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Un bulletin avec WORD et EXCEL 2007

La fonction publipostage de Word permet d'diter rapidement des relevs de notes.

1. Le document principal (Bulletin) contient les parties communes de chaque bulletin et les
champs crits entre guillemets.

2. Le document Relev_notes contient le nom des lves, leurs notes et leurs moyennes.

Important : le fichier Excel doit tre enregistr au format Excel 2003.

3. Le document Bulletin CM2 est le rsultat de la fusion des deux premiers


documents.

4.

Un bulletin avec WORD et EXCEL vous aidera adapter ces documents vos besoins et
contient des informations importantes sur quelques rglages indispensables.
Relev_notes

Cette feuille de calcul cre avec EXCEL permet dentrer les notes des lves et de calculer
automatiquement les moyennes.

La ligne 1 contient les noms des champs qui seront insrs dans le document principal.
Les cellules qui contiennent les notes saffichent avec une dcimale ; pour modifier cette
apparence, Ruban Accueil, Drouler Nombre puis Autres formats numriques

ou Bouton droit, Format de cellule.

Attention : les cellules qui contiennent des valeurs calcules (moyennes) affichent une seule
dcimale mais conservent en mmoire un nombre qui peut contenir plusieurs dcimales.
Voir plus bas : Ouvrir le document BULLETIN .
Vous pouvez modifier ce tableau pour ladapter vos besoins en y insrant des nouvelles lignes
ou des nouvelles colonnes.
Attention : les moyennes par disciplines sont recopies automatiquement dans les colonnes X,
Y, Z

La cellule D18 est recopie en X2 ; X2 est recopie en X3 (=$X$2).


Consquence : on peut changer les noms, les notes dans les lignes 2 et 3 du tableau, mais il ne
faut ni supprimer ni dplacer ces deux lignes.

Pour insrer une nouvelle ligne :


Bouton Droit dans la ligne 18 et Clic sur Insertion.

Slectionner les lignes 17 et 18, et dans le Ruban Accueil, droulez loutil Remplissage et
Choisissez En Bas.
Quand le tableau de notes est termin, fermez ce document.

Bulletin

Lancez WORD et cliquez sur le gros bouton office (en haut gauche) et cliquez sur Options
Word.
Les cases Mise jour des liaisons louverture et Confirmer la conversion du format de fichier
lors de louverture doivent tre coches, et ce pour que les nombres saffichent exactement
comme dans Excel.

A prsent, ouvrez le document Bulletin. Si Word ne trouve pas la source de


donnes :
Dans le ruban Publipostage, Dmarrer la fusion Assistant Fusion
Dans la partie droite de la fentre, clic sur Slectionner une autre liste, puis
rechercher le fichier Relev_notes.

A laide du slecteur de fichiers, recherchez le document Relev_notes, prcisez


Fichiers Excel dans la zone Type de fichiers et cliquez sur Ouvrir.

La bote de dialogue Confirmer la source de donnes apparat ; choisissez Feuilles


de calcul MS Excel via un DDE (*.xls) et cliquez sur OK.
Dans la bote de dialogue suivante, choisissez Feuille de calcul entire et validez.

Dans la bote de dialogue suivante, vous pouvez slectionner les lves.

Modifications du document principal Bulletin.

Insrer des nouveaux champs :


Dans Ruban Publipostage, cliquez sur Insrer des champs de fusion.
Pour insrer les moyennes de la classe dans le document principal, la manipulation
est la mme : champs commenant par un M majuscule, aprs le champ AP.

Choix des lves : ruban Publipostage, Modifier la liste des destinataires, cochez
les lves dont vous voulez imprimer un bulletin.
Note : le bouton Aperu des rsultats permet de basculer entre laffichage des
champs ou de leur valeur.

Tout est prt pour la fusion : cliquez sur Terminer et fusionner, Modifier des
documents individuels. ..

WORD ouvre un nouveau document (Lettres1) quil ne vous reste plus qu


imprimer aprs vrifications.

Jean-Yves Connan , dcembre 2008

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