Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
2017
Cuprins
I. Arhivarea clasic .................................................................................................................... 1
1. Istoric ................................................................................................................................. 1
2. Etapele arhivrii ................................................................................................................. 2
3. Firmele care ofer servicii de arhivare fizic ..................................................................... 3
1. Introducere ......................................................................................................................... 4
2. Legislaia referitoare la arhivarea electronic .................................................................... 5
3. Etapele realizrii arhivei electronice .................................................................................. 6
I. Arhivarea clasic
1. Istoric
1
http://www.arhivelenationale.ro/index.php?page=29 (accesat pe 12 ianuarie 2017).
1
folosirea documentelor). De asemenea, prin legea din 1996 Arhivele Naionale se nfiineaz
prin hotrre a Guvenului la nivel de direcie, n subordinea Ministerului Afacerilor Interne2.
2. Etapele arhivrii
2
Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, art. 3, alin. (1).
2
3. Firmele care ofer servicii de arhivare fizic
n ultimii ani au aprut pe pia tot mai multe companii care se ocup cu arhivarea
clasic, venind astfel n ajutorul firmelor mici ce nu au n structura lor un compartiment
dedicat arhivei. Pentru a i putea primi autorizaia din partea arhivelor aceste firme de
arhivare trebuie s ndeplineasc mai multe condiii, ca de exemplu: dovada deinerii unor
depozite ce ndeplinesc anumite standarde (rafturi metalice, anumite materiale utilizate n
procesul de construcie al depozitului, o anumit distan ntre rafturi i perei, tavan i podea,
un anumit sistem de ventilaie etc.); dovada c angajaii care se ocup de arhivare au studiile
necesare, acetia putnd fi arhivari (funcionari care se ocup cu munca de arhiv la Arhivele
Naionale sau la uniti, efectund operaiuni de primire-predare a documentelor din depozit,
ordonare, inventariere i selecionare, ngrijindu-se i de pstrarea corespunztoare a
documentelor) i arhiviti (specialiti care i desfoar activitatea n cadrul Arhivelor
Naionale i al unor instituii centrale sau judeene, avnd ca principale atribuii prelucrarea,
conservarea, valorificarea documentelor ca i acordarea asistenei de specialitate creatorilor i
deintorilor de arhive), i multe altele.
3
II. Arhivarea electronic
1. Introducere
Arhivarea electronic este aciunea prin care documentul fizic (text sau desen, pe hrtie,
calc sau orice alt suport fizic) sunt transformate n documente digitale (fiiere) i indexate
ntr-un fel sau altul pentru a putea fi regsite cu uurin. Pentru regsirea i studierea rapid,
documentele pot fi incluse ntr-o baz de date sau se poate utiliza un program de management
al documentelor.3
Un argument n favoarea arhivrii electronice este necesitatea regsirii rapide a
documentelor. n cazul arhivelor clasice, regsirea unor documente este un mare consumator
de timp. De foarte multe ori rapoartele pe baza crora trebuie s se ia o decizie sunt
incomplete (din cauza imposibilitii gsirii tuturor documentelor necesare pentru realizarea
raportului n timp util), iar deciziile pot fi greite, ntr-o msur mai mare sau mai mic. i
asta dac nu se pune problema unor sucursale. n acest caz, lucrurile se complic i mai mult:
eforturile de a deplasa oameni n sucursale sau pentru a trimite documentele fizice n sediul
central atrag dup sine costuri mari, acestea crescnd cu numrul sucursalelor i cu gradul de
mprtiere geografic.
n concluzie, n cadrul oricrei instituii se creeaz documente cu un coninut variat de
informaii, care trebuie s ajung n mod operativ la utilizator pentru a putea fi folosite
eficient, astfel digitizarea i indexarea documentelor au urmtoarele avantaje:
3
Romeo Mihai PAVELESCU; Ioan ODGESCU; Gestiunea i arhivarea electronic a documentelor: tez de
doctorat, Bucureti, A.S.E, 2002.
4
2. Legislaia referitoare la arhivarea electronic
4
Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic, art. 4.
5
3. Etapele realizrii arhivei electronice
6
n final, o bun exploatare a arhivei electronice se face doar cu ajutorul unui program
de managementul documentelor. n caz contrar, consultarea arhivei electronice poate s fie la
fel de dificil ca i cutarea fizic a documentelor necesare. Exist foarte multe programe de
managementul documentelor, iar alegerea celei mai bune soluii se face n concordan cu
tipul activitii beneficiarului.
7
Bibliografie
Webgrafie
http://attosoft.ro/legislatie-fiscalitate/din-2016-arhivarea-elecronica-a-documentelor-
are-noi-reglementari-legislative/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://www.arhivelenationale.ro/index.php?page=29 (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://www.creeaza.com/referate/informatica/Arhivarea-electronica-a-
docume481.php#_ftn1 (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://arhibox.com/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://arhivdepo.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://docsys.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://www.abactiv.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://www.archivit.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://www.discret-arhivare.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://www.stefadina.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
https://mitarhivis.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
https://sda.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
https://www.certarchive.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)