Desarrollo de un procedimiento

Qu es?

Las empresas y organizaciones utilizan para funcionar diferentes tipos de documentos. Entre ellos, tenemos
normas, manuales, procedimientos, notas tcnicas, guas, dossieres, informes, registros, etc. Todos estos estn
incluidos en el llamado Sistema Documental, o Sistema de Gestin Documental, que incluye las reglas sobre
cmo crearlos, modificarlos, distribuirlos y archivarlos.
Cmo se hace?

Una vez definido qu es un procedimiento, pasamos a detallar qu apartados debe incluir:

Portada: La primera pgina del procedimiento suele incluir el ttulo, cdigo, fecha de redaccin, numero de
versin (o revisin), ndice de contenido, nmero total de pginas, nombre y firmas de las personas que lo han
preparado, revisado y aprobado (y de quien realiza el control de calidad, si aplica).

Distribucin: Aqu se nombran los departamentos o personas a las que se les debe distribuir el procedimiento
una vez emitido.

Objeto y alcance: En el objetivo se describe un resumen del propsito y contenido del procedimiento.
Adems, en el alcance se explican los puntos que incluye (y que no incluye) el mismo.

Referencias: Se enumeran los documentos que han influido en la elaboracin del presente procedimiento. (Por
ejemplo la legislacin aplicable, el manual de gestin integrada u otros procedimientos relacionados con el
procedimiento actual).

Definiciones: Las definiciones de las palabras tcnicas que se usen en el contenido del procedimiento.

Responsabilidades: Una lista con los responsables (personas o departamentos) encargados de realizar las
actividades que se describen en el procedimiento.

Desarrollo (o Descripcin): La parte donde se describe la actividad a realizar. Este apartado es el ms

importante del procedimiento, y el que ms espacio suele ocupar. De hecho, se podra decir que todos los
apartados anteriores slo sirven para definir y acotar lo que se va a incluir en este apartado.

Anexos: Se suele incluir como anexo todo lo que se considera importante pero que ocupa demasiado espacio
como para incluirlo en el apartado de descripcin. Se suelen poner aqu tablas, planos, esquemas, etc.

De entre todas las partes nombradas, algunas de ellas se pueden omitir, y slo son realmente imprescindibles
la portada y la descripcin con el desarrollo del contenido.

Acerca de otros documentos como notas tcnicas o guas, muchas veces suelen seguir el mismo ndice que los
procedimientos, por lo que su forma de redactarlos es similar.

Pasos

Para crear un procedimiento hay ciertos requisitos formales que se deben seguir. En cada organizacin esto se
hace de forma diferente, pero todas siguen unas reglas comunes.
A continuacin te exponemos los aspectos ms importantes a la hora de redactar un procedimiento:

Se debe codificar con un cdigo nico que lo identifique.

Se debe indicar quin lo ha redactado, revisado y aprobado, y en su caso, quin ha hecho el control de
calidad. Esto se suele hacer aadiendo a la portada una casilla con las firmas, o si se emite digitalmente,
indicndolo as.

Una vez aprobado, se emite y distribuye a las personas a las que afecte.

Procedimientos, notas tcnicas, informes y cualquier otro tipo de documentos y registros que sean
susceptibles de ser auditados en el futuro, debern quedar archivados y disponibles para su consulta.

Para modificar un documento, se suelen usar nmeros de versiones (o revisiones). De forma que al hacer
una nueva revisin, se debe indicar qu cosas se han cambiado respecto a la revisin anterior (con una
tabla resumen de control de cambios o resaltando de otro color en el propio documento los prrafos
nuevos o modificados). Las revisiones suelen estar numeradas empezando por la revisin cero (versin
inicial) y aadiendo nuevas revisiones cada vez que se modifique el documento (1, 2 ,3).

Por ltimo, se debe asegurar que las personas que lo usan, dispongan de la revisin en vigor del
documento.