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ME L INFORMATION Ch 6

L INFORMATION

Michel EMERY Conseil et Formation


26/03/03 1
MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET
ME L INFORMATION Ch 6

6.1

ORGANISER LES CIRCUITS


D INFORMATION

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UNE BONNE ORGANISATION DE L INFORMATION :


EFFICACITE ET MOTIVATION
POUR LE MANAGER:

Besoin de connatre la ralit pour:


- pouvoir contrler le travail : DELEGATION EFFICACE
- prendre les dcisions bon escient: BON MANAGEMENT

POUR LES MEMBRES DE L EQUIPE:

Ncessit de les informer:


- pour la bonne excution de leur travail: EFFICACITE
- pour qu ils puissent se situer dans le contexte gnral
( affaires, quipe, socit,.. ): MOTIVATION

Besoin de s assurer que les informations circulent entre eux: EFFICACITE


ESPRIT D EQUIPE

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DEUX EXCES A EVITER:

- PAS ASSEZ D INFORMATIONS

- TROP D INFORMATIONS

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PRINCIPES A METTRE EN OEUVRE

- Chacun doit avoir les donnes dont il a besoin de faon prcise


et au niveau qui va bien

- Chacun doit pouvoir comprendre le contexte gnral afin de pouvoir


situer son action et comprendre l action des autres

- Eviter les pertes de temps occasionnes par la lecture et la rponse


des notes ou des messages sans intrt

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POURQUOI CERTAINS BLOQUENT L INFORMATION?

SAVOIR = POUVOIR

Savoir, c est dtenir un certain pouvoir sur ceux qui ne savent pas

Celui qui ne diffuse pas ses informations se rend incontournable


- il s accroche son poste: besoin de scurit
- mais en se rendant indispensable, il se prive des possibilits de
mouvement et bloque sa carrire

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POURQUOI CERTAINS
VOUS INONDENT D INFORMATIONS ?

- Pour vous faire croire qu ils sont transparents

- Pour vous faire perdre votre temps en vous noyant dans les dtails

- Parce que c est une faon de se faire couvrir : si vous ne ragissez


pas une information, cela sera pris pour un accord

L excs d information est une stratgie utilise par certains


pour aboutir aux mmes effets que le recel d informations:
avoir une position incontrlable.

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FLUX D INFORMATIONS
DIRECTION
GENERALE

MD DM

MANAGER
XM MX
M

EXTERNE EXTERNE

( CLIENT,
EM ME ( CLIENT,
FOURNISSEUR, FOURNISSEUR,
SERVICE,..) SERVICE,..)

EQUIPE
X X

XE MEMBRE DE MEMBRE DE EX
L'EQUIPE EE L'EQUIPE

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FLUX D INFORMATIONS
FLUX
TYPE D' INFO ACTION MANAGER
GENRE CODE
Informations reues de l'Extrieur
Traitement des informations acquises,
XM ( Client, Fournisseur, Service interne de
et Diffusion
l'Entreprise,... )
Acquisition Compte-rendus, rapports internes,
Synthse des informations acquises,
par le EM entretiens, infos acquises en runion ,
Traitement et Diffusion ventuelle
observation, ...
Manager
Informations sur la vie de l'Entreprise, Synthse des informations acquises,
DM consignes de la Direction Traitement et Diffusion

Informations fournies l'extrieur


MX ( Client, Fournisseur, Traitement direct non dlgu
Service interne de l'Entreprise,... )
Diffusion Communication l'Equipe ou certains de
Informations fournies l'quipe
par le ME par le Manager
ses membres sous une forme approprie
( entretien, runion, crit, ... )
Manager
Compte-rendus la Direction ( "Reporting")
MD et demandes particulires
Prparation rigoureuse et synthtique

Informations externes ( Client, Fournisseur,


Dfinir la diffusion ventuelle
XE Service interne de l'Entreprise,... )
f ( E, X, infos ) vers E, X, M
vers un membre de l'Equipe

Emission d'informations vers l'extrieur Dfinir les autorisations d'Emission


Organiss EX par un membre de l'Equipe f ( E, X, infos )

Echanges internes S'assurer du bon fonctionnement


EE entre membres de l'Equipe des changes internes

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TYPES DE COMMUNICATIONS

ORALE Formelle Runion


Entretien
Discours, expos

Informelle Entre deux portes


Au labo, sur le terrain
En prenant le caf
Discours improvis
Tlphone

ECRITE Rapport
Compte-rendu
Mmo interne
Fax
E Mail

AUDIO-VISUELLE Prsentation de documents projets ( slides )


Vido

COMPORTEMENTALE Le non-dit, les attitudes


Les rituels ( poigne de main, signes )

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LA PLUS GRANDE DIFFICULTE DU MANAGER:


DELEGUER ET NE PAS PERDRE LE CONTROLE

- L information provenant des collaborateurs qui on a dlgu un travail


est la premire source d information

- Il faut trouver d autre moyens d informations:


Qui n entend qu une cloche n entend qu un son !

- L observation sur le terrain est fondamentale pour sentir la ralit

- Il faut apprendre bien connatre chacun pour appliquer un filtre


en fonction de la personnalit de l metteur
( optimisme, pessimisme, vanit, sincrit, )

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6.2

LES REUNIONS

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LES RUNIONS
TYPES DE RUNIONS

Avancement
Mise en phase
Analyse dun problme
Recherche de solution
Information
Formation
Rapport la hirarchie
Brainstorming

POINTS A CONSIDRER

Salle
Ambiance
Disposition des tables
Aides visuelles ( rtroprojecteur, tableaux, paperboard, video )
Animateur
Rapporteur ou non
Ordre du jour
Compte-rendu

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INTERET DES RUNIONS

La runion permet d assurer:

- le sentiment de communaut

- un langage commun

- un travail d quipe

- la participation de chacun

- la dcouverte de la personnalit des autres

Mme si les objectifs de la runion ne sont pas atteints,


une runion n est jamais inutile, car elle fait toujours un peu avancer
la connaissance des autres et le sentiment de groupe

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VOTRE ATTITUDE EN RUNION

- Dtendre l atmosphre

- Mettre chacun l aise

- Ecoutez activement et observez le langage non-dit ( attitudes, gestes )

- Reformulez les interventions pour verifier la comprhension mutuelle

- Ayez un langage clair: voie pose, ides claires, attitude directe

- Utilisez le tableau pour synthtiser et faire ressortir les ides

- Faire parler ceux qui restent l cart

- Limiter la parole de ceux qui s imposent trop

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