PLAN DE MEJORAMIENTO

1. Objetivos de la Sesin
2. Conceptualizacin
3. Procedimiento
4. Anlisis de Causa
5. Ejercicio
Rectora
Seor Rector (E) Carlos Javier Mosquera Surez
Oficina Asesora de Control Interno
Dr. Jorge Enrique Vergara Vergara
Ing. Joaqun Medina Tellez
Oficina Asesora de Sistemas
Ing. Paulo Cesar Coronado Snchez
Oficina Asesora de Planeacin y Control
Olga Lucia Bolaos Silva
 OBJETIVO GENERAL
Suministrar a los participantes el conocimiento
terico prctico; que es requerido para la
adecuada identificacin, tratamiento y
seguimiento de la eficacia de las acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Dar a conocer la herramienta para el reporte y seguimiento
de los planes de mejoramiento.
Contextualizar en los participantes el marco terico global
referente al manejo de las acciones Correctivas, Preventivas
y de Mejora.
Suministrar las pautas terico prcticas que se deben
tener en cuenta para la correcta identificacin, tratamiento
y seguimiento de las acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejora.
Realizar un taller que facilite la interpretacin y aplicacin
de los contenidos metodolgicos planteados.
QU ES UN PLAN DE
MEJORAMIENTO?
EL PLAN DE MEJORAMIENTO ES
El instrumento que recoge y articula todas
las acciones correctivas, preventivas y de
mejora que emprender la Universidad para
dar tratamiento a aquellos incumplimientos,
hallazgos, debilidades, observaciones, no
conformidades, que tendrn impacto en el
cumplimiento a las metas establecidas, de
tal forma que permitan el desarrollo
institucional.
Por qu un Plan de
Mejoramiento Institucional?
Porque es el reflejo de:
La gestin de la institucin
universitaria,
De los procesos, actividades y
desempeo de la institucin, de
los procesos y de las personas.

Que se manifiesta en los resultados

y mejoramiento institucional.
Para qu un Plan de
Mejoramiento Institucional?
Los planes de mejoramiento
se realizan para identificar el
nivel de gestin de la
institucin examinando la
capacidad de sta para
moverse en el tiempo y
alcanzar los resultados
previstos.
Fuentes del plan de
Mejoramiento Institucional:
Auditorias Externas, (Los compromisos
adquiridos con los organismos de control
fiscal, de control poltico, CNA y con las
partes interesadas)
Auditorias internas de la Oficina Asesora
de control Interno
Auditorias Internas del SIGUD
Administracin del riesgo
Evaluacin de Indicadores
Revisin por la Direccin
Las autoevaluaciones realizadas.
Evaluacin del Subsistema de Control
Interno
Evaluacin de pares Acadmicos
 Su contenido contempla:
Fuente
Fecha de la observacin, hallazgo, NC
Origen (nombre de la auditoria)
Capitulo
Hallazgo, No Conformidad, Observacin y/o Situacin
detectada
Priorizacin de hallazgo
Proceso afectado
Lder del proceso
Factor del CNA
Metodologa Anlisis de Causas
Causa raz
Tipo de Accin propuesta (correctiva, preventiva o de
mejora)
Detalle de la accin
Formula del indicador
Meta
Su contenido contempla:
Unidad administrativa o dependencia responsable
Nombre del responsable de la Ejecucin
Fecha de inicia
Fecha de finalizacin
Tipo de recursos
Valor del Recursos
Fecha de seguimiento del responsable de la accin
Seguimiento de la accin
Soportes
Fecha de seguimiento de la Oficina Asesora de
Control Interno
Evidencia o soporte de la ejecucin
Resultado del indicador
Anlisis del seguimiento realizado por la Oficina
Asesora de Control Interno
Cumplimiento
Efectividad de la Accin
Estado de la Accin
Auditor que realizo el seguimiento.
CONSEJOS PARA LA PRACTICA
1.- Los planes que se formulen, deben ser aprobados por la autoridad competente,
incluir la asignacin de los recursos necesarios para la realizacin de las acciones
propuestas, definir responsables, incluir medidas para su seguimiento, fechas lmites
de implementacin y de ser posible la determinacin de los indicadores de logro y
seguimiento de las mejoras, con lo cual se establecen las especificaciones de
satisfaccin y confiabilidad.
2.- Al momento de realizar planes de mejoramiento se debe tener en cuenta que estas
acciones deben ser no slo cumplibles sino que se soporten en un anlisis de costo-
beneficio; adems deben atacar directamente las causas de la situacin detectada, y
deben ser realizados con objetividad con el fin de asegurar el mejoramiento continuo.
3.- Se recomienda que los responsables de las acciones contenidas en los planes de
mejoramiento, hagan seguimiento permanente al cumplimiento de las mismas.
4.- Las Oficinas de Control Interno realizarn seguimiento al cumplimiento de las
acciones contenidas es estos planes.
Estructura Plan de
Mejoramiento Institucional
IDENTIFICACIN DEL HALLAZGO

Tipo de Hallazgo, No Conformidad,

Fecha del Priorizacin de Proceso
Fuente Auditoria y/o Capitulo Observacin y/o Situacin Lder Proceso factor CNA
Hallazgo Hallazgos afectado
Origen detectada
(Lista
(Nombre completo del Especificar la
Desplegable) de
Informe origen del clase de Registre el
acuerdo a la
hallazgo y el Ente (DD-MM-AA) Auditoria numeral, ttulo o (No y/o requisito de la (Seleccione de
Politica de (Informacin (Seleccione de la
Externo, Interno y/o Fecha del (especial, pagina del no Conformidad o el la Lista
Operacin automtica) Lista desplegable)
Partes Interesadas) Informe regular, fiscal, informe de Hallazgo) desplegable)
contendia en el
(Selecciones lista interna, de Auditoria
Procedimiento GI-
desplegable) gestin, etc)
PR-004, Acciones

ESTABLECIMIENTO ACCIONES DE MEJORA

Hace referencia a las actividades a las cuales se compromete cada lider responsable del proceso afectado para cerrar el hallazgo, observacion, o situacin detectada

Unidad Acadmica y/o

Metodologia Tipo de Nombre y cargo del
Detalle de la Accin y/o Frmula del Administrativa Fecha Fecha Tipo Valor del
analisis de Causa(s) raiz del Hallazgo Accin Meta responsable de la
actividades indicador responsable de Inicio Terminacin Recursos Recurso
causas Propuesta ejecucin
ejecucin
(Presupuest
e el $ o
(Formule (Resultado Contratista o cantidad
(Ver GI-GUI-004, Gua para (Seleccione (Detalle todas las Acciones que
(Seleccione de la acorde a la deseado (Seleccione de la Lista funcionario encargado (DD-MM- (Lista que
la Identificacin y Anlisis de la Lista ejecutarn para eliminar la(s) (DD-MM-AA)
Lista desplegable) accin del desplegable) de llevar a cabo la AA) desplegable) considera
de Causas) desplegable) causa(s) del Hallazgo)
propuesta) indicador) accin) es
necesario
para cumplir
Estructura Plan de
Mejoramiento Institucional
AUTOEVALUACIN
Se refiere al seguimiento que debe hacer el responsable de la ejecucin
(columna "R")

fecha de
seguimiento soportes
seguimiento

fecha real en la que Describa los documentos

Describa las actividades
el responsable lleva que demuestran el avance
llevadas a cabo
a cabo la actividad fsico de la accin
Estructura Plan de
Mejoramiento Institucional
PRIMER SEGUIMIENTO DE 20XX

hace referencia al seguimiento que hace la oficina Asesora de control Interno

Evidencias o Resultado Analisis Auditor que

Fecha Efectividad de Estado de la
Soportes ejecucin del Seguimiento Cumplimiento realiz el
seguimiento la accin Accin
de la acci Indicador OACI seguimiento
Eficacia, esta Eficacia, esta
(Informacin
(De acuerdo relacionada con el relacionada con
(Relacione los del anlisis
al cumplimiento de la el cumplimiento (Seleccione de
documentos que adelantado por A= Abierta;
(DD-MM-AA) seguimiento actividad propuesta de la actividad la Lista
soportan y evidencian el Auditor que C= cerrada
coloque el (0=no cumple; 1= propuesta (0=no desplegable)
avances de ejecucin) realiz el
resultado) cumple parcialmente; cumple; 1=
seguimiento)
2= cumple) cumple
Accin correctiva: Conjunto de acciones tomadas para
eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
detectada u otra situacin no deseable.

Accin preventiva: Conjunto de acciones tomadas para

eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
potencial u otra situacin potencial no deseable.

Correccin: Accin tomada para eliminar una

no conformidad detectada.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

GI-PR-004, Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora
Reflexin
Cada problema
lleva en s mismo la
semilla de su propia
solucin
Pasos para
Implementar
ACAPAM
ACPM
Anlisis de Datos
Con el anlisis de datos podemos
verificar que se alcancen los
resultados planeados (Eficacia), con
los recursos disponibles (eficiencia).

Se deben realizar revisiones

peridicas para recopilar y analizar
los datos resultados de
seguimiento y la medicin de los
procesos y el producto y/o servicio.
Metodologas para
el Anlisis de Causas
Para efectuar el anlisis de causa se debe usar
como mnimo una de las siguientes herramientas
de mejora:
Cinco porqus.
Diagrama de causa efecto (Espina de Pescado)
Cinco Porqus?

Mtodo basado en realizar preguntas para

explorar las relaciones de causa-efecto que
generan un problema en particular.
Llega al centro de la realidad, extracta la causa
raz de un hallazgo o problema, permitiendo
llegar al fondo del problema.
Cinco Porqus?
Describir el problema a analizar con las componentes necesarias para
tener claridad acerca del mismo:
Qu pasa?
Dnde pasa?
Desde cundo pasa?
Cunto?
Qu est perjudicando?
Pregntese la causa que origina el problema.
De la causa planteada encuentre que causa ha ocasionado esta situacin.
Haga este ejercicio cuantas veces sea necesario, con el objetivo de
encontrar la causa raz del problema.
Puede ser que en la tercera o cuarta evaluacin haya encontrado la causa
raz.
Ejemplo de Cinco Porqus?
Diagrama Causa - Efecto o
Espina de Pescado
Herramienta que ayuda a identificar, clasificar y
poner de manifiesto posibles causas, tanto de
problemas especficos como de caractersticas de
calidad.
Muestra grficamente la relacin sistemtica entre
un resultado determinado (efectos) y todos los
factores (causas) posibles que influyen en dicho
resultado.
Diagrama Causa - Efecto o
Espina de Pescado
Determinar o identificar el hallazgo,
problema o efecto que se quiere analizar.
Se registra en una frase que resuma el
hallazgo o problema y se ubica dentro
de una caja que se dibuja en la parte
extrema izquierda del papel (denominado
cabeza del pescado).
Identificar las causas mayores y sub-causas
que contribuyen a l y representarlas por
lneas diagonales (espinas principales). Se
obtienen mediante lluvia de ideas.
Diagrama Causa - Efecto o
Espina de Pescado
Cada rama principal ser alimentada por sub-causas consignadas en el
listado de ideas resultante del primer ejercicio, incluso las sub-causas
puede ser alimentadas a su vez por otras sub-causas.
Validar la lgica de toda la cadena causal.
Analizar y leer el diagrama en direccin al efecto estudiado, con esto se
busca asegurar que cada rama tenga sentido lgico y operativo.
Conclusiones que es la misma Causa Raz resultado del ejercicio debe
ser registrada en la herramienta que se est adaptando para el manejo
del Plan de Mejoramiento, en el campo correspondiente a anlisis de
causas.
Ejemplo de Diagrama de Causa
Efecto o Espina de Pescado
Establezca acciones con
responsables y fechas lmites
Realice seguimiento a las
acciones propuestas
Confirme que las Acciones
fueron Eficaces