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GESTIN DE CLUBES
DIRECTOR DE CLUB
MCA
MINISTRIO DE CONQUISTADORES Y AVENTUREROS
DIVISIN SUDAMERICANA
Verso 11.9.7
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1 - LOGIN 6
2 ATUALIZACIN DE REGISTRO 7
3 SISTEMA DE GESTIN DE CLUBES (SGC) 7
4 - Mdulo CONTACTOS 10
C104 - Sub-Mdulo Contactos 10
5 - Mdulo HERRAMIENTAS 10
C083 - Sub-Mdulo Newsletter 10
6 Mdulo GESTIN 14
C093 Sub-Mdulo Cumpleaos 14
7 - Mdulo INSCRIPCIONES 15
7.1 Inscripciones en eventos com los pagos antecipado 15
C017 Sub-mdulo Pagos 15
C014 - Sub-Mdulo Inscripcin 17
8 - Mdulo PATRIMONIO 27
C111 - Sub-Mdulo Prtamo 27
C109 - Sub-Mdulo Patrimonio 28
9 Mdulo INFORMES 31
C091 Sub-Mdulo Informe Online 31
10 Mdulo Secretaria 33
C121 - Sub-Mdulo Agenda 34
C012 Sub-Mdulo Clases 36
C108 Sub-Mdulo Documentos 38
C011 Sub-Mdulo Especialidades 41
C007 Sub-Mdulo Miembros 43
C020 Sub-Mdulo Miembros-Unidades 48
C008 Sub-Mdulo Transferencia 49
C021 Sub-Mdulo Unidades 51
11 Seguro Anual 52
2
C132 Sub-Mdulo Seguro anual 52
12 Mdulo Tesorera 55
C078 Sub-Mdulo A Pagar 55
C079 Sub-Mdulo A Recibir 58
C080 Sub-Mdulo Balance General 61
13 Mdulo ADICIONALES 62
13.1 Submdulo Cambiar mi clave 62
13.2 Submdulo Cambiar mi registro 63
13.3 Submdulo Datos de mi club 63
13.4 Submdulo Proveedores oficiales 63
13.5 Submdulo Pgina inicial 64
13.6 Submdulo Salir del Sistema 64
14 EQUIPO DE SOPORTE 65
3
Presentacin
4
En cuanto soporte, la herramienta se basa en la asistencia a travs de correo
electrnico, online y chat para los usuarios, a dems de una central telefnica,
y los telfonos internos (VOIP) como contacto directo con las Uniones,
Asociaciones y Misiones. Adems, el equipo ofrece un manual completo y
detallado, y una base de datos de preguntas y respuestas.
En constante evolucin, a medida que lee este manual, se est preparando una
nueva versin del SISTEMA DE GESTIN DE CLUBES, as como una versin
actualizada de cada manual. Y las ventajas de este diseo no se detiene all:
Sea muy bienvenido a esta herramienta que le puede dar la posibilidad de tener
un control total de su Club de Conquistadores y/o Aventureros.
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1 - LOGIN
Su Clave - Usted debe poner al menos 06 dgitos (solo nmeros). Ej: 853476.
Recuerde que para mejor seguridad de los datos de la contrasea son
encriptados y no pueden ser secuenciales (123456) o iniciar con el nmero cero
(0).
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2 ATUALIZACIN DE REGISTRO
Esta pantalla es para actualizar su registro, que estar abierta solo en su primer
acceso para poner todos sus datos actualizados Despus del primer acceso a
esta pantalla no se mostrar ms en el prximo login, sino aparecer la pantalla
inicial del SISTEMA DE GESTIN DE CLUBES.
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En la pantalla principal, en la parte superior izquierda usted visualiza sus datos
y a la derecha las opciones "Inicio" (que vuelven a la pgina de inicio cada vez
que hace clic) y "Salir" (cuando termina su acceso al SISTEMA DE GESTIN DE
CLUBES).
Para participar en el Foro, simplemente haga clic en Nuevo tema y crear una
nueva pregunta.
Una vez que haga clic en Nuevo tema y aparecer el mensaje siguiente:
"Antes de crear un tema, utilice la bsqueda por tema, solo si no lo encuentra,
abra uno nuevo".
Haga clic en "OK" y realice la bsqueda del tema con el que desea interactuar
en el Frum.
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En el ltimo mdulo de "Adicionales" aparecern los submdulos siguientes:
cambiar mi contrasea, cambiar mi registro, Datos de mi club, pgina inicial y
salir del sistema. Cuyas funciones son las siguientes:
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4 - Mdulo CONTACTOS
5 - Mdulo HERRAMIENTAS
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Lea y haga clic en Ok.
Puedes realizar un filtrado en las opciones Por unidad, Por funcin (Puede
seleccionar todo) y Por nombre y haga clic en Filtrar datos, el resultado
de la bsqueda aparecer en la lista abajo.
El sistema busca todos los miembros que poseen email registrados (por eso la
importancia de los registros de miembros sean lo ms completos posible),
despus de realizar el filtro clic en Incluir lista:
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Tenga en cuenta que la lista creada aparece en la pantalla principal del mdulo.
Despus de todo este proceso clic en Enviar emails:
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El ms interesante de esta herramienta es que tiene cmo usted personalizar
los emails que sern enviados para cada persona con los datos de ella! Para
eso, usted debe usar las hastags, que llamamos de campos de fusin. Mire el
ejemplo abajo de cmo utilizar correctamente esos campos:
Recuerde que si hace clic en "Recibir confirmacion de lectura" cada persona que
lea el e-mail se enviar otro correo electrnico de retorno para usted!
Por ltimo, haga clic en Enviar y espere hasta que ha disparado todos los e-
mails (no salen de la pantalla mientras aparece el mensaje al final, al igual que
la imagen de abajo):
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Posteriormente usted puede consultar todos los mensajes enviados, y los
destinatarios de cada mensaje clicando en el botn Historial en la pantalla
inicial de este sub-mdulo.
6 Mdulo GESTIN
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7 - Mdulo INSCRIPCIONES
En este mdulo de INSCRIPCIONES es posible inscribir el Club para los eventos
registrados por la Divisin, Unin o Campo Local. Quede ATENTO en cuanto a la
interrogacin de las fechas lmites de pagos e inscripciones, pues despus de
las fechas, el sistema bloquea automticamente el acceso al evento.
Aparecer otra pantalla siendo que usted debe clicar en el botn Generar
Pagado (lado derecho en el superior de la pantalla), Observe que si ya haya
generado un pago anteriormente su pago estar disponible para visualizacin.
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Tras clicar en esa opcin, abrir una pantalla para usted generar el recibo en el
caso de pago del evento. En esta pantalla usted podr colocar la cantidad de
personas que desean inscribir en el evento llenando el campo de Cantidad de
cupos que desea comprar y entonces clicar en la opcin Grabar.
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Notas importantes acerca de los pagos:
1. Si la forma de pago es a travs de PAYPAL estad atentos como el e-mail
de la institucin organizadora del evento. Cualquier informacin de
diferencia, la Asociacin / Misin debe contactarse con urgencia!
2. Slo es posible inscribir los nombres si se liquida la cantidad del pago
(excepto en los casos de inscripciones libres).
3. Si el pago vencer y no sea pagado, la posibilidad de nuevos pagos
quedar bloqueada, siendo necesario entrar en contacto con su
Asociacin/Misin para lo desbloqueo.
4. Cualquier adulteracin en los pagos ser punida con rigor, y las
respectivas inscripciones pagadas sern invalidadas y sin derecho la
devolucin de dinero (el sistema monitorea pagos fuera de los patrones
establecidos del evento, como fecha de vencimiento y valores).
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Aparecer la lista de eventos disponibles. En el lado derecho aparecer un icono
localizado en la columna Inscripciones en el lado derecho en la lnea del
evento.
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Acordando que los miembros debern estar registrados en el sistema por el
mdulo SECRETARA -> C007 Miembros (tem 10 de este manual).
Cuando insertar un participante en el evento, quede atento a las reglas de
edades, exenciones y cargos, pues todo eso el sistema valida en el momiento
del registro. Otro detalle es acerca de la fecha de nacimiento, que debe estar
correctamente registrada para el proceso funcionar correctamente.
IMPORTANTE! Podr ser hecha las alteraciones en los nombres hasta la fecha
lmite de actualizacin del evento, configurada por la Institucin organizadora
del evento. Hasta esta fecha es posible excluir una persona e incluir otra en el
lugar. Funcionalidades como alterar los datos de miembros o excluir miembros
quedan bloqueadas en caso de miembros que estn inscritos en eventos activo,
se desea alterar hacer alteraciones en un miembro, es preciso primero lo
excluyes del evento.
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Aparecer la lista de eventos disponibles. En el lado derecho aparecer la
cantidad de inscritos en el evento, para registrar, basta slo clicar en el icono
localizado en la columna Inscripciones:
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Acordando que los miembros debern estar registrados en el sistema por el
mdulo SECRETARA -> C007 Miembros (tem 10 de este manual).
Usted har ese proceso hasta que sea llenada todas las vacantes que su club
desea llevar o que recibi.
Entonces ahora, usted ir a finalizar y generar el pago. Para esto, basta clicar
en la opcin de Finalizar en la pantalla principal de inscripcin de miembros:
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Entonces, abrir el modo de pago. Si fuera por va PAYPAL aparecer la pantalla
con las opciones: Pagar para efectuar el pago; Enviar link para enviar el link
de pago a la alguien; y Imprimir para imprimir la orden de pago.
IMPORTANTE! Slo ser insertado las vacantes para su club si el pago fue
realizado y confirmado en el sistema!
Podr ser hecha las alteraciones en los nombres hasta la fecha lmite de
actualizacin del evento, configurada por la Institucin organizadora del evento.
Hasta esta fecha es posible intercambiar una persona y colocar otra en el lugar.
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Notas importantes acerca de los pagos:
1. Si la forma de pago es a travs de PAYPAL estad atentos como el e-mail
de la institucin organizadora del evento. Cualquier informacin de
diferencia, la Asociacin / Misin debe contactarse con urgencia!
2. Slo es posible inscribir los nombres si se liquida la cantidad del pago
(excepto en los casos de inscripciones libres).
3. Si el pago vencer y no sea pagado, la posibilidad de nuevos pagos
quedar bloqueada, siendo necesario entrar en contacto con su
Asociacin/Misin para lo desbloqueo.
4. Cualquier adulteracin en los pagos ser punida con rigor, y las
respectivas inscripciones pagadas sern invalidadas y sin derecho la
devolucin de dinero (el sistema monitorea pagos fuera de los patrones
establecidos del evento, como fecha de vencimiento y valores).
La instruccin siguiente sirve slo para eventos con Pago Anticipado (iten
7.1 de este manual). En eventos con pre-inscripcin el valor del seguro
excursin vendr junto con el valor de la inscripcin.
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Despus de clicar en Inscripciones la pantalla MIEMBROS INSCRITOS EN El
EVENTO ser abierta y bastar slo el usurio clicar en la opcin Inscribir y
abrir una ventana pop-up para registro del participante.
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Al clicar para efectuar el seguro excursin aparecer la opcin para seleccionar
el miembro y el botn Inscribir:
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Ser generado el pago que fue configurado por la Institucin Organizadora del
evento:
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8 - Mdulo PATRIMONIO
Para realizar un prstamo es muy simple, basta ir en la opcin Preste (al lado
derecho en la parte de cima de la pantalla):
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campo devolver en seleccionar la fecha de devolucin, en observaciones llene
para cul o quin fue ese prestado ese tem y clic en Grabar:
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Para registrar es simple, basta ir en la opcin Nuevo (al lado derecho en la
parte de cima de la pantalla).
Despus de clicar en Nuevo abrir una pantalla para registro del tem, basta
slo llenar todos los campos y clicar en Grabar.
Despus de grabar aparecer la opcin para incluir una imagen del tem:
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Acordando que la imagen tiene que tener dimensin 500 x 500 pxeles.
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Cada tem dado de alta, se puede ver las funcionalidades para Ver, Alterar y
Borrar (que significa inactivar el patrimonio) adems de las opciones para
filtros de los tens activo y inactivo.
9 Mdulo INFORMES
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Despus de clicar en la opcin Llenar una ventana pop-up ser abierta, y usted
podr llenar su informe conforme la respuesta adecuada.
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IMPORTANTE! Cuando se trata de archivo, el sistema acepta slo los
formatos: doc, docx, xls, xlsx, pdf, ppt, pptx, jpg, jpeg y zip. Y el archivo tiene
que ser ms pequeo que 2MB de tamao.
10 Mdulo Secretaria
Este Mdulo es el corazn de toda el Sistema de Gestin de Clubes, no hay
como iniciar el uso de la herramienta sin antes alimentar los datos de los
miembros y datos clubes dentro de sus sub-mdulos. La gran ventaja es de
poder consultar los datos de los miembros a cualquier momento, adems de
exportar las informaciones registradas y an poder insertar, alterar, excluir y
filtrar los miembros activos y inactivo.
En todo el Sistema, donde haya listado de usurio con la opcin Ver ser
posible visualizar Datos Completos, adems de la Ficha Mdica, del histrico de
Especialidades, Clases, Eventos, Transferencias (se haya), Accesos e Histrico
de clubes, cargos y unidades.
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C121 - Sub-Mdulo Agenda
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Llene las opciones y clic en Grabar:
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C012 Sub-Mdulo Clases
Acessando ese mdulo, usted podr visualizar las clases de cada miembro.
Para eso, basta clicar en la opcin Ver en el registro del miembro y as,
acesar todo histrico del miembro. Todas las reas poseen clases disponibles.
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Clicando en el botn Informes al lado del botn Nuevo, ese botn exhibe
el informe de cada clase, la cantidad de miembros y la lista completa de
miembros que poseen esos tens en suyos perfiles:
Abrir una pantalla para llenar, basta llenar todos los campos y Grabar. Es
posible tambin, registrar una determinada clase para varios miembros,
clicando en la opcin Haga clic aqu destacado en anaranjado, abajo del
campo de clase.
Abrir una nueva pantalla para que usted pueda seleccionar la cantidad de
miembros a realizar la clase, seleccionar, llene los campos Instructor y
Conclusin, y clic en Grabar.
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Listo! Clase registrada para varios miembros!
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Al abrir lo registro de Documentos, teclee y formatee el texto como desear.
Pero atencin! Evite copiar y pegar textos del Microsoft Word o direto de la
Internet por ejemplo, debido diferencias de formato, puede haber conflictos y
no salir la plantilla del modo que desea.
Para registrar una plantilla de documento, hay dos opciones: Correo directo y
Limitado.
Para registrar un documento para todos los miembros (estilo correo directo)
selecione la opcin Correo Directo. Enseguida use las palabras-plantilla que
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inician y terminan con hastags para insertar los datos de los miembros
registrados y activos de su club:
Observe que no usamos letras maysculas, acentos o puntajes junto con las
hashtags. Por tanto:
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Al abrir el documento, observe que las opciones donde haba hastags fueron
sustituidas por las informaciones del miembro:
Para eso, basta clica en la opcin Ver en el registro del miembro y as, acesar
todo histrico del miembro. Todas las reas poseen especialidades disponibles.
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Es importante resaltar que usted NO consigue registrar especialidades para S,
para eso, usted deber pedir a su campo local o para el suyo regional. Adems
de eso, solamente el campo local puede registrar las especialidades avanzadas.
Clicando en el botn Informes al lado del botn Nuevo, ese botn exhibe el
informe de cada especialidade, la cantidad de miembros y la lista completa de
miembros que poseen esos tens en suyos perfiles:
Abrir una pantalla para llenar, basta llenar todos los campos y Grabar. Es
posible tambin, registrar una determinada especialidad para varios miembros,
clicando en la opcin Haga clic aqu destacado en anaranjado, abajo del
campo de especialidad.
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Abrir una nueva pantalla para que usted pueda seleccionar la cantidad de
miembros a realizar la especialidad, seleccionar, llene los campos Instructor y
Conclusin, y clic en Grabar.
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Si usted sea director o secretario de un club que ya exista en el sistema,
siempre, antes de registrar un miembro, verifique si l ya tiene registro como
inactivo. Para eso utilice los filtros de bsqueda, investigue pelo Estatus
Deshabilitados y clic en Filtrar Datos:
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Enseguida abrir una pantalla para registro de usurio del Club, llene todos los
campos con bastante atencin.
Observe que si el miembro del club an no posee CPF, podr dejar el campo
vaco, pues no es un campo obligatorio, este es un campo que debe ser llenado
slo por brasileos.
Es importante que llene los campos donde constan email y telfono de los
responsables para un posible contacto. Ponga las informaciones y clic en la
opcin Grabar.
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Despus de lo registro del miembro, la ficha mdica debe ser debidamente
llenada:
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Listo! Registro completo!
Usted tambin tiene la opcin de insertar foto en el registro del miembro, desde
que sea en el formato JPG. Para esto, clic en Ver en el registro del miembro:
Abrir una ventana con todos los datos del usurio y la opcin para Cargar una
Foto:
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C020 Sub-Mdulo Miembros-Unidades
Los Conquistadores y Aventureros trabajan con la idea de unidades. En este
sub-mdulo es posible alocar cada miembro en una unidad:
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Cuando el miembro salir de una unidad y sea para otra unidad del mismo club,
ser necesario borrar el miembro de la unidad antigua y lo incluya en la unidad
nueva.
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Para hacer la transferencia clic en la opcin Transferir:
Abrir una nueva pantalla con los nombres de los miembros. Seleccione el
miembro que ser transferido. Seleccione la opcin Campo
(Asociacin/Misin) para donde l va, seleccione el campo ser habilitado la
opcin Club de destino y coloque el motivo de la transferencia. Despus de
llenar clic en Grabar.
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La solicitud quedar pendiente en Miembros enviados hasta que el otro club
endoso a transferencia:
Para registrar una unidad clic en Nuevo (lado derecho en la parte superior de
la pantalla):
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De entre las opciones del registro, estn: Nombre, Histrico de la unidad y
Extras (significado del nombre y etc.), pero slo el nombre de la unidad es un
campo obligatorio llenar, tras llenar clic en Grabar.
11 Seguro Anual
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Para contratar el seguro, basta clicar en Nuevo:
Aparecer la pantalla con los trminos del seguro, las informaciones adicionales
y la opcin de colocar la cantidad a ser contratada para el seguro. Confiera las
informaciones clic en Grabar para generar la remesa y finalizar lo seguro:
Si el club ya tiene seguro anual finalizado (que hizo el seguro hasta 15 de abril)
ya puede incluir los nombres de sus miembros en el seguro. En el mdulo
Seguro anual ir exhibir todas las remisiones que el club hizo, y del lado
derecho la opcin gestionar. Haga clic en Gestionar:
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Despus, haga clic en Incluir asegurado:
Acordando que estarn asegurados, con el Seguro ANUAL, slo los nombres
inscriptos en el sub-mdulo C132 - Seguro Anual.
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Pero atencin! En este sub-mdulo NO ser generado ninguna orden de pago!
El pago de ese seguro cada Asociacin/Misin decidir la manera que ser
cobrado de los clubes. Por tanto, realice el seguro en el sub-mdulo C132
Seguro Anual y entre en conctato con su Asociacin/Misin para realizar el
pago.
12 Mdulo Tesorera
En este mdulo el usurio puede controlar el cajero de su Club, a travs del
registro de cuentas a pagar y a recibir. Este mdulo puede ser ampliamente
usado para gestionar mensualidades, excursiones, campamentos, deudas y
donaciones, etc... El balance general exhibe los datos de recetas y gastos de
forma diferenciada, adems del saldo y saldo acumulado (saldo anterior al
periodo exhibido).
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Para registrar una nueva cuenta, clic en Nuevo:
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Si existir algn tipo de cuenta a pagar para registrar para varios miembros,
como reembolso, por ejemplo. Abajo de la opcin Miembro existe un link
destacado en anaranjado. Esta es la opcin para registrar una cuenta vinculada
a la varios miembros. Basta clicar en Haga clic aqu:
Abrir la pantalla para registro de la cuenta con las mismas opciones, sin
embargo con la opcin de seleccionar ms de un miembro para aquella cuenta:
Despus del registro, usted visualizar las cuentas a pagar con las opciones
Estatus; Descripcin; Miembro (si hubiera vinculada a algn miembro);
Vencido en; Pagado en; Valor; Ver; Alterar y Borrar.
Usted puede seleccionar varias cuentas y las marcas cmo pagadas, todas de
un golpe. Basta seleccionar las cuentas y clicar en el botn Definir como
Pagado:
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Acordando que la fecha de pago ser vinculada al da en que se marc como
pagado, por tanto, el da de hoy.
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Abrir la pantalla donde es necesario llenar las informaciones de la cuenta:
Si existir algn tipo de cuenta a recibir para registrar para varios miembros,
como mensualidad, por ejemplo. Abajo de la opcin Miembro existe un link
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destacado en anaranjado. Esta es la opcin para registrar una cuenta vinculada
a la varios miembros. Basta clicar en Haga clic aqu:
Abrir la pantalla para registrar de la cuenta con las mismas opciones, sin
embargo con la opcin de seleccionar ms de un miembro para aquella cuenta:
Despus del registro, usted visualizar las cuentas a recibir con las opciones
Estatus; Descripcin; Miembro (si hubiera vinculada a algn miembro);
Vencido en; Pagado en; Valor; Ver; Alterar y Borrar.
Usted puede seleccionar varias cuentas y las marcas cmo pagadas, todas de
un golpe. Basta seleccionar las cuentas y clicar en el botn Definir como
Pagado:
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Acordando que la fecha de pago ser vinculada al da en que se marc como
pagado, por tanto, el da de hoy.
13 Mdulo ADICIONALES
13.1 Submdulo Cambiar mi clave
Cambia solamente la contrasea.
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13.2 Submdulo Cambiar mi registro
Cambia solamente el registro.
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13.5 Submdulo Pgina inicial
Vuelve a la pgina principal.
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14 EQUIPO DE SOPORTE
SERVICIO Y SOPORTE
Lais Jara Gasparetto
Analista de Soporte
DESARROLLO
Uines Freire
Renn Maldonado
Analistas de Sistemas y Desarrollo
GESTIN Y FORMACIN
Rodrigo Dias Dorval
Analista de Sistemas
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