Archivo de conservacin

Definicin: El trmino de archivo se usa comnmente para designar a un

conjunto ordenado de documentos
Los archivos se dividen en 3 tipos: el archivo de gestin o administrativo, el archivo central
y el archivo histrico.
Archivo de Gestin o Administrativo:
Se encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en buen
estado los documentos que ingresan, as como brindar servicio de consulta nicamente al
departamento que gener la documentacin de acuerdo con la reglamentacin establecida
al respecto.
Archivo Central:
Se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en
cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histrico que son
transferidos por las diferentes oficinas de acuerdo con el informe de valoracin emitido por
la Direccin General del Archivo Nacional, con el fin de brindar el servicio a los usuarios.
Los archivos se dividen en 3 tipos: el archivo de gestin o administrativo, el archivo central
y el archivo histrico.
Archivo de Gestin o Administrativo:
Se encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en buen
estado los documentos que ingresan, as como brindar servicio de consulta nicamente al
departamento que gener la documentacin de acuerdo con la reglamentacin establecida
al respecto.
Archivo Central:
Se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en
cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histrico que son
transferidos por las diferentes oficinas de acuerdo con el informe de valoracin emitido por
la Direccin General del Archivo Nacional, con el fin de brindar el servicio a los usuarios.
Archivo Histrico:
Es el que custodia y gestiona fondos documentales pertenecientes a la tercera etapa o
edad de los documentos (con valor secundario y que deben conservarse
permanentemente. REPOSITORIO, ALMACEN, DEPSITO.
Archivo se refiere a el fondo documental producidos o recibidos por una
persona fsica o judicial
Archivos administrativos: archivo vigente activo con guarda con carcter de
los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de complemento de
los archivos centrales
Clases y caractersticas:
*Organizacin y puesta de servicios de los documentos durante su periodo
de la mxima utilidad para la administracin de las oficinas
*Asegurar la transferencia peridica de los documentos que ya no son de su
uso corriente
*Facilitar y agilizar la ubicacin de los documentos

Seleccin de los documentos: Una de las selecciones de la evolucin

establece su origen que derivara como el conjunto de documentos la idea
del archivo va ligada a la administracin uno o ms conjuntos de
documentos, sea cual sea su fecha, su forma, soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el
transcurso de su gestin, conservados, respetando aquel orden, para servir
como testimonio e informacin para la persona o institucin que los
produce, para los ciudadanos o para servir de fuente para la Historia
Importancia de la organizacin: su importancia radica en que estos archivos
son los responsables de depositar y almacenar los documentos activos que
estn en trmite y controlar la masa documental generada por los
organismos por ello es primordial establecerle a los documentos un destino
ordenado y clasificarlos bajo los principios con el objeto que los documentos
al pasar a ser inactivos puedan ser trasferidos con un orden establecido
Manejo autorizado de la informacin: La utilizacin de las nuevas
tecnologas tanto en la vida cotidiana de las personas, como en las
instituciones, ha revolucionado el acceso al conocimiento y a la informacin.
La globalizacin ha iniciado la desaparicin de las fronteras entre los
hombres, pese a las barreras existentes como las socio-econmicas,
lingsticas y culturales. Esto ha dado lugar a la denominada aldea global
con el predominio de la sociedad de la informacin, por el papel estratgico
que sta juega como elemento de poder cada vez ms importante.