SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA DECISIN EN LAS ORGANIZACIONES

Siempre se menciona que el rol de un Sistema de informacin en una organizacin est

ligado ntimamente a la toma de decisiones.

En estos tiempos de cambios rpidos, la importancia de la informacin para el

administrador es fundamental, a tal punto que ha llegado a ser un recurso corporativo.
A travs de los aos, el concepto de administracin ha ido adquiriendo diversos
significados. Las primeras definiciones se concentraron fundamentalmente en la
planeacin, la organizacin, la direccin y el control, la cual es aceptada y se encuentra
en la mayora de los textos sobre el tema. Pero esta definicin resulta hasta cierto
punto inadecuada para explicar lo que es la administracin. Su principal deficiencia
consiste probablemente en que se centra en el rasgo inherente de la administracin, en
su intento por describir a la misma en trminos de lo que hace un gerente. Una
definicin amplia de administracin debe incluir el proceso que conduce al logro de los
objetivos de la organizacin, es decir: el proceso de distribuir las entradas de una
organizacin (recursos humanos y econmicos) mediante la planeacin, organizacin,
direccin y control, con el fin de producir las salidas (bienes y servicios) deseadas por
sus clientes, de maneras que se cumplan los objetivos de la organizacin. En el
proceso, el trabajo se lleva a cabo con y gracias al personal de la organizacin, en un
ambiente en constante evolucin

Estas funciones gerenciales pueden relacionarse con la informacin segn se muestra

en la Fig. 1.

Fig. 1: La informacin y las funciones gerenciales.

Definicin de decisin:
Elegir un curso de accin frente a una gama de cursos de accin alternativos
Elementos del Proceso de Decisin.

En su libro The Effective Executive, Peter Drucker enumera cinco elementos del proceso
de decisin:

1. Comprensin clara de que el problema es genrico y slo puede solucionarse a

travs de una decisin que establezca una regla.

2. Definicin de las especificaciones o condiciones limitantes de la solucin.

3. Obtencin de una solucin correcta, es decir, una solucin que satisfaga plenamente
las especificaciones, antes de prestarles atencin a las concesiones necesarias para
hacer la decisin aceptable.

4. La inclusin en la decisin de la accin necesaria para llevarla a cabo.

5. La retroalimentacin que ponga a prueba la validez y efectividad de la decisin

frente al curso real de los acontecimientos.

Para un tomador de decisiones lo primero es tener suficiente informacin para

considerar la situacin como un punto de decisin, para reconocer que se han llevado a
cabo muchos estudios e investigaciones que pueden proporcionar una gua para llegar
a la decisin ptima, y, segundo, un mtodo nico y legible (no de alto poder) para
analizar las alternativas.

Ingredientes de la decisin.

El arte de tomar decisiones est basado en cinco ingredientes bsicos:

1.- Informacin.

Esta se recoge tanto para los aspectos que estn a favor como en contra del problema,
con el fin de definir sus limitaciones. Sin embargo, si la informacin no puede
obtenerse, la decisin entonces debe basarse en los datos disponibles, los cuales caen
en la categora de informacin general.

2.- Conocimientos.

Si quien toma la decisin tiene conocimientos, ya sea de las circunstancias que rodean
el problema o de una situacin similar, entonces estos pueden utilizarse para
seleccionar un curso de accin favorable. En caso de carecer de conocimientos, es
necesario buscar consejos en quienes estn informados.

3.- Experiencia.

Cuando un individuo soluciona un problema en forma particular, ya sea con resultados

buenos o malos, esta experiencia le proporciona informacin para la solucin del
prximo problema similar. Si se carece de experiencia entonces se tendr que
experimentar, pero slo en el caso en que las consecuencias de un mal experimento no
sean desastrosas.
4.- Anlisis.

Estos mtodos de anlisis deben complementar, pero no reemplazar, los otros

ingredientes. Sin embargo, en ausencia de un mtodo para analizar matemticamente
un problema es posible estudiarlo con otros mtodos diferentes. Si estos otros mtodos
tambin fallan entonces debe confiarse en la intuicin.

5.- Juicio.

El juicio es necesario para combinar la informacin, los conocimientos, la experiencia y

el anlisis, con el fin de seleccionar el curso de accin apropiado. No existen sustitutos
para el buen juicio.

TECNICA EN LA SOLUCION DE PROBLEMAS DECISIONALES

La tcnica de elaborar diagramas de flujo es una herramienta muy til para solucionar
problemas decisionales. Las siguientes son las etapas que se deben cumplir para
resolver con xito un problema:

1. Definicin del problema: representa el enunciado del problema, el cual debe ser
claro y completo.
2. Anlisis del problema: entendido el problema, se debe analizar los datos o
resultados que se esperan, los datos de entrada que nos suministran, el proceso
al que se requiere someter esos datos a fin de obtener los resultados esperados,
reas de trabajo, formulas y otros recursos necesarios.
3. Seleccin de la mejor alternativa: al ser analizado el problema posiblemente se
tenga varias formas de resolverlo; lo importante es determinar cul es la mejor
alternativa.
4. Diagramacin: se pasa a dibujar grficamente la lgica de la alternativa
seleccionada (DIAGRAMA DE FLUJO).
5. Prueba de escritorio: consiste en verificar en papel la secuencia lgica de la
solucin del problema dando datos de entrada al programa y con ello seguir la
secuencia lgica.

SIMBOLOS Y CONVENCIONES
En la actualidad los smbolos utilizados en la diagramacin se han estandarizado. Existe
una plantilla universal de simbologa para desarrollar diagramas de flujo.
NORMAS Y RECOMENDACIONES

Las siguientes pautas son de simple sentido comn para que los diagramas resulten
ms claros y fciles de entender.

a. Todo diagrama debe indicar claramente en donde empieza y en donde termina

b. Se debe desarrollar, preferiblemente de arriba hacia abajo y de izquierda hacia
derecha
c. Los smbolos deben dibujarse proporcionados y balanceados unos con otros.
d. En un diagrama se describe que se hace, no se codifican instrucciones en l.
e. No deben existir ciclos (bucles o loops) infinitos o partes por las cuales nunca
pase la lgica del programa en ejecucin.
f. Un diagrama debe ser claro y bien presentado.
g. El uso de conectores en ocasiones elimina flechas que dan una mala imagen; sin
embargo el uso exagerado de los conectores dificulta el entendimiento del
diagrama.
h. Los nombres que se asignen a las variables o campos se recomienda que sean
nemotcnicos, es decir que indiquen para que sirven.
i. El smbolo para operaciones de asignacin (el rectngulo) y cualquier smbolo
para operaciones de entrada o salida pueden ser precedidos de una o varias
flechas, pero solo pueden ser seguidos por una flecha.

EL ASUNTO DE LA LOGICA EN LOS PROBLEMAS DECISIONALES

Supongamos que usted necesita programar un autmata (persona que se le da

instrucciones), el Seor A para que conduzca un auto de una ciudad a otra.
Indudablemente necesita considerar muchas situaciones, pero por ahora va a centrar
su atencin en un solo problema: cmo cambiar una llanta cuando se pinche durante el
viaje.
Como chofer precavido que es, usted ha dotado el auto con la llanta de repuesto y con
la herramienta necesaria para estos casos.

Vamos a hacer un diagrama de flujo que seale las principales actividades que el
seor A debe considerar para despincharse. Que es lo primero? . Y que viene
luego?. Propone una solucin que contenga los pasos secuenciales y lgicos.

1. ______________________________________________________________________________
2. ______________________________________________________________________________

3. ______________________________________________________________________________

4. ______________________________________________________________________________

5. ______________________________________________________________________________

Presenta la secuencia de pasos mediante un diagrama de flujo.

Ests de acuerdo con la solucin?. Haz considerado todo lo importante?.

Definitivamente no!. Quizs el problema no se ha analizado bien y hemos pasado por
alto algunos detalles muy importantes.

Considera las siguientes situaciones y elabora nuevamente un diagrama de flujo.

a) El auto va en movimiento
b) El auto est en plena va.
c) Las seales de peligro
d) Posibilidad de que la llanta de repuesto no est bueno, caso en el cual
termina el problema.
e) Considerar a detalle todas las acciones lgicas desde quitar la llanta
pinchada hasta que la llanta de repuesto est cambiada.

Presenta nuevamente un diagrama de flujo con las situaciones adicionales y/o

detalladas.

COROLARIO

Si tenemos en cuenta lo analizado, estamos en condiciones de dibujar un diagrama de

flujo ms completo, con el cual estamos seguros que el seor A podr cambiar
exitosamente su llanta pinchada. Asi es la diagramacin, cuando conocemos bien lo
que se espera y analizamos cuidadosamente el problema para identificar lo que hay
que hacer. Por lo general, un problema podremos resolverlo de diferentes formas,
posiblemente todas vlidas. Pero habr una forma ms sencilla, funcional y eficiente
que las dems; es la ideal que encontremos. Cmo? Analizando bien el problema.

En diagramacin, la lgica juega un papel fundamental: si las cosas no se plantean en

su orden correcto, y no se consideran todas las posibles condiciones, probablemente no
se consiga el resultado esperado. Y como saber que es lo primero y que viene luego?.
Tenga paciencia, que como todo en la vida, esto se aprende practicando.
EJERCICIOS PROPUESTOS

Analice detenidamente cada uno de los problemas propuestos y trate de desarrollar un

diagrama de flujo que indique las principales acciones a desarrollar y las situaciones de
decisin a considerar:

1. Se entrega una moneda de S/. 1=, un nmero telefnico y un mensaje al mismo

seor A para que busque un telfono pblico, marque el nmero y transmita el
mensaje. No se espera respuesta alguna. Finalmente el seor A debe regresar e
informar si pudo dar el mensaje o no.
Considera las siguientes situaciones:
- El telfono pblico encontrado puede estar daado, pero habr otros buenos
en la ciudad
- Posiblemente haya personas en la cola y el seor A deber esperar su turno.
- Puede ocurrir que no le contestan o que est ocupado y deber hacer otro
intento, hasta un mximo de 5.
- En uno de los intentos el telfono no le devolvi la moneda.

2. Se entrega un libro no numerado al Seor A y se le solicita que cuente las hojas

(no las pginas) e informe cuantas hay.
Considera las siguientes situaciones:
- Empezar una cuenta en cero
- Pasar hoja por hoja, desde el principio, y aumente la cuenta con cada hoja
que pasa.

3. Diagrame las actividades de un bombero que es llamado para asistir a un

incendio.
Considera las siguientes situaciones:
- Se encuentra en la comandancia
- Tiene a su cargo un grupo de bomberos que debe convocar
- Es encargado de uno de los vehculos de asistencia. (chofer)
- Espera la autorizacin de su superior para ir al encuentro