Vous êtes sur la page 1sur 119

Adhy Trisnanto | Ady A Subagya

www.allman.co.id DASHBOARD
www.allman.co.id DASHBOARD
Terms, definition-SALES

Istilah yang digunakan pada sesi SALES

www.allman.co.id DASHBOARD
Sales Management

Orang orang yang mengelola


strategi dan kegiatan penjualan
yang dilakukan Salesman.

www.allman.co.id DASHBOARD
Salesman

Orang yang bertugas menjual ke


pelanggan dengan berbagai
bentuk kegiatan
Canvassing (Sambil membawa
barang dimobil)

www.allman.co.id DASHBOARD
Salesman

Order Taking
Hanya menjual / mencatat order,
pengiriman dilakukan orang lain.

Task Force
Team khusus untuk melakukan
penyebaran
www.allman.co.id DASHBOARD
Market

Traditional / General
Toko toko yang dikelola secara
perorangan, bukan swalayan.

www.allman.co.id DASHBOARD
Market

Modern / Self service


Toko yang menjual dengan cara
swalayan dan merupakan jaringan
toko dimana proses pembelian
dilakukan di kantor pusat.
www.allman.co.id DASHBOARD
Selling in

Kegiatan menjual ke toko/outlet.

www.allman.co.id DASHBOARD
Selling out

Kegiatan toko menjual


kekonsumen/pedagang lain.

www.allman.co.id DASHBOARD
Distribution

Kegiatan melakukan membuat produk tersedia


di toko.
Vertical distribution.
Banyaknya stock / penjualan ke satu toko
Horizontal distribution.
Banyaknya toko yang sesuai yang menjual.

www.allman.co.id DASHBOARD
Visibility / Merchandising

Keterampakan suatu produk yang sehingga


mudah dilihat dan menarik konsumen.
Shelving
Produk ditempatkan di rak yang umum dipakai
untuk menempatkan produk sejenis.

www.allman.co.id DASHBOARD
Visibility / Merchandising

Facing
Kemudahan konsumen membaca merk produk
Display / Pemajangan
Penyusunan produk secara khusus sehingga
sangat menonjol di dalam toko.

www.allman.co.id DASHBOARD
Point of sales (POS)
Alat alat promosi / branding yang dilakukan
ditoko dan sekitarnya untuk menarik
perhatian dan membangun citra suatu
produk

www.allman.co.id DASHBOARD
Target
Kuantitatif
Suatu angka patokan yang harus dicapai
dalam periode waktu tertentu.
Kualitatif
Suatu keadaan yang menjadi patokan
untuk dicapai dalam periode waktu tertentu

www.allman.co.id DASHBOARD
Program promosi
Kegiatan yang memberikan nilai tambah ke
pada toko maupun konsumen untuk jangka
waktu tertentu.

www.allman.co.id DASHBOARD
Terms, definition-SOP

Istilah yang digunakan pada sesi SOP

www.allman.co.id DASHBOARD
Systems

Kumpulan interaksi elemen yang


bertujuan. (Plan-do-check-act)

www.allman.co.id DASHBOARD
Customer

Orang atau pihak yang menerima


dan menggunakan hasil proses.

Internal customer adalah pihak di dalam organisasi


yang menerima dan menggunakan output-output
proses.
External customer adalah pihak diluar organisasi
yang menerima dan menggunakan produk/jasa.

www.allman.co.id DASHBOARD 19
Document

Informasi dan medium


pendukungnya

www.allman.co.id DASHBOARD
Records

Dokumen yang menyatakan hasil


yang dicapai atau bukti bahwa
kegiatan (Prosedur) sudah
dilakukan.

www.allman.co.id DASHBOARD
Formulir absensi yang telah terisi, foto simulasi evakuasi,
video pelatihan.

www.allman.co.id DASHBOARD
Active files
Dokumen yang sering digunakan sebagai
pedoman kerja.

Archieves
Dokumen yang oleh karena sudah tidak
pernah digunakan, disimpan untuk
beberapa waktu.
www.allman.co.id DASHBOARD 23
Process

Kumpulan kegiatan yang


merubah masukan menjadi
keluaran

Masukkan/Input
Sesuatu yang dimasukkan dalam proses untuk
diolah menjadi keluaran (output), misalnya: SPK,
energi, gagasan, bahan baku, data, berita, dll
www.allman.co.id DASHBOARD
Core and Supportive Process

Proses Inti adalah proses merubah


permintaan pelanggan menjadi
produk/pelayanan yang diminta pelanggan.

Proses pendukung adalah proses yang


yang tidak memberi nilai tambah kepada
Pelanggan tetapi dibutuhkan internal.

www.allman.co.id DASHBOARD 25
Products

Hasil proses berupa barang


(tangible) ataupun jasa.

www.allman.co.id DASHBOARD 26
Business process Map

www.allman.co.id DASHBOARD
Business process mapping
Penggambaran proses-proses yang ada di
organisasi dalam bentuk diagram.

Business process map


Diagram yang menggambarkan proses-
proses yang ada di organisasi dalam
bentuk diagram.
www.allman.co.id DASHBOARD 28
Scope
Kegiatan-kegiatan yang dicakup oleh
Prosedur, seringkali Scope juga menjelaskan
batasan-batasan.

Responsibility
Siapa melakukan apa atau
bertanggungjawab atas apa, seringkali
mencakup kewenangan.
www.allman.co.id DASHBOARD
Guidelines

Ketentuan yang berisi informasi


penting harus dipahami dan
dipatuhi sebelum menjalankan
Prosedur.

www.allman.co.id DASHBOARD
Procedure
Panduan menjalankan suatu tugas.

Standard operating procedure


Prosedur yang dibuat melalui
konvensi*.
*Konvensi tiga pihak: competent writers, users, management.

www.allman.co.id DASHBOARD
SOP (Procedure), Work Instruction
Panduan melakukan

Owners, Operating, Users Manual


Panduan menggunakan

www.allman.co.id DASHBOARD
Manual

Dokumen tingkat tertinggi dalam


sebuah organisasi-berisi Kebijakan
(Visi-Misi), gambaran proses dan
interaksinya dan prosedur kerja atau
referensinya. (ISO 9000)
www.allman.co.id DASHBOARD
Control

Mekanisme dan
tatacara yang
memastikan aktivitas
berjalan dengan baik.
Seringkali Control
dilakukan oleh atasan
Pengguna Prosedur.
www.allman.co.id DASHBOARD
Definition

Istilah-istilah, singkatan dan artinya


yang digunakan dalam Prosedur.

www.allman.co.id DASHBOARD
SLA

Service Level Agreement adalah


bagian dari kontrak pelayanan yang
berisi ukuran/besaran standar
pelayanan minumum dari setiap
penyelesaian pekerjaan.

www.allman.co.id DASHBOARD
KPI

Key performance indicator atau


Indikator kinerja adalah Sasaran yang
ditetapkan bersama-sama oleh
karyawan dan Manajemen.

www.allman.co.id DASHBOARD
SLA VS KPI

Service level agreement seringkali


dibuat oleh pihak manajemen dan
pelanggan, sedangkan KPI oleh
manajemen dan anggota organisasi.

www.allman.co.id DASHBOARD
COT

Cut Off Time adalah indikasi waktu


yang membatasi aktivitas
proses/pelayanan.

www.allman.co.id DASHBOARD
www.allman.co.id DASHBOARD
Risk

Resiko adalah gabungan antara


kemungkinan dan dampak dari suatu
aktivitas yang dapat mengakibatkan
kerugian.

www.allman.co.id DASHBOARD
Risk control

Risk control adalah aktifitas yang


dilakukan untuk mengurangi/mitigasi
resiko.

www.allman.co.id DASHBOARD
Precautions
Peringatan yang harus diwaspadai oleh
Pengguna Prosedur.

Equipment
Peralatan yang mutlak dibutuhkan
dalam menjalankan Prosedur.
www.allman.co.id DASHBOARD
Attachment

Dokumen dalam bebagai bentuk yang


berfungsi sebagai contoh, demo,
formulir dan contoh pengisiannya,
contoh stempel.

www.allman.co.id DASHBOARD
Goal is a dream with a
deadline.
-Zig Ziglar

www.allman.co.id DASHBOARD
www.allman.co.id DASHBOARD
Effective Steps to Win
Consumers through Retailers
and build them into workable and
practical documented procedures
Jakarta, 24 April 2012

www.allman.co.id DASHBOARD
Session 1

PENDAHULUAN

www.allman.co.id DASHBOARD
Tujuan

Mengembangkan Mendokumentasikan
Efektif step Panduan pelaksanaan

www.allman.co.id DASHBOARD
Learning Contract
Get Give

www.allman.co.id DASHBOARD
Topik Bahasan

Peran Sales
Peran Salesman
Management

How to
What to Mendokumentasikan
bagaimana
10 langkah Efektif menjadi SOP
melakukannya

www.allman.co.id DASHBOARD
Proses

Mengembang
kan Mendokumentasikan
Panduan pelaksanan
Efektif Step

www.allman.co.id DASHBOARD
Session 2

MENJUAL KE TOKO

www.allman.co.id DASHBOARD
Selling in Traditional Market

Apa kunci sukses penjualan ke


toko ?
Apa parameter penjualan ke toko
?
Siapa Sales Management ?
Jenis Salesman ?

www.allman.co.id DASHBOARD
Kunci Sukses Penjualan
Consumer Acceptance

Distribution Visibility Profitability Relationship

www.allman.co.id DASHBOARD
Prinsip Dasar Menjual ke
Retailers

Selling In Selling
Out

Salesman Retailers Consumers

www.allman.co.id DASHBOARD
Sessi 3

PERAN SALES MANAGEMENT

www.allman.co.id DASHBOARD
Peran Sales Management
Merancang / Mengkoordinir

Market
Survey pasar Distributor Sales Inteligence
Force
Selection -
Recruitment
Klasifikasi toko Trading Term Daerah Product
Penugasan
Territory Target Setting Organisasi Program
Panduan
Customer Local Kerja
Relation Promotion
Strategy
Training/
coaching

www.allman.co.id DASHBOARD
Organisasi Penjualan
Distributor
SM
P/D /OM

D SS SS

TF /
D SLD
MCD
SLD/TF

www.allman.co.id DASHBOARD
Jenis Salesman

Canvass Order Taking Task Force

Sales Van Sepeda Motor Box


Toko Kecil Motor Produk
Toko Besar khusus
/WS

www.allman.co.id DASHBOARD
Sessi 4

PERAN SALESMAN

www.allman.co.id DASHBOARD
Peran Salesman
Availability

Market
Visibility
Analysis

Relationship

www.allman.co.id DASHBOARD
Time Management Salesman

Lain lain Persiapan

Pelaporan Perjalanan

Di toko

www.allman.co.id DASHBOARD
Time Management
Waktu kerja dari pk .. Sampai pk
..
Berangkat meninggalkan kantor pk ..
Kembali ke kantor pk ..

www.allman.co.id DASHBOARD
Time Management

Waktu kerja keseluruhan 100%

Persiapan ..
Perjalanan antar outlets ..
Bersama pelanggan ..
Tugas administrasi. ..

www.allman.co.id DASHBOARD
WHAT TO DO

www.allman.co.id DASHBOARD
10 P Effective Call Procedures
Retailers / Wholesalers
Persiapan Pembukaan Pengamatan Pemajangan

Penukaran Pasar info Penawaran Penagihan

Penutup Pelaporan

www.allman.co.id DASHBOARD
Persiapan

Sebelum berangkat ke lapangan


Pelajari program promosi yang
berlaku.
Target penjualan hari ini.
Alokasi produk bila stock dibawah
kebutuhan.
Memberitahukan ( telpon / sms )
toko tertentu
www.allman.co.id DASHBOARD
tentang jumlah tagihan.
Pembukaan
Pada waktu akan memasuki
toko,
doakan agar mendapatkan
yang terbaik baginya.
Salam yang sesuai.
Pembicaraan awal sesuai
dinamika pasar.
Ketahui suasana hati.
Penyelarasan
www.allman.co.id DASHBOARD
Pengamatan
Perapian

Sambil menunggu kesempatan


menawarkan
Cek stock
Rapikan facing / shelving
Perkirakan kebutuhan pembelian
ulang

www.allman.co.id DASHBOARD
Pemajangan

Bila Salesman juga membawa POS


Dapatkan persetujuan penempatannya.
Pastikan eye catching.
Tidak menganggu POS lain yang baru
dipasang.

www.allman.co.id DASHBOARD
Penagihan

Atasi masalah / keluhan.


Serahkan nota tagihan.
Bila pembayaran tak dapat
dilunasi, lihat peraturan
perusahaan.

www.allman.co.id DASHBOARD
Penawaran

Berdasarkan data retailer card


Produk promosi ( consumer / trade )
Monitoring pencapaian program target.
Produk fast moving ( sebagian ).
Produk baru / developing.
Ceritakan program periklanan.
Jelaskan kesesuaian produk dengan
kebutuhan konsumen / keuntungan toko
Produk fast moving ( sebagian ).

www.allman.co.id DASHBOARD
Penukaran

Sesuai peraturan perusahaan


Tukar / Tarik produk rusak.
Laksanakan program promosi
( penukaran hadiah / kupon
promosi )

www.allman.co.id DASHBOARD
Pasar Info

Pesaing Launch / Relaunch.


Perubahan harga.
Program promosi.
Komentar Pelanggan.
Outlet baru.
Outlet bangkrut.

www.allman.co.id DASHBOARD
Penutup
Pembayaran

Menerima pembayaran.
Konfirmasi pembelian.
Ucapkan salam penutup
terima kasih, semoga laris.

www.allman.co.id DASHBOARD
Pelaporan

Isi format laporan


penjualan.
Setorkan uang
pembayaran.
Isi laporan dinding, bila
ada.

www.allman.co.id DASHBOARD
Catatan

Kunjungan ulang karena pengambil keputusan


tidak ditempat,
pembayaran tertunda.
Usahakan nama Salesman dikenali, bukan hanya
brand-nya.
Pendataan outlet baru ( NOO ).

www.allman.co.id DASHBOARD
Kenali orang penting
Nama dan Preferensi
Peran Jabatan
Decision maker. Pemilik.
Influencer. Penjual.
Informan. Pelayan.
Supporter. Gudang.

www.allman.co.id DASHBOARD
HOW TO DO

www.allman.co.id DASHBOARD
Diskusikan dan jabarkan, bagaimana
HOW TO DO Salesman di pandu untuk melakukan
tiap tugas yang harus dicapai
dari setiap langkah.

Alat apa yang diperlukan.

Siapa saja yang terlibat.

Tuliskan, ini akan menjadi dasar perta


ma dari proses pendokumentasian.

www.allman.co.id DASHBOARD
HOW
TO DO Contoh : Pelajari Program Promosi
yang berlaku.

1. Baca kembali Sales Brief.


2. Toko mana saja dalam rute hari ini
yang cocok untuk program ini
3. Apa yang perlu saya persiapkan.

www.allman.co.id DASHBOARD
Persiapan - 1

Harus Dilakukan Proses Melakukannya


Pelajari program promosi 1
yang berlaku. 2
3
Target penjualan hari ini. 1
2
3
Alokasi bila stock dibawah 1
kebutuhan
2
www.allman.co.id DASHBOARD
3
Persiapan - 2

Harus Dilakukan Proses Melakukannya


Memberitahukan toko tertentu 1
tentang jumlah tagihan. 2

Siapkan Sales kit 1


Peta / Denah Pasar 2

Daftar kegiatan promosi.


1
2

Daftar harga
1
2
www.allman.co.id DASHBOARD
Sample
1
Proses

Mengem Mendokumentasi
bangkan kan
Efektif Panduan
Step pelaksanaan

www.allman.co.id DASHBOARD
www.allman.co.id DASHBOARD
www.allman.co.id DASHBOARD
Show Daimler BPM,

www.allman.co.id DASHBOARD
88
The SOP anatomy
Type
Format
Element
Attributs
www.allman.co.id DASHBOARD
SOP Formats
Narration
Flowchart
Graphical
Video
www.allman.co.id DASHBOARD
Narration-Simple Steps
1. Bersih dan keringkan puting susu dengan KRP
2. Buang sisa tetesan hingga mengering
3. Apabila terdapat tanda-tanda ketidaknormalan, ikuti
panduan SOP Parlor 100
4. Pasang Suck Unit ke satu puting
5. Lakukan langkah 1,2,3, dan 4 untuk puting lainnya

www.allman.co.id DASHBOARD
Narration-Hierarchical
1. Bersih dan keringkan puting susu dengan KRP
A. Gunakan tangan untuk menyingkirkan kotoran
B. Gunakan kertas bersih untuk membersihkan

2. Buang sisa tetesan hingga mengering


A. Tampung kotoran dengan ember
B. Kotoran kering dipisahkan

www.allman.co.id DASHBOARD
Flowchartings

Terminal Activity Manual input Records/Data Decision

On-page Con.

Off-page Conn

www.allman.co.id DASHBOARD
Flowchart programs

www.allman.co.id DASHBOARD
Manfaat Flowchart
Menekankan urutan,
Menangani masalah,
Mengambil keputusan,
Pelatihan,
Aktifitas proses yang panjang.

www.allman.co.id DASHBOARD
Flowchart (2)
Dimulai dan diakhiri dengan simbol Tetapi--
tidak harus diisi dengan tulisan START atau MULAI.

Setiap simbol diisi dengan ACTION WORDS atau


menggunakan prinsip VERB NOUN.

MENERIMA PESANAN
MEMASUKKAN DATA DLL

www.allman.co.id DASHBOARD
Flowchart (3)
EVENTS PIC HOW -TO

www.allman.co.id DASHBOARD
Flowchart (4)

EVENTS DOC FLOW HOW -TO

www.allman.co.id DASHBOARD
Flowchart (5)
Cross-functional
STEPS HOW-TO

STEPS PIC HOW-TO SLA

www.allman.co.id DASHBOARD
Flowchart (6)
EVENTS PIC HOW -TO RISK CONTROL

KEY
PERFORMANCE
EVENTS PIC HOW -TO INDICATOR

www.allman.co.id DASHBOARD
Flowchart (7)

EVENTS NN NN

www.allman.co.id DASHBOARD
Flowchart (3)
EVENTS Time HOW -TO
Menerima 1. Staff Gudang (SG) menerima PO dari
PO Sales, membuat Salinan yang digunakan
sebagai kertas kerja. PO asli diarsip,
kemudian membuat Surat Jalan.
Menyiapkan
20
Barang
2. Setelah SJ dibuat, SG menyiapkan
barang-barang, memeriksa
Mengemas
menggunakan visual test pada setiap
barang barang yang diambil.

Menyerahkan
barang

www.allman.co.id DASHBOARD
Flowchart (3)
EVENTS Time HOW -TO NN NN
Menerima 1. Staff Gudang (SG)
PO menerima PO dari
Sales, membuat
Menyiapkan Salinan yang
20 digunakan sebagai
Barang
kertas kerja. PO asli
diarsip, kemudian
Mengemas membuat Surat Jalan.
barang
2. Setelah SJ dibuat, SG
menyiapkan barang-
Menyerahkan barang, memeriksa
barang
menggunakan visual
test pada setiap
www.allman.co.id
barang yang diambil.
DASHBOARD
Flowchart (5)

DOCUMENT FLOW

www.allman.co.id DASHBOARD
Graphicals

(1) (2) (3) (4)


Dip Strip Dry Apply
www.allman.co.id DASHBOARD
Video
No SOP.WH.01.00 27-08-07

Video SOP
Cocok untuk user
segala bahasa
Lebih memorable
Atraktif

Prosedur:
Menjadi Anggota Perpustakaan

www.allman.co.id DASHBOARD
No SOP.WH.01.00 27-08-07

Video SOP
Cocok untuk user
segala bahasa
Lebih memorable
Atraktif

SOP Pembelian

www.allman.co.id DASHBOARD
No SOP.WH.01.00 27-08-07

Forklifting Basic fire fighting

Video SOP
Cocok untuk pengguna segala bahasa, Lebih memorable
dan atraktif
www.allman.co.id
DASHBOARD
Elements and Attributes

www.allman.co.id DASHBOARD
SOP Elements
Purpose Training req/Compt
Scope Precautions
Responsibility Risk/ Control
Guidelines Regulation
Procedure Attachments
Control
Definition
Equipment
Reference
www.allman.co.id DASHBOARD
Anybody
ada 4 orang yang bernama
Everybody, Somebody,
Anybody dan Nobody.

Ada sebuah tugas penting


yang harus diselesaikan, dan
Everybody yakin bahwa
Somebody akan
melakukannya, tetapi ternyata
Nobody telah melakukannya.
Somebody menjadi marah
karena itu adalah tugas
Everybody. Everybody
berpikir bahwa Anybody
dapat mengerjakannya, tetapi
ternyata Nobody mengerjakan
tugas tersebut. Akhirnya
Everybody menyalahkan
www.allman.co.id DASHBOARD
Somebody.
SOP Controlling Attributes (1)
Title
Writer/Originator
Process/Dep.
Reference Number
Revision Number
Expired date
www.allman.co.id DASHBOARD
What to convene?
Prosedur Penulisan SOP
Format
Elemen, atribut
Penomoran
Perubahan
Distribusi

www.allman.co.id DASHBOARD
What to convene?
Penomoran:

SOP-SAL.1.L2
Jumlah Lampiran
No urut SOP
Nama Proses/Bag
Standard Op. Pro

www.allman.co.id DASHBOARD
What to convene?
Isi Prosedur

Kemudahan pembacaan
Isi tehnis, tahapan
Kesesuaian dengan praktik
nyata
Kesesuaian dengan Proses
www.allman.co.id DASHBOARD
Document control

Pengendalian dokumen mulai dari


penetapan Pedoman penulisan
(penulisan, revisi, distribusi,
pemusnahan), penomoran hingga
pembuatan Master list dan pengarsipan.

www.allman.co.id DASHBOARD
Document control (2)
Prosedur Pengendalian Dokumen
Daftar Induk
Sejarah Perubahan
Lembar Distribusi
Permohonan Perubahan Dokumen
Berita Acara Pemusnahan Dokumen

www.allman.co.id DASHBOARD
Kepada Tuhan saya percaya,
tetapi anda harus membawa
data
-W Edward Deming

www.allman.co.id DASHBOARD 120


Ady A Subagya
adysubagya@gmail.com
info@allman.co.id
0816-726-815
Adhy Trisnanto
adhytris@uninet.net.id
0816-804-535

www.allman.co.id DASHBOARD