Vous êtes sur la page 1sur 52

Budget

Finances
Comptabilit

Manuel dutilisation

Comptabilit - Tome 1A
Rfrentiels et Tenue de la
comptabilit auxiliaire Clients et
Fournisseurs
Version 3.17
Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Mises jour du document

Ce qui est nouveau


Thme Chapitre Page

Ce qui a volu
Thme Chapitre Page
Modification de la condition de paiement pour les 2.4.2 Les Dates 21
clients

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 2 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Table des matires


Mises jour du document ......................................................................................................................................2

Table des matires ...................................................................................................................................................3

A propos de ce manuel ............................................................................................................................................4

Prambule ................................................................................................................................................................5

1 Primtre .........................................................................................................................................................7

2 Les Rfrentiels Utilises ................................................................................................................................8


2.1 La Socit ..................................................................................................................................................8
2.1.1 Dfinition ..........................................................................................................................................8
2.1.2 Les Caractristiques de la Socit Z900 ............................................................................................8
2.2 Le Domaine dActivit...............................................................................................................................9
2.3 La Nomenclature Comptable ..................................................................................................................10
2.3.1 Dfinition ........................................................................................................................................10
2.3.2 Plan de Compte ............................................................................................................................... 10
2.3.3 Groupe de Comptes .........................................................................................................................10
2.3.4 Fiches de Compte Gnral ..............................................................................................................11
2.3.4.1 Afficher un Compte Gnral .......................................................................................................12
2.3.4.2 Modifier un Compte Gnral ......................................................................................................14
2.3.4.3 Modification en masse dun compte gnral ...............................................................................15
2.3.4.4 Crer un Compte Gnral ............................................................................................................18
2.4 La Priode Comptable et les Dates .........................................................................................................21
2.4.1 La Priode Comptable .....................................................................................................................21
2.4.2 Les Dates .........................................................................................................................................21

3 Tenue de la Comptabilit Auxiliaire Clients et Fournisseurs....................................................................22


3.1 Tenue de la Comptabilit Auxiliaire Clients et Fournisseurs (par les flux de Dpenses et Recettes - cas
gnral) ............................................................................................................................................................... 22
3.2 Saisir une Facture / un Avoir Client Hors Flux (Directement en Comptabilit - exceptions) ................22
3.2.1 Comptabilisation de la Subvention pour Charge de Service Public ................................................28
3.2.2 Cas o la charge payer doit tre rgularise par une recette .........................................................31
3.3 Saisir une Facture / un Avoir Fournisseur Hors Flux (Directement en Comptabilit - exceptions) .......36
3.3.1 Rgularisation de charges payer issues de la reprise des donnes : ..............................................42
3.3.1.1 La charge payer doit tre transforme en poste fournisseur payer. ..................................42
3.3.1.2 La charge payer doit tre transforme en poste rgler un fournisseur correspondant un
agent. 47
3.3.2 La gestion des dpenses du BPAT ..................................................................................................51

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 3 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

A propos de ce manuel

Les conventions utilises

Identifie des informations lire et/ou excuter imprativement.

Identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours de la


procdure expose.

Identifie un renvoi vers un chapitre, une partie ou une page o est dcrite
la suite de la procdure.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 4 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Prambule

En 2008, le calcul du coefficient de dduction de la TVA qui remplace lancien calcul du prorata de
dduction, permet au CNRS de dduire entirement la TVA facture par les fournisseurs (lorsque la
TVA est dductible).
Cela se traduit dans BFC par :
par la suppression du calcul de rmanence de la TVA
l'utilisation de nouveaux codes de TVA (TVA non proratise) lors de la prise en charge de la
facture

Liste des codes TVA 2014

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 5 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 6 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

1 Primtre
Ce manuel prsente les transactions BFC qui permettront lutilisateur comptable denregistrer ses
critures comptables relatives la comptabilit auxiliaire (clients, fournisseurs, immobilisations)
concernant les oprations courantes.
Une description des rfrentiels utiliss par ces transactions est fournie en prambule.
N.B :
Pour donner plus de cohrence lensemble de la documentation, les parties sur la comptabilit
auxiliaire Client / Fournisseur intgres aux flux de dpenses de recettes seront traits dans ces
manuels. Resteront donc dans cette partie, les cas particuliers de tenue de comptabilit auxiliaire tiers
grs en comptabilit exclusivement.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 7 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

2 Les Rfrentiels Utilises

2.1 La Socit

2.1.1 Dfinition

La structure comptable mise en uvre dans BFC sarticule autour dune structure mono socit sous
la responsabilit de lACP et permettant dagrger les comptes de ltablissement CNRS. Elle est
essentiellement porte par le module SAP FI de comptabilit gnrale.
Il est noter que la consolidation des comptes du CNRS au sens de la loi de scurit financire sera
ralise dans BFC via loutil dcisionnel SAP BW.
La socit Z900 unique est dfinie pour reprsenter ltablissement CNRS. Elle est une structure
obligatoire et minimale pour lutilisation de BFC. De plus, elle correspond classiquement une entit
juridiquement indpendante pour laquelle il est possible dtablir un reporting comptable et fiscal
(bilan, compte de rsultat, dclaration de TVA ).

2.1.2 Les Caractristiques de la Socit Z900

Devise interne

La devise interne est leuro. Les devises de transaction trangres sont gres avec cart de change.

Toute pice comptable comporte trois notions de devise :


- La devise de pice ou devise de transaction et montant associ ou montant en devise trangre.
- La devise interne (fonction de la socit dans laquelle cette pice est comptabilise) et montant
associ ou montant en devise interne. La devise interne est la devise utilise pour la valorisation du
bilan et compte de rsultat de la socit.
- et ventuellement au niveau des postes Tiers, une devise de paiement et un montant divergent de
paiement associ

Toutes les devises locales ou trangres peuvent tre gres sur lensemble des transactions. La
devise interne du CNRS est lEuro.

Une langue de gestion

Le code langue indique la langue utilise pour laffichage des textes, leur saisie et impression. La
langue de gestion est donc le franais.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 8 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

2.2 Le Domaine dActivit

Le domaine dactivit est un primtre tanche de responsabilit indpendante, correspondant la


notion de comptabilit de chaque agent comptable (secondaire ou principal).

Au sein du CNRS, les domaines dactivit suivants sont dfinis pour les diffrents acteurs de la
comptabilit gnrale :
- Un domaine dactivit qui intgre la comptabilit de lagent comptable principal ;
- Un domaine dactivit propre chaque dlgation qui intgre la comptabilit de chaque agence
comptable secondaire ;

Le domaine dactivit est aussi une information organisationnelle destine au reporting interne.
Cette information est obligatoire sur tous les postes de chaque pice comptable, hormis ceux de TVA,
et permet la production dtats comptables (dont les bilans et comptes de rsultats) par domaine
dactivit.
La vue comptable de tous les domaines dactivit est la vue comptable de lensemble du CNRS.

Les instituts nont pas de domaine dactivit propre mais sont rattachs
celui de lAgence Comptable Principale. De mme pour le Bureau des
Pensions et Accidents du Travail (BPAT), qui est rattach la dlgation
de Normandie.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 9 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

2.3 La Nomenclature Comptable

2.3.1 Dfinition

La dfinition du rfrentiel nomenclature comptable correspondant la fois au plan comptable et


la liste des comptes gnraux associs. Lexistence de ce rfrentiel est ncessaire toute saisie
dcriture.

2.3.2 Plan de Compte

Un plan comptable oprationnel est dfini et affect la socit Z900 reprsentant ltablissement
CNRS. La dfinition dun plan de comptes oprationnel (appel aussi plan de comptes socit) est
obligatoire, il sagit de la liste des comptes gnraux utiliss pour la comptabilisation.
Le plan de comptes dfini pour le CNRS est nomm ZPCG , et sa langue de gestion est le franais
(FR).
Un plan de compte unique est mis en uvre, structur en groupes de comptes gnraux permettant
de grer par paramtrage les rgles communes applicables des ensembles de comptes (compte
budgtaire de rattachement, affichage, autorisations).
Les natures comptables primaires ddies lanalytique seront cres automatiquement.

2.3.3 Groupe de Comptes

Le plan de comptes est organis en groupes de comptes. Le groupe de comptes permet de dfinir :
Une tranche de numros rserve : lors de la cration du compte, le systme vrifie que le
compte saisi est bien dans la squence de comptes dfinie dans le paramtrage du groupe de
comptes.
Des rgles de cration des donnes de base des comptes : les zones sont identifies comme
masques ou non, obligatoires ou facultatives et dfinissent ainsi les masques de saisie des
donnes de compte.

Les groupes de comptes utiliss au CNRS sont les suivants :


BIL. - Comptes de bilan
MITK. Comptes collectifs fournisseurs
MITD. comptes collectifs clients
IMMO - Comptes collectifs immo.
SAKO - Comptes gnraux
FIN.- Comptes de banque
TECH. -Comptes techniques

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 10 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

2.3.4 Fiches de Compte Gnral

Les comptes gnraux (donnes de base) sont crs dans le plan de comptes (cf. Rfrentiels
Comptes gnraux) par lAgence Comptable Principale.
Des transactions ddies permettent de grer le plan de comptes en cration (ACP uniquement),
modification (ACP uniquement) et affichage (ACP et ACS) notamment.
Des comptes-types peuvent tre dfinis pour cration des comptes gnraux par modle ; des
comptes existants peuvent galement servir de base une cration par copie.

La cration des comptes gnraux seffectue deux niveaux (en simultan ou par tapes successives,
la transaction prsente permet la gestion des deux niveaux en un seul temps) :
- Niveau mandant ou plan de comptes
- Niveau socit

Pour grer la vue Socit dun compte, la vue Mandant (ou plan de comptes) doit avoir t
prcdemment cre.

Au niveau du plan de comptes sont dfinis :


- le groupe de comptes
- la dsignation avec un libell court et un libell long
- le type de compte (bilan ou rsultat) et type de compte de rsultat associ
- les donnes de consolidation (compte groupe)

Au niveau socit sont dtermins :


- les paramtres du compte (devise, gestion des taxes, paramtrage des crans de saisie )
- contrle de trsorerie
- autorisation
- donnes budgtaires

Les donnes peuvent tre copies partir dun compte et/ou dune socit modle
Un compte gnral peut tre bloqu en comptabilisation au niveau mandant ou socit
Un compte gnral peut tre supprim si aucun poste na t pralablement comptabilis sur ce
compte
Lensemble des modifications effectues sur les donnes de base peuvent tre analyses (zones
modifies, ancienne valeur - nouvelle valeur, date des modifications, utilisateur ). Ces modifications
peuvent effectues unitairement ou en masse en slectionnant les comptes modifier ainsi que la ou
les zones concernes.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 11 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

2.3.4.1 Afficher un Compte Gnral

Pour afficher un compte comptable, activez la transaction <Gestion donn. de base cptes
gnraux> partir du chemin : Rfrentiel > Compte comptable > Tenue du plan de compte >
Gestion donn. De base cptes gnraux
Transaction : FS00

Saisissez les donnes suivantes :


- Le compte comptable que lon souhaite afficher dans la zone < Compte gnral >
- La socit

Ensuite cliquez sur le bouton reprsentant des lunettes pour visualiser le compte.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 12 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Pour afficher les modifications effectues sur un compte comptable ou un ensemble de comptes
comptables, activez la transaction <Affichage modifications comptes gn.> partir du chemin :
Rfrentiel > Compte comptable > Tenue du plan de compte

Saisissez les donnes suivantes :


- Le compte comptable ou la plage de compte comptables que lon souhaite afficher dans la
zone < Compte gnral >
Cochez les zones < Comptes gnraux >, < Donnes plan cpt. >, < Donnes socit >,
Dans notre exemple, linterrogation porte sur une plage de comptes de la classe 2.

Cliquez sur le bouton < Excuter >

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 13 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

2.3.4.2 Modifier un Compte Gnral

Pour modifier un compte comptable, activez la transaction <Gestion donn. de base cptes
gnraux> partir du chemin : Rfrentiel > Compte comptable > Tenue du plan de compte >
Gestion donn. De base cptes gnraux
Transaction : FS00

Saisissez les donnes suivantes :


- Le compte comptable que lon souhaite afficher dans la zone < Compte gnral >
- La socit

Ensuite cliquez sur le bouton reprsentant un crayon pour modifier le compte.

On accde aux mmes donnes que celles de laffichage mais en mode modification.

Certaines donnes sont modifiables et dautres non.


Liste des donnes non modifiables :
- Plan de compte
- Cl de pays
- Primtre Financier
- Primtre Analytique

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 14 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

2.3.4.3 Modification en masse dun compte gnral

Pour modifier en masse les comptes gnraux, activez la transaction <Modifier en masse des donnes
socit> partir du chemin Rfrentiel > Compte comptable > Tenue du plan de compte >
Modification en masse des donnes socit
Transaction : OB_GLACC12

Le message suivant apparat :

Faire Entre

Saisissez :
- La socit : Z900
- Les comptes gnraux modifier

Puis excuter

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 15 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

A partir du bouton , slectionner les zones modifier (ici le compte budgtaire)

Saisissez le nouveau compte budgtaire NB3

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 16 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Et reporter cette valeur dans la liste des comptes en-dessous en slectionnant la colonne Compte

budgtaire et en appuyant sur le bouton

Puis Sauvegarder
Le message suivant apparat, faire Entre

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 17 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Un message apparat indiquant que le compte gnral a t modifi.

2 autres transactions existent au niveau du portail :

- Transaction <Modifier en masse des donnes plan cpt.> partir du chemin Rfrentiel > Compte
comptable > Tenue du plan de compte > Modification en masse des donnes plan cpt.
Transaction : OB_GLACC11

Cette transaction permet de modifier les donnes plan comptable du compte gnral. Le principe est
identique celui dcrit ci-dessus.

- Transaction <Modification en masse des dsignations.> partir du chemin Rfrentiel > Compte
comptable > Tenue du plan de compte > Modification en masse des dsignations
Transaction : OB_GLACC13

Cette transaction permet de modifier la dsignation du compte gnral. Le principe est identique
celui dcrit ci-dessus.

2.3.4.4 Crer un Compte Gnral

Pour crer un compte comptable, activez la transaction <Gestion donn. de base cptes gnraux>
partir du chemin : Rfrentiel > Compte comptable > Tenue du plan de compte > Gestion
donn. De base cptes gnraux
Transaction : FS00

Saisissez les donnes suivantes :


- Le compte comptable que lon souhaite afficher dans la zone < Compte gnral >
- La socit

Ensuite cliquez sur le bouton reprsentant une page vierge pour crer le compte.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 18 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Important : afin de bnficier des zones pr-renseignes, crer par copie : renseigner le compte
crer, puis cliquer sur le bouton reprsentant une page vierge et avec modle :

Puis indiquer le compte existant copier puis valider.

Onglet Type / Dsignation :


Renseigner le groupe de compte ; compte de bilan / compte de rsultat ; la dsignation ; le texte descriptif

Onglet Donnes de pilotage :


Indiquer la devise et les informations relatives au pilotage du compte ; le cas chant la nature du compte
collectif

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 19 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Onglet Saisie/Banque/Interr. :
Indiquer le groupe de statut de zone ; le compte budgtaire
Les informations des autres onglets (Mots Cl / traduction ; Informations (Pl/Cpt) ; Informations (st) sont
pr renseignes).

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 20 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

2.4 La Priode Comptable et les Dates

2.4.1 La Priode Comptable

Une priode comptable correspond 1 mois danne civile, il a donc t dfini pour le CNRS, 12
priodes comptables et une priode spciale (dite priode 13 ) pour les critures de clture et de
rgularisation de la dernire priode.
Une variante dexercice est cre et affecte la socit Z900 reprsentant le CNRS pour piloter
louverture et la clture des priodes comptables. Sa codification est la mme que le code de socit
Z900

Deux versions dexercice civil sont gres :


- Lexercice comptable en cours sur 12 priodes (mois civils) et une priode spciale pour les
oprations de clture.
- Un exercice ddi aux retraitements analytiques sur 12 mois civils sans priode spciale, la priode
spciale ddie aux oprations de clture se dversant dans la dernire priode de cet exercice.

Lensemble de cette structure est gr par des agents habilits de lACP.

2.4.2 Les Dates

Six types de date peuvent tre grs dans la pice SAP :

Au niveau de len-tte de pice :


Date de pice : il sagit soit de la date du document servant de base la saisie (date de facture
fournisseur) soit de la date de saisie de la pice (criture comptable par exemple) t; cette date peut
tre utilise comme date de base dans le calcul des chances
Date de saisie ou date systme : cest la date denregistrement de la pice dans le systme (gre
automatiquement)
Date comptable : par dfaut pour BFC, elle est gre comme tant gale la date de saisie pour
respecter la notion de journe comptable.
Date de conversion : pour les pices en devise trangre (devise de transaction) pour rfrence du
taux de conversion utiliser (date de validit).

Au niveau des postes de la pice :


Date de base : date de dpart pour le calcul de lchance du poste, elle est dtermine via la
condition de paiement.
Ct dpenses, la condition de paiement fournisseur pour le CNRS tant toujours au comptant ,
cette date de base est toujours gale la date comptable.
Ct recette la date de base est automatiquement positionne 30 jours puisque la condition de
paiement client pour le CNRS est 30 jours.
Date de valeur : date gre pour les oprations de trsorerie, elle est dtermine par dfaut comme
tant la date de saisie pour BFC.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 21 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

3 Tenue de la Comptabilit Auxiliaire Clients et


Fournisseurs

Rappels sur la notion de comptabilit auxiliaire


La comptabilit auxiliaire se distingue de la comptabilit gnrale, par le fait quelle utilise des comptes
distincts du plan comptable gnral.
Ces comptes auxiliaires (par nature nombreux : un par client, fournisseur, immobilisation) sont utiliss
pour la saisie des critures. Le systme mouvemente en mme temps et automatiquement les
comptes collectifs cibles de comptabilit gnrale vers lesquels ces comptes auxiliaires pointent.
Cette relation entre le compte auxiliaire et le compte collectif est dfinie dans la fiche tiers ou la fiche
immobilisation (par exemple : 40120000 pour les fournisseurs, 41100000 pour les clients ou encore
21540000 pour les immobilisations en matriel et outillage).
Ce systme permet ainsi de grer un grand nombre de comptes sans pour autant alourdir le plan
comptable gnral.

3.1 Tenue de la Comptabilit Auxiliaire Clients et Fournisseurs


(par les flux de Dpenses et Recettes - cas gnral)

Lessentiel de la comptabilit auxiliaire client et fournisseur a t expose dans les manuels


dutilisation Dpenses et Recettes
Pour le CNRS, dans la grande majorit des cas :
- le flux de la dpense est initi dans le logiciel Xlab, puis est intgr dans BFC par le module
logistique ; les impacts dans le module comptable tant automatiquement gnrs par le systme ;
- le flux de la recette est initi dans BFC par le module de gestion des ventes ; les impacts dans le
module comptable tant automatiquement gnrs par le systme ;
Il est rappel ici que les services comptables doivent avoir accs aux transactions de dpenses et
recettes pour excuter leurs oprations quotidiennes de comptabilit auxiliaire et tre au fait des
manuels Dpenses et Recettes.

3.2 Saisir une Facture / un Avoir Client Hors Flux (Directement en


Comptabilit - exceptions)

Cependant, certains cas exceptionnels ncessitent la saisie manuelle dune facture ou dun avoir
directement dans le module comptable, sans lien avec le logiciel Xlab ni avec le module logistique
(ct dpenses) et sans lien avec le module de gestion des ventes (ct recettes).
Cest le cas notamment :
des recettes comme la Subvention pour Charge de Service Public, de la rgularisation de certains
postes de charges payer issus de la reprise des donnes, des Dons et legs, Corrections de prise
en charge de dpenses sur exercices antrieurs,
des dpenses du BPAT, de la rgularisation de certains postes de charges payer issus de la
reprise des donnes, de certains paiements de personnel dont la paye nest pas liquide dans
SIRHUS, des frais bancaires dans le cadre de certains encaissements,.

Nous prsentons ici le cas de la facture client directement saisie en comptabilit suivi du cas de la
facture fournisseur directement saisie en comptabilit. Nous indiquerons aussi dans les deux cas, les
chemins du portail pour les avoirs.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 22 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Avertissement : la saisie directe dune facture ou dun avoir client dans le module comptabilit ne
gnre aucune mise jour dans le module de gestion des ventes SAP. Par consquent lutilisation de
cette transaction est rserve des cas particuliers uniquement :
la Subvention pour Charge de Service Public,
le cas 1 de rgularisation de charges payer issues de la reprise des donnes
les Dons et legs,
les Corrections de prise en charge de dpenses sur exercices antrieurs

Pour saisir une facture client directement en comptabilit, activez la transaction <Saisie des factures
sortantes> partir du chemin : Recettes > Prise en charge recettes > Prise en charge fact direct. FI
Transaction FB70

1/ Il faut renseigner au niveau de len-tte de pice :


1.1/ Onglet Donnes de Base
- Le compte du client dans la zone Client
- La date de la facture
- Le type de pice : ici Facture
- Le montant TTC dans la zone Montant
- Le code TVA (famille des codes de TVA collecte, ici CE pour 20%)
Le code TVA doit obligatoirement figurer. Soit en entte de facture sil y a un code unique pour tous les
postes de facture, sinon il faut laisser la zone blanc en entte et renseigner le bon code de TVA pour
tous les postes de facture,
- Le montant de TVA dans la zone Montant TVA ou cliquer sur Calculer TVA
- Vrifier la devise EUR
1.2/ Onglet Dtail :
- Le domaine dactivit
2/ Il faut ensuite renseigner au niveau du poste de la pice :

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 23 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

- Le ou les comptes de produits concerns (dans notre exemple : le 70500000 Etudes)


- Vrifier le sens de lcriture Crdit
- Le montant HT de la facture dans la zone Montant
- Le domaine dactivit
- Un lment dimputation analytique (dans notre exemple un EOTP de recette pour la DR14 : 9ADO0014)
- Les autres informations comme le centre financier, le primtre financier, le compte budgtaire, le fonds,
salimentent automatiquement
Il est recommand avant de comptabiliser la pice dexcuter une simulation pour vrifier les postes
impacts, les montants
Pour cela cliquer sur le bouton Simuler dans la ligne du menu

On vrifie que le systme propose :


Dbit pour le montant TTC de la crance client sur le compte du tiers
Crdit du montant HT sur le compte de produit
Crdit sur le compte de TVA collecte du montant de la TVA collecte au taux choisi
On peut alors comptabiliser la pice en cliquant sur Comptabiliser

On obtient un message de confirmation sur la comptabilisation de la pice avec le n de pice cre.


Pour accder la transaction sur lavoir client :
activez la transaction <Saisie des avoirs sortants> partir du chemin : Recettes > Prise en charge avoir
> Avoir client direct. FI

Dans le cadre du rapprochement des mises en place de crdits et des recettes, deux nouvelles zones :
ont t ajoutes : le centre bnficiaire et lexercice de la mise en place de crdits (Exercice MEP)..
Ces deux zones sont facultatives, interrogeables et modifiables.
Si lexercice de la mise en place de crdits est saisi, le centre bnficiaire doit tre renseign.
Ces deux zones sont accessibles dans longlet Autres donnes :

Slectionner en jaune la ligne du poste de gestion (comptes de classe 7 et 1)

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 24 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Puis double-cliquer sur la ligne ou sur licne :

Slectionner Autres
Donnes

Slectionner Autres donnes :

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 25 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

..
Les centres bnficiaires pouvant tre saisis sont :

Lexercice de la mise en place de crdits pouvant tre saisi est :

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 26 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

EXANT : Recettes en rgularisation MEP sur exercices antrieurs.


EXN : Recettes pour MEP sur exercice courant
EXPOS: Recettes constates par avance

Ces deux zones sont aussi accessibles via la transaction de modification dune pice comptable (FB02) :

Si la zone Exercice MEP est renseigne alors que le centre bnficiaire ne lest pas, un message
derreur apparat :

Dans les paragraphes ci-aprs sont dtaills des exemples fonctionnels de saisie de facture client
directe FI appliqus BFC :
- La comptabilisation de la Subvention pour Charge de Service Public
- Le cas 1 de la rgularisation des charges payer par une recette.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 27 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

3.2.1 Comptabilisation de la Subvention pour Charge de Service Public

La comptabilisation de la Subvention pour Charge de Service Public seffectue par la saisie de deux
factures clients directes FI sur le client correspondant au Ministre de lEduction Nationale : une
facture pour la part investissement et une facture pour part de fonctionnement.

Pour saisir la facture correspondant la part dinvestissement de la Subvention pour Charge de


A Service Public directement en comptabilit, activez la transaction <Saisie des factures sortantes>
lACP partir du chemin : Recettes > Prise en charge recettes > Prise en charge fact direct. FI
Transaction FB70
Saisissez dans longlet <Donnes de Base> le numro de client qui correspond au Ministre de
lEducation Nationale, la date de pice, le montant de la subvention, le code TVA E2 et un texte
libre.
Saisissez dans la ligne de dtail le compte comptable (ici le 74111000), Crdit , le montant, le
domaine dactivit de lACP, le centre de cot (ici le A0009001) et le compte budgtaire (ici le
R1SUB-CHARGES-SERV-PUB).

Dans longlet <Dtail> modifiez le compte dans la zone <Cpt. Gnr.> : mettre le 44110000 pour la
part investissement et saisissez le domaine dactivit de lACP.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 28 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Simulez lcriture comptable avant de comptabiliser

Il est possible de vrifier la prise en compte de la modification du compte de classe 4 en consultant


le dtail du poste depuis la synthse de pice (double clic sur le fournisseur).

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 29 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Comptabilisez la facture.
Pour saisir la facture correspondant la part fonctionnement de la Subvention pour Charge de
Service Public directement en comptabilit, activez la transaction <Saisie des factures sortantes>
partir du chemin : Recettes > Prise en charge recettes > Prise en charge fact direct. FI
Transaction FB70
Rptez les mmes oprations que pour la part dinvestissement, mais corrigez le compte client
par le 44170000 dans longlet <Dtail>

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 30 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

3.2.2 Cas o la charge payer doit tre rgularise par une recette

Dans ce cas, dans SAP, il sagira dune saisie dune facture client directe FI.

Pour rgulariser sous forme de recette un montant de charge payer, activez la transaction <Saisie
des factures sortantes> partir du chemin : Recette > Prise en charge recettes > Prise en charge
fact. Direct. FI.
Transaction FB70

Dans un premier temps activez la rserve de travail afin de choisir la mise en forme CNRS (pour les
lignes de dtail) qui contient lessentiel des lments ncessaires la saisie des lignes :
Cliquez sur le bouton <Menu> option <Options / Activer modles de travail>

Slectionnez la variante intitule <Z_CNRS> et double-cliquez dessus afin que le systme la prenne
en compte pour laffichage des lignes de dtail

Dsactivez ensuite la rserve de travail pour disposer dun cran plus facile utiliser.

Saisissez dans len-tte de la pice, le numro client, la date de facture, le montant TTC , le montant
de TVA, le code TVA qui convient (comment par C pour la TVA collecte).
Saisissez dans les lignes de dtail :
Premire ligne :
le compte comptable rgulariser (dans notre exemple le compte comptable 46860000) , Dbit , le
montant HT et le domaine dactivit.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 31 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Saisissez le domaine dactivit sur le poste client dans longlet <Dtail>.

Simulez la pice avant de comptabiliser afin de la vrifier compltement.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 32 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Lcriture comptable prsente comporte deux notions diffrentes dans la colonne Compte :
- Pour la premire ligne qui correspond au poste client, le numro prsent correspond au numro de
client dans BFC. Le compte de comptabilisation de cette ligne est port par le fournisseur, il sagit du
compte 41100000. Il est visible soit en saisie dans longlet <Dtail> zone <Cpt. Gnr.> soit en
modifiant la variante daffichage de la simulation de pice
- Pour les lignes suivantes il sagit du compte comptable.
Pour modifier la variante daffichage de la simulation de pice, cliquez sur le bouton <Autres> option
<Modifier la mise en forme actuelle>.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 33 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Dans la partie droite intitule Zones masques , slectionnez litem Compte gnral comme ci-
dessus, cliquez sur le bouton du milieu pour transfrer la zone dans la liste de gauche.

Cliquez sur le bouton <Reprendre> afin dafficher la simulation de pice avec cette nouvelle zone en
supplment.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 34 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Cliquez sur le bouton <Retour>.

Cliquez sur la coche verte.


Cliquez sur le bouton <Comptabiliser>.

La pice est comptabilise

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 35 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

3.3 Saisir une Facture / un Avoir Fournisseur Hors Flux


(Directement en Comptabilit - exceptions)

Avertissement : la saisie directe dune facture ou dun avoir dans le module comptabilit ne gnre
aucune mise jour dans Xlab ni dans le module logistique SAP. Par consquent lutilisation de cette
transaction est rserve des cas particuliers uniquement. Ces cas particuliers sont les suivant :
la rgularisation de certains postes de charges payer issus de la reprise des donnes (3 cas
de figure dcrits dans un chapitre en suivant)
la gestion des dpenses du BPAT (dcrit dans un chapitre en suivant)
la facturation de personnels dont la paye nest pas liquide dans SIRHUS
La gestion des frais bancaires dans le cadre de certains encaissements

Ci-aprs est dcrit le fonctionnement gnrique de la saisie dune facture directe FI dans BFC. Des
cas fonctionnels concrets sont dcrits dans les chapitres suivants.

Pour saisir une facture ou un avoir fournisseur, activez la transaction <Saisir Facture direct FI> partir
du chemin : Comptabilit gnrale > Ecritures comptables > Ecritures comptables manuelles FI.
Transaction FB60
Lexemple prsent ci-dessous avec usage de TVA na pour but que dexpliquer le fonctionnement de la
transaction.
Sont dtaills ensuite divers cas fonctionnels directement appliqus BFC.

Le type dopration dfini par dfaut est la facture. Vous pouvez slectionner votre type dopration en
cliquant sur la zone Opration .
Le type de pice est dfini galement par dfaut dans cette transaction : il sagit de KR pour les
factures et KG pour les avoirs.

Slectionnez votre type dopration.

Dans longlet Donnes base , des zones obligatoires sont renseigner.


Saisissez obligatoirement le numro du fournisseur dans la zone Fournisseur .

La zone se marque de rouge si vous ne renseignez pas le numro fournisseur et un message bloquant
saffiche pour vous avertir.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 36 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Saisissez obligatoirement la Date de facture .


N.B : La date de facture peut tre diffrente de la date du jour. La date comptable doit par contre tre
obligatoirement gale la date du jour.

Si vous ne renseignez pas cette zone un message bloquant vous avertit et la zone concerne se
marque de rouge.

La zone Montant et Montant TVA doivent tre renseignes lorsque la facture est avec TVA. Le
montant indiqu est TTC.

La devise et le code TVA DP TVA Non proratis dductible sur biens et services 20% sont
dtermins par dfaut. Vous pouvez slectionner un autre code TVA en cliquant dans le menu
droulant.

Dans les postes, on renseigne le compte gnral, Dbit/Crdit, le Montant, et le Domaine dactivit.
Il faut aussi renseigner le centre de cot et le fond si le compte gnral lexige.
Une rgle de drivation a t mise en place pour renseigner automatiquement certaines zones. Par
exemple, si vous renseignez un centre de cots, le domaine fonctionnel, le compte budgtaire et le
centre financier, rattachs ce centre apparaissent automatiquement dans les postes.
Cette drivation est vrifier lorsque vous avez valid la ligne. Pour valider, appuyez sur la touche
Entre .

Les lignes de postes sont correctes lorsque vous avez une coche verte devant le poste :

Sil manque des informations sur les postes ou sil existe une erreur, un message bloquant apparat
dans la barre dtat pour vous avertir, et le poste concern est mis en avant.

Corrigez lerreur ou renseignez la zone manquante, puis appuyez sur la touche Entre pour valider
afin de pouvoir passer longlet suivant.

Dans longlet Paiement , vous retrouvez le mode et les conditions de paiement affects au

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 37 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

fournisseur.
Ces zones sont modifiables, vous pouvez changer ou ajouter des donnes.
Dans le cas o le tiers destinataire du rglement diffre du tiers facturant, ce tiers destinataire du
rglement est saisi dans la zone Destinataire de paiement divergent

Dans longlet Dtail , vous retrouvez le compte collectif affect au fournisseur, et son compte
budgtaire.

Saisissez un domaine dactivit dans la zone Dom. activ. en vous aidant de laide la recherche.

Dans longlet TVA , vous retrouverez les donnes de TVA concernant le fournisseur.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 38 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Lorsque toutes les donnes obligatoires sont saisies, vous pouvez comptabiliser la pice fournisseur ou
effectuer une simulation.

Pour simuler, cliquez sur ou sur dans la barre de menu puis cliquez sur Simuler
comptabilisation de pice .

Cette simulation de comptabilisation de pice va vous permettre deffectuer des vrifications avant de
comptabiliser dfinitivement la pice.

Ce calcul simul va vrifier si le code appliqu est correct. Le montant de la TVA est indiqu dans la
zone Montant . Si aucun montant na t dtermin, un message vous avertit quaucune taxe na t
dtermine.

Aprs la vrification des donnes de TVA, le systme va tablir un tableau de synthse des pices .

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 39 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Si les donnes sont correctes, cliquez sur pour comptabiliser la pice.

Un message saffiche pour confirmer la comptabilisation de la pice.

Il est possible de pr enregistrer une pice de compte gnral en cliquant sur . Dans ce
cas, lcriture est sauvegarde dans SAP mais non comptabilise.

Dans les cas o lcriture comporte une erreur (exemple : lcriture nest pas quilibre) ou dans les cas
o il manque des informations, pour enregistrer une criture comptable, on peut pr enregistrer pour
viter de perdre les informations dj saisies.
Aprs avoir pr enregistr, un numro de pice est donn. Ce dernier va permettre daller rcuprer la
pice pr enregistre et complter les informations manquantes ou corriger les erreurs.

Vous avez aussi la possibilit de pr enregistrer une criture comptable avec contrle complet, cest la
sauvegarde complte.

Pour cela, lors de la sauvegarde, cliquez sur ou dans puis sur


lorsque vous tes sur la synthse des
pices.

Les contrles vont consister vrifier si lensemble des donnes renseignes est correct. Sinon, des
messages bloquants ou avertissant apparaissent.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 40 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Cliquez sur Oui pour sauvegarder compltement.


Comme pour un pr enregistrement simple, un numro de pice est donn. Ce dernier va permettre
daller rcuprer la pice pr enregistre et complter les informations manquantes ou corriger les
erreurs.

Dans les paragraphes ci-aprs sont dtaills des exemples fonctionnels de saisie de facture directe FI
appliqus BFC (Cas 1 et 3 de la rgularisation des charges payer correspondent du direct FI
fournisseur et le cas 2 correspond du direct FI client).

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 41 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

3.3.1 Rgularisation de charges payer issues de la reprise des


donnes :

La rgularisation sur lexercice 2007 des soldes repris de la GCF pourra seffectuer selon 3 cas
diffrents (Cf. les consignes de la matrise douvrage) :
Cas 1 : la charge payer doit tre rgularise par une recette, dcrit ci-dessus la suite de la
saisie dune facture client direct FI
Cas 2 : la charge payer doit tre transforme en poste fournisseur payer, dcrit ci
aprs
Cas 3 : la charge payer doit tre transforme en poste fournisseur/agent payer, dcrit
ci aprs
Un lettrage manuel des comptes comptables de reprise devra tre effectu une fois les soldes apurs,
cette opration de lettrage manuel dun compte est dcrite dans le prsent manuel dans le chapitre
intitul Rapprochement manuel .

3.3.1.1 La charge payer doit tre transforme en poste fournisseur payer.

Comme nous sommes dans une saisie directe FI il ny pas de retours vers Xlab.

Pour rgulariser sous forme de poste fournisseur rgler un montant de charge payer, activez la
transaction <Saisir Facture direct FI> partir du chemin : Comptabilit gnrale > Ecritures
comptables > Ecritures comptables manuelles FI.
Transaction FB60

Dans un premier temps activez la rserve de travail afin de choisir la mise en forme CNRS (pour
les lignes de dtail) qui contient lessentiel des lments ncessaires la saisie des lignes :
Cliquez sur le bouton <Menu> option <Options / Activer modles de travail>

Slectionnez la variante intitule <Z_CNRS> et double-cliquez dessus afin que le systme la


prenne en compte pour laffichage des lignes de dtail

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 42 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Dsactivez ensuite la rserve de travail pour disposer dun cran plus facile utiliser.

Saisissez dans len-tte de la pice, le numro fournisseur, la date de facture, le montant TTC, le
montant de TVA, le code TVA qui convient (commenant par D pour la TVA dductible).
Saisissez dans les lignes de dtail :
Premire ligne :
le compte comptable rgulariser (dans notre exemple le compte comptable 46860000), Dbit ,
le montant HT et le domaine dactivit.

Saisissez le domaine dactivit sur le poste fournisseur dans longlet <Dtail>.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 43 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Par le bouton <Menu> Option <Pice / Simuler > vrifiez lcriture comptable gnre. Cette
criture aura comme type de pice KR en saisie facture directe FI

Lcriture comptable prsente comporte deux notions diffrentes dans la colonne Compte :
- Pour la premire ligne qui correspond au poste fournisseur, le numro prsent correspond au
numro de fournisseur dans BFC. Le compte de comptabilisation de cette ligne est port par le
fournisseur, il sagit du compte 40120000. Il est visible soit en saisie dans longlet <Dtail> zone
<Cpt. Gnr.> soit en modifiant la variante daffichage de la simulation de pice
- Pour les lignes suivantes il sagit du compte comptable.

Pour modifier la variante daffichage de la simulation de pice, cliquez sur le bouton <Autres>
option <Modifier la mise en forme actuelle>.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 44 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Dans la partie droite intitule Zones masques , slectionnez litem Compte gnral comme
ci-dessus, cliquez sur le bouton du milieu pour transfrer la zone dans la liste de gauche.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 45 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Cliquez sur le bouton <Reprendre> afin dafficher la simulation de pice avec cette nouvelle zone
en supplment.

Cliquez sur le bouton <Retour>.

Cliquez sur la coche verte.

Cliquez sur comptabiliser

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 46 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

3.3.1.2 La charge payer doit tre transforme en poste rgler un


fournisseur correspondant un agent.

Pour rgulariser, sous forme de poste rgler un fournisseur correspondant un agent, un


montant de charge payer, activez la transaction <Saisir Facture direct FI> partir du chemin :
Comptabilit gnrale > Ecritures comptables > Ecritures comptables manuelles FI.
Transaction FB60

Dans un premier temps activez la rserve de travail afin de choisir la mise en forme CNRS (pour
les lignes de dtail) qui contient lessentiel des lments ncessaires la saisie des lignes :
Cliquez sur le bouton <Menu> option <Options / Activer modles de travail>

Slectionnez la variante intitule <Z_CNRS> et double-cliquez dessus afin que le systme la


prenne en compte pour laffichage des lignes de dtail

Dsactivez ensuite la rserve de travail pour disposer dun cran plus facile utiliser.

Saisissez dans len-tte de la pice, le numro fournisseur correspondant lagent, la date de


facture, le montant, le code de TVA E1 .
Saisissez une ligne de dtail sur le compte comptable rgulariser (dans notre exemple le
compte comptable 46860000), Dbit , le montant rgulariser et le domaine dactivit.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 47 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Saisissez le domaine dactivit sur le poste fournisseur dans longlet <Dtail>.

Simulez la pice comptable avant de la comptabiliser afin de la vrifier compltement.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 48 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Lcriture comptable prsente comporte deux notions diffrentes dans la colonne Compte :
- Pour la premire ligne qui correspond au poste du fournisseur reprsentant lagent, le numro
prsent correspond au numro de fournisseur dans BFC. Le compte de comptabilisation de
cette ligne est port par le fournisseur, il sagit ici du compte 42100000. Il est visible soit en
saisie dans longlet <Dtail> zone <Cpt. Gnr.> soit en modifiant la variante daffichage de la
simulation de pice
- Pour la ligne suivante il sagit du compte comptable.

Pour modifier la variante daffichage de la simulation de pice, cliquez sur le bouton <Autres>
option <Modifier la mise en forme actuelle>.

Dans la partie droite intitule Zones masques , slectionnez litem Compte gnral
comme ci-dessus, cliquez sur le bouton du milieu pour transfrer la zone dans la liste de
gauche.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 49 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Cliquez sur le bouton <Reprendre> afin dafficher la simulation de pice avec cette nouvelle
zone en supplment.

Cliquez sur le bouton <Retour>.

Cliquez sur la coche verte.


Cliquez sur le bouton <Comptabiliser>.

La pice est comptabilise.

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 50 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

3.3.2 La gestion des dpenses du BPAT

Pour saisir une facture de gestion Dpenses BPAT, activez la transaction <Saisir Facture direct
FI> partir du chemin : Comptabilit gnrale > Ecritures comptables > Ecritures comptables
manuelles FI.
Transaction FB60
Saisissez dans len-tte de la pice, le numro fournisseur, la date de facture, le montant TTC, le
code TVA E1 pour Exonration de TVA
Saisissez dans les lignes de dtail le compte comptable, Dbit , le montant de chaque ligne et
les donnes budgtaires et analytiques.

Par le bouton <Menu> Option <Pice / Simuler > vrifiez lcriture comptable gnre. Cette
criture aura comme type de pice KR en saisie facture directe FI et KG en saisie Avoir direct FI.

Comptabilisez la pice

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 51 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilit - Tome 1A

Rfrentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 52 sur 52


Version 3.17 Novembre 2014