CONCEPTO y

FUNCIONES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes
extendidos por escrito en los que se deja constancia de las
operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de
acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las
disposiciones de la ley.
Los documentos comerciales siempre se emiten por lo menos
dos ejemplares, el mejor (original) para quien la recibe y la
peor (duplicado, triplicado....) para quien lo emite.
Algunos son obligatorios para demostrar que el acto de
comercio fue realizado, mientras que otros slo son usados en
condiciones particulares.

Funciones de la documentacin comercial

a. Funcin contable: proporciona a la Tenedura de Libros
los datos necesarios para efectuar las registraciones
contables.
b. Funcin de control: permite individualizar a las personas
que intervienen en las negociaciones, estableciendo sus
responsabilidades.
c. Funcin jurdica: es un medio de prueba escrita de las
transacciones efectuadas y de sus correspondientes
registraciones en los libros de Contabilidad.
d.- Funcin impositiva: los comprobantes contables
cumplen la funcin no solo de demostrar lo que expresan los
libros, sino tambin la de justificar lo manifestado en las
declaraciones juradas, y al mismo tiempo para facilitar la
fiscalizacin que se realiza mediante las inspecciones.

INTRODUCCION
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un
apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compaa o empresas.
Su misin es importante ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que
intervienen en una determinada operacin. Tambin ayudan a demostrar la realizacin de
alguna accin comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilizacin de tales
acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad.
La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo
siguiente:
En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada
operacin, o sea sus derechos y obligaciones.
Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de
comercio
Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobacin de los asientos de contabilidad.
Utilidad:
Son una constancia de las operaciones realizadas.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.
Clasificacin:
Externos
Internos De uso interno
De uso externo
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados
en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a
terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos,
vales.
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos pblicos
(escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depsito) y cualquier comprobante que
sea respaldo de una registracin contable, es fuente de informacin (planillas de sueldos, informes).
Obligados a emitir documentos comerciales:
Quienes comercializan cosas muebles.
Quienes comercializan o prestan servicios.
Quienes se dedican a la locacin de bienes.
Conservacin:
Los documentos comerciales deben ser conservados por diez aos contados desde la fecha de emisin
del documento.
Comprobantes que intervienen en:
CONCERTACIN DE LA OPERACIN
Orden de compra o Nota de pedido
Nota de venta
DESPLAZAMIENTO DE LA MERCADERA
Remito
Factura
Ticket
CIRCULACIN DE VALORES
Contado: Cheque
Crdito: Recibo
Nota de dbito
Nota de crdito
Resumen de cuenta
Pagar
Nota de pedido o de compra
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un
comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operacin.
Debern extenderse cmo mnimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribi
(comprador) y otro, que es el que se entrega o enva al vendedor.
Nota de ventas
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderas que ha
vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y dems condiciones
de la operacin.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el
compromiso de entregarle la mercadera que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a
recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operacin en los trminos
establecidos.
Remito
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisin de los bienes vendidos. En l, la persona
que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del
vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar. Sirve de base para la preparacin de la factura.
El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el
duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del
vendedor y se destina ala seccin facturacin para que proceda ala emisin de la factura. Por ltimo el
triplicado permanece en la seccin depsito par constancia de las mercaderas salidas.
Factura
Es la relacin escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancas que le ha vendido,
indicando cantidades, naturaleza, precio y dems condiciones de la venta.
Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el
comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilizacin queda registrado su
compromiso de pago.
Como mnimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el
duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la operacin de compraventa con ella queda concretada y
concluida la operacin y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal
Requisitos:
Respecto del vendedor:
Nombre y apellido, o razn social.
Domicilio legal.
Clave nica de identificacin tributaria (C.U.I.T.).
Nmero de inscripcin en el Impuesto a los Ingresos Brutos.
Condicin respecto al Impuesto al Valor agregado.
Fecha de emisin
Numeracin preimpresa, consecutiva y progresiva.
Cdigo de identificacin del documento (A, B o C).
Fecha de inicio de las actividades en el local habilitado para las ventas.
Respecto del comprador:
Nombre y apellido, o razn social.
Domicilio.
Condicin respecto del IVA.
Clave nica de identificacin tributaria.
Nmero de inscripcin en los ingresos brutos.
Respecto de la mercadera vendida:
Cantidad y descripcin.
Precio unitario.
Importe total.
Condiciones de venta.
Nmero de remito.
Respecto de la imprenta:
Nombre y apellido, o razn social.
Clave nica de identificacin tributaria.
Fecha en la que se realiz la impresin.
Primero y ltimo nmeros de los documentos impresos.
Nmero de C.A.I. (Cdigo de Autorizacin de Impresin).
Fecha de vencimiento.
Nota de dbito
Llmase as a la comunicacin que enva un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado
o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este
documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturacin, inters por pago fuera de trmino,
etc.
Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes:
En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisin o sellado que se aplic a
un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.
En los comercios: cuando se pag el flete por envo de una mercadera; cuando se debitan intereses,
sellados y comisiones sobre documentos, etc.
Nota de crdito
Es el documento en el cual el comerciante enva a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditacin
en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.
Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderas vendidas, rebajas de precios, devoluciones o
descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturacin.
Cheque
Llmase cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene
fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorizacin para girar en descubierto.
Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagar;
entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentacin del documento con las
modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.
Modos de extender un cheque.
a) al portador
b) a favor de una persona determinada, con la clusula "a la orden o sin ella".
c) a favor de una persona determinada, con la clusula "no a la orden u otra equivalente".
Recibos
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su
firma puesta al pie es la prueba de la extincin parcial o total de la deuda.
Pagar
Llamase pagar al documento por el cual una persona se compromete a para a otra, o a quien sta
indique, una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado.
Resumen de cuenta
Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la finalidad de:
Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen de Cuenta con el que
surge de sus propios registros.
Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.

DOCUMENTOS COMERCIALES
DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con
los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge
de lo siguiente:
* En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una
determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de
comercio

* Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones. *

Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobacin de los asientos de contabilidad

TIPOS DE DOCUMENTOS

Los documentos comerciales son:

1.- Factura

2.- Orden de compra

3.- Remito

4.- Recibo

5.- Nota de dbito

6.- Nota de crdito

7.- Cheque

8.- Pagare

9.- Nota de crdito bancaria o boleto de deposito

FACTURA

Una factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin econmica, que por
lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a
travs del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al
contrato de compraventa comercial.

La factura adems reemplaza a la boleta en las transacciones de una organizacin o negocio,

para efectos impositivos; estas son vlidas para los organismos fiscalizadores dada la completa
informacin que dan de cada transaccin, como un registro detallado de cada compra y venta.

Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente

corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.
Factura ordinaria

De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la
factura de uso ms frecuente es definitivamente la factura ordinaria.

Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de unaoperacin
econmica, ya sea esta una compraventa o la prestacin de algn servicio. Este tipo de
factura debe recoger toda la informacin necesaria sobre dicha operacin.

Factura rectificativa

Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algn
error o agregar algn dato que sea necesario.

Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna correccin en la factura

ordinaria o bien la devolucin de la mercanca. Esta factura se debe emitir en caso que la
factura original no cumpla con los requisitos establecidos por la ley vigente. Asimismo, tambin
se debe emitir una factura rectificativa en caso que se produzca algn error con la mercanca,
ya sean errores en el precio, descuentos, devoluciones, etc.
Factura recapitulativas

Una factura recapitulativaofrece la posibilidad deagrupar varias facturasemitidas hacia un

mismo destinatario y dentro de un mismo mes. Pero para que este documento sea vlido, es
necesario anular dichas facturas.

Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, tambin debe cumplir los
mismos requisitos bsicos. Por esta razn, la factura recapitulativa no solo debe mostrar el
valor total de las ventas del mes, sino que debe hacer una breve descripcin de todas las
operaciones que est agrupando.

Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de facturacin,
pero siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley.
ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a
un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y

presentar una factura.Todos los artculos comprados por una compaa deben
acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso.Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una
orden de compra:- Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el pedido-
Nmero de orden de compra- Nombre y direccin del proveedor- Fecha del pedido y fecha
de entrega requerida- Trminos de entrega y de pago- Cantidad de artculos solicitados-
Nmero de catlogo- Descripcin- Precio unitario y total- Costo de envo, de manejo, de
seguro y relacionados. Costo total de laorden- Firma autorizada

REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisin
al cliente de las mercaderas. La persona que recibe dichas mercaderas, mediante su firma,
reconoce haber recibido las mismas segn el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda
concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar.

La nota de remisin o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en

formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confeccin de la factura si la
entrega de las mercaderas es previa a la facturacin.
REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.
Los datos fundamentales de la nota de remisin son los siguientes:
1. Fecha de emisin.
2. Nmero de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos
comprobantes).
3. Detalle de las mercaderas entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).
6. Segn la Resolucin General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los
mismos datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda
DOCUMENTO NO VLIDO COMO FACTURA.
7. La letra R en el recuadro central del borde superior

RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado
por un servicio o producto.Hay de diversos tipos segn el formato, si queda registrado, y otras
caractersticas. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a
quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de
muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas
o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo
recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripcin de las facturas (nmeros que se
pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia
por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realiz con la emisin de mencionado
cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias al carbn,
como el caso de los vouchers de las tarjetas de crdito que tiene varias copias segn el uso de
los interesados. Adems sirve para sacar cuentas de cunto dinero se ha gastado.
NOTA DE DBITO

Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le

notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada
suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este
documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta,
ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago,
o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del
saldo de una cuenta.
NOTA DE CRDITO

Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de

informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica
en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera
de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos
especiales, o corregir errores por exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la
deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta, y la
nota crdito significa una erogacin.
CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la
persona que es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a
otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la
cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta
bancaria.

CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el
nombre del legtimo tenedor persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es
quien lo debe cobrar. El incluir la clusula "A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla
si bien pone de manifiesto explicitamente la capacidad que tiene el legtimo tenedor del cheque
de transmitir o endosar este a un tercero.

CHEQUE AL PORTADOR

Es aquel que no indica una persona especfica a favor de quien se expide. Este tipo de
cheque debe indicar la leyenda al portador en el espacio destinado para sealar el
nombre del beneficiario.

Caractersticas particulares:
 El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o
empresa sin necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea el portador del
cheque es quien podr cobrarlo.
No es necesario presentar una identificacin para realizar su cobro, ni escribir
los datos del tenedor del cheque al momento de presentarlo.
El cheque al portador podr ser expedido hasta por la cantidad que cada
institucin determine, de acuerdo a sus polticas internas.

Recomendaciones:
Al recibir un cheque al portador, depostalo o cbralo inmediatamente, ya que
en caso de extravo o robo, podr ser cobrado por cualquier persona.
Recuerda que aunque el cheque te haya sido robado, la institucin bancaria
tiene la obligacin de pagarlo a quien lo presente para su cobro, por lo que debes
notificar inmediatamente el extravo o el robo al banco, adems de seguir el
procedimiento que ste te indique para llevar a cabo este tipo de cancelacin.
Antes de expedir un cheque al portador verifica con tu banco cual es la
cantidad mxima por la que este puede ser expedido, ya que al ser disposiciones
del Banco de Mxico, estas pueden variar.
Respecto a la cancelacin de este tipo de cheques, sta se har efectiva hasta
que hayan transcurrido los plazos de presentacin que establece la Ley General
de Ttulos y Operaciones de Crdito; misma que seala que ser de 15 das
naturales que sigan al de su fecha, si fueran pagaderos en el mismo lugar de su
expedicin. Dentro de un mes si fueran expedidos y pagaderos en diversos
lugares del territorio nacional; y dentro de 3 meses si son expedidos en el
extranjero y pagaderos en territorio nacional o viceversa. Mientras no transcurran
estos plazos, no puede ser cancelado el cheque, salvo en caso de robo.

CHEQUE CERTIFICADO

En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar totalmenteseguro de

que este documento cuenta con los fondos suficientes para ser pagado por el banco;
para lo cual solicita al librador, quien a su vez requerir al banco certifique la existencia
de estos fondos. Esto significa que el banco retira el importe sealado en el cheque de
la cuenta de la persona que lo expide, sellndolo y firmndolo como prueba de
garanta de que el documento contar con los fondos suficientes cuando el beneficiario
lo presente para su cobro en el plazo establecido. Con este tipo de cheques se
asegura la existencia de recursos para el pago del documento an cuando
posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular de la misma no
podr disponer de ese dinero.

Caractersticas particulares
El cuentahabiente es el nico que puede solicitar la certificacin.
Debe ser nominativo, es decir estar a nombre de una persona o una empresa
determinada.
No es negociable por lo que no pueden cederse sus derechos mediante
endosos y slo puede canjearse por el beneficiario, quien deber cobrarlo o
depositarlo en su cuenta.
Junto con la leyenda en que se indique que el cheque est certificado, debe
contener dos firmas de funcionarios facultados por el banco.
Se cobra comisin por su certificacin.
Este cheque podr ser cancelado por el cuentahabiente que solicit su
certificacin siempre y cuando no haya sido cobrado y se devuelva el documento
al banco para realizar la cancelacin.
A diferencia del cheque de caja, para ste tipo de cheques es necesario que
quien lo emite tenga una cuenta en el banco que lo va a certificar, por lo que
puede decirse que nicamente es para clientes de ese banco.
Este tipo de documento puede ser muy til cuando se quiere asegurar de que
el cheque entregado como pago tenga fondos cuando se cobre en el banco.

Recomendaciones
Pregunta en tu banco sobre las comisiones que cobra por la certificacin de
cheques y el cargo en caso de cancelacin.
Si la cancelacin se debe a robo o extravo del documento, debers levantar un
acta ante el ministerio pblico y presentarte con una copia de la misma ante el
banco para que procedan a realizar los trmites de cancelacin.
CHEQUE DE CAJA

Los cheques de caja son emitidos por una institucin de crdito para que el cliente slo

pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha institucin.

El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedir el cheque y ste ser
pagado en esa misma institucin o en su caso podr depositarse en una cuenta del
beneficiario.

PAGARE
El pagar es uno de los elementos ms utilizados en el mbito comercial para documentar una
deuda y una de las herramientas ms eficaces para garantizar su futuro cobro.

En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayora utiliza esta arma comercial tan
importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en forma correcta.

NOTA DE CRDITO BANCARIA O BOLETO DE

DEPOSITO
La nota de crdito bancario (o boleta de deposito) es un documento que extiende el
banco como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en
calidad de depsito, para ser sumada a la cuenta del titular.

Las clases de depsitos bancarios ms comunes son: Cuenta corriente. Plazo fijo. Caja de
Ahorro.Tambin hay notas de crdito bancarias por acreditacin de intereses, devolucin de
gastos mal cobrados, etc.Es decir la nota de credito bancaria es el documento que emite el
banco cuando nos acredita dinero en nuestra cuenta.

Clasificacion de Documentos Comerciales

Introduccin
 Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en
los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas
las acciones que se realizan en una compaa oempresas.

Su misin es importante ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica entre las
partes que intervienen en una determinada operacin. Tambin ayudan a demostrar la
realizacin de alguna accin comercial y por ende son el elemento fundamental para la
contabilizacin de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la

empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos decontabilidad.

La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,

conforme surge de lo siguiente:

En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una
determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.

Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los

actos de comercio

Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas

operaciones.

Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y

la comprobacin de los asientos de contabilidad.

Utilidad:

Son una constancia de las operaciones realizadas.

Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

Clasificacin de la documentacin

Desde el punto de vista de quin recibe o emite la documentacin:

 Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego
recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos
efectuados, etc.

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas deventas, recibos
por cobro, presupuestos, vales.

Desde el punto de vista de documentacin que se registra y archiva:

Documentos que se archivan y generan registro:

Factura

Nota de Dbito

Nota de Crdito

Recibo

Pagar

Cheque

Nota de Crdito Bancaria

Documentos que slo se archivan:

Orden de Compra

Nota de Venta

Remisiones

Resumen de Cuenta

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los

instrumentos pblicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos dearrendamiento,
depsito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registracin contable, es
fuente de informacin (planillas de sueldos, informes).

Obligados a emitir documentos comerciales:

Quienes comercializan cosas muebles.

Quienes comercializan o prestan servicios.

Quienes se dedican a la locacin de bienes.

 Conservacin:

Los documentos comerciales deben ser conservados por diez aos contados desde la
fecha de emisin del documento.

CHEQUE

El cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el
librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o
autorizacin para girar en descubierto.

Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el
caso del pagar; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la
presentacin del documento con las modalidades particulares establecidas para cada
tipo de cheque.

Modos de extender un cheque.

a) al portador

b) a favor de una persona determinada, con la clusula "a la orden o sin ella".

c) a favor de una persona determinada, con la clusula "no a la orden u otra

equivalente".

Requisitos del Cheque

La denominacin "cheque" inserta en su texto, en el idioma empleado para

su redaccin.

Un nmero de orden impreso en el cuerpo del cheque.

La indicacin del lugar y de la fecha de creacin.

El nombre de la entidad financiera girada y el domicilio de pago.

La orden pura y simple de pagar una suma determinada de dinero, expresada en

letras y nmeros, especificando la clase de moneda. Cuando la cantidad escrita en
letras difiriese de la expresada en nmeros, se estar por la primera.

La firma del librador.

LETRA DE CAMBIO
 Es un documento literal que contiene una orden incondicional e pago dada por una
persona llamada girado, para que pague a la orden de un tercero llamado beneficiario,
cierta cantidad de dinero en la fecha y lugar sealados en el documento

REQUISITOS

La mencin de ser letra de cambio inserta en el texto del documento

Requisito indispensable para la eficacia del Ttulo

Su omisin trae como consecuencia que el papel no surta efectos en calidaddel Ttulo
de Crdito.

La expresin del lugar, del da, mes y ao en que se suscribe.

El cumplimiento de este requisito tiene importancia fundamental para poder

determinar la prescripcin y la caducidad.

Su omisin acarrea la ineficacia de la letra como tal.

La orden incondicional al girado de pagar una suma determinada de dinero.

Es la formula cambiaria con la cual se perfecciona la triangulacin de la letra de

cambio

Su omisin acarrea la ineficacia del titulo.

Nombre del Girado.

Es el sujeto con el que el girador mantiene una relacin subyacente dndose de

esta manera la triangulacin

Su omisin no permite que exista dicha triangulacin y el papel no surte como letra
de cambio.

El lugar y la poca de pago.

Si no estipula el lugar de pago se tendr como tal el domicilio del girado, si tuviere
varios se podr exigir el pago en cualquier de ellos, a eleccin del tenedor

Si se omite la fecha del pago, la presuncin legal es que la letra vencer a la Vista..

Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago.

El simple enunciado de este requisito permite concluir que la letra no se puede

emitir al portador sino que es NOMINATIVA
 Su omisin causa que el papel no surta efectos de la letra de cambio

Firma del Girador o de la persona que suscriba a su ruego o en su nombre.

Es el requisito verdaderamente indispensable para que el ttulo nazca a la vida del

mundo del Derecho, es la manifestacin de la voluntad de querer obligarse
cambiariamente

Su omisin causa la no-existencia de la obligacin y como consecuencia no existe

el Ttulo de Crdito.

Nota de dbito

Se llama as a la comunicacin que enva un comerciante a su cliente, en la que le

notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por
el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un
error en la facturacin, inters por pago fuera de trmino, etc.

En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisin que se aplic a

uncheque depositado y girado sobre una plaza diferente.

En los comercios: cuando se pag el flete por envo de una mercadera; cuando se
debitan intereses y comisiones sobre documentos, etc.

Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que hacargado en

su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Dbito.

Las causas que generan su emisin pueden ser:

Error en menos en la facturacin.

Intereses.

Gastos por fletes.

Gastos bancarios, etc.

La Nota de Dbito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo

tanto es un documento registrable.

Nota de crdito

Es el documento en el cual el comerciante enva a su cliente, con el objeto de

comunicar la acreditacin en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo
expresado en la misma.
 Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderas vendidas, rebajas deprecios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturacin.

Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en

conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno
de los siguientes motivos:

Error en ms en la facturacin.

Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.

Devolucin de mercaderas.

La Nota de Crdito siempre origina una disminucin en la cuenta del comprador o

deudor, por lo tanto es un documento registrable.

Solicitud de compra

Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de

compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operacin.

Debern extenderse como mnimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo
suscribi (comprador) y otro, que es el que se entrega o enva al vendedor.

Nota de ventas

Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las

mercaderas que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de
entrega, forma de pago y dems condiciones de la operacin.

Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que
toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadera que se detallan en la
misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a
ambas partes a realizar la operacin en los trminos establecidos. Es emitida por
duplicado. Este documento no origina registroscontables.

Remisin

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisin de los bienes

vendidos. En l, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad,
y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del
comprador a pagar. Sirve de base para la preparacin de lafactura.
No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente las remisiones
se emiten sin valores

Tiquete:

Se emite por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser emitida por
operaciones de contado o en cuenta corriente. Los tiquetes slo pueden ser emitidos
por mquinas registradoras (o controladores fiscales) autorizadas por la DIAN.

Factura

Es la relacin escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancas

que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y dems condiciones de la
venta.

Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del
vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su
contabilizacin queda registrado su compromiso de pago.

Como mnimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del
comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el
cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operacin de compraventa con ella queda

concretada y concluida la operacin y es un documento de contabilidad y medio de
prueba legal

Requisitos:

Respecto del vendedor:

Nombre y apellido, o razn social.

NIT

Domicilio legal.

Fecha de emisin

Numeracin preimpresa, consecutiva y progresiva.

 Fecha de inicio de las actividades en el local habilitado para las ventas.

Respecto del comprador:

Nombre y apellido, o razn social.

NIT - cdula

Domicilio.

Condicin respecto del IVA.

Respecto de la mercadera vendida:

Cantidad y descripcin.

Precio unitario.

Importe total.

Condiciones de venta.

Respecto de la imprenta:

Nombre y apellido, o razn social.

NIT.

Fecha en la que se realiz la impresin.

Fecha de vencimiento.

RECIBOS

El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el

que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extincin parcial o total de la
deuda.

Este documento tiene importancia:

Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.

Contable: para quien lo confeccion es una constancia de los ingresos de fondos,

y para quien lo recibe es un elemento de control de la salida devalores.

Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.

PAGAR

Documento Literal o Titulo de valor o Instrumento Financiero, documento escrito

mediante el cual una persona

(Emisor) Se compromete a pagar a otra persona (El Beneficiario) Una determinada

cantidad de dinero en una fecha acordada.

Los pagares pueden ser al portador o endosables es decir, que se pueden transmitir
de un tercero los pagares pueden emitirlos los individuos particulares de empresas o
estados.

RESUMEN DE CUENTA

Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la
finalidad de:

Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen de

Cuenta con el que surge de sus propios registros.

Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.

ACCIONES DE SOCIEDAD

Ttulos que representan la participacin individual de sus tenedores en un crdito

colectivo a cargo de una sociedad Annima.

Finalidad : Aumento de recursos

CONCILIACIN BANCARIA

Es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con

ellibro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias.

La conciliacin consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las

constancias que surgen de los resmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un
bsico ejercicio de control, basado en la oposicin de intereses entre la empresa y el
banco.
 La conciliacin bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control.

Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas

operaciones por falta de informacin.

Las notas de dbito bancarias y las notas de crdito bancarias son emitidas por el
banco y tambin originan diferencias. Los dbitos y crditos que el banco efecta en la
cuenta corriente del cliente no son registrados por diversos motivos:

Por no haber recibido la nota de dbito o crdito.

La nota de dbito o crdito fue recibida pero an no se contabiliz.

Por que el banco no emite la nota de dbito, sino que directamente hace el cargo
en la cuenta, y el cliente se informa cuando recibe el resumen de cuenta. Es el caso
de algunos conceptos como los gastos de mantenimiento, de impresin de cheques,
comisiones por cheques rechazados, y tambin los impuestos que graben estos
servicios.

Tambin puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y el banco se
deban a errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas s son
diferencias reales que deben corregirse si son de la empresa o reclamarse al banco si
el error es suyo.