Planejamento das nossas aulas

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Atendimento Mtodos de Mtodos de
Apresentao do Gerenciamento da arquivamento arquivamento
presencial, telefnico
curso informao
e virtual Lab. Informtica Lab. Informtica

Histria e Evoluo Organizao do Planejamento e

da Profisso Administrao de Mtodos de
sistema de controle de roteiros
conflitos arquivamento
Cdigo de tica documentao de viagens

24/10 26/10 28/10 31/10 04/11

Planejamento e controle Organizao e
Organizao de Reunio
de roteiros de viagens Comportamento Social planejamento de um Apresentao do Evento
Gesto do Tempo evento.
Lab. Informtica

Cerimonial e Protocolo
Organizao e
Elaborao e controle de Encerramento / Entrega
Organizao de Reunio Comportamento Social planejamento de um
Checklist e Coordenao dos Certificados
evento.
de equipes de apoio.
Triagem e controle de correspondncias
Triagem e controle de correspondncias
 APOIO LOGSTICO NAS REUNIES

1. Preparando reunies
Para que uma reunio se realize, no basta s convidar as pessoas. preciso saber
prepar-la.

Quais so os itens que o secretrio

deve verificar na preparao de uma
reunio, para que nada falte?
 APOIO LOGSTICO NAS REUNIES
a) Providenciar e checar materiais
Verificar a disponibilidade de uma sala para a reunio. Uma sala de reunies dispe de alguns
recursos para dar suporte aos participantes. Mas de nada adianta a empresa ter esses materiais, se na
hora h no estiverem em condies de uso. Para evitar constrangimentos, o secretrio deve ter sempre
uma lista do que deve verificar.
 APOIO LOGSTICO NAS REUNIES
b) confirmar a participao das pessoas envolvidas
fundamental que o secretrio confirme, com antecedncia, a presena dos convidados
de uma reunio. Isso evita que pessoas se desloquem toa ou que o chefe se mobilize
para uma atividade que no vai acontecer. Voc pode fazer a confirmao por telefone ou
mesmo por e-mail.
c) servio de caf e gua
Hoje em dia, muitas organizaes tm servio de copa para servir caf e gua nas
reunies. Nesses casos, essa tarefa deixa de ser feita pelo secretrio. Ainda assim, cabe a
ele informar ao responsvel o nmero de pessoas que ir atender e o horrio em que
devero ser servidas. Alm disso, importante supervisionar o servio. Mas, se for voc
mesmo o encarregado de providenciar caf e gua, tome os seguintes cuidados:
Verifique se as xcaras e os copos esto limpos e secos.
Sirva as pessoas de fora da empresa primeiro, comeando pelas mulheres,
ou siga a ordem em que as pessoas esto sentadas mesa, para no atrapalhar o
andamento da reunio.
Pea licena para entrar na sala, batendo antes porta, com discrio.
 APOIO LOGSTICO NAS REUNIES
d) Depois da reunio
Terminada a reunio, o secretrio deve checar a necessidade de enviar a ata a
todos os participantes, fazer vistoria na sala para observar se no foi
esquecido algum pertence dos participantes, providenciar a organizao, guarda
de equipamentos e limpeza do local.

Em casos de audioconferncia - indique aos participantes a data e a

hora da chamada; fornea-lhes o nmero de telefone de acesso
imediato e o cdigo de acesso.
 Exerccio Prtico
Laura comeou h uma semana como secretria de uma pequena editora
de livros, onde as reunies so muito frequentes. Nessas reunies comum
que as pessoas discutam pareceres de livros, para decidir sobre a sua
publicao.
Costumam tambm consultar dados de mercado e listagem de livros das
colees j existentes nesta e em outras editoras do pas. Usualmente o
lder da equipe faz apresentaes usando flip chart ou mesmo CD s com
elementos audiovisuais. Faa um checklist com os itens que ela deve
checar na preparao dessas reunies. Coloque o seu nome e entregue.
Possvel Checklist
Follow-up Manual e Eletrnico