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Les formalits dembauche

Etre employeur entraine un grand nombre dobligations pour lassociation quelles que soient la
Emploi

nature et la dure du contrat. Lassociation doit accomplir plusieurs formalits notamment vis--vis
de ladministration et du salari, ainsi que dtenir des registres La liste ci-dessous indique
lessentiel des formalits, mais des rgles spcifiques sy ajoutent notamment pour lembauche dun
salari mineur, handicap, tranger, retrait, fonctionnaire
Pour les toutes petites associations des dispositifs et des aides spcifiques existent.

Devenir employeur

Demander son immatriculation auprs du centre de formalits des entreprises


La demande dimmatriculation nest accomplir que si lassociation embauche son premier salari
et ne dispose pas encore dun numro siret (correspondant au lieu de travail du futur salari). Cette
formalit seffectue sur le site URSSAF : https://www.cfe.urssaf.fr/. NB : Lassociation qui ne
possde quun SIRET pour son tablissement sige , et prvoit de faire travailler son futur salari
une autre adresse doit effectuer la dmarche, afin de dclarer ce nouvel tablissement.

Simmatriculer auprs dune institution de retraite complmentaire ARRCO/AGIRC


Afin que le salari embauch bnficie de point de retraite complmentaire, des cotisations
doivent tre verses une institution de retraite. Cette adhsion est raliser dans les 3 mois qui
suivent la constitution de lassociation, mme si lassociation nemploie pas tout de suite de salari.
Si la formalit dadhsion na pas t tablie dans les 3 mois, lassociation a reu un courrier
manant de la caisse dun des deux groupes chargs des adhsions tardives. Il faut prendre contact
avec cette caisse. Lorsque ladhsion a bien t effectue dans le dlai de 3mois, il faut simplement
prvenir la caisse de retraite lors de lembauche.
(Adhsion lARRCO et lAGIRC http://www.agirc-arrco.fr/entreprises/embaucher-un-salarie/ ).

Vrifier si une convention collective est applicable lassociation.


Les rgles applicables en droit du travail en gnral, et au contrat de travail en particulier sont
exposes dans le code du travail et dans la convention collective dont relve ventuellement
lassociation. Celle-ci dfinit les conditions demploi et de travail des salaris (rmunration, dure
du travail) et leurs garanties sociales (maladie, maternit, accident du travail, prvoyance,
retraite).
Il revient lemployeur de vrifier si lactivit de son association rentre dans le champ
dapplication dune convention collective. La convention collective applicable est celle dont relve
lactivit principale exerce par lemployeur (Article L2261-2 du code du travail). Le plus souvent,
les activits couvertes par la convention collective sont dsignes par les codes NAF
correspondants, mais ce code nest quun indice, lactivit exerce reste le vrai critre dapplication
de la convention collective.
Les conventions collectives sont consultables sur : http://www.legifrance.gouv.fr/
/

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En cas de doute sur lobligation dappliquer une convention collective, vous pouvez interroger la
DIRECCTE de Bretagne au 02.99.12.58.58.
NB : si lassociation ne relve daucune convention collective, elle peut aussi faire le choix den
appliquer une en totalit ou partiellement, par dcision unilatrale de lemployeur ou par usage.
Lorsquune convention collective est applique, lemployeur doit veiller sa bonne application et
mesurer les consquences budgtaires : salaires minima applicables, contrat de prvoyance
obligatoire, gestion des congs, taux de cotisation suprieurs aux taux minima lgaux

Adhrer une caisse de prvoyance


Laffiliation une caisse de prvoyance nest obligatoire que si un salari est cadre, ou bien si un
accord collectif limpose (convention collective, accord dentreprise, accord au niveau de la branche
professionnelle ). Lassociation qui na pas dobligation, peut aussi dcider de mettre un contrat
prvoyance en place. Les cotisations comprennent une part patronale et une part salariale
obligatoire. Les garanties prvoyances compltent les prestations servies par la Scurit Sociale,
notamment pour les risques majeurs comme le dcs ou linvalidit afin dassurer un revenu
suffisant au salari et sa famille. Lassociation choisit son organisme de prvoyance, sauf sil est
dsign dans la convention collective (ex : pour la convention de lAnimation, les organismes sont
Chorum et Harmonies Mutuelles).
Attention : lassociation qui naurait pas souscrit un contrat de prvoyance correspondant
lobligation conventionnelle, prend le risque de devoir indemniser le salari ou sa famille en cas
dincapacit, dinvalidit, dcs les consquences peuvent donc tre lourdes financirement.

Adhrer un organisme de mutuelle sant


La mise en place dun contrat mutuelle sant nest pas obligatoire, mais le deviendra compter du
1er janvier 2016. La loi du 14 juin 2013 de scurisation de lemploi, gnralise la couverture
complmentaire sant tous les salaris compter du 1er janvier 2016
dans lobjectif de permettre tous les salaris daccder une couverture maladie
complmentaire. Un contrat minimum devra alors tre obligatoirement mis en place.
La souscription dun contrat mutuelle sant permet de complter ou couvrir les dpenses de sant
restant la charge du salari aprs remboursement par la Scurit Sociale. Lassociation qui dcide
de mettre en place un contrat doit prendre contact avec un organisme : une mutuelle, une
compagnie d'assurance, une institution de prvoyance.

Adhrer un OPCA (organisme paritaire collecteur agr) pour le versement de la cotisation la


formation continue.
Tout employeur, doit participer au financement des actions de formation continue de son
personnel et des demandeurs d'emploi, en payant une taxe annuelle, dont le montant dpend du
nombre de salaris (NB : certains contrat aids sont exclus de cette obligation). Lassociation doit
choisir un OPCA (UNIFORMATION, AFDAS) en fonction de son activit (liste des OPCA
http://www.le-compte-personnel-formation.com/les-opca-et-la-formation-professionnelle-
continue/) et demander son adhsion afin deffectuer le paiement dans les dlais. Certaines
conventions collectives dsignent lOPCA auquel il faut adhrer.
Retrouvez les conditions de calculs de la taxe et de sa dclaration : https://www.service-
public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F22570
/

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Adhrer un service de sant au travail
Lemployeur doit obligatoirement adhrer un service de sant au travail. Pour les associations
rennaises, cest lAST 35 (Association Sant au travail). Vous pouvez les joindre par tlphone
(02.99.27.23.40) ou faire votre demande dadhsion en ligne sur : http://www.ast35.fr/.

Vrifier les aides lemploi et les exonrations


Diverses aides existent pour favoriser lembauche de salaris : contrats aids, embauche en ZFU
ou ZRU, rduction Fillon sur les salaires peu levs, bases forfaitaires pour associations agres
jeunesse et ducation populaire ou sport Il est important de bien apprhender les aides dont
vous pouvez disposer pour que lassociation puisse se projeter financirement.
Retrouver le panorama des exonrations et aides lemploi sur :
https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/beneficier-dune-exoneration/exonerations-ou-
aides-liees-a-la.html
https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/beneficier-dune-exoneration/exonerations-ou-
aides-a-caracter.html
https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/beneficier-dune-exoneration/exonerations-
generales.html
http://travail-emploi.gouv.fr/grands-dossiers/plan-tpe-pme/article/l-aide-a-l-embauche-d-un-
premier-salarie
http://travail-emploi.gouv.fr/grands-dossiers/embauchepme/article/demandez-la-prime-
embauche-pme

Au moment de lembauche

Effectuer la dclaration pralable lembauche (DPAE)


Cette dclaration obligatoire doit tre effectue avant toute embauche et, au plus tt, dans les 8
jours prcdents la date prvue de lembauche. Elle permet douvrir votre salari tous ses droits
sociaux, dtre couvert en cas daccident du travail de votre salari, et de bnficier de tous vos
droits exonration ventuels.
En une seule dmarche, plusieurs formalits sont ainsi accomplies :
- la demande dimmatriculation de lassociation la Scurit Sociale en cas de 1re embauche
- la demande dimmatriculation du salari la Scurit Sociale sil sagit de son 1er emploi
- la demande daffiliation au rgime chmage.

Cette dclaration peut tre effectue en ligne sur : https://www.due.urssaf.fr/declarant/index.jsf


en indiquant le numro SIRET de ltablissement sur lequel lembauche est faite, ou sur
http://www.net-entreprises.fr/

LUrssaf vous adresse un accus de rception quil faut conserver, et une copie de la DPAE doit tre
remise au salari.

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Prendre rendez-vous pour la visite mdicale dembauche
En principe, la visite mdicale doit avoir lieu avant lembauche, ou au plus tard avant lexpiration de
la priode dessai. Cette visite est obligatoire pour tous les salaris, quels que soit la nature du
contrat de travail, la dure du contrat de travail, ou encore le temps de travail du salari. En cas de
salari multi-employeur, les diffrents employeurs peuvent convenir ensemble dorganiser la
surveillance mdicale du salari. A lissue de la visite mdicale, le mdecin du travail dlivre une
fiche daptitude.

Signer un contrat de travail


En cas dembauche en Contrat dure dtermine, un contrat de travail doit tre remis au salari
dans les 2 jours qui suivent son embauche. Pour une embauche en contrat dure indtermine, le
contrat peut exister mme en labsence dcrit, mais dans un souci juridique, il est conseill de
remettre au salari une lettre dembauche ou un contrat de travail. La convention collective de
lAnimation impose lexistence dun contrat crit.
Des mentions doivent obligatoirement figurer dans le contrat de travail : identit du salari et de
lassociation, lieu de travail, dsignation du poste, date de dbut et dure du contrat, priode
dessai, dure des dlais de pravis observer en cas de cessation de contrat, divers lments de
salaire et priodicit de versement de la rmunration, dure de travail journalire ou
hebdomadaire et, le cas chant, la convention collective applicable.

Affilier le salari aux caisses de retraite complmentaire, de prvoyance et mutuelle sant.


Lassociation doit aviser la caisse de retraite de lembauche de son salari. Il en est de mme pour
la caisse de prvoyance et/ou de mutuelle sant lorsque lassociation a souscrit un contrat.
Lassociation doit remettre au salari la notice dinformation remise par la caisse de prvoyance,
afin quil soit inform des garanties souscrites. Il faut veiller ce que le salari dsigne un
bnficiaire pour les prestations (formulaire spcifique complter).

Ouvrir un registre unique du personnel


Lassociation a lobligation de tenir un registre unique du personnel. Elle peut le faire sur un
registre papier achet auprs dune librairie, ou bien sous certaines conditions sur un support
informatique. Ce registre est complt chaque embauche ou dpart de salari.

Mettre disposition la convention collective


Lorsque le contrat de travail du salari est rgi par une convention collective, lassociation doit
mettre disposition du salari la convention applicable (soit sur lintranet ou en version papier).

Crer et tenir disposition un document unique pour la prvention des risques


Ce document rassemble sur un seul support lidentification des risques auxquels sont soumis les
salaris et des propositions daction de prvention pour les diminuer. Aucune forme du document
nest exige, nanmoins il doit rpondre des exigences.

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Aprs lembauche

Le bulletin de paie
Au moment du versement du salaire, lemployeur doit remettre un bulletin de salaire au salari et
en garder une copie (il est ncessaire de conserver les bulletins de paie que lon donne ses
salaris pendant une dure minimum de cinq ans). Certaines mentions sont obligatoires sur le
bulletin de paie. Retrouvez ces mentions sur http://travail-emploi.gouv.fr/droit-du-
travail/remuneration-et-participation-financiere/remuneration/article/le-bulletin-de-paie .

Le livre de paie
Si lassociation utilise un logiciel de paie pour tablir ses bulletins de paie, elle dite son livre de paie
tous les mois et le conserve. Ce document reproduit les mentions du bulletin de paie. Lemployeur a
le choix entre tenir son livre de paie ou conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans.

Le paiement du salaire
Il est vers une fois par mois (sauf catgories professionnelles particulires : saisonnier,
intermittent ). Le paiement peut tre effectu par chque, virement ou espces (si < 1 500). La
date de paiement nest pas indique dans le code du travail, mais il impose cependant la rgularit
du paiement.

Les dclarations sociales trimestrielles


Pour les associations de moins de 10 salaris, les dclarations et le paiement aux organismes
sociaux (URSSAF, retraite) sont effectuer trimestriellement (15 avril, 15 juillet, 15 octobre et 15
janvier). Pour les autres associations (> 10 salaris), les dclarations Urssaf sont mensuelles. La
dclaration Urssaf permet lassociation de sacquitter des cotisations de scurit sociales, mais
aussi chmage (Ple emploi).
Les organismes de prvoyance et mutuelle sant ont aussi une priodicit trimestrielle, les dates
sont indiques sur leur bordereau.
Pour raliser les dclarations, lassociation peut utiliser les bordereaux papier envoys par les
organismes, ou le faire en ligne soit sur le site de chaque caisse de cotisation (des codes de
connexion remis par ces caisses sont ncessaires), soit sur le site de net entreprise http://www.net-
entreprises.fr/ aprs avoir cr son compte.

Les dclarations sociales et fiscales annuelles


Chaque anne, lassociation employeuse doit tablir avant le 31 janvier la dclaration annuelle des
donnes sociales (DADS) qui rcapitule les effectifs employs et les rmunrations brutes verses
aux salaris, sur lesquelles sont calcules les cotisations sociales.
Elle doit aussi tablir le bordereau annuel pour lUrssaf (bordereau rcapitulatif), la caisse de
prvoyance et la dclaration deffectif la mdecine du travail.
La cotisation la formation professionnelle continue est acquitter annuellement, en fvrier de
lanne suivante. Des acomptes peuvent tre demands par lorganisme en fonction de la masse
salariale.

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Lorsque lassociation nest pas soumise la TVA (taxe sur la valeur ajoute) sur la totalit de son
chiffre d'affaires, elle est redevable de la taxe sur les salaires qui est verser au service des impts
dont elle relve. Certains contrats aids sont exonrs de cette taxe. Un abattement (20 283 pour
lanne 2016) permet certaines associations dtre exonres de cette taxe ou partiellement.
Cette taxe sacquitte annuellement le cas chant, mais en fonction du montant pay lanne
prcdente la priodicit peut tre modifie. Lorsque lassociation calcule quelle est exonre de
la taxe, elle na pas produire la dclaration annuelle auprs du service des impts.

Les affichages obligatoires


- Horaires de travail et dure des repos
- Priode et ordre des dparts en congs
- Adresse et numro dappel de linspection du travail, du service de mdecine de travail, des
- services de secours durgence, consignes dincendie
- Nom de la convention collective applicable et lieu o ce document peut tre consult au sein de
lassociation
- Textes du Code du travail relatifs lgalit professionnelle entre les hommes et les femmes (Art. L.
1142-1 Art. L. 1143-3
- Rglement intrieur sil existe (obligatoire pour les associations de plus de vingt salaris)
- Liste des membres du comit dhygine, de scurit et des conditions de travail (obligatoire partir
de cinquante salaris)

Lorganisation interne
- Crer un dossier par salari regroupant notamment le contrat de travail, la dclaration
dembauche et laccus de rception de la DPAE, les documents transmis par la mdecine du
travail, les copies des bulletins de salaires, les demandes de congs
- Ouvrir un classeur pour les documents administratifs concernant lUrssaf , le Ple emploi,
lorganisme de retraite complmentaire , lOPCA, la CRAM qui fixe le taux daccident du travail,
lassurance, lASP qui effectue le versement des aides lemploi, lInsee qui dlivre le numro Siret
et le code NAF, les statuts, la convention collective, le cas chant les documents relatifs aux
contrles en matire dhygine et scurit Bien classer les codes de connexions aux diffrents
sites internet.
- Tenir un calendrier des cotisations sociales et fiscales payer, et en tenir compte pour la gestion de
la trsorerie.

Simplification des procdures

Le Chque Emploi Associatif


Cette offre de service gratuite est propose aux associations qui nemploient pas plus de 9 salaris
quivalents temps plein durant lanne civile. Lutilisation du chque emploi associatif nest possible
quavec laccord du salari

Pour plus dinformations, voir la fiche le chque emploi associatif ou le site www.cea.urssaf.fr
/

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Le dispositif Impact Emploi
Mis en place par lUrssaf, ce dispositif repose sur le recours un "tiers de confiance" conseillant
lassociation employeur et ralisant sa place les dclarations et les bulletins de salaire un tarif moins
lev que ceux du march habituel. Il sadresse aux associations employant jusqu 9 salaris. Ce tiers de
confiance est un organisme, gnralement une association loi 1901, qui assure un rle dintermdiaire
entre ladministration et lusager. En contrepartie, lURSSAF lui fournit le logiciel Impact Emploi et lui
garantit une aide permanente.

Notre service accompagnement des employeurs associatifs la Maison des associations de Rennes peut
assurer ldition de bulletin de paie et les dclarations sociales, dans le cadre de ce dispositif. Retrouvez les
conditions dadhsions ici, et pour plus dinformations : cleboudec@crva-rennes.org

Le GUSO
Le service "guichet unique du spectacle occasionnel" (GUSO) est obligatoire pour les associations qui
emploient sous contrat dure dtermine des artistes du spectacle ou des techniciens qui concourent au
spectacle vivant (sauf si lactivit principale de lassociation a pour objet lexploitation de lieux de
spectacles, de parcs de loisirs ou dattraction, et la production ou la diffusion de spectacles).
Pour plus dinformations, voir la fiche le Guso ou le site www.guso.com.fr .

Source :, http://travail-emploi.gouv.fr , www.urssaf.fr Mise jour : avril 2016

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