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Enregistrement

PROCEDURE P001
16/09/15
MAITRISE DES DOCUMENTS
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RELATIFS A LA QUALITE
1. LISTE DE DIFFUSION
X Fichier informatique daide en ligne

2. OBJET ET DOMAINE DAPPLICATION

La prsente procdure a pour objet de dterminer les modalits de matrise de


lensemble des enregistrements et documents qualit ainsi que les documents
externes intervenant sur la qualit des prestations de lentreprise.

3. Nature des modifications par rapport la version prcdente

Particularit des contrles qualits et validation formations

4. Elments de rfrence

ISO/ 9001 V2015

Rdaction: Herv Moras Approbation :Herv Moras


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5.Processus de traitement

5.1) Rgles gnrales :


Le rdacteur est celui qui est linitiative du document qualit et qui le
rdige. Certains documents demandent lintervention dun approbateur qui
vrifiera le contenu du document et en assurera la critique auprs du rdacteur.
Seul le Directeur de lentreprise peut tre simultanment rdacteur et
approbateur.
Une fois un document valid, la personne charg de lenregistrement (le
coordinateur ou le directeur) apposera une signature en haut gauche du
cartouche du document pour valider lenregistrement du document.
La protection des documents et mise jour
Les documents sensibles comme le MAQ, les procdures et processus seront
protgs par un mot de passe gr par le rdacteur (Rvision > Protger>
restreindre la modification > mettre une croix devant autoriser uniquement
> Oui, activer la protection > Mot de passe entrer 2 fois le mme ) pour
modifier le document : Rvision > Protger > Dsactiver la protection.
Tant que faire se peut, il est interdit et ne doit tre quexceptionnel de faire une
photocopie dun document qualit quel qui soit. Une drogation nest possible
que dans quelques cas : problme informatique, activit en dplacement ou
document non disponible sur le site Internet.
Le bon geste consiste imprimer le document partir des originaux mis
disposition sur le site Internet.
Lutilisation des documents :
- Tout document circulant doit avoir une signature dans la partie gauche du
cartouche du haut en dessous de enregistrement
- Les documents qui sont enrichis la main : pointage runion, prsentation
un entretien, revue de contrat, grille de contrle, validation de poste...etc. Ils
seront dispos en version PDF sur le site Internet.
- Les documents enrichis informatiquement et dont la version et donc le
numro ne change pas (comme un document enrichi la main) : Politique
dauto management, livret de suivi, compte rendu de runion, devis.. Lesprit
est le mme que pour les documents enrichis la main. Ils seront dispos en
version XL ou WORD sur le site Internet. Les documents enrichis sont
archivs par lutilisateur sous sa responsabilit dans ses rpertoires
personnels.
- Particularit des contrles qualit et validations de poste/formation : Si un
Responsable de March souhaite avoir une grille de contrle qualit, une
validation de poste ou de formation qui soit pr remplie avec les critres
contrler ou valider, il peut crer lui-mme partir du formulaire original du
site Internet (par exemple le Formulaire F098 :Grille contrle vierge) un
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document avec des critres pr-remplis quil suvegardera dans ses
rpertoires personnels, en gardant le mme numro mais en compltant le
nom avec la dsignation de la prestation, par exemple F098 pantalons
ETAM . Ils ne seront pas enregistrs et archivs dans le systme qualit
comme nouveau document puisquil ne change pas de numro. Ils nauront
pas non plus la signature pour prouver lenregistrement.
Il demandera au coordinateur de, valider le document en apposant sa
signature dans le cartouche enregistrement et de mettre son document
dispo sur le site Internet en version PDF.

Toute personne peut faire la demande de modification ou de cration dun


document Qualit lmetteur du dit document (par dfaut au Service Qualit).
Les documents ne peuvent tre rdigs, vrifis, approuvs que par des
personnes habilites (voir tableau ci-dessous).
Tableau de responsabilit rdacteurvrificateur - approbateur en fonction du
type de document

TYPE DE REDACTEUR APPROBATEUR ENREGISTREMENT


DOCUMENT
Manuel Directeur Directeur Directeur
Qualit
Procdures Directeur, Directeur Directeur
Responsable de
Marchs ou de
processus
Processus Directeur, Directeur Directeur
Responsable de
Marchs ou de
processus
Instructions et Directeur, Pas dapprobation, Directeur ou coordinateur
Formulaires Responsable de uniquement
Marchs ou de enregistrement
processus
Documentation Tampon RECU LE
externe par toute personne,
intervenant sur la sur le document de
qualit dune manire reprer le
prestation dernier document
reu.
En cas de litige entre deux documents identiques, sadresser au Directeur ou au
responsable processus mesure et surveillance qui dcidera de la version
utiliser.
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Les documents ne peuvent tres crs, diffuss, classs, modifis, archivs que
par des personnes habilites (voir tableau 5.3.1, La vie du document interne).
Tous les documents doivent comporter au minimum un titre, une codification et
un indice ou une date de rvision.
5.2La codification
Dans la codification nous y trouvons 5 lettres :
L pour les listes de rfrence, qui reprend lensemble des documents enregistrs,
P pour toutes les procdures, I pour toutes les instructions, et F pour tous les
formulaires.
Exemples : P001 pour procdure N 1.
Une date apparat sur les documents qui reprennent la date de cration ou la mise
jour du document, cette date est aussi un repre sur lvolution du document
proprement-dit, de plus cest la dernire en date qui fait fois pour lutilisation du
document.
La codification est un nombre incrment et tir du listing de rfrence.
Les listes de rfrences se consultent partir de laide en ligne SMQ
5.3Description dtaille :
5.3.1: Documents internes :
La vie du document interne
ETAPE RESPONSABILITE COMMENT
Expression du besoin Toute personne Pour modification, demander la personne qui a rdig ou
approuv ou son remplaant. Pour cration (voir champ
Rdacteur, tableau de responsabilit rdacteur vrificateur
approbateur en fonction du type de document 5.1).

Vrification de Directeur Vrifier que le document nest pas redondant.


lexistant

Rdaction du Directeur, RM ou Cration ou modification du document en fonction de ltape


document Qualit responsable processus prcdente.

Vrification Voir, tableau 5.1 En fonction du type de document, vrification, approbation,


Approbation enregistrement voir tableau 5.1.
Enregistrement Le Directeur a la responsabilit de la mise jour des listings de
Etablissement du rfrence des documents.
listing de rfrence

diffusion des Directeur et Le directeur met jour le support informatique intranet permettant
nouvelles Responsable du la consultation lensemble du personnel.
modifications processus mesure et Le coordinateur pourra mettre les documents en dispo sur le site
surveillance Internet.

Archivage de Directeur Le service Qualit archive les anciennes versions dans un dossier
lancienne version informatique nomm Archives au sein mme de la partition se
originale situant lensemble des fichiers qui composent le SMQ.

5.3.2 : Documents externes :


Les documents externes sont conservs et archivs sous la responsabilit du
destinataire selon les dures de stockage reprise dans cette procdure. Les
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catalogues fournisseurs seront conservs dans une armoire avec lapposition dun
cachet avec la date dentre aprs la destruction de lancien.
5.3.3 : Linformatique :
Le directeur de lassociation sauvegarde les donnes souhaites. La sauvegarde
est journalire et plus rapproche si ncessaire. Un exemplaire mensuel de la
sauvegarde informatique est stock lextrieur de lentreprise par le directeur.

5.4 : Le tableau de classement de larchivage :

DOCUMENT Accessibilit Protection CLASSEMENT DUREE DE DUREE DARCHIVAGE


CLASSEMENT
M.Q. Sous la Les originaux Vie du 2 ans suite la mise en archivage*sous la
diffusion du sont document responsabilit du directeur qualit.
Procdures responsable conservs jusqu'
TOUS qualit protg informatiqueme nouvelle
Instructions informatiqueme nt diffusion
nt par profil
Formulaires utilisateur
Enregistrements Directeur, informatique Les Le mois en 2 ans suite la fin de la prestation* sous la
Qualit responsable par profil enregistrement cours ou responsabilit du responsable de la prestation
enrichis de marchs utilisateur ou s sont jusque fin de
ou aux pour les docs conserver au la prestation
responsables imprims bureau ou sur
dquipe classs par le le site de la
RM prestation par
le responsable
de la prestation
Documents Directeur, Dans une Vie du sans limite de dure* sous la responsabilit du
officiels normes... responsables armoire document destinataire de la documentation.
de marchs
Documents responsables Dans armoire Vie du sans limite de dure* sous la responsabilit du
externes (cahier de marchs ou bureau du document destinataire de la documentation.
des charges, ou aux responsable de jusqu'
fournisseurs, responsables lachat ou de la nouvelle
normes) dquipe prestation diffusion*

Documents Directeur, informatique Avec les Exercice 10 ans*


comptables comptable par profil documents comptable
factures utilisateur relatifs la
comptabilit
Commercial Directeur, informatique Armoire Vie de la 2 ans suite la fin de la prestation*sous la
contrats, devis commercial, par profil Direction- prestation responsabilit du commercial
responsables utilisateur Commercial ou
de marchs RM
ou aux
responsables
dquipe
Dossiers outils Responsable informatique sous la Dure de vie Dans le local outillage, 2 ans suite la fin de vie
maintenance, par profil responsabilit pour un outil de loutil
responsable utilisateur du sauf dcision et sous la responsabilit du Responsable
de marchs Responsable contraire du Maintenance.
ou aux Maintenance R.M.
responsables
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dquipe
Documents et Responsable sous la Dure de vie Dans le bureau de la direction, 6 mois suite la
Enregistrements maintenance, responsabilit pour un outil, fin de vie de loutil
relatifs la Directeur du 1 semaine Ou du document et sous la responsabilit du
maintenance qualit Responsable pour tout Responsable Maintenance.
Maintenance autre
document
sauf dcision
contraire du
R.M.
* sauf avis contraire du client, dun responsable de D.MULTIPLE ou de la
rglementation.

Toutes les archives sont stockes dans le bureau de la direction ou sur des
palettes ranges en hauteur dans la zone de stockage.

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