El organigrama se realiza para mostrar grficamente las jerarquas y
responsabilidades que tiene cada miembro dentro de una compaa. Aparece el orden y disposicin de los cargos, para luego en un manual de procedimientos, especificar la funcin de cada cargo. Una empresa que no tiene organigrama tiende a ser una empresa desorganizada.
Trazar mediante un esquema las actividades
Lo primero que tienes que decidir a la hora de hacer el organigrama de una empresa es si lo quieres esquematizar de forma horizontal o vertical. Suele ser ms comn el formato vertical de unidad de comando, donde un subordinado ser dirigido nicamente por un superior. Esta forma es buena para evitar conflictos entre cargos y el mal uso de recursos. El grfico horizontal es ms comn en empresas grandes y suele ser ms extenso.
Tipo de estructura organizacional
Deber definirse qu tipo de estructura organizacional conviene ms al negocio: Estructura funcional: se organiza la compaa por departamentos o funciones (contabilidad, RRHH, marketing, ventas, etc). Estructura por producto: cada producto principal est ubicado bajo la supervisin de un ejecutivo. Se departamenta el propio producto. Estructura por tipos de cliente: se organiza la empresa en funcin a cada tipo de cliente, ya que cada grupo de estos tiene sus problemas y necesidades. Estructura geogrfica: organizar la compaa por territorios. Comn en empresas de ventas.
Definir cuntos niveles requiere tu compaa
Esto depender del tamao de la empresa y del nmero de personas que trabajen en ella. El organigrama probablemente vaya creciendo con el paso del tiempo, por lo que es razonable empezar con un modelo bsico para ir agrandndolo.
Plasmar el organigrama sobre papel
Una vez que tengas clara la estructuracin y jerarquas de tu empresa, ser necesario plasmar sobre papel el organigrama. En cuanto a la cuestin tcnica, podrs usar tu procesador de textos habitual como Microsoft Word o buscar programario especfico para la realizacin de organigramas
FUNDAMENTOS DEL DISEO
La estructura organizacional debe cumplir con dos cometidos para la
organizacin. Debe proporcionar una estructura de responsabilidades, las relaciones de subordinacin y los grupos, asimismo, debe ofrecer mecanismos para vincular y coordinar los elementos organizacionales en un todo coherente. La estructura se refleja en el organigrama. Vincular la organizacin en un todo coherente requiere del uso de sistemas de informacin e instrumentos de vinculacin adems del organigrama.
La estructura organizacional se puede disear para ofrecer los
vnculos de informacin vertical y horizontal basados en el procesamiento de informacin requerido para cumplir con la meta general de la organizacin. Los gerentes pueden elegir orientarse hacia una organizacin tradicional diseada para la eficiencia, con nfasis en los vnculos verticales, como jerarqua, reglas y planes y sistemas de informacin formales o hacia una organizacin contempornea diseada para el aprendizaje y la adaptacin, que resalta en la comunicacin horizontal y la coordinacin. Los vnculos verticales no son suficientes para la mayora de las organizaciones actuales. Las organizaciones proporcionan vnculos horizontales mediante sistemas de informacin transfuncionales, contacto directo entre los gerentes a travs de las lneas departamentales, grupos de trabajo temporales, integradores de tiempo completo y equipos.
Las alternativas para la agrupacin de empleados y departamentos
en un diseo estructural general incluyen agrupamientos funcionales, divisionales, multifocales, horizontales y de red virtual. La seleccin entre las estructuras funcional, divisional y horizontal determina dnde ser mayor la coordinacin e integracin. Con las estructuras funcional y divisional, los gerentes tambin utilizan mecanismos de vinculacin horizontal para complementar la dimensin vertical y lograr la integracin de departamentos y niveles en un todo organizacional. Con una estructura horizontal, las actividades se organizan horizontalmente en torno a los procesos de trabajo centrales.
Una estructura de red virtual extiende el concepto de la coordinacin
horizontal y colaboracin ms all de las fronteras de la organizacin. Las actividades centrales se llevan a cabo a travs de un eje central, en tanto que socios contratados por outsourcing realizan otras funciones y actividades.
La estructura matricial busca lograr un equilibrio entre las
dimensiones vertical y horizontal de la estructura. La mayora de las organizaciones no existe en estas formas puras, en cambio utilizan estructuras hbridas que incorporan las caractersticas de dos o ms tipos de estructura.
Por ltimo, los gerentes buscan encontrar el equilibrio correcto entre
el control vertical y la coordinacin horizontal. Los signos de desalineacin estructural incluyen la demora en la toma de decisiones, la falta de innovacin, el bajo desempeo de los empleados y el exceso de conflictos. Finalmente, un organigrama no slo son muchas lneas y cuadros en un papel. El objetivo del organigrama es fomentar y dirigir a los empleados hacia actividades y comunicaciones que permitan a la organizacin alcanzar sus metas. El organigrama ofrece la estructura, pero los empleados el comportamiento. Se trata de una gua para procurar que las personas trabajen en conjunto, pero la gerencia debe implementar la estructura y ejecutarla.