Sistema Gestin de Calidad

DESCRIPTORES Y PERFILES DE PUESTOS No de pginas

FINRED, S.A. No. Edicin

FORMULARIO PARA LA DESCRIPCIN Y ESPECIFICACIN DEL PUESTO

I INFORMACIN GENERAL DEL PUESTO
1.1 Nombre del puesto: ENCARGADO DE ADQUISICIONES Cdigo Puesto:
1.2 Unidad administrativa: CENTRO DE IMPRESION Fecha elaboracin: 26/07/2012
1.3 Ubicacin del puesto: CALZADA ATANASIO TZUL 22-00 ZONA 12 No de ocupantes: 1
COMPLEJO EMPRESARIAL CORTIJO II BODEGA 119

II. CONDICIONES DE TRABAJO

Ambiente laboral Viaja Viticos Otros
Oficinas X Interior del pas Alimentacin Eventual
Exterior Capital X Hospedaje Constante
Intemperie Agencias Traslados

II.1 Indique que otros gastos tiene de viticos:

Tiempo completo X Medio tiempo Por horas

II.2 Jornada de trabajo (marque con una "X") Turnos fijos Horario abierto Externo
Regular ordinario Provisional Interno

II.3 Das laborales de la semana: Lunes a Viernes

II.4 Horario de trabajo: Horario Abierto de 8 AM a 5 PM
II.5 Reporta a (puesto inmediato superior): GERENCIA CIM, GERENCIA DE OPERACIONES
II.6 Puestos que supervisa: Coordinador de Inventarios (1)

III.- PROPSITO DEL PUESTO:

III.1 Cul es el objetivo principal para que exista el puesto en la empresa?

Ser el enlace entre el Compras Corporativo e Easy Marketing, as como tambin realizar las compras pertinentes necesarias para la operacin.

III.2 Resultados que se esperan del puesto:

1. Flujo Continuo de la Operacin, a travs del aprovisionamiento de los recursos del Sitio Principal y Alterno.
2. Mantener una Comunicacin Efectiva con las reas productivas, administrativas y de apoyo del Centro de Impresin y Proveedores.
3. El establecimiento de relaciones mutuamente beneficiosas con proveedores.

IV. AUTORIDAD DEL PUESTO: Indique qu decisiones puede tomar el puesto sin necesidad de aprobacin, mencione las mas
importantes

1. Disposicin sobre priorizacin de compra de materias primas, repuestos, materiales y producto final.
2. Toma de Decisiones operativas, de acuerdo a procedimientos e instructivos de trabajo.
3. Tratamiento de Producto no conforme de acuerdo a lo establecido en procedimientos e instructivos de trabajo.

V. RELACIONES INTERNAS ( PRINCIPALES RELACIONES DEL PUESTO DENTRO DE LA EMPRESA )

PUESTO/ UNIDAD
Alta Direccin
Gerente de Centro de Impresin
Coordinador de Inventarios
Coordinador de Seguridad y Monitoreo
Soporte Tecnolgico Corporativo
Soporte de Mantenimiento Corporativo
Soporte de Adquisiciones Corporativo
Finanzas y Contabilidad Corporativo
Desarrollo Humano Corporativo
Mantenimiento
Encargados de los Procesos
RAZN:
Interaccin para operativa de Estrategias, Acciones Resultados y Desempeo
Instrucciones de Trabajo, Resultados y Desempeo
Instrucciones de Trabajo, Resultados y Desempeo
Coordinacin con Proveedores de Bienes y Servicios
Coordinacin con Proveedores de Bienes y Servicios
Coordinacin con Proveedores de Mantenimiento de Equipos e Instalaciones
Coordinacin con Proveedores de Bienes y Servicios
Coordinacin de Acciones Financieras y Contables
Interaccin para la contrataciones relativas a capacitacin del recurso humano
Atencin de requerimientos o solicitudes de compras y contrataciones
Atencin de requerimientos o solicitudes de compras

VI. RELACIONES EXTERNAS ( PRINCIPALES RELACIONES DEL PUESTO FUERA DE LA EMPRESA)

PUESTO/ UNIDAD/ EMPRESA RAZN
Interaccin con el proveedor por cambios tcnicos, de calidad, actualizaciones de diseo
Proveedores
(especificaciones) y requerimientos varios

VII. FUNCIONES DEL PUESTO: ENUMERE LAS FUNCIONES REQUERIDAS PARA LA EJECUCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
BAJO SU RESPONSABILIDAD, ESPECIFICANDO LOS RESULTADOS FINALES ESPERADOS

FUNCIONES ACTIVIDADES CONOCIMIENTOS RESULTADOS F I C T


Coordinar las Actividades de
prestacin de servicios de
contratistas con Seguridad y
Monitoreo
Mantener las Condiciones
mnimas para operacin del Sitio 3. Seleccin, Evaluacin y
Gestin de Recursos:
Adquisiciones
Mantener una comunicacin
activa entre la organizacin y
proveedores externos y
corporativo
1. Da o coordina supervisin al
personal externo, el monitoreo de
las rutinas de operacin de
contratistas, coordina acceso a las
instalaciones, y reas restringidas
para ejecucin de las actividades
contratadas
1. Asegurar la recepcin
satisfactoria de bienes comprados
y servicios contratados
reevaluacin de los proveedores.
1- Define criterios de seleccin y correspondientes al proceso
evaluacin,
2- Aplica Procedimientos
3- Lleva el Control del Proceso de Proveedores
adquisiciones
4- Atiende a proveedores
internacionales
5- Mide el desempeo de los
procesos a su cargo
6- Levanta acciones de mejora
1. Comunica los resultados de la
evaluacin y reevaluacin de
proveedores
2- Comunica las necesidades de la
organizacin a la Direccin a fin
de obtener los recursos que
permitan una operacin eficaz
3.Notifica a proveedores, cuando
corresponde utilizando los canales
de comunicacin establecidos
4-Responde o aclara necesidades,
requerimientos, reclamos
5- Tratamiento de producto no
conforme
Procedimiento e
Garantiza el cumplimiento de
Instrucciones de Trabajo
las condiciones de seguridad
correspondientes al proceso
fsica del Sitio Principal y Sitio 5 5 4 25
de Adquisiciones
Alterno
Normas de Seguridad
Norma ISO 9001:2008
Mantener las condiciones de
Procedimiento e
produccin para garantizar el
Instrucciones de Trabajo
flujo continuo de los procesos.
correspondientes al proceso
Solicitudes de compra 5 5 4 25
de Adquisiciones
atendidas
Normas de Seguridad
Listado de proveedores
Norma ISO 9001:2008
aprobados
Procedimiento e
Instrucciones de Trabajo
de Adquisiciones
Criterios de Calificacin de
La Adquisicin de bienes y
servicios cumplen con los
Ingls medio
requisitos de los procesos
Normas de Seguridad 5 5 4 25
asociados a la emisin del DPI
Norma ISO 9001:2008
-cumplimiento de requisitos al
Contratos con proveedores
menos 95%
Caractersticas de los Bienes
y Servicios
Acciones correctivas-
preventivas
Comunicacin
Anlisis y manejo de
informacin
Administracin de Mantiene registros
informacin actualizados de las
3 5 4 23
Diplomacia comunicaciones externas con
Canales de comunicacin proveedores y corporativo
establecidos
Matriz de comunicacin
VIII. PERFIL DEL PUESTO ESPECIFIQUE LOS CONOCIMIENTOS REQUERIDOS POR EL PUESTO, HABILIDAD Y DESTREZAS, AS COMO
EL AMBIENTE LA LABORAL , EXPERIENCIA, REQUISITOS DE SELECCIN Y DE INDUCCIN
Nivel Educacional: (Formacin general que se precisa como base para el correcto desempeo del puesto)
VIII.1 Nivel Diversificado Deseado: Perito Contador, Bachiller o carrera afn.
VIII.2 Nivel Universitario Deseado: Estudios universitarios en Administracin de Empresas o carrera afn
VIII.3 Maestra Deseado: no aplica

VIII.4 Cursos y Conocimientos Adicionales Deseados:

Cursos: Norma ISO 9001:2008; Liderazgo, Tcnicas de Negociacin
Conocimientos: Adquisiciones, Bodega de Materias Primas, Materiales y Repuestos, Bodega de Producto no Conforme, Sistemas de Gestin de la
Calidad

VIII.5 Especficos para ocupar el cargo: Estudios universitarios en Administracin de Empresas o carrera afn
VIII.6 Especialidad en: Procesos de Compras y Logstica

VIII.7 Habilidades o destrezas Deseadas:

Habilidad para el manejo de las relaciones interpersonales y diplomacia,
Comunicacin estratgica
Habilidad de Negociacin
Asertivo

Aplicacin de Consulta
VIII.8 Paquetes de computacin: Word, Excel, Power Point, Project Accesos Autorizados:
Mantis

IX. COMPETENCIAS BSICAS COMPETENCIAS GENRICAS

DEL PUESTO)
Adaptacin al ambiente
Dominio de lectura
Dominio de escritura
Comunicacin oral
Aplicacin matemtica
Localizacin de informacin
(MARQUE EL NIVEL DE LA COMPETENCIA QUE SE REQUIERA DE 5 A 1 PARA EL DESEMPEO
4 Planificacin de actividades 5 Productividad en el trabajo 5
5 Calidad en el trabajo 5 Innovacin en el trabajo 5
5 Administracin de actividades 5 Uso de tecnologa 3
5 Administracin de informacin 5 Conservacin medio ambiente 5
5 Trabajo en equipo 5 Seguridad laboral 5
5 Servicio al cliente 5 Liderazgo 5

X. CUALIDADES PERSONALES REQUERIDAS (marque con una "X" las requeridas para el puesto) Solo si el puesto lo
requiere
Orden X Honestidad X Proactivo X
Responsabilidad X Relaciones Humanas X Manejo de personal / Reservado X
Puntualidad X Dinamismo X Iniciativa X
Honradez X Colaboracin X Buena presentacin X

XI. ASPECTOS PERSONALES

XI.1 Disponibilidad de horario: Indispensable y disponibilidad para viajar cuando sea necesario
XI.2 Licencia de conducir si requiera el puesto: NO Vehculo Moto Camin

XI.3 Arreglo Personal: Uso de bata en las reas que as lo requieren.

XII. EQUIPO O MAQUINARIA A UTILIZAR EN EL CARGO DESCRIBALOS

Computadora; Impresora; Telfono Celular;

XIII. CARACTERSTICAS FSICAS CONTEMPLA LOS CINCO SENTIDOS

XII.I Condiciones en que se desempea el cargo ( Fsicas, riesgos a nivel de gravedad, ambientales)
Fsicos: Sentado 60%, Caminando 35% Parado 5%
Riesgos a nivel de gravedad: Problemas en respiratorias, resequedad de la vista, cadas y resbalones. El cargo est expuesto a accidentes o
daos fsicos que no implican incapacidad leve para el desarrollo de sus funciones en ambiente de oficina. Desgaste visual cuando mantiene
atencin visual y uso de computadora la mayor parte de la jornada, representando esfuerzo manual prolongado. Agotamiento mental : requiere alto
nivel de concentracin y anlisis, planeacin, ejecucin y verificacin y seguimiento de propuestas de mejora
Ambientales: Choque trmico al cambiar de ambiente cuando sale al exterior de las instalaciones, Ambiente de oficina cmodo, tiene privacidad en
procesos de comunicacin cara a cara y va telefnica, esta en constante observacin, y maneja informacin confidencial

XIV. DOMINIO DE IDIOMAS INGLES ESPAOL IDIOMAS MAYAS

XIV.1 Inicial Hablado Hablado x Hablado n.a
XIV.2 Medio x Comprendido Comprendido x Comprendido n.a
XIV.3 Avanzado Escrito Escrito x Escrito n.a

XV. EXPERIENCIA DESEABLES (APRENDIZAJE ADQUIRIDO EN LA PRACTICA LABORAL Y/O PROFESIONAL )

EXPERIENCIA LABORAL EN: TIEMPO:
Operaciones y Procesos 2 aos
Logstica 2 aos
Compras y contrataciones 2 aos
XVI. RESPONSABILIDAD DEL PUESTO ( SE REFIERE A MATERIAL, EQUIPO, INTEGRIDAD DE PERSONAL ASIGNADO,
HERRAMIENTA, DINERO, DOCUMENTOS, VEHCULOS E INFORMACIN CONFIDENCIAL)
Material: Procesos administrativos y operativos de la administracin, Polticas y normativas de la empresa
Equipo: Computadora Mobiliario Escritorio Unidad de trabajo Silla Ejecutiva
Integridad de Personal Asignado: Coordinador de Inventarios (1) y Coordinador de
Seguridad y Monitoreo (1) Herramienta
Informtica: Aplicacin de Consulta,Mantis
Dinero: Caja Chica, Viticos
Documentos: Procesos y procedimientos operativos y administrativos, contratos, facturas, documentos confidenciales

Informacin Confidencial: Procesos

y procedimientos de la empresa, Cliente e informacin confidencial del proceso, Carpeta de proveedores

XVII. LATERALIDAD REQUERIDA

Derecho Izquierdo Ambidiestro Sin Preferencia X

XVIII. EDAD REQUERIDA > = 27 aos Gnero Requerido Sin Preferencia X

Indique por que es la preferencia en edad o gnero: Con relacin a la edad, es por experiencia adquirida, refleja estabilidad familiar
y compromiso. No hay preferencia por gnero, ya que se requiere personal capaz y competente

XIX. REQUERIMIENTOS DE SELECCIN Induccin Administrativa

Licenciatura en Ingeniera o Administracin de Empresas Plan estratgico de la organizacin

Habilidad numrica y habilidad verbal Sistema de Gestin de la Calidad
Word, Excel, Power Point, Project Norma ISO 9001:2008, Trminos y Definiciones de la Norma ISO 9001:2008
Comunicacin estratgica Seguridad Industrial y Laboral
Liderazgo Normativas y polticas administrativas de la empresa
Honesto, honrado, proactivo reas de acceso

Proactivo , diplomtico, dinmico Beneficios y prestaciones laborales

Trabajo en equipo Induccin al Puesto de Trabajo
Logstica Aplicaciones propias de la organizacin
Habilidad de negociacin Procesos asociados a la Organizacin
Proceso de Adquisiciones, Bodega de Materias Primas, Materiales y
Repuestos, Bodega de Producto no Conforme

Aplicacin de Consulta,Mantis

OBSERVACIONES:

Vo.Bo.
Revisado por:
Elaborado por: Gerencia General
 ESCALA PARA LA CALIFICACIN DE FUNCIONES
Las siguientes escalas sirven para identificar las funciones esenciales de (puesto, procesos, ocupaciones, etc.) donde:

F = Frecuencia IE = Impacto de los errores CM = Complejidad

ESCALA / DEFINICIN PARA APLICAR ESTA ESCALA HAGASE LA SIGUIENTE

PREGUNTA

Con qu frecuencia se ejecuta esta tarea? Si la Frecuencia es

FRECUENCIA = Cul es la frecuencia esperada de esta funcin o actividad variable pregntese Cul es la frecuencia tpica de ejecucin de esa
actividad?

Qu impacto tiene un mal desempeo de la funcin? O Qu tan

IMPACTO DE LOS ERRORES = Que tan graves son las consecuencias por un incorrecto desempeo de la funcin. graves son las consecuencias por un incorrecto desempeo de la
funcin?

Qu tanto esfuerzo supone desempear la funcin? O

COMPLEJIDAD = Se refiere al grado de esfuerzo y al nivel de conocimientos y destrezas requeridas para desempear la
Alternativamente: Requiere el desempeo de sta funcin un
funcin
elevado grado de conocimiento y habilidades?

GRADACIN DE LAS ESCALAS

GRADO FRECUENCIA IMPACTO DE LOS ERRORES COMPLEJIDAD

Consecuencias Muy Graves:puede Mxima Complejidad: la funcin

5 Todos los das afectar a toda la organizacin en demanda el mayor grado de esfuerzo /
mltiples aspectos conocimientos / habilidades

Consecuencias Graves: pueden afectar Alta Complejidad: la funcin demanda un

Al menos una vez por
4 resultados, procesos o reas funcionales considerable nivel de esfuerzo /
semana
de la organizacin conocimientos / habilidades
Consecuencias Considerables: Complejidad Moderada: la funcin
Al menos una vez cada
3 repercuten negativamente en los requiere un grado medio de esfuerzo /
quince das
resultados o trabajos de otros conocimientos / habilidades
Consecuencias Menores: cierta Baja complejidad: la funcin requiere un
2 Una vez al mes incidencia en resultados o actividades bajo nivel de esfuerzo / conocimientos /
que pertenecen al mismo puesto habilidades
Mnima Complejidad: la funcin o
Otro ( Bimestral, Trimestral, Consecuencias Mnimas: poca o ninguna
1 actividad requiere un mnimo nivel de
Semestral) incidencia en funciones o resultados
esfuerzo / conocimientos / habilidades

FORMULA: IMPACTO DE ERRORES x COMPLEJIDAD + FRECUENCIA