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MIN H A P 2
edici
n
GOBIERNO MINISTERIO
DE ESPAA DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PBLICAS
Edita:
Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas NIPO: 630-16-299-1
Depsito Legal: M-2394-2016
Secretara General Tcnica
Subdireccin General de Informacin, Documentacin y Publicaciones
Centro de Publicaciones
Impresin y encuadernacin:
Oficiala Mayor del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas
NDICE
ANEXO 3. TRANSITORIO
4. Este documento recoge los criterios y recomendaciones necesarios para garantizar la interoperabi-
lidad y la recuperacin y conservacin de documentos y expedientes electrnicos en el MINHAP.
Como instrumento esencial de la gestin documental se ha consensuado un perfil de metadatos
para el MINHAP basado en el eEGMDE, al que ha sido necesario aadir elementos e introducir
modificaciones que se trasladan a la Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedi-
mientos e Impulso de la Administracin Electrnica, con vistas a una posible revisin del eEGMDE.
8. El camino marcado en este documento, con la flexibilidad que exijan las circunstancias, es una
hoja de ruta con las tareas necesarias a desarrollar para adaptar la gestin de documentos y ex-
pedientes electrnicos al Esquema Nacional de Interoperabilidad. Su contenido, cuando menos,
agrupa las recomendaciones necesarias para llevar a buen puerto la interoperabilidad, que a su
vez lleva aparejada una nueva cultura del trabajo administrativo.
1.1. Referencias
9. Para el desarrollo del contenido de esta Poltica se han tenido en cuenta las siguientes
normas y buenas prcticas:
- ISO 15489. Informacin y documentacin. Gestin documental.
- UNE-ISO/TR 18492 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada en documentos.
- UNE-ISO 30300. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos.
- UNE-ISO 23081. Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos.
Metadatos para la gestin de documentos.
- UNE-ISO7TR 26122 IN: Informacin y documentacin. Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin
de documentos.
- UNE 139803:2012. Requisitos de Accesibilidad para contenidos en la web.
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.
Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22
de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, del Ministerio de la Presidencia, por el que se regula el Esquema
Nacional de Interoperabilidad.
Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que
se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos.
Gua de aplicacin de la NTI de Poltica de Gestin de documentos electrnicos.
Versin 1.0
1 y 2
Identificador de la Poltica E04921301_1.0
3
Identificador del gestor E04072803
1
Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Directorio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas
(DIR3)
2
Los dos ltimos dgitos de este identificador correspondern con la versin de la poltica de gestin de documentos electrnicos.
3
Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Directorio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas
(DIR3)
1.4.1. Actores
20. Los actores involucrados en los procesos de gestin documental contemplados en la presente
poltica sern como mnimo los siguientes:
1. La alta direccin, que aprobar e impulsar la poltica, que corresponder a los siguientes ac-
tores:
A la persona titular del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas y, por su dele-
gacin, a la titular de la Subsecretara.
Al presidente en el caso de una agencia estatal.
Al director general en el caso de otros organismos pblicos.
2. Los responsables de procesos de gestin, que aplicarn la poltica en el marco de los proce-
sos a su cargo.
Corresponde esta responsabilidad a las personas titulares de los rganos directivos que tie-
nen atribuida por norma la funcin a la que responden los diferentes procesos.
3. El personal responsable de la planificacin, implantacin y administracin del programa
de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e instruido en gestin
y conservacin documental y que participar en el diseo, implementacin y actualizacin de
los sistemas de gestin y conservacin documental. Esta categora incluye tanto a archiveros
y expertos en gestin documental como a administradores de sistemas y desarrolladores de
aplicaciones.
4. El personal implicado en tareas de gestin de documentos electrnicos, que aplicar lo es-
tablecido en la poltica a travs del programa de tratamiento implantado.
1.4.2. Responsabilidades
21. La Alta direccin de la entidad integrar la poltica de gestin de documentos con el resto de las
polticas del Departamento o de su organizacin. Asimismo deber ser consciente de los riesgos
que supone una gestin inadecuada de sus documentos.
22. La Alta direccin a partir de unos principios tales como enfoque al ciudadano y otras partes intere-
sadas, liderazgo y responsabilidad, toma de decisiones basada en la evidencia, implicacin del
personal, enfoque sobre procesos, enfoque sistemtico de la gestin y mejora continua, trata de:
Conseguir coherencia en las operaciones para toda la organizacin;
Asegurar que los procesos de negocio sean transparentes y comprensibles;
Garantizar a los consejos de direccin, reguladores, ciudadanos y otras partes interesadas
que los documentos se gestionan apropiadamente.
Para la consecucin de estos objetivos, la Alta direccin debe:
Establecer, mantener y promover la poltica y objetivos de gestin documental para incre-
mentar la conciencia, motivacin y cumplimiento de la organizacin.
Asegurar que las responsabilidades y competencias de la gestin de documentos estn
definidas, asignadas y comunicadas a toda la organizacin.
Asegurar que se establece, implementa y mantiene una poltica de gestin efectiva y efi-
ciente para alcanzar los objetivos de la organizacin.
Asegurar la disponibilidad de los recursos y capacitacin necesarios para apoyar y mante-
ner dicha poltica.
Revisar la poltica peridicamente y decidir e impulsar las acciones de mejora precisas.
24. Asimismo, los responsables de procesos de gestin determinarn sus necesidades en cuanto a pe-
rodos temporales de utilizacin de la informacin, contribuyendo as a la elaboracin de las normas
de conservacin de las series documentales que son fruto de los procesos que gestionan.
27. El personal implicado en las tareas de gestin, categora que incluye a todos los empleados no
encuadrados en las anteriores, son responsables de mantener documentos de archivo precisos y
completos sobre sus actividades, de hacer un uso apropiado de los sistemas de informacin que
tratan documentos electrnicos, y de suministrar la informacin requerida por el Sistema de Ges-
tin Documental a efectos de trazabilidad o cumplimiento de normativa.
28. Los procesos de gestin que generen documentos y expedientes electrnicos de la entidad
deben aplicar esta poltica y el programa de tratamiento de documentos electrnicos que ga-
rantice su materializacin. Las caractersticas y funcionalidades de los sistemas de gestin de
documentos se definen a continuacin, aclarando previamente que la gestin de documentos
electrnicos debe comprender dos momentos:
Un primer momento, en el que los documentos todava no han alcanzado su estado definitivo.
En esta etapa, los documentos son objetos dinmicos de informacin, creados mediante diver-
sas aplicaciones, admiten versiones y cambios y est previsto que su informacin sea comparti-
da. Se controlan y gestionan mediante Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos
(SGDE), si bien estas funciones tambin pueden llevarse a cabo, en la prctica, por las propias
aplicaciones de gestin de procedimientos.
En un segundo momento, los documentos han alcanzado ya su forma definitiva, se han inte-
grado en sus respectivos expedientes o agregaciones documentales, han sido provistos de me-
canismos que aseguran su autenticidad e integridad, de manera que son inalterables, salvo, en
1.5.1. Captura
37. Es necesario precisar el significado del trmino captura de acuerdo con la documentacin oficial
existente. Para ello, se tienen en cuenta las siguientes definiciones:
El trmino captura se define en el vocabulario de la Gua de aplicacin de la NTI de ex-
pediente electrnico como: Proceso de gestin de documentos que seala la incorpora-
cin de un documento a un sistema de gestin de documentos. En el momento de captura
se crea la relacin entre el documento, su productor y el contexto en que se origin, que
se mantiene a lo largo de su ciclo de vida.
Asimismo, la NTI de Poltica de gestin de documentos aplica este trmino para identificar
uno de los procesos de gestin documental a que hace referencia su apartado VI, indi-
cando que este proceso incluir el tratamiento de los metadatos mnimos obligatorios de-
finidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.
La Gua de aplicacin de esta Norma Tcnica identifica diversas fases en la gestin de los
documentos electrnicos que constituyen su ciclo de vida. La captura es la primera de
ellas y se describe en estos trminos:
Fase de captura. Posterior a la propia creacin o produccin del documento, bien por
parte de un ciudadano o internamente en una organizacin, la captura supone su incorpo-
racin al sistema de gestin de documentos de una organizacin.
La captura del documento en el sistema de gestin de documentos de la organizacin in-
cluira los procesos de registro e incorporacin de los documentos en el sistema de ges-
tin de documentos de la organizacin, y, como accin de especial relevancia, incluira la
asignacin de los metadatos y, si procede, la firma del documento por parte de la organi-
zacin (por ejemplo, un sello electrnico por parte de una organizacin en un Registro de
Entrada). Esta captura del documento, puede venir precedida por una digitalizacin (se-
gn lo dispuesto en la NTI de Digitalizacin de Documentos) o por un proceso de conver-
sin de formato del documento (segn lo dispuesto en la NTI de Procedimientos de co-
piado autntico y conversin entre documentos electrnicos), en caso necesario.
Esta misma gua de aplicacin, al entrar a detallar los procesos de gestin de documentos explica la
naturaleza del proceso de captura de los mismos, cuya funcionalidad radica en dotarlos de un identi-
ficador nico y sealar su entrada en el SGDE, a la vez que se establece una relacin entre el do-
cumento, su productor o creador y el contexto en que se origin. Esto se consigue mediante la asig-
nacin de los metadatos mnimos obligatorios definidos en la NTI de Documento Electrnico.
La captura de un documento electrnico, adems, y siguiendo esta misma gua de aplicacin, se
completa con otros procesos y operaciones de gestin de documentos, tales como el registro, la
clasificacin o su inclusin en un expediente electrnico, tal y como se indica en la NTI de Expe-
diente Electrnico.
38. Las definiciones vertidas hasta aqu acerca del proceso de captura de documentos parecen cla-
ras en tanto, de forma resumida, apuntan al momento en que el SGDE de una organizacin in-
41. Definir con precisin el concepto de captura va ms all de la mera discusin terminolgica, so-
bre todo desde el momento en que se tiene que concretar al asignar uno de los metadatos obli-
gatorios del documento electrnico: FechaCaptura.
42. Al hablar de captura, por tanto, debera determinarse, en primer lugar, si se est hablando de un
proceso, como as parece, o de una accin u operacin (se habla de punto de captura).
43. Por otra parte, debe tenerse en cuenta que la operacin de registro puede:
- Tener o no lugar, es decir, no todos los documentos administrativos que se capturan son o tie-
nen que ser registrados.
- Tener lugar con carcter previo a la captura del documento (registro de entrada)
- Tener lugar con carcter sucesivo a la captura del documento (registro de salida)
44. Razones por las que las operaciones de captura y registro administrativo de documentos, a nues-
tro juicio, deberan desligarse.
45. Esto nos lleva de nuevo a la discusin de los valores a asignar en los metadatos de documento-e
rgano (crea o captura el documento) y FechaCaptura.
46. Nuestra propuesta es que la captura tecnolgica o instrumental del documento (digitalizacin del
mismo) es diferente de su captura documental por el SGDE (entrada en el SGDE de una organi-
zacin) y se puede dar en la misma fecha o en fecha diferente, siendo FechaCaptura la de incor-
poracin al SGDE.
47. Consecuentemente con este enfoque, el rgano que captura no tiene por qu ser necesariamente el
que digitaliza y registra, sino que lo es el titular del SGDE que lo va a identificar de forma unvoca, a
incorporar a sus procesos de gestin y a proporcionarle todas las garantas jurdicas necesarias a lo
largo de las fases de su ciclo de vida en que se va a responsabilizar de su conservacin.
48. Los documentos electrnicos capturados seguirn la siguiente codificacin:
ES_<RGANO>_<AAAA>_<ID_ESPECIFICO>
<RGANO> Ejemplos:
<ID_ESPECIFICO> Cdigo especfico de 30 caracteres segn modelo a determinar por cada rgano
Identificador
rgano
Fecha captura
Origen
Estado de elaboracin
Formato
Tipo documental
Tipo de firma
Origen de la copia
50. Igualmente, tambin se recomienda a ttulo orientativo, cumplimentar los metadatos mnimos
obligatorios de los expedientes electrnicos en el momento de su creacin, ya que con respecto
al expediente electrnico no se puede hablar en sentido estricto de fase de captura.
Identificador
rgano
Clasificacin
Estado
Interesado
Tipo de firma
1.5.2. Registro
51. A los efectos de la presente Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos, se entiende por
Registro el proceso de control mediante la correspondiente inscripcin registral de los documen-
tos generados o recibidos por los rganos administrativos del Ministerio de Hacienda y Adminis-
traciones Pblicas. De acuerdo con la legislacin de procedimiento administrativo (ley 30/92), los
rganos administrativos llevarn un registro general en el que se har el correspondiente asiento
de todo escrito o comunicacin que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad adminis-
52. El sistema de registro del MINHAP est constituido por el Registro General, ubicado en los
Servicios Centrales, por los Registros Auxiliares del Registro General, ubicados los diferentes r-
ganos y Dependencias del Departamento, por el Registro Electrnico del Ministerio, creado por
Orden HAP/547/2013, de 2 de abril, y por los Registros Electrnicos Auxiliares previstos en la
Disposicin Transitoria Cuarta de la mencionada Orden.
Se incluyen asimismo en el mbito de aplicacin del presente documento de Poltica de Gestin
de Documentos Electrnicos, aunque se rijan por sus disposiciones especficas, los Registros de
la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, los de los restantes organismos pblicos adscri-
tos al Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas y el Registro Electrnico Comn.
53. Un inventario de todos los registros del MINHAP, debidamente aprobados, ser incluido en un
anexo (Anexo 2) de este documento y actualizado peridicamente, sin que por ello deba modifi-
carse el documento de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos del MINHAP.
54. La atribucin de competencias en relacin con el Registro Electrnico del MINHAP y con el Di-
rectorio Electrnico Comn, que actualmente se regulan, respectivamente, por el Artculo 2 de la
Orden HAP/547/2013, de 2 de abril, y por lo previsto en el Artculo 2 de la Orden HAP/566/2013,
de 8 de abril, se regirn por la normativa en vigor en cada momento.
55. Las anotaciones en el Registro Electrnico del MINHAP se realizarn conforme a lo previsto en el
Artculo 8 de la Orden HAP/547/2013, de 2 de abril, y/o por la normativa en vigor en el futuro. El sis-
tema de informacin que soporte el Registro Electrnico garantizar la constancia de cada asiento
que se practique y de los datos que deben figurar en el mismo. De igual forma, el Registro Electr-
nico emitir automticamente un recibo firmado electrnicamente, mediante alguno de los sistemas
de firma para la actuacin administrativa automatizada del artculo 18 de la ley 11/2007, de 22 de
junio, con el contenido que se especifica en el artculo 9 de la mencionada Orden.
56. Con el fin de garantizar la interconexin entre oficinas registrales y el acceso por medios electr-
nicos a los asientos registrales y a las copias electrnicas de los documentos presentados, pre-
visto en el artculo 24.4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, la informacin mnima necesaria para
realizar el intercambio de un asiento registral as como la estructura de dicha informacin y los
requisitos tecnolgicos mnimos que deben cumplirse durante el intercambio se adaptarn a los
requisitos que se especifican en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para
el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales, aprobada por Resolucin de 19 de ju-
lio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica.
57. Todo documento en soporte papel que se presente en las Oficinas de Registro del Departamento
deber producir un asiento registral y la copia a devolver al interesado deber llevar el corres-
pondiente acuse de recibo que acredite la presentacin del mismo, salvo que no pudiera obte-
nerse en el momento, en cuyo caso se deber estampar en dicha copia un sello de registro en el
que figure la fecha de entrada del documento.
58. Recibida la documentacin se proceder a realizar el asiento registral, cumplimentando los datos
solicitados por la aplicacin informtica de acuerdo con la informacin disponible en las oficinas
de registro.
59. Salvo en los supuestos previstos en el ordenamiento jurdico, de acuerdo con lo dispuesto en el
artculo 27.4 del R.D. 1671/2009, los dispositivos de recepcin de fax no tendrn la consideracin
de registro electrnico. No obstante, los documentos recibidos va fax podrn ser digitalizados a
los meros efectos de obtener una imagen de los mismos que incorporar, en su caso, al expedien-
te electrnico.
60. Todos los documentos en soporte papel presentados en las oficinas de registro podrn ser digita-
lizados con el fin de obtener una copia electrnica, de acuerdo con lo previsto en el artculo 50
del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.
04 Original Original
Correspondencia entre metadato de Estado de elaboracin y Validez de documento
64. La metainformacin descriptiva referente al asiento registral que debe ser introducida de modo auto-
mtico o manual en el mbito de la Unidad de Registro es la que se contempla en el artculo 38.3 de
la Ley 30/92. Cada metainformacin del asiento registral deber almacenarse en el sistema informti-
co de entrada en un formato compatible con el del campo equivalente del mensaje de datos de inter-
cambio definido en el Apartado IV.2 Estructura y contenido del mensaje de datos de intercambio, de
la NTI de Modelo de Datos de Intercambio de asientos registrales entre unidades (SICRES 3.0).
65. En caso de incluirse como anexos documentos digitalizados conforme a la NTI de Digitalizacin
de Documentos, aprobada por Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado pa-
ra la Funcin Pblica, la metainformacin referente a estos ltimos (segn Apartado III.1.b de la
mencionada Norma) ser la definida como mnima obligatoria en el Anexo I de la NTI de Docu-
mento Electrnico, aprobada por Resolucin de la misma fecha de dicha Secretara de Estado.
Podrn asociarse, adems, de forma complementaria metadatos relacionados con el proceso de
digitalizacin que reflejan las caractersticas tcnicas de la imagen electrnica capturada.
1.5.3. Clasificacin
4
Tabla procedente de la publicacin. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad. Modelo de datos para el
intercambio de asientos entre las entidades registrales: SICRES 3.0. DGMAPIAE, 2013.
b. AGRUPACIONES DOCUMENTALES:
70. En tanto se apruebe el cuadro de clasificacin, para la puesta en marcha del sistema de gestin de
documentos se elaborar un repertorio de series documentales del MINHAP, que se incorporar
como anexo (Anexo 3 transitorio) a este documento desde el mismo momento de su aprobacin.
El anexo del repertorio de series ser actualizado peridicamente, sin necesidad de que dicha actua-
lizacin implique modificacin de este documento de gestin de poltica de documentos electrnicos.
71. Qu es la identificacin de series? Una definicin ya clsica de Identificacin es que esta ope-
racin consiste en la investigacin y estudio de las categoras administrativas y archivsticas en
5
que se sustenta la estructura un fondo [de archivo] , entendiendo como fondo de archivo el con-
junto de documentos generado por un rgano administrativo en el ejercicio de sus funciones. En
palabras menos tcnicas, consistira en la deteccin de las diferentes series documentales gene-
radas por un rgano administrativo, determinando para cada una de ellas su triple contexto de
produccin orgnico, funcional y procedimental.
72. La identificacin de las series documentales no solamente permite conocer el quin, cmo y para
qu de la generacin de los documentos, es decir, su contexto de produccin, sino que es la ba-
se de su posterior valoracin, que permitir determinar los periodos de conservacin y acceso a
los documentos. La fase de valoracin permite dar cumplimiento a las medidas que, en relacin
con la conservacin de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, se establecen el Artculo
21.1, apartados f), g) y h) del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, anteriormente mencionado.
Estas medidas se refieren a los periodos de conservacin de los documentos, al acceso a los
mismos y a las medidas a implementar para que se garantice su conservacin a largo plazo, se
asegure su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrnica de las actividades y procedi-
mientos, as como la transparencia, la memoria y la identificacin de los rganos de las Administra-
ciones pblicas y de las Entidades de Derecho Pblico vinculadas o dependientes de aqullas que
ejercen la competencia sobre el documento o expediente.
73. A la hora de tener en cuenta aspectos prcticos de la identificacin de las series documentales, la de-
terminacin del contexto de produccin que hemos mencionado anteriormente exige el estudio de:
- Los rganos productores de la documentacin
- La competencia y las funciones de dichos rganos sobre su mbito competencial
- Los procedimientos administrativos, los trmites en que se descomponen y los docu-
mentos resultantes de cada uno de ellos.
- La normativa que los regula (en su caso), aspecto bsico para determinar los periodos de
permanencia de sus valores primarios y, en consecuencia, los periodos mnimos de conservacin.
74. Los resultados de la identificacin y de la consiguiente valoracin de las diferentes series docu-
mentales producidas en el Departamento son de dos tipos:
- Por una parte, nos permite elaborar el cuadro de clasificacin. El cumplimiento de lo
dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabiblidad nos llevar, en este caso, a priorizar
en su elaboracin los aspectos funcionales.
- Por otra, habremos obtenido una base slida para cumplir con los requisitos del proceso
de gestin de Calificacin de los documentos al que se refiere el Apartado VI.6 de la NTI de
Poltica de gestin del documento electrnico en sus tres apartados:
o Determinacin de los documentos esenciales.
5
Conde Villaverde, M Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 1992, p. 72
79. Para todo este proceso, es preciso contar con la colaboracin de los rganos administrativos
productores de la documentacin.
80. Por otra parte, conviene establecer un mtodo de trabajo, para lo que parece aconsejable la seleccin
de dos rganos o unidades administrativas con las que poder llevar a cabo un proyecto piloto, que se
extendera posteriormente al resto de los del Departamento. Se seleccionaran rganos con contenido
de gestin y rganos de carcter predominantemente consultivo o servicios horizontales, cuya trami-
tacin es predominantemente interna, para cubrir todos los aspectos de la produccin documental.
1.5.4. Descripcin
83. La descripcin de los documentos y expedientes electrnicos permitir la recuperacin de los
mismos y su contexto, y atender a la aplicacin del esquema institucional de metadatos.
Hay que tener en cuenta que, independientemente de la calificacin que cada metadato re-
ciba dentro del e-EMGDE en cuanto a la obligatoriedad de su implementacin (obligatorio,
condicional, opcional), todos ellos, a excepcin de los recogidos como obligatorios en las
NTI de documento y expediente electrnicos, son COMPLEMENTARIOS a efectos de inter-
cambio, lo que significa que ninguna organizacin est obligada a adoptarlos ni a procesar-
los y que pueden ser modificados en el tiempo.
A pesar de ello, en el seno del grupo de apoyo de tecnologa y normativa dentro del GTCA
se debe adoptar un acuerdo de metadatos complementarios mnimos necesarios para la
gestin de documentos y expedientes electrnicos durante la parte del ciclo de vida que se
desarrolle dentro de la entidad, esto es, en sus fases activa y semiactiva. La relacin de me-
tadatos que se proponga para complementar este conjunto de metadatos imprescindibles
para la gestin de documentos quedar como recomendacin a partir de la cual cada unidad
administradora de sistemas deber adoptar las soluciones que estime ms operativas.
En este sentido, nos movemos en una franja difcil, ya que, en rigor, el e-EMGDE estable-
ce que las organizaciones que utilicen el presente esquema de metadatos deben imple-
mentar los elementos y sub-elementos obligatorios en las condiciones citadas [] y con
las condiciones de uso que se indican [], mientras que, como se ver a continuacin, a
lo largo de esta propuesta se pondrn de manifiesto algunas discrepancias con alguno de
los planteamientos del propio esquema.
Otro aspecto crucial a valorar dentro del grupo de trabajo, y que ha determinado en parte
los metadatos que conforman el esquema institucional as como sus condiciones de apli-
cacin, es la adopcin de una aproximacin mono-entidad o multi-entidad.
En este sentido, habra que tener en cuenta que en el enfoque mono-entidad no se puede
hacer una correlacin exacta entre los metadatos mnimos obligatorios de las NTI de do-
cumentos y de expedientes electrnicos, y los de la entidad Documento de e-EMGDE.
En el caso de documento electrnico, rgano y origen, por ejemplo. Y en el caso del ex-
pediente electrnico, rgano e interesado.
89. Este perfil de aplicacin del MINHAP contiene tres bloques diferenciados de metadatos:
Obligatorios de acuerdo con las NTI de documento-e y expediente-e
Complementarios mnimos necesarios para la transferencia de documentos e y expedien-
tes-e, entre repositorios con cambio de custodia.
Complementarios recomendados para la gestin ptima de documentos-e y expediente-e.
90. Es un esquema institucional de metadatos en el que se han incluido los metadatos considerados
ms importantes y de uso ms generalizado. No obstante, cada centro o entidad podr adoptar
los metadatos que considere necesarios o aconsejables en su gestin, y en este sentido todo el
eEGMDE se considera metadatos recomendados.
eEMGDE2 IDENTIFICADOR
eEMGDE14.2 FORMATO
eEMGDE17 FIRMA
eEMGDE22 CLASIFICACIN
eEMGDE1 CATEGORIA
eEMGDE8 SEGURIDAD
eEMGDE13 CALIFICACIN
eEMGDE13.1 VALORACIN
eEMGDE13.1.1.2. PLAZO
eEMGDE13.2 DICTAMEN
eEMGDE13.3 TRANSFERENCIA
Tesauros
Vocabularios
ndices de materias
Otros
92. A medida que se desarrollen este tipo de recursos y se utilicen para la gestin documental, se
aadirn como anexo (Anexo 5) al documento, de manera que su actualizacin o alteracin no
supondr modificacin del documento de poltica de gestin de documentos electrnicos. Mien-
tras tanto, podrn usarse las herramientas existentes en los centros, si bien hay que tener en
cuenta que al no estar normalizados, estos recursos especficos de los centros carecen de utili-
dad en las transferencias.
1.5.5. Acceso
93. En relacin con el acceso, a los documentos y expedientes electrnicos les son aplicables las
medidas de proteccin de la informacin previstas en el anexo II del Esquema Nacional de Segu-
ridad; en particular, Datos de carcter personal [mp.info.1] y Calificacin de la informacin
[mp.info.2], sin perjuicio de otras medidas de ese captulo que puedan ser de aplicacin a la luz
de la categorizacin del sistema y de la calificacin de la informacin, y de las medidas relativas
al control de acceso [op.acc]. En consecuencia el acceso a los documentos y expedientes elec-
trnicos estar sometido a un control de acceso en funcin de la calificacin de la informacin y
de los permisos y responsabilidades del actor en cuestin y contemplar la trazabilidad de las
acciones que se realicen sobre cada uno de los documentos y expedientes electrnicos y sus
metadatos asociados, siguiendo lo establecido en el Documento de poltica de seguridad de
MINHAP y su normativa de desarrollo, que se incorporar como anexo (Anexo 6) a este docu-
mento desde el mismo momento de su aprobacin.
1.5.6. Calificacin
95. Segn la norma MoReq (elaborada para el programa IDA, Interchange of data between Administra-
tions del Consejo de Europa), los documentos de archivo esenciales son los absolutamente nece-
sarios para la continuidad de la actividad de la organizacin, ya sea en cuanto a su capacidad de
hacer frente a situaciones de emergencia o a catstrofes, ya en relacin con la proteccin de sus
intereses financieros y jurdicos. Por consiguiente, la identificacin y la proteccin de estos docu-
mentos de archivo es de gran importancia en cualquier organizacin. Asimismo, esta norma indica
que el Sistema de Gestin de Documentos debe permitir la restauracin de los documentos de ar-
chivo esenciales y los dems en operaciones separadas.
96. En funcin de un anlisis de riesgos adaptado a las particularidades del organismo, podrn
implementarse otras medidas de proteccin para los documentos esenciales, como: replica-
cin, crear tablas diferentes para documentos esenciales y documentos no esenciales, efec-
tuar copias diarias de backup, etc.
100. En todos los casos se adoptarn las medidas necesarias para que exista una rplica del docu-
mento electrnico o una copia autntica y se adopten las medidas necesarias para garantizar las
condiciones de proteccin recogidas en el punto anterior.
101. Cuando se trate de un documento esencial cuyo original est en soporte papel, una vez realiza-
da la copia electrnica autntica, el original en papel ser objeto de estudio de valoracin junto
con su serie documental.
102. Si se trata de documento esencial que forma parte de un expediente que se conserva ntegra-
mente en papel, se realizar una copia electrnica autntica. El original en papel continuar con-
servndose en dicho formato en el expediente, mientras no haya un dictamen de sustitucin de
soporte para toda la serie documental.
1.5.6.2. Valoracin
103. La valoracin documental es un proceso para determinar los valores de los documentos produ-
cidos y o bien conservados por la entidad, a travs del anlisis contextual de los mismos, y que
dar como resultado el establecimiento de plazos de conservacin, transferencia y acceso de las
series documentales estudiadas.
104. La serie documental se constituye como la unidad de trabajo de la valoracin, pues los valores
primarios y secundarios, as como los plazos de conservacin o vigencia y los trminos de dispo-
sicin que se asignan durante el proceso de valoracin, no podran ser fijados para documentos
o expedientes individualmente considerados.
6
Como ejemplos, documentos sobre directrices generales de poltica del Gobierno en materias autonmica y local, inventarios,
planos y proyectos de obras mayores de edificios y locales adscritos al Ministerio, convenios suscritos por el Departamento con
otras Administraciones o personas jurdicas, el Registro Central de Personal o la Aplicacin de Extranjera, auditoras, inspeccio-
nes extraordinarias , etc.
Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho co-
Jurdico / Legal
mn y que sirve de testimonio ante la Ley
VALORES SECUNDARIOS
105. En el perfil de aplicacin del MINHAP se utilizan como elementos de metadato eEMGDE13.1.1
VALOR PRIMARIO y eEMGDE13.1.2 VALOR SECUNDARIO. El primero tendr como
subelementos eEMGDE13.1.1.1 TIPO DE VALOR (con un esquema de valores coincidente con
los valores utilizados en los impresos de Peticin de dictamen aprobados por la CSCDA) y
eEMGDE13.1.1.2. PLAZO. El esquema de valores para eEMGDE13.1.2 VALOR SECUNDARIO
se reduce a SI/NO.
106. Para llevar a cabo la valoracin se deben tener en cuenta los siguientes criterios de carcter ge-
neral:
Criterio de procedencia y evidencia: se primarn los documentos y series documentales pro-
cedentes de los rganos que ocupan una posicin ms elevada dentro de la jerarqua admi-
nistrativa.
Criterio de contenido: la misma informacin es mejor conservarla comprimida que extendida.
Criterio diplomtico: los documentos originales, terminados y validados, son ms valiosos
que las copias.
Criterio cronolgico: los documentos de archivo anteriores a 1940 no se considerarn objeto
de valoracin con vistas a su eliminacin.
Criterio funcional: se primarn las series documentales producidas por los rganos adminis-
trativos en el ejercicio de funciones que les son propias y especficas, sobre aquellas series
de carcter comn.
Criterio de produccin: se primarn las series documentales producidas por los rganos que
realizan el seguimiento completo del procedimiento.
Criterio de utilizacin: se primarn los documentos y series documentales que durante la eta-
pa activa y semiactiva de su ciclo vital han sido objeto de demanda frecuente.
107. Determinando los valores de la serie documental se fijan los criterios relativos a los tres mbitos
siguientes:
Los plazos de transferencia entre los archivos del sistema: en la documentacin electrnica,
la transferencia al Archivo Central supone ante todo un cambio en la responsabilidad de cus-
todia sobre determinados documentos, bien situados en un mismo repositorio, o entre dife-
rentes repositorios.
Los plazos de seleccin y eliminacin: desaparecidos los valores primarios de los documen-
tos, y comprobada la existencia de series paralelas, llega el momento de proceder a la selec-
1.5.6.3. Dictamen
113.La Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, como autoridad calificadora
emite, en funcin de los plazos de conservacin propuestos o resultantes del proceso de valora-
cin documental, un dictamen favorable o desfavorable referido a la transferencia (apartado
1.5.8), eliminacin (apartado 1.5.9) o acceso (apartado 1.5.5) de las series documentales que
queda recogido en el calendario de conservacin de documentos de la entidad.
114. Estudiados los valores de cada serie documental, teniendo en cuenta los criterios utilizados en
la fase de valoracin, se pueden establecer las propuestas de dictamen siguientes:
Conservacin total de documentos que cumplan alguna o varias de las siguientes premisas:
115. Se entiende por muestreo la tcnica de seleccin segn criterios sistemticos (numricos, alfa-
bticos, topogrficos) o cualitativos, de una cierta proporcin de documentos en representacin
de un conjunto.
MTODOS DE MUESTREO
1.5.7. Conservacin
116. La conservacin de los documentos y expedientes electrnicos atender a los plazos legales y
en su caso a los establecidos en el dictamen de la autoridad calificadora y a lo dispuesto en la
estrategia de conservacin implantada.
117. Atendiendo a lo dispuesto en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), y proporcionalmente a los
riesgos a los que estn expuestos los documentos, el Departamento deber contar con un plan de
continuidad para preservar los documentos y expedientes electrnicos conservados, as como sus
metadatos asociados, que incluir lo previsto sobre Copias de seguridad (backup) [mp.info.9], jun-
to con las medidas de proteccin de la informacin [mp.info], de proteccin de los soportes de in-
formacin [mp.si], y, en cualquier caso, de proteccin de datos de carcter personal segn lo dis-
puesto en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre y normativa de desarrollo.
118 De acuerdo con Esquema Nacional de Interoperabilidad, el desarrollo e implantacin de los proce-
sos, tcnicas y operaciones de gestin de documentos electrnicos se concretar en un programa
de tratamiento especfico para la gestin de documentos y expedientes electrnicos que se aplicar
de manera continua sobre todas las etapas o perodos de su ciclo de vida, garantizando su auten-
ticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad, y permitiendo la proteccin, recu-
peracin y conservacin fsica y lgica de los documentos y su contexto.
119. La ley establece que toda la documentacin electrnica generada o recibida por cualquier orga-
nismo de la Administracin pblica forma parte del Patrimonio Documental, sin perjuicio del mo-
124. Para prevenir riesgos de prdida fsica de los documentos o de su valor probatorio, el departa-
mento y cada organismo, centro o entidad debe definir una estrategia de conservacin que per-
mita actuar de forma programada sobre los documentos electrnicos almacenados. Su objetivo
ser evitar, en lo posible, actuaciones realizadas como respuesta a problemas sobrevenidos que
puedan comportar un riesgo de prdida de documentos. Esta estrategia debe estar basada en:
Un anlisis de los riesgos que pueden amenazar su conservacin a largo plazo, tenien-
do en cuenta las caractersticas de los soportes de almacenamiento, los formatos de los do-
cumentos, el software, el hardware, los tipos de datos (estructurados o no) y las medidas de
proteccin disponibles.
La adopcin de medidas preventivas que reduzcan el nivel de riesgo.
125. Esta estrategia est llamada a garantizar principalmente la accesibilidad, autenticidad, disponibi-
lidad, integridad, inteligibilidad y legibilidad de los documentos electrnicos a lo largo de su ciclo
de vida, frente a los siguientes grupos de riesgos:
Los derivados de la continua evolucin de la tecnologa y la consiguiente obsolescencia
de la misma.
d. Medidas de prevencin
Una vez que se conozcan los elementos a proteger y su interdependencia y los riesgos a
los que estn sometidos, se proceder a determinar las medidas de prevencin necesarias
para asegurar la conservacin de los documentos electrnicos a largo plazo (o, al menos, el
tiempo que se haya estipulado que deban conservarse), comprobar si estn o no disponi-
bles y evaluar si funcionan como se espera que lo hagan.
Entre las medidas genricas de prevencin, que se detallan en la norma ISO/TR
18492:2005 "Conservacin a largo plazo de informacin electrnica basada en documen-
tos", o en las recomendaciones recogidas en la gua creada por el Grupo de Trabajo del
Subcomit de Gestin de documentos y archivos de ISO, responsable de la conservacin
de documentos electrnicos en el mbito de la gestin documental (ISO - TC 46/SC 11 /
WG ), se podrn utilizar, al menos, las siguientes:
Refresco o renovacin (copia entre dos mismos tipos de soportes, sin cambio
en los datos).
Migracin (copia a otro tipo de soporte, sistema o formato).
Replicacin (creacin de un duplicado de los datos, como medio de proteccin
ante la prdida o degradacin de los mismos).
Emulacin (reproducir las funcionalidades de un sistema o soporte obsoletos).
Encapsulacin (los documentos contienen en s mismos todos los elementos
que forman un objeto digital, por ejemplo, los metadatos, las firmas asociadas y
el propio documento).
Empleo de estndares abiertos no propietarios.
Un segundo conjunto de medidas tienen que ver con conceptos propios de los sistemas in-
formticos, como la alta disponibilidad, la redundancia de elementos para evitar los deno-
minados puntos nicos de fallo, etc.
128. En el Anexo 9 a este documento se estudian ms en detalle una serie de medidas que pueden
ser incluidas en el plan de preservacin.
129. El trmino correo electrnico designa tanto un medio de comunicacin y transmisin de informa-
cin, como un sistema de mensajera que emplea medios electrnicos y hace uso de redes de
comunicaciones, como los mensajes que se envan o reciben en ese sistema.
Los mensajes de correo electrnico se pueden categorizar en determinado casos como docu-
mento electrnico en base a las definiciones de documento y documento electrnico que ha-
cen la ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histrico Espaol, el RD 4/2010, de 8 de
enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad dentro del mbito de la
administracin electrnica, y el RD 1671/2009, de 16 de noviembre, por el que se desarrolla
parcialmente la Ley 11/2007.
Por otro lado, los mensajes de correo electrnico tienen unas caractersticas propias que los
pueden diferenciar de otros documentos electrnicos, a saber: su uso privado y oficial y su uso
interno o externo a la organizacin, el hecho de que su preservacin no est garantizada, su
empleo como contenedor de otros documentos, su contenido informativo (que puede ser mlti-
ple), la falta de garanta de autenticidad e integridad de los mensajes, los formatos propietarios
en cuanto a su almacenamiento, el riesgo de que sea considerado un medio informal de co-
municacin y el uso de un lenguaje menos formalizado que en otro tipo de documentos, la
existencia de mltiples destinatarios y su limitacin de tamao.
1.5.8. Transferencia
133. La transferencia es el Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante tras-
lado de las fracciones de series documentales, una vez que stas han cumplido el plazo de per-
manencia fijado por las normas establecidas en la valoracin para cada una de las etapas del ci-
7
clo vital de los documentos. Tiene como objetivo el facilitar el paso de los documentos a travs
de los diferentes archivos del sistema, de manera que puedan recibir el tratamiento adecuado al
momento de su ciclo de vida.
134. La transferencia de documentos y expedientes entre repositorios, que comporta tambin la de la
responsabilidad de su custodia, es uno de los procesos de gestin que se contemplan en la
Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos
135. De conformidad con lo previsto en el Apartado V.6. de la NTI de Expediente Electrnico y en el
Apartado VII.5. de la NTI de Documento Electrnico, en caso de intercambio de expedientes
electrnicos entre Administraciones pblicas que suponga una transferencia de custodia o tras-
paso de la responsabilidad de la gestin de expedientes y documentos que deban conservarse
permanentemente, el rgano o entidad transferidora ser la responsable de verificar la autentici-
dad e integridad del expediente en el momento de dicho intercambio, mediante la firma electrni-
ca de los ndices de los expedientes y de los documentos electrnicos.
Asimismo, cuando la transmisin se realice mediante soportes fsicos, debern tenerse presentes en
el proceso de transferencia las medidas de Proteccin de los soportes de informacin [mp.si] previs-
tas en el ENS (en particular las referidas a su transporte y a los mecanismos que relacionados con la
integridad y la trazabilidad) y en el resto de la normativa que pueda ser de aplicacin.
7
Diccionario de Terminologa Archivstica. Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 1995.
<http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/portada.html> [Consulta en: 14 de octubre de 2014]
157. En el Anexo 10 se contemplan una serie de tcnicas de borrado seguro, que sern de aplicacin
dependiendo del tipo de soporte, de su eventual reutilizacin, del entorno en el que se siten los
datos y del nivel de confidencialidad de los mismos.
158. Los procedimientos de borrado de documentos electrnicos y el tipo concreto de borrado para
cada tipo de soporte son los que se especifican en el Anexo 10 y se determinarn teniendo en
cuenta los siguientes factores:
1. Nivel de confidencialidad de la informacin recogida en el Documento (Alto, Medio o Bajo)
2. Nivel LOPD (Alto, Medio o Bajo)
3. Nivel de clasificacin de la informacin (Secreto, Reservado, Confidencial, Difusin limi-
tada, No restringida)
4. Los soportes de almacenamiento, en funcin de la naturaleza del soporte, el tipo de ac-
ceso al mismo, el uso de tcnicas de duplicacin, la portabilidad, la existencia de copias o r-
plicas y la posterior reutilizacin del soporte.
5. Tipo de gestin de los sistemas de informacin (interna o externa)
6. Alcance de la eliminacin (total o parcial).
159. No se eliminar ningn documento o expediente bajo estos supuestos:
Est calificado como de valor histrico o de investigacin de acuerdo con lo previsto
en la legislacin vigente al respecto.
No haya transcurrido el plazo establecido para su conservacin, durante el cual pueda
subsistir su valor probatorio de derechos y obligaciones de personas fsicas o jurdicas.
No exista dictamen previo de la autoridad calificadora competente.
1.7. Documentacin
162. Los procesos expuestos en 1.5 deben estar documentados. Se tendrn en cuenta las directri-
ces que puedan establecer las autoridades calificadoras y archivsticas competentes, de acuerdo
con la legislacin de archivos que sea de aplicacin en cada caso.
1.8. Formacin
163. Dado que la implantacin de la e-Administracin supone cambios muy importantes con respecto
a la gestin administrativa tradicional, anualmente se incluirn en el programa de formacin del
Departamento actuaciones destinadas a la formacin continua y capacitacin del personal
responsable tanto de la ejecucin y del control de la gestin de los documentos electrnicos,
como de su tratamiento y conservacin en repositorios o archivos electrnicos.
164. Se disearn, en concreto, acciones formativas especficas para cada uno de los tipos de actores
involucrados en los diferentes procesos de gestin documental contemplados en la presente poltica.
165. Asimismo, se disearn acciones formativas encaminadas a difundir el conocimiento de la cultu-
ra digital, documentos-e, expedientes-e y tramitacin electrnica en general, partiendo de la base
de que sin una comunicacin interna y formacin adecuadas la generalizacin de la tramitacin
electrnica sera inviable.
170. Por todo ello, el planteamiento de firma electrnica, dentro de la poltica de gestin de documen-
tos electrnicos del MINHAP, debe recoger las realidades de todos los centros directivos del Mi-
nisterio y, por tanto, deber dar cabida a todos los sistemas de firma electrnica amparados por
la ley 11/2007 que se estn utilizando actualmente en el MINHAP.
171. Dentro de la poltica de gestin de documentos electrnicos del MINHAP, se recomendar, en ra-
zn de su mayor robustez respecto a otros tipos de firma y en cuanto sea compatible con la agili-
dad en la gestin, la utilizacin, tanto para la actuacin administrativa automatizada como para la
firma electrnica del personal al servicio de un centro directivo, de firma electrnica con certificado.
172. Los sistemas de firma electrnica avanzada basados en certificados debern garantizar la longevidad
de las firmas, en la medida de lo posible y de acuerdo a las normas mencionadas anteriormente.
173. Podr utilizarse tambin el cdigo seguro de verificacin como sistema de firma para la actua-
cin administrativa automatizada y como firma del personal al servicio del centro directivo cuando
las circunstancias de la gestin as lo aconsejen. En este caso, se recomienda, en lo posible, la
utilizacin complementaria del sello electrnico del organismo con objeto de mejorar la interope-
rabilidad del documento y la verificacin de la firma electrnica de forma automtica sin necesi-
dad de acceder a la sede electrnica del organismo emisor del documento. En este sentido habr
que tener en cuenta la proporcionalidad entre la mejora de la interoperabilidad y el buen rendi-
miento en la generacin y gestin del intercambio.
174. En caso de que sea necesario transferir documentos electrnicos firmados con Cdigo Seguro
de Verificacin a otro centro directivo encargado de su posterior custodia y conservacin, el cen-
tro directivo emisor de los documentos podr firmar dichos documentos con sello de organismo,
con objeto de mejorar la garanta de su autenticidad, integridad y mejor conservacin del docu-
mento a lo largo de todo su ciclo de vida.
175. La firma electrnica se utilizar, en el mbito del MINHAP, en los siguientes escenarios relativos
al ciclo de vida de los documentos electrnicos:
En la captura del documento a travs del registro electrnico de los diferentes organis-
mos del MINHAP.
En la generacin y emisin de documentos fruto de la actuacin administrativa automa-
tizada del MINHAP.
En la generacin y emisin de documentos que requieren firma de empleado pblico.
En la generacin de copias electrnicas autnticas de documentos, tanto en formato
electrnico como en soporte papel.
En el intercambio de expedientes y documentos electrnicos con el ciudadano y entre
rganos administrativos, incluyendo aquellos en los que se transfiere la competencia de con-
servacin del documento.
En los procesos de resellado de documentos con objeto de garantizar la conservacin a
largo plazo de los documentos.
176. En los escenarios descritos, se utilizarn los sistemas de firma establecidos en la legislacin bsica.
179. A la hora de establecer criterios para determinar qu documentos se van a digitalizar, se reco-
mienda priorizar del siguiente modo:
o Digitalizar todos aquellos documentos aportados por los ciudadanos para incorporar a los
correspondientes expedientes.
o Digitalizar todos aquellos documentos administrativos generados por otros organismos que
lleguen en soporte papel y hayan de formar parte de expedientes administrativos.
180. Sobre la base de los requisitos mnimos de carcter normativo se relacionan una serie de as-
pectos que han de considerar las unidades responsables del desarrollo de procesos de digitali-
zacin. Algunos de estos requisitos habrn de tenerse en cuenta en procesos de gestin interna
o en licitaciones en el perfil de externalizacin.
Estos requisitos tienen que ver con la resolucin, profundidad de color y formato de la imagen
electrnica obtenida. Como regla general, la digitalizacin de documentos se llevar a cabo con
los siguientes parmetros:
Se debe contemplar la posibilidad de digitalizacin a doble cara segn las necesidades espe-
cficas de cada centro
Digitalizacin con una resolucin mnima de 200 ppp. En caso de que se juzgue necesario
para la obtencin de una imagen fiel y legible, est resolucin podr ser incrementada.
La digitalizacin con OCR se llevar a cabo cuando se considere oportuno a criterio del r-
gano.
Digitalizacin con la mnima profundidad de color necesaria para cada tipo documental que
permita su conservacin sin prdida significativa de informacin.
181. La siguiente tabla muestra en detalle los requisitos mnimos recomendados de resolucin, pro-
fundidad de color y formato que se aconseja aplicar a todos los documentos digitalizados para la
8
tramitacin administrativa :
8
En Anexo a este Protocolo de digitalizacin se presenta una tabla con requisitos tcnicos recomendados para la digitalizacin
retrospectiva de fondos documentales de carcter histrico, derivada del documento Recomendaciones para la digitalizacin de
documentos de archivo. Junta de Castilla y Len, Consejera de Cultura y Turismo, Archivo General de Castilla y Len, 2011
Texto B/N Bien contras- B/N 200 ppp 1 bits 1.3 MB PDF (versin
tado min. 1.4)
B/N Mal contras- Escala gri- 300 ppp 8 bits PDF (versin
tado o con ses min. 1.4)
informacin
grfica
Escrito del Escala de Escala de 200 ppp 8 bits 1,1MB PDF (versin
ciudadano grises grises min. 1.4)
9
Se sealan los valores medios estimados de los documentos digitalizados resultantes para cada caso. No obstante, y de acuerdo
con las limitaciones establecidas por SIR, se admitirn, con carcter general, ficheros anexos individuales con un mximo de
10MB y conjuntos de 5 anexos con un mximo de 15MB.
El operador podr dividir el documento en bloques manejables para el escner. Con ca-
rcter general, se recomienda formar partes de, aproximadamente, 50/100 hojas.
193. Se deben adoptar las medidas necesarias para que el proceso de digitalizacin se realice de
acuerdo con los requisitos tcnicos recomendados arriba, en funcin del tipo de documento ori-
gen: formato de fichero, resolucin, profundidad de bit, color, etc. Tambin se determinar el ni-
vel de agrupamiento multipgina/monopgina del resultado: si se va a crear un nico fichero con
una o varias pginas por cada documento original (multipgina) o varios ficheros, cada uno con
una pgina (monopgina). En este ltimo caso, se podra generar un archivo comprimido conte-
198. Se llevarn de manera simultnea los procesos de control de calidad oportunos para asegurar
que se ha producido correctamente el proceso de digitalizacin. El control de calidad consiste en
verificar que tanto la imagen digital como los datos significativos obtenidos en el proceso de digi-
talizacin son fieles al documento original en papel y cumplen con unos requisitos mnimos de
calidad y los criterios de fidelidad con el original necesarios para ser considerada una copia elec-
trnica autntica.
199. Entre las tareas ms significativas a realizar en la fase de control de calidad estaran:
- Cumplimiento de los requisitos mnimos de las imgenes digitalizadas.
- Completitud de los metadatos automticos y los manuales introducidos.
- Verificar que el nmero de hojas coincide con el nmero de hojas que cuenta la aplicacin utili-
zada, en aquellos casos en que se haya efectuado el recuento exacto de hojas del documen-
to origen.
- Cotejar el documento electrnico con el documento origen en papel, en una muestra de los do-
cumentos digitalizados. Se efectuarn los siguientes controles:
o Correccin de las imgenes obtenidas en cuanto a calidad de la imagen o en cuanto a
criterios tcnicos:
Resolucin adecuada al tipo documental.
Color adecuado al tipo documental.
Formato adecuado al tipo documental.
Alineacin correcta de la imagen.
o Correccin de las imgenes obtenidas en cuanto a fidelidad con el original:
Digitalizacin de todas las pginas del documento.
Digitalizacin sin inclusin de informacin que no aparece en el original.
Visualizacin y legibilidad de la imagen.
200. Para finalizar, es conveniente prever la realizacin de auditoras peridicas del proceso.
201. La ltima de las fases es la que se corresponde con el tratamiento de los documentos fsicos
tras comprobar que el proceso de digitalizacin ha finalizado correctamente.
202. Se deber, en primer lugar, determinar cules de los documentos digitalizados deben ser archi-
vados fsicamente y cules no, bien porque se digitalicen en el momento del registro y sean de-
vueltos al ciudadano, bien porque se haya valorado la oportunidad de su destruccin.
203.La determinacin del archivado fsico de documentos puede deberse, en trminos generales, a
dos causas:
- La obligacin de que en los procedimientos obren los documentos originales, en cuyo caso las
unidades responsables de la tramitacin de los mismos deber indicar en qu caso es pre-
ceptiva la aportacin de originales, para as garantizar su custodia una vez digitalizados.
204. En caso de que, por el contrario, se juzgue oportuna la destruccin de los documentos en papel
digitalizados, sta se realizar de acuerdo con el procedimiento regulado en el artculo 46 del RD
1671/2009, de 6 de noviembre.
206. Una vez superado este plazo anterior sin pronunciamiento expreso del rgano o siendo ste po-
sitivo, podr resolverse el expediente de eliminacin y procederse a la destruccin.
207. Previa a la destruccin, hay que emitir una resolucin adoptada por el rgano responsable del
procedimiento o, en su caso, por el rgano responsable de la custodia de los documentos. En s-
ta se determinar la naturaleza especfica de los documentos susceptibles de destruccin, los
procedimientos administrativos afectados, las condiciones y garantas del proceso de destruc-
cin, y la especificacin de las personas u rganos responsables del proceso.
208. Se deber incorporar al expediente de eliminacin un anlisis de los riesgos relativo al supuesto
de destruccin de que se trate, con mencin explcita de las garantas de conservacin de las
copias electrnicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad que, en relacin con la
conservacin y archivo de los documentos electrnicos, establezca el Esquema Nacional de Se-
guridad.
209. En caso de que la destruccin sea autorizada, las mismas unidades gestoras realizarn esta
eliminacin en las condiciones que la Comisin determine en su informe.
10
Tabla extractada del documento Recomendaciones para la digitalizacin de documentos de archivo. Junta de Castilla y Len,
Consejera de Cultura y Turismo, Archivo General de Castilla y Len, 2011.
3.1. Legislacin
i. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento
Administrativo Comn.
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-1992-26318
iii. Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley
Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de carcter personal.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2008-979
iv. Real Decreto 1164/2002 de 8 de noviembre, por el que se regula la conservacin del patrimonio documental con
valor histrico, el control de la eliminacin de otros documentos de la Administracin General del Estado y sus
organismos pblicos y la conservacin de documentos administrativos en soporte distinto al original.
http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE-A-2002-22192
v. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2007-12352
vi. Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22
de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2009-18358
vii. Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el m-
bito de la Administracin Electrnica.
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2010-1330
viii. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en
el mbito de la Administracin Electrnica.
http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE-A-2010-1331
ix. Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Espaol de Archivos
y se regula el Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado y de sus Organismos Pblicos y su
rgimen de acceso.
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2011-18541
xi. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba
la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13169
xii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la
Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13168
xiv. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la
Norma Tcnica de Interoperabilidad Poltica de Firma Electrnica y de certificados de la Administracin.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13171
xv. Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que
se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Protocolos de intermediacin de datos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10049
xvi. Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que
se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Relacin de modelos de datos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10050
xviii.Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se
aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de requisitos de conexin a la red de comunicaciones de las
Administraciones Pblicas espaolas.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13173
xix. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprue-
ba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado autntico y conversin entre docu-
mentos electrnicos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13172
xx. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba
la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades
registrales.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13174
xxi. Resolucin de 19 de febrero de 2013, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que
se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Reutilizacin de recursos de la informacin.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2013-2380
ii. Directorio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas - Modelo de Codificacin y Manual de Atributos de In-
formacin.
http://administracionelectronica.gob.es/ctt/dir3
xi. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Requisitos de conexin a la red de comunica-
ciones de las Administraciones Pblicas espaolas.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#REQUISITOSCONEXION
xiii. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos
entre las Entidades Registrales.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#INTERCAMBIOASIENTOS
M. complementarios
Multi-procedimiento
Firma electrnica
Documentos ENI
Licencia abierta
Procedimiento
Metadatos ENI
documental
Repositorio
Multimedia
Horizontal
reglado
rgano Gestor base
responsable Nombre de la aplicacin Procedimientos de datos Observaciones
Firma electrnica
Documentos ENI
Licencia abierta
Procedimiento
Metadatos ENI
documental
Repositorio
Multimedia
Horizontal
reglado
rgano Gestor base
responsable Nombre de la aplicacin Procedimientos de datos Observaciones
Firma electrnica
Documentos ENI
Licencia abierta
Procedimiento
Metadatos ENI
documental
Repositorio
Multimedia
Horizontal
reglado
rgano Gestor base
responsable Nombre de la aplicacin Procedimientos de datos Observaciones
Firma electrnica
Documentos ENI
Licencia abierta
Procedimiento
Metadatos ENI
documental
Repositorio
Multimedia
Horizontal
reglado
rgano Gestor base
responsable Nombre de la aplicacin Procedimientos de datos Observaciones
Firma electrnica
Documentos ENI
Licencia abierta
Procedimiento
Metadatos ENI
documental
Repositorio
Multimedia
Horizontal
reglado
rgano Gestor base
responsable Nombre de la aplicacin Procedimientos de datos Observaciones
Firma electrnica
Documentos ENI
Licencia abierta
Procedimiento
Metadatos ENI
documental
Repositorio
Multimedia
Horizontal
reglado
rgano Gestor base
responsable Nombre de la aplicacin Procedimientos de datos Observaciones
Firma electrnica
Documentos ENI
Licencia abierta
Procedimiento
Metadatos ENI
documental
Repositorio
Multimedia
Horizontal
reglado
rgano Gestor base
responsable Nombre de la aplicacin Procedimientos de datos Observaciones
Este anexo recoge los registros del MINHAP, debidamente aprobados. El inventario de registros se actualizar
peridicamente, sin que por ello deba modificarse el documento de Poltica de Gestin de Documentos Electrni-
cos del MINHAP.
Puede accederse a la pgina donde aparecen los listados de los diferentes Registros del Departamento a travs
del hipervnculo:
http://www.minhap.gob.es/es-ES/El%20Ministerio/Informacion%20y%20registros/Paginas/Registros.aspx
El Anexo 3 de este documento est destinado a recoger un cuadro de clasificacin funcional desarrollado especfi-
camente para MINHAP, que ser actualizado sistemticamente siempre que haya alguna modificacin normativa,
estructural o funcional que le afecte, sin necesidad de modificar el documento de poltica de gestin de documen-
tos electrnicos.
Sin embargo, en el momento de elaborar este documento se carece de esta herramienta y realizar un cuadro fun-
cional es laborioso. Por ello, se fija un plazo de un ao desde la entrada en vigor de este documento, para elabo-
rar el cuadro de clasificacin funcional MINHAP. Mientras tanto, se opera con un repertorio de series documenta-
les, que se incorpora como Anexo 3 transitorio a este documento.
El repertorio de series documentales de los servicios centrales del Ministerio de Hacienda y Administraciones P-
blicas se redacta partiendo de la informacin facilitada por los propios rganos superiores y directivos a travs de
la Encuesta de Archivos 2012. A esta informacin se ha aadido, en algunos casos, la referencia de procedimien-
tos declarados en la base de datos del Sistema de Informacin Administrativa (SIA).
Este repertorio de series es provisional, est pendiente de revisar y completar contrastndolo con los datos de regis-
tro de entrada de documentacin en los Archivos, as como con los propios responsables de los procedimientos en
cada uno de los rganos productores, y servir de base para la elaboracin de un cuadro funcional de series docu-
mentales que rena en categoras funcionales jerrquicas toda la produccin documental del Departamento.
SUBSECRETARA
Gabinete
- Legislacin y normas
- Expedientes parlamentarios
- Expedientes sancionadores
- Expedientes de reuniones de la Comisin Delegada del Gobierno para Asuntos Econmicos (CDGAE)
- Proyectos normativos y reglamentaciones tcnicas elaborados por los pases de la Unin Europea en apli-
cacin de la Directiva 98/34/CE sobre la sociedad de la informacin
- Expedientes de coordinacin y seguimiento del procedimiento de elaboracin de los proyectos normativos
del Departamento
- Expedientes de Abogaca
Intervencin Delegada
S. G. Recursos Humanos
Oficiala Mayor
- Actas
- Acuerdos marco
Inspeccin General
- Expedientes de inventario
- Expedientes de gestin
- Expedientes de defensa patrimonial
- Expedientes de investigacin patrimonial
- Estatutos
- Actas de juntas generales
- Convenios de colaboracin y gestin
- Convenios Colectivos
- Contratos Directivos
- Resguardos de ttulos de acciones
- Actas y documentacin del Consejo
- Actas y documentacin de las comisiones
Secretara General
- Correspondencia: Entradas
- Documentacin de Consejos
- Empresas Grupo Patrimonio
- Expedientes pago justiprecio e intereses de HYTASA
- Recursos directos
- Recursos prejudiciales
- Ayudas de Estado
- Directivas
- Ayudas SEPI
- Ayudas legislacin
- Ayudas general
- Revista Informacin Internacional
- Informes y comunicaciones sobre asuntos diversos
- Documentos: S.G. Informes de asuntos econmicos
- Estructuras ministerios
- Otros, Casa del Rey
- Recursos humanos y asuntos recibidos
- Registro General
- Reuniones rganos colegiados
- Convenios internacionales
- Convenios
- Informes art. 24.3 Ley 50/1997, de 27 de noviembre, del Gobierno
- Informes art. 67.4 Ley de Organizacin y Funcionamiento de la Admn. General del Estado
- Expedientes de contratacin
- Extractos diario de bancos
- Documentacin IVA
- Reembolsos y cheques (contabilizacin de)
- Expedientes de produccin editorial
- Expedientes de consultas de informacin archivstica
- Expedientes de consultas de informacin bibliogrfica
- Expedientes de eliminacin de documentacin administrativa
- Expedientes de informacin administrativa
- Expedientes de sesiones de rganos colegiados
- Informes consultas
- Consultas-informes
- Sentencias tribunales
- Legislacin
- Unin europea
- OCDE
- Consultas
- Informes externos
- Informes internos
- TEAC-TEAR
- Documentacin secretara
- Actas consejo SEPES
- Procedimientos europeos
- OCDE y UE
- CDI, AII, comisiones servicio
- Procedimientos amistosos final
- Procedimientos amistosos en curso
- Informes
- Consultas
- Informes externos
- ST
- Resolucin bonificacin
- Otros documentos
- Consultas informales
- Varios
- Documentos personal
- Resoluciones TEAC
- Documentacin subdireccin
- Documentacin Consejo
- Entradas registro
- Salidas registro
- Entradas pases
- Salidas pases
- Control consultas
- Control otros documentos
- Jurisprudencia
- Alegaciones y bonos
- Expedientes consultas
- ndices salida entrada
- Informes
S.G. de Tributos
- Expedientes aguas
- Expedientes LPGE
- Expedientes comisin
- Expedientes proyectos
- Expedientes transformacin
- Expedientes RD mod.
- Expedientes varios
- Resoluciones TEAC
- Sentencias tribunal
- Fallos TEAR
- Fallos TEAR
- ST
- Concurso
- ndices entrada y salida
- Formacin
- Documentacin negociado
- Expedientes personal
- Informes secretaria estado
- Consultas tributarias
- Correo entrada y salida
- Expedientes comisiones
- ndices registro
- Archivo general
- Expedientes consejo
- Informes secretaria estado
- Correspondencia particular
- Cajas fijas
- Expedientes econmicos captulos 2 y 6
- Altas y bajas inventario
- Entradas y salidas registro
- Prendas ordenanzas
- Escritos, informes etc.
Secretara General
- Correspondencia entradas
- Correspondencia salidas
- Expedientes de homologacin de sistemas tcnicos de juego
- Denuncias
- Actas de inspeccin
- Informes
- Propuestas de expediente sancionador
- Correspondencia de entrada
- Correspondencia de salida
- Expedientes licencias juegos online
- Expedientes autorizaciones juego online
- Autorizaciones buques y certificaciones
- Archivo directores
- Convenios y propuestas de colaboracin
- Declaraciones juradas y compatibilidades
- Expedientes de becas
- Expedientes de contratacin
- Expedientes de cursos
- Expedientes de incidencias laborales
- Expedientes de produccin editorial
- Expedientes de sociologa tributaria
- Gastos de inscripcin
- Memorias justificativas de gastos
- Relaciones de transferencias
- Seminarios
- Supuestos prcticos
- Tesis doctorales
S.G. de Presupuestos
- Modificaciones presupuestarias
- Modificaciones presupuestarias, relaciones de Ministro diligenciadas y compromisos de gasto de carcter
plurianual diligenciados
- Documentos de entrada
- Documentos contables
- Otros
- Correspondencia entradas/salidas
S.G. de Explotacin
- Expedientes de contratacin
- Volantes
- Consejo de Ministros
- Cuestiones parlamentarias
- CDGAE
- Auditorias
- Informes del Fondo Social Europeo
- Fondo Feaga. Informes de controles financieros y Feoga-Garanta
- Certificados e Informes Cuenta Feaga -Feader
- Informes de regularidad de acciones estructurales en Comunidades Autnomas
- FeogaGaranta irregularidades. Comunicaciones al OLAF
- Documentacion del Registro de entrada y salida
MUFACE
S.G. de Personal
- Expedientes personales
- Informes
- Convenios
- Expedientes de personal
- Expedientes de anticipo caja fija
- Expedientes de contratacin
- Expedientes de contabilidad
- Expedientes de certificados de calidad
- Expedientes de evaluacin
NOTA INTRODUCTORIA
El apartado 1.5.4.3. Esquema institucional de metadatos recoge el esquema institucional aprobado para el MIN-
HAP. A partir de ese esquema se ha elaborado este subconjunto del eEMGDE, que constituye el perfil de aplica-
cin del MINHAP.
o Las tablas aparecen tal y como estn en el eEMGDE, pero dado que se ha consensuado aplicar el es-
quema en modo mono-entidad, se ha borrado todo lo que no era de aplicacin a ese modo.
De acuerdo con el documento ISO/TC 46/SC 11 N800R1, relativo a orientaciones sobre la elaboracin de
un esquema de metadatos, y que constituye un desarrollo de la norma ISO 23081, un perfil de aplicacin
define el uso de los elementos de metadatos incluidos en un conjunto de elementos. Mientras que un con-
junto de elementos establece conceptos, expresados por los propios elementos de metadatos, y se enfoca
sobre la semntica o los significados de aquellos elementos, un perfil de aplicacin va ms lejos y aade
las reglas de la organizacin y las directrices en el uso de los elementos. Identifica las obligaciones y limi-
taciones de los elementos, y proporciona comentarios y ejemplos para ayudar a la compresin de los ele-
mentos. Los perfiles de aplicacin pueden incluir elementos integrados procedentes de uno o ms conjun-
tos de elementos, permitiendo de este modo a una aplicacin determinada cumplir sus requisitos funciona-
les.
Este perfil de aplicacin del MINHAP al subconjunto del eEMGDE contiene tres bloques diferenciados de metada-
tos:
eEMGDE2 - IDENTIFICADOR
Nombre formal eEMGDE.Identificador
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Identificador nico asignado a una entidad.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Identificacin.
- Identificar de manera nica la entidad dentro de un dominio
Finalidad - Hacer posible la localizacin de las entidades.
sese este elemento para identificar la entidad dentro de un dominio especfico, local o global, o
ambos, si procede.
En algunos casos el identificador ser asignado por el sistema, adoptando la forma probablemente
de un contador previamente configurado.
Comentarios
En condiciones ideales, el identificador debera ser nico de manera global, es decir, entre domi-
nios. En cualquier caso, con independencia de que en un dominio existan varios identificadores
para una entidad, a efectos de interoperabilidad y entre dominios, debe seleccionarse un solo identi-
ficador nico.
Ejemplos -
Definicin Fecha asociada a un evento concreto relacionado con la entidad que se describe.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Finalidad
Comentarios
Ejemplos -
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Finalidad - Proporcionar evidencia de autenticidad de la fecha del inicio de la existencia de una entidad.
Los valores pueden ser una fecha, o una fecha y una hora, pero nunca slo una hora. Puede aa-
Comentarios
dirse una zona horaria, si procede.
11
No aparece en ISO 23081 como tal, pero cumple esta funcionalidad.
Sub-elemento de No aplica.
Informacin acerca de la forma lgica y otras caractersticas tcnicas lgicas y fsicas de un docu-
Definicin
mento digital o digitalizado.
Aplicabilidad Documento.
- Proporcionar informacin especfica acerca de las decisiones que pueden adoptarse en relacin
al almacenamiento, la conservacin y la representacin de los documentos.
- Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular a efectos de gestin o de
localizacin de recursos.
- Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Finalidad - Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
- Proporcionar punteros a informacin ms detallada acerca del formato de un documento digital o
digitalizado o el software utilizado para crear un documento digital o digitalizado.
- En el caso de documentos digitalizados, proporcionar garantas de la autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad de los documentos resultantes de un proceso de digitalizacin.
La informacin proporcionada por este elemento puede utilizarse para determinar las estrategias de
Comentarios conservacin sobre los documentos digitales y debera ser lo ms completa posible para asegurar
que las caractersticas tcnicas se identifican con exactitud.
Ejemplos -
eEMGDE14.2 - FORMATO
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Formato
Sub-elemento de eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas
Definicin Formato lgico del fichero contenido en el documento electrnico
Aplicabilidad Documento
Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplir completando de forma alternativa uno o los dos
Obligacin
subelementos que componen este metadato.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE14.2.1 Nombre del formato
Sub-elementos
eEMGDE14.2.2 Extensin
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir.
eEMGDE17 - FIRMA
Nombre formal eEMGDE.Firma
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Mtodo para fijar las condiciones de fiabilidad y autenticidad de un documento.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Obligatorio ENI.
Automatizable - Repetible En el punto de captura -
eEMGDE17.1 - Tipo de firma (Obligatorio ENI)
eEMGDE17.2 Valor CSV (Obligatorio ENI)
Sub-elementos
eEMGDE17.4 Definicin generacin CSV (Obligatorio ENI)
eEMGDE17.5 Firmante
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
- Determinar que un documento es autntico, ntegro y fiable en el momento de su creacin, me-
diante su validacin por la persona fsica o jurdica con autoridad para ello.
Finalidad
- Encapsular los componentes de un documento en un punto del tiempo, a fin de garantizar sus
condiciones de autenticidad y fiabilidad en ese momento.
Comentarios -
Ejemplos -
BOE-A-2012-7576 (Orden HAP/1200/2012, de 5 de junio, sobre uso del sistema de cdigo seguro
Ejemplos
de verificacin por la Direccin General del Catastro)
EE01 (Original)
EE02 (Copia electrnica autntica con cambio de formato)
Esquema EE03 (Copia electrnica autntica de documento papel)
Valores
EE04 (Copia electrnica parcial autntica)
EE99 (Otros)
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
Proporcionar un mecanismo que indique el estado de elaboracin del documento en atencin a su
Finalidad
aproximacin como evidencia de la actividad y que asegure su valor probatorio.
Comentarios
Ejemplos EE01, EE03, EE99
12
No aparece como tal en ISO 23081, pero cumple esta funcionalidad.
Finalidad Identificar la norma que regula la estructura conforme a la que se ha creado el documento o expe-
diente electrnico
Comentarios Tipo de datos URI
Ejemplos -
eEMGDE.N - RGANO
Nombre formal eEMGDE.Organo
Sub-elemento de No aplica.
Para el Documento simple: identificador normalizado de la administracin generadora del documen-
Definicin to o que realiza la captura del mismo.
Para el Expediente y Serie: Identificador normalizado de la administracin responsable de la trami-
tacin del procedimiento.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Cdigo/s procedentes del DIR3
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 -
Finalidad Identificar el rgano que crea o captura el documento o el rgano responsable de la tramitacin del
procedimiento
Comentarios Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Directorio Comn de Uni-
dades Orgnicas y Oficinas (DIR3) gestionado por el MINHAP.
Ejemplos E04072803 (S.G. de Informacin, Documentacin y Publicaciones)
Ejemplos -
Obligacin Condicional: Completar en caso de que el metadato eEMGDE20 Estado de elaboracin, contenga
los valores EE02, EE03 o EE04
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Si el documento origen es un documento electrnico:
Esquema ES_<rgano>_<AAAA>_<ID_especfico>
Valores Ejemplo: ES_E00010207_2010_MPR000000
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 -
Finalidad Identificar de forma unvoca el documento con valor de original a partir del que se obtiene la copia
autntica que captura el sistema de gestin documental.
Comentarios -
Ejemplos -
Finalidad Informar acerca del estado de tramitacin del expediente al presentar una vista del mismo con la
estructura establecida en la NTI de Expediente electrnico.
Comentarios -
Finalidad Identificar de forma unvoca el/los interesados en un procedimiento determinado, bien sean perso-
nas fsica, jurdicas u rganos de la Administracin
Comentarios -
Ejemplos -
eEMGDE1 - CATEGORIA
Nombre formal eEMGDE.Categoria
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Valor del tipo de entidad que se est describiendo.
Aplicabilidad Al adoptar un enfoque mono-entidad, slo es aplicable a la entidad Documento
Obligacin Obligatorio para la transferencia.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Documento/Expediente/Serie
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Identificacin.
- Sub-categorizar entidades.
Finalidad - Hacer posible que las bsquedas se restrinjan a categoras particulares de entidades o a entida-
des a un nivel particular de agregacin, si procede.
- Hacer posibles bsquedas basadas en tipos de categoras.
Comentarios -
Ejemplos -
eEMGDE8 - SEGURIDAD
Nombre formal eEMGDE.Seguridad
Sub-elemento de No aplica.
Conjunto de valores que, una vez articulados, ayudan a determinar las medidas adoptadas para
Definicin proteger los documentos, la informacin y los datos de un acceso, cambio, destruccin no autoriza-
dos, as como de otras amenazas.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable - Repetible En el punto de captura -
eEMGDE8.4 Sensibilidad datos de carcter personal
Sub-elementos
eEMGDE8.6 Nivel de confidencialidad de la informacin
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
La finalidad de este elemento es establecer un conjunto de criterios que determinen, de conformi-
Finalidad dad con la legislacin vigente, los privilegios y restricciones de acceso a las diferentes entidades
con el objeto de facilitar la proteccin de las mismas, ya sea de manera fsica, ya de manera lgica.
Comentarios -
Ejemplos -
13
Repetible slo para documentos confidenciales, actividades y regulaciones.
(*) Basado en el artculo 14.1 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia y acceso a la informacin pblica y buen
gobierno.
Ejemplos Los datos contenidos en los expedientes de esta serie documental son reutilizables bajo las condi-
ciones generales que establece el artculo 8 de la Ley 37/2007, de 16 de noviembre.
eEMGDE13 - CALIFICACIN
Nombre formal eEMGDE.Calificacion
Sub-elemento de No aplica.
Informacin acerca de los plazos de conservacin de los documentos en atencin a sus valores, a lo
Definicin largo de su ciclo de vida, as como acerca de las acciones dictaminadas regladas a emprender so-
bre los mismos, tomadas a partir de la ponderacin de esos valores.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE13.1 - Valoracin
eEMGDE13.2 - Dictamen
Sub-elementos
eEMGDE13.3 - Transferencia
eEGMDE13.4 - Documento esencial
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos.
- Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores.
- Identificar los requisitos legales o normativos aplicables a los documentos.
- Identificar las autoridades competentes en la determinacin de los valores de los documentos.
- Identificar las normas de conservacin aplicables a los documentos.
- Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los documentos producidos.
- Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente determinados y otros pro-
Finalidad cesos de gestin documental, especialmente la clasificacin y el dictamen realizado sobre los
documentos y las series documentales.
- Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y la gestin de documentos, y los
ciudadanos y sus intereses.
- Proporcionar una referencia temporal a las acciones dictaminadas sobre los documentos.
- Asegurar que se han adoptado las acciones dictaminadas correctas sobre los documentos.
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.
eEMGDE13.1 - VALORACIN
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Valoracion
Sub-elemento de eEMGDE13 - Calificacin
Determinacin de los valores y plazos a los que los documentos estn sometidos a lo largo de su
Definicin
ciclo de vida.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE13.1.1 Valor primario
Sub-elementos
eEMGDE13.1.2 Valor secundario
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos.
- Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores.
- Identificar los requisitos legales o normativos aplicables sobre los documentos.
- Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas por las autoridades competentes en la de-
terminacin de los valores de los documentos.
- Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas en las normas de conservacin aplicables
sobre los documentos.
Finalidad - Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los documentos producidos.
- Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente determinados y otros
procesos de gestin documental, especialmente la clasificacin y el dictamen realizado sobre los
documentos y las series documentales.
- Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y la gestin de documentos, y los
ciudadanos y sus intereses.
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.
Comentarios - Heredable a expediente y documento a partir de la serie.
Ejemplos -
Finalidad - Conocer el plazo de prescripcin del valor jurdico de los documentos, esto es, su plazo de vi-
gencia en tanto prueba documental procesal en un litigio.
- Heredable a expediente y documento a partir de la serie.
Comentarios - Tipos de valores especificados en el formulario de identificacin y valoracin de series documen-
tales de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Ejemplos -
eEMGDE13.1.1.2 PLAZO
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorPrimario.Plazo
Sub-elemento de eEMGDE13.1.1 - Valor primario
Determinacin del plazo de prescripcin de los valores primarios de los documentos, expedientes y
Definicin
series documentales
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Indicar plazo en aos
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos.
Finalidad - Conocer el plazo de prescripcin del valor fiscal de los documentos, esto es, su plazo de vigen-
cia en tanto evidencia del pago de obligaciones tributarias.
Comentarios - Heredable a expediente y documento a partir de la serie.
Ejemplos 4 aos
eEMGDE13.2 - DICTAMEN
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Dictamen
Sub-elemento de eEMGDE13 - Calificacin
Decisiones emitidas por la autoridad calificadora relativas a la conservacin o a la eliminacin de
Definicin
documentos de acuerdo con la evolucin de sus valores conforme avanza su ciclo de vida.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen
Sub-elementos eEMGDE13.2.2 - Accin dictaminada
eEMGDE13.2.3 - Plazo de ejecucin de la accin dictaminada
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o solicitado, en
relacin a sus diferentes valores.
- Identificar la entidad responsable de su gestin y conservacin.
- Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto,
medio y largo plazo.
Finalidad
- Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se origi-
naron durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interacciones de los procesos
de la administracin con los ciudadanos y sus intereses.
- Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.
Cuando implica la retirada de documentos de los sistemas en uso, en el momento en que stos no
son necesarios, debe prevenirse que no quede ninguna labor pendiente de ejecucin y no exista
Comentarios
ningn proceso o investigacin judicial en marcha que pudiera requerir el documento como eviden-
cia electrnica.
Ejemplos -
Definicin Tipo de decisin emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los documentos a lo
largo de su ciclo de vida y una vez realizada su valoracin.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie.
Obligacin Obligatorio para la transferencia
14
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No.
Esquema Ver Apndice adjunto
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o solicitado, en rela-
cin a sus diferentes valores.
- Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y la entidad responsable de su
gestin y conservacin.
- Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto, me-
Finalidad dio y largo plazo.
- Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se originaron
durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interacciones de los procesos de la admi-
nistracin con los ciudadanos y sus intereses.
- Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.
Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.
Los documentos simples, expedientes y series pueden verse afectados, a lo largo de su ciclo de vida,
Comentarios
por distintas decisiones hasta su eliminacin o conservacin permanente, en su caso, por lo que de-
beran describirse utilizando mltiples repeticiones del sub-elemento eEMGDE13.2 - Dictamen.
Ejemplos CP; EP
COD.
TIPO DICTAMEN
DICTAMEN
CP Conservacin permanente
EP Eliminacin parcial
ET Eliminacin total
PD Pendiente de dictamen
Definicin Accin concreta que se aplica al documento en base al dictamen adoptado por una autoridad califica-
dora.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie.
Condicional: Debe utilizarse para la transferencia a menos que el valor del sub-elemento
Obligacin
eEMGDE13.2.1. Tipo de dictamen, sea PD - Pendiente de dictamen.
15
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No.
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
14
En el punto de captura en el caso de que existan normas de conservacin aprobadas.
15
En el punto de captura en el caso de que existan normas de conservacin aprobadas.
Definicin Plazo en el que se tiene que ejecutar la accin concreta que se aplica al documento y que figura en el
sub-elemento eEMGDE13.2.2 Accin dictaminada
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Condicional: Debe utilizarse para la transferencia a menos que el valor del sub-elemento
Obligacin
eEMGDE13.2.1. Tipo de dictamen, sea PD - Pendiente de dictamen.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No.
Esquema Introducir un valor numrico relativo a aos
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad Automatizar una alerta que advierta de la necesidad de ejecutar la accin dictaminada en
eEMGDE13.2.2 Accin dictaminada en un plazo de tiempo.
Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.
Comentarios El momento de ejecucin de la accin dictaminada se calcular sumando el valor numrico de esta
metadato al correspondiente a los aos en el metadato eEMGDE4.2 - Fecha fin
5 aos
Ejemplos
8 aos
Definicin Operacin por la que traspasa la custodia de las diferentes fracciones de series documentales, en
cumplimiento del calendario de conservacin resultante del proceso de valoracin documental.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEGMDE 13.3.1 Fase de archivo
Sub-elementos
eEMGDE 13.3.2 Plazo de transferencia
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Traspasar la custodia de los documentos a travs de las distintas fases de archivo del Sistema, y
la responsabilidad de llevar a cabo las tareas correspondientes a cada uno de los momentos del
Finalidad
ciclo de vida de los documentos
- Establecer el momento en el que se llevar a cabo la transferencia de la custodia
Comentarios Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.
Ejemplos -
Definicin Indicacin de la fase de archivo correspondiente al momento del ciclo de vida del documento que se
transfiere
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No.
- Archivo Central.
Esquema - Archivo Intermedio
Valores
- Archivo Histrico
Valor por defecto Archivo Central.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad - Determinar la fase de archivo a la que se incorpora una serie o su fraccin, as como los expedien-
tes y documentos que la componen, en funcin del momento de su ciclo de vida.
Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.
Este metadato es modificable. Se propone como no repetible puesto que siempre contendr el valor
Comentarios
significativo para los responsables del repositorio en que se conserve en un momento determinado, ya
sea ste el repositorio de gestin o el repositorio de archivo.
Ejemplos Archivo Central. Archivo Histrico.
Definicin Plazo de tiempo en que se traspasa la custodia de las diferentes fracciones de series documentales,
en cumplimiento del calendario de conservacin resultante del proceso de valoracin documental.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Finalidad - Asegurar que la organizacin pueda seguir desarrollando su actividad en caso de desastre, con-
servando los documentos considerados como esenciales para su funcionamiento.
Comentarios
Ejemplos S. No.
eEMGDE3 - NOMBRE
Nombre formal eEMGDE.Nombre
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Ttulo en lenguaje natural del documento, expediente o serie
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE3.1 Nombre natural
Sub-elementos
eEMGDE3.3 Nombre del fichero
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
eEMGDE11 - IDIOMA
Nombre formal eEMGDE.Idioma
Sub-elemento de No aplica.
Idioma o lengua utilizada en un Documento, hablada o usada por un Agente al realizar una Activi-
Definicin
dad.
Aplicabilidad Documento
Condicional:
Obligacin - Se utilizar opcionalmente para indicar el idioma de un documento si este es distinto a espaol.
- Cada Institucin puede utilizarlo para indicar tambin las lenguas cooficiales empleadas.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema RFC 4646:2006. Ver Apndice 17 del eEMGDE
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
- Facilitar la bsqueda y recuperacin de documentos.
Finalidad
- Proporcionar informacin contextual adicional acerca de un agente.
La especificacin RFC 4646:2006 proporciona una sintaxis para construir descripciones de idioma
Comentarios utilizando los cdigos de lengua de ISO 639, los cdigos de pas de ISO 3166 y los cdigos de
escritura de ISO 15924.
Ejemplos Para un documento en gallego, gl
Ejemplos Farmacia, Urbanismo, Administracin de Empresas, Siglo XIX, Guerra de Iraq, Madrid, Ley 11/2007,
Calificacin de documentos.
Ejemplos Listado de materias de la Biblioteca Nacional, Clasificacin Decimal Universal, listado de puntos de
acceso en la plataforma PARES
eEMGDE14.8 - TAMAO
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano
Sub-elemento de eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas
Definicin Dimensiones fsicas, tamao lgico o duracin del documento.
Aplicabilidad Slo al tipo de entidad Documento.
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE14.8.2 - Tamao Lgico
Sub-elementos
eEMGDE14.8.4 - Unidades
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Proporcionar informacin especfica acerca del almacenamiento, conservacin y representacin
de los documentos.
Finalidad - Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
- Hacer posible la migracin y transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
Debe actualizarse cada vez que se conviertan los documentos a un nuevo formato. Los cambios
Comentarios
deben quedar reflejados en eEMGDE21.6 - Historia del cambio.
Ejemplos -
eEMGDE14.8.4 - UNIDADES
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.Unidades
Sub-elemento de eEMGDE14.8 - Tamao
Elemento de medida utilizado para registrar las dimensiones de un documento fsico o el tamao o
Definicin
la duracin lgicos de un documento digital.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura
Sub-elementos No
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Proporcionar informacin especfica acerca del almacenamiento, conservacin y representacin
de los documentos.
Finalidad - Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
- Hacer posible la migracin y transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
Para especificar las unidades utilizadas para registrar la extensin digital, deberan tomarse los
valores definidos en el esquema. Las unidades utilizadas para anchura, volumen, duracin, etc.,
deberan ser determinadas por cada organizacin. La separacin de las unidades de medida de los
nmeros reales de unidades facilita el tratamiento automatizado de los valores de los metadatos
Comentarios
eEMGDE14.8.1 - Dimensiones fsicas, y eEMGDE14.8.2 - Tamao Lgico.
Dado que el elemento eEMGDE14.8 - Tamao es aplicable para sistemas digitales, analgicos e
hbridos, tambin puede ser conveniente la utilizacin en este elemento de un esquema de unida-
des fsicas para documentos analgicos (cajas, libros, legajos)
Ejemplos cm, Mb, cajas
eEMGDE14.9PROFUNDIDAD DE COLOR
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.ProfundidadColor
Sub-elemento de eEMGDE14Caractersticas Tcnicas
Definicin Profundidad de color o escala de grises o resolucin cromtica de una imagen digitalizada
eEMGDE15 - UBICACIN
Nombre formal eEMGDE.Ubicacion
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Localizacin fsica donde reside un documento.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE15.1 - Soporte
Sub-elementos
eEMGDE15.2 - Localizacin
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
Finalidad - Hacer posible la localizacin actual del documento, para recuperarlo cuando se requiera.
Debera utilizarse cuando:
- El documento no est localizado dentro de un sistema de gestin de documentos, sino que se
mantiene en algn otro tipo de almacenamiento virtual o fsico.
Comentarios - Sea necesario distinguir la localizacin del documento a efectos de gestin y de acceso.
Aplicable a entornos hbridos, esto es, cuando en un expediente electrnico se quiera hacer refe-
rencia a documentos en papel, o cuando se prevea que se va a querer incorporar al expediente
documentos o pruebas que por sus caractersticas fsicas no puedan revestir la forma de documen-
tos ENI ver NTI Expediente-e V.3
Ejemplos -
eEMGDE15.1 - SOPORTE
Nombre formal eEMGDE.Ubicacion.Soporte
Sub-elemento de eEMGDE15 - Ubicacin
Definicin Objeto fsico sobre el que se almacena un documento.
Aplicabilidad Documento.
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
eEMGDE15.2 - LOCALIZACIN
Nombre formal eEMGDE.Ubicacion.Localizacion
Sub-elemento de eEMGDE15 - Ubicacin
Definicin Localizacin actual (fsica) del documento.
Aplicabilidad Documento.
Obligacin Opcional.
16
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad - Hacer posible la localizacin actual del documento, para recuperarlo cuando se requiera o solici-
te
Debe utilizarse en el caso de documentos analgicos incorporados a sistemas electrnicos de ges-
Comentarios
tin de documentos
Ejemplos - Archivo Central, caja 12546
16
Si el volumen es muy grande y debe repartirse en varias localizaciones.
eEMGDE16.2 - VALOR
Nombre formal eEMGDE.VerificacionIntegridad.Valor
Sub-elemento de eEMGDE16 - Verificacin de integridad
Valor real, generado por el algoritmo definido en eEMGDE16.1 - Algoritmo que representa el docu-
Definicin
mento simple o conjunto de documentos a que hace referencia.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura
Sub-elementos No
Esquema Esquemas desarrollados por cada organizacin.
Valores
Valor por defecto No aplica.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.
Finalidad
- Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo
Este elemento es conocido informalmente como suma de verificacin o checksum.
El valor ser una cadena de longitud fija. Debe utilizarse en conjuncin con el elemento
Comentarios
eEMGDE16.1 - Algoritmo, para especificar el nombre del algoritmo utilizado para generar el valor.
El hash del expediente o de la agregacin se calcula sobre el respectivo fichero de ndice.
Ejemplos 573066A121BECFDC7B2643338ED11EB2AAEFD056,
3081760FAE9365BD299CA0A466F2C022D438705A
eEMGDE17.5 - FIRMANTE
Nombre formal eEMGDE.Firma.Firmante
Sub-elemento de eEMGDE17 - Firma
Informa sobre la identidad del/los firmante/s del documento, la calidad en la que firman y el nivel de
Definicin
firma
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE17.5.1. - Nombre y apellidos o razn social
eEMGDE17.5.2. - Nmero de identificacin de los firmantes
Sub-elementos eEMGDE17.5.3. - En calidad de
eEMGDE17.5.4. - Nivel de firma
eEMGDE17.5.5. - Informacin adicional
Esquema Texto libre. Nombre y cargo de los firmantes
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad Informar sobre la identidad y cargo del/los firmante/s del documento
Comentarios Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.
Ejemplos J. Snchez, Subdirector General de
eEMGDE17.5.3 - EN CALIDAD DE
Nombre formal eEMGDE.Firma.Firmante.EnCalidadDe
Sub-elemento de eEMGDE17.6 - Firmante
Definicin Informa sobre la funcin de cada uno de los firmantes
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Firmante; Cofirmante; Contrafirmante
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad Informar sobre sobre la funcin de cada uno de los firmantes
Comentarios Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.
Ejemplos
Ejemplos Nick, PIN ciudadano, Firma electrnica avanzada, Claves concertadas, Firma electrnica avanzada
basada en certificados, CSV
eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad
Sub-elemento de No aplica.
Informacin acerca de las acciones realizadas sobre las distintas entidades y metadatos de las
Definicin
mismas, las fechas de realizacin, la base normativa para realizarlas, y el usuario que las realiz.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Opcional.
Automatizable - Repetible En el punto de captura -
eEMGDE21.1 - Accin
eEMGDE21.1.1 - Fecha de la accin
eEMGDE21.1.2 - Entidad de la accin
Sub-elementos
eEMGDE21.2 - Motivo reglado
eEMGDE21.3 - Usuario de la Accin
eEMGDE21.6 - Historia del cambio
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos.
Finalidad Mantener una pista de auditora inalterable de las acciones realizadas en el sistema.
La trazabilidad equivale a lo que se conoce como pista de auditora de tal modo que la implantacin
Comentarios de este elemento y sus subelementos depender de implantaciones especficas que deben respetar
las buenas prcticas y normas tcnicas relativas a seguimiento de acciones.
Ejemplos -
eEMGDE21.1 - ACCIN
Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad.Accion
Sub-elemento de eEMGDE21 - Trazabilidad
Definicin Indicador del tipo de accin realizada sobre una o varias entidades del sistema
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE21.1.1 - Fecha de la accin
Sub-elementos
eEMGDE21.1.2 - Entidad de la accin
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos.
(*) Adaptacin del apndice 7 del eEMGDE a las necesidades del Departamento en un entorno mono-entidad
Accin de gestin de
Descripcin
documentos
Accede a Ejecuta el proceso de acceso a documentos.
- Registrar y rastrear los cambios sobre los metadatos de una entidad a lo largo del tiempo.
- Hacer posible el que se realice y mantenga una historia completa de las acciones de las entida-
des.
Finalidad - Ayudar a documentar los efectos o resultados de las relaciones entre entidades.
- Proporcionar una historia de los cambios realizados sobre los elementos y sub-elementos de
metadatos resultantes de las relaciones entre entidades.
- Facilitar la comprensin de los cambios realizados sobre los metadatos de una entidad a lo largo
del tiempo.
Debe utilizarse en conjuncin con el sub-elemento eEMGDE21.6.1 - Nombre del elemento para
identificar casos individuales de un elemento o sub-elemento que ha cambiado como resultado de
una relacin, y para registrar el valor real de ese elemento o sub-elemento antes del cambio. Este
Comentarios
sub-elemento tambin debe utilizarse en situaciones en las que no se registr ningn valor anterior
en el elemento o sub-elemento afectado. En cada caso, este sub-elemento registrar un valor nulo
(un campo en blanco) o la cadena de texto Sin valor anterior.
Ejemplos -
Complementariamente al perfil de aplicacin del MINHAP, y como consecuencia del mismo, se incluye la Propues-
ta de modificacin del eEMGDE, que se traslada a la Direccin General de Modernizacin Administrativa, Proce-
dimientos e Impulso de la Administracin Electrnica, para su estudio y aprobacin.
INTRODUCCIN
El Grupo de Apoyo de Tecnologa y Normativa, constituido en el seno del Grupo de Trabajo para la Coordinacin
de Archivos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas, adopta, en consecuencia, el e-EMGDE para
definir su esquema institucional de metadatos en el contexto de su Poltica de Gestin de Documentos, presenta-
da en fase de borrador a la CPAE de 4 de julio de 2014.
Tal y como la propia NTI de Poltica de Gestin de Documentos sugiere, el e-EMGDE se toma como referencia
respetndolo al mximo, pero tambin acogindose a la flexibilidad que propugna para mejor poder adaptarlo a los
variados escenarios de gestin documental que presentan los diferentes rganos de este Departamento.
En este sentido, el perfil de aplicacin del MINHAP selecciona un subconjunto de metadatos del conjunto total del
e-EMGDE, modificando varios de ellos en algunos de sus aspectos y, por ltimo, aadiendo otros que se han juz-
gado desde este Departamento tiles o necesarios para una ptima gestin de documentos electrnicos a lo largo
de todas las fases de su ciclo de vida.
Uno de los primeros aspectos que se hubo de considerar al hacer la adaptacin del e-EMGDE a la realidad del
Ministerio fue el tipo de implantacin que se iba a adoptar. Se concluy que las exigencias de un enfoque multi-
entidad quedaban, de momento, fuera del alcance de la poltica que se estaba definiendo, y que en pro de una
implantacin lo ms rpida y extensa posible, se optaba por un enfoque mono-entidad.
Esta primera decisin hizo que se tuvieran que crear como nuevos aquellos metadatos que las NTIs de Docu-
mento-e y Expediente-e establecan como obligatorios, puesto que el e-EMGDE obtena sus valores a travs de
un complejo sistema de relaciones entre entidades mltiples.
Por ltimo, se han aadido metadatos o sub-elementos de estos que no existan, para los que se incluye una des-
cripcin con los atributos propios del e-EMGDE, e incluso reformulado algunos casi en su totalidad, como los rela-
tivos al bloque de Firma, Verificacin de Integridad y Calificacin, con la finalidad de proporcionar una informacin
ms precisa y automatizable en cada caso.
La presente propuesta de modificacin del e-EMGDE se estructura de la misma manera que lo hace el perfil de
aplicacin MINHAP, esto es, en tres bloques de metadatos por orden decreciente de obligatoriedad, a saber:
Para una ms rpida comprensin, dentro de cada bloque se presentan de forma grfica en paralelo el metadato
e-EMGDE y correspondiente el metadato del Perfil MINHAP con indicacin de los diferentes tipos de alteracin
que hayan recibido los primeros (modificacin, adicin, supresin, etc.), as como, en algunos casos, la motiva-
cin de dichas alteraciones.
17
En este Perfil de aplicacin el trmino Expediente se usa tanto para el Expediente administrativo electrnico propiamente
dicho como para la Agregacin de documentos electrnicos que constituye una unidad documental compuesta.
Definicin Formato lgico de fichero del documento. Definicin Formato lgico del fichero contenido en el documento electrnico
ADICIN: Se aade un subelemento eEMGDE14.2.1 NOMBRE DEL FORMATO, al metadato eEMGDE14.2 Formato
ADICIN: Se aade un subelemento eEMGDE14.2.2 EXTENSIN DEL FICHERO, al metadato eEMGDE14.2 - Formato
Definicin Mtodo para fijar las condiciones de fiabilidad y autenticidad de un documento. Definicin Mtodo para fijar las condiciones de fiabilidad y autenticidad de un documento.
Aplicabilidad Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin. Aplicabilidad Documento/Expediente
Definicin Indicador normalizado que refleja el grado de confianza de la firma utilizado. Definicin Denominacin normalizada del formato de firma utilizado.
Aplicabilidad Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin. Aplicabilidad Documento/Expediente
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad. Valor por defecto Sin definir.
Sealar el tipo de firma electrnica empleada para la autenticacin del Documento Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad
Simple, Expediente o Agregacin. Sealar el formato de firma electrnica empleado para la autenticacin del
Finalidad
Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma. documento simple, expediente o agregacin.
Comentarios
En caso de utilizar CSV se utilizar el elemento eEMGDE16 - Verificacin de integridad. Comentarios Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.
Nick, PIN ciudadano, Firma certificada, Firma electrnica avanzada, Certificado Ejemplos TF01, TF05.
electrnico, Claves concertadas, Firma electrnica avanzada basada en
certificados.
Ejemplos Perfil de firma (si es basada en certificados electrnicos reconocidos): EPES (basada
en poltica), T (sellado de tiempo), C (completa), X (extendida), XL (extendida largo
plazo), A (archivo).
MODIFICACIN Y ADICIN: Se elimina el antiguo metadato eEMGDE17.2 Formato de firma, que pasa a llamarse Valor CSV, dato antes asignado al metadato
eEMGDE16.2 VALOR, dependiente del elemento Verificacin de la integridad
Definicin Referencia a la orden, resolucin o documento que define la creacin del CSV
correspondiente
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
ADICIN: Se crea este elemento para incluir en una implantacin mono-entidad el correspondiente metadato obligatorio de las NTIs de documento-e y expediente-e.
Modelo estructurado y reconocido que adopta un Documento, en el desarrollo de Modelo estructurado y reconocido que adopta un documento, en el desarrollo de
Definicin una competencia concreta, en base a una Regulacin y cuyo formato, contenido Definicin una competencia concreta, en base a una regulacin y cuyo formato, contenido
informativo o soporte son homogneos. informativo o soporte son homogneos.
Aplicabilidad Documento
Aplicabilidad Slo al tipo de entidad Documento, excepto Fondo y Grupo de fondos.
Obligacin Obligatorio ENI
Condicional:
- Debe utilizarse en implantaciones mono-entidad. Automatizable Repetible En el punto de captura -
Obligacin
- Obligatorio para la entidad Documento Simple. Sub-elementos No
- Opcional para la entidades Expediente, Agregacin y Serie. TD01 (Resolucin), TD02 (Acuerdo), TD03 (Contrato), TD04
Automatizable Repetible En el punto de captura (Convenio), TD05 (Declaracin), TD06 (Comunicacin),
TD07 (Notificacin), TD08 (Publicacin), TD09 (Acuse de
Sub-elementos No recibo), TD10 (Acta), TD11 (Certificado), TD12 (Diligencia),
Esquema
TD13 (Informe), TD14 (Solicitud), TD15 (Denuncia), TD16
Esquema Ver Error! No se encuentra el origen de la referencia.. Valores
Valores (Alegacin), TD17 (Recursos), TD18 (Comunicacin ciuda-
Valor por defecto Sin definir. dano), TD19 (Factura), TD20 (Otros incautados), TD99
(Otros).
Compatibilidad ISO 23081 Identificacin
Valor por defec-
Sin definir.
- Facilitar la bsqueda y la recuperacin. to
- Proporcionar informacin adicional acerca de la actividad o propsito de un Compatibilidad ISO 23081 Identificacin
Finalidad
documento.
- Mejorar la comprensin o interpretacin de un documento. - Facilitar la bsqueda y la recuperacin.
Finalidad - Proporcionar informacin adicional acerca de la actividad o propsito de un
En entornos multi-entidad el tipo documental debe relacionarse con la Actividad documento.
Comentarios que se documenta y representa un modelo que puede coincidir con la entidad - Mejorar la comprensin o interpretacin de un documento.
Accin.
Comentarios -
Ejemplos Acta, Convenio, Denuncia, Factura. Ejemplos - TD0, TD02, TD03
Indicacin del estado de la situacin de elaboracin de un documento, a saber, Indicacin del estado de la situacin de elaboracin de un documento, a saber,
Definicin Definicin
original o los distintos tipos identificados de copia. original o los distintos tipos identificados de copia.
Proporcionar un mecanismo que indique el estado de elaboracin del documento en Valor por defec-
Sin definir.
Finalidad atencin a su aproximacin como evidencia de la actividad y que asegure su valor to
probatorio. Compatibilidad ISO 23081 Uso.
Comentarios - Proporcionar un mecanismo que indique el estado de elaboracin del documento
Ejemplos - Finalidad en atencin a su aproximacin como evidencia de la actividad y que asegure su
valor probatorio.
Comentarios -
Ejemplos EE01, EE03, EE99
SUPRESIN: se suprimen todos los sub-elementos de este metadato, considerando que para proporcionar la informacin que precepta la NTI de documento-e, es sufi-
ciente con el elemento raz y el esquema de valores que la norma reconoce.
Identificador nico codificado que determina una categora en un cuadro de clasifica- Identificador nico codificado que determina una categora en un cuadro de
Definicin Definicin
cin. clasificacin o en el SIA.
Vincular, a travs de un identificador codificado nico, el Documento con entidades Ejemplos FO001. AG00711. 998150 [SIA]
Finalidad Actividad o Agente correspondientes a efectos de garantizar la gestin y la fiabilidad
del mismo.
Comentarios -
Ejemplos FO001. AG00711
Definicin Indica si el contenido del documento fue creado por el ciudadano o por una
administracin.
Aplicabilidad Documento
Obligacin Obligatorio ENI
En el punto de captu-
Automatizable Repetible -
ra
Sub-elementos No tiene
Esquema Campo booleano: 0 = Ciudadano; 1 = Administracin
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 -
Finalidad -
Comentarios -
Ejemplos -
Finalidad Identificar de forma unvoca el documento con valor de original a partir del que
se obtiene la copia autntica que captura el sistema de gestin documental.
Comentarios -
Ejemplos -
Finalidad Informar acerca del estado de tramitacin del expediente al presentar una vista
del mismo con la estructura establecida en la NTI de Expediente electrnico.
Comentarios -
Ejemplos -
Definicin Valor del tipo de entidad que se est describiendo. Definicin Valor del tipo de entidad que se est describiendo.
Aplicabilidad Todas las entidades. Aplicabilidad Al adoptar un enfoque mono-entidad, slo es aplicable a la entidad Documento
Definicin Fecha en que una entidad finaliz su existencia, se disolvi o se destruy. Fecha en que se considera finalizado el expediente o agregacin documental o
Definicin
se considera que no se van a producir ms expedientes de una serie documental.
Aplicabilidad Todas las entidades.
Aplicabilidad Expediente/Serie
Condicional: Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se disuelve, se borra o
Obligacin Condicional: Debe utilizarse para la transferencia una vez que una entidad
se destruye. Obligacin
finaliza.
Automatizable Repetible En el punto de captura
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Sub-elementos No
[<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]. Ver Error! No se encuen-
Esquema Esquema [<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]
Valores tra el origen de la referencia.. Valores
Valor por defecto Sin definir.
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
- Proporcionar evidencia de autenticidad de la fecha en que se considera
- Proporcionar evidencia de autenticidad de la fecha en que finaliz la existencia o finalizado el expediente o agrupacin documental.
Finalidad
efecto de una entidad. - Para la serie documental, se dar la fecha del ltimo expediente instruido
Finalidad
- Registrar informacin de la fecha de finalizacin de las asociaciones de unas de un procedimiento que se extingue o deja de tramitarse.
entidades con otras. En los expedientes de resolucin coincidir con la fecha de notificacin de la
Los valores pueden ser una fecha, o una fecha y una hora, pero nunca slo una hora. resolucin o, en su caso, acuse de recibo de la misma, o con la fecha en que
Comentarios
Puede aadirse una zona horaria, si procede. se d por finalizado por cualquiera de los otros procedimientos previstos en la
Ley (caducidad, desistimiento); en caso de expedientes de constancia o
Para una entidad Documento: 20110327, 20100227T131805.
informativos, la fecha fin coincidir con la finalizacin de las actuaciones admi-
Para una entidad Agente: 2009. nistrativas o informativas en torno al asunto de que se trate, por ejemplo:
Ejemplos Para una entidad Actividad: 20010102. Comentarios - Expedientes personales: la fecha de fin coincidir con la de resolucin de
Para una entidad Regulacin: 20070622. cese definitivo de la relacin laboral del empleado pblico con el rgano co-
rrespondiente, por cualquiera de las causas reconocidas en la legislacin.
Para una entidad Relacin: 20110327.
- Expedientes informativos: por ejemplo, una agregacin de documentos en
un gabinete, se considerar finalizado cuando el asunto para el que se ha-
ya recabado la informacin y documentos se considera cerrado y tomadas
las decisiones oportunas en torno a l.
Ejemplos 20110327, 20100227T131805.
MODIFICACIN: se adaptan la definicin, finalidad y comentarios al enfoque mono-entidad, cuyo alcance son las categoras de la entidad Documento a las que aplica
este metadato: Expediente/Serie
ADICIN: Se aade este subelemento del metadato eEMGDE8 - Seguridad por considerar que el Nivel de confidencialidad ENS, que figura como metadato eEMGDE8.5
en el vigente esquema, es aplicable a los sistemas de informacin y no a las diferentes categoras de la entidad documento tomadas aisladamente.
Compatibilidad ISO 23081 Uso. - Facilitar la gestin y el uso adecuado de documentos con condiciones
particulares de acceso
Finalidad
Sealar el tipo de acceso correspondiente al Documento al que se pretende acceder o - Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de acceso de los documen-
Finalidad
gestionar. tos.
sese para proporcionar informacin acerca de la calificacin del documento
Deben utilizarse los valores del esquema de valores indicado y utilizarse en conjuncin Comentarios
respecto al acceso por razn diferente de la proteccin de datos personales.
Comentarios con los valores establecidos en el elemento eEMGDE9.1 - Condiciones de acceso, uso y
Ejemplos
reutilizacin.
Ejemplos B.1.
MODIFICACIN: El metadato TIPO DE ACCESO, originalmente eEMGDE9.2, pasa a ser numerado como eEMGDE9.1, con descripcin sensiblemente diferente. Se compo-
ne, adems, de dos subelementos de nueva creacin: eEMGDE9.1.1 Cdigo causa limitacin y eEMGDE9.1.2 Causa legal/normativa de la limitacin.
ADICIN: Se aade este subelemento de nueva creacin dependiente del metadato eEMGDE9.1 TIPO DE ACCESO.
COD. CAUSA
CAUSA ESPECFICA LIMITACIN (*)
LIMITACIN
A La seguridad nacional
B La defensa
C Las relaciones exteriores
D La seguridad pblica
La prevencin, investigacin y sancin
E de los ilcitos penales, administrativos o
disciplinarios
La igualdad de las partes en los proce-
F
sos judiciales y la tutela judicial efectiva
Las funciones administrativas de vigi-
G
lancia, inspeccin y control
Los intereses econmicos y comercia-
H
les
I La poltica econmica y monetaria
El secreto profesional y la propiedad
J
intelectual e industrial
La garanta de la confidencialidad o el
K secreto requerido en procesos de toma
de decisin
L La proteccin del medio ambiente
M Otros
(*) Basado en el artculo 14.1 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia y acceso a la informacin pblica y buen gobierno.
ADICIN: Se aade este subelemento de nueva creacin dependiente del metadato eEMGDE9.1 TIPO DE ACCESO
MODIFICACIN: El metadato eEMGDE9.2., originalmente Tipo de acceso, se redefine por completo para describir las condiciones de reutilizacin de la informacin
contenida en los documentos.
Informacin acerca de los plazos de conservacin de los documentos en atencin a Informacin acerca de los plazos de conservacin de los documentos en aten-
sus valores, a lo largo de su ciclo de vida, as como acerca de las acciones dictamina- cin a sus valores, a lo largo de su ciclo de vida, as como acerca de las accio-
Definicin Definicin
das regladas a emprender sobre los mismos, tomadas a partir de la ponderacin de nes dictaminadas regladas a emprender sobre los mismos, tomadas a partir de
la ponderacin de esos valores.
esos valores.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Aplicabilidad Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos.
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplica-
Obligacin
ble y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin. Automatizable Repetible En el punto de captura -
18
Repetible slo para la categora Serie.
Determinacin de los valores y plazos a los que los documentos estn sometidos a lo Determinacin de los valores y plazos a los que los documentos estn someti-
Definicin Definicin
largo de su ciclo de vida. dos a lo largo de su ciclo de vida.
Aplicabilidad Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos. Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplica-
Obligacin
ble y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin. Automatizable Repetible En el punto de captura -
Automatizable Repetible En el punto de captura eEMGDE13.1.1 Valor primario
Sub-elementos
eEMGDE13.1.2 Valor secundario
Sub-elementos No
Esquema Sin definir
Esquema Ver Error! No se encuentra el origen de la referencia.. Valores
Valores Valor por defecto Sin definir
Valor por defec-
Sin cobertura de calificacin. Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos.
to
Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos. - Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores.
- Identificar los requisitos legales o normativos aplicables sobre los documen-
- Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores. tos.
- Identificar los requisitos legales o normativos aplicables sobre los documentos. - Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas por las autoridades
- Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas por las autoridades competen- competentes en la determinacin de los valores de los documentos.
tes en la determinacin de los valores de los documentos. - Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas en las normas de
- Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas en las normas de conservacin conservacin aplicables sobre los documentos.
aplicables sobre los documentos. - Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los
Finalidad documentos producidos.
- Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los documentos
Finalidad producidos. - Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente
determinados y otros procesos de gestin documental, especialmente la
- Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente determina-
clasificacin y el dictamen realizado sobre los documentos y las series do-
dos y otros procesos de gestin documental, especialmente la clasificacin y el dic-
cumentales.
tamen realizado sobre los documentos y las series documentales.
- Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y de gestin de
- Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y de gestin de docu- documentos, y los ciudadanos y sus intereses.
mentos, y los ciudadanos y sus intereses.
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representa- representativo.
tivo.
Comentarios - Heredable a expediente y documento a partir de la serie.
Este campo se repetir tantas veces como sea necesario en funcin de los diferentes
Comentarios Ejemplos -
valores de las entidades pertinentes a lo largo de su ciclo de vida.
Ejemplos Valor legal: Permanente, Valor fiscal: Cinco aos.
MODIFICACIN: El eEMGDE13.1 VALORACIN modifica algunos aspectos de su descripcin original y se descompone en dos subelementos: eEMGDE13.1.1 Valor primario y eEMGDE13.1.2 Valor secundario.
CAUSA: descomponer la informacin relativa a la calificacin documental en datos tiles para la ejecucin automtica o semiautomtica de acciones.
Finalidad - Conocer cada uno de los valores (administrativo, fiscal, jurdico, etc.) que
poseen los documentos.
- Heredable a expediente y documento a partir de la serie.
Comentarios - Tipos de valores especificados en el formulario de identificacin y valoracin
de series documentales de la Comisin Superior Calificadora de Documen-
tos Administrativos.
Ejemplos -
CAUSA: descomponer la informacin relativa a la calificacin documental en datos tiles para la ejecucin automtica o semiautomtica de acciones.
CAUSA: descomponer la informacin relativa a la calificacin documental en datos tiles para la ejecucin automtica o semiautomtica de acciones.
CAUSA: descomponer la informacin relativa a la calificacin documental en datos tiles para la ejecucin automtica o semiautomtica de acciones
Decisiones emitidas por la autoridad calificadora relativas a la conservacin o a la Decisiones emitidas por la autoridad calificadora relativas a la conservacin o a
Definicin eliminacin de documentos de acuerdo con la evolucin de sus valores conforme Definicin la eliminacin de documentos de acuerdo con la evolucin de sus valores
avanza su ciclo de vida. conforme avanza su ciclo de vida.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Aplicabilidad Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos.
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplica-
Obligacin
ble y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin. Automatizable Repetible En el punto de captura -
Automatizable Repetible En el punto de captura eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen
Sub-elementos eEMGDE13.2.2 - Accin dictaminada
eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen
Sub-elementos eEMGDE13.2.3 - Plazo de ejecucin de la accin dictaminada
eEMGDE13.2.2 - Accin dictaminada
Esquema Sin definir
Esquema No aplica. Valores
Valores Valor por defecto Sin definir
Valor por defecto No aplica.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requeri-
- Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o do o solicitado, en relacin a sus diferentes valores.
solicitado, en relacin a sus diferentes valores. - Identificar la entidad responsable de su gestin y conservacin.
- Identificar la entidad responsable de su gestin y conservacin. - Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que
- Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan puedan surgir a corto, medio y largo plazo.
surgir a corto, medio y largo plazo. Finalidad - Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos
Finalidad - Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aque- donde aquellos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios,
llos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interac- as como las interacciones de los procesos de la administracin con los
ciones de los procesos de la administracin con los ciudadanos y sus intereses. ciudadanos y sus intereses.
- Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas. - Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representa- - Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental
representativo.
tivo.
Cuando implica la retirada de documentos de los sistemas en uso, en el mo-
Cuando implica la retirada de documentos de los sistemas en uso, en el momento en
mento en que stos no son necesarios, debe prevenirse que no quede ninguna
que stos no son necesarios, debe prevenirse que no quede ninguna labor pendiente Comentarios
Comentarios labor pendiente de ejecucin y no exista ningn proceso o investigacin judicial
de ejecucin y no exista ningn proceso o investigacin judicial en marcha que pudiera
en marcha que pudiera requerir el documento como evidencia electrnica.
requerir el documento como evidencia electrnica.
Ejemplos -
Ejemplos -
MODIFICACIN de algunos aspectos de la descripcin del metadato. ADICIN del sub-elemento eEMGDE13.2.3 Plazo de ejecucin de la accin dictaminada
COD.
TIPO DICTAMEN
DICTAMEN
CP Conservacin permanente
EP Eliminacin parcial
ET Eliminacin total
PD Pendiente de dictamen
Se utiliza para registrar la accin dictaminada que se pretende realizar de manera reglada Heredable desde la serie a expediente y documento.
sobre el documento. No debe utilizarse para registrar los detalles de la accin real cuando Se utiliza para registrar la accin dictaminada que se pretende realizar de manera
se emprende. En este esquema, todas las acciones y eventos se documentan utilizando la reglada sobre el documento. No debe utilizarse para registrar los detalles de la
entidad Relacin. La accin dictaminada se registra en las normas de conservacin, donde accin real cuando se emprende. La accin dictaminada se registra en las nor-
se concreta la accin que tiene que emprenderse sobre un documento una vez que ha mas de conservacin, donde se concreta la accin que tiene que emprenderse
pasado el perodo de tiempo especificado desde el evento desencadenante indicado. sobre un documento una vez que ha pasado el perodo de tiempo especificado
desde el evento desencadenante indicado.
Comentarios Los documentos simples, expedientes y agregaciones pueden verse afectados, a lo largo Comentarios
Los documentos simples, expedientes y agregaciones pueden verse afectados, a
de su ciclo de vida, por distintos tipos de decisin, hasta su eliminacin o conservacin
lo largo de su ciclo de vida, por distintos tipos de decisin, hasta su eliminacin o
permanente, en su caso, por lo que deberan describirse utilizando mltiples instancia- conservacin permanente, en su caso, por lo que deberan describirse utilizando
ciones del sub-elemento eEMGDE13.2 - Dictamen. mltiples instanciaciones del sub-elemento eEMGDE13.2 - Dictamen.
El tipo de dictamen Eliminacin puede requerir la conservacin de un muestreo espec- El tipo de dictamen Eliminacin puede requerir la conservacin de un muestreo
fico, a efectos de trazabilidad de la tramitacin del procedimiento, adaptado a las carac- especfico, a efectos de trazabilidad de la tramitacin del procedimiento, adapta-
tersticas del documento. do a las caractersticas del documento.
Definicin Plazo en el que se tiene que ejecutar la accin concreta que se aplica al documen-
to y que figura en el sub-elemento eEMGDE13.2.2 Accin dictaminada
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Condicional: Debe utilizarse para la transferencia a menos que el valor del sub-
Obligacin
elemento eEMGDE13.2.1. Tipo de dictamen, sea PD - Pendiente de dictamen.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No.
Esquema Introducir un valor numrico relativo a aos
Valores Valor por de-
Sin definir.
fecto
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad Automatizar una alerta que advierta de la necesidad de ejecutar la accin dictami-
nada en eEMGDE13.2.2 Accin dictaminada en un plazo n de tiempo.
Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.
El momento de ejecucin de la accin dictaminada se calcular sumando el valor
Comentarios
numrico de este metadato al correspondiente a los aos en el metadato
eEMGDE4.2 - Fecha fin
5 aos
Ejemplos
8 aos
CAUSA: Poder programar la ejecucin automtica o semiautomtica de acciones a partir de los valores de fecha en un campo calculado.
CAUSA: Discriminar las acciones relacionadas con la transferencia o traspaso de documentos entre repositorios con cambio de custodia, de aquellas relativas al dictamen
sobre la seleccin documental para su conservacin permanente o eliminacin.
Definicin Indicacin de la fase de archivo correspondiente al momento del ciclo de vida del
documento que se transfiere
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No.
- Archivo Central.
Esquema - Archivo Intermedio
Valores
- Archivo Histrico
Valor por defecto Archivo Central.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Determinar la fase de archivo a la que se incorpora una serie o su fraccin,
Finalidad as como los expedientes y documentos que la componen, en funcin del
momento de su ciclo de vida.
Heredable desde la serie a expediente y documento.
Este metadato es modificable. Se propone como no repetible puesto que siempre
Comentarios contendr el valor significativo para los responsables del repositorio en que se
conserve en un momento determinado, ya sea ste el repositorio de gestin o el
repositorio de archivo.
Ejemplos Archivo Central. Archivo Histrico.
ADICIN del sub-elemento eEMGDE22.3TIPO DE CLASIFICACIN (SIA/FUNCIONAL), que tipificar la taxonoma a que responden los sub-elementos precedentes del
eEMGDE22 Clasificacin, esto es, eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin y eEMGDE22.2 Denominacin de clase.
ADICIN de metadato y sub-elementos conteniendo datos relativos al acto de registro administrativo de documentos electrnicos. Sin numeracin en el eEMGDE.
ADICIN de metadato y sub-elementos conteniendo datos relativos al acto de registro administrativo de documentos electrnicos. Sin numeracin en el eEMGDE.
ADICIN de metadato y sub-elementos conteniendo datos relativos al acto de registro administrativo de documentos electrnicos. Sin numeracin en el eEMGDE.
ADICIN de metadato y sub-elementos conteniendo datos relativos al acto de registro administrativo de documentos electrnicos. Sin numeracin en el eEMGDE.
ADICIN de metadato y sub-elementos conteniendo datos relativos al acto de registro administrativo de documentos electrnicos. Sin numeracin en el eEMGDE.
Definicin Ttulo o nombre dado a una entidad. Definicin Ttulo en lenguaje natural del documento, expediente o serie
Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplica- Obligacin Opcional
Obligacin
ble y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin. En el punto de captu-
Automatizable Repetible -
ra
Automatizable Repetible En el punto de captura
eEMGDE3.1 - Nombre natural
eEMGDE3.1 - Nombre natural Sub-elementos
Sub-elementos eEMGDE3.3 - Nombre del fichero
eEMGDE3.2 - Esquema de nombre
Esquema Sin definir
Esquema No aplica. Valores
Valores Valor por defecto Sin definir
Valor por defecto No aplica.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
- Ayudar a identificar la entidad.
- Ayudar a identificar la entidad. - Actuar como punto de acceso para la recuperacin de los recursos por los
Finalidad
- Actuar como punto de acceso para la recuperacin de los recursos por los usuarios usuarios
- Describir las funciones y/o asuntos de los documentos. - Describir las funciones y/o asuntos de los documentos.
Finalidad
- Hacer posible la bsqueda de un nombre en su totalidad. Comentarios -
- Proporcionar informacin contextual acerca de la norma, mtodo o convencin
Ejemplos -
utilizados para nombrar entidades.
Los nombres de entidades pueden extraerse de esquemas de valores. Si existen tales
Comentarios
esquemas, debera indicarse en el sub-elemento eEMGDE3.2 - Esquema de nombre.
Ejemplos -
Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplica- Obligacin Opcional.
Obligacin
ble y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin. Automatizable Repetible En el punto de captura -
Automatizable Repetible En el punto de captura Sub-elementos No
Sub-elementos No Esquema Sin definir
Valores
Para los tipos de entidad Documento, Agente, Actividad y Valor por defecto Sin definir.
Regulacin no se definen esquemas de valores. Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
Esquema Para el tipo de entidad Relacin, los esquemas de valor se
Valores - Proporcionar a los usuarios un punto de acceso para la localizacin de
indican en Error! No se encuentra el origen de la referencia.
Finalidad recursos.
y Error! No se encuentra el origen de la referencia..
- Identificar las funciones y/o asuntos de los documentos.
Valor por defecto Sin definir.
Comentarios -
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
Documento: Instancia de solicitud de licencia de obras
- Determinar la identificacin de la entidad. Ejemplos Expediente: Expediente de concesin de licencia de obras
- Proporcionar a los usuarios un punto de acceso para la localizacin de recursos. Serie: Expedientes de licencias de obras.
Finalidad
- Identificar las funciones y/o asuntos de los documentos.
- Facilitar la bsqueda de un nombre.
Si el nombre se extrae de un vocabulario controlado con estructura, deben reproducir-
se todos los componentes de esa estructura dentro de la secuencia de caracteres de
Comentarios 3.1-Nombre natural.
En los casos en que el nombre de la entidad sea tambin su identificador, el valor
tendr que replicarse en el sub-elemento eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador.
Para una entidad Documento: Instancia de solicitud de licencia de obras, Expe-
diente de concesin de licencia de obras, Serie de licencias de obras.
Para una entidad Agente: Juan Nadie, Ministerio de Cultura, Gerencia de Urba-
nismo.
Para una entidad Actividad: Gestin del suelo, Concesin de licencias, Presenta-
Ejemplos
cin de instancias.
Para una entidad Regulacin: Ley del Suelo, Plan de Ordenacin Urbana.
Para una entidad Relacin: Precede en secuencia (por ejemplo, en una secuencia de
concesin de licencias, la entidad Documento Informe tcnico precede en secuencia a
la entidad Documento Informe jurdico).
ADICIN de un nuevo sub-elemento eEMGDE3.3 NOMBRE DEL FICHERO al metadato eEMGDE3. Nombre.
La informacin proporcionada por este elemento puede utilizarse para determinar las La informacin proporcionada por este elemento puede utilizarse para determi-
estrategias de conservacin sobre los documentos digitales y debera ser lo ms com- nar las estrategias de conservacin sobre los documentos digitales y debera
Comentarios
pleta posible para asegurar que las caractersticas tcnicas se identifican con exactitud. ser lo ms completa posible para asegurar que las caractersticas tcnicas se
En el caso de que el valor del sub-elemento 14.1 Soporte origen, sea Digitalizado, identifican con exactitud.
Comentarios entonces deben crearse dos valores en eEMGDE6 - Entidad relacionada, uno para el ID Ejemplos -
del documento resultante de la digitalizacin del documento fuente en papel y otro
para la identificacin de la localizacin fsica del propio documento fuente en papel. En
el caso de que la digitalizacin suponga la eliminacin del documento fuente en papel,
la relacin de la localizacin fsica no sera necesaria.
Ejemplos -
Medida de la capacidad para capturar los detalles del documento original, Medida de la capacidad para capturar los detalles del documento original, a menudo
Definicin Definicin
a menudo cuantificada en pxeles por pulgada. cuantificada en pxeles por pulgada.
Condicional. Debe utilizarse si el valor del sub-elemento eEMGDE14.1 - Soporte Obligacin Opcional. Aplicable en caso de documentos digitalizados
Obligacin
origen, es Digitalizado. Automatizable Repetible En el punto de captura -
Automatizable Repetible En el punto de captura Sub-elementos No.
Sub-elementos No. Indicar la resolucin para cada una de las dimensiones del
Esquema documento siguiendo el esquema:
Esquema Sin definir. Valores
Valores resolucin horizontal x resolucin vertical
Valor por defecto 200
Valor por defecto 200 x 200
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Proporcionar informacin especfica para definir qu decisiones relativas al
- Proporcionar informacin especfica para definir qu decisiones relativas al
almacenamiento, la conservacin y la representacin de los documentos
Finalidad almacenamiento, la conservacin y la representacin de los documentos pueden
pueden adoptarse. Finalidad
adoptarse.
- Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento. - Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Comentarios - Comentarios -
Ejemplos 200 ppp 200 x 200 ppp
Ejemplos
300 x 200 ppp
Definicin Tamao lgico o duracin del documento. Definicin Tamao lgico del documento.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad. Finalidad - Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
- Proporcionar informacin especfica acerca del almacenamiento, conserva- - Se introducir el tamao del documento en el formato estndar recogido en el
cin y representacin de los documentos. Catlogo de estndares y no en su codificacin en base64.
- Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento. Comentarios - Slo registra nmeros, sin las unidades asociadas, para facilitar el procesamiento
Finalidad - Hacer posible la migracin y transferencia de los documentos de un soporte por mquina de los valores. Las unidades deben especificarse en el sub-
o localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos, para elemento eEMGDE14.8.4 - Unidades.
que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, Ejemplos 20,5
migrarse al mismo tiempo, etc.
Slo registra nmeros, sin las unidades asociadas, para facilitar el procesamiento
Comentarios por mquina de los valores. Las unidades deben especificarse en el sub-elemento
eEMGDE14.8.4 - Unidades.
Ejemplos 20,5
ADICIN de este sub-elemento, dependiente del metadato eEMGDE14Caractersticas Tcnicas, para recoger informacin acerca del tratamiento del color en documen-
tos digitalizados.
Mtodo algortmico reproducible que transforma la secuencia de caracteres que Mtodo algortmico reproducible que transforma la secuencia de caracteres que
Definicin forma un Documento, en un valor de longitud fija, que representa el valor digital de Definicin forma un documento en un valor de longitud fija, que representa el valor digital de
dicho Documento. dicho documento. Se excluye el caso de CSV
Aplicabilidad Documento/Expediente
Aplicabilidad Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin.
Obligacin Opcional
Condicional:
- Requerido para documentos digitales que se transmiten, transfieren o de alguna Automatizable Repetible En el punto de captura -
Obligacin otra manera se migran entre sistemas o dentro de un solo sistema. Sub-elementos No
- En entornos mono-entidad que empleen Cdigos Seguros de Verificacin como
Esquema Sin definir
sistema de firma del documento, incluye el valor de ste. Valores
Automatizable Repetible En el punto de captura Valor por defecto Sin definir
Sub-elementos No Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.
Excepto en el caso de CSV, definido en la Norma Tcnica de Finalidad
Esquema - Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo
Valores Interoperabilidad de Catlogo de Estndares.
Este metadato debe utilizarse en conjuncin con el sub-elemento eEMGDE16.2 -
Valor por defecto No aplica. Comentarios
Valor, para especificar el valor calculado a partir del algoritmo empleado.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad. Ejemplos SHA-1.
- Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.
Finalidad
- Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo
Este metadato debe utilizarse en conjuncin con el sub-elemento eEMGDE16.2 -
Valor, para especificar el valor calculado a partir del algoritmo empleado.
Este sub-elemento debe utilizarse en combinacin con el elemento eEMGDE4 -
Fechas, cuyo sub-elemento eEMGDE4.1 - Fecha inicio debe incorporar la fecha y
Comentarios hora en que se aplica el algoritmo.
En este sub-elemento estn comprendidos los cdigos seguros de verificacin
(CSV).
Los valores deberan tomarse de un vocabulario controlado que debe ser definido
por cada organizacin.
Ejemplos SHA-1, CSV.
MODIFICACIN: Se excluye su uso para documentos o expedientes firmados mediante CSV. Se propone la creacin de metadatos relacionados con la firma mediante
CSV: eEMGDE17.2 Valor CSV (Obligatorio ENI); eEMGDE17.4 Definicin generacin CSV (Obligatorio ENI)
Valor real, generado por el algoritmo definido en eEMGDE16.1 - Algoritmo que Valor real, generado por el algoritmo definido en eEMGDE16.1 - Algoritmo que
Definicin Definicin representa el documento simple o conjunto de documentos a que hace referen-
representa el documento simple o conjunto de documentos a que hace referencia.
cia.
Aplicabilidad Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Condicional:
Obligacin Opcional
- Requerido para documentos digitales que se transmiten, transfieren o de alguna
Obligacin otra manera se migran entre sistemas o dentro de un solo sistema. Automatizable Repetible En el punto de captura
- En entornos mono-entidad que empleen Cdigos Seguros de Verificacin como Sub-elementos No
sistema de firma del documento, incluye el valor de ste.
Esquema Esquemas desarrollados por cada organizacin.
Automatizable Repetible En el punto de captura Valores
Valor por defecto No aplica.
Sub-elementos No
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Esquema Esquemas desarrollados por cada organizacin.
Valores - Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autori-
Valor por defecto No aplica. Finalidad zada.
- Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Este elemento es conocido informalmente como suma de verificacin o che-
- Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autori-
cksum.
Finalidad zada.
El valor ser una cadena de longitud fija. Debe utilizarse en conjuncin con el
- Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo
Comentarios elemento eEMGDE16.1 - Algoritmo, para especificar el nombre del algoritmo
Este elemento es conocido informalmente como suma de verificacin o checksum. utilizado para generar el valor.
El valor ser una cadena de longitud fija. Debe utilizarse en conjuncin con el ele- El hash del expediente o de la agregacin se calcula sobre el respectivo fichero
mento eEMGDE16.1 - Algoritmo, para especificar el nombre del algoritmo utilizado de ndice.
Comentarios para generar el valor.
Ejemplos 573066A121BECFDC7B2643338ED11EB2AAEFD056,
Si el elemento eEMGDE16.1 - Algoritmo contiene el valor CSV, en este sub- 3081760FAE9365BD299CA0A466F2C022D438705A
elemento contendr el valor del cdigo seguro de verificacin utilizado para firmar
el documento.
Ejemplos DFCD3454
MODIFICACIN: Se excluye toda mencin a la firma mediante CSV, en coherencia con el metadato precedente
ADICIN
ADICIN
ADICIN
ADICIN
ADICIN
Ejemplos Nick, PIN ciudadano, Firma electrnica avanzada, Claves concertadas, Firma
electrnica avanzada basada en certificados, CSV
ADICIN
ADICIN
Definicin Indicador del tipo de accin realizada sobre una o varias entidades del sistema Definicin Indicador del tipo de accin realizada sobre una o varias entidades del sistema
- Este sub-elemento slo debera aplicarse en entornos mono-entidad. Automatizable Repetible En el punto de captura -
Obligacin
- En entornos multi-entidad debera establecerse una relacin con la entidad eEMGDE21.1.1 Fecha de la accin
Actividad pertinente. Sub-elementos
eEMGDE21.1.2 - Entidad de la accin
Automatizable Repetible En el punto de captura
Esquema Sin definir.
Sub-elementos No Valores
Valor por defecto Sin definir.
Esquema Sin definir.
Valores Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos.
Valor por defecto Sin definir. Denominar el tipo de accin realizada sobre una determinada entidad en un mo-
Finalidad
Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos. mento determinado del tiempo.
Denominar el tipo de accin realizada sobre una determinada entidad en un momen- Para definir el esquema de valores se puede tomar como base el Apndice 7 del
Finalidad Comentarios
to determinado del tiempo. eEMGDE (*)
Para definir el esquema de valores se puede tomar como base el Error! No se en- Ejemplos Accede a, Cambia, Borra
Comentarios
cuentra el origen de la referencia..
Ejemplos Consulta, Modificacin, Borrado.
Razn por la que se lleva a cabo la accin asociada expresada en eEMGDE21.1 - Razn por la que se lleva a cabo la accin asociada expresada en eEMGDE21.1
Definicin Definicin
Accin. - Accin.
Para la descripcin de los documentos y expedientes es muy positivo contar con recursos de recuperacin de
la informacin como son los tesauros, vocabularios de lenguaje controlado, ndices de materias que se utilicen en
MINHAP, etc.
En el momento actual no se tiene constancia de la utilizacin de este tipo de instrumentos en la descripcin de los
documentos electrnicos.
S existen algunas herramientas de este tipo en los centros, pero al no estar normalizados, estos recursos espec-
ficos carecen de utilidad en las transferencias.
A medida que se vayan construyendo, se incorporarn en este Anexo al documento de Poltica de Gestin.
Se recogen en este apartado las reseas a las disposiciones en materia de Poltica de Seguridad de los documen-
tos electrnicos del Departamento publicadas en el Boletn Oficial del Estado:
Orden / /201X, dede , por la que se aprueba la Poltica de Seguridad de la Informacin en el mbito de la
Administracin Electrnica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas. (Pendiente de aprobacin)
Asimismo, conviene tener en cuenta que en el Real Decreto 4/2010, el ENI en materia de seguridad seala lo si-
guiente:
1. Para asegurar la conservacin de los documentos electrnicos se aplicar lo previsto en el Esquema Na-
cional de Seguridad en cuanto al cumplimento de los principios bsicos y de los requisitos mnimos de se-
guridad mediante la aplicacin de las medidas de seguridad adecuadas a los medios y soportes en los que
se almacenen los documentos, de acuerdo con la categorizacin de los sistemas.
2. Cuando los citados documentos electrnicos contengan datos de carcter personal les ser de aplicacin
lo dispuesto en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, y normativa de desarrollo.
3. Estas medidas se aplicarn con el fin de garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibi-
lidad, trazabilidad, calidad, proteccin, recuperacin y conservacin fsica y lgica de los documentos elec-
trnicos, sus soportes y medios, y se realizarn atendiendo a los riesgos a los que puedan estar expues-
tos y a los plazos durante los cuales deban conservarse los documentos.
4. Los aspectos relativos a la firma electrnica en la conservacin del documento electrnico se establecern
en la Poltica de firma electrnica y de certificados, y a travs del uso de formatos de firma longeva que
preserven la conservacin de las firmas a lo largo del tiempo.
Cuando la firma y los certificados no puedan garantizar la autenticidad y la evidencia de los documentos
electrnicos a lo largo del tiempo, stas les sobrevendrn a travs de su conservacin y custodia en los re-
positorios y archivos electrnicos, as como de los metadatos de gestin de documentos y otros metadatos
vinculados, de acuerdo con las caractersticas que se definirn en la Poltica de gestin de documentos.
45/2007 Declaraciones por la Contribucin General sobre la Renta. Desde 1957 Declaraciones por el Impuesto General
sobre la Renta (30/12/1932-31/12/1977) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Elimina-
cin parcial.
46/2007 Declaraciones de Patente Nacional Complementaria (1954-1959) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de
Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin total.
47/2007 Declaraciones conjuntas del Impuesto General sobre la Renta y Patrimonio de las Personas Fsicas ejercicio de
1977 (1977-1977) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
48/2007 Relaciones de los triplicados de declaraciones que se remiten a la DG de Rentas Pblicas (modelo 4) (1933-1959)
// Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
49/2007 Relaciones especiales de declaraciones (24/05/1933-06/04/1943) // Delegaciones de Hacienda / Administracin
de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
50/2007 Relaciones de declaraciones presentadas por la Contribucin General sobre la Renta (desde 16/08/1934 modelo
90) (24/05/1933-10/03/1959) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
51/2007 Estados numrico demostrativo del movimiento de declaraciones (31/01/1935-10/03/1959) // Delegaciones de
Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
52/2007 Relaciones de declaraciones negativas por la Contribucin General sobre la Renta (15/04/1958-31/12/1978) //
Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
53/2007 Relaciones de declaraciones por el Impuesto General sobre la Renta enviadas a la Inspeccin (08/10/1968-
31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
54/2007 Relaciones de declaraciones comprobadas por la Inspeccin y devueltas a la Seccin de Contribucin sobre la
Renta (06/04/1943-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
55/2007 Relaciones de contribuyentes que no han presentado declaracin y propuesta de sancin (20/12/1932-31/12/1978)
// Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
56/2007 Relaciones de alta por Contribucin sobre la Renta (24/05/1933-06/04/1943) // Delegaciones de Hacienda / Admi-
nistracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
57/2007 Relaciones de bajas en el Registro-Padrn (por circular 06/04/1943, modelo 87) (24/05/1933-08/10/1968) // Dele-
gaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
58/2007 Relaciones de Contribuyentes que no han presentado declaracin (20/10/1934-31/12/1978) // Delegaciones de
Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
59/2007 Partes mensuales de las actuaciones de Inspeccin (15/01/1935-06/04/1943) // Delegaciones de Hacienda / Ad-
ministracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
60/2007 Estados numricos de contribuyentes inscritos en el Padrn Registro (06/04/1943-31/12/1968) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
61/2007 Relaciones nominales de inclusiones, bajas y cambios de domicilio habidos mensualmente en el Registro-Padrn
(06/04/1943-08/10/1968) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
62/2007 Relaciones de Actas que se remiten a la Inspeccin para su notificacin y archivo (Modelo 3) (06/04/1943-
31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
Resolucin de 12 de noviembre de 2007, de la Subsecretara, por la que se autoriza la eliminacin de series documentales
concretas custodiadas por el Archivo Central de la Direccin General del Tesoro y Poltica Financiera
153/2007 Matrices de Ttulos de Deuda (1979-1989) // Direccin General del Tesoro y Poltica Financiera / Subdir. Gral. de
Deuda. Dictamen: Eliminacin total.
190/2007 Declaraciones simplificadas I.R.P.F. (modelo D101). Documento de ingreso o devolucin (modelo 101) (1997-
1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
191/2007 Declaraciones Impuesto Extraordinario R.P.F. (modelo D714) documentos de ingreso o devolucin (modelo 714)
(1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
192/2007 Declaraciones trimestrales o semestrales del I.R.P.F. por rendimiento del trabajo y actividades profesionales y
artsticas (modelo 110 ejemplar amarillo) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
193/2007 Declaraciones trimestrales y pago fraccionado IRPF para profesionales y artistas acogidos al rgimen de estima-
cin directa (modelo 130 ejemplar verde) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
194/2007 Declaraciones de resumen anual de retenciones indirectas a cuenta del IRPF y del Impuesto sobre Sociedades
(Modelo 190). Documento de ingreso (Modelo 110) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Adminis-
tracin. Dictamen: Eliminacin total.
195/2007 Declaraciones de resumen anual de retenciones directas a cuenta del IRPF por la Administracin del Estado y
Organismos Autnomos (modelo 191) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tribu-
taria. Dictamen: Eliminacin total.
196/2007 Declaraciones de resumen anual de retenciones a cuenta del IRPF por rendimientos del Capital Mobiliario (Modelo
192) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
197/2007 Declaraciones de resumen anual de retenciones directas a cuenta del IRPF por Rendimientos del Capital Mobilia-
rio, excepto intereses a cuenta (modelo 193) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administra-
cin. Dictamen: Eliminacin total.
198/2007 Documentos de ingresos de retenciones e ingresos a cuenta IRPF y Sociedades, excepto intereses de cuentas
bancarias (modelo 123) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dicta-
men: Eliminacin total.
199/2007 Declaraciones de resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF y Sociedades por rendimientos
implcitos del capital mobiliario (modelo 194) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin.
Dictamen: Eliminacin total.
200/2007 Declaraciones de rendimientos implcitos del capital mobiliario sujetos al rgimen general del IRPF y Sociedades,
documento de ingreso (modelo 124) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributa-
ria. Dictamen: Eliminacin total.
201/2007 Declaraciones de resumen anual de retenciones a cuenta del IRPF y Sociedades, intereses de cuentas bancarias
(modelo 196) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Elimina-
cin total.
202/2007 Declaraciones de retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos explcitos del capital mobiliario, intereses de
cuentas bancarias, documento de ingreso (modelo 126) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de
Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total..
Resolucin de 11 de septiembre de 2008, de la Presidencia de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, por la que se auto-
riza la eliminacin de determinada documentacin administrativa, relativa a los Impuestos sobre la Renta de las Personas Fsicas
y Patrimonio, Lujo e Impuesto sobre Trfico de Empresas.
16/2008 Declaraciones ordinarias IRPF (modelo D100), documento de ingreso o devolucin (modelo 100) y F 100 Resumen
de rendimientos y variaciones patrimoniales (1997-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
17/2008 Declaraciones simplificadas IRPF (modelo D101) Documento de ingreso o devolucin (modelo 101) (1999-1999) //
Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
18/2008 Declaraciones Impuesto Extraordinario RPF (modelo D714) documento de ingreso o devolucin (modelo 714)
(1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
19/2008 Declaraciones trimestrales o semestrales de IRPF por rendimientos del trabajo y actividades profesionales y arts-
ticas (modelo 110 ejemplar amarillo) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributa-
ria. Dictamen: Eliminacin total.
20/2008 Declaraciones trimestrales y pago fraccionado IRPF para profesionales y artistas acogidos al rgimen de estima-
cin directa (modelo 130 ejemplar verde) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
21/2008 Declaraciones de resumen anual de retenciones indirectas a cuenta del IRPF y del Impuesto sobre Sociedades
(Modelo 190). Documento de ingreso (Modelo 110) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Adminis-
tracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
22/2008 Declaraciones de resumen anual de retenciones directas a cuenta del IRPF por la Administracin del Estado y
Organismos Autnomos (Modelo 191) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tribu-
taria. Dictamen: Eliminacin total.
23/2008 Declaraciones de resumen anual de retenciones a cuenta del IRPF por Rendimientos del Capital Mobiliario (Modelo 192)
(1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
24/2008 Declaraciones de resumen anual de retenciones a cuenta del IRPF por Rendimientos del Capital Mobiliario, excep-
to intereses de cuentas bancarias (Modelo 193) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administra-
cin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
25/2008 Documentos de ingresos de retenciones e ingresos a cuenta IRPF y Sociedades, excepto intereses de cuentas
bancarias (Modelo 123) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dicta-
men: Eliminacin total.
26/2008 Declaraciones de resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF y Sociedades por rendimientos
implcitos del capital mobiliario (modelo 194) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
27/2008 Declaraciones de rendimientos implcitos del capital mobiliario sujetos al rgimen general del IRPF y Sociedades,
documento de ingreso (Modelo 124) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributa-
ria. Dictamen: Eliminacin total.
28/2008 Declaraciones de resumen anual de retenciones a cuenta del IRPF y Sociedades, intereses de cuentas bancarias
(Modelo 196) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dicta-
men: Eliminacin total.
29/2008 Declaraciones de retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos explcitos del capital mobiliario, intereses de
cuentas bancarias, documento de ingreso (Modelo 126) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de
Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
Resolucin de 27 de julio de 2009, de la Subsecretara, por la que se autoriza la eliminacin de declaraciones catastrales con-
servadas en sus propios archivos catastarales, en los de las Delegaciones especiales y territoriales de Economa y Hacienda y
en los archivos histricos-provinciales de titularidad estatal
Resolucin de 27 de julio de 2009, de la Subsecretara, por la que se autoriza la eliminacin de series documentales concretas
custodiadas por el Archivo General del Departamento
1/2009 Expedientes de declaraciones de alteraciones catastrales: declaracin de alteracin de titular catastral de bienes
inmuebles de naturaleza urbana (mod. 901) (1989-2008) // Direccin General del Catastro / Gerencia Territorial. Dicta-
men: Eliminacin total.
2/2009 Expedientes de declaraciones de alteraciones catastrales: declaracin de alteracin de bienes inmuebles de natu-
raleza urbana (mod. 902) (1989-2008) // Direccin General del Catastro / Gerencia Territorial. Dictamen: Eliminacin total.
3/2009 Expedientes de declaraciones de alteraciones catastrales: declaracin simplificada de alteracin de bienes inmue-
bles de naturaleza urbana (mod. 902-S) (1989-2008) // Direccin General del Catastro / Gerencia Territorial. Dicta-
men: Eliminacin total.
4/2009 Expedientes de declaraciones de alteraciones catastrales: declaracin de alteracin de titular catastral de bienes
inmuebles de naturaleza rstica (mod. 903) (1991-2008) // Direccin General del Catastro / Gerencia Territorial. Dicta-
men: Eliminacin total.
5/2009 Expedientes de declaraciones de alteraciones catastrales: declaracin de alteracin de bienes inmuebles de natu-
raleza rstica sin modificacin de linderos (mod. 904) (1991-2008) // Direccin General del Catastro / Gerencia Territorial.
Dictamen: Eliminacin total.
6/2009 Expedientes de declaraciones de alteraciones catastrales: declaracin de alteracin de bienes inmuebles de natu-
raleza rstica: agregacin, agrupacin, segregacin divisin (mod. 905) (1999-2008) // Direccin General del Catastro / Geren-
cia Territorial. Dictamen: Eliminacin total.
7/2009 Relaciones nominales de las declaraciones mensuales presentadas por las autoridades eclesisticas por el con-
cepto de Impuesto sobre Sociedades (1981-1998) // Direccin General de Tributos / SDG de Impuestos sobre las personas
jurdicas. Dictamen: Eliminacin total.
8/2009 Expedientes de participacin eventual de Liquidadores de Utilidades (1957-1961) // Direccin General de Tributos
/ SDG de Impuestos sobre las personas jurdicas. Dictamen: Desfavorable.
9/2009 Expedientes de Clasificacin y de Revisin de Clasificacin de Empresas Contratistas de Obras (1966-2008) //
Direccin General de Patrimonio del Estado / SDG de Clasificacin de Contratistas y Registro de Contratos. Dicta-
men: Eliminacin total.
10/2009 Examen de auditoras. Papeles de trabajo (1943-1992) // Secretara de Estado de Hacienda y Presupuestos. In-
tervencin General de la AGE. Dictamen: Conservacin Permanente.
11/2009 Declaracin de solicitud de devolucin IVA por un sujeto pasivo establecido en Canarias, Ceuta y Melilla (Modelo
351) (1986-2001) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
12/2009 Declaracin- Liquidacin, solicitud de devolucin IVA Grandes empresas (Modelo 321) (1986-1994) // Delegacio-
nes de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
13/2009 Declaraciones trimestrales de solicitud de devolucin IVA (Modelo 301) (1986-1994) // Delegaciones de Hacienda
/ Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
14/2009 Solicitud de devolucin IVA por un sujeto pasivo no establecido en el Pas (Modelo 361) (1986-2008) // Delegacio-
nes de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
15/2009 Solicitudes mensuales de devolucin IVA Exportadores (Modelo 331) (1986-1994) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
16/2009 Declaraciones- Liquidaciones de IVA de compensaciones en el Rgimen Especial de la Agricultura, Ganadera y
Pesca (Modelo 341) (1986-1991) // Delegaciones de Hacienda. Dictamen: Eliminacin total.
17/2009 Declaraciones - Liquidaciones de Resumen Anual de IVA (Modelo 390) (1986-1991) // Delegaciones de Hacienda
/ Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
18/2009 Declaraciones - Liquidaciones mensuales de IVA Grandes Empresas (modelo 320) (1986-1991) // Delegaciones
de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
19/2009 Declaraciones - Liquidaciones mensuales IVA Exportadores (Modelo 330) (1986-1991) // Delegaciones de Ha-
cienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
24/2010 Fichas de informacin impositiva municipal (1993-2009) // Ministerio de Economa y Hacienda. Subsecretara.
Delegacin de Economa y Hacienda. Secretara General. Ud. de Coordinacin con las Haciendas Locales. Dicta-
men: Eliminacin total.
25/2010 Copias de las fichas de recoleccin de datos para la elaboracin del censo de entes dependientes (1999-2007) //
Ministerio de Economa y Hacienda. Subsecretara. Delegacin de Economa y Hacienda. Secretara General. Ud. de Coordina-
cin con las Haciendas Locales. Dictamen: Eliminacin total.
26/2010 Copia del cuestionario para la formacin de las cuentas del sector local de las administraciones pblicas (1986-2003)
// Ministerio de Economa Y Hacienda. Subsecretara. Delegacin de Economa y Hacienda. Secretara General. Ud. de Coordi-
nacin con las Haciendas Locales. Dictamen: Eliminacin total.
27/2010 Copia de expedientes de aprobacin/ modificacin de Ordenanzas Fiscales de Corporaciones Locales (1981-2009) //
Ministerio de Economa y Hacienda. Subsecretara. Delegacin de Economa y Hacienda. Secretara General. Ud. de Coordina-
cin con las Haciendas Locales. Dictamen: Eliminacin total.
28/2010 Copia de los presupuestos de las entidades locales aprobados (1988-2006) // Ministerio de Economa y Hacien-
da. Subsecretara. Delegacin de Economa y Hacienda. Secretara General. Ud. de Coordinacin con las Haciendas Locales
Duplicados. Dictamen: Eliminacin total.
29/2010 Copia de las liquidaciones de los presupuestos de entidades locales (1988-2006) // Ministerio de Economa y
Hacienda. Subsecretara. Delegacin de Economa y Hacienda. Secretara General. Ud. de Coordinacin con las Haciendas
Locales. Dictamen: Eliminacin total.
1/2011 Impuesto sobre Sociedades (Modelo 200). Declaracin anual (1979-2010) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
2/2011 Impuesto sobre Sociedades (Modelo 201). Declaracin- liquidacin simplificada del Impuesto sobre Sociedades e
Impuesto sobre la Renta de no Residentes (establecimientos permanentes) (1979-2008) // Delegaciones de Hacienda / Ges-
tin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
3/2011 Impuesto sobre Sociedades (Modelo 202). Pago fraccionado Rgimen General (1984-2010) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
4/2011 Impuesto sobre la Renta de no Residentes (Modelo 216). No residentes sin establecimiento permanente (1999-
2010) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
5/2011 Impuesto sobre Sociedades (Modelo 220). Rgimen de Tributacin de los Grupos de Sociedades. Documento de
ingreso o devolucin (1985-2010) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total .
6/2011 Impuesto sobre Sociedades (Modelo 225). Sociedades Patrimoniales. Documento de ingreso o devolucin (2003-
2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
7/2011 Impuesto sobre la Renta de No Residentes (Modelo 296). No Residentes sin establecimiento permanente. Resu-
men anual de retenciones/ ingresos a cuenta (1999-2010) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dicta-
men: Eliminacin total.
8/2011 Carpeta Fiscal Personas Jurdicas (1983-1989) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dicta-
men: Eliminacin total.
Resolucin de 30 de agosto de 2013, de la Presidencia de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, por la que se autoriza
la eliminacin de determinada documentacin administrativa relativa a los acuses de recibo de la notificaciones no entregadas y
de las notificaciones efectivas, al modelo 349 de "Declaracin Recapitulativa de Operaciones Intracomunitarias", a las carpetas
fsicas de las personas fsicas y jurdicas y a la documentacin presentada en las oficinas de Registro de la Agencia Tributaria.
22/2013 Acuses de recibo de las notificaciones no entregadas y de las notificaciones efectivas (2001- ) // Agencia Tributa-
ria. Dictamen: Eliminacin total.
23/2013 Declaracin recapitulativa de operaciones con sujetos pasivos de la CEE. Modelo 349 (1993-2013) // Agencia
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total..
24/2013 Carpeta fsica de personas fsicas y jurdicas (1992-2013) // Agencia Tributaria. Recursos Humanos y Gestin
Econmica/ Archivo. Dictamen: Eliminacin total..
25/2013 Documentacin presentada en las Oficinas de Registro (2009-2013) // Agencia Tributaria. Servicio de Gestin
Econmica. Dictamen: Eliminacin total..
Se incorpora a este anexo los formularios tipo de identificacin y valoracin de series documentales y de peticin
de dictamen, aprobados por la CSCDA. Dichos formularios se podrn actualizar en el anexo, sin que por ello se
modifique el documento de poltica de gestin de documentos electrnicos MINHAP.
N entrada
N propuesta
1. Identificacin
1.1. Ttulo 19
1.3. Volumen
1.4. Soporte
Historia institucional
1.9. Legislacin
Norma Regula
comn especfica
- Documentos esenciales
19
Nmero de Identificacin de Procedimiento segn el SIA (Sistema de Informacin Administrativa)
Series relacionadas
2. Valoracin
2.1. Utilizacin
2.2.Valores primarios
Valor administrativo
Valor fiscal
Valor jurdico
Otros
2.3.Valores secundarios
Testimonial
Histrico
Informacin Ley 27/2006, de 18 de julio, por la que se regulan los derechos de acceso a la
ambiental informacin, de participacin pblica y de acceso a la justicia en materia de
medio ambiente
Informacin Ley del Catastro Inmobiliario (texto refundido aprobado por Real Decreto
catastral Legislativo 1/2004, de 5 de marzo)
Secreto
Ley Orgnica 5/1985, de 19 junio, del Rgimen Electoral General
censal
Secreto
fiscal o Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria
tributario
Secreto
Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la funcin estadstica pblica
estadstico
Otro (indi-
car)
Documentos, informaciones o
datos objeto de clasificacin y
grado o categora de clasifica-
cin
20
De conformidad con el segundo apartado de la Disposicin adicional primera de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso
a la informacin pblica y buen gobierno (LTAIBG), se regirn por su normativa especfica, y por dicha Ley con carcter supletorio, aquellas
materias que tengan previsto un rgimen jurdico especfico de acceso a la informacin.
3.5. Medidas propuestas para favorecer el acceso a expedientes de acceso restringido (posibilidad y modalidad de disociacin
de datos o acceso parcial) 23
4. Observaciones
5. Relacin de anexos
A.1.-
A.2.-
A.3.-
21
Si es necesaria una Relacin detallada de contenidos susceptibles de proteccin, utilcese el Anexo correspondiente.
22
Se puede utilizar la tabla Cdigo para clasificar el tipo de contenido susceptible de proteccin, de acuerdo con los lmites establecidos en la
Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno (LTAIBG) incluida en las Instrucciones de
Cumplimentacin.
23
Se puede utilizar la tabla Medidas para favorecer el acceso a expedientes de acceso restringido incluida en las Instrucciones de
Cumplimentacin.
Ttulo
Plazos de Transferencia
A) Servicios Centrales
- al Archivo Central
- al Archivo Intermedio
- al Archivo Histrico
A) Servicios Perifricos
- al Archivo Central
- al Archivo Histrico Provincial o
equivalente
Seleccin
- Conservacin Permanente
Justificacin
- Eliminacin Parcial
- Eliminacin Total
Plazo Justificacin
Acceso
- Duracin de la restriccin
Aos
Otros
1. Identificacin
1.1. Ttulo: denominacin de la serie. Incluir Referencia a la Identificacin de Procedimiento segn el SIA (Sistema de Informa-
cin Administrativa), si la serie que se est identificando se incluye en dicho Sistema.
1.2. Fechas extremas: fechas extremas de tramitacin de la serie o de la fraccin de serie objeto de valoracin, indicando, en
su caso, las lagunas cronolgicas existentes.
1.3. Volumen: expresado preferentemente en metros lineales, en unidades de instalacin, o en otra unidad de medida indican-
do cual es la utilizada.
1.5. Caractersticas fsicas y lgicas: caractersticas fsicas y lgicas (formatos) que deban ser tenidas en cuentas con vistas a
la conservacin, comprensin o utilizacin.
1.6. Archivo de custodia: unidad o dependencia administrativa responsable del archivo donde se encuentra la documentacin.
1.7. Ubicacin fsica / signaturas: Identificacin del depsito o local donde se encuentran los documentos y datos que permiten
su localizacin dentro del mismo.
1.8. Organismo / Unidad productora: denominacin oficial del Organismo o Departamento y unidad dentro del mismo respon-
sable, de acuerdo con sus competencias, de la produccin de la serie.
1.9. Legislacin: disposiciones normativas especficas, incluyendo normas internas, que afecten a la produccin de la serie
estudiada, especialmente al procedimiento administrativo.
Documentos esenciales: documentos esenciales del procedimiento (aquellos que son imprescindibles o bien que tienen una
funcin importante en la tramitacin del expediente).
Cuadro para visualizar el trmite y su reflejo documental de forma ms completa, as como su relacin con el/los rgano(s)
productor(es).
1.13. Documentacin relacionada: indicar la existencia de series documentales u otro tipo de documentacin (por ejemplo,
publicaciones) relacionada, indicando el tipo de relacin.
2. Valoracin
2.1. Utilizacin: plazo durante el cual la documentacin sigue siendo utilizada por la unidad productora, indicando un periodo
estimado y el motivo.
2.2. Valores primarios: plazo de vigencia de los valores que van unidos a la finalidad inmediata por la cual se producen los
documentos.
2.3. Valores secundarios: existencia, en su caso, de valores que obedecen a otras motivaciones que no son la finalidad por la
cual se producen los documentos.
3.2. El acceso a la serie est afectado o regulado por normativa especfica: en aquellos casos en que las materias tratadas en
la serie documental tengan previsto un rgimen jurdico especfico de acceso a la informacin. Especificar la norma reguladora.
3.3. Contenidos sujetos a un rgimen especial de publicidad: incluir informacin sobre los contenidos afectados por un rgimen
especial de publicidad y la referencia normativa correspondiente.
3.4. Contenidos susceptibles de proteccin: incluir informacin sobre los contenidos susceptibles de proteccin y la referencia
normativa correspondiente. Se puede utilizar para codificar los contenidos afectados la tabla siguiente:
Cdigo para clasificar el tipo de contenido susceptible de proteccin, de acuerdo con los lmites establecidos en la Ley 19/2013,
de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno (LTAIBG)
3.5. Medidas propuestas para favorecer el acceso a expedientes de acceso restringido (posibilidad y modalidad de disociacin
de datos o acceso parcial): Incluir aquellas medidas propuestas para favorecer el acceso a expedientes de acceso restringido.
Se puede utilizar la tabla siguiente:
Denominacin Definicin
Enmascaramiento de Copia del documento en la que se han ocultado los datos susceptibles de
datos proteccin
Despersonalizacin o Copia del documento en la que se han ocultado los datos que identifican o
anonimizacin permiten identificar fcilmente a las personas afectadas
Exclusin de documen- Retirada de consulta pblica de documentos concretos cuando se pueda
tos para acceso parcial ofrecer un acceso parcial al expediente, sin que resulte una informacin
distorsionada o carente de sentido
3.6. Medidas especficas de seguridad requeridas por la serie: incluir informacin sobre las medidas propuestas de seguridad y
la referencia normativa correspondiente.
4. Comentarios
Cualquier tipo de informacin que se considere necesaria y no se haya podido incluir en otros apartados.
Peticin de Dictamen
N entrada: campo a cumplimentar por la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
N de propuesta: n de orden correlativo dentro de las propuestas remitidas conjuntamente a la Comisin Superior Calificadora
de Documentos Administrativos.
Ttulo: denominacin de la serie, que debe coincidir con el que figura en el apartado de identificacin.
Organismo / Unidad productora: rgano productor de la serie, que debe coincidir con el que figura en el apartado de identifica-
cin
Acceso y seguridad de la informacin: indicar si la serie es de libre acceso o incluye contenidos susceptibles de proteccin,
indicando, en su caso, el plazo que debe durar la restriccin y el motivo.
Efectos inmediatos de la valoracin: destino inmediato de la fraccin de serie que ha servido de base para la valoracin.
ANEXO
Con carcter orientativo, se incluyen en este anexo una serie de medidas que pueden ser incluidas en un plan de
preservacin.
El proceso de conservacin debe aplicarse de manera continua a lo largo de todo el ciclo de vida de los documen-
tos electrnicos para asegurar su recuperacin, tal como seala el Esquema Nacional de Interoperabilidad en su
artculo 21.
Obviamente no puede contemplarse de forma aislada de otros procesos de gestin documental. De hecho existen
algunos requisitos, derivados de estos mismos procesos, que facilitarn su desarrollo e implementacin, a saber:
Disponer de un cuadro de clasificacin basado en las funciones del organismo. Este es, probablemente, un
requisito crucial para abordar el proceso de conservacin, ya que permite la organizacin de los documentos y
expedientes electrnicos y, especialmente, la determinacin de qu datos (o documentos) sern objeto de un
tratamiento diferenciado para ser conservados.
Calificacin del valor de las series documentales, que ayudar a ubicar los documentos electrnicos en los
soportes de almacenamiento ms adecuados, tanto en relacin a su coste como a sus caractersticas de ren-
dimiento.
Por otro lado, asociado al cuadro de clasificacin es indispensable contar con un calendario de conservacin, defini-
do en el RD 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el sistema Espaol de Archivos, como "el ins-
trumento de trabajo fruto del proceso de valoracin documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los
documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital para su seleccin, eliminacin o conservacin perma-
nente y, en su caso, el mtodo y procedimiento de seleccin, eliminacin o conservacin en otro soporte."
Asimismo, para determinar el entorno concreto y el alcance de este proceso, sera recomendable identificar los
sistemas de informacin que manejan documentos electrnicos y los sistemas de almacenamiento, soportes y
tecnologas involucrados.
Con el objetivo de cumplir adecuadamente los preceptos del Esquema Nacional de Interoperabilidad, las organi-
zaciones pblicas deben contar con un plan de preservacin de los documentos electrnicos, basado en:
Un anlisis de los riesgos que pueden amenazar su conservacin a largo plazo, teniendo en cuenta las carac-
tersticas de los soportes de almacenamiento, los formatos de los documentos, el software, el hardware, los ti-
pos de datos (estructurados o no) y las medidas de proteccin disponibles.
Y en la adopcin de medidas preventivas que reduzcan el nivel de riesgo.
Adems la posibilidad de que estas mismas organizaciones tengan que realizar funciones de archivo central, in-
termedio o, incluso, histrico, durante un perodo de tiempo ms o menos largo, confiere a este plan de preserva-
cin una importancia y urgencia mayores que las que hubiera tenido de no ser as.
Este plan debe garantizar principalmente la accesibilidad, autenticidad, disponibilidad, integridad, inteligibilidad, y
legibilidad de los documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida, frente a riesgos que pueden clasificarse
en cinco grupos:
Un plan de preservacin a largo plazo de los documentos digitales de una organizacin debera incluir como m-
nimo los siguientes aspectos:
Se indicaran los distintos actores involucrados (personal tcnico, de administracin, empresas colaboradoras,
direccin), etc., sus funciones y responsabilidades.
Se tratara principalmente de elaborar una relacin de los elementos involucrados en el seno de la organizacin en el
proceso de conservacin (documentos electrnicos, cuadro de clasificacin, soportes de almacenamiento, software,
hardware, etc.), describir sus caractersticas ms relevantes, detallar la interdependencia que existe entre ellos (es-
pecialmente de cara a sufrir una contingencia) y, finalmente, indicar las medidas de proteccin ya adoptadas o dis-
ponibles.
c. Anlisis de riesgos
Teniendo en cuenta los cinco grupos de riesgos sealados con anterioridad y los elementos a proteger y la rela-
cin entre ellos, se deben determinar los posibles riesgos y el grado de ocurrencia de los mismos. Este anlisis
sirve para determinar las medidas necesarias para prevenirlos o minimizar sus posibles efectos, y evaluar la con-
veniencia de las ya implantadas.
En cuanto a la obsolescencia
Su causa puede deberse a una manipulacin incorrecta de los mismos, a un almacenamiento que
no se atiene a las indicaciones del fabricante en cuanto condiciones ambientales, al desgaste, etc.
En este sentido es recomendable contar con el historial de fallos y errores de los soportes o el
hardware, y sus causas.
Asimismo es importante conocer el MTBF (meantime between failures, o tiempo medio entre
fallos) de cada soporte, especificado por el fabricante del mismo.
En cuanto a la seguridad
d. Medidas de prevencin
Una vez que se conocen los elementos a proteger y su interdependencia y los riesgos a los que estn sometidos,
sera indispensable determinar las medidas de prevencin necesarias para asegurar la conservacin de los docu-
mentos electrnicos a largo plazo (o, al menos, el tiempo que se haya estipulado que deban conservarse), com-
probar si estn o no disponibles y evaluar si funcionan como se espera que lo hagan.
Existen una serie de medidas genricas de prevencin, que se detallan en la norma ISO/TR 18492:2005 "Conser-
vacin a largo plazo de informacin electrnica basada en documentos", o en las recomendaciones recogidas en
la gua creada por el Grupo de Trabajo del Subcomit de Gestin de documentos y archivos de ISO, responsable
de la conservacin de documentos electrnicos en el mbito de la gestin documental (ISO - TC 46/SC 11 / WG
7). En general, parte de las medidas recogidas en este Anexo se basaran en alguno de estos tipos:
Refresco o renovacin (copia entre dos mismos tipos de soportes, sin cambio en los datos).
Replicacin (creacin de un duplicado de los datos, como medio de proteccin ante la prdida o degra-
dacin de los mismos).
Encapsulacin (los documentos contienen en s mismos todos los elementos que forman un objeto digi-
tal, p.e., los metadatos, las firmas asociadas y el propio documento).
Un segundo conjunto de medidas tienen que ver con conceptos propios de los sistemas informticos, como la alta
disponibilidad, la redundancia de elementos para evitar los denominados puntos nicos de fallo, etc.
A continuacin se detallan a modo de ejemplo, para cada tipo de riesgo identificado, una serie de medidas que
podran incluirse en un plan de preservacin.
En cuanto a la obsolescencia
o Refresco o renovacin: realizar copias en el mismo tipo de soporte, antes de llegar al final de su
vida til.
o Migracin: hacer una copia del contenido de un soporte a otro tipo distinto, o de un sistema de
almacenamiento a otro.
De los formatos
o Migracin a un formato considerado longevo, especialmente en documentos de conservacin
permanente.
o Uso de estndares y formatos abiertos, en vez de formatos propietarios.
Del software
o Actualizacin de las versiones, segn las recomendaciones de los fabricantes.
o Migracin a otro tipo de software. Podra provocar cambios en los formatos de los documentos,
lo que alterara su integridad.
o Emulacin: es una alternativa complicada y, seguramente, de elevado coste.
o Con objeto de que la obsolescencia del software no comprometa la conservacin a largo plazo
de los documentos electrnicos, podra ser recomendable reducir su dependencia de aplicaciones
o bases de datos propietarias, al menos en la fase semiactiva o inactiva de la documentacin, in-
dependizndolos de las mismas.
Simplifica la administracin.
Facilita la salvaguardia de los datos, puesto que existen procedimientos y herramientas de ba-
ckup especficamente orientados para estos entornos.
Permite una transaccionalidad ms sencilla.
No hay necesidad de mantener enlaces externos entre los registros de la base de datos y los fi-
cheros, con los riesgos potenciales de prdida o modificacin de rutas, renombrado accidental de
ficheros, posibles agujeros de seguridad, etc.
Los sistemas gestores de bases de datos (DBMS) proporcionan funcionalidades como la gestin
de la integridad, control de accesos, trazabilidad, etc.
- Por el contrario:
Un tamao excesivo de la base de datos que contiene los documentos electrnicos perjudicara
el rendimiento y la realizacin de copias de seguridad y podra comprometer su recuperacin ante
un desastre.
En este caso para reducir el tamao y el tiempo de las copias de seguridad, al menos las que se
realizan con ms frecuencia, podran emplearse mtodos como el particionamiento de la base de
datos:
o Las copias de seguridad podran excluir estas tablas, reduciendo el volumen de los da-
tos a salvar.
- Una alternativa al almacenamiento de los documentos electrnicos en bases de datos podra ser su
almacenamiento en sistemas de ficheros, independientes de estas mismas bases de datos.
- En este caso las bases de datos contendran la ruta donde efectivamente se almacenan los documen-
tos electrnicos.
- Este sistema podra tener algunas ventajas frente al uso de bases de datos:
Aunque depende de muchos factores, el acceso a los documentos podra llegar a ser ms rpido.
En funcin de la configuracin de los sistemas gestores de bases de datos (DBMS), podra ha-
cerse un uso ms eficiente de la memoria, al necesitar menos para la recuperacin de los docu-
mentos.
Almacenar los documentos electrnicos firmados junto con sus metadatos en bases de datos
como Internal Binary Large Objects (i-BLOB). Los i- BLOB son objetos de datos binarios de gran
tamao, que se almacenan directamente en tablas de la base de datos. Participan en el modelo
transaccional tpico de las bases de datos, garantizando las propiedades ACID (atomicidad, con-
sistencia, aislamiento y durabilidad). El uso de este tipo de objetos binarios puede ocasionar la re-
dundancia de los datos, al guardar varias veces un mismo objeto.
Almacenar los metadatos en bases de datos y los documentos electrnicos firmados como Ex-
ternal Binary Large Objects (e-BLOB). Los e-BLOB son objetos de datos binarios de gran tamao
que, al contrario que los i-BLOB, se almacenan en ficheros del sistema operativo fuera de las ta-
blas de la base de datos. Son ms eficientes para operaciones de lectura de objetos de tamao
muy grande. Asimismo su uso limita la posible redundacia de los objetos binarios puesto que per-
mite referencias nicas a los mismos. No forman parte sin embargo de las transacciones de la ba-
se de datos, por lo que deber ser el sistema de ficheros el que proporcione las garantas de inte-
gridad y el resto de propiedades ACID.
Almacenar los metadatos en bases de datos y los documentos electrnicos firmados en sistemas
de ficheros, manteniendo en aquellas nicamente los enlaces a los documentos. Este sistema
tendra, frente a los dos anteriores, las ventajas y desventajas expuestas ms arriba, y permitira
independizar el almacenamiento de los documentos electrnicos de los formatos propietarios de
las bases de datos.
- De todas formas, para seleccionar la alternativa ms adecuada que garantice una serie de factores
como la facilidad de administracin, un rendimiento ptimo en cuanto a las necesidades de acceso,
unas medidas de seguridad adaptadas a la naturaleza de la informacin contenida en los documentos,
y la integridad y conservacin de esos documentos, habra que considerar su ciclo de vida y la fase de
archivo en la que se encontraran en cada momento.
- As pues, podra emplearse una estrategia que combine, para distintas series de documentos o frac-
ciones de estas mismas series, cualquiera de las alternativas sealadas.
Del hardware
o Migracin, a otro hardware que, como hemos visto con el software, podra suponer cambios en
los formatos de los documentos electrnicos.
o Emulacin (aunque sera la opcin menos recomendable por su coste y las complicaciones que
supondra mantener sistemas que emulen las funcionalidades de otros sistemas).
Sistemas RAID que aseguren los datos frente a fallos de los discos duros.
o Hay que indicar que un soporte de tipo cinta magntica corresponde a un volumen, mientras que en
un sistema de almacenamiento (con discos duros) pueden existir centenares o miles de volmenes.
o En este sentido hay que recalcar la necesidad de tener bien localizados y ubicados los soportes,
sean del tipo de sean, que contienen documentos electrnicos.
o Ambas formas de replicacin no son incompatibles, por lo que en funcin de los recursos disponi-
bles, del valor de los documentos electrnicos y de la necesidad de minimizar los posibles riesgos,
podra ser recomendable combinarlas.
o Otro aspecto a determinar sera el nmero de rplicas que se consideran necesarias y su perio-
dicidad. En este sentido habra que tener presente que las rplicas en disco, al ser ms rpidas
que las que se hacen a cinta magntica, por ejemplo, suelen reescribirse.
Tcnicas de backup que permitan la recuperacin de los documentos electrnicos a un estado previo.
En cuanto a la seguridad
Control de accesos.
Control de soportes.
Sistemas RAID adecuados a la naturaleza de los datos (RAID-1+0 para documentos muy accedidos o crticos;
RAID-5 o RAID-6, que son ms econmicos, para documentos menos accedidos, por ejemplo).
Uso de tcnicas de deduplicacin en copias de seguridad a disco, con el objetivo de que el espacio necesario
para el almacenamiento de las copias sea menor.
Utilizacin de cintas magnticas de gran capacidad para almacenar documentos en fase semiactiva (archivo
central o intermedio), montando, por ejemplo, sistemas de ficheros en este tipo de soportes o emplendolos
simplemente como sistema de backup o conservacin permanente.
Sistemas de archivado para reducir las licencias necesarias de copias de seguridad y permitir la utilizacin de
sistemas de almacenamiento de gama inferior a los empleados para los documentos ms accedidos.
o En este sentido se dispondran de mtodos como el particionamiento de las bases de datos y el em-
pleo de tablas de slo lectura (ver medidas en relacin a la obsolescencia del software), que reducen
el volumen de las copias de seguridad y el tiempo necesario para realizarlas y permitiran emplear, si
se considera oportuno, soportes de almacenamiento ms econmicos.
Con carcter orientativo, se incluyen en este anexo una serie de tcnicas de borrado seguro que pueden ser de
aplicacin dependiendo del tipo de soporte, de su eventual reutilizacin, del entorno en el que se siten los datos
y del nivel de confidencialidad de los mismos.
Aunque existe una relativa variedad de soportes de almacenamiento, no todos son capaces de asegurar la con-
servacin y garantizar la accesibilidad y disponibilidad de la documentacin electrnica durante todo el ciclo de
vida de la misma. Como la conservacin de los datos a lo largo del tiempo es una de las funciones primordiales
de cualquier soporte de almacenamiento, los mtodos de borrado estarn estrechamente ligados a las caracte-
rsticas de los soportes ms adecuados para garantizar esta conservacin.
El almacenamiento local (basado en discos duros magnticos o memoria FLASH) no es el entorno adecuado pa-
ra la conservacin de documentos de archivo, por no reunir las caractersticas necesarias para asegurar su per-
manencia, integridad, confidencialidad y disponibilidad. Sin embargo, en el almacenamiento local se generan y
editan documentos, y se pueden encontrar copias de documentos de archivo (sin que incluyan necesariamente
los metadatos y firmas preceptivos). La eliminacin de los documentos de archivo deber contemplar tambin
este tipo de almacenamiento, con objeto de conseguir un borrado exhaustivo.
Las utilidades comunes de los sistemas operativos son generalmente insuficientes para garantizar que no pueda
recuperarse, empleando tcnicas especficas, la informacin una vez borrada. Este riesgo pone en peligro la ne-
cesaria confidencialidad de la informacin, ms an si sta es reciente, o bien contradice el mismo proceso de
eliminacin de la documentacin al no garantizar su irreversibilidad.
En consecuencia, se deben establecer controles en las organizaciones para salvaguardar los soportes que contie-
nen la informacin de la que son responsables, tales como: identificar las tcnicas de borrado apropiadas para cada
soporte y tipo de informacin, dejar constancia de los procedimientos de borrado realizados, seguir todos los requisi-
tos legales y trmites establecidos.
Las principales dificultades que pueden surgir en las operaciones de borrado, que requieren el uso de aplicacio-
nes o tcnicas de borrado especializadas son:
Borrado de nivel 0
Remocin de los documentos empleando comandos estndar del sistema operativo para el borrado de ar-
chivos o el formateo de dispositivos o particiones. Este procedimiento no proporciona ninguna garanta
frente a la revelacin no autorizada de la informacin, ya que el sistema operativo funciona de tal manera
que cuando se borra un archivo, ste no desaparece fsicamente, sino que en muchas ocasiones se marca
el espacio en el cual se encuentra el archivo como disponible, pero a menos de que algo nuevo se escriba
en ese espacio, podra recuperarse.
Borrado de nivel 1
Equivalente al trmino ingls clearing o limpieza: es la remocin de los datos o documentos sensibles
de un soporte de almacenamiento de tal manera que hay seguridad de que los datos no podrn ser re-
construidos utilizando las funciones normales del sistema o programas de recuperacin de archivos. Una
de las formas ms conocidas para realizar un borrado de nivel 1 es la sobreescritura de datos o wiping,
que sustituye los datos escritos en el soporte por informacin aleatoria. Este proceso escribe encima de
donde se encontraba la informacin, de tal forma que lo que exista anteriormente no pueda ser recupe-
rado con las herramientas que estn disponibles habitualmente en un sistema de informacin. Los datos
an podran ser recuperables, pero ello requerira tcnicas especiales de laboratorio o utilidades avanza-
das.
Borrado de nivel 2
Equivalente al trmino ingls sanitizing o purging, tambin conocido en la literatura especializada co-
mo purgado, higienizacin, sanitizacin, saneamiento: es la remocin de datos o documentos sensibles de
un dispositivo de almacenamiento con el objeto de que los datos no puedan ser reconstruidos utilizando
alguna de las tcnicas conocidas. Es decir, el riesgo de compromiso de la confidencialidad tras la ejecu-
cin de un borrado de nivel 2 es muy bajo o inexistente. Adems de la remocin de los datos, el proceso
de borrado de nivel 2 incluye la supresin manual de las indicaciones externas de que el soporte o disposi-
tivo contuvo alguna vez datos sensibles. El borrado de nivel 2, proporcional a la sensibilidad de los datos,
generalmente se efecta antes de dejar libres de control a los dispositivos de almacenamiento. Ejemplos
de borrado de nivel 2: desmagnetizar un disco, ejecutar el comando de borrado seguro del firmware de al-
gunos dispositivos, o cifrar un soporte de almacenamiento con criptografa fuerte.
La difusin de soportes de almacenamiento alternativos, como las memorias de estado slido o los discos
duros basados en memorias flash, han conducido a que en algunos tipos de dispositivos no se pueda em-
plear la desmagnetizacin para borrar los datos.
Destruccin
B.- Comando Secure Erase en Firmware. Los discos ATA tienen incorporado, como parte del estndar, un
comando firmware de borrado seguro mediante sobreescritura. Este comando se ejecuta notablemente ms r-
pido que los intentos de reescritura mediante el interfaz nativo de lectura y escritura. Se considera como un me-
dio vlido de borrado de nivel 2, nicamente para los discos ATA.
D.- Destruccin fsica. El objetivo de la destruccin fsica es la inutilizacin del soporte que almacena la informa-
cin en el dispositivo para evitar la posibilidad de recuperacin posterior de los datos. Existen diversas tcnicas:
desintegracin, pulverizacin, fusin, incineracin y triturado. Implican la utilizacin de mtodos industriales de
destruccin distintos para cada soporte, obligan a un transporte de los dispositivos a un centro de reciclaje ade-
cuado, y los residuos generados deben ser tratados adecuadamente.
E.- Criptografa y Borrado Criptogrfico: Los SED (self encrypting devices) disponen de cifrado permanente que re-
duce sustancialmente la probabilidad de que datos sin cifrar se retengan inadvertidamente en el dispositivo. El usua-
rio no puede desactivar las capacidades de cifrado, asegurando as que todos los datos estn cifrados. El funda-
mento del borrado criptogrfico es que aprovecha el cifrado para implementar el borrado de los datos mediante la
eliminacin de la clave de cifrado del dispositivo. Una ventaja del borrado criptogrfico es que permite realizar una
limpieza de alta seguridad de manera mucho ms rpida que con otras tcnicas. Adems, este mtodo puede ser
utilizado como un suplemento a otras aproximaciones de borrado seguro.
E.- Tcnicas aplicables al caso particular de las memorias flash: Las memorias Flash no son soportes magn-
ticos, sino dispositivos de estado slido, y se basan en el uso de puertas lgicas. Aunque no existen estnda-
res especficos para el borrado de memorias flash, se pueden emplear todas las tcnicas descritas anterior-
mente, a excepcin de la desmagnetizacin. No obstante, como las actualizaciones sobre la propia ubicacin
de los datos no son posibles en las memorias flash, es posible que las tcnicas de borrado basadas en sobre-
escrituras que funcionan bien en los discos duros magnticos no funcionen adecuadamente en las memorias
flash. Ninguna de las tcnicas actualmente existentes para el borrado de ficheros individuales en discos duros
magnticos son eficientes en memorias Flash, lo que conlleva la necesidad de llevar a cabo una limpieza
completa del dispositivo.
El proceso de eliminacin de documentos electrnicos forma parte de la poltica de gestin documental de la or-
ganizacin. En este sentido ser necesario definir los mtodos especficos de borrado y los de destruccin de
soportes de almacenamiento a emplear, en funcin de una serie de escenarios, que contemplen el nivel de con-
fidencialidad de la informacin (dimensin del ENS), el nivel de seguridad del fichero de datos segn la Ley Or-
gnica de Proteccin de Datos, el tipo de soporte, el propsito de reutilizarlo o no, el tipo de control de la gestin
(interno o externo) de los soportes de almacenamiento, y el alcance de la eliminacin (parcial o total).
As pues, se incluirn en este apartado, con una pretensin de exhaustividad, todas las situaciones o escenarios de
eliminacin de documentacin electrnica que pueden aparecer en la gestin documental, y se indicar para cada
caso el mtodo de borrado mnimo recomendado. En la prescripcin del mtodo de borrado se ha aplicado el prin-
cipio de proporcionalidad, modulando el adecuado equilibrio entre la importancia del documento y las medidas de
seguridad.
FACTORES CONDICIONANTES
Los aspectos que se han tenido en cuenta a la hora de determinar los procedimientos de borrado recomendados
para los documentos electrnicos, son los siguientes:
Nivel LOPD
La LOPD distingue, en funcin de la naturaleza de los datos personales, tres niveles de proteccin para
los ficheros de datos (bsico, medio y alto), que requieren diferentes medidas de seguridad.
o Interna
o Externa (encomendada a un contratista o a otra organizacin)
Alcance de la eliminacin
o Parcial (si afecta a una parte del soporte de almacenamiento, por ejemplo a un fichero o conjunto
de ficheros).
o Total (si afecta a todo el soporte de almacenamiento o sistema de almacenamiento).
A continuacin se detallan las tablas de decisin del proceso de borrado en funcin de los factores condicionan-
tes descritos anteriormente.
Es preciso efectuar las siguientes consideraciones para la correcta aplicacin de este instrumento:
Se recogen a continuacin los requisitos mnimos para los procesos de destruccin de distintos tipos de soportes,
basados en la gua Clearing and Declassifying Electronic Data Storage Systems del Gobierno de Canad:
MEDIOS MAGNTICOS
MEDIOS PTICOS
INCINERACIN
Todos los niveles de confidencia- Destruccin total. Se debe realizar en instalaciones con licencia para
lidad y grados de clasificacin destruccin de metales o plsticos con habilitacin para realizar
estas actividades. Se utilizarn: herramientas de alto impacto, ma-
zos, tornillos de banco, etc.
INTRODUCCIN
La homogeneizacin como base fundamental de la Interoperabilidad entre los distintos sistemas de gestin
documental (SGDE y SGDA) hace necesario establecer un conjunto de estructuras informticas que den soporte a
las distintas fases de la gestin de documentos, y especialmente, a lo referido a los metadatos complementarios a
los obligatorios del ENI, as como a los del propio eMGDE, adoptados en esta Poltica.
A continuacin se enumeran un conjunto de estructuras informticas que ayuden a la adaptacin tcnica de las
normas existentes, sin modificar la base fundamental del Esquema Nacional de Interoperabilidad, mas al contrario,
completando mediante especificaciones tcnicas las mismas para aportar un conjunto Esquemas que reflejen una
implementacin de la NTI de Poltica de Gestin de documentos mediante el uso del eMGDE.
Estos esquemas se ofrecen con carcter general para ser usados en todos los procesos de interoperabilidad refe-
ridos al intercambio de expedientes y documentos, pero especialmente, dirigidos al ingreso en el archivo.
ESTABLECIMIENTO DEL MODELO OAIS COMO GUA PARA LA IDENTIFICACIN DE LOS ESQUEMAS NE-
CESARIOS
El modelo OAIS establece tres paquetes de informacin, con findes diferenciados:
- SIP (Submission Information Package), dirigido a la ingesta en el gestor documental.
- AIP (Archival Information Package), dirigido al almacenamiento definitivo en el gestor documental.
- DIP (Dissemination Information Package), dirigido a la difusin de lo almacenado en el mismo.
En este anexo se establece un esquema flexible para poder generar y tratar estos tres paquetes, que contienen
expedientes y documentos electrnicos basados en el ENI, ms toda aquella informacin complementaria necesa-
ria para adaptarse a la presente poltica.
<xsd:sequence>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="MetadatoAdicional">
<xsd:simpleContent>
<xsd:extension base="xsd:string">
</xsd:extension>
</xsd:simpleContent>
</xsd:complexType>
Con el propsito de equilibrar la carga de trabajo entre los SGDE y los SGDA en el momento del ingreso de expe-
dientes y documentos en el archivo, se ha establecido un conjunto mnimo de metadatos complementarios que
son de vital importancia para su gestin archivstica, y que no pueden ser deducidos de la serie documental en la
que ingresarn dichos datos.
As, se establece que los Metadatos Complementarios del Expediente necesarios para ser archivados son, nica-
mente:
- eEMGDE4.2.Fechas.FechaFin
- eEMGDE3.1.Nombre.NombreNatural
Anlogamente, en relacin a los Documentos Electrnicos:
- eEMGDE3.1.Nombre.NombreNatural
Por lo que deber tenerse en cuenta a la hora de generar las estructuras especificadas a continuacin, concreta-
mente, a la hora de generar el SIP inicial desde los SGDEs.
<xsd:annotation>
</xsd:annotation>
<xsd:complexType name="SIP">
<xsd:sequence>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="DocumentosSIP">
<xsd:sequence>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
</xsd:schema>
<xsd:schema
xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema"
xmlns:metadatoseEMGDE="https://es.gob.archive/Archive/XSD/v1.0/metadatos/eEMGDE/documento"
targetNamespace="https://es.gob.archive/Archive/XSD/v1.0/metadatos/eEMGDE/documento"
elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified">
<xsd:annotation>
</xsd:annotation>
<xsd:complexType name="MetadatosAdicionales">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="eEMGDE9.DerechosAccesoUsoReutilizacion"
type="metadatoseEMGDE:eEMGDE9.DerechosAccesoUsoReutilizacion" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="eEMGDE14.CaracteristicasTecnicas"
type="metadatoseEMGDE:eEMGDE14.CaracteristicasTecnicas" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="eEMGDE16.VerificacionIntegridad"
type="metadatoseEMGDE:eEMGDE16.VerificacionIntegridad" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="eEMGDE0.TipoEntidad">
<xsd:sequence>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="eEMGDE1.Categoria">
<xsd:sequence>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="eEMGDE2.Identificador">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="eEMGDE2.1.Identificador.SecuenciaIdentificador"
type="metadatoseEMGDE:eEMGDE2.1.Identificador.SecuenciaIdentificador" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="eEMGDE2.2.Identificador.EsquemaIdentificador"
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<xsd:complexType name="eEMGDE16.1.VerificacionIntegridad.Algoritmo">
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<xsd:complexType name="eEMGDE17.1.Firma.TipoFirma">
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<xsd:complexType name="eEMGDE17.1.1.Firma.TipoFirma.PerfilFirma">
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<xsd:complexType name="eEMGDE17.2.Firma.FormatoFirma.ValorCSV">
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<xsd:complexType name="eEMGDE17.4.DefinicionGeneracionCSV">
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<xsd:complexType name="eEMGDE17.5.Firma.Firmante">
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type="metadatoseEMGDE:eEMGDE17.5.1.Firma.Firmante.NombreApellidos" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
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<xsd:complexType name="eEMGDE17.5.1.Firma.Firmante.NombreApellidos">
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<xsd:complexType name="eEMGDE17.5.2.Firma.Firmante.NumeroIdentificacionFirmantes">
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</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="eEMGDE17.5.3.Firma.Firmante.EnCalidadDe">
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</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="eEMGDE17.5.4.Firma.NivelFirma">
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<xsd:complexType name="eEMGDE17.5.5.Firma.InformacionAdicional">
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<xsd:complexType name="eEMGDE19.Prioridad">
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</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:sequence>
</xsd:sequence>
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<xsd:complexType name="eEMGDE21.Trazabilidad">
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<xsd:element name="eEMGDE21.1.Trazabilidad.Accion"
type="metadatoseEMGDE:eEMGDE21.1.Trazabilidad.Accion" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="eEMGDE21.2.Trazabilidad.MotivoReglado"
type="metadatoseEMGDE:eEMGDE21.2.Trazabilidad.MotivoReglado" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="eEMGDE21.3.Trazabilidad.UsuarioAccion"
type="metadatoseEMGDE:eEMGDE21.3.Trazabilidad.UsuarioAccion" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="eEMGDE21.4.Trazabilidad.Descripcion"
type="metadatoseEMGDE:eEMGDE21.4.Trazabilidad.Descripcion" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="eEMGDE21.5.Trazabilidad.ModificacionMetadatos"
type="metadatoseEMGDE:eEMGDE21.5.Trazabilidad.ModificacionMetadatos" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="eEMGDE21.6.Trazabilidad.HistoriaCambio"
type="metadatoseEMGDE:eEMGDE21.6.Trazabilidad.HistoriaCambio" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
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</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="eEMGDE21.1.Trazabilidad.Accion">
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<xsd:element name="eEMGDE21.1.1.Trazabilidad.Accion.FechaAccion"
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<xsd:element name="eEMGDE21.1.2.Trazabilidad.Accion.EntidadAccion"
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</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="eEMGDE21.1.1.Trazabilidad.Accion.FechaAccion">
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<xsd:complexType name="eEMGDE21.1.2.Trazabilidad.Accion.EntidadAccion">
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<xsd:complexType name="eEMGDE21.2.Trazabilidad.MotivoReglado">
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<xsd:complexType name="eEMGDE21.3.Trazabilidad.UsuarioAccion">
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<xsd:complexType name="eEMGDE21.4.Trazabilidad.Descripcion">
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<xsd:complexType name="eEMGDE14.8.2.CaracteristicasTecnicas.Tamano.TamanoLogico">
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<xsd:complexType name="eEMGDE14.8.4.CaracteristicasTecnicas.Tamano.Unidades">
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<xsd:complexType name="eEMGDE14.9.CaracteristicasTecnicas.ProfundidadColor">
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<xsd:complexType name="eEMGDE15.1.Ubicacion.Soporte">
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<xsd:complexType name="eEMGDE15.2.Ubicacion.Localizacion">
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<xsd:complexType name="eEMGDE16.VerificacionIntegridad">
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INTRODUCCIN
La preservacin digital a largo plazo de documentos y expedientes electrnicos est basada en la garanta de la
buena gestin de la accesibilidad, disponibilidad, confidencialidad, integridad y trazabilidad.
La firma electrnica consituye, entre otras cosas, una tcnica necesaria y fundamental en la garanta de la
integridad de la informacin almacenada.
As, se propone un conjutno de reglas de funcionamiento para la gestin de dichas firmas electrnicas que
garanticen, a largo plazo, dicha integridad y as, su validez jurdico-administrativa a largo plazo sobre las
estructuras almacenadas.
Igualmente, se establecen recomendaciones en la gestin de las firmas electrnicas de dichos expedientes y
documentos en el momento de su pre-ingreso en el archivo definitivo.
I. Sobre las firmas longevas en expediente electrnico y su ingreso en el archivo
1. El Archivo definitivo de documentacin deber en todo caso, comprobar la validez de las firmas electrni-
cas del ndice de los expedientes electrnicos, debiendo ser longeva en el momento de su archivado.
2. La actualizacin de dicha firma a formatos longevos deber hacerse preferentemente por parte del siste-
ma gestor, aunque esta podr realizarse esta actualizacin por parte del sistema de archivado.
3. No podrn ingresarse expedientes con firmas del ndice invlidas, debiendo antes de su pre-ingreso en el
archivo, regenerarse y presentar as una firma correcta.
II. Sobre el resellado de expedientes y documentos archivados
1. El Sistema de Archivado deber controlar la validez y tener actualizadas las firmas de los expedientes
electrnicos que custodia.
2. Ser suficiente con el resellado de la firma longeva del ndice del expediente electrnico.
3. Toda accin dirigida al mantenimiento de la validez de las firmas deber quedar reflejado en el sistema de
archivado como trazas a ser conservadas permanentemente asociada al expediente.
III. Sobre las firmas de los documentos electrnicos en el momento del ingreso
4. Por regla general, se recomienda que los documentos electrnicos que forman parte de un expediente
electrnico se ingresen en el archivo con formatos longevos de firma.
5. Aquellos documentos electrnicos que, presentando firmas vlidas, no lo estn en formatos longe-
vos, podrn:
a. Ser archivados en el formato original de la firma, al considerarse que la firma longeva del ndice
garantiza su integridad y validez.
b. Convertir su firma en origen a formatos longevos antes de su remisin al archivo definitivo. Para
este proceso, se debern tener en cuenta los clculos de las huellas del ndice electrnico del ex-
pediente del que forman parte, y la firma electrnica del mismo, en su caso.
c. Convertir su firma en el archivo electrnico a formatos longevos, como parte del archivo definitivo
del expediente. En este caso, el sistema de archivado deber regenerar el ndice del expediente
original para reflejar los cambios en las funciones resumen de los documentos. Es decir:
i. el SIP almacenar el expediente y documentos electrnicos originales remitidos por la
aplicacin, que ser distinto al AIP archivado definitivamente
ii. Sern iguales en contenido, pero distintos en los metadatos de las firmas.
1. En los procesos de transferencia de expedientes, sin perjuicio de lo se defina en normativas que afecten a
dicho proceso, se deber realizar el resellado del expediente antes de su remisin al siguiente archivo, te-
niendo en cuenta las consideraciones previstas en los apartados anteriores.