Caso de Estudio N 9: SIGMA LTDA.

SIGMA Ltda. Es una empresa que compra y vende al pblico prendas de vestir de dama
desde 1989. La empresa ocupa casi 100 personas. Es propiedad de las hermanas Cristina,
Laura y Valeria Fresno, quienes conforman el Directorio de la Empresa. Cristina Fresno es
licenciada en Marketing y dedica todo su tiempo a la empresa. Las otras dos hermanas
tienen otras ocupaciones (Laura es maestra y Valeria es mdico) y limitan su participacin a
asistir a las reuniones de Directorio a las que su hermana las cita mensualmente. Cuando
iniciaron la empresa, Cristina defini su misin y su visin. Estableci que su visin era ser
una referencia para la moda femenina en el pas y su misin era Brindar a las mujeres
elegantes de mediana edad un surtido amplio de prendas de calle y fiesta, a precios
razonables. Cristina organiz a la empresa con base en tres Departamentos: Compras,
Administracin y Ventas. El Departamento de Compras est integrado por su Jefa, la Sra.
Adriana Palmira y cuatro auxiliares de compras: Ana, Susana, Martina y Matilde. Las
compras se realizan en plaza a varios talleres de confeccin. Tambin se adquiere
mercadera a importadores. La compra de mercadera implica solicitar cotizaciones a
distintos proveedores, analizar las mismas en funcin a precios, condiciones de entrega y
calidad, seleccionar al proveedor, emitir las rdenes de compra, verificar la recepcin de la
mercadera y emitir la correspondiente orden de pago.
Del Departamento de Administracin dependen las Secciones Personal y Contadura. La
Seccin Personal se integra por un Jefe y 4 auxiliares que se encargan de controlar la
asistencia del personal, liquidar los sueldos y verificar el cumplimiento de las normas de
disciplina de la empresa. En la Seccin Contadura trabajan un Jefe y 7 auxiliares contables.
A la Seccin le corresponde realizar las siguientes actividades: efectuar y controlar las
registraciones contables, preparar balances, mantener actualizadas las cuentas corrientes de
deudores y acreedores, efectuar los pagos a proveedores, realizar los trmites ante bancos,
realizar los arqueos de caja y efectuar las conciliaciones bancarias. Juan Antonio, el Jefe del
Departamento de Administracin, est asistido por una Secretara integrada por una
secretaria y un auxiliar administrativo que lo apoyan en el control de su agenda, en las
llamadas telefnicas y en la realizacin de trmites ante organismos pblicos. Asimismo, el
Departamento de Administracin es asesorado en materia tributaria por el Estudio Contable
Saco Hermanos S.A.
El Departamento de Ventas dependen 5 sucursales con nivel de Seccin: Punta del Este,
Colonia, Salto, Carrasco y Pocitos. El personal de las mismas es el siguiente:
Punta del Este Colonia Salto Pocitos Carrasco Total
Jefe de Sucursal 1 1 1 1 1 5
Vendedores 5 7 4 6 9 31
Jefe de Sector Cajeros 1 1 1 3 1 7
Cajeros 3 5 3 1 3 15
Auxiliar de Servicio 1 2 1 1 1 6
Auxiliar de Mantenimiento 1 1 1 3
Total 12 17 11 12 15 67
En cada una de las sucursales, el Sector Cajeros depende del Jefe de la Sucursal. Pero,
adems, recibe indicaciones del Jefe de Contadura en lo referente a aspectos tcnicos del
manejo de fondos.
Hasta hace seis meses slo se adquiran mercaderas en plaza. Cristina, ante dificultades
surgidas con alguno de los proveedores (tanto fabricantes como importadores), investig y
encontr proveedores de buena calidad en Argentina, Chile, Per, Brasil y Mjico. Las
primeras importaciones realizadas a proveedores de Argentina y Brasil fueron un xito
comercial. Cristina se encarg personalmente de todos los trmites vinculados a las
mismas, lo cual le consumi muchsimo tiempo. En la ltima reunin de Directorio,
Cristina plante a sus hermanas: Hay grandes posibilidades en Per, Chile y Mxico.
Tengo identificados a los proveedores, pero realmente no me puedo hacer cargo de los
trmites. Hay que nombrar a alguien para que los haga.
Valeria le pregunt si era realmente tan complicado, a lo cual Cristina respondi: Implica
estudiar la legislacin vigente en dichos pases en materia de exportaciones, verificar los
aranceles vigentes y la existencia de acuerdos bilaterales, ponerse de acuerdo en la forma
de pago (cuenta corriente, cobranza, cobranza avalada, crdito documentario, pago
anticipado), elegir un Banco de confianza y completar toda la documentacin necesaria.
Luego resolver los trmites ante distintos organismos. Es complicado! Las tres Directoras
estuvieron de acuerdo respecto a que era una actividad compleja y que Cristina no tena
tiempo de realizar el conjunto de tareas que ella implica. Acordaron asimismo no contratar
personal adicional y capacitar a los empleados a quienes se asignaran las tareas. Existen en
el mercado varios cursos especializados en esta materia.
No lograron determinar que rgano deba hacerse cargo de dicha actividad. Cristina seal
que Adriana Palmira, la Jefa del Departamento de Compras, estaba muy interesada en el
tema, pero que, a su juicio, no tena los conocimientos tcnicos necesarios. Tambin seal
que Juan Antonio, Jefe del Departamento de Administracin, le dijo que uno de los
auxiliares contables haba realizado un curso de Comercio Exterior y conoca bien todos los
trmites. Cristina Fresno le propuso a sus hermanas consultar a una amiga, Sofa, que
conoce de temas de organizacin y administracin para resolver el problema. Por su parte,
Laura propuso averiguar cmo se poda lograr la certificacin de calidad bajo normas ISO
9001:2000. Valeria plante que poda ser una buena ocasin para reestructurar la empresa.
Pero no s, si lo mejor es la certificacin de calidad o si se necesita otra metodologa.
Quiz Sofa nos podra asesorar en ese sentido.
Se Solicita:
1. ELABORAR el organigrama de SIGMA Ltda.
EMPRESA SIGMA Ltda.
2. IDENTIFICAR los criterios de Departamentalizacin utilizados por SIGMA Ltda.
en cada uno de los niveles jerrquicos de la estructura.
En el nivel de Direccin est el Directorio de la empresa SIGMA Ltda. est
conformado por las hermanas Cristina, Laura y Valeria Fresno.
o Cristina Fresno es licenciada en Marketing y dedica todo su tiempo a la
empresa.
o Laura es maestra
o Valeria es mdico y limitan su participacin a asistir a las reuniones de
Directorio a las que su hermana las cita mensualmente.
En el nivel de Gerencia General se encuentra Cristina defini su misin y su visin.
En el nivel de Departamentos, Cristina organiz a la empresa con base en tres
Departamentos: Compras, Administracin y Ventas.
o El Departamento de Compras est integrado por Jefa, la Sra. Adriana
Palmira y cuatro auxiliares de compras: Ana, Susana, Martina y Matilde.
Las compras se realizan en plaza a varios talleres de confeccin.
Tambin se adquiere mercadera a importadores.
La compra de mercadera implica solicitar cotizaciones a distintos
proveedores, analizar las mismas en funcin a precios, condiciones
de entrega y calidad, seleccionar al proveedor, emitir las rdenes de
compra, verificar la recepcin de la mercadera y emitir la
correspondiente orden de pago.
o El Departamento de Administracin dependen las Secciones Personal y
Contadura.
La Seccin Personal se integra por un Jefe y 4 auxiliares que se
encargan de controlar la asistencia del personal, liquidar los sueldos
y verificar el cumplimiento de las normas de disciplina de la
empresa.
En la Seccin Contadura trabajan un Jefe y 7 auxiliares contables. A
la Seccin le corresponde realizar las siguientes actividades: efectuar
y controlar las registraciones contables, preparar balances, mantener
actualizadas las cuentas corrientes de deudores y acreedores, efectuar
los pagos a proveedores, realizar los trmites ante bancos, realizar los
arqueos de caja y efectuar las conciliaciones bancarias.
Juan Antonio, el Jefe del Departamento de Administracin, est
asistido por una Secretara integrada por una secretaria y un auxiliar
administrativo que lo apoyan en el control de su agenda, en las
llamadas telefnicas y en la realizacin de trmites ante organismos
pblicos. Asimismo, el Departamento de Administracin es
asesorado en materia tributaria por el Estudio Contable Saco
Hermanos S.A.
o Del Departamento de Ventas dependen 5 sucursales con nivel de Seccin:
Punta del Este, Colonia, Salto, Carrasco y Pocitos.
 En cada una de las sucursales, el Sector Cajeros depende del Jefe de
la Sucursal. Pero, adems, recibe indicaciones del Jefe de Contadura
en lo referente a aspectos tcnicos del manejo de fondos.

3. EXPLICAR a qu rgano de la actual estructura organizativa de SIGMA Ltda.

asignara Ud. Las actividades de importaciones. FUNDAMENTAR su eleccin con
base en los criterios de asignacin de actividades.
Las importaciones se asignaran al departamento de compras ya que son aquellas que se
encargan de localizar directamente a un proveedor extranjero o a travs de los canales de
distribucin , para adquirir los productos que en su pas no se producen, ms baratos, o de
mayor calidad, beneficindolos como consumidores.
4. Ud. ha sido contratado por SIGMA Ltda. para estudiar su estructura orgnica y las
funciones que se desarrollan.
a) IDENTIFICAR Y FUNDAMENTAR qu mtodo o mtodos de relevamiento de
informacin Ud. utilizara para analizar la estructura orgnica y las funciones de la
empresa SIGMA Ltda. No es necesario explicar cada mtodo en forma terica.
El mtodo de observacin directa es uno de los ms utilizados, por su eficacia. Su
aplicacin resulta mucho ms eficaz. El anlisis del cargo se efecta observando al
ocupante del cargo, de manera directa y dinmica, en pleno ejercicio de sus funciones,
mientras el analista de cargos anota los datos clave de su observacin. Es ms
recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que
sean sencillos o repetitivos. Algunos cargos rutinarios permiten la observacin directa, pues
el volumen del contenido manual puede verificarse con facilidad mediante la observacin
b) EXPRESAR qu informacin relevara para realizar dicho anlisis.
1. Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente
(analista de cargos) y al hecho de que sta sea ajena a los intereses de quien ejecuta
el trabajo.
2. La autoridad y responsabilidad de cada cargo
3. La interrelacin y comunicacin entre los departamentos para facilitar su
funcionamiento.
5. EXPRESAR cules son los aspectos ms importantes que debera contemplar un
proyecto de implantacin de un Sistema de Calidad.
El sistema de gestin de la calidad debe estar integrado en los procesos, procedimientos,
instrucciones de trabajo, mediciones y controles, etc., de las propias operaciones de la
empresa.
Es un sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad,
por lo tanto, est integrado en las operaciones de la empresa u organizacin y sirve para
asegurar su buen funcionamiento y control en todo momento.
Proporciona adems herramientas para la implantacin de acciones de prevencin de
defectos o problemas (procedimiento de acciones preventivas), as como de correccin de
los mismos. Incluye tambin los recursos, humanos y materiales, y las responsabilidades de
los primeros, todo ello organizado adecuadamente para cumplir con sus objetivos
funcionales.
La adopcin de un sistema de gestin de la calidad surge por una decisin estratgica de la
alta direccin, motivada por intenciones de mejorar su desempeo, porque estn
desarrollando un sistema de mejora continua para dar una gua de actuacin clara y definida
al personal sobre aspectos especficos del trabajo; para obtener la certificacin por una
tercera parte de su sistema de gestin o por exigencias del entorno.
6. EXPRESAR el concepto de los siguientes elementos de la organizacin formal:
estructura
Estructura organizativa formal: Se define como el modo en que la responsabilidad y el
poder estn distribuidos y en que los procedimientos de trabajo son llevados a cabo entre
los miembros de la organizacin. Se trata de los diferentes patrones de diseo a seguir para
organizar una empresa con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo
deseado. Para seleccionar una estructura adecuado es necesario comprender que cada
empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que ms se acomode a
sus prioridades o necesidades. El contexto estratgico competitivo (entorno competitivo,
objetivos estratgicos, estrategias competitivas o de negocio) condiciona el diseo de la
estructura operativa de cada unidad organizativa bsica. Esta influencia se manifiesta tanto
sobre las variables bsicas de diseo (diferenciacin de actividades, mbito de control,
delegacin de autoridad), como sobre la forma de funcionamiento interno de la unidad
organizativa (estructuras mecnicas u orgnicas).
El organigrama representa grficamente la estructura organizativa de una
organizacin ya que muestra las diferentes unidades que la componen (rganos), los
niveles jerrquicos que tiene cada unidad y las relaciones formales que existen entre
ellas.
Los rganos: son unidades administrativas creadas como consecuencia de la
divisin del trabajo, que tienen a su cargo el ejercicio de una funcin o parte de ella,
que contribuyen al logro de los objetivos en determinado nivel jerrquico. Reciben el
nombre de Direccin, Departamento, Seccin, etc.
Las funciones: son un conjunto de actividades relacionadas entre s que se
asignan a los rganos para contribuir al cumplimiento de los objetivos de la
organizacin.
Las actividades: representan la agregacin o conjunto de tareas homogneas,
afines e interrelacionadas cuya realizacin contribuye al cumplimiento de
determinada funcin.
 Niveles jerrquicos: Eslabn dentro de la estructura organizativa en el cual se
encuentran rganos con un similar grado de autoridad y responsabilidad en relacin a
los objetivos de la institucin, independientemente de la funcin o actividad que
realicen dichos rganos.
Relaciones Formales: Son las relaciones o vnculos formales a travs de los
cuales se coordinan e interconectan las unidades administrativas (rganos) y pueden
ser: de subordinacin, de asesora, funcionales o de mando especializado, de
representacin personal, de servicio, de coordinacin y de revisin.