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Audit de modernisation Archivage

Audit de modernisation relatif larchivage

Rapport interministriel complmentaire

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


Mars 2007

Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la


modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 1
C
on
Audit archivage

s ta
ts
Audits de modernisation

1. Cadre de laudit
Laudit de modernisation sur larchivage porte sur lensemble des 15 ministres en dehors des pouvoirs publics constitutionnels (Prsidence, Parlement, Cour des
comptes), ainsi que sur certains services dconcentrs.
Dans le cadre des rflexions relatives lconomie de limmatriel et de la mise en uvre de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF), la
problmatique de larchivage constitue aujourdhui un enjeu majeur pour la modernisation de lEtat notamment par sa contribution directe aux trois objectifs de
performance quelle dfinit (efficacit socio-conomique, efficience de gestion, qualit de service).
2. tat des lieux
Larchivage reprsente un enjeu budgtaire significatif, et un cot rel quoique mal identifi.
Des effectifs identifis pour la fonction archivage vocation patrimoniale :
9 pour le traitement des archives dfinitives, le rapport Stirn (oct 2005) mentionne 777 ETP (26M) dans le primtre de la direction des
archives de France (DAF)
9 pour la fonction archivage intermdiaire, leffectif total slverait plus de 3 400 ETP (tous ministres confondus, administrations
centrales et services dconcentrs, hors DAF et archives dpartementales)
Un cot complet de larchivage intermdiaire denviron 200 millions deuros (administrations centrales et services dconcentrs) rpartis comme suit :
9 107 millions deuros en cots de personnel
9 77 millions deuros en cots dinfrastructure
9 8 millions deuros divers (prestations externes, informatique)
Plus de 3 600 kilomtres linaires darchives intermdiaires en stock et en transit dont de nombreux arrirs en attente dtre tris.
Des projets dinvestissement significatifs : la Courneuve (ministre des affaires trangres - 57M), centre de Pierrefitte (Archives de France - 119M).
En matire darchivage papier, la situation est trs htrogne entre les ministres : lapproche logistique non matrise contraste avec une approche intgre
aux processus de production.
En matire darchivage lectronique, les exprimentations demeurent trop partielles et isoles. Les processus dmatrialiss darchivage sont peu nombreux.

MINEFI - DGME - 2007


Laudit identifie quatre principales perspectives dvolution :
promouvoir la qualit de loffre de service rendu en interne et en externe
rationaliser larchivage courant et intermdiaire
intgrer la problmatique de larchivage ds la cration dun document
mettre en uvre une politique de dmatrialisation et darchivage lectronique ds la production des documents

1
Pr
op
o
Audit archivage

si
tio
ns
Audits de modernisation

3. Recommandations
A court terme, une fonction archivage optimise et pilote aux processus rationaliss : Mises en uvre horizon dun an, les recommandations
suivantes permettront de faire voluer larchivage dune fonction support intervenant en bout de chane une fonction dynamique de gestion de
linformation dans le temps :
Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de larchivage travers notamment la formalisation dune charte
interministrielle de larchivage dcline en contrats dengagements rciproques dans les ministres
Piloter larchivage en mode LOLF : transparence sur les cots, bilan des arrirs, objectifs et indicateurs de performance de larchivage
Renforcer structurellement la fonction archivage en institutionnalisant le rle de correspondant archivage et en clarifiant les primtres
dintervention respectifs entre producteurs et archivistes
Engager une r-ingnirie des processus darchivage papier dans une logique de rduction des dpenses et doptimisation des processus :
9 le contrle et le tri des flux devant faire lobjet dun archivage dfinitif devraient tre pris en compte davantage en amont
9 les archives intermdiaires peu sollicites pourraient tre dlocalises dans des structures ddies de ladministration (conomie annuelle
denviron 11 millions deuros au bout de trois ans)
9 les stocks trs peu sollicits pourraient tre externaliss (la conservation reprsente un cot trois fois moindre en externe quen interne)
Intgrer larchivage lectronique aux schmas directeurs informatiques des ministres et spcifier les donnes des applications informatiques
prsentant un fort enjeu darchivage
Intgrer un module darchivage lectronique aux systmes dinformation ou les interfacer des applications ddies darchivage
Dvelopper des plates-formes darchivage lectronique juridiquement scurises
Valoriser linformation archive, notamment sous forme numrique, en faisant voluer qualitativement la fonction archivage dun rle de support un
engagement de service contractualis vis--vis des producteurs de documents, et terme vis--vis des clients externes
A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents et de linformation dans le temps sappuyant sur une fonction archivage intgre :
horizon de trois ans, lobjectif est de gnraliser la pratique du records management qui consiste, quel que soit le support, garantir la traabilit,
lauthenticit et la prennit des informations, en prenant en compte lensemble du cycle de vie des donnes et des documents ds leur cration.
4. Impacts attendus

MINEFI - DGME 2007


La mise en uvre des recommandations de laudit doit avoir pour effets :
damliorer la performance de la fonction archivage, en termes la fois defficacit, defficience et de qualit de service
de transformer linformation archive en ressource immatrielle stratgique, accessible en ligne autant que la technique le permet et en respectant une
rglementation appele voluer
de diminuer les cots cachs dun mauvais archivage en ne conservant que les seules informations ncessaires ( titre juridique et/ ou patrimonial)
de dvelopper larchivage lectronique dinformations de faon en garantir la fiabilit et la prennit

2
PRINCIPAUX ELEMENTS DE PERIMETRE DE L'AUDIT

Primtre de laudit

Elments de primtre de l'audit Nombre


Lensemble des clients en interne (intra administration) et
en externe (inter administrations, chercheurs, particuliers)
dsirant avoir accs aux informations archives
Nombre dusagers concerns
Lensemble des agents de la fonction publique confronts
larchivage et plus spcifiquement les services directement
impliqus dans la fonction archivage

3 600 km linaires darchives intermdiaires pour lensemble


des services quils soient ddis ou non larchivage
Nombre de ml darchives
2 400 km linaires darchives dfinitives sagissant du rseau
de la direction des archives de France uniquement

Primtre financier concern (pour larchivage intermdiaire)

Elments de primtre financier Montants Commentaires


Administrations centrales et
Dpenses de personnel 107 millions deuros
services dconcentrs
Administrations centrales et
Dpenses infrastructures 77 millions deuros
services dconcentrs
Dpenses diverses (prestations Administrations centrales et
8 millions deuros
externes, informatique) services dconcentrs
Cot de larchivage intermdiaire 21,5 /ml ddis lactivit tri
53,3 euros
par mtre linaire et slection

Effectifs concerns

Nombre d'agents Service(s) Commentaires


Il sagit des effectifs directement
impliqus dans le processus de la
fonction archivage intermdiaire,
tous ministres confondus,
Environ 3 400 ETP Fonction archivage intermdiaire
administrations centrales et
services dconcentrs, hors
direction des archives de France
et archives dpartementales
Ce nombre englobe les
conservateurs (directeurs et
adjoints) travaillant en archives
777 ETP Archivage Dfinitif
dpartementales et les effectifs
des 5 centres darchives
nationales
PRINCIPALES RECOMMANDATIONS

Chapitre du rapport Echance de mise en


Numro Recommandations
correspondant uvre

01 Communiquer autour de la nouvelle dynamique de larchivage III.1.a 6 12 mois

02 Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de larchivage III.1.b 6 12 mois

03 Elaborer en amont une politique de gestion de linformation III.1.c 6 12 mois

04 Renforcer la fonction archivage III.1.d 6 12 mois

05 Dvelopper le pilotage de la fonction archivage en mode LOLF III.1.e 6 12 mois

Amliorer la mise disposition des instructions archivistiques et des instruments de recherche pour
06 III.1.f 6 12 mois
les services producteurs (intranet/extranet)

Assurer la prise en compte des enjeux de larchivage par les directeurs et responsables de
07 III.2.a 12 24 mois
programme

08 Matriser les enjeux juridiques lis larchivage lectronique III.2.b 12 24 mois

09 Engager une r-ingnierie des processus en matire darchivage papier et lectronique III.2.c 12 24 mois

10 Mettre en place un contrle interne du respect des processus et des procdures III.2.d 12 24 mois

11 Faciliter laccs aux informations archives dans une dynamique doffre de service III.2.e 12 24 mois

12 Garantir la traabilit des informations III.3.a 3 5 ans

Intgrer un module darchivage dans les principaux systmes dinformation et faciliter linterfaage
13 III.3.b 3 5 ans
entre les diffrents systmes dinformation et les plates-formes

Dvelopper et assurer la mise en service oprationnelle de plates-formes darchivage lectroniques


14 III.3.c 3 5 ans
scurises

15 Dvelopper loffre de service vis--vis des clients externes III.3.d 3 5 ans


PRINCIPALES AMELIORATIONS QUALITATIVES ATTENDUES

Principaux bnficiaires Nature de


Recommandations Indicateur(s) de mesure
Amlioration attendue l'amlioration
correspondantes Citoyen Usager Contri- Agents
attendue (*) envisageable(s)
buable

- Suivi davancement du plan de


Transformation de la perception de la fonction transformation
archivage (information trie et conserve = 1, 7,11 x x x 2 - Nombre dcoles de la fonction
ressource immatrielle) publique ayant mis en uvre une
sensibilisation dans le cadre de la
formation initiale

- Suivi davancement du plan de


Meilleure visibilit de la fonction archivage 2, 7, 11 x x 5 transformation
- Nombre de modules de formation
continue intgrant un volet archivage

Meilleure connaissance et application des - Consultations des documents par les


instructions archivistiques , utilisation des producteurs
4, 6,11 x 1
instruments de recherche par les services - Nombre de formations proposes /
producteurs dispenses

- Prsence de correspondants archivage


Identification claire et coordination des rles et dans les rfrentiels emplois
4, 6, 10, 11 x 5
responsabilits des acteurs impliqus - Nombre de contrats dengagement
rciproques

- Nombre de schmas directeurs


informatiques ayant intgr les
Intgration des problmatiques de larchivage questions relatives larchivage
3, 9, 14 x x x x 3 lectronique
papier et lectronique en amont
- Nombre dapplications existantes ou en
dveloppement comportant un module
darchivage

- Suivi davancement du plan de


Application des politiques de gestion de transformation
2, 7, 11 x x x 3
linformation - Nombre de personnes ayant bnfici
de formations
Principaux bnficiaires Nature de
Recommandations Indicateur(s) de mesure
Amlioration attendue l'amlioration
correspondantes Citoyen Usager Contri- Agents attendue (*) envisageable(s)
buable

- Nombre de directions ayant fait lobjet


dun tat des lieux
Rduction des stocks darrirs 5, 9, 11 x x 7 - Frquence des versements par
direction
- Volumes tris / volumes en stock

- Nombre de tableaux de bord


Pilotage effectif de la fonction archivage en - Nombre de contrats dengagement
5, 11 x x x 2, 7 rciproques
mode LOLF
- Nombre de missions dinspection
intgrant un volet archivage

- Suivi davancement du plan de


transformation
- Nombre de tableaux de gestion mis
Amlioration de loffre de service interne et jour
6, 11, 15, 16 x x 6, 1
externe - Rpertoires et instructions
archivistiques mis en ligne
- Frquence des contacts entres
services producteurs et darchivage
Conservation scurise et fiable des documents - Mise en place dun label archivage
8, 13, 15 x x 9 lectronique scuris
lectroniques
- Nombre dapplications pour lesquelles
des modules dexport de donnes ont
t intgrs
Qualit des processus darchivage lectronique 9, 10 x x x 3, 4, 5, 6
- Nombre de processus pour lesquels le
standard dchange est appliqu
- Nombre de procdures normalises

Accs facilit et valorisation des informations - Nombre de plates-formes darchivage


12, 13, 15, 16 x x 6, 1 oprationnelles
archives
- Volume de demandes de consultations
- Suivi davancement du plan de
Traabilit des informations archives 9, 13, 14, 15 x x 6 transformation
- Nombre de tableaux de gestions
actualiss
PRINCIPAUX GAINS FINANCIERS ATTENDUS

Echance Nature
indicative Dpenses
Gains financiers attendus Montant Augmentatio Rduction Commentaires
d'obtention des vites ou en
n des des
gains moindre
recettes dpenses
progression
Hypothse fonde sur un transfert
des 30% darchives peu
sollicites depuis les btiments
dont le cot se situe dans la
norme de 21,5 /ml vers des
locaux aux cots dinfrastructure
Rduction des cots de stockage des archives 11 millions plus faible (6/ml) ; en considrant
3 ans X
intermdiaires peu sollicites deuros par an les investissements ncessaires
dans la rhabilitation et dans des
installations de rayonnage pour
accueillir ce stock, le dlai de
rcupration pour rentabiliser
l'investissement initial serait dun
peu plus de 3 ans.

(*) : Nature des amliorations attendues :


(1) Amlioration de l'galit d'accs aux services publics,
(2) Meilleure adaptation des missions de l'Etat aux besoins; meilleure allocation des moyens de l'Etat par rapport aux besoins,
(3) Simplification des procdures,
(4) Rduction des dlais de traitement,
(5) Modernisation du fonctionnement des structures de l'Etat,
(6) Meilleur accs l'information,
(7) Renforcement des capacits de pilotage / de contrle de l'Etat,
(8) Amlioration des conditions de travail des agents,
(9) Autres
Sommaire dtaill

I. Des transformations pour amliorer la performance de larchivage


1. Rappel des enjeux
a. Renforcer la politique darchivage pour une meilleure prise en compte de larchivage lectronique
b. Clarifier et coordonner les rles et responsabilits des acteurs impliqus dans la fonction archivage
c. Optimiser les oprations de slection et de tri des archives et amliorer les outils
d. Amliorer la mise disposition des informations archives
Audit de modernisation Archivage

2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage en tant que ressource immatrielle
a. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage
b. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction archivage intgre et pilote
c. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents dans le temps (records management )
d. Synthse des actions recommandes court et moyen terme
e. Principales actions mener par tape du processus archivage
f. Une approche interministrielle qui doit saccompagner dune mise en uvre spcifique par ministre

II. Analyse des cots de la fonction archivage intermdiaire

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III. Annexes
1. Dtail des transformations et actions recommandes trs court terme
2. Dtail des transformations et actions recommandes court terme
3. Dtail des transformations et actions recommandes moyen terme
4. Annexes de ltude sur les cots de la fonction archivage intermdiaire
5. Glossaire

IV. Pices jointes


1. Fiches illustratives
2. Rfrentiels cls (SDAE, DCSSI, DAF) et tudes complmentaires
3. Aperu comparatif de la dmatrialisation des pices de march public dans lUnion Europenne
4. Aperu de larchivage et de la gestion de linformation au Canada

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1. Rappel des enjeux

Dans le cadre des rflexions relatives lconomie de limmatriel* et de la mise en uvre de la loi organique relative
aux lois de finances (LOLF), la problmatique de larchivage constitue aujourdhui un enjeu majeur pour la
modernisation de lEtat notamment par sa contribution directe aux trois objectifs de performance quelle dfinit :
lefficacit socio-conomique : la r-ingnierie des processus darchivage, puis leur dmatrialisation,
optimisera les moyens allous la fonction et rduira les dlais de mise disposition de la ressource en
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terme dinformation ;
lefficience de gestion : la prise en compte de larchivage en amont rduira les cots associs au traitement
et au stockage des archives au sein de lensemble des ministres ;
la qualit de service : le positionnement de la fonction archivage comme prestataire de service vis--vis des
services producteurs et des citoyens assurera une meilleure prise en compte de leurs besoins respectifs.

Au regard des constats dresss dans le rapport danalyse de lexistant, quatre principaux besoins dvolution mergent :

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1. En terme de politique : la politique darchivage doit tre renforce pour assurer une meilleure prise
en compte de larchivage lectronique

2. En terme dorganisation : les rles et responsabilits des acteurs impliqus dans la fonction
archivage doivent tre clarifis et coordonns

3. En terme doutils : les outils de traitement et de gestion des informations archiver gagneraient
tre perfectionns

4. Enfin, en terme de communication et dapproche client, la mise disposition des informations


archives peut tre amliore

Ces volutions apparaissent ncessaires tant pour rpondre aux difficults rencontres par les ministres que pour
essaimer des bonnes pratiques aujourdhui disparates et non systmatiquement partages.

* Rapport de la Commission sur lconomie de limmatriel cf IV.2

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1. Rappel des enjeux
a Renforcer la politique darchivage pour une meilleure prise en
compte de larchivage lectronique

Lanalyse de lexistant a rvl une dichotomie entre, dun ct, une politique darchivage papier existante
mais plus ou moins dveloppe selon les ministres et, de lautre ct, un archivage lectronique rglement
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au niveau interministriel (rfrentiels DCSSI, SDAE/DAF) mais inexistant ou embryonnaire dans les
ministres.

Cette dichotomie se traduit par :

Une fonction archivage peu valorise car les enjeux sous-jacents sont insuffisamment apprhends par la
hirarchie des ministres, singulirement pour larchivage lectronique ;

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Labsence dapplications ddies larchivage ou la non-intgration de modules darchivage dans les
applications existantes ;

Labsence darchivage des documents numriques (bases de donnes, courriels, documents bureautiques) ;

La re-matrialisation systmatique des informations lectroniques ;

Des formations initiales pour les archivistes et des comptences techniques qui permettent peu
dapprhender des problmatiques darchivage lectronique ;

Une culture de la performance et de la gestion au sens LOLF peu voire pas du tout intgre au
fonctionnement de larchivage.

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1. Rappel des enjeux
b Clarifier et coordonner les rles et responsabilits des acteurs
impliqus dans la fonction archivage

Le besoin de clarification des rles et responsabilits est double. Il sagit :


Audit de modernisation Archivage

damliorer la connaissance du corpus rglementaire et archivistique par les producteurs

La circulaire de 2001 est en effet insuffisamment applique, notamment en ce qui concerne :


9 le renforcement du rseau de correspondants archivage au sein des diffrents services ;
9 la bonne gestion des archives courantes et intermdiaires par les services producteurs.

De mme, les processus de versement des archives ne sont pas toujours bien connus et respects, et en

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particulier le processus de versement des archives lectroniques.

de renforcer la collaboration entre les services producteurs et les services darchivage

La diversit des modles organisationnels des ministres se traduit par une intgration plus ou moins forte de
la fonction archivage auprs des services producteurs (existence de relais, correspondant ou simple
interlocuteur).

La part des directions faisant appel au service darchivage ou prenant en compte les enjeux de larchivage
varie fortement en fonction des ministres.

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1. Rappel des enjeux
c Optimiser les oprations de tri et de slection des archives et
amliorer les outils

La confusion des rles et responsabilits complexifie de facto le processus darchivage :


Audit de modernisation Archivage

labsence de traitement des archives en amont, et ds la cration dun document, gnre une lourde
charge de tri en aval, voire le cas chant des arrirs consquents ;

la multi gestion de certains dossiers, comme par exemple les dossiers de personnel ou de marchs
publics, engendre des mauvaises pratiques de conservation locale et daccumulation des archives.

De surcrot, le processus nest pas simplifi par les outils existant : les outils darchivage mis disposition

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sont limits, souvent obsoltes, rpondent peu des besoins de gestion et sintgrent peu voire pas aux autres
outils SI.

Ds lors, le besoin dvolution porte tant sur loptimisation des oprations de tri et de slection que sur
lautomatisation des activits de versement ou de consultation. Du fait des progrs de llectronique, il
appelle galement une volution du mtier de larchiviste qui, dexpert en slection et en tri est amen se
spcialiser sur le cycle de vie de linformation, sur sa modlisation et sa structuration.

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1. Rappel des enjeux
d Amliorer la mise disposition des informations archives

Enfin, en termes de communication et dapproche client, lamlioration de la mise disposition des informations
archives apparat ncessaire, et ce pour plusieurs raisons :
Audit de modernisation Archivage

A linverse du MAE, du MINEFI et du MINDEF, les missions darchives des ministres membres du rseau
DAF nont pas comme mission premire de mettre en valeur les archives collectes. Par consquent, les
archives intermdiaires sont peu mises disposition des clients internes comme externes.

Peu de services en charge de larchivage sinscrivent dans une logique de dveloppement de leur offre de
service.

Lvolution de la socit de linformation rend inluctable la mise disposition des informations sur internet,

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sous peine de les voir disparatre et sous la rserve du respect des droits des personnes ; ds lors, lavenir
de larchivage comme composante cl de linformation passe ncessairement par la mise en ligne des
documents.

Enfin, la mconnaissance des dures dutilit administrative et labsence de traabilit des archives limitent la
mise disposition des informations archives.

Il en rsulte un manque de valorisation de la production de lEtat. En effet, la prennisation de la mmoire de


laction de lEtat passe par la mise en ligne systmatique de toute information dans le respect des dispositions
rglementaires. Ce besoin dvolution sinscrit pleinement dans lobligation de transparence de ladministration
envers les citoyens.

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Sommaire dtaill

I. Des transformations pour amliorer la performance de larchivage


1. Rappel des enjeux
a. Renforcer la politique darchivage pour une meilleure prise en compte de larchivage lectronique
b. Clarifier et coordonner les rles et responsabilits des acteurs impliqus dans la fonction archivage
c. Optimiser les oprations de slection et de tri des archives et amliorer les outils
d. Amliorer la mise disposition des informations archives
Audit de modernisation Archivage

2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage en tant que ressource immatrielle
a. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage
b. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction archivage intgre et pilote
c. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents dans le temps (records management )
d. Synthse des actions recommandes court et moyen terme
e. Principales actions mener par tape du processus archivage
f. Une approche interministrielle qui doit saccompagner dune mise en uvre spcifique par ministre

II. Analyse des cots de la fonction archivage intermdiaire

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III. Annexes
1. Dtail des transformations et actions recommandes trs court terme
2. Dtail des transformations et actions recommandes court terme
3. Dtail des transformations et actions recommandes moyen terme
4. Annexes de ltude sur les cots de la fonction archivage intermdiaire
5. Glossaire

IV. Pices jointes


1. Fiches illustratives
2. Rfrentiels cls (SDAE, DCSSI, DAF) et tudes complmentaires
3. Aperu comparatif de la dmatrialisation des pices de march public dans lUnion Europenne
4. Aperu de larchivage et de la gestion de linformation au Canada

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2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage
Une nouvelle dynamique pour larchivage

Larchivage nest pas un stockage a posteriori des informations mais une conservation dynamique des donnes
tout au long de leur cycle de vie, engageant la responsabilit de lEtat et des acteurs dans un contexte de
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judiciarisation croissante de la socit.

Ainsi, un archivage optimis implique :


la conservation des seuls documents ncessaires au sens oprationnel, juridique et patrimonial
la possibilit davoir accs tout moment un document
la garantie dune conservation scurise des documents archivs
la mise disposition des informations de manire anticiper les besoins des clients potentiels

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Pour ce faire, des transformations sont envisager :

1. A trs court terme, une fonction archivage optimise et des cots transparents

2. A court terme, une fonction archivage pilote et intgre, via la r-ingnierie des processus
sous-jacents

3. A moyen terme, la gnralisation dune gestion de linformation dans le temps (dmarche de records
management)

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2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage
a A trs court terme : loptimisation de la fonction archivage

A trs court terme (moins dun an), il sagit de mettre en place les mesures prioritaires ncessaires
loptimisation de larchivage. Lenjeu de modernisation consiste ainsi faire voluer larchivage dune fonction de
support intervenant en bout de chaine une fonction dynamique de gestion de linformation dans le temps, en
la considrant de facto comme une ressource stratgique.
Audit de modernisation Archivage

Ce positionnement, au confluent de lensemble des processus, ncessite doprer des transformations


dordre politique, organisationnel et procdural.

Dici 6 12 mois, il sagit ainsi de

Communiquer autour de la nouvelle dynamique de larchivage en associant les termes information et


gestion documentaire et en assurant progressivement une sensibilisation de lensemble des agents cette
nouvelle dynamique ;

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Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de larchivage en les
associant llaboration dune charte interministrielle de larchivage sous lgide du Comit Interministriel
des Archives de France (CIAF) qui serait runi cette occasion (cr en 2002, il na ce jour jamais t
runi) ;

Dfinir une politique de gestion de linformation qui permette en amont de prendre en compte les enjeux
de larchivage papier et lectronique, notamment dans le cadre de la conception / refonte dapplications
mtiers et plus globalement des schmas directeurs informatiques ;

Renforcer structurellement la fonction archivage, ceci consistant :


9 Ancrer la fonction de correspondant archivage au sein des services producteurs par une inscription
de cette fonction dans les rpertoires demplois des ministres ;
9 Clarifier les rles et responsabilits des services impliqus (producteurs, informaticiens, archivistes) :
dans le cadre du dveloppement de larchivage lectronique, une coordination des primtres
dintervention respectifs et une monte en comptence de certains acteurs, notamment des archivistes,
apparat indispensable.

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2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage
a A trs court terme : loptimisation de la fonction archivage

Dvelopper le pilotage de la fonction archivage en mode LOLF pour assurer le suivi de lactivit dans le but,
trs court terme, de rsorber les arrirs et doptimiser les espaces de stockage :
Audit de modernisation Archivage

9 La fonction archivage ne peut tre optimise sans que sa performance soit mesure et ses cots
retranscrits en tant que tels dans les programmes LOLF des ministres : De ce fait, la mise en place
dun contrle de gestion au sein de la fonction archivage simpose.
9 Toute action de rationalisation (campagnes de tri, rsorption des arrirs) ncessite des moyens mettre
en regard de lenjeu conomique des stocks conservs au sein des ministres.
9 Le pilotage de la fonction implique :
- la dfinition dobjectifs et dindicateurs retraant la performance de la fonction tant en termes
conomique (indicateurs financiers) que defficacit (indicateurs de productivit) et de qualit de

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service (indicateurs de satisfaction client) ;
- la mise en place de tableaux de bord qui constitueront terme des outils indispensables au
dialogue de gestion du service darchivage lors des discussions budgtaires ;
- lvaluation du suivi des objectifs fixs pour les directeurs et les responsables de programme,
adosse aux dispositifs de sanction de la performance (primes, incitations).

Systmatiser la mise disposition et/ou la mise en ligne sur intranet/extranet des instructions
archivistiques (dont les tableaux de gestion et les plans de classement) et des instruments de recherche
(bordereaux de versements et rpertoires des archives) pour les services producteurs. Cette systmatisation
doit saccompagner en priorit dune gnralisation de la dmatrialisation des bordereaux de versement.

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2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage
a A trs court terme : loptimisation de la fonction archivage

Optimiser larchivage papier par la rationalisation et la dmatrialisation des processus :


9 Le contrle et le tri des flux devant faire lobjet dun archivage dfinitif doivent tre mieux anticips en
Audit de modernisation Archivage

amont ;
9 Les archives intermdiaires peu sollicites doivent tre dlocalises dans des structures ddies de
ladministration (locaux darchivage) : potentielle conomie annuelle de 11 millions deuros au bout de
trois ans ;
9 Les stocks non sollicits pourraient tre externaliss (la conservation reprsentant un cot trois fois
moindre en externe quen interne ladministration) sous rserve dun contrle strict par les services
darchivage quant llaboration des cahiers des charges et leur contrle et application ;
9 Lacclration de larchivage lectronique de certains types darchives srielles permettrait, dune part de

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rationaliser leur traitement et de favoriser leur recherche et leur communication, et dautre part de librer,
sous rserve dune tude juridique attentive, une partie des espaces de stockage des dossiers de papier.
A linverse, les cots lis la conservation scurise des donnes numriques devront tre pris en
compte (cots des outils matriels et logiciels, cots des personnels grant ces donnes numriques sur
le long terme).

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2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage
b A court terme, une fonction archivage intgre et pilote

A court terme, lenjeu de modernisation consiste faire de la fonction archivage une fonction intgre
et pilote, disposant de processus rationaliss et de relations contractualises entre lensemble des
services producteurs et des services darchivage.

Audit de modernisation Archivage

Pour ce faire, il convient, dici un deux ans :

dassurer lapplication de la politique darchivage dfinie trs court terme par la dclinaison
oprationnelle de la charte interministrielle de larchivage au sein de chaque ministre (contrats
dengagement rciproques). La mise en uvre effective des directives sera suivie par les directeurs et
responsables de programme et contrle par les services dinspection ministrielle qui verront adjoindre
leur mission un volet archivage.
de gnraliser la contractualisation des relations entre les services producteurs et les services
darchivage, notamment pour larchivage lectronique, en veillant terme faire de cette
contractualisation un outil du dialogue de gestion en mode LOLF.

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9 La contractualisation se dcline en deux volets :
- interministriel par la charte interministrielle de larchivage labore par le CIAF et qui
constituera un socle de directives archivistiques applicables toute production de lEtat,
- ministriel par la dclinaison de cette charte en contrats dengagement rciproque entre le service
darchivage et les service producteurs (contrats de gestion de linformation).
9 Elle doit se dvelopper en garantissant un nouveau rle pour larchiviste, qui, dun expert en slection
et tri des archives papier intervenant en aval, doit devenir :
- un partenaire du producteur dinformation, mme de dterminer avec lui le cycle de vie des
donnes et documents afin de pouvoir adapter le traitement de linformation ce cycle et de
dfinir les mtadonnes structurant linformation archiver ;
- un prestataire de services capable de diffrencier son approche client en fonction du mtier et/ou
du niveau hirarchique de son client interne, capable danticiper les besoins dinformation de ses
clients externes ;
- un prestataire mme de sengager sur des rsultats en termes de qualit / dlais / cots
formaliss par des indicateurs tays.

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2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage
b A court terme, une fonction archivage intgre et pilote
De mme, il convient :
dengager une r-ingnierie des processus darchivage, en lien avec la refonte des processus
mtier, et pralablement la dmatrialisation des procdures. La rationalisation des processus
Audit de modernisation Archivage

reposera sur lintgration systmatique de la problmatique de larchivage ds la cration dun document.


9 En matire darchivage papier, elle consistera notamment :
- standardiser les formats de documents afin de faciliter leur indexation, leur tri et leur
conservation ;
- redfinir les lments constitutifs de dossiers matres uniques pour les cas de gestion mtier
fort enjeu darchivage (pices de marchs, dossiers de personnels notamment).
9 En matire darchivage lectronique, cette rationalisation des processus conduira :
- intgrer larchivage lectronique aux schmas directeurs informatiques ;

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- mettre en place une nouvelle fonction bureautique darchivage, au sens archivistique et non
dans le seul but dentreposer des donnes sur disque dur ;
- homogniser et standardiser lchange des donnes, par ladoption du standard dchange de
donnes pour l archivage afin de garantir linteroprabilit des systmes dinformation (format
de mtadonnes labor par la Direction des Archives de France (DAF) et le Service du
Dveloppement de lAdministration Electronique (SDAE) ;
- spcifier les donnes des applications informatiques fort enjeu darchivage, au moment de leur
cration pour les applications nouvelles) ;
- insrer des modules darchivage dans les applications de gestion en cours de dploiement ou
en projet.

de mettre en place un contrle interne du respect des processus et des procdures lis larchivage
papier, mais galement larchivage lectronique en sappuyant sur la politique darchivage prconise par
la DCSSI. Ce contrle interne, portant aussi bien sur la scurit logique et technique des flux que sur la
qualit des stocks, permettra de garantir la fiabilit des informations archives.

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2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage
b A court terme, une fonction archivage intgre et pilote
S'agissant plus spcifiquement des marchs publics, la France se caractrise par un cadre
rglementaire plus complexe et un processus moins dmatrialis que ses homologues europens (tant ct
acheteurs que fournisseurs cf. pice jointe IV.3 aperu de la dmatrialisation des pices de marchs
publics). La refonte du code des marchs publics prvue pour 2010 pourrait tre l'occasion de simplifier
davantage ce cadre rglementaire, tant pour favoriser le dveloppement des rponses dmatrialises des
Audit de modernisation Archivage

entreprises aux appels d'offres, que pour allger les charges administratives des acheteurs publics.

Enfin, il convient de faciliter laccs de lensemble des clients (internes et externes) aux informations
archives par la dfinition dune vritable offre de service, plus particulirement pour les clients
externes. Il sagit davoir recours aux fonctionnalits intranet et internet pour garantir une offre diffrencie
en fonction des clients et adapte en externe aux diffrents types de publics, en dveloppant :
9 la mise en ligne des instruments de recherche (bordereaux de versements et rpertoires des archives)
sur intranet et extranet ;

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9 la mise en ligne dune slection de documents darchives numriss, en mettant en place une
communication suivant plusieurs modalits (communication directe ou diffre) ;
9 la dmatrialisation des procdures de drogation via lapplication SDAE de gestion des dmarches
en ligne (www.mon.service-public.fr) ;
9 moyen terme, la mise en uvre dun portail interministriel de consultation des rpertoires et des
fonds darchives intermdiaires numriss.

Lensemble de ces recommandations ne se feront pas sans la prise en compte et la mise en uvre
effective par les directeurs et responsables de programme des directives lies larchivage.
Elles permettront court terme de renforcer la fonction archivage en consacrant un nouveau rle, pour
larchiviste, de pilote de la fonction et de prestataire de service vis vis des services producteurs.
En outre, lensemble de ces transformations, et notamment la r-ingnierie des processus, doivent se
faire dans le but dassurer terme la mise en uvre effective de larchivage dmatrialis par le
dveloppement de plates-formes darchivage lectronique juridiquement scurises.

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2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage
c A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents dans
le temps
A moyen terme, lenjeu de modernisation consiste gnraliser la pratique de la gestion de linformation
damont en aval lensemble des ministres en garantissant la fiabilit et la traabilit des informations tout
au long de la chane.
Audit de modernisation Archivage

Longtemps opposes, les deux approches archivistiques franaise et anglo-saxonne mriteraient aujourdhui dtre
rconcilies. Si lopposition entre archives courantes (records ) et archives dfinitives dans le concept anglo-
saxon introduit une rupture dans la gestion des documents, la pratique franaise conduit ngliger les archives
courantes et intermdiaires dans les services producteurs. Ainsi, la mise en place dune pratique gnralise de
gestion de linformation dans le temps devrait tre laboutissement moyen terme des transformations entreprises
trs court et court terme.

Cette gnralisation de la gestion de linformation dans le temps, par ailleurs dnomme records
management , sappuiera dici 3 5 ans par la mise en uvre effective des transformations suivantes :

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La mise en uvre de la traabilit des informations par un renforcement des outils de gestion de la
fonction archivage afin de permettre au producteur de suivre le cycle de vie de sa production et larchiviste
de garantir la fiabilit de linformation archive (identification en amont de la valeur darchive dune production,
historisation des vnements associs la production, adoption de plans de classement mutualiss)
Lintgration dun module darchivage ou linterfaage dune application ddie larchivage dans les
principaux systmes dinformation pour assurer la prise en compte systmatique des problmatiques de
larchivage. Cette recommandation ncessite notamment lassociation des archivistes en amont des projets de
conception ou de refonte des principaux systmes dinformation et la prise en compte du cycle de vie des
documents lectroniques ds leur origine.
Linterfaage entre les diffrents SI et les plates-formes : ce travail de prparation et dinterfaage pourra
sappuyer sur le rfrentiel gnral dinteroprabilit (RGI) dvelopp dans le cadre de ladministration
lectronique.
La mise en service oprationnelle des plates-formes darchivage lectroniques scurises, sur le
modle de la plate-forme pilote dveloppe par la Direction des Archives de France (DAF) et le Service du
Dveloppement de lAdministration Electronique (SDAE).

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2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage
c A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents dans
le temps
Llaboration dune politique de valorisation des archives et de dveloppement de loffre de service
vis--vis de clients externes afin de :
9 faciliter, tout en le scurisant, laccs direct aux informations archives en normalisant les procdures
Audit de modernisation Archivage

de communication et en dveloppant un contrle efficace de la circulation des informations (risque


dutilisation abusive des archives publiques par des tiers) ;
9 valoriser conomiquement les fonds archivs en :
- initiant des rflexions cots / bnfices notamment sur lopportunit de procder des
numrisations massives,
- slectionnant les archives demandes en priorit pour la numrisation des textes et images :
dossiers nominatifs comme les naturalisations, tats civils, banques d'images...,

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- ralisant une analyse cots / avantages de lexternalisation (Dlgation de Service Public, ) de
la fonction de numrisation, de diffusion et de facturation des archives audiovisuelles.
9 valoriser culturellement les fonds archivs par lorganisation dexpositions et le dveloppement de
publications. Dans ce cadre, il conviendra dtudier la faisabilit dexpositions virtuelles et de mallettes
pdagogiques , linstar de ce qui se pratique aux Archives nationales, dpartementales et
municipales.

Lensemble de ces transformations permettra moyen terme dassurer la prise en compte effective des
dispositions ncessaires la conservation et la communication du patrimoine informationnel de lEtat :
Une conservation des seuls documents ncessaires des fins oprationnelles, juridiques et/ou patrimoniales ;
Une prennisation de la mmoire dmatrialise de lEtat ;
Une fonction darchivage performante en termes la fois defficacit, defficience et de qualit de service ;
Une transformation de linformation archive en ressource documentaire stratgique, accessible en ligne autant
que la technique et la rglementation le permettent.

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2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage
d
Hirarchisation des actions recommandes Transformations
court et moyen terme moyen terme
Transformations Garantir la traabilit des informations
court terme Perfectionner les outils de pilotage de larchivage
Perfectionner les outils de gestion de larchivage
Transformations Assurer la prise en compte de enjeux de larchivage Intgrer un module archivage dans les principaux
trs court terme par les directeurs et responsables de programme systmes dinformation
Sensibilisation systmatique des cadres Associer les archivistes en amont
Communiquer autour de la nouvelle dynamique de
Audit de modernisation Archivage

Diffusion effective de la charte interministrielle Intgrer un module archivage ou interfacer une


larchivage
Situation actuelle

Volet archivage dans les missions dinspection application ddie larchivage


Parler dinformation et de gestion documentaire
Matriser les enjeux juridiques lis larchivage Dvelopper des plates-formes darchivage
Diffuser cette dynamique lors de formations lectronique lectronique scurises oprationnelles
Responsabiliser les directeurs et responsables de Mettre en uvre une dmarche qualit lie larchivage Mettre en place les plates-formes lectroniques
programme lectronique (socle juridique clair) Prparer linterfaage entre SI et plates-formes
Activer le CIAF Engager une r-ingnierie des processus Dfinir un dispositif dhomologation de larchivage
Rdiger une charte interministrielle de larchivage Redfinir la liste des documents et des donnes lectronique
Elaborer en amont une politique de gestion de lectroniques archiver (papier et lectronique) Dvelopper loffre de service clients externes
linformation Intgrer en amont la problmatique de larchivage Faciliter laccs aux informations archives
Intgrer larchivage lectronique dans les SDI Standardiser lchange des donnes lectroniques Elaborer une stratgie de valorisation des
Spcifier les donnes des applications mtier Mettre en place un contrle interne informations archives

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prsentant un fort enjeu darchivage
Mettre en uvre un contrle qualit sur les donnes Prparer larticulation avec le futur SIA
Renforcer la fonction archivage stockes et des contrles de scurit sur les flux
Ancrer la fonction de correspondant archivage Contractualiser les relations entre les services
Clarifier/coordonner les rles et responsabilits producteurs et les services darchivage
Renforcer les comptences des services darchivage Elaborer des conventions spcifiques par ministre
en terme darchivage lectronique Mettre en place un suivi de leur mise en uvre
Dvelopper le pilotage de la fonction archivage en Faciliter laccs aux informations archives
mode de gestion LOLF
Dfinir une politique doffre de services aux usagers
Faire un bilan des arrirs
Amliorer le processus de dmatrialisation des GENERALISATION DUNE PRATIQUE
Mettre en place des tableaux de bord (indicateurs de
pilotage)
procdures de drogation DE RECORDS MANAGEMENT
Mettre en ligne les rpertoires de versement ADAPTEE AUX SPECIFICITES
Amliorer la mise disposition des instructions
archivistiques et des outils pour les producteurs ARCHIVISTIQUES FRANCAISES
Accs aux instructions, tableaux de gestion mis jour,
plans de classement, dispositifs dindexation,
procdures, bordereaux lectroniques, rpertoires UNE FONCTION ARCHIVAGE
darchives INTEGREE ET PILOTEE
OPTIMISATION DE
LA FONCTION ARCHIVAGE

6 - 12 mois 1 2 ans 3 5 ans

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2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage
e Principales actions mener par tape du processus archivage
Renforcer la fonction archivage auprs des responsables et de leurs services (ractivation du CIAF, diffusion et
traduction oprationnelle de la charte, mise en place dun rseau dacteurs autour du thme de larchivage lectronique)
Production Contractualiser les relations services darchivage / services producteurs
courant

Dvelopper et assurer le pilotage de la fonction archivage et de sa performance


Elaborer et assurer la mise en uvre dune politique de gestion de linformation
Engager la r-ingnierie des processus : redfinir la liste des documents papiers et des donnes lectroniques Consultation
archiver (dossiers de personnel), laborer une cartographie des applications fort enjeu darchivage au sein des
ministres @
@
Archivage

Intgrer le cycle de vie des donnes dans la plupart des systmes d information

Intgrer un module darchivage dans les principaux systmes dinformation Mettre en ligne des
Versement Mettre en uvre le standard dchange des donnes lectroniques pour larchivage rpertoires dtaills
Collecte Dmatrialiser les procdures de versement des versements
Assurer linteroprabilit entre les SI de production et les plates-formes darchivage lectronique darchives
Pr-identifier les besoins de consultation darchive intermdiaire par larchiviste
intermdiaire

Mettre en place un dossier de personnel matre unique Mettre en place un


de modernisation

portail interministriel
Conservation Dvelopper des plates-formes darchivage lectroniques scurises oprationnelles pour la consultation
Mettre en place un contrle interne : contrle qualit sur les donnes stockes et contrles de scurit des archives
logique et technique sur les flux intermdiaires
Assurer un pilotage de la fonction archivage dans une optique de gestion prvisionnelle des stocks

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Assurer linteroprabilit entre les SI de production et les plates-formes darchivage
Gestion des lectronique intermdiaire et dfinitif Consultation
donnes Garantir la prise en compte de larchivage dans les SIRH Communication
Dvelopper le numrisation de supports audiovisuels pour assurer leur prennit
Renseigner les mtadonnes lies chaque document produit
@
@
Amliorer le processus
dfinitifAudit

Versement de dmatrialisation des


Prparer larticulation du systme de diffusion des rpertoires dtaills avec le procdures de
Collecte futur systme dinformation archivistique des archives nationales drogation
Mettre en uvre la scurit logique et technique des donnes stockes
Mettre en ligne des
Mettre en place un outil mutualis darchivage au sein de processus mtier
rpertoires dtaills des
versements darchives
Numriser / Valoriser
Traitement conomiquement
Prendre en compte le rexamen des dures de communicabilit certaines archives
(projet de loi en cours dexamen au Snat)
@ Elaborer une stratgie
de valorisation culturelle
des archives via des
expositions et des
Dvelopper des rfrentiels darchivage transversaux aux application mtiers des ministres publications
Veille technique Mettre jour rgulirement et diffuser les rfrentiels et instructions archivistiques
et rglementaire Formaliser les procdures darchivage (notamment
Conseil mettre
gnral des en place un
technologies deprocessus dhomologation
linformation, de larchivage
Direction gnrale de la lectronique)
Planifier la prennisation des archives lectroniques et des formats et supports numriques
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2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage
f
Une approche interministrielle qui doit saccompagner dune mise
en uvre spcifique par ministre
Approche interministrielle Dclinaison spcifique par ministre
Responsabiliser les directeurs et responsables de
Elaborer une politique de gestion de linformation incluant
Audit de modernisation Archivage

programme aux enjeux de larchivage et assurer leur prise


larchivage papier et lectronique au sein des
en compte
Politique Communiquer autour de la nouvelle dynamique de
ministres (records management)
Matriser les enjeux juridiques lis larchivage
larchivage (papier et lectronique)
lectronique
Clarifier le socle juridique li larchivage lectronique

Renforcer la fonction archivage (Principes de Formaliser des contrats de service par ministre/direction
contractualisation des relations services producteurs / Dcliner le pilotage de la fonction archivage en mode de
Organisation services darchivage notamment pour larchivage gestion LOLF
lectronique) Clarifier / coordonner les rles et responsabilits des
Renforcer le pilotage de la fonction archivage acteurs impliqus

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Amliorer la connaissance / laccs des services Amliorer la mise disposition des instructions
producteurs aux instructions rglementaires et archivistiques et des outils par les services darchivage
archivistiques pour les services producteurs
Mettre en uvre un standard dchange des donnes Engager une r-ingnierie des processus dans une logique
Processus facilitant les transferts / changes entre les services de bonne gestion des documents (arrirs et nouveaux) et
darchivage et leurs partenaires (adoption dun format de rationalisation des processus et notamment du tri
standard) Mettre en place un contrle interne du respect des
Amliorer le processus de dmatrialisation des processus et des procdures lis larchivage (scurit
procdures de drogation juridique des donnes)

Dvelopper puis garantir une mise en service Intgrer un module archivage dans les principaux
oprationnelle des plates-formes darchivage lectronique systmes dinformation pour systmatiser larchivage
scurises (traabilit auditable du processus archivage, Prparer linterfaage entre systmes dinformation et
conservation scurise des donnes, communication plates-formes darchivage
Outils diversifie : modalits et clients) Dvelopper loffre de service pour les clients externes
Garantir une traabilit des informations (perfectionnement (Mise en valeur des informations archives par les
des outils de gestion et de pilotage de larchivage) fonctionnalits intranet /extranet / internet)

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Sommaire dtaill

I. Des transformations pour amliorer la performance de larchivage


1. Rappel des enjeux
a. Renforcer la politique darchivage pour une meilleure prise en compte de larchivage lectronique
b. Clarifier et coordonner les rles et responsabilits des acteurs impliqus dans la fonction archivage
c. Optimiser les oprations de slection et de tri des archives et amliorer les outils
d. Amliorer la mise disposition des informations archives
Audit de modernisation Archivage

2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage en tant que ressource immatrielle
a. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage
b. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction archivage intgre et pilote
c. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents dans le temps (records management )
d. Synthse des actions recommandes court et moyen terme
e. Principales actions mener par tape du processus archivage
f. Une approche interministrielle qui doit saccompagner dune mise en uvre spcifique par ministre

II. Analyse des cots de la fonction archivage intermdiaire

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III. Annexes
1. Dtail des transformations et actions recommandes trs court terme
2. Dtail des transformations et actions recommandes court terme
3. Dtail des transformations et actions recommandes moyen terme
4. Annexes de ltude sur les cots de la fonction archivage intermdiaire
5. Glossaire

IV. Pices jointes


1. Fiches illustratives
2. Rfrentiels cls (SDAE, DCSSI, DAF) et tudes complmentaires
3. Aperu comparatif de la dmatrialisation des pices de march public dans lUnion Europenne
4. Aperu de larchivage et de la gestion de linformation au Canada

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Un primtre dtude focalis sur larchivage intermdiaire papier

Objectifs de lanalyse des cots de larchivage intermdiaire papier


Audit de modernisation Archivage

A la suite de lanalyse de lexistant, dmontrant les difficults bien apprhender le cot complet
de larchivage, notamment de larchivage courant, il a t dcid dapprofondir la question au
travers dune analyse de larchivage intermdiaire, afin de disposer dlments quantitatifs et
valoriss pour pouvoir :

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9 estimer les cots de la fonction archivage pour les archives intermdiaires papier ;
9 estimer lenjeu conomique reprsent par les archives intermdiaires et en transit ;
9 identifier dventuelles actions doptimisation complmentaires ;
9 comparer les rsultats obtenus aux cots darchivage externalis.

Lanalyse des cots de larchivage intermdiaire sinscrit dans une perspective


de rationalisation de larchivage papier.

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Une analyse selon 3 axes

Ltude inclut des administrations


Audit de modernisation Archivage

centrales et des services dconcentrs.

Dans les services audits, 2 axes


danalyse ont t privilgis :
9 1er axe : audit des dpenses par nature
(btiment, transport, fluides, cartons) ;

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9 2me axe : audit des activits du
processus (collecte, tri, communication,
versement des archives) ;

Les rsultats obtenus ont t compars


avec les cots externaliss proposs par
le march (3me axe).

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Le cot de larchivage intermdiaire dun mtre linaire est valu
53,2 euros

Il se dcompose comme suit :


Audit de modernisation Archivage

Cots infrastructure : / ml

1. Cot unitaire moyen des infrastructures par mtre Cot minimal Cot maximal Cot moyen
linaire : 21 euros, soit environ 40% du cot complet.
Le cot minimal est obtenu pour une structure ddie dun service 6,2 62,9 21,5
dconcentr. A l inverse, le cot maximal a t calcul pour un
ministre dans un secteur parisien o les prix au m sont trs levs.
Cots personnel : / ml

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2. Cot unitaire moyen du personnel par mtre linaire :
30 euros, soit environ 56% du cot complet. Cot minimal Cot maximal Cot moyen
Le cot minimal est identifi pour une structure ddie dun service
dconcentr. Le cot maximum a t chiffr pour une organisation 4,9 88,6 29,9
en cours de restructuration.

3. Cot unitaire moyen divers (informatique, prestations


externes) : environ 2 euros soit environ 4% du cot
complet.

Les cots minimaux sont recenss dans des structures dlocalises et ddies
larchivage intermdiaire

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Le cot complet de larchivage intermdiaire reprsenterait plus de
190 millions deuros (administration centrale et services
dconcentrs)
Audit de modernisation Archivage

Le cot complet de larchivage intermdiaire se dcompose de la sorte :


9 Cot de personnel : 107 millions deuros
9 Cot des infrastructures : 77 millions deuros
9 Cot divers (prestations externes, informatique, ) : 8 millions deuros

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Ce cot complet est obtenu par extrapolation*. Son estimation se fonde :
9 sur lagrgation des kml darchives intermdiaires identifis pour lensemble des ministres.
Cette agrgation est la somme de relevs mais aussi destimations pour certains ministres
qui ne connaissent pas exactement ltat de leurs stocks darchives intermdiaires ;
9 sur les donnes relatives aux m de bureaux prsents en administration centrale et en
services dconcentrs fournis par France Domaine.

* Cf. rgles dextrapolation en annexe (III.4)

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La mesure des cots des activits du processus darchivage
intermdiaire papier montre limportance du tri

Cot complet (en / ml)


Activits principales du processus darchivage intermdiaire 48,8 par ml
Collecte 1,1
Audit de modernisation Archivage

Tri des archives courantes 9,9


Rcolement 1
Conservation 20,5
Communication 2,9
Tri des archives intermdiaires 10,7
Destruction 1,2

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Versement 1,4

Activits amont / aval du processus darchivage intermdiaire 4,4 par ml


Prparation des rgles de conservation 1,8
Formation 0,5
Sensibilisation des services producteurs 0,3
Respect des instructions dfinies pas les DUA 1,4
Correspondance avec le service darchives dfinitives 0,4

TOTAL 53,2 par ml

En cots complets, les activits les plus onreuses du processus sont celles du tri (plus de 40%) mais galement la
conservation (plus de 40%).

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La rpartition du cot complet sur les activits permet dtablir les
plus coteuses
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Les diffrents cots sur les activits sont rpartis partir de la moyenne du pourcentage de temps imparti aux activits en termes dETP.

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La mesure du temps ddi aux activits du processus darchivage
intermdiaire papier confirme limportance du tri
Temps imparti aux diffrentes activits
(% du temps annuel)
Activits principales du processus darchivage intermdiaire Environ 85 % du temps annuel
Collecte 3,4
Audit de modernisation Archivage

Tri des archives courantes 29,8


Rcolement 2,8
Conservation 5,1
Communication 8,1
Tri des archives intermdiaires 30,6
Destruction 3,3

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Versement 2,1

Activits amont / aval du processus darchivage intermdiaire Environ 15 % du temps annuel


Prparation des rgles de conservation 6
Formation 1,7
Sensibilisation des services producteurs 1,1
Respect des instructions dfinies pas les DUA 4,6
Correspondance avec le service darchives dfinitives 1,4

TOTAL 100 %

Lvaluation du temps consacr aux activits du processus montre que la slection et le tri des archives sont au cur
du mtier de larchiviste. En effet, les deux activits de tri (sur les archives courantes et intermdiaires) font
appel chacune prs de 30% des ressources en ETP, soit 60% elles deux.

Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la


modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 28
Lactivit de tri : une charge variable en fonction de la nature et du
sort des documents

La rationalisation de larchivage passe par des actions de tri. Celles-ci facilitent les
recherches et offrent un gain important despace.
Audit de modernisation Archivage

La variation de la charge de cette activit est trs importante. Mais cette pratique est essentielle,
quelle soit initie en amont par le producteur ou plus gnralement la seule charge du service
darchivage.

Variation du tri (en ml / ETP / an)


Moyenne calcule
Minimum identifi Maximum identifi
avec les services

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Borne infrieure 39 556 271
Tri des archives courantes
Borne suprieure 39 1696 596
Tri des archives Borne infrieure 40 860 292
intermdiaires Borne suprieure 40 860 365
Borne infrieure 25 350 199
Tri de reprise
Borne suprieure 25 11670 2679

Cette valuation est le rsultat des expriences des personnes audites. Elle dpend de :
la nature des documents ;
du sort du document ( conserver ou dtruire) ;
des volutions qui peuvent exister dans la politique darchivage.
Dans ces conditions, une valuation unique est peu reprsentative. Une estimation de la borne infrieure (correspondant des documents
sriels) et de la borne suprieure (correspondant des documents non sriels, forte valeur historique) est plus adapte.

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 29
La comparaison des cots internes et externes par activit (en /ml) :
des carts significatifs
Activits Prcisions Interne Externe
Les cots de lexternalisation sont plus levs quen interne du fait que
les services darchivage sont le plus souvent localiss sur place. Par
ailleurs, le contrat dexternalisation masque de nombreux cots cachs.
Audit de modernisation Archivage

Collecte En effet, la prise en charge et le transport peuvent notamment faire lobjet


1,1 9,6
de surfacturations de la part du prestataire si le contrat ne dcrit pas ces
oprations.
La conservation externalise est certes intressante (6 /ml contre 20
/ml en interne). Nanmoins, il faut prendre en compte le fait quil ne
sagit pas du mme type de btiments : les socits de stockage utilisent
Conservation des sites de stockage tandis quil sagit le plus souvent de sites de 20,5 6
vie pour les archives conserves en interne. Dans les deux cas, des
garanties doivent tre prises en matire de scurit (cf recommandations

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DAF).
Il peut tre intressant dexternaliser une partie des stocks, mais il est
prfrable de ne pas y recourir pour les archives fortement
48,6
communiques au regard du cot de la communication externalise.
Le cot de communication comprend en effet la livraison des documents.
Communication Or, ces socits stockent dans des lieux loigns afin de bnficier de
2,9 (24,3
faibles cots dinfrastructures. De plus, il sagit dun prix commercial et /
non dun prix cotant, donc susceptible dvoluer sensiblement chaque conteneur)
renouvellement de contrat.
La gestion de la destruction est beaucoup plus intressante en interne
quen externe. Que ce soit en interne ou en externe, la destruction est 6,9
sous-traite des entreprises spcialises. Il a t remarqu en interne (broyage)
Destruction que cette prestation reprsentait de faibles cots du fait du recyclage du
1,2
12,5
papier dtruit. Compte tenu du prix pratiqu par les socits darchivage, (incinration)
nous pouvons supposer quelles ne rpercutent pas ce faible cot.

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 30
La comparaison des cots internes et externes par activit : principaux
enseignements
Audit de modernisation Archivage

La comparaison avec lexterne souligne deux aspects :

1. une conservation externalise auprs dun prestataire des archives intermdiaires revient 3
fois moins cher quun stockage en interne
(6 /ml contre 21,5 /ml en interne) ;

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2. tout mouvement au sein de ce stock (collecte, communication et destruction) reprsente des
montants beaucoup plus levs en externe quen interne, notamment pour la communication
qui cote plus de 12 fois plus cher en externe quen interne (48 /ml contre 2,9 /ml en
interne).

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 31
Les sinistres : un risque potentiel ncessitant des mesures de
contrle renforces des prestataires externes
Les archives intermdiaires sont peu sujettes aux sinistres. Lexplication provient du fait quelles sont
stockes sur des sites de vie qui sont entretenus.

Trois cas de sinistres importants ont t relevs. Ils se sont produits :


Audit de modernisation Archivage

1. lors dexternalisation auprs de prestataires*,


2. dans un site spcialis de ladministration**.

Compte tenu du faible nombre daccidents, il nest probablement pas intressant de sassurer contre
les sinistres. Cette assurance est value aux alentours de 15 euros pour 10 ml ***.

En outre, les principaux cots entrains par ces dgts proviennent de la ncessaire reprise de

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bordereaux de versement insuffisamment prcis en attendant de pouvoir statuer sur les stocks
touchs.

Pour limiter les risques, il est ncessaire de :


9 vrifier les lieux ;
9 externaliser de prfrence les documents ayant peu de valeur historique ou lgale et trs
peu communiqus ;
9 renforcer les contrles auprs des prestataires externes ;
9 trier et tablir des bordereaux de versement prcis avant la collecte.
* Incendie de deux btiments Recall au Havre et dIntradis Roye-
** Dgt des eaux au centre de pr-archivage de Vitry-
*** Chiffre valu par la mission des Archives nationales au Ministre des Affaires sociales par m3 (rgle de conversion applique :
10ml correspondent 1 m3).
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Lvaluation qualitative de la part des agents montre leur besoin de
renforcer le pilotage de larchivage intermdiaire

Diffrents aspects qualitatifs de la fonction archivage sont considrs par les agents comme corrects
bien que la marge damlioration soit encore significative. En revanche, les agents jugent que le pilotage
Audit de modernisation Archivage

de la fonction est bien trop insuffisant. Il sagit l dun des principaux chantiers mettre en uvre si
lEtat veut moderniser cette fonction.

Caractristiques de la fonction archivage Evaluation

Qualit du tri ralis par les services darchives courantes 5,33


Qualit des installations darchivage intermdiaire (rayonnages) 7,17

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Qualit des locaux darchivage intermdiaire 5,5
Surface dont les services disposent pour les archives intermdiaires 5,83
Qualit des prestations externes 7

Adquation des agents aux travaux de larchivage intermdiaire 6,5


Pilotage de larchivage intermdiaire 2,17

1 : Trs insuffisant 5 : Correct 10 : Excellent

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Larchivage papier reste la norme

75% des entits audites continuent de recevoir annuellement plus de mtres linaires quils
nen dtruisent.
Le papier reste lheure actuelle le principal support des archives. En revanche, nombreux sont les
services estimant que le nombre de mtres linaires va rapidement dcrotre avec la mise en place
Audit de modernisation Archivage

progressive de la dmatrialisation.

C o m p a r a is o n m l r e u s e t m l d t r u it s p a r a n

10000

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1000

100

10

1
E n t it 1 E n t it 2 E n t it 3 E n t it 4 E n t it 5 E n t it 6 E n t it 7 E n t it 8 E n t it 9

M tre s lin a ire s c o lle c t s p a r a n M tre s lin a ire s d tru its p a r a n

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 34
Linformatisation nest pas suffisamment dveloppe : plus de la
moiti des services audits ne disposent que dun rfrencement

Cest une faiblesse constate lors de laudit. En effet, trs peu doutils sont ddis la
fonction.
Audit de modernisation Archivage

La rpartition des outils informatiques est la suivante :


9 16% du panel dispose dun outil informatique spcialis dans la gestion documentaire.
Il faut noter quil sagit dune administration et dun service dconcentr du mme
ministre ;
9 60% utilisent simplement Excel. Cet outil noffre que la fonction de rfrencement.
9 16% utilisent un autre logiciel ;

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9 8% nutilisent pas linformatique.

Les services qui utilisent un logiciel ddi semblent disposer dun gain sur :
9 ltablissement des bordereaux ;
9 la dure moyenne de recherche* qui est infrieure de 16 83%.

Une gestion manuelle efficace est possible :


9 sur de petits volumes ;
9 grce des actions didentification rigoureuses.

*la dure de la recherche est aussi sensible la qualit du tri et de ltablissement des bordereaux

Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la


modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 35
Le tri : cur de mtier de larchiviste et principal levier
doptimisation de larchivage papier

Les actions de tri reprsentent un levier doptimisation efficace en permettant :


Audit de modernisation Archivage

1. une rduction des cots dinfrastructures

Une partie des arrirs darchives pourrait tre dtruite, permettant ainsi un gain de superficie,
rduisant subsquemment les cots de btiments.

2. une rduction des cots de communication

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La recherche dune archive prend en moyenne prs de 6 heures de plus pour une archive non
trie que pour une archive bien rpertorie.

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 36
Mutualisation des lieux de stockage : principal gisement
dconomies potentielles

Les gains obtenus par une mutualisation des lieux de stockage des archives intermdiaires sont
de deux ordres :
1. utilisation de btiments excentrs moins couteux et plus spcialiss. La consquence
Audit de modernisation Archivage

est avant tout une conomie de la ressource surface de lordre de 11 millions


deuros/an*.
2. amlioration du ratio [ETP utiliss/nombre de ml grs] grce au regroupement au sein
de structures spcialises et informatises ( linstar du Canada).

Pour le second gain, des gains financiers sont facilement identifiables et fonction de lamlioration

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du ratio. Mais pour le premier, les gains financiers rels napparaissent quavec les consquences
organisationnelles quil entrane.
9 En effet, dans le cas o il sagit de surfaces dimmeubles dont lEtat est propritaire et pour
lesquelles larchivage est fait dans des sites de vie , la rorganisation des services va
permettre la vente ou la raffectation des surfaces dgages.
9 Dans le cas o il sagit de surfaces dimmeubles dont lEtat est locataire et pour lesquelles
larchivage est effectu dans des caves ou des locaux ddis (et a fortiori dans des
sites de vie ), une diminution des surfaces loues et donc des loyers ainsi quune
diminution des charges (qui reprsentent jusqu 50% des charges locatives) est
envisageable.
* Hypothse fonde sur un transfert des 30% darchives peu sollicites depuis les btiments dont le cot se situe dans la norme
de 21,5 /ml vers des locaux aux cots dinfrastructure plus faible (6/ml) ; en considrant les investissements ncessaires pour la
ralisation de locaux d'archivage (amnagement ou rhabilitation de locaux existants avec installations de rayonnages) pour accueillir ce
stock, le dlai de rcupration pour rentabiliser l'investissement initial serait dun peu plus de 3 ans.

Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la


modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 37
Conclusion

Lanalyse des cots de la fonction archivage intermdiaire montre quune gestion optimale des
archives implique :
Audit de modernisation Archivage

1. une conservation en interne des archives vivantes (courantes et intermdiaires


sollicites) ;
2. une dlocalisation dans des structures ddies de ladministration des archives
intermdiaires peu sollicites (conomie annuelle potentielle de 11 millions deuros au
bout de trois ans) ;
3. une externalisation des stocks darchives trs peu sollicits, sous rserve des garanties de

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scurit adquates. Do limportance de :
9 dvelopper des cahiers de charges complets et structurs ;
9 vrifier la tenue des engagements des prestataires ;
9 mettre en place des indicateurs dalerte sur la gestion du stock.

Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la


modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 38
Sommaire dtaill

I. Des transformations pour amliorer la performance de larchivage


1. Rappel des enjeux
a. Renforcer la politique darchivage pour une meilleure prise en compte de larchivage lectronique
b. Clarifier et coordonner les rles et responsabilits des acteurs impliqus dans la fonction archivage
c. Optimiser les oprations de slection et de tri des archives et amliorer les outils
d. Amliorer la mise disposition des informations archives
Audit de modernisation Archivage

2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage en tant que ressource immatrielle
a. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage
b. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction archivage intgre et pilote
c. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents dans le temps (records management )
d. Synthse des actions recommandes court et moyen terme
e. Principales actions mener par tape du processus archivage
f. Une approche interministrielle qui doit saccompagner dune mise en uvre spcifique par ministre

II. Analyse des cots de la fonction archivage intermdiaire

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III. Annexes
1. Dtail des transformations et actions recommandes trs court terme
2. Dtail des transformations et actions recommandes court terme
3. Dtail des transformations et actions recommandes moyen terme
4. Annexes de ltude sur les cots de la fonction archivage intermdiaire
5. Glossaire

IV. Pices jointes


1. Fiches illustratives
2. Rfrentiels cls (SDAE, DCSSI, DAF) et tudes complmentaires
3. Aperu comparatif de la dmatrialisation des pices de march public dans lUnion Europenne
4. Aperu de larchivage et de la gestion de linformation au Canada

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 39
Sommaire dtaill
III. Annexes
1. A trs court terme, loptimisation de larchivage pour une fonction au centre de la gestion de linformation
a. Communiquer autour de la nouvelle dynamique de larchivage
b. Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de larchivage
c. Elaborer en amont une politique de gestion de linformation incluant larchivage papier et lectronique
d. Renforcer la fonction archivage
e. Dvelopper le pilotage de la fonction archivage en mode de gestion LOLF
f. Amliorer la mise disposition des instructions archivistiques et outils par les services darchivage pour les
Audit de modernisation Archivage

services producteurs

2. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction archivage intgre et pilote


a. Assurer la prise en compte des enjeux de larchivage par les dcideurs
b. Matriser les enjeux juridiques lis larchivage lectronique
c. Engager une r-ingnierie des processus lis larchivage
d. Mettre en place un contrle interne
e. Contractualiser les relations entre les services producteurs et le service darchivage
f. Faciliter laccs aux informations archives

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3. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents dans le temps (pratique de records
management )
a. Garantir la traabilit des informations archives
b. Intgrer un module archivage dans les principaux systmes dinformation
c. Dvelopper et assurer la mise en uvre oprationnelle de plates-formes darchivage lectronique
scurises
d. Dvelopper loffre de service pour les clients externes

4. Annexes de ltude sur les cots de la fonction archivage intermdiaire


a. Rgles dextrapolation retenues pour calculer les cots de larchivage intermdiaire
b. Liste des services audits

5. Glossaire

Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la


modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 40
1. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage

Transformation
envisager
a Communiquer autour de la nouvelle dynamique de larchivage

La communication des services darchivage envers les services producteurs nest pas toujours adapte et entrane
Dysfonctionnement dune part, un manque de reconnaissance et de valorisation de la fonction archivage et dautre part, de nombreux
identifi dysfonctionnements et retards dans le traitement des archives courantes et intermdiaires.
Audit de modernisation Archivage

La fonction archivage est perue par les services producteurs comme une charge et non comme une ressource.
Une nouvelle dynamique autour de larchivage doit natre afin de positionner la fonction archivage non plus dans
un rle de stockage statique des informations a posteriori mais bien dans un rle de conservation dynamique
des donnes, ce qui ncessite a fortiori un dveloppement de larchivage lectronique.
La transformation de la perception de la fonction oprer doit amener la considrer non plus comme une
charge mais comme un service ncessaire aux besoins oprationnels des services dans le cadre de leur activit
Amliorations
et rpondant des impratifs rglementaires, juridiques et patrimoniaux. Linformation conserve doit tre
attendues
considre comme une ressource stratgique, dont larchivage assure la gestion et la conservation.
La diffusion de messages adapts auprs des services producteurs et autres directions impliques dans le

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processus archivage et leur sensibilisation aux problmatiques de larchivage ds la cration dun document
devrait largement contribuer loptimisation de larchivage. Elle sinscrit dans une optique, terme, de
gnralisation de la pratique de records management ou gestion de linformation dans le temps.
Associer les termes information et gestion documentaire au terme archive en restant dans une
logique de valorisation des archives.
Diffuser la nouvelle dynamique de larchivage lors des formations ddies larchivage
Recommandations
associes 9 Convaincre les responsables de la formation au sein des ministres de systmatiser un cursus ddi
la gestion de linformation et son archivage (papier et lectronique) ;
9 Reconduire et largir les actions de sensibilisation ralises via les modules de formation des nouveaux
arrivants en mettant en valeur les initiatives portant sur larchivage lectronique.
Au sein de ladministration du Canada, plutt que de parler de gestion des archives , on prfre parler de
gestion de linformation et larchive est considre comme une ressource stratgique
Bonnes pratiques
Dans la pratique, la Bibliothque Nationale de France, parler de gestion de documents permet de mobiliser les
acteurs plus facilement.
Pice jointe Aperu de larchivage et de la gestion de linformation au Canada (IV.4)
correspondante
Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la
modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 41
1. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage

Transformation
envisager b Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de larchivage

La fonction archivage est une fonction peu valorise qui nintresse que priodiquement la hirarchie
Dysfonctionnement (dmnagement, mobilit). La part des directions faisant appel au service darchivage/prenant en compte les enjeux
identifi
Audit de modernisation Archivage

de larchivage varie fortement en fonction des ministres et du positionnement du service au sein de lorganigramme.

La responsabilisation des directeurs et responsables de programme aux enjeux de larchivage devrait assurer
Amliorations une meilleure visibilit de la fonction archivage et une bonne application des orientations identifies. Il
attendues sagit donc de responsabiliser la fois le plus haut niveau de la hirarchie, mais galement les responsables
oprationnels impliqus dans le processus darchivage.

Activer le Comit interministriel pour les archives de France (CIAF) : Le CIAF, cr par le dcret du 23
janvier 2002, est identifi comme la structure la plus mme de porter les transformations interministrielles
relatives larchivage et de sassurer de leur mise en uvre. Au titre de larticle 1, Ce comit dfinit les

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orientations gnrales de la politique de l'Etat en matire de collecte, de conservation, de communication et
de mise en valeur des archives. Il veille la coordination de l'action des dpartements ministriels en ce
domaine . Il runit, sous la prsidence du Premier ministre, le ministre charg de la Culture, le ministre des
Recommandations Affaires trangres, le ministre de la Dfense, le garde des sceaux, le ministre de la Justice, le ministre de
associes lIntrieur, le ministre charg de lEconomie et des finances et le ministre charg de la Rforme de l'Etat.
Cette composition recouvre ainsi aussi bien les ministres du rseau DAF que les ministres autonomes. A
ce jour, ce comit ne sest jamais runi.
Rdiger une charte interministrielle de larchivage, dans la ligne de la circulaire de 2001 et sous lgide
du Comit Interministriel des Archives de France (CIAF) afin de constituer un socle de directives
archivistiques applicables toute production de lEtat.

A chaque lection gnrale, le Secrtaire gnral du gouvernement diffuse une note pour obliger les membres
Bonne pratique
des cabinets verser leurs archives. Il est ainsi fortement impliqu et sensibilis aux enjeux de larchivage.

Pices jointes Fiche n1 Ractiver le comit interministriel pour les archives de France
correspondantes Fiche n2 Les rubriques dune charte sur larchivage lments indicatifs

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 42
1. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage

Transformation Elaborer en amont une politique de gestion de linformation


envisager c
incluant larchivage papier et lectronique (1/2)

Nonobstant lexistence dun corpus de politique darchivage lectronique, le rapport constate labsence quasi
totale dapplications ddies larchivage ou de modules darchivage intgrs ou interfacs avec les systmes
Audit de modernisation Archivage

Dysfonctionnement
identifi dinformation qui limite de fait larchivage des documents numriques (bases de donnes, courriels, documents
bureautiques) lexception des grandes bases de donnes statistiques. Labsence dun cadre juridique et
normatif gnre par ailleurs une dfiance des utilisateurs.

La refonte des politiques darchivage existantes sinscrit dans la perspective de reconsidrer larchive non
comme une charge couteuse mais comme une ressource stratgique. Elle doit avoir pour objectifs :
Llaboration dune politique de gestion de linformation lectronique et le renforcement de la
politique de gestion de larchivage papier afin dhomogniser et de diffuser les procdures pour assurer
Amliorations le respect de leur application par les services producteurs ;

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


attendues
La rduction des stocks darrirs papier ;
En matire dinformation lectronique, la prise en compte systmatique de larchivage ;
La remonte des problmatiques archivage en amont dans le cadre des applications mtier
dmatrialises afin de raliser des conomies sur les cots de dveloppement des applications.

Intgrer larchivage lectronique dans les schmas directeurs informatiques (SDI). Pour chaque
ministre, cette intgration doit tre ralise lors de la prochaine rvision ou rdaction du SDI.
Spcifier les donnes des applications mtier prsentant un fort enjeu darchivage : dlais de
Recommandations conservation, rcupration des mtadonnes ncessaires, structuration des donnes, notamment dans une
associes (1/2) perspective dexportation des donnes selon le standard dchange de donnes pour larchivage. Cette
spcification implique la mise en place de modules dexport de donnes, qui doit tre un pralable
larchivage lectronique. Le service darchivage devra assister les producteurs et les directions informatiques
dans la modlisation des donnes.

Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la


modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 43
1. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage

Transformation Elaborer en amont une politique de gestion de linformation


envisager c
incluant larchivage papier et lectronique (2/2)

Dfinir le cycle de gestion des documents concerns par les processus mtier pour pouvoir ensuite
intgrer sa modlisation dans la conception et lamlioration des applications mtier. Il sagit ainsi de fournir
Audit de modernisation Archivage

aux systmes informatiques un outil dcrivant pour chaque processus mtier les diffrentes tapes et
vnements qui peuvent intervenir et modifier le statut dun dossier tout au long de la vie du dossier afin de
faciliter lintgration dans les SI des statuts de dossiers ouverts , clos et dfinitivement clos . Cette
recommandation passe par :
Recommandations 9 la rdaction dun rfrentiel des documents et des vnements qui leur sont associs et peuvent
associes (2/2) gnrer leur archivage intermdiaire et dfinitif
9 la description simultane des flux dinformations et des donnes traites par lapplication et des
spcifications techniques de lapplication.
Revoir les processus darchivage papier en rvisant les tableaux de gestion en cours, et en normalisant les

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processus et procdures darchivage. Par exemple, cela pourrait conduire pour le cas des dossiers de
personnel initier la mise en place dun dossier matre unique par ministre.
Au MIAT, le projet de dmatrialisation du courrier intgre un module dexport des donnes au format XML
Bonne pratique
pour larchivage dfinitif.

Documents du SDAE (Service de dveloppement de ladministration lectronique) :


Prsentation du standard dchange de donnes pour larchivage
Prsentation de linitiative archivage numrique IF08 dans le cadre du programme Adle
Prsentation des concepts La matrise du cycle de vie du document numrique
Documents de la DAF (Direction des Archives de France) :
Prsentation du standard dchange de donnes pour larchivage
Pices jointes Documents de la DCSSI (Direction centrale de la scurit des systmes dinformation) :
correspondantes P2A Politique et Pratique dArchivage (Sphre publique)
Cahier des charges pour un systme darchivage lectronique
Grille daudit relative larchivage lectronique scuris
(Voir pices jointes IV.2)
Fiche n3 Lintgration en amont des problmatiques darchivage et de gestion de linformation ds la
conception des applications mtier
Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la
modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 44
1. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage

Transformation
envisager d Renforcer la fonction archivage (1/2)

La gestion des archives dans les ministres ptit dune mconnaissance par les services producteurs des
Dysfonctionnement
instructions archivistiques, dun manque de matrise des problmatiques darchivage lectronique par les
Audit de modernisation Archivage

identifi
services darchivage et dun rseau de correspondants insuffisamment structur.

Le renforcement de la fonction archivage en termes dorganisation et de comptences devrait apporter les


amliorations suivantes :
une meilleure connaissance des textes juridiques et rglementaires ;
Amliorations une monte en comptence des services darchivage sur les problmatiques darchivage lectronique ;
attendues
une identification claire des rles et des responsabilits des acteurs impliqus ;
une sensibilisation larchivage et ses bonnes pratiques ;

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terme, une gestion en amont des problmatiques darchivage.

Ancrer la fonction de correspondant archivage pour constituer un relai de proximit du service darchivage :
Pour la valoriser, il convient dintgrer cette fonction de correspondant archivage :
9 dans le rpertoire interministriel des mtiers de lEtat (RIME) labor par la DGAFP ;
9 dans les rfrentiels emplois de chaque ministre.

Recommandations
Ce correspondant archivage devra tre mme dassurer la diffusion de la politique archivage du ministre au
associes (1/2) sein du service producteur dont il dpend et de veiller au respect des procdures en lien avec le service
darchivage.
Lancrage thorique de la fonction de correspondant archivage doit saccompagner dans la pratique dune
prsence rgulire des services darchivage dans les services producteurs et / ou de lanimation du rseau
des correspondants. A cette occasion, les services darchivage pourront initier les services producteurs au
records management en communicant sur la nouvelle dynamique de larchivage.

Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la


modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 45
1. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage

Transformation
envisager d Renforcer la fonction archivage (2/2)

Adapter la rpartition des rles et responsabilits des services impliqus dans la fonction archivage,
et en particulier rapprocher larchiviste du dcideur en matire de gestion de linformation.
Audit de modernisation Archivage

9 Il est essentiel que producteurs, archivistes et informaticiens travaillent ensemble sur les
problmatiques darchivage, et particulirement en amont des projets, quil sagisse de conception
des SIRH, SI paie, SI pensions ou dautres applications mtiers spcifiques.
9 Entre matrise douvrage et matrise duvre, les rles jouer quant larchivage devraient tre
mieux dfinis et mieux coordonns. Par exemple, dans le cadre des travaux relatifs au futur systme
Recommandations dinformation des archives nationales (SIA), il est important que les missions archives soient
associes (2/2) davantage impliques.
9 Le CIAF pourrait favoriser la discussion entre services darchivage et services producteurs en vue de
cette clarification.

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Renforcer les comptences des services darchivage en terme darchivage lectronique
Lamlioration de la performance de la fonction archivage suppose de dvelopper les comptences des
services darchivage sur lensemble des outils ncessaires larchivage lectronique. Elle doit passer par la
mise en place de formations ddies et la mise disposition doutils interministriels relatifs larchivage
lectronique (plates-formes darchivage lectronique).

Au MINDEF, la prsence dun historien en opration , affect par le service historique de la dfense (SHD),
en oprations extrieures (OPEX) permet de garantir la cration dune chronologie de lOPEX, de vrifier la
Bonne pratique
prise en compte des mmentos darchivage et de collecter les archives pour capitaliser le retour dexprience
en matire oprationnelle.

Pices jointes Fiche n4 Renforcer la fonction archivage auprs des responsables et de leurs services
correspondantes Fiche n5 Elments de description de la fonction de correspondant archivage

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 46
1. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage

Transformation
envisager e Dvelopper le pilotage de la fonction archivage en mode de gestion LOLF (1/2)

Le suivi de la performance de la fonction archivage est pour le moment limit. Ainsi, la dfinition des
stratgies darchivage, de mme que la comprhension des besoins et le pilotage des services producteurs
Audit de modernisation Archivage

sont insuffisamment pris en compte par les fonctions archivage. Le suivi dactivit par des indicateurs de
Dysfonctionnement pilotage fait par ailleurs dfaut.
identifi Cette absence de pilotage contribue au manque de reconnaissance de la fonction archivage, fonction qui se
retrouve de fait trs peu intgre la dynamique gnrale de contrle de gestion de lEtat. En effet, la
fonction nest pas prise en compte, en tant que telle, dans les programmes LOLF mais dilue dans les
programmes de soutien.

Faire passer la fonction archivage dune culture juridique et historique une culture de pilotage par la
performance, dans le sens de la LOLF

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Amliorations Rpondre aux attentes des producteurs en termes de directives, dinformations rgulires, de prcisions
attendues sur leurs rles, leurs responsabilits et leurs champs dintervention
Mettre en uvre un contrle de gestion et des tableaux de bord entre services darchivage et services
producteurs de faon mutualise

Faire un bilan des arrirs


Cette recommandation doit figurer aussi bien dans les responsabilits des services darchivage que dans
celles des services producteurs, dans un objectif de rsorption des arrirs et de gestion optimale des
Recommandations espaces de stockage.
associes (1/2) 9 Il sagit de raliser un tat des lieux de lexistant par une valuation directe et/ou par lorganisation
dentretiens bilatraux entre le service darchivage et les services producteurs ;
9 Ce bilan sinscrit dans une logique de mise en place terme dune gestion prvisionnelle des stocks et
de rationalisation du tri.

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 47
1. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage

Transformation
envisager e Dvelopper le pilotage de la fonction archivage en mode de gestion LOLF (2/2)

Mettre en uvre un tableau de bord pour les diffrentes directions ou bureaux en interaction avec le
service darchivage :
Audit de modernisation Archivage

Exemple dindicateurs pouvant figurer dans ces tableaux de bord :


Indicateurs de gestion partags entre le service darchivage et le service producteur
9 Date du dernier versement
9 Volume vers sur les 12 derniers mois
9 Espace de stockage disponible thorique, espace rserv pour des versements programms, espace
disponible rel
9 Nombre de demandes de communication / drogations
9 Date du dernier versement
Recommandations 9 Volume des arrirs
associes (2/2) 9 Dlai de traitement des archives par le service darchivage

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Indicateurs de pilotage
9 Diffusion de larchivage au sein des services : Conventions en cours et en projet, animation du
rseau des correspondants, actions de formation et de sensibilisation
9 Volet budgtaire : nombre dETP consacrs la fonction archivage, nombre de vacations,
dveloppement et mise en uvre doutils informatiques, disponibilit des espaces de stockage
9 Performance : rsorption progressive du volume des arrirs, rgularit et anticipation des versements,
satisfaction des services producteurs, participation aux projets de conception / dploiement doutils
informatiques de gestion
A terme, lalimentation et la mise jour rgulire des indicateurs de pilotage permettront de systmatiser le
contrle de gestion associ la fonction et dassurer une gestion prvisionnelle des stocks.
Au MINDEF, des indicateurs de pilotage de la fonction archivage sont aliments et suivis selon 4 axes :
financier, performance externe, processus et apprentissage-dveloppement.
Bonne pratique
Au MAE, les indicateurs de la fonction archivage prennent en compte le taux denrichissement des bases de
donnes, le taux de visite sur internet et le taux dlimination dans les versements.

Pices jointes Fiche n6 Dvelopper des outils de pilotage et de performance de la fonction


correspondantes

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1. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage

Transformation Amliorer la mise disposition des instructions archivistiques et outils


envisager f par les services darchivage pour les services producteurs

Peu de services en charge de larchivage sinscrivent dans une optique de dveloppement de leur offre de
Audit de modernisation Archivage

Dysfonctionnement service.
identifi Du ct des services producteurs, des pratiques de conservation locale et daccumulation des archives sont
constates par mconnaissance des procdures ou crainte des contrles ou des litiges.

Amlioration Une responsabilisation des services producteurs


attendue Une amlioration de loffre de service et de la perception des services darchivage par les producteurs

Faciliter laccs des services producteurs aux instructions rglementaires et archivistiques depuis leur

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poste de travail par une mise en ligne systmatique de celles-ci sur intranet. Les instructions doivent suivre la
politique de gestion de linformation initie en amont.
Mettre jour les tableaux de gestion : il sagit de mettre en place de manire homogne des tableaux de
gestion rviss dans chacun des services afin de trier les archives en fonction des listes tablies, des critres
ou des DUA.
Recommandations
associes Mettre disposition des plans de classement (communs par exemple pour les dossiers de carrire) et des
dispositifs dindexation
Offrir laccs des services producteurs des procdures de versement par bordereaux lectroniques
depuis leur poste de travail pour systmatiser larchivage, et appliquer la politique de gestion existante.
Mettre disposition des services producteurs les rpertoires darchives mis jour sur intranet

Au sein des services du Premier ministre, les documents sont prioriss par typologie en fonction du besoin
dinformation. Une base de donnes de description trs fine de certains fonds darchives a t mise en place
Bonne pratique
avec une indexation permettant une traabilit parfaite et un rendu quasi immdiat de linformation au niveau
de description le plus fin.

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 49
Sommaire dtaill
III. Annexes
1. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage
a. Communiquer autour de la nouvelle dynamique de larchivage
b. Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de larchivage
c. Elaborer en amont une politique de gestion de linformation incluant larchivage papier et lectronique
d. Renforcer la fonction archivage
e. Dvelopper le pilotage de la fonction archivage en mode de gestion LOLF
f. Amliorer la mise disposition des instructions archivistiques et outils par les services darchivage pour les
Audit de modernisation Archivage

services producteurs

2. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction archivage intgre et pilote


a. Assurer la prise en compte des enjeux de larchivage par les dcideurs
b. Matriser les enjeux juridiques lis larchivage lectronique
c. Engager une r-ingnierie des processus lis larchivage
d. Mettre en place un contrle interne
e. Contractualiser les relations entre les services producteurs et le service darchivage
f. Faciliter laccs aux informations archives

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3. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents dans le temps (pratique de records
management )
a. Garantir la traabilit des informations archives
b. Intgrer un module archivage dans les principaux systmes dinformation
c. Dvelopper et assurer la mise en uvre oprationnelle de plates-formes darchivage lectronique
scurises
d. Dvelopper loffre de service pour les clients externes

4. Annexes de ltude sur les cots de la fonction archivage intermdiaire


a. Rgles dextrapolation retenues pour calculer les cots de larchivage intermdiaire
b. Liste des services audits

5. Glossaire

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 50
2. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction
archivage intgre et pilote

Transformation
a
Assurer la prise en compte des enjeux de larchivage par les directeurs et
envisager responsables de programme

Dysfonctionnement Peu sensibiliss aux enjeux de larchivage, les directeurs et responsables de programme sont souvent
identifi insuffisamment impliqus dans la diffusion et le suivi de lapplication des directives lies larchivage.
Audit de modernisation Archivage

Une meilleure prise en compte des enjeux de larchivage par les directeurs et responsables de
programme assurera le soutien ncessaire la fonction pour faciliter sa diffusion au sein de lensemble des
Amliorations services producteurs, garantir une bonne application des procdures et processus dfinis et renforcer la
attendues visibilit des services darchivage.
Une prise en compte des enjeux de larchivage lectronique par les directeurs et responsables de
programme est le passage oblig vers le dveloppement de ladministration lectronique.
Assurer une sensibilisation systmatique des cadres de la fonction publique aux enjeux de
larchivage en renforant ltude de cette problmatique dans les cursus de formation initiale (coles

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suprieures de la fonction publique) et continue.
Assurer la diffusion et la traduction oprationnelle de la charte interministrielle de larchivage,
Recommandations
labore dans la ligne de la circulaire de 2001 et sous lgide du Comit Interministriel des Archives de
associes
France (CIAF) afin de constituer un socle de directives archivistiques applicables pour toute production de
lEtat et diffusables par les directeurs et responsables de programme au sein de lensemble des ministres.
Introduire un volet archivage dans les missions dinspection, sous limpulsion du CIAF, pour assurer
une meilleure prise en compte de larchivage dans lensemble des directions impliques.

Linspection des Affaires trangres prvoit un volet archivage dans ses guides et rapports dinspection et
Bonne pratique contrle systmatiquement larchivage des services quelle inspecte. Le service darchivage du ministre est
associ la prparation de ces missions dinspection, destinataire des recommandations formules et
responsable du suivi de leur mise en oeuvre.

Pice jointe Fiche n1 Ractiver le comit interministriel pour les archives de France
correspondante

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2. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction
archivage intgre et pilote
Transformation
envisager b Matriser les enjeux juridiques lis larchivage lectronique

Par suite dun manque de connaissance des enjeux juridiques associs larchivage lectronique, les
Dysfonctionnement producteurs et archivistes nont pas le rflexe archivage lectronique, ce qui gnre des pratiques de re-
identifi matrialisation systmatique des informations lectroniques ou au contraire une limination sauvage de
Audit de modernisation Archivage

certains documents ayant une relle valeur probante.


Assurer une conservation scurise des documents lectroniques
Amliorations Rtablir la confiance des producteurs en faisant connatre la valeur probante des documents dmatrialiss,
attendues
afin de crer le rflexe archivage lectronique
Dfinir un cadre juridique clair pour
9 la numrisation des informations sur support papier archiver
9 dans le cadre de numrisation massive, prvoir les prcautions techniques et juridiques
ncessaires
9 pour chaque document archiver lectroniquement, et plus particulirement :

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9 Identifier les cas o la signature lectronique doit tre vrifie ( indiquer dans les
mtadonnes du document)
9 Prciser le rgime juridique applicable aux changes via internet (courriel)
9 Approfondir en gnral la rglementation juridique relative aux informations lectroniques
Dvelopper et faire connatre la dmarche qualit lie larchivage lectronique (critres de
Recommandations
associes
labellisation) :
9 prennit des informations archives uniquement de faon lectronique
9 respect des dlais de communicabilit
9 garantie de la scurit des dispositifs darchivage lectronique existants
9 contrle de laccs client en fonction des informations conserves (pas daccs par le service
producteur aux donnes personnelles conserves dans les dossiers de personnel aprs la fin de la
dure dutilit administrative)
9 protection du patrimoine dans le but dviter toute rutilisation abusive des informations publies sur
internet
Diffuser auprs des services producteurs lensemble des rfrentiels existants sur larchivage lectronique, et
les rgles juridiques associes, pour faire voluer le concept de scurit vers celui de confiance.

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2. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction
archivage intgre et pilote
Transformation
envisager c Engager une r-ingnierie des processus lis larchivage (1/2)

La fonction archivage tant gnralement mal identifie au sein des services, les processus quelle gnre,
notamment en matire darchivage lectronique, sont pour la plupart mal connus et peu maitriss par les
Audit de modernisation Archivage

utilisateurs :
Aucune gestion de larchive courante nest formellement ralise par les services producteurs ;
La pratique de conservation locale et daccumulation des archives est gnralise du fait notamment
dun manque de connaissance des procdures de versement respecter ;
Dysfonctionnement La culture prgnante est celle dun surarchivage des documents par crainte des contrles ou des
identifi
litiges, ou au contraire dlimination dites sauvages .
Concernant les systmes dinformation, ces processus sont par ailleurs insuffisamment intgrs aux
processus de gestion, ce qui se traduit par :
un archivage trs limit des documents numriques (bases de donnes, courriels, etc.) ;
une re-matrialisation systmatique des informations lectroniques ;

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la non-intgration de module darchivage dans les applications de gestion.

La r-ingnierie des processus lis larchivage permettra de rationaliser lensemble des tapes lies au
traitement des archives papier et lectronique et ainsi de dgager des gains en termes :
de garantie sur la qualit des processus darchivage lectronique (assurance sur lintgrit et la
conservation des donnes et de leur description sans perte),
conomiques par
9 la suppression des surcots lis la perte de donnes, aux doublons et au dveloppement
Amliorations dapplications mtiers dus une prise en compte tardive des questions darchivage lectronique,
attendues 9 la mutualisation des cots de dveloppement lors de la mise en place de modules darchivage
intermdiaire transversaux plusieurs applications,
9 lallgement du volume des informations archives notamment la suppression de larchivage
dinformations en doublon,
9 la diminution des arrirs de dossiers non tris.
La r-ingnierie des processus est dautant plus efficace en amont de la conception des systmes dinformations.

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2. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction
archivage intgre et pilote
Transformation
envisager
c Engager une r-ingnierie des processus lis larchivage (2/2)

Sensibiliser les services producteurs la gestion des archives courantes par le biais de formations spcifiques et par la
mise disposition doutils (icne archivage sur les applicatifs bureautiques) et de procdures adaptes (tableaux de gestion
adapts aux spcificits mtiers des services, mise en ligne de bordereaux de versement dmatrialiss). Cette
sensibilisation doit permettre de rationaliser le tri et la slection des informations archiver.
Audit de modernisation Archivage

Intgrer systmatiquement la problmatique de larchivage ds la cration dun document, notamment dans le cadre
de larchivage lectronique. Cela consisterait notamment :
9 sassurer de la prise en compte des questions juridiques lies larchivage des documents lectroniques afin
dassurer leur valeur juridique en matire de preuve en mettant en place les conditions dauthenticit et dintgrit
ncessaires (ventuellement mise en place dune signature lectronique) ;
9 modliser le cycle de gestion des documents concerns par les processus mtiers en amont de la cration des
applications ;
9 associer larchiviste ds la conception des systmes dinformation de gestion pour assurer la prise en compte
des problmatiques darchivage (slection des informations archiver, du support dinformation faisant foi - papier ou
Recommandations

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lectronique -, prennit des donnes assurer tout au long de leur dure de conservation) ;
associes 9 mettre disposition une nouvelle fonction bureautique darchivage, au sens archivistique et non dans le seul
but dentreposer des donnes sur disque dur ;
9 insrer des modules darchivage dans les applications de gestion en cours de dploiement ou en projet
identifies trs court terme comme prsentant un fort enjeu darchivage (longue dure de conservation des donnes,
donnes forte valeur de preuve, enjeu stratgique) ;
Standardiser lchange des donnes lectroniques par lapplication systmatique du rfrentiel publi en mars 2006 par
le SDAE et la DAF (renseignement de mtadonnes pour chaque document) afin de garantir linteroprabilit des systmes
dinformation, dassurer une structuration la source des informations verses et ainsi de faciliter le traitement puis la mise
disposition des archives. Cette standardisation est dautant plus critique dans le cadre de la bascule des donnes archives
vers le futur systme dinformation des Archives nationales de Pierrefitte.
Redfinir la liste des documents (papier et lectroniques) et des donnes lectroniques archiver notamment dans le
cadre des dossiers de personnel (circulaire nFP-3 1821 du 20 octobre 1993), en prcisant les supports (papier ou
lectronique) prconiss par information.

Bonne pratique Le ministre de la Justice a modlis le cycle de gestion de ses archives avant la refonte de ses applications.

Pices jointes Fiche n7 r-ingnierie du processus darchivage papier pour les dossiers de personnel
correspondantes Standard dchange de donnes labor par le SDAE et la DAF (IV.2)
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2. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction
archivage intgre et pilote

Transformation
envisager d Mettre en place un contrle interne (1/2)
Audit de modernisation Archivage

Que ce soit en matire darchivage papier ou lectronique, labsence dun contrle interne formalis ne
permet pas, lheure actuelle, de :
contrler la mise en uvre oprationnelle de la politique darchivage papier ou lectronique
(efficacit des dispositifs darchivage),
Dysfonctionnement
identifi assurer le respect des procdures par les services producteurs,
garantir lintgrit et la prennit des donnes lectroniques archives.
gnrant ainsi une dfiance des utilisateurs vis--vis de la dmatrialisation dans un contexte

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dobsolescence rapide et rcurrente des outils (format, support, matriel et logiciel de lecture).

La mise en place dun contrle interne du respect des processus et des procdures lies larchivage
reposant sur la politique darchivage prconise par la DAF de manire gnrale et par la DCSSI en
particulier que la scurit juridique des donnes lectroniques permettra :
Amliorations
attendues damliorer la qualit et la fiabilit des donnes lectroniques stockes ;
de garantir lintgrit et la prennit des informations conserves.

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2. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction
archivage intgre et pilote

Transformation
envisager d Mettre en place un contrle interne (2/2)

Mettre en uvre un contrle qualit sur les donnes stockes en :


Audit de modernisation Archivage

9 dfinissant et attribuant le rle de contrleur qualit au sein des processus mtier ;


9 diffusant auprs de ces contrleurs qualit la grille daudit labore par la DCSSI : support
mthodologique, cette grille permettra aux contrleurs de vrifier la conformit dune autorit
darchivage la politique darchivage et de mesurer la rsorption progressive dcart en cas de non
conformit (majeures ou mineures).
Mettre en uvre de contrles de scurit logique et technique sur les flux de donnes par :
9 Une gestion des droits daccs ;
9 Lutilisation de coffres forts lectroniques ;
9 La ralisation de copies de scurit et la rplication des donnes notamment grce linstauration

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de bases miroirs, la restauration partir de copies de sauvegardes de scurit, lorganisation des
Recommandations contrles de vrification de la prennit ;
associes
9 La programmation et la mise en uvre de migrations rgulires (changement de support, de
logiciels dexploitation, de formats) ;
9 Lidentification et valuation des impacts, contrle et validation par le service propritaire des
documents ;
9 La traabilit mise en uvre par le service darchivage lectronique.
& A moyen terme, cette dmarche pourrait voluer vers un processus de labellisation.
Contrler la valeur juridique du document
9 Contrler la mise en place dune signature lectronique : les documents signs lectroniquement
devront faire lobjet dune surveillance particulire, avec lindication de la prsence dune signature
lectronique dans les mtadonnes renseignes a posteriori ;
9 Vrifier la valeur juridique du document.

Pices jointes Grille daudit de la DCSSI (IV.2)


correspondantes Rfrentiel relatif la scurit des dispositifs darchivage lectronique de la DCSSI (IV.2)

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 56
2. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction
archivage intgre et pilote

Transformation Contractualiser les relations


envisager e
entre les services producteurs et le service darchivage (1/2)

Les services producteurs sont insuffisamment impliqus dans la gestion de leurs archives courantes :
Audit de modernisation Archivage

les processus darchivage sont mal matriss : les versements sont raliss de manire alatoire : les
tapes du cycle de vie de larchive et les modalits daccs aux documents archivs sont mal connues,
larchiviste nest pas toujours identifi.
les procdures respecter sont peu appliques, ce qui gnre des pratiques de conservation locale et
daccumulation des archives : les instructions archivistiques ne sont pas respectes, obrant
Dysfonctionnement notamment la qualit de description darchives lors des versements.
identifi la culture archivage des services producteurs est plus juridique et rglementaire que technique ce qui
conduit un surarchivage des informations par crainte des contrles ou des litiges.

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De leur ct, les services darchivage, absorbs par la rsorption darrirs consquents, ne sinscrivent pas
jusqu prsent dans une logique de dveloppement de leur offre de service. La mise disposition des
archives courantes et intermdiaires pour les clients internes comme externes est par ailleurs limite, du fait du
primtre dintervention du service darchivage ministriel qui se limite au traitement des archives, de la
mconnaissance des dures dutilit administrative et de labsence de traabilit des informations archives.

La contractualisation avec les services producteurs et le positionnement du service darchivage comme un


prestataire de service, vont permettre :
de sensibiliser les services producteurs aux enjeux de larchivage ;
de renforcer la visibilit de la fonction archivage et plus particulirement du service darchivage ;
Amliorations damliorer la qualit de service aux producteurs ;
attendues dassurer une rgularit des versements.
Dans le contexte de la LOLF, cette contractualisation taye par la dfinition dindicateurs de suivi de lactivit
constituera un outil de dialogue de gestion des services darchivage et plus globalement de lensemble des
services producteurs.

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 57
2. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction
archivage intgre et pilote

Transformation Contractualiser les relations


envisager e
entre les services producteurs et le service darchivage (2/2)
Audit de modernisation Archivage

laborer des conventions spcifiques par ministre un niveau organisationnel choisi (ex. direction) :
Dclinaison ministrielle de la charte interministrielle de larchivage, ces conventions, ajustes aux
spcificits mtier du niveau choisi et ltat des lieux de ses archives, institueraient :
9 les bonnes pratiques engager,
9 les droits, devoirs et responsabilits de chacun (ex. niveaux dengagement rciproque - respect des
processus et procdures darchivage pour les services producteurs, mise disposition des instructions
et outils archivistiques et des documents archivs durant les dlais requis pour le service darchivage),
9 la mise disposition de moyens ddis la rsorption des arrirs,
9 ltablissement dun bilan du service offert, dont la priodicit serait dfinir.

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Recommandations A loccasion du transfert dune nouvelle catgorie darchives (prvu dans la politique darchivage de la
associes DCSSI et test par le projet de plate-forme pilote dveloppe par la DAF/SDAE : projet PIL@E), ces
conventions pourront faire lobjet davenants spcifiques notamment dans le cadre de larchivage
lectronique.
Mettre en place un dispositif de suivi et daudit de la mise en uvre de ces conventions :
9 Intgrer le correspondant archivage dans la gestion de la convention,
9 Dfinir des indicateurs de suivi de la convention,
9 laborer des tableaux de bord de suivi par convention.

A terme, lintroduction, dans ces conventions, des indicateurs de gestion et de pilotage de la fonction archivage
dfinis mutuellement entre les services producteurs et le service archivage permettra un contrle de gestion
dans lesprit de la LOLF (ex. mise en place dune gestion prvisionnelle des stocks).

Fiche n8 Dvelopper la contractualisation


Pices jointes
Fiche n9 Les rubriques dune convention de gestion documentaire et darchivage entre le service
correspondantes
darchivage et la direction N

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 58
2. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction
archivage intgre et pilote
Transformation
envisager
f Faciliter laccs aux informations archives

Rpondre lobligation de transparence vis--vis des citoyens par la mise en ligne de rpertoires dtaills
Amliorations
Gain de temps dans la recherche dune information
attendues
Versement de qualit des services producteurs
Audit de modernisation Archivage

Dfinir une politique doffre de services aux usagers :


9 Identifier les archives qui prsentent un intrt historique ;
9 Constituer des rpertoires rpondant tous les publics ;
9 Le cas chant, ajouter des lments danalyse qui pourront tre apprcis par certaines catgories de chercheurs ;
9 Recenser les informations communicables au lectorat et les informations susceptibles dtre les plus demandes ;
9 Identifier les services producteurs de ces informations de manire mettre jour en priorit leurs tableaux de
gestion.

Amliorer le processus de dmatrialisation des procdures de drogation via lapplication SDAE de gestion des
dmarches en ligne.

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Mettre progressivement en ligne les sommaires et rpertoires de versement sur les sites internet des ministres
Recommandations et sur lextranet Ader (archives intermdiaires et externes)
associes 9 Gnraliser la pratique de procdure de versement par bordereau lectronique pour faciliter la mise disposition
des rpertoires de versement sur lintranet ;
9 Structurer les rpertoires ;
9 Mettre en uvre des outils de publication des donnes numriques ;
9 Prendre en compte le rexamen des dures de communicabilit (projet de loi sur les archives actuellement dpos
au Snat).
Faciliter la recherche de documents archivs via un portail et un moteur de recherche uniques et interministriels par
mots cls / thesaurus dans le cadre de la mise en place du futur STIA du SCN Archives nationales ( tendre terme aux
ministres autonomes)
9 Dfinir des modalits de recherche, de consultation et daffichage des rsultats.

Bonne pratique Au MEDD, il est possible davoir accs par internet aux rpertoires dtaills des fonds traits et verss aux
archives nationales et par Ader (Extranet) aux archives intermdiaires.
Pice jointe
correspondante Fiche n10 La mise en ligne de rpertoires dtaills des versements darchives
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Sommaire dtaill
III. Annexes
1. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage
a. Communiquer autour de la nouvelle dynamique de larchivage
b. Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de larchivage
c. Elaborer en amont une politique de gestion de linformation incluant larchivage papier et lectronique
d. Renforcer la fonction archivage
e. Dvelopper le pilotage de la fonction archivage en mode de gestion LOLF
f. Amliorer la mise disposition des instructions archivistiques et outils par les services darchivage pour les
Audit de modernisation Archivage

services producteurs

2. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction archivage intgre et pilote


a. Assurer la prise en compte des enjeux de larchivage par les dcideurs
b. Matriser les enjeux juridiques lis larchivage lectronique
c. Engager une r-ingnierie des processus lis larchivage
d. Mettre en place un contrle interne
e. Contractualiser les relations entre les services producteurs et le service darchivage
f. Faciliter laccs aux informations archives

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


3. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents dans le temps (pratique de records
management )
a. Garantir la traabilit des informations archives
b. Intgrer un module archivage dans les principaux systmes dinformation
c. Dvelopper et assurer la mise en uvre oprationnelle de plates-formes darchivage lectronique
scurises
d. Dvelopper loffre de service pour les clients externes

4. Annexes de ltude sur les cots de la fonction archivage intermdiaire


a. Rgles dextrapolation retenues pour calculer les cots de larchivage intermdiaire
b. Liste des services audits

5. Glossaire

Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la


modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 60
3. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents
dans le temps (pratique de records management )

Transformation
envisager
a Garantir la traabilit des informations

Veiller ce que linformation produite, utilise et conserve par ladministration soit aussi prcise, complte et
Audit de modernisation Archivage

Amliorations pertinente que possible


attendues Faciliter la collecte, le tri, la slection et les recherches des informations pour les services producteurs
Assurer la fiabilit des documents par une identification stricte du producteur et une gestion des droits daccs

Perfectionner les outils de gestion de larchivage


9 Initialiser des formats types de conservation des documents en fonction de linformation archive
9 Identifier en amont toute information mritant dtre conserve : le producteur disposerait dune option

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


darchivage qui pourrait tre reprsente par une icne archivage sur ses outils bureautiques
9 Prendre en compte linformation par son enregistrement / son indexation
Recommandations 9 Prendre en compte le cycle de vie de linformation (notamment sa dure dutilit administrative DUA-
associes et son dlai de communicabilit)
9 Assurer un suivi des vnements pouvant affecter cette information, en synthtisant leurs
caractristiques dans le tableau de gestion correspondant (fonction horodatage)
9 Vrifier que, pour toute application mtier, la liste des documents papier et lectronique archiver, leurs
DUA respectives et une mthodologie de structuration de linformation sont prcises
9 Adopter des plans de classement mutualiss

Pratique de la Bibliothque Nationale de France (BNF) : Plans de classement communs et enregistrement de


Bonnes pratiques toute information mritant dtre conserve
Au MAE : Indexation de tout document en amont et dfinition dun format type pour chaque type de document

Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la


modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 61
3. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents
dans le temps (pratique de records management)

Transformation
envisager
b Intgrer un module archivage dans les principaux systmes dinformation

Lintgration de modules darchivage au sein des principaux systmes dinformation (SI) systmatisera la
Audit de modernisation Archivage

prise en compte de larchivage, garantissant ainsi :


un traitement diffrenci (et par consquent plus conomique) de l information suivant son cycle de vie:
slection plus en amont des donnes, choix de mdia moins consommateurs suivant que l information
est moins souvent accde)
Amliorations la traabilit des informations tout au long de la chane de traitement,
attendues
la fiabilit des informations par la mise en place de contrle de cohrence automatique,
la qualit dindexation par le renseignement de mtadonnes prdfinies,
la rgularit des versements par une automatisation des processus lis.

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


Cette intgration, ou dfaut linterfaage des applications ddies larchivage avec les principaux SI,
vitera par ailleurs la ressaisie dinformations, gnrant ainsi des gains de temps substantiels.

Associer les archivistes en amont des projets de conception ou de refonte des principaux SI afin
dassurer la prise en compte des besoins spcifiques de larchivage. Dans le cas des travaux de
convergence des SIRH autour du noyau commun, lassociation de larchiviste permettrait de dlimiter la liste
exhaustive des informations lectroniques quil serait possible dintroduire dans un dossier de personnel
Recommandations
mixte, cest--dire compos des incontournables documents papier mais galement pour partie
associes
dinformations lectroniques.
Intgrer un module archivage ou interfacer une application ddie larchivage en mettant en place
des modules dexport suivant le standard dchange de donnes pour larchivage dans les principaux
systmes dinformation

La conception de la base Elves de 1er degr au MENESR a impliqu archivistes et gestionnaires pour
Bonne pratique
sa conception.

Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la


modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 62
3. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents
dans le temps (pratique de records management)
Transformation Dvelopper et assurer la mise en uvre oprationnelle de
envisager
c
plates-formes darchivage lectronique scurises
La mise en place de plates-formes darchivage lectronique permettra :
de scuriser la conservation des informations archives (mcanismes dempreinte, coffres forts
Amliorations
lectroniques, migration des supports et formats, rplication des donnes),
attendues
Audit de modernisation Archivage

dacclrer et de faciliter la communication des informations archives suivant des modalits (en
ligne, diffre) adaptes aux diffrents types de publics.
Mettre en place des plates-formes darchivage lectroniques sur le modle de la plate-forme darchivage
lectronique pilote dveloppe par la DAF et la DGME.
Ces plates-formes seraient alimentes par les diffrents systmes dinformation de gestion et ventuellement
par des applications interministrielles, le succs de leur monte en charge est conditionn par lapplication
Recommandation gnralise du standard dchange de donnes publie par la DAF et le SDAE.
associes
Prparer linterfaage entre les diffrents SI et les plates-formes en sappuyant sur le rfrentiel gnral
dinteroprabilit (RGI)

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Mettre en uvre un dispositif dhomologation ou de labellisation de larchivage lectronique dont le
primtre pourrait tre le service afin de garantir la scurit et la qualit des donnes.

Projet PILAE : le projet PILAE, pilot par le SDAE (Pilote pour une plate-forme darchivage lectronique dans
la sphre publique) est destin recevoir les versements des services centraux de lEtat. Le projet a t conu
en intgrant les rfrentiels sur larchivage lectronique scuris et le standard dchange de donnes pour
larchivage lectronique. Ce projet a permis une mise en uvre de lensemble des fonctionnalits dun service
Bonnes pratiques darchivage lectronique (SAE).
Projet ARCADE : Le MINEFI exprimente actuellement une plate-forme darchivage lectronique (projet
ARCADE) dont lobjectif consiste rationaliser lorganisation des dossiers informatiques au niveau du
producteur par linstauration dun protocole dintgration (formats de fichiers, indexation prcise) puis par la
mise en place dune structure permettant de collecter les informations directement sur les serveurs.
Rfrentiels (particulirement linitiative ADELE IF08 du SDAE et le rfrentiel gnral dinteroprabilit - RGI - ) et
Pices jointes les documents du SDAE et de la DCSSI sur le projet de plate-forme darchivage lectronique scurise (IV.2)
correspondantes Fiche n11 Mise en place dun outil mutualis darchivage intermdiaire au sein du processus mtier
Fiche n12 Interfacer les SI de production et les plates-formess darchivage intermdiaire et dfinitif

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3. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents
dans le temps (pratique de records management )

Transformation
envisager d Dvelopper loffre de service pour les clients externes (1/2)
Audit de modernisation Archivage

Toute information doit tre mise en ligne dans le respect des dispositions rglementaires
Amliorations Il sagit non seulement de rpondre lobligation de transparence vis--vis des citoyens mais aussi danticiper
attendues leurs demandes dinformation

Faciliter laccs aux informations archives dans un environnement scuris


9 Normaliser les procdures de communication des documents : lapplication qui permettra de diffuser les
rpertoires en ligne devra signaler les documents non communicables sans drogation et expliciter la

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procdure de drogation mettre en uvre si on veut consulter ces documents.
9 Dvelopper un contrle efficace de la circulation des documents
9 Contrler plus particulirement le risque de rutilisation abusive des archives publiques par des tiers
(Google notamment) en cas de mise disposition d'un outil de recherche performant, dans une optique
Recommandations de protection du patrimoine
associes (1/2)
9 Crer des salles dinventaire virtuelles

Mettre en place une dmarche de valorisation des archives


9 Etudier lopportunit de procder des numrisations massives darchives, aussi bien papiers que
audiovisuelles, en termes de facilit daccs aux documents sources et au regard des cots / bnfices
attendus, et afin de prvenir la dgradation inluctable des supports analogiques audiovisuels
9 Etudier au cas par cas la possibilit de partenariats pour la mise en valeur des fonds

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3. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents
dans le temps (pratique de records management )

Transformation
envisager d Dvelopper loffre de service pour les clients externes (2/2)
Audit de modernisation Archivage

Pour les services darchivage, prparer larticulation avec le futur systme dinformation archivistique
(SIA) des archives nationales
9 Instaurer une vritable chane sans rupture des systmes de gestion des fonds darchives vers les
systmes de communication des archives intermdiaires et des systmes de communication des
Recommandations archives dfinitives
associes (2/2) 9 Mettre en place un groupe de travail interministriel sur la publication lectronique des instruments de
recherche pour tendre le travail dj initi dans le cadre de llaboration de la circulaire de la DAF en

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


date du 30 septembre 2005 sur la publication lectronique des instruments de recherche. Ce groupe de
travail sera loccasion de discuter des outils dj existants et utiliss par les diffrents ministres mais
en ayant tudi avec soin leurs fonctionnalits respectives.
9 Appliquer les recommandations des groupes de travail interministriels dans le cadre du SIA

Cration de salles dinventaire virtuelles : projet du SCN Archives nationales pour louverture du centre de
Pierrefitte
Bonnes pratiques Depuis son ouverture en 1997, le CHETOM (Centre dHistoire et dEtudes des Troupes dOutre Mer) a
ralis 30 expositions temporaires et collabor une centaine dautres expositions en mettant disposition
certains de ses fonds.

Pour la mise en place dune stratgie de valorisation des archives :


Pices jointes Fiche n13 Numrisation et valorisation conomique darchives audiovisuelles
correspondantes
Fiche n14 Valorisation culturelle des archives via des expositions et des publications

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 65
Sommaire dtaill
III. Annexes
1. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage
a. Communiquer autour de la nouvelle dynamique de larchivage
b. Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de larchivage
c. Elaborer en amont une politique de gestion de linformation incluant larchivage papier et lectronique
d. Renforcer la fonction archivage
e. Dvelopper le pilotage de la fonction archivage en mode de gestion LOLF
f. Amliorer la mise disposition des instructions archivistiques et outils par les services darchivage pour les
Audit de modernisation Archivage

services producteurs

2. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction archivage intgre et pilote


a. Assurer la prise en compte des enjeux de larchivage par les dcideurs
b. Matriser les enjeux juridiques lis larchivage lectronique
c. Engager une r-ingnierie des processus lis larchivage
d. Mettre en place un contrle interne
e. Contractualiser les relations entre les services producteurs et le service darchivage
f. Faciliter laccs aux informations archives

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


3. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents dans le temps (pratique de records
management )
a. Garantir la traabilit des informations archives
b. Intgrer un module archivage dans les principaux systmes dinformation
c. Dvelopper et assurer la mise en uvre oprationnelle de plates-formes darchivage lectronique
scurises
d. Dvelopper loffre de service pour les clients externes

4. Annexes de ltude sur les cots de la fonction archivage intermdiaire


a. Rgles dextrapolation retenues pour calculer les cots de larchivage intermdiaire
b. Liste des services audits

5. Glossaire

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4. Annexes de ltude sur les cots de la fonction archivage
intermdiaire
a
Rgles dextrapolation retenues pour calculer les cots de
larchivage intermdiaire (1/2)
Audit de modernisation Archivage

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


Un ratio de 6 ml / m pour les locaux darchives dans les services rencontrs non
ddis est tabli.
Concernant les services ddis, on peut estimer que le ratio est suprieur. Comme
hypothse, on peut retenir que ce ratio est gal 8,25 ml / m, soit la moyenne entre
les ratios de stockage des rayonnages fixes et mobiles.

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4. Annexes de ltude sur les cots de la fonction archivage
intermdiaire
a
Rgles dextrapolation retenues pour calculer les cots de
larchivage intermdiaire (2/2)
Les rgles dextrapolation sont les suivantes :
Audit de modernisation Archivage

appliquer lensemble des services non ddis larchivage


intermdiaire, le ratio identifi lors de la premire phase de laudit pour
les administrations centrales, savoir que les archives intermdiaires
reprsenteraient 0,248 ml/mtre carr de bureau ;

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


appliquer aux services ddis larchivage intermdiaire, le ratio de 8,25
ml/mtre (cf. diapositive prcdente) ;

multiplier le nombre extrapol de mtres linaires par le cot unitaire de


larchivage intermdiaire dun mtre linaire.

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4. Annexes de ltude sur les cots de la fonction archivage
intermdiaire
b Liste des entits audites
Audit de modernisation Archivage

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Sommaire dtaill
III. Annexes
1. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage
a. Communiquer autour de la nouvelle dynamique de larchivage
b. Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de larchivage
c. Elaborer en amont une politique de gestion de linformation incluant larchivage papier et lectronique
d. Renforcer la fonction archivage
e. Dvelopper le pilotage de la fonction archivage en mode de gestion LOLF
f. Amliorer la mise disposition des instructions archivistiques et outils par les services darchivage pour les
Audit de modernisation Archivage

services producteurs

2. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction archivage intgre et pilote


a. Assurer la prise en compte des enjeux de larchivage par les dcideurs
b. Matriser les enjeux juridiques lis larchivage lectronique
c. Engager une r-ingnierie des processus lis larchivage
d. Mettre en place un contrle interne
e. Contractualiser les relations entre les services producteurs et le service darchivage
f. Faciliter laccs aux informations archives

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


3. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents dans le temps (pratique de records
management )
a. Garantir la traabilit des informations archives
b. Intgrer un module archivage dans les principaux systmes dinformation
c. Dvelopper et assurer la mise en uvre oprationnelle de plates-formes darchivage lectronique
scurises
d. Dvelopper loffre de service pour les clients externes

4. Annexes de ltude sur les cots de la fonction archivage intermdiaire


a. Rgles dextrapolation retenues pour calculer les cots de larchivage intermdiaire
b. Liste des services audits

5. Glossaire

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5. Glossaire

BNF Bibliothque nationale de France


CIAF Comit interministriel des archives de France
DAF Direction des archives de France
DCSSI Direction centrale de la scurit des systmes dinformation
Audit de modernisation Archivage

DGME Direction gnrale de la modernisation de lEtat


DUA Dure dutilit administrative
LOLF Loi organique relative aux lois de finances
MAE Ministres des affaires trangres
MAP Ministre de lagriculture et de la pche
MAS Ministres des affaires sociales
MCC Ministre de la culture et de la communication

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Mindef Ministre de la dfense
Minefi Ministre de lconomie, des finances et de lindustrie
MAN Mission des archives nationales
MENESR Ministre de lducation nationale, de lenseignement suprieur et de la recherche
MTETM Ministre du transport, de lquipement, du tourisme et de la mer
MIAT Ministre de lintrieur et de lamnagement du territoire
RGI Rfrentiel gnral dinteroprabilit
SDAE Service du dveloppement de ladministration lectronique
SDI Schma directeur informatique
SIA Systme dInformation archivistique
SI RH Systme dinformation des ressources humaines
SPM Services du Premier ministre

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Sommaire dtaill

I. Des transformations pour amliorer la performance de larchivage


1. Rappel des enjeux
a. Renforcer la politique darchivage pour une meilleure prise en compte de larchivage lectronique
b. Clarifier et coordonner les rles et responsabilits des acteurs impliqus dans la fonction archivage
c. Optimiser les oprations de slection et de tri des archives et amliorer les outils
d. Amliorer la mise disposition des informations archives
Audit de modernisation Archivage

2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage en tant que ressource immatrielle
a. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage
b. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction archivage intgre et pilote
c. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents dans le temps (records management )
d. Synthse des actions recommandes court et moyen terme
e. Principales actions mener par tape du processus archivage
f. Une approche interministrielle qui doit saccompagner dune mise en uvre spcifique par ministre

II. Analyse des cots de la fonction archivage intermdiaire

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


III. Annexes
1. Dtail des transformations et actions recommandes trs court terme
2. Dtail des transformations et actions recommandes court terme
3. Dtail des transformations et actions recommandes moyen terme
4. Annexes de ltude sur les cots de la fonction archivage intermdiaire
5. Glossaire

IV. Pices jointes


1. Fiches illustratives
2. Rfrentiels cls (SDAE, DCSSI, DAF) et tudes complmentaires
3. Aperu comparatif de la dmatrialisation des pices de march public dans lUnion Europenne
4. Aperu de larchivage et de la gestion de linformation au Canada

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 72
1. Fiches illustratives
Fiche n1 Ractiver le comit interministriel pour les archives de France

Ministres concerns Problmatiques couvertes Objectifs associs


Premier Ministre
Audit de modernisation Archivage

MCC
MINDEF Instance au plus haut niveau du pilotage de la
MAE Porter les volutions ncessaires de la
fonction archivage
fonction archivage, avec un impulsion et une
MJ Impulsion forte donne aux actions portes par ce
orientation au plus haut niveau
MIAT comit
Minefi
Rforme de letat

Dclinaison
Dtail des actions ministrielle Indicateurs de suivi Gains associs Echances

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


ncessaire ?
Disposer dun document
1 Rdaction dune charte interministrielle de larchivage Non Rdaction de la charte Trs court terme
partag
Actualisation des
Nombre de missions
Introduction dun volet archivage dans les missions informations disponibles,
2 Oui dinspection intgrant un volet Court terme
dinspection sensibilisation de la
archivage
hirarchie
Sensibilisation de la
Intgration systmatique dune sensibilisation aux enjeux Nombre dcoles ayant mis en
hirarchie, meilleure prise en
3 de larchivage dans les coles suprieures de la fonction Oui uvre une sensibilisation dans Moyen terme
compte de larchivage dans
publique la formation initiale
le quotidien des services

Risques et conditions de mise en oeuvre


Charte restant sans traduction oprationnelle Stabiliser le rythme de runion de ce comit
Comit interministriel ne disposant pas dindicateurs de suivi

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1. Fiches illustratives
Fiche n2 Les rubriques dune charte sur larchivage lments indicatifs

Dfinition du primtre
Type darchives
Audit de modernisation Archivage

Administrations centrales
Type dengagement
Organe de pilotage
Comit interministriel de larchivage
Les acteurs
Identification

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Rle et responsabilit
Engagements
Implication de la hirarchie
Disponibilit du service darchivage
Formation
Pilotage de la fonction
Prise en compte des enjeux de larchivage lectronique
Diffusion progressive de la pratique de records management
Accessibilit aux archives
Obligation de discrtion
Cette charte sera dcline par ministre et dans le cadre de conventions de gestion ministrielles qui intgreront des indicateurs de suivi.

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 74
1. Fiches illustratives
Fiche n3 Lintgration en amont des problmatiques darchivage et de
gestion de linformation ds la conception des applications mtiers
Ministres Problmatiques couvertes par la phase Objectifs associs
Perception de laction
concerns
MAS Anticiper les questions lies larchivage Prvoir et rduire les cots de dveloppement des
lectronique et favoriser leur prise en compte en applications sur les fonctionnalits lies larchivage
Audit de modernisation Archivage

Justice
Les services archivage sont amont : lectronique
SPM
favorables la mise en place ds la conception des applications Assurer lintgrit des donnes numriques gres par
MINEFI dun cadre darchivage ou lorsquun volet archivage na pas t pens les processus mtier
MIAT lectronique. Un appui initialement, reprendre les applications existantes Poser les principes dune organisation type permettant
politique est maintenant pour lintgrer a posteriori
MENESR la mise en place de la politique darchivage.
ncessaire.
MCC Faire voluer les processus de conception des
MAE applications

Dtail des actions Indicateurs de suivi Gain qualitatif Gain quantitatif Echance
Trs court terme
Lors de la rdaction/refonte
Intgration de la question de larchivage Nombre de SDI qui, lors de Garantie sur la qualit des processus

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


A terme : ralisation dconomies des prochains schmas
lectronique dans les Schmas leur refonte, ont intgr les darchivage lectronique rsultant de la
1 Directeurs Informatiques (SDI) des questions relatives prise en compte des recommandations de
dans les cots totaux de directeurs informatiques.
dveloppement des applications Point faire remonter
ministres larchivage lectronique la DGME.
auparavant auprs des
secrtariats gnraux.
Identification des 3 ou 4 applications o Nombre dapplications mtier Sur le long terme, viter les pertes de donnes ainsi que les surcots qui Trs court terme Fin mars 07
2 larchivage numrique reprsente un fort identifies par les ministres rsultent dun dveloppement a posteriori dune solution darchivage lectronique Travaux en cours prvus sur
enjeu une dure de 5 ans
Par ministre, nombre
Trs court terme
Spcification pour l'export, selon le dapplications pour lesquelles Economies ventuelles lies
Travaux DGME/DAF en
3 standard d'change, des donnes des des modules dexport de Cette action permet dassurer lutilisation lutilisation dun outil mutualis
cours prvus sur une dure
applications mtier existantes fort enjeu donnes ont t intgrs dun dispositif darchivage mutualis darchivage lectronique.
de 5 ans

Evitement des pertes de donnes. Trs court terme


Evitement des surcots de
Nombre de processus mtier Meilleure description des documents Cette action doit tre ralise
Dfinition du cycle de gestion des dveloppement des applications
pour lesquels la dfinition du devant faire lobjet dun archivage pour chaque application
4 documents concerns par les processus cycle de gestion des Pas de perte des informations dcrivant
mtier dus une prise en compte
mtier en amont de la mise
mtiers tardive des questions darchivage
documents est ralis les documents devant faire lobjet dun en uvre dune solution
lectronique.
archivage darchivage lectronique

Risques et conditions de mise en oeuvre


La slection par les ministres des 3 ou 4 applications mtier fort enjeu suite la demande de la La dfinition du cycle de gestion des documents concerns par larchivage lectronique devra tre faite en
DGME/DAF est un pralable lamlioration des applications existantes. Elle devra tre suivie dune parallle des travaux de simplification et danalyse des mtier men par le SQS (Service Qualit Simplification)
identification progressive des applications mtier. de la DGME
Un appui politique fort au plus haut niveau est ncessaire au sein de chaque ministre afin de relayer
Conseil gnral des technologies Participation des services archivage
de linformation, la description
Direction gnraledu decycle
la de gestion des documents
les messages de la DGME/DAF et dimpliquer lensemble des acteurs.
modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 75
1. Fiches illustratives
Fiche n4 Renforcer la fonction archivage auprs des responsables et de
leurs services
Ministres concerns Problmatiques couvertes Objectifs associs
Impliquer la hirarchie
Faire voluer lorganisation pour amliorer la Institutionnaliser des rseaux archivage
Pour donner la fonction archivage :
Audit de modernisation Archivage

TOUS performance de la fonction archivage


de la visibilit
les moyens dagir sur le terrain
Dclinaison
Dtail des actions ministrielle Indicateurs de suivi Gains associs Echances
ncessaire ?
Intgration de la fonction de correspondant
Reconnaissance de la
archivage dans les rfrentiels emplois ministriels Trs court
1 Oui Prsence dans les rfrentiels fonction
et dans le rpertoire interministriel des mtiers de terme
lEtat (RIME) gr par la DGAFP.
Adhsion des responsables de la formation une Nombre de formations proposes,

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


Reconnaissance de la Trs court
2 sensibilisation systmatique aux enjeux de la Oui dispenses
fonction terme
gestion des documents. Nombre dinscriptions
Intgration de la fonction de correspondant dans la Moyens daction pour la Trs court
3 Non Prsence dans la charte
charte interministrielle de larchivage envisage. fonction archivage terme
Prsence rgulire des services darchivage auprs
des services producteurs et une animation du
4 Oui Nombre de contacts annuels Court terme
rseau des correspondants archivage par un contact Meilleur fonctionnement :
frquent. application des bonnes
Nombre de formations proposes, pratiques, gestion en
Dploiement des formations/sensibilisations adaptes aux amont, contrle de la
5 Oui dispenses Court terme
mtiers et niveaux hirarchiques
Nombre dinscriptions fonction
Mise en uvre de tableaux de bord pour les Nombre de directions ayant accs un
6 Oui Court terme
diffrentes directions. tableau de bord partag

Risques et conditions de mise en oeuvre


Dfinition commune de la fonction de correspondant archivage
Ncessit d'un accord des hirarchies/RH
Report de l'implication des services et des hirarchies sur le correspondant
Moyens et structure archivistiques
Niveau de priorit de l'archivage par rapport d'autres sujets dans les politiques de formation

Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la


modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 76
1. Fiches illustratives
Fiche n5 Elments de description de la fonction de correspondant archivage
Audit de modernisation Archivage

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Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la
modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 77
1. Fiches illustratives
Fiche n6 Dvelopper les outils de pilotage et de performance de la fonction

Ministres concerns Objectifs associs


Audit de modernisation Archivage

TOUS
Mettre en uvre des tableaux de bord et une connaissance fine de lvolution des cots de la fonction
Pouvoir effectuer les arbitrages ncessaires

Dclinaison
Dtail des actions ministrielle Indicateurs de suivi Gains associs Echances
ncessaire ?

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


Dfinition mutualise des indicateurs de pilotage de la Nombre de tableaux de bord Connaissance actualise et
1 fonction et des indicateurs essentiels partager avec les Oui partags avec les services partage de la fonction par les Court terme
services producteurs producteurs diffrents acteurs de larchivage
Indicateurs effectivement Connaissance prcise sur des
2 Alimentation rgulire des indicateurs oui Moyen terme
oprationnels lments clefs
Accs des agents depuis leur poste de travail aux Qualit de service dans la mise
3 oui Nombre de consultations Court terme
informations mises disposition sur lintranet disposition de linformation

Risques et conditions de mise en oeuvre


Cibler les informations forte valeur ajoute, orientes vers la prise de
Dpendance par rapport la remonte dinformations
dcision

Nombre trop lev dindicateurs mis en place Structurer le systme de remonte dinformations et dexploitation de cette
information
Indicateurs non partags avec les diffrents acteurs de la fonction Mettre disposition des agents des lments oprationnels

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 78
1. Fiches illustratives
Fiche n7 Engager une r-ingnierie du processus darchivage papier pour les
dossiers de personnel
Ministres concerns Problmatiques couvertes Objectifs associs
Il sagit de faire prendre conscience des enjeux - La prise en compte des besoins et contraintes
relatifs larchivage par les services producteurs de larchivage
Audit de modernisation Archivage

via : - La prparation la dmatrialisation de


- Limplication des archivistes ds la conception certaines informations
TOUS des SI RH - Lactualisation des plans de classement, de
- La ringnierie des processus papier par la
rvision des tableaux de gestion tris, etc.
- La normalisation des procdures darchivage - La convergence et le respect des mthodes de
(plan de classement, indexation) versement
- La mise en place dun dossier matre unique par - La mise en place dun tronc commun du
ministre dossier de personnel des agents de lEtat
Dclinaison
Dtail des actions ministrielle Indicateurs de suivi Gains associs Echances

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


ncessaire ?
Nombre de projets incluant les Qualitatifs : augmentation de la
Systmatiser la prsence des archivistes dans les Trs court
1 OUI MAN ou quivalents / nombre de qualit des versements et matrise
projets de SI RH, SI Paie, SI Pensions terme
projets SI en cours de la chane archivistique
Nombre de tableaux de gestion < Quantitatifs : allgement du volume
Lister lexhaustivit des pices archiver et Trs court
2 OUI 1 an / nombre total de tableaux de unitaire, diminution des arrirs, gain
raliser les oprations de tri, de classement, etc. terme
gestion en espace de stockage
Dfinir des plans de classement et de processus Nombre total de procdures Qualitatifs : facilitation de la collecte, Trs court
3 NON
dindexation normalises des tris et des recherches terme
Nombre de dossiers de carrire Quantitatifs : suppression des
Identifier et localiser les dossiers de carrire
4 OUI en archivage intermdiaire / doublons Court terme
matre uniques
nombre de dpart la retraite Qualitatifs : facilitation de larchivage

Risques et conditions de mise en oeuvre


Disponibilit des archivistes pour simposer en amont
La prise en compte de la dimension archivage en amont ncessite une
Diffusion des rgles valides par la DCSSI relatives la dmatrialisation conduite de changement trs forte et une sensibilisation consquente
Adhsion des services gestionnaires lors de la normalisation des procdures dans les services producteurs
darchivage, de la mise en place du dossier matre et de la rvision des tableaux de
gestion

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 79
1. Fiches illustratives
Fiche n8 Dvelopper la contractualisation

Ministres concerns Problmatiques couvertes Objectifs associs

Stabiliser les champs dintervention Rsorption des arrirs


Audit de modernisation Archivage

respectifs des services producteurs et des Rgularit des versements


TOUS
services archivage Prennisation de bonnes pratiques
Responsabiliser les services producteurs Introduction du Records Management

Dclinaison
Dtail des actions ministrielle Indicateurs de suivi Gains associs Echances
ncessaire ?
Nombre de directions ayant Connaissance prcise des Trs court
1 Etat des lieux de la direction ou du service Oui
fait lobjet dun tat des lieux besoins de la direction terme
Elaboration dune convention ajuste aux spcificits Offre de service au plus prs

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2 Oui Nombre de conventions Court terme
mtiers de la direction et ltat des lieux de ses archives des producteurs
Moyens dgags pour la Dissocier la rsorption des
Dimensionnement des moyens et stabilisation des
3 Oui mise en uvre de la arrirs de la gestion au fil de Court terme
niveaux dengagement rciproque
convention leau des archives
Intgration du correspondant dans la gestion de la Correspondant figurant dans Renforcement de la position
4 Oui Court terme
convention la convention du correspondant

Rythme de suivi de la Instauration dun dialogue sur


5 Suivi et pilotage de la convention Oui Court terme
convention la performance de la fonction

Risques et conditions de mise en uvre


Dfinir des primtres prcis de convention et expliciter les rsultats
Disponibilit des services archivage pour grer un nombre croissant de conventions
attendus et les moyens ddis
Convention restant sans effet sur les pratiques de la direction
Manque de partage et de dialogue sur les indicateurs de suivi de la convention

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 80
1. Fiches illustratives
Fiche n9 Les rubriques dune convention de gestion documentaire et
darchivage entre le service darchivage et la direction N
1 - Dfinition du primtre 3 - Rle et responsabilit du service de la direction
2 - Rle et responsabilit du service des archives Missions
Organisation de la politique darchivage
Missions / Prestations (textes juridiques en annexe de la
- Nommer un responsable au plus haut niveau hirarchique (voir aussi
convention) responsable performance et qualit de la direction)
Audit de modernisation Archivage

- Formation initiale et continue de niveau ministriel complt par un - Organiser une stratgie documentaire dfinissant pour chaque structure
plan de formation adapt aux mtiers de la direction et sa administrative descendante les rles et les acteurs de la politique
production documentaire darchivage
- Assistance (audit de lexistant, analyse documentaire, suivi rgulier) Mise en uvre dune politique darchivage (diffrencier papier/ lectronique)
- Communication / information / accueil (intranet du service des - Effectuer ou faire effectuer par le bureau une analyse documentaire de la
archives, guides et mthodes, formulaire et bote lettres production
fonctionnelle, workflow, mise disposition de BDD de gestion - Intgrer le cycle de vie des documents/donnes dans chaque grande
documentaire, consultation des bordereaux de versement, catgorie de production documentaire (dure de conservation notamment)
rfrentiels (thesaurus, plan de classement) - Mettre en place un systme de record management (proposition)
- Dfinir les emplois ncessaires et les inscrire dans un plan de recrutement,
Procdures (diffrencier papier / lectronique)
de formation. Pour les emplois existants, mettre en vidence la fonction
- Cration et mise jour des tableaux de gestion

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


archivage
- Aide llaboration du plan de classement, assistance lindexation - Evaluer les espaces de stockage ddis
et au rfrencement - Prvoir pour chaque systme d information (et notamment les systmes de
- Pratique de records management : normalisation des dossiers et gestion de courriers, les GED..) , un module d archivage et/ou d export des
des documents donnes compatible avec le systme darchivage lectronique ministriel)
- Versements - Se conformer la rglementation en matire de communication de donnes
- Modes et modalits de stockage et de conservation personnelles
- Conditions de scurit et de traabilit
- Communication des documents verss Procdures
- Eliminations - Versement (modalits de transferts, accord sur les formats pour les donnes
numriques)
Engagements - Accord sur les liminations
- Mutualisation inter-directionnelle par des runions annuelles Engagements
- Diffusion des indicateurs de performance et du suivi des cots - Grer la fonction archivage dans le cadre de la LOLF et mise en place dun
complets du service archives budget
- Suivi des cots darchivage du service des archives pour la direction - Analyser et suivre les cots complets pour la direction : ETP y compris
incluant tudes et oprations exceptionnelles informaticiens, espaces, logiciels, maintenance
- Analyse des rsultats et mise en place dun document annuel de - Mettre en place des indicateurs de performance : gain de temps,
performance qui permettra de rajuster la convention amlioration de la production administrative, rationalisation
priodiquement - Rendre compte annuellement

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 81
1. Fiches illustratives
Fiche n10 La mise en ligne de rpertoires dtaills des versements darchives
Ministres concerns Problmatiques couvertes Objectifs associs
Les ministres du rseau des Archives Nationales Mettre progressivement en ligne les sommaires, les
MAE rpertoires de versements et les archives sur les
Audit de modernisation Archivage

Mindef sites Internet des ministres (archives dfinitives) et


Gnraliser lutilisation doutils collaboratifs
sur lExtranet AdER (archives intermdiaires) ;
permettant la publication darchives
Faciliter la recherche des documents archivs via
un portail et un moteur de recherche unique et
interministriel par mot cls / thesaurus.

Dclinaison ministrielle
Dtail des actions Indicateurs de suivi Gains associs Echances
ncessaire ?
Nombre de tableaux de
Normalisation des
Dfinition par ministre dune gestion mis jour en
procdures de
1 Mise en place dune politique doffre de services politique doffre de services fonction de la politique Court terme
communication des
aux usagers doffre de services

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


documents
retenue
Il est prfrable que loutil
collaboratif de publication La mise en place dun outil
retenu soit le mme dans tous commun lensemble des
Nombre de ministres
Dploiement du systme de diffusion des rpertoires les ministres. (Note : le MAE, ministres permettra une Court terme
2 ayant dploy loutil
dtaills le Mindef ou le Minefi transition en douceur vers
retenu
disposent dj doutils de le futur SIA des Archives
publication au moins Nationales
partiellement. )
Meilleure coordination pour
Les modalits dinscription du Nombre de ministres
la cration dun portail
Prparation de larticulation avec le futur SIA des Archives MAE et du Mindef dans le ayant particip aux Court terme
3 interministriel de
Nationales futur SIA sont encore groupes de travail
consultation des archives
dterminer. relatifs au futur SIA
intermdiaires

Risques et conditions de mise en uvre


Les services darchivage doivent disposer dun tat des versements et de certains
rpertoires structurs en format numrique
Les archivistes doivent se former aux outils de mise en ligne permettant une
interoprabilit et la possibilit dtre accds par un portail au niveau suprieur

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 82
1. Fiches illustratives
Fiche n11 Mise en place et utilisation dun outil mutualis darchivage
intermdiaire au sein du processus mtier
Objectifs Permettre la prise en charge des donnes depuis les applications mtier pour les archiver moindre cot

Constat Lusage dune plate-forme darchivage mutualise constitue la solution darchivage lectronique la plus conomique.
Audit de modernisation Archivage

Caractristiques 3 modalits sont envisageables (initiative IF08 Adle 103) :


1.Constitution dun module darchivage intermdiaire au sein de lapplication de production : implique dj un tri des
donnes, des modes daccs et dinterrogation simplifis avec laide et lexpertise du service archivage comptent (AD,
municipales, rgionales, mission ou service archivage au sein du ministre ou de ltablissement public). Ce module
pourrait tre accessible sur les applications par une icne spcifique qui permettra de pr-archiver les documents, mais
aussi de sensibiliser les utilisateurs la problmatique de larchivage.
2.Constitution dun module darchivage intermdiaire mutualise entre plusieurs processus mtiers (un petit service
darchivage lectronique au sein du service producteur : au niveau du service ou dun ensemble de services ou dun
ministre / collectivit).
3.Transfert vers le service archivage comptent / voire vers un tiers-archiveur avec export des donnes suivant le format
spcifi par le standard dchange des donnes. Dans le cas dune externalisation, export suivant un cahier des charges
tabli et contrl par le service archivage comptent (ne concerne que les services de lEtat).

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Enjeux associs Adoption dune approche transversale de larchivage lectronique

Niveau de mutualisation Selon la modalit choisie, le niveau de mutualisation opportun est le niveau interministriel, ministriel, inter-processus au
sein dun ministre ou au niveau du processus

Acteurs concerns Utilisation du module darchivage : services producteurs / Mise en uvre avec les DSI et le soutien des services
archivage

Etapes et dlais Rflexion au niveau de chaque ministre sur le niveau de mutualisation optimal, en termes de cots, mais galement en
Actions mettre en uvre fonction du niveau de maturit de lorganisation.

Outils mthodologiques Initiative ADELE IF08

Conditions de mise en uvre et Versement des lots darchives


risques associs 9 Ncessit dadoption pralable du standard dchange entre les services versants et les services archivage
Rflexion pour chaque processus mtier dmatrialis sur le niveau de mutualisation optimal, en fonction des cots, mais
galement en fonction du niveau de maturit de lorganisation et des besoins en termes de conditions daccs aux
donnes archives.
La mutualisation doit porter sur les outils et non sur les responsabilits.
Les risques associs sont dordre techniques et juridiques.

Type de gains attendus Quantitatifs : cots de dveloppement et dutilisation dune plate-forme darchivage moindres dans le cas de la
mutualisation dun outil darchivage
Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la
modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 83
1. Fiches illustratives
Fiche n12 Interfacer les SI de production et les plates-formes darchivage
intermdiaire et dfinitif
Ministres concerns Problmatiques couvertes Objectifs associs

Lautomatisation des processus de versement des


Audit de modernisation Archivage

archives et des transferts de bordereaux de


TOUS Interfacer les SI de production/plates-formes
versement par la mise en place dinterfaces afin de:
darchivage intermdiaire et dfinitif
- Rendre plus performant le processus de versement
- Fiabiliser le processus de versement

Dclinaison
Dtail des actions Indicateurs de suivi Gains associs Dbut
ministrielle ?
Recenser tous les SI producteurs devant Nombre de SI tudis / nombre Qualitatifs : garantie de lexhaustivit du Moyen
1 OUI
alimenter la plate-forme darchivage intermdiaire total de SI RH primtre terme
Mettre en place des protocoles dinterfaces entre OUI, voire
chaque SI producteur et les plates-formes interministrielle si Nombre de protocoles mis en Qualitatifs : prparation de lautomatisation / Moyen
2
darchivage intermdiaire suivant le standard plate-forme place fiabilisation terme

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


dchange de donnes pour larchivage mutualise
Quantitatifs : gain de temps sur versement
Nombre dinterfaces mises en Moyen
3 Concevoir et raliser les interfaces associes Idem prcdent Qualitatifs : scurisation de l intgrit et de la
place terme
conservation des donnes numriques
Recenser toutes les plates-formes darchivage Nombre de plates-formes
OUI, voire Qualitatifs : garantie de lexhaustivit du Moyen
4 intermdiaires devant alimenter la plate-forme tudies / nombre total de plates-
interministrielle primtre terme
darchivage dfinitif formes
Mettre en place des protocoles dinterfaces entre
plates-formes darchivage intermdiaire et OUI, voire Nombre de protocoles mis en Qualitatifs : prparation de lautomatisation / Moyen
5
darchivage dfinitif suivant le standard dchange interministrielle place fiabilisation terme
de donnes pour larchivage
OUI, voire Nombre dinterfaces mises en Moyen
6 Concevoir et raliser les interfaces Quantitatifs : gain de temps des versements
interministrielle place terme

Risques et conditions de mise en oeuvre


La multiplicit des sources de versement peut compliquer la mise en place des interfaces. Elles doivent tre ralises de manire incrmentale en intgrant les SI
sources au fur et mesure
La stratgie de mise en place de ces flux doit tre finement et clairement dfinie sans cela la plate-forme cible aura du mal grer les multiples flux reus

Les flux de versement doivent tre totalement scuriss


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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 84
1. Fiches illustratives
Fiche n13 Numrisation et valorisation conomique darchives audiovisuelles

Ministres concerns Problmatiques couvertes Objectifs associs


MAP
Assurer la prennit des archives audiovisuelles,
Mindef les anciens supports (VHS notamment) se
Prennit des supports et des formats des
Audit de modernisation Archivage

MAE dtriorant au fil des ans et au fil des consultations


archives audiovisuelles
Autres ministres disposant de fonds audiovisuels Permettre la consultation autonome des archives
importants audiovisuelles (consultation numrique)

Dclinaison ministrielle
Dtail des actions Indicateurs de suivi Gains associs Echances
ncessaire ?
Evaluation du nombre
Inventaire des fonds darchives audiovisuelles avec un tat Situation tudier au cas par Gains de temps lors de la
1 de documents Moyen terme
des lieux de leur niveau de dgradation cas, ministre par ministre consultation des fonds
recenss
- Retour sur La numrisation est

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


investissement indispensable pour
Analyse cots-avantages sur lopportunit de numriser les prvisionnel sauvegarder les archives
Situation tudier au cas par
2 fonds recenss, en se rapprochant des professionnels de audiovisuelles pour Moyen terme
cas, ministre par ministre
laudiovisuel - Dpenses affrentes lesquels les supports
aux cots analogiques sont dj
dtriors

Risques et conditions de mise en uvre


La gestion des droits dauteurs pose de nombreux problmes La valorisation marchande des archives pose un problme dontologique.
La priorisation des fonds d archives numriser, sachant que dans les
La question de la prennit des formats utiliss pour la numrisation mrite dtre
souleve. ministres, les archives audio sont trs minoritaires et pas les plus demandes
( la diffrence par exemple des dossiers individuels type naturalisations
Les cots de la numrisation (au moins au niveau du SCNN et des deux
Les cots dinvestissement et de fonctionnement affrents la mise en place dun
autres ministres) et les cots dune plate-forme de conservation scurise
systme de paiement en ligne sont levs.
tant donn les volumes.

Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la


modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 85
1. Fiches illustratives
Fiche n14 Valorisation culturelle des archives via des expositions et des
publications

Ministres concerns Problmatiques couvertes Objectifs associs


Audit de modernisation Archivage

Les ministres du rseau des Archives Nationales


Assurer certaines archives forte valeur
MAE La valorisation des archives
historique une visibilit forte et identifiable
Mindef Les moyens allous la mise en place
Permettre une plus grande sensibilisation du public
dexpositions
lintrt culturel associ aux archives

Dclinaison ministrielle
Dtail des actions Indicateurs de suivi Gains associs Echances
ncessaire ?
Nombre dexpositions
Reprage par les ministres Sensibilisation du public
Organisation dexpositions, dexpositions virtuelles et de et de mallettes

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


1 des fonds forte valeur lintrt culturel associ Moyen terme
maquettes pdagogiques pdagogiques
ajoute aux archives
organises
Z
Nombre de publications
Ministre par ministre, ralises
Publication de catalogues dexposition et/ ou douvrages en valorisation des projets de Nombre dexpositions Gains conomiques lis
2 Moyen terme
codition publication auprs des ayant donn lieu la la vente des publications
diteurs publication dun
catalogue

Risques et conditions de mise en uvre

Le temps pass et les cots associs constituent des obstacles rdhibitoires moyen constant

La rmunration du travail ralis par lditeur constitue le cot majeur


Il est ncessaire de disposer dune vision claire quil convient de valoriser

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 86
2. Rfrentiels cls et tudes complmentaires

Rfrentiels cls

Service du dveloppement de ladministration lectronique (SDAE) :


- Prsentation sur larchivage numrique et le programme Adle
http://synergies.modernisation.gouv.fr/rubrique.php3?id_rubrique=72
Audit de modernisation Archivage

- La matrise du cycle de vie du document numrique - Prsentation des concepts


https://www.ateliers.modernisation.gouv.fr/ministeres/projets_adele/a103_archivage_elect/public/cycle-vie-
du-document/presentation-concepts4333/downloadFile/file/Cycle_de_vie_document_numerique_-
_Les_concepts.pdf?nocache=1156593466.35
- Prsentation du standard dchange de donnes pour larchivage
https://www.ateliers.modernisation.gouv.fr/ministeres/projets_adele/a103_archivage_elect/public/view
- Conception du rfrentiel gnral dinteroprabilit (RGI)
http://synergies.modernisation.gouv.fr/rubrique.php3?id_rubrique=71

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Direction centrale de la scurit des systmes dinformation (DCSSI)
http://www.ssi.gouv.fr/fr/confiance/archivage.html
- P2A Politique et Pratique dArchivage (Sphre publique)
- Le cahier des charges pour un systme darchivage lectronique
- Grille daudit relative larchivage lectronique scuris

Direction des archives de France (DAF) :


- Circulaires relatives larchivage lectronique disponibles sur le site de la DAF
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/textenorme/index.html
- Standard dchange de donnes pour larchivage
https://www.ateliers.modernisation.gouv.fr/ministeres/projets_adele/a103_archivage_elect/public/standard_
d_echange_d/archives_echanges_v0/downloadFile/file/archives_echanges_v0-1_description_standard_v1-
0.pdf?nocache=1141748589.1
- Bulletin de la direction des Archives de France sur l'archivage des documents lectroniques, n17
(mai 2005) http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/textenorme/index.html

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 87
2. Rfrentiels cls et tudes complmentaires

Etudes complmentaires
Audit de modernisation Archivage

MINEFI :

Direction des affaires juridiques


Vade-mecum des marchs publics dmatrialiss
http://www.minefi.gouv.fr/directions_services/daj/marches_publics/vademecum/vmdemat.htm

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Rapport de la Commission sur lconomie de limmatriel
http://www.finances.gouv.fr/directions_services/sircom/technologies_info/immateriel/immateriel.pdf

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 88
3. Aperu comparatif de la dmatrialisation des pices de march
public dans lUnion Europenne
(voir pice jointe)
Audit de modernisation Archivage

4. Aperu de larchivage et de la gestion de linformation au Canada

DGME Dpartement des audits de modernisation- 2007


(voir pice jointe)

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modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 89
Audit de modernisation relatif larchivage
Aperu comparatif de la dmatrialisation des pices de march public
dans lUnion Europenne

I. Panorama sur larchivage dmatrialis des pices relatives lachat public


dans lUnion Europenne

Il existe une grande htrognit en matire de dmatrialisation de larchivage des pices de


march au sein de lUnion Europenne. Le domaine de lachat public constitue en effet un champ
dinvestigation nouveau pour larchivage lectronique, il est par consquent peu normalis. On
peut dailleurs noter que la Commission europenne elle mme na pas encore de politique
arrte en matire darchivage dmatrialis des pices de march1.
Deux facteurs dterminent le niveau davancement de larchivage dmatrialis :
Lavancement en terme de dmatrialisation de lensemble du processus
achat, en particulier les tapes de passation, dattribution et dexcution du march,
La complexit du cadre juridique applicable larchivage des pices de
march (nature des pices conserver, dure de conservation, critres de
scurit respecter ).
Au regard de ces deux axes danalyse, trois groupes de pays peuvent tre distingus :
Groupe avanc : archivage dmatrialis avanc et peu complexe,
Groupe intermdiaire : archivage dmatrialis assez avanc et complexe,
Groupe en dveloppement : archivage dmatrialis peu dvelopp du fait de
linsuffisante dmatrialisation de lensemble du processus achat.

Avancement de la
dmatrialisation du
processus achat
Fort Groupe
Angleterre avanc
Groupe
Norvge Autriche intermdiaire

Allemagne

Groupe en Sude
dveloppement France
Faible

Cadre Cadre Cadre Cadre Complexit


restant trs peu moyennement complexe du cadre
dfinir contraignant contraignant rglementaire

1
Source Intervention de Franck Janseens, Commission Europenne, DG TAXUD, responsable de la
strategie TIC lors du sminaire sur la dmatrialisation des achats publics, dans le cadre du Good Practice
Framework on e-gov (GPF), conduit par la Commission Europenne, le 12 Octobre 2006, Paris.

1
1. Archivage dmatrialis avanc et peu complexe

a. Royaume Uni
Il existe depuis 2005 une plate-forme achat commune lensemble du service public anglais2,
labore dans le cadre du projet OGC Buying solution (OGC : Office of Government Commerce).
Cette plate-forme a connu un succs rapide : aujourdhui 10% des achats publics transitent par
elle3.

Larchivage des pices de marchs fait partie des fonctionnalits de la plate-forme, cette dernire
ayant t labore en coordination avec ladministration fiscale, ce qui garantit sa conformit la
rglementation en vigueur en matire darchivage.
On peut souligner que les contraintes rglementaires en terme de pices de marchs
conserver sont particulirement lgres au Royaume Uni : conservation des commandes
passes et des factures pendant une dure relativement limite (7 ans), aucune signature
lectronique ou certificat ntant exig.

Autre spcificit de la dmarche anglaise : la prise en compte des besoins des fournisseurs en
matire darchivage. Ainsi, lorsquun fournisseur quitte la plate-forme, il peut recevoir une copie
des commandes passes auprs de lui et les factures associes.

b. Norvge
La Norvge a mis en place ds 2002 une plate-forme achat dmatrialise, Ehandel.no. Cette
dernire est gre par un prestataire priv externe, IBX AS. La part des dpenses publiques
transitant par cette plate-forme voisine les 20% des dpenses publiques4. Le succs de cette
plate-forme a notamment t favoris par un assouplissement pralable de la rglementation en
matire de comptabilit et daudit.

Larchivage des pices relatives aux marchs dmatrialiss est centralis sous forme de films,
dimages. On peut noter que larchivage lectronique en Norvge nest pas encore encadr
rglementairement : les types de documents archiver et les dures de stockage restent
dfinir5.

2
La notion anglaise de service public inclut les ministres, les collectivits locales et certains services
dintrt gnral (notamment la BBC, les transports londoniens, et certaines associations caritatives).
3
Source : intervention de Sarah Coatgreave, directrice du e-commerce, Office of Government Commerce
au sminaire sur la dmatrialisation des achats publics, dans le cadre du Good Practice Framework on e-
gov (GPF), conduit par la Commission Europenne, le 12 Octobre 2006, Paris.
4
Source : Ministre de la Modernisation de Finlande, Secrtariat leProcurement , dans le cadre du GPF :
les 32 entits publiques utilisant la plate-forme de dmatrialisation pour une partie ou lintgralit de leurs
achats couvrent 20% des achats publics totaux.
5
Source : intervention dAndre Hoddevik, ministre de la Modernisation (Norvge) au sminaire sur la
dmatrialisation des achats publics, dans le cadre du Good Practice Framework on e-gov, conduit par la
Commission Europenne, le 12 Octobre 2006, Paris.

2
c. Autriche
LAutriche a men en parallle deux dmarches de dmatrialisation interministrielle :
Dmatrialisation des dossiers et archives en gnral (dont archivage de certaines pices
relatives lachat public) : projet Elak, conduit depuis 2001 par la Chancellerie fdrale,
Dmatrialisation des achats : projet e-shop, conduit par le BBG, agence fdrale des achats,
quivalent autrichien de lACA, qui comme elle relve du ministre des Finances.

Le projet global de dmatrialisation et de centralisation des archives a permis lAutriche de se


placer parmi les pays europens les plus avancs en matire darchivage lectronique. Ainsi,
depuis 2005, il existe une structure interministrielle unique darchivage.
La fonction darchivage lectronique est anticipe par la dmatrialisation des dossiers en
gnral. Par exemple, lexistence dune interface (partielle) avec le logiciel SAP permet ds le
traitement dune donne comptable danticiper son archivage lectronique.
Cette dmarche a un impact en terme de ressources humaines notable : la disparition des
clercs qui auparavant classaient les documents papiers, au profit dquipes support
charges, par exemple, de scanriser les documents papiers restant.
Les gains en temps de traitement gnrs sont de lordre de 11%6.

En parallle, une plate-forme achats trs ambitieuse a t rcemment lance, en septembre


2006, par lagence fdrale des achats autrichienne. Cette plate-forme interministrielle intgre
des catalogues et des cartes achats et deviendra la plus grande plate-forme achats dEurope
lorsquelle sera intgralement dploye, couvrant alors 25 000 utilisateurs au sein des
diffrentes administrations fdrales.

Aussi, avec lassociation de ces deux projets de dmatrialisation des archives et des achats,
tous deux encore en cours de dploiement, lAutriche met en place des structures permettant de
la classer parmi les pays avancs en matire darchivage lectronique des pices de marchs.

2. Archivage dmatrialis avanc et complexe :

a. Allemagne
Il existe en Allemagne depuis en 2002 une plate-forme achat fdrale interministrielle
(EVergabe). Cette plate-forme, mise en place sous lgide du ministre fdral de lIntrieur, est
utilise par lensemble des administrations fdrales ainsi que par 3 Etats.
La plate-forme EVergabe permet notamment de diffuser les avis de publicit, de mettre en ligne
les dossiers de consultation des entreprises (DCE), de recevoir les rponses des candidats et
enfin de signer les marchs.

Aprs passage par cette plate-forme, larchivage est centralis et parfaitement jalonn. Ainsi, les
documents ayant transit par EVergabe quittent la plate-forme au bout dun an, le texte est alors
retravaill pour tre simplifi au maximum, et les documents sont finalement stocks pour une
dure de 30 ans au format XML.

Les acheteurs publics se sont appropris loutil EVergabe. Ainsi depuis 2006, les avis dappels
doffres fdraux se font uniquement par voie lectronique, les canaux non dmatrialiss ayant
t abandonns.
Lappropriation est moindre pour ce qui est des fournisseurs. Jusquen 2005, les exigences
rglementaires en matire de signature lectronique dissuadaient les candidats dutiliser la plate-

6
Source : estimation ralise par la Chancellerie fdrale autrichienne dans le cadre dun partage de bonnes
pratiques : lintroduction de la dmarche Elak a rduit le temps de traitement des dossiers de 11 % en
moyenne sans quune refonte de lensemble des procdures ne soit ncessaire.

3
forme pour rpondre aux appels doffres. Le rcent assouplissement rglementaire en la matire7
devrait favoriser laccroissement des rponses lectroniques et par consquent stimuler la
dmatrialisation des archives.

LAllemagne demeure toutefois un pays o la rglementation en matire darchivage est


exigeante. Cela se manifeste notamment au travers des rgles visant garantir la fiabilit des
signatures lectroniques archives. Par exemple, la dure de vie dune signature lectronique est
garantie par lencadrement des metteurs ou trust-centers 8 (en cas de disparition dun trust-
center accrdit, le Bundestag intervient pour quun nouveau prestataire reprenne son compte
les signatures qualifies du trust-center dfaillant).
Autre illustration de cette exigence en matire darchivage, des rflexions sont actuellement en
cours pour garantir la fiabilit des signatures lectroniques pendant la dure de larchivage. Il est
ainsi envisag, dans le cadre de la mise en place dun nouveau centre de stockage des archives
fdrales, de renouveler chaque anne les signatures de chaque dossier archiv au niveau de la
racine de larborescence.

3. Archivage dmatrialis peu dvelopp du fait de la faible dmatrialisation du


processus achat dans son ensemble :

a. France
Les rcentes volutions du contexte rglementaire applicable aux marchs publics ont introduit la
dmatrialisation du processus achat. En effet, depuis le 1er janvier 2005, les personnes
publiques soumises au Code des Marchs Publics doivent tre en mesure de recevoir des offres
ou candidatures sous format lectronique. En consquence, ladministration sest dote de
plates-formes de dmatrialisation permettant de publier les avis dappel public la concurrence,
de mettre en ligne les DCE et de recevoir les rponses aux consultations de manire
dmatrialise (ixarm.com et achats.dfense.gouv.fr pour le ministre de la Dfense, marches-
publics.gouv.fr pour les autres ministres,).

Aujourdhui, les diffrentes plateformes de dmatrialisation sont essentiellement utilises pour


publier des avis dappel public la concurrence, mettre en ligne et tlcharger des DCE.
Cependant, lappropriation des plateformes par les fournisseurs est incomplte car les rponses
lectroniques aux consultations sont minimes : 1 2% des rponses seulement.
Ct acheteur, les pices de marchs relatives lexcution sont galement trs peu
dmatrialises. En labsence dune gnralisation des outils de gestion des marchs, les pices
relatives lexcution des marchs (notifications, avenants,) ne sont pas traces par voie
lectronique, ce qui limite donc les possibilits de dmatrialisation des archives.

En matire darchivage, la France compte parmi les pays europens o la rglementation relative
aux documents conserver est particulirement exigeante. Les pices de march conserver
sont :
Les pices du march pour une dure de conservation de dix ans minimum compter de
l'admission ou de la rception des fournitures / prestations objet du march,
Les dossiers relatifs aux candidatures et aux offres non retenues, cinq ans compter de
la notification du march l'entreprise retenue.

Aujourdhui le principal obstacle la dmatrialisation des archives en France rside


principalement dans la complexit du cadre rglementaire et subsquemment la sous-utilisation
des plateformes par les fournisseurs.

7
Depuis 2006, possibilit de rpondre une offre sans signature lectronique, au moyen certificat associ
un logiciel intgr dans la plate-forme. En revanche, la signature du march requiert toujours une signature
lectronique.
8
Trust-center : metteur et garant de signatures lectroniques.

4
b. Sude
De faon gnrale, la Sude se place en tte de file en matire d e-gouvernement . Toutefois
cette avance ne sapplique pas au domaine de lachat public. En effet, la dmatrialisation de
lachat public sest rapidement dveloppe en Sude, mais sur une base fortement locale et non
coordonne. Par exemple aucune rglementation nationale nencadre le recours lachat
dmatrialis 9 , ce qui explique la coexistence de procdures dachat public dmatrialis
htrognes.
On note quil nexiste, lheure actuelle, aucune plateforme commune permettant dunifier les
procdures dachats publics tant au niveau national que local9. Et ce en dpit de lexistence
depuis 2003 dun programme de rapprochement des diffrentes plates-formes locales, le projet
SFTI (Single Face to Industry).

La dmatrialisation des archives est donc limite en amont, du fait de lmiettement de ses
sources dmatrialises.

Conclusion

La France dispose de structures de dmatrialisation de lachat public comparables bien que


moins dveloppes que celles dont disposent ses voisins europens (plateformes de
dmatrialisation des achats). Larchivage dmatrialis des pices de marchs est en effet
aujourdhui limit en amont, par la faible dmatrialisation du processus achats dans sa globalit,
et plus particulirement par la faible utilisation ct fournisseurs des plateformes en phase de
rponse aux appels doffres. Cette difficult nest pas propre la France, lAllemagne y est
galement confronte et conduit des actions correctrices depuis 2005.
La rforme du Code des Marchs Publics 2006 devrait en partie y remdier :
Le processus de rponse dmatrialise aux appels doffres a t scuris
(rfrencement des certificats de signatures lectroniques par le Ministre des Finances,
autorisation de lenvoi dune copie de sauvegarde papier destine substituer loffre
dmatrialise en cas danomalie),
A compter du 1er janvier 2010, le pouvoir adjudicateur pourra exiger la transmission des
candidatures et des offres par voie lectronique.

Cependant, dici 2010, des mesures complmentaires sont envisager pour stimuler lutilisation
de la plateforme par les fournisseurs et par la mme occasion favoriser larchivage lectronique.
Ainsi, sont dvelopper :
Laccompagnement des fournisseurs : par exemple sur le modle de lAngleterre,
proposer aux fournisseurs des formations lutilisation de la plateforme relayes par un
help-desk ,
Les fonctionnalits utiles aux entreprises : par exemple, sur le modle de la plateforme
achats e-Bourgogne, gnraliser toutes les plateformes les espaces de stockage et les
systmes dalertes destination des fournisseurs.

En outre, la dmatrialisation des tapes relatives lexcution du march (laboration


davenants, transmission de PV de recette,) est au pralable indispensable larchivage
lectronique de lensemble des pices de march.

9
Source : Fiche de synthse, lachat public en Sude, DGTPE, Mission Economique en Sude, 2005.

5
II. Actualisation : synthse du Vade-mecum juridique sur la dmatrialisation des
marchs publics publi par la Direction des affaires juridiques du MINEFI
(version provisoire)

1. Prsentation du document

Le Vade-mecum juridique sur la dmatrialisation des marchs publics a t publi par la


Direction des affaires juridiques (DAJ) du MINEFI en 2004.

Un groupe de travail, coordonn par la DAJ10, est actuellement en charge de sa rvision11. Le


chapitre relatif larchivage des marchs dmatrialiss doit tre mis jour par Madame Banat-
Berger, de la Direction des Archives de France.

Le prsent document prsente une synthse du chapitre relatif larchivage des marchs publics
dmatrialiss, dans une version mise jour par Madame Banat-Berger mais avant finalisation et
validation par la DAJ.

2. Synthse du chapitre relatif larchivage des marchs publics dmatrialiss

a. Les dlais de conservation des dossiers de march

Les modalits de conservation des archives publiques (dure dutilit administrative (DUA), sort
final) sont fixes d'un commun accord entre l'autorit qui les a produites ou reues et
l'administration des archives. Pour dcider de la DUA des dossiers de marchs, l'administration
concerne et le service des archives tiennent compte du temps pendant lequel le document
conservera un intrt juridique ou pratique (valeur primaire de larchive).

En ce qui concerne les documents de marchs publics, peuvent tre distingus des documents
qui ont trait la passation des marchs et ceux qui sont relatifs leur excution. Lobjet ou les
rsultats dun march peuvent aussi induire une dure de conservation spcifique. Enfin, le choix
de la dure de conservation sapprcie diffremment selon que la prennit de ces documents
est justifie pour lexercice de contrles administratifs et juridictionnels ou pour la protection des
intrts de ladministration dans un ventuel contentieux.

Pour mmoire, les diffrentes dures de conservation sont les suivantes :


dune manire gnrale, afin dviter la destruction de pices pouvant tre ncessaires
laction des organismes de contrles administratifs et juridictionnels, une dure de
conservation de dix ans minimum compter de ladmission ou de la rception des
prestations objet du march ne peut tre que conseille ;
pour les marchs de fournitures et de services, une dure de dix ans est estime
suffisante ;
pour les marchs de travaux, la dure de conservation propose est de trente ans ;
lorsquun auteur a consenti des droits ladministration, les documents doivent tre
conservs soixante-dix ans aprs le dcs de lauteur ;
s'agissant de la conservation des dossiers relatifs aux candidatures et aux offres non
retenues, le dlai de conservation est fix 5 ans ;
pour allger le volume des documents conserver, les pices qui figurent dj dans le
dossier de dfinition du march peuvent tre limines ;

10
La personne charge de la mise jour du document est Vronique Vogel.
11
Le groupe de travail doit se runir pour valider le contenu de la mise jour avant le 15 avril 2007.

6
les administrations peuvent galement, ds achvement de la procdure de passation
dun march, liminer la documentation publicitaire figurant dans les dossiers de
soumission ;
au-del de ces dlais, certains dossiers seront conserver dfinitivement par les
services darchives publics, en raison de leur intrt patrimonial, suivant les critres fixs
par une instruction interministrielle sur la conservation des dossiers de marchs publics
qui est en cours de signature.

b. Larchivage des dossiers de marchs publics dmatrialiss

Les dispositions du code du patrimoine relatives aux archives sappliquent aux documents quel
que soit leur support matriel. Ainsi, pour les pices de marchs publics, la dcision
darchiver et le choix des documents reviennent lautorit publique charge de leur
passation et/ou de leur excution, en collaboration avec ladministration des Archives.

Larchivage lectronique scuris peut tre dfini comme lensemble des modalits de
conservation et de gestion des archives lectroniques ayant une valeur juridique lors de leur
tablissement ; cet archivage garantit la valeur juridique jusqu la forclusion des droits affrents.
Larchivage lectronique scuris revt par ailleurs une dimension patrimoniale certaine.

La question de larchivage lectronique doit accompagner toute dmarche de


dmatrialisation ds lors que les lments (faits, actes) concerns ont des effets
juridiques. Elle revt plusieurs dimensions : technique, organisationnelle, fonctionnelle, juridique.
Le respect de lintgrit des donnes est au cur de lefficacit du dispositif darchivage
lectronique et repose sur le respect cumul des trois critres :
- la lisibilit du document,
- la stabilit du contenu informationnel,
- la traabilit des oprations sur le document au cours des quatre tapes du processus de
conservation (transfert, enregistrement, gestion et communication des documents).

Concernant la signature lectronique, les oprations successives justifies par la


conservation (et notamment les migrations de formats) ne doivent pas retirer au document
sa valeur juridique.

Les concepts gnraux de larchivage de documents lectroniques

Un document lectronique est une donne numrique indissociable des quipements logiciels et
matriels capables de linterprter et de la rendre intelligible, raison pour laquelle la question des
formats d'encodage des documents est un point primordial. A cet gard, on se reportera au cadre
commun d'interoprabilit des systmes d'information publics, version 2.1. Plus gnralement, le
format de fichier XML est largement recommand. Concernant la conservation moyen et long
terme, le format d'archivage PDF/A est maintenant une norme internationale.

La mise en uvre de ces concepts devrait sappuyer sur les recommandations relatives
larchivage des donnes issues des plates-formes scurises dchange (standard
dchange DAF/ DGME).

Les acteurs de larchivage lectronique

Pour les marchs des services et des tablissements publics de lEtat, ce sont les services eux-
mmes qui sont chargs, sous le contrle des services publics darchives, de larchivage
lectronique des dossiers de marchs durant le temps de la DUA. A lissue de cette DUA, les
services publics darchives prennent en charge larchivage des documents destins tre
conservs dfinitivement. Cependant, durant la priode de la DUA, les services qui ne pourraient

7
pas prendre en charge cet archivage peuvent faire appel, sous le contrle et avec lautorisation
des services publics darchives des socits prives darchivage.

Le standard d'change de donnes pour l'archivage

Contexte

Les services d'archives entretiennent de nombreux changes :


- avec les services producteurs, qui transfrent des documents et des donnes devant tre
conservs ;
- avec des demandeurs, qui souhaitent accder aux archives ;
- avec d'autres services d'archives, selon le cycle de vie des documents ou en vue de changer de
lieu de stockage ;
- avec des services de contrle, qui sont amens donner des autorisations de communication
ou de destruction.
Il existe par consquent un besoin trs fort de connecter entre eux ces divers systmes
d'information, afin d'viter les ruptures de chane, qui occasionnent des cots supplmentaires et
une perte de qualit de l'information transmise.

Le standard d'change de donnes pour l'archivage, propos ici, vise rpondre cet enjeu. Il
fournit en effet un modle pour les diffrentes transactions spcifiques qui interviennent
entre un service d'archives et ses partenaires.

Utilisation

Le standard d'change de donnes pour l'archivage est destin tre mis en uvre
par lensemble des acteurs de larchivage : les producteurs d'archives, les services d'archives,
publics ou privs, les tiers-archiveurs, les diteurs de logiciels de gestion d'archives, les diteurs
de logiciels sectoriels.

La mixit papier/lectronique

Lorganisation pour larchivage lectronique doit autant que possible tre la transposition des
processus existants pour le papier. Le lien entre le papier et l'lectronique devra s'effectuer grce
aux mtadonnes, le standard dchange sappliquant aux deux supports.

8
Audit de modernisation relatif larchivage
Aperu des archives et de la gestion des documents au sein de ladministration du Canada
Mars 2007

Introduction

Le gouvernement du Canada considre la gestion efficace de linformation, y compris larchivage et la


gestion des dossiers, comme un lment essentiel de lefficacit administrative:

- elle amliore lefficacit de lexcution des programmes et de la prestation des services;


- elle facilite la reddition des comptes;
- elle facilite la collaboration entre les organismes;
- elle permet de prendre des dcisions claires;
- elle permet de conserver linformation ayant une valeur historique.

Cela ncessite que linformation cre, utilise et conserve par ladministration canadienne soit aussi
prcise, complte, pertinente et claire que possible. Il importe galement que cette information soit
accessible et utilisable mesure que le temps passe et que la technologie volue. Enfin, il faut veiller
ce quelle soit gre de faon efficace et efficiente, et ce, dans le respect des principes de protection
des renseignements personnels et de scurit, sil y a lieu.

Afin de raliser ces objectifs gnraux, le gouvernement a mis en place un certain nombre de lois et
de politiques, ainsi que des structures et des pratiques organisationnelles visant donner effet
celles-ci.

Il convient particulirement de mentionner la Loi sur la Bibliothque et les Archives du Canada, qui a
donn lieu la cration du nouvel organisme Bibliothque et Archives du Canada (rsultat de la
fusion des Archives nationales et de la Bibliothque nationale, le 21 mai 2004), et la Politique sur la
gestion de l'information administrative du Conseil du Trsor (qui a pris effet le 1er mai 2003). (Pour une
liste complte des lois et politiques qui sappliquent, voir lannexe ci-aprs).

Le prsent document donne un bref aperu des lments suivants :

Les rcentes rformes de modernisation qui ont men la cration et la


transformation de Bibliothque et Archives Canada.
Les rformes en cours concernant la Politique sur la gestion de l'information
administrative du Conseil du Trsor.
Les rformes en cours concernant les politiques et les pratiques oprationnelles dans
le domaine de la gestion des documents au sein de ladministration canadienne.

Auteur de lannexe : M. Roger Scott-Douglas


1. Aperu du rle et du mandat de Bibliothque et Archives Canada, et de ceux du
Conseil du Trsor et de son Secrtariat

Bibliothque et Archives Canada

La Loi sur la Bibliothque et les Archives du Canada accorde Bibliothque et Archives Canada les
pouvoirs et le mandat voulus pour :

a) acqurir et prserver le patrimoine documentaire du Canada;


b) faire connatre ce patrimoine aux Canadiens et quiconque sintresse au Canada, et faciliter
laccs au patrimoine;
c) tre le dpositaire permanent des publications de ladministration canadienne ainsi que des
dossiers administratifs et ministriels ayant une valeur historique ou archivistique;
d) faciliter la gestion de linformation par les institutions administratives;
e) coordonner les services bibliothcaires des institutions administratives;
f) dvelopper les mtiers des archives et des bibliothques.

En comparaison des anciennes lois (c.--d., la Loi sur les Archives nationales du Canada et la Loi sur
la Bibliothque nationale), la nouvelle Loi :

- introduit le concept de patrimoine documentaire , qui englobe les publications et les


documents ayant trait au Canada, quel que soit leur support;
- renforce le mandat du nouvel organisme consistant prserver ce patrimoine documentaire
en prvoyant le dpt lgal des publications en ligne et des documents qui se trouveront sur
de nouveaux supports venir, larchivage des sites Web prsentant un intrt pour le
Canada, ainsi que le transfert de tout document administratif pour lequel on considre quil
existe un risque;
- confre un mandat explicite visant faire en sorte que les Canadiens et les personnes qui
sintressent au rle du Canada puissent connatre et comprendre le patrimoine documentaire
du Canada (par exemple, en interprtant, en prsentant et en exposant les collections), ainsi
qu faciliter la gestion de linformation par les institutions administratives.

Bibliothque et Archives Canada, qui dispose dun budget annuel de 109 millions de dollars et compte
1 165 ETP (chiffres pour 2006-2007), a t organis de manire garantir laccs au patrimoine
documentaire du Canada pour la gnration actuelle et les gnrations futures :

- en grant llimination des dossiers de ladministration canadienne ayant une valeur


permanente;
- en assurant la gestion du patrimoine documentaire prsentant un intrt pour le Canada;
- en faisant en sorte que le patrimoine documentaire soit connu et quon puisse y accder afin
de lutiliser.

La collection de Bibliothque et Archives Canada comprend :

- 19 millions de livres, de priodiques, de journaux, de microfilms et de publications


administratives;
- 156 kilomtres de documents textuels uniques;
- 21 millions de photographies; 350 000 uvres dart;
- lart documentaire et les portraits de plus dun million de Canadiens depuis 1710;
- 1,5 million de cartes;

2
- des thses et des dissertations ralises par des Canadiens;
- des gigaoctets de publications lectroniques et de documents officiels de ladministration
canadienne ayant une valeur historique ou archivistique (on estime quils reprsentent entre
1 % et 3 % des documents administratifs);
- des collections particulires de cartes canadiennes et de dessins architecturaux, de films, de
bandes vido, denregistrements sonores et dmissions, ainsi que de documents musicaux,
de timbres, de caricatures politiques, daffiches et de brochures;
- des collections composes de mdias traditionnels et de nouveaux mdias.

Le Conseil du Trsor et son Secrtariat

Le Conseil du Trsor du Canada, aux termes de larticle 7 de la Loi sur la gestion des finances
publiques, a qualit pour traiter toutes les questions se rapportant la politique administrative de
ladministration publique fdrale. En vertu de cette Loi, le Conseil du Trsor a tabli la Politique sur la
gestion de l'information administrative (2003).

La Politique vise faire en sorte que linformation sous le contrle du gouvernement du Canada soit
gre de faon efficace et efficiente tout au long de son cycle de vie. cette fin, les institutions
fdrales sont tenues :

a. de grer l'information afin d'en faciliter l'accs gal par tous, de favoriser la confiance du
public, d'optimiser le partage et la rutilisation de l'information, ainsi que de rduire les
chevauchements, conformment aux obligations imposes par les lois et les politiques;
b. de veiller ce que l'information cre, acquise ou conserve pour rpondre aux exigences en
matire de programmes, de politiques et de responsabilit est pertinente, fiable et complte;
c. de restreindre la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels au
minimum ncessaire pour assurer lexcution d'un programme ou la prestation d'un service,
conformment la Loi sur la protection des renseignements personnels;
d. de grer l'information de manire appuyer la prestation de services et loffre de
renseignements dans les deux langues officielles, conformment la Loi sur les langues
officielles;
e. de grer l'information, peu importe sa forme ou le support sur lequel elle est enregistre, d'une
manire qui en protgera l'authenticit, l'intgrit, la clart et l'exhaustivit aussi longtemps
que cela est ncessaire en vertu de la Loi sur la Bibliothque et les Archives du Canada, de la
Loi sur l'accs l'information, de lois ministrielles particulires et d'autres lois et politiques;
f. de documenter les dcisions et les processus dcisionnels au fil de l'volution des politiques,
des programmes et des services;
g. de mettre en place des structures de gouvernance et de responsabilisation pour la gestion de
l'information, y compris dans le cadre des ententes de collaboration pour la prestation des
services ou lorsque l'information est partage avec d'autres institutions fdrales, d'autres
gouvernements ou des organismes non gouvernementaux;
h. dutiliser les systmes lectroniques comme moyens privilgis de crer, d'utiliser et de grer
l'information;
i. de protger les documents essentiels la continuit des services et des activits cls;
j. de prserver l'information ayant une valeur durable pour les Canadiens et ladministration
canadienne;
k. dliminer en temps opportun l'information qui n'est plus requise des fins oprationnelles;
l. de favoriser un environnement propice la gestion de l'information et de sassurer que les
employs sacquittent de leurs responsabilits en matire de gestion de l'information;
m. dvaluer l'efficience et l'efficacit de la gestion de l'information au cours de son cycle de vie.

3
En vertu de cette Politique, le Secrtariat du Conseil du Trsor est investi de responsabilits et dun
rle prcis en matire de gestion de l'information, notamment :

a. fournir des conseils concernant l'interprtation de la politique;


b. aider les institutions fdrales intgrer les exigences en matire de gestion de l'information
leurs activits ainsi qu' leurs plans et stratgies concernant la technologie de l'information;
c. laborer et promouvoir, en collaboration avec Bibliothque et Archives Canada et d'autres
institutions fdrales, un cadre de gestion de l'information qui inclut des normes, des lignes
directrices, des outils et des pratiques exemplaires l'appui de la Politique;
d. reprsenter et promouvoir les mtiers de la gestion de l'information, au besoin, afin de
renforcer et de soutenir la capacit des spcialistes de la gestion de l'information et les
pratiques qui appuient la fois la Politique et la prestation de services.
La Politique fait lobjet dun examen lheure actuelle, et le Conseil du Trsor prvoit examiner une
nouvelle version de celle-ci en 2007 (voir la section B ci-aprs).
Outre la Politique sur la gestion de l'information administrative, le Conseil du Trsor a rendu public un
Cadre de gestion de l'information (CGI), publi en 2004, qui dtermine dix catgories de risques ou de
vulnrabilits associs la gestion de linformation. Les gestionnaires sont invits prendre les
mesures ncessaires pour attnuer le risque que linformation soit soumise des pratiques de gestion
inadquates pouvant donner lieu ce qui suit :

- baisse du rendement des institutions;


- interruption de la prestation de services au public;
- perte de confiance de la part du public, effet ngatif sur l'image et la rputation;
- divulgation de renseignements confidentiels;
- danger pour le bien-tre, la sant et la scurit des personnes;
- danger pour l'environnement et les ressources naturelles;
- incidences ngatives sur la mise en application de lois et de rglements;
- pertes financires;
- pertes dlments du patrimoine culturel;
- infractions aux lois, rglements ou politiques.

Travaux publics et Services gouvernementaux

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est lautre acteur important de la gestion de
linformation et de la gestion des documents. Plus particulirement, les Services d'habilitation de la
gestion de l'information regroupent un ensemble de fonctions organisationnelles, dont la planification
et la gestion de linformation, la gestion de portefeuille de produits, les services la clientle et les
services de mise en uvre auprs des clients, quon appelait auparavant gestion des documents et
des dossiers, gestion du contenu Web, travail collaboratif et services de portail.

Les Services d'habilitation de la gestion de l'information proposent des outils et des processus
oprationnels permettant de grer les produits d'information dautres organismes gouvernementaux.
De concert avec le Secrtariat du Conseil du Trsor (SCT) et Bibliothque et Archives Canada (BAC),
les Services d'habilitation de la gestion de l'information aident les ministres et les organismes tirer
parti de leurs investissements en TI afin d'obtenir des rsultats oprationnels, tout en veillant au
respect des politiques de gestion de l'information.

4
2. Bref aperu de larchivage et de la gestion des documents imprims au sein de
ladministration du Canada
Le volume de documents imprims que possde ladministration canadienne est estim prs de
5700 kilomtres linaires (kml); lheure actuelle, il ny a pas destimation ferme quant la quantit
totale de documents lectroniques. Aux fins de llimination des documents, on compte trois grandes
catgories de documents administratifs:
- les documents qui concernent l'administration et le fonctionnement des institutions;
- les documents qui concernent uniquement les responsabilits oprationnelles particulires
d'une institution;
- les documents ministriels.
Ces documents imprims comprennent des documents ayant une valeur oprationnelle permanente
en sorte quils doivent tre archivs et conservs (prs de 600 kilomtres linaires, soit 10,5 % du
volume total estim), ainsi que des documents ayant une valeur administrative faible, dont certains
doivent tre conservs (plus de 5000 kilomtres linaires, soit 89,5 % du volume total estim). Environ
86 kilomtres linaires du volume total de documents ayant une valeur oprationnelle permanente
sont constitus darchives (qui sajoutent aux archives existantes de Bibliothques et Archives
Canada, dont le volume est estim 740 kilomtres linaires), tandis quenviron 500 kilomtres
linaires sont constitus de documents qui ont un statut secret, classifi ou juridique et doivent tre
conservs. On estime quenviron 25 % (soit 1200 kilomtres linaires) des quelques 5000 kilomtres
linaires de documents imprims ayant une valeur administrative faible comprennent probablement
certains lments qui devront tre conservs dans les ministres (sur place), et quenviron 75 % (soit
3800 kilomtres linaires) renferment probablement des lments devant tre conservs lextrieur
du ministre. lheure actuelle, on ne connat pas, pour ces deux catgories, la proportion exacte de
documents ayant une valeur administrative commune et ncessitant dtre archivs ou conservs.
En vertu de la Loi sur la Bibliothque et les Archives du Canada, cest le bibliothcaire et archiviste du
Canada qui dlivre les autorisations dlimination des documents. On utilise ces autorisations pour
permettre aux institutions fdrales de se sparer des documents qui nont plus aucune utilit
oprationnelle en les dtruisant, en les transfrant Bibliothque et Archives Canada ou en acceptant
qu'ils ne soient plus sous le contrle du gouvernement du Canada. Aux fins de lentreposage des
documents, Bibliothque et Archives Canada compte huit centres fdraux des documents situs en
rgion, ainsi que le centre darchives Gatineau (prs dOttawa). Les centres reoivent les documents
ayant une valeur permanente pour les institutions fdrales, lorsquil nest plus rentable de les
conserver dans les locaux des ministres. Les centres entreposent et protgent les documents de
faon peu coteuse, procdent leur rcupration lorsquon en a besoin des fins de consultation ou
de recherche, sparent les documents darchives et les documents historiques dsigns comme tels
par le bibliothcaire et archiviste du Canada en vue dune conservation permanente, et dtruisent les
autres documents en temps opportun et de faon scurise lorsquils ne sont plus requis. Les centres
conservent galement des copies de sauvegarde des documents lectroniques considrs comme
essentiels aux activits administratives et la protection des droits, au cas o surviendrait un sinistre
ou une situation durgence. Au total, il en cote plus de 7 millions deuros tous les ans pour la
conservation des documents administratifs par Bibliothque et Archives Canada.
Bibliothque et Archives Canada dispose dun total denviron 870 kilomtres linaires pour la
conservation des documents imprims, dont 85 % est utilis lheure actuelle. Environ 15 % des
documents imprims de ladministration canadienne peuvent tre entreposs dans les centres
fdraux des documents que compte actuellement Bibliothque et Archives Canada.
Dans lensemble, on estime quil en cote environ 220 millions deuros par anne au gouvernement
du Canada pour entreposer tous ses documents imprims (5700 kilomtres linaires), soit
approximativement 38.70 le mtre linaire par an. De toute vidence, les cots de lentreposage des
documents imprims dans les divers ministres varient considrablement. Par exemple, le Bureau de
la scurit des transports du Canada gre environ 172 000 mtres linaires de documents et dpense
approximativement 23.40 le mtre linaire par an. Industrie Canada gre pour sa part 140 kilomtres
linaires de documents et dpense approximativement 34 le mtre linaire par an.

5
Lun des facteurs les plus importants du cot de conservation des documents imprims est la densit
dentreposage1. On estime quau sein de ladministration du Canada, la densit dentreposage
moyenne est de 1,72 pied cube par pied carr utilis (dans les classeurs cinq tiroirs quutilisent les
ministres). Dans les centres fdraux des dossiers, la moyenne est de 2,12 pieds cubes par pied
carr utilis. Dans le secteur priv, toutefois, la densit dentreposage moyenne des documents
imprims est de 10,60 pieds cubes par pied carr utilis.
Dans ce contexte, des travaux sont en cours relativement certains lments, notamment :
- clarifier le rle de Bibliothque et Archives Canada relativement tous les aspects de la
gestion des documents, mais plus particulirement en ce qui a trait larchivage et la
conservation des documents;
- valuer lutilisation des autorisations de disposition des documents, particulirement
lorsquelles sappliquent des documents lectroniques (distinction entre conservation des
documents lectroniques et simple sauvegarde);
- laborer de nouveaux cadres pour dcider sil faut conserver les documents sur place ou
lextrieur du site;
- laborer des politiques sur lutilisation des enregistrements numriques;
- laborer des options pour amliorer lefficacit oprationnelle des centres fdraux des
dossiers;
- crer un centre dexpertise Bibliothque et Archives Canada afin de mettre en place des
pratiques exemplaires en matire de gestion et de conservation des documents, ainsi quun
centre de recherche et dvaluation.

3. Profil de la fonction de gestion de linformation au sein de ladministration du


Canada

Malgr l'importance cruciale de la gestion de l'information (GI) pour les processus dcisionnels des
administrations publiques, nous savons peu de choses, au niveau organisationnel, au sujet des
fonctionnaires fdraux qui constituent la collectivit de la GI et qui ont un rle si important jouer,
collectivement et individuellement, dans la prestation des services publics.

Une enqute ayant eu lieu en 2004 a permis de dterminer quenviron 9 500 fonctionnaires fdraux
(5,5 % du nombre total de fonctionnaires) uvraient dans le domaine de la gestion de linformation, et
quapproximativement 4 600 dentre eux taient rattachs la catgorie des systmes dinformation.
On estime que ces personnes sont, pour la moiti environ, ges de 35 49 ans. La fonction de
gestion de linformation (GI) regroupe prs de 40 catgories de postes, et les salaires varient
grandement dans ce groupe. (Par exemple, les salaires varient comme suit en fonction des groupes :
de 32600 61400 pour le groupe Bibliothconomie, de 28000 59000 pour le groupe Sciences
de linformation, de 18000 42000 pour le groupe Traitement des donnes, de 18000 59000
pour le groupe Services administratifs et de 31000 77000 pour le groupe Systmes dinformation).
Lon ne dispose daucune estimation globale du cot de la rmunration pour lensemble des
employs faisant partie de la fonction de gestion de linformation.

Une enqute facultative en ligne a t entreprise en 2003 afin de donner aux membres de la
collectivit de la GI l'occasion de se faire connatre. Voici quelques-uns des principaux points qui sont
ressortis des rponses donnes par les 1 600 rpondants.

1
En France, la capacit des magasins est calcule en mtres linaires ou ml. Dans chaque salle de 200 m, on
installe 1150 ml de rayonnages fixes la hauteur de 2,20 mtres ou 2100 ml en rayonnages mobiles en incluant
les alles et circulations. Une salle d'archives, pour des raisons de "cloisonnement" en cas d'incendie, ne
dpasse pas 200 m. La Direction des Archives de France prconisait une rsistance au sol de 1200 kg/m pour
les rayonnages fixes et de 1700 2400 kg/m pour les mobiles. Cette recommandation vient d'tre abaisse
850kg/m pour les rayonnages fixes et 1450kg/m pour les mobiles.

6
1. La GI volue de manire inclure de nombreux mtiers extrieurs aux domaines traditionnels
de la gestion des documents, des services de bibliothque, des archives et de l'accs
l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP). Les trois fonctions
mergentes de la GI dont la croissance semblait la plus rapide taient les suivantes :

- Politique, normes, pratiques et volution de la GI.


- Gestion de la connaissance.
- Gestion/administration du contenu sur le Web et lintranet.

2. Les cinq domaines de comptences les plus importants o les interlocuteurs ont constat un
besoin de formation et de perfectionnement additionnel taient les suivants :

- Gestion des fichiers lectroniques (47 % des sonds).


- Gestion du savoir (45 %).
- Gestion des documents (42 %).
- Procdures et pratiques de l'accs l'information (41 %).
- Gestion de bases de donnes (39 %).

3. Les pratiques en cours n'englobaient pas de processus d'apprentissage en bonne et due


forme. Seulement 30 % des sonds ont indiqu qu'ils avaient pu mettre au point un plan
d'apprentissage en GI avec leur suprieur, tandis que 13 % des sonds prvoyaient le faire
sous peu.
4. Environ 40 % des sonds avaient toujours travaill pour le mme organisme, au mme
endroit. Interrogs au sujet de leurs plans de carrire pour les cinq prochaines annes, les
vacataires et employs sous contrat dure dtermine accordaient une plus grande valeur
la mobilit que les employs en CDI. Le faible intrt gnral que suscite la mobilit pourrait
tre un facteur prendre en considration s'il fallait accrotre les affectations d'une rgion et
d'un ministre l'autre du point de vue du perfectionnement professionnel.
5. Plus de 80 % des sonds ont termin des tudes suprieures. Parmi eux, plus des deux tiers
avaient obtenu un certificat ou un diplme dans un domaine li la GI. Prs dun tiers des
sonds possdant un diplme dtudes suprieures avaient tudi dans le domaine de la
bibliothconomie et des sciences de l'information. La formation continue constitue une priorit
importante. Plus d'un sonds sur cinq poursuivait des tudes temps partiel.
6. Les sonds taient rpartis en 39 groupes professionnels diffrents; il peut donc tre difficile
de dfinir la collectivit mergente de la GI d'aprs l'actuel systme de classification des
emplois. Nanmoins, prs des deux tiers des sonds taient concentrs dans quatre groupes
professionnels :

- Services administratifs.
- Systmes dordinateurs.
- Commis aux critures et aux rglements.
- Bibliothconomie.

4. Aperu des rcentes rformes de modernisation au Canada cration de


Bibliothque et Archives Canada

Le 5 juillet 1999, deux nouveaux chefs ont t nomms la Bibliothque nationale (BN) et aux
Archives nationales du Canada (ANC). Le mme jour, la ministre du Patrimoine canadien a rendu
public le rapport de M. John English sur le rle et les comptences des deux organismes.

7
M. English exprimait une inquitude quant au fait que les deux organismes risquent dtre
marginaliss lheure du numrique, de la dcentralisation et des nouveaux mdias moins quils
acceptent dassumer un rle de leadership auprs de leur fonction respective et de devenir la porte
d'accs de la population sa mmoire collective et l'information administrative. Le rapport na pas
recommand la fusion de la BN et des ANC, mais il a suggr ltablissement dun comit mixte de
pilotage, de mme que llargissement des programmes communs et un partage accru des services
communs.

Toutefois, le 2 octobre 2002, la recommandation l'archiviste national et de l'administrateur gnral


de la Bibliothque nationale, la ministre du Patrimoine canadien a annonc que les Archives
nationales du Canada et la Bibliothque nationale fusionneraient pour donner naissance une
nouvelle institution du savoir pour les Canadiens, soit Bibliothque et Archives Canada.

Motifs de la rforme

Un certain nombre de raisons ont motiv la fusion des deux institutions nationales :

1. Les mandats lgislatifs de lancienne Bibliothque nationale (cre en 1953) et des anciennes
Archives nationales (dont lorigine remonte vraisemblablement 1872, mais dont la cration
officielle a eu lieu en 1912) taient hautement compatibles en gnral, toutes les
bibliothques et tous les centres darchives partagent quatre fonctions communes : trier,
choisir et acqurir; dcrire et faire connatre; prserver; donner accs aux collections.
2. Avec le temps, leurs collections ont fini par converger et se complter.
3. tant donn lenvironnement numrique de travail des deux institutions, il devenait difficile de
faire une distinction entre leurs collections respectives; les lments habituels permettant de
distinguer les centres darchives des bibliothques (documents publis contre documents non
publis et circonstances historiques faisant en sorte que telle institution traite tel nouveau type
de support) ntaient plus valables.
4. Les aptitudes et les comptences du personnel des deux institutions taient hautement
complmentaires (c.--d., savoir comment transformer linformation en savoir ) et, par
consquent, taient sous-utilises en tant que ressources stratgiques.
5. Dautres synergies pouvaient tre ralises au moyen dune collection unifie servant une
clientle similaire; les institutions partageaient dj certains btiments (en particulier,
limmeuble caractristique sis au 395, rue Wellington) et certaines fonctions (la conservation
des documents de la BN tait principalement assure par les services de prservation des
ANC), en plus de partager leurs services administratifs ministriels.
6. Il tait possible damliorer laccs ltendue complte du patrimoine documentaire du
Canada dtenu par les institutions.
7. Les efforts de diffusion auprs des Canadiens pouvaient tre combins afin den accrotre
leffet.
8. En parlant dune seule voix, les deux institutions pouvaient conjuguer leurs efforts visant
faire valoir leurs intrts au sein de ladministration.
9. Le leadership exerc par les professionnels de la gestion de linformation et de la gestion des
documents au sein de ladministration pouvait tre renforc sils taient regroups dans une
seule institution nationale du savoir.

Il convient de noter que les conomies potentielles devant rsulter de la fusion ntaient pas le
principal facteur pris en considration. Cela tait principalement d au fait que, comme on la
mentionn, les deux institutions partageaient la gestion des ressources humaines, bon nombre de
services de technologie de linformation, ainsi que lunit de conservation. Il faut galement savoir que
le budget de la Bibliothque nationale a t rduit de 30 % la suite de la revue des programmes (il
est pass de 47 millions de dollars en 1993-1994 32,5 millions en 1997-1998), tandis que celui des

8
Archives nationales a subi une diminution de 18 % (il est pass de 60 millions de dollars en
1993-1994 48,8 millions en 1997-1998).

Principaux objectifs du nouvel organisme Bibliothque et Archives Canada

Bibliothque et Archives Canada a publi et tenu jour un document de planification (Orientations


pour le changement) qui tablit sa vision stratgique pour les annes venir. Il comporte cinq
lments :

1. Un nouveau type d'institution du savoir : Bibliothque et Archives Canada veillera notamment


ce que le fonds Canadiana, exhaustif et unique en son genre, ainsi que les documents
ayant une importance nationale et les documents de ladministration canadienne quil dtient
soient grs comme une collection unique et intgre (p. ex., conformment son approche
d archives totales un archiviste affect des fonds darchives regroupant divers
supports; des outils de recherches intgrs pour diverses parties de la collection; de nouvelles
faons dorganiser et de dcrire linformation afin de faciliter laccs). On mettra laccent sur
les moyens de faire connatre la collection , ce qui comprend des mesures visant faciliter
laccs, une capacit interprter la collection et la prestation de services destins
encourager les Canadiens apprendre de la collection, ainsi quune cohrence entre les
activits dacquisition et les programmes de diffusion (y compris par lentremise du Muse du
portrait du Canada). Tous les processus de travail seront examins afin de dterminer des
moyens dintgrer, de simplifier et de moderniser ceux-ci.
2. Une institution vritablement nationale : Bibliothque et Archives Canada veillera notamment
ce que ses ressources rendent compte de la diversit gographique, linguistique et
culturelle du Canada. Le fait que linstitution soit situe dans la rgion de la capitale nationale
sera compens par un effort visant assurer une prsence nationale, tant virtuelle que
matrielle, et en faisant appel aux 3 600 bibliothques municipales, 800 centres darchives et
2 800 bibliothques universitaires que compte le Canada. BAC jouera un rle national dans
des domaines cls tels que la recherche en matire de prservation, llaboration de normes,
la collaboration internationale et les stratgies nationales, et il fera valoir auprs du
gouvernement limportance du secteur des bibliothques et des archives pour ce qui est de
favoriser la cohsion sociale, la qualit de vie et la prosprit au Canada. Il fournira un soutien
financier, technique et professionnel afin de renforcer la capacit et dencourager linnovation
dans les milieux des archives et des bibliothques, de manire ce que tous soient en
mesure de contribuer davantage l cosystme informationnel canadien.
3. Travailler avec nos partenaires pour renforcer l'ensemble du patrimoine documentaire du
Canada : Bibliothque et Archives Canada, entre autres choses, collaborera avec les centres
darchives et les bibliothques de tous types, ainsi quavec les centres culturels, les
tablissements du patrimoine et la collectivit des crateurs des ressources culturelles et
documentaires canadiennes afin de consolider le patrimoine documentaire des Canadiens et
les rseaux qui facilitent laccs ce patrimoine (ce qui comprend un rseau de rfrence
numrique).
4. Un lieu d'apprentissage incontournable : Bibliothque et Archives Canada, entre autres
choses, utilisera sa collection, ses services et ses comptences en matire dinterprtation
pour faire en sorte que les personnes en formation lchelle du pays puissent vivre des
expriences dapprentissage de grande qualit, particulirement au moyen dInternet (p. ex.,
en exposant ses fonds et en destinant ses programmes dinterprtation aux enfants dge
scolaire; en permettant aux internautes dutiliser des sources de premier ordre qui leur sont
tout particulirement destines; en tirant parti des initiatives du Centre canadien de la
gnalogie et du Muse du portrait du Canada). BAC se fera connatre en tant que lieu
dapprentissage et tablira des relations avec dautres organismes uvrant dans le mme
domaine, et particulirement ceux qui produisent du contenu ducatif accessible en ligne.
5. Un chef de file en gestion de l'information administrative: Bibliothque et Archives Canada a,
selon la loi, des fonctions particulires assumer en ce qui concerne la gestion de
linformation administrative, notamment : faciliter la gestion des documents administratifs; tre

9
un dpositaire permanent des publications administratives et des documents ministriels et
administratifs ayant une valeur historique ou archivistique; coordonner et diriger le rseau des
bibliothques administratives fdrales. BAC, entre autres choses, offre un leadership en ce
qui concerne la gestion de linformation tout au long de son cycle de vie, ce qui comprend
lutilisation de son expertise dans des domaines tels que les mtadonnes, la gestion de
dossiers, la gestion de contenu, laccs et la prservation long terme, et les technologies
daccs linformation. Une importance particulire sera accorde tous les volets de la
gestion de linformation numrique et au fait de devenir un facilitateur et un agent de
transmission du savoir ainsi quun gardien du savoir.

Mesures particulires ayant t prises relativement la cration de Bibliothque et Archives Canada

Dans le pass, les deux institutions distinctes taient souvent en concurrence pour lobtention de
ressources limites, et chacune gardait pour elle ses locaux, son mandat et ses approches respectifs.
Par consquent, lide de crer Bibliothque et Archives Canada, une institution unique et intgre,
dont la tche principale allait consister offrir au public un accs durable au savoir, a reprsent un
changement important pour les deux organismes.

Lors de la premire phase du processus de transformation (phase de planification du nouveau BAC,


automne 2002 - printemps 2004), les gestionnaires et le personnel de BAC ont revu tous les aspects
de leurs activits. De nouvelles mesures lgislatives ont t labores, paralllement une vision
concernant un nouveau type dorganisme et des concepts cls visant dterminer les processus de
travail. Les deux institutions ont fusionn, sur le plan organisationnel, pour donner lieu une nouvelle
structure sous lautorit dun seul chef.

compter de juin 2004, BAC a entrepris la seconde phase du processus de transformation (phase de
transition, printemps 2004 - hiver 2006), durant laquelle il a mis en uvre sa nouvelle structure et les
initiatives visant intgrer les fonctions, tout en dterminant les nouveaux modles de gestion du
travail et en procdant la refonte des processus de travail. Pendant cette phase, la majeure partie
du personnel de lorganisme (700 employs) a t dplace du centre-ville dOttawa Gatineau,
15 kilomtres de distance.

Au dbut de 2006, lorganisme a entrepris la troisime phase du processus de transformation (phase


du nouveau dpart), soit la mise en uvre complte des nouveaux modles, processus de travail et
systmes.

Les faits saillants des deux premires phases sont indiqus ci-aprs.

Phase de planification

Dans le cadre de la premire de ces phases importantes, on a tabli trois axes de transformation
distincts, chacun tant dot de sa propre approche en matire de planification, afin de pouvoir traiter
les diffrents aspects de lexercice :

1. Le cadre juridique : tablir les nouveaux mandat, statut et pouvoirs de linstitution, et inscrire
sa mission dans une loi dhabilitation; les prsenter au Parlement; tablir une nouvelle
rglementation.
2. Le processus de transformation : Dfinir le nouvel organisme BAC; il sagissait de laxe de
transformation le plus important, qui a pris la forme dune consultation grande
chelle (c.--d., une srie structure de questions et de rponses qui, au moyen ditrations
successives chelonnes sur quelques mois, a permis dapprofondir la rflexion, dexaminer
les enjeux plus en dtail, de gnrer des solutions et dexaminer les rpercussions, et

10
laquelle a particip le plus grand nombre possible demploys de tous les secteurs et de tous
les niveaux des ANC et de la BN)2.
3. La fusion administrative : Dterminer et prendre les mesures relatives aux exigences
administratives concernant la fusion des deux institutions, sous la direction dune quipe
spcialise regroupant des membres de tous les domaines (c.--d., ressources humaines;
informatique; gestion et rapports financiers; gestion des documents; gestion des locaux, de
lapprovisionnement et des biens; scurit; communications (image de marque, programme
de coordination de l'image de marque); planification stratgique; pratiques administratives).

9/30 /2002 - 6/8 /2004


Premire phase
Axe de transformation

9/1/2003 - 12 /31/2003
tape no 2
n

9/30/2002 - 9/1/2003 1/1 /2004 - 6/8/2004


tape no 1 Conception tape no 3
Vision Planification en vue
de la mise en uvre

Axe de la fusion administrative

Dbut de
la phase II
Axe lgislatif
Septembre 2002 Juin 2004

Novembre 2003 Fvrier 2004


La Chambre proroge ses travaux Projet de loi restaur
Avril 2003 Avril 2004
Mmoire au Cabinet Adoption de la loi

Septembre 2002
Discours du Trne Mai 2004
Mai 2003 Loi proclame
Loi concernant BAC dpose la Chambre

5/21 /2004
Nomination du premier dirigeant de BAC

Phase de transition

la fin de la phase I, la Bibliothque nationale et les Archives nationales du Canada ont cess
dexister en tant quinstitutions distinctes. Elles ont fait place une nouvelle entit publique, dote dun
mandat lgislatif modernis et largi : Bibliothque et Archives Canada (BAC). Lorganisme possdait
une image de marque et un logotype, et les fonctions et systmes administratifs essentiels son
soutien taient en place. Le premier dirigeant de la nouvelle institution a t nomm, et une structure

22
Les fonctions ci-aprs constituaient des lments essentiels de cette approche :
- La vision globale, lorientation et les dcisions : les deux chefs, soutenus par leur conseil de gestion mixte.
- Les fonctions de force motrice et dorientation, qui accompagnaient une srie de questions concernant
la transformation et consistaient fournir une orientation particulire aux initiatives de changement : le
sous-ministre adjoint de la transformation et lquipe de la transformation, soutenus par le Bureau de la
transformation.
- Le rle de coordination, qui consistait organiser les activits, superviser et coordonner les groupes de
travail et les projets, et grer un programme de communication crucial : le Bureau de la transformation.
- Le rle associ au contenu cest--dire, lexprience et le savoir-faire qui permettent de rpondre aux
questions, de rgler les problmes et, au bout du compte, de concevoir le nouvel organisme. Ce rle tait
assum par des employs de tous les niveaux, par lentremise dun grand nombre de groupes de travail et
de deux runions plnires de deux jours runissant tout le personnel, lune ayant eu lieu en 2003, et
lautre, en 2004.
- Le rle associ lexpertise en matire de processus et de structure plus particulirement, des
comptences concernant la gestion du changement, lanimation des groupes, la gestion des groupes, le
processus dcisionnel des groupes, la gestion de projet et la conception organisationnelle. Des experts
consultants ont particip des interventions particulires, sans jamais perdre de vue le perfectionnement
des comptences internes en tant quinvestissement dans la capacit de gestion du nouvel organisme. Par
exemple, un expert de la conception organisationnelle et de la gestion du changement a encadr
lquipe de transformation tout au long de son travail.

11
dorganisme et de gouvernance a t annonce. En date du 8 juin 2004, toutes les units de travail et
tous les postes des deux anciens organismes avaient t transfrs dans la nouvelle structure.

En outre, le nouvel organisme saccompagnait (en plus de la loi qui y tait associe) dun document
de planification de base, Orientations pour le changement, qui tablissait sa vision et nonait les
approches et stratgies de base visant concrtiser cette vision. On a cibl, dcrit et conu une srie
dinitiatives de changement qui, prises ensemble, allaient :

- fournir, au besoin, des processus de travail intgrs pour les fonctions de bibliothque et
darchives qui taient auparavant distinctes;
- donner lieu une capacit intgre lchelle de lorganisme concernant luniformit de
laccs des clients et de la gestion des collections numriques, une solide stratgie relative
aux mtadonnes, ainsi qu un systme intgr pour la gestion matrielle et intellectuelle de
tous les fonds de BAC;
- changer la faon dont les secteurs cls de lorganisme collaborent et interagissent pour
raliser les objectifs gnraux de BAC, en partie pour rgler les problmes de longue date et
en partie pour rpondre aux demandes des clients lheure du numrique.

Planification du programme Mise en uvre du programme


de transformation de transformation Programme
Transform de BAC

2002 2003 2004 2005 2006 2007

Annonce Dmnagem ent Place de la Cit

Mise en uvr e de la
nouvelle structure
Dfinir notre vision et notr e
mandat nouvelle loi Consultation
des
intervenants

Dfinir les nouvelles Intgr ation matriel du


stratgies opr ationnelles per sonnel et des collections

Mise en uvr e des nouvelles str atgies


oprationnelles
Dfinir les nouvelles
stratgies de soutien Mise en uvr e des stratgies de soutien

Prvoir pour lavenir : Mise en uvr e des rsultats


Dfinir une str uctur e initiatives catalytiques des initiatives catalytiques
dor ganisme et de gouvernance
Mise en uvr e des nouveaux
Redfinition de nos
processus de tr avail
processus de tr avail

Dfinition du r le
et des
programmes
daide nationaux

Exam en des
partenair es cls
Pour suite de la transformation
Harmonisation des systm es,
veiller ce que les nouvelles
des politiques, des pr iorits
approches fassent par tie
et des budgets
intgr ante de la cultur e

Fin du financement du SCT

Stratgies internes Bibliothque et Archives Canada

Principes directeurs

Un certain nombre de principes directeurs ont t formuls afin daider Bibliothque et Archives
Canada concrtiser sa nouvelle vision, notamment :

1. Viser l'accs en tout : laccent est mis sur laccs rapide et quitable la collection de
Bibliothque et Archives Canada, particulirement en amliorant les possibilits de

12
libre-service ainsi que laccs assist (p. ex., services de rfrence), en sappuyant sur une
meilleure comprhension de lutilisation relle de linformation par les usagers.
2. Se concentrer vritablement sur le client : laccent est mis sur la comprhension des besoins
et des comportements dapprentissage des clients de Bibliothque et Archives Canada, afin
den arriver, entre autres choses, une simplification des procdures et une intgration des
mcanismes de prestation de service.
3. Assurer une logistique efficace du patrimoine documentaire en grant les risques : on
sefforce lheure actuelle dlaborer un cadre de gestion des risques pour linformation
faisant partie de la collection de Bibliothque et Archives Canada et de faire valoir que la
prservation est lune des composantes de l accs et quelle est laffaire de tous.
4. De nouvelles approches de description du patrimoine documentaire canadien : Bibliothque et
Archives Canada consacre des efforts amliorer les normes relatives aux mtadonnes, en
valuant ses pratiques descriptives actuelles, en examinant les solutions de rechange aux
mtadonnes maison, ainsi quen modernisant les processus de travail relatifs aux
mtadonnes, en aval , et les interfaces-utilisateurs, en amont , pour mieux comprendre
lenvironnement dans lequel linformation est utilise.
5. Gnraliser le numrique : reconnaissant le fait que lenvironnement informationnel a t
irrmdiablement transform par linformation numrique, Bibliothque et Archives Canada
sattache modifier ses propres processus et pratiques afin de se mettre lheure du
numrique (p. ex., acquisition de documents numriques, prservation de documents
numriques, gestion de collections numriques, accs offert des documents numriques,
ouvrages de rfrence numriques, etc.);
6. Un leadership et une capacit stratgique renforcs : afin de sacquitter de son mandat,
Bibliothque et Archives Canada veillera notamment renforcer sa capacit d'laboration des
politiques, amliorer sa connaissance de lenvironnement et accrotre ses activits de
recherche et de dveloppement cest--dire que, dun point de vue gnral, il veillera
renforcer sa capacit en matire de stratgie.
7. Des dmarches intgres et globales : on prend les mesures ncessaires afin de se doter de
fonctions intgres lchelle du nouvel organisme issu de la fusion et dadopter une
approche globale lgard des processus de travail (p. ex., enrichissement des collections,
gestion de linformation, normes, architecture de linformation, etc.).

Rle de la technologie de linformation dans la transformation

Avant la transformation, les deux organismes distincts, Bibliothque nationale (BN) et Archives
nationales du Canada (ANC), avaient des manires totalement diffrentes de traiter leurs usagers et
leurs fonds.

La BN utilisait une approche centralise : ses fonds taient catalogus suivant des normes nationales
et internationales uniformes, les utilisateurs accdaient aux fonds laide dune base de donnes
unique (AMICUS), qui donnait galement accs aux fonds des autres bibliothques, et les services de
rfrence taient centraliss. Les services de TI taient quant eux hautement centraliss.

Lorganisme ANC, par comparaison, avait recours un type de gestion dcentralise relativement
ses clients ses fonds, et cette diffrence tait perceptible dans son approche lgard de la GI/TI.
Les normes de description variaient selon la collection dont il tait question et la mthode utilise par
larchiviste procdant la description. La clientle tait gnralement constitue de spcialistes il y
avait plus de 100 bases de donnes diffrentes et les normes de description variaient lchelle de
lorganisme. Les services et lexpertise en matire de GI/TI taient dcentraliss.

Reconnaissant le rle crucial que devait jouer la GI/TI dans le processus de transformation, les deux
chefs ont dcid de fusionner les services de TI de la BN et des ANC en 2002, plusieurs mois avant la
fusion des deux organismes. Par consquent, des services de TI intgrs taient dj en place afin de
soutenir et dhabiliter les processus de transformation et la conception des nouveaux systmes
intgrs de BAC. Le directeur gnral des services de TI tait un membre de lquipe de
transformation.

13
La technologie de linformation est vue comme un lment dimensionnant de la vision de Bibliothque
et Archives Canada, qui consiste mettre laccent sur l accs (p. ex., au moyen dAMICAN, le
systme qui permet daccder lensemble des fonds de BAC et dassurer la gestion intgre de cet
accs), la recherche fdre (qui offre un accs centralis toutes les ressources de BAC
descriptions archivistiques et bibliographiques, objets numriques et ressources Web), le Systme de
gestion des demandes (qui facilite la gestion des demandes des clients, peu importe le moyen de
communication utilis) et les oprations lectroniques (qui permettent aux utilisateurs dobtenir copie
des documents par voie lectronique).

lments lis la transformation

La phase I (planification) a donn lieu un certain nombre de transformations au chapitre de la


structure et des processus, qui sont devenues les points centraux des travaux de la phase II
(transition), notamment :

1. Le nouveau modle de gouvernance et de structure (rig autour de trois directions de


programmes Collection du patrimoine documentaire, Programmes et Services, et Bureau de
la gestion de l'information administrative, qui sont toutes soutenues par un bureau stratgique,
un bureau communications, la direction de la TI et un certain nombre de comits
transversaux).
2. Un certain nombre de projets dintgration, qui traitent les activits qui taient auparavant
excutes diffremment par la BN et les ANC (p. ex., reprographie, service la clientle,
prts entre tablissements, site Web, etc.).
3. Un certain nombre dinitiatives catalytiques conues pour favoriser lintgration des fonctions
lchelle du nouvel organisme (p. ex., transformation de la prestation des services, stratgie
concernant les mtadonnes, AMICAN, collection numrique).
4. La cration du Bureau de la gestion intellectuelle, un groupe distinct qui se charge de
llaboration des politiques et de linnovation concernant les mtadonnes et les normes
oprationnelles de description pour lensemble de la collection de Bibliothque et Archives
Canada et pour le catalogue collectif.

Stratgies relatives aux systmes internes

Bibliothque et Archives Canada prend galement des mesures pour veiller ce que ses systmes,
services et processus internes soient harmoniss de manire soutenir sa nouvelle vision. Par
consquent, les rsultats deviennent les lments sur lesquels on fonde les dcisions
organisationnelles, et les systmes de gestion, dont la gestion de linformation, sen trouvent
renforcs. On sefforce damliorer la flexibilit en matire de ressources humaines, de gestion
financire et de biens immobiliers. Des mesures sont prises en vue dencourager le dveloppement
dune culture axe sur louverture et la valorisation de lapprentissage. On veille amliorer les
capacits et la diversit de la main-duvre, en utilisant la fois des mthodes de recrutement et de
perfectionnement du personnel. Une priorit est accorde lutilisation efficace des systmes
technologiques lappui des activits quotidiennes. Enfin, des mesures sont prises lheure actuelle
en vue damliorer le caractre inclusif de lorganisme ainsi que le respect et la confiance son gard,
ce qui se soldera par ltablissement dun environnement de travail sain et stimulant.

Cots des rformes

Le Conseil du Trsor a octroy BAC prs de 5 millions deuros chelonns sur trois ans titre de
financement particulier pour la transformation ( compter de 2003-2004). Les fonds visent couvrir
les cots directs de lexercice de transformation (Bureau de la transformation, marchs, rdaction des
mesures lgislatives) et les cots de lintgration des installations, des systmes et des processus des
deux institutions, et ils comportent des capitaux de dmarrage destins aux initiatives stratgiques
cruciales pour ce qui est dassurer lavenir du nouvel organisme. Le projet a galement largement tir
parti des ressources internes en personnel en ce qui concerne les groupes de travail, les quipes de
projet et les processus de changement connexes.

14
Avantages obtenus et ralisations accomplies jusquici

Tandis que la transformation de Bibliothque et Archives Canada se poursuit et entre dans sa


troisime phase conformment aux prvisions, il est possible de dterminer un certain nombre
davantages et de ralisations ayant dcoul jusquici de la fusion des deux institutions.

- La mise lessai dun nouveau moteur de recherche fdre intgr au site Web de BAC,
grce auquel il est plus facile pour les Canadiens de tous ges de se connecter BAC et
dexplorer sa collection. Il permet deffectuer une recherche simultane dans un certain
nombre de bases de donnes dcrivant ou prsentant les documents publis, non publis ou
en ligne de la collection, et il saccompagne dune nouvelle interface-utilisateur pour les
descriptions archivistiques.
- Larchivage de plus de 20 000 publications lectroniques.
- Le recueil de tous les sites Web de ladministration canadienne (1 459) et procd des
essais relativement larchivage slectif de sites Web prsentant un intrt particulier, tels
que ceux crs dans le cadre de la commission d'enqute sur le programme de commandites
et les activits publicitaires prside par le juge Gomery et ceux crs par les partis politiques
lors des lections gnrales de 2006.
- La mise lessai dun systme en ligne permettant aux ministres et aux organismes de
transfrer des documents lectroniques BAC. On sattend ce que ce systme,
accompagn de la description, de la gestion et de laccs aux publications numriques
lappui, fasse en sorte de simplifier les processus et les systmes servant transfrer les
documents des ministres BAC.
- La mise en uvre dun nouveau Systme de gestion des demandes quutilise BAC pour faire
le suivi des demandes de rfrence. Il permet galement BAC de grer les temps de
rponse aux demandes et dobtenir une varit dinformations statistiques quil pourra utiliser
aux fins de planification.
- Le dmnagement dans les locaux de conservation de BAC situs Gatineau (qui
auparavant ne servaient qu la conservation des documents des ANC) bon nombre des
manuscrits et des documents musicaux les plus vulnrables qui se trouvaient dans les locaux
de lancienne BN, et llaboration dune nouvelle approche concernant lentreposage de la
collection complte.
- Llaboration des outils permettant BAC de prendre des dcisions de gestion axes sur les
risques de faon plus constante, particulirement en vue dorienter la gestion des locaux
servant lentreposage de la collection, de tenir compte des choix en matire de planification
et de permettre laccs actuel et long terme la collection de BAC.
- La rnovation les installations publiques de BAC Ottawa afin dintgrer davantage les
services de rfrence, de gnalogie et de consultation.
- La fusion des units et lamlioration des procdures lies aux rponses aux demandes
prsentes en vertu de Loi sur laccs linformation. Par le fait mme, tout larrir de travail
relatif aux demandes a t limin.
- Les progrs se sont poursuivis relativement AMICAN; celui-ci organisera les multiples bases
de donnes de BAC dcrivant la collection, qui lheure actuelle sont organises dans MIKAN
pour les documents darchives, et dans AMICUS pour les documents bibliographiques.
- Lintgration de plus de 100 bases de donnes disparates dans MIKAN. On sattache
concevoir et mettre en uvre un nouveau module de contrle de conservation des
collections qui intgre linformation lie tous les fonds de BAC.
- La mise en place dun mcanisme de dpt lgal par voie lectronique.
- Lorganisation dun sommet national concernant ltablissement dune stratgie nationale
relativement au contenu et la prservation de linformation numrique canadienne, ainsi qu
laccs cette information.
- On a labor le cadre stratgique pour la cration et la gestion des mtadonnes aux fins
d'exploration de ressources, une tape cruciale dans ltablissement dune approche unique
concernant la description normalise des lments contenus dans la collection de BAC.

15
Leons apprises en matire de gestion du changement la suite de la transformation de Bibliothque
et Archives Canada

Les personnes ayant directement particip la transformation de Bibliothque et Archives Canada


(c.--d., les membres de lquipe de la transformation, le sous-ministre adjoint, Transformation et les
membres du Bureau de la transformation) ont dtermin un certain nombre de retours dexprience
partir de lexercice, notamment :

- tablir une vision dterminante et de grande porte, et de faire en sorte quelle occupe une
place de premier plan tout particulirement par lentremise du leadership visible et des
messages cohrents du chef de lorganisme.
- nommer un cadre suprieur, sous lautorit du chef, ayant pour seule tche de veiller au
succs de linitiative de changement et possdant lexprience de la gestion du changement,
la crdibilit et les qualits de chefs essentielles pour russir.
- mettre la disposition de ce cadre suprieur un budget et un petit bureau, quil utilisera dans
le cadre du projet de transformation pour une priode considrable dans le cas qui nous
occupe, au moins trois ans.
- constituer une quipe de cadres suprieurs provenant de tous les secteurs de lorganisme.
Lquipe devrait tre forme de personnes ayant fait la preuve de leurs qualits de chef dans
lorganisme, et non pas ncessairement de personnes ayant t converties au projet.
- Le rythme constitue une dimension cruciale dun important projet de changement. BAC a
beaucoup investi en amont du projet, en planifiant et en dfinissant lorientation avec son
personnel durant environ 18 mois avant de procder la mise en uvre. Par la suite, la mise
en uvre du changement structurel a t effectue le plus rapidement possible. Les
changements relatifs aux systmes et aux processus de travail ont t chelonns sur une
plus longue priode de transition. Dans le cadre dune importante initiative de changement, il
est essentiel, bien que parfois difficile, de maintenir llan et de communiquer le sentiment que
des progrs rels sont raliss.
- Il est prfrable dadopter une approche inclusive et interne pour ce qui est de mettre profit
lnergie cratrice des employs de tous les niveaux et de produire des solutions concrtes
pouvant tre mises en uvre avec succs.
- Une mthodologie axe sur le fait dinterroger le personnel savre efficace, car elle tient
compte du fait que ce sont les employs, et non pas la personne dirigeant le projet de
changement, qui possdent lexpertise et les connaissances pratiques.
- Louverture lgard des dcouvertes et des remises en question a constitu une
caractristique permanente de lapproche adopte par BAC. Il sagit essentiellement dune
approche axe sur lapprentissage relativement la gestion du changement.
- Une approche holistique est source dintgrit. Dans le cas de BAC, beaucoup defforts ont
t consacrs tablir des liens et assurer une harmonisation permanente entre les
diffrents projets mesures lgislatives, nouvelles orientations, structure organisationnelle,
planification des objectifs stratgiques et production de rapports leur sujet, systmes,
processus de travail , et faire en sorte que leur unit fondamentale apparaisse clairement
aux yeux des employs.
- Les symboles revtent une grande importance et doivent tre utiliss pour communiquer et
soutenir le changement quil sagisse du symbole du pouvoir (lunit concrte des deux
chefs), de celui de la collectivit (les runions de tout le personnel) ou de celui de la nouvelle
identit (la nouvelle image de marque ainsi que le libell et le prambule de la Loi sur
Bibliothque et Archives du Canada).
- Il faut continuellement vrifier les activits et les progrs en fonction de la vision quon sest
donne et qui constitue un point de rfrence permanent cest--dire, dans le cas de BAC,
le mandat lgislatif, les trois piliers et le document Orientations pour le changement.

16
5. Aperu des rcentes rformes de modernisation au sein de ladministration du
Canada rforme de la Politique sur la gestion de l'information administrative du
Conseil du Trsor

En 2005, le Secrtariat du Conseil du Trsor et l'Agence de gestion des ressources humaines de la


fonction publique du Canada ont procd la rvision des politiques de gestion du Conseil du Trsor,
et ce, dans le but de prciser les responsabilits des ministres et des administrateurs gnraux dans
des domaines cls de la fonction publique et leur obligation d'en rpondre. Au cours de ce processus,
une infrastructure intgre, simplifie et consolide de politiques sera cre, ce qui amliorera la
fois la responsabilit et lefficacit.

Cette initiative vient appuyer le Plan d'action pour la responsabilit fdrale et fera en sorte de rduire
le nombre de rgles inutiles rgissant la gestion du secteur public fdral (c.--d. que le nombre
de politiques du Conseil du Trsor sera rduit de presque moiti). En outre, les instruments de
politique du Conseil du Trsor cibleront davantage les auditoires appropris et seront d'accs plus
facile. Le renouvellement de l'ensemble des politiques, en renforant et en simplifiant les rouages de
ladministration, rendra ce dernier encore plus efficace et responsable.

Dans ce contexte, on sattache remanier la Politique sur la gestion de l'information administrative, et


on sattend ce que le Conseil du Trsor examine au cours de la prsente anne la politique revue et
corrige. Les instruments de politique (directives, normes, lignes directrices, outils) visent confirmer
la responsabilit des sous-ministres et des gestionnaires de programmes lgard de la gestion de
linformation, ainsi qu tirer profit dune laboration et dune utilisation plus efficace des outils et des
techniques en vue de permettre aux gestionnaires de programmes de rendre des comptes.

Dans le contexte de llaboration des politiques, on considre que la gestion de linformation englobe
une varit de fonctions tant au sein des institutions qu lchelle de ladministration publique. Les
fonctions cls concernent la gestion des dossiers et des documents, les services de bibliothque, les
services darchives, l'accs l'information et la protection des renseignements personnels, la gestion
d'Internet et de l'intranet, l'architecture de l'information, la scurit de linformation, llaboration des
politiques de GI, la gestion des donnes, la gestion des mtadonnes, les normes en matire
dinformation, les renseignements oprationnels et l'appui aux dcisions.

Un certain nombre de volets de la gestion de linformation sont assujettis des politiques afin
dassurer une pratique efficace et efficiente :

1. Planification de linformation : dterminer quelles sont linformation et les donnes


requises pour soutenir llaboration, lexcution et lvaluation des politiques, des
programmes et des services.
2. Recherche et extraction de linformation : dterminer si linformation existe, lendroit o
elle se trouve et comment on peut y accder dans lorganisme ou lextrieur de celui-ci.
3. valuation de linformation : valuer la valeur de linformation en ce qui a trait sa
pertinence, son exactitude, son authenticit et la mesure dans laquelle elle fait
autorit, ainsi qu dautres caractristiques en fonction des utilisations souhaites.
4. Documentation et gestion des documents : tayer adquatement les activits, les
dcisions et les oprations pour satisfaire aux besoins oprationnels, juridiques et de
responsabilit.
5. Gestion des documents : organiser, classer, entreposer et liminer efficacement
linformation prsente sous forme lectronique et imprime, et ce, tout au long de son
cycle de vie.

17
6. Gestion de laccs linformation et de la protection des renseignements personnels :
permettre laccs lorsque celui-ci est autoris et respecter le caractre confidentiel des
documents.
7. Gestion du savoir : acqurir et partager les connaissances des collgues, entre autres
personnes, afin de soutenir une rsolution des problmes axe sur la collaboration et la
crativit.
8. Technologies de linformation et transformation : utiliser les nouvelles technologies pour
appuyer toutes ces activits et procder la refonte des politiques et services publics.

Motifs des rformes

Une rcente valuation des problmes oprationnels par le Secrtariat du Conseil du Trsor a indiqu
que les besoins en matire dinformation ne sont pas adquatement combls au niveau oprationnel,
au niveau des cadres suprieurs ou aux fins de la transformation.

Plus particulirement, on a dtermin quil fallait amliorer les lments suivants :

- la gestion de linformation axe sur les programmes;


- la rcupration et la gestion des donnes;
- lapplication des normes;
- ladhsion aux pratiques appropries de gestion de linformation.

En gnral, il est ressorti de lvaluation des problmes oprationnels par le SCT que linformation
ntait pas traite de la mme faon que les autres ressources stratgiques, notamment les
ressources humaines et financires.

Par consquent, on a estim quen ce qui concerne la Politique sur la gestion de l'information
administrative existante, il fallait :

1. Prciser les responsabilits relatives la gestion de linformation, particulirement au


niveau de ladministrateur gnral du ministre ou de lorganisme, y compris dans des
domaines tels que la gestion des dossiers lectroniques, lobligation de documenter, la
gestion de linformation dans le contexte de lexcution des programmes et la gestion des
risques.
2. Amliorer lharmonisation de la Politique avec les autres politiques touchant au domaine
de la gestion de linformation et avec les technologies applicables, et lui donner une forme
comparable celle des autres politiques du Conseil du Trsor.
3. Parfaire la structure de la Politique en ce qui a trait la surveillance et la supervision, et
confier au Conseil du Trsor un rle plus stratgique, moins ax sur les oprations.
4. Prciser les consquences dcoulant du fait de ne pas se conformer la Politique (p. ex.,
vrification externe, directives officielles aux gestionnaires quant aux mesures correctives
prendre, limitation ou retrait des pouvoirs, etc.).
5. Donner des prcisions au sujet de la gestion dinformation requise pour soutenir les
programmes oprationnels.
6. Prciser le rle que joue linformation en tant qu actif de lorganisme et la ncessit de
grer linformation de faon pouvoir la partager.
7. Faire en sorte de mieux soutenir la Politique laide dune formation, de directives
particulires et de lignes directrices oprationnelles visant aider tous les fonctionnaires
mieux grer linformation dont ils sont responsables.

En outre, on a dtermin un certain nombre de mesures pour renforcer la politique et la capacit


oprationnelles (voir la section C ci-aprs).

18
Positions cls en matire de politique

Afin de permettre ladoption dune approche cohrente et intgre lgard de la gestion, on sattache
harmoniser les politiques du Conseil du Trsor au moyen de cadres de politiques. Par consquent,
la nouvelle Politique sur la gestion de l'information administrative sera intgre au Cadre stratgique
pour la gestion de l'information et de la technologie. Celui-ci fournira galement un cadre stratgique
pour la Politique sur la gestion de la technologie et prendra en compte la nouvelle Politique sur la
protection des renseignements personnels ainsi que la nouvelle Politique sur l'accs l'information.

On sattache laborer un certain nombre de principes centraux qui sous-tendront la gestion de


linformation et des technologies, notamment :

L'information en tant quactif patrimonial : elle soutient la planification et la prise de dcisions


claires pour le gouvernement actuel et les futurs gouvernements.
La grance : linformation, quel que soit son support ou la forme sous laquelle elle est
prsente, doit tre gre au cours de son cycle de vie aussi longtemps quil est ncessaire
pour satisfaire aux responsabilits oprationnelles ou financires ainsi quaux obligations ou
responsabilits lgales.
Approche interministrielle : il faut prendre des mesures pour assurer un accs rapide,
uniforme et intgr linformation lchelle de ladministration, ce qui ncessite, entre autres
choses, de procder une normalisation.
Protection des renseignements personnels : il faut montrer, toutes les tapes du cycle de vie
de linformation, que les renseignements personnels sont protgs.
Transparence : il faut que la gestion de linformation vienne lappui de limputabilit.

Dans ce contexte, lobjectif de base de la nouvelle Politique sur la gestion de l'information


administrative devrait tre prcis et mettre laccent, entre autres choses, sur la gestion efficace de
linformation, afin :

de soutenir lexcution des programmes et la prestation des services;


de permettre la prise de dcisions claires;
de favoriser la reddition de compte, la transparence et la collaboration;
de prserver les documents ayant une valeur durable ou historique.

lappui de la Politique sur la gestion de l'information administrative, on laborera des directives, des
normes et les lignes directrices concernant les domaines suivants :

la gouvernance de la gestion de linformation;


le renforcement des moyens en matire de gestion de linformation;
le traitement de linformation;
la communication de linformation.

Pour rpondre aux besoins des ministres, qui varient en fonction de leur taille, de leurs moyens en
matire de GI, de leurs priorits, de leur degr de prparation et de leur capacit dinvestissement,
lorientation se prsentera principalement sous la forme de directives, de pratiques exemplaires et
doutils. Ces lments seront adapts la varit des besoins ministriels, tout en satisfaisant aux
exigences rglementaires nonces dans les directives et les normes.

Il incombera aux administrateurs gnraux de veiller ce que la Politique soit respecte dans leur
ministre respectif en suivant les consignes de la Politique d'valuation et de la Politique sur la
vrification interne du Conseil du Trsor; en outre, ils devront prendre les mesures correctrices qui
simposent pour remdier toute lacune observe au sein de leur ministre.

Le Secrtariat du Conseil du Trsor surveillera la conformit tous les aspects de la Politique et la


ralisation des rsultats escompts de diverses faons, notamment au moyen des valuations
ralises en vertu du Cadre de responsabilisation de gestion, des rsultats du contrle des capacits

19
en GI, des examens des prsentations au Conseil du Trsor, des rapports ministriels sur le
rendement, des rsultats des vrifications, des valuations et des tudes, et dune collaboration
directe avec les ministres.

Bibliothque et Archives Canada surveillera la mise en oeuvre des autorisations de disposition des
documents par les institutions en ce qui concerne la prservation et la protection archivistique des
documents administratifs et ministriels, conformment aux articles 12 et 13 de la loi dhabilitation.
Bibliothque et Archives Canada surveillera galement la gestion de l'information publie par les
institutions fdrales et rendra compte de son accs et de sa conservation long terme.

Mesures prises pour apporter les changements la Politique

valuation : En 2005, la Division des stratgies de gestion de l'information du Secrtariat du Conseil


du Trsor a entrepris une valuation des problmes oprationnels relativement la porte de
lapplication et lefficacit actuelles de la Politique sur la gestion de linformation administrative (en
soi, la Politique, approuve en 2003, ncessitait dtre examine dans un dlai de cinq ans). Dans ce
contexte, on sattache, de concert avec le secrtariat du Conseil du Trsor, planifier ou prendre un
certain nombre de mesures visant amliorer la mise en uvre de la Politique sur la gestion de
linformation, notamment :

- accrotre la capacit de la Division des stratgies de gestion de l'information (p. ex.,


recherche, conception des politiques, dfense des politiques);
- laborer des principes sous-tendant la conception (p. ex., traiter linformation comme une
ressource prcieuse de lorganisme);
- crer des stratgies de mise en uvre des politiques (p. ex., inclure des services de
formation, de mise en uvre et de surveillance, et veiller prvoir des sanctions);
- prciser la dfinition des rles (p. ex., clarifier et coordonner les rles et les responsabilits
tous les niveaux du processus dlaboration des politiques).

Consultation : En 2006, par lentremise de plus de 20 forums, et au moyen de groupes de discussions,


de prsentations et de consultations via Internet, la Direction des stratgies dinformation a procd
des consultations auprs de tous les diffrents intervenants qui seront responsables de la mise en
uvre et de la viabilit de la nouvelle Politique sur la gestion de linformation (p. ex., sous-ministres,
chefs de programmes, spcialistes de la GI et autres gestionnaires concerns avocats, vrificateurs,
directeurs des services financiers, etc.).

Plan de mise en uvre : Une approche progressive chelonne sur trois ans concernant la mise en
uvre de la nouvelle Politique a t labore la suite des consultations auprs de la collectivit de
la GI et des gestionnaires des programmes oprationnels.

- Ltape 1 portera sur la gouvernance en matire de GI et la sensibilisation des employs, et


elle devrait tre mise en uvre le 31 mars 2008, dans les 12 mois suivant la date dentre en
vigueur de la Politique.
- Ltape 2 concerne la GI chez les gestionnaires fonctionnels et mettra laccent sur la valeur
ajoute que la GI apporte lexcution efficace et efficiente des programmes oprationnels,
des services et des projets; elle s'talera sur une priode de 12 mois suivant la fin de
ltape 1, et la date prvue de sa mise en uvre est le 31 mars 2009.
- Ltape 3 mettra l'accent sur ltablissement du cadre de surveillance, de production de
rapports et de vrification de la politique; elle sera acheve dans les 12 mois suivant la fin de
ltape 2, et la date prvue de sa mise en uvre est le 31 mars 2010.

Afin de mesurer le succs de la transformation de lapplication de la politique sur la gestion de


linformation, on procde llaboration dun certain nombre de mesures du rendement, notamment :

- la cohrence de la dfinition et de la structure de linformation dans tous les ministres;


- lutilisation de normes nationales et internationales pour le partage de linformation;
- la stabilit du vocabulaire utilis et des structures de linformation avec le temps;
- le respect des normes concernant les pistes de vrification des documents;

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- le respect des normes daccs et dutilisation de linformation;
- le cot de la conformit la politique et aux normes en matire de GI;
- le rendement des services de GI intensifs;
- le rendement valu en fonction des responsabilits en matire de GI;
- le taux de pntration des changements apports aux programmes de GI.

6. Principales difficults oprationnelles concernant la gestion des documents

Il ny a pas si longtemps, le commissaire linformation du Canada, un haut fonctionnaire du


Parlement, a dit ce qui suit au sujet de la gestion de linformation de ladministration canadienne: Il
faut reconnatre et apprcier les progrs importants qui ont t raliss. Mais le gouvernement doit
acclrer le rythme des efforts dans les secteurs ci-dessus pour qu'ils ne ralentissent pas. (Rapport
annuel 2002-2003.) Les progrs suivants ont t signals :

- On comprend mieux en quoi consiste la gestion de l'information.


- Les organismes centraux et les ministres collaborent plus troitement.
- Il existe de nouvelles politiques et de nouveaux instruments l'appui de la gestion de
l'information.
- Des efforts prometteurs sont dploys pour perfectionner les comptences en GI et crer une
nouvelle collectivit de gestionnaires de l'information.

Il convient galement de noter que, selon une tude effectue par les Archives nationales du Canada
en 2001, ldiction de la Loi sur laccs linformation (en 1983) ne semblait pas avoir eu dincidence
sur la faon de crer ou de grer les documents (p. ex., en ce qui a trait la quantit, la porte, au
contenu ou au contrle). Cette constatation tait contraire aux attentes selon lesquelles la Loi ferait en
sorte de rduire lengagement des gestionnaires pour ce qui est de conserver les documents, et
contredisait galement certains rapports du commissaire linformation indiquant que des dossiers
avaient t dtruits ou quon avait pris la dcision de cesser de crer certains dossiers. (Rapport no 9
du Groupe dtude de laccs linformation, 2001.)

Les dossiers sont consults tant par les fonctionnaires que par le public en gnral. La Loi sur laccs
linformation offre un mcanisme permettant aux citoyens, aux entreprises et aux mdias daccder
aux documents administratifs. Le nombre de demandes de renseignements a considrablement
augment avec les annes, et de nos jours, les ministres et organismes gouvernementaux reoivent
tous les ans environ 25 000 demandes prsentes en vertu de la Loi (ce nombre tait de 12 000 en
1996-1997). Environ 35 % de ces demandes donnent lieu la communication intgrale de
documents, tandis quun autre 35 % dentre elles entranent une communication partielle; seulement
3 % des demandes ne donne lieu aucune communication de document. On compte tous les ans
environ 1 500 plaintes de la part de particuliers quant la faon dont on a trait leurs demandes, et
40 % dentre elles portent sur le dlai de rponse. Le nombre de plaintes demeure constant depuis de
nombreuses annes. On estime quil en cote 30 millions de dollars tous les ans pour assurer
lapplication de la Loi.

Cependant, le commissaire linformation a galement constat que le contexte dans lequel


seffectue la gestion de linformation au sein de ladministration a radicalement chang au cours des
dix dernires annes, et quil est maintenant plus difficile de grer et de donner laccs aux documents
et aux renseignements de ladministration fdrale (Rapport annuel 2000-2001). Au nombre des
changements, on compte :

21
- laugmentation rapide du volume de documents et une varit de supports et de formes de
prsentation pour les documents, tout particulirement en ce qui concerne les documents
lectroniques;
- lapparition de systmes dinformation et de technologies de communication informatiques
varis et toujours plus complexes;
- une restructuration frquente du gouvernement et des ministres ayant pour effet dobscurcir
la responsabilit concernant la cration et la conservation des documents appropris;
- des rductions de personnel et dautres mesures de diminution des cots, notamment dans le
cadre de la revue des programmes (1994-1998), ayant une incidence sur les priorits des
ministres et sur le temps que les employs peuvent consacrer la gestion de linformation;
- le dclin des activits centralises de gestion des documents dans les ministres et les
lacunes du personnel en ce qui a trait aux comptences et aux connaissances en matire de
gestion de linformation.

Dfis

Ces lments, entre autres facteurs, ont fait en sorte que la politique et les pratiques oprationnelles
dans le domaine des archives et de la gestion des documents au sein de ladministration canadienne
saccompagnent maintenant dun certain nombre de dfis devant tre relevs, notamment :

1. attnuer les risques concernant la protection du patrimoine culturel;


2. rpondre aux demandes croissantes en matire de reddition de comptes;
3. combler les lacunes relatives la capacit en GI et la gestion des documents.

Attnuer les risques concernant la protection du patrimoine culturel

En novembre 2003, la vrificatrice gnrale a rendu publique une vrification portant sur la protection
du patrimoine culturel au sein de ladministration fdrale. Selon les constatations cls de la
vrification concernant le patrimoine archivistique et publi, celui-ci courait un risque pour les raisons
suivantes :

1. Il existait des lacunes relativement divers rgimes de protection et des faiblesses dans les
procdures de gestion, ainsi quun effet combin dcoulant dune diminution des dpenses
consacres la protection et de la croissance continue du patrimoine.
2. Les ministres fdraux se sont peu intresss la gestion de linformation ces dernires
annes, et les Archives nationales du Canada ntaient pas encore parvenues laborer les
outils requis pour acqurir de faon efficace les documents administratifs pouvant avoir une
valeur archivistique.
3. Les collections de la Bibliothque nationale taient conserves dans des btiments qui ne
respectaient pas les normes admises en matire de temprature, dhumidit et de locaux pour
ces types de documents, et les pratiques de conservation de lorganisme ne suffisaient pas
compenser les lacunes de linfrastructure matrielle.

Rpondre aux demandes croissantes en matire de reddition de comptes

Le 12 dcembre 2006, la Loi fdrale sur la responsabilit a t adopte par le Parlement et a reu la
sanction royale. Cette mesure lgislative fait notamment en sorte de modifier la Loi sur la gestion des
finances publiques de manire ce que les administrateurs gnraux et les premiers dirigeants
soient :

- responsables de la prise des mesures propres assurer laccomplissement de la vrification


interne;

22
- responsable de rendre des comptes devant les comits parlementaires et snatoriaux
comptents au sujet, entre autres choses :
a) des mesures prises pour que les ressources du ministre soient affectes de faon
raliser les programmes de celui-ci, en conformit avec les rgles et mthodes
administratives applicables;
b) des mesures prises pour que le ministre soit dot de mcanismes de contrle interne
efficaces.

On ne peut se conformer ces obligations lgislatives sans procder une gestion et un contrle
efficaces des documents administratifs documents qui servent dlments probants lappui de la
capacit de raliser des vrifications internes et des mesures visant affecter les ressources
ministrielles de faon raliser les programmes. En outre, dans la mesure o les documents
renferment des lments probants, les mthodes utilises pour les obtenir et les grer constituent un
systme efficace de contrle interne.

Ces obligations lgislatives font en sorte dtendre laccent mis sur les dossiers administratifs, en
largissant les proccupations oprationnelles de manire englober la cration initiale et le contrle
des documents (la gestion des documents), outre la gestion efficace subsquente de ceux-ci. Ces
obligations ont galement pour effet dlargir le champ dintrt de faon inclure tous les
gestionnaires fonctionnels et tous les fonctionnaires, ainsi que les spcialistes en information.

Combler les lacunes relatives la capacit en GI et la gestion des documents

Dans trois des rapports annuels prsents au Parlement ces six dernires annes par le commissaire
linformation, des chapitres ont t consacrs tout particulirement la gestion de linformation, et
au moins dix ministres et organismes fdraux ont entrepris une vrification interne de la gestion des
documents. (Voir la liste dans lannexe ci-aprs.)

Il importe de noter que ces vrifications internes visaient valuer la mesure dans laquelle on se
conformait aux lois, aux politiques et aux saines pratiques de gestion de linformation et de gestion
des documents dans le ministre ou lorganisme concern. En particulier, les vrifications internes
cherchaient dterminer les risques pour la haute direction dans le domaine de la gestion des
documents.

Bien que les organismes soumis une vrification taient trs diffrents les uns des autres et que le
domaine d'intrt particulier de chaque vrification variait, les spcialistes en gestion de linformation
au sein de ladministration canadienne3 ont valu quil fallait amliorer les pratiques de gestion de
linformation et de gestion des documents dans un certain nombre de domaines :

Gestion du Programme de GI

1. On n'a pas encore pris suffisamment conscience, au sein de la direction de l'administration


fdrale, de la ncessit et de l'importance d'un programme de GI intgr.
2. Il nexiste pas de cadre interministriel englobant lensemble des lois et des politiques en
matire de GI, dressant un tableau complet et cohrent des responsabilits et des modalits
de compte-rendu lgard de la GI et fournissant une orientation dtaille en vue de la
conception dun programme de GI au niveau de ladministration.

3
En 2005-2006, le Secrtariat du Conseil du Trsor, Bibliothque et Archives Canada et Travaux
publics et Services gouvernementaux Canada ont dirig plus de 20 ateliers et sances de travail
runissant des participants provenant de 14 ministres et organismes fdraux, en vue de recueillir
des commentaires et de mener des travaux d'analyse relativement aux principaux rsultats attendus
l'tape de la vision de la Politique sur la gestion de linformation. Plus d'une centaine de personnes
reprsentant la collectivit de la GI ainsi que des clients de cette dernire ont pris part ces activits.

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3. Les services centraux requis pour se doter d'une capacit d'entreprise fdre en matire de
GI nont pas t entirement mis en uvre. En particulier, les services de conception et de
planification stratgiques en matire de GI nont pas t mis en uvre dans une mesure
suffisante.

Rgles et pratiques de GI

1. Il arrive que les normes, les pratiques exemplaires et les procdures expresses de traitement
de l'information saisie, identification, entreposage, extraction, agrgation, utilisation,
partage, modification, assurance qualit, archivage et limination soit n'existent pas, soit
sont incompltes, soit ne sont pas appliques de faon uniforme dans l'administration
fdrale.
2. Parfois, il n'y a pas de dfinition standard des mtadonnes, ou encore ces dfinitions sont
incompltes ou ne sont pas appliques de faon uniforme dans l'administration fdrale.
3. Les normes, les pratiques exemplaires et les processus ne sont pas toujours conus dans une
perspective interministrielle.
4. On ne fournit pas toujours une orientation complte sur l'interprtation des lois et des
politiques, et il arrive que l'orientation offerte ne soit pas suivie de faon uniforme dans
l'administration fdrale.
5. Les responsabilits et les modalits de compte-rendu touchant les rgles et pratiques de GI
ne sont pas toujours incorpores systmatiquement aux ententes de gestion et aux objectifs
de rendement.
6. Il n'y a gnralement pas de sanction ni de rcompense prvue relativement l'application
des rgles de GI; lorsque des sanctions existent, elles ne sont bien souvent pas mises en
application comme il se doit.

Fonctions et capacits de GI

1. Les comptences et lexprience requises en matire de GI ne sont pas systmatiquement


incorpores aux pratiques de RH.
2. La formation en matire de traitement de l'information ne suffit pas rpondre aux demandes
du nouvel environnement et prsente des variations d'un organisme l'autre.
3. La formation relative aux responsabilits et aux modalits de compte-rendu en matire de GI
est insuffisante et varie dune organisation lautre.
4. De nombreux outils de GI savrent souvent inefficaces ou peu fiables.
5. Souvent, les outils de GI ne peuvent tre utiliss dans d'autres organisations, et ils n'ont pas
de potentiel d'interoprabilit; cela peut tenir leur conception ou la faon dont ils sont mis
en application.
6. Il y a peu de ressources comptentes en matire de GI.

Traitement de linformation

1. Les services ayant pour objet de faire savoir aux utilisateurs que l'information dont ils ont
besoin existe et de leur indiquer o la trouver sont parfois inadquats, surtout lorsque les
utilisateurs font partie d'autres organisations.
2. L'information est parfois entrepose des endroits qui se prtent mal un accs autre que
local.
3. Parfois, les personnes et les organismes disposant d'information pouvant tre partage ne
connaissent pas bien les utilisations qui peuvent tre faites de cette information en aval ou
n'exercent pas un contrle suffisant cet gard.
4. Il existe des fonds d'information volumineux, complexes et trs dissmins qui, souvent, ne
prsentent pas d'uniformit, sont de pitre qualit ou sont mal structurs.

La fonction de GI et sa culture

1. La contribution de la plupart des employs l'atteinte des rsultats en matire de GI n'est pas
suffisamment reconnue.
2. Certains employs sinquitent des rpercussions possibles sils cherchent, trouvent et
partagent certains renseignements.

24
3. Les employs n'ont pas toujours t incits envisager le partage de l'information en tant que
valeur culturelle.
4. La plupart des gens ne comprennent pas bien la nature et l'utilisation possible de l'information
dont ils assurent l'intendance dans un contexte d'entreprise.
5. On ne considre pas la GI comme une comptence distincte et utile (comme une comptence
distincte de la TI, par exemple).

Ces causes fondamentales des dfis relatifs la gestion de programme, aux rgles et pratiques, aux
fonctions et aux capacits, au traitement de l'information ainsi qu' la collectivit et la culture seront
au coeur des travaux visant trouver des solutions aux problmes lis la GI.

7. Mesures prendre pour relever les dfis oprationnels concernant la gestion des
documents

Le Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada (SCT), en collaboration avec Travaux publics et


Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et Bibliothque et Archives Canada (BAC), dirige
l'Initiative de transformation du Programme de GI afin dorienter l'laboration de services de GI de la
prochaine gnration au sein de ladministration canadienne.

Le Programme de GI met en avant une vision selon laquelle, au sein de ladministration canadienne,
linformation est protge en vertu dun mandat public et gre comme une ressource stratgique, afin
de maximiser sa valeur dans le cadre des services offerts aux Canadiens.

Cette initiative se traduira par une amlioration des rsultats en matire de GI pour ladministration
canadienne :

- Amlioration de la disponibilit de linformation lintention des programmes, lappui de la


prestation de services, de la collaboration, de la gestion des programmes et du suivi des
processus et des dcisions.
- Amlioration de la conservation et de la protection de linformation des programmes.
- Meilleure structuration de l'information et des processus connexes l'appui de l'intgration
des services, du processus dcisionnel et de la reddition de comptes.
- Meilleure structuration de l'information et des processus connexes en vue de promouvoir la
capacit d'adaptation de ladministration, d'assurer le respect des droits des clients, de
garantir l'intgrit des documents administratifs et d'aider ce dernier mener ses activits la
faon d'une entreprise.
- Mise en place d'un programme de GI structur de faon pouvoir tre efficace dans
l'ensemble de l'administration fdrale.

Dans ce contexte, les sous-ministres de nombreux ministres se sont rencontrs en octobre 2006
pour discuter de la question de la gestion de documents, et la rencontre sest solde par la
dtermination dune approche relative llaboration dune politique oprationnelle touchant au
domaine de la gestion des documents, ainsi que par la slection dun certain nombre dobjectifs ou de
rsultats devant tre atteints concernant la gestion des documents au sein de ladministration
canadienne.

Lapproche est fonde sur cinq principes :

1. Une gestion approprie des documents favorise la saine gestion des activits au sein de
ladministration.
2. Les documents constituent une ressource oprationnelle cl devant faire lobjet dune gestion
efficace.

25
3. La gestion des documents joue un rle trs important dans ltablissement dune culture axe
sur la responsabilisation et la transparence.
4. Tous les fonctionnaires tirent des avantages du fait de grer les documents de faon
approprie durant laccomplissement de leurs tches quotidiennes.
5. La gestion approprie des documents est un facteur habilitant essentiel pour la multitude de
programmes et de services de ladministration canadienne, car elle aide celui-ci satisfaire
aux exigences en matire de lois, de rglements et de performance.

Globalement, la politique oprationnelle mettra laccent sur la valeur des documents administratifs .
On veillera adapter les mthodes qui se sont avres utiles dans le contexte des documents
lectroniques et rtablir les obligations des ministres en matire de gestion des documents. Enfin,
on adoptera un modle de mise en oeuvre plusieurs niveaux ne se limitant pas une seule
approche pour toutes les situations.

On sattache laborer un programme interministriel de gestion de linformation comportant quatre


lments :

1. La gouvernance en matire de gestion de linformation, qui fournira lassurance que les


documents de ladministration relatifs aux processus et aux dcisions sont intgres, que les
droits des clients sont protgs lorsquon traite leurs renseignements personnels, que
linformation est structure, que les processus sont souples et susceptibles dtre modifis, et
que linformation peut tre agrge la fois verticalement et horizontalement au sein de
ladministration.

2. Le renforcement des capacits, qui mettra laccent sur lacquisition dun savoir-faire en
matire de gestion de linformation et sur la capacit de grer celle-ci de faon efficace et
efficiente.

3. Le traitement de linformation, qui permettra de sassurer que linformation est adquatement


structure et protge contre les pertes, les dommages ou les accs non autoriss.

4. La communication de linformation, qui favorisera le regroupement et linterprtation


appropris des renseignements et fournira une assurance de la qualit lappui de la
prestation des services et de lexcution des programmes.

Cette approche tablira le contexte de llaboration de la politique oprationnelle relativement six


domaines prioritaires :

1. Rgime de rglementation de la gestion des documents administratifs du Canada : Les


institutions administratives ont besoin dun cadre qui, la fois, dicte les exigences en matire
de gestion des documents et fournit une orientation et une aide pratiques. Un tel cadre doit
avoir un poids quivalent celui dun rgime de rglementation, en vue dobtenir des rsultats
et de garantir la conformit. cette fin, on examine notamment les approches relatives aux
accords sur la responsabilit et aux dploiements plusieurs niveaux.

2. tablissement dune culture interministrielle de la gestion des documents : Il faut tablir au


sein de ladministration du Canada une culture de la gestion des documents stendant
lensemble de ladministration publique et touchant chacun des employs. Pour lheure, on
sattache notamment laborer un modle de socialisation et une stratgie visant renforcer
les obligations lgard de la gestion des documents au sein de ladministration. Le
remaniement de la Politique sur la gestion de linformation administrative sachvera sous
peu, et une stratgie de mise en uvre de la Politique est en voie dlaboration.

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3. Stratgie dattnuation des risques associs la gestion des documents : Les institutions
administratives doivent connatre et comprendre les risques dcoulant dune mauvaise
gestion des documents, et se doter dune stratgie concrte visant attnuer ces risques. On
a entrepris des travaux visant tablir un cadre dattnuation des risques associs la
gestion des documents.

4. Prennit des documents lectroniques : tant donne limportance toujours plus grande que
prennent les technologies de linformation et les documents lectroniques, ladministration doit
se doter dun plan qui lui permettra de composer de faon durable avec cette situation,
cest--dire de veiller ce que les documents lectroniques soient recueillis et prsents sous
une forme utilisable, et quils fassent lobjet dune gestion approprie au fil du temps. Des
travaux sont en cours dans un certain nombre de domaines, dont un dpt numrique fiable,
des modles dentreposage physique et numrique, une stratgie concernant les documents
lectroniques et des exigences fonctionnelles relatives aux systmes.

5. Traitement des anciens fonds de documents administratifs : Il faut trouver des solutions
pratiques pour ce qui est de traiter lnorme patrimoine documentaire laiss sans
organisation; ces solutions devront permettre den arriver un juste quilibre entre la perte
potentielle de connaissances prcieuses et les sommes monumentales quil en cotera pour
cibler et protger ces connaissances. On sattache produire une analyse de rentabilisation
concernant ce patrimoine documentaire.

6. Amlioration de lefficacit en matire de gestion des documents lchelle de ladministration


du Canada pour lensemble des fonctions et des niveaux au sein de ladministration du
Canada , ce qui devrait se traduire au bout du compte par une amlioration de la
performance globale de ladministration. Cela favorisera linteroprabilit de ladministration
publique. Pour ce faire, il faudra notamment entreprendre des travaux portant sur les
renseignements relatifs la gestion des documents et sur les centres de pratiques
exemplaires, moderniser les outils et les lignes directrices, tablir un centre dappels guichet
unique, amliorer la formation en matire de gestion des documents et perfectionner les
comptences en gestion des documents. La nouvelle Politique en matire d'apprentissage, de
formation et de perfectionnement de ladministration cible la GI en tant que domaine de
connaissances cl, et la gestion de linformation fait dsormais partie de la formation que
doivent suivre les fonctionnaires. En outre, des travaux sont en cours en ce qui concerne les
normes dinformation pour linteroprabilit fonctionnelle dans un certain nombre de domaines
(p. ex., mise en place dun dictionnaire commun des donnes et un cadre d'interoprabilit
pour les documents relatifs la scurit publique).

27
8. Annexes

Liste des mesures lgislatives de base

Principaux lments relatifs Bibliothques et Archives Canada

Loi sur la Bibliothque et les Archives du Canada (http://lois.justice.gc.ca/fr/L-7.7/index.html)

La loi tablit Bibliothque et Archives du Canada (BAC) en avril 2004 pour prserver le patrimoine
documentaire du Canada, mettre sur pied une source de savoir institutionnelle durable qui soit
accessible tous, contribuer au progrs culturel, social et conomique du Canada, aider les milieux
qui soccupent dacqurir, de prserver et de diffuser des connaissances, servir de mmoire
permanente de ladministration du Canada (GC) et dfinir les pouvoirs et les responsabilits du
bibliothcaire et archiviste.

Exigences en matire dinformation : la loi

- Dfinit patrimoine documentaire , document , document fdral , document


ministriel et publication . (2).
- tablit la mission et les attributions de BAC : constituer et prserver le patrimoine
documentaire; faire connatre ce patrimoine aux Canadiens et quiconque sintresse au
Canada et le rendre accessible; tre le dpositaire permanent des publications du GC ainsi
que des documents de ladministration et des ministres qui ont un intrt historique ou
archivistique; faciliter la gestion de linformation par les institutions fdrales; assurer la
coordination des services de bibliothque des institutions fdrales; appuyer les milieux des
archives et des bibliothques. (7)
- tablit les attributions du bibliothcaire et de larchiviste qui concourent la ralisation de la
mission de BAC, notamment : acqurir des publications et des documents ou en obtenir la
possession, la garde ou la responsabilit; prendre toute mesure de catalogage, de
classement, de description, de protection et de restauration des publications et documents;
compiler et maintenir des sources d'information et notamment une bibliographie et un
catalogue collectif nationaux; fournir des services d'information, de consultation, de recherche
et de prt, ainsi que tout autre service permettant d'avoir accs au patrimoine documentaire;
mettre en place des programmes visant faire connatre et comprendre le patrimoine
documentaire et encourager ou organiser des activits notamment des expositions, des
publications et des spectacles; conclure des accords avec d'autres bibliothques, archives ou
institutions au Canada ou l'tranger; conseiller les institutions fdrales sur la gestion de
l'information qu'elles produisent et utilisent et leur fournir des services cette fin; dterminer
les orientations des services bibliothcaires des institutions fdrales et, cette fin, fixer des
lignes directrices; apporter un appui professionnel, technique et financier aux milieux chargs
de promouvoir et de prserver le patrimoine documentaire et d'assurer l'accs celui-ci;
s'acquitter de toute autre fonction que lui confie le gouverneur en conseil; peut constituer des
chantillons reprsentatifs des lments d'information prsentant un intrt pour le Canada et
accessibles au public sans restriction dans Internet ou par tout autre mdia similaire. (8,9)
- Dispose que le bibliothcaire et archiviste peut obtenir des enregistrements de qualit
archivistique ou des exemplaires denregistrements des fins de prservation et rembourser
le cot de la ralisation de ces exemplaires; peut aliner toute publication ou tout document
dont BAC a le contrle, si sa conservation nest plus ncessaire, sous rserve des conditions
dacquisition ou dobtention. (13)
- Exige que l'diteur d'une publication au Canada remette ses frais deux exemplaires BAC
dans les sept jours suivant la date de mise en circulation, sous rserve du Rglement. Pour
l'application de larticle sur le dpt lgal, chaque dition, version ou forme d'une publication
est considre comme une publication distincte. (10) Les publications, les enregistrements et
les exemplaires reus appartiennent Sa Majest et font partie du fonds de Bibliothque et
Archives du Canada. (11)
- Dispose que l'limination ou l'alination des documents fdraux ou ministriels est
subordonne l'autorisation crite du bibliothcaire et archiviste du Canada. (12)

28
- Exige le transfert, sous la garde ou la responsabilit du bibliothcaire et archiviste du Canada,
des documents fdraux ou ministriels qui, son avis, prsentent un intrt historique ou
archivistique selon l'chancier et les modalits convenus. Le bibliothcaire et archiviste du
Canada peut exiger le transfert, selon les modalits qu'il fixe, de tout document fdral s'il
estime qu'il risque d'tre dtruit ou gravement endommag, et, sauf instruction contraire du
gouverneur en conseil, il a la garde et la responsabilit des documents des institutions
fdrales qui ont cess leurs activits. (13)
- Dispose que par drogation aux autres lois fdrales, l'administrateur gnral a accs aux
documents administratifs et ministriels. L'accs est toutefois subordonn l'autorisation du
greffier du Conseil priv dans le cas des documents du Conseil priv de la Reine pour le
Canada. Laccs un document dont la communication est restreinte en vertu de lannexe II
de la Loi sur laccs linformation est subordonn lautorisation de la personne
responsable de cette institution. (12,15)

Nota : BAC publie des instructions sur la gestion des documents administratifs, notamment les Lignes
directrices concernant la conservation des documents administratifs communs au sein de
ladministration du Canada. Les autorisations pluri-institutionnelles de disposer de documents (APDD)
sont des autorisations gnriques, comme celle donne aux fonctionnaires de dtruire les documents
temporaires.

Liste des politiques de base du SCT

Principaux lments de la Politique sur la gestion de linformation administrative

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/mgih-grdg_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/mgih-grdg_f.asp

1. Augmenter la confiance du public

Pour assurer une excution des programmes, une prestation des services et une communication de
l'information qui soient rentables et axes sur les besoins des Canadiens, les institutions sont tenues :

a. de garantir la qualit, la cohrence et la disponibilit de l'information l'chelle des modes de


prestation afin de respecter le choix de langue officielle des Canadiens ainsi que les moyens
qu'ils privilgient pour accder l'information et communiquer avec leur administration;
b. d'organiser l'information de faon assurer la clart, fournir le contexte et offrir un accs
pratique et au moment opportun de l'information et des services pertinents et complets;
c. de rutiliser et de partager l'information dans toute la mesure du possible, conformment aux
obligations imposes par les lois et les politiques et de manire protger les renseignements
personnels et la vie prive des particuliers;
d. d'tayer les dcisions et les processus dcisionnels;
e. de prserver l'intgrit de l'information, en particulier lorsqu'elle est utilise dans le cadre
d'initiatives de collaboration avec d'autres institutions fdrales, d'autres gouvernements ou
des organisations non gouvernementales;
f. de garantir un niveau adquat de scurit, de protection et d'limination des renseignements.

2. Grer l'information administrative tout au long de son cycle de vie

Pour garantir la gestion efficace et efficiente de l'information tout au long de son cycle de vie, peu
importe sa forme ou le support sur lequel elle est enregistre, les institutions sont tenues de:

29
2.1 inclure les aspects lis la gestion de l'information dans le cycle de planification afin de
s'assurer :
a. que les exigences de la gestion de l'information sont incorpores aux toutes premires tapes
de l'laboration de politiques, de programmes, de services publics et de systmes
technologiques nouveaux ou modifis;
b. que les structures de gouvernance et de responsabilisation sont en place aux fins de la
gestion de l'information;
c. que les possibilits d'infrastructures partages sont maximises en vue d'optimiser
l'interoprabilit des systmes de gestion de l'information.

2.2 recueillir, de crer, de recevoir et de saisir l'information de manire :


a. appuyer la prestation des services, la prise de dcisions claires et l'laboration de
politiques judicieuses, et rpondre aux exigences juridiques, oprationnelles et
d'imputabilit;
b. assurer la pertinence, la fiabilit et l'exhaustivit de l'information;
c. optimiser le partage et la rutilisation de l'information conformment aux obligations
imposes par les politiques et les lois;
d. documenter les dcisions et les processus dcisionnels en vue de rendre compte des
activits de ladministration, de reconstituer l'volution des politiques et des programmes,
d'appuyer la continuit des services admimistratifs et la prise de dcisions et de permettre une
vrification et un examen indpendants;
e. rduire la charge impose au public lorsquil rpond aux demandes d'information en vitant
la collecte inutile de renseignements.

2.3 organiser, d'utiliser et de diffuser l'information pour :


a. tablir une approche coordonne et globale afin de dcrire l'information de l'institution;
b. maintenir une ou plusieurs structures de classification actuelles et exhaustives, y compris des
mtadonnes;
c. offrir un accs rapide et pratique l'information, conformment aux obligations imposes par
les lois et les politiques.

2.4 conserver, de protger et de prserver l'information, afin de :


a. garantir la facilit d'utilisation de l'information, y compris la facilit d'utilisation de l'information
qui a t chiffre, au fil du temps et de l'volution technologique;
b. s'assurer que l'information ayant une valeur historique, pour les Canadiens ou pour
ladministration canadienne, est disponible pour une utilisation actuelle ou ultrieure;
c. protger les documents essentiels;
d. protger l'information contre la divulgation, l'utilisation, l'alination ou l'limination
inadquates, conformment aux obligations imposes par les lois et les politiques.

2.5 assurer l'limination de l'information, de faon :


a. se conformer aux plans de conservation et d'limination des ministres, aux autorisations de
disposition de documents approuves par Bibliothque et Archives Canada et d'autres
obligations imposes par les lois et les politiques afin d'assurer l'limination, au moment
opportun, de l'information qui n'est plus requise par l'institution;
b. transfrer Bibliothque et Archives Canada l'information que cet organisme a dsigne
comme ayant une valeur historique;
c. transfrer Bibliothque et Archives Canada les publications que les bibliothques des
institutions fdrales ont dclar avoir en trop;

30
d. envisager le transfert de l'information des organismes non fdraux, sous rserve des
obligations imposes par les lois et les politiques.

2.6 valuer l'efficience et l'efficacit de la gestion de l'information au cours de son cycle de vie,
c'est--dire :
a. tablir des cadres de responsabilisation pour assurer la gestion approprie de l'information;
b. cerner, documenter et signaler les vulnrabilits et les risques particuliers ainsi que les autres
questions de gestion importantes, et instaurer des mesures correctives sil y a lieu.

Autres politiques connexes du Conseil du Trsor

Politique sur laccs l'information ( renouveler)

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_121/siglist_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_121/siglist_f.asp

Politique sur les services communs ( renouveler)

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TB_93/csp-psc_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TB_93/csp-psc_f.asp

Politique sur lautorisation et lauthentification lectroniques ( renouveler)

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2-2_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2-2_f.asp

Politique dvaluation ( renouveler)

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_161/siglist_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_161/siglist_f.asp

Politique du gouvernement sur la scurit ( renouveler)

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_12A/gsp-psg_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_12A/gsp-psg_f.asp

Politique sur la gestion des technologies de linformation ( renouveler)

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_IT/mit-gti_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_IT/mit-gti_f.asp

31
Politique sur la structure de gestion des ressources et des rsultats ( renouveler)

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/mrrsp-psgrr/mrrsp-psgrr_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/mrrsp-psgrr/mrrsp-psgrr_f.asp

Politique de communication du gouvernement du Canada ( renouveler)

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/comm/comm_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/comm/comm_f.asp

Politique sur la vrification interne

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/ia-vi/ia-vi_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/ia-vi/ia-vi_f.asp

Politique sur les langues officielles pour la gestion des ressources humaines

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/polhrm-plogrh_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/polhrm-plogrh_f.asp

Politique sur lobligation de prendre des mesures dadaptation pour les personnes handicapes dans
la fonction publique fdrale

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TB_852/ppaed_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TB_852/ppaed_f.asp

Politique sur la langue de travail

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/plw-plt_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/plw-plt_f.asp

Politique sur l'utilisation des langues officielles pour les communications avec le public et la prestation
des services

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/puolcsp-pllocpps_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/puolcsp-pllocpps_f.asp

Politique sur la protection des renseignements personnels ( renouveler)

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_128/CHAP1_1-1_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_128/CHAP1_1-1_f.asp

Dfinitions et typologie relatives aux documents

32
Principales dfinitions contenues dans la Loi sur la Bibliothque et les Archives du Canada

http://198.103.98.49/en/showtdm/cs/L-7.7

http://lois.justice.gc.ca/fr/showtdm/cs/L-7.7

document "record" : lments d'information, quel qu'en soit le support; la prsente dfinition ne
vise pas les publications.

document fdral "government record" : Document qui relve d'une institution fdrale.

document ministriel "ministerial record" : Document d'un membre du Conseil priv de la Reine
pour le Canada, affrent sa qualit de ministre, l'exclusion des documents personnels ou
politiques et des documents fdraux.

patrimoine documentaire "documentary heritage" : Les publications et les documents qui


prsentent un intrt pour le Canada.

publication "publication" : Article de bibliothque mis la disposition quel que soit le mdia, la
forme ou le support utilis, notamment imprim, enregistrement ou en ligne du grand public ou d'un
segment particulier du public, par abonnement ou autrement, en de multiples exemplaires ou
plusieurs endroits, titre gratuit ou contre rmunration.

Principales dfinitions relatives la Politique sur la gestion de linformation administrative

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/mgih-grdg_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/mgih-grdg_f.asp

Discipline de la gestion de l'information (Information management) : discipline ayant pour objet


d'orienter et d'appuyer une gestion efficace et efficiente de l'information au sein d'une organisation, de
l'tape de la planification et de l'laboration des systmes celle de l'limination ou de la conservation
long terme de l'information.

Gestion de l'information (Management of information) : lment se rapportant chaque type


d'emploi au sein de la fonction publique fdrale relatif au traitement de l'information utilise ou
produite dans l'exercice des fonctions lies un emploi comme ressource oprationnelle et
conformment aux exigences juridiques et de la politique. La gestion de documents correspond au
records management .

Information administrative (Government information) : information cre, reue, utilise et tenue


jour peu importe sa prsentation matrielle, de mme que l'information destination du gouvernement
du Canada ou produite par celui-ci et rpute relever de celui-ci dans le cadre de l'excution de ses
activits ou conformment aux obligations qui lui incombent aux termes des lois.

Voici les termes connexes qui sont rattachs au terme cadre Information administrative :

Documents (Records) : Tous documents d'information, quels que soient leur forme et leur support,
notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique,
photographie, film, microformule, enregistrement sonore, magntoscopique ou informatis, ou toute
reproduction de ces lments d'information. (Loi sur la Bibliothque et les Archives du Canada; Loi sur
l'accs l'information)
NB : un document textuel est une archive papier.

33
Documents essentiels (Essential records) : documents essentiels la poursuite ou au
rtablissement des fonctions essentielles de l'institution; titre d'exemple, documents qui :

ont une incidence sur les droits fondamentaux et juridiques ou les droits de proprit ou autres
des personnes physiques ou morales;
sont le plus utiliss et le plus en demande;
exigeraient un engagement excessif en temps, en argent et en main-d'oeuvre s'il fallait
reconstituer les documents ou les systmes connexes;
correspondent aux documents choisis par les autres institutions administratives dans le cadre de
leurs programmes de gestion des documents essentiels;
doivent tre conservs en vertu d'une loi ou d'un rglement.

(Protection des documents essentiels : Guide abrg l'intention des institutions administratives,
Forum sur la gestion de l'information, 2001)

Matriel publi (Published information) : Aux fins de la prsente politique, le matriel publi s'entend
d'un document de la bibliothque de tout genre, de toute nature et de toute description rsultant de la
publication et de la diffusion aux fins de distribution ou de vente au public. Les publications
comprennent notamment les livres, les cartes, les priodiques, les documents, les documents de
travail ou de discussion, les enregistrements audio ou vido, les publications en ligne/en rseau (tant
statiques que dynamiques), et les disques compacts. Les publications peuvent tre sur n'importe
lequel support sur lequel l'information est rdige, consigne, conserve ou reproduite. Bibliothque
et Archives Canada offre des conseils au sujet des documents sur un site Internet du gouvernement
qui sont considrs comme des livres en vertu de la Loi sur la Bibliothque et les Archives du
Canada.

Cycle de vie (Life cycle) : Le cycle de vie de la gestion de l'information comprend les tapes de la
planification, de la collecte, de la cration, de la rception et de la saisie de l'information; de
l'organisation, de l'utilisation et de la diffusion de l'information; de la conservation, de la protection et
de l'entreposage de l'information; de l'limination et de l'valuation de l'information.

Intructions oprationnelles et outils communs

Outils

Contient une liste des outils crs par Bibliothque et Archives Canada pour appuyer la gestion de
l'information des institutions de l'administration fdrale.

Systme de classification selon les activits oprationnelles structures (SCAOS) L'orientation de


mise en uvre affrente au Systme de classification selon les activits oprationnelles structures
(SCAOS) offre des directives visant soutenir la conception et l'application du systme de
classification selon les fonctions par ministre. Les concepts et les principes cls sont noncs afin
d'aider les spcialistes en GI les mettre en pratique selon leurs propres exigences oprationnelles
uniques.

Bote outil sur la capitalisation des documents des activits oprationnelles


La bote outil sur la capitalisation des documents des activits oprationnelles est constitue de
guides et de cahiers de consultation qui ont t labors afin de permettre aux institutions de
l'administration fdrale de planifier le patrimoine documentaire portant sur les activits
oprationnelles au sein de leur propre institution et d'en tablir le cot.

Outil et mthodologie pour lvaluation des capacits de la gestion de l'information


L'valuation des capacits de la gestion de l'information est un outil d'autovaluation que les
ministres et organismes fdraux utilisent pour dterminer les capacits en GI et laborer les plans
stratgiques visant les amliorer.

34
Gestion du cycle de vie des documents et de l'information
Dans le cadre d'une initiative continue et l'chelle du gouvernement, Bibliothque et Archives
Canada a recueilli un grand nombre de ressources servant de base au renforcement des ressources
et des comptences en GI.

Foire aux questions propos de l'autorisation pluri-institutionnelle de disposer de documents (APDD)


Les APDD aident saisir le sens des autorisations de disposer de documents et sen servir.

Autorisations pluri-institutionnelles de disposer des documents et documentation connexes


Les autorisations pluri-institutionnelles de disposer de documents (APDD) sont mises par le
bibliothcaire et archiviste du Canada aux institutions fdrales assujetties la Loi sur la Bibliothque
et les Archives du Canada afin de disposer des documents communs grs par toutes les institutions
fdrales ou du moins un grand nombre d'entre elles.

Systme de contrle des autorisations de disposer des documents (SysCAD) venir

Le systme de contrle des autorisations de disposer des documents (SysCAD) est un systme de
renseignements qui renferme les descriptions sommaires des autorisations de disposer des
documents (ADD) accordes par le bibliothcaire et archiviste du Canada aux institutions fdrales,
ainsi que les copies en ligne de la documentation qui s'y rattache. Il comprend les descriptions de plus
de 2 200 autorisations. SysCAD est maintenant disponible aux institutions fdrales [http://rdacs-
syscad.lac-bac.gc.ca/index_fr.html]. Bibliothque et Archives Canada travaille actuellement rendre le
systme disponible au public.

Guides mthodologiques :

Liste des divers guides de gestion de l'information crs par Bibliothque et Archives Canada pour
appuyer la gestion de l'information des institutions fdrales.

Gestion du courrier lectronique au sein de ladministration du Canada


Bibliothque et Archives Canada publie un guide intitul Gestion de courrier lectronique au sein de
l'administration fdrale. Il contient galement une Foire aux questions (FAQ) qui offre une vue
d'ensemble des points importants.

Classification des documents selon les fonctions


La classification des documents selon les fonctions consiste en une organisation logique de tous les
documents portant sur les activits d'une institution selon une analyse des fonctions, des sous-
fonctions et des activits oprationnelles de celle-ci. Pour assurer un soutien aux institutions fdrales
canadiennes dans l'organisation de leurs documents selon les fonctions, BAC a cr une mthode
permettant dlaborer des systmes de classification des documents fonds sur les fonctions.

Instructions concernant les documents chiffrs et signs numriquement selon une infrastructure cl
publique
Offrent des intrants actuels la Stratgie d'information, la Stratgie de prestations de services et
l'Architecture des applications et de l'information.

Instructions pour le transfert des dossiers du personnel civil


Ces lignes directrices fournissent l'orientation permettant de transfrer des dossiers au Centre fdral
de documents de la rgion du Manitoba de Bibliothque et Archives Canada et de demander des
retours de dossiers.

Instructions relatives aux types de fichiers informatiques, aux formats de transfert et aux normes
d'information
Ce document dtermine les types de fichiers informatiques, les formats de transfert et les normes
d'information que Bibliothque et Archives Canada (BAC) recommande pour faciliter l'interoprabilit
de l'information numrique au sein de ladministration du Canada.

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Instructions pour le transfert des documents d'archives textuels de Bibliothque et Archives Canada
Orientation aux institutions fdrales pour la prparation des documents pour le transfert sous la
garde de Bibliothque et Archives Canada.

Publications lies la gestion de l'information


Les produits dcrits dans cette liste rpondent aux besoins dtermins l'chelle de l'administration
fdrale pour la gestion des documents administratifs.

Gestion du courrier des ministres et organismes gouvernementaux


Ce guide servira doutil de rfrence pour les gestionnaires de salle du courrier du gouvernement et
tous les autres qui exercent des responsabilits associes aux oprations de traitement du courrier. Il
fournit un trs bon aperu de ce en quoi consistent de saines pratiques de gestion du courrier.

Gestion des documents d'art documentaire dans ladministration fdrale


Tous document d'art documentaire constitue un document et, comme toutes les notes de service,
toutes les lettres et tous les fichiers lectroniques lis aux activits administratives, il doit tre
organis, conserv et limin conformment aux principes sous-tendant la bonne gestion de
l'information.

Processus suivre par les chercheurs des ministres afin de consulter des documents textuels
assujettis aux Lois sur l'accs l'information et sur la protection des renseignements personnels
Le processus selon lequel un fonctionnaire fdral peut consulter des documents administratifs
textuels dtenus dans les fonds de Bibliothque et Archives Canada.

Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs au sein du


gouvernement du Canada (2000)
Ces lignes directrices provisoires portent sur la conservation des documents administratifs communs
du gouvernement du Canada et sont mises en attendant que de nouvelles lignes directrices soient
labores conformment aux modalits fonctionnelles des autorisations pluri-institutionnelles de
disposer de documents (APDD) de Bibliothque et Archives Canada.

Liste de certaines vrifications portant sur la gestion de linformation et la gestion des


documents

Rapport de la vrificatrice gnrale du Canada, novembre 2003, chapitre 6, La protection du


patrimoine culturel au gouvernement fdral

http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/reports.nsf/html/20031106ce.html

http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/rapports.nsf/html/20031106cf.html

Rapports du commissaire linformation du Canada, Rapport annuel 2000-2001, chapitre 2, Raviver


la gestion de linformation

http://www.infocom.gc.ca/reports/2000-2001t-e.asp

http://www.infocom.gc.ca/reports/2000-2001t-f.asp

Rapports du commissaire linformation du Canada, Rapport annuel 2002-2003, chapitre 2, La crise


de la gestion de linformation

http://www.infocom.gc.ca/reports/2002-2003t-e.asp

http://www.infocom.gc.ca/reports/2002-2003t-f.asp

Rapports du commissaire linformation du Canada, Rapport annuel 2004-2005, chapitre 1, Meilleure


gestion des documents

36
http://www.infocom.gc.ca/reports/2004-2005t-e.asp

http://www.infocom.gc.ca/reports/2004-2005t-f.asp

Environnement Canada, Examen de la gestion de linformation, mai 2001

http://www.ec.gc.ca/ae-ve/default.asp?lang=En&n=663F9B29

http://www.ec.gc.ca/ae-ve/default.asp?lang=Fr&n=663F9B29

Environnement Canada, Suivi de la vrification de la gestion de l'information, juillet 2004

http://www.ec.gc.ca/ae-ve/default.asp?lang=En&n=BE98080B

http://www.ec.gc.ca/ae-ve/default.asp?lang=Fr&n=BE98080B

Affaires trangres et Commerce international Canada, Vrification de la gestion des documents,


mai 2001

http://www.dfait-maeci.gc.ca/department/auditreports/2001/RecordsMgmt01-en.asp

http://www.dfait-maeci.gc.ca/department/auditreports/2001/RecordsMgmt01-fr.asp

Commission de la fonction publique du Canada, Vrification de la gestion des documents, Rapport


final, octobre 2002

http://www.psc-cfp.gc.ca/centres/internal_audits/reports/2002/rm_final/rmc_final_e.htm

http://www.psc-cfp.gc.ca/centres/internal_audits/reports/2002/rm_final/rmc_final_f.htm

Office national de lnergie, Examen des pratiques de gestion des documents : Rapport final,
mars 2003

http://www.neb-
one.gc.ca/Publications/InternalAuditReports/2003/ReviewRecordsManagementPractices2003_e.pdf

http://www.neb-
one.gc.ca/Publications/InternalAuditReports/2003/ReviewRecordsManagementPractices2003_f.pdf

Conseil de recherches en sciences naturelles et en gnie du Canada, Vrification de la fonction de


gestion de l'information consigne, juin 2001

http://www.nserc.ca/pubs/audit_e.htm

http://www.nserc.ca/pubs/audit_f.htm

Transports Canada, Examen de la scurit de l'information du systme de gestion des dossiers, des
documents et de l'information (SGDDI), novembre 2002

http://www.tc.gc.ca/corporate-services/audit/2001/1577-01-022/index.htm

http://www.tc.gc.ca/services-generaux/verifications/2001/1577-01-022/index.html

Archives nationales du Canada, La Loi sur laccs linformation et la tenue des dossiers de
ladministration fdrale, Rapport 9 - Groupe d'tude de l'accs l'information, aot 2001

37
http://www.atirtf-geai.gc.ca/paper-records1-e.html

http://www.atirtf-geai.gc.ca/paper-records1-f.html

Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, La vrification des systmes d'information


consigne, 2001

http://www.sshrc.ca/web/about/publications/publications_e.asp

http://www.crsh.ca/web/about/publications/publications_f.asp

Secrtariat du Conseil du Trsor, Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada : Une


valuation des problmes oprationnels

http://www.tbs-sct.gc.ca/im-gi/resources/bpa-epo/bpa-epo00_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/im-gi/resources/bpa-epo/bpa-epo00_f.asp

Bien que les organismes soumis une vrification soient trs diffrents les uns des autres et que le
domaine d'intrt particulier de chaque vrification varie, il est possible de tirer certaines conclusions
gnrales :

- La qualit de la gestion de linformation nest pas uniforme dun ministre et dun organisme
lautre les employs sont conscients de limportance de bien grer linformation et grent au
mieux de leurs connaissances celle quils crent et utilisent; cependant, dans bien des cas, ils
ne sont pas au fait des rgles de base de la gestion de linformation au gouvernement fdral
et ne disposent pas des outils ncessaires pour bien grer linformation.
- Il est hautement probable que de linformation ayant une valeur archivistique soit dtruite en
raison dun manque de systmes de contrle appropris ou dune mauvaise comprhension
des politiques existantes, ou encore que de linformation essentielle ne soit pas archive dans
des installations extrieures en vue de la protger dans le cas o surviendrait une situation
durgence.
- Bien quil soit difficile de donner des chiffres exacts, il est probable que le cot de la gestion
de linformation soit plus lev quil ne le devrait, tant donn labsence dune approche
cohrente et exhaustive concernant les pratiques de gestion de linformation dans les
ministres et, dans une certaine mesure, lchelle du gouvernement.
- Les documents imprims relevant des groupes ministriels de services des documents sont
gnralement grs conformment aux politiques et aux pratiques exemplaires en la matire;
cependant, tant donn labsence dune politique de gestion des documents applique de
faon stricte, les units oprationnelles individuelles ont habituellement tendance laborer
leur propre processus de gestion des documents imprims et lectroniques cela peut
donner lieu de bons rsultats court terme pour lunit de travail, mais compromet toutefois
la gestion de la mmoire et des connaissances ministrielles et entrane un manque important
duniformit, particulirement en ce qui a trait aux documents lectroniques.
- Le manque de gestionnaires ayant reu une formation spcialise dans la gestion des
documents et pouvant prodiguer des conseils au personnel peut faire en sorte daccrotre les
risques; il faut consacrer plus defforts la diffusion, entre autres choses, des politiques, des
documents et des outils dont on dispose lheure actuelle afin de guider le personnel.
- Les solutions technologiques savrent souvent efficaces, mais elles ncessitent des analyses
de retour sur investissement compltes avant de prendre toute dcision les concernant, ainsi
quune formation rigoureuse et continue afin de sassurer de la comptence de tous les
utilisateurs pour ce qui est demployer des outils lectroniques de gestion des documents; les
problmes relatifs aux utilisateurs constituent le facteur le plus important de stockage
inappropri des documents laide de nouveaux outils lectroniques (voir, p. ex., Examen de
la scurit de l'information du systme de gestion des dossiers, des documents et de
l'information (SGDDI).

38
- Le leadership exerc par la haute direction constitue un lment crucial de toutes les
pratiques efficaces de gestion des documents; un manque de leadership entrane un
sentiment dinsouciance chez les employs.
- La gestion de linformation doit constituer une part essentielle de la planification ministrielle
la direction doit se poser la question suivante : quels niveaux dinvestissements doit-elle
consacrer aux ressources relatives la gestion des documents (notamment, les
professionnels affects la gestion des documents, les employs informs, les locaux et les
installations, les processus de traitement des documents, les outils et le soutien
technologiques ainsi que la surveillance exerce par la direction) pour tre en mesure de
satisfaire la fois aux obligations lgales et ses exigences lies aux secteurs dactivit?
- On ignore le cot total exact associ au fait de satisfaire toutes les exigences en matire de
gestion des documents et de gestion de linformation, mais on estime quil est considrable.
- En gnral, on dispose dun ensemble raisonnable dinstructions et de pratiques visant
empcher la divulgation inapproprie des renseignements personnels et dautres
renseignements classifis, et les employs individuels accordent une grande importance au
fait de traiter ce type dinformation de manire respecter les droits des particuliers et les
obligations des ministres.
- Au nombre des lments communs dun bon contrle de la gestion de linformation, on
compte : une formation et une sensibilisation appropries; une conception efficace des
systmes et des processus; un contrle, des audits et des efforts damlioration soutenus.

Liste des principaux centres de responsabilit

Sean Berrigan, directeur gnral, Bibliothque et Archives Canada, Bureau de la stratgie,


sean.berrigan@lac-bac.gc.ca, 819-934-5858, en ce qui concerne la transformation de Bibliothque et
Archives Canada et la Loi sur la Bibliothque et les Archives du Canada.

Daniel J. Caron, directeur gnral, Bibliothque et Archives Canada, Bureau de la gestion de


l'information gouvernementale et Direction de la gestion corporative, daniel.j.caron@lac-bac.gc.ca,
819-934-4618, en ce qui concerne la politique oprationnelle dans le domaine de la gestion des
documents.

Gina Smith, directrice principale, Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada, Division des stratgies
de gestion de l'information, smith.gina@tbs-sct.gc.ca, 613-946-3052, en ce qui concerne le
renouvellement de la Politique sur la gestion de linformation gouvernementale du Conseil du Trsor.

Catherine Zongora, directrice, Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada,


Communaut de la gestion de l'information, zongora.catherine@tbs-sct.gc.ca 613-946-4692 en ce qui
concerne le Profil de la collectivit de la gestion de linformation au gouvernement du Canada

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Historique des principaux vnements rcents

1953 - Cration de la Bibliothque nationale du Canada

1983 - Loi sur laccs linformation

1989 - Approbation de la Politique sur la gestion des renseignements dtenus par le gouvernement
par le Conseil du Trsor

1994 - Examen des programmes (jusquen 1998)

1999 - Rapport de John English sur la Bibliothque nationale et les Archives nationales du Canada

2001 - Rapport annuel du commissaire linformation (sur la gestion de linformation)

2002 - Annonce relative la dcision du gouvernement de crer Bibliothque et Archives Canada

2002 - Publication par le Secrtariat du Conseil du Trsor du rapport final du Groupe dtude de
laccs linformation

2003 - Approbation de la Politique sur la gestion de linformation administrative par le Conseil du


Trsor

2003 - Rapport annuel de la vrificatrice gnrale, chapitre sur la protection du patrimoine culturel

2004 - Loi sur la Bibliothque et les Archives du Canada

2004 - Publication du Cadre de la gestion de l'information par le Secrtariat du Conseil du Trsor

2005 - Initiative de renouvellement des politiques du Conseil du Trsor

2005 - Dbut de la transformation de la politique en matire dinformation

2006 - Loi fdrale sur la responsabilit

2006 - Secrtariat du Conseil du Trsor, Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada


: Une valuation des problmes oprationnels

2006 - Bibliothque et Archives Canada, vrification de la capacit en GI (davril 2003 2006)

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Principales donnes financires concernant Bibliothque et Archives Canada

Dpenses prvues par Bibliothque et Archives Canada et quivalents temps plein


(2006 2007)

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