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LEXIQUE DE

TERMINOLOGIE
ARCHIVISTIQUE

2011
LEXIQUE DE
TERMINOLOGIE
ARCHIVISTIQUE

FDRATION WALLONIE-BRUXELLES
ADMINISTRATION GNRALE DE LA CULTURE
SERVICE GNRAL DU PATRIMOINE CULTUREL ET DES ARTS PLASTIQUES
2011
Prface

La conservation et la valorisation du patrimoine constituent des proccupations importantes pour la


Fdration-Wallonie-Bruxelles, qui soutient fermement les diffrents acteurs du domaine.

Les acteurs de la prservation et de la valorisation du patrimoine archivistique et mmoriel, peut-tre


moins mdiatiss que dautres, ont galement retenu lattention des autorits. Un Dcret du 12 mai
2004 en a organis la subsidiation, a mis en place lorgane davis comptent le Conseil des Centres
dArchives prives. Soucieux de donner ces acteurs trs spcifiques les possibilits damliorer leurs
pratiques et leurs fonctionnements, ce dcret a, en outre, prvu la cration dun vritable rseau des
Centres darchives prives et mis en place un Comit de Pilotage de ce rseau.

Les objectifs assigns ce Comit de Pilotage sont multiples :

1) le dveloppement et la tenue d'un rseau entres les Centres d'Archives prives notamment par
la mise en place de synergies et de projets communs,

2) la dfinition de procdures scientifiques et techniques communes,

3) la remise d'avis au Conseil des Centres d'archives prives sur les normes techniques adopter,

4) la dfinition de la politique en matire d'quipement technique,

5) la garantie d'un accs l'information aux publics les plus larges possibles dans un esprit de
dmocratie .

Trs rapidement, il est apparu que la premire tche accomplir, compte tenu de la trs grande
diversit des Centres, tait la dfinition dun langage commun et la cration dune culture
archivistique commune. Le travail sur la terminologie archivistique sest ds lors impos comme un
premier chantier incontournable.

Sappuyant sur trois instruments classiques en matire de terminologie, inspirs de trois traditions
archivistiques importantes, les membres du Comit encadrs et soutenus par les comptences et le
travail intense de prparation et de suivi assur par Madame Annette Hendrickx, ont consacr
plusieurs longues sances de rflexion lanalyse du vocabulaire archivistique le plus frquent et
ladaptation de ce vocabulaire la ralit spcifique des Centres dArchives prives.

Les quelques pages qui suivent concrtisent ce travail de dcantation, dadaptation et dintgration des
principaux concepts utiliss par les archivistes dans leur activit de gestion, de prservation et de
valorisation du patrimoine archivistique. En ce sens, elle constituent un premier pas vers une culture
commune, une premire tape vers un approfondissement des comptences de chaque intervenant, le
premier des instruments de rfrence et de travail que le Comit de Pilotage est amen produire et
diffuser.

Ariane FRADCOURT Paul SERVAIS

Directrice gnrale adjointe du Service gnral Prsident du Comit de Pilotage


du Patrimoine culturel et des Arts plastiques (FWB) des Centres dArchives prives
INTRODUCTION

Afin damliorer la communication entre ses membres, le Comit de pilotage des centres darchives
prives de la Fdration Wallonie-Bruxelles dcide fin 2009 dentreprendre un travail sur la
terminologie archivistique.

La premire tape consiste examiner au sein de chaque centre les termes proposs par trois
institutions reconnues dans la profession (le Dictionnaire de terminologie archivistique de la Direction
des Archives de France, la Terminologie archivistique en usage aux Archives de lEtat en Belgique des
Archives Gnrales du Royaume et le manuel Terminologie archivistique de base propose aux
tudiants par lEcole de bibliothconomie et des sciences de linformation de lUniversit de
Montral1) et de les confronter leurs pratiques. Neuf centres sur onze effectuent lexercice et rendent
des listes de termes en usage, refuss ou considrs comme faisant problme.
Demble, le DTA apparat plus accessible aux centres parce que le plus complet et le plus proche de
leurs proccupations, alors que la terminologie en usage aux AGR apparat trop oriente archives
publiques et administratives et que le manuel qubcois relve trop de la conception anglo-saxonne
du mtier. En effet, prs des deux tiers des termes retenus sont repris du DTA2. Nanmoins, il semble
intressant de continuer se baser sur ces trois sources puisquelles se compltent. On observe ainsi,
ct de la prfrence globale pour le document franais, certaines prfrences pour les dfinitions
proposes par les AGR, peut-tre plus habituelles et refltant davantage la ralit belge. Et parfois ce
sont les dfinitions canadiennes qui sont prfres, pour leur clart sans doute, leur prcision.
Lorsquun mme terme, gnralement accept par les centres, offre trois dfinitions diffrentes
(parfois compltement diffrentes), il reste sentendre sur la dfinition adopter.
A ct de ces prfrences, lexamen des rponses permet de dresser un tableau des pratiques des
centres en matire de terminologie archivistique et didentifier les termes problme 3. Il apparat
que certains termes ont t carts doffice par certains centres, et mme par la plupart des centres
parfois, alors quils peuvent savrer indispensables au bon traitement ou la gestion des archives. Il
est dcid dtudier de plus prs ces termes indispensables la pratique du mtier.

La seconde tape du travail se droule en ateliers organiss autour de cinq problmatiques :


fondements de larchivistique, gestion dun centre darchives (avec ce que cela implique comme
procdures et bonnes pratiques), traitement des archives et instruments de travail, techniques de
conservation et numrisation, politique de gestion archivistique mene en amont et Records
Management. Les responsables des centres examinent par petits groupes une slection de termes-cls
opre par les organisateurs des travaux, confrontent habitudes et points de vue et choisissent les
dfinitions qui leur semblent les plus claires et les plus appropries, suggrant occasionnellement
certaines modifications.

Les choix oprs en ateliers sont ensuite discuts en sance plnire avant dtre adopts par
lensemble du groupe et intgrs dans le lexique prsent ici. Outre les trois dictionnaires cits

1
Ces 3 outils sont identifis sous les sigles DTA pour le dictionnaire franais, AGR pour la terminologie en
usage aux Archives de lEtat en Belgique et QB pour le manuel qubcois.
2
Sur 772 termes en tout, un peu plus de 500 termes sont repris du DTA, environ 130 proviennent de la liste
AGR et 140 sont dorigine qubcoise.
3
Pour plus dinformations, voir le document Terminologie archivistique. Synthse des pratiques de centres du
24 octobre 2010.
prcdemment, signalons encore le Glossaire du PIAF4, le Nouveau glossaire de larchivage propos
par Marie-Anne Chabin ou des documents de lAssociation des Archivistes Franais qui sont venus
occasionnellement enrichir notre recherche de sens.

Ce lexique de terminologie archivistique des centres darchives prives na donc rien dune uvre
originale puisquil repose sur des manuels connus et reconnus par la profession, adoptant un certain
nombre de dfinitions, laissant tomber dautres, modifiant parfois lune ou lautre pour la rendre plus
proche des ralits du terrain.

Son originalit rside surtout en ce que sa ralisation a servi de rvlateur ; elle a mis en lumire
les forces et les faiblesses des centres et elle a permis de dessiner les bases dun programme de
formation adapt aux besoins particuliers de ceux-ci. Au gr de ces formations et des travaux du
Comit de pilotage, il est probable que ce lexique demandera tre augment. Des ajouts viendront
progressivement lenrichir, toujours dans ce but damliorer la communication entre les membres du
Comit de pilotage, au sein des centres, et avec lensemble de la communaut des archivistes.

Annette HENDRICK

4 PIAF (Portail International Archivistique Francophone)


ACCS LINFORMATION Droit d'accs aux documents : droit d'un usager d'avoir communication,
(DTA) dans les limites prvues par la lgislation, des documents administratifs.

ACCS AUX ARCHIVES Possibilit de consulter des archives.


(AGR)

ACCESSIBILIT Nologisme employ pour rendre compte de la facult de consulter des


(DTA) documents d'archives conformment la lgislation et la
rglementation en vigueur, et en fonction de leur tat matriel de
conservation, de leur tat de classement et de l'existence d'instruments
de recherche appropris.

ACCROISSEMENT Ensemble des procdures par lesquelles senrichissent les fonds et


(DTA) collections d'un service d'archives. Ce terme dsigne galement les
documents ainsi ajouts aux fonds et collections.
Voir aussi ACHAT, DATION, DPT, DON, ENTRE, LEGS, VERSEMENT

ACHAT Entre de documents ou de fonds dans un service d'archives titre


(DTA) onreux, la diffrence du versement, du don, de la dation et du dpt
qui se font titre gratuit.

ACIDIT Caractre dun papier dont le potentiel hydrogne (pH), mesur par des
(DTA-QB) mthodes normalises, est infrieur 7. Lacidit provoque une
dgradation du papier. Le pH est exprim selon une chelle qui va de 0
14 ; le point neutre est 7, les valeurs suprieures correspondent un
milieu alcalin et les valeurs infrieures un milieu acide.

ACQUISITION (1) Toute procdure par laquelle une personne ou un organisme est mis
(AGR) en possession d'archives et de la gestion affrente.
(2) Objet mme de cette procdure.

ACTION CULTURELLE Activits d'un service d'archives destines faire connatre au public
(DTA) l'existence et l'intrt scientifique ou artistique des fonds et collections
qu'il conserve et les mettre ainsi en valeur par le biais d'expositions,
de confrences, de publications, de visites, etc.

ADRESSE Terme utilis pour dsigner l'emplacement topographique d'un article


(DTA) dans les magasins.
Se prsente gnralement sous forme de cote.

ALARME Dispositif de surveillance et de scurit des diffrentes parties d'un


(DTA) btiment d'archives destin dtecter et prvenir les intrusions de
personnes, les dgagements de feu et de chaleur, une prsence d'eau et
la sortie frauduleuse de documents.

1
Lexique de Terminologie archivistique 2011
ALINATION Disposition par laquelle un propritaire fait volontairement et
(AGR) expressment abandon de ses droits de proprits sur des archives, soit
titre gracieux (donation, legs), soit titre onreux (vente).

ALLE (PRINCIPALE) DE Espace permettant de traverser un local d'archives et donnant accs aux
CIRCULATION alles de desserte entre les pis de rayonnage.
(DTA)

ALLE DE DESSERTE Espace secondaire dans un local d'archives, perpendiculaire l'alle


(DTA) principale de circulation, et donnant accs aux traves de rayonnage.

ANALYSE ARCHIVISTIQUE tape essentielle de la description archivistique, qui consiste


(DTA) prsenter, sous une forme organise, concise et prcise, les informations
contenues dans un document ou dans un ensemble de documents (de la
pice au fonds). Cette expression dsigne aussi, par extension, l'nonc
lui mme.
Remarques :
* En archivistique contemporaine, on dcrit le plus souvent des
dossiers.
* L'objet du dossier et ses dates extrmes sont des lments obligatoires
de l'analyse. Mais il est souhaitable que l'analyse dcrive galement
l'action, ainsi que le lieu de l'action ou l'agent de l'action, la typologie
documentaire et ventuellement la nature du classement au sein de ce
dossier.
* Suivant la norme ISAD(G), l'analyse correspond au champ "Intitul
(ou analyse)" dans la zone d'identification. (Les dates extrmes faisant
l'objet d'un champ spar)
* Au Qubec, on parle d'"analyse du contenu".
* Notion plus large que celle de TITRE.

ANALYSE DES BESOINS tude du fonctionnement d'une institution en matire de gestion de ses
archives et valuation de la situation en vue d'y apporter les correctifs
ou les amliorations ncessaires et de les mettre en application.
Remarque: on parle aussi d' audit en matire d'archives.

ARCHIVAGE Transfert de documents qui ont cess d'tre d'utilit courante dans un
(DTA) espace de stockage ou dans un service d'archives comptent pour les
recevoir. Le verbe correspondant est archiver .
Cette action concerne la fois les documents physiques et les
documents lectroniques.
Remarque: le terme "archivage" est de plus en plus souvent pris dans
une acceptation plus large et s'emploie en franais pour traduire la
notion de "records management".

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
ARCHIVES Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support
(DTA) matriel, produits ou reus par toute personne physique ou morale, et
par tout service ou organisme public ou priv, dans l'exercice de leur
activit.

ARCHIVES ACTIVES Syn. : ARCHIVES COURANTES OU ARCHIVES DYNAMIQUES


(DTA)

ARCHIVES AUDIOVISUELLES Documents constitus d'images fixes ou mobiles et d'enregistrements


(DTA) sonores sur tout support.

ARCHIVES COURANTES Dans le cycle de vie des archives, documents qui sont d'utilisation
(DTA) habituelle et frquente pour l'activit des services, tablissements et
organismes qui les ont produits et reus, et qui sont conservs pour le
traitement des affaires.
Syn. : ARCHIVES ACTIVES, ARCHIVES DYNAMIQUES

ARCHIVES DFINITIVES Dans le cycle de vie des archives, documents qui, ayant subi des tris, ne
(DTA) sont plus susceptibles d'limination, par opposition aux archives
courantes ou intermdiaires, et qui sont conservs pour les besoins de la
gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou
morales, publiques ou prives, et pour la documentation historique de la
recherche.
Syn. : ARCHIVES INACTIVES
Voir aussi ARCHIVES HISTORIQUES

ARCHIVES LECTRONIQUES Documents produits ou reus par un organisme dans l'exercice de ses
(DTA) activits et conservs sous forme d'enregistrements lectroniques sur
des supports tels que les bandes magntiques, les disques magntiques,
les disques optiques etc., et qui ne peuvent tre lus que par
lintermdiaire dune machine.
On parle aussi gnralement d'archives informatiques.

ARCHIVES LIMINABLES Archives destines tre dtruites.


(AGR)

ARCHIVES ESSENTIELLES Ensemble de documents essentiels qui permettent la continuit ou le


(QB) rtablissement des oprations, des droits et des obligations durant ou
aprs une priode de crise et dont la disparition, d'une faon gnrale et
quelle qu'en soit la cause aurait des consquences graves et irrparables
pour une organisation.
Remarques :
*Cette notion s'approche plus ou moins celle de "records" ou de
"documents engageants" (document achev et valid, produit ou reu
au nom dune entreprise ou dun organisme, qui contient une dcision
ou une information entranant ou susceptible dentraner une incidence
financire ou la responsabilit morale de son dtenteur.

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
* Pour les archives historiques, ce sont les archives les plus prcieuses
qu'il convient de protger particulirement en raison de leur caractre
unique et, ventuellement, d'inscrire dans un plan de numrisation.

ARCHIVES HISTORIQUES Documents conservs ou conserver sans limitation de dure pour la


(DTA) documentation historique de la recherche.
Voir aussi ARCHIVES DFINITIVES

ARCHIVES IMPRIMES Documents produits par un organisme public ou priv dans l'exercice de
(DTA) ses activits sous forme imprime pour des besoins de diffusion.

ARCHIVES Ensemble des documents produits et reus par une personne morale et
INSTITUTIONNELLES qu'elle conserve dans son propre [service] d'archives.
(QB)

ARCHIVES INTERMDIAIRES Dans le cycle de vie des archives, documents qui, n'tant plus d'usage
(DTA) courant, doivent tre conservs temporairement, pour des besoins
administratifs ou juridiques (y compris les documents qui aprs tri
seront conservs comme des archives dfinitives).
Voir aussi THORIE DES TROIS-GES, ARCHIVES SEMI-ACTIVES OU
ARCHIVES SEMI-DYNAMIQUES

ARCHIVES NON- Ensemble des documents acquis par le [service darchives] d'une
INSTITUTIONNELLES institution, mais qui ont t, l'origine, produits ou reus par une autre
(QB) personne morale ou une personne physique. (Champagne et Chouinard,
1987, p. 153, sous archives prives )

ARCHIVES ORALES Documents constitus de tmoignages oraux, provoqus ou spontans,


(DTA) recueillis sur disques ou bandes magntiques ou transcrits dans un but
de documentation spcifique.
Voir aussi ARCHIVES SONORES

ARCHIVES PRIVES Documents d'archives, produits ou reus par des individus, des familles,
(DTA) des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats
etc., et par tout autre institution prive ou organisme non public.

ARCHIVES PUBLIQUES Documents produits ou reus par un organisme public ou un organisme


(DTA) priv charg de mission de service public dfinis comme tels par la
lgislation et soumis de ce fait au droit des archives.
Voir aussi IMPRESCRIPTIBILIT, INALINABILIT

ARCHIVES SEMI-ACTIVES Syn. : ARCHIVES INTERMDIAIRES, ARCHIVES SEMI-DYNAMIQUES


(DTA)

ARCHIVES SONORES Documents produits par un organisme public ou priv dans l'exercice de
(DTA) ses fonctions sous forme d'enregistrements sonores.
Voir aussi ARCHIVES ORALES

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
ARCHIVISTE Professionnel charg de la gestion des archives selon les principes et les
techniques de l'archivistique et dans le respect du code de dontologie
international.

ARCHIVISTIQUE Discipline qui recouvre les principes et les techniques rgissant la


(QB) cration, lvaluation, la collecte, laccroissement (lacquisition), le
classement, la description, lindexation, la diffusion et la prservation
des archives.

ARRIR Ensemble des documents d'archives encore non traits.


(DTA)

ARTICLE Larticle constitue tout la fois l'unit (intellectuelle) de description et


(DTA) lunit (matrielle) pour la cotation, le rangement et la communication
des documents darchives. Chaque article est individualis par une cote
et une analyse.

AUTOCLAVE Appareil fermeture hermtique destin la dsinfection et la


(DTA) dsinsectisation des documents d'archives.

AUTORISATION DE Acte par lequel une autorit comptente rserve une suite favorable
DESTRUCTION une demande de destruction.
(AGR) Syn. : VISA DLIMINATION

AUTORISATION DE SORTIE Droit accord par ladministration des archives pour lexportation en
TEMPORAIRE dehors du territoire national de documents darchives pendant une
(DTA) priode de temps limite.
Voir aussi CERTIFICAT DE SORTIE

BANQUE DE DONNES Ensemble de donnes informatises relatives un domaine dfini de


(DTA) connaissances, organis pour tre offert la consultation d'utilisateurs.
Expression employe essentiellement pour les informations collectes
par le moyen de l'informatique.
Voir aussi BASE DE DONNES

BASE DE DONNES En informatique documentaire, fichier ou ensemble de fichiers


(DTA) informatiques muni(s) d'index permettant l'accs aux informations
recherches.
Voir aussi BANQUE DE DONNES

BTIMENT DARCHIVES difice obissant des normes spcifiques, conu pour accueillir
(DTA) lensemble des fonctions dun service darchives.

BIEN CULTUREL Tout lment constitutif du patrimoine culturel d'une nation.


(DTA) Appartiennent cette catgorie les archives publiques et les archives
prives ayant fait lobjet dune mesure de classement.

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
BOTE DARCHIVES Unit matrielle de conservation se prsentant sous la forme dune bote
(DTA) rigide, de forme, de structure et de dimensions variables, destine
contenir et protger des documents d'archives, et en faciliter la
manutention et le rangement sur les rayonnages des magasins.

BORDEREAU DLIMINATION tat des documents soumis par un service producteur au visa
(DTA) d'limination de l'archiviste, ou propos pour llimination par un
service darchives au service dont manent les documents.

BORDEREAU DE VERSEMENT Pice justificative de lopration de versement comportant le relev


(DTA) dtaill des documents ou dossiers remis un service d'archives par un
service versant ; le bordereau de versement tient lieu de procs-verbal
de prise en charge et dinstrument de recherche.

BULLETIN DE DEMANDE DE Formulaire manuel ou informatis rempli par un lecteur pour avoir
COMMUNICATION communication d'un document.
(DTA) Voir aussi FANTME
Remarque : Ce document est souvent la seule preuve juridique qu'une
personne a consult un document ou un dossier.

CADRE DE CLASSEMENT Schma prdtermin servant de guide pour le classement d'un fonds
(AGR) d'archives dfinitives lorsque le plan de classement initial est inexistant
ou trs difficile reconstituer.
Remarque : Au sein d'un service ou d'un centre d'archives, on parle
aussi de CADRE DE CLASSEMENT pour la structure de classement des
fonds et collections en grandes subdivisions. Cette rpartition
dtermine gnralement la cotation.

CALENDRIER DE Voir TABLEAU DE GESTION


CONSERVATION
(DTA)

CAPACIT Quantit d'archives que peut contenir un magasin ou un btiment


(DTA) darchives, exprime gnralement en mtres linaires ou, plus
rarement, en mtres cubes.

CARTE DE LECTEUR Carte dlivre par un service d'archives, accordant son titulaire durant
(DTA) sa priode de validit laccs la salle de lecture et la salle des
inventaires.
Voir aussi LECTEUR

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
CARTES ET PLANS Documents cartographiques, quelle que soit leur chelle.
(DTA) Voir aussi la dfinition qubcoise de DOCUMENTS CARTOGRAPHIQUES
qui donne une acceptation beaucoup plus large que celle de CARTES ET
PLANS et rpond donc d'autres reprsentations.
Remarque : On avait supprim ce terme pour retenir seulement
documents cartographiques. Mais ce terme, dans la dfinition du QB,
est utilis pour des reprsentations de la terre ou tout autre corps
cleste. Il nous faut donc un terme qui puisse s'utiliser aussi pour la
reprsentation de lieux tels que des btiments..., des jardins, des stands,
des circuits lectriques, etc.

CATALOGAGE (1) Description normalise dune unit bibliographique.


(DTA) (2) Terme utilis pour dfinir la description normalise dun document
figur ou dun sceau.

CATALOGUE Instrument de recherche analytique et mthodique portant sur des


(DTA) documents choisis parce quils sont de mme type, comme les cartes et
plans, les cartes postales, etc., ou parce quils ont t runis dans un
dessein particulier, comme une exposition, quel que soit le fonds auquel
ils appartiennent et quel que soit leur lieu de conservation (matrielle).

CERTIFICAT DE SORTIE Document dlivre par une administration ou un centre d'archives


(DTA) attestant de lautorisation de sortie temporaire quelle a accorde.
Voir aussi PRT

CESSION Toute procdure par laquelle une personne ou un organisme se dessaisit


(AGR) dfinitivement d'archives et de la gestion affrente.

CHARIOT Appareil servant au magasinage des documents.


(DTA)

CHEMISE Feuille de papier fort ou de carton mince plie en deux, servant isoler
(DTA) et conserver des documents ayant un objet en commun.
Voir aussi SOUS-CHEMISE

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
CLASSEMENT (1) Opration consistant la mise en ordre intellectuelle et physique des
(DTA) documents darchives lintrieur des dossiers, et des dossiers
lintrieur dun fonds, ralis en application du principe du respect des
fonds, ou, en cas dimpossibilit dapplication de ce principe, selon des
critres chronologiques, gographiques, numriques, alphabtiques,
thmatiques ou selon les activits ou les fonctions du producteur. Le
classement aboutit la constitution des articles, leur cotation et leur
rangement sur les rayonnages et conditionne la rdaction de
linstrument de recherche permettant de les retrouver.
Voir aussi CLASSEMENT ALPHABTIQUE, CLASSEMENT
CHRONOLOGIQUE, CLASSEMENT NUMRIQUE ET CLASSEMENT
THMATIQUE
(2) Opration matrielle de mise en ordre des documents par leur
insertion dans le dossier correspondant.
(3) Procdure de protection d'un fonds d'archives prives au titre d'une
lgislation spcifique sur les archives ou sur les biens culturels.
Voir aussi ARCHIVES HISTORIQUES

CLASSEMENT ALPHABTIQUE Type de classement dans lequel les documents sont regroups dans
(DTA) l'ordre alphabtique.

CLASSEMENT Type de classement dans lequel les documents sont regroups dans
CHRONOLOGIQUE l'ordre de leur date.
(DTA)

CLASSEMENT NUMRIQUE Type de classement dans lequel les documents sont regroups dans
(DTA) l'ordre de numros.

CLASSEMENT PAR OBJET Mthode de classement base sur les objets auxquels se rapportent les
(AGR) articles.

CLASSEMENT SELON LES Mthode de classement base sur la rpartition des fonctions ou
FONCTIONS OU LES activits du producteur.
ACTIVITS
(AGR)

CLASSEMENT SELON Mthode de classement base sur la structure administrative du


LORGANISATION producteur.
(AGR)

CLASSEMENT THMATIQUE Type de classement dans lequel les documents sont regroups par
(DTA) thmes.

CLASSIFICATION Procdure administrative par laquelle, dans le cadre de la protection du


(DTA) secret de la dfense nationale, des documents sont dits classifis, c'est-
-dire dclars secrets ou non communicables. Cette procdure
dtermine leur degr de confidentialit.

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
Contr. : DCLASSIFICATION
Remarque : ne pas confondre avec lemploi du terme CLASSIFICATION
au Qubec.

CLIMATISATION Moyens employs pour obtenir dans les magasins de conservation une
(DTA) temprature et une humidit constantes.
Voir aussi HUMIDIT RELATIVE

CODE DE DONTOLOGIE Code international des archivistes adopt Bejing en 1996 lors d'une
ARCHIVISTIQUE session de la CIA.

COLLECTE Terme gnral dsignant les dmarches lies la prospection et


(AGR) l'acquisition d'archives.
Voir aussi PROSPECTION

COLLECTION Runion artificielle de documents en fonction de critres communs lis


(DTA) leur contenu ou leur support et dont la juxtaposition est le fruit de la
volont ou du hasard, par opposition au fonds d'archives constitu de
faon organique par un producteur.
Voir aussi le terme COLLECTION D'ARCHIVES du Qubec, qui ajoute
des exemples de caractristiques communes.

COMMUNICABILIT Possibilit de communiquer au public un document ou un dossier, selon


(QB) que la lgislation et la rglementation en vigueur, et son tat de
conservation le permettent.
Remarque : Cette dfinition propose un sens plus large que celle de la
dfinition franaise, puisqu'il y est aussi question de l'tat de
conservation, mais moins large que ACCESSIBILITE puisque ne
s'occupe pas de savoir si il existe un instrument de recherche pour y
accder.

COMMUNICATION Une des missions fondamentales dun service darchives consistant


(DTA) mettre les archives en fonction de leur communicabilit et de leur tat
matriel de conservation disposition du public et des administrations,
soit sur place dans la salle de lecture, soit avec dplacement, soit
distance. Se dit aussi de laction matrielle consistant communiquer
les documents.

COMMUNICATION AVEC Ensemble des oprations administratives et matrielles organisant le


DPLACEMENT transfert temporaire de documents lextrieur du service darchives o
(DTA) ils sont conservs en vue de leur exploitation, de leur communication,
de leur exposition, de leur restauration ou de leur reproduction.
Remarque : Cette notion est plus large que la notion de PRT.
Parmi les oprations administratives, il y a par exemple l'assurance des
documents.

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
COMMUNICATION PAR Expression utilise pour dsigner la communication darchives prives
AUTORISATION dposes dans un service darchives un lecteur, suite une dcision
(DTA) favorable de leur propritaire.

COMMUNICATION PAR Concerne la drogation des lois ou rglements officiels. La


DROGATION communication par drogation est donc une expression utilise pour
(DTA) dsigner la communication darchives dposes dans un service
darchives un lecteur, suite une dcision de drogation accorde par
une autorit en la matire.
Voir aussi DROGATION [AUX DLAIS LGAUX DE COMMUNICABILIT
DES ARCHIVES PUBLIQUES]

COMMUNICATION RSERVE Limitation d'accs, par dcision de leur propritaire, aux archives
(DTA) prives dposes dans un service d'archives.
Voir aussi COMMUNICATION, COMMUNICABILIT, COMMUNICATION
PAR AUTORISATION, RESTRICTION DE COMMUNICATION

COMMUNICATION SUR Expression utilise pour dsigner la communication darchives prives


RQUISITION dposes dans un service darchives sur rquisition d'un procureur,
(DTA) d'une commission rogatoire, dans le cadre d'une commission d'enqute
parlementaire par exemple.

CONDITIONNEMENT Opration destine protger matriellement des documents darchives


(DTA) laide de chemises, de sous-chemises, de botes, de papier
dempaquetage, de sangles, de tubes, de pochettes, de portefeuilles, etc.

CONDITIONS DE Exigences lies l'tat matriel de conservation et la situation


REPRODUCTION juridique des documents d'archives permettant ou non leur
(DTA) reproduction.

CONFIDENTIALIT Caractre confidentiel attach des archives en fonction des


(QB) informations qu'elles contiennent et limitant leur communicabilit.

CONSERVATION MATRIELLE Une des fonctions fondamentales dun service darchives consistant
(DTA) garder physiquement les documents qui lui sont confis.
Voir aussi CONSERVATION PRVENTIVE

CONSERVATION Ensemble des actions entreprises en vue de maintenir le document dans


(QB) son meilleur tat physique et chimique. (Hlne Charbonneau, mai
1999)
Voir aussi PRSERVATION, PRVENTION, RESTAURATION

CONSERVATION DFINITIVE Action qui consiste, au terme du tri, sauvegarder les documents qui ne
(DTA) sont pas destins la destruction. Cest lune des trois possibilits du
traitement final des documents proposs dans un tableau darchivage.
Syn. : CONSERVATION PERMANENTE

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
CONSULTATION Action de prendre connaissance dun document.
(DTA) Voir aussi COMMUNICATION

CONTENTIEUX Litige entre entits politiques, administratives ou prives au sujet du


ARCHIVISTIQUE droit de proprit, de garde et d'accs des archives, notamment la
(DTA) suite de changements de souverainet (y compris la dcolonisation), la
suite de rorganisations territoriales ou la suite d'exportation ou de
dplacement frauduleux. Englobe parfois les litiges entre les lecteurs ou
propritaires d'archives prives et l'administration des archives.

CONTRAT/CONVENTION DE Convention conclue entre un propritaire d'archives prives et un


DPT service d'archives auquel le premier confie pour une dure dtermine
(DTA) la conservation de ses archives, laquelle numre le cas chant les
clauses relatives leur communication et leur reproduction.
Voir aussi COMMUNICATION RSERVE, COMMUNICATION PAR
AUTORISATION, DPT, DROITS DE REPRODUCTION, PRISE EN CHARGE,
RESTRICTION DE COMMUNICATION
Remarque : Une convention peut galement tre conclue pour
organiser le don d'archives, lequel numrera galement, le cas
chant, des clauses relatives leur communication ou leur
reproduction.

CONTRLE D'ACCS Dispositif de scurit permettant d'interdire ou d'autoriser sous certaines


(DTA) conditions l'entre de certaines zones d'un btiment d'archives,
notamment ses magasins de conservation.

CONTRLE D'AUTORITS Contrle, par le biais de listes limitatives de vocabulaire, appeles


(DTA) fichiers dautorits ou listes dautorits, des formes normalises des
termes (noms communs, noms de personnes physiques ou morales, ou
noms gographiques) utiliss comme points daccs dans un fichier, un
index ou une base de donnes.

COPIE Reproduction d'un original ou d'une copie l'aide de procds plus ou


(QB) moins complexes, tels que la transcription manuscrite ou
dactylographie et la duplication par carbone, photocopie,
photographie, microphotographie, numrisation, etc.

COPIE DE CONSULTATION Reproduction dun document darchives destine remplacer la


(DTA) communication de loriginal.
Voir aussi SUPPORT DE SUBSTITUTION

COPIE DE SCURIT Reproduction d'un document effectue pour prserver l'information


(DTA) contenue dans l'original, pour le cas o celui-ci serait perdu ou
dtrior.

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
CORRESPONDANT-ARCHIVES Agent d'un service producteur charg des relations avec le service
(DTA) d'archives.
Syn. : "Personne de contact"

COTATION Attribution d'une cote un article.


(DTA) Voir COTATION CONTINUE, COTE DE RANGEMENT

COTATION CONTINUE Systme de cotation attribuant chaque entre un identifiant rendant


(DTA) compte de sa place dans la succession des entres dun service
darchives, sans rfrence sa provenance et permettant de les ranger
matriellement les unes la suite des autres.
Voir aussi COTATION, SRIE CONTINUE

COTE Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque


(DTA) article dun service darchives et correspondant sa place dans le cadre
de classement ou son adresse dans les magasins.

COUPE-FEU Espace libre ou obstacle artificiel (porte ) destin interrompre et


(DTA) circonscrire la propagation des incendies dans les btiments darchives.
Voir aussi ALARME, DTECTION INCENDIES, EXTINCTEUR, EXTINCTION
AUTOMATIQUE DES INCENDIES, SPRINKLEUR

CRATION DES DOCUMENTS Activit professionnelle relative la mise en place des conditions
(QB) ncessaires lors de la cration des documents pour assurer la qualit, la
validit, la crdibilit et la prennit de linformation produite par les
institutions et administrations.
Remarque : Il s'agit d'une notion importante en RM.

CYCLE DE VIE DU DOCUMENT Tout document darchives passe par une ou plusieurs priodes
(QB) caractrises par la frquence de son utilisation et par le type
dutilisation qui en est faite. On parle alors du cycle de vie du
document. [] Larchiviste rpartit ainsi la vie du document darchives
en trois priodes : lactivit, la semi-activit et linactivit.
Voir aussi ARCHIVES COURANTES, ARCHIVES DFINITIVES, ARCHIVES
INTERMDIAIRES, THORIE DES TROIS GES

DATE DE COMMUNICABILIT Date (anne) laquelle un document ou un ensemble de documents


(DTA) devient librement communicable.
Voir aussi DLAI DE COMMUNICABILIT

DATES D'LIMINATION Date (anne) laquelle il peut tre procd l'limination d'un
(DTA) document ou un ensemble de documents, car il est parvenu au terme de
sa dure d'utilit administrative et est dnu d'intrt historique.
Voir aussi DATE DE DESTRUCTION, LIMINATION

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
DATE DE DESTRUCTION Date (anne) laquelle un document ou un ensemble de documents a
(DTA) t effectivement limin.
Voir aussi DATE D'LIMINATION

DATES EXTRMES Dates, gnralement exprimes par rfrence aux annes, du document
(DTA) le plus ancien et du document le plus rcent composant une unit de
description.

DCLARATION DE Acte par lequel un producteur d'archives, le successeur en droit de


DESTRUCTION celui-ci ou un service d'archives atteste avoir dtruit des archives.
(AGR)

DCLASSIFICATION Procdure administrative par laquelle il est mis fin la classification


(DTA) des documents, dont la communication au public est ainsi rendue libre.
Contr. : CLASSIFICATION

DURE DUTILIT Dure lgale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible
ADMINISTRATIVE (DUA) d'tre utilis par le service producteur ou son successeur, au terme de
(DTA) laquelle est applique la dcision concernant son traitement final. Le
document ne peut tre dtruit pendant cette priode qui constitue sa
dure minimale de conservation.
Remarque : Diffrent de DLAI DE CONSERVATION.

DLAI DE COMMUNICABILIT Espace de temps lgal ou rglementaire l'expiration duquel un


(DTA) document ou un ensemble de documents devient librement
communicable.
Voir aussi COMMUNICABILIT, DATE DE COMMUNICABILIT.

DLAI DE CONSERVATION Priode pendant laquelle des archives doivent tre conserves par leur
(AGR) producteur ou le successeur en droit de ce dernier et au terme de
laquelle est applique la dcision concernant leur destination dfinitive.

DLAI DE VERSEMENT Espace de temps prcis dans un tableau de gestion pendant lequel les
(DTA) documents doivent tre conservs par le service qui les a produits avant
dtre verss dans un service darchives. En rgle gnrale ce dlai
concide avec la dure dutilit administrative.

DPT Transfert de documents vers un service d'archives sans transfert de


(QB) proprit ou de juridiction.

DPT D'ARCHIVES Espaces destins la conservation des documents dans un service


(QB) d'archives.

DPT LGAL Disposition lgale impliquant la remise aux institutions nationales de


(DTA) conservation du patrimoine dexemplaires de toute production littraire
ou artistique, textuelle, graphique, sonore et audiovisuelle.

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
DPOUSSIRAGE Opration participant de la conservation prventive des documents
(DTA) consistant enlever mcaniquement ou la main la poussire couvrant
ces derniers afin den assurer la sauvegarde.

DROGATION/ DROGATION Autorisation administrative ouvrant la consultation du public certains


GNRALE fonds d'archives publiques qui n'ont pas encore atteint leur dlai de
(DTA) communicabilit.

DROGATION [AUX DLAIS Autorisation administrative exceptionnelle et individuelle nominative


LGAUX DE de consulter des documents d'archives publiques conservs dans un
COMMUNICABILIT service d'archives public avant l'expiration de leur dlai de
DES ARCHIVES PUBLIQUES]
communicabilit.
(DTA)
Voir aussi COMMUNICABILIT, DROGATION GNRALE

DSACIDIFICATION Opration visant diminuer ou faire disparatre lacidit des


(DTA) documents sur papier pour en assurer la conservation.

DESCRIPTEUR Termes (mots simples ou groupes de mots formant une expression)


(QB) choisis parmi un ensemble de termes quivalents (synonymes ou quasi-
synonymes) pour reprsenter de manire univoque un concept
indexable prsent dans un document ou dans la formulation d'une
question de recherche. On dit du descripteur qu'il est univoque puisqu'il
ne doit reprsenter qu'un seul concept; rciproquement, un concept ne
doit jamais tre reprsent que par un seul descripteur. (Hudon, 1995, p.
19)
Voir aussi MOT-CL, VEDETTE-MATIRE

DESCRIPTION Prsentation intellectuelle et matrielle dune unit de description, faite


ARCHIVISTIQUE pour en donner une identification exacte et unique, en expliquer le
(DTA) contexte dorigine et en permettre lexploitation administrative ou
historique.
La norme ISAD(G) fixe les rgles de cette description archivistique.
Voir aussi NORME ISAD(G)

DESCRIPTION GNRALE DU La Description gnrale du fonds (abrg en DGF) dcrit le bloc


FONDS darchives comme un ensemble. Cest, aprs le titre de linstrument de
recherche, le plus haut niveau de la description archivistique dun fonds
darchives. [La DGF est lhritire conforme lISAD(G) de
lintroduction classique qui, elle, est abandonne. Du point de vue du
contenu, la DGF diffre peu de sa devancire.]

DSHUMIDIFICATION Opration visant rduire le degr d'hygromtrie dans les magasins.


(DTA)

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
DSINFECTION Opration, au rsultat momentan, permettant dliminer ou de tuer les
(DTA) micro-organismes et les diffrents agents biologiques qui sont ports
par les milieux inertes contamins et attaquent l'intgrit des
documents. Le rsultat de la dsinfection est limit aux micro-
organismes prsents au moment de lopration.

DSINSECTISATION Opration permettant de tuer les insectes prsents dans les documents
(DTA) dont ils attaquent l'intgrit.

DESSIN D'ARCHITECTURE Les dessins d'architecture, pris ici dans leur acceptation la plus large,
(QB) comprennent les plans de mcanique, de plomberie, de chauffage et
d'installations lectriques ainsi que les dessins touchant le design
d'intrieur, le mobilier et les objets d'art dcoratif faisant partie
intgrante d'un btiment. (Bureau canadien des archivistes, 1990, p. 6-
3)

DESSIN TECHNIQUE Les dessins techniques comprennent les plans de construction de


(QB) structures fixes autres que les btiments (ponts, canaux, barrages) et les
plans de construction d'objets mobiles (par exemple, machinerie,
bateaux, outils, vhicules, armes).

DESTINATION DFINITIVE Sort rserv aux archives l'expiration du dlai de conservation.


(AGR)

DESTRUCTION Opration matrielle dlimination des documents dont la conservation


(DTA) (QB) ne se justifie plus.
Voir aussi DATE DLIMINATION, DATE DE DESTRUCTION,
LIMINABLES, PILON

DTECTION INCENDIE Systme de scurit permettant de dceler la prsence de feu ou de


(DTA) chaleur anormale.
Voir aussi ALARME, DSENFUMAGE, EXTINCTION AUTOMATIQUE DES
INCENDIES

DTECTION INTRUSION Systme de scurit permettant de dtecter lentre illicite de personnes


(DTA) dans un btiment darchives.
Voir aussi ALARME

DIFFUSION Action de faire connatre, de mettre en valeur, de transmettre ou de


(QB) rendre accessibles une ou des informations contenues dans des
documents darchives des utilisateurs (personnes ou organismes)
connus ou potentiels pour rpondre leurs besoins spcifiques.
(Couture et al., 1999, p. 22)

DIPLOMATIQUE Science qui tudie les actes crits en eux-mmes (et par extension, tous
(DTA) les documents d'archives), d'aprs leur forme, leur gense, leur contenu
et leur tradition.

15
Lexique de Terminologie archivistique 2011
Remarque: en matire de RECORD, la dfinition de la diplomatique est
plus prcise et surtout adapte au document dans son cycle de vie, dans
la mesure o elle la dfinit comme une "mthode dexpertise de
lauthenticit, de lintgrit et de la fiabilit des documents, fonde sur
une tude de la forme du document tel quil se prsente, des tapes de
son laboration et de sa validation, de son circuit de diffusion et de
conservation. (voir le Nouveau glossaire de l'archivage propos par
Marie-Anne Chabin en fvrier 2010)

DOCUMENT Tout support d'information, y compris les donnes qu'il renferme,


(QB) lisibles par l'homme ou par machine.

DOCUMENT (DARCHIVES) Document qui, quel que soit son support, sa date ou sa forme matrielle,
(AGR) est cr ou reu par tout organisme, personne ou groupe de personnes
dans l'exercice de ses fonctions ou activits et est destin par sa nature
tre conserv par cet organisme, personne ou groupe de personnes.
Remarque : le document d'archives constitue l'unit archivistique la
plus petite, c'est--dire une entit intellectuelle ventuellement
compose de plusieurs lments matriels. Il est souvent appel : PIECE
Mme ide que la dfinition du DTA, sans citer le fait qu'il soit
utilisable comme preuve ou des fins de consultation.

DOCUMENT ACTIF Voir ARCHIVES COURANTES

DOCUMENT ADMINISTRATIF (1) Document dfini par la lgislation - l'exclusion des documents
(DTA) judiciaires - comme produit ou reu par une administration ou un
organisme public ou charg d'une mission de service public.
Voir aussi DROIT DACCS AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
(2) Terme gnrique pour dsigner tout document produit par une
Administration.
Remarque : Selon la loi belge sur la publicit de l'administration du 11
avril 1994 (chapitre I, dispositions gnrales), le document
administratif est dfini comme "toute information, sous quelque forme
que ce soit, dont une autorit administrative dispose".

DOCUMENT Les documents cartographiques comprennent tout document


CARTOGRAPHIQUE reprsentant (normalement l'chelle), en tout ou en partie, la terre ou
(QB) tout autre corps cleste. Sont notamment inclus les cartes et plans
deux ou trois dimensions, les cartes aronautiques, les cartes de
navigation et les cartes du ciel, les globes, les blocs diagrammes, les
coupes, les images obtenues par tldtection (par exemple des
photographies ariennes destines la production de cartes), et les atlas.
(Bureau canadien des archivistes, 1990, p. 5-3)

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
DOCUMENT DE GESTION Les documents de gestion dsignent ceux qui sont produits ou reus
(QB) dans le cadre des activits administratives dune organisation [].
(Couture et al.,1999, p. 91) Ces documents se rapportent
ladministration, lorganisation, la planification et le contrle des
ressources administratives, humaines, financires, mobilires et
immobilires, juridiques, informatiques et informationnelles de
lorganisme, de mme quaux ressources relies aux communications.
Voir aussi ARCHIVES DE GESTION
Remarque : Cette notion est intressante si le Centre d'archives est
amen organiser les archives d'organismes extrieurs.

DOCUMENT D'EXPLOITATION Les documents de fonction ou dexploitation sont ceux produits ou


(QB) reus par une organisation dans le cadre de sa mission propre.
Voir aussi ARCHIVES DEXPLOITATION, ARCHIVES OU DOCUMENTS DE
FONCTION
Remarque : Ce sont les documents qui concernent le "Core Business".

DOCUMENTATION (1) Science et techniques visant rassembler, sur un sujet donn, toutes
(DTA) les informations possible, en provenance des sources les plus diverses et
les analyser et indexer pour tre en mesure de rpondre rapidement au
maximum possible de demandes de renseignements sur ce sujet.
(2) Ensemble des informations runies volontairement sur un sujet
donn.

DOCUMENT LECTRONIQUE Regroupement dinformations ou de donnes stockes sur support


(QB) lectronique (par exemple, disque optique numrique, ruban
magntique, disquette, etc.).

DOCUMENT ESSENTIEL Document qui permet la continuit ou le rtablissement des oprations,


(QB) des droits et des obligations durant ou aprs une priode de crise et dont
la disparition, d'une faon gnrale et quelle qu'en soit la cause, aurait
des consquences graves et irrparables pour une organisation.
Voir aussi ARCHIVES ESSENTIELLES

DOCUMENTS Les documents iconographiques sont des documents sous forme de


ICONOGRAPHIQUES tableaux, de dessins, de gravures, de photographies, d'autocollants, de
(QB) timbres, de logos, d'affiches, de cartes postales, ou d'autres formes
d'images deux dimensions.

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
DOCUMENT OFFICIEL Les publications officielles du gouvernement sont dfinies comme tant
(QB) lensemble des publications dun gouvernement et de son
administration, ayant un caractre officiel (gazette, lois, rglements,
normes, etc.). [] Quant la diffrence entre publications
officielles et documents officiels, elle rside essentiellement dans
leur forme. Les premiers sont imprims tandis que les seconds sont
dactylographis et photocopis. [] Lintention qui prside leur
cration est donc la mme : se conformer ses obligations lgales. Leur
diffrence est dans la forme que lun et lautre adopte et elle naffecte
pas leur dfinition. (Gagnon-Arguin, 1994, p. 62-63)
Syn. : PUBLICATION OFFICIELLE
Remarque : Il ny a pas de dfinition en droit belge. Cf. Document
administratif.

DOCUMENTS Documents sur support photographique, incluant les diapositives, les


PHOTOGRAPHIQUES ngatifs, les preuves, voire les documents s'y rapportant.
(DTA) On parle aussi de DOCUMENTS FIGURS

DOCUMENT SEMI-ACTIF Voir ARCHIVES INTERMDIAIRES


(QB)

DOCUMENTS SRIELS Documents ou dossiers de mme nature l'intrieur d'un fonds, classs
(DTA) selon un critre simple et unique (ordre alphabtique, chronologique ou
numrique).
Voir aussi SRIE

DOCUMENT SONORE Les documents sonores dsignent tout support sur lequel des sons ont
(QB) t enregistrs et peuvent tre reproduits.

DON Remise de documents ou de fonds dans un service d'archives rsultant


(DTA) d'une cession de proprit par une personne prive, physique ou morale,
faite titre gratuit et sanctionne par un acte crit si possible dans les
formes juridiques.

DONATION Acte juridique par lequel un donateur cde titre gratuit et irrvocable
(DTA-AGR) des archives un bnficiaire qui les accepte.

DONNE Terme utilis, en particulier en informatique, pour dsigner une


(DTA) information.
Voir aussi BANQUE DE DONNES, BASE DE DONNES, MTADONNES

DOSSIER Ensemble de documents constitus soit organiquement par le


(DTA) producteur darchives pour la conduite ou le traitement d'une affaire,
soit par regroupement logique lors du classement dans le service
d'archives.
distinguer du mot ARTICLE

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
DOSSIER CLOS Ensemble de documents relatifs une affaire termine et rgle, non
(DTA) susceptible d'accroissement, par opposition un dossier ouvert.

DOSSIER DE GESTION Ensemble des documents rassembls ou conus par le service d'archives
ARCHIVISTIQUE en vue d'assurer le traitement et la gestion du fonds. Il tmoigne des
choix oprs par le service d'archives.
Remarque : utiliser de prfrence "Etude du producteur d'archives"
ou "Journal de bord" ou encore "Dossier central".

DOSSIER D'INSPECTION Dossier contenant toutes les pices relatives une inspection.
(AGR)

DOSSIER OUVERT Ensemble de documents relatifs une affaire en cours, susceptible


(DTA) d'accroissement, linverse dun dossier clos.

DOSSIER PARALLLE Ensemble de documents relatifs une mme affaire traite par un ou
(DTA) plusieurs autres services que celui charg officiellement, raison de ses
attributions, de linstruire, et apportant une information
complmentaire.
Remarque : l'intrt de connatre le dossier parallle est de pouvoir
faire des renvois entre les dossiers qui se compltent.

DOSSIER PRINCIPAL Voir EXEMPLAIRE PRINCIPAL


(QB)

DOSSIER SECONDAIRE Voir EXEMPLAIRE SECONDAIRE


(QB)

DOUBLE Exemplaire supplmentaire dune pice ou dun dossier susceptible


(DTA) dtre limin.
On dit aussi DOUBLON.

DROIT D'AUTEUR Ensemble des droits patrimoniaux et moraux dont bnficie l'auteur
d'un document ou d'une oeuvre originale.
Source : glossaire du PIAF

DROIT DE PREMPTION Droit confr par la loi lEtat de se subroger, pour lui-mme ou pour
(DTA) le compte dune collectivit territoriale, lors dune vente publique,
ladjudicataire dun document ou dun objet. Lacquisition par
premption est un mode dentre de documents ou de fonds dans un
service darchives.

DROIT DE REPRSENTATION Somme dargent exigible par un service darchives pour lutilisation,
(DTA) commerciale ou non, par un tiers extrieur ce service, de la
reproduction dun document au prorata des caractristiques de cette
utilisation et en fonction de sa nature (tirage de louvrage et
emplacement dans celui-ci, dure dune mission audiovisuelle, etc.).

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
DROIT DE REPRODUCTION Somme dargent exigible par un service darchives, reprsentant la
(DTA) contrepartie de la reproduction de document de toute nature conserv
par ce service.
Voir aussi CONDITIONS DE REPRODUCTION

DROIT D'UTILISATION Indemnits d'usage (AR du 23/03/2005 fixant les tarifs pour les
(AGR) prestations effectues par les Archives gnrales du Royaume et
Archives de l'Etat dans les provinces; mais ne contient pas de dfinition
du terme).
Celui-ci recouvre la notion d'utilisation par des tiers des fins
secondaires, en particulier commerciales.
Voir aussi DROIT DE REPRSENTATION donn par le DTA, qui est une
notion trs proche.
Remarque : Ce droit d'utilisation est inscrire dans la convention ou le
contrat de don, de dpt, de collecte de tmoignage oral...

ECHANGE Contrat par lequel deux parties se donnent respectivement des archives.
(AGR)

CHANTILLON Rsultat de lchantillonnage.


(DTA)

CHANTILLONNAGE Choix opr, au cours du tri, selon des critres variables, notamment
(QB) numriques, alphabtiques, topographiques ou qualitatifs, d'une certaine
proportion de documents qui, seuls conservs, seront considrs comme
reprsentant l'ensemble dont ils sont issus.
Voir aussi SLECTION, TRI

LAGAGE Mthode de tri document par document aboutissant l'limination des


(AGR) doubles au sein d'un mme dossier, des copies et des formulaires
vierges.

LIMINATION Procdure rglemente qui consiste soustraire un dossier ou un


(DTA) ensemble de dossiers du versement auquel il appartient, ou bien encore
soustraire des documents du dossier auquel ils appartiennent, car ils
sont dpourvus d'utilit administrative et d'intrt historique. Cest lune
des trois possibilits du traitement final des documents propose dans
un tableau darchivage.

ENCAPSULATION (1) Mode de protection des documents consistant dans leur insertion
(DTA) entre deux feuilles dun matriel de conditionnement neutre et
transparent dont les bords sont souds (aprs traitement pralable).
(2) Procd par lequel des donnes sont intgres d'office au document.
Dans le cas des photos numriques par exemple.

ENTRE Document ou ensemble de documents de mme provenance pris en


(DTA) charge par un service d'archives une date donne.
Voir aussi MODE D'ENTRE, REGISTRE DES ENTRES

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
PI Ensemble constitu, sauf lorsquil est adoss un mur, de deux traves
(DTA) contiges de rayonnages entre deux alles de circulation.

ESTAMPILLAGE Application, des fins de contrle et de scurit, d'un cachet indlbile


(DTA) sur des documents identifiant soit le fonds auquel ils appartiennent, soit
leur propritaire ou encore leur dtenteur.

ESTIMATION valuation de la valeur marchande dobjets, notamment de documents


(DTA) d'archives.

ETAT DES FONDS ET Instrument de recherche dcrivant de faon succincte lensemble des
COLLECTIONS/ ETAT fonds et collections d'un ou de plusieurs service(s) d'archives.
GENERAL DES FONDS Remarque : Le plus souvent, les centres d'archives utilisent ce terme
mais dans le sens d'TAT GNRAL DES FONDS tel que dcrit dans le
Manuel qubcois "Instrument de recherche fournissant une vue
densemble dun service darchives ou dun organisme et prsentant
des renseignements pratiques sur lorganisation et le contenu de
chaque fonds. Les fonds sont alors prsents selon lordre du cadre de
classement gnral du service darchives.

TAT MATRIEL DE tat physique des documents.


CONSERVATION Voir aussi QUALITS DE CONSERVATION
(DTA)

TAT DES INVENTAIRES Liste exhaustive des instruments de recherche provisoires ou dfinitifs,
(DTA) complets ou non, manuscrits, dactylographis, imprims ou
informatiss existant dans un ou plusieurs services d'archives.

TAT DES VERSEMENTS Instrument de recherche dcrivant de faon sommaire les versements
(DTA) reus par un service darchives et se prsentant par numro de
versement ou par ordre mthodique des services versants ou des grands
domaines d'attribution. La prsentation mthodique reconstitue
intellectuellement le fonds d'archives d'un producteur clat en
plusieurs versements.

TIQUETTE Morceau de papier ou de carton fix sur le dos ou le plat dun registre,
(DTA) dune bote darchives, porteur dune cote ou dun groupe de cotes ou
de texte permettant de le ranger et de le retrouver.

VALUATION Fonction archivistique fondamentale pralable l'laboration d'un outil


(DTA) de gestion des archives visant dterminer l'utilit administrative,
l'intrt historique et le traitement final des documents.
Cette rflexion est galement ncessaire avant de procder au tri et
l'limination de documents d'archives.
Voir aussi VALEUR PRIMAIRE, VALEUR SECONDAIRE

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
EXEMPLAIRE PRINCIPAL Document ou dossier qui tient lieu d'attestation officielle d'une
(QB) activit quelconque d'une personne physique ou morale.

EXEMPLAIRE SECONDAIRE Document ou dossier qui dcoule de l'exemplaire principal et est


(QB) utilis comme instrument de travail, d'information ou de diffusion.

EXPOSITION Prsentation de documents darchives ou de leur reproduction des fins


(DTA) culturelles et ducatives.
Voir aussi ACTION CULTURELLE, ACTION DUCATIVE, EXPOSITION
ITINRANTE

EXPOSITION ITINRANTE Prsentation de la reproduction de documents darchives sur des


(DTA) panneaux mobiles destins tre prts lextrieur dun service
darchives.
Voir aussi ACTION CULTURELLE, ACTION DUCATIVE, EXPOSITION

EXTINCTEUR quipement anti-incendie des magasins darchives, qui peuvent tre


(DTA) poudre.
Voir aussi ALARME, COUPE-FEU, DTECTION INCENDIES, EXTINCTION
AUTOMATIQUE DES INCENDIES, SPRINKLEUR

FANTME Fiche mise la place dun article ou dun document extrait du dossier
(DTA) auquel il appartient, pendant la dure de sa communication.

FICHE DINSCRIPTION Formulaire destin tre complt par toute personne venant pour la
(DTA) premire fois dans un service darchives dsireuse de consulter des
documents en salle de lecture.
Voir aussi CARTE DE LECTEUR, FICHIER DES LECTEURS, LECTEUR

FICHIER (1) Ensemble de fiches ou denregistrements informatiques contenant


(DTA) des informations de mme nature.
(2) En particulier, instrument de recherche ou index se prsentant
matriellement sous la forme dun fichier.

FICHIER DAUTORITS Voir LISTES D'AUTORITS


(DTA)

FICHIER DES Fichier constitu par les bulletins de demande de communication.


COMMUNICATIONS (DTA)
FICHIER DES LECTEURS Fichier alphabtique, manuel ou informatique, constitu des fiches
(DTA) dinscription des personnes physiques et morales ayant demand la
consultation de documents.
Voir aussi LECTEUR

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
FONDS (DARCHIVES) Ensemble de documents de toute nature constitu de faon organique
(DTA) par un producteur (personne physique ou morale) dans l'exercice de ses
activits et en fonction de ses attributions. Cette notion s'oppose celle
de collection.
FONDS ET COLLECTIONS Expression habituellement utilise pour designer l'ensemble des
(DTA) documents conservs dans un service d'archives.

FONDS FERM Fonds qui n'est plus destin s'accrotre, en raison de la disparition du
(AGR) producteur ou de la cessation de fait de ses fonctions ou activits.
Syn. : FONDS CLOS

FONDS OUVERT Fonds d'archives en cours de formation, et donc destin s'accrotre.


(AGR)

FORME Aspect extrieur dun document darchives : feuille, rouleau, bobine,


(DTA) bande, cassette, disque, cahier, registre, plan, film, etc.

GED Voir GESTION LECTRONIQUE DES DOCUMENTS


(DTA)

GESTION DE LESPACE Ensemble des procdures, la plupart du temps informatises, utilises


(DTA) pour dterminer ladresse des articles et des emplacements libres dans
les magasins.
Voir aussi RANGEMENT DISCONTINU, RCOLEMENT PERMANENT

GESTION DES ARCHIVES Ensemble des activits prises en charge par un service d'archives et
(AGR) lies l'acquisition, au tri, au classement, l'inventoriage, la
conservation, la communication et l'utilisation des archives.

GESTION DES ARCHIVES Ensemble des mesures destines rationaliser la production, le tri, la
COURANTES ET conservation et l'utilisation des archives courantes et intermdiaires.
INTERMDIAIRES (DTA) Remarque : diffrent de RECORDS MANAGEMENT
GOMMAGE Procd de restauration des documents sur papier visant nettoyer par
(DTA) frottement laide de matire abrasive (poudre, gomme ) les
documents salis.
Voir aussi LAVAGE

GROUPE DE FONDS Ensemble de fonds de mme nature ou concernant une matire


(QB) analogue, et pourvu d'un mme systme de cotation dans un plan de
classification. (Cardinal et al., 1984, p. 106)

GUIDE [DARCHIVES] Ensemble des systmes d'information permettant la numrisation de


(DTA) documents, leur stockage, leur consultation l'cran, leur identification,
leur impression.

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
GUIDE DE RECHERCHE Instrument de recherche destin apporter une orientation
(DTA) mthodologique dans des fonds ou collections indpendamment des
lieux de conservation et des systmes de classement. Il peut porter sur
des types de documents, un ou plusieurs fonds, un ou plusieurs thmes.

HISTORIQUE DUN FONDS Partie de la description archivistique consistant identifier le


(DTA) producteur, s'attachant replacer celui-ci dans le contexte de ses
relations hirarchiques et fonctionnelles, en rvler l'organisation
interne, et retracer le contexte de production de ses documents ainsi
que les modalits de leur entre et de leur conservation dans un service
darchives, permettant de dissocier le cas chant service producteur et
service versant.

HISTORIQUE D'UN Mme dfinition que l'historique d'un fonds mais adapte au versement.
VERSEMENT
(DTA)

HUMIDIFICATION (1) Technique consistant humidifier les documents desschs ou


(DTA) cassants, ou avant leur mise plat lors dune restauration.
(2) Opration visant accrotre le degr d'hygromtrie dans les
magasins.

HUMIDIT RELATIVE Rapport entre la quantit de vapeur deau contenue dans lair et la
(DTA) quantit qui y serait contenue, la mme temprature, si lair tait
satur. Ce rapport sexprime en pourcentage.

HYGROMTRIE Mthode de mesure du niveau d'humidit relative dans l'air.


Voir aussi HUMIDIT RELATIVE

IMPORTANCE MATRIELLE valuation, dans un systme de mesure exprime gnralement en


(DTA) mtres linaires, dune unit archivistique.

INDEX Liste alphabtique ou systmatique de termes choisis pour reprsenter


(QB) les concepts et les sujets prsents dans les documents []. (Hudon,
1997-1998, p. 77)

INDEXATION Opration qui consiste dcrire et caractriser un document laide


(QB) de reprsentations des concepts contenus dans ce document, cest--dire
transcrire en langage documentaire les concepts aprs les avoir
extraits du document par une analyse.
Voir aussi LANGAGE DOCUMENTAIRE

INSPECTION a) Ensemble des activits lies l'exercice du droit de surveillance;


(AGR) b) Visite faite auprs d'un producteur d'archives ou de son successeur en
droit dans l'exercice du droit de surveillance;
c) Visite faite auprs de tout producteur d'archives dans le cadre de la
sauvegarde et de la mise en valeur du patrimoine archivistique.

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
INSTRUMENT DE RECHERCHE Outil papier ou informatis numrant ou dcrivant un ensemble de
(DTA) documents d'archives de manire les faire connatre aux lecteurs.

Parmi ces instruments de recherche, les plus courants dans nos centres
sont les tats des fonds et collections, les inventaires, les relevs, les
bordereaux de versements, etc.

INTRT HISTORIQUE Valeur d'un document au regard de sa contribution la connaissance de


(DTA) lhistoire, qui dtermine sa conservation dfinitive.
Voir aussi VALEUR SECONDAIRE

INTRT PATRIMONIAL Valeur dun document au regard dune part, de sa prsentation


(DTA) matrielle, de sa forme et/ou de son contenu et, dautre part, de la
mmoire dun pays, qui dtermine sa conservation dfinitive.

INTERNET Ensemble des rseaux informatiques relis l'chelle mondiale et


(QB) caractris par les services de courrier lectronique, de transactions
entre ordinateurs, et de transfert de fichiers. (Avril 1999)

INTRANET Rseau informatique ferm, servant normalement les besoins dune


(QB) seule organisation, et employant la technologie de lInternet comme
environnement technologique pour son fonctionnement. (Avril 1999)

INVENTAIRE Instrument de recherche donnant une analyse des pices ou des dossiers
(DTA) dun fonds ou dune collection.

INVENTORIAGE Ensemble des oprations consistant dans le classement, la description et


(AGR) la cotation d'un fonds ou d'une partie de fonds et donnant lieu la
ralisation d'un inventaire d'archives.
Mieux que le terme INVENTORISATION (terme plus ancien, venant du
Nerlandais).

ISAAR(CPF) Norme internationale sur les notices d'autorit archivistiques relatives


AAF aux collectivits, aux personnes et aux familles.

ISAD (G) Norme gnrale et internationale de description archivistique qui


AAF fournit, dans le cadre du respect des fonds, une structure type de
description pour les archives de toute forme, de tout support et de toute
poque.

JAQUETTE Matriel de conditionnement plat, transparent et souple constitu


(DTA) dun support et dune feuille protectrice superposs comportant une
zone den-tte et un ou plusieurs couloirs destin linsertion dune
ou de plusieurs microformes.

25
Lexique de Terminologie archivistique 2011
LANGAGE DOCUMENTAIRE Langage constitu de notions et de relations entre ces notions, dont la
(DTA) finalit est de formaliser les informations contenues dans les documents
par le biais dindex servant pour la recherche documentaire.
Voir aussi LISTES D'AUTORITS, THESAURUS, OPERATEURS BOOLENS,
SYNONYMIE, INDEX

LECTEUR Toute personne inscrite dans un service darchives venant consulter des
(DTA-AGR) documents en salle de lecture.
Voir aussi UTILISATEUR

LEGS Remise de documents dans un service darchives consistant en un don


(DTA) de documents rsultant de lexcution dun testament.

LIASSE Unit matrielle de conditionnement se prsentant sous la forme dune


(DTA) chemise cartonne entoure dune sangle destine contenir et
protger des pices ou des dossiers. L'enliassage (mise en liasses) est un
des modes traditionnels de conditionnement des archives.
Diffrent de REGISTRE, CAHIER, VOLUME, RECUEIL
Remarque : La tendance actuelle aux AGR consiste employer ce
terme pour tout ensemble de documents non relis, quils soient
maintenus ensemble par une chemise, rangs dans une bote

LISTE DAUTORITS Instrument de gestion et de normalisation contenant la liste des mots-


(DTA) cls ou des termes qui doivent tre employs dans les oprations de
description et dindexation, les autres faisant lobjet de renvois
dquivalence.
Voir aussi DESCRIPTEUR, MOT-CL, CONTRLE D'AUTORIT

LITTRATURE GRISE Documents produits hors des rseaux ditoriaux habituels,


(DTA) gnralement non commercialiss ou de diffusion restreinte.

MAGASIN SPECIALIS Local dun btiment darchives destin la conservation de documents


(DTA) particuliers, en raison, notamment, de leur format ou de leur support,
ncessitant des conditions de conservation spcifiques (hygromtrie,
temprature, protection contre les ondes lectromagntiques, etc.).

MTHODE DE CLASSEMENT Mthode utilise par le producteur ou par l'archiviste et qui, base sur
(AGR) un ou plusieurs critres, dtermine les diffrentes subdivisions d'un
fonds.

MTHODE DE TRI Terme gnral dsignant toute formule de tri.


(AGR)

MTRE LINAIRE Unit de mesure des archives correspondant la quantit de documents


(DTA) rangs sur une tablette d'un mtre de longueur.

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
MEUBLE PLANS Meuble destin la conservation horizontale ou verticale de plans,
(DTA) cartes, chartes, gravures, affiches, ou autres documents de grand format.

MICROCOPIE Rduction optique d'un document qui ne peut tre lue sans
(DTA) agrandissement.
Voir aussi MICROGRAPHIE

MICROFICHE Film photographique se prsentant en feuilles rectangulaires comportant


(DTA) une ou plusieurs images de document(s) de dimension trs rduite(s),
rsultant de leur reproduction.

MICROFILM Film photographique se prsentant en rouleau ou en bande comportant


(DTA) une srie dimages de documents de dimension trs rduites, rsultant
de leur reproduction.

MICROFILMAGE Procd photographique de reproduction dun document darchives


(DTA) sous forme de microfilm.

MICROFORME Terme gnrique dsignant tout type de support photographique utilis


(DTA) pour enregistrer des micro-images, et chacun des exemplaires raliss.
Voir aussi MICROFICHE, MICROFILM

MICROGRAPHIE Ensemble des techniques lies la production, au traitement et


(DTA) l'exploitation des microformes.
Voir aussi MICROCOPIE

MISE PLAT Opration de restauration consistant aplatir des documents plis,


(DTA) gondols ou froisss, le cas chant aprs humidification.

MODE DENTRE Manire dont une entre est parvenue dans un service darchives.
(DTA)

MOT-CL Mot ou groupe de mots qui caractrise le contenu d'un document


(DTA) (personnes, lieux, matires) et en facilite le reprage, spcialement
employ dans les index et fichiers.
Voir aussi CONTRLE DAUTORITS, DESCRIPTEUR, FICHIER
DAUTORITS

NIVEAU DE DESCRIPTION Niveau choisi pour la description de lunit de description (fonds, srie
organique, sous-srie organique, dossier, pice).

NIVEAU DE CONSERVATION Niveau d'autorit charg du traitement d'affaires galement traites


(AGR) d'autres niveaux et dont les archives sont seules prises en compte pour
la conservation, les archives homologues des autres niveaux pouvant
ds lors tre limines.

27
Lexique de Terminologie archivistique 2011
NORME DE CONSERVATION Toute prescription technique relative aux conditions climatiques et
(DTA) physiques de conservation des documents, aux conditions de
consultation et de manipulation des documents.
Voir aussi HYGROMTRIE, TEMPRATURE

NORME DE DESCRIPTION Toute prescription rglementaire relative la description archivistique.


(DTA)

NUMRISATION Procd lectronique de reproduction dun document darchives.


(DTA)

NUMRO D'ENTRE Numro attribu chaque entre sur le registre des entres dun service
(DTA) darchives.

OBJET Thme ou sujet, concret ou abstrait, sur lequel sexerce lactivit de la


(DTA) personne physique ou morale lorigine des documents rassembls
dans un dossier, et dont la dtermination figure dans lanalyse de ce
dossier.
Voir aussi ACTION, AGENT DE LACTION

ORGANISME DEPOSANT Tout organisme, toute personne ou groupe de personnes qui effectue un
(AGR) dpt d'archives (par obligation lgale ou par contrat) un service
d'archives.
Remarque : Diffrent du "service versant" puisque ne faisant pas partie
de l'institution ou des institutions ayant pour obligation de verser leurs
archives. Mais on parle plus volontiers du "Dposant".

ORIGINAL Document tabli initialement, par opposition toutes ses copies.


(QB) (Walne, 1988, p. 111)

PAGINATION Application, des fins de contrle et de scurit, dun numro sur le


(DTA) recto et le verso des feuillets dun document, par opposition au foliotage
consistant numroter le recto des feuillets dun document.

PAPIER ACIDE Papier dont le pH (potentiel hydrogne) est infrieur 7.


(DTA) Voir PAPIER NEUTRE

PAPIER NEUTRE Papier dont le pH (potentiel hydrogne) est gal 7. On considre


(DTA) gnralement quentre 7 et 7,5 le papier est neutre et au-del quil est
alcalin.
Voir aussi PAPIER ACIDE, PAPIER PERMANENT

PAPIER PERMANENT Papier rpondant aux normes internationales de fabrication, comportant


(DTA) notamment un composant alcalin afin de rsister la dgradation
chimique de ses propres composants ou de l'environnement.
Voir aussi PAPIER NEUTRE, PAPIER SANS ACIDE

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
PAPIER NON ACIDE Papier dont le pH (potentiel hydrogne) est gal ou suprieur 7.
(DTA) Voir aussi PAPIER ACIDE, PAPIER NEUTRE

PAPIERS Expression usuelle employe pour dsigner les archives personnelles et


(DTA) familiales, par opposition aux archives d'un corps constitu.
Remarque : AGR: bien que ce terme soit encore parfois utilis pour
dsigner un fonds d'archives prives, il est prohib dans la T.A. AGR.

PATRIMOINE ARCHIVISTIQUE Ensemble des archives historiques conserves comme faisant partie du
(DTA) patrimoine historique et culturel, dune personne physique ou morale,
publique ou prive.

PATRIMOINE ARCHIVISTIQUE Ensemble des archives formant une part du patrimoine national de
COMMUN plusieurs tats, qui ne peut tre dissoci sous peine de perdre son intrt
(DTA) administratif ou son intrt historique.

PRIODE D'ACTIVIT Priode pendant laquelle un organisme, une personne ou un groupe de


(AGR) personnes a fonctionn comme producteur d'archives.

PERTE Disparition d'archives par suite de vol, d'incendie ou d'autres


(AGR) circonstances indpendantes de la volont.

PICE La plus petite unit de description indivisible la fois matriellement


(DTA) et/ ou intellectuellement (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets
agrafs, cahier, registre ...).

PILON Procd de destruction des documents liminables, puis par extension le


(DTA) local o sont entreposs ces documents, et les documents eux-mmes.

PLAN DE CLASSEMENT Schma prdtermin la base du classement des archives (chez le


(AGR) producteur d'archives).

PLAN INTERNE D'URGENCE Plan d'entreprise visant limiter la gravit des effets des sinistres
(incendie, inondation, tempte, ...) en laborant une organisation interne
des services de secours et en donnant l'autorit, dans le cas o il faut
faire appel ses services, un premier appui dans la lutte contre ce
sinistre. Les responsables de ce plan, en Belgique, sont les services de
secours et plus particulirement le Service d'Incendie et d'Aide
Mdicale Urgente, en collaboration avec les responsables de l'institution
ou de la firme concerne.
Remarque : ce plan interne d'urgence s'tablit dans la mme logique
que les Plans d'urgence et d'intervention qui existent un niveau plus
large (communal, arrondissement, rgional, etc.).

29
Lexique de Terminologie archivistique 2011
PLAN DE SAUVETAGE Partie du plan interne d'urgence o la procdure est tablie pour et par
l'institution concerne afin de pouvoir mettre rapidement des objets de
valeur en scurit en cas d'accident. Dans le cas des centres d'archives,
il s'agit des documents sauver en priorit. Et idalement, il devrait
galement prvoir le sauvetage et la restauration des documents ayant
subi des dgts.

POCHETTE Unit matrielle de conditionnement se prsentant sous la forme dune


(DTA) petite enveloppe destine contenir et protger des documents la
pice, comme des photographies, des plaques de verre, des cartes
postales etc. La mise sous pochette est un des modes de
conditionnement des archives.

POLITIQUE ARCHIVISTIQUE Ensemble des principes gnraux et directeurs mettre en valeur en


(AGR) matire d'archives.
Remarque : un centre d'archives ou un service d'archives doit
ncessairement dfinir quelle est sa politique archivistique, et la rviser
ou la faire voluer si ncessaire.

POLITIQUE DE GESTION DES Faon concerte et rflchie de mettre en place les moyens qui
ARCHIVES permettent dorganiser et de traiter, de faon efficace et rentable,
(QB) lensemble des archives courantes, intermdiaires et dfinitives que
gnre une organisation dans le cadre de ses activits.
Remarques :
* Cette politique a pour but de planifier, de mettre en place, de tenir
jour et dvaluer toute action, toute intervention archivistique
permettant de coordonner de faon rationnelle, efficace et rentable la
cration, lvaluation, lacquisition, la conservation, le traitement, le
reprage et lutilisation des archives.
* Toute institution, toute entreprise et tout service d'archives au sein
d'une institution devrait ncessairement avoir une politique de gestion
des archives.

PORTEFEUILLE Unit matrielle de conservation se prsentant sous la forme dun carton


(DTA) double, en gnral de grand format, destin contenir et protger des
documents la pice, comme des cartes, des plans etc. La mise sous
portefeuille est un des modes de conditionnement des archives.

PRSERVATION Fonction archivistique par laquelle est planifi lensemble des actions et
(QB) des interventions en matire de conservation, de prvention et de
restauration, et ce, en vue de protger le patrimoine documentaire des
altrations. (Hlne Charbonneau, mai 1999)
Voir aussi CONSERVATION, PRVENTION, RESTAURATION

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
PRT Procdure consistant confier un document darchives pour une dure
(DTA) limite, une personne ou un organisme aux fins de consultation ou
dexposition.
Voir aussi COMMUNICATION AVEC DPLACEMENT

PRVENTION Ensemble des mesures dveloppes et des mthodes employes en vue


(QB) didentifier les risques daltration des documents et de les empcher de
se produire. (Hlne Charbonneau, mai 1999)
Voir aussi CONSERVATION, PRSERVATION, RESTAURATION

PRINCIPE DE PROVENANCE Voir PRINCIPE DU RESPECT DES FONDS dans le sens du respect de
(QB) l'origine des fonds.

PRINCIPE DU RESPECT DES Principe fondamental selon lequel les archives d'une mme provenance
FONDS ne doivent pas tre entremles avec celles d'une autre provenance
(QB) [respect externe] et doivent tre conserves selon leur ordre primitif
[respect interne] s'il existe. (Bureau canadien des archivistes, 1990, p.
D-6)
Syn. : PRINCIPE DE PROVENANCE

PRINCIPE DU RESPECT Voir PRINCIPE DU RESPECT DES FONDS dans le sens du respect de l'ordre
INTERNE primitif donn par le producteur.
(AGR)

PRISE EN CHARGE Acceptation officielle de la responsabilit d'une entre matrialise par


(DTA) la signature d'un bordereau de versement ou d'un contrat de dpt et par
son inscription dans le registre des entres.

PRODUCTEUR DARCHIVES Tout organisme, toute personne ou tout groupe de personnes qui, dans
(AGR) l'exercice de ses fonctions ou activits, constitue ou a constitu des
archives.

PRODUCTION DARCHIVES Processus par lequel une personne physique ou morale, publique ou
(DTA) prive, produit, reoit et conserve des archives dans l'exercice de son
activit. Cette formation organique des archives par le fonctionnement
normal des institutions s'oppose une constitution artificielle qui est
celle de la collection.
Voir aussi FONDS, PRODUCTEUR (DARCHIVES)
Diffrent de COLLECTION D'ARCHIVES

PROSPECTION Dmarche visant identifier o se trouvent des archives dans le but


(AGR) ventuel de les sauvegarder ou de les intgrer dans son propre dpt.
Alias : CONSCIENTISATION, SENSIBILISATION
Remarque : Le terme dfini par les AGR concerne plutt la constitution
du dossier dTUDE SUR LE PRODUCTEUR d'archives; alors que les
centres entendent plus gnralement la recherche d'archives, les
campagnes de sensibilisation, etc.

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
PROTECTION DES DONNES Ensemble des mesures lgislatives et rglementaires visant protger
PERSONNELLES de toute utilisation abusive des informations nominatives contenues
(DTA) dans certaines catgories de documents, en particulier les fichiers et les
enqutes statistiques.
Voir aussi RESPECT DE LA VIE PRIVE

PROTECTION LGALE DES Ensemble des dispositions contenues dans les lois et rglements pour
ARCHIVES interdire la destruction, le dtournement, la dtrioration volontaire et
(DTA) l'exportation hors du territoire dun pays des archives constituant son
patrimoine archivistique.

PROVENANCE Rfrence de la personne physique ou morale qui a vers, donn ou


(DTA) dpos des documents dans un service darchives. Il sagit le plus
souvent du producteur des documents.
Voir aussi PRODUCTEUR, PRODUCTION (DARCHIVES), PRINCIPE DE
PROVENANCE

PUBLIC Ensemble des personnes (lecteurs) qui consultent les archives ou qui, ,
(DTA) un titre quelconque, frquentent les services darchives ou
correspondent avec eux.

PUBLICATION DE Action de porter la connaissance du public des documents en assurant


DOCUMENTS leur impression et leur diffusion.
(DTA)
PUBLICATION OFFICIELLE Les publications officielles du gouvernement sont dfinies comme tant
(QB) lensemble des publications dun gouvernement et de son
administration, ayant un caractre officiel (gazette, lois, rglements,
normes, etc.). [] Quant la diffrence entre publications
officielles et documents officiels, elle rside essentiellement dans
leur forme. Les premiers sont imprims tandis que les seconds sont
dactylographis et photocopis. [] Lintention qui prside leur
cration est donc la mme : se conformer ses obligations lgales. Leur
diffrence est dans la forme que lun et lautre adopte et elle naffecte
pas leur dfinition. (Gagnon-Arguin, 1994, p. 62-63)
Voir aussi DOCUMENT OFFICIEL

RANGEMENT Opration matrielle consistant placer les articles, normalement dans


(DTA) l'ordre des cotes, sur les rayonnages.
Voir aussi RINTGRATION

RANGEMENT PLAT Mthode de rangement des articles sur les rayonnages en faisant reposer
(DTA) leur plus grande face sur la tablette.

RANGEMENT DISCONTINU Mthode de rangement des articles sur les rayonnages qui ne tient pas
(DTA) compte de lordre des cotes.

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
RANGEMENT VERTICAL Mthode de rangement des articles sur les rayonnages en faisant reposer
(DTA) leur ct sur la tablette.

RAPPORT D'INSPECTION Relation crite d'une inspection.


(AGR)
RAYONNAGE Ensemble constitu par les tablettes et lossature qui les soutient,
(DTA) destin au rangement des articles.

RAYONNAGE MOBILE Systme de rayonnage compos d'pis et de traves pouvant tre


(DTA) dplacs sur des rails ou sur des gonds.
Syn. : RAYONNAGE DENSE ou COMPACT

RECHERCHE Recherche effectue la demande dun service ou dun particulier dans


ADMINISTRATIVE un but administratif ou juridique.
(DTA)
RECHERCHE DOCUMENTAIRE Recherche effectue dans un but scientifique.
(DTA) Voir aussi RECHERCHE SCIENTIFIQUE

RECHERCHE SCIENTIFIQUE Par opposition recherche administrative, recherche effectue dans la


(DTA) perspective de travaux historiques.

RCOLEMENT Vrification systmatique, lors de la prise en charge d'un service


(DTA) d'archives ou date fixe, de ses fonds et collections consistant dresser
dans l'ordre des magasins et des rayonnages la liste des articles qui y
sont conservs ou qui manquent par rapport aux instruments de
recherche existants.
Voir aussi PROCS-VERBAL DE RCOLEMENT

RECONDITIONNEMENT Opration qui consiste renouveler les matriels de conditionnement


(DTA) abms ou nassurant plus la bonne protection et conservation des
articles et des documents.

RECORDS MANAGEMENT Ainsi que son nom lindique, le Records Management est la gestion
(management) des records, cest--dire de lensemble des documents et
des archives impliques dans la conservation des informations de
lentreprise et ce, quel que soit le support de ces informations : papier,
microfilms, cassettes audio, photos, voire disquettes ou CD.
Il s'applique aux records quel que soit leur tape dans le cycle de vie
(cration et utilisation, conservation intermdiaire, conservation
dfinitive, ainsi qu'au moment de tri et de destruction qui peut
intervenir entre chacune des trois tapes prcdentes).

REFOULEMENT Action de rapprocher les unes des autres les units matrielles de
(DTA) conservation sur les tablettes des rayonnages, afin damliorer le
rangement et de rorganiser les espaces vacants.

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
REGISTRE DES Registre rglementaire, manuel ou informatis, contenant linscription
COMMUNICATIONS systmatique, obligatoire et numrote dans lordre chronologique, de
(DTA) toutes les communications dun service darchives. Il est possible de
distinguer registre des communications sur place et registre des
communications avec dplacement.

REGISTRE DES ENTRES Registre rglementaire, manuel ou informatis, contenant l'inscription


(DTA) systmatique, obligatoire et numrote dans l'ordre chronologique, de
toutes les oprations de versements ou d'acquisitions, servant de preuve
de leur entre dans un service d'archives.

RGLES DE CONSERVATION Norme fixe partir de l'valuation administrative, lgale, financire,


(QB) probatoire et patrimoniale des documents. Elle en tablit la dure de
conservation jusqu' leur limination ou leur versement aux archives
dfinitives.
Voir aussi DLAI D'UTILIT ADMINISTRATIVE ou DUA

RINTGRATION (1) Rinsertion de documents gars ou indment soustraits leur


(DTA) dossier ou leur fonds d'origine.
Syn. : REMISE EN PLACE
(2) Retour dans un service darchives de documents ou de fonds qui
auraient d y tre conservs en vertu de dispositions officielles, et qui
ny sont jamais entrs. La rintgration constitue un mode dentre.
Voir aussi IMPRESCRIPTIBILIT
(3) Rangement des documents et/ou des articles leur place dans les
magasins aprs leur communication.

RELEV Utiliser de prfrence BORDEREAU DE VERSEMENT

RELIURE Procd visant protger, en les assemblant ensemble et les couvrant


(DTA) avec une matire rigide, les cahiers ou feuillets dun livre ou dun
registre, ou bien encore des documents se prsentant sous forme de
feuilles isoles.

REMISE EN PLACE Terme usuel pour rintgration.


(DTA)

RENFORCEMENT Procd de restauration des documents fragiles ou abms consistant


(DTA) les faire adhrer, soit au recto, soit au recto-verso, un ou deux feuillets
de renfort, soit par doublage soit par thermolamination.

RENOUVELLEMENT DE LAIR Ventilation.


(DTA)

RENVOI Indication supplmentaire donne partir d'un lment pour obtenir un


(QB) autre lment, par exemple dans un thsaurus, un index, etc.

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
RPERTOIRE (1) Inventaire des dossiers ou pices d'un service utilis pour les
archives dynamiques d'une institution.
(2) Groupe de fichiers ou groupe de dossiers dans l'arborescence de
l'ordinateur.

REPRODUCTION Action consistant copier un document darchives dans son contenu et


(DTA) sa forme, mais pas ncessairement dans ses dimensions, et rsultat de
cette action. Il existe plusieurs procds de reproduction, parmi lesquels
figurent notamment la photocopie, la photographie, le microfilmage, la
numrisation.

RSERVE (1) Local proche de la salle de lecture ou meuble install dans celle-ci
(DTA) o sont provisoirement rangs les articles dont la consultation par un
lecteur nest pas termine.
(2) Par analogie avec les bibliothques, local de conservation protg
pour les documents les plus prcieux ou les plus exposs.

RESPECT DE LINTGRIT Principe consistant maintenir un fonds darchives dans sa composition


DES FONDS originelle, cest--dire sans morcellement, sans limination non
(DTA) autorise et addition dlments trangers. Ce principe dcoule du
respect des fonds.

RESPECT DE LORDRE Principe consistant, au sein dun fonds darchives, maintenir intact ou
PRIMITIF / ORIGINEL restaurer le classement interne des documents qui le compose tabli
(DTA) par le producteur. Ce principe dcoule du respect des fonds.

RESPECT DE LA PROVENANCE Principe consistant laisser groupes, sans les mlanger dautres, les
(DTA) archives manant dun mme producteur. Ce principe dcoule du
respect des fonds.

RESPECT DE LA VIE PRIVE Notion juridique base sur le droit des individus la non divulgation
(DTA) des informations d'ordre personnel ou priv les concernant contenues
dans les documents.
Voir aussi PROTECTION DES DONNES PERSONNELLES

RESPECT DES FONDS Principe fondamental de l'archivistique, selon lequel chaque document
(DTA) doit tre maintenu ou replac dans le fonds dont il provient, et dans ce
fonds sa place dorigine. Il comprend trois notions connexes : le
respect de la provenance, le respect de lintgrit du fonds, le respect de
lordre originel ou primitif.

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
RESPONSABILIT EN Ensemble des obligations lgales et rglementaires lies la mise en
MATIRE D'ARCHIVES uvre de la politique archivistique et qui concernent en particulier: la
(AGR) conservation, la mise disposition et l'quipement de locaux adquats,
l'affectation d'un personnel adapt, l'obtention de moyens financiers
ncessaires auprs des autorits comptentes, et l'laboration de
prescriptions gnrales relatives la gestion des archives.
Cette responsabilit est celle du producteur tant que les archives sont en
sa possession; elle devient ensuite celle du service des archives lorsque
les archives lui sont transmises.

RESTAURATION Ensemble des techniques employes pour remettre en tat, renforcer et


(DTA) ralentir la dgradation des documents fragiliss ou endommags.

RESTITUTION Remise darchives conserves dans un service darchives leur


(DTA) propritaire dorigine ou au successeur en droit ou ayant-droit.

RESTRICTION DE Limitation d'accs des documents darchives.


COMMUNICATION Voir ACCESSIBILIT
(DTA)

REVENDICATION Procdure administrative ou judiciaire d'une administration ou d'une


(DTA) personne physique ou morale pour la rcupration d'archives qui lui
appartiennent et qui se trouvent en d'autres mains.
Voir aussi IMPRESCRIPTIBILIT

SALLE DE LECTURE Salle d'un service d'archives rserve la consultation des documents.
(DTA)

SALLE DE TRI Salle dun service darchives, rserve au tri et au classement des
(DTA) documents.

SLECTION Choix opr en cours de tri, de documents d'intrt particulier, mais


(QB) ponctuel, par opposition l'chantillonnage fond sur la
reprsentativit.
Voir aussi CHANTILLONNAGE, TRI

SRIE Ensemble de dossiers ou de documents classifis l'intrieur d'un fonds


(QB) ou maintenus groups parce qu'ils se rapportent une fonction ou un
sujet donn, rsultent d'une mme activit ou revtent une mme forme
ou pour toute autre raison affrente leur cration, leur rception ou
leur destination. (Bureau canadien des archivistes, 1990, p. D-6)
La srie peut tre divise en sous-sries et en sous-sous-sries. (Avril
1999)

SERVICE DARCHIVES Organisme charg de la gestion et de la collecte des archives, du


(DTA) contrle de la tenue des archives courantes, de la conservation ou du
contrle de la conservation des archives intermdiaires, de la
conservation, du tri, du classement, de la description, de la rdaction

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
des instruments de recherche et de la communication des archives. Il
peut tre constitu dun btiment ou dpt principal, et dun ou
plusieurs dpt(s) annexe(s).

SERVICE DE Dans un service d'archives, service charg d'informer le public dans ses
RENSEIGNEMENTS AU PUBLIC recherches sur la nature des fonds conservs selon le ou les thmes de
(DTA) recherche, sur les conditions de leur communicabilit, sur les
instruments de recherche permettant de les identifier et sur les moyens
d'en obtenir la communication et la reproduction.

SERVICE PRODUCTEUR Voir PRODUCTEUR (DARCHIVES)


(DTA)

SERVICE VERSANT Dans le cadre d'une politique de gestion des archives, tout service, tout
(DTA) dpartement, qui transfre des archives en sa possession dans un service
d'archives, qu'il les ait lui-mme produites (on parle alors de service
producteur) ou qu'il les ait hrites d'un service dont il a ou non repris
les attributions (ayant-droit).

SORT FINAL (DES Expression dusage courant pour dsigner le traitement final des
DOCUMENTS) documents.
(DTA)

SOURCES Documents ou fonds d'archives ayant un lien organique ou


COMPLMENTAIRES documentaire avec un fonds donn et qui doivent tre mentionns dans
(DTA) un instrument de recherche pour complter lorientation des lecteurs.
Les sources complmentaires peuvent tre conserves dans le mme
service darchives que le fonds quelles compltent ou dans tout autre
service de conservation du patrimoine.

SOUS-CHEMISE Feuille de papier lger plie en deux servant isoler, dans une chemise,
(DTA) des documents ayant un objet en commun.

SOUS-DOSSIER Division organique du dossier.


(DTA)

SOUS-FONDS Division organique du fonds.


(DTA)

SOUS-SRIE Subdivision d'une srie.


(DTA)

SPCIMEN Exemplaire d'un ensemble de documents sriels limins, conserv


(DTA) titre de tmoin.

SPRINKLEUR Partie dun dispositif dextinction automatique dincendie destin


(DTA) disperser leau ou lagent dextinction au-dessus du foyer de lincendie.
Voir aussi ALARME, DTECTION INCENDIES, EXTINCTEUR, EXTINCTION
AUTOMATIQUE DES INCENDIES

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
STOCKAGE Conservation matrielle de documents dans un magasin ou un service
(DTA) de prarchivage, ou de donnes sur support numrique ou informatique.

SUCCESSEUR EN DROIT DU Tout producteur qui, la suite d'un transfert complet ou partiel de
PRODUCTEUR D'ARCHIVES fonctions ou d'activits a repris tout ou partie des archives produites par
(AGR) son ou ses prdcesseurs en droit.

SUPPORT Matire (papyrus, parchemin, papier, film, bande magntique, cd,


(DTA) dvd...) sur laquelle sont fixes des informations crites, sonores,
lectromagntiques, numriques ou visuelles pour constituer et/ou
conserver un document.

SUPPORT DE SUBSTITUTION Matire sur laquelle sont reproduites des informations crites, sonores,
(DTA) lectromagntiques, numriques ou visuelles fixes sur un document
original, en vue de remplacer la consultation de loriginal.
Voir aussi COPIE DE CONSULTATION, MICROFILM DE CONSULTATION

TABLEAU DE GESTION Nomenclature systmatique de catgories d'archives produites par un


(AGR) producteur et qui mentionne les indications relatives leur traitement,
leur conservation et leur communication pendant les diffrentes phases
d'utilit des archives.
Remarques :
* Voir aussi ECHANCIER DE CONSERVATION au Qubec.
* On utilise aussi les termes "Tableau de tri", "Calendrier de
conservation" ou "Tableau des dlais de conservation" mais la notion
de "Tableau de gestion" est plus complte.

TABLE DE CONCORDANCE Dans un instrument de recherche, liste donnant l'quivalence entre les
(DTA) anciennes et les nouvelles cotes des articles, lorsque le travail de
classement a entran un changement de cotation.

TABLE DES MATIRES Liste qui, plac au dbut ou la fin d'un instrument de recherche, en
(DTA) donne les articulations.

TABLETTE Plaque de tle ou planche(s) de dimensions normalises, fixe deux


(DTA) montants, destine au rangement des documents.

TEMPRATURE (DTA) Ensemble des conditions de conservation matrielle des documents.

THORIE DES TROIS GES Notion fondamentale sur laquelle repose l'archivistique contemporaine,
(DTA) et qui fait passer tout document par trois priodes, courante,
intermdiaire et dfinitive, caractrises par la frquence et le type
d'utilisation qui en est faite.
Voir aussi ARCHIVES COURANTES, ARCHIVES INTERMDIAIRES,
ARCHIVES DFINITIVES, CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
THSAURUS Liste contrle de descripteurs relis entre eux par des relations
(DTA) smantiques, hirarchises, associatives ou dquivalence, servant
indexer les notions d'une unit de description.
Voir aussi INDEXATION

TITRE Terme utilis couramment pour dsigner lintitul de l'objet d'un


(DTA) document ou d'un dossier. On parle de titre d'origine lorsqu'il a t
donn par son producteur et de titre forg lorsqu'il est donn par
l'archiviste (soit parce qu'il n'existait aucun titre, soit parce qu'il n'tait
pas significatif).

TRAITEMENT (DES ARCHIVES) Procdures et oprations de tri, de classement, de description, d'analyse,


(DTA) d'indexation et de rdaction des instruments de recherche.

TRAITEMENT DE LAIR Moyens mis en oeuvre pour rguler la temprature, lhumidit (relative)
(DTA) et la puret de latmosphre dun local.
Voir aussi CONTRLE DE LATMOSPHRE

TRANSFERT D'ARCHIVES Terme gnrique dsignant toute opration par laquelle des archives et
(AGR) la gestion affrente passent d'une personne une autre ou d'un lieu de
conservation un autre.

TRANSFERT DE PROPRIT Opration par laquelle des archives sont cdes en pleine proprit.
(AGR)

TRANSFERT PROVISOIRE Procdure par laquelle la gestion d'archives passe titre provisoire d'un
(AGR) service d'archives un autre qui n'est pas rglementairement destin
l'assurer, et ce pour garantir de meilleures conditions de conservation ou
de communication.

TRAVE Ensemble des tablettes superposes entre deux montants verticaux.


(DTA) Voir aussi PI

TRI Opration consistant sparer, aux termes dune valuation, dans un


(DTA) ensemble de documents, ceux qui doivent tre conservs en raison de
leur intrt historique ou patrimonial de ceux qui sont vous
l'limination. Cest lune des trois possibilits du traitement final des
documents proposs dans un tableau de gestion des archives.
Voir aussi CONSERVATION DFINITIVE, CHANTILLONNAGE,
VALUATION, SLECTION

TRI PAR CHANTILLONNAGE Tri slectif aboutissant la conservation d'une certaine proportion de
(AGR) documents considrs comme reprsentatifs des archives concernes.
Remarque : on utilise souvent le terme CHANTILLONNAGE seul.
TRI SLECTIF Mthode de tri applique au niveau d'un fonds et aboutissant la
(AGR) conservation d'une partie de celui-ci, partie dfinie selon un ou
plusieurs critres dtermins.

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
TRIS AVEC CONSERVATIONS Mthode de tri aboutissant l'limination de la quasi-totalit d'un
DE SPCIMENS ensemble d'archives dtermin, dont on ne conserve qu'un type ou
(AGR) quelques types titre de tmoins.

TUBE Unit matrielle de conditionnement se prsentant sous la forme dun


(DTA) cylindre creux destin contenir et protger des documents la pice
dont la forme est le rouleau. La mise sous tube est un des modes de
conditionnement des archives.

TYPE DE CLASSEMENT Ordre dans lequel le classement des documents a t effectu.


(DTA) Voir aussi CLASSEMENT ALPHABTIQUE, CLASSEMENT
CHRONOLOGIQUE, CLASSEMENT NUMRIQUE, CLASSEMENT
THMATIQUE

TYPOLOGIE DOCUMENTAIRE Toute appellation qui dfinit la forme rdactionnelle ou matrielle d'un
(DTA) document, et qui constitue un lment de sa description.

UNIT ARCHIVISTIQUE Document ou ensemble de documents considr comme une entit.


(DTA)

UNIT DE CONSERVATION Voir UNIT MATRIELLE DE CONDITIONNEMENT


(DTA)

UNIT DOCUMENTAIRE Voir UNIT ARCHIVISTIQUE


(DTA)

UNIT MATRIELLE DE Unit de base pour la protection des documents darchives. Ce peut tre
CONDITIONNEMENT une bote, une liasse, un tube, une pochette ou un portefeuille.
(DTA)

UTILISATEUR Terme gnrique qui dsigne le visiteur, le lecteur, le correspondant et


(AGR) en gnral toute personne bnficiant du service au public fourni par un
service d'archives

VALEUR HISTORIQUE Voir INTRT HISTORIQUE


(DTA)

VALEUR PATRIMONIALE Voir INTRT PATRIMONIAL

VALEUR PERMANENTE Valeur acquise par des archives diffrents titres - comme preuves
(AGR) juridiques, comme sources d'information administrative, scientifique ou
culturelle - et justifiant leur conservation pour une dure illimite.
Syn. : VALEUR HISTORIQUE, VALEUR SECONDAIRE

VALEUR PRIMAIRE Finalit du document darchives fonde sur ses utilits premires, sur
(QB) les raisons pour lesquelles il existe.

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Lexique de Terminologie archivistique 2011
VALEUR PRIMAIRE Utilit du document darchives par rapport au processus administratif et
ADMINISTRATIVE au fonctionnement dun organisme ou dune personne.
(QB)

VALEUR PRIMAIRE Utilit du document darchives par rapport aux activits conomiques
FINANCIRE dun organisme ou dune personne.
(QB)
VALEUR PRIMAIRE LGALE Utilit du document darchives par rapport ce qui fonde lexistence
(QB) juridique dun organisme ou dune personne.

VALEUR PATRIMONIALE Voir INTRT PATRIMONIAL

VALEUR PROBATOIRE Qualit des documents darchives qui leur permette de servir de preuve.
(DTA)

VALEUR SECONDAIRE Finalit du document darchives fonde sur ses utilits secondes ou
(QB) scientifiques. La valeur secondaire est lie linformation et au
tmoignage. (Couture et al., 1999, p. 114)

VEDETTE-MATIRE Ensemble d'un ou plusieurs descripteurs exprimant et prcisant le sujet


(QB) d'un document. Chaque vedette-matire correspond un seul sujet,
simple ou complexe. Un mme document peut avoir plusieurs sujets
donnant lieu la rdaction de plusieurs vedettes-matires. (AFNOR,
1996b, NF Z 44-070, p. 441)
Voir aussi DESCRIPTEUR, MOT-CL

VERSEMENT a) Opration matrielle et procdure administrative par lesquelles la


(AGR) gestion d'archives est transfre un service d'archives ;
b) Ensemble des archives ayant fait l'objet d'un seul et mme
versement.

VISA DE PUBLICATION Autorisation donne par l'administration centrale des archives un


(DTA) service d'archives de publier un instrument de recherche, s'il est
conforme aux normes de description et de prsentation en vigueur.

VOLUME Voir IMPORTANCE MATRIELLE


(DTA)

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