REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

VICEMINISTERIO DE EDUCACIN PARA LA DEFENSA

UNIVERSIDAD MILITAR BOLIVARIANA DE VENEZUELA

NCLEO COMUNICACIONES Y ELECTRNICA

COORDINACIN ACADMICA

REA DE INVESTIGACIN Y EXTENSIN

DISEO DE UN SISTEMA DE INSFORMACIN AUTOMATIZADO PARA

EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES NACIONALES MUEBLES, PARA
EL NCLEO DE COMUNICACIONES Y ELECTRNICA DE LA
ACADEMA TCNICA MILITAR BOLIVARIANA DEL ESTADO ARAGUA.

Trabajo Especial de Grado para optar al Ttulo de Ingeniero de Sistema.

Autores:
G/M Contreras Rodrguez E.
C.I: V- 25.156.423
 G/M Ypez Bejarano K.
C.I: V- 24.418.580

Tutora Metodolgica: Lcda. Castillo Helis.

Maracay, de 2016

CAPTULO I

EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Durante los ltimos aos, las organizaciones se han beneficiado con los avances
tecnolgicos surgidos como consecuencia de la incorporacin del hombre a la era de
la informtica, tal integracin ha logrado producir un manejo eficiente de la
informacin a travs de la utilizacin de sistemas automatizados que han ayudado a
controlar los requerimientos de comunicacin, facilitando el flujo de datos; recurso
esencial dentro de cualquier organizacin.
Adems, la sociedad actual est caracterizada por las rpidas transformaciones
en todos los campos. La informtica constituye uno de los factores fundamentales
para el progreso, y su desarrollo acelerado ejerce una gran influencia en las relaciones
econmicas, polticas, educativas y sociales de la humanidad. De este constante
cambio y desarrollo, se presencia como ejemplo, la posibilidad de disear, crear y
utilizar sistemas informticos en beneficio de las labores sociales. Por lo que en la
actualidad muchas organizaciones han dejado de desarrollar sus actividades de forma
manual, puesto que poseen un sistema automatizado que les permite llevarlas a cabo
de forma rpida y operativa. De esta forma, dichos sistemas permiten a las
organizaciones planificar contenidos, ofrecer, informar, o vender productos y
servicios al resto del mundo. Es importante sealar que al momento de implementar
una automatizacin en una determinada organizacin, ste deber disearse segn las
necesidades de la misma, para su til implementacin.
En otras palabras, para estar a la vanguardia del mundo actual hay que ajustarse
al desarrollo y crecimiento del entorno tecnolgico, como mecanismo de acceso a la
informacin bajo parmetros de rapidez, privacidad, confiabilidad y eficiencia, tal
que permitan un desarrollo acorde dentro de las instituciones y contribuya al
desarrollo nacional. Esta realidad viene siendo asumida por las organizaciones
mundiales, entre ellas, las instituciones de educacin superior, establecimientos
generadores y promotores de conocimiento que asumen la tecnologa, como
herramienta para optimizar sus procesos internos.
Es por ello, que las instituciones y organismos pblicos deben contar con
apropiados mtodos y procedimientos que faciliten y mejoren la adquisicin,
conservacin, mantenimiento y desincorporacin de bienes materiales, para que
brinden informacin relevante, oportuna y veraz. Desde esta perspectiva, la
implementacin de sistemas automatizados se constituye en una alternativa real y
eficiente para mejorar los resultados de la gestin y un mejor desempeo laboral.
A este respecto, Aguilar (2006) define los sistemas computarizados como un
grupo de elementos integrados (personas, procedimientos y equipos), que funcionan
de manera conjunta para apoyar la toma de decisiones y las actividades en una
organizacin o en una situacin personal (p.32).
Visto de esta manera, los sistemas de informacin aplicados a un departamento
de almacn apoyan el control interno del flujo de materiales, productos y bienes de
una organizacin, al unificar de forma computarizada el conjunto de procesos que,
operando sobre una coleccin estructurada de datos de acuerdo a las caractersticas de
cada organismo, recopila, elabora y distribuye parte de la data necesaria para lograr la
informacin que sustente las operaciones; as como para las actividades de direccin
y control correspondiente, apuntalando al menos en parte la toma de decisiones
necesarias para desempear las funciones y los procesos de negocios de acuerdo con
la estrategia corporativa establecida.
 Referente a lo expuesto anteriormente, se hace necesario para las organizaciones
poseer sistemas automatizados y as lograr el desarrollo de sus funciones eficiente y
eficazmente. Es por esto, que surge la necesidad de disear un sistema de informacin
automatizado para el registro y control de los bienes muebles que se encuentran en el
ncleo de Comunicaciones y Electrnica de la Academia Tcnica Militar Bolivariana
lo que ser til para un mejor desempeo laboral. Esta necesidad surge de la
observacin realizada por los investigadores dentro del departamento de control y
registro de bienes nacionales, puesto que este proceso es realizado manualmente, lo
que causa emplear ms tiempo, y adems no es el ms adecuado para administrar
patrimonios de la nacin.
Ahora bien, en atencin a esta situacin, se ha considerado pertinente ejecutar
una investigacin dirigida a dar respuesta a las siguientes interrogantes: Cmo se
lleva a cabo el registro y control de los bienes nacionales muebles del ncleo de
Comunicaciones y Electrnica de la Academia Tcnica Militar Bolivariana del Estado
Aragua?, Qu estrategia se utilizar para capacitar al personal que estar encargado
del manejo del sistema automatizado? y Qu beneficio traera consigo la
implementacin de un sistema de informacin automatizado para el registro y control
de los bienes nacionales muebles del ncleo de Comunicaciones y Electrnica de la
Academia Tcnica Militar Bolivariana del Estado Aragua?

Objetivos de la investigacin

General
Disear un sistema automatizado para el registro y control de bienes nacionales
muebles para el ncleo Comunicaciones y Electrnica de la Academia Tcnica
Militar Bolivariana del Estado Aragua.

Especficos
 Diagnosticar la situacin actual en el que se encuentra el registro y control de los
bienes nacionales muebles del ncleo Comunicaciones y Electrnica de la Academia
Tcnica Militar Bolivariana del Estado Aragua.
Capacitar al personal que se encargar del manejo del sistema de informacin
automatizado para la puesta en marcha del mismo en el departamento de bienes
nacionales del ncleo Comunicaciones y Electrnica de la Academia Tcnica Militar
Bolivariana del Estado Aragua.
Implementar el sistema ya probado en su plataforma de operacin.
Justificacin de la investigacin

En la actualidad, la tecnologa ha tenido gran auge en el desempeo de las

actividades cotidianas de la sociedad a nivel laboral, social y educativo, por lo que es
importante estar a la vanguardia de los nuevos avances, para mejorar los procesos
relacionados con los mismos, acordes a las actualizaciones que se van generando. De
este modo, las acciones planteadas por toda organizacin radica en la introduccin de
estrategias que estn dirigidas a optimizar los procedimientos de control interno con
el propsito de que cada rea operativa, especficamente en lo que tiene que ver con
el registro y control de bienes y materiales, asuma responsabilidades en lo relativo al
registro y seguimiento en el almacenamiento, movimiento y ejecucin de las
gestiones de supervisin de los procedimientos realizados.
En este sentido, el ncleo de Comunicaciones y Electrnica de la Academia
Tcnica Militar Bolivariana, requiere contar con un sistema de informacin
automatizado el cual estandarice los procedimientos administrativos en materia de
adquisicin, conservacin, mantenimiento y desincorporacin de bienes nacionales
muebles.
Por consiguiente, este diseo permitir alcanzar la eficiencia en el control de
inventario del departamento de bienes nacionales, al implementar un sistema
automatizado que permita consolidar la data de activos tangibles que existen en el
ncleo, visualizar sus caractersticas, determinar el estatus de uso o desincorporacin
y donde se encuentran ubicados, buscando tener control general sobre el inventario
que refleje el rea del almacn; la utilizacin de un sistema automatizado permitir el
mejor funcionamiento, fluidez y eficiencia de las actividades administrativas.
Asimismo, con el desarrollo del sistema se podr llevar un mayor manejo y
control de la informacin, adems se evitar la duplicidad y prdida de datos, debido
a que la informacin estar almacenada en una base de datos confiable, que podr ser
accedida en todo momento para recuperar y utilizar dicha informacin en los
diferentes procesos administrativos que lo requieran, sirviendo as de herramienta til
y fiable para la toma de decisiones.
Por su parte, con la automatizacin de los procesos relacionados con la
distribucin y recepcin de materiales se podrn generar los reportes de los bienes
existentes en el almacn de manera rpida y sencilla, disminuyendo as el tiempo de
respuesta de la seccin y disminuyendo tambin drsticamente las cargas de trabajo
que se generan al hacer los reportes manualmente.
En relacin a los aportes a considerar con respecto a esta investigacin, se
encuentra los aportes de carcter metodolgico, mediante la ejecucin de este sistema
se estaran estableciendo un conjunto de directrices que permitiran orientar el
desarrollo de cualquier proceso dirigido a formular sistemas de control y registro
considerando el tipo y diseo de investigacin, instrumentos de recoleccin de datos
y los procesos de anlisis de resultados.
A nivel prctico, esta investigacin viene a representar una oportunidad
importante para la institucin objeto de estudio, de abordar con precisin cules son
los problemas que actualmente se presentan en la aplicacin de los procesos de
control de los bienes y los factores que han facilitado su permanencia en el tiempo.
Otro de los aportes de este trabajo, se encuentra en el hecho de que a travs de su
ejecucin, se abren las posibilidades de mejoramiento de los procedimientos de
control y manejo de inventario hasta ahora utilizados por el ncleo de
Comunicaciones y Electrnica.
Finalmente, el trabajo es de importancia para los autores, puesto que servir para
poner en prctica los conocimientos adquiridos en la universidad, en relacin al
diseo de sistemas computarizados.
 CAPTULO II

MARCO TERICO

En el presente captulo se analizan y exponen varios aspectos, entre los cuales

estn los antecedentes, las bases tericas, la fundamentacin legal, las variables y el
glosario de trmino, que son consideradas para abordar el tema en cuestin. En este
sentido, Hernndez y Baptista (1994), plantean que: el marco terico implica
analizar y exponer las investigaciones, los enfoques tericos y dems aspectos que
son considerados vlidos para un estudio (p.22).
En acuerdo a lo planteado, los autores de la presente investigacin darn a
conocer los elementos que estructuran este Captulo, ellos son los siguientes:

Antecedentes de la Investigacin

Constituyen un aspecto fundamental en toda investigacin, de all pues que Arias

(2004), los define como:
Todos los trabajos de investigacin que anteceden al nuestro, es decir,
aquellos trabajos donde se han manejado las mismas variables o se han
propuestos objetivos similares; adems sirven de gua al investigador y le
permiten hacer comparaciones y tener ideas sobre cmo se trat el problema
en esa oportunidad (p. 13).
 En tal sentido, se tomaron como referencia estudios realizados que tienen
relacin con el objeto en estudio, a continuacin se presentan:
En primer lugar, en el contexto internacional se muestra el Trabajo Especial de
Grado realizado por Castillo (2012), titulado Propuesta para el manejo de los
Bienes Patrimoniales en Instituciones Educativas, para obtener el Ttulo de
Licenciados en Administracin Pblica de la Universidad de Panam. La ejecucin de
este trabajo se realiz a travs de un estudio de campo, tipo descriptivo, en cuyo
desarrollo fueron escogidos seis (6) Directores de los Centros Educativos de la
Regin de Veraguas como poblacin y muestra. Y asimismo, se aplicaron como
tcnica de recoleccin de datos la entrevista y la observacin directa y como
instrumento la encuesta estructurada.
Posteriormente, el trabajo anterior tuvo como objetivo general conocer el
Manual de Normas Generales para el Registro y Control de los Bienes Patrimoniales
de las Instituciones Escolares, y cuyos objetivos especficos son (a) Conceptualizar el
concepto de bienes patrimoniales, (b) Identificar los pasos para registrar y llevar el
control de los bienes patrimoniales y (c) Conocer el manejo de los bienes
patrimoniales de las seis Escuelas de la Regin de Santiago.
De la investigacin realizada se concluye que en los Centros Educativos se debe
llevar un control de los bienes patrimoniales, y para esto es necesario tener
conocimiento de todas las leyes y normas. Igualmente, el autor concluye que en todo
Centro Educativo se debe valorar la gestin pblica, con el fin de tener informacin
permanente y actualizada de la cantidad, valor, estado de conservacin, ubicacin y
destino de los bienes. Por lo cual, la relacin que dicho estudio guarda con la presente
investigacin, es que evidencia la importancia que tiene el uso permanente y
sistematizado de los mecanismos y recursos de control y registro, a travs de los
cuales se puedan mantener identificados y clasificados los bienes de una determinada
institucin, a los fines de garantizar una gestin eficaz, eficiente y transparente de
dichos bienes que coadyuve en un manejo financiero con las mismas caractersticas.
 Seguidamente, en el mbito nacional Acosta, et al., (2011), presentaron un
Trabajo de Investigacin titulado Aplicacin Web para el Control de Bienes
Nacionales en el Instituto de Tecnologa del Estado Bolvar, para optar al Ttulo de
Ingenieros de Sistema en el Instituto Universitario de Tecnologa del Estado Bolvar.
En esta investigacin se plante como objetivo general: Disear una aplicacin
automatizada para el control de los bienes nacionales en el Instituto Universitario de
Tecnologa del Estado Bolvar, como contribucin al desarrollo administrativo y en
pro del progreso institucional. Y como Objetivos Especficos (a) Crear una base de
datos que permita almacenar y resguardar la integridad de datos de los bienes
nacionales en Instituto Universitario de Tecnologa del Estado Bolvar. (b) Instalar el
software para detectar las posibles fallas y realizar ajustes para el correcto
funcionamiento del sistema de control de bienes nacionales en el Instituto
Universitario de Tecnologa del Estado Bolvar. (c) Capacitar al personal del
Departamento de Bienes Nacionales en el Instituto de Tecnologa del Estado Bolvar.
Por otra parte, este Trabajo de Grado se desarroll bajo la modalidad de proyecto
factible, a travs de una investigacin de campo ya que los datos se obtuvieron del
propio contexto de la realidad. Adems, para la tcnica de recoleccin de datos se
utiliz la revisin bibliogrfica, la entrevista, la observacin directa y el cuestionario
compuesto por 13 tems.
En esta investigacin se concluy que los sistemas automatizados para el control
y registro de bienes nacionales deben consolidar la data de activos tangibles que
existen en cualquier Instituto, visualizar sus caractersticas, determinar el estatus de
uso o desincorporacin y donde se encuentren ubicados.
Este trabajo es pertinente con la investigacin aqu planteada ya que aborda la
utilizacin de los sistemas automatizados, los cuales permiten el mejor
funcionamiento, fluidez y eficiencia de las actividades administrativas. Igualmente,
este trabajo tiene relacin con la presente investigacin porque los autores para
desarrollar la aplicacin Web implementaron distintos programas como Java Script,
PhP, Spry HTML, entre otros, los cuales sern de gran ayuda para la ejecucin del
objetivo general de esta investigacin.
 Luego, Bustamante y Garca (2011), llevaron a cabo una investigacin que tiene
por ttulo Manejo integral de bienes de larga duracin (muebles) del Instituto
Nacional de la Niez y la Familia (INFA) Cuenca del periodo 2009-2010, para
recibir el Ttulo de Contadores Pblicos de la Universidad de Cuenca-Ecuador. Para
el desarrollo de este trabajo se han utilizado tcnicas de investigacin cuantitativas
como registro y documentos y cualitativas tales como entrevistas, observaciones y
constataciones fsicas. Dentro de esta perspectiva, esta investigacin tuvo como
propsito desarrollar un sistema de codificacin para que permita una fcil
identificacin, organizacin y proteccin de los bienes muebles, debido que existen
en muchas Instituciones ciertas debilidades en el manejo de estos bienes,
principalmente a la clasificacin, sistema de codificacin, utilizacin de actas de
entrega-recepcin, contabilizacin de bienes y tratamiento de la depreciacin.
Es por esto, que los autores concluyen y resaltan que los bienes de larga duracin
(muebles) en una institucin representan un rubro muy importante dentro de la
estructura patrimonial, puesto que permiten el normal desempeo de las actividades,
por lo tanto, deben recibir un adecuado tratamiento, tanto en el aspecto contable como
en el administrativo.
La anterior investigacin guarda relacin con el presente trabajo debido que
evidencia la necesidad de la sistematizacin de los controles de inventario, como una
alternativa para disminuir los niveles de desorganizacin en el manejo de los
materiales. Adems, el aporte de la investigacin realizada por Bustamante y otros,
consiste en los fundamentos tericos que sern empleados en el desarrollo del Marco
Terico de este Trabajo de Grado.
No obstante, Martnez (2011), realiz una investigacin titulada Desarrollo de
un Software para la automatizacin de los procesos administrativos de la seccin
de almacn del Ncleo Monagas de la Universidad de Oriente. Para obtener el
Ttulo de Ingenieros de Sistemas en la Universidad de Oriente. El presente trabajo de
investigacin tuvo como propsito principal el desarrollar un sistema para
automatizar los procesos administrativos de la seccin de almacn del Ncleo
Monagas de la UDO. Para ello, fue necesario estudiar el funcionamiento actual de
dicha seccin y determinar la problemtica que presentaba en la prestacin de sus
servicios. Dicho trabajo sigui un tipo de investigacin proyectiva, con un nivel
comprensivo y un diseo de campo, emplendose como tcnica de recoleccin de
datos la revisin documental, la entrevista no estructurada y la observacin directa,
con el fin de extraer la informacin del lugar objeto de estudio.
Para el logro del propsito general el autor sigui como gua de desarrollo de
software la metodologa RUP con la ayuda de la herramienta de modelado UML y
concluy que con el desarrollo e implementacin de los sistemas automatizados se
agilizarn los procesos administrativos, tales como la generacin de reportes de
productos existentes en el almacn, lo que traer consigo un ahorro significativo del
tiempo de respuesta y una carga de trabajo mucho menor para los trabajadores que
laboran en los almacenes.
Este trabajo se relaciona con la investigacin en curso ya que hace referencia a la
utilizacin de herramientas como PHP y gua como la metodologa RUP que se
utilizan para el desarrollo de los sistemas automatizados.
Finalmente, Velsquez (2011), realiz una Trabajo Especial de Grado titulado
Propuesta Metodolgica para el registro y control de bienes nacionales de la
Universidad Pedaggica Experimental Libertador. Para obtener el Ttulo de
Especialista en Finanzas Pblicas en la Universidad Catlica Andrs Bello, Caracas.
Dicho trabajo tuvo como objetivo general presentar una propuesta metodolgica para
el registro y control de bienes nacionales de la Universidad Pedaggica Experimental
Libertador, esto es porque la UPEL requiere contar con un sistema integrado que
estandarice los procedimientos administrativos en materia de adquisicin,
conservacin, mantenimiento y desincorporacin de bienes nacionales, de acuerdo a
los lineamientos exigidos por la normativa legal establecidos por la Administracin
Pblica.
En este trabajo se concluy que los sistemas automatizados deben garantizar la
exactitud de clculos, como la depreciacin y fidelidad de los datos que se reportan.
La autora resalta que el control de inventario es esencial ya que es all donde pueden
ser detectadas las diferencias y corregirlas mediante ajustes y stos deben ser
realizados por personal calificado y con conocimientos contables.
Ante lo planteado, se considera que la relacin de este Trabajo de Grado con el
actual Trabajo de Investigacin se basa en la realizacin de un sistema automatizado
de control de bienes nacionales, el cual debe involucrar la adquisicin, conservacin,
mantenimiento y desincorporacin de dichos bienes, y este sistema debe regirse por la
normativa legal, establecido por la Administracin Pblica.
En atencin a lo expuesto, se expresa que los estudios anteriores, aportan
conocimientos significativos para esta investigacin, ellos hacen referencia a la
ventaja de implementar un sistema automatizado, porque mejoran la productividad y
eficiencia, mejorando la calidad y precisin de las actividades administrativas,
tambin optimizan la planificacin y el control de estas actividades, mejoran las
condiciones de trabajo del personal, suprimiendo las tareas ms tediosas e
incrementando su seguridad y realizan aquellas operaciones imposibles de controlar
intelectual o manualmente.

Bases Tericas

Para el desarrollo de la investigacin es necesario describir los distintos

fundamentos relacionados al problema investigado, esto proporcionar una visin
amplia de los conceptos utilizados por los investigadores para cimentar su proyecto.
Es decir, las bases tericas estn compuestas por los conceptos, proposiciones y
filosofas que explican o contribuyen a esclarecer el problema de estudio; en otras
palabras permiten ubicar el tema objeto de estudio dentro del conjunto de teoras
existentes.
A este respecto, Arias (2006) define: Las bases tericas implican un desarrollo
amplio de los conceptos y proposiciones que conforman el punto de vista o enfoque
adoptado, para sustentar o explicar el problema planteado (p. 106).
Sobre este aspecto, se presentan basamentos tericos relativos al estudio de esta
investigacin;
 Sistemas

Segn Montilva (1999), los sistemas son un conjunto de componentes que

interaccionan entre s para lograr un objetivo comn (p.17). Asimismo, un sistema es
un plan prctico y completo que utiliza datos para generar, coordinar y controlar las
actividades de una organizacin. En otras palabras, un sistema tiene como objetivo el
apoyo al elemento humano para: generar accin, provee informacin, usar
eficientemente los recursos, fijar procedimientos, filtrar informacin adecuada,
coordinar acciones y movimientos, planear, evaluar y tomar decisiones.
Cabe sealar, que cualquier sistema tiene que tener como sus objetivos
principales el apoyo al elemento humano, para controlar, generar accin, proveer
informacin, usar eficientemente los recursos, fijar procedimientos, filtrar
informacin adecuada, coordinar acciones y movimientos, planear, evaluar y tomar
decisiones.
Un sistema es simplemente un plan prctico y completo para generar, controlar y
coordinar las acciones de una organizacin, basado en sus polticas y procedimientos,
funciones y organigramas que son ejecutadas por el elemento fsico y humano, con un
plan tcito de correccin.

Tipos de Sistemas
Existe una gran variedad de sistemas y una amplia gama de tipologas para
clasificarlos, de acuerdo con ciertas caractersticas bsicas y segn Chiavenato
(1999):
1. Sistemas fsicos o concretos: cuando estn compuesto por equipos, maquinarias,
objetos y cosas reales.
2. Sistemas abstractos: cuando estn compuestos por conceptos, planes, hiptesis e
ideas.
En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos:
1. Sistemas cerrados: son los sistemas que no presentan intercambio con el medio
ambiente que los rodea, pues son hermticos a cualquier influencia ambiental.
2. Sistemas abiertos: son los sistemas que presentan relaciones de intercambio con el
ambiente, a travs de entrada y salida.

Sistemas de informacin

Senn (1997), se refiere a los sistemas de informacin como:

Un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en
conjunto. Los elementos que conforman un sistema estn en constante
interaccin, lo que implica que los variados componentes buscan un
objetivo comn para apoyar las actividades de la organizacin, el resultado
de este proceso es la salida de informacin relacionada a estas actividades.
(p.75).

Mientras que, Roger (2002), define un sistema de informacin:

En primer lugar, como un sistema conformado por un conjunto de elementos
que se relacionan e interactan para un propsito o una actividad que es
fundamental y que permite lograr un objetivo comn; en segundo lugar,
proporciona informacin confiable y estructurada a todos los niveles de la
organizacin sealados como estratgico, tctico y operativo y, en tercer
lugar, permite facilitar el manejo de las transacciones rutinarias de las
unidades funcionales presentes en la organizacin. (p.25).

Por su parte, Montilva (1990) indica que un sistema de informacin es

definido como un medio organizado de proporcionar informacin pasada, presente y
futura (proyecciones) relacionada con las operaciones internas y conocimientos
externos de la organizacin (p. 12).
En relacin con los autores mencionados, el objetivo principal de los sistemas de
informacin es almacenar datos y restituir informacin, correspondiente a las
diferentes operaciones que se llevan a cabo dentro de las organizaciones. Estos
sistemas estn conformados por personas, procedimientos y equipos organizados e
integrados con la finalidad de procesar datos y obtener informacin que ser utilizada
en la toma de decisiones; con lo que se busca facilitar las tareas, operaciones y
funciones de una organizacin.

Caractersticas de los sistemas de informacin

 Segn Montilva (2002), estas caractersticas son las siguientes:
1. Es un sistema hombre-mquina, integrado por personas, elementos y equipos. Aunque
es posible la existencia de sistemas de informacin sin equipos computarizados
(sistemas de informacin manuales), stos constituyen el elemento principal de un
sistema de informacin automatizado, pues son un mecanismo con la capacidad de
simplificar el trabajo de usuarios y minimizar el tiempo de respuestas en las
operaciones cotidianas de la organizacin.
En este respecto, Rondn (2003) seala que la relacin hombre-mquina en un
sistema de informacin depende del nivel de participacin del componente humano y
su interaccin con las mquinas (p.37).
2. El objetivo de un sistema de informacin es de proporcionar informacin capaz de
facilitar la ejecucin de tareas, operaciones y funciones en una organizacin.
3. La operacin central del sistema de informacin est constituida por el procesamiento
de datos, el cual permite capturar y procesar los datos originados por las
transacciones y entidades (procesamiento de transacciones), y producir y diseminar
para la organizacin y su ambiente (procesamiento de informacin).
En virtud de ello, el desarrollo de sistemas de informacin ayudar al ser
humano en la realizacin de sus tareas y optimizar las operaciones dentro de un
entorno empresarial.

Elementos de un sistema de informacin

En un anlisis sistmico, independiente del origen, naturaleza y complejidad de

la realidad que estudia, se concibe organizado entre fases o etapas. De acuerdo a estas
fases Senn (1997), expresa lo siguiente:

1. La entrada: es la que se importa del medio que rodea al sistema y que constituye el
elemento o componente impulsor para el funcionamiento del sistema, al
caracterizarse como fuerza alimentadora de este.
2. El procesamiento: se cumple las acciones para procesar y transformar la energa
disponible conforme a los fines y objetivos del sistema, es decir, la transformacin de
la entrada en producto. Incluye proceso de transformacin que convierte las entradas
en salidas.
3. La salida: es el resultado de un proceso transformado. Es la salida y constituye la
finalidad para la cual se programaron y operacionalizaron los componentes y las
necesarias relaciones del sistema. Al ser la salida lo esperado, es por tanto congruente
con el objetivo.
Se infiere que a travs de estas etapas el sistema automatizado de informacin
facilita el soporte de las funciones organizacionales y toma de decisiones en cualquier
organizacin.

Funciones de los sistemas de informacin

Los sistemas de informacin tienen una serie de funciones las cuales dictan su
comportamiento. Estas pueden enumerarse de la siguiente manera:
1. Procesar transacciones: recolectar, clasificar, ordenar, resumir y almacenar los datos
producidos por las transacciones que tienen lugar la realizacin de actividades en la
organizacin.
2. Definicin de archivos: almacenar los datos capturados de acuerdo a los siguientes
parmetros: (a) estructura de almacenamiento adecuado a travs de un mtodo que
facilite el almacenamiento, actualizacin y acceso de datos y (b) dispositivos de
almacenamiento apropiados.
3. Mantenimiento de esos archivos: revisin peridica, actualizando la informacin;
insertando, modificando, eliminando datos.
4. Generar reportes: sta produce la informacin requerida por los diferentes centros de
informacin de la empresa. Entre los diferentes tipos de reportes se tienen los
siguientes:
a. Reportes de errores: es aquel tipo de reporte que informa acerca de las fallas
presentadas por el sistema.
b. Reportes de actividad: es aquel que informa de las actividades normales.
c. Reportes regulares: son aquellos que se realizan semanales, anuales, mensuales, etc.
d. Reportes de excepcin: son aquellos que como su mismo nombre informan de
situaciones excepcionales.
e. Reportes especiales: surgen en situaciones especiales.
f. Reportes no planeados: salen sin previo aviso, surgen en situaciones excepcionales o
especiales.
5. Procesar consultas: parte de la informacin requerida por los usuarios, responde a
interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que
no requieren un formato complejo como el de reportes.
6. Mantenimiento de la integridad de los datos: los datos mantenidos por el sistema de
informacin deben ser confiables y veraces, por lo que una de sus funciones es
garantizar su proteccin contra accesos indebidos o no autorizados y modificaciones
malintencionadas.

Ciclo de vida de un sistema de informacin

Senn(1997), define este ciclo como:

Un conjunto de actividades que los analistas, diseadores y usuarios
realizan para desarrollar e implementar un sistema de informacin. El
mtodo del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas consta de las
siguientes fases: investigacin preliminar, determinacin de los
requerimientos del sistema, diseo del sistema, desarrollo del software,
prueba del sistema, implementacin y evaluacin. (p.87).

El ciclo de vida de un sistema pretende desarrollar un sistema ms rpidamente,

o ms incrementalmente o de una forma ms progresiva, o superando el desarrollo a
escala total con algn conjunto de prototipos rpidos. Es por esto, que Grayce (2000),
define el ciclo de vida de un sistema como el estado de las fases a travs de las
cuales se mueve un proyecto de desarrollo de software (p.29).
A este respecto, Muria (1998), describe que el diseo de un sistema de un
software consta de dos etapas importantes como lo son el diseo lgico y el diseo
fsico (p.10).
1. Diseo lgico: es el modelo grfico del sistema segn la lgica del que debe poseer el
mismo. Muria (1998) adems indica lo siguiente con relacin a las premisas de un
 diseo lgico de un sistema se debe elaborar un diagrama de flujo de datos para
identificar los lmites de cada uno de los procesos del mismo, relacionndolo con
tablas de decisin para luego ser plasmados en un pseudocdigo (p.10). En el diseo
lgico se escriben las especificaciones detalladas del nuevo sistema, se describen sus
caractersticas de las salidas, entradas, archivos y bases de datos y procedimientos;
todos de manera que cubran los requerimientos del proyecto.
2. Diseo fsico: se efecta despus de que se ha desarrollado el diseo lgico y de que
se ha estudiado en conjunto con el cliente, de manera de que ste valide el diseo.
Senn (1999) define el diseo fsico como aquel que:
produce programas de software, archivos y un sistema en marcha, las
especificaciones del diseo indican a los programadores que debe hacer el
sistema. Los programadores a su vez escriben los programas que aceptan
entradas por parte de los usuarios, procesan los datos, producen los informes
y almacenan estos datos en los archivos. (p.58).

En relacin con las implicaciones anteriores, un sistema de informacin tiene

cinco etapas bien definidas en su ciclo de vida, estas se exponen a continuacin:

Figura 1. Ciclo de vida de un sistema.

Nacimiento: todo sistema de informacin nace de una necesidad que impulsa el

desarrollo del mismo. En esta etapa se incluye la definicin del proyecto.
Crecimiento: aqu se incluye la puesta en operacin del sistema. En esta etapa el
sistema alcanza su mximo rendimiento.
 Maduracin: consiste en el mantenimiento del sistema, el cual optimiza su
funcionamiento.
Decaimiento: en esta etapa, factores como dinmicas de operacin, avances
tecnolgicos y presiones externas o internas vuelve obsoleto o ineficaz el sistema.
Muerte: aqu se origina la paralizacin del sistema. En esta etapa es necesario
decidir entre renovar el sistema, originando un nuevo ciclo de vida, o desecharlo por
completo.

Sistema Automatizado

Redondo (2005), define al sistema automatizado como:

Un conjunto de funciones dirigidas a la recopilacin, elaboracin,
evaluacin, almacenamiento, recuperacin, condensacin y distribucin de
informacin dentro de una organizacin, orientando a promover el flujo de
las mismas desde el punto en el que se generan hasta el destinatario final.
(p.24).

As que en funcin de esto, un sistema computarizado representa una variedad de

mecanismos o elementos fsicos como lo son el Hardware de procedimientos e
instrucciones de procesamiento de informacin, mientras que el software de canales
de comunicacin (redes) y datos almacenados. Esto con el propsito de apoyar y
promover la eficiencia de toda empresa.
La esencia de un sistema automatizado es la de contar con un protocolo de
accin, una programacin, que permita acelerar los procedimientos planificados con
el objetivo de mejorar el desempeo y de ahorrar tiempo y recursos.

Base de datos

Bermdez (1992), seala que una base de datos:

Es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados de forma
estructurada, esta coleccin de datos pueden estar organizadas de manera de
dar servicio a muchas aplicaciones, al mismo tiempo al combinar los datos
de forma que aparezca una sola ubicacin. (p.683).
 Igualmente, Ramez, (2002), seala que "una base de datos es un conjunto de
datos relacionados entre s. Por datos se denominan los hechos conocidos que pueden
registrarse y que tienen un significado implcito" (p. 95). Toda base de datos se
disea, construye y puebla con datos para un propsito especfico.

Dentro de este orden de ideas, Senn (1992), define una base de datos como una
coleccin integrada de datos almacenados en distintos tipos de registros, de forma que
estos sean accesibles para mltiples aplicaciones. Cabe destacar, la importancia de las
bases de datos pues son de gran utilidad en el sistema de informacin automatizado;
por medio de ellas es posible el almacenamiento, recuperacin y consulta de datos.

Objetivos de las bases de datos

Segn Martn (1994) los objetivos de una base de datos son los siguientes:

1. Eliminar la redundancia e inconsistencia de datos.

2. Facilitar el acceso a los datos.

3. Disminuir el aislamiento de datos.

4. Evitar anomalas al momento de un acceso concurrente.

5. Minimizar problemas de seguridad.

Ventajas de las bases de datos

 Segn Peguero (2001), la utilizacin de bases de datos como plataforma para el
desarrollo de sistemas de aplicacin en las organizaciones, se ha incrementado
notablemente en los ltimos aos, esto se debe a las ventajas que ofrece su
utilizacin, algunas de las cuales se comentan a continuacin:
1. Globalizacin de la informacin: permite a los diferentes usuarios considerar la
informacin como un recurso corporativo que carece de dueos especficos.
2. Eliminacin de informacin redundante. Duplicada.
3. Eliminacin de informacin inconsistente: si existen dos o ms archivos con la misma
informacin, los cambios que se hagan a stos debern hacerse a todas las copias.
4. Permite compartir informacin.
5. Permite mantener la integridad de la informacin: es una de sus cualidades altamente
deseable y tiene por objetivo almacenar solo la informacin correcta.

El modelo del sistema

Es la herramienta ms importante y la base sobre la cual se desarrollan otros

componentes. El modelo original se detalla en diagramas de bajo nivel que muestran
caractersticas adicionales del sistema. Cada proceso puede desglosarse en diagramas
de flujos de datos cada vez ms detallados. Repitindose esta secuencia hasta que se
obtienen suficientes detalles para que el analista comprenda la parte del sistema que
se encuentra bajo investigacin. El diagrama fsico de datos da un panorama del
sistema en uso, dependiente de la implantacin, mostrando cuales tareas se hacen y
como son hechas. Incluyen nombres de personas, nombres o nmeros de formato y
documento, nombres de departamentos, archivos maestro y de transacciones, equipo
y dispositivos utilizados, ubicaciones, nombres de procedimientos. El diagrama
lgico de datos da un panorama del sistema, pero a diferencia del fsico es
independiente de la implantacin, que se centra en el flujo de datos entre los
procesos, sin considerar los dispositivos especficos y la localizacin de los
almacenes de datos o personas en el sistema; sin indicarse las caractersticas fsicas.

Control de inventario
 Los inventarios estn representados por cantidades almacenadas de materiales, y
es por esta razn que se hace necesaria la puesta en prctica de un control que
minimice los costos y al mismo tiempo ofrecerle al pblico el producto
eficientemente y sin demora. La ejecucin del control de inventarios depende de
varios miembros importantes de la institucin, como por ejemplo, el departamento de
contabilidad, administracin y compras, todos ellos tienen opiniones distintas al
control de inventarios.
En consecuencia,
Este sistema se encarga de regular en forma ptima la exigencia de los
almacenes, tanto por herramientas y materias primas como por productos
terminados. Este a su vez protege a la empresa de costos innecesarios por
acumulacin o falta de existencia en el almacn. (Colidan, 1994, p.186).

No obstante, Redondo (2005), expresa que para que exista un control adecuado
de inventario se debe:
a. Procurar que el control de inventarios se realice por medios de sistemas
computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artculos.
El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de
tener actualizadas las existencias tanto en cantidad como en precio. (b)
establecer un control claro y preciso de las entradas de mercancas al
almacn. (c) mantener un estricto control y registro sobre los inventarios
propiedad de la empresa que se encuentren depositados fuera de sus
instalaciones. (p.653).

Por medio del sistema de control de inventario, se precisa una confiable

ejecucin de las tareas relacionadas con la existencia o falta de producto requerido
por la empresa en determinados periodos.

Sistema de Control y Registro de Materiales

En la realizacin de los procesos de control interno de las empresas, instituciones

y entidades en general, el control y registro de materiales deben estar sustentados en
un sistema de informacin, que, tal como lo afirman Bruce y Pederson (2003), se
oriente por los siguientes propsitos:
 Llenar las necesidades de procesamientos de datos correspondientes a los
aspectos legales y otros, de las transacciones. - Proporcionar informacin a
los administradores, en apoyo de las actividades de planeacin, control y
toma de decisiones. - Producir gran variedad de informes sobre las distintas
reas de su incumbencia (p. 74)

Estos planteamientos traducen que con el desarrollo de los sistemas de

informacin, se pretende lograr el mximo de control de los procesos, a travs de un
tratamiento integral de todos los datos que se encuentran implicados, a los fines de
garantizar que las entradas, procesos y salidas de recursos y materiales sean
debidamente registrados para determinar dnde se encuentran los aciertos y las
anomalas y, en funcin de ello, tomar las decisiones pertinentes.
Es posible afirmar que un sistema de registro y control de bienes dentro de toda
institucin debe estar dirigido a garantizar la eficacia de este aspecto fundamental de
la gestin de los diferentes movimientos de dichos bienes, a los fines de que las
decisiones a tomar se ajusten a criterios que abarquen los aspectos tcnicos, legales y
ticos relacionados con lo que debe ser la gestin de los recursos pertenecientes a los
entes de la administracin pblica tanto centralizada como descentralizada.
En el caso concreto de las instituciones de la administracin pblica, la insercin
de un sistema de control de los bienes y materiales tiene como propsito fundamental
asegurar que los bienes adquiridos por la entidad o que se encuentren bajo su
responsabilidad, cumplan con las especificaciones de calidad y cantidad requeridas,
as como mantener actualizado el inventario global de bienes muebles instrumentales
de la dependencia. Tanto para las organizaciones en general, como para las entidades
del sector pblico en especfico, es de vital importancia considerar la planificacin, el
almacenamiento, el control de movimiento de materiales y la supervisin, como reas
claves en la ejecucin del control y registro de materiales.
A continuacin se analiza cada uno de estos componentes del sistema de control
de materiales.
1. Planificacin: en un sistema de control de bienes y materiales debe estar orientada en
trminos de una actividad continua, en el sentido de que los planes sean
permanentemente revisados y ajustados a la dinmica de la demanda y el movimiento
 de los materiales. En relacin a ello, Foulke (2000), afirma que la planificacin del
inventario debe realizarse de acuerdo con los siguientes objetivos: (a) Satisfaccin de
la demanda (o consumo) esperada(o) de cada rengln, equilibrar cada partida de
inventarios con su demanda (o consumo) estimada (o) de manera de evitar el
agotamiento de algunas y la sobreinversin en otras de poca salida. (b)
Establecimiento de un cierto margen de seguridad, o nivel de inventario mnimo, que
garantice las entregas y dote a la empresa de flexibilidad suficiente para planificar sus
actividades generales.
Lo anterior permite afirmar que la planificacin del control de los bienes debe
sustentarse en primer lugar en diagnsticos que abarquen, tanto las condiciones
fsicas para el almacenamiento como los requerimientos en cada rea de la entidad, a
los fines de establecer objetivos que se ajusten a la realidad del manejo de los
materiales dentro de ella. Igualmente, la planificacin debe establecer los planes de
inventario para cada ejercicio, a los fines de prever las estrategias de almacenamiento
y control de movimiento de materiales que sean aplicables.
2. Almacenamiento: esta parte del proceso de control de materiales tiene que ver
concretamente con la aplicacin de los mecanismos a travs de los cuales se puedan
ubicar, identificar y clasificar los materiales en existencia, a los efectos de determinar
con qu se cuenta y cules son los requerimientos de los mismos. Tompkins y Smith
(2004), afirman que la funcin del almacenamiento es proveer el espacio adecuado
para el alojamiento seguro y ordenado de los bienes (p. 135). En ese sentido, los
objetivos del almacenamiento son los de maximizar el uso efectivo del espacio, la
adecuada utilizacin de la mano de obra y equipo, acceso directo y rpido a todos los
productos y materiales, movimiento efectivo de los bienes, mxima proteccin de
todos los productos y buen mantenimiento.
3. Control de Movimiento de Materiales: de acuerdo con Magad y Amos (2001), el
control del movimiento de materiales es un concepto organizacional donde se
persigue la optimizacin de todos los recursos de la entidad y proveer a los usuarios
de una atencin que se ajuste a sus polticas (p.59). Este elemento del control de
bienes y materiales abarca las actividades que van desde el momento que stos son
 recibidos, su flujo a travs de las operaciones de la entidad hasta su uso en las reas
correspondientes. En ese sentido, se encarga de los movimientos relativos a las
solicitudes, distribucin y devoluciones, ajustes y traslados entre los establecimientos
de almacenaje; y para su ejecucin deben existir los mecanismos de registro,
mediante tarjetas de control de inventario, donde se reflejan los movimientos
sealados.
En trminos ms especficos, el control de movimiento de materiales abarca los
siguientes aspectos:
a) Registro de las solicitudes y las devoluciones: Este primer aspecto remite a la
aplicacin de los mecanismos de control, seguimiento y registro de los movimientos
de los materiales por concepto de requisicin de los mismos a los almacenes o por
concepto de devolucin. Cualquiera de estos eventos debe estar plenamente
registrado y actualizado de manera permanente para que los clculos a realizar se
sustenten en datos reales.
b) Registro de los movimientos de las existencias: Este tpico del control del
movimiento de los materiales, permite establecer las entradas y salidas de los
materiales del almacn. La realizacin en forma permanente de estos registros
tambin coadyuva en la consolidacin de procedimientos de clculos que generen
resultados ciertos y permitan establecer predicciones con altos niveles de certeza.
c) Clculo de consumos/usos promedios: En la realizacin de los clculos promedios es
fundamental que existan controles y registros rigurosos de solicitudes, devoluciones y
existencias. Igualmente, en la realizacin de estos clculos se deben tomar en cuenta
todas las variables que participan en los consumos.
4. Supervisin. La supervisin del sistema de control de bienes y materiales permite
realizar la evaluacin pertinente de la eficacia del sistema. En ese sentido, se encarga
de llevar a cabo el proceso de fiscalizacin de las condiciones de almacenamiento y
de la aplicacin adecuada de los mtodos de clasificacin y localizacin de las
mercancas. Lloyd (1990) seala que la realizacin del proceso de supervisin del
sistema, debe sustentarse en los siguientes procedimientos y mecanismos de
informacin:
Verificar las Tarjetas de Control de Inventario, a efectos de corroborar si
estn los suministros apropiadamente registrados y actualizados o si se han
agotado las existencias en el pasado reciente. Realizar una inspeccin del
 rea de almacenamiento, para determinar si cumple el depsito con todas las
normas vigentes. Confirmar si las existencias estn organizadas de acuerdo
con un sistema determinado. Verificar el consumo mensual promedio para
cada producto para chequear si ha habido cambios significativos en el CMP.
Confirmar si las existencias disponibles estn cercanas a los niveles
establecidos mximo y mnimo (p.191).

Las funciones descritas evidencian que los procesos de supervisin se encuentran

englobados en una labor donde se controlan, miden y dirigen las acciones orientadas
a alcanzar los mejores niveles en el manejo de los procesos de inventario dentro de la
entidad. Se puede afirmar, que la ejecucin de las actividades de supervisin en el
sistema de control de bienes y materiales, al igual que en todas las funciones de
supervisin, implica el manejo de informacin sistematizada y organizada para poder
establecer las mediciones y comparaciones pertinentes; hacer las interpretaciones de
estas informaciones y, en funcin de ello, llevar a cabo la toma de decisiones sobre
esta rea. Gmez (1990), sostiene que otros de los elementos informativos a tomar en
cuenta en el nivel de supervisin del manejo de inventario se encuentran
representados por los informes y grficos.
De acuerdo al autor, mediante estos elementos informativos los niveles de
direccin y supervisin pueden tomar decisiones pertinentes en materia de
produccin, ventas e inventarios (p.45). El uso de cada uno de estos recursos
informativos, permite la ejecucin efectiva de los mecanismos de supervisin del
inventario, de tal manera que puedan reflejar tanto en forma escrita y esquemtica
como grfica, la manera como se han desarrollado las tendencias en la administracin
de los materiales de la empresa. Por ello, es fundamental mantener al da todos y cada
uno de los instrumentos de registro y control, as como el uso de tablas, informes y
grficos, a los efectos de garantizar una supervisin realmente eficiente.
En resumen, la ejecucin de los procesos de supervisin en el sistema de control
de bienes y materiales debe llevarse a cabo de acuerdo a la siguiente secuencia de
actividades:
a) Inspeccin y revisin del rea de almacenamiento: a travs de esta tarea se trata de
verificar si las condiciones del rea donde se almacenan los materiales son las ms
 adecuadas. Las situaciones irregulares que se detallen en ese registro deben ser
notificadas a los niveles de decisin, con la intencin de establecer los cambios
necesarios y pertinentes.
Para la ejecucin de esta supervisin, se deben aplicar tcnicas e instrumentos
como la observacin directa, entrevistas a las personas encargadas de los almacenes y,
en los casos que se requiere, la aplicacin de las auditoras correspondientes. -
Revisin de los registros: Se trata de verificar si los datos expresados en ellos se
ajustan a la realidad. En ese sentido, la ejecucin de esta revisin debe comprender
evaluaciones a la forma como se han manejado los registros o realizar una muestra de
registro para analizar si lo que los mismos indican se corresponde con los elementos
fsicos.
b) Inspeccin del uso mensual promedio de bienes: mediante este procedimiento se trata
de verificar si los clculos de los consumos mensual promedio son correctos. Para
ello se debe abordar al personal involucrado, desarrollar la revisin de los clculos,
verificar los datos con una muestra de consumo real.
c) Verificacin de niveles de existencias: Esta verificacin puede desarrollarse a travs
de la aplicacin de registros correspondientes, anlisis de las variables involucradas
en la determinacin de los niveles mnimos y mximos y la contrastacin de los
niveles calculados con los reales.
En atencin a las dimensiones sealadas, se puede establecer la eficacia de los
procesos de supervisin realizados y garantizar hasta qu punto la gestin de control
se ha podido cumplir en atencin a las exigencias mnimas relacionadas con el
manejo de los bienes y materiales en la entidad.

Aspectos Generales relacionados con el Control

Dentro de todas las organizaciones, bien sean pblicas o privadas, se recurren a

procedimientos destinados a asegurar el avance, correccin y ejecucin en trminos
de eficiencia y eficacia de los planes diseados en la institucin, organismo o
empresa. Estos procedimientos se ubican dentro del concepto de control.
 Este concepto es definido por Gurusteaga (1999), como: "...el conjunto de
actividades que se emprenden para medir y examinar los resultados obtenidos en el
perodo, para evaluarlos y para decidir las medidas correctivas que sean necesarios"
(p. 89). Siguiendo esta definicin, la implementacin del control dentro de las
organizaciones, especficamente las de carcter pblico, viene a ser un procedimiento
en el cual se integran una diversidad de acciones dirigidas a verificar los logros
alcanzados en una determinada gestin, as como establecer los registros pertinentes
de esos logros.
Todo ello con el propsito de incrementar los aspectos positivos y tomar las
medidas correctivas de los resultados contrarios a los esperados. Estos planteamientos
indican que el control interno representa uno de los ejes fundamentales y de mayor
relevancia para la buena marcha de la organizacin. Esa importancia se sustenta en el
hecho de que a travs del control, se protegen los valores de la misma. Este
planteamiento se basa en lo que sealan Hodge y Johnson (2004) cuando afirman
que:
La decisin administrativa en las reas de definicin, planeamiento y
adquisicin de la misin, est dirigida hacia la creacin de valor; las
decisiones de control se adoptan como una suerte de seguro destinado a
minimizar las consecuencias (destruccin de valor) de las decisiones
impropias o el desempeo inadecuado (p. 250).

Lo expuesto indica que la implementacin de los mecanismos de control en las

diferentes reas de la organizacin, por parte de quienes tienen las responsabilidades
de gestin, es una garanta para la consecucin de las metas y para verificar el manejo
eficaz de los recursos materiales y financieros de dicha organizacin.

Herramientas a utilizar para el desarrollo del sistema automatizado

Es importante explicar la herramienta de anlisis y diseo del proyecto en

estudio, con esto se busca tener una visin general del lenguaje de programacin
utilizado, a saber, C++ y el Software libre.
 Lenguaje C++
C++ es un lenguaje de programacin diseado a mediados de los aos 1980
por Bjarne Stroustrup. La intencin de su creacin fue el extender al
lenguaje de programacin C mecanismos que permiten la manipulacin
de objetos. En ese sentido, desde el punto de vista de los lenguajes
orientados a objetos, el C++ es un lenguaje hbrido. (Wikipedia, 2015).
Tanto C como C++ son lenguajes de programacin de propsito general. Todo
puede programarse con ellos, desde sistemas operativos y compiladores hasta
aplicaciones de bases de datos y procesadores de texto, pasando por juegos,
aplicaciones a medida, etc.

Software Libre
El software libre es aquel que una vez obtenido, puede ser usado, copiado,
estudiado, modificado y redistribuido libremente. (Annimo, s/f). Los usuarios de
este software tienen cuatro libertades esenciales de uso; estas son:
1. La libertad de ejecutar el programa como se desea, con cualquier propsito (libertad
0).
2. La libertad de estudiar cmo funciona el programa, y cambiarlo. (libertad 1). El
acceso al cdigo fuente es una condicin necesaria para ello.
3. La libertad de redistribuir copias para ayudar al prjimo (libertad 2).
4. La libertad de distribuir copias de sus versiones modificadas a terceros (libertad 3).
Esto permite ofrecer a toda la comunidad la oportunidad de beneficiarse de las
modificaciones. El acceso al cdigo fuente es una condicin necesaria para ello.

Bases Legales

Segn Prez, (2001), las bases legales son un instrumento jurdico del
contenido de la investigacin donde se indica la parte legal del trabajo, sealando la
Ley y los artculos que establecen las bases legales de la misma (p.45).
En las bases legales, se incluyen todas las referencias legales que soportan el
tema o problema de investigacin. Para ello, se pueden consultar: (a) la Constitucin
Nacional; (b) las Leyes Orgnicas; (c) las Gacetas Gubernamentales; entre otros
dispositivos apropiados.
 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999)

Artculo 141. La Administracin Pblica est al servicio de los ciudadanos y

ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participacin, celeridad,
eficacia, eficiencia, transparencia, rendicin de cuentas y responsabilidad en el
ejercicio de la funcin pblica, con sometimiento pleno a la ley y al derecho.
Para garantizar el cumplimiento de lo establecido en el citado artculo, es de
fundamental importancia la existencia y aplicacin de sistemas de control interno, a
travs de los cuales se desarrollen las tareas de control y registro en todas y cada una
de las reas, niveles y funciones de la organizacin. El sistema de control de registro
de bienes y materiales constituye una de las formas a travs de las cuales se lleva a la
prctica el sistema de control interno de una determinada entidad de la administracin
pblica.

La Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (2003)

Artculo 131. El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento
de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio
pblico, asegurar la obtencin de informacin administrativa, financiera y operativa
til, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las
operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en
concordancia con las polticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas, as
como garantizar razonablemente la rendicin de cuentas.

Ley Orgnica de Bienes Pblicos (2012)

Artculo 5. Se consideran Bienes Pblicos: 1. Los bienes muebles e inmuebles, ttulos

valor, acciones, cuotas o participaciones en sociedades y dems derechos, de dominio
pblico o de dominio privado, que hayan adquirido o adquieran los rganos y entes
que conforman el Sector Pblico, independientemente del nivel de gobierno al que
pertenezcan; 2. Los bienes, mercancas o efectos, que se encuentran en el territorio de
la Repblica y que no tienen dueo; 3. Los bienes muebles e inmuebles, ttulos
valore, acciones, cuotas o participaciones en sociedades y dems derechos
provenientes de las herencias yacentes; 4. Las mercancas que se declaren
abandonadas; 5. Los bienes, mercancas o efectos que sean objeto de una medida de
comiso firme mediante acto administrativo o sentencia definitiva, y los que mediante
sentencia firme o procedimiento de Ley sean puestos a la orden del Tesoro Nacional.
Dentro de los Bienes Pblicos, se establecen las siguientes categoras:
Bienes Nacionales. Son Bienes Nacionales, los bienes pblicos, de dominio
pblico o privado propiedad de La Repblica, de los institutos autnomos y de las
empresas del Estado, de las dems personas en que los entes antes mencionados
tengan una participacin superior al 50% del capital social y de las consideradas
fundaciones del Estado.
Bienes Estadales. Son Bienes Estadales, los bienes pblicos, de dominio pblico
o privado propiedad de los estados, de los institutos autnomos y de las empresas
estadales, de las dems personas en que los entes antes mencionados tengan una
participacin superior al 50% del capital social y de las consideradas fundaciones
estadales.
Bienes Municipales. Son Bienes Municipales, los bienes pblicos, de dominio
pblico o privado propiedad de los municipios, de los institutos autnomos y de las
empresas municipales, de las dems personas en que los entes antes mencionados
traigan una participacin superior al 50% del capital social y de las consideradas
fundaciones municipales. Bienes Distritales. Son Bienes Distritales, los bienes
pblicos, de dominio pblico o privado propiedad de los distritos, de los institutos
autnomos y de las empresas distritales, de las dems personas en que los entes antes
mencionados tengan una participacin superior al 50% del capital social y de las
consideradas fundaciones distritales.
 No sern catalogados como Bienes Pblicos: 1. Los productos que sean
adquiridos, concebidos, extrados o fabricados por las personas, rganos y entes
sujetos a esta Ley, de conformidad con su naturaleza, funciones, competencias,
atribuciones o actividades comerciales, mercantiles, financieras o sociales, con
destino a la venta; 2. Los artculos calificados como materiales y suministros segn el
Clasificador Presupuestario dictado por la Oficina Nacional de Presupuesto; 3. Los
bienes adquiridos con la finalidad de ser donados de forma inmediata; 4. Los bienes
adquiridos en ejecucin de norma expresa, en cumplimiento de fines institucionales,
con el fin de ser enajenados a terceros.

Ley Orgnica de la Hacienda Pblica Nacional (1974)

Artculo 19. Son bienes nacionales: 1.- Los bienes muebles o inmuebles, derechos y
acciones que por cualquier ttulo entraron a formar el patrimonio de la Nacin al
constituirse sta en Estado soberano, y los que por cualquier ttulo haya adquirido o
adquiera la Nacin o se hayan destinados o se destinaren en algn establecimiento
pblico nacional a algn ramo de la Administracin Nacional. 2.- Los bienes muebles
o inmuebles que se encuentren en el territorio de la Repblica y que no tengan dueo.

Decreto N 3.390 (2004)

Artculo 1. Administracin Pblica Nacional emplear prioritariamente Software

Libre desarrollado con Estndares Abiertos, en sus sistemas, proyectos y servicios
informticos. A tales fines, todos los rganos y entes de la Administracin Pblica
Nacional iniciarn los procesos de migracin gradual y progresiva de stos hacia el
Software Libre desarrollado con Estndares Abiertos.

Artculo 2. A los efectos del presente Decreto se entender por:

Software Libre: Programa de computacin cuya licencia garantiza al usuario acceso
al cdigo fuente del programa y lo autoriza a ejecutarlo con cualquier propsito,
modificarlo y redistribuir tanto el programa original como sus
modificaciones en las mismas condiciones de licenciamiento acordadas al programa
original, sin tener que pagar regalas a los desarrolladores previos.
Estndares Abiertos: Especificaciones tcnicas, publicadas y controladas por
alguna organizacin que se encarga de su desarrollo, las cuales han sido aceptadas por
la industria, estando a disposicin de cualquier usuario para ser
implementadas en un software libre u otro, promoviendo la competitividad,
interoperatividad o flexibilidad.
Software Propietario: Programa de computacin cuya licencia establece
restricciones de uso, redistribucin o modificacin por parte de los usuarios, o
requiere de autorizacin expresa del Licenciador. Distribucin Software Libre
desarrollado con Estndares Abiertos para el Estado Venezolano: Un paquete de
programas y aplicaciones de Informtica elaborado utilizando Software Libre con
Estndares Abiertos para ser utilizados y distribuidos entre distintos usuarios.

Artculo 3. En los casos que no se puedan desarrollar o adquirir aplicaciones en

Software Libre bajo Estndares Abiertos, los rganos y entes de la Administracin
Pblica Nacional debern solicitar ante el Ministerio de Ciencia
y Tecnologa autorizacin para adoptar otro tipo de soluciones bajo las normas y
criterios establecidos por ese Ministerio.

Definicin de trminos bsicos

Automatizado: Borras, (1992), conjunto de acciones orientadas al procesamiento de

informacin a travs de entradas y salidas que operan por medios mecnicos.
(p.830).

Almacn: Unidad responsable de la Recepcin y custodia de los Bienes Muebles

adquiridos por la Institucin mediante el proceso de compras, donacin o traslado de
los mismos. (Manual de normas y procedimientos para el control de bienes muebles e
inmuebles de la UCLA, 2013, p.4).

Bienes: Borras, (1992), todo lo que es susceptible de ser apropiado colectiva o

individualmente. (p.75).

Bienes muebles: De conformidad con la separata de la Publicacin N 9 (2003) del

Catlogo-Gua para inventario de la Contralora General de la Repblica, se
denominan bienes muebles: los equipos y objetos de naturaleza mvil, no adheridos
fsicamente a los terrenos y edificaciones y que no desaparecen al primer uso (p.21).

Bienes Nacionales : Son los bienes muebles, inmuebles, derechos y acciones que por
cualquier ttulo forman parte del patrimonio de la Nacin y son considerados bienes
patrimoniales del Estado, pueden ser objeto de cualquier negociacin privada o
patrimonial.(De Faras, s/f).

Inventario: Es el recuento detallado de los bienes, derechos y deudas que una

persona o una entidad poseen a una fecha determinada. Es, en otras palabras, similar a
tomar una fotografa del patrimonio. En trminos ms restringidos o comunes, se
aplica a los bienes tangibles e intangibles, registrables o no, que incluyen dinero,
propiedades, automotores, mobiliario, crditos y deudas, obras de arte, objetos
preciosos, entre otras cosas. En el mbito eclesial incorporamos a este listado por
ejemplo, los objetos de culto y los libros parroquiales. (Manual de normas y
procedimientos para el control de bienes muebles e inmuebles de la UCLA, 2013,
p.6).