACIONES.......................................................................................... 16

9. BIBLIOGRAFIA.................................................................................................... 17
 1. INTRODUCCIN

FORTIPASTA es una empresa multinacional radicada en Colombia, la cual con el fin de

expandirse en la regin aprob en new york el proyecto positrones implementando el
sistema WMS con el fin de optimizar las operaciones dentro de la bodega. Despus de
haberse creado un grupo para liderar el proyecto, haberlo capacitado en el exterior y
por consiguiente capacitar a los dems integrantes de la operacin en Colombia, el
proyecto tuvo su salida en vivo, su principal propsito fue el de controlar el movimiento
y almacenamiento de materiales entre bodegas de producto terminado, utilizando la
combinacin de SKU, localizacin, cantidad, unidades de medida, e informacin para
las rdenes para saber en dnde almacenar y recoger materiales y en que secuencia
hacerlo. La implementacin del sistema present inconvenientes en la distribucin y
almacenamiento; siendo este ineficiente al generar prdidas econmicas en dicha
empresa. Por esta razn, y Sin embargo, a pesar de todo lo realizado, el problema en
su sistema de distribucin contino afectando la empresa.

Por esta razn, se ve la necesidad de formular un proyecto, en el que se expresen

acciones correctivas con las que se garantice el buen flujo de informacin en los
procesos afectados por la implementacin del sistema WMS en Fortipasta, ya que se
debe asegurar un alto nivel de servicio, con personal capacitado, ingreso del producto
terminado identificacin, ubicacin y entrega de productos a los clientes o
consumidores finales.
 2. JUSTIFICACIN

FORTIPASTA es una empresa multinacional que actualmente factura en Colombia 200

millones de dlares anuales en productos de consumo masivo (Astudillo, 2012). Dicha
empresa presenta una ineficiencia en su sistema de distribucin y almacenamiento, por
lo que se decidi capacitar a su personal y as poder realizar la implementacin del
sistema WMS. No obstante, la implementacin de este no se concibieron los resultados
esperados, por lo que se vio la necesidad de formular un proyecto con el que se logre
optimizar la implementacin del sistema WMS, con la definicin de alternativas que
permitan solventar la situacin generada debido a la mala gestin; y as poder realizar
las acciones correctivas necesarias.

Por lo anterior, con este proyecto se busca identificar y reconocer la importancia de una
adecuada planeacin, gestin de procesos y tiempos en la implementacin de nuevos
proyectos de transporte, el aseguramiento de un plan de capacitacin constante del
personal a cargo de este proceso, y el cumplimiento de los mismos en cuanto a las
labores asignadas; el establecimiento de tiempos de entrega para los indicadores de
gestin del proceso y as tener un mejor control y seguimiento a estas labores.
Teniendo en cuenta lo anterior, y ya con el problema identificado, se llevaran a cabo
mecanismos de prevencin, medicin y control a la empresa con el fin de que puedan
tomar decisiones de manera correcta.
 3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Optimizar la implementacin del sistema WMS en la empresa FORTIPASTA, buscando

alternativas que permitan solventar la situacin generada debido a la mala gestin.

3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Garantizar la adquisicin de personal idneo para las labores requeridas.

Asegurar un plan de capacitacin de personal acerca del manejo del WMS.
Mejorar el seguimiento a la logstica de transporte.
Realizar toma de inventarios fsicos aleatorios 1 vez al mes y un corte de
inventarios mensual.
Realizar Auditoras Internas durante la Implementacin de WMS.
Establecer tiempos de entrega para indicadores de gestin del proceso para un
mejor control y seguimiento.
 4. DESCRIPCIN GENERAL DE LA METODOLOGA

Analizando el tema a fondo se observ que las fallas de la implementacin de WMS en

Fortipasta fueron varias: entre ellas la renuncia del encargado del proyecto, ya que se
evidencio que el dejo toda la informacin sobre lo que se haba adelantado y dejo su
puesto.

La otra falla fue ascender a una persona que no tena las aptitudes profesionales para
poder ejercer alguna labor para as poder terminar el proyecto. Ya que la cantidad de
fallas que se tuvo en la implementacin del WMS en Fortipasta, fueron varios
causantes, entre una de ellas la predisposicin, preparacin y capacitacin del
personal, lo cual gnero que el sistema arrojara datos errneos, faltantes, duplicidades
entre otros; que no fueron bien vistos y ocasionaron tiempos improductivos y demoras
en el proceso.

Lo cual tambin evidencio que no se realizaron programas de auditoras internas

sistemticamente y fsicas, ni hubo un seguimiento para que saliera el proyecto con
una implementacin de excelente calidad y en el tiempo establecido.

Por lo anterior, para el desarrollo de este proyecto, el cual contar con personal
capacitado, donde el equipo lder se encargar de ejecutar la implementacin de la
metodologa WMS. Para lograr el cumplimiento de esta metodologa, se propone lo
siguiente:
 1. Realizar una seleccin de personal capacitado, teniendo en cuenta la
experiencia y estudios realizados con respecto al cargo a desempear. Esto con
respecto a los cargos de alta responsabilidad. Con el fin de evitar contratiempos
y retrasos en el cronograma.
2. Realizar capacitaciones constantes al personal, con respecto a las labores
asignadas.
3. Definicin de compromisos y la planeacin del sistema WMS mediante la
creacin de cronogramas de actividades.
4. Se seleccionar personal para que conforme el equipo de auditoras internas,
con el fin de realizar una revisin continua de los procesos y procedimientos que
se realizan.
5. Se llevar un control tanto de las existencias en bodega, como de los tiempos
que requiere para cargar esta informacin actualizada al sistema.
6. Se realizar pruebas para simulacin de esta metodologa antes de su
implementacin, con el fin de realizar los ajustes necesarios para que esta
metodologa funcione sin contratiempos.
7. Se generara un instructivo que ayude a la formalizacin y manejo del proyecto
paso a paso en caso de llegar nuevas personas a utilizarlo.
8. Se tendr en cuenta 100 % los tiempos estimados para el cargue en el sistema.
9. Cronograma de Direccionamiento hacia la mejora continua en el proyecto.

5. IMPLEMENTACIN DE LA METODOLOGA

5.1. Seleccin de Personal

El equipo ser conformado por:

Lder del proyecto

Lder del mdulo de inventarios
Lder de infraestructuras fsicas y de operacin
Lder de funcin entre sistemas
Esto con el fin de evitar el retiro voluntario de los integrantes fortipasta, ya que se
necesitara el compromiso de cada lder segn el rea respectiva. Se Crearan
incentivaciones que motiven al trabajador a cumplir a cabalidad con el sistema. (Estos
lderes tendrn la responsabilidad de crear estrategias que incentiven al personal a
cargo, para que mejoren su productividad y mejoren el ambiente de lugar de trabajo,
por ejemplo:

El empleado del mes

Bonificacin por metas
Incentivos por fechas especiales
Dinamizacin en pausas activas
Desayunos especiales

Una vez conformado el equipo de trabajo se firmar un contrato de confidencialidad, en

caso de que alguien decida retirarse voluntariamente servir para salvaguardar la
informacin de que pueda ser vctima de plagio o de robos; as mismo se prohibir el
ingreso de cualquier material externo (Computadores, cuadernos, Tablet, cmaras
fotogrficas, etc) para garantizar la exclusividad y trazabilidad de los productos.

Se estimaran tiempos de empalme de un empleado a otro, esto se har con el fin de

garantizar que la informacin que obtengan los antiguos empleados se trasmitan de
forma clara y concisa as mismo toda informacin quedara registrada en archivos.

5.2. Realizar capacitaciones

Las capacitaciones para el personal sern una parte fundamental en el momento de

pensar en hacer algn cambio tal como la implementacin de una nueva herramienta
sistemtica o metodologas que contribuyan a mejoras en el proceso.

Se capacitar a todo el equipo tanto lder como subordinado, se tendr una

capacitacin completa para el conocimiento e identificacin del sistema de positrones y
en manejo de la herramienta WMS.
Las capacitaciones sern constantes y se buscara la forma de tener al da a la mayora
de los empleados en el manejo de la herramienta WMS, As mismo se deber tener por
objeto:

Actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades del trabajador en su

actividad, as como proporcionarle informacin sobre la aplicacin de nueva
tecnologa.

Preparar al trabajador para ocupar una vacante o puesto de nueva creacin.

Prevenir riesgos de trabajo.

Incrementar la productividad y En general, mejorar las aptitudes del trabajador.

Por lo anterior, se deber diligenciar un acta de capacitacin, donde ir registrado el

tipo de capacitacin, objetivo, conclusiones, quien dirige; aparte de esto, se llevar un
registro de la informacin de los asistentes a la actividad (ver imagen 1 y 2).
Imagen 1. Acta de capacitacin
Imagen 2. Acta de capacitacin, asistencia.

5.3. Creacin de los Cronogramas de actividades

Para definir los compromisos y la planeacin para este sistema se harn dos
cronogramas, uno para llevar acabo la auditoria y el otro con base en la
retroalimentacin de dicha revisin, se establecer el cronograma final para el
cumplimiento de la implementacin del sistema WMS (Ver tabla 1).

Para evaluar el cumplimiento y rendimiento en la implementacin y desarrollo del

sistema, Fortipasta se implantar un cronograma de actividades con las fechas en que
el grupo Auditor realizar inspecciones y revisar los procedimientos establecidos con
el objeto de mejorarlos y sealar errores que permitan ser considerados y corregidos a
tiempo.

Terminada la revisin por parte del grupo auditor se realizar el cronograma final
estableciendo el menor tiempo para llevar acabo la implementacin del WMS.
 FORTIPASTA cronograma de actividades
Ttulo del proyecto: Implementacin del sistema WMS

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

MES M M M M M M M M M M1 M1 M1
ES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2
Actividad del Proyecto*
An
On/An
Mn
En
Cn

*Tipos de actividad del

proyecto:
- GESTIN DEL PROYECTO Y DESARROLLO DE
An ACTIVIDADES
On/A
n - PRODUCCIN / PRODUCTOS INTELECTUALES
Mn - REUNIONES TRANSNACIONALES DE PROYECTO
En - EVENTOS MULTIPLICADORES
- ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE / DOCENCIA /
Cn FORMACIN
n - nmero de actividad
Tabla 1. Cronograma de actividades

5.4. Seleccin del Personal para Auditorias

Para realizar la seleccin del grupo Auditor, se tendr en cuenta el personal de

diferentes reas que intercalen y lleven a cabo la lista de verificacin correspondiente a
los procesos y procedimientos que se realizan.

El equipo de Auditoria estar conformado por:

 Ana Lucia Rodrguez; Gerente de auditoria interna
Andres Caicedo ; rea Logstica
Juan Camilo Santa Cruz ; rea servicio al cliente
Camilo Caldern; Gerente de compras.

5.5. Informacin Actualizada al Sistema

Para garantizar la informacin en el sistema y evitar errores es necesario realizar una

verificacin de los inventarios ya que son activos que tienen una gran representacin
en la inversin sobre el capital de trabajo. Se levantar la informacin con toda la
indagacin referente a la bodega en:

Manejo de materiales
Ubicacin adecuada teniendo en cuenta su importancia y demanda en el
mercado
Aplicar al sistema lo primero que entra lo primero que sale.
Tener en cuenta lo referente a las fechas de vencimiento de los productos.
Capacidad
Utilizacin
Abastecimiento entre las plantas que utilizan la misma bodega
Clientes de Fortipasta
Variables que hacen posible la operacin de almacenamiento y distribucin.
Controles en las guas de despacho, cuando se utilice envos por carretera.
Control por medio de GPS a los camiones utilizados para los despachos.

Esto con el fin de tener la mayor informacin actualizada en el sistema y verdica para
la implementacin del sistema.

5.6. Pruebas de Simulacin

Para evitar contratiempos en la implementacin, se realizaran 2 pruebas como forma
de simulacros con el fin de hacer los ajustes necesarios. Estas pruebas se llevaran a
cabo con el grupo de trabaja asignado en la compaa Fortipasta.

5.7. Tiempos Estimados

Para llevar a cabo la implementacin del sistema WMS se llevara a cabo el

cumplimiento de cada uno de los cronogramas establecidos, capacitaciones del
personal y las pruebas de simulacin para que el proyecto se lleve a cabo con xito.

5.8. Mejora continua

Al terminar el proyecto y las metodologas establecidas se realizara un comit por mes

donde se evaluara su implementacin en el proceso y se revisara un plan de mejora
continua cada seis meses con el fin de ayudar a la compaa de Fortipastas en su
sistema de WMS.

En esta mejora se har lo siguiente:

Una reunin por mes con el grupo encargado

Encuestas a todos los empleados
Actividades donde interacten todos y salgan acciones de mejora
Seguir capacitando al personal.

6. MEJOR ALTERNATIVA

Dado que el problema principal es la mano de obra, ya que, se presentan dos casos. El
primero es que cuando existe personal capacitado para asumir cargos importantes
dentro de la organizacin, estos por algn motivo deciden abandonarla antes de
culminar sus metas y dejan el trabajo a medias generando con esto un caos dentro de
la empresa, debido a la dificultad de conseguir otra persona con las capacidades
especificas mnimas requeridas para asumir el cargo. El segundo, es la falta de
capacitacin del personal, ya que en su mayora no cuentan con la capacidad para
asumir nuevos retos.

Es por esto, que una de las alternativas ms importantes que debe tener en cuenta
Fortipasta, es la constante capacitacin del personal, ya que con esto lograra
aumentar la eficiencia y eficacia de los procesos requeridos para que la organizacin
funcione adecuadamente. No obstante, esto debe ir de la mano de la creacin y
cumplimiento de cronogramas de actividades con los que se logre el cumplimiento de
las metas propuestas por la alta gerencia.

7. CONCLUSIONES
Existen puntos crticos en los cuales la empresa Fortipasta debe trabajar si quiere salir
adelante. Ya que todo gira en torno al compromiso que tengan tanto jefes como
subordinados al momento de desempear las labores planteadas, si lo que se quiere
es generar cambios positivos dentro de la organizacin. Dado que, para cualquier
organizacin es importante identificar los procesos estratgicos, misionales y de apoyo,
as como la interaccin entre ellas y todo apuntando hacia la mejora continua del
sistema de gestin de calidad de los procesos.

Por otra parte, es de vital importancia asegurar la continuidad de las capacitaciones del
personal involucrado en todas las reas del proceso, con el fin de evitar inconvenientes
organizacionales. Y a partir de esto, contar con un personal con la capacidad para
solventar situaciones generadas debido a una mala gestin, como ocurri con la
implementacin de la herramienta WMS.

Es por esto, que al aplicar las medidas necesarias, se contribuye al avance de la

empresa, ya que la puesta en marcha de estas iniciativas demanda un contexto ms
organizativo y adecuado. Debido que al existir una coherencia entre las exigencias de
la organizacin, con lo que el cliente verdaderamente necesita.

8. RECOMENDACIONES
 Se recomienda la puesta en marcha del cronograma de actividades y su continuo
seguimiento para verificar que se estn llevando a cabo el cumplimiento de las
actividades propuestas, y de no ser as, tener un plan B con el que puedan sacar
adelante cualquier situacin que est impidiendo el cumplimiento de las metas.

Realizar un cronograma anual para las capacitaciones que se requieran, para asegurar
que el personal avanza a medida que la empresa sale adelante.

Realizar evaluaciones con las que se verifique la efectividad de las capacitaciones

realizadas, y as asegurar que las personas que laboran dentro de la organizacin se
encuentran capacitadas para el cargo en el que se encuentran.

9. BIBLIOGRAFIA

Astudillo, A. L. (enero de 2012). ICESI. Obtenido de

http://www.icesi.edu.co/blogs/casofortipasta/