O texto apresentado baseado na principal teoria da Arquivologia Teoria
das Trs Idades que define o ciclo vital dos documentos e utiliza seus conceitos e terminologia. uma histria contada por um documento sobre seu ciclo vital tratando o assunto de modo informal.
Foi s apertar a tecla do computador e, mais um minutinho, l estava
eu... saindo prontinho da impressora. Dona Marlia, a secretria, fez a reviso final: perfeito! Fiquei na mesa do chefe aguardando sua chegada e pensando no futuro... Quais os caminhos que eu vou percorrer? A quem irei ajudar? Quais as decises que sero tomadas com a minha ajuda? O senhor Gilberto chegou e achou o trabalho de Dona Marlia timo. Ele me colocou em uma pasta especial e me levou para a reunio. Na reunio de diretores o senhor Gilberto leu as informaes que eu continha. Passei de mo em mo e recebi muitos elogios: informaes importantssimas, ser muito til para o meu trabalho, me mande uma cpia. O senhor Gilberto tomou a palavra e explicou: - Mandarei este documento para todas as diretorias para que todos leiam e tomem conhecimento das informaes. Depois, ele ser arquivado no Arquivo Corrente do meu setor e se algum precisar novamente do documento, poder solicitar o emprstimo. Assim, eu comecei a tramitar pelos caminhos administrativos da empresa. Muitas pessoas precisavam de mim para dar seqncia ao seu trabalho, outros s liam as informaes. Participei de vrias reunies. Entre os caminhos que percorri alguns foram difceis: passei por muitos setores onde as pessoas liam as informaes e carimbavam e assinavam. Recebi muitos clipes e grampos anexando outros documentos a mim. Alguns dias depois voltei para a mesa do senhor Gilberto. Ele escreveu arquive-se, carimbou, assinou e entregou dona Marlia. Dona Marlia me pegou com carinho, mas com um ar de grande tristeza. No parecia o mesmo documento que ela havia tirado da impressora. Estava todo danificado. Anotou no canto superior direito um nmero que ela procurou no Cdigo de Classificao de Documentos. Tirou vrios grampos e clipes, desamassou aqui, desdobrou ali, fez dois furinhos ao lado do texto e me colocou numa pasta junto com todos aqueles documentos que estavam anexados a mim. Ela colocou a pasta numa gaveta do Arquivo Corrente. Depois de tanto tempo tramitando de um lado para o outro, foi bom parar um pouco. Mas alguns dias depois, fui atender um pedido de outro setor junto com os meus companheiros de pasta. Compreendi logo que ainda havia muito trabalho. Com o passar do tempo percebi que as solicitaes de emprstimo da minha pasta foram diminuindo. Cada vez menos pessoas precisavam das minhas informaes para a tomada de decises do dia-a-dia. Um dia dona Marlia pegou minha pasta, olhou na Tabela de Temporalidade de Documentos e disse - hora de transferir vocs ao Arquivo Intermedirio. Arquivo Intermedirio? O que isso? Dona Marlia logo explicou: Agora estes documentos no so mais essenciais para o dia-a-dia da empresa, novos documentos foram produzidos e estes so menos utilizados, apesar de continuarem muito importantes para a administrao da empresa. Portanto iro para o Arquivo Intermedirio enquanto aguardam a destinao final. No incio tudo parecia muito estranho. O depsito do Arquivo Intermedirio era uma calmaria s. Temperatura estvel, umidade controlada, limpinho... uma tranqilidade! Emprstimos para os setores de trabalho eram raros. Mas quando me solicitavam era para reunies importantes, comprovaes jurdicas, estudos para produo de novos documentos e coisas desse tipo. Os anos foram passando e aquela vidinha pacata comeou a me perturbar. J estava me sentindo desvalorizado, esquecido: - Se eu fui to importante, porque ningum precisa mais de mim? A resposta veio sem tardar. Fui convocado pela Comisso de Avaliao de Documentos que, de posse da Tabela de Temporalidade de Documentos, decidiu que havia chegado a hora do meu recolhimento ao Arquivo Permanente. Uma nova mudana. Como ser o depsito do Arquivo Permanente? Ser calmo? Ser organizado? Precisarei tramitar muito? At que chegou o dia... Fiquei triste ao descobrir que alguns de meus companheiros no iriam me acompanhar. Eles no tinham valor permanente e seriam eliminados, isto , seriam reciclados e recomeariam o ciclo vital como um novo documento. Mas a minha misso no estava terminada. Perdi meu valor administrativo, mas agora tinha valor histrico e por isso precisava ser recolhido. O depsito do Arquivo Permanente tinha maior rigor no controle da climatizao: temperatura e umidade sempre estveis. Tudo muito limpo: nenhum inseto, nenhuma poeira. Iluminao reduzida e sol incidindo sobre os armrios de documentos de forma nenhuma. O arranjo dos documentos no Arquivo Permanente era diferente da classificao nos Arquivos Corrente e Intermedirio. A minha funo agora era histrica, estava atendendo aos pesquisadores interessados no estudo das informao contidas nos documentos. Hoje continuo no Arquivo Permanente no sou mais um documento em papel, sou um microfilme, mas s o que mudou foi o meu suporte, as informaes continuam iguais. Participo de trabalhos muito interessantes: integro exposies, ajudo a elaborao de monografias, dissertaes, teses e estudos histricos. J tem muito tempo desde que fui produzido, j percorri muitos caminhos diferentes, j tive valores diferentes, mas ainda sou um documento e continuo muito importante!
Helosa Esser dos Reis graduada em Arquivologia pela Universidade Federal
Fluminense RJ e mestre em Tecnologia pelo Centro Federal de Educao Tecnolgica Celso Suckow da Fonseca RJ.