Sistema contable

Un sistema contable es un conjunto de pasos que se realizan de una manera

cronolgica mediante anotaciones contables para el registro de operaciones
que hace una entidad. Adems, se le considera la forma natural o tcnica
ejercida durante la emisin de estados financieros para medir los efectos
que realizaron las transacciones y nos ayuda a tener una mayor
comprensin de la informacin financiera.
Son todos aquellos elementos de informacin contable y financiera que se
relacionan entre s, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales
de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta informacin
debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario,
mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda
llegar a un sin nmero de usuarios finales que se vinculan con el negocio,
desde los inversionistas o dueos del negocio, hasta los clientes y el
gobierno. Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las
necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su
estrategia competitiva, que permita estandarizar procesos, definir
estructuras de costos y por ende, presentar una informacin contable
estandarizada que facilite su interpretacin, una eficiente toma de
decisiones y que pueda procesarse para realizar los diferentes anlisis
financieros.
Existen diferentes tipos de negocios (Comerciales, financieros, de servicios,
consumo, etc.) y cada uno de ellos posee diferentes necesidades de
informacin contable, por ejemplo una empresa de carcter financiero o
banco requiere una informacin diferente que la de un establecimiento
comercial ya que la primera (Banco) estar vinculada con su cartera de
clientes y ahorrantes, por lo tanto, buscara medir estndares en cuanto a
morosidad de los clientes, calidad de la cartera, apalancamiento financiero,
tasas de inters, etc., y el establecimiento comercial buscar medir
estndares en cuanto a existencias en inventarios, facturacin, clientes,
comisiones, por lo tanto al disearse un sistema contable. Lo primero que
debe analizarse es, cules sern los requerimientos de informacin
necesarios que se ajusten y adapten a los objetivos del negocio?, para que
los gerentes puedan tomar acciones y decisiones que permitan el xito del
negocio o empresa y cumplan exitosamente cada tarea asignada. Por lo
tanto, los estados financieros, son el resumen global de todo el sistema
contable (Son como las fotografas actuales del negocio), porque la
informacin que estos presentan debe ser real, medible y que se pueda
seguir (Auditable); es el sistema contable la base fundamental para conocer
el funcionamiento del negocio y la confiabilidad que este presenta para sus
accionistas, proveedores y clientes.

Tipos de sistemas contables[editar]

Sistema de diario mayor nico[editar]
Este sistema est basado en la evolucin del diario continental y fue
diseado aproximadamente en el ao de 1795, con la finalidad de
simplificar el trabajo de pasar de libro diario a libro mayor, lo cual se logr
uniendo en un solo libro, el libro diario y el libro mayor, eliminando en este
diario el nmero de folio de las contracuentas, la fecha y el nmero de
asiento. El diario mayor nico es el precursor de los rayados columnares o
tabulares. El rayado de este libro se compona de dos partes; la primera
parte destinada al diario y consista en un rayado idntico al diario
continental; la segunda parte destinada al mayor formado por una serie de
columnas para anotar los valores de los cuales se empleaban dos para cada
uno de las cuentas afectadas por las operaciones, una de ellas para anotar
los cargos y otra para los abonos. Cuentas del diario:
Nmero de operacin.

Concepto.

Caja.

Almacn.

Ventas.

Costo de venta.
Gastos generados.

Diario tabular[editar]
En el este diario se sigue el mismo procedimiento de diario mayor nico,
slo que en ste se abre una seccin con el nombre de "varias cuentas", en
el cual se anotan las cantidades correspondientes de cuentas que faltan de
espacios que no se les asign columnas especiales, o bien, aquellas cuyo
movimiento no es constante. El sistema de diario nico tabular consiste en
establecer un diario con columnas, pero sin eliminar el libro mayor al que se
pasaban mensualmente las sumas de cada columna, previo anlisis de la
seccin de varias cuentas. El pase a los auxiliares se haca diariamente y de
preferencia tomando los datos de los comprobantes o documentos fuente.
Los errores en los libros columnares se corregan mediante contrapartidas
en los que con tinta roja se cancelaban los antes mencionados y con tinta
negra se haca la correccin debida, esto en el mismo rengln haciendo la
referencia a la partida errada. En el diario tabular se poda registrar de dos
maneras:
Consista en registrar la operacin siguiendo el modelo del diario
continental, utilizando tantos renglones como cuentas para que
afecte la operacin.
Suprimir el espacio de concepto con los nombres de las cuentas
afectadas anotando directamente en la columna correspondiente con
slo el valor.
Los pasos eran los siguientes: Operacin, Diario tabular (Mayores
auxiliares), Concentracin, Diario general, Libro mayor, Balanza de
comprobacin y finalmente los Estados financieros.
Sistema de diario y caja[editar]
Este sistema se dio con la finalidad de resolver el trabajo que exista en el
registro oportuno de las operaciones, basado en la divisin del trabajo. Para
ello, el diario se divide en dos; el diario de caja, donde se anotaban
nicamente operaciones que representaban movimiento de dinero, ya sea
como entrada o salida de efectivo, mientras que el otro era el "Diario de
operaciones diversas": en donde se registraban todas las operaciones que
no causaban entrada o salida de efectivo, por lo que de esta manera,
dos personas podan registrar la operacin. En este sistema, las operaciones
se clasificaban en:
Operaciones simples.

Operaciones compuestas o mixtas.

Las operaciones simples son aquellas que quedaban registradas en un solo

diario por ser totalmente en efectivo o bien, totalmente a crdito. Las
operaciones compuestas afectaban o bien, deban ser registradas en los dos
libros, toda operacin compuesta se registraba primero en el diario de
operaciones diversas y la parte que representaba entrada o salida de
efectivo se enlazaba al diario de caja o bancos. Para poder registrar una
misma operacin en los dos libros se utilizaba lo que llamamos cuentas
puente o de enlace. Estas son cuentas transitorias que permiten registrar en
dos diarios y una vez que han sido registradas en ambos diarios, sta queda
saldada. Las principales cuentas puente que se utilizaban eran:
Clientes - cuenta puente.

Deudores - cuenta puente.

Proveedores - cuenta puente.

Acreedores - cuenta puente.

Toda cuenta puente se abra en el diario de operaciones diversas, se

cancelaba en el diario de bancos.
Sistema centralizador[editar]
Considerando el hecho de que las empresas comerciales realizan
operaciones definidas y constantes, en las cuales se define el objeto de
dicha empresa, para implantar este sistema era necesario conocer el tipo de
operaciones que frecuentemente realiza la empresa para poder disear un
diario especfico donde se registren tales operaciones.
En forma general, podemos decir que las operaciones que con mayor
frecuencia, o bien, ms comunes que realiza la empresa son:
Inversiones y recuperacin de efectivo a travs de cheques.

Pago de compromisos o deudas, ya bien sea con cheque o

transferencias bancarias.
Adquisicin de mercanca al contado o a crdito.

Venta de mercanca al contado o a crdito.

Movimiento de mercanca por entrada o salida de sta.

 Recepcin de documentos o ttulos de crdito que firman los clientes
a fin de garantizar la venta de mercanca realizada a crdito.
Suscripcin de documentos otorgados a favor
de proveedores o acreedores para garantizar compras de mercancas
a crdito o alguna otra operacin.
Tomando en cuenta las operaciones anteriores y considerando que son las
ms comunes y que se realizan frecuentemente, el sistema manual
llamado Centralizador de una empresa comercial se integraba con los
siguientes diarios:
Diario de bancos: En l se registra la entrada y salida
de efectivo (cheque o transferencia).
Diario de compras: En l se van a registrar stas, los gastos,
devoluciones, rebajas y descuentos de tal manera que este diario
refleje las compras netas.
Diario de ventas: Se registran las ventas, devoluciones sobre ventas,
rebajas y descuentos. De tal manera que refleje las ventas netas.
Diario de salidas de almacn: En l se registran las salidas de
almacn por concepto de ventas y las devoluciones sobre ventas a
precio-costo. De tal manera que nos de el costo de lo vendido.
Diario de documentos por cobrar: Este diario se estableca slo
cuando la empresa reciba documentos a favor, con frecuencia y en l
se registraban todos los ttulos de crdito, letras de cambio y pagars
que se reciban para su cobro, los endosaba, cobraba, cancelaba o
sustitua para que el diario reflejara en cualquier momento el saldo de
los documentos pendientes de cobro.
Diario de documentos por pagar: Este diario slo se estableca
cuando la empresa expeda o aceptaba documentos para su pago.
Con frecuencia, en l se registraban los ttulos de crdito que se
aceptaban, los que se cancelaban, pagaban o sustituan.
Diario de operaciones diversas: Se registraban todas las dems
operaciones que no representaban ninguna de las anteriores.
El establecimiento de los diarios dependa de la poltica de compra y venta
de mercancas a crdito que daban lugar a la recepcin o suscripcin de
documentos.
Sistema de plizas[editar]
Este sistema es una evolucin ms de los mtodos de registros
manuales que consiste en emplear un documento individual para registrar
cada operacin, teniendo como caracterstica el hecho de que permite una
mayor divisin del trabajo y sobre todo, agiliza el proceso del registro de las
operaciones. Las plizas son registradas teniendo como base el rayado del
diario continental. Adems, stas son documentos de carcter interno en las
que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes que
justifican las anotaciones y cantidades en ella registradas. En este sistema,
las operaciones se registran individualmente, es decir, para cada operacin
se realiza una pliza, la cual mantiene el rayado del diario continental. Una
pliza contiene los siguientes datos:
Nombre de la empresa.

Tipo de pliza.

Nmero de pliza.

Fecha.

Nmero de cuenta.

Nmero de subcuenta.

Nombre de la cuenta.

Columna de parcial.

Columna para el cargo.

Columna para el abono.

Concepto de la operacin.

Serie de datos de control interno (nombre o firma de quien registr la

operacin).
Las plizas manejadas en las empresas se clasifican en 3 grandes grupos:
Plizas de entrada de efectivo (plizas de ingreso).

Plizas de salida de efectivo (plizas de egreso o plizas cheque).

Plizas de diario.

Sistema de cuentas por cobrar[editar]

El sistema de cuentas por cobrar surgi por la necesidad que algunas
empresas tenan de expedir recibos para el cobro de determinados ingresos,
como eran:
Cobro de rentas a los usuarios de bienes muebles e inmuebles.

Cobro de servicios prestados como el de energa elctrica y telfono.

Cobro peridico de intereses por inversin de capital a largo plazo.

Para lo cual se expeda una cuenta por cobrar, que era un documento
mucho ms completo que un simple recibo de cobro.
En el caso de la cuenta por cobrar se utilizaba con la finalidad de eliminar
subcuentas personales de las cuentas de clientes y deudores, y para la
cuenta por pagar para eliminar subcuentas de proveedores y acreedores se
usaba una cuenta de activo llamada "Cuentas por cobrar".
Sistema de cuentas por pagar[editar]
El sistema se adaptaba para ser establecido en cualquier tipo de empresa,
principalmente en aquellas donde la mayor parte de las operaciones eran a
crdito. El procedimiento de cuentas por pagar/cobrar tena los siguientes
objetivos:
Eliminar o reducir el nmero de subcuentas personales.

Ejercer control absoluto sobre cada una de las entradas/salidas

de dinero.
El registro se realizaba a travs de una cuenta de pasivo llamada "Cuentas
por pagar".