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Les sminaires du cabinet Masnaoui Mazars

L ELABORATION ET LE SUIVI

DES MANUELS DE PROCEDURES

Sminaire anim par :


Monsieur Nabil BAYAHYA - Directeur de mission, Masnaoui Mazars Consulting Systems

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 1
SOMMAIRE GENERAL
SOMMAIRE

Partie 1. Prsentation du manuel de procdures


Rappel de la loi 9/88 article 4
Dfinition du manuel de procdures
Objectifs du manuel de procdures
Nomenclature du manuel de procdures propose le cabinet Masnaoui
Mazars
Partie 2. Mthodologie d approche
1. Relev de l existant
Reconstitution des circuits d information
Tests de comprhension
Rapport prliminaire la direction sur les points de procdures amliorer

2. Contenu du manuel de procdures


Informations gnrales
Fiches de fonctions et de postes
Procdures oprationnelles
Procdures fonctionnelles
Etats de sortie

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S 2
SOMMAIRE

3. Description du Manuel de procdures


Module Ventes - Clients
Module Achats - Fournisseurs
Module Immobilisations
Module Paie
Module Stocks
Module Trsorerie
Cycle de clture comptable

4. Les annexes du manuel de procdures


Le plan comptable
l organigramme des services comptables
les principaux schmas d criture

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S 3
1. Prsentation du manuel de procdures

Contexte et rappel de la loi

Dfinitions

Objectifs

Nomenclature propose

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Pourquoi un manuel de procdures ?

Une obligation lgale;

Contexte
Une ncessit oprationnelle que nous verrons travers les
objectifs un peu plus loin.
Dfinition

Objectifs

Nomenclature

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A quelle occasion est on amen concevoir et mettre
en uvre des procdures ?

Suite des volutions majeures


Rorganisation de la structure,
Contexte
(re) informatisation,
Dconcentration des activits,
Intgration de nouveaux mtiers.
Dfinition
Ou la recherche d amlioration constante
Plan daction qualit totale,
Objectifs Evolution des rgles de gestion
Evolution des outils informatiques.

Nomenclature

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Rappel des Obligations lgales

Le manuel dorganisation comptable est rendu obligatoire


par la loi N 9-88 relative aux obligations comptables des
commerants.
Article 4 de la loi n 9-88 : Les personnes assujetties la
prsente loi dont le chiffre daffaires annuel est suprieur sept
Contexte millions et demi de dirhams (7.500.000 DH) doivent tablir un
manuel qui a pour objet de dcrire lorganisation comptable de
leur entreprise.
Dfinition
Le code gnral de normalisation comptable a dict la
mme disposition
Objectifs Cette disposition est applicable lensemble des entreprises du
secteur public et tendue lensemble des assujettis la loi
comptable par avis du Conseil National de la Comptabilit

Nomenclature

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Lanalyse de cette disposition de la loi comptable et du
C.G.N.C permet de dgager certaines observations :

Personnes assujetties


Toute personne physique ou morale ayant la qualit de
commerant au sens du code de commerce .
Date dentre en vigueur
Contexte Toutes les personnes assujetties doivent disposer dun manuel
dorganisation comptable partir du 1/1/94.
force lgale de cette disposition
Dfinition Le manuel dorganisation et de procdures comptables est un
document obligatoire, au mme titre que les autres supports et
livres lgaux requis des personnes assujetties.

Objectifs
Linapplication de cette disposition implique que
ladministration fiscale peut rejeter les comptabilits qui ne
sont pas tenues dans les formes prescrites par la prsente loi et
Nomenclature les tableaux y annexs . Articles 23 de la loi 9-88.

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Dfinitions des notions de base


Ci-aprs nous dfinissons Quatre notions cls de notre
Contexte dmarche :

Dfinition Contrle interne,


Procdures,
Rgle de gestion,
Objectifs Manuel de procdures.

Nomenclature

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Notions de base - Contrle interne

CONTRLE INTERNE est lensemble des scurits


contribuant la matrise de lentreprise.

Il a pour but, dun ct, dassurer la protection, la sauvegarde
Contexte du patrimoine et la qualit de linformation, de lautre,
lapplication des instructions de la direction et de favoriser
lamlioration des performances.

Dfinition Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et procdures


de chacune des activits de lentreprise pour maintenir la
prennit de celle-ci.
Objectifs

Nomenclature

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Notions de base - Contrle interne

Exemple :


Les rgles de contrle interne lies au cycle de ventes

Toutes les commandes sont traites rapidement (Pas de


Contexte livraison pouvant gnrer ultrieurement des litiges).
Les conditions de la commande sont acceptables (elles doivent
tre tablies avec soin avant daccepter la commande).
Dfinition Le client est solvable : la commande reue ne doit pas
impliquer un dpassement du crdit maximum qui lui est
allou.
Objectifs
Les factures sont toutes correctement et rapidement tablies et
enregistres.

Nomenclature

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Notions de base - Contrle interne

Exemple (suite ) :

Les rgles de contrle interne lies au cycle de ventes

Les quantits livres ont t correctement saisies et


Contexte correspondent aux quantits commandes et aux quantits
factures.
Les prix sont correctement appliqus et les diffrents rabais ou
Dfinition remises accords en fonction des accords passs avec les
clients.
La facture est arithmtiquement correcte.
Objectifs La relance des clients est systmatique et les provisions sont
constates.
Le suivi des encaissements est assur.

Nomenclature

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Notions de base - Procdures

UNE PROCEDURE : Une procdure est un document qui


dcrit un processus spcifique et prcise les responsabilits
et les moyens requis pour obtenir le rsultat prvu.

qui ?
Contexte

RESPONSABILIT
Dfinition
O ? Quand ?

Objectifs
MOYEN PROCESSUS RSULTAT

Quoi ?
Nomenclature Pourquoi ?
Comment ?

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Notions de base - Rgle de gestion

Stratgie
UNE RGLE DE GESTION est
la dclinaison logique de la
politique dans un domaine de
gestion. C est le niveau le plus
fin de la volont managriale
Politique
Contexte
LA POLITIQUE est une faon
d organiser des actions Rgles de gestion Rgles de gestion
homognes au sein d un mtier
Dfinition pour concrtiser la stratgie

Structure Procdures Informatique


Objectifs

Action quotidienne
Nomenclature

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Notions de base

UN MANUEL DE PROCDURES est un outil de mise en

uvre et de matrise de la gestion

Cest un outil simple et uniformis de vision densemble de


Contexte lentreprise et de cohrence des processus d activits.
Il permet de dcrire simplement les actions raliser et les
acteurs impliqus.
Dfinition Il facilite le contrle des dysfonctionnements et leur rsolution

Objectifs

Nomenclature

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Un Manuel de Procdures vise quatre objectifs
principaux:

Objectif 1 : Un moyen de renforcement du contrle interne


Objectif 2 : Un moyen de capitalisation pour l entreprise
Objectif 3 : Un moyen d amlioration des performances
Contexte Objectif 4 : Un moyen de transparence de l activit

Dfinition
Ces objectifs sont explicits ci-aprs ...

Objectifs

Nomenclature

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Objectif 1: Un moyen de renforcement du contrle interne

Le manuel de procdures doit tenir compte des Principes du


contrle interne :
Une bonne organisation implique des responsabilits bien
dfinies, des objectifs dtermins, des procdures crites, des
moyens de contrle efficaces et une sparation des fonctions de
Contexte
dcision, de dtention des valeurs et des biens,
denregistrement de linformation et de contrle.
Les procdures en place doivent prvoir les tapes successives
de la circulation des biens, des services, des hommes, des
Dfinition documents et informations.
Elles doivent permettre un auto-contrle, cest--dire que le
systme de lui-mme, signale toute anomalie. Les anomalies
Objectifs sont dceles par les divers recoupements, par le contrle
rciproque des tches ou sont vites par la mise en uvre de
moyens techniques appropries.
Nomenclature
Le contrle interne doit permettre dobtenir une information
fiable, utile, claire et vritable.
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Objectif 2 : un moyen de capitalisation pour lentreprise

Uniformiser et prenniser les modes de fonctionnement,

Ne pas perdre le savoir faire acquis avec le temps, Cette


perte peut tre due plusieurs raisons et notamment :
Contexte
dparts en retraite,
licenciements,
reconversion,
Dfinition
absence momentane de projets.
Former le personnel :
le manuel des procdures peut servir d un guide pdagogique
Objectifs
dans le cadre d un plan de formation.

Nomenclature

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Objectif 3 : Un moyen damlioration des performances

Le manuel de procdure offre un cadre d amlioration


continu des mthodes de travail,

Contexte Optimisation en terme de cot et de temps ;


Acclration de l information ;
Intgration des tches ;
Notions fiabilisation de l information
de base

Objectifs

Nomenclature

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Objectif 4 : un moyen de transparence de l activit

Le manuel de procdures permet de fournir aux


partenaires externes (administrations, actionnaires, march
financier, auditeurs et commissaires aux comptes) un
moyen leur permettant de :
Contexte
se familiariser rapidement avec le systme dinformation de
lentreprise,
Dfinition et davoir une visibilit suffisante sur la fiabilit du systme
comptable et sa conformit aux lois et rgles en vigueur

Objectifs

Nomenclature

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S 20
Nomenclature du manuel de procdures

La loi comptable a dict la notion de Manuel


dorganisation comptable sans donner plus de dtails.

Aucune prcision rglementaire, ni de recommandations
Contexte des instances comptables nationales (Conseil National de la
Comptabilit, Ordre des Experts Comptables) nexiste pour
apporter plus de prcisions concernant :
Dfinition Le contenu du manuel dorganisation comptable,
La forme de prsentation,
La mthodologie de son laboration.
Objectifs
Nanmoins un projet est en cours d laboration l ordre
des experts comptables
Nomenclature

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Nomenclature propose

Llaboration du manuel des procdures comptables


dcoule dune analyse de lorganisation selon une
approche systmique fonde sur le dcoupage de
lactivit en un ensemble de sous systmes homognes,
Contexte reprsentant des cycles dactivits interdpendants et
hirarchiss, et qui constituent lossature du manuel de
procdures.
Dfinition
Chaque cycle dactivit englobe un ensemble de
procdures dcrites en fonction des spcificits de
Objectifs l organisation. Les procdures identifies sont dcrites
selon le modle suivant :

Nomenclature

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Prsentation de la procdure

Il sagit dans cette partie prliminaire de dlimiter lobjet de la


procdure, den identifier les tapes dcrire, et de rappeler les
principaux intervenants concerns par la procdure.
Contexte

Diagramme de traitement et de circulation des


Dfinition documents

Chacune des procdures comptables dcrites dans le manuel


devrait faire lobjet dune prsentation sous forme schmatique
Objectifs avec mise en vidence des intervenants et des diffrents
traitements effectus. Le diagramme de circulation a lavantage de
permettre une comprhension rapide de la procdure et de mettre
en relief les diffrents intervenants et leurs pouvoirs respectifs.
Nomenclature

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S 23
Diagramme de traitement et de circulation des
documents
Chacune des procdures comptables dcrites dans le manuel
devrait faire lobjet dune prsentation sous forme schmatique
avec mise en vidence des intervenants et des diffrents
Contexte traitements effectus. Le diagramme de circulation a lavantage de
permettre une comprhension rapide de la procdure et de mettre
en relief les diffrents intervenants et leurs pouvoirs respectifs.
Dfinition
Droulement administratif de la procdure
Cette partie consiste dcrire en dtail et de manire narrative le
Objectifs droulement administratif de la procdure. La procdure est
dcoupe en un certain nombre dtapes o sont prsents
distinctement : lobjectif de ltape, le responsable et le
droulement de la procdure.
Nomenclature

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Principaux contrles cls de la procdure

Toute procdure contenue dans le manuel de procdures


comptables devrait contenir des moyens de contrle
(recoupements, rapprochements,... etc.). Ces contrles cls sont
Contexte
synthtiss sous forme de tableau indiquant :

Le contrle effectu ;
Dfinition Lauteur du contrle ;
Les supports du contrle ;
La priodicit du contrle ;
Objectifs Et, lobjectif recherch de ce contrle.

Nomenclature

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S 25
Dispositif comptable appliqu la procdure

Le dispositif comptable appliqu a pour objectif de permettre de


traduire dans les comptes de la socit de manire fiable, les
vnements gnrateurs dune criture comptable. Pour ce faire,
Contexte
trois lments essentiels sont prsents ce niveau :

Les principes comptables appliqus par la socit compte tenu


Dfinition des particularits de son activit ;
Les schmas dcritures comptables correspondants ;
Les mthodes dvaluation appliques.
Objectifs

Nomenclature

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2. Mthodologie d approche

1. Relev de l existant

Relev de
l existant 2. Contenu du manuel
des procdures

Contenu 3. Descriptions des procdures


comptables
Description des
procdures
comptables 4. Les annexes du manuel
des procdures

Les annexes

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1. Relev de l existant

Relev de
A. Reconstitution des circuits d information
l existant

Contenu B. Test de comprhension

Description des
C. Rapport prliminaire la direction sur
procdures les points de procdures amliorer
comptables

Les annexes

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S 28
1.A. Reconstitution des circuits d information

Relev de
1. Conduite des entretiens
l existant

Contenu 2. Mthode narrative

Description des
procdures 3. l ordinogramme
comptables

4. L algorithme
Les annexes

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S 29
1.A.1 Conduite des entretiens
La description des systmes d une organisation s effectue surtout par
des entretiens sur le terrain avec les chefs de service et les employs qui
Relev de effectuent les oprations.
l existant

Pour mener bien cette dmarche il est ncessaire de :

Contenu
Transiter par la hirarchie pour obtenir une description des
grandes lignes de la procdure et pour se faire faire dsigner et
Description des prsenter les principaux intervenants;
procdures
comptables Prsenter la dmarche chaque interlocuteur (l objectif de
l entretien et l information exactement recherche)

Les annexes

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S 30
Questionner les excutants eux mmes:

Relev de Obtenir une description du travail quils excutent


l existant personnellement;
Ne pas poser de questions sur le travail des autres intervenants;
Ne hsiter orienter le dbat, poser des questions, demander des
explications
Contenu
Prendre des notes au fur et mesure de l entretien;
Eviter de prononcer des apprciations ou de donner des
Description des conseils pendant l interview;
procdures Reformuler priodiquement le dclarations de la personne
comptables interroge,
Prendre des photocopie de documents rels.

Les annexes

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1. A. Reconstitution des circuits d information

1.A.2 Mthode narrative



Elle rsulte de la mise au clair des notes prises pendant les entretiens aprs
Relev de reconstitution d un ordre de description logique et suppression des prises de
l existant notes elliptiques .
Ce mode de reprsentation est simple raliser, d une lecture facile et
permet une bonne productivit. Il rend mal compte de procdures complexes
Contenu (grand nombre de documents et d intervenants). Il n est retenir quen
prsence de systmes simples.

Description des
procdures
comptables

Les annexes

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1. A. Reconstitution des circuits d information

1.A.3 L ordinogramme

Cest la description, en grande partie graphique, d un ensemble d opration.
Relev de Cette description s opre au moyen :
l existant
d une description narrative et chronologique des oprations
constituant la procdure;
d une reprsentation simplifie des documents crs ou utiliss,
Contenu
de lignes de flux retraant le cheminement des documents.

Description des
procdures Ce type de prsentation le mrite de clart, par contre l ordinogramme est mal
comptables adapt aux situations prsentant des alternatives nombreuses.

Les annexes

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o cd u re P e rso n n e l S e r v ic e v e n te s S e r v ic e e x p d itio n

s c o m m a n d e s c lie n t s
n t r e u e s a u s e r v ic e C o m m a n d e
en ts c lie n t


a b lis s e m e n t d e B .C M .M E C H K O U R
n u m ro ts en 3 E t a b lis s e m e n t
e m p la i r e s . d e s B .C

Relev de B C

l existant s b o n s d e co m m a n d e
n t v a lo r i s s
M . L O U K IL I V a lo r i s a t io n d e s B C

r e s p o n s a b le d e s
m m a n d e s c lie n t s M . A L L A L I A p p r o b a tio n d e s B C
p r o u v e le s B C
U n e x e m p la i r e d e s B C est:
A d r e s s a u c lie n t
Contenu C la s s e n a t t e n t e
A d r e s s a u s e r v ic e M . L O U K IL I D is tr ib u tio n d e s B C
e x p d itio n

Description des B C B C B C

procdures C lie n t s
comptables
a b lis s e m e n t M . A L L A L I E t a b lis s e m e n t r s u m
b d o m a d a ir e d 'u n B C
su m d es co m m a n d e s

R su m
B C
Les annexes

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1. A. Reconstitution des circuits d information

1.A.3 L algorithme

Cest une reprsentation ordonne d un processus mettant en vidence les
Relev de diffrents embranchements logiques de la rsolution d un problme.
l existant
Exemple d algorithme
Appel tlphonique
Brouillon de commande
Contenu Commande > 50 DH
Oui Non
Description des Demande accord
procdures directeur production
comptables OK?
Non Oui
Refus signifi
Les annexes par tlphone Etablissement d un bon de commande

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S 35
1. Relev de l existant

1. B. Test de comprhension

Relev de
l existant

1. Relev des documents utiliss


Contenu

2. Suivi dune opration


Description des
procdures
comptables

Les annexes

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S 36
1. B. Test de comprhension

1.B.2 Relev des documents utiliss



les tests de comprhension permettent de nous assurer que la procdure qui nous
Relev de a t dcrite existe effectivement et quon n a pas commis d erreur dans
l existant l interprtation des informations qui nous a t communiques. Ces tests
portent sur l ensemble de la procdure qui a t dcrite et sont effectus
immdiatement aprs la description.
Contenu Cette dmarche consiste, dans un premier temps, collecter tous les documents
rels utilises ( il ne faut pas se contenter d imprims vierges).

Description des Oprer au classement des documents utiliss de manire reconstituer le


procdures droulement de la procdure dans un ordre logique.
comptables Les forces et faiblesses dtectes doivent tre indiques facilitant ainsi
l laboration du diagramme synthtique des forces et faiblesses.

Les annexes

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S 37
1. B. Test de comprhension

1.B.2 Suivi d une opration



Cette dmarche consiste slectionner un nombre limit de transactions, en
Relev de fonction des diffrentes natures de transactions, et suivre leur cheminement
l existant dans le systme afin de s assurer de la ralit du systme dcrit. Il s agit de tests
de conformit.

Contenu
Quelques tests (3 ou 4, pour chaque procdure ) suffisent pour se protger contre
les risques de description non conforme la ralit.
Description des
procdures
comptables

Les annexes

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S 38
1. Relev de l existant

1.C. Rapport prliminaire la direction des points de


procdures amliorer
Relev de
l existant

1. Objectifs du rapport
Contenu

2. Forme du rapport
Description des
procdures
comptables
3. Contenu du rapport

Les annexes

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S 39
1.C.1. Les objectifs du rapport prliminaire la direction
l analyse fine de l architecture et du fonctionnement des systmes
d une entreprise conduit apprcier les forces et les faiblesses de son
Relev de organisation.
l existant

L objectif du rapport prliminaire la direction sur les points de


procdure amliorer est de dgager les risques dcoulant de ces
Contenu faiblesses ayant trait soit aux procdures adoptes en elles mmes soit
l application de ces procdures et de proposer des recommandations
quant aux actions mettre en uvre pour remdier ces dfaillances.
Description des
procdures
comptables

Les annexes

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S 40
Les faiblesses d une procdure sont apprcies par rapport aux critres


suivants:
la gestion rationnelle des biens, conformment aux instructions de
la direction,
Relev de la protection de l intgrit des biens et des ressources,
l existant la protection contre les erreurs.

Parmi les faiblesses qui rendent inoprantes les qualits intrinsque des
Contenu procdures nous citerons:
une dfinition ou comprhension insuffisante de l a procdure,
une comptence insuffisante du personnel
Description des cumuls de fonctions rduisants, sur des points essentiels, l impact des
procdures contrle inclus dans la procdure.
comptables

Les annexes

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S 41
1.C.2 La forme du rapport prliminaire la direction
le rapport sur les points de procdures amliorer peut tre prsent
la direction sous une forme soit matricielle soit narrative.
Relev de
l existant
La forme narrative consiste rdiger selon un plan structur:
faiblesses constates,
Contenu exemples,
recommandations,
plan d action.
Description des
procdures La forme matricielle : le rapport est gnralement prsent comme
comptables suit :
Point soulev Risque Recommandation Intervenants Timing

Les annexes

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S 42
1.C.3. Le contenu du rapport la direction
Le rapport la direction sur les points de procdures amliorer doit
contenir:
Relev de
l existant
Les forces et faiblesses des procdures existantes

Contenu Les risques potentiels identifis (risques conomiques, risques


systme) hirarchiss en fonction de leur importance relative,

Description des Les recommandations et les propositions prescrites,


procdures
comptables
Le plan d action propos pour mette en uvre les nouvelles
dispositions et les mesures d accompagnement ncessaires.

Les annexes

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S 43
Le manuel de procdures gnrales et le manuel de
procdures comptables

Le manuel de procdures gnrale et le manuel de


procdures comptables sont deux notions ne pas
confondre.
Relev de Le manuel de procdures gnrales dcrit l ensemble de
l existant l organisation de l entit : oprationnelle, fonctionnelle
etc
Le manuel de procdures comptables dcrit
Contenu l organisation comptable.

Description des
procdures
comptables

Les annexes

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S 44
Option minimale Option intermdiaire Option gnrale
Organisation comptable Organisation comptable Organisation gnrale
Organisation comptable

Principes comptables Principes comptables Principes comptables


Relev de
l existant
Plan comptable Plan comptable Plan comptable
Schma d'criture Schma d'criture
Procdures fonctionnelles Procdures fonctionnelles
Contenu Procdures oprationnelles

Description des
procdures
comptables

Les annexes

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S 45
1. Contenu du manuel de procdures

A. Gnralits

Relev de
l existant
B. Fiches de fonction et de poste

Contenu C. Procdures oprationnelle

Description des
procdures D. Procdures fonctionnelles
comptables

E. Etats de sortie
Les annexes

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S 46
Le manuel de procdures comprend cinq modules :

Informations gnrales sur lentreprise


Gnralits Lorganisation gnrale de lentreprise
Dfinition des missions

A. Fiches des fonctions Dfinition des attributions


et de postes Dimensionnement des entits
Dfinition des profils
Relev de
l existant Procdures relatives aux processus
oprationnels
B. Procdures
Contrles comptables lis aux processus
Oprationnelles
oprationnels
Contenu
Procdures relatives aux processus supports
Contrles comptables lis aux processus
Description des C. Procdures
supports
procdures Fonctionnelles
comptables

Formulaires
Les annexes D. Etats de sortie Supports comptables
Fiches de saisie

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S 47
Le schma gnral est applicable la fois au manuel de
procdures gnrales et au manuel de procdures
comptables.

Toute fois, dans le manuel de procdures comptables, les


procdures oprationnelles ne sont dcrites que pour
certains aspects qui impliquent des contrles comptables.

MASNAOUI
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S 48
A. Fiches des fonctions et de postes

Le corollaire de la sparation des tches est la dfinition


des fonctions et des attributions de chaque poste. Cette
2.A dfinition doit tre dtaille par oprations lmentaires et
A. Fiches la plus prcise possible.
de fonctions
et de postes
Les fiches de fonctions permettent de prciser la mission
B. Procdures associe lentit en question, la dfinition de
Oprationnelles positionnement hirarchique et des critres de
performances.
C. Procdures
Fonctionnelles
Les fiches de postes dclinent les missions et attributions
prcises pour les acteurs au sein des entits dune part,
D. Etats de sortie dautre part elles dfinissent les comptences requises .

MASNAOUI
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S 49
A. Fiches des fonctions et de postes
Exemple : FICHE DE FONCTION - Chef comptable

A. MISSION :
Ralisation de la mission comptable de la socit.
2.A Supervision et coordination de lactivit de lensemble du
dpartement.
A. Fiches Contrle de la tenue quotidienne des oprations comptables de
de fonctions
la socit
et de postes
Etablissement et contrle des tats de synthse priodiques.

B. Procdures
Oprationnelles B. ORGANISATION ET POSITIONNEMENT
HIERARCHIQUE :
C. Procdures DG
Fonctionnelles Positionnement hirarchique :
Relations fonctionnelles DAF
Ce dpartement entretien des
D. Etats de sortie
relations avec l'ensemble des entits Dpt. Comptable

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S 50
A. Fiches des fonctions et de postes
Exemple : FICHE DE FONCTION - Chef comptable

D. CRITERES DE PERFORMANCES :
2.A
A. Fiches Tenue de la comptabilit conformment aux rgles et lois en
de fonctions vigueur.
et de postes

Etablissement des tats de synthse dans les dlais lgaux, et


B. Procdures
conformment la norme comptable en vigueur.
Oprationnelles

Respect de toutes les obligations comptables et fiscales en


C. Procdures vigueur.
Fonctionnelles

Etablissement des situations comptables priodiques dans les


dlais fixs pour le reporting.
D. Etats de sortie

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S 51
A. Fiches des fonctions et de postes
Exemple : FICHE DE POSTE D UN CHEF COMPTABLE

MISSIONS PROFIL TYPE

Supervision et contrle des Exprience : 5 ans


2.A travaux de l'quipe comptable.
Prparation des situations
Bac +4

comptables priodiques.
A. Fiches
Prparation des tats de synthse
de fonctions
annuels.
et de postes
Gestion fiscale de la socit

ATTRIBUTIONS
B. Procdures
Oprationnelles
Contrle de la comptabilisation au jour le jour des oprations
comptables ainsi que de la justification de l'ensemble des critures.
Contrle de l'tablissement correct des dclarations sociales et fiscales et
C. Procdures du respect des dlais de dpt.
Fonctionnelles Supervision et contrle de l'tablissement des analyses de comptes, des
tats de rapprochement bancaires, des rapprochements priodiques avec
le suivi des autres services,
D. Etats de sortie Assistance de l'quipe comptable et supervision des oprations de
clture.
Prparation des tats de synthse priodiques et annuels.

MASNAOUI
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S 52
B. Procdures oprationnelles

Elles englobent la description des procdures relatives aux


mtiers oprationnels ; dlaboration et de saisie de
2.B linformation de base.
A. Fiches
de fonctions
et de postes Pour chaque procdure oprationnelle, il est indispensable
de dfinir les contrles comptables lis aux procdures de
B. Procdures gestion.
Oprationnelles

C. Procdures
Fonctionnelles

D. Etats de sortie

MASNAOUI
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S 53
C. Procdures fonctionnelles

Les procdures doivent tre labores sur la base d un


dcoupage de lactivit fonctionnelle en un ensemble de
2.C sous systmes homognes, reprsentant des cycles dactivit
A. Fiches interdpendants et hirarchiss.
de fonctions
et de postes

B. Procdures
Oprationnelles

C. Procdures
Fonctionnelles

D. Etats de sortie

MASNAOUI
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S 54
C. Procdures fonctionnelles

FINANCEMENT
2.C
A. Fiches
de fonctions TRESORERIE INVESTISSEMENT
et de postes

B. Procdures
Oprationnelles
CYCLES
C. Procdures Autres :
Fonctionnelles logistique APPROVISION-
Courrier NEMENT
.

D. Etats de sortie
RESSOURCES
HUMAINES

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S 55
D. Etats de sortie

les outputs du systme comptable ( Facture, Bon de


livraison ).
2.D
A. Fiches Les formulaires de saisie (fiche prospect, fiche
de fonctions
et de postes d enregistrement des immobilisation )

B. Procdures Etats de gestion (Etat de suivi des impays)


Oprationnelles

C. Procdures
Il est prfrable de les numrer aprs chaque procdure,
Fonctionnelles en indiquant leur nature, la priodicit, les dlais de
production et les metteurs et destinataires des documents.
Il serait intressant dans certains cas, de joindre au manuel
D. Etats de sortie
une copie de ces documents.

MASNAOUI
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S 56
Comment laborer un manuel de
procdures en gnral ?

MASNAOUI
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S 57
Mthodologie d approche
du manuel de procdures
Cadrage

Modlisation des
processus d activit

Analyse et optimisation
des processus

Rdaction
des procdures

MASNAOUI
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S 58
CONCEVOIR ET METTRE EN PLACE DES
PROCEDURES ...

est un investissement en ressources humaines et


financires non ngligeables qui suscite de nombreuses
interrogations :
Quel produit fini ? Quelles priorits ?
Quelles mthodes les plus appropries doit t-on utiliser pour
analyser et concevoir les procdures ?
Qui doit concevoir et mettre en place pour optimiser les
rsultats attendus ?
Comment impliquer les utilisateurs ?
De quelles ressources peut-on disposer pour concevoir et mettre
en place ?
Quelle charge de travail faut-il prvoir et dans quel dlai ?
Comment grer le contrle ultrieur de la bonne application
des nouvelles procdures et la maintenance future ?

MASNAOUI
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S 59
La dmarche d laboration du manuel de procdures
passe par quatre tapes principales

llaboration dun manuel


Cadrage dorganisation et de
procdures requiert le respect
des rgles suivantes :

Modlisation des Adoption dune dmarche


processus d activit progressive et itrative dans
llaboration du manuel.

Analyse et optimisation Choix du mode de


des processus prsentation du manuel le
plus appropri par rapport
la situation de lentreprise.
Rdaction
des procdures

MASNAOUI
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S 60
CADRAGE

Doit-on travailler sur l ensemble des processus ou cibler


les zones sensibles prioritairement amliorer ?

Cadrage Quels objectifs sont prioritairement recherchs :


qualit ?
Temps de rponse ?
Modlisation
Productivit administrative ?
des processus
Fiabilit du contrle interne ?
Cot ?
Analyse et
optimisation
des processus Quel produit fini concevoir :
un outil de formation ?
Rdaction
des procdures Un manuel central des rgles de gestion ? ...

MASNAOUI
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S 61
La modlisation des processus d activit :
La mthode Processus Filires
Processus-Filires se dfinit comme une mthode originale
de modlisation de l activit d une entreprise fonde sur
une approche par mtier.
Grce cette approche mtier, la rflexion est d emble
Cadrage focalise sur la chane des traitements internes de
l entreprise initis par les faits gnrateurs, c est dire
des sollicitations externes l entreprise. Cette chane de
Modlisation traitements ou phases constitue un processus.
des processus
A chaque processus correspond un ensemble de cas de
figures ou occurrences que l on nomme filires.
Analyse et
optimisation Ainsi on obtient un modle processus-filires qui dcrit sur
des processus une feuille de format A4 pour un processus dcoup en
phases l ensemble des cas particuliers que l entreprise doit
Rdaction tre en mesure de traiter pour parvenir la bonne fin de sa
des procdures production.

MASNAOUI
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S 62
La formalisation des processus d activit doit se baser
sur un dcoupage par mtier

Exemple : Crdit, Mobilisation des ressources

METIER D METIER B
Cadrage

METIER F
Modlisation Mtier F
des process
METIER A
METIER C Mobilisation
Analyse et
optimisation Crdit des ressources
des processus

Rdaction
des procdures

MASNAOUI
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S 63
EXEMPLE 1 : Une cooprative octroyant des prts

PILOTAGE PROCESSUS OPERATIONNELS FONCTIONNELS

CRDIT RESSOURCES

ELABORATION DU BUDGET
PILOTAGE OPERATIONNEL

Cadrage DOMAINE DOMAINE DOMAINE


COMMERCIAL MOBILISATION GESTION DES
DOMAINE DES RESSOURCES
RESSOURCES HUMAINES
PROJETS
Modlisation
des process DOMAINE
DOMAINE
PRTS LOGISTIQUE
Analyse et
optimisation
des processus DOMAINE TRESORERIE

Rdaction
des procdures

MASNAOUI
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S 64
La modlisation des processus d activit rpond de
multiples proccupations

Pour structurer l laboration des procdures


Pour mettre en place l assistant comptable
Cadrage
Pour entamer une dmarche participative de reconception
de la chane de contrle
Modlisation Pour sous-tendre la nomenclature de calcul des prix de
des process revient
Pour structurer une dmarche de type schma directeur
Analyse et
optimisation
des processus

Rdaction
des procdures

MASNAOUI
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S 65
Analyse des processus

Les processus de l entreprise doivent tre analyss selon


les critres :
Critre 1 : Contrle interne et efficacit
Cadrage Critre 2 : Pilotage du processus
Filires

Modlisation des
processus

Analyse et
optimisation
des processus

Cas figure A
Rdaction
des procdures

MASNAOUI
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S 66
Analyse des processus
Critre 1 : Contrle interne

Quelles sont les techniques de contrle mises en place pour


garantir que le traitement des oprations soit ralis dans
des conditions optimales de :
Cadrage sauvegarde et protection du patrimoine ?
fiabilit des informations ?
dtection des sources d'inefficacit et d'infficience ?
dtection en temps opportuns des erreurs, omissions et autres
Modlisation des
processus
anomalies ?
mesures des performances et matrise de la gestion ?

Analyse et
Quel est le systme actuel de dlgation des pouvoirs ?
optimisation
des processus
Quel est le mode actuel de remonte des informations ?
Y-a-il des lourdeurs, redondances ou superpositions des
Rdaction
pouvoirs ?
des procdures
Quels sont les dlais de dcision par type ?

MASNAOUI
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S 67
Analyse des processus
Critre 2 : Pilotage du processus

Comment ont t tablies les rgles de gestion et les


responsabilits pour la gestion du processus ?
En particulier, quelles sont les rgles et comment sont
Cadrage assignes les responsabilits de surveillance unitaire des
processus interfonctionnels / interdivisionnaires (quipe de
surveillance, propritaire de processus, etc.).
Modlisation des Quels sont les objectifs d efficacit et de performances par
processus
processus ?
les objectifs d'efficacit ;
Analyse et
optimisation les indicateurs de processus ;
des processus les indicateurs et les objectifs en entre ;
le systme de matrise (standards de rfrence et informations en
Rdaction retour) ;
des procdures Pour les processus interfonctionnels, comment contrle-t-on
l'intgration organisationnelle entre les diffrents segments
fonctionnels ?

MASNAOUI
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S 68
Optimisation des processus

Les caractristiques communes frquemment observes dans


les processus optimiss sont les suivantes :
Cadrage

Le regroupement de plusieurs postes en un seul ;


Les tapes du processus suivent un ordre naturel et
Modlisation
des processus logique;
Les processus ont des versions multiples;
Analyse et
optimisation
Le travail est ralis l o cest le plus logique;
des processus
Les vrifications et les contrles sont rduits;
Un fonctionnement hybride centralis et dcentralis
Rdaction
des procdures
prvaut

MASNAOUI
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S 69
Les qualits d une procdure devraient tre :

Son utilit,
Sa facilit de comprhension,
Relev de Sa facilit de mise jour,
l existant
Son aspect concret,

Contenu
Quel est le contenu d une procdure ?
Comment rdiger une procdure ?
Description des
procdures
comptables

Les annexes

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S 70
Chaque procdure est dcrite selon un formalisme
standard garant de la cohrence de l ensemble :


Expos succinct du contenu de la procdure et
OBJET DE LA numration des intervenants internes et externes
PROCEDURE ET avec une description sommaire de leurs attributions.
INTERVENANTS.
Relev de
l existant
VUE ADMINISTRATIVE Prsentation synthtique et schmatique de la
. FLOW CHART procdure
Contenu

Description des Formalisation narrative de l'enchanement des


VUE ADMINISTRATIVE phases, des dlais et du circuit des documents, et
procdures
DESCRIPTION DES dfinition des responsabilits , rgles de gestion et
comptables modes opratoires.
PHASES

Les annexes

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S 71
Chaque procdure est dcrite selon un formalisme
standard garant de la cohrence de l ensemble :

Dfinition sur la matrice mtier des


VUE METIER diffrents processus de la filire
correspondant la procdure dcrire.
Description du systme et des
Relev de traitements d'information contenus dans
l existant VUE SYSTEME la procdure et de leurs incidences
comptables.

Contenu Dfinition du dispositif comptable appliqu


dans la procdure par la description :
VUE COMPTABLE des schmas comptables et de la nomenclature
des comptes.
Description des des principes comptables et des mthodes
procdures d'valuation appliques.
comptables des rgles de prsentation.

Description synthtique des contrles


Les annexes VUE CONTROLE cls , de leurs modalits, supports et
priodicit.
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S 72
Etapes de rdaction d une procdure

1. Dabord valuer la pertinence de rdiger ou non une


procdure

Cadrage
Il faut analyser la pertinence de rdiger la procdure partir de
la probabilit d une erreur et de ses consquences,

Modlisation globale
des mtiers 2. Etablir les points essentiels dune procdure :

Analyse et
optimisation
Rgles de gestion
des processus Rgles de contrle interne,
Seuils de prise de dcision
Rdaction
des procdures

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S 73
Etapes de rdaction d une procdure

3. Btir le cheminement de la procdure sous forme de


logigramme ou flowchart
Les points essentiels sont classs par ordre chronologique
Cadrage
Identifier les tapes critiques dans la procdure,
Le cheminement des tapes prend la forme d un rseau qui
indique les liens et les rtroactions entre les tapes
Modlisation globale
des mtiers 4. Rdiger le projet de procdure :
Le logigramme ne se suffit pas toujours lui mme,
Analyse et Il faut chaque tape, lorsque cela est ncessaire d ajouter le
optimisation
des processus
complment indispensable d information dans l espace
rserv.
Il faut utiliser des mots simples dans des phrases courtes
Rdaction
des procdures Le logigramme et la description narrative doivent rendre le
sujet clair et tre rassurants pou ceux qui devront l utiliser.

MASNAOUI
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S 74
Etapes de rdaction d une procdure

5. Vendre le projet de procdure


Une procdure sans client est une procdure inutile
Il faut donc obtenir l adhsion de ceux qui sont concerns par
Cadrage la mise en uvre de la procdure,
Si l adhsion des utilisateurs n est pas obtenue, il faut en
comprendre les raisons et voir si des amnagements sont
Modlisation globale possibles
des mtiers
6. Rdiger la procdure
Analyse et
Une fois le projet vendu, il faut rdiger la procdure sous sa
optimisation forme dfinitive,
des processus
Il faut respecter la prsentation type prvue par l entreprise
7. Vrifier la lisibilit de la procdure
Rdaction
des procdures C est l tape ultime pour s assurer que la terminologie et le
style utiliss pour rdiger la procdure sont adapts au niveau
des utilisateurs.

MASNAOUI
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S 75
Etapes de rdaction d une procdure

8. Approuver la procdure

Dans une approche participative, l approbation de la


Cadrage
procdure sera dlgue au niveau du chef de service devant
mettre en uvre la procdure.
Dans une approche centralise, l approbation de la procdure
Modlisation globale
des mtiers
relvera du directeur couvrant les services concerns,
Dans les deux cas de figures : celui qui approuve la procdure
doit s assurer qu elle rpond adquatement aux besoins de son
Analyse et
optimisation client.
des processus

Rdaction
des procdures

MASNAOUI
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S 76

Relev de
l existant Mise en place du manuel de procdures

Contenu

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
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S 77
La ncessit d un plan de mise en oeuvre

La mise en place du manuel de procdures doit s appuyer


sur un plan de mise en uvre

Relev de Le plan de mise en oeuvre a pour objectif de rendre


l existant
oprationnel le manuel de procdures labor.

Contenu Le plan de mise en oeuvre requiert les pralables suivants :


Dtermination exhaustive des actions entreprendre et des
Description des
entits charges de leur mise en place.
procdures Elaboration des modalits de ralisation et dfinition des
comptables moyens ncessaires .
Dfinition approprie de la chronologie de mise en place du
manuel de procdures.
Les annexes

MASNAOUI
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S 78
Le succs du plan de mise en oeuvre passe par le respect
des rgles suivantes :


Dfinition prcise et concise des actions raliser .
Relev de
Animation et supervision suffisantes des actions de mise en
l existant
oeuvre par le consultant.
Participation active et efficace des oprationnels et respect
Contenu des dlais.
Evaluation en continu de l'avancement des travaux.
Description des Mise en place des moyens logistiques et matriels
procdures ncessaires .
comptables

Les annexes

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S 79
La population concerne par le plan de mise en oeuvre
comprend tout le personnel de l entreprise. Sans une telle
implication le risque de rejet du manuel de procdures reste
Relev de important !
l existant

Contenu

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
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S 80
Description des procdures comptables

VENTES -

CLIENTS

Relev de TRESORERIE ACHATS -


l existant FOURNISSEURS

Contenu
CYCLES
Description des
Immobilisations
procdures STOCKS
comptables

Les annexes
PAIE

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S 81
Cycle Ventes - Clients

1. Les services intervenants:

Administration des ventes : Traitement et suivi de l excution de la


commande clients;
Relev de
l existant Expdition : Contrle des autorisations de livraison avant l expdition
des marchandises;

Contenu Facturation : Etablissement des factures partir d informations


communiques par les autres services;

Description des
procdures Comptes clients : Enregistrement des factures.
comptables
Recouvrement : recouvrement des crances clients

Les annexes

MASNAOUI
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S 82
1. Les principales phases du cycle

Relev de Traitement et excution des commandes
l existant

Facturation
Contenu

Description des Enregistrement comptable


procdures
comptables

Suivi des comptes clients


Les annexes

MASNAOUI
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S 83
Le service administration des ventes reoit les
bons de commande des clients et les enregistre
Relev de chronologiquement,
l existant Le service administration des ventes effectue
Traitement et excution de la un contrle des conditions de commande avant
commande de l accepter;
Contenu service administration des ventes vrifie la
solvabilit du client;
service administration des ventes tablit un
Description des ordre de livraison transmis au service Expdition
procdures le service Expdition s assure de la livraison
comptables des commandes et de l tablissement du bon de
livraison.

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 84
Le service des ventes tablit la fin de la
journe un bordereau journalier des ventes.
Relev de
l existant Le service des ventes prpare les factures et
les dite;
Facturation

Contenu Le service commercial transmet la Direction


commerciale et la Direction Gnrale les
factures pour visa accompagnes d'une synthse
Description des des ventes.
procdures
Le service des ventes transmet aux clients les
factures signes.
comptables

Les annexes

MASNAOUI
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S 85
Le service des ventes transfert les donnes
mensuelles sur les ventes de son systme vers
Relev de le systme comptable, et ce, par le biais d'une
l existant interface permettant une intgration automatique.

Enregistrement comptable Le service des ventes envoie en parallle au


service comptable les pices justificatives des
Contenu ventes du mois (factures et la synthse des
quantits livres par client ainsi que le listing
des factures).
Description des
procdures Le service comptable rapproche les diffrents
comptables documents avec les donnes intgres dans
le systme comptable.

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 86
Le service comptable s assure que les recettes
sont intgralement comptabilises et quelles
Relev de sont imputes au bon compte individuel,
l existant
le service recouvrement s assure de
Suivi des comptes clients l encaissement des crances et procde la
Contenu relance systmatique des arrirs,

le service recouvrement dite la balance par


Description des antriorit de soldes chus et dtermine la
procdures provision pour dprciation des comptes clients
comptables constater aprs approbation du chef du
dpartement comptable et financier.

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 87
Cycle Achats - Fournisseurs

1. Les services intervenants

Services initiateurs de la commandes : Emettent des demande d achats dans


des limites strictement dfinies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les
envoyer directement aux fournisseurs
Relev de
l existant Service achats : Etablit des bons de commandes sur la base soit des demandes
d achat, soit des besoins spcifiques. Il ngocie les prix, choisit les fournisseurs et
surveille les dlais de livraison.

Contenu Service rception : S assure de la conformit de la livraison avec la commande


(quantit et qualit)

Service stocks : Reoit la marchandise du service rception et procde aux


Description des enregistrements permettant un suivi quantitatif.
procdures
comptables Service comptable : enregistre les factures lorsque celles-ci ont t approuves.

Service trsorerie: rgle les factures en s assurant de leur approbation par les
personnes comptentes (approbation sur la factures, la date et le moyen de
Les annexes paiement)

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 88
1. Les principales phases du cycle

Relev de Dclenchement des commandes
l existant

Acceptation et traitement des livraisons


Contenu

Description des Enregistrement des dettes


procdures
comptables

Paiement des factures


Les annexes

MASNAOUI
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S 89
Demande d achat tablie par le service utilisateur et
transmise au service achats
Relev de Bon de commande systmatiquement tabli sur des
l existant exemplaires prnumrots partir de la demande d achat
par le service Achats
Dclenchement de la Les fonctions de commandes doivent tre distinctes de
commande celles de rception , de stockage, d expdition, de tenue
Contenu d inventaire permanent, de l enregistrement comptable
et du rglement des factures
les personnes autorises mettre des bons de commande
Description des sont dsignes par crit et un montant maximum autoris
procdures est dfini
comptables les quantits commander sont dterminer en fonction des
besoins de l entreprise

Les annexes

MASNAOUI
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S 90
Un bon d entre prnumrot est tabli pour chaque

Acceptation et traitement
des livraisons
rception
Contrle des rceptions par un rapprochement entre BC
et livraison en quantits et qualits matrialis par un bon
Relev de de rception
l existant

Rception des factures, contrle de concordances entre


Contenu Enregistrement des dettes BC, BR et facture, contrle de la facture contrle du
respect des mentions lgales
Comptabilisation des factures
Description des
procdures
comptables Tenir un chancier des rglements
Prparer le moyen de paiement, signature par les personnes
Paiement des factures
comptentes et transmission via le bureau d ordre du
Les annexes moyen de paiement au fournisseur.
Comptabilisation du rglement.

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 91
Immobilisations

1. Les services intervenants


Les services utilisateurs : expriment leurs besoins annuels en biens d quipement,

Relev de Service Investissements : centralise les besoins des diffrents services en


l existant matire d investissements et tablit un budget annuel d quipement.

La Direction Gnrale et la Conseil d Administration : valide le budget


d quipement;
Contenu
Commission d ouverture des plis: procde l ouverture des plis et la signature
Description des des offres des fournisseurs
procdures
comptables Service comptable : comptabilise les factures fournisseurs et procde au suivi des
immobilisations.

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 92
2. Les principales phases du cycle
Expression du besoin

Relev de Consultation et choix des fournisseurs


l existant

Lancement des commandes passation de marchs

Contenu
Rception de l immobilisation

Description des Contrle des factures


procdures
comptables Comptabilisation de l acquisition

Suivi de l immobilisation, calcul des amortissements


Les annexes
Sortie des immobilisations

MASNAOUI
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S 93
Tous les dpartement (direction) centralisent les besoins de
leurs services en matire d investissement.


Le dpartement des investissements centralise les besoins
Expression du besoin des diffrents dpartement et tablit le budget annuel
d quipement.
La direction gnrale et le conseil d administration valide
Relev de le budget d investissement.
l existant

Le dpartement des investissement tablit une demande de


Contenu
prix (ou un appel d offre) transmise aux fournisseurs.
La commission d ouverture des plis procde l ouverture
Consultation et choix des des plis des offres des fournisseurs et les signe
Description des le dpartement des investissements tablit un tableau
fournisseurs
procdures comparatif des prix et et procde l adjudication de la
comptables commande (ou du march) au fournisseur prsentant
le meilleur rapport qualit prix.

Les annexes

MASNAOUI
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S 94
Le dpartement des investissement tablit un bon de
commande sur des exemplaires prnumrots sur la base
de l adjudication et et le transmet avec le dossier d achat
Lancement de la commande
Passation du march
( Demande d achat, Fiche de disponibilit budgtaire,
Offres signes,Tableau comparatif) la direction pour
signature.
Relev de Le dpartement des investissements transmet le bon de
l existant commande sign au fournisseur

Contenu Le responsable du magasin s occupe de la rception de


l immobilisation rapproche le bon de commande avec le
matriel ou le bien reu et le bon de livraison et tablit un
Description des Rception de l immobilisation bon de rception prnumrot dat sign en quatre
procdures exemplaires dont il garde un, un est transmis au dpartement
comptables des investissements et les deux derniers sont transmis la
comptabilit.

Les annexes

MASNAOUI
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S 95

Le dpartement des investissements reoit les factures des
Relev de fournisseurs appose aux doubles la mention Duplicata
l existant et attribut un numro d ordre chronologique pour chaque
facture
Le dpartement des investissements vrifie la facture,
notamment en ce qui concerne la correspondance entre
Contenu facture, bon de livraison, bon de rception, et bon de
Contrle des factures
commande (quantit, qualit et prix); le respect des
mentions lgales (rfrences fournisseur, rfrences
Description des client, identifiant fiscal, rfrences facture) et
procdures Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications,
comptables additions, TVA, etc.).
Le dpartement des investissements matrialise ces
contrles par un visa sur la facture.

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 96
Le dpartement des investissements envoie au service

comptable les factures accompagnes du bon de commande,


du rapport de rception et du bon de contestation ventuel.

Relev de Le service comptable sassure du suivi de la numrotation


chronologique attribu par le dpartement des
l existant investissements et demande les factures manquantes en
cas de rupture de la squence.

Le service comptable contrle lexhaustivit de ces


Contenu Comptabilisation de documents et rclame les documents manquants.
l acquisition
Le service comptable sassure par ailleurs, que les achats
Description des ayant un caractre de rparation sont correctement rpartis
procdures entre charges et immobilisations et ce en collaboration
avec les service concerns.
comptables
Le service comptable rapproche ces documents, tablit
un bordereau de comptabilisation et comptabilise de la
Les annexes facture.

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 97
Le dpartement des investissements tient le fichier
des immobilisations et assure le suivi de la localisation du

matriel. Le fichier des immobilisations doit mentionner :


La description ;
Le numro didentification ;
La localisation ;
Relev de
Le cot dacquisition ;
l existant La date de mise en service ;
La mthode et le taux damortissement.

La section patrimoine doit veiller la mise jour de ce


Contenu Suivi des fichier en cas de nouvelle acquisition, sortie ou dplacement
immobilisations du matriel.

Description des Le service comptable calcule et comptabilise rgulirement


procdures les amortissements.
comptables
Le service comptable sassure que les amortissements sont
correctement pratiqus sur tous les lments du fichier des
immobilisations et le montant rcapitulatif des
Les annexes amortissements ainsi pratiqus est gal au montant port au
bilan de la socit.

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 98
EXPRESSION DU BESOIN :
Les services utilisateurs expriment un besoin de rforme
dment justifi, transmis la direction technique pour
validation et la direction gnrale pour approbation.

AUTORISATION DE LIQUIDATION :
Relev de Le responsable du magasin regroupe provisoirement les
l existant immobilisations reformer
La commission dtude des dossiers de rforme propose
un mode de liquidation et une valuation du matriel
rformer.
Contenu La direction aprs tude du rapport de la commission
Sortie des
donne son accord et autorise la mise en vente du matriel.
immobilisations
MISE EN VENTE :
Description des La direction technique procde lenlvement et la mise
procdures en vente des immobilisations
comptables Le service comptable reoit les factures et procde la
comptabilisation des sorties des immobilisations.
Le dpartement des investissements procde la mise
jour du fichier des immobilisations.
Les annexes Le service comptable sassure que les biens ayant fait
lobjet de vente, destruction ou mise au rebut ne doivent
plus figurer au bilan de la socit
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 99
Paie

1. Les services intervenants


Dpartement des ressources humaines
service comptable
Relev de
l existant direction gnrale

Contenu

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 100
2. Les principales phases du cycle

Relev de Etablissement de la paie
l existant

Etablissement des dclarations sociales et fiscales


Contenu

Description des Enregistrement comptable


procdures
comptables

Suivi et analyse des comptes


Les annexes

MASNAOUI
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S 101
Le Dpartement des ressources humaines reoit les
informations des diffrentes entits de la socit relatives
aux lments variables de la paie (absentisme, heures

supplmentaires, prime d'emplissage,).


Le Dpartement des ressources humaines contrle la
cohrence des lments reus et rapproche entre les
diffrents documents (fiches de pointage, absentisme,).
Relev de
Le Dpartement des ressources humaines saisit les
l existant lments variables de la paie.
Le Dpartement des ressources humaines dite les tats
de contrle des lments variables saisis et les valide.
Le Dpartement des ressources humaines dite les journaux
Contenu Etablissement de paie par catgorie ainsi que les journaux centralisateurs,
de la paie les tats de virements par banque, les tats des dcomptes
montaires et les bulletins de paie.
Description des Le Dpartement des ressources humaines contrle la
procdures concordance de ces diffrents documents, dite le journal
comptables de paie consolid qui clture l'opration de la paie, le vise
et le transmet au dpartement financier et comptable avec
les diffrents tats dits.
Le chef du dpartement financier et comptable contrle
Les annexes la concordance des diffrents tats avec le journal consolid et
le vise.

MASNAOUI
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S 102
Le Dpartement des ressources humaines tablit les
dclarations sociales conformment aux rglements et

contrats en vigueur (CNSS, CIMR, Assurance groupe,


Assurance AT).

Relev de Le Dpartement des ressources humaines transmet les


dclarations au service comptable pour validation avec les
l existant
journaux de paie et paiement dans les dlais.

Etablissement Le service comptable tablit la dclaration de l'IGR et liquide


des dclarations l'impt d au vu du journal de paie consolid.
Contenu sociales et fiscales
Le Dpartement des ressources humaines, la fin de l'anne,
prpare l'tat 9421 au titre du personnel titulaire, contractuel
Description des et saisonnier et l'envoie au service comptable.
procdures
comptables Le service comptable vrifie la cohrence de l'tat 9421 avec
les donnes comptables et le dpose ensuite l'administration
fiscale.

Les annexes

MASNAOUI
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S 103
Le Dpartement des ressources humaines, suite
l'tablissement du journal de paie consolid, transfert les
donnes mensuelles sur la paie du systme de gestion des
ressources humaines vers le systme comptable, et ce, par le
biais d'une interface informatique permettant une intgration
Relev de automatique de ces donnes.
l existant Le Dpartement des ressources humaines envoie en parallle
au service comptable le journal de paie consolid, les ordres
de virement par banque, les ordres de virement des retenues
Enregistrement
au profit des tablissements de crdit et la liste nominative
comptable et
Contenu des dcomptes montaires.
paiement
Le service comptable rapproche les diffrents documents avec
les donnes intgres dans le systme comptable, transmet les
Description des ordres de virements et les dcomptes montaires au chef du
procdures dpartement financier et comptable et ensuite la Direction
Gnrale pour visa.
comptables Le service comptable envoie les ordres de virement viss aux
banques et une mise disposition au titre des dcomptes
montaires l'attention des diffrents responsables pour le
Les annexes paiement des salaires aux agents.

MASNAOUI
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S 104

Relev de
l existant Le dpartement des ressources humaines tablit la fin de
chaque mois un tat dtaill sur les mouvements des comptes
du personnel (agent par agent) ainsi qu'une analyse des soldes
Suivi et analyse des comptes de bilan qu'il transmet au service comptable.
Contenu des comptes
Le service comptable vrifie le bien fond des analyses de
comptes reues et leur concordance avec les comptes.
Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 105
Stocks

1. Les services intervenants



Relev de
l existant Service Comptable
Service audit interne
Direction Approvisionnement.
Contenu
Magasins

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 106
2. Les principales phases du cycle

Relev de
l existant
Suivi des entres

Contenu
Suivi des stocks dans le magasin
Description des
procdures
comptables Suivi des sortie

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 107
Rception par le magasin des nouvelles entres, et vrification
des quantits reues par rapprochement avec le bon de


commande, le march ou lettre de commande.
Stockage et tablissement du bon de rception transmis au
Suivi des entres
service demandeur pour contrle qualitatif du matriel
rceptionn.
Relev de
l existant
Suivi du niveau de stocks
Suivi de l tat des stocks et mission d un tat des articles non
mouvements et ou endommags, transmis la direction
Contenu technique pour tude et vrification, puis adresse la
comptabilit pour constatation des provisions ventuelles pour
dprciation des stocks.
Description des Suivi des stocks Etablissement d un tat mensuel des stocks transmis l audit
procdures dans le magasin interne pour rapprochement, dune part, avec la balance comptable
comptables des stocks, tablie par le service comptable, et d autres part, avec
les existants rels par sondage.
Etablissement d un tat mensuel des matriels reus transmis
l audit interne pour vrification du respect de la procdure
Les annexes d entre

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 108

Relev de
Rception par le magasin d un bon de sortie
l existant
Livraison des articles demands et mise jour des fiches de stocks
En cas de non disponibilit partielle ou totale des articles
Suivi des sorties
demands , le magasinier tablit une demande d achat au service
achats pour entamer la procdure d approvisionnement.
Contenu

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
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S 109
Trsorerie

1. Les services intervenants



Relev de Direction ;
l existant
Dpartement financier et comptable
Dpartement des ressources humaines ;
Contenu Service commercial ;
Dpartement des achats.
Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 110
2. Les principales phases du cycle

Relev de
l existant Procdure des rglements

Contenu Procdure des encaissements

Description des
procdures Procdure de suivi des caisses de dpenses
comptables

Les annexes Procdure de suivi des banques

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 111
Le dpartement achats, prpare le dossier de rglement (originaux
des factures, bordereau de paiement, bon de livraison, bon de rception

et bon de commande), vrifie la concordance des documents et


la dduction des acomptes et avoirs et le transmet au service comptable.
Le service comptable vrifie lexhaustivit et la concordance des
Relev de documents, rclame ventuellement les pices manquantes, opre
l existant l'enregistrement comptable de la charge et classe les dossiers reus
par chance.
Le service comptable l'chance du rglement, et aprs consultation
Procdure des du responsable du service trsorerie pour le choix de la domiciliation
Contenu rglements et du mode de paiement, prpare le moyen de paiement et la lettre de
paiement et transmet le dossier au chef du dpartement financier et
comptable qui le valide et le transmet aux personnes comptentes pour
signature;
Description des Les signataires vrifient la concordance des lments du dossier,
procdures signe le moyen de paiement et retourne les dossiers de rglement au
comptables service comptable.
Le service comptable comptabilise le rglement transmet une copie
de la lettre de paiement la section trsorerie pour prise en
considration des rglements effectus et envoi l'original avec le moyen
Les annexes de paiement au bureau d'ordre pour transmission aux fournisseurs.

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 112
Le service comptable reoit du service commercial priodiquement
les factures du mois prcdent accompagnes dun listing rcapitulatif
des factures.
Relev de
l existant Le responsable du recouvrement (service comptable) soccupe
du recouvrement de ces factures.

Procdure des Le responsable du recouvrement (service comptable) consulte la section


Contenu encaissements trsorerie pour le choix de la domiciliation bancaire et procde au dpt
des moyens de paiement (chques et traites). En cas de rglement par
traite, il tablit une note de dbit pour les intrts descompte facturs
au client.
Description des
procdures Le responsable du recouvrement (service comptable) transmet les
comptables bordereaux de remise deffets ou de chques lencaissement
la section ressources pour la constatation comptable du rglement
et transmet une copie la section trsorerie pour information.

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 113

Le service demandeur, en cas de survenance dun besoin dont lachat
peut se faire par la caisse de dpenses, tablit une note interne qui
mentionne le montant demand, signe par son responsable
hirarchique et la transmet au rgisseur.
Relev de
l existant Le caissier valide la demande par vrification de la disponibilit
des fonds et de la possibilit dachat par rgie.
Procdure de
suivi des Le caissier dbloque le montant demand contre un reu vis par lui
Contenu caisses et par le demandeur, et garde le reu en tant que pice valant argent
dans lattente de la rception des justificatifs de la dpense.

Description des Le service demandeur ralise la dpense, tablit un bordereau de


procdures paiement auquel sont jointes les justifications du montant dcaiss
comptables et le transmet au caissier .

Le caissier enregistre la sortie des fonds la rception des pices


justificatives quil classe dans son suivi.
Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 114
Le service trsorerie reoit quotidiennement les extraits bancaires et
procde leur traitement par :
Lidentification des mouvements de la journe

Le rapprochement des extraits bancaires avec la situation de la


trsorerie de la socit et identification des mouvements bancaires
non constats par la socit et inversement.
Relev de
l existant Le service trsorerie met jour sa situation de trsorerie et rclame
la banque les pices justificatives complmentaires au titre des
mouvements non justifis.
Procdure de
Contenu
suivi des Le service trsorerie dite en fin de journe une situation de trsorerie
banques mise jour et la transmet au chef du dpartement financier et comptable
pour information.
Description des Le service comptable transmet la section trsorerie une copie de toutes
procdures les valeurs reues pour leur prise en compte dans la situation de
comptables trsorerie.

Le dpartement des ressources humaines transmet au service trsorerie


ltat des virements des salaires par banque pour la ralisation de cette
Les annexes opration et le consulte ventuellement pour le choix de la domiciliation
des rglements des organismes sociaux.

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 115
Clture comptable

1. Les services intervenants


Direction ;
Relev de Dpartement financier et comptable ;
l existant
Dpartement achats ;
Dpartement des ressources ;
Contenu Service logistique ;
Service commercial.
Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 116
2. Les principales phases du cycle

Etablissement d un planning d arrt
Relev de
l existant

Exploitation des inventaires


Contenu

Travaux d amortissements et de provisions


Description des
procdures
comptables
Ecritures de clture

Les annexes
Edition des tats de synthse

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 117
Le dpartement financier et comptable identifie les contraintes darrt
lgales (comptables et fiscales) et internes.

Relev de Le dpartement financier et comptable dtermine les diffrentes tches


l existant ncessaires la ralisation des objectifs darrt ou de clture.

Le dpartement financier et comptable procde lordonnancement des


Etablissement tches compte tenu des contraintes de dlai.
d un planning
Contenu d arrt Le dpartement financier et comptable affecte les tches ainsi
ordonnances aux ressources disponibles.
Description des Le dpartement financier et comptable procde la matrialisation
procdures du planning darrt ou de clture.
comptables
Le dpartement financier et comptable assure le suivi priodique
davancement des travaux.

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 118
Le dpartement achats tablit un tat valoris des stocks inventoris
et le transmet au service comptable, en identifiant les stocks reformer,

les stocks gels et les stocks rotation lente.

Le dpartement achats rapproche les tats d'inventaire des stocks


Relev de l'inventaire permanent, relve les carts ventuels et procde leur
l existant explication.

Le dpartement des investissement doit au terme de linventaire


Exploitation physique des immobilisations tablir un tat des immobilisations
Contenu des inventaires valoris avec mise en vidence de ltat du matriel (bon tat,
rformer,... etc.) quil transmet au service comptable. Le matriel
rformer doit suivre la procdure de sortie des immobilisations.
Description des Le service comptable reoit ltat valoris de linventaire des stocks
procdures et des immobilisations corporelles. Il rapproche linventaire physique
comptables des immobilisations avec le fichier comptable des immobilisations et
dgage les carts ventuels.

Le service comptable tablit une liste de ces carts et la transmet au


Les annexes dpartement des achats pour analyse et justification.

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 119

Relev de Le service comptable prpare les tableaux damortissement en tenant
l existant compte des dcisions de rforme reues et dite un tat des
amortissements de l'exercice;

Ecritures de Le service comptable reoit des diffrents services les informations


Contenu clture sur la recouvrabilit des crances ainsi que sur les risques ventuels;

Le service comptable tablit, au vu de ces informations, un tat des


provisions de l'exercice pour traduire l'ventualit d'une dprciation
Description des d'un actif ou d'une charge ou risque quelconque menaant la socit,
procdures il dite cet effet un tat des provisions de l'exercice.
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 120
Le service comptable reoit la fin de chaque exercice :

Les charges payes davance par le service des achats (Assurances,


autres frais) et par le dpartement administratif et social (congs pays
non consomms, engagements de retraite) ;
Relev de Les charges payer par le service des achats ;
l existant Un tat de la TVA;
Un tat des emprunts dit par le service financier ;
Un tat des avoirs tablir au titre des ventes antrieures par le
Ecritures de service logistique ;
Contenu clture Un tat des ventes non encore factures par le service logistique ;
Un tat des litiges en cours par le service juridique.
Le service comptable prpare un tat des charges et produits
rgulariser.
Description des Le service comptable transmet ces tats au responsable du dpartement
procdures financier et comptable pour vrification et validation matrialises par
comptables un visa;
Le chef du dpartement comptable et financier transmet les OD la
Direction pour signature.
Le service comptable reoit et comptabilise les OD dment signs par
Les annexes la Direction Gnrale.

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 121
Le service comptable est responsable de ldition des journaux, grands
livres et balances.

Le chef du dpartement financier et comptable supervise llaboration


des tats de synthse, savoir :
Relev de
l existant Le bilan ;
Le compte des produits et charges ;
Ltat des soldes de gestion ;
Edition des Le tableau de financement ;
tats de et ltat des informations complmentaires.
Contenu synthse
Le chef du dpartement financier et comptable prsente la Direction
Gnrale les tats de synthse ainsi tablis pour validation et visa.
Description des
procdures Le chef du dpartement financier et comptable est responsable
comptables par ailleurs de :

Lassistance de la Direction Gnrale dans ltablissement des


rapports dactivit.
Les annexes Lassistance des auditeurs externes et commissaires aux comptes.

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S 122