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11460_Excel_FauxTitre 29/04/04 15:37 Page 1

Joseph Rubin

Analyse
financire
et reporting

avec Excel

Groupe Eyrolles, 2004, pour la prsente dition, ISBN 2-212-11460-5.

Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org


PLP_reportexcel_.book Page 133 Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

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Protger les donnes
financires

Dans ce chapitre :
Nous allons passer en revue les diverses possibilits de protection
offertes par Excel pour protger vos donnes financires, ainsi que
vos fichiers. Ce chapitre aborde les points suivants :
Remarques prliminaires De la ncessit de protger les infor-
mations financires.
Scurit Nouvelles options de protection apparues avec la
version 2002 dExcel, notamment les signatures numriques.
Protection des classeurs Protection dun classeur de manire
ce que sa structure ne puisse tre modifie, et que des feuilles
ayant t masques ne puissent tre nouveau affiches.
Protection des cellules Protection du contenu des cellules de
manire ce quelles ne puissent pas tre modifies ou que leurs
formules ne puissent pas tre visualises.

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Analyse financire et reporting avec Excel


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Protection cible Protection des cellules en fonction de leur


contenu.
Blocs de cellules ouverts des utilisateurs Prsentation de
cette nouvelle fonctionnalit apparue avec la version 2002 dExcel
qui autorise plusieurs utilisateurs modifier un bloc de cellules par-
ticulier dans un document protg.

Remarques prliminaires
Dans toutes les entreprises, la protection des informations financires est un
enjeu stratgique. En effet, il est fondamental que la confidentialit de ces
informations soit protge des regards indiscrets, qui peuvent provenir des
salaris de lentreprise ou des individus extrieurs la socit.
Ds lors, il est de la plus haute importance que vous puissiez prvenir toute
tentative, volontaire ou non, de consultation ou daltration de ces donnes.
Pour cela, vous devez protger vos modles car ils reclent parfois des
formules, vritables trsors, pouvant tre le fruit de longues heures dun travail
acharn.

Scurit
partir de la version 2002, un nouvel onglet relatif la scurit a t ajout
la fentre Options dExcel. Il contient des paramtres destins vous aider
dans votre travail de protection.

Accder longlet Scurit


Dans le menu Outils, choisissez Options, puis activez longlet Scurit
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(figure 9-1).

Mot de passe louverture


Afin dviter que nimporte qui puisse ouvrir votre classeur, vous pouvez
mettre en place un mot de passe louverture. Jusqu la version 2002 dExcel,
il fallait passer par la fentre Enregistrer sous, mais avec Excel 2002, longlet
Scurit de la fentre Options vous offre une fonctionnalit quivalente.
1. Dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer sous.
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Protger les donnes financires


CHAPITRE 9
135

Figure 9-1
Longlet Scurit de la fentre Options.

2. Si vous travaillez avec Excel 97, cliquez sur le bouton Options. Si vous
travaillez avec Excel 2000 ou une version ultrieure, droulez la liste
Outils, puis choisissez Options gnrales.
3. Tapez votre mot de passe dans la zone Mot de passe protgeant le docu-
ment ou Mot de passe pour la lecture (suivant la version utilise), puis cli-
quez sur OK.

INFO Si vous avez oubli votre mot de passe, pas de panique ! Pour une somme modi-
que, vous pourrez acheter sur Internet un logiciel capable de le retrouver (dans ce
domaine, loffre est trs riche).
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Mettez nimporte quel moteur de recherche contribution, tapez Excel+password,


puis cliquez sur lun des rsultats.

Transmettre un fichier Excel protg


La procdure propose ci-aprs vous explique comment envoyer un fichier
Excel protg dans une version 2002 ou 2003 des destinataires utilisant des
versions antrieures.

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Analyse financire et reporting avec Excel


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1. Dans le menu Outils (pour les versions 2002 et ultrieures), choisissez


Options, puis activez longlet Scurit.
2. Cliquez sur le bouton Options avances, puis choisissez Compatible avec
Office 97/2000.

Signature numrique
Si vous changez des fichiers Excel sur Internet, une signature numrique vous
assure une meilleure scurit.
Dans le menu Outils (pour les versions 2002 et ultrieures), choisissez Options
et activez longlet Scurit. Cliquez sur le bouton Signatures numriques.

Protger les classeurs


Protger un classeur permet de prserver sa structure de tout changement
intempestif. Dans un classeur protg, vous ne pouvez pas supprimer ou
ajouter une feuille ou encore afficher une feuille masque.

Protger un classeur
1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Protger le classeur.
2. Tapez votre mot de passe dans la zone Mot de passe (facultatif), et cliquez
sur OK. La fentre Confirmer le mot de passe apparat.
3. Entrez une nouvelle fois votre mot de passe dans la zone Mot de passe de
cette nouvelle fentre, et cliquez sur OK.

ter la protection dun classeur


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1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis ter la protection du clas-


seur.
2. Entrez le mot de passe dans la zone Mot de passe, puis, cliquez sur OK.

Masquer ou afficher des feuilles


Excel vous permet de masquer ou afficher nimporte quelle feuille dun clas-
seur (cependant, il faut toujours garder au moins une feuille affiche). Dans

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Protger les donnes financires


CHAPITRE 9
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une feuille masque, les donnes ou les formules ne peuvent tre vues ou
modifies directement.

Masquer une feuille


Slectionnez la feuille masquer et dans le menu Format, choisissez Feuille,
puis Masquer.

Afficher une feuille


1. Dans le menu Format, choisissez Feuille, puis Afficher.
2. Dans la fentre Afficher, slectionnez le nom de la feuille afficher, puis
cliquez sur OK.
Si vous le souhaitez, vous pouvez galement masquer ou afficher des feuilles
en utilisant la macro complmentaire ChooseSheet.xla (voir la figure 9-2).

Figure 9-2
La macro
complmentaire
ChooseSheet.xla.
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Protger les feuilles masques dun affichage


intempestif
Une fois les feuilles masques, si le classeur est laiss sans protection, la liste
de ces feuilles peut tre accessible tout moment dans la fentre Afficher
(sous-menu Feuille du menu Format).

Rendre inaccessible la fentre Afficher


1. Appuyez sur les touches Alt+F11 afin daccder lditeur Visual Basic.
2. Dans le volet VBAProject, slectionnez le nom de la feuille devant rester
masque.
3. Appuyez sur F4 afin de faire apparatre la fentre Proprits. Vous pouvez
galement cliquer sur loutil Fentre Proprits de la barre doutils Stan-
dard.
4. Au niveau de la proprit Visible, slectionnez loption 2-
xlSheetVeryHidden (comme sur la figure 9-3).

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Figure 9-3
La modification de la proprit Visible dune feuille.
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Protger les donnes financires


CHAPITRE 9
139

5. Appuyez sur les touches Alt+F4 pour fermer lditeur Visual Basic et
revenir Excel.

Protger les feuilles et les cellules


Vous pouvez protger le contenu des cellules de toute modification et rendre
invisible la syntaxe des formules.

Verrouiller ou masquer une cellule


1. Ouvrez la fentre Format de cellule soit en appuyant sur les touches
Ctrl+1, soit en cliquant avec le bouton droit sur la cellule, puis en choisis-
sant Format de cellule dans le menu contextuel.
2. Activez longlet Protection. Par dfaut, la case Verrouille est coche alors
que la case Masque ne lest pas. Avant de protger la feuille, commencez
toujours par dverrouiller les cellules sur lesquelles vous souhaitez conti-
nuer dintervenir.
Pour quune cellule soit protge, deux conditions doivent tre remplies :
sa case Verrouille doit tre coche (voir la figure 9-4) ;

Figure 9-4
Longlet Protection
de la fentre
Format de cellule.
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la feuille dans laquelle elle se trouve doit tre protge.


Pour quune formule napparaisse pas dans la barre de formule lorsque la
cellule qui la contient est slectionne, deux conditions doivent tre remplies :
sa case Masque doit tre coche ;
la feuille dans laquelle elle se trouve doit tre protge.

Protger une feuille


Avec la version 2002 dExcel, la fentre Protger la feuille offre la possibilit
de slectionner les fonctionnalits devant rester disponibles, en dpit de la
protection.

Figure 9-5
La fentre Protger
la feuille.

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1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Protger la feuille.


2. Dans la liste Autoriser tous les utilisateurs de cette feuille , cochez les
cases correspondant aux fonctionnalits qui doivent rester disponibles
malgr la protection (figure 9-5).
Dans les versions antrieures la version 2002, toutes les fonctionnalits
ddition taient automatiquement figes avec la protection.

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Protger les donnes financires


CHAPITRE 9
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ASTUCE Dans une feuille protge, la touche Tab permet de se dplacer directement dune
cellule dverrouille lautre.

Masquer les lignes et les colonnes


Dans la figure 9-6, on a russi circonscrire les dplacements au bloc de
cellules A1:D32 en masquant toutes les colonnes situes au-del de la
colonne D et toutes les lignes situes au-del de la ligne 32.
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Figure 9-6
Laffichage dune feuille rduite un bloc de cellules.

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Masquer lignes et colonnes


1. Slectionnez la colonne E.
2. Appuyez sur les touches Ctrl+Maj+Flche droite.
3. Cliquez avec le bouton droit sur les colonnes slectionnes et choisissez
Masquer dans le menu contextuel.
4. Slectionnez la ligne 33.
5. Appuyez sur les touches Ctrl+Maj+Flche bas.
6. Cliquez avec le bouton droit sur les lignes slectionnes, et choisissez
Masquer dans le menu contextuel.

Rafficher les lignes et les colonnes masques


1. Slectionnez la ligne 32.
2. Faites un cliquer-glisser vers le bas (les lignes masques sont galement
slectionnes).
3. Cliquez avec le bouton droit sur la ligne 32 slectionne, et choisissez
Afficher dans le menu contextuel.
4. Rptez les tapes 1 3 pour les colonnes partir de la colonne D.

Protger des blocs


Une feuille peut tre partage en deux parties :
une zone dans laquelle les mouvements ne sont pas restreints (la zone de
dfilement) ;
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une zone dans laquelle les mouvements sont restreints (la zone protge).
Cette division peut tre obtenue soit en ajoutant des instructions de program-
mation relatives lobjet ScrollArea dans une macro, soit en modifiant les
proprits de la feuille dans la fentre Proprits ouverte dans lditeur Visual
Basic. Les deux techniques sont prsentes ci-dessous.

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PLP_reportexcel_.book Page 143 Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Protger les donnes financires


CHAPITRE 9
143

Modifier la zone de dfilement par une macro


Pour restreindre le dfilement la plage de cellules A1:C31, utilisez linstruc-
tion suivante :

Sheets("15-Postes").ScrollArea = "A1:C31"

Pour revenir un dfilement normal, utilisez linstruction suivante :

Sheets("15-Postes").ScrollArea = ""

Modifier la zone de dfilement par les proprits


1. Appuyez sur les touches Alt+F11 pour accder lditeur Visual Basic.
2. Dans le volet VBAProject, slectionnez la feuille dans laquelle vous sou-
haitez modifier la zone de dfilement.
3. Appuyez sur la touche F4 ou cliquez sur loutil Fentre Proprits de la
barre doutils Standard pour ouvrir la fentre des proprits de la feuille.
4. Dans la zone ScrollArea, tapez la rfrence de la plage de cellules
laquelle vous souhaitez restreindre le dfilement (par exemple
$A$1:$C$31, comme indiqu figure 9-7).
5. Appuyez sur les touches Alt+F4 pour refermer lditeur Visual Basic et
revenir Excel.
Dsormais, vous pouvez effectuer toutes les oprations de votre choix
dans la plage A1:C31. En revanche, vous ne pourrez que visualiser les
autres cellules.
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Protection cible par type de contenu


Pour protger des formules ou du texte, vous devez commencer par isoler les
cellules concernes pour les verrouiller, puis protger la feuille.

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Figure 9-7
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La modification de la proprit ScrollArea dune feuille permet de restreindre la zone de dfilement.

tape 1 Dverrouiller toutes les cellules


La premire tape consiste vous assurer que toutes les cellules de la feuille
sont bien dverrouilles.
1. Slectionnez toutes les cellules de la feuille en appuyant sur les touches
Ctrl+A.

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Protger les donnes financires


CHAPITRE 9
145

2. Ouvrez la fentre Format de cellule en appuyant sur les touches Ctrl+1.


3. Activez longlet Protection.
4. Dcochez la case Verrouille, puis, cliquez sur OK.

tape 2 Slectionner les cellules contenant des


formules ou du texte
Aprs avoir dverrouill toutes les cellules, vous devez faire une slection
cible des cellules protger (formules, texte, etc.).
1. Appuyez sur la touche F5. La fentre Atteindre apparat.
2. Cliquez sur le bouton Cellules. La fentre Slectionner les cellules appa-
rat.
3. Pour slectionner toutes les cellules contenant des formules (voir la
figure 9-8), cliquez sur Formules, puis sur OK, et passez ltape 3. Pour
slectionner toutes les cellules contenant du texte (voir la figure 9-9), cli-
quez sur Constantes, ne laissez coche que loption Texte, cliquez sur OK,
et passez ltape 3.
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Figure 9-8 Figure 9-9


Toutes les cellules de la feuille contenant Toutes les cellules de la feuille contenant
une formule sont slectionnes. du texte sont slectionnes.

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PLP_reportexcel_.book Page 146 Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Analyse financire et reporting avec Excel


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tape 3 Verrouiller les cellules


Pour que cette slection spcifique soit protge, vous devez maintenant
verrouiller ces cellules.
1. Sans modifier la slection obtenue ltape prcdente, ouvrez la fentre
Format de cellule en appuyant sur les touches Ctrl+1.
2. Activez longlet Protection.
3. Cochez la case Verrouille, puis, cliquez sur OK.

tape 4 Protger la feuille


Le verrouillage des cellules demeure sans effet tant que la feuille nest pas
protge.
1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Protger la feuille. La
fentre Protger la feuille apparat.
2. Cliquez sur OK. En effet, le mot de passe est optionnel et na dimportance
quau moment dter la protection de la feuille. Sans mot de passe,
nimporte qui pourra annuler la protection de la feuille.

Blocs de cellules ouverts des utilisateurs


Avec sa version 2002, Excel offre tout un ensemble doptions permettant un
groupe dutilisateurs de mettre jour des donnes dans une zone prive (trs
utile pour travailler en rseau). Chaque utilisateur reoit une plage de cellules
et son propre mot de passe.

Autoriser des utilisateurs multiples


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Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Permettre aux utilisateurs de


modifier des plages. La fentre Permettre aux utilisateurs de modifier les
plages apparat.

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Protger les donnes financires


CHAPITRE 9
147

Figure 9-10
La fentre
Permettre aux
utilisateurs de
modifier les plages.
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11460_Excel_FauxTitre 29/04/04 15:37 Page 1

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Analyse
financire
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Bilans compars
sur cinq ans

Dans ce chapitre :
Vous apprendrez comment utiliser les rapports dj crs pour gn-
rer les bilans compars sur cinq ans. Ce chapitre traite les points
suivants :
Remarques prliminaires De lintrt dun comparatif des bilans
sur cinq ans pour une meilleure vision long terme de lactivit.
Comparatif des bilans sur cinq ans Comparatif des bilans et quel-
ques astuces pour parfaire ces comparatifs (arrondis, carts, etc.).

Remarques prliminaires
Dans le chapitre 4 Bilan , vous avez cr deux bilans, correspondant deux
exercices conscutifs.
ct des documents comptables standards, vous aurez de temps autre
besoin de gnrer et de prsenter des tableaux financiers destins des interlo-
cuteurs trs varis. Les gestionnaires, les investisseurs potentiels ou les dci-

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PLP_reportexcel_.book Page 176 Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Analyse financire et reporting avec Excel


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deurs ne portent pas leur attention sur les mmes aspects. Aussi, partir de
donnes communes, vous devrez certainement construire des documents trs
diffrents.
Dans ce, vous apprendrez mettre en parallle les rsultats de cinq annes
dactivit travers cinq bilans.

Bilans compars sur cinq ans


lissue de ce chapitre, votre tableau devrait ressembler la figure 11-1.

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Figure 11-1
Des bilans compars sur 5 ans.

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PLP_reportexcel_.book Page 177 Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Bilans compars sur cinq ans


CHAPITRE 11
177

Crer le tableau des bilans compars sur cinq ans


Pour crer le comparatif du bilan sur cinq ans, la premire tape consiste
dupliquer la feuille 31-Bil, modifier le nom de la feuille duplique, puis ajouter
les formules ncessaires aux trois colonnes supplmentaires.
1. Activez la feuille 31-Bil, et partir de son onglet, faites un cliquer-glisser
tout en maintenant la touche Ctrl enfonce.
2. Faites un double-clic sur longlet de la feuille duplique et modifiez son
nom en 34-Bil.
3. Ajoutez les trois nouveaux titres en copiant la cellule D8 puis en la collant
dans les cellules E8:G8.

INFO Pour plus de dtails concernant les titres du bilan, consultez le chapitre 4 Bilan .

4. Ajoutez les formules dans les colonnes E:G ( partir de la cellule D12).
Ces formules doivent retourner les soldes des types de comptes (niveau 3)
indiqus en colonne A partir des colonnes appropries de la feuille 21-
Bal.
5. Cliquez dans la cellule D12, puis slectionnez sa formule dans la barre de
formule, et appuyez sur les touches Ctrl+C.
6. Cliquez soit sur le bouton Annuler, soit sur le bouton Valider (ces deux
boutons, la croix et la racine, apparaissent automatiquement sur le ct
gauche de la barre de formule ds que vous tes en mode Modifier).
7. Slectionnez la cellule E12 et appuyez sur les touches Ctrl+V. Faites de
mme avec les cellules F12 et G12.
8. Slectionnez la cellule E12, et dans le dernier argument de la fonction
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DECALER, remplacez la valeur 12 par 24.


9. Slectionnez la cellule F12, et dans le dernier argument de la fonction
DECALER, remplacez la valeur 12 par 36.
10. Slectionnez la cellule G12, et dans le dernier argument de la fonction
DECALER, remplacez la valeur 12 par 48.
11. Copiez le bloc de cellules E12:G12, et collez les formules dans toutes les
cellules des colonnes E:G pour lesquelles cest ncessaire.

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PLP_reportexcel_.book Page 178 Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Analyse financire et reporting avec Excel


178

Figure 11-2
Le dernier argument des formules se rduit de 12 chaque passage de colonne.

La variable DateChoix est rduite de 12 chaque changement de colonne. Cette


variable a t dfinie dans la feuille 13-Paramtres, et dsigne la cellule lie
la liste droulante dans laquelle vous avez choisi la date du premier bilan. Pour
plus de dtails, consultez le chapitre 1 Prsentation du classeur
EtatsFinanciers.xls .
La formule de la cellule C12 est :
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=SOMME.SI(BalNiv3;A12;DECALER(BalNiv3;0;DateChoix+2))
La formule de la cellule D12 est :
=SOMME.SI(BalNiv3;A12;DECALER(BalNiv3;0;DateChoix+2-12))
La formule de la cellule E12 est :
=SOMME.SI(BalNiv3;A12;DECALER(BalNiv3;0;DateChoix+2-24))
Comme vous pouvez le constater dans la figure 11-2, le troisime argument de
la fonction DECALER (le numro de colonne) est rduit de 12 (cest--dire de
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Bilans compars sur cinq ans


CHAPITRE 11
179

douze mois pour chaque anne). Ainsi, la fonction SOMME.SI, en fonction du


critre indiqu en colonne A (type de compte), fait le cumul des soldes en
venant pointer sur la colonne adquate de la feuille 21-Bal.

Arrondir au millier les donnes du comparatif


Si les donnes ne sont pas arrondies au millier, la lecture de ce comparatif
risque de devenir un peu fastidieuse. Dans cette section, vous allez apprendre
une mthode simple pour arrondir les valeurs au millier, et des astuces pour
viter que ces arrondis viennent perturber les totaux.
Utiliser la fonction ARRONDI nest pas ncessairement la meilleure solution pour
arrondir les nombres au millier car cela imbriquera une nouvelle formule dans
la formule initiale (qui est dj assez longue). En outre, cette mthode rendrait
galement laudit de la feuille plus complexe et utiliserait davantage de
mmoire tout en alourdissant le poids du fichier. Au lieu de cela, vous pouvez
utiliser un format de nombre personnalis.

Modifier le format de nombre des colonnes C:G


1. Dans la feuille 34-Bil prsente figure 11-2, slectionnez les cellules des
colonnes C:G partir de la cellule C12.
2. Appuyez sur les touches Ctrl+1, activez longlet Nombre, puis choisissez
la catgorie Personnaliser.
3. Dans la zone Type, tapez (figure 11-3) :
# ##0 ;[Rouge]-# ##0 ;

INFO Ce format se prsente en trois lments spars par des points-virgules. Ces
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lments correspondent des diffrents cas de figure, selon le signe de la cellule.


Si le rsultat est positif, cest # ##0 qui sapplique, si le rsultat est ngatif, cest
[Rouge]-# ##0 qui sapplique. Lajout dun second point-virgule sans rien
derrire permet de masquer le contenu de la cellule lorsque celui-ci est nul.
Lajout dun espace la fin de chaque segment divise lapparence du nombre par
mille. Si vous aviez ajout deux espaces chaque fois, lapparence du nombre
serait divise par un million, etc. En revanche, lespace qui apparat entre les deux
premiers # joue uniquement le rle de sparateur de milliers.

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PLP_reportexcel_.book Page 180 Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Analyse financire et reporting avec Excel


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Figure 11-3
Crez un format de
nombre
personnalis pour
arrondir les valeurs
au millier.

4. Cliquez sur OK.


Les caractres # et 0 permettent tous deux dafficher les chiffres entrs dans la
cellule. Il existe nanmoins une diffrence entre les deux. En effet, le
caractre # naffiche pas les zros non significatifs, alors que le caractre 0 le
fait. En dautres termes, si le format de la cellule est # ##0,00, le nombre
affich sera 1 112,50, en revanche, si ce format est # ##0,0#, cest 1 112,5 qui
saffichera.

Les contrles font apparatre des carts


Il est possible que les totaux tablis partir de nombres ainsi arrondis semblent
faux. Par exemple, la formule de la cellule C32 renvoie 2 514, alors que ce
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rsultat devrait tre 2 516.


Cette erreur est due la fonction SOMME qui fait les calculs partir des valeurs
telles quelles ont t entres et non pas partir des valeurs telles quelles
apparaissent.
Par exemple sur la figure 11-4, le nombre 1 654 de la cellule C28 correspond
en fait la valeur 1 653,55784. De mme, le total 2 514 de la cellule C32
correspond la valeur 2 514,40683. Pour rsoudre ce problme, vous pouvez
recourir une technique de la formule matricielle.

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PLP_reportexcel_.book Page 181 Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Bilans compars sur cinq ans


CHAPITRE 11
181

Figure 11-4
Un arrondi dfini laide dun format de nombre ne joue que sur lapparence des valeurs et risque
de faire apparatre des totaux errons.

Amnager la fonction SOMME pour rsorber les carts


1. Dans la cellule C32, entrez la formule suivante :
=SOMME(ARRONDI(C27:C31;-3))

ATTENTION Ne validez pas cette formule en vous contentant dappuyer sur Entre. Pour la vali-
der correctement, il faut que vous mainteniez les touches Ctrl+Maj enfonces
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pendant que vous appuyez sur Entre.

2. Vous pouvez ensuite recopier la formule dans les cellules D32:G32.


3. Crez une formule simple pour les cellules C20 et C24.
4. Pour la cellule C16, entrez la formule :
{=SOMME(ARRONDI(C12:C15;-3))}

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PLP_reportexcel_chap11.fm Page 182 Lundi, 3. mai 2004 11:53 23

Analyse financire et reporting avec Excel


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Figure 11-5
Une fonction ARRONDI utilise de manire matricielle pour rtablir la justesse des totaux.

INFO Vous remarquerez quExcel ajoute de lui-mme les accolades ds que vous vali-
dez une formule matricielle.

Cette formule renvoie des nombres corrects pour deux raisons :


vous utilisez conjointement la fonction ARRONDI (avec son argument -3)
et un format de nombre arrondi au millier (figure 11-5).
vous recourez une formule matricielle.
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Ces deux points vont tre dtaills dans les sections suivantes.

La fonction ARRONDI
Ici, la fonction ARRONDI est utilise ainsi :
=ARRONDI(C12:C15;-3)
Le second argument est -3. Cette valeur permet, par exemple, de transformer
640 716,67 en 641 000.

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PLP_reportexcel_.book Page 183 Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Bilans compars sur cinq ans


CHAPITRE 11
183

La valeur -3 en second argument ramne les trois derniers chiffres composant


le nombre (units, dizaines et centaines) zro. Le format de nombre entr
dans la cellule (# ##0 ), lui, permet de ne pas afficher les trois derniers chiffres
composant le nombre (qui sont maintenant, grce la fonction ARRONDI, trois
zros, mais seulement au niveau de la somme).
Lutilisation conjointe de ces deux techniques permet donc dafficher dans la
cellule 641 au lieu de 640 716,67, si lon garde le mme exemple (voir la
figure 11-6).

Figure 11-6
Le deuxime argument de la fonction ARRONDI permet de prciser le niveau darrondi souhait.

Une formule matricielle


Une formule matricielle est gnre lorsque vous validez une formule au
moyen de la combinaison de touches Ctrl+Maj+Entre. Vous indiquez ainsi
Copyright 2004 Groupe Eyrolles

Excel dappliquer la fonction ARRONDI au bloc de cellules indiqu dans le


premier argument. Si vous omettez de valider correctement votre formule,
Excel renvoie une valeur derreur, car normalement, cette fonction ne ralise
un calcul darrondi que sur un nombre isol.

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11460_Excel_FauxTitre 29/04/04 15:37 Page 1

Joseph Rubin

Analyse
financire
et reporting

avec Excel

Groupe Eyrolles, 2004, pour la prsente dition, ISBN 2-212-11460-5.

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PLP_reportexcel_.book Page IX Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Table des matires

Les raisons qui mont amen crire ce livre . . . . . . . . . . . . . XVII


propos de ce livre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XVIII

PARTIE 1
Cration du classeur EtatsFinanciers.xls ........ 1

CHAPITRE 1
Prsentation du classeur EtatsFinanciers.xls . . . . . . . 3
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Le classeur EtatsFinanciers.xls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Famille 1 Gnralits et paramtres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Famille 2 Donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Famille 3 Documents comptables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Famille 4 critures dinventaire et contrles . . . . . . . . . . . . . 17
Macro complmentaire ChooseSheet.xla. . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Trier les feuilles dans lordre croissant . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

CHAPITRE 2
Balance aprs critures dinventaire . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Feuille 91-BalA (balance initiale) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
tape 1 Saisir et sauvegarder la balance dans une feuille Excel 22
tape 2 Dfinir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
tape 3 Contrles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Feuille 92-Inv (critures dinventaire) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
tape 1 Passer les critures dinventaire . . . . . . . . . . . . . . . . 27

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PLP_reportexcel_.book Page X Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Analyse financire et reporting avec Excel


X

tape 2 Dfinir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30


tape 3 Contrle des critures dinventaire . . . . . . . . . . . . . 31
Feuille 93-BalZ (balance aprs critures dinventaire) . . . . . 34
Utiliser SOMME.SI pour fusionner balance initiale et critures
dinventaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Utiliser la consolidation pour fusionner balance initiale
et critures dinventaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Ajouter les soldes par comptes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Afficher les sous-totaux en couleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Feuille 94-Contrles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

CHAPITRE 3
Stocker une nouvelle balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Dtecter un nouveau compte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Utiliser la consolidation pour comparer les listes . . . . . . . . . . . 46
Utiliser NB.SI pour comparer les listes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Ajouter de nouveaux comptes la feuille 21-Bal . . . . . . . . . . . 50
Stocker la dernire balance dans la feuille 21-Bal . . . . . . . . . 53
Figer les donnes de la dernire balance . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

CHAPITRE 4
Bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Copyright 2004 Groupe Eyrolles

Crer un bilan avec Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56


tape 1 Dfinir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
tape 2 Ajouter une liste droulante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
tape 3 Ajouter le nom de lentreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
tape 4 Indiquer mois et millsimes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
tape 5 laborer le bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
tape 6 Choisir le type de compte dans une liste de validation 66
tape 7 Crer les formules de synthse de niveau 3 . . . . . . . 67

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Table des matires


XI

tape 8 Mettre automatiquement jour les numros dannexes 71


Afficher deux exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Contrler le bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

CHAPITRE 5
Compte de rsultats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Crer un compte de rsultats avec Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
lments spcifiques au compte de rsultats. . . . . . . . . . . . . . 80
Associer dure et date de clture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Faire apparatre le bnfice ou la perte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

CHAPITRE 6
Tableau de financement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Emplois et ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Crer un tableau de financement avec Excel . . . . . . . . . . . . . 87
tape 1 Ajouter une colonne au bilan pour un troisime
exercice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
tape 2 Dfinir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
tape 3 Entrer les formules du tableau de financement . . . . . 89
tape 4 Tableau de financement explicatif de la variation
de trsorerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

CHAPITRE 7
Copyright 2004 Groupe Eyrolles

Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Crer la feuille 61-Annexes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
tape 1 Attribuer un nom la feuille 61-Annexes . . . . . . . . . 96
tape 2 Organiser la feuille 61-Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . 97
tape 3 Ajouter une annexe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
tape 4 Contrler les totaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

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Analyse financire et reporting avec Excel


XII

CHAPITRE 8
Personnaliser le classeur et amliorer
la prsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Crer un menu personnalis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Crer un menu personnalis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Affichages personnaliss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Outil Affichages personnaliss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Ajouter un affichage personnalis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Chemin daccs du classeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Volet Espions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Auteurs des commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Format par dfaut des commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Visualiser les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Afficher un seul commentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Modifier lemplacement dun commentaire . . . . . . . . . . . . . . . 126
Dupliquer les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Supprimer les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Imprimer les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Ajouter une image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Ajouter des images aux commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Envoyer des donnes dans les commentaires . . . . . . . . . . . . . . 130

CHAPITRE 9
Copyright 2004 Groupe Eyrolles

Protger les donnes financires . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133


Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Scurit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Mot de passe louverture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Transmettre un fichier Excel protg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Signature numrique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Protger les classeurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

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PLP_reportexcel_.book Page XIII Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Table des matires


XIII

Masquer ou afficher des feuilles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136


Protger les feuilles masques dun affichage intempestif . . . . . 138
Protger les feuilles et les cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Protger une feuille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Masquer les lignes et les colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Protger des blocs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Protection cible par type de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
tape 1 Dverrouiller toutes les cellules . . . . . . . . . . . . . . . . 144
tape 2 Slectionner les cellules contenant des formules
ou du texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
tape 3 Verrouiller les cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
tape 4 Protger la feuille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Blocs de cellules ouverts des utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . 146

CHAPITRE 10
Imprimer et envoyer des rapports de gestion . . . . . . . 149
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Paramtres dun classeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Impression en noir et blanc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Modifier le numro de la premire page . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Redimensionner le tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
En-ttes et pieds de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Complter le pied de page au moyen dune macro . . . . . . . . . . 153
Insrer le logo de lentreprise dans len-tte . . . . . . . . . . . . . . . 154
Modifier toutes les feuilles en une seule opration . . . . . . . . . . 155
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Quelques aspects fondamentaux de limpression . . . . . . . . . . 155


Numro de page et nombre de pages total . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Zone dimpression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Masquer des donnes avant limpression . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Des paramtres dimpression homognes . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Numroter les pages dans un rapport htrogne . . . . . . . . . . . 159
Insrer un filigrane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

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PLP_reportexcel_.book Page XIV Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Analyse financire et reporting avec Excel


XIV

Affichages personnaliss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164


Faire apparatre loutil Affichages personnaliss . . . . . . . . . . . 164
Nouvel affichage personnalis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Imprimer un affichage personnalis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Gestionnaire de rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Installer la macro complmentaire Rapports.xla . . . . . . . . . . . 165
Crer et sauvegarder un rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Imprimer, modifier ou supprimer un rapport . . . . . . . . . . . . . . 168
Imprimer le rapport partir dun menu personnalis . . . . . . . . 168
Envoyer le rapport par e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

PARTIE 2
Analyses financires et rapports de gestion .... 173

CHAPITRE 11
Bilans compars sur cinq ans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Bilans compars sur cinq ans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Crer le tableau des bilans compars sur cinq ans . . . . . . . . . . 177
Arrondir au millier les donnes du comparatif . . . . . . . . . . . . . 179

CHAPITRE 12
Comptes de rsultats trimestriels et sur cinq ans . . 185
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Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186


Comptes de rsultats compars sur cinq ans . . . . . . . . . . . . . 186
Crer un comparatif du compte de rsultats sur cinq ans . . . . . 186
Arrondir les donnes au millier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Comptes de rsultats trimestriels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Calculer les valeurs du compte de rsultats . . . . . . . . . . . . . . . 189
Feuille de calcul des donnes trimestrielles . . . . . . . . . . . . . . . 190

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PLP_reportexcel_.book Page XV Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Table des matires


XV

Choisir lanne civile ou lanne fiscale . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193


Titres des colonnes pour les donnes trimestrielles . . . . . . . . . . 197
Consolidation trimestrielle des balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Exemples de comptes de rsultats trimestriels . . . . . . . . . . . . . 199
Graphiques simples et rapides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

CHAPITRE 13
Analyse financire et tableaux croiss dynamiques . 203
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Sauvegarde des balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Tableaux croiss dynamiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
tape 1 Attribuer un nom dynamique aux donnes source . . . 208
tape 2 Gnrer le tableau crois dynamique . . . . . . . . . . . . . 208
tape 3 Composer le tableau crois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Utiliser le tableau crois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Tableaux croiss et documents comptables . . . . . . . . . . . . . . . 210
Gnrer les documents comptables partir du tableau crois . . 210
Construire les formules du bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Mettre jour le tableau crois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Comparer les exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
tape 1 Utiliser plusieurs fois le mme champ . . . . . . . . . . . . 215
tape 2 Ajouter plusieurs fois le mme champ . . . . . . . . . . . 216
tape 3 Modifier le mode de calcul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
tape 4 Ajouter deux colonnes supplmentaires . . . . . . . . . . 220
Copyright 2004 Groupe Eyrolles

tape 5 Crer un nouveau champ pour regrouper d


es lments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Regroupements mensuels ou trimestriels . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Graphiques croiss dynamiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Bilans et tableaux croiss dynamiques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Synthse horizontale des balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Tableaux croiss et anne fiscale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

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PLP_reportexcel_.book Page XVI Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Analyse financire et reporting avec Excel


XVI

CHAPITRE 14
Analyse financire et calcul des ratios . . . . . . . . . . . . . 243
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Analyse financire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Bilans compars sur deux ans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Comptes de rsultats compars sur deux ans . . . . . . . . . . . . . . 246
Ratios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Catgorie 1 Ratios de liquidit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Catgorie 2 Ratios de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Catgorie 3 Ratios de rentabilit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Catgorie 4 Effet de levier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Obtenir le maximum de lanalyse des ratios . . . . . . . . . . . . . . 252

CHAPITRE 15
Analyse par centre de profit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Ajout dune colonne Centre de profit la table
des balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Attribuer un nom au tableau rassemblant les balances
mensuelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
Conserver le filtre par centre de profit grce aux affichages
personnaliss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Centres de profit et tableaux croiss dynamiques . . . . . . . . . 258
Copyright 2004 Groupe Eyrolles

Pourquoi utiliser deux tableaux croiss dynamiques ? . . . . . . . 259


Dfinir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Compte de rsultats par centre de profit . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Crer les comptes de rsultats par centre de profit . . . . . . . . . . 264
Impression par centre de profit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Automatiser limpression des rapports par centre de profit . . . 271
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org

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