INSTRUCTIVO PARA ELABORAR

DOCUMENTOS
GC-I02

Distrito Metropolitano de Quito, 1 de Junio del 2010

 Cdigo: GC-I02
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR
DOCUMENTOS Edicin: Primera

I.OBJETIVO
Establecer las caractersticas generales (parmetros, metodologa, formatos) en
la elaboracin y codificacin de los documentos, que se deben seguir para la
estructuracin del contenido y su presentacin.

II. ALCANCE
Este instructivo aplica a todos los documentos que integran el Sistema de
Gestin de Calidad (SGC) de Hospital de Clnicas Pichincha.

III. REFERENCIAS
Norma ISO 9001:2005
Norma ISO 9001:2008

IV. TRMINOS Y DEFINICIONES

SGC:
Sistema de Gestin de Calidad

V. RESPONSABILIDADES
Representante de la Direccin:
1. Revisar que los documentos estn elaborados y codificados acorde al
presente instructivo.

Presidente Ejecutivo / Directores de rea:

1. Revisar y aprobar emisin de documentos nuevos.
2. Revisar y aprobar actualizacin de documentos existentes

Supervisores / Responsables de Procesos:

1. Elaborar documentos nuevos.
2. Verificar que lo escrito en el documento es lo que se realiza en el
trabajo.

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VI. POLTICAS
1. Todo documento del SGC debe contener el formato descrito en el presente
documento.
2. Todo colaborador que elabore un documento nuevo para el SGC debe
entregarlo al responsable de Control de Documentos para darle el formato
respectivo y su respectiva codificacin.
3. El responsable de Control de Documentos identifica la primera pgina
(obligatoriamente) y otras pginas internas, de acuerdo a la extensin del
documento, con un sello de color verde que dice Copia Controlada.
4. Las fotocopias de los documentos del SGC se consideran COPIAS NO
CONTROLADAS, y es responsabilidad del lector garantizar que sta sea la
ltima edicin verificando con la red o que la copia impresa tenga el sello
de color verde.
5. Todos los documentos que han sido actualizados deben ser destruidos. Se
puede almacenar una copia hasta por dos aos cuando una autoridad
pertinente o el responsable del proceso lo solicite por escrito. El responsable
de Control de Documentos colocar en dichas copias un sello color rojo en
todas las pginas.

VII. ENTRADAS______________________________
____
1. Documento nuevo sin formato.
2. Documento actualizado sin formato.

VIII. SALIDAS________________________________
____
1. Documento nuevo y/o actualizado con formato.

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IX. PROCEDIMIENTOS_______________________
_____
DESCRIPCIN DE LOS FORMATOS
1. Formato de Texto
1.1 Estilo de Documentos
Los documentos del SGC son elaborados preferiblemente en programas de
Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint y otros), de acuerdo a las siguientes
definiciones de estilos y formatos:

1.2 Letras
Ttulos: Tamao de fuente: 12 -14
Tipo de Fuente: Arial.
Escritura en Maysculas, negritas, subrayado, centrado
(de ser necesario).

Subttulos: Tamao de fuente: 11 - 12

Tipo de Fuente: Arial.
Escritura en negritas.

Texto: Tamao de fuente: 11

Tipo de fuente: Arial.

Se colocarn negrillas, comillas o subrayados cuando se requiera recalcar

algo importante.

Encabezado: Tamao de fuente: 11 14

Tipo de Fuente: Arial.
Texto tipo oracin.

Pie de pgina: Tamao de fuente: 7

Tipo de Fuente: Tahoma.
Texto tipo oracin.

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1.3 Separaciones y mrgenes

Separaciones: entre ttulos, subttulos, lneas, textos y prrafos: sencillo.

Mrgenes: Superior: 2,5 cm.

Inferior: 2,5 cm.
Izquierdo: 3 cm.
Derecho: 3 cm.

1.4 Identificacin de secciones y prrafos: De ser necesario se utiliza el

mtodo alfanumrico, por ejemplo:

1. - Ttulo (opcional)
1.1. - Subttulo (opcional)

2. Formato de Documento
Los documentos de Hospital de Clnicas Pichincha se clasifican en:

2.1 Documentos Controlados: Son todos los documentos internos y externos

que forman parte del Sistema de Gestin de Calidad del Hospital de Clnicas
Pichincha.
Documento Vigente: Son aquellos documentos que ya fueron elaborados y
aprobados para su uso.
Copia Controlada: Es un documento impreso o digital que solo puede ser
entregado por el responsable del elemento control de documentos, los mismos
que se registran al ser distribuidos en la Matriz Documentos Controlados (GC-
R002). El responsable de Control de Documentos identifica la primera pgina
(obligatoriamente) y las pginas internas, de acuerdo a la extensin del
documento, con un sello de color verde que dice lo siguiente:

COPIA
CONTROLADA

Prohibida su reproduccin

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En caso de que se fotocopie una copia controlada de un documento, sta es

fcilmente identificable, pues el sello verde saldr de color negro, las
fotocopias se consideran COPIAS NO CONTROLADAS, y es
responsabilidad del lector garantizar que sta sea la ltima edicin verificando
con la red o que la copia impresa tenga el sello de color verde.

2.2 Documentos Obsoletos: Todos los documentos impresos o magnticos que

han sido actualizados deben ser destruidos. Sin embargo, se puede almacenar
por el tiempo de hasta dos aos cuando una autoridad pertinente o el
responsable del proceso lo solicite por escrito (memorndum o correo
electrnico), para identificar dichos documentos el responsable de Control de
Documentos colocar un sello de color rojo en todas las pgina:

OBSOLETO

Prohibido su USO

2.3 Documentos No Controlados: Documentos que no pertenecen al Sistema de

Gestin de Calidad.

2.4 Encabezado superior de pgina: Aparece en cada una de las pginas de los
documentos, est divido en tres columnas:

Columna Izquierda: Contiene el logo de CENMEP S.A.

Columna Central: Contiene el nombre del documento.
Columna Derecha: En dos celdas, contienen cdigo y edicin del documento.

2.5 Pie de pgina: Aparece en cada una de las pginas de los documentos, est
divido en dos columnas, su uso no es obligatorio en los registros:

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Fecha de Elaboracin Proceso | Norma / Clausula

Proceso: Nombre del proceso que se describe o referencia el

procedimiento o documento.

Numeral Norma: Aplica solamente a los documentos que pertenecen al

SGC o tienen que cumplir con un requisito legal o
reglamentario.

2.6 Primera Pgina:

Contiene:
1. Nombre del documento.
2. Cdigo del documento.
3. Fecha del documento.

2.7 Segunda Pgina:

tems obligatorios:
Objeto: Describe la razn o finalidad del documento en funcin del proceso
descrito, responde al por qu.

Alcance: Delimita el campo de aplicacin de las actividades asociadas al

proceso descrito en el documento, responde al quin (cobertura).

tems opcionales: De acuerdo a la necesidad de cada documento:

Referencias: Documentos que han servido de consulta para la elaboracin del
documento.
Trminos y Definiciones: Definiciones o iniciales de trminos especficos para
una mejor comprensin del documento.
Responsabilidades: Define las responsabilidades de quienes intervienen en
cada una de las actividades del proceso descrito en el procedimiento y en el
instructivo de trabajo. Si existen flujogramas no son obligatorios.
Polticas: Aspectos relevantes que deben observarse y cumplirse en el proceso.

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Entradas: Insumos para el proceso.

Salidas: Resultado del proceso.
3. Cuerpo del Documento:
De acuerdo a la necesidad especfica de cada documento puede contener los
siguientes elementos:
Flujograma: Actividad en condiciones normales, que representa la
responsabilidad y autoridad de las actividades.
Mtodo: Tcnica aplicable a cada actividad o grupo de actividades.
Materiales y equipos: Aplicables para llevar a cabo cada subactividad o
actividad o grupo de actividades.
Hoja de seguridad para materiales: Describe riesgos, manejo, almacenamiento
y disposicin de material, o llamada MSDS (material safety data sheets).
Riesgo: Describe posibles peligros o eventualidades que pueden afectar el
desarrollo del proceso.

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4. Flujograma:
Es la representacin grfica de los pasos que componen un proceso (manera
en que se desarrolla un proceso).
Se utilizarn los siguientes smbolos bsicos para representar la secuencia de
actividades e interaccin que existen entre ellas.

Inicio o Fin

Proceso

Decisin

Conector

Multiactividades

Sentido de Transferencia de actividades

Retraso o Espera

Documento, Multidocumento o Registro

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5. Criterios para documentar

La estandarizacin es un proceso de alta selectividad, no se aplica a cualquier
proceso, a continuacin estn los criterios para estandarizar.

Determinar la necesidad de
documentar

Es Proceso?
No
No
Estandarizar
Si
Es Repetitivo?
No
No
Estandarizar
Si
Es Relevante?
No
No
Estandarizar
Si

Estandarizar el
proceso

Elaborar documento

Revisar Aprobar
documento

Difundir, distribuir
documento
Si
Aplica en el proceso Corregir o Actualizar
No No Anular

Si

Aplicar el documento en el proceso y

buscar mejora continua

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6. Jerarqua de los documentos:

(3.7.4)
Manual Documento que especifica el sistema de gestin de
de Calidad calidad de una organizacin.

Procedimiento Forma especfica para llevar a cabo una

(3.4.5) actividad o un proceso.
Instructivos de Trabajo Instructivo de trabajo: Describe paso a paso el
como hacer en una etapa del proceso.

Que presenta resultados obtenidos o

Registro (3.7.6)
proporciona evidencia de las
actividades desempeadas.
Documentos Externos Es el documento de origen externo al
(3.7.2) SGC, y cada responsable de los
elementos de norma lo mantienen
bajo control. (3.7.2 Documento
informacin (3.7.1) y su medio de
soporte)

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7. Codificacin de Documentos:

De la siguiente manera:

AA -
B CC

AA
Mediante esta letra se identifica de que Direccin de CENMEP
S.A. provienen los documentos o registros, y son:
1. DIRECCION MEDICA : DM
2. DIRECCION ADMINISTRATIVA : DA
3. DIRECCION FINANCIERA : DF
4. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD : GC

Ejemplo: DF
Documento que procede de la DIRECCION FINANCIERA

B
Corresponde a la codificacin de acuerdo al tipo de documento:
1. Procedimiento: P
2. Instructivo: I
2. Registro: R
3. Documento (polticas, planes, reglamentos, etc.) D
4. Manual M

Ejemplo: DF-P Procedimiento de la Direccin Financiera.

CC
Corresponde al nmero asignado al documento (dos primeros
dgitos). Los Registros contendrn tres dgitos para distinguirlos de los
documentos.

Ejemplo DF-P01 Procedimiento 01 de la DIRECCION FINANCIERA

DF-R001 Registro 001 de la Direccin Financiera

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XI. REVISIONES DEL MANUAL

FECHA REVISIN SECCIN RAZN DEL CAMBIO AUTORIZ

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XII. REVISIN / APROBACIN

Dr. Francisco Lpez V. ______________________________

PRESIDENTE EJECUTIVO
Fecha:

C.P.A. Marcelo Guevara ______________________________

CONTRALOR
Fecha:

Dr. Germn Rueda.

ASESOR LEGAL ______________________________

Fecha:

Eco. Klver Godoy ___________________________

CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD
Fecha: 1 de junio del 2010

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