Crear una lista

desplegable en Excel
Las listas desplegables en Excel nos ayudan a garantizar que los
usuarios elegirn un solo valor de la lista en lugar de ingresar sus propios
valores.

De esta manera, evitamos un problema de consistencia en los datos ya

que, si cada usuario ingresa un valor diferente, necesitaremos aplicar
procesos de transformacin y limpieza de datos los cuales podran ser
altamente complejos.

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Qu es una lista desplegable en Excel

Las listas desplegables son una caracterstica de la validacin de datos
en Excel que, entre muchas otras cosas, nos permite convertir una celda
de nuestra hoja en una lista desplegable. La siguiente imagen muestra
una lista desplegable ubicada en la celda B2.

Al momento de activar la celda que contiene la lista desplegable, Excel

muestra un botn a la derecha de la celda para indicar que dicha celda
contiene una lista. Al hacer clic en el botn con flecha, se muestra una
pequea ventana que contendr todos los valores de la lista y de los
cuales se podr elegir uno solo.

Cmo crear una lista desplegable en Excel

Para crear una lista desplegable debemos colocar la lista de elementos
dentro de un rango de celdas y posteriormente indicar dicho rango como
el origen de datos de la lista. A continuacin, enlistar los pasos exactos
que debemos seguir:

1. Colocar la lista de elementos dentro de un rango de celdas. La

siguiente imagen muestra los datos en el rango E1:E5.

2. Seleccionar la celda donde necesitamos crear la lista desplegable.

En nuestro ejemplo, crearemos la lista en la celda B2.

3. Hacer clic en Datos > Herramientas de datos > Validacin de datos.

4. Se mostrar el cuadro de dilogo Validacin de datos y debers

elegir la opcin Lista.
 5. En el recuadro Origen debemos indicar el rango donde se
encuentran los elementos de la lista. Para este ejemplo, los datos
estn en el rango E1:E5.

Al hacer clic en el botn Aceptar, Excel habr creado la lista desplegable.

Al momento de seleccionar la celda B2, y hacer clic en el botn de flecha,
se mostrar la lista desplegable.
Ahora que hemos creado la lista desplegable en la celda B2, cualquier
usuario de la hoja podr seleccionar alguno de los valores de la lista o
podr dejarla en blanco, pero no podr ingresar un valor diferente.

La siguiente imagen muestra el resultado despus de haber ingresado el

texto Domingo en la celda B2 y pulsar la tecla Entrar. Excel sabe que no
podemos ingresar un valor diferente a los elementos de la lista y por lo
tanto muestra un mensaje de error.

De esta manera, la lista desplegable nos ayuda a asegurar que los

usuarios de la hoja solamente ingresarn alguno de los elementos de la
lista.
Elementos de la lista desplegable
Cuando tenemos muchos elementos a incluir en una lista desplegable,
Excel mostrar solamente los primeros elementos e incluir una barra de
desplazamiento para que el usuario pueda moverse entre todos los
elementos de la lista.

Esta lista tiene como origen el rango E1:E12 que contiene los meses del
ao, pero solo se muestran los primeros ocho meses y el resto lo
podremos visualizar al movernos hacia abajo en la lista.

Este es un comportamiento predeterminado de Excel y no podemos

cambiar la cantidad de elementos que se muestran al abrir la lista, pero a
travs de la barra de desplazamiento podrs ver todos los elementos
para seleccionar alguno de ellos.

Ocultar los datos de origen

En muchas ocasiones, no queremos que los datos de origen de la lista
desplegable estn visibles en la hoja de clculo, as que los podemos
ocultar.
Solo debemos hacer clic derecho sobre el encabezado de la columna
que contiene los datos y elegir la opcin Ocultar. Es muy importante
recordar que, los datos de origen no pueden ser eliminados o de lo
contrario la lista desplegable dejar de funcionar.

Copiar la lista desplegable

Si copiamos y pegamos una celda que contiene una lista desplegable,
entonces la celda destino tambin tendr la misma lista desplegable.
Excel copiar la regla de validacin de datos a la nueva celda, pero cada
una ser independiente y podr tener un valor diferente.
Este comportamiento es muy til cuando queremos copiar la misma lista
desplegable sobre una columna de datos. Con solo copiar la celda donde
hemos creado la lista desplegable, podemos pegarla sobre el resto de
filas para tener el mismo comportamiento en toda la columna.

Agregar nuevos elementos a la lista

Es inevitable que los datos sufran alguna modificacin y que necesitemos
aumentar o disminuir los elementos de una lista desplegable. El primer
paso ser agregar o eliminar los datos en la columna que contiene los
elementos de la lista. En la siguiente imagen puedes observar que he
agregado los das sbado y domingo al final de la columna E.
Una vez que hemos modificado las celdas que contienen los elementos
de la lista, debemos actualizar el origen de la lista con el nuevo rango de
celdas. Para hacer este cambio debemos seleccionar la celda que
contiene la lista desplegable y pulsar el comando Datos > Validacin de
datos.
Al hacer clic en el botn Aceptar, la lista desplegable incluir los nuevos
elementos. Lamentablemente no existe un atajo para realizar este tipo de
actualizacin a una lista, sino que es necesario abrir el cuadro de
dilogo Validacin de datos para indicar el nuevo rango de Origen.

Cmo eliminar la lista desplegable

Cuando tenemos una celda con una lista desplegable, la
tecla Suprimir eliminar la seleccin realizada en la lista, pero no
desaparecer la lista de la celda. Si quieres eliminar una lista
desplegable, debes eliminar la regla de validacin de datos y para eso
debes ir a Datos > Validacin de datos y en las opciones
para Permitir debers elegir la opcin Cualquier valor.
Tambin puedes hacer clic en el botn Borrar todos que se encuentra en
la esquina inferior izquierda del cuadro de dilogo. Y si lo prefieres,
puedes evitar abrir este cuadro de dilogo y eliminar la lista desde la
pestaa Inicio > Editar > Borrar > Borrar todo. Con cualquiera de estos
mtodos se eliminar la lista desplegable de la celda y podrs ingresar
cualquier valor en ella.