PROCEDIMIENTO PARA LA RECONSTRUCCIN DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS QUE SE

TRAMITAN ANTE OSINERGMIN

RESOLUCION DE CONSEJO DIRECTIVO ORGANISMO SUPERVISOR DE LA INVERSION EN

ENERGA Y MINERA OSINERGMIN N 192-2009-OS/CD

Publicada en el Cuadernillo de Normas Legales de El Peruano Domingo 18 de octubre de 2009

(Pginas 404734 404737)

Artculo 1.- DEFINICIONES

Para efecto del presente procedimiento, se entender por:
a).- Procedimiento Administrativo: Al conjunto de actos y diligencias tramitados en OSINERGMIN,
conducentes a la emisin de un acto administrativo que produzca efectos jurdicos individuales o
individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados.
b).- Expediente: Al conjunto de documentos, actuaciones, solicitudes, recursos o escritos, vinculados a
un Procedimiento Administrativo a cargo de las dependencias de OSINERGMIN, en ejercicio de sus
facultades, conforme a lo previsto en las normas procedimentales respectivas. La definicin comprende
adems a aquellos documentos y actuaciones que son objeto de custodia o archivo.
c).- Extravo: A la prdida total o parcial del Expediente.
d).- Siniestro: Al dao o destruccin total o parcial del Expediente debido a causa fortuita o fuerza
mayor, incluyendo aquellas originadas por circunstancias tales como incendio, sismo, inundacin, actos
vandlicos o similares.
e).- Robo o Hurto: Al apoderamiento ilegtimo de la totalidad o parte del Expediente, por sustraccin del
lugar en el que se encuentra, o de la persona en uso o a cargo del mismo, ya sea con uso de violencia o
sin ella.
f).- Deterioro: Al menoscabo parcial o total del contenido del Expediente, debido al desgaste u otras
circunstancias, que implique la merma de informacin relevante para la tramitacin del Expediente.
g).- Administrado: Respecto de un Procedimiento Administrativo concreto, se considera Administrado a
quienes lo promueven como titulares de derechos o intereses legtimos, individuales o colectivos, o
aquellos que, sin haber iniciado el procedimiento, poseen derechos o intereses legtimos que pueden
resultar afectados por la decisin que pudiera adoptarse.
h).- Jefe: La persona a cargo del rea que tiene competencia para tramitar el Expediente o del rea que
tiene competencia para su custodia.
Tratndose de los rganos Resolutivos contemplados en la Resolucin de Consejo Directivo N 067-
2008-OS-CD, el Tribunal de Solucin de Controversias y los Cuerpos Colegiados de OSINERGMIN,
debe de entenderse como tal al Secretario Tcnico del rgano Resolutivo, y al Secretario General del
Tribunal de Solucin de Controversias y Cuerpos Colegiados, respectivamente.
Tratndose de las Gerencias de Lnea, debe entenderse como tal al Gerente respectivo.
i).- Encargado: Funcionario o Trabajador asignado para la realizacin de las investigaciones previas y/o
las acciones relativas a la reconstruccin del Expediente.
j).- Responsable del Expediente: La persona que se encontraba en custodia del Expediente al
momento de su Extravo, Siniestro, Deterioro, Robo o Hurto.

Artculo 2.- COMUNICACIN DE EXTRAVIO, SINIESTRO, DETERIORO, ROBO O HURTO DEL

EXPEDIENTE
Producido o detectado el Extravo, Siniestro, Deterioro, Robo o Hurto, el Responsable del Expediente
deber inmediatamente poner tal circunstancia en conocimiento del Jefe, mediante un informe que
contenga la descripcin de los hechos y los datos del Expediente.
Como mnimo, el informe sealado en el prrafo anterior deber incluir los siguientes datos referidos al
Expediente:
a) Nmero o cdigo de identificacin del Expediente.
b) Nombre, Denominacin o Razn Social del Administrado.
c) Nmero aproximado de folios materia de reconstruccin.
d) Tipo de Procedimiento Administrativo involucrado, etapa en la que se encontraba y autoridad
encargada de resolverlo.
En los casos de Robo o Hurto, se deber de adjuntar la constancia policial correspondiente que acredite
la presentacin de la denuncia del Robo o Hurto parcial o total del Expediente. La presentacin de la
denuncia deber efectuarse previa coordinacin con la Gerencia Legal de OSINERGMIN.
En todos los casos en los cuales subsista parte del Expediente, ste deber ser anexado al informe.

Artculo 3.- INVESTIGACIONES PREVIAS AL INICIO DEL PROCEDIMIENTO DE

RECONSTRUCCION DEL EXPEDIENTE EN CASO DE EXTRAVO O SINIESTRO.
Tratndose de Extravo, el Jefe, a travs de memorando designar al Encargado para el caso
especfico, el cual deber realizar las investigaciones previas al Procedimiento de Reconstruccin del
Expediente, otorgndosele un plazo mximo de (5) das hbiles contados desde la designacin, para la
emisin de un Informe de Resultados.
Las investigaciones previas consistirn en la revisin fsica del rea, revisin documentaria de archivos
en el Sistema de Tramite Documentario (STD) de OSINERGMIN o aquel que haga sus veces, la
determinacin de si el Expediente ha sido remitido a otras reas, si se encuentra anexo a otro
Expediente, si ha sido remitido al archivo o derivado a otras Instituciones, entre otras acciones
tendientes a determinar su ubicacin.
De ser ubicado el Expediente, el Encargado informar al Jefe del hallazgo, mediante el Informe de
Resultados.
Si culminadas las investigaciones no se lograra ubicar el Expediente, el Encargado informar el detalle
de ello mediante el Informe de Resultados, documentando de ser el caso las acciones realizadas, y lo
presentar al Jefe para que se proceda a dar inicio al Procedimiento de
Reconstruccin total o parcial del Expediente.
Tratndose de Siniestro del Expediente, se seguir el procedimiento descrito en los prrafos primero,
tercero y cuarto del presente artculo, en lo que resulte aplicable, otorgndose un plazo mximo de 15
das hbiles para la emisin del Informe de Resultados. En este caso deber aplicarse las siguientes
reglas:
1. Cuando el Siniestro haya producido el dao o destruccin de no ms de cinco (5)
Expedientes por unidad organizacional, el Encargado deber de incluir en su informe las razones y
causas probables que dieron origen al Siniestro y el grado de perjuicio ocasionado al (los) Expediente
(s). De igual modo, deber de adjuntarse, segn corresponda a la naturaleza del Siniestro, constancia
policial, constancia del Cuerpo General de Bomberos Voluntarios del Per, constancia del rea
competente del Instituto Nacional de Defensa Civil, comunicacin del rea encargada de la seguridad de
OSINERGMIN, o aquella emitida por la entidad competente y que acredite el caso fortuito o fuerza
mayor, as como la documentacin que verifique la preexistencia del Expediente y detalles del mismo.
2. Cuando el Siniestro haya producido el dao o destruccin de ms de cinco (5)
Expedientes por unidad organizacional, adems de lo indicado en el numeral anterior, deber agregarse
un inventario fsico, en el cual se detalle la etapa y condicin de los Expedientes incursos en el Siniestro
y el grado de afectacin de los mismos. El inventario constar en un acta suscrita por todos los
Responsables de los Expedientes.
Tratndose de Deterioro, Robo o Hurto, el Jefe podr disponer la aplicacin de lo dispuesto en el
presente artculo, en aquello que resulte pertinente o proceder directamente a emitir la resolucin a la
que se refiere el artculo 5 del presente Procedimiento, previa designacin de un Encargado.

Artculo 4.- PROCEDIMIENTO DE RECONSTRUCCIN DEL EXPEDIENTE

El Procedimiento de Reconstruccin del Expediente Administrativo, se iniciar con la resolucin emitida
por el Jefe, declarando el Extravo, Siniestro, Deterioro, Robo o Hurto total o parcial del Expediente,
segn corresponda, y ordenando su reconstruccin en todo o en parte.
Deber emitirse una resolucin por cada Expediente, salvo que stos correspondan a un mismo
Administrado, en cuyo caso podr emitirse una sola resolucin que comprenda todos los Expedientes.
La resolucin deber precisar la materia del Expediente objeto de reconstruccin, el nombre, razn o
denominacin social del Administrado, as como disponer que los administrados presenten las copias de
los escritos, solicitudes, recursos, actas y dems componentes del Expediente que conserven en su
poder.
La presentacin de la documentacin deber realizarse en la mesa de partes de la dependencia que
emiti la resolucin, dentro del plazo de cinco (5) das hbiles de notificado el requerimiento.
Dentro del plazo sealado en el prrafo anterior, el Encargado, conforme al estado y necesidad
documentaria, deber realizar las acciones que estime pertinentes para la identificacin y acumulacin
de informacin, realizando la bsqueda interna de documentacin vinculada al Expediente y/o al
Administrado.
Presentada las copias por parte de los Administrados, o vencido el plazo otorgado para tal efecto, el
Encargado proceder a compaginar la documentacin obtenida en orden estrictamente cronolgico,
emitiendo el informe respectivo dentro del plazo de cinco (5) das hbiles.
Recibido el informe, el Encargado proceder a notificar al Administrado la puesta a disposicin de las
copias para que en el plazo de cinco (5) das hbiles procedan a revisarlas, soliciten la adicin de
documentacin adicional o formulen observaciones por escrito, las cuales debern ser resueltas dentro
de un plazo mximo de cinco (5) das hbiles.
Vencidos los citados plazos, el Encargado elaborar un Informe de Reconstruccin de Expediente, en el
cual se precisarn las acciones desplegadas, la documentacin obtenida y, de ser el caso, la
documentacin que no habra sido posible recopilar.
Con el informe y las copias ordenadas, el Jefe emitir la resolucin que declara reconstruido el
Expediente, la misma que ser notificada al Administrado; debiendo continuarse con la tramitacin del
Procedimiento Administrativo correspondiente, en la etapa en que ste se encontraba al momento de
declararse el Extravo, Siniestro, Deterioro, Robo o Hurto total o parcial.
En aquellos casos en los cuales la reconstruccin del Expediente hubiera resultado imposible, deber
de emitirse resolucin declarndose el archivo del Procedimiento Administrativo materia de dicho
Expediente. Tratndose de Procedimientos Administrativos iniciados a solicitud del Administrado se
oficiar a ste para que presente nuevamente su solicitud, otorgndosele un plazo razonable a fin de no
perjudicar su derecho.
Las resoluciones contempladas en el presente artculo debern contar con el visto del Asesor Legal del
rea, o de quien haga sus veces.

Artculo 5.- DELEGACIN

Para efectos de la tramitacin del Procedimiento de Reconstruccin del Expediente, el Jefe podr hacer
uso de las facultades dispuestas en los artculos 71 a 74 de la Ley 27444, Ley del Procedimiento
Administrativo General, en los casos que resulten aplicables.

Artculo 6.- HALLAZGO DEL EXPEDIENTE

Si en cualquier momento de la tramitacin del Procedimiento de Reconstruccin del Expediente, ste
fuera hallado, la persona que lo encuentre informar de tal situacin al Jefe, quien proceder a disponer
el archivo del Procedimiento de Reconstruccin por hallazgo del original.
En caso de hallarse el Expediente en fecha posterior a la emisin de la resolucin que declara
reconstruido el Expediente, deber agregarse el Expediente original al Expediente reconstruido.

Artculo 7.- SUSPENSIN DEL PROCEDIMIENTO Y ACTUACIN DE DILIGENCIAS PENDIENTES

El Procedimiento Administrativo materia del Expediente que es objeto de reconstruccin se suspender
entre la fecha de emisin de la resolucin que declara el Extravo, Siniestro, Deterioro, Robo o Hurto
total o parcial, segn corresponda, y la fecha en que se emita la resolucin que declara reconstruido el
Expediente; sin perjuicio de lo dispuesto en el prrafo siguiente.
Si en el trmino indicado en prrafo anterior, estuviese pendiente alguna diligencia que de no efectuarse
pueda conllevar grave perjuicio al Administrado o a OSINERGMIN, sta se realizar conforme a los
trminos de la documentacin existente, dejando expresa constancia de las especiales circunstancias
por las cuales dicha diligencia se realiza.

Artculo 8.- RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Y/O PENAL

La determinacin de la existencia de responsabilidades administrativas y/o penales por el Extravo,
Siniestro, Deterioro, Robo o Hurto de Expedientes, en los casos en que ello corresponda, se tramitar
de manera independiente, en base a las normas administrativas y/o penales en vigencia, y sin perjuicio
del trmite del procedimiento regulado en la presente resolucin.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES

Primera.- Los Expedientes que a la fecha de aprobacin del presente procedimiento hayan sido objeto
de Extravo, Deterioro, Siniestro, Robo o Hurto, y respecto de los cuales no haya culminado el
Procedimiento de Reconstruccin, debern ser reconstruidos aplicando las disposiciones de la presente
resolucin.
Segundo.- Corresponde a la Gerencia General establecer los lineamientos tcnico operativos para la
aplicacin de lo dispuesto en la presente resolucin.