Redao oficial: ofcios, comunicaes internas, cartas,

requerimentos, protocolo, expedio e distribuio de

correspondncia.

Redao oficial:

Redao oficial maneira pela qual o Poder Pblico redige atos

normativos e comunicaes, que tanto ser dirigidos ao poder
pblico como a particulares. Uso do padro culto de linguagem,
clareza, conciso, formalidade e uniformidade podem

Caractersticas
I Impessoalidade - Percebe-se, assim, que o tratamento
impessoal que deve ser dado aos assuntos que comunicaes
oficiais decorre: constam das

a) da ausncia de impresses individuais de quem comunica:

embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por
Chefe de determinada Seo, sempre em nome do Servio
Pblico que feita a comunicao. Obtm-se, assim, uma
desejvel padronizao, que permite que comunicaes
elaboradas em diferentes setores da Administrao guardem entre
si certa uniformidade;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicao, com duas
possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidado, sempre
concebido como pblico, ou a outro rgo pblico. Nos dois
casos, temos um destinatrio de forma homognea e impessoal;
concebido de
c) do carter impessoal do prprio assunto tratado: se o universo
temtico das comunicaes oficiais se restringe a questes que
dizem respeito ao interesse pblico, natural que no cabe
qualquer tom particular ou pessoal.

II Conciso A conciso antes uma qualidade do que uma

caracterstica do texto oficial. Conciso o texto que consegue
transmitir um mximo de informaes com um mnimo de
palavras. Para que se redija com qualidade, fundamental que se
tenha, alm de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve o
necessrio tempo para revisar o texto depois de pronto. nessa
releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundncias ou
repeties desnecessrias de idias. no se deve de forma alguma
entend-la como economia de pensamento, isto , no se devem
eliminar passagens substanciais do texto no af de reduzi-lo em
tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inteis,
redundncias, passagens que nada acrescentem ao que j foi dito.
essa
III Clareza - A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto
oficial. Pode-se definir como claro, um texto que possibilita
imediata compreenso pelo leitor. No entanto a clareza no algo
que se atinja por si s: ela depende estritamente das demais
caractersticas da redao oficial. Para ela concorrem:
a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretaes que
poderia decorrer de um tratamento dado ao texto; personalista
b) o uso do padro culto de linguagem, em princpio, de
entendimento geral e por definio avesso a vocbulos de
circulao restrita, como a gria e o jargo;
c) a formalidade e a padronizao, que possibilitam a
imprescindvel uniformidade dos textos;
d) a conciso, que faz desaparecer do texto os excessos
lingsticos que nada lhe acrescentam.
pela correta observao dessas caractersticas que se redige com
clareza
Pronomes de tratamento
316 (Gramtica Metdica Napoleo Mendes)
Vossa emprega-se quando nos dirigimos pessoa Acabo de
receber o diploma que Vossa Santidade ou Vossa Senhoria
nomear o seu substituto? Caso a pessoa qual nos dirigimos seja
do sexo masculino, o adjetivo deve guardar concordncia: Vossa
Senhoria est ocupado? (dirigindo-se a um homem) se dignou
enviar-me.
Idem ao sexo feminino: Vossa Senhoria est atarefada? (dirigindo-
se a uma mulher)
Sua emprega-se quando nos referimos pessoa Vi sua
Santidade o Papa Paulo VI quando estive em Roma.
1- Vossa Excelncia:
a) do Poder Executivo;
Presidente da Repblica;
Vice-Presidente da Repblica;
Ministros de Estado;
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito
Federal;
Oficiais-Generais das Foras Armadas;
Embaixadores;
Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de
cargos de natureza especial;
Secretrios de Estado dos Governos Estaduais;
Prefeitos Municipais.
b) do Poder Legislativo:
Deputados Federais e Senadores;
Ministros do Tribunal de Contas da Unio;
Deputados Estaduais e Distritais;
Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais;
Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais.
c) do Poder Judicirio:
Ministros dos Tribunais Superiores;
Membros de Tribunais;
Juzes;
Auditores da Justia Militar.
1.1 O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos
Chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo
respectivo:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica,
Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,
Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
1.2 As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor,
seguido do cargo respectivo:
Senhor Senador,
Senhor Juiz,
Senhor Ministro,
Senhor Governador,
2. Vossa Senhoria
empregado para as demais autoridades e para particulares.
2.1 O vocativo adequado :
Senhor Fulano de Tal,
()
No envelope, deve constar do endereamento:
Ao Senhor
Fulano de Tal
Rua ABC, no 123
12345-000 Curitiba. PR
Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o
emprego do superlativo ilustrssimo para as autoridades que
recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares.
suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.
Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo
acadmico. Evite us-lo indiscriminadamente. Como regra geral,
empregue-o apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que
tenham tal grau por terem concludo curso universitrio de
doutorado. costume designar por doutor os
bacharis,especialmente os bacharis em Direito e em Medicina.
Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada
formalidade s comunicaes.
Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, empregada
por fora da tradio, em comunicaes dirigidas a reitores de
universidade. Corresponde-lhe o vocativo:
Magnfico Reitor,
()
Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a
hierarquia eclesistica, so:
Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo
correspondente :
Santssimo Padre,
()
Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em
comunicaes aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:
Eminentssimo Senhor Cardeal, ou
Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal,
()
Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes
dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendssima ou Vossa
Senhoria Reverendssima para Monsenhores, Cnegos e
superiores religiosos. Vossa Reverncia empregado para
sacerdotes, clrigos e demais religiosos.
2.2. Fechos para Comunicaes
O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade
bvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatrio. Os modelos
para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela
Portaria no 1 do Ministrio da Justia, de 1937, que estabelecia
quinze padres. Com o fito de simplific-los e uniformiz-los,
este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos
diferentes para todas as modalidades de comunicao oficial:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da
Repblica:
Respeitosamente, (COBRADO EM CONCURSO)
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente, (COBRADO EM CONCURSO)
Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a
autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios,
devidamente disciplinados no Manual de Redao do Ministrio
das Relaes Exteriores.
2.3. Identificao do Signatrio
Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da
Repblica, todas as demais comunicaes oficiais devem trazer o
nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de
sua assinatura. A forma da identificao deve ser a seguinte:

(espao para assinatura)

NOME
Chefe da Secretaria - Geral da Presidncia da Repblica
(espao para assinatura)
NOME
Ministro de Estado da Justia
Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em
pgina isolada do expediente. Transfira para essa pgina ao menos
a ltima frase anterior ao fecho.
O Padro Ofcio
H trs tipos de expedientes que se diferenciam antes pela
finalidade do que pela forma: o ofcio, o aviso e o memorando.
Com o fito de uniformiz-los, pode-se adotar uma diagramao
nica, que siga o que chamamos de padro ofcio. As
peculiaridades de cada um sero tratadas adiante; por ora
busquemos as suas semelhanas.
Partes do documento no Padro Ofcio
O aviso, o ofcio e o memorando devem conter as seguintes
partes:
a) tipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo que o
expede:
Exemplos:
Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. 123/2002-MME
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento
direita:
Exemplo:
Braslia, 15 de maro de 1991.
c) assunto: resumo do teor do documento
Exemplos:
Assunto: Produtividade do rgo em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.
d) destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a
comunicao. No caso do ofcio deve ser tambm o endereo.
includo
e) texto: nos casos em que no for de mero encaminhamento de
documentos, o expediente deve conter seguinte estrutura: a
introduo, que se confunde com o pargrafo de abertura, na
qual apresentado o assunto que motiva comunicao. Evite o
uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de,
Cumpre-me informar que, empregue a forma direta; a
desenvolvimento, no qual o assunto detalhado; se o texto
contiver mais de uma idia sobre o assunto,elas devem ser
tratadas em pargrafos distintos, o que confere maior clareza
exposio;
concluso, em que reafirmada ou simplesmente reapresentada
a posio recomendada sobre o assunto.
Os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos
em que estes estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos.
J quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a
estrutura a seguinte:
introduo: deve iniciar com referncia ao expediente que
solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento no
tiver sido solicitada, deve iniciar com a informao do motivo da
comunicao, que encaminhar, indicando a seguir os dados
completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou
signatrio, e assunto deque trata), e a razo pela qual est sendo
encaminhado, segundo a seguinte frmula:
Em resposta ao Aviso n 12, de 1 de fevereiro de 1991,
encaminho, anexa, cpia do Ofcio n 34, de 3 de abril de 1990,
do Departamento Geral de Administrao, que trata da requisio
do servidor Fulano de Tal.
ou
Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cpia do
telegrama no 12, de 1o de fevereiro de 1991, do Presidente da
Confederao Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de
modernizao de tcnicas agrcolas na regio Nordeste.
desenvolvimento: se o autor da comunicao desejar fazer
algum comentrio a respeito do documento que encaminha,
poder acrescentar pargrafos de desenvolvimento; em caso
contrrio, no h pargrafos de desenvolvimento em aviso ou
ofcio de mero encaminhamento.
f) fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicaes);
g) assinatura do autor da comunicao; e
h) identificao do signatrio (v. 2.3. Identificao do Signatrio).
Aviso e Ofcio
Definio e Finalidade
Aviso e ofcio so modalidades de comunicao oficial
praticamente idnticas. A nica diferena entre eles que o aviso
expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para
autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofcio
expedido para e pelas demais autoridades. Ambos tm como
finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da
Administrao Pblica entre si e, no caso do ofcio, tambm com
particulares.
Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, aviso e ofcio seguem o modelo do padro
ofcio, com acrscimo do vocativo, que destinatrio (v. 2.1
Pronomes de Tratamento), seguido de vrgula. invoca o
Exemplos:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica
Senhora Ministra
Senhor Chefe de Gabinete
Devem constar do cabealho ou do rodap do ofcio as seguintes
informaes do remetente:
nome do rgo ou setor;
endereo postal;
telefone e endereo de correio eletrnico.
Memorando ou comunicao interna
Definio e Finalidade
O memorando a modalidade de comunicao entre unidades
administrativas de um mesmo rgo, que estar hierarquicamente
em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de
uma forma de comunicao eminentemente interna. podem
Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para
a exposio de projetos, idias, diretrizes, etc. a serem adotados
por determinado setor do servio pblico.
Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do
memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela
simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar
desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os
despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento
e, no caso de falta de espao,em folha de continuao. Esse
procedimento permite formar uma espcie de processo
simplificado, assegurando maior transparncia tomada de
decises, e permitindo que se historie o andamento da matria
tratada no memorando.
Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro
ofcio, com a diferena de que o seu destinatrio deve ser
mencionado pelo cargo que ocupa.
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao
Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurdicos
A matria exposta at aqui foi retirada do site fonte do saber
Carta:
CONCEITO
Carta oficial um tipo de correspondncia utilizada por alguns
rgos pblicos, em situaes no-cerimoniosas, com relao a
pessoas estranhas ao servio pblico. Modernamente, as cartas
oficiais vm sendo absorvidas pelos ofcios, e estes cada vez mais
se generalizam.
Se voc tiver mais informaes sobre cartas, favor fazer um
comentrio
Requerimento
UTILIZAO: para solicitar autoridade pblica algo que, ao
menos supostamente, tenha amparo legal.
DETALHES: O texto deve ser bastante objetivo, redigido em 3
pessoa.
A paragrafao pode seguir o estilo americano (sem entradas de
pargrafo), ou estilo tradicional. No caso de estilo americano,
todo o texto, o fecho e a data devem ser alinhados margem
esquerda. No estilo tradicional, o fecho e a data devem ser
alinhados direita.
Por conter muitas informaes, de bom tom que o texto no
ultrapasse 6 ou 10 linhas, incluindo a identificao, exposio e
justificativa.
Caso seja necessrio anexar algum documento, o(s) anexo(s)
deve(m) ser mencionado(s) no texto.
Para um bom requerimento, basta esquematiz-lo, segundo os
passos:
(Destinatrio/invocao)
Requerente Identificao
O que requer Justificativa (Amparo legal, se houver)
(Localidade e data) (Assinatura)
a) DESTINATRIO (invocao): deve conter o tratamento
conveniente, o ttulo ou o cargo do destinatrio, sem citar o nome.
Por uma questo de destaque, o destinatrio pode vir todo em
letras maisculas, mas no obrigatrio.
MAGNFICO SR. SUB-REITOR DE GRADUAO DA
UNINERJ.
b) TEXTO: cerca de 7 linhas abaixo do destinatrio. Na
datilografia, espao 2; em digitao, espao 1,5.
NOME E IDENTIFICAO: informaes necessrias completas
(nacionalidade, estado civil, endereo, identidade, CPF, etc.).
EXPOSIO: descreve-se o que se est requerendo, com toda
clareza possvel.
JUSTIFICATIVA: as razes pelas quais est requerendo. Pode-se
citar leis, ou indicar documentos que comprovem.
c)FECHO: cerca de 3 linhas abaixo do texto. Pode ocupar uma ou
duas linhas. No obrigatrio.
Est matria foi retirada da pgina de Elir Ferrari
Quer estudar mais sobre requerimento? Clique Aqui!
Protocolo:
O registro de protocolo (ou simplesmente o protocolo) o livro
(ou, mais atualmente, o suporte informtico) em que so
transcritos progressivamente os documentos e os atos em entrada
e em sada de um sujeito ou entidade (pblico ou privado). Este
registro, se obedecerem a normas legais, tm f pblica, ou seja,
tem valor probatrio em casos de controvrsia jurdica.
O termo protocolo tem um significado bastante amplo,
identificando-se diretamente com o prprio procedimento. Por
extenso de sentido, protocollo significa tambm um trmite a
ser seguido para alcanar determinado objetivo (seguir o
protocolo).
A gesto do protocolo
A gesto do protocolo normalmente confiada a uma repartio
determinada, que recebe o material documentrio do sujeito que o
produz em sada e em entrada e os anota num registro (atualmente
em programas informticos), atribuindo-lhes um nmero e
tambm uma posio de arquivo de acordo com suas
caractersticas.
O registro tem quatro elementos necessrios e obrigatrios:
1. Nmero progressivo
2. Data de recebimento ou de sada
3. Remetente ou destinatrio
4. Registro, ou seja, breve resumo do contedo da
correspondncia.
Esta matria foi retirada da wikipdia
Expedio e distribuio de correspondncia:
Pelo que entendi deste assunto a expedio e distribuio de
correspondncia feita pelo protocolo, ento o texto abaixo de
Flvio Rolim Pinheiro Resende
Douglas Marques Evangelista
explica bem o assunto, mas caso voc no concorde ou queira
acrescentar mais contedo favor fazer um comentrio.
Protocolo: soluo ou problema ?
Por Flvio Rolim Pinheiro Resende
Douglas Marques Evangelista
Resumo
Sero apresentadas situaes que identificam a necessidade da
adaptao de uma instituio com relao aos protocolos. Um
breve comentrio inicial delimitar os termos usados a fim de
esclarecer o assunto a ser tratado. Aes cotidianas sero
apresentadas para que sirvam de ponto de partida para a discusso
do problema das massas documentais acumuladas. Erros dentro
do gerenciamento dos arquivos tambm sero expostos, como
forma de exemplificar algumas vantagens da implantao de um
sistema de protocolo. Normas de procedimentos serviro como
base para que, se implantado, o protocolo no se torne um setor
de difcil e inadequada manuteno.
Palavras chave: protocolo; arquivo corrente; documentos;
tramitao.
Introduo
conhecimento da grande maioria que os arquivos possuem hoje
uma notoriedade muito melhor do que j se viu h algum tempo.
Contudo, esse reconhecimento ainda no o desejado. Para que
os arquivos alcancem um nvel de importncia ainda maior,
necessrio que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar o
acmulo de massas documentais desnecessrias, de agilizarem
aes dentro de uma instituio, enfim, que cumpram a sua
funo, seja desde o valor probatrio at o cultural. justamente
para isto que sero apresentadas informaes que possam auxiliar
numa melhor compreenso do que se trata, ou mesmo at que
ponto um sistema de protocolo pode auxiliar ou prejudicar a
tramitao documental.
Desenvolvimento

Inicialmente, apresentaremos os conceitos de gesto documental e

protocolo, que sero de grande importncia para uma melhor
compreenso do tema proposto. Considera-se gesto de
documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para a guarda permanente (Lei
Federal n 8.159, de 8-1-1991). Protocolo a denominao
geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento,
registro, distribuio e movimentao dos documentos em curso;
denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao
documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou
expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica.
3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27).
de conhecimento comum o grande avano que a humanidade
teve nos ltimos anos. Dentre tais avanos, incluem-se as reas
que vo desde a poltica at a tecnolgica. Tais avanos
contriburam para o aumento da produo de documentos. Cabe
ressaltar que tal aumento teve sua importncia para a rea da
arquivstica, no sentido de ter despertado nas pessoas a
importncia dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo
por falta de conhecimento, a acumulao de massas documentais
desnecessrias foi um problema que foi surgindo. Essas massas
acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funes
fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que
recomendvel o uso de um sistema de protocolo.
Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos
correntes (Protocolo, Expedio, Arquivamento, Emprstimo e
Consulta, Destinao) vamos dar ateno especial ao Protocolo.
sabido que durante a sua tramitao, os arquivos correntes podem
exercer funes de protocolo (recebimento, registro, distribuio,
movimentao e expedio de documentos), da a denominao
comum de alguns rgos como Protocolo e Arquivo. E neste
ponto que os problemas tm seu incio. Geralmente, as pessoas
que lidam com o recebimento de documentos no sabem, ou
mesmo no foram orientadas sobre como proceder para o
documento cumpra a sua funo na instituio. Para que este
problema inicial seja resolvido, a implantao de um sistema de
base de dados, de preferncia simples e descentralizado,
permitindo que, to logo cheguem s instituies, os documentos
fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu prprio setor de
trabalho seria uma tima alternativa. Tal ao diminuiria o
montante de documentos que chegam as instituies, cumprem
suas funes, mas sequer tiveram sua tramitao ou destinao
registrada.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim
de que no se perca o controle, bem como surjam problemas que
facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do
campo Assunto, de muita importncia, mas que na maioria das
vezes feito de forma errnea). Dentre as recomendaes de
recebimento e registro (SENAC. D. N. Tcnicas de arquivo e
protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. / PAES,
Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3.ed. Rio de Janeiro:
FGV, 2004. p. 53-60.), destaca-se:
Receber as correspondncias, separando as de carter oficial
da de carter particular, distribuindo as de carter particular a seus
destinatrios.
Aps essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de
cumprirem suas funes. Para que isto ocorra, devem ser
distribudos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao
seu destinatrio Para isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Tcnicas
de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. /
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3.ed. Rio de
Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.):
Separar as correspondncias de carter ostensivo das de
carter sigiloso, encaminhado as de carter sigiloso aos seus
respectivos destinatrios;
Tomar conhecimento das correspondncias de carter
ostensivos por meio da leitura, requisitando a existncia de
antecedentes, se existirem;
Classificar o documento de acordo com o mtodo da
instituio;, carimbando-o em seguida;
Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao
protocolo.
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a
segunda via da ficha ao documento;
Rearquivar as fichas de procedncia e assunto, agora com os
dados das fichas de protocolo;
Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitao de um documento dentro de uma instituio depende
diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta.
Se feitas, fica mais fcil, com o auxlio do protocolo, saber sua
exata localizao, seus dados principais, como data de entrada,
setores por que j passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas
funes dentro da instituio. Isso agiliza as aes dentro da
instituio, acelerando assim, processos que anteriormente
encontravam dificuldades, como a no localizao de
documentos, no se podendo assim, us-los no sentido de valor
probatrio, por exemplo.
Aps cumprirem suas respectivas funes, os documentos devem
ter seu destino decidido, seja este a sua eliminao ou
recolhimento. nesta etapa que a expedio de documentos
torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fcil fazer uma
avaliao do documento, podendo-se assim decidir de uma forma
mais confivel, o destino do documento. Dentre as
recomendaes com relao a expedio de documentos,
destacam-se:
Receber a correspondncia, verificando a falta de anexos e
completando dados;
Separar as cpias, expedindo o original;
Encaminhar as cpias ao Arquivo.
 vlido ressaltar que as rotinas acima descritas no valem como
regras, visto que cada instituio possui suas tipologias
documentais, seus mtodos de classificao, enfim, surgem
situaes diversas. Servem apenas como exemplos para a
elaborao de rotinas em cada instituio.
Aps a discusso das vantagens de implantao de um sistema de
protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se
feito de forma errnea. Num primeiro momento, deve-se pensar
num sistema simples de insero de dados, que venha a atender as
necessidades da empresa. Contudo, essencial que as pessoas que
trabalham diretamente com o recebimento e registro de
documentos, recebam um treinamento adequado, para que possam
executar essa tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma
errada, todo o trmite do documento pode ser comprometido.
Deve-se esquecer a idia de que basta inserir dados e nmeros
num sistema, que todos os problemas sero resolvidos. A prpria
conscientizao dos funcionrios, no sentido de que, se
organizados e devidamente registrados, as tarefas que necessitam
do uso de documentos se tornaro mais fceis para todos que
venham a execut-las., proporcionado assim um melhor
rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo
pode ser uma sada para os problemas mais comuns de tramitao
documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrrio, a
implantao deste sistema pode ocasionar outros problemas,
talvez de cunho ainda maior.
Concluso
Diante do quadro exposto, fica mais fcil entender porque as
grandes instituies optam por um sistema de protocolo.
Independente do tamanho da instituio, a idia da implantao
de um sistema de protocolo vlida, desde que algumas aes
sejam tomadas no sentido de colaborar para que este sistema
atenda s necessidades para que foi criado. Esperamos que tenha
ficado claro que de nada adianta apenas idealizar e implantar um
sistema de protocolo se no houver uma colaborao instituio /
funcionrios. um procedimento relativamente simples, se
comparado as facilidades que pode trazer. Fica ainda a idia que
no se deve parar os estudos sobre tal assunto, visto que os
suportes esto sempre em transformao, necessitando assim de
melhores condies na manuteno destes.