Creacin de tablas ADR Infor SL

ndice
Creacin de Tablas 3
Introduccin 3
Crear una tabla en Access 3
La Vista Hoja de datos 8
La Vista Diseo 11
Tipos de Datos en Access 17
Propiedades de los datos: general 24
Tamao del campo 26
Formato 27
Mscara de entrada 32
Ttulo 37
Valor predeterminado 38
Regla de validacin y Texto de validacin 39
Requerido 41
Permitir longitud cero 41
Indexado 42
Establecer una clave principal 43
Ejercicios 46
Necesario para comenzar 46
Ejercicio 1: Disear tablas Socios Golf 46
Enunciado de la prctica 46
Pasos a seguir 57
Solucin del ejercicio 57
Ejercicio 2: Disear tablas Fbrica 57
Enunciado de la prctica 58
Pasos a seguir 74
Solucin del ejercicio 74

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 Creacin de tablas

Creacin de Tablas

Introduccin
Tras la creacin de la base de datos el siguiente paso que se debe realizar es la creacin de la tabla, o
tablas, que almacenarn la informacin (los datos de los clientes, de los pedidos, de los socios, de las
pelculas, de los artculos...).

Esta informacin ser la que gestionen todos los dems objetos de la base de datos (consultas,
formularios, etc.), por lo que es muy importante planificar bien la estructura que van a tener los datos
(como van a estar dispuestos en la tabla, de que naturaleza o tipo va a ser cada uno, en que orden estarn
colocados, etc...), con el fin de poder dar respuesta a todas las cuestiones que se puedan plantear sobre el
manejo de dicha informacin.

Por esto, para disear una tabla, es preciso valorar todos los objetos de la base de datos en su conjunto:
Qu informacin vamos a utilizar ms, qu consultas vamos a realizar sobre esos datos con frecuencia,
de qu forma nos gustara ver salir los datos de las tablas por impresora (informes), cmo desearamos
acceder a los datos por pantalla, bajo que distribucin y diseo (formularios)... Esas reflexiones previas
son fundamentales a la hora de planificar y disear los contenidos de nuestra base de datos y desde luego
para el correcto y ptimo diseo de nuestras tablas, es decir de las estructuras bsicas de informacin en
cualquier sistema de gestin de bases de datos. La informacin no se guarda en los formularios, ni en las
consultas, ni en los informes. La informacin se guarda en esas estructuras ordenadas llamadas Tablas.

De todo lo anterior se deduce que un paso previo e importante antes de crear una base de datos es el
ANLISIS de la misma con el fin de establecer la estructura ms adecuada.

Crear una tabla en Access

Conocida la gran importancia de las tablas, los pasos a seguir en la creacin de una tabla son:

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Grupo tablas

Accedemos a la Ficha Crear en la Cinta de Opciones. En el grupo Tablas nos encontramos

diferentes opciones a la hora de crear una tabla.

Opcin Tabla:
A travs de esta opcin, podremos crear una tabla directamente introduciendo datos sin definir
previamente las caractersticas de los campos (como si de una hoja de clculo se tratase). De tal forma
que con esta opcin se nos abrir una tabla con un campo por defecto (el campo Id) y en la Vista
Hoja de datos para que comencemos a introducir datos en la tabla. Si queremos agregar nuevos
campos (ms columnas a la tabla), no tendremos ms que hacer clic en la columna Agregar nuevo
campo e introducir la informacin correspondiente a ese campo para el primer registro en el que
estamos posicionados.

Grupo plantillas

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Proceso: Plantillas de tabla

Mediante la opcin Elementos de aplicacin, disponemos de una serie de tablas
modelo para acomodar a la base de datos en la que estemos trabajando. Al hacer clic
en Elementos de aplicacin, se mostrarn diferentes modelos, pudiendo seleccionar
aqul que ms se adecue al diseo de tabla que queremos crear. Con la instalacin de
la aplicacin disponemos de los siguientes modelos de tabla:

Al seleccionar una de estas tablas, se abrir en la Vista Hoja de datos la misma con los campos
propios de la tabla elegida para que comencemos a introducir la informacin correspondiente a los
registros que deseamos introducir.

Al elegir la opcin deseada, y si tenemos algn otro objeto abierto, ya sea tabla,
consulta, formulario, ..., el programa Access mostrar el siguiente cuadro,
informando que deben cerrarse todos los objetos abiertos antes de poder crear el
elemento elegido. Pulsaremos sobre la opcin S, para que contine el proceso de
creacin.

Pasos a seguir:

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 Creacin de tablas

Crear relacin simple

Tendremos que elegir la tabla con la que queremos que est relacionado el elemento que estamos
creando, lo podemos hacer desde el cuadro que muestra a continuacin la siguiente imagen.

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Elegir la columna de bsqueda

En el siguiente cuadro, debemos indicar qu columna deseamos que tenga incluido dicho valor en
la bsqueda. Podemos especificar el campo dentro de la tabla que hemos seleccionado antes, si
queremos ordenar dicho campo, y el nombre que queremos indicarle a la columna de bsqueda.

Una vez especificados los dos pasos anteriores, y habiendo pulsado la opcin Crear,
nos encontramos con que en el Panel de Exploracin de objetos de Access (Panel
de navegacin), aparece la nueva tabla que hemos creado con la plantilla. En nuestro
caso, tal y como muestra la imagen siguiente, la tabla Tareas, en la Vista Hoja de
datos, para poder comenzar a aadir los registros. Si deseamos modificar el diseo
de la tabla, podramos entrar en la Vista Diseo y realizar los cambios pertinentes.

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La Vista Hoja de datos

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La Vista Hoja de datos, es similar a una hoja de clculo de Excel, y muestra los datos
ordenados en una cuadrcula formada por filas y columnas. Las columnas representan
los campos de la tabla, mientras que las filas son los registros de datos almacenados en
la tabla. Las tablas no son los nicos objetos que disponen esta vista. Las consultas, y
formularios disponen tambin de la Vista Hoja de datos.

Movernos por la hoja de datos

Para movernos por la hoja de datos, podemos usar el ratn o el teclado. Con el ratn, hacemos clic en
cualquier celda de la hoja de datos para activarla. Con el teclado pulsamos Tab (Tabulador), o
Mays (Shift) Tab (Tabulador), para pasar de un campo a otro. Cuando llegamos al ltimo campo
de la fila actual y pulsamos de nuevo Tab (Tabulador), pasamos al primer campo del siguiente
registro. Lo mismo se aplica para la combinacin Mays (Shift) Tab (Tabulador), pasamos al
ltimo campo del registro anterior. Tambin podemos utilizar las teclas de movimiento (flechas) para
movernos de un campo a otro.

Aadir texto en un campo

Para aadir texto en un campo resaltado, pulsamos F2. Otra alternativa es hacer clic en el campo que
queremos modificar. Para resaltar todo el contenido del campo, pulsamos F2 de nuevo. La tecla F2
sirve como conmutador entre los modos Editar, y Resaltar. Para seleccionar todo un registro
completo, haremos clic sobre su selector de registro, que es la columna ms a la izquierda de la fila de
ese registro, es decir, la columna situada justo a la izquierda del botn de expansin (el smbolo " ").
Despus podramos cortar, copiar o eliminar todo el registro de datos.

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Aadir un nuevo registro

Para aadir un nuevo registro a la tabla de la base de datos, hacemos clic en la ltima fila de la hoja de
datos, en la que apararece la palabra (Nuevo), e introducimos los datos apropiados. Tambin podemos
agregar una nueva fila copiando otra fila existente y seleccionando, a continuacin, el comando Pegar
datos anexados dentro del comando Pegar, en el grupo Portapapeles, que se encuentra en la Ficha
Inicio.

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Podemos usar los encabezados de filas y columnas para distintas funciones de edicin o
para ordenar y filtrar la informacin. Utilizando el botn de expansin o signo "+" de la
primera columna, podemos expandir la hoja de datos secundaria para ver registros
relacionados con el registro seleccionado. Tambin podemos modificar el formato con el
que se visualizan los datos dentro de la hoja de datos, e imprimir o exportar esos datos.

Podemos hacer clic en ese signo (el botn de expansin "+"), para ver la hoja secundaria
de datos. Una hoja secundaria de datos muestra los registros de otra tabla relacionados
con la fila en cuyo botn de expansin hemos hecho clic. Las hojas secundarias de
datos no aparecen por arte de magia, tenemos que definir las relaciones entre las tablas
e informar a Access, que queremos usar las funciones de hojas secundarias de datos.
Cuando una hoja secundaria de datos est activa, podemos efectuar en ella todas las
funciones disponibles en la Vista Hoja de datos estndar, incluyendo la posibilidad de
modificar su formato o filtrar sus datos.

La Vista Hoja de datos no es nicamente una forma til de ver los datos, tambin
proporciona un medio para decidir el aspecto que van a tener los datos. Access tiene
muchas funciones que permiten ajustar el aspecto de la Vista Hoja de datos.

La Vista Diseo

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Una vez seleccionada la tabla, hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre su
ttulo y seleccionamos Vista Diseo, tambin podemos hacer clic en el botn Vista
Diseo, de la Barra de estado, o elegir la opcin Vista Diseo dentro de la opcin Ver,
en el grupo Vistas, dentro de la Ficha Inicio.

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Estructura de campos

Podemos utilizar la Vista Diseo para examinar la estructura de la tabla: los campos que contiene la
tabla y los tipos de datos y propiedades de esos campos. Cuando hacemos clic en cualquier parte en la
Vista Diseo, el texto del panel inferior derecho cambia para describir el elemento seleccionado en
ese momento. Los datos que aparecen son el Nombre del campo, Tipo de datos, y Descripcin. Por
ejemplo, si hacemos clic en uno de los campos de la columna Descripcin, el texto describe el uso de
dicho campo. Para ms informacin sobre cualquier elementos podemos pulsar F1, para obtener
ayuda.

La cuadrcula superior de la ventana Vista Diseo, enumera todos los campos de la tabla, sus tipos de
datos y una descripcin opcional del campo. Las fichas en la parte inferior del formulario muestran
otras propiedades del campo seleccionado en la cuadrcula. Para ver los detalles de otro campo,
haremos clic en la fila de la cuadrcula en la que se encuentra. La informacin que muestran las fichas
cambia para mostrar las propiedades del campo recin seleccionado. La columna ms a la izquierda de
la cuadrcula, en la parte superior de la Vista Diseo, muestra un cuadro de color para la fila del
campo seleccionado en ese momento.

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La clave principal

Si en la columna ms a la izquierda aparece el icono de una llave, esto indica que el campo est siendo
utilizado como llave principal. El modelo de base de datos relacional requiere que cada tabla tenga un
campo o ms, que pueda utilizarse para identificar de manera unvoca cada registro almacenado en la
tabla. Este campo o grupo de campos se conoce como clave principal de la tabla.

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Propiedades de los campos: solapa general

Las pestaas en la parte inferior de la Vista Diseo son General y Bsqueda, y se encuentran dentro
de las Propiedades del campo. si pulsamos la tecla F6 o situamos el cursor sobre el cuadro inferior
del panel llamado Propiedades del campo, podemos establecer las propiedades correspondientes al
campo que se estamos creando. Pulsando de nuevo la tecla F6, se vuelve de nuevo a la fila
correspondiente al campo que se estamos creando. La pestaa General contiene distintas propiedades
de un campo.

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Propiedades de los campos: solapa bsqueda

La pestaa Bsqueda se utiliza para determinar si el campo est relacionado con otra tabla de la base
de datos. Si es el caso, la informacin de la pestaa Bsqueda describe cmo se introducen los datos
del campo, siempre que este campo aparece en un formulario o en la Vista Hoja de datos.

Cerrar la vista diseo

La Vista Diseo es, sin duda alguna, la eleccin en la que el usuario tiene ms control sobre la tabla
que define y, por tanto, la opcin que debemos utilizar para crear las tablas de nuestras bases de datos.
Al trabajar con esta vista, se activa una ficha nueva, la Ficha Diseo, que pertenece a la Ficha
Herramientas de tabla.

Cuando se han creado o establecido todos los campos de la tabla, podemos cerrar la tabla, para ello,
haremos clic sobre la opcin Cerrar de la ventana de diseo, tras lo cual se mostrar el mensaje que
muestra la imagen siguiente.

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Guardar tabla

Al pulsar sobre la opcin Si, accedemos al cuadro de dilogo que se muestra en la imagen siguiente,
en el que se nos pide que indiquemos el nombre para la tabla que deseamos guardar.

Introducimos el nombre que queremos asignar a la tabla (clientes, pedidos, alumnos, pelculas,
socios...) y hacer clic sobre el botn Aceptar. Aparecer en el Panel de Exploracin de objetos de
Access (Panel de navegacin), la nueva tabla creada con el nombre asignado.

Crear una tabla en Access

Tipos de Datos en Access

Es importante establecer correctamente el tipo de dato asignado a cada campo, que ir en relacin a la
informacin almacenada en l y al uso que se va a hacer de la misma posteriormente. Los campos de una
tabla, van a acoger, a albergar los datos, pues bien, dependiendo de la naturaleza de los datos a
almacenar en los campos, stos, los datos, pueden ser de varios tipos.

Los tipos de datos con los que trabaja Access son los que se explican a continuacin.

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Texto

Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuacin o nmeros que no vayan a ser utilizados
en operaciones matemticas. Como mximo se podrn introducir 255 caracteres en cada campo. Por
ejemplo un nombre, una direccin, un cargo, una familia, un telfono (no lo vamos a operar).

Novedad: Access 2013

El tipo de dato Texto, en la versin Access 2013, se denomina Texto corto. El
nmero mximo de caracteres que se puede introducir en cada campo, sigue siendo el
mismo, 255 caracteres en una base de datos de escritorio, mientras que en una
aplicacin de Access llega a 4.000.

Memo

Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de informacin. Se pueden almacenar hasta 64.000
caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de inters, el argumento de una pelcula. Los
campos de tipo memo, permiten almacenar Texto enriquecido, es decir, texto al que podemos
aplicarle formatos en cuanto a tipo de fuente, colores, estilos... De esta forma ya no existe la
limitacin de utilizar texto sin formato en los registros de la tabla.

Novedad: Access 2013

El tipo de datos Memo, en Access 2013, se llama Texto largo. Un campo Texto largo
puede contener un mximo de un gigabyte de datos en una base de escritorio y de
2^30-1 bytes en una aplicacin de Access. La opcin texto enriquecido no esta
disponible en las aplicaciones de Access para los campos Texto largo.

Nmero

En estos campos se almacenan datos de tipo numrico. Con ellos se podrn realizar operaciones
matemticas. Ejemplos de ste tipo seran, el nmero de empleados de una empresa, el nmero de
hijos, los das de pago, los minutos de duracin de una pelcula en una tabla de pelculas.

Fecha/Hora

Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de alta, fecha de estreno, fecha
de nacimiento, hora de entrada. Se incluye un selector de fechas que facilita la introduccin de las
mismas. Al hacer clic en el selector de fechas se mostrar un calendario interactivo que permite
seleccionar una fecha concreta de forma sencilla.

Moneda

Se utilizan para almacenar datos numricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro decimales. Por
ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de compras...

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Autonumeracin

Este campo almacena datos numricos que sern generados automticamente por Access al introducir
un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numrico del registro anterior incrementado en
una unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza la no repeticin de valores para toda la tabla. nicamente puede
haber un campo de estas caractersticas en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se
puede aprovechar esta numeracin para codificar elementos de la tabla tales como cdigos de
empleado, nmeros de pedido, nmeros de orden... El campo Id, es un campo Autonumeracin.

S/No

Este tipo de campos slo admite valores lgicos como son: S (con acento) o No, Verdadero o Falso y
Activado o Desactivado. Se establecern como tales slo aquellos campos en los cuales nicamente
se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (S/No), casado (S/No), pagado (S/No)...

Objeto OLE

Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de clculo de Excel, dibujos, imgenes, ficheros de
sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los empleados, introducir en un campo de ste tipo la
foto del empleado.

Hipervnculo
Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo hipervnculos
con estos objetos. Por ejemplo, la direccin URL que lleva a la pgina web de la empresa, en registros
de pisos en una inmobiliaria, enlaces con archivos documentales respecto a cada piso. El hipervnculo
puede contener tambin informacin ms detallada, como un marcador de un documento Word, un
objeto en una base de datos Access o un rango de celdas en una hoja de clculo Excel. Cuando se
hace clic en un campo Hipervnculo, Access 2010 intenta cargar el archivo o documento aludido
utilizando el visor apropiado.

Datos adjuntos

Para adjuntar en una tabla archivos tales como fotografas, imgenes, archivos de Office (de Word, de
Excel...) En cuanto al tamao que puede albergar este tipo de campo, para los datos adjuntos
comprimidos, 2 gigabytes y para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 kbytes, segn
la capacidad de compresin de los datos adjuntos. Este nuevo tipo de datos adjuntos permite
almacenar fcilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios en una base de datos sin que
su tamao crezca innecesariamente. Office Access comprime de forma automtica los datos adjuntos
cuando es posible, para optimizar el uso de espacio.

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Calculado

Permite crear un campo que almacena el valor de un clculo.

Asistente para bsquedas

El Asistente para bsquedas nos proporciona los pasos necesarios para rellenar la pestaa Bsqueda.
El Asistente para bsquedas es la ltima entrada en la lista de tipos de datos. Para utilizar el
asistente en un campo, seleccionamos Asistente para bsquedas en la columna Tipo de datos. Nnca
aparece como tipo de datos establecido por un campo, aunque se utilice como ayuda para rellenar las
propiedades de la pestaa Bsqueda de un campo.
Aviso de seguridad

Una vez elegida la opcin Asistente para bsquedas, es fcil que no salga un mensaje de Aviso
de seguridad de Access, como el que se muestra en la imagen siguiente. Para poder continuar con
el asistente, pulsaremos la opcin Abrir.

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Asistentes para bsquedas: Paso 1

Debemos especificar la forma en que deseamos que el campo de bsqueda obtenga sus valores,
pudiendo elegir entre dos opciones: De las dos opciones anteriores, la primera es la ms utilizada.

Deseo que campo de bsqueda busque los valores en otra tabla o consulta.
Escribir los valores que desee.

Paso 2

Se especifica la tabla o consulta de la que se proporcionan los valores para el campo de bsqueda.
Elegiremos entre las opciones expuestas, la que ms nos interesa.

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Paso 3

Indica, de la tabla o consulta que hemos especificado, en nuestro caso de la tabla Federados, cules
son los campos que deseamos incluir en el campo de bsqueda. Los aadiremos del listado de la
izquierda, al de la derecha, es decir, de campos disponibles a campos seleccionados.

Paso 4

Una vez aadidos los campos, podemos especificar el orden de dichos elementos, y as ordenar los
registros hasta por cuatro campos, en el orden que indiquemos, ya sea ascendente o descendente.

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 Creacin de tablas

Paso 5

Podemos ajustar el ancho de una columna, para as especificar el ancho en campo de bsqueda.
Para modificar el ancho, arrastraremos del borde derecho de la columna que queremos ampliar o
disminuir, hasta colocarlo en la posicin que deseemos.

Paso 6

Al seleccionar una fila en el campo de bsqueda, podemos guardar el valor de dicha fila, o
podemos utilizar ese valor despus, para eso es necesario que elijamos un campo que identifique
nicamente a esa fila.

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Paso 7

Antes de guardarse, ste es el ltimo paso que necesita el Asistente para bsquedas, en l
debemos especificar la etiqueta que deseamos aadir para el campo de bsqueda. Una vez
especificado, pulsaremos la opcin Finalizar.

Paso 8

Por ltimo, para finalizar el Asistente de bsquedas, debemos guardar la tabla para poder crear las
relaciones. Pulsaremos la opcin S.

Tipos de datos en Access

Propiedades de los datos: general

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Las propiedades que se establecen para los campos varan en funcin del tipo de dato que se va a
introducir en los mismos, es decir, son unas u otras dependiendo del tipo de campo. Cada propiedad
define an ms un campo, y condiciona cmo se utiliza en la base de datos. Las propiedades disponibles
cambian segn el tipo de datos elegido en un campo. Las distintas propiedades que se pueden presentar
se localizan en dos pestaas, la pestaa General y la pestaa Bsqueda. En las imgenes que mostramos
a continuacin podemos encontrar diferentes tipos de propiedades, dependiendo de los dos tipos de
campos en los que nos encontramos:

En el caso de la imagen primera, vemos propiedades del campo texto

En el caso de la segunda imagen, visualizamos las propiedades del campo nmero

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 Creacin de tablas

Tamao del campo

La propiedad Tamao del campo, est disponible para los tipos de datos Texto y Nmero. Esta
propiedad establece el nmero mximo de caracteres que podr contener un campo si es de tipo texto.
Para cada carcter que se vaya a introducir como valor en el campo, habr que reservar un espacio para
l, es decir un byte. Inicialmente se fija por Access en 255, pudindose modificar en cualquier instante
por otro valor.

Si el campo en cuestin cuyas propiedades se estn definiendo es de tipo Nmero al

situar el cursor sobre esta opcin aparecer, a la derecha de la misma, un cuadro con una
flecha negra. Si se hace clic sobre dicha flecha se despliegan una serie de opciones:

Byte

Admite valores enteros comprendidos entre 0 y 255. (Ej. nmero hijos, edad...). Ocupa 1 byte de
espacio en el disco del ordenador, slo nmeros enteros.

Entero

Admite valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32767. (Ej. plantilla, pginas libro...). Ocupa 2
bytes de espacio en disco, slo nmeros enteros.

Entero largo

Admite valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. (Ej. horas vuelo de un piloto...). Ocupa
4 bytes, slo nmeros enteros.

Simple

Admite valores comprendidos entre -3,4 x 10 38 y 3.4 x 10 38, permitiendo hasta siete decimales.
Ocupa 4 bytes.

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Doble

Admite valores comprendidos entre -1,797 x 10 308 y 1,797 x 10 308, permitiendo hasta quince
decimales. Ocupa 8 bytes. (prcticamente cualquier nmero sera admitido).

Id. de rplica

Se utilizan en las rplicas de base de datos con el fin de generar identificadores nicos para
sincronizar rplicas.

Decimal

Entero de 12 bytes con una precisin decimal definida que puede contener valores de -10 28 a 1028. La
precisin predeterminada es 0. La escala predeterminada (nmero de posiciones decimales que se
muestran) es 18. El valor mximo de la escala es 28.

La opcin elegida, en este caso, s influye en la cantidad de espacio en el disco que utiliza Access para
almacenar el campo, de modo que la propiedad Tamao del campo , debe adecuarse a los datos. Las
elecciones ms comunes que se suelen encontrar son Entero, Entero largo y Doble. Los campos
Entero largo pueden almacenar nmeros ms grandes que los campos Entero. Los campos Doble
pueden almacenar datos con nmeros a la derecha de la coma decimal.

El resto de los campos no disponen de esta propiedad. Ya que el tamao se lo adjudica Access
automticamente y no es modificable por el usuario.

Es conveniente ajustar el tamao de los campos al mnimo necesario, ya que har

aumentar la velocidad de ejecucin y reducir el espacio necesario en el disco, a mayor
tamao del campo ms espacio de disco se requiere.

Formato
La propiedad Formato, afecta a cmo se muestran los datos, no a cmo se almacenan, y se utiliza para
establecer cmo se muestran e imprimen los nmeros, las fechas, las horas y el texto. Podemos usar uno
de los formatos predefinidos o crear un formato personal con smbolos de formato. Access dispone de
formatos predefinidos para los tipos de datos Fecha/Hora, Nmero y Moneda, Texto y Memo, y S/No.

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 Creacin de tablas

Al acceder al cuadro de texto Formato, aparecer a la derecha del mismo el triangulito

negro que indica lista desplegable. Al hacer clic sobre el mismo se muestran las distintas
opciones de formato, en funcin del tipo de dato contenido en el campo, del que se
dispone.

Fecha/Hora

El formato modifica simplemente el aspecto visual del dato almacenado, mantenindose el valor
original del mismo en el campo sin formato, desnudo.

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 Creacin de tablas

En los campos Fecha/Hora, los formatos predefinidos son los siguientes:

Fecha general
Muestra la fecha y la hora combinando los valores Fecha corta y Hora larga. Por ejemplo:
18/6/2011 17:35:00

Fecha larga

Muestra la fecha completa. Por ejemplo: lunes, 18 de junio de 2011.

Fecha mediana

Muestra una abreviatura del mes y el ao con dos dgitos. Por ejemplo: 18-jun-11.

Fecha corta

Muestra slo la fecha utilizando nmeros. Por ejemplo: 18/06/2011.

Hora larga

Muestra horas, minutos y segundos. Por ejemplo: 17:35:00.

Hora mediana

Muestra horas y minutos en formato de 12 horas. Por ejemplo: 5:35 P.M.

Hora corta

Muestra horas y minutos en formato de 24 horas. Por ejemplo: 17:35.

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 Creacin de tablas

La propiedad formato, tambin permite al usuario, adems de poder elegir entre los
posibles valores disponibles para esta propiedad, teclear el formato personalizado
bajo el cual el usuario desea ver el contenido de este campo, por ejemplo, de tipo
numrico o bien moneda. Existen varios caracteres que se pueden utilizar para
establecer un formato. Algunos ejemplos de estos caracteres son: # 0 < >...

Por ejemplo el formato: #.##0 ;-#.##0 har que las cantidades monetarias
se presenten con puntos en los miles y millones, con dos caracteres decimales y el
smbolo del Euro separado de la cifra una posicin y por la derecha.
Como se aprecia en este formato, son dos partes separadas por punto y coma. La
primera parte representa la forma en la que se visualizarn las cantidades monetarias
positivas y la segunda parte la forma en que se visualizarn las cantidades negativas
(por eso lleva un signo menos por su izquierda).

Nmero y Moneda

En los campos Nmero y Moneda, los formatos predefinidos son:

Nmero general

Muestra el nmero tal como se escribe.

Moneda

Incluye el separador de miles y aplica la configuracin regional de Windows en todo lo relativo a

importes negativos, smbolos decimales, de moneda, y cifras decimales.

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 Creacin de tablas

Euros

Usa el smbolo del euro (""), independientemente del smbolo de moneda especificado en la
configuracin regional de Windows.

Fijo

Muestra, al menos, un dgito y aplica la configuracin regional de Windows.

Estndar

Usa el separador de miles y aplica la configuracin regional de Windows.

Porcentaje

Multiplica el valor por 100 y agrega el signo de porcentaje ("%"); aplica la configuracin regional
de Windows.

Cientfico

Utiliza la notacin cientfica estndar.

Texto y Memo

Los tipos de datos Texto y Memo permiten asignar un formato personalizado, pero no tienen
formatos predefinidos. Cuando el campo es de tipo texto, introduciendo como formato el smbolo de
> (mayor que) se obliga a Access a que, independientemente de como se tengan bloqueadas o no las
maysculas en el teclado, el texto que se introduzca en el campo ser presentado en letras maysculas.

Si el formato se establece en < (menor que) los contenidos de texto introducidos en este campo se
veran convertidos a tipo de letra minscula (solo visualmente, no almacenados).

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 Creacin de tablas

Si/No

Por su parte, el tipo de datos S/No dispone de los formatos Verdadera/Falso, S/No y
Activado/Desactivado.

Mscara de entrada
Esta propiedad se utiliza para limitar los tipos de datos que se pueden introducir en un campo y para
establecer cmo se introducen. En las mscaras de entrada se utilizan caracteres especiales como
marcadores de posicin para indicar cmo deben introducirse los datos. Al introducir datos en un campo
para el que se ha definido una mscara de entrada, los datos siempre se introducen en el modo
Sobreescribir.

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 Creacin de tablas

Para practicar con la mscara de entrada, vamos a usar el Asistente para mscaras de entrada, slo
se activar con los tipos de datos Texto y Fecha/Hora. Nos colocaremos con el cursor, en la
propiedad Mscara de entrada, en la seccin Propiedades del campo. Aparecer el botn con tres
puntos suspensivos, a la derecha del campo. Haremos clic sobre l para abrir el asistente.

En ocasiones puede aparecer un cuadro de aviso de seguridad de Access, pulsaremos el botn Abrir,
para poder acceder al asistente.

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 Creacin de tablas

Si la tabla ya est guardada, nos llevar directamente al primer paso del asistente, de no ser as, abrir
en primer lugar un cuadro de dilogo en el que se nos solicita que guardemos la tabla para continuar.
Pulsaremos sobre el botn S.

Seguiremos el asistente especificando la opcin deseada, contamos con dos columnas, en la que
elegimos el tipo de mscara de entrada, y a su derecha, nos muestra el aspecto que quedara. Iremos
especificando los valores y formatos que nos interesan, tal y como muestran las imgenes siguientes.

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Caracteres de la mscara de entrada

Para definir una mscara de entrada debemos tener claro, los caracteres que se pueden utilizar, son los
siguientes:

Para introducir dgitos de 0 a 9 de forma obligatoria; no se permiten signos ms (" ") y menos ("-").

Dgitos o espacios; la introduccin de dgitos no es obligatoria; no se permiten signos ms (" ") y

menos ("-").

Dgitos o espacios; la introduccin de datos no es obligatoria; los espacios se muestran en blanco

en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; se permiten signos ms (" ") y
menos ("-").

Sirve para introducir letras de la A a la Z de forma obligatoria.

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 Creacin de tablas

Sirve para introducir letras de la A a la Z de forma opcional.

Sirve para introducir letras o dgitos de forma obligatoria.

Para introducir letras o dgitos de forma opcional.

&

Para introducir cualquier carcter o espacios de forma obligatoria.

Para introducir cualquier carcter o espacios de forma opcional.

. , : ; - /: Marcador de posicin decimal y separadores de miles, fecha y hora. El carcter utilizado

ser el establecido en la configuracin regional Windows.

<

Hace que todos los caracteres se conviertan a letras minsculas.

>

Hace que todos los caracteres se conviertan a letras maysculas.

Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de

izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a
derecha. Puede incluir el signo de exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada.

Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, "\R" se muestra
como "R").

Ttulo

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 Creacin de tablas

El texto que se introduzca en esta propiedad ser el texto descriptivo del campo que aparecer como
encabezado en la tabla, o delante del valor del campo al disear Formularios o Informes.

Si se omite esta propiedad, Access utilizar como ttulo el nombre del campo correspondiente.

Valor predeterminado

Al pulsar sobre el botn de la propiedad Valor predeterminado , se abrir el Generador de

expresiones, sobre el que tendremos que aadir el valor deseado. El valor que se introduce en esta
propiedad, aparece en el campo al aadir un nuevo registro. Es til en el caso de que un campo concreto
tenga el mismo valor para la mayora de los registros que van a ser introducidos.

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 Creacin de tablas

Por ejemplo, para el campo ciudad dentro de una tabla de clientes, si la gran mayora de
nuestros clientes son de Madrid, podramos establecer como valor predeterminado
Madrid. Si un cliente cuya ficha estamos introduciendo es de Madrid, bastar con pulsar
la tecla Intro (ahorro de tiempo y teclado). De no ser un cliente de Madrid, se teclea el
valor de la ciudad correspondiente y ya est.

Regla de validacin y Texto de validacin

La propiedad Regla de validacin especifica una prueba a efectuar sobre los datos introducidos en el
campo. Si los datos no pasan la prueba, aparece un cuadro de texto con el texto especificado en la
propiedad Texto de validacin.

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 Creacin de tablas

Por ejemplo, en el campo Fecha de nacimiento, de la tabla Socios, especificamos en la

propiedad Regla de validacin, como "<=#01/01/1990#", para imponer que las fechas
introducidas en este campo sean anteriores o igual al 1 de enero de 1990. No se admiten
en el club, menores de esa fecha.

Hemos aadido en el Texto de validacin, "El socio es demasiado joven", si en la Fecha de nacimiento,
aadimos una fecha anterior a la especificada en la Regla de validacin, no va a dejar ejecutar dicho
registro y saldr un cuadro de dilogo en el que se especifique el texto indicado a continuacin.

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 Creacin de tablas

Requerido

Se utiliza cuando se quiere establecer que sea obligatoria la introduccin de un dato en el campo.
Pudiendo especificar la opcin deseada, S o No.

Permitir longitud cero

La propiedad Permitir longitud cero puede utilizarse para especificar si una cadena de longitud cero ("
") es una entrada vlida para un campo de una tabla. La propiedad Permitir longitud cero slo se aplica
a los campos de tipo Texto, Memo e Hipervnculo y puede tener los valores S y No.

La propiedad Permitir longitud cero funciona de manera independiente a la propiedad Requerido. La

propiedad Requerido slo determina si un valor Nulo es vlido para el campo. Si asignamos S a la
propiedad, una cadena de longitud cero ser una entrada vlida en el campo, independientemente del
valor de la propiedad Requerido.

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 Creacin de tablas

Indexado

Al activar esta casilla con el valor en S, Access crea un ndice para el campo, lo que permitir realizar
bsquedas ms rpidas en l. Si por ejemplo, en un libro disponemos de un ndice, buscaremos ms
rpidamente un determinado concepto que si no disponemos de ndice. En Access esta propiedad
dispone de tres opciones:

No

Es el valor por omisin, indica que no se crear ningn ndice.

S (Con duplicados)

Crea un ndice para el campo.

S (Sin duplicados)

Crea un ndice nico para el campo. De este modo se impide que existan dos registros en la tabla con
el mismo valor en este campo.

En un Gestor de Base de Datos como Access, esta propiedad es muy importante ya que de su eleccin
correcta va a depender la eficiencia en cuanto a velocidad de utilizacin de nuestra base de datos.

Como regla vlida podramos establecer que cuando por un campo se vaya a buscar en la tabla con
frecuencia o se vaya a necesitar ordenar con bastante frecuencia, ese campo deberemos especificarlo
como indexado S. Esto no significa que si definimos dicho campo como indexado No no se vaya a
poder ordenar, buscar. Claro que s podremos realizar dichas opciones, solo que se realizarn ms
lentamente que si hubiramos definido la propiedad de indexado S.

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 Creacin de tablas

El usuario frente a estos consejos puede estar pensando que entonces merece la pena definir todos los
campos con la propiedad de indexado S. Lo aconsejable es definir con la propiedad indexado S,
solamente a los campos que lo necesiten. Pensar que se va a crear un ndice por cada campo con esta
propiedad, y que los ndices ocupan sitio (bytes) y por lo tanto engordan nuestra base de datos.

En cuanto a si ser con o sin duplicados decir que si ese campo va a admitir valores que se pueden repetir
a lo largo de la tabla (va a tener duplicidades) ser indexado S con duplicados y de contener valores
nicos y que no se repiten a lo largo de la tabla, indexado S sin duplicados.

Propiedades de los campos

Establecer una clave principal

Una clave principal es un elemento ms de una tabla (sin ser un campo) formado por uno (lo ms
sencillo y frecuente) o varios campos, que identifican de forma exclusiva cada uno de los registros de la
tabla. Los valores de los campos de una clave principal no se repetirn a lo largo de la tabla nunca.

Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas

Acelera las consultas.

Al visualizar los registros de una tabla, aparecern inicialmente ordenados por los valores de
la clave principal.
Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente, lo
que impide duplicaciones.
Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de relaciones es un
concepto avanzado de Access.

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 Creacin de tablas

Para establecer una clave principal en una tabla los pasos a seguir son:

Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinacin de ellos se desea
utilizar como clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila,
situado a la izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener
pulsada la tecla Ctrl para seleccionar ms de una fila.

Hacer clic sobre el botn Clave principal del grupo Herramientas, de la Ficha
Diseo, dentro de la Ficha Herramientas de tabla.

En el selector de la fila o filas seleccionadas se visualizar un icono en forma de llave,

identificando los campos que constituyen como clave principal.

Si cuando se ha terminado de definir la estructura de una tabla desde el panel de diseo

de tabla, se realiza la operacin de cerrar, Access pregunta al usuario si se desea definir
una clave principal mediante el mensaje: No hay ninguna clave principal definida. Si
se dispone de un campo ya definido como indexado s sin duplicados, ese puede ser el
campo idneo para designar como clave principal. En la siguiente pantalla Access
pregunta al usuario si desea crear la clave principal. Al responder que s a dicha
pregunta, asignar a dicho campo como clave principal: y de no existir ningn campo
como indexado s sin duplicados, Access crea un campo llamado ID (de identificador),
lo define como indexado s sin duplicados y le atribuye la propiedad de clave principal.

Establecer la clave principal

Visualizacin de una tabla. Modificar propiedades de campos

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 Creacin de tablas

Ejercicios

Necesario para comenzar

Para poder trabajar la Creacin de tablas, es necesario descargar la base de datos siguiente:

SociosGolf.accdb

Ejercicio 1: Disear tablas Socios Golf

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Enunciado de la prctica
Abrir la base de datos Socios Golf.

Crear una nueva tabla que se llame Socios y que contenga los campos que se describen a continuacin,
con las propiedades especificadas en las imgenes siguientes. Crea la tabla en la Vista Diseo.

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CAMPO N_SOCIO, y sus propiedades

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CAMPO NOMBRE, y sus propiedades

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CAMPO APELLIDOS, y sus propiedades

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CAMPO DIRECCIN, y sus propiedades

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CAMPO CIUDAD, y sus propiedades

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CAMPO FECHA_NACIMIENTO, y sus propiedades/CAMPO FECHA_ALTA, y sus

propiedades

CAMPO FECHA_ALTA, y sus propiedades

Igual que el campo FECHA_NACIMIENTO, pero sin aadir ni regla ni texto de validacin.

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CAMPO ESTADO_CIVIL, y sus propiedades

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CAMPO FEDERADO, y sus propiedades

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CAMPO NIVEL, y sus propiedades

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CAMPO CUOTA, y sus propiedades

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CAMPO HISTORIAL, y sus propiedades

Establecer como clave principal el campo N de socio.

Guardar la tabla y la base de datos.
Salir del programa Access.

Pasos a seguir
1. Ficha Crear, tabla.
2. En Vista Diseo, crear cada campo con sus Propiedades especficas.

Solucin del ejercicio

Solucin Ejercicio 1 - Disear tablas

Ejercicio 2: Disear tablas Fbrica

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 Creacin de tablas

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Enunciado de la prctica
Para llevar a cabo la implementacin de la base de datos propuesta en este supuesto, hemos de crear en
primer lugar una nueva base de datos denominada "Fbrica".

Una vez creada hemos de definir la estructura de las diferentes tablas que nos van a ser necesarias para
un ptimo tratamiento de la informacin referida a esta fbrica, sus productos, sus almacenes, sus
tiendas, sus pedidos... En concreto, vamos a crear las siguientes tablas:

Tiendas.
Almacenes.
Productos.
Existencias en almacenes.
Existencias en tiendas.
Pedidos.

El modelo de base de datos que estamos creando, con varias tablas, que contienen datos coincidentes,
permite relacionar tablas entre s y crear de esta forma bases de datos muy completas (opciones
avanzadas de Access). nicamente nos encargamos de plantear y crear una base completa, con varias
tablas, pero que posteriormente podran relacionarse entre s (este sera otro proceso y este aspecto de
Access se estudia en el curso avanzado).

Crea las tablas propuestas con la definicin de campos y propiedades que se adjunta en los siguientes
cuadros explicativos:

Tiendas

TIENDAS: Tabla que guardar informacin de las distintas tiendas. Los campos y sus propiedades
sern:

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Entre las propiedades del campo Tloc y bajo la ficha inferior de Bsqueda cambiaremos lo
siguiente:

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Almacenes
ALMACENES: Tabla que guardar informacin de los distintos almacenes:

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Productos
PRODUCTOS: Tabla que guardar informacin sobre los productos que se venden:

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Existencias (Almacen)
AEXISTENCIAS: Tabla que guardar informacin sobre las existencias de los productos en los
almacenes. Estar esta tabla por lo tanto definida por los campos que permitan albergar la

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informacin de en qu almacn tenemos las existencias (ser un campo que posteriormente habra que
relacionar con el campo Aid de la tabla de Almacenes), otro campo para anotar de qu producto
deseamos anotar sus existencias (ser el cdigo de un producto coincidente -relacionable por lo tanto-
con el campo Pid de la tabla de Productos), y finalmente la cantidad, las existencias: Ser un campo
llamado Acant. Por lo tanto la tabla de Aexistencias tendr como estructura 3 campos:

1. Un identificador del almacn.

2. Un identificador de Producto.
3. La cantidad (las existencias).

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La tabla con la que relacionar el campo que anota el almacn (Aid) ser la tabla de Almacenes y su
campo Aid, recordemos:

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La tabla con la que relacionar el campo que anota el producto (Pid) ser la tabla de Productos y su
campo Pid, recordemos:

Existencias (Tiendas)

TEXISTENCIAS: Tabla que guardar informacin sobre las existencias de los productos en las
tiendas. Estar esta tabla por lo tanto definida por los campos que permitan albergar la informacin de
en qu tienda tenemos las existencias (ser un campo que posteriormente habra que relacionar con el
campo Tid de la tabla de Tiendas), otro campo para anotar de qu producto deseamos anotar sus
existencias (ser el cdigo de un producto coincidente -relacionable por lo tanto- con el campo Pid de
la tabla de Productos), y finalmente la cantidad, las existencias: Ser un campo llamado Tcant. Por lo
tanto la tabla de Texistencias tendr como estructura 3 campos:

1. - Un identificador del tienda

2. - Un identificador de Producto.
3. - La cantidad (las existencias).

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 Creacin de tablas

La tabla con la que relacionar el campo que anota la tienda (Tid) ser la tabla de Tiendas y su
campo Tid, recordemos la estructura de esta tabla:

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 Creacin de tablas

La tabla con la que relacionar el campo que anota el producto (Pid) ser la tabla de Productos y su
campo Pid, recordemos:

Pedidos
PEDIDOS: Tabla que guardar informacin sobre los pedidos que las tiendas (Tid) realizan a los
almacenes (Pid), de unos determinados productos (Pid) con unas determinadas cantidades pedidas
(Cant) y en una determinada fecha (Fped). Cada pedido estar numerado de acuerdo a un cdigo
(Pedidos):

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Recordemos las tablas con las que relacionar los campos en las siguientes imgenes. El campo Aid
de esta tabla de Pedidos estar relacionado con el campo Aid de la tabla de Almacenes:

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El campo Tid de esta tabla de Pedidos estar relacionado con el campo Tid de la tabla de Tiendas:

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El campo Pid de esta tabla de Pedidos estar relacionado con el campo P i d de la tabla de
Productos:

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En resumen, la estructura de esta tabla de Pedidos quedar definida del siguiente modo:

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Pasos a seguir
1. Iniciar una sesin de trabajo con Access y crear una nueva base de datos desde la Ficha
Archivo, Nuevo o bien haciendo clic en el botn Nuevo de la barra de herramientas Estndar.
2. Seleccionar una ubicacin donde almacenar la base de datos y asignarle un nombre. Hacer clic
en el botn Crear.
3. Una vez, abierto el panel de gestin de la nueva base de datos creada, situarse en el objeto
Tablas y hacer clic en el Nuevo, Vista Diseo, para disear la estructura de cada una de las
tablas, escribiendo el nombre de cada campo, seleccionando el tipo de datos segn la
informacin aportada y definiendo las propiedades indicadas en el enunciado de la prctica.
4. Despus de crear las tres primeras tablas, se debera definir la estructura de las otras tres:
La tabla Aexistencias, contiene tres campos pero la definicin de los dos primeros
coincide con la definicin de los campos Aid y Pid respectivamente de las tablas previas
Almacenes y Productos. Por lo tanto la tabla Aexistencias tendr como campos Aid
(como el de la tabla Almacenes), Pid (como el de la tabla Productos) y el campo Acant,
para almacenar la cantidad o existencias de cada producto de cada almacn.
La tabla Texistencias, tambin tiene tres campos, e igualmente, la definicin de los dos
primeros coincide con la definicin de los campos Tid (como el de la tabla Tiendas), Pid
(como el de la tabla Productos) y el campo Tcant, para almacenar la cantidad o
existencias de cada producto de cada almacn.
La tabla Pedidos, para contener los pedidos que nos vayan haciendo de los productos,
contiene 6 campos, Pedid, Aid, Tid, Pid, Cant, Fped, algunos coincidentes en definicin
y propiedades con las tablas anteriores.
Al ser repetidos algunos de los campos en diferentes tablas, se han repetido imgenes
mostrando sus propiedades.

Pautas para definir propiedades

En todos los campos del tipo identificador (Pedid, Aid, Tid...) se solicita que para una mayor
comodidad en la introduccin de los datos, stos a la hora de introducirse han de seguir un
determinado patrn que definiremos a travs de la propiedad Mscara de Entrada.
El nmero que se indica entre parntesis en el tipo de datos se corresponde con la propiedad
Tamao del campo.
Establecer dos claves principales: En las tablas AEXISTENCIAS y TEXISTENCIAS, se
ha utilizado una clave principal doble. Para establecer este tipo de clave principal seguiremos
los siguientes pasos:
Seleccionamos, desde el selector de filas de la izquierda, los dos campos que van a
ser la clave principal.
Hacemos clic en el botn Clave Principal de la barra de herramientas.
Comprobars que aparecer el smbolo de la clave principal justo al lado de ambos
campos.

Solucin del ejercicio

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Solucin Ejercicio 2 - Disear tablas Fbrica

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