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Contenu

Prefixes de numrotation........................................................................................................................ 3
Prfixes associs la messagerie vocale** ......................................................................................... 3
Numrotation .......................................................................................................................................... 4
Principes .............................................................................................................................................. 4
Appels .................................................................................................................................................. 4
Restrictions d'accs extrieur ............................................................................................................. 6
Numros d'urgence ............................................................................................................................. 7
Gestion des appels .................................................................................................................................. 8
Rceptionner un appel ........................................................................................................................ 8
Transfrer un appel ............................................................................................................................. 8
Confrence 3 .................................................................................................................................... 9
Recevoir un deuxime appel ............................................................................................................... 9
Renvoi d'appels ................................................................................................................................. 10
Poste associ ..................................................................................................................................... 11
Consultation des appels externes non rpondus .............................................................................. 12
Emission d'appels .................................................................................................................................. 12
Emettre un appel ............................................................................................................................... 12
Rappel du dernier numro compos................................................................................................. 12
Rappel automatique .......................................................................................................................... 13
Fonctionnalits particulires ................................................................................................................. 13
Verrouillage du poste ........................................................................................................................ 13
Rappel de rendez-vous ...................................................................................................................... 13
Ne pas dranger ................................................................................................................................ 14
Fonctionnalits multi usagers ............................................................................................................... 15
Supervision de postes........................................................................................................................ 15
Groupement de postes...................................................................................................................... 15
Groupe d'interception ....................................................................................................................... 16
Filtrage patron/secrtaire ........................................................................................................... 17
Messagerie vocale ................................................................................................................................. 18
Votre bote vocale ............................................................................................................................. 18
Personnalisation ................................................................................................................................ 18
Premire initialisation ................................................................................................................... 18
Modification du message d'accueil standard ................................................................................ 19
Modification du mot de passe ....................................................................................................... 19
Utilisation courante ............................................................................................................................... 20
Renvois/annulation des renvois ........................................................................................................ 20
Consultation ...................................................................................................................................... 20
Fonctions avances ............................................................................................................................... 22
Message d'accueil personnalis ........................................................................................................ 22
Prefixes de numrotation
Prfixe/ Signification*
Annulation
0 Appel extrieur
#0 Appel extrieur vers serveurs vocaux
9 Accueil gnral de l'UDS
10 Accueil local (s'il existe)
60 / 71 Renvoi immdiat
61 / 71 Renvoi sur occupation
62 / 71 Renvoi sur non rponse
63 / 71 Renvoi sur occupation/non rponse
64 / 83 Renvoi immdiat distance
67 Consultation personnes rappeler
68 Rappel dernier appelant
70 Rmission dernier numro (bis)
74 Annulation rappel autom. poste occup
75 / 75 Verrouillage/dverrouillage du poste
76 / 76 Parcage/Reprise parcage
79 Modification du code personnel
81 / 82 Rappel-rendez-vous
85 Interception d'appel
86 Interception d'appel entit

88 Entre dans le groupement de postes


89 Sortie du groupement de postes
Suffixe Signification
2 Va-et-vient
3 Confrence trois
5 / 74 Rappel sur non rponse/occupation
6 Attente sur occupation

* : tous les prfixes ne sont pas accessibles tous les postes ni en toute circonstance

Prfixes associs la messagerie vocale**


Prfixe Signification
Consultation de la bote vocale
73 - depuis votre poste
73* - depuis un autre poste interne
0368850042 - depuis l'extrieur de l'UDS
Modification du code d'accs, au menu
73 + code guide composer :
- 4 : options personnelles
- 2 : options de gestions
- 1 : options de gestion de bote vocale
- 1 : mot de passe
- 1 : mot de passe personnel
Modification du message d'accueil, au menu
73 + code guide, composer :
- 4 : options personnelles
- 3 : message d'accueil
- 3 : nom prenregistr
300 Renvoi immdiat
301 Renvoi sur occupation/non rponse
302 Renvoi sur occupation
303 Renvoi sur non rponse
71 Annulation des renvois vers la messagerie
vocale
** : pour vrifier si votre poste dispose d'une bote vocale, adressez-vous au Support informatique

Numrotation

Principes

L'universit de STRASBOURG dispose depuis le janvier 2009, d'un plan de numrotation homogne.

Les avantages en sont :

un prfixe d'appel unique pour tous les postes tlphoniques de l'Universit, de la forme :
03.68.85.xx.xx
(soit une plage de 10 000 numros conscutifs)
une numrotation courte 5 chiffres pour tous les appels vers des postes internes, de la
forme 5.xx.xx
des prfixes d'accs aux services proposs par l'installation tlphonique identiques d'une
composante l'autre
(renvois, transferts, messagerie vocale, ...)

Appels

Communiquer votre numro d'appel


Si votre numro d'appel est compris entre :

03.68.85.00.00 et 03.68.85.79.99 (numros dits SDA)


o vos correspondants extrieurs peuvent vous joindre directement en composant
votre numro 10 chiffres
o ces numros sont typiquement attribus aux personnels de l'Universit
40.000 et 49.999 (numros dits non-SDA)
o vos correspondants extrieurs ne peuvent vous joindre que par transfert d'appel
ralis soit :
par l'accueil tlphonique gnral (numro d'appel : 03.68.85.00.00),
par un accueil local,
par un poste situ dans la plage de numros SDA.
o ces numros sont habituellement rservs des usages spciaux tels des salles de
TP, des lignes ascenseurs, des postes ne devant pas tre connus de l'extrieur, ...
Emettre un appel externe
Composez le prfixe 0 de prise de ligne, puis chiffrez le numro complet de votre correspondant,
sans omettre le ou les zro(s) initial(aux).

Exemples :
0 puis 03 90 xx xx xx, pour un appel local
0 puis 0041 xx xxx xx xx pour un appel vers la Suisse

Remarque importante :

Les numros accessibles l'extrieur de l'UDS sont limits par les restrictions d'accs extrieur
imposes votre poste par le chef de service ou le responsable de votre composante ou laboratoire.
Si lors de la numrotation, vous obtenez le message vocal Cette manoeuvre n'est pas autorise,
veuillez vous renseigner , signifie que les autorisations de numrotations sont restreintes. Pour vous
renseigner sur votre restriction actuelle, veuillez contacter le Support informatique de luniversit.

Particularits :

les appels vers des serveurs vocaux (depuis les postes numriques uniquement) ncessitent
de passer votre poste en frquence vocale soit :
o pralablement l'appel en composant le prfixe #0 en place du prfixe 0
o en cours d'appel, avant de chiffrer le premier code vocal en tapant sur le caractre *
(toile) du clavier numrique puis en composant le code numrique correspondant
la fonction dsire
Emettre un appel interne

Tous les postes tlphoniques de l'UDS sont directement accessibles en interne par leurs numros
5 chiffres compris entre 5 0000 et 5 9999.

Font exceptions :

l'accueil gnral de l'UDS, composez le 9


votre accueil local (s'il existe), composez le 10

Restrictions d'accs extrieur

Les restrictions d'accs extrieurs consistent en la possibilit :

1. de limiter poste par poste l'mission d'appels vers une ou plusieurs destinations,
2. d'autoriser ou d'interdire globalement (sans rfrence une destination prcise), le renvoi
du poste vers un numro extrieur.

Restrictions d'appels vers l'extrieur

Les destinations principales, chacune englobant la prcdente sont dfinies comme suit :

Destination
Explication
principale

interne appels autoriss uniquement vers des postes internes de l'UDS

national appels autoriss vers la France mtropolitaine

international appels autoriss vers ltranger

mobiles appels autoriss vers des tlphones mobiles (prfixe : 06 et 07)

N spciaux appels autoriss vers les numros suivants (liste non exhaustive) :

1014, 1015 : services clients FT


12 : renseignements
32xx : cartes prpayes, ...
36xx : numros minitels
3699 : horloge parlante
08xx : tous les numros en 0800, 0811, 0825, 0892, ...
etc ...

Dmarche : il est du ressort du chef de service, ou du responsable de composante ou de laboratoire,


d'attribuer les autorisations d'accs vers ces destinations en contactant le Support informatique.
Exemples de combinaisons :
- poste 50331 : rgional, avec GSM, sans n spciaux
- poste 50332 : national, sans GSM, avec n spciaux

Restriction de renvoi vers l'extrieur


Par dfaut l'autorisation d'effectuer un renvoi d'un poste vers un numro extrieur est invalide,
cela se conoit aisment pour des questions de cots.

Prenons l'exemple d'un poste interne renvoy vers un GSM :

l'appelant supporte uniquement le cot de l'appel mis vers le poste interne


le poste interne appel l'Universit, en renvoi vers un GSM, supporte pour chaque
communication et pour toute la dure de l'appel, le cot d'un appel fixe vers un GSM ce qui
peut rapidement s'avrer trs onreux

L'autorisation de renvoi vers un poste extrieur ncessite la mme dmarche que pour la restriction
d'appel extrieur.

Numros d'urgence

Ils sont accessibles depuis tout poste tlphonique de l'UDS, quelles que soient ses restrictions
d'accs extrieur (en composant ou non le prfixe 0 de prise de ligne).

N Service

15 SAMU

17 Police

18 Pompiers

112 Services d'urgences europens


Gestion des appels

Rceptionner un appel
A partir d'un poste analogique

Le poste analogique ne prsente pas de particularit, dcrocher simplement le combin

A partir d'un poste numrique

Procder comme pour un poste analogique.


En sus, l'afficheur vous indique s'il s'agit d'un appel :

interne par affichage du nom de l'usager


externe par affichage du numro de l'appelant ou de la mention RNIS si le numro
ne peut tre prsent (cas du secret d'identit notamment)

Transfrer un appel
En cours de communication, il est possible de transfrer votre interlocuteur vers un autre poste.
Pour cela :

A partir d'un poste analogique

Appuyez sur la touche "R" et composez le numro destinataire : votre premier


interlocuteur est mis en attente.
Lorsque le destinataire dcroche, vous tes en communication avec lui et pouvez annoncer
la personne que vous souhaitez transfrer.
Ds lors vous avez plusieurs possibilits :

vous raccrochez simplement : le transfert s'effectue, vos deux interlocuteurs sont


dsormais en communication
vous composez "R", puis 3 : pour passer en confrence 3.

A partir d'un poste numrique

Le principe est le mme que pour un poste analogique, mais sans utiliser la touche "R",
composez simplement le numro destinataire.

Note : certains postes numriques proposent une mise en oeuvre simplifie de ces
fonctionnalits via des touches prprogrammes :

modles Easy, Premium : la mise en confrence s'effectue via la touche 3


modle Advanced : la mise en confrence est accessible partir des touches
contextuelles (voir sur l'afficheur) ou touche 3
Confrence 3

La confrence 3 est ralisable depuis tout poste de l'installation, que vos correspondants soient
internes ou externes.

A partir d'un poste analogique

Emettez premier appel, attendez dtre en ligne avec votre interlocuteur, appuyez sur la
touche "R" et composez le numro du second interlocuteur, le premier est
automatiquement mis en attente.
Lorsque la communication est tablie avec le second interlocuteur vous pouvez initier la
confrence en tapant "R", puis 3.

Notes :

lorsque l'un de vos deux interlocuteurs raccroche, vous retrouvez l'interlocuteur


restant

A partir d'un poste numrique

Le principe est le mme que pour un poste analogique, mais sans employer la touche "R",
composez simplement le numro du second interlocuteur et au dcroch, tapez 3.

Note : les postes numriques modles Advanced ou alcatel 4029/4039 proposent une mise
en oeuvre simplifi de cette fonction par simple appui sur la touche contextuelle (voir sur
l'afficheur) correspondante lorsque vous tes en ligne avec votre second interlocuteur.

Recevoir un deuxime appel

Le comportement de votre poste en cas de rception d'un deuxime appel est diffrent selon que
vous disposiez d'un poste analogique ou numrique, mono ou multiligne, en renvoi ou non sur
occupation vers votre bote vocale.

Les diffrents cas de figure sont explicits ci-dessous :

A partir d'un poste analogique

Votre ligne est considre comme occupe.

Si l'appelant est externe, il recevra la tonalit d'occupation et pourra vous


recontacter ultrieurement.

Note : si votre poste est en renvoi sur occupation vers votre bote vocale,
l'appelant peut vous laisser un message.

Si l'appelant est interne, il se verra proposer d'initier un rappel automatique vers


votre poste

Note : si votre poste est en renvoi sur occupation vers votre bote vocale, le rappel
automatique n'est pas propos l'appelant interne.
A partir d'un poste numrique

Poste configur en monoligne (par dfaut):


Votre ligne est considre comme occupe.
Le comportement est identique un poste analogique (voir ci-dessus).
Poste configur en multiligne (avec deux touches de prise de ligne ou plus) :
Dans ce cas, lorsque vous tes en communication et qu'un second interlocuteur
cherche vous joindre, vous tes averti la fois par un signal sonore et par la
modification de votre afficheur pendant quelques secondes prsentant le numro
du second appelant.

Pour prendre l'appel, appuyez sur la touche de prise de ligne en regard du voyant
clignotant : votre premier interlocuteur est mis en attente.

Vous pouvez passer alternativement de l'un l'autre en appuyant sur les touches
de prise de ligne correspondantes (le voyant clignotant indique toujours
l'interlocuteur en attente).

Renvoi d'appels
Cette fonction permet de transfrer automatiquement tout appel arrivant sur votre poste soit vers
un autre poste de l'installation, soit mme vers un poste extrieur ( condition de disposer de
l'autorisation requise, voir Restrictions d'accs extrieur).

Le renvoi peut tre soit :

immdiat : l'appel transite immdiatement vers le poste destinataire du renvoi, votre poste
ne sonne pas
sur occupation : le renvoi n'est dclench vers le poste destinataire que si vous tes dj en
ligne
sur non rponse : le renvoi est dclench vers le poste destinataire aprs 5 sonneries

Note : le renvoi sur non rponse est particulirement utile lorsque vous tes amens vous
absenter frquemment de votre poste de travail, vous pouvez le laisser actif en permanence
condition de dcrocher avant la 5me sonnerie (voir aussi poste associ)

Pour cela, composez l'un des prfixes suivants suivi du numro destinataire :

Pour tous types de postes

60 renvoi immdiat

61 renvoi sur occupation

62 renvoi sur non rponse

63 renvoi sur occupation/non rponse

Particularit :
Vous pouvez effectuer un renvoi immdiat de votre poste distance partir d'un autre poste de
l'installation.
Ceci est particulirement utile lorsque vous vous tes absent de votre bureau et avez oubli
d'effectuer le renvoi.

Prfixe Action

64 renvoi immdiat distance

puis composez le numro du poste destinataire du renvoi

ensuite, composez le numro de votre poste

enfin,composez votre code personnel (4 chiffres) ou 0000 si c'est la


premire fois que vous l'utilisez.
Note : l'annulation de ce renvoi par contre ne peut se faire
distance.

Pour annuler tous les renvois :

Prfixe Action

71 annulation de tous les types de renvois

Poste associ
A chaque numro de poste peut-tre associ le numro d'un autre poste. Cette fonctionnalit
revient dfinir un renvoi implicite sur non rponse (aprs 5 sonneries) vers l'associ qui peut tre
soit :

le numro interne d'un autre poste de l'installation ( 5 chiffres)


le numro de votre bote vocale (obligatoirement 40042 pour tout le monde)
le numro de votre propre poste (pour annuler toute association).

Ce paramtrage a pour avantage de dfinir un comportement par dfaut en rception d'appel sur
votre poste, que vous pouvez supplanter occasionnellement par un renvoi explicite (cf. ci-dessus
Renvois d'appel).
A partir d'un poste analogique

Dfinir un associ : composez le prfixe #1, puis saisissez votre code personnel (4
chiffres) suivi du numro de poste associer et raccrochez.
Supprimer un associ : procdez comme pour la dfinition d'un poste associ mais
indiquez votre propre numro d'appel.

A partir d'un poste numrique


La procdure est identique (cf. ci-dessus).

Consultation des appels externes non rpondus


En votre absence, les postes numriques mmorisent les appels externes non rpondus jusqu' une
limite maximale de 16.

A partir d'un poste analogique

Cette fonction n'est pas disponible.

A partir d'un poste numrique

L'icne associe la touche ISDN ou la touche orange avec lenveloppe indique la prsence
d'appels non rpondus.

Note : sitt consulte, l'information disparait, aussi est-il plus prudent d'en garder une
trace crite

Emission d'appels

Emettre un appel

Voir aussi Numrotation - Appels

Pour tous types de postes

Le poste analogique ne prsente pas de particularit, dcrocher simplement le combin et


composez le numro du destinataire :

5 chiffres pour un appel interne


0 puis dix chiffres pour un appel externe

Rappel du dernier numro compos


Vous avez la possibilit de rappeler le dernier numro compos de manire analogue la touche
"Bis" de certains tlphones.

Pour cela :

A partir d'un poste analogique

Composez le 70 : rappel du dernier numro compos

A partir d'un poste numrique

La manipulation est la mme que pour un poste analogique.


Note : tous les postes numriques disposent d'une touche prprogramme pour cette

opration

Rappel automatique

Lors d'un appel interne, si votre correspondant est dj en ligne (dans le cas o son poste est
monoligne), vous vous verrez proposer d'initier un rappel automatique sur son poste en composant
le 5.

Lorsque votre correspondant raccroche, votre poste sonne, lorsque vous dcrochez, le systme
rappelle automatiquement votre correspondant.

Pour annuler le rappel automatique :

1. si vous tes l'initiateur du rappel, sur votre poste, composez le 74


2. si vous tes le destinataire d'un rappel automatique non abouti, composez le 67

Fonctionnalits particulires

Verrouillage du poste
Le verrouillage du poste vous permet :

d'interdire tout appel vers un numro extrieur notre installation (hormis les numros
d'urgence)
d'empcher la modification de la configuration de votre poste tlphonique (touches
prprogrammes, rpertoire, ...).

Pour verrouiller/dverrouiller votre poste :

A partir d'un poste analogique

Verrouillage : composez le 75, votre poste est aussitt verrouill


Dverrouillage : composez le 75, puis saisissez votre code personnel (4 chiffres)

A partir d'un poste numerique

La procdure est la mme que pour un poste analogique (cf. ci-dessus).

Note : vous pouvez affecter une touche programmable cette fonction en cas d'usage
frquent

Rappel de rendez-vous

L'autocommutateur est en mesure de faire sonner votre poste une heure prcise pour vous
rappeler un rendez-vous.

A partir d'un poste analogique


Pour gnrer un rappel de rendez-vous :
Composez le prfixe 81, puis l'heure et de la minute de rappel sous la forme
HHMM, suivi du poste destinataire du rappel
Pour annuler un rappel de rendez-vous :
Composez le prfixe 82

A partir d'un poste numrique

La procdure est identique (cf. ci-dessus).

Note : l'afficheur vous indique qu'il s'agit d'un rappel.

Notes :

si vous ne dcrochez pas la 1re fois, un second rappel est effectu 2 min. aprs le 1er, puis
le rappel est automatiquement annul
si votre poste est renvoy, le rappel ne suit pas le renvoi
il n'est possible d'initier qu'UN seul rappel la fois, toute nouvelle programmation remplace
la prcdente
Attention toutefois : l'heure de l'autocommutateur est sujette variations.

Ne pas dranger
Si vous souhaitez ne pas tre drang, vous pouvez rendre votre poste inaccessible sauf
l'opratrice.
Dans ce cas :

lors d'un appel interne, l'appelant peroit un disque vocal indiquant que l'appel est
momentanment inaccessible ;
lors d'un appel externe, l'appelant est renvoy l'accueil gnral de l'UDS.

Pour cela :

A partir d'un poste analogique

Activation : composez le prfixe 72 puis votre code personnel


Dsactivation : composez le prfixe 72

A partir d'un poste numerique

La procdure est identique (cf. ci-dessus)


Fonctionnalits multi usagers

Supervision de postes

La supervision de postes est rserve aux postes numriques premium, advanced, 4028/9 4038/9 qui
seuls disposent d'un afficheur d'icnes en regard de leurs touches programmables.

La supervision permet de dterminer, via l'afficheur icnes, l'tat de communication d'un autre
poste de l'installation, savoir s'il est :

libre
dans ce cas de figure, un appui sur la touche programmable en regard, revient composer le
numro de poste de l'usager supervis
en sonnerie
dans cet autre cas de figure, un appui sur la touche programmable en regard de l'icne
permet de rcuprer l'appel depuis le poste supervis
occup
dans ce dernier cas de figure, l'appui sur la touche programmable quivaut un appel sur
poste occup, il vous sera propos d'initier un rappel automatique

Notes :

1. Un poste peut en superviser plusieurs autres dans la limite des touches programmables
disponibles.
2. Les postes de secrtariat tireront particulirement bnfice de cette fonctionnalit en
orientant les appels entrants directement selon l'tat du poste demand.

La programmation des touches de supervision ncessite de modifier le paramtrage du poste au


niveau de l'autocommutateur, aussi, merci d'adresser vos demandes si possible par e-mail au
support informatique.

Groupement de postes

Le principe du groupement de postes est de faire sonner plusieurs postes tlphoniques l'aide d'un
seul numro d'appel virtuel (numro de groupement).

L'intrt du groupement est particulirement visible dans les services assurant un accueil (standard,
scolarits, services techniques, ...) car :

il suffit de communiquer un unique numro d'appel virtuel


les postes membres du groupement peuvent toujours tre appels individuellement en
composant leur propre numro d'appel
n'importe quel poste membre du groupement peut dcrocher un appel arrivant sur le
numro de groupement
le groupement peut supporter autant d'appels entrants simultans qu'il comporte de postes
membres
en cas de pointe de traffic, il est possible de rajouter dynamiquement des postes dans le
groupement s'ils ont t dclars pralablement

Les descriptifs de chaque type de groupement de postes, avec leurs avantages et contraintes
respectives sont prsents ci-dessous.
Le groupement parallle
Tout appel arrivant sur le numro de groupement fait sonner tous les postes membres
simultanment.
Le premier poste qui dcroche prend l'appel, librant le numro de groupement.

Si un second appel se prsente alors, les autres postes membres du groupement sonnent
nouveau simultanment et peuvent prendre l'appel en dcrochant. Ceci se rpte jusqu'
ce que tous les postes membres soient en ligne : dans ce cas, le groupement est
totalement occup et l'appelant devra renouveler son appel ultrieurement.

Limitations :

les postes participants un groupement parallle subissent les contraintes


suivantes :
o n'appartenir qu' un seul groupement
o ne pas tre multilignes
o ne pas appartenir un filtrage patron-secrtaire
le numro de groupement n'admet pas de messagerie vocale

Le groupement squentiel
Tout appel arrivant sur le numro du groupement squentiel fera sonner successivement
les postes membres selon un ordre prconfigur.

Si le premier poste du groupement ne rpond pas aprs 5 sonneries ou s'il est dj en


ligne, l'appel est transfr au poste suivant dans la liste des postes.
Le groupement cyclique
Le groupement cyclique est une variante du groupement squentiel dans laquelle on
reboucle sur le 1er poste de la liste.

Si le groupement l'autorise, l'usager pralablement dclar membre peut y entrer ou en ressortir sa


guise, par composition des prfixes suivants :

Prfixe Action
88 Entre dans le groupement de poste
89 Sortie du groupement de poste

Les demandes de cration de groupement sont adresser au Support informatique.

Groupe d'interception

Pour qu'un poste dispose de l'autorisation d'intercepter directement les appels arrivant sur un autre
poste de l'installation, tous deux doivent figurer dans un mme groupe d'interception. Notes :

un poste ne peut figurer que dans un unique groupe d'interception


l'interception peut tre dirige ou non
Dirige : la personne interceptant est oblige de composer le numro prendre
Non dirige : la personne intercepte le poste en cours de sonnerie, quel qu'il soit
s'il faut une interception plus fine, il vaut mieux se diriger vers de la supervision de poste
Prfixes d'interception :

Prfixe Action
85 + n de poste Interception dirige
86 Interception du poste en cours de sonnerie

La dclaration des groupes d'interception est faite par demande auprs du Support informatique

Filtrage patron/secrtaire

Le filtrage patron/secrtaire permet de simplifier certaines oprations tlphoniques dans le


cadre d'une configuration de postes de secrtariat.

Les avantages :

les postes patron et secrtaire partagent une ligne prive commune permettant la
secrtaire d'annoncer les appels avant transfert et au patron de demander des
renseignements la secrtaire alors que l'un ou l'autre sont dj en ligne
le poste patron dispose d'une touche activant le filtrage, dans ce cas, tous les appels directs
vers son numro sont renvoys vers le poste secrtaire
le poste secrtaire est inform de l'tat de communication du poste patron (libre/occup/en
filtrage)
le poste patron est inform de la prsence de la secrtaire l'aide d'une touche secrtaire
absente

Les contraintes :

les postes doivent tre numriques pour la secrtaire car cette fonction monopolise
plusieurs touches programmables
la secrtaire doit avoir une bonne connaissance du maniement de son poste (signification
des icnes de communication et gestion de plusieurs lignes)

Descriptif de la configuration de chaque poste :

Poste patron
Touche multiligne : rserve aux appels normaux vers le poste patron
Touche de filtrage : activation/dsactivation du filtrage d'appels par la secrtaire
Touche Appel secrtaire : ligne prive vers le poste secrtaire

Poste secrtaire
Touche multiligne : rserve aux appels normaux vers le poste secrtaire
Touche multiligne prive : rserve aux appels vers le poste patron
Touche Appel patron : rserv aux appels patron
Touche Supervision de filtrage : lui permet de savoir si le poste patron a activ le
filtrage
Touche Secrtaire absente : les appels raboutissent sur le poste patron
Touche Messagerie patron : ventuellement (sur modle de poste Advanced
uniquement), consultation par la secrtaire de la messagerie du poste patron
La configuration d'un filtrage patron-secrtaire est effectue par demande auprs du Support
informatique

Messagerie vocale

L'installation tlphonique de l'UDS comporte un systme de messagerie vocale centralise qui


permet tout utilisateur, quel que soit le type ou modle de poste tlphonique, de grer les appels
en son absence.

Votre bote vocale


La messagerie vocale ou boite vocale est le rpondeur/enregistreur associ votre numro de poste.

Note : un poste ne peut tre associ qu' une seule bote vocale Pour savoir si votre poste est bien
associ une bote vocale, composez le prfixe 73, si vous entendez :

Cette manoeuvre n'est pas autorise, veuillez vous renseigner


votre poste ne dispose pas de bote vocale, contactez le Support informatique de l'UDS pour
en dclarer une nouvelle
Bonjour, ce serveur vocal interactif peut vous aider ...
votre poste dispose bien d'une bote vocale, mais qui n'a pas encore t initialise, passez
directement la rubrique Premire initialisation ci-dessous
le nom d'un usager suivi de Veuillez composer votre mot de passe ou ...
si la bote est au nom d'un autre usager, ou si elle est votre nom mais que vous avez oubli
le mot de passe, contactez le Support informatique de l'UDS

Personnalisation

Premire initialisation

Aprs sa cration, votre bote vocale doit obligatoirement tre initialise en composant soit le :

Code Explication

73 pour une initialisation fournissant des explications dtailles sur le fonctionnement


de la messagerie vocale

73# pour une initialisation plus rapide.

Lors de cette opration, il vous faudra successivement :

1. entrer votre code d'accs par dfaut (initialement 5 chiffres


correspondant votre numro de poste)

2. saisir un nouveau code d'accs 4 ou 5 chiffres connu de vous seul


3. enregistrer votre message d'accueil (gnralement prnom et nom
de l'utilisateur du poste, voire pour un secrtariat le nom du
service) (dure d'enregistrement limite 30 secondes)

4. slectionner l'annonce qui sera diffuse (choisir dans un premier


temps l'annonce standard du systme, choix 1) (vous pourrez
configurer ultrieurement votre message d'accueil personnalis)

Modification du message d'accueil standard

Il vous faut d'abord passer en consultation de bote vocale (via le prfixe 73), entrer votre code
d'accs actuel et l'coute du menu principal du guide vocal slectionner les options suivantes :

Touche Dsignation

4 options personnelles
3 enregistrer des messages d'accueil
3 modifier votre nom prenregistr

Dicter votre message d'accueil, puis presser la touche #

Modification du mot de passe

Il vous faut d'abord passer en consultation de bote vocale (via le prfixe 73), entrer votre code
d'accs actuel et l'coute du menu principal du guide vocal slectionner les options suivantes :

Touche Dsignation

4 options personnelles
2 options de gestion
1 options de gestion de bote vocale
1 tablir ou modifier le mot de passe
1 mot de passe personnel

Composer le nouveau mot de passe, puis appuyer sur la touche #.


Utilisation courante

Renvois/annulation des renvois


En votre absence, vous pouvez bien videmment renvoyer vos appels vers un(e) collgue pour un
traitement immdiat, voir la rubrique renvois d'appels.
Toutefois, dans la plupart des cas ne ncessitant pas un traitement urgent de l'appel, il est sans
doute plus judicieux d'employer simplement votre bote vocale, notamment pour prendre des
messages en-dehors des heures d'ouverture ou pendant les jours fris.

Le tableau ci-dessous rcapitule les codes de renvois employer :

Code Action
Explication

300 renvoi immdiat


l'appelant est redirig immdiatement vers votre bote vocale,
votre poste ne sonne pas

301 renvoi sur occupation/non rponse


l'appelant est redirig vers votre bote vocale soit si vous tes dj
en ligne, soit si vous n'avez pas dcroch aprs 5 sonneries

302 renvoi sur occupation


l'appelant n'est redirig vers votre bote vocale que lorsque vous
tes dj en ligne

303 renvoi sur non rponse


l'appelant est redirig vers votre bote vocale aprs 5 sonneries du
poste

Consultation

La prsence de messages vocaux vous est signale au dcroch du combin de votre poste par le
guide suivant Vous avez des messages vocaux, pour consulter votre messagerie vocale composez le
73 . Si vous disposez d'un poste numrique, une indication supplmentaire vous est prsente sous
la forme d'un voyant vert ou orange clignotant.

Note importante :
les messages vocaux reus ne sont conservs que pendant 15 jours, que vous les ayez archivs ou
non, ensuite ils sont remplacs par un avis de suppression lui-mme effac aprs un certain dlai.
Aussi est-il opportun, en cas d'absence prolonge, de se renvoyer vers le poste d'un(e) collgue, ou
d'enregistrer un Messages d'absence prolonge.
Le tableau ci-dessous rcapitule les codes de consultation en fonction de l'endroit d'o vous appelez
le systme de messagerie vocale :

Code Localisation
Explication

73 Consultation depuis votre propre poste


puis saisir votre code d'accs

73* Consultation depuis un autre poste de l'installation


puis saisir le numro ( 5 chiffres) de votre poste et votre code
d'accs

03.68.85.00.42 Consultation distance, hors rseau tlphonique de l'UDS


puis saisir le numro ( 5 chiffres) de votre poste et votre code
d'accs

Pendant l'coute d'un message vous pouvez composer :

Touche Action

1 retour sur les 10 dernires secondes


11 saut en dbut de message
2 fonction pause
3 avance de 10 secondes
33 saut en fin de message
4 ralentir la vitesse d'coute
5 obtenir les informations d'enveloppe
6 acclrer la vitesse d'coute

Aprs l'coute d'un message vous pouvez composer :

Touche Action

4 rcouter
5 information d'enveloppe
6 envoyer une copie un abonn
7 effacer
8 archiver
Fonctions avances

Message d'accueil personnalis


En plus du message standard du systme consistant gnralement en votre nom et prnom, il vous
est possible d'enregistrer un message d'accueil personnalis permettant de donner de plus amples
informations vos interlocuteurs, notamment en cas de circonstances particulires.

Toutefois, la dure de vie de ce message est limite, il disparait dfinitivement ds que vous
reslectionnez le message d'accueil standard du systme. Il est ncessaire de le renregistrer
chaque fois.

Avant tout, passez en consultation de bote vocale (via le prfixe 73), entrez votre code d'accs actuel
et l'coute du menu principal du guide vocal enchainez sur l'une ou l'autre des procdures ci-
dessous.
- Procdure d'enregistrement :

Touche Action

4 options personnelles
3 messages d'accueil
1 message d'accueil personnel
2 enregistrement du message d'accueil personnel

Dicter votre message personnalis puis presser la touche #


Valider une seconde fois par # si vous tes satisfait du message

soit 1 pour un message personnalis en occupation de votre poste


soit 2 pour un message personnalis en votre absence

Raccrocher sans tenir compte de la suite


Votre message d'accueil personnalis est dsormais en service

- Procdure pour rtablir le message standard du systme :


(et incidemment supprimer le message d'accueil personnalis)

Touche Action

4 options personnelles
3 messages d'accueil
1 message d'accueil personnel
1 diffusion du message standard du systme

Message d'absence prolonge


Tout comme le message d'accueil personnalis, le message d'absence prolong se substitue au
message d'accueil standard du systme, sa dure de vie est identique, cd jusqu'-ce que le message
standard soit ractiv.
Il est surtout utile en cas de congs longs pour viter que l'appelant ne laisse des message, sachant
que le systme les efface automatiquement aprs 15 jours.

Il diffre du message personnalis la fois pour :


- l'usager de la bote vocale, qui se voit proposer chaque nouvelle consultation de le supprimer ;
- l'appelant, qui, l'issue de l'coute du message d'absence prolonge se voit prsenter les choix
suivants :

Touche Action

1 pour couper la communication


2 laisser un message quelqu'un d'autre
3 laisser tout de mme un message

Avant tout, passez en consultation de bote vocale (via le prfixe 73), entrez votre code d'accs actuel
et l'coute du menu principal du guide vocal enchainez sur l'une ou l'autre des procdures ci-
dessous.

- Procdure d'enregistrement :

Touche Action

4 options personnelles
3 messages d'accueil
2 message dtaill d'absence prolonge

- Procdure pour rtablir le message standard du systme :

Touche Action

Au guide Actuellement votre message d'absence prolonge est en service suivez les
instructions et composez :

0 pour couter votre message d'absence prolonge


1 pour garder votre message d'absence prolonge
2 pour supprimer votre message d'absence prolonge

Traitement des messages tlcopie

En temps ordinaire, votre poste tlphonique n'est pas en mesure de rceptionner des tlcopies.
Cependant, en situation de renvoi (immdiat ou sur non rponse/occupation) vers votre bote
vocale, le systme de gestion de la messagerie vocale acceptera cette catgorie de messages.

Note : votre bote vocale ne remplacera en aucun cas un vritable tlcopieur, mais permettra si une
tlcopie est envoye vers votre ligne en votre absence de grer cette situation.
La prsence d'un message tlcopie est signal comme tout autre message vocal (voir rubrique
Consultation).
Ensuite, lorsque vous consulterez votre bote (via le prfixe 73), un guide vocal vous signalera la
nature du message Vous avez un nouveau message tlcopie .

Dans ce qui suit, vous apprendrez dfinir une destination principale d'impression de tlcopies,
consulter et imprimer les tlcopies.

Avant tout, passez en consultation de bote vocale (via le prfixe 73), entrez votre code d'accs actuel
et l'coute du menu principal du guide vocal enchainez sur l'une ou l'autre des procdures ci-
dessous.

Procdure pour dfinir une destination principale d'impression de tlcopies :

Touche Action

4 options personnelles
2 options de gestion
3 options de gestion de tlcopies
1 tablir ou modifier la destination principale de tlcopie

composer le 0 (prfixe de prise de ligne) puis les 10 chiffres du numro de tlcopie

Procdure d'impression :

Touche Action

1 couter votre message


3 couter votre message tlcopie
2 imprimer votre image tlcopie

soit 1 envoi la destination principale d'impression de tlcopie (voir


rubrique ci-dessus Dfinir une destination principale d'impression
de tlcopie)

soit 2 envoi une destination de substitution d'impression de tlcopie


la demande d'indicatif rgional, donner le numro ( 5 chiffres)
du tlcopieur destinataire
puis confirmer avec #

Procdure d'impression automatique :

Touche Action

4 options personnelles
2 options de gestion
3 options de gestion de tlcopies
1 activer ou dsactiver la fonction d'impression automatique

Configuration d'un rpondeur simple


La mise en service d'une bote vocale de type rpondeur simple rpond aux besoins de certains
services en permettant :

de diffuser un message d'une dure quasi-illimite contrairement une bote vocale


ordinaire limite 20-30 secondes (actualits, informations sur le service, horaires
d'ouvertures, etc ...)
d'empcher l'usager de laisser des messages vocaux qui ne sauraient tre traits (le
raccroch est automatique en fin de diffusion du message vocal).

La configuration en est cependant plus complexe et ncessite deux oprations conjointes :

la premire ralise par le Support informatique afin de :


1. paramtrer le type de bote vocale associe au poste hbergeant le rpondeur
simple
2. dclarer un poste ayant le droit d'administrer la bote vocale du poste hbergeant le
rpondeur simple.
Ce dernier n'ayant pas le droit d'enregistrer de message sur sa bote rpondeur
simple, il faut donc un poste tiers administrateur.
la seconde, dcrite ci-dessous, ralise par le poste usager administrateur afin d'enregistrer
et envoyer le message vocal destination du poste rpondeur simple.

- Procdure d'enregistrement
( partir du poste administrateur)

1. composer le 73 pour accder votre bote vocale

2. saisir votre code d'accs

3. lorsque le guide commence se faire entendre, l'ignorer et appuyer


tout de suite sur la touche 2

4. dicter le message d'accueil du rpondeur simple

5. composer le numro de la bote rceptrice

6. valider en appuyant sur #

7. presser la touche *

8. raccrocher

- Procdure de renregistrement
( partir du poste hbergeant le rpondeur)
Il faut dans un premier temps supprimer l'ancien message stock dans la bote vocale du poste
hbergeant le rpondeur simple en agissant comme suit :

1. composer le 73

2. composer le code d'accs la messagerie vocale

3. couter l'ancien message (taper 33 pour vous rendre directement


la fin du message) et le supprimer

4. raccrocher

5. Reprendre la procdure d'enregistrement dcrite ci-dessus.